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Répertoire de données

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    Le répertoire de données du gouvernement a été créé en 2016, et les ministères et les organismes provinciaux de l'Ontario doivent veiller à le tenir à jour.

    Un répertoire de données sert à recenser les ensembles de données dont une organisation assure la garde et la gestion. Chaque ministère et organisme provincial doit créer et tenir à jour un répertoire de ses ensembles de données conformément aux normes établies par le SCT.

    Le répertoire de données complet peut être téléchargé comme un ensemble de données unique. À mesure que de nouveaux ensembles de données sont ajoutés ou mis à jour, sous la coordination du SCT, la liste complète des ensembles de données recensés est également mise à jour et publiée, comme un ensemble de données ouvertes, dans le catalogue.

    Chaque organisme provincial doit continuer d'héberger son propre répertoire de données sur son site Web ou sur celui du ministère dont il relève.

    Identification des données

    Les données sont des faits, des chiffres et des statistiques évalués objectivement par rapport à une norme ou à une valeur (fréquence, volume, nombre d'occurrences, etc.). Les données excluent l'information telle que les rapports et les manuels.

    Bien que les données soient, en principe, un type d'information, il importe d'établir une distinction entre les deux notions. L'analyse des données permet de produire d'autres types d'information. Les ministères sont invités à publier leurs produits d'information de façon proactive comme « information ouverte » ainsi qu'à étudier les liens entre les données ouvertes et l'information ouverte.

    Dans le cadre de leurs activités courantes, les ministères et les organismes provinciaux créent, recueillent et gèrent différents types de données.

    • Données organisationnelles : caractéristiques de la main-d'œuvre, rendement financier, caractéristiques des biens, approvisionnement.
    • Données sur les opérations et les programmes : comportement des clients, coûts des programmes, points de service.
    • Données stratégiques : données sur le marché, compétitivité économique, suivi de l'industrie, prévisions de l'offre et de la demande.
    • Données sur l'évaluation et le rendement : données sur le rendement des programmes, rapports sur la prestation de services par le secteur parapublic, statistiques sur le trafic Web.

    Voici quelques questions pouvant aider les ministères et les organismes provinciaux à identifier les données :

    1. Votre organisation a-t-elle un mandat législatif qui prévoit la production, la collecte ou la diffusion de données?
      Exemple :
      Sommaire des émissions de gaz à effet de serre provenant d'installations : Le ministère de l'Environnement et de l'Action en matière de changement climatique recueille des données sur les émissions provenant d'installations réglementées pour les sources énumérées dans le Règlement de l'Ontario 452/09.
    2. Votre organisation utilise-t-elle, gère-t-elle ou possède-t-elle des ensembles de données servant à orienter l'élaboration des politiques ou la prestation des programmes?
      Exemple :
      Rapports sur les foyers de soins de longue durée : Le programme d'inspection du ministère de la Santé et des Soins de longue durée vise à s'assurer que les foyers sont conformes aux normes provinciales. Les données recueillies servent à créer des rapports et des profils pour chaque foyer.
    3. Votre organisation diffuse-t-elle des statistiques, des tableaux, des graphiques ou d'autres éléments visuels à l'intention du public?
      Exemple :
      Rapports sur la qualité de l'air en Ontario : Le ministère de l'Environnement et de l'Action en matière de changement climatique produit des rapports annuels en s'appuyant sur des données qui mesurent la quantité de six polluants atmosphériques courants, de même que sur l'Indice de la qualité de l'air et les résultats des programmes d'alerte au smog. Ces données sont présentées sous forme de tableaux et de graphiques dans les rapports sur la qualité de l'air en Ontario publiés sur le site Web du ministère.
    4. Votre organisation reçoit-elle des demandes d'accès à l'information ou d'autres demandes d'intervenants concernant des ensembles de données?
      Exemple :
      Portail de données de l'Office de la qualité et de la responsabilité en éducation : L'Office de la qualité et de la responsabilité en éducation diffuse certaines données en ligne aux chercheurs. Les chercheurs ayant besoin d'accéder à des données qui ne se trouvent pas dans le portail peuvent soumettre une demande au Bureau de l'accès à l'information du ministère de l'Éducation.
    5. Votre organisation recueille-t-elle ou gère-t-elle des données sur les intervenants en menant des sondages ou des consultations?
      Exemple :
      Sondage sur l'expérience en matière de soins de santé : Le ministère de la Santé et des Soins de longue durée mène un sondage téléphonique auprès de la population ontarienne pour connaître son expérience des soins de santé offerts dans la province.

    Si vous avez répondu « oui » à l'une ou l'autre de ces questions, votre organisation dispose bel et bien de données et doit les répertorier.

    De plus, il se peut que votre organisation publie déjà de l'information qui contient des données, par exemple :

    • des tableaux de chiffres (données financières, rapports sur les dépenses, etc.);
    • des graphiques ou des diagrammes circulaires (tendances au fil du temps, statistiques démographiques, etc.);
    • des catalogues ou des listes d'articles (recettes, biens patrimoniaux, etc.);
    • de l'information recueillie et communiquée à intervalles réguliers (dénombrement des populations fauniques, statistiques sur les accidents de véhicules, etc.);
    • des endroits cartographiés avec information supplémentaire (hôpitaux, lacs, emplacements de camping, etc.);
    • des coordonnées (listes d'adresses, listes d'émetteurs de permis de chasse et de pêche, etc.);
    • des bases de données simples interrogeables (fournisseurs de services de garde d'enfants agréés, écoles de conduite approuvées, etc.).

    Les données brutes comprises dans des sources d'information comme celles qui précèdent doivent aussi être répertoriées.

    Motifs de non-publication

    Les ministères et les organismes provinciaux doivent publier toutes leurs données, sauf si elles sont protégées pour des raisons de protection de la vie privée, de confidentialité, de sécurité, d'ordre juridique ou de sensibilité sur le plan commercial. Même si elles ne sont pas diffusées, ces données doivent néanmoins figurer dans le répertoire.

    Protection de la vie privée (renseignements personnels)

    Les ensembles de données contenant des renseignements personnels sur un particulier ne doivent pas être divulgués comme des données ouvertes assujetties à la Licence du gouvernement ouvert – Ontario. Les identificateurs indirects peuvent eux aussi contenir des renseignements personnels. Les ministères peuvent demander à leur coordonnatrice ou à leur coordonnateur de l'accès à l'information et de la protection de la vie privée de les aider à déterminer si les données contiennent des renseignements personnels.

    Exemples de renseignements personnels :

    • race ou couleur de la peau;
    • origine nationale ou ethnique;
    • religion;
    • âge;
    • sexe;
    • orientation sexuelle;
    • état matrimonial ou familial;
    • antécédents médicaux, psychiatriques, psychologiques, criminels ou professionnels;
    • nom et coordonnées (sauf s'ils servent à identifier une personne agissant dans le cadre d'une activité commerciale);
    • lieu et heure de rencontre entre des personnes précises.

    Il est toujours possible de diffuser un ensemble de données contenant des renseignements personnels en anonymisant les renseignements personnels. Ce processus exige une analyse minutieuse et une évaluation rigoureuse des risques pour éviter la réidentification. La coordonnatrice ou le coordonnateur de l'accès à l'information et de la protection de la vie privée vous aidera à évaluer l'ensemble de données.

    Sécurité

    La publication de certains ensembles de données peut présenter un risque pour la sécurité en entraînant la divulgation d'information sur des personnes ou des organisations vulnérables ou ciblées. Parmi ces ensembles de données, citons :

    • l'information sur les activités des services de police;
    • l'information sur les groupes vulnérables, comme les agentes et agents de détention.

    Restrictions légales et contractuelles

    Un ensemble de données peut être touché par des restrictions légales ou contractuelles qui en empêchent la diffusion. En voici des exemples :

    • restrictions imposées par des ententes de partage de données;
    • données de tierces parties – données recueillies par des organisations et destinées à un ministère ou à un organisme provincial qui n'est pas autorisé à les publier en tant que données ouvertes;
    • permis commerciaux – les données achetées de tierces parties (p. ex. de la Chambre de commerce du Canada) peuvent être soumises à des droits de diffusion limités;
    • restrictions des fournisseurs – services de données offerts par des fournisseurs externes en vertu d'un contrat qui interdit l'extraction et la manipulation de données;
    • lois – certaines données sont assujetties à des exigences législatives;
    • données commercialement sensibles – données considérées comme un secret commercial.

    L'équipe juridique pourra vous aider à déterminer si les données font l'objet d'autres considérations d'ordre juridique.

    Confidentialité

    La divulgation d'un ensemble de données peut causer un manquement à l'obligation de confidentialité si elle nuit à la capacité d'une administration ou d'un tribunal à prendre des décisions, par exemple :

    • des décisions judiciaires ou la décision d'entreprendre une enquête policière;
    • des décisions relatives au budget et aux politiques qui peuvent avoir des répercussions sur les marchés financiers;
    • des décisions relatives aux conventions collectives ou aux accords commerciaux nationaux.

    Mise à jour du répertoire de données

    Le processus de mise à jour du répertoire de données du gouvernement est légèrement différent pour les organismes provinciaux et les ministères.

    Les organismes provinciaux publient leur répertoire sur leur propre site Web. Ils doivent suivre leurs propres processus d'approbation et de publication pour vérifier régulièrement l'exactitude de leur répertoire (au moins une fois par année) et informer leur ministère des mises à jour effectuées. Les organismes sont invités à inclure des liens vers la Directive sur les données ouvertes et le Catalogue de données dans leur répertoire publié.

    Les ensembles de données de chaque ministère sont ajoutés au répertoire de données du gouvernement après leur publication dans le Catalogue de données. Les ministères doivent examiner leurs données publiées dans le catalogue au moins une fois par année pour en vérifier l'exactitude.

    Voici les principales raisons de mettre le répertoire de données à jour :

    1. modifications apportées au contenu;
    2. changement du niveau d'accès aux ensembles de données qui étaient en cours d'examen (p. ex., ces ensembles peuvent passer de « En cours d'examen » à « Sera ouvert/public »);
    3. nouveaux ensembles de données à ajouter au répertoire;
    4. présence d'erreurs (comme un ensemble de données ajouté par erreur).

    Lorsque de petites modifications sont apportées au répertoire de données (comme des mises à jour des coordonnées internes, des corrections orthographiques et des modifications attribuables à une réorganisation), il n'est pas nécessaire de suivre le processus d'évaluation des risques.

    Cependant, pour apporter des modifications importantes, comme un changement du niveau d'accès ou l'ajout d'un nouvel ensemble de données, il faut suivre le processus de publication de données expliqué ci-dessous, en omettant la préparation des fichiers de données. Les ministères sont invités à communiquer rapidement avec le Bureau pour un gouvernement ouvert si, en effectuant leur mise à jour, ils sont incertains de l'importance des modifications nécessaires.

    Il importe de reconnaître que la tenue à jour du répertoire de données du gouvernement implique une collaboration permanente entre les ministères et le Bureau pour un gouvernement ouvert.

    Mis à jour : 27 avril 2022
    Date de publication : 18 décembre 2017