Comment compter vos employés

Comptez tous les employés à temps complet, à temps partiel, saisonniers et contractuels. Pour la plupart des employés, vous :

  • payez une rémunération ou un salaire
  • avez  le contrôle du travail assigné
  • pouvez décider des détails du travail à effectuer

Ne comptez pas les bénévoles et les entrepreneurs indépendants. Cependant, vous avez la responsabilité de vous assurer que les services qu’ils offrent pour vous respectent la Normes d’accessibilité de l’Ontario. Vous devez vous assurer que ces individus sont formés pour répondre aux exigences.

Comment respecter la Norme

Si vous avez 1 à 49 employés, vous devez respecter les quatre exigences suivantes pour être conforme à la Norme d’accessibilité à l’emploi dans votre lieu de travail :

Norme d’accessibilité à l’emploi pour les petites entreprises

Transcription descriptive : Norme d’accessibilité à l’emploi pour les petites entreprises

Si vous avez 50 employés ou plus, vous devez respecter les six exigences suivantes pour être conforme à la Norme d’accessibilité à l’emploi dans votre lieu de travail :

Embauche

Avisez les employés et le public que vous répondrez aux besoins des personnes handicapées pendant le processus d’embauche.

Vous pouvez :

  • publier l’information sur votre site Web
  • l’inclure dans les avis d’offre d’emploi

Exemple d’avis

[Nom de l’organisation] encourage les personnes handicapées à postuler. Des accommodements sont offerts sur demande pour les candidats qui participent à chaque étape du processus d’embauche.

Pendant le processus d’embauche, avisez les candidats que des accommodements seront offerts s’ils sont sélectionnés pour un entretien.

Si un candidat ou un nouvel employé demande un accommodement, discutez-en avec lui pour vous assurer de répondre à ses besoins.

Informations sur les lieux de travail

Vous devrez offrir des informations sur les lieux de travail qui sont accessibles à tous les employés qui en font la demande. Cela peut comprendre :

  • tous les renseignements dont un employé a besoin pour bien faire son travail (p. ex. : description de poste et manuels)
  • les informations générales transmises à tous les employés (p. ex. : infolettres d’entreprise, bulletins sur les politiques de l’entreprise, informations sur la santé et la sécurité au travail)

Avisez vos employés handicapés sur les moyens utilisés pour transmettre ces informations.

Vous devez également fournir les Renseignements sur les interventions d’urgence lorsqu’un employé peut nécessiter des accommodements en cas d’urgence. Les organisations devaient respecter cette exigence au plus tard le 1er janvier 2012.

Comment rendre l’information accessible

Gestion du talent et du rendement

Si vous avez des programmes de gestion du rendement ou de perfectionnement de carrière, vous devez prendre en considération les besoins des employés handicapés lorsque vous :

  • effectuez des évaluations de performance formelles ou informelles
  • les sélectionnez pour une promotion ou un changement de poste

Cela peut comprendre, par exemple :

  • présenter des documents en formats accessibles (p. ex. avec de gros caractères pour les personnes ayant une basse vision)
  • offrir un soutien au développement d’une façon accessible (p. ex. : permettre aux personnes ayant un trouble d’apprentissage d’enregistrer les conversations)
  • offrir les accommodements dont ils ont besoin pour développer de nouvelles compétences ou prendre plus de responsabilités

Si vous n’avez pas de programme de gestion du rendement, formel ou informel, vous n’avez pas à en créer un.

Communication des politiques d’accessibilité

Vous devez informer vos employés sur vos politiques pour répondre aux besoins des personnes handicapées. Avisez les nouveaux employés au moment de l’embauche et prévenez vos employés si ces politiques sont modifiées.

Pour diffuser ces informations, vous pouvez utiliser les :

  • infolettres
  • courriels
  • mémos
  • sites Web
  • forums de discussions
  • rencontres d’employés
  • conversations en tête-à-tête

Plans d’accommodement

Ces exigences ne s’appliquent pas aux entreprises privées et aux organisations à but non lucratif de moins de 50 employés.

Vous devez concevoir et rédiger un procédé pour créer des plans d’accommodement à l’égard des employés handicapés. Ce procédé doit être documenté et doit mentionner :

  • comment un employé participe au développement de son plan d’accommodement individuel
  • comment un employé est évalué individuellement
  • comment un employé syndiqué peut demander l’aide d’un représentant pour négocier le développement de son plan d’accommodement
  • comment un employé non syndiqué peut demander l’aide d’un représentant du lieu de travail pour participer au développement du plan d’accommodement
  • comment, en tant qu’employeur, vous pouvez demander de l’aide à un expert externe, à vos frais
  • les étapes suivies pour protéger la confidentialité des renseignements personnels de l’employé
  • comment et quand vous remettrez à l’employé son plan d’accommodement personnalisé
  • la méthode ainsi que la date de l’évaluation et de la mise à jour du plan
  • comment vous aviserez un employé en cas de refus de son plan d’accommodement individuel
  • comment vous présenterez le plan dans un format accessible

Le plan doit être documenté et doit expliquer :

  • comment vous présenterez les renseignements sur le lieu de travail en format accessible, s’ils sont demandés
  • comment vous présenterez de façon accessible les informations sur les interventions d’urgence, si requis
  • tous les autres accommodements qui doivent être mis en place

L’employé handicapé et vous déterminerez et appliquerez ensemble les accommodements appropriés. Par contre, vous aurez la décision finale.

Exemple

Exemple de plan et de modèle d’accomodement

Procédé pour le retour au travail

Cette exigence ne s’applique pas :

  • aux entreprises privées et aux organisations à but non lucratif de moins de 50 employés
  • Si la blessure ou la maladie d’un employé est couverte par la normes de retour au travail en vertu d’une autre loi

Vous devez concevoir et rédiger un procédé pour aider les employés qui se sont absentés du travail en raison d’un handicap et qui ont besoin d’accommodements liés à ce handicap pour retourner au travail.

Exemple

Exemple de plan et de modèle d’aide au retour au travail

Renseignez-vous sur les autres Règles en matière d’accessibilités et dates limites que vous devez respecter.