Introduction

Le gouvernement de l’Ontario est résolu à protéger l’intérêt des contribuables et à renforcer la responsabilisation des organismes qui reçoivent des fonds publics.

Le Conseil de gestion du gouvernement a donné la présente directive sous le régime de la Loi de 2010 sur la responsabilisation du secteur parapublic (partie IV – Demandes de remboursement de dépenses  : dépenses autorisées), ci-après appelée la « Loi ».

Les exigences énoncées dans le présent document accroissent le niveau de responsabilisation et de transparence auquel sont assujettis les organismes désignés du secteur parapublicfootnote 1, d’où une plus grande harmonisation avec les normes élevées que doivent respecter les ministères et organismes du gouvernement de l’Ontario.

Objet, champ d’application et portée

La présente directive a pour objet d’énoncer l’exigence que doivent respecter les organismes désignés du secteur parapublic concernant l’établissement de règles relatives aux dépenses remboursées à même les fonds publicsfootnote 2.

Les règles relatives aux dépenses s’appliquent aux personnes associées à un organisme qui présentent une demande de remboursement de dépenses, notamment les personnes suivantes  :

  • délégués,
  • membres du conseil,
  • représentants élus (p. ex., conseillers scolaires),
  • employés,
  • experts-conseils et entrepreneurs qu’engage l’organisme pour lui fournir des services de conseil ou d’autres services.

Remarque  : Dans la présente directive, le terme « chef de la direction » renvoie au chef des opérations d’un organisme désigné du secteur parapublic.

La présente directive sert aussi de ligne directrice dont peuvent s’inspirer tous les autres organismes financés par des fonds publicsfootnote 3. Cela signifie que ces organismes peuvent tenir compte de la présente directive lors de la mise au point ou de l’examen de leurs propres politiques et pratiques en matière de dépenses.

Les organismes désignés du secteur parapublic doivent se conformer à la présente directive.footnote 4

De plus, tout accord de financement que conclut un organisme désigné du secteur parapublic avec un ministère ou un organisme du gouvernement de l’Ontario est réputé inclure les exigences énoncées dans la présente directive.footnote 5

Si un accord traite de questions abordées dans la présente directive, celle-ci prévaut sur les conditions pertinentes de l’accord en cas de conflit ou d’incompatibilité entre l’accord et la directivefootnote 6.
La présente directive n’a pas préséance sur une convention collective qu’un organisme a conclue avec un agent de négociation qui représente ses employés.

Les organismes désignés du secteur parapublic assujettis à la présente directive sont invités à consulter la Directive sur les frais de déplacement, de repas et d’accueil applicable à la fonction publique de l’Ontario, au fur et à mesure qu’ils élaborent leurs propres règles relatives aux dépenses.

Principes

Les quatre grands principes ci-dessous constituent la clé de voûte de la présente directive.

A)  Responsabilisation

Les organismes doivent rendre compte des fonds publics utilisés pour rembourser des frais de déplacement, de repas et d’accueil. Toutes les dépenses engagées appuient les objectifs de fonctionnement de l’organisme.

B)  Transparence

Les organismes assurent la transparence de leurs activités auprès de l’ensemble des parties intéressées. Les règles applicables aux dépenses engagées et remboursées en matière de déplacement, de repas et d’accueil sont claires, faciles à comprendre et disponibles au grand public.

C)  Optimisation des ressources

L’argent des contribuables est dépensé de façon prudente et responsable. Les projets de déplacement, de repas, d’hébergement et d’accueil sont indispensables et raisonnables dans un juste souci de santé et de sécurité.

D)  Équité

Les dépenses dûment autorisées et engagées pour faciliter la conduite des affaires d’un organisme sont remboursées.

Exigences

Chaque organisme doit établir des règles applicables à toutes les personnes qui y sont associées en ce qui concerne les frais de déplacement, de repas et d’accueil.

Les exigences suivantes doivent figurer dans les règles relatives aux dépenses de chaque organisme. Pour obtenir une direction à suivre, les organismes désignés du secteur parapublic sont invités à consulter la Directive sur les frais de déplacement, de repas et d’accueil applicable à la fonction publique de l’Ontario, au fur et à mesure qu’ils élaborent ou modifient leurs propres règles relatives aux dépenses.

4.1 Cadre de responsabilisation

Les règles relatives aux dépenses doivent comprendre un cadre de responsabilisation pour, d’une part, assurer la gestion appropriée des dépenses et, d’autre part, faire en sorte que toutes les parties intéressées comprennent le processus d’autorisation des dépenses.

4.2 Affichage

Les règles relatives aux dépenses doivent être affichées sur le site Web de l’organisme afin que le public puisse en prendre connaissance. Elles doivent être également disponibles dans des formats accessibles.

4.3 Boissons alcooliques

Les règles relatives aux dépenses doivent comprendre des lignes directrices sur les modalités de présentation d’une demande de remboursement de dépenses de boissons alcooliques et de remboursement de dépenses de ce genre. Ces règles devraient traiter expressément du processus d’obtention d’une autorisation relativement à la consommation de boissons alcooliques et de l’autorisation d’une demande de remboursement à cet égard.

4.4 Accueil

Pour l’application de la présente directive, le terme « frais d’accueil » s’entend des dépenses associées à la fourniture d’aliments et de boissons, à l’hébergement, au transport et à d’autres commodités qui sont remboursées à même les fonds publics et qu’engagent des personnes qui n’exécutent pas un travail pour les entités suivantes  :

Les règles relatives aux dépenses doivent préciser que les activités qui concernent uniquement les personnes associées aux organismes énumérés ci-dessus ne sont pas considérées comme des activités d’accueil et que les dépenses qui s’y rapportent ne peuvent pas être remboursées. Cela veut dire que les dépenses d’accueil ne peuvent jamais être offertes exclusivement pour le profit de personnes visées par la présente directive ou par la Directive sur les frais de déplacement, de repas et d’accueil applicable à la fonction publique de l’Ontario. Mentionnons, par exemple, les activités sociales pour le bureau, les célébrations entourant le départ à la retraite d’un employé et les repas organisés lors de certaines fêtes.

4.5 Pièces justificatives

Les règles relatives aux dépenses doivent exiger l’adoption de bonnes pratiques en matière de tenue de dossiers pour faciliter les opérations de vérification.

4.6 Experts-conseils et autres entrepreneurs

Les règles relatives aux dépenses doivent indiquer les modalités de présentation d’une demande de remboursement de dépenses par un expert-conseil ou un
entrepreneur et de remboursement de dépenses de ce genre. Elles doivent préciser la nature de toute dépense autorisée.

Les règles relatives aux dépenses ou le contrat que conclut un organisme avec un expert-conseil ou un entrepreneur ne doivent jamais prévoir que les frais d’accueil, frais accessoires ou frais de repas qu’engage cette personne sont considérés comme des dépenses autorisées.

Les dépenses autorisées ne peuvent être réclamées et remboursées que si le contrat le prévoit expressément.

4.7 Obligations de l’auteur d’une demande de remboursement (demandeur)

Les règles relatives aux dépenses doivent prévoir que le demandeur est tenu de respecter les obligations suivantes  :

  • obtenir toutes les autorisations nécessaires avant d’engager une dépense;
  • - présenter l’original du reçu détaillé avec toute demande de remboursement sauf les frais de repas lorsqu’une allocation de repas est utilisée (cf. section 4.9);
  • présenter sa demande de remboursement dans le délai précisé dans les règles de l’organisme;
  • s’il ne peut obtenir les renseignements ci-dessus ou que ceux-ci ne sont pas disponibles, fournir la raison par écrit pour que le responsable de l’autorisation dispose d’éléments d’information suffisants pour prendre une décision;
  • rembourser tout paiement excédentaire, qui est considéré comme une créance de l’organisme;
  • dans le cas de son départ définitif de l’organisme, présenter toutes ses demandes de remboursement de dépenses avant son départ.

4.8 Obligations du responsable de l’autorisation

Les règles relatives aux dépenses doivent interdire au responsable de l’autorisation d’autoriser sa propre demande de remboursement de dépenses. Elles doivent préciser que les dépenses d’un groupe ne peuvent être réclamées que par l’employé présent qui occupe le poste le plus important – une personne ne peut pas demander le remboursement des dépenses qu’a engagées le responsable de l’autorisation de ses dépenses (c.-à-d. que le cadre qui relève du chef de la direction ne peut pas présenter une demande de remboursement de dépenses qui inclut le repas du chef de la direction, même si les deux personnes ont assisté à ce repas, car le chef de la direction se trouverait alors à autoriser ses propres dépenses).

Les règles relatives aux dépenses doivent prévoir que le responsable de l’autorisation est tenu de respecter les obligations suivantes  :

  • autoriser uniquement les dépenses nécessaires qui ont été engagées dans la conduite des affaires de l’organisme;
  • autoriser uniquement les demandes de remboursement accompagnées de toutes les pièces justificatives pertinentes.

Allocations de repas

Les règles relatives aux dépenses peuvent utiliser des allocations de repas (lorsque des dépenses de repas sans reçus sont remboursées aux taux établis) ou pourraient demander de présenter les originaux de reçus détaillés de repas.

Si un système d’allocations de repas est utilisé, les règles de ces allocations et les taux de remboursement doivent être clairement indiqués dans les règles relatives aux dépenses.

Les organismes désignés du secteur parapublic peuvent consulter la Directive sur les frais de déplacement, de repas et d’accueil applicable à la fonction publique de l’Ontario pour des renseignements sur les méthodes de remboursement et les taux en cours dans la fonction publique de l’Ontario.

Annexe : modifications

1er janvier 2017 modifications

  • Texte demandant des reçus détaillés supprimé à la section 4.7
  • Nouvelle section 4.9 sur les allocations de repas
  • Annexe sur le contenu à considérer pour la Directive sur les frais de déplacement, de repas et d’accueil applicable à la fonction publique de l’Ontario supprimée