Stratégie de 2018-2019 pour la conformité aux normes d’emploi

Introduction

Le Programme des normes d’emploi du ministère du Travail est responsable de l’application et de la promotion de la Loi de 2000 sur les normes d’emploi (LNE) dans les lieux de travail d’Ontario. La Loi de 2000 sur les normes d’emploi établit des normes minimales pour la plupart des employés en Ontario, notamment en ce qui concerne le salaire minimum, les heures de travail, les jours fériés, etc.

L’objectif de ce programme est de créer une culture de conformité caractérisée par une connaissance répandue des droits et responsabilités en matière d’emploi en vertu de la LNE dans laquelle les employeurs assument leurs responsabilités en matière d’emploi et les employés sont à l’aise de faire valoir leurs droits au travail. Cela contribuerait à faire en sorte que les droits des employés sont protégés en vertu de la LNE. De plus, cela uniformiserait les règles du jeu, de sorte que les employeurs qui respectent la loi ne seraient pas confrontés à un désavantage concurrentiel par rapport aux employeurs qui ne la respectent pas.

La Stratégie pour la conformité aux normes d’emploi est une démarche exhaustive visant à créer une culture de conformité. Elle est axée sur quatre domaines d’action :

1. Sensibilisation
2. Démarches proactives
3. Démarches réactives
4. Application

La Stratégie pour la conformité décrit la démarche du Programme des normes d’emploi relativement à ces quatre domaines d’action, les raisons pour lesquelles ils sont importants et la façon dont ils interagissent afin de créer et de maintenir une culture de conformité. La présente stratégie vise à accroître la transparence, la responsabilisation et l’uniformité.

Elle énonce les principes suivis par le Programme des normes d’emploi afin de promouvoir et d’appliquer la LNE. Les agents de règlement anticipé des différends et les agents des normes d’emploi (appelés collectivement les «  agents  ») de l’Ontario sont tenus de respecter ces principes. La Stratégie pour la conformité est conforme au Code de pratique des autorités de réglementation et s’inscrit dans la portée des normes du ministère sur le professionnalisme au travail.

De plus, le Programme des normes d’emploi promeut et applique la Loi de 2009 sur la protection des étrangers dans le cadre de l’emploi d’une façon similaire à la stratégie décrite dans le présent document.

Sensibilisation

Le ministère a longtemps soutenu que l’application à elle seule n’est pas suffisante pour mener à bien la mission du ministère qui consiste à protéger les employés et à uniformiser les règles du jeu pour les employeurs. L’accroissement de la conformité consiste également à fournir aux employeurs les renseignements dont ils ont besoin pour exercer leurs activités conformément à nos lois sur les normes d’emploi et pour faire ce qui est approprié pour leurs employés.

L’initiative Formation, sensibilisation et partenariat (FSP) du ministère du Travail vise à :

• créer un environnement permettant aux employeurs et aux employés de connaître leurs droits et leurs obligations en vertu de la LNE;
• sensibiliser davantage les employeurs à leurs responsabilités en leur fournissant des ressources et des outils pour les aider à se conformer à la LNE;
• encourager la conformité à la LNE.

L’initiative FSP est une ressource essentielle pour faire participer les parties intéressées concernant les pratiques du secteur et les préoccupations relatives au travail, ainsi que pour fournir des formations et des ressources. Les employeurs qui sont conscients de leurs responsabilités légales et des conséquences des violations de la loi, de même que les employés qui sont au courant de leurs droits, sont mieux placés pour cerner ces violations et pour les empêcher de se produire.

Chaque année, l’unité de l’initiative FSP du Programme des normes d’emploi élabore un plan stratégique afin d’orienter ses efforts en matière de formation, de sensibilisation et de partenariat. Les principaux objectifs peuvent varier d’une année à l’autre, mais comprennent généralement :

• l’élaboration et la promotion de ressources éducatives novatrices;
• l’harmonisation des initiatives de formation avec les efforts d’application;
• la recherche active de partenariats avec les parties intéressées.

Ressources éducatives

Le ministère offre une série d’outils, de vidéos et d’autres ressources de formation en ligne afin d’aider les employés et les employeurs à comprendre leurs droits et leurs obligations.

L’unité de l’initiative FSP fournit aux agents des ressources sur support papier à distribuer aux employeurs et aux employés pendant les inspections des lieux de travail afin de favoriser la sensibilisation aux normes d’emploi et la compréhension de celles-ci.

Le ministère consulte souvent ses partenaires lorsqu’il élabore des ressources éducatives afin de s’assurer qu’elles répondent aux besoins des employeurs et des employés.

Harmonisation des initiatives de formation avec les efforts d’application

L’unité de l’initiative FSP travaille en étroite collaboration avec les groupes de parties intéressées afin d’accroître la sensibilisation aux campagnes éclair d’application de la loi. L’unité promeut les ressources auprès des parties intéressées des secteurs de l’industrie touchés par les campagnes éclair et publie les résultats sur le site Web du ministère.

De plus, l’unité de l’initiative FSP utilise des données sur l’application de la loi (statistiques sur les normes les plus fréquemment enfreintes et sur les secteurs qui affichent le taux de violation le plus élevé) afin d’orienter l’élaboration de ressources éducatives à l’intention du public.

Partenariats

L’unité de l’initiative FSP cherche activement à établir des partenariats avec des associations sectorielles, des groupes de défense des droits et d’autres ministères afin de favoriser la sensibilisation aux droits et aux obligations des employés et des employeurs, et de créer une culture de conformité.

L’une des principales façons dont le ministère promeut les ressources disponibles consiste à envoyer régulièrement des courriels aux parties intéressées, qui représentent collectivement des centaines de milliers d’entreprises et d’employés de l’Ontario. L’unité de l’initiative FSP partage régulièrement des renseignements avec ces partenaires, qui les partagent à leur tour avec leurs membres et leurs clients.

Démarches proactives

Le ministère du Travail favorise une culture de conformité grâce à des inspections proactives. Une démarche proactive est une démarche dans le cadre de laquelle le ministère prend des mesures stratégiques afin d’accroître la sensibilisation aux normes de la LNE et leur application. Grâce à des inspections proactives, le ministère atteint un grand nombre d’employeurs et d’employés qui ne sont pas nécessairement pleinement conscients de leurs droits et de leurs obligations en vertu de la loi sur les normes d’emploi.

Au cours d’une inspection, l’agent des normes d’emploi visite un employeur pour s’assurer qu’il se conforme aux principales normes d’emploi, telles que celles qui ont trait aux relevés de salaire, aux retenues non autorisées, à la tenue de dossiers et aux heures de travail. L’agent informera également les parties de leurs droits et de leurs obligations en vertu de la LNE et fournira des outils et des ressources pour aider l’employeur à s’y conformer. Si l’agent détermine que l’employeur a enfreint la LNE, il peut tenir compte des principes et des objectifs d’application et prendre des mesures appropriées.

Le Programme des normes d’emploi utilise une démarche axée sur le risque pour déterminer la portée de ses inspections proactives. Le programme analyse les données et les renseignements afin de déterminer les industries et les secteurs qui présentent la plus forte incidence de non-conformité, ainsi que les normes d’emploi qui sont les plus souvent enfreintes. Il utilise ensuite cette analyse pour élaborer des démarches ciblées qui maximisent les répercussions des inspections proactives.

Les inspections proactives comprennent les campagnes éclair provinciales, les vérifications de conformité et les réinspections. Ensemble, ces différents types d’inspections proactives aident le Programme des normes d’emploi à atteindre autant d’employeurs et d’employés que possible de manière efficiente et efficace.

Les campagnes éclair provinciales sont des inspections, à l’échelle de la province, des lieux de travail faisant partie de secteurs et d’industries à risque élevé, qui sont cernés à l’aide d’analyses axées sur les risques. Le Programme des normes d’emploi s’engage publiquement à effectuer un certain nombre d’inspections dans le cadre des campagnes éclair provinciales. En 2018-2019, le Programme des normes d’emploi effectuera une campagne éclair axée sur le secteur de la construction à l’échelle de la province.

• Campagne éclair : Construction
  • Objectif : Construction
  • Plage de dates : 1^er mai au 3 août 2018

L’outil Vérification de la conformité aux normes d’emploi est un questionnaire en ligne qui aide les petites entreprises et les nouveaux employeurs à déterminer s’ils respectent certaines normes d’emploi non monétaires. L’outil Vérification de la conformité aux normes d’emploi est une façon efficace pour le Programme des normes d’emploi de travailler avec les employeurs en vue de favoriser la conformité. Puisqu’elles exigent que les employeurs examinent leurs propres pratiques, ces vérifications favorisent l’autonomie ainsi qu’une compréhension exhaustive des normes d’emploi.

Dans le cadre d’un auto-examen, les employeurs doivent déterminer s’ils respectent certaines normes d’emploi (monétaires et non monétaires), pour ensuite présenter les résultats de leur auto-examen à un agent des normes d’emploi. Contrairement à la vérification de conformité, l’auto-examen peut être imposé à un employeur par un agent. Puisqu’ils exigent que les employeurs examinent leurs propres pratiques, ces auto-examens favorisent l’autonomie ainsi qu’une compréhension exhaustive des normes d’emploi.

Des réinspections du lieu de travail d’un employeur peuvent avoir lieu à n’importe quel moment après l’inspection initiale. Grâce aux réinspections, les agents des normes d’emploi s’assurent que les employeurs se conforment à la LNE et qu’ils enrichissent leurs connaissances à propos de leurs obligations. Elles permettent aussi aux employeurs de comprendre que leur relation avec le Programme des normes d’emploi est continue et qu’ils devraient atteindre une conformité complète.

Démarches réactives

Le Programme des normes d’emploi utilise plusieurs démarches réactives pour créer une culture de conformité. Une démarche réactive est une démarche qui permet au Programme des normes d’emploi de prendre des mesures en réponse à des demandes précises de personnes ou d’organismes.

Les démarches réactives comprennent les suivantes :

• enquêtes sur les plaintes;
• enquêtes approfondies;
• réponses aux renseignements fournis.

Ensemble, ces différents types de démarches réactives sont un moyen pratique qui permet au Programme des normes d’emploi d’appliquer les normes d’emploi, de récupérer l’argent dû aux employés et de faire comprendre aux employeurs qu’ils seront tenus responsables en cas de non-conformité à la LNE.

Enquêtes sur les plaintes

Les employés qui croient que leur employeur n’a pas respecté les normes d’emploi peuvent déposer une plainte auprès du ministère et celle-ci sera examinée par un agent.

Au cours de l’enquête, les agents informeront les parties de leurs droits et de leurs obligations et fourniront des outils et des ressources pour aider l’employeur à se conformer. Si l’agent détermine que l’employeur a enfreint la LNE, il tiendra compte des faits et des circonstances, ainsi que des principes d’application, en vue de prendre des mesures appropriées.

Enquêtes approfondies

Le Programme des normes d’emploi peut également approfondir une enquête. Si, au cours d’une enquête sur une plainte, un agent des normes d’emploi estime que les violations peuvent avoir une incidence sur d’autres employés, il peut effectuer une inspection du lieu de travail.

Les enquêtes approfondies sont efficaces, car elles permettent de déceler les infractions plus répandues dans les lieux de travail et de recouvrer plus de salaires impayés. De plus, elles constituent un moyen efficace d’atteindre un plus grand nombre d’employés qui n’auraient peut-être pas déposé de plainte autrement.

Réponses aux renseignements fournis

Le Programme des normes d’emploi répond également aux renseignements fournis par le public relativement aux infractions potentielles aux lois sur les normes d’emploi. Le Programme des normes d’emploi évalue les renseignements fournis et détermine si le lieu de travail d’un employeur devrait faire l’objet d’une inspection.

Application

L’application est un élément essentiel de la création et du maintien d’une culture de conformité qui vise à encourager la conformité et à prévenir la non-conformité. Nous n’utilisons pas l’application des lois simplement pour punir les violations précédentes; notre principal objectif consiste plutôt à favoriser la conformité future.

Le ministère applique la LNE en effectuant des examens réactifs des plaintes ainsi que des inspections proactives des lieux de travail. En vertu des lois, les agents des normes d’emploi sont autorisés à effectuer des enquêtes et des inspections, à déterminer si un employeur a enfreint la LNE et à fournir des outils de conformité appropriés dans les circonstances.

La philosophie d’application des normes d’emploi du ministère est axée sur la restitution, la dissuasion spécifique et la dissuasion générale.

1. Restitution

   La restitution consiste à prendre des mesures pour s’assurer que les employés reçoivent l’argent qui leur est dû. On peut citer comme exemple de restitution un agent qui ordonne à un employeur de payer les salaires qu’il n’avait pas versés à ses employés pour rémunérer leurs heures supplémentaires.

2. Dissuasion spécifique

   La dissuasion spécifique vise à empêcher un employeur ou une personne qui a contrevenu aux normes d’emploi de récidiver. Par exemple, la dissuasion spécifique comprend la délivrance d’une ordonnance de conformité ou d’un avis de contravention à un employeur. Cela fait comprendre à l’employeur que le non-respect de la LNE entraîne des conséquences.

3. Dissuasion générale

   La dissuasion générale vise à empêcher les employeurs ou d’autres personnes d’enfreindre les normes d’emploi en utilisant un employeur qui a contrevenu à la LNE à titre d’exemple. La dissuasion générale consiste, par exemple, à publier les noms des employeurs faisant l’objet de poursuites. Cela fait comprendre aux autres employeurs qu’ils pourraient se voir imposer des pénalités similaires s’ils enfreignent la LNE.

Principes

La présente section décrit les principes qui régissent les activités d’application du Programme des normes d’emploi.

Les agents sont assujettis au Code de pratiques des autorités de réglementation, qui présente un ensemble de valeurs organisationnelles, d’éléments de professionnalisme, de principes applicables aux services et de pratiques exemplaires qui appuient les activités de conformité et favorisent un niveau uniforme d’excellence des services pour la population ontarienne.

Transparence

La transparence signifie que les employeurs, les employés et les autres parties intéressées connaissent leurs droits et leurs obligations en vertu de la loi et savent que le Programme des normes d’emploi veille à les faire respecter.

En mettant en application la LNE, les agents fournissent des renseignements clairs et compréhensibles aux parties en ce qui concerne la loi, la façon dont elle s’applique à leur situation, la manière dont l’agent a pris sa décision et les motifs de cette décision.

Responsabilisation

La responsabilisation signifie que le Programme des normes d’emploi ainsi que ses agents sont tenus responsables de leurs décisions et de leurs actions. Le Programme des normes d’emploi a la responsabilité de faire respecter les lois sur les normes d’emploi de façon compétente, équitable et impartiale.

Application cohérente de la loi

Le directeur des normes d’emploi a le pouvoir légal de créer des politiques relatives à l’interprétation et à l’application de la LNE qui doivent être respectées par les agents.

Le Programme des normes d’emploi comprend plusieurs méthodes pour veiller à l’application cohérente de la loi :

• Le document intitulé Employment Standards Act Policy and Interpretation Manual présente une interprétation cohérente de la loi relative aux normes d’emploi.
• Le document intitulé Administrative Manual for Employment Standards fournit un ensemble cohérent de procédures qui doivent être suivies dans le cadre de l’application de la LNE.
• L’assurance et le contrôle de la qualité aident à examiner le processus visant à s’assurer que les agents des normes d’emploi suivent les politiques et les procédures du programme de façon uniforme.
• Les coordonnateurs et les gestionnaires régionaux du programme offrent un encadrement et un soutien aux agents.

L’application cohérente de la loi ne signifie pas que les agents doivent prendre la même mesure d’application dans chaque situation. Cela signifie plutôt que les agents prennent des mesures d’application semblables dans des situations similaires. Au moment de l’évaluation des mesures d’application à prendre, les agents tiennent compte de la façon dont les situations similaires ont été gérées. Les facteurs à prendre en compte comprennent la nature et la gravité de l’infraction, ainsi que la conformité du violateur et ses antécédents en matière d’application.

Application raisonnable

L’application raisonnable signifie que le Programme des normes d’emploi respecte les principes du droit administratif, suit ses propres politiques et procédures, et applique la loi d’une manière qui n’est pas arbitraire ou excessive. L’application raisonnable est essentielle à l’intégrité du Programme des normes d’emploi et établit la confiance et le soutien nécessaire à l’instauration d’une culture de conformité.

Les agents des normes d’emploi choisissent la mesure d’application qui est raisonnable compte tenu des circonstances. Une mesure d’application raisonnable est une mesure qui atteint les objectifs de conformité à la LNE.

Aperçu des outils de conformité

La présente section décrit les outils de conformité mis à la disposition des agents des normes d’emploi. Un agent peut imposer plus d’un outil de conformité dans le cadre d’une enquête.

Les agents tiennent compte :

• de la nature de l’infraction (p. ex., monétaire ou non monétaire);
• des antécédents de l’employeur en matière de conformité (p. ex., est-ce qu’il a commis des infractions antérieures en vertu du Programme des normes d’emploi? Est-ce que des outils de conformité ont été imposés à l’employeur dans ces cas?);
• de tout facteur aggravant, par exemple :
  • la gravité de l’infraction;
  • les antécédents de non-conformité;
  • le nombre de normes enfreintes;
  • les sommes importantes dues;
  • l’entrave à un agent;
• de tout facteur atténuant, par exemple :
  • s’il s’agit de la première infraction;
  • les mesures prises pour assurer la conformité;
• d’autres mesures qui permettront une dissuasion générale ou spécifique.

D’après ces facteurs, les agents disposent d’un certain nombre d’options en matière d’activités d’application de la loi.

Dans certains cas, un outil de conformité peut imposer des frais d’administration équivalant à 10 pour cent du montant dû ou à 100 $, selon le plus élevé des deux montants.

Ordonnance de versement du montant directement à un employé ou à un étranger

• L’agent ordonne à l’employeur de verser directement le salaire à l’employé.
• L’agent ordonne à l’agence de placement temporaire de rembourser directement les frais à l’employé ponctuel ou à l’employé ponctuel éventuel.
• L’agent ordonne à l’employeur de rembourser directement les frais à l’étranger.
• L’agent ordonne au recruteur de rembourser directement les coûts à l’étranger.
• Aucuns frais d’administration ne s’appliquent.
• Tiré de :
  • Loi de 2000 sur les normes d’emploi, alinéas 103 (1) a.1) et 74.14 (1) a.1)
  • Loi de 2009 sur la protection des étrangers dans le cadre de l’emploi, paragraphes 24 (2) et (3)

Ordonnance de versement du montant au directeur des normes d’emploi en fiducie

• L’agent ordonne à l’employeur de verser au directeur des normes d’emploi du ministère, en fiducie, les salaires impayés.
• L’agent ordonne à l’agence de placement temporaire de verser au directeur des normes d’emploi du ministère, en fiducie, les frais demandés à un employé ponctuel ou un employé ponctuel éventuel.
• L’agent ordonne à un employeur de rembourser les frais au directeur des normes d’emploi du ministère, en fiducie.
• L’agent ordonne à un recruteur de rembourser les coûts au directeur des normes d’emploi du ministère, en fiducie.
• Des frais d’administration s’appliquent.
• Tiré de :
  • Loi de 2000 sur les normes d’emploi, alinéas 103 (1) b) et 104 (3) a)
  • Loi de 2009 sur la protection des étrangers dans le cadre de l’emploi, paragraphes 24 (2) et (3)

Ordonnance de paiement du directeur

• L’agent ordonne au directeur d’un organisme employeur de verser au directeur des normes d’emploi du ministère, en fiducie, les salaires impayés.
• L’agent ordonne au directeur d’un organisme employeur de rembourser les frais au directeur des normes d’emploi du ministère, en fiducie.
• L’agent ordonne au directeur d’un organisme recruteur de rembourser les coûts au directeur des normes d’emploi du ministère, en fiducie.
• Des frais d’administration s’appliquent.
• Tiré de :
  • Loi de 2000 sur les normes d’emploi, article 106
  • Loi de 2009 sur la protection des étrangers dans le cadre de l’emploi, paragraphe 24 (7)

Ordonnance d’indemnisation ou de réintégration

• L’agent ordonne à l’employeur de :
  • verser une indemnité à l’employé si l’employeur a exercé des représailles contre lui;
  • réintégrer l’employé qui a perdu son emploi en raison des représailles que l’employeur a exercées contre lui, le cas échéant.
• L’agent ordonne à l’employeur ou au recruteur de :
  • verser une indemnité à l’étranger s’il a fait l’objet de représailles;
  • réintégrer l’étranger qui a perdu son emploi en raison des représailles, le cas échéant.
• Des frais d’administration s’appliquent.
• Tiré de :
  • Loi de 2000 sur les normes d’emploi, sous-alinéa 104 (3) (1) a), paragraphe 74.16 et paragraphe 74.17
  • Loi de 2009 sur la protection des étrangers dans le cadre de l’emploi, paragraphes 24 (4) et (5)

Avis de contravention

• L’agent ordonne à l’employeur de payer une pénalité financière en raison d’une ou de plusieurs contraventions à la loi.
• Aucuns frais d’administration ne s’appliquent.
• Tiré de :
  • Loi de 2000 sur les normes d’emploi, article 113
    • Les montants des pénalités sont énoncés dans le Règlement de l’Ontario 289/01
  • Loi de 2009 sur la protection des étrangers dans le cadre de l’emploi, article 27
  • Les montants des pénalités sont énoncés dans le Règlement de l’Ontario 47/10

Poursuites judiciaires en vertu de la Loi sur les infractions provinciales

Poursuites judiciaires en vertu de la partie I de la Loi sur les infractions provinciales (ou «  contraventions  »)

• L’agent donne une contravention en vertu de la partie I de la Loi sur les infractions provinciales pour des infractions précises désignées.
• Amende fixe de 295 $ à laquelle s’ajoutent une suramende compensatoire et les coûts judiciaires.
• Tiré de :
  • Loi sur les infractions provinciales, R.R.O. 950, annexes 4.1.1, 4.2, 4.3 et 4.4
  • Loi de 2000 sur les normes d’emploi, article 132
  • Loi de 2009 sur la protection des étrangers dans le cadre de l’emploi, article 41

Poursuites judiciaires en vertu de la partie III de la Loi sur les infractions provinciales

• Un agent poursuit une personne qui a contrevenu à la Loi de 2000 sur les normes d’emploi, à la Loi de 2009 sur la protection des étrangers dans le cadre de l’emploi ou à des règlements pris en application de la partie III de la Loi sur les infractions provinciales, notamment si elle a :
  • élaboré ou conservé de faux documents devant être conservés en vertu de la Loi de 2000 sur les normes d’emploi ou de la Loi de 2009 sur la protection des étrangers dans le cadre de l’emploi;
  • déclaré des renseignements faux ou trompeurs en vertu de la Loi de 2000 sur les normes d’emploi ou de la Loi de 2009 sur la protection des étrangers dans le cadre de l’emploi;
  • omis de se conformer à une ordonnance, à une directive ou à toute autre exigence en vertu de la Loi de 2000 sur les normes d’emploi, de la Loi de 2009 sur la protection des étrangers dans le cadre de l’emploi ou de leurs règlements.
    • Un particulier reconnu coupable est passible d’une peine d’emprisonnement d’une durée maximale de 12 mois, d’une amende allant jusqu’à 50 000 $, ou des deux.
    • Une personne morale peut se voir imposer une amende maximale :
      • de 100 000 $ dans le cas d’une première infraction;
      • de 250 000 $ dans le cas d’une deuxième infraction;
      • de 500 000 $ dans le cas d’une troisième infraction et de toute infraction supplémentaire.
  • Tiré de :
    • Loi de 2000 sur les normes d’emploi, articles 132, 136 et 137
    • Loi de 2009 sur la protection des étrangers dans le cadre de l’emploi, article 41

Résumé

L’objectif du Programme des normes d’emploi est simple : il consiste à «  protéger les salaires des travailleurs et à créer des règles de jeu justes et équitables pour tous les employeurs  » .

Le but ultime de notre Stratégie pour la conformité aux normes d’emploi est d’informer les employeurs et les employés de nos efforts en matière d’application et de sensibilisation, et de favoriser une culture de conformité.