Aperçu et informations supplémentaires relatifs au Système SADIE

Personnes déléguées et désignées du Système SADIE

Les prescripteurs peuvent autoriser les personnes déléguées et les personnes désignées afin d’appuyer la préparation et la soumission des demandes au Programme d’accès exceptionnel (PAE). Bien que les deux rôles fournissent de l’aide dans le cadre des demandes, leurs autorisations et responsabilités sont différentes.

Principales différences entre les personnes déléguées et les personnes désignées

Les personnes déléguées bénéficient d’un vaste accès au Système SADIE et de capacités administratives relatives à celui-ci. Les personnes déléguées peuvent :

• soumettre des demandes au PAE au nom des prescripteurs;
• afficher et modifier les demandes pour tous les lieux de pratique sous :
  • les demandes en cours (« Requests in Progress »),
  • les demandes prêtes à être soumises (« Ready to Submit »),
  • les demandes soumises en attente de décision du ministère (« Submitted Requests Awaiting Ministry Decision »),
  • les demandes soumises avec une décision du ministère (« Submitted Requests With Ministry Decision »);
• créer des demandes pour tout lieu de pratique;
• gérer les renseignements relatifs au lieu de pratique, notamment en ajoutant ou en supprimant des lieux;
• créer, modifier et supprimer des profils d’utilisateur de personnes déléguées et désignées, dont le leur.

Les personnes désignées bénéficient d’un accès plus limité, axé sur la préparation des demandes. Les personnes désignées peuvent :

• créer des demandes pour les lieux de pratique auxquels elles ont été autorisées à accéder;
• transmettre des demandes aux prescripteurs pour examen en les déplaçant dans la liste des demandes prêtes à être soumises (« Ready to Submit »);
• afficher et modifier les demandes pour les lieux de pratique pour lesquels elles sont autorisées dans les listes suivantes :
  • les demandes en cours (« Requests in Progress »),
  • les demandes prêtes à être soumises (« Ready to Submit »),
  • les demandes soumises en attente de décision du ministère (« Submitted Requests Awaiting Ministry Decision »),
  • les demandes soumises avec une décision du ministère (« Submitted Requests With Ministry Decision »);
• mettre à jour les renseignements relatifs au lieu de pratique;
• supprimer leur propre compte de personne désignée dans le Système SADIE.

Renseignements concernant le compte et l’accès

• Les personnes déléguées et désignées peuvent travailler auprès de plusieurs prescripteurs à l’aide d’un seul compte d’ Accès sécurisé – FPO et secteur parapublic.
• Un prescripteur doit d’abord autoriser la personne déléguée ou désignée dans le portail Accès sécurisé – FPO et secteur parapublic, puis ajouter son profil dans le Système SADIE avant qu’elle puisse commencer à travailler sur des demandes.
• Il n’y a aucune limite au nombre de prescripteurs qu’une personne déléguée ou désignée peut appuyer.
• De même, les prescripteurs peuvent autoriser un nombre illimité de personnes déléguées et désignées pour les aider avec le traitement de leurs demandes.

Pour en savoir plus et obtenir des directives, consultez le document sur la façon de créer un compte pour une personne déléguée ou désignée dans le Système SADIE (en anglais seulement).

Comptes du Système SADIE pour le personnel d’un programme de soutien aux patients (PSP) ou d’un coordonnateur d’accès aux médicaments (CAM)

Les prescripteurs peuvent créer un compte pour une personne d’un programme de soutien aux patients (PSP) ou d’un coordonnateur d’accès aux médicaments (CAM) à titre de personne déléguée ou désignée.

Afin d’assurer la protection des renseignements personnels sur la santé d’un patient et de soutenir le flux de travail du prescripteur ayant l’aide d’un membre du personnel d’un PSP ou CAM aux fins des demandes au titre du PAE, un prescripteur peut vouloir créer un lieu de pratique unique pour chaque PSP ou CAM. La création de lieux de pratique propres au personnel d’un PSP ou CAM limite l’accès de la personne désignée du PSP ou du CAM aux seules demandes traitées par son propre PSP ou CAM. Les personnes déléguées peuvent afficher les demandes en cours pour TOUS les lieux de pratique.

Lieux de pratique

Lieux dans le Système SADIE

Un lieu (ou lieu de pratique) dans le Système SADIE consiste habituellement en une adresse municipale où un prescripteur fournit des services aux patients (p. ex. le bureau, la clinique ou l’hôpital du prescripteur).

Les demandes du PAE et du Programme ontarien de soutien aux personnes handicapées (POSPH) sont liées aux lieux, ce qui permet aux prescripteurs de déterminer les demandes qui peuvent être consultées par les personnes désignées. Les personnes désignées sont assignées à un ou des lieux et elles ont uniquement accès aux demandes sauvegardées, aux demandes soumises et aux résultats d’évaluation pour les lieux qui leur ont été assignés afin d’assurer la protection des renseignements personnels sur la santé des patients.

Tenue à jour des renseignements concernant le lieu dans le Système SADIE

Les utilisateurs du Système SADIE peuvent gérer les lieux. Les prescripteurs et les personnes déléguées peuvent ajouter un nouveau lieu de pratique et en supprimer un. L’ensemble des utilisateurs qui ont accès à un lieu peuvent corriger ou mettre à jour des renseignements (p. ex. l’adresse et le numéro de téléphone ou de télécopieur) pour un lieu existant.

Pour obtenir de plus amples renseignements et des directives sur la façon de tenir à jour les renseignements concernant le lieu de pratique dans le Système SADIE, consultez le document sur la gestion des lieux de pratique (en anglais seulement).

Ajout d’un nouveau lieu ou mise à jour des renseignements relatifs à un lieu dans le Système SADIE et échange d’information avec d’autres groupes du ministère

Les changements apportés aux lieux dans le Système SADIE (dont l’ajout de nouveaux lieux et la suppression de lieux) ne sont utilisés que dans le cadre des programmes qui utilisent le Système SADIE aux fins de leur prestation (p. ex. le PAE et le POSPH).

Les changements apportés aux renseignements des lieux dans le Système SADIE ne sont pas partagés avec d’autres groupes du ministère et n’ont aucune incidence sur les renseignements relatifs à la pratique d’un prescripteur dans le cadre d’autres services Accès sécurisé – FPO et secteur parapublic, dont le Transfert électronique des demandes de règlement pour services médicaux (facturation).

Lieu inactif sous les demandes en cours (« Requests in Progress ») ou les demandes avec une décision du ministère (« Requests with a Ministry Decision »)

Les lieux inactifs apparaissent dans votre liste des demandes en cours (« Requests in Progress ») ou dans celle des demandes avec une décision du ministère (« Requests With a Ministry Decision ») lorsqu’un lieu a été supprimé et qu’il ne peut plus être utilisé.

Vous pourrez afficher les demandes qui ne sont pas soumises, mais qui sont associées à ces lieux. Une fois la demande ouverte, un message s’affiche et vous indique de sélectionner un lieu actif actuellement. Les lieux inactifs ne s’affichent plus dans cette liste une fois cette étape accomplie.

Les demandes antérieures s’affichent pour un lieu « inactif » dans la liste des demandes avec une décision du ministère (« Requests With a Ministry Decision »).

• Remarque : Si vous croyez qu’un lieu a été supprimé ou désactivé par erreur, veuillez aviser le PAE en composant le 1 866 811-9893 (après les messages liés à la langue, appuyez sur le 2).

Saisie des renseignements du patient

Patients titulaires d’un numéro de carte Santé de l’Ontario valide

Si vous utilisez le Système SADIE à partir de votre dossier médical électronique (DME), le numéro de carte Santé de l’Ontario du patient, son nom et sa date de naissance s’affichent automatiquement dans l’écran relatif au patient.

Si vous utilisez le Système SADIE au moyen du portail en ligne d’ Accès sécurisé – FPO et secteur parapublic, une fois que vous avez entré manuellement un numéro de carte Santé valide à l’écran relatif au patient, le nom et la date de naissance du patient s’affichent automatiquement.

Patients sans numéro de carte Santé de l’Ontario

Le Système SADIE permet à un prescripteur ou à une personne déléguée de soumettre une demande au PAE pour quelqu’un qui n’a pas encore de numéro de carte Santé de l’Ontario. Toutefois, ce processus retarde l’évaluation de la demande. Une personne représentant le PAE communiquera avec vous pour obtenir de plus amples renseignements.

Sélection des médicaments et des indications

Les prescripteurs peuvent soumettre des demandes pour tous les médicaments financés par le PAE au moyen du Système SADIE. Certains médicaments et certaines indications afficheront un formulaire intelligent aux critères précis.

Recherche d’un médicament dans le Système SADIE

Recherchez un médicament en entrant son nom, son nom générique (chimique) ou le numéro d’identification du médicament (DIN). Durant la saisie, tous les médicaments correspondant à votre entrée s’affichent dans la liste. Sélectionnez le médicament pour lequel vous souhaitez présenter une demande.

Veuillez prendre note que si vous saisissez un nom de médicament ou un DIN, c’est le nom générique (chimique) du médicament qui apparaît et que vous devez sélectionner.

Si le médicament que vous recherchez ne figure pas dans la liste, vous pouvez le saisir sans le sélectionner dans la liste déroulante.

Indications en caractères gras dans le Système SADIE

Lorsque vous sélectionnez un médicament, certaines indications apparaissent en caractères gras pour mettre en évidence celles qui sont le plus souvent associées à ce médicament, souvent en raison des critères de remboursement du PAE.

Pour assurer la meilleure expérience et l’accès aux formulaires intelligents aux critères précis, les utilisateurs doivent sélectionner le médicament et l’indication dans les menus déroulants, puis cliquer sur les noms pour confirmer leur choix.

Changement du médicament ou de l’indication dans le Système SADIE

Si vous changez l’indication ou le médicament sélectionné, cela aura pour effet de modifier le critère de remboursement et les questions qui s’affichent.

Pour afficher le critère de remboursement et les questions appropriées correspondant à votre nouvelle sélection, vous devez toujours cliquer sur le « x » du côté droit du champ pour effacer l’information précédente avant de saisir votre nouvelle sélection de médicaments et d’indications.

Détermination du type de demande (initiale ou renouvellement)

Le Système SADIE détermine s’il s’agit d’une demande initiale ou d’un renouvellement une fois que vous avez confirmé les renseignements sur le patient et sélectionné un médicament et une indication.

En arrière-plan, le Système SADIE passe en revue l’historique des demandes du patient au titre du PAE (médicaments, indications, approbations précédentes, durées, etc.) et détermine le type de demande (initiale ou renouvellement).

Validation du Système

Saisie des dates dans le Système SADIE

Pour saisir des dates, cliquez n’importe où dans un champ qui contient l’icône de calendrier pour sélectionner une date. Les champs nécessitant une date ne peuvent être remplis qu’en utilisant le contrôle de calendrier.

L’annexe B du guide de l’utilisateur du Système SADIE (en anglais seulement) présente des directives précises concernant la manière d’utiliser les contrôles de calendrier.

Information requise surlignée dans l’onglet d’examen (« Review »)

Dans l’onglet d’examen (« Review »), le Système cerne toutes les réponses obligatoires qui n’ont pas été fournies dans la section des renseignements cliniques sous l’onglet des renseignements (« Details »). Cliquez sur l’avertissement surligné en jaune pour que le Système SADIE vous amène au champ qui n’a pas été rempli.

En ce qui concerne les questions d’ordre clinique dans l’onglet des renseignements (« Details »), vous pouvez quand même soumettre la demande même si des valeurs obligatoires ne sont pas fournies. Toutefois, vous serez invité à expliquer pourquoi vous n’avez pas répondu à ces questions.

Suivi des demandes

Confirmation indiquant que la demande a bien été soumise

Une fois qu’un prescripteur ou une personne déléguée a soumis une demande, le message « Request Submitted » apparaît pour confirmer que la demande a bien été soumise et vous offrir la possibilité de télécharger ou d’imprimer une copie de la demande.

Les prescripteurs recevront les décisions du PAE, tant les approbations que les rejets, pour de nombreuses demandes de médicaments dans les secondes suivant leur soumission au PAE dans le Système SADIE.

Consultation des renseignements d’une demande qui a été soumise au PAE

Pour de nombreuses demandes de médicaments, le Système SADIE peut déterminer si elles sont approuvées ou rejetées en quelques secondes. Le message « Your request (00123456-01) has been approved » ou « Your request (00123456-01) has been reviewed and is not approved for coverage under EAP » s’affiche. Les prescripteurs ou les personnes déléguées peuvent sélectionner le lien vers la réponse du ministère (« View Ministry’s response ») pour :

• consulter l’avis d’approbation ou de rejet;
• les renseignements concernant la soumission;
• la correspondance en lien échangée avec le ministère.

Tous les utilisateurs peuvent afficher des demandes en lien avec des lieux de pratique auxquels ils ont accès en sélectionnant « View Submitted » dans le menu. Cet écran montre les demandes soumises au PAE, quelle que soit la méthode utilisée (c.-à-d. le Système SADIE, le Service de demande par téléphone, le télécopieur ou la poste).

La liste « Submitted Requests Awaiting Ministry Decision » affiche les demandes en attente du résultat de leur évaluation afin de pouvoir être traitées.

La liste « Submitted Requests With Ministry Decision » affiche les demandes qui ont été évaluées, ainsi que les décisions et les lettres de réponse qui y sont associées.

Remarque : Les prescripteurs et les personnes déléguées ont accès aux demandes de tous les lieux (lieux de pratique), mais les personnes désignées n’ont accès qu’aux demandes des lieux auxquels elles ont été assignées.

Accès aux demandes sauvegardées dans la liste des demandes en cours (« Requests in Progress ») sur la page d’accueil

Les demandes figurant dans la liste des demandes en cours (« Requests in Progress ») ou la liste des demandes prêtes à être soumises (« Requests Ready to Submit ») qui n’ont pas été modifiées au cours des 30 derniers jours sont supprimées aux fins de protection de la vie privée du patient et de sécurité. Nous vous encourageons à télécharger ou à imprimer le fichier PDF des demandes au moment de les soumettre.

Demande de modification des renseignements d’une approbation existante (modification)

Les prescripteurs ainsi que les personnes déléguées et désignées* peuvent demander de modifier une approbation existante pour un patient (changement de DIN, de format, de dose, de période d’approbation ou autre) lorsqu’un même médicament et une même indication sont sélectionnés. Le Système SADIE analyse l’historique du patient dans le PAE et, s’il y a lieu, lui permet de soumettre une demande de modification des renseignements.

* Remarque : Les personnes désignées peuvent transmettre des demandes de modification aux prescripteurs et aux personnes déléguées aux fins de soumission. Ceux-ci soumettront les demandes associées aux lieux auxquels ils ont accès.

Pour obtenir de plus amples renseignements et des directives sur la manière de créer et de soumettre des demandes de modification des renseignements d’une approbation existante dans le Système SADIE, consultez la section 9.2 du guide de l’utilisateur du Système SADIE.

Ajout de renseignements pour une demande soumise au PAE

Les prescripteurs ainsi que les personnes déléguées et désignées* peuvent fournir des renseignements supplémentaires pour une demande déjà soumise au PAE lorsqu’ils reçoivent la notification « Further Information Required ».

* Remarque : Les personnes désignées peuvent transmettre des renseignements supplémentaires aux prescripteurs et aux personnes déléguées aux fins de soumission. Ceux-ci soumettront les demandes associées aux lieux pour lesquels ils ont obtenu l’accès.

Pour obtenir de plus amples renseignements et des directives sur la manière de fournir des renseignements supplémentaires dans le Système SADIE, consultez le guide sur l’ajout de renseignements (en anglais seulement).

Appel d’une décision négative

Les prescripteurs ainsi que les personnes déléguées et désignées* peuvent utiliser le Système SADIE pour interjeter appel d’une demande précédemment soumise au PAE lorsqu’ils reçoivent la notification « Not approved » et qu’ils sont en présence de renseignements cliniques pertinents nouveaux ou supplémentaires.

* Remarque : Les personnes désignées peuvent transmettre une demande d’appel aux prescripteurs et aux personnes déléguées aux fins de soumission. Ceux-ci soumettront les demandes associées aux lieux pour lesquels ils ont obtenu l’accès.

Pour obtenir de plus amples renseignements et des directives sur la manière de faire appel, consultez le guide sur l’appel d’une décision (en anglais seulement).

Mise à jour et finalisation d’une demande amorcée par un autre utilisateur du Système SADIE

Les personnes désignées peuvent mettre à jour les demandes associées à tout lieu de pratique auquel elles sont assignées, même si elles ont été créées par un autre utilisateur du Système SADIE, jusqu’à ce que les prescripteurs ou les personnes déléguées les soumettent au PAE.

Les personnes déléguées et les prescripteurs peuvent mettre à jour les demandes associées à tout lieu de pratique, même si elles ont été créées par un autre utilisateur du Système SADIE, jusqu’à ce qu’elles soient soumises au PAE.

Notifications par courriel

Le Système SADIE envoie des notifications par courriel aux utilisateurs lorsqu’une activité doit faire l’objet de mesures de leur part.

Gestion des notifications par courriel

À l’heure actuelle, le Système SADIE ne prend pas en charge la désactivation ou la personnalisation des notifications par courriel. Cependant, le Système est conçu de manière à limiter les courriels inutiles :

• Les prescripteurs et les personnes déléguées reçoivent des notifications uniquement dans les cas suivants :
  • Une décision du ministère est rendue.
  • Une personne désignée leur envoie une demande qui figure dans la liste des demandes prêtes à être soumises (« Ready to Submit »).
• Les personnes désignées reçoivent des notifications uniquement quand elles sont assignées au lieu de pratique indiqué sur la demande, et :
  • Un prescripteur ou une personne déléguée soumet une demande.
  • Une décision du ministère est rendue.

Adresses électroniques utilisées aux fins des notifications

Remarque : Si aucune adresse électronique n’est disponible, le Système SADIE ne peut pas envoyer de notification.

Réception de notifications par courriel du Système SADIE relatives à des demandes sur lesquelles vous n’avez pas travaillé

Les utilisateurs du Système SADIE (prescripteurs ainsi que personnes déléguées et désignées) reçoivent des notifications par courriel, envoyées à leur compte de courriel d’Accès sécurisé pour le secteur parapublic, pour les aviser d’actions qui doivent faire l’objet de mesures de leur part. Si un prescripteur a une adresse électronique pour un lieu de pratique et une autre pour son compte d’Accès sécurisé pour le secteur parapublic, la notification est envoyée aux deux adresses électroniques. Pour les prescripteurs qui lancent le Système SADIE à partir de leur DME, les notifications par courriel sont envoyées au compte de courriel associé à leur compte ONE ID.

Les personnes désignées reçoivent des notifications par courriel si elles sont actuellement assignées au lieu de pratique indiqué sur la demande, quelle que soit la personne qui a travaillé sur la demande ou l’a soumise.

Réception d’un courriel indiquant qu’une demande est prête à être soumise, mais cette demande ne figure pas dans la liste correspondante (« Requests Ready to Submit »)

Si vous recevez une notification par courriel indiquant qu’une demande est prête à être soumise, mais que vous ne la voyez pas lorsque vous vous connectez au Système SADIE, un autre utilisateur a probablement déjà transmis la demande et celle-ci sera introuvable dans la liste des demandes prêtes à être soumises (« Requests Ready to Submit »). La demande se trouve dans la liste des demandes soumises en attente de décision du ministère (« Submitted Requests Awaiting Ministry Decision ») ou celle des demandes soumises avec une décision du ministère (« Submitted Requests With Ministry Decision ») après avoir sélectionné « View Submissions » dans le menu.

Soumission d’une demande dans le Système SADIE par dossier médical électronique (DME)

• Les prescripteurs peuvent soumettre des demandes au titre du PAE en lançant le Système SADIE directement à partir des systèmes de dossier médical électronique (DME) participants.
• Les lettres de réponse du PAE peuvent être envoyées par voie électronique aux DME des prescripteurs.

Pour obtenir de plus amples renseignements et des directives sur la façon de soumettre une demande dans le Système SADIE au moyen du DME, consultez le guide d’accès au Système SADIE (en anglais seulement).