Les données n'ayant pas à être protégées pour les raisons expliquées précédemment doivent être publiées conformément aux principes énoncés dans la section 4 de la Directive sur les données ouvertes.

Le SCT a élaboré un processus d'évaluation des risques et de publication des données (décrit ci-dessous) à l'intention des ministères. Les organismes provinciaux doivent considérer les exigences ministérielles comme un exemple de pratiques exemplaires et sont encouragés à les utiliser pour orienter l'élaboration de leur propre processus de publication interne. Après avoir publié des données, les organismes provinciaux doivent en outre en informer le ministère dont ils relèvent.

Étape 1 : Identification des données et établissement de leur priorité

Les organisations doivent canaliser leurs efforts et diffuser en priorité les ensembles de données de grande valeur.

Plusieurs facteurs peuvent déterminer la priorité des données à publier :

Les données souvent demandées par le public, recueillies ou produites à l'appui des priorités du gouvernement, exigées en vertu d'une loi, également publiées par d'autres administrations ou désignées comme des données de grande valeur par des organismes internationaux reconnus, comme le Partenariat pour un gouvernement transparent ou l'Open Knowledge Foundation, sont considérées comme étant de grande valeur. Voir l'annexe D de la Directive sur les données ouvertes.

Des données sont considérées comme étant de grande valeur lorsqu'elles font l'objet d'un grand nombre de recherches sur les sites Web publics, d'utilisations sur des pages Web connexes (p. ex. ensembles de données ou information semblables), de demandes d'accès à l'information ou de demandes par courriel ou par courrier, ou lorsqu'elles concernent la participation du public consignée dans le répertoire de consultations du Bureau pour un gouvernement ouvert. Avec l'aide de l'équipe Web, de l'unité de la correspondance, des centres d'appels, des secteurs de programme ou des coordonnatrices et coordonnateurs de l'accès à l'information et de la protection de la vie privée, déterminez les données auxquelles le public souhaite avoir accès.

Les données qui favorisent la transparence et la reddition de comptes, plus précisément les données servant à évaluer des lois, des règlements, des politiques, des programmes et des services, ou encore les données sur la gestion des biens, les contrats d'approvisionnement et l'information financière vérifiée (comme les comptes publics), sont considérées comme étant de grande valeur.

Les données utiles à l'évaluation, par des intervenants internes et externes, de l'exécution de politiques, de programmes ou de services peuvent être considérées comme étant de grande valeur. Toutefois, ces données doivent être diffusées souvent et régulièrement pour permettre une bonne évaluation.

Les données qui cadrent avec de nouvelles ou d'importantes initiatives sont considérées comme étant de grande valeur.

Les données pouvant aider à améliorer la prestation des programmes et des services sont considérées comme étant de grande valeur. Pour déterminer si des données sont jugées de grande valeur, examinez les demandes de données interorganismes ou interministérielles (p. ex. données recueillies à l'aide de l'Instrument de mesure du développement de la petite enfance).

Les ministères et les organismes provinciaux devraient donner la priorité aux données dont le coût de diffusion est moindre, telles les données déjà publiées ou recueillies dans un format lisible par machine, et dont la préparation exige moins de temps et de ressources.

De même, les données qui procurent un bon rendement sur le capital investi, comme les données qui réduisent le nombre de demandes d'accès à l'information, qui créent des programmes plus efficaces grâce à la recherche ou qui entraînent des retombées économiques ou sociales positives, doivent avoir la priorité de diffusion.

  • Données de grande valeur
  • Participation et commentaires du public
  • Transparence et reddition de comptes
  • Évaluation des politiques
  • Priorités du gouvernement
  • Efficacité des programmes
  • Coût et rendement du capital investi

Compte tenu des critères d'établissement des priorités ci-dessus, les organisations doivent élaborer un plan comportant un échéancier pour la publication des ensembles de données n'ayant pas à être protégées dans le cadre du processus de tenue à jour du répertoire.

Étape 2 : Évaluation des données

Lorsqu'on a identifié des ensembles de données à ouvrir dans le cadre du processus de tenue à jour du répertoire, les données en question doivent être évaluées avant leur publication pour :

  • vérifier si elles sont protégées pour des raisons de protection de la vie privée, de confidentialité, de sécurité, d'ordre juridique ou de sensibilité sur le plan commercial;
  • vérifier leur conformité avec les exigences liées aux services en français;
  • gérer les problèmes.

Les ministères sont chargés de diriger l'évaluation de leurs ensembles de données respectifs. Pour ce qui est des données ministérielles ou financières, le Bureau pour un gouvernement ouvert du SCT évaluera les données avec l'aide des gestionnaires de l'actif informationnel.

Avant la publication d'un ensemble de données contenant des données anonymisées, il faut évaluer l'ensemble dans le contexte des autres données existantes pour gérer les risques d'identification en établissant des liens avec les ensembles déjà dans le catalogue ou avec des ensembles similaires accessibles au public.

Le site intranet de l'Initiative pour un gouvernement ouvert contient une liste de vérification présentant en détail les personnes des ministères devant participer à l'évaluation des données et la façon dont les données doivent être évaluées. En voici un aperçu :

Responsable de l'Initiative pour un gouvernement ouvert

Le responsable ministériel de l'Initiative pour un gouvernement ouvert doit :

  • constituer une équipe d'évaluation pour son propre ministère;
  • se réunir avec l'équipe chaque fois qu'il faut évaluer des ensembles de données et fixer les échéances;
  • consigner les résultats de l'évaluation.

Chargée ou chargé des politiques et des programmes

La chargée ou le chargé des politiques et des programmes ministériels (p. ex. gestionnaire de l'actif informationnel, coordonnatrice des données ou coordonnateur des données) doit examiner et consigner le contenu des ensembles de données et tout problème de qualité des données, en plus de mettre à jour l'échéancier de diffusion.

Points à considérer au moment d'évaluer les données :

  • capacité d'autres personnes à interpréter les données;
  • possibilité d'utiliser les données pour ajouter de la valeur;
  • limites de l'ensemble de données;
  • données semblables publiées par d'autres administrations;
  • nécessité et importance de l'ensemble de données, ces facteurs pouvant déterminer les retombées économiques ou sociales des données.

Direction des services juridiques

Les agentes et agents des services juridiques donnent des conseils sur les questions d'ordre juridique touchant aux données.

Équipe de protection de la vie privée

Les coordonnatrices et coordonnateurs de l'accès à l'information et de la protection de la vie privée vérifient si les ensembles de données contiennent des renseignements personnels ou confidentiels. De plus, ils précisent si les données font l'objet d'une demande d'accès à l'information.

Si les données contiennent des renseignements personnels, l'équipe doit recommander la censure, l'anonymisation ou la non-publication des données.

Le Commissaire à l'information et à la protection de la vie privée de l'Ontario a publié des lignes directrices sur l'anonymisation des données structurées (en anglais seulement). Ces lignes directrices présentent aux organisations les concepts et techniques fondamentaux de l'anonymisation ainsi que les questions à considérer lorsqu'on procède à l'anonymisation des renseignements personnels sous forme de données structurées. En outre, elles établissent un processus étape par étape que les organisations peuvent suivre pour supprimer des renseignements personnels dans les ensembles de données.

Groupement TI

Le groupement TI ou la direction de l'analytique d'un ministère peut évaluer la qualité et l'accessibilité des données, en plus de proposer des façons d'extraire les données dans un format lisible par machine.

Direction des communications

La Direction des communications peut vous aider à cerner les possibilités et les problèmes éventuels liés à la diffusion des ensembles de données. Elle peut rédiger les notes pour l'aide-mémoire parlementaire, d'autres notes sur diverses questions ainsi que des questions et réponses pour faciliter la diffusion des ensembles de données.

Coordonnatrices et coordonnateurs des services en français

Les données brutes ne sont pas à traduire, mais les coordonnatrices et coordonnateurs des services en français veilleront au respect des exigences linguistiques établies dans la Loi sur les services en français et offriront leurs conseils sur les ensembles de données à traduire vers le français.

Étape 3 : Préparation des données

Suivez les étapes ci-dessous pour préparer les données en vue de leur publication.

  1. Rédigez une note d'information générale sur les ensembles de données, leur pertinence, leur évaluation, la fréquence de mise à jour, les problèmes cernés et leur atténuation ainsi que vos recommandations.
  2. Convertissez vos données en fichiers de données en demandant l'aide du groupement TI au besoin. Veillez à ce que les exigences techniques pertinentes soient respectées et à ce que les données soient dans un format lisible par machine.
  3. Remplissez le formulaire de description des données. Passez les exigences obligatoires en revue à l'aide de la liste de vérification.
  4. Consultez le Bureau pour un gouvernement ouvert pour obtenir des conseils et les approbations requises en ce qui concerne le formulaire de description provisoire des données.  Il est recommandé de diffuser une version provisoire des données, dans la mesure du possible, si vous voulez obtenir des conseils sur les formats ouverts.
  5. Traduisez le formulaire de description, le dictionnaire de données et les autres documents pour le Catalogue de données. Précisions :
    • les fichiers de données sont publiés dans le catalogue dans la langue dans laquelle les données ont été recueillies. Ils ne sont pas à traduire;
    • la description des ensembles de données, les métadonnées ainsi que les dictionnaires de données et documents techniques connexes doivent être traduits. Il s'agit de documents distincts qui accompagneront les ensembles de données. Les documents de ce type doivent aussi respecter les exigences de la Loi de 2005 sur l'accessibilité pour les personnes handicapées de l'Ontario;
    • le ministère ou le secteur de programme concerné est chargé de faire traduire les documents et d'assumer les coûts connexes.
  6. Les fichiers de données non formatés structurés en fonction de l'espace qu'ils occuperont dans la base de données satisfont déjà aux exigences d'accessibilité. Les tableaux formatés doivent remplir les conditions d'accessibilité dans Excel (aucune cellule fusionnée, aucun texte de remplacement, colonnes et feuilles portant des titres adéquats, etc.).
  7. Mettez à jour vos notes pour l'aide-mémoire parlementaire.
  8. Préparez vos documents relatifs aux approbations internes.

Étape 4 : Approbation des données en vue de leur publication

Les nouveaux ensembles de données doivent être approuvés avant d'être publiés. Chaque approbation doit être consignée, avec sa date (ou celle de l'examen des données) et le nom de la personne responsable. Le Bureau pour un gouvernement ouvert du SCT aura besoin de preuves d'approbation (dans le format utilisé par le ministère pour la présentation de vos données).

Il importe que les fonctionnaires ci-dessous examinent et approuvent les ensembles de données en suivant les processus ministériels d'approbation.

Qui doit examiner les données?

  • Services juridiques
  • Équipe de la protection de la vie privée
  • Services en français

Qui doit approuver les données?

  • Direction des communications
  • Chef
  • Directrice ou directeur
  • Sous-ministre adjointe ou adjoint

Qui doit approuver les données ou être informé (selon le processus ministériel)?

  • Bureau de la ou du sous-ministre
  • Bureau de la ou du ministre (y compris l'adjointe ou l'adjoint politique)
    • Bien que l'approbation de la ou du ministre ne soit pas obligatoire, certains bureaux de ministre (adjoints ou adjointes politiques) l'ajouteront au processus. Dans les débuts de votre processus d'approbation, vérifiez auprès des personnes-ressources du bureau de votre ministre si l'approbation du ou de la ministre est requise.

Conseil : Désignez une personne-ressource dans le bureau de votre sous-ministre adjointe ou adjoint, sous-ministre ou ministre qui vous aidera de façon continue à faire approuver les données ouvertes.

Que devez-vous faire approuver?

La liste des documents qu'on recommande de soumettre à l'approbation de la ou du ministre est présentée ci-dessous. Les documents qui doivent être approuvés par le Bureau pour un gouvernement ouvert sont énumérés à l'étape 5.

  • Note d'information
  • Ensembles de données examinés
  • Nom et description provisoires de chaque ensemble de données ainsi que documents à l'appui
  • Notes à jour pour l'aide-mémoire parlementaire
  • Documents d'approbation (feuilles d'approbation ou confirmations par courriel)

Étape 5 : Présentation des données

Un ensemble de données approuvé peut être envoyé au Bureau pour un gouvernement ouvert du SCT. Voici ce qui doit être transmis :

  • fichier de données, lien vers l'emplacement de ce fichier ou documents permettant d'accéder directement à une base de données;
  • formulaire de description des données (le Bureau pour un gouvernement ouvert en coordonnera l'approbation par le Bureau du Conseil des ministres);
  • preuves d'approbation dans le format utilisé par le ministère.

Avant de publier en ligne l'ensemble de données approuvé, le Bureau pour un gouvernement ouvert du SCT :

  1. évaluera les données et en confirmera la conformité avec la Directive et le guide;
  2. s'assurera auprès de la Direction des communications du ministère que le bureau de la ou du ministre a reçu les notes à jour pour l'aide-mémoire parlementaire.

Étape 6 : Publication des données

Avec l'aide de l'équipe des communications numériques du Bureau du Conseil des ministres, le Bureau pour un gouvernement ouvert du SCT publiera les données dans le Catalogue de données, sur le site Ontario.ca.

Une fois les données publiées, le Bureau pour un gouvernement ouvert du SCT enverra les liens pertinents au ministère, et la Direction des communications du SCT mettra à jour les notes pour l'aide-mémoire parlementaire du SCT en y rectifiant le nombre total d'ensembles de données dans le catalogue.

Après chaque publication, les ministères doivent travailler avec leur direction des communications et le Bureau du Conseil des ministres pour :

  • faire de la promotion en français et en anglais dans les médias sociaux et traditionnels (p. ex. en insérant des liens dans les communiqués);
  • signaler à leurs collègues du ministère et de la fonction publique de l'Ontario (FPO) qu'ils ont publié un nouvel ensemble de données ouvertes;
  • mobiliser leurs partenaires.

Conseil : Le guide de l'Open Knowledge Foundation propose d'autres idées d'étapes à suivre.