Code de pratique des autorités de réglementation : travailler ensemble pour protéger l’intérêt public en Ontario

Aperçu

L’Ontario a à cœur de protéger ce qui compte le plus pour les Ontariens – la santé, la sécurité et le bien-être de la population, de notre environnement et de notre économie. Pour ce faire, nous devons travailler les uns avec les autres, y compris ceux que nous réglementons, et la population.

Même si le mandat de réglementation de l’Ontario est très varié, nous nous sommes fixé des normes exigeantes de service à cet égard dans l’intérêt de la population. Le présent Code de pratique des autorités de réglementation (le Code) énonce une série de principes qui établissent les attentes relatives à la façon dont nous devons nous acquitter de nos fonctions. À quelques exceptions près, il s’applique à tous les ministères du gouvernement de l’Ontario exerçant des responsabilités en matière de mise en œuvre de la réglementation en première ligne^{footnote 1[1]} (p. ex.. promotion de la conformité, inspections, vérifications, enquêtes, mesures d’application, etc.). Nous tenons compte de ces principes lorsque nous :

• élaborons ou mettons à jour nos politiques opérationnelles, nos processus et nos normes;
• formons notre personnel de première ligne.

En suivant ces principes, nous démontrons notre engagement à offrir un service professionnel et à viser l’excellence en matière de mise en œuvre de la réglementation.

Pour ceux que nous réglementons, le Code énonce notre engagement à faire preuve de clarté au sujet de la façon dont nous travaillons avec vous. Vous saurez à quoi vous attendre de notre part et ce que nous attendrons de vous. Vous pourrez ainsi vous concentrer sur vos activités tout en vous conformant aux lois et aux règlements de l’Ontario.

Le Code promeut le traitement équitable et le respect lorsque vous faites l’objet d’une inspection, d’une vérification, d’une enquête ou d’une autre mesure de réglementation. En retour, nous vous demandons de coopérer et de nous fournir des renseignements exhaustifs lorsque vous interagissez avec nous. Cette approche équitable et uniforme est impérative pour qu’en Ontario, les règles du jeu de la réglementation soient les mêmes pour toutes les entreprises.

Nous avons chacun un rôle à jouer dans la protection de ce qui compte pour les Ontariens. En travaillant ensemble, nous pouvons tous produire de façon plus efficace et plus efficiente des résultats positifs pour la population, l’environnement et l’économie de l’Ontario.

Nous soutenons les entreprises qui se conforment à la réglementation en simplifiant les activités de conformité et en adoptant une approche des inspections fondée sur les risques afin de donner la priorité aux questions réglementaires les plus importantes. Notre engagement en faveur de l’uniformité, de la transparence et de la prise de décisions fondée sur des données probantes aidera les entreprises à s’acquitter de leurs obligations réglementaires et leur permettra de se concentrer sur la création d’emplois, l’expansion de leurs activités et le maintien de leur compétitivité.

Les entreprises sont la clé de la croissance économique de la province. Les professionnels de la réglementation du gouvernement de l’Ontario et son personnel responsable de la conformité (y compris, notamment, les inspecteurs et les vérificateurs) jouent un rôle crucial en aidant les entreprises à se conformer aux exigences réglementaires. Notre succès collectif passe nécessairement par des pratiques réglementaires plus judicieuses, permettant de concilier efficacement l’uniformité, la discrétion et la communication de l’information entre les organismes de réglementation. Les ministères menant des activités de surveillance réglementaire ou exerçant des fonctions connexes à l’égard d’entités qui ne sont pas des entreprises, ou dont l’objet principal est de répondre aux besoins d’une population vulnérable, doivent tenir compte de ces caractéristiques et prendre des mesures appropriées pour s’assurer de l’atteinte des objectifs stratégiques pertinents tout en protégeant l’intérêt public. Par exemple, les activités réglementaires menées par le ministère des Services à l’enfance et des Services sociaux et communautaires doivent toujours être axées de façon prioritaire sur l’intérêt supérieur, la protection, la sécurité et le bien-être des enfants, des jeunes et des adultes vulnérables recevant des services financés ou agréés par le Ministère.

Notre engagement à offrir un service professionnel

Mener nos activités réglementaires de façon professionnelle afin d’aider les entreprises et les autres entités réglementées à se conformer et à réussir

Dans toutes nos interactions, nous menons nos activités de façon professionnelle en nous conformant à la Loi de 2006 sur la fonction publique de l’Ontario,et aux valeurs de la fonction publique de l’Ontario. Notre personnel de première ligne a reçu une formation sur les caractéristiques suivantes du professionnalisme :

Honnêteté et intégrité

Nous exerçons nos fonctions d’une façon qui inspire la confiance et le respect pour le poste de confiance que nous occupons. Nous ne nous livrons pas à des activités qui sont ou pourraient sembler incompatibles avec nos responsabilités et nos fonctions ou qui sont susceptibles de faire douter de notre objectivité, de notre intégrité et de notre impartialité.

Respect

Nous traitons chaque personne avec respect et faisons preuve en tout temps et en toute situation de courtoisie et de professionalisme. Nous exerçons nos fonctions avec le souci de favoriser la diversité et l’inclusion, en phase avec les valeurs fondamentales de la fonction publique de l’Ontario.

Objectivité

Nous traitons chaque personne de façon impartiale et exerçons nos fonctions avec objectivité. Nous prenons des décisions fondées sur les lois, les règles de common law, les normes, les pratiques, les politiques et les procédures pertinentes.

Confidentialité

Nous traitons tous les renseignements obtenus par quelque moyen que ce soit en toute confidentialité, sauf si l’exercice de nos fonctions ou des dispositions législatives nous l’interdisent. Nous recueillons, utilisons et communiquons ou retenons tous les renseignements internes et externes en conformité avec les lois, les règlements, les privilèges juridiques, les politiques et les procédures applicables.

Connaissances

Nous approfondissons et améliorons nos connaissances et nos capacités par notre engagement à l’égard de l’apprentissage continu et nous montrons compétents lorsque nous nous acquittons de nos responsabilités.

Traitement en temps opportun

Nous entreprenons et menons à terme nos activités en temps opportun. Nous adhérons aux exigences législatives, aux politiques et aux procédures en matière de respect des échéances et nous nous conformons à tous les engagements internes et externes à cet égard.

Nous aspirons à traiter chaque personne de façon équitable conformément au Code des droits de la personne de l’Ontario et à promouvoir un climat de compréhension et de respect mutuel de la dignité et de la valeur de chaque personne que nous rencontrons. Nous sommes résolus à travailler en toute sécurité en nous conformant aux exigences de la Loi sur la santé et la sécurité au travail, L.R.O. 1990. Nous veillons également à assurer la stabilité du climat dans le secteur des affaires et nous exerçons nos fonctions de façon à faciliter la conformité et le succès des entreprises actives dans la province.

Mettre l’accent sur le service en fournissant une information et une assistance claires aux entreprises afin de faciliter leur mise en conformité

Dans le travail que nous effectuons, il est important de conserver la confiance du public. Dans cet esprit, nous privilégions l’uniformité et la clarté dans notre approche réglementaire, y compris dans les processus que nous suivons et les commentaires que nous pouvons recevoir au sujet de notre service ou de nos décisions. Le maintien d’une approche uniforme assure les entreprises et les autres entités réglementées d’un environnement réglementaire stable, axé sur les résultats et, lorsque cela est approprié, flexible.

Pour offrir un service efficace et professionnel, notre personnel de première ligne a suivi une formation sur les pratiques et les principes suivants :

• nous présenter et présenter le ministère ou l’organisme dont nous relevons;
• fournir des renseignements généraux sur le processus d’inspection, de vérification ou d’application de la loi qu’il faut suivre;
• indiquer les fondements législatifs de nos pouvoirs en matière d’inspection, de vérification, d’enquête ou de prise de mesures d’application de la loi;
• mentionner les mécanismes de traitement des plaintes et les procédures d’appel existants;
• indiquer nos coordonnées pour toute demande de complément d’information ou rétroaction.

Nous aspirons à fournir un service caractérisé par l’accessibilité, l’adaptation, la fiabilité, la bienveillance et la reddition de comptes, conformément à ce que prévoit la Directive sur les services de la FPO. Nous fournissons de l’information de façon à répondre aux besoins de chaque personne que nous rencontrons, par exemple en offrant de façon proactive des services en français (Loi sur les services en français, L.R.O. 1990) ou d’autres formats accessibles (Loi de 2005 sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario).

Communiquer de l’information, coordonner des activités et collaborer dans le but de promouvoir une uniformité et une transparence accrues

La collaboration avec d’autres autorités de réglementation favorise l’uniformité de nos approches afin de mieux protéger l’intérêt public. La coordination de nos efforts et la communication d’information permettent également de réduire le fardeau de ceux que nous réglementons, y compris la réduction des chevauchements. Afin d’aider les entreprises de l’Ontario à se mesurer à leurs concurrentes à l’échelle tant locale que mondiale, en améliorant les inspections et en simplifiant les activités de mise en conformité, nous :

• recherchons activement les occasions de coordonner nos activités de conformité avec celles des autres autorités de réglementation lorsqu’il existe des intérêts et des objectifs communs afin :
  • d’assurer l’efficacité de l’action réglementaire;
  • de réduire tout fardeau imposé indûment aux entreprises;
  • de maintenir les normes les plus rigoureuses en matière de protection de la santé publique, de la sécurité et de l’environnement;
• obtenons l’information requise, dans la mesure du possible, par des sources existantes ou d’autres méthodes autorisées, y compris les ententes d’échange de renseignements (p. ex.. Loi de 2007 sur la modernisation de la réglementation);
• échangeons des données et des renseignements, dans la mesure du possible, sauf si le cadre législatif et stratégique actuel de l’Ontario l’interdit, et continuons à rechercher de nouvelles possibilités d’accroître cet échange de données et de renseignements;
• dispensons une formation de base commune et offrons des possibilités d’échange de connaissances au personnel de première ligne et aux gestionnaires afin de favoriser la cohérence de nos façons de faire.

Notre engagement à viser l’excellence dans la mise en œuvre de la réglementation

Mettre l’accent sur les résultats pour appuyer la conformité des entreprises

Nous aspirons à obtenir les résultats attendus de notre réglementation sans imposer de fardeau inutile à ceux que nous réglementons. Nous contribuons ainsi à uniformiser les règles du jeu au sein de la communauté réglementée. Nous concentrons nos efforts sur la protection de l’intérêt public, le soutien de la croissance économique en Ontario et nous :

• communiquons clairement les résultats attendus par le gouvernement à ceux que nous réglementons afin d’en arriver à une compréhension commune de nos attentes et des raisons de leur importance;
• nous centrons sur l’intention de la réglementation et reconnaissons que dans certaines circonstances, il peut être approprié et légalement admissible d’envisager des solutions de rechange acceptables pour obtenir les résultats voulus par des moyens innovants ou moins astreignants;
• élaborons des plans visant à reconnaître les entreprises qui excellent en matière de conformité aux exigences réglementaires, comme le prévoit la Loi de 2020 visant à moderniser l’Ontario pour la population et l’entreprise;
• veillons à ce que le personnel de première ligne et les gestionnaires aient reçu une formation sur les principes de modernisation de la réglementation adoptés par le gouvernement et sur le présent Code, afin que tous les membres du personnel aient la même information sur l’approche gouvernementale en matière d’interactions avec ceux que nous réglementons

Cette approche offrira une plus grande certitude pour la communauté réglementée, ce qui augmentera sa confiance à l’endroit de nos actions et, conjuguée à un ciblage fondé sur les risques, contribuera à la mise en conformité de la façon la moins astreignante possible. C’est en nous concentrant sur les résultats pour optimiser l’impact tout en réduisant le fardeau que nous aidons les entreprises responsables à se conformer et à croître.

Cibler nos efforts en fonction du risque et des données probantes, afin de prioriser les activités du gouvernement qui visent les problèmes de non-respect de la réglementation

Nous ciblons nos efforts en fonction du risque afin de concentrer nos ressources sur la prévention et le règlement des questions qui comptent le plus pour les Ontariens. Pour faciliter les activités des entreprises en Ontario, nous soutenons celles qui agissent de façon responsable et qui ont de solides antécédents de conformité, tout en protégeant l’intérêt public de la façon la plus efficiente et la plus efficace possible. Pour ce faire, nous :

• faisons preuve de clarté et de transparence au sujet de nos cadres, de nos critères, de nos stratégies et de nos plans fondés sur le risque;
• donnons la priorité aux travaux sur les risques posés aux individus (p. ex.. aux employés), à la population, à l’environnement, et aux autres données pouvant aider à améliorer la prise de décisions en matière réglementaire;
• cernons les organismes, les secteurs, les régions géographiques et les activités à plus haut risque en utilisant des critères d’évaluation et des méthodes d’analyse de données appropriés (le cas échéant) et élaborons des plans opérationnels pour cibler nos efforts;
• collaborons avec d’autres autorités de réglementation pour cerner les occasions communes de remédier aux risques;
• recommandons aux autorités de réglementation d’échanger le plus possible de renseignements et de données, dans la mesure permise par le cadre législatif et stratégique existant, en vue de s’assurer de ne pas imposer de fardeau réglementaire indu aux entreprises ayant un historique de conformité satisfaisant;
• protégeons la santé et la sécurité du public, préservons l’environnement, faisons la promotion de la croissance économique, et encourageons la dissuasion générale en communiquant l’information et les autres données pertinentes sur la conformité avec les autres autorités de réglementation de la FPO chaque fois que cela est possible;
• adaptons le type et la fréquence des demandes d’information que nous présentons en fonction du risque, lorsque cela est admissible;
• réévaluons régulièrement les critères d’évaluation du risque et apportons des modifications aux stratégies et aux activités pour tenir compte des changements de priorité pouvant découler de l’existence de données probantes nouvelles et en évolution.

Le recours à une approche fondée sur le risque favorise l’uniformisation de l’action des autorités de réglementation de l’Ontario et permet une affectation des ressources plus efficace, ce qui se traduit pas une meilleure protection.

Communiquer avec les entreprises et les autres entités réglementées et leur donner une formation et des conseils pour promouvoir la conformité

Si la plupart des individus, des entreprises et des autres entités réglementées de l’Ontario respectent nos lois, certains peuvent éprouver de la difficulté à s’y conformer pour les raisons suivantes :

• une mauvaise compréhension des exigences de la loi;
• des erreurs dans les mesures prises pour la mise en conformité;
• l’insuffisance des ressources disponibles.

Pour remédier à ces lacunes, nous :

• adoptons une approche proactive de la conformité reposant sur la prévention en communiquant nos attentes, et en fournissant de l’assistance, de l’information, des conseils et d’autres outils, par l’intermédiaire de différents canaux accessibles, visant à faciliter la conformité;
• communiquons dans un langage clair afin d’aider ceux que nous réglementons à mieux comprendre ce que nous attendons d’eux;
• identifions et expliquons tout problème de non-conformité que nous relevons, y compris en décrivant toute action requise et en indiquant les délais imposés à cet égard;
• communiquons clairement au sujet de ce qu’est une exigence réglementaire et de ce qu’est une bonne pratique.

Nous pouvons améliorer la conformité et mieux protéger l’intérêt public en privilégiant une communication claire, ciblée et simple.

Appliquer une approche proportionnée pour améliorer et promouvoir la conformité

Nous protégeons l’intérêt public en améliorant les résultats en matière de conformité de la façon la plus efficiente et la plus efficace.

Notre personnel de première ligne est autorisé à utiliser à une large gamme d’outils pour intervenir face à :

• des problèmes,
• des infractions,
• des incidents,
• des plaintes.

Nous aspirons à utiliser ces outils d’une façon proportionnée aux circonstances, en fonction d’un continuum de conformité. Ces outils sont notamment l’éducation et l’assistance pour encourager la mise en conformité volontaire, l’escalade graduelle des mesures (p. ex.. avertissements, ordonnances, contraventions, pénalités, etc.) lorsqu’elles sont nécessaires pour corriger ou améliorer la conformité, et la priorité accordée aux entités à risque élevé, y compris celles dont la non-conformité est continue ou délibérée.

Dans un cas de risque élevé et d’inconduite grave ou de non-conformité répétée, une mesure décisive et appropriée peut être prise immédiatement.

Nous utilisons notre pouvoir discrétionnaire pour choisir la meilleure mesure de mise en conformité après avoir évalué le risque et les circonstances pertinentes. Lorsque nous utilisons notre pouvoir discrétionnaire, nous ne perdons pas de vue l’importance d’assurer aux entreprises et aux autres entités réglementées des règles du jeu égales pour tous, et nous y réussissons notamment en adoptant une approche uniforme et fondée sur des principes de la vérification de la conformité. Il s’agit d’un équilibre important dont nous devons tenir compte, en tant qu’autorités de réglementation modernes. Grâce à cette approche, nous :

• fournissons des renseignements clairs sur notre approche de la conformité et sur la gamme d’outils de mise en conformité et d’application de la loi à notre disposition;
• agissons de façon proportionnée aux circonstances, et utilisons notre pouvoir discrétionnaire pour choisir l’option ou l’outil le plus adapté à la situation;
• faisons usage de notre pouvoir discrétionnaire en respectant les politiques et les critères objectifs de notre organisation (p. ex.. les dispositions législatives pertinentes, le niveau de risque, la gravité du comportement, l’historique en matière de conformité et la volonté de coopérer démontrée);
• veillons à donner à notre personnel de première ligne de la formation sur la façon d’évaluer le risque et d’utiliser son pouvoir discrétionnaire dans l’ensemble du continuum de conformité.

En tout temps, les membres du personnel doivent s’efforcer de travailler de façon collaborative et professionnelle avec chaque organisation et/ou personne responsable en vue de remédier aux conséquences d’un incident et de prévenir toute récidive.

Surveiller, mesurer et évaluer nos activités et nos résultats et en faire rapport afin d’adapter et d’améliorer l’efficacité de l’action réglementaire et des activités de conformité

Nous nous sommes fixé pour objectif d’améliorer de façon continue nos approches réglementaires afin de nous assurer de continuer à obtenir les résultats prévus de façon efficace et efficiente. Pour obtenir les meilleurs résultats, nous :

• évaluons l’efficacité de nos activités de conformité afin de nous assurer qu’elles permettent d’obtenir les meilleurs résultats et d’ajuster nos approches au besoin;
• mettons à jour nos connaissances et nos compétences pour tenir compte des meilleures pratiques, des tendances en matière de réglementation ou de secteur d’activité et des approches modernes de la conformité;
• répondons à la rétroaction provenant de la communauté réglementée et de la population et trouvons des possibilités d’amélioration.

Nous sommes ouverts à la formulation de commentaires par toute personne intéressée, y compris par des consultations publiques appropriées des entreprises et des autres entités réglementées, afin de nous aider à améliorer la façon dont nous protégeons ce qui compte le plus pour les Ontariens.

En travaillant ensemble et en suivant le Code, notre but est d’améliorer les résultats en matière de conformité et d’appuyer la croissance économique pour un Ontario sûr et en santé. Pour nous assurer que le Code demeure pertinent, nous fournissons de l’information sur la façon dont nous appliquons ses principes et sur les résultats que nous obtenons. Nous reconnaissons la contribution du personnel, des équipes et des organisations qui font preuve d’excellence dans l’application des principes énoncés dans le Code. Nous surveillons également la rétroaction afin de recenser les occasions d’amélioration continue.