Objectif

Le Manuel sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée est un guide général de la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée (LAIPVP) et de la Loi sur l’accès à l’information municipale et la protection de la vie privée (LAIMPVP) ainsi que de l’application de ces lois.

Le manuel regroupe des orientations politiques et opérationnelles pour aider les coordonnateurs de l’accès à l’information et de la protection de la vie privée, ainsi que leur personnel, à :

  • comprendre le cadre général de la loi;
  • interpréter la loi et les règlements;
  • satisfaire aux exigences administratives et opérationnelles;
  • connaître les pratiques exemplaires des institutions.

Le manuel fournit aussi des renseignements au grand public sur la façon dont la loi est appliquée au sein des institutions.

Le manuel ne fournit pas de directive sur l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels sur la santé.

Utilisateurs

Le manuel s’adresse principalement aux coordonnateurs provinciaux et municipaux de l’accès à l’information et de la protection de la vie privée ainsi qu’à leur personnel.

Le manuel est aussi destiné à servir de source d’information pour le grand public.

Utilisation du manuel

Les coordonnateurs doivent utiliser ce manuel avec une version actualisée des lois et des règlements applicables, consultables sur Lois-en-ligne. Il se peut que certaines parties des lois et des règlements ne soient pas traitées dans le manuel.

Le manuel ne vise pas à fournir de conseils juridiques. Pour obtenir de tels conseils, les coordonnateurs doivent s’adresser au conseiller juridique.

Qui joindre

Les coordonnateurs et le grand public peuvent communiquer avec le personnel de la Division de l’information, de la protection de la vie privée et des Archives publiques, au ministère des Services au public et aux entreprises (MSPE), au sujet de ce manuel et pour obtenir plus de renseignements sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée en Ontario.

Les coordonnateurs et le grand public peuvent communiquer avec le personnel de la Division de l’information, de la protection de la vie privée et des Archives publiques au téléphone, au 416 327-1600 ou au Sans frais : 1 800 668-9933 (appels sans frais en Ontario seulement). Vous pouvez aussi envoyer vos demandes par courriel à access.privacy@ontario.ca.

Ressources connexes

Des ressources connexes du Bureau du Commissaire à l’information et à la protection de la vie privée de l’Ontario (CIPVP) sont énumérées à la fin de chaque chapitre.

Les annexes de ce manuel incluent des formulaires, des modèles et des lettres que les coordonnateurs peuvent utiliser et adapter pour les utiliser dans leurs bureaux.

Le manuel comprend des hyperliens vers les parties pertinentes des lois, des documents du (CIPVP), d’autres ressources, d’autres parties du manuel et ses annexes.

Glossaire

Dans ce manuel :

« Jurisprudence » désigne les décisions rendues par les tribunaux.

« Coordonnateur » désigne tout coordonnateur provincial ou municipal de l’accès à l’information et de la protection de la vie privée, ou un équivalent, ou la personne qui exerce normalement le rôle de coordonnateur de l’accès à l’information et de la protection de la vie privée.

« Exception » désigne les types de documents ou de renseignements qui ne sont pas admissibles à une exclusion ou à une exemption en vertu de la LAIPVP et de la LAIMPVP.

« Exclusion » désigne une disposition de la LAIPVP ou de la LAIMPVP qui exclut des documents ou des parties de document de l’application de la loi.

« Exemption » désigne une disposition de la LAIPVP ou de la LAIMPVP qui exempte les documents ou les renseignements du droit d’accès général.

« Personne responsable » désigne le chef d’une institution, au sens de la LAIPVP et de la LAIMPVP.

« Institution » désigne une institution au sens de la LAIPVP et de la LAIMPVP.

« CIPVP » désigne le Bureau du Commissaire à l’information et à la protection de la vie privée de l’Ontario.

« Conseiller juridique » désigne le conseiller juridique affecté au soutien d’une institution.

« Loi » désigne à la fois la LAIPVP et la LAIMPVP et leurs règlements d’application dans les cas où ces lois sont similaires; la LAIPVP et la LAIMPVP sont mentionnées individuellement lorsqu’elles diffèrent.

« Manuel » désigne le Manuel sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée.

« Personnel du MSPE » désigne le personnel de la Direction de la conservation des documents, de l’accès à l’information et de la protection de la vie privée et de la Division de l’information, de la protection de la vie privée et des Archives publiques du ministère des Services au public et aux entreprises.

« Conseiller juridique du MSPE » désigne un conseiller juridique du Groupe des services-conseils en accès à l’information et en protection de la vie privée, au ministère des Services au public et aux entreprises.

« Atteinte à la vie privée » désigne un incident au cours duquel des renseignements personnels sont recueillis, conservés, utilisés, divulgués ou transférés à des archives ou détruits d’une manière qui ne respecte pas les exigences de la loi et des règlements en matière de protection des renseignements personnels.

« Évaluation de l’impact sur la protection de la vie privée » désigne un processus qui consiste à examiner un système ou un programme d’information, nouveau ou existant, pour déterminer si des mesures sont nécessaires afin de respecter les exigences de la loi et des règlements en matière de protection des renseignements personnels, et pour tenir compte des répercussions plus générales du système ou du programme sur la protection de la vie privée.

« Secteur de programme » désigne les activités ou les services connexes d’une institution, qui relèvent de l’autorité et de la responsabilité de cette institution.

« Document » (au sens de la LAIPVP et la LAIMPVP) désigne tout enregistrement de renseignements, quelle que soit la forme de l’enregistrement, sous forme imprimée, sur film, par voie électronique ou autre.

« Demande » désigne une demande d’accès à l’information (AI), incluant à la fois les demandes de documents généraux et de renseignements personnels.

« Ministre responsable » désigne le ministre des Services gouvernementaux et des Services aux consommateurs.

« Haute direction » désigne les gestionnaires de tous les niveaux qui sont responsables et redevables des prises de décisions et des approbations.

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