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O. Reg. 440/16: DISPOSAL OF PERSONAL INFORMATION

filed December 6, 2016 under Freedom of Information and Protection of Privacy Act, R.S.O. 1990, c. F.31

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ontario regulation 440/16

made under the

Freedom of information and protection of privacy act

Made: November 30, 2016
Filed: December 6, 2016
Published on e-Laws: December 7, 2016
Printed in The Ontario Gazette: December 24, 2016

Amending Reg. 459 of R.R.O. 1990

(Disposal of Personal Information)

1. Regulation 459 of the Revised Regulations of Ontario, 1990 is amended by adding the following French version:

DISPOSITION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

1. La définition qui suit s’applique au présent règlement.

«Archives publiques» Les Archives publiques de l’Ontario.

2. (1) Les institutions, sauf les établissements d’enseignement, ne peuvent disposer de renseignements personnels qu’en les transférant aux Archives publiques ou en les détruisant.

(2) Un établissement d’enseignement ne peut disposer de renseignements personnels que par les moyens suivants :

1. Destruction.

2. Transfert aux archives d’un autre établissement d’enseignement conformément à une entente autorisant le transfert conclue entre les établissements d’enseignement concernés.

3. Transfert aux Archives publiques conformément à une entente autorisant le transfert conclue entre l’établissement d’enseignement et l’archiviste de l’Ontario.

(3) L’établissement d’enseignement qui transfère des renseignements personnels à ses propres archives n’est pas réputé en avoir disposé.

3. Lorsqu’une institution a la garde ou le contrôle de renseignements personnels, nul ne doit les détruire sans l’autorisation de la personne responsable.

4. (1) Les personnes responsables veillent à ce que toutes les mesures raisonnables soient prises pour protéger la sécurité et le caractère confidentiel des renseignements personnels devant être détruits, notamment pendant leur entreposage, leur transport, leur manutention et leur destruction.

(2) Les personnes responsables veillent à ce que toutes les mesures raisonnables soient prises pour protéger la sécurité et le caractère confidentiel des renseignements personnels devant être transférés aux Archives publiques, notamment pendant leur entreposage, leur transport et leur manutention.

(3) Les personnes responsables prennent en considération la nature des renseignements personnels devant être détruits ou transférés pour déterminer si toutes les mesures raisonnables sont prises conformément au paragraphe (1) ou (2).

5. Les personnes responsables prennent toutes les mesures raisonnables pour s’assurer que les renseignements personnels devant être détruits le sont de façon à ne pas pouvoir être reconstitués ni récupérés.

6. (1) La personne responsable d’une institution veille à ce que l’institution tienne un relevé des renseignements personnels qui ont été détruits ou transférés aux Archives publiques ainsi que la date de la destruction ou du transfert.

(2) La personne responsable veille à ce que le relevé tenu conformément au paragraphe (1) ne contienne aucun renseignement personnel.

2. This Regulation comes into force on the day it is filed.