Comment faire une demande d’accès à l’information

Comment demander de l’information à un organisme du secteur public.

La loi

En vertu de la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée (LAIPVP) et la Loi sur l’accès à l’information municipale et la protection de la vie privée (LAIMPVP), vous avez le droit de demander à certains organismes du secteur public de l’Ontario qu’ils vous transmettent l’information qu’ils ont en leur possession.

Tout le monde peut faire une demande d’accès à l’information; il n’y a pas de restrictions liées à votre âge ou l’endroit où vous vivez.

L’information que vous pouvez demander peut être :

  • un document imprimé
  • un film
  • des documents électroniques (par ex., des courriels)
  • des plans
  • des dessins
  • des photographies
  • des enregistrements sonores (par ex., un message dans une messagerie vocale)
  • des DVD

Les documents non disponibles

Il y a de l’information qui ne peut pas être divulguée lors d’une demande d’accès à l’information. En vertu des lois en matière d’accès à l’information, certains documents ne peuvent pas être transmis.

Les exclusions et les exceptions sont :

  • les documents du Conseil exécutif
  • les dossiers judiciaires
  • les documents contenant des renseignements concernant l’application des lois
  • les documents qui pourraient porter atteinte aux relations intergouvernementales
  • les renseignements personnels qui pourraient porter atteinte à la vie privée d’une personne
  • certains documents fournis à titre confidentiel par une tierce partie
  • la plupart des documents portant sur les relations de travail

Liste des organismes

Vous pouvez faire une demande d’accès à l’information auprès :

  • des ministères du gouvernement de l’Ontario
  • de la plupart des organismes publics, des conseils, des commissions et des organismes consultatifs
  • des conseils scolaires, les collèges et les universités
  • des hôpitaux publics
  • de la police
  • des municipalités
  • de certains organismes financés par des fonds publics (par ex., les musées, les bibliothèques)

Consulter la liste complète des organismes du secteur public assujettis aux lois en matière d’accès à l’information

Genres de documents

L’information que les ministères et les organismes provinciaux assujettis peuvent vous transmettre en vertu de la LAIPVP figure dans un Répertoire des documents.

Ce répertoire répartit les documents gouvernementaux en 4 catégories :

Banque de renseignements personnels

Renseignements personnels réunis en fonction du nom d’une personne ou d’autres identifiants personnels.

Documents publics

Renseignements personnels auxquels toute personne du public a accès.

Documents généraux

Renseignements généraux qui ne sont pas considérés comme étant une banque de renseignements personnels ou des documents publics.

Documents communs

Une banque de renseignements personnels utilisée par plus d’un organisme.

Comment faire une demande

Étape 1 : recensez les renseignements ou les documents que vous voulez obtenir.

Si vous avez besoin d’aide, vous pouvez consulter le Répertoire des documents, qui décrit les types de renseignements que possèdent les ministères et organismes provinciaux assujettis à la LAIPVP.

Étape 2 : déterminez quel(s) organisme(s) pertinent(s) possède(nt) les renseignements que vous voulez obtenir.

Si vous avez besoin d’aide pour trouver un organisme, consulter le Répertoire des institutions (c’est une liste de tous les organismes du secteur public assujettis aux lois en matière d’accès à l’information).

Étape 3 : si vous avez besoin d’aide, téléphonez au coordonnateur de l’accès à l’information et de la protection de la vie privée au sein de l’organisme auquel vous voulez demander de l’information.

Le coordonnateur :

  • traite les demandes d’accès à l’information adressées à son organisme
  • peut vous dire quelle information son organisme possède
  • peut vous indiquer si vous pouvez obtenir l’information, sans avoir à faire une demande officielle d’accès à l’information

Étape 4 : faites une demande officielle d’accès à l’information (au besoin).

  • remplissez un formulaire de Demande d’accès ou de rectification (ou écrivez une lettre contenant suffisamment de renseignements afin de pouvoir déterminer les documents que vous voulez)
  • envoyez votre lettre ou le formulaire rempli à l’organisme pertinent

Délai de traitement

Vous recevrez une réponse par écrit, qui accuse réception de votre demande. Les organismes ont 30 jours civils pour traiter les demandes d’accès à l’information, sauf dans des circonstances particulières. Ils vous aviseront s’il est nécessaire de prolonger le délai de traitement.

Frais

Frais pour une demande

5 $ pour chaque demande d’accès à l’information. Il n’y a pas de frais pour une demande de rectification de vos renseignements personnels.

Communiquez avec l’organisme pour connaître les modalités de paiement.

Frais pour le traitement de la demande

Il y a des frais additionnels pour le traitement d’une demande.

Les frais de traitement varient selon la nature de la demande, notamment :

  • le genre d’information que vous demandez (par ex., des documents généraux ou des renseignements personnels)
  • le format dans lequel vous voulez recevoir l’information
  • le montant total des frais engagés par l’organisme pour produire ou copier l’information

Si les frais de traitement excèdent 25 $, vous recevrez une estimation des frais. Lorsque les frais de traitement excèdent 100 $, il se peut que l’organisme vous demande un acompte.

Faire appel d’une décision rendue à la suite d’une demande d’accès à l’information

Vous avez le droit d’interjeter appel d’une décision concernant une demande d’accès à des documents, qui a été rendue par un organisme assujetti aux lois en matière d’accès à l’information.

Vous pouvez faire appel d’une décision qui vous refuse l’accès à l’information que vous avez demandée.

Vous pouvez interjeter appel auprès du Bureau de la commissaire à l’information et à la protection de la vie privée de l’Ontario.

Vous devez :

  • télécharger et remplir une formule d’appel (ou envoyer une lettre)
  • transmettre la formule au registraire du commissaire à l’information et à la protection de la vie privée dans les 30 jours civils suivant la date où l’organisme vous a avisé de sa décision

Pour obtenir davantage d’information sur le processus d’appel

Questions au sujet d’une demande

Si vous avez des questions particulières concernant votre demande, communiquez avec le coordonnateur de l’accès à l’information et de la protection de la vie privée au sein de l’organisme (ou des organismes) auquel (auxquels) vous demandez l’information.

Mis à jour : 28 mars 2014
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