Devenir commissaire aux affidavits ou notaire (pour une personne qui n’est pas un avocat ou un parajuriste)
Apprenez comment demander, renouveler, changer ou annuler une nomination.
Les demandes dûment remplies et les demandes de renseignements sont normalement traitées dans un délai de quatre à six semaines. Des demandes complexes pourraient prendre plus longtemps.
À partir du 24 janvier 2024, les nouvelles demandes visant une nouvelle nomination à titre de commissaire aux affidavits, de commissaire aux affidavits - étudiant en droit ou de notaire non-juriste (personne qui n’est ni avocate ni parajuriste) peuvent être soumises par courriel. Il n’est pas nécessaire d’envoyer le paiement des droits à payer avec la demande soumise par courriel. Si le ministère décide d’accepter votre nomination, il vous enverra un courriel contenant des instructions pour effectuer le paiement.
À partir du 24 janvier 2024, les nouvelles demandes doivent aussi être envoyées avec un formulaire de déclaration de consentement à une vérification de sécurité.
Veuillez écrire à appointments@ontario.ca si vous avez des questions.
Généralités
Un commissaire aux affidavits peut recevoir des affidavits et faire prêter serment ou recevoir des affirmations solennelles ou des déclarations Les commissaires aux affidavits sont régis par la Loi sur les commissaires aux affidavits.
Certaines professions (par exemple, avocats, parajuristes et secrétaires ou greffiers municipaux) sont d’office des commissaires et ne doivent pas déposer de demande de nomination. Consulter ici la liste exhaustive de ces professions.
Un notaire possède tous les pouvoirs d’un commissaire aux affidavits et peut en plus vérifier si des signatures, des marques et des copies de documents sont véridiques ou authentiques. Les notaires sont régis par la Loi sur les notaires.
Les avocats ou parajuristes doivent suivre une démarche distincte pour être nommés notaires. Renseignements sur la démarche à suivre par un avocat ou un parajuriste de l’Ontario pour devenir notaire.
La nomination à titre de commissaire aux affidavits ou de commissaire aux affidavits - étudiant en droit ou de notaire non-juriste (personne qui n’est ni avocate ni parajuriste) est faite pour une durée de trois ans, avec possibilité de renouvellement pour des périodes de trois ans.
Les demandes de nomination sont examinées au cas par cas. Il faut compter environ quatre à six semaines pour le traitement d’une demande dûment remplie.
Remarque : Pour les personnes nommées à titre de commissaire aux affidavits ou de notaire non-juriste (personne qui n’est ni avocate ni parajuriste) par le ministère du Procureur général en suivant le processus de demande décrit dans cette page Web, la nomination n’est pas considérée comme une profession, une nouvelle entreprise, un nouvel emploi ou une possibilité de bénévolat.
La nomination est accordée pour conférer à la personne les pouvoirs additionnels nécessaires ou dont elle a besoin pour exécuter ses fonctions ou responsabilités existantes ou des transactions professionnelles régulières.
Demande de nomination à titre de commissaire aux affidavits
Qui peut déposer une demande
Pour pouvoir déposer une demande de nomination, il faut :
- être autorisé à travailler au Canada
- travailler dans une entreprise ou une organisation de l’Ontario enregistrée qui a besoin de services de commissaire aux affidavits dans le cadre de ses activités habituelles
Comment faire une demande
À partir du 24 janvier 2024, une nouvelle demande de nouvelle nomination à titre de commissaire aux affidavits peut être soumise par courriel.
Il n’est pas nécessaire de faire le paiement avec la demande par courriel.
Si le ministère accepte votre demande de nomination, il vous enverra un courriel contenant des instructions pour effectuer le paiement.
1. Remplir le formulaire de demande et le formulaire de consentement
Remplir et imprimer :
- soit la Demande générale de nomination
- soit la Demande de nomination pour stagiaire en droit et étudiant en droit
Vous devez aussi remplir le :
2. Obtenir une lettre d’autorisation
La lettre d’autorisation est une lettre de l’employeur proposant la candidature de l’auteur de la demande pour la fonction de commissaire aux affidavits. La lettre d’autorisation doit contenir le nom complet de l’auteur de la demande, son titre, ses fonctions (la raison de la demande de nomination) et le type et nombre estimé de documents qu’il sera appelé à traiter. Les travailleurs indépendants peuvent rédiger leur propre lettre d’autorisation.
Pour plus de renseignements sur la lettre d’autorisation et les exigences qui s’y appliquent, consulter la page 1 du formulaire de demande.
3. Présenter la demande et le formulaire de consentement
La demande et le formulaire de déclaration de consentement à une vérification de sécurité peuvent être envoyés par courriel, à appointments@ontario.ca.
Avant de soumettre ces deux documents, vous devez soit y apposer votre signature numériquement soit les imprimer, les signer, les scanner et les sauvegarder en format PDF protégé par un mot de passe.
Envoyez les documents dans un courriel, en annexe, et le mot de passe pour ouvrir ces documents dans un autre courriel.
Les droits à payer pour la demande de nomination sont de 75 $.
Veuillez prendre note que les communications électroniques ne sont pas toujours sécurisées. Si vous décidez d’envoyer par courriel la demande dûment remplie et le formulaire de consentement au ministère, vous le faites à vos propres risques.
Il est aussi possible d’envoyer la demande, le formulaire de consentement, la lettre d’autorisation et le paiement par la poste, à :
Ministère du Procureur général
Bureau des nominations judiciaires
77, rue Wellesley Ouest, Case 720
Toronto (Ontario)
M7A 1N3
Le Bureau n’accepte pas de livraison en personne.
Si vous décidez d'envoyer votre demande par la poste, vous devez y inclure le paiement des droits à payer. Le paiement de 75 $ est réglé par chèque ou mandat libellé à l’ordre du « Ministre des Finances ». Il n’y a pas de TVH à payer. Veuillez ne pas envoyer d’argent liquide ou de données de carte de crédit.
Les employés du gouvernement fédéral, du gouvernement de l’Ontario et d’une municipalité de l’Ontario, les membres d’une bande de Première Nation ou les sociétés d’aide à l’enfance sont dispensés du paiement de ces droits. Voir le règlement sur les droits à payer pour plus de renseignements.
Demande de nomination à titre de notaire (pour une personne qui n’est pas un avocat ou un parajuriste)
Qui peut déposer une demande
Pour pouvoir déposer une demande de nomination à titre de notaire, il faut :
- être autorisé à travailler au Canada
- démontrer que l’authentification de documents en Ontario est une fonction obligatoire de l’emploi de l’auteur de la demande (par exemple, pour un organisme de l’Ontario qui exerce des activités d’échanges commerciaux ou de commerce à l’extérieur de l’Ontario)
La nomination à titre de notaire n’est pas accordée à des personnes qui ne veulent la nomination que pour exercer les pouvoirs d’un commissaire aux affidavits. La nomination à titre de notaire n’est pas non plus accordée pour permettre à l’auteur de la demande de se lancer dans un nouveau secteur d’activités ou un nouvel emploi ou pour élargir les services qu’il offre actuellement à ses clients.
Comment déposer une demande
À partir du 24 janvier 2024 , une nouvelle demande de nouvelle nomination à titre de notaire peut être soumise par courriel.
Il n’est pas nécessaire de faire le paiement avec la demande par courriel. Si le ministère accepte votre demande de nomination, il vous enverra un courriel contenant des instructions pour effectuer le paiement.
1. Remplir le formulaire de demande et le formulaire de consentement
Remplir et imprimer :
- Demande générale de nomination
- formulaire de déclaration de consentement à une vérification de sécurité
2. Obtenir une lettre d’autorisation
La lettre d’autorisation est une lettre de l’employeur proposant la candidature de l’auteur de la demande pour la fonction de notaire. La lettre d’autorisation La lettre d’autorisation doit contenir le nom complet de l’auteur de la demande, son titre, ses fonctions (la raison de la demande de nomination) et le type ou nombre estimé de documents qu’il sera appelé à authentifier. Les travailleurs indépendants peuvent rédiger leur propre lettre d’autorisation.
Pour plus de renseignements sur la lettre d’autorisation et les exigences qui s’y appliquent, consulter la page 1 du formulaire de demande.
3. Présenter la demande et le formulaire de consentement
La demande et le formulaire de déclaration de consentement à une vérification de sécurité peuvent être envoyés par courriel, à appointments@ontario.ca.
Avant de soumettre ces deux documents, vous devez soit y apposer votre signature numériquement soit les imprimer, les signer, les scanner et les sauvegarder en format PDF protégé par un mot de passe. Envoyez les documents dans un courriel, en annexe, et le mot de passe pour ouvrir ces documents dans un autre courriel.
Il n’est pas nécessaire de faire le paiement avec la demande par courriel. Si le ministère accepte votre demande de nomination, il vous enverra un courriel contenant des instructions pour effectuer le paiement.
Les droits à payer pour la demande de nomination sont de 110 $.
Veuillez prendre note que les communications électroniques ne sont pas toujours sécurisées. Si vous décidez d’envoyer par courriel la demande dûment remplie et le formulaire de consentement au ministère, vous le faites à vos propres risques.
Il est aussi possible d’envoyer la demande, le formulaire de consentement, la lettre d’autorisation et le paiement par la poste, à :
Ministère du Procureur général
Bureau des nominations judiciaires
77, rue Wellesley Ouest, Case 720
Toronto (Ontario)
M7A 1N3
Le Bureau n’accepte pas de livraison en personne.
Si vous décidez d'envoyer votre demande par la poste, vous devez y inclure le paiement des droits à payer. Le paiement de 110 $ est réglé par chèque ou mandat libellé à l’ordre du « Ministre des Finances ». Il n’y a pas de TVH à payer. Veuillez ne pas envoyer d’argent liquide ou de données de carte de crédit.
Les employés du gouvernement fédéral, du gouvernement de l’Ontario et d’une municipalité de l’Ontario, et les membres d’une bande de Première Nation sont dispensés du paiement de ces droits. Voir le règlement sur les droits à payer pour plus de renseignements.
Renouvellement ou changement d’une nomination
Veuillez envoyer votre demande de renouvellement de nomination au moins deux mois avant l’expiration de votre nomination, mais au plus tôt six mois avant cette date. Le ministère aura ainsi suffisamment de temps pour traiter votre demande avant la date d’expiration. Si vous soumettez votre demande de renouvellement trop près de la date d’expiration de votre nomination, vous prenez le risque que votre nomination expire, ce qui vous obligera à payer des frais supplémentaires (voir ci-dessous). Veuillez noter que les demandes de changement sont assujetties à l’approbation du ministère.
Si votre nomination à titre de commissaire aux affidavits ou de notaire expire dans moins de six mois et que vous travaillez encore pour la même entreprise ou organisation :
1. Envoyez une demande par écrit
Sur le papier à en-tête de votre entreprise ou organisation, écrivez une lettre demandant le renouvellement ou le changement de votre nomination.
La lettre doit indiquer :
- votre adresse postale,
- votre numéro de téléphone,
- votre courriel,
- votre numéro de télécopieur si vous en avez un.
2. Faites une empreinte de votre tampon
Faites une empreinte de votre tampon sur la lettre et indiquez tout changement que vous souhaitez apporter à l’énoncé du tampon.
3. Payez les droits
Le tableau ci-dessous indique les droits à payer pour demander le renouvellement ou le changement d’une nomination.
Les droits doivent être payés par chèque ou mandat libellé à l’ordre du « Ministre des Finances ».
Droits à payer pour le renouvellement ou le changement d’une nomination de commissaire aux affidavits
| Type de renouvellement | Droits |
|---|---|
| Renouvellement d’une nomination de commissaire aux affidavits qui n’a pas encore expiré. | 50 $ |
| Renouvellement d’une nomination de commissaire aux affidavits qui a expiré (si la nomination a expiré dans les six mois de la date d’expiration). | 75 $ |
| Changement à l’énoncé du tampon de commissaire aux affidavits (si la nomination expire dans plus d’une année) ou remplacement d’un certificat (par exemple, s’il est endommagé ou perdu). | 17 $ |
| Changement à l’énoncé du tampon de commissaire aux affidavits et renouvellement (si la nomination expire dans moins d’une année). | 75 $ |
Certaines personnes bénéficient d’une dispense. Pour plus de renseignements, consulter le règlement Droits.
Droits à payer pour le renouvellement ou le changement d’une nomination de notaire
| Type de renouvellement | Droits |
|---|---|
| Renouvellement d’une nomination de notaire qui n’a pas encore expiré. | 75 $ |
| Renouvellement d’une nomination de notaire qui a expiré (si la nomination a expiré dans les six mois de la date d’expiration). | 110 $ |
| Changement à l’énoncé du tampon de notaire (si la nomination expire dans plus d’une année) ou remplacement d’un certificat (par exemple, s’il est endommagé ou perdu). | 17 $ |
| Changement à l’énoncé du tampon de notaire et renouvellement (si la nomination expire dans moins d’une année). | 110 $ |
Certaines personnes bénéficient d’une dispense. Pour plus de renseignements, consulter le règlement Droits.
4. Présentez la demande de renouvellement/reconduction de nomination
La demande de renouvellement/reconduction de nomination doit être envoyée par courriel à appointments@ontario.ca pour les employés :
- du gouvernement fédéral, du gouvernement provincial et d’une municipalité ou d’une Première Nation, qui demandent le renouvellement de la nomination à titre de commissaire aux affidavits ou la reconduction d’une nomination à titre de notaire non-juriste (personne qui n’est ni avocate ni parajuriste)
- d’une société d’aide à l’enfance qui demandent le renouvellement de la nomination à titre de commissaire aux affidavits.
La demande de renouvellement ou de reconduction doit être imprimée, scannée et sauvegardée dans un document en format PDF, protégé par un mot de passe, et envoyée comme pièce jointe au courriel. Le mot de passe doit être envoyé dans un courriel séparé.
Pour toutes les autres personnes qui déposent une demande, il faut envoyer par la poste la lettre, l’empreinte du tampon et les droits à payer applicables au :
Ministère du Procureur général
Bureau des nominations judiciaires
77, rue Wellesley Ouest, Case 720
Toronto (Ontario)
M7A 1N3
Le Bureau n’accepte pas de livraison en personne.
Quand soumettre une nouvelle demande
Que vous soyez commissaire aux affidavits ou notaire non-juriste (personne qui n’est ni avocate ni parajuriste), vous devez soumettre une nouvelle demande pour renouveler ou changer votre nomination si :
- votre nomination a expiré il y a plus de six mois
- votre plus récente nomination concernait un autre secteur d’activités ou un autre organisme
- le nom de votre entreprise ou organisation a changé à cause d’un changement de propriétaire
Annulation d’une nomination
Pour faire annuler votre nomination à titre de commissaire aux affidavits ou de notaire, envoyez un courriel à cet effet à appointments@ontario.ca, en précisant ce qui suit :
- votre nom légal au complet
- la date d’expiration de votre nomination
- la date de prise d’effet de l’annulation
Il n’y a pas de droits à payer pour demander l’annulation d’une nomination.
Renseignements
Veuillez adresser vos questions au sujet de votre nomination ou du processus de demande au ministère du Procureur général, par courriel, à appointments@ontario.ca.
Veuillez prendre note que le ministère du Procureur général ne peut pas vous donner des conseils sur la demande qui convient à votre situation, ni ne peut vérifier votre demande ou faire des commentaires sur des besoins précis liés aux activités d’un commissaire aux affidavits ou d’un notaire, car cela constituerait des conseils juridiques. Si vous avez des questions au sujet des fonctions d’un commissaire aux affidavits ou d’un notaire, il vaut mieux consulter un avocat.