Commission d’évaluation des matériaux de construction plan d’activités 2021–2024
Renseignez-vous sur les activités et les plans relatifs au règlement des différends dans le secteur de la construction en Ontario
Mandat
La Commission d’évaluation des matériaux de construction (« la Commission ») est un organisme de réglementation dont les pouvoirs sont établis par l’article 28 de la Loi de 1992 sur le code du bâtiment.
La Commission a pour mandat d’évaluer les nouveaux matériaux de construction, installations, réseaux et conceptions de bâtiments et d’en autoriser l’emploi, sous certaines conditions, en Ontario. Pour ce faire, elle peut effectuer ou faire effectuer des recherches, des analyses et des examens sur ces matériaux, installations, réseaux ou conceptions. La Commission n’est pas un organisme d’essais, mais elle peut néanmoins exiger qu’un demandeur réalise des essais dans le cadre de son évaluation.
La Commission peut en outre recommander au ministre d’apporter des modifications à la Loi de 1992 sur le code du bâtiment ou au Code du bâtiment.
Toutes les ressources humaines et financières dont la Commission a besoin pour remplir son mandat proviennent de la Direction du bâtiment et de l’aménagement du ministère des Affaires municipales et du Logement (« le ministère »).
Principes directeurs
À titre d’organisme créé en vertu de la Loi de 1992 sur le code du bâtiment, la Commission exerce ses pouvoirs et remplit ses fonctions conformément au mandat qui y est défini. Elle se doit d’être impartiale et indépendante, et c’est cette image que le public doit avoir d’elle. Le ministère et le gouvernement de l’Ontario n’ont aucune influence sur ses décisions.
La Commission a conclu un protocole d’entente avec le ministre des Affaires municipales et du Logement (« le ministre ») concernant l’exercice de son mandat. Ce protocole établit la relation entre le président de la Commission, le ministre et le ministère des Affaires municipales et du Logement en ce qui a trait à la Commission et aux services qu’elle fournit. Il vise à préciser les responsabilités respectives de ces parties et à faire en sorte que le principe fondamental de la responsabilisation soit observé dans la gestion, l’administration et les activités de la Commission.
En tant qu’organisme public, la Commission agit selon les principes de gestion du gouvernement de l’Ontario. Ses instances sont régies par la Loi de 1992 sur le code du bâtiment et par le Code du bâtiment ainsi que par le Manuel des lignes directrices, politiques et procédures de la Commission et par les directives du Conseil du Trésor et du Conseil de gestion du gouvernement. La Commission applique ces principes et éléments de gouvernance, notamment un comportement éthique, la responsabilisation, l’excellence de la gestion, l’utilisation judicieuse des fonds publics et la prestation de services de qualité supérieure au public, en contribuant à la salubrité, à la sécurité, à l’accessibilité et à l’efficacité énergétique des bâtiments en Ontario ainsi qu’en jouant un rôle positif dans le secteur de la construction de la province.
Orientation stratégique
L’orientation stratégique et les objectifs de la Commission visent à assurer la bonne exécution du mandat d’examiner et d’autoriser l’utilisation de matériaux, d’installations et de conceptions pour la construction de bâtiments. L’orientation stratégique de la Commission est conforme à son mandat, aux priorités pour le secteur des organismes et aux politiques et directives clés du gouvernement.
Les organismes provinciaux font partie du gouvernement et, à ce titre, sont tenus tenus d’agir dans le meilleur intérêt de la population ontarienne en étant efficientes, efficaces et en optimisant l’utilisation de l’argent de contribuables. Conformément à cette attente, l’orientation et les objectifs de la Commission respectent les priorités gouvernementales suivantes :
Transparence et responsabilisation
- Respecter les directives et politiques gouvernementales pertinentes et assurer la transparence et la responsabilisation par des rapports pertinents.
- Se conformer aux exigences de la Directive concernant les organismes et les nominations et répondre aux conclusions des vérifications, s’il y a lieu.
- Déterminer les compétences, les connaissances et l’expérience nécessaires pour soutenir efficacement le conseil d’administration dans ses fonctions de gouvernance et de responsabilisation.
Gestion des risques
- Élaborer et mettre en œuvre un processus efficace pour cerner, évaluer et atténuer les risques, y compris en planifiant les mesures à prendre en cas de situation d’urgence comme la .
Prestation numérique et services à la clientèle
- Explorer et mettre en œuvre des stratégies de numérisation ou de modernisation numérique pour la prestation de services en ligne et continuer de respecter et de dépasser les normes de services à la clientèle tout au long de la transition.
- Utiliser une variété d’approches ou d’outils pour assurer la prestation des services dans toutes les situations, y compris pendant la pandémie de .
La Commission s’efforce de fournir un processus rapide, abordable et non contradictoire d’évaluation et d’approbation de nouveaux matériaux, installations, réseaux et conceptions qui seront utilisés pour la construction de bâtiments de l’Ontario. Conformément aux priorités du gouvernement, la Commission continue de respecter la Directive concernant les organismes et les nominations du Conseil de gestion du gouvernement, y compris en ce qui concerne la rédaction et l’affichage public du plan d’activités et du rapport annuel chaque année. La Commission adhère au processus de gestion des risques et de présentation de rapports du gouvernement et maintient la souplesse nécessaire pour faire face aux situations d’urgences, y compris la transition vers des audiences en ligne en raison de la .
La Commission a acquis la réputation de fournisseur de services efficace, utile et de qualité dans le secteur de la construction. La Commission se heurte néanmoins à certaines difficultés. Pour les surmonter et améliorer son fonctionnement et les services qu’elle fournit à ses clients, la Commission prévoit poursuivre au cours des prochaines années la mise en œuvre des initiatives décrites ci-après.
Passage en revue des autorisations existantes
En 2008, la Commission a lancé une initiative pour gérer et tenir à jour toutes les autorisations existantes, y compris l’adoption d’une « politique d’expiration », qui verrait une autorisation expirer cinq ans après sa date d’approbation.
Pour commencer, la Commission a tenté de communiquer avec tous les titulaires d’une autorisation délivrée depuis 1976 pour s’assurer que leurs coordonnées étaient à jour dans ses dossiers. Elle a profité de l’occasion pour leur demander s’ils fabriquaient encore le matériau, l’installation, le réseau ou la conception que visait l’autorisation, et si les renseignements connexes que détenait la Commission étaient à jour.
La deuxième phase visait à relever tout dédoublement possible avec d’autres approbations pour des produits, conceptions ou systèmes novateurs, notamment avec des décisions du ministre, en considérant les rapports d’évaluation du Centre canadien des matériaux de construction.
Un troisième examen a été effectué pour mettre à jour les autorisations existantes en fonction des politiques actuelles de la Commission et pour déterminer si ces autorisations devaient être mises à jour en fonction des codes et normes établis par le Code du bâtiment de 2012, dans sa version en vigueur le 4 décembre 2012.
La dernière étape de l’examen a été achevée en juillet 2020. Toutes les autorisations originales restantes ont été mises à jour pour y inclure les nouvelles conditions générales et une date d’expiration. Lorsqu’une autorisation expire, le titulaire doit présenter une nouvelle demande.
Recommandations au ministre
La Commission passe continuellement en revue les autorisations existantes pour déterminer s’il y a lieu de recommander au ministre des modifications au Code du bâtiment ou de révoquer d’autres autorisations à la lumière de la version en vigueur du Code.
La Commission n’a fait aucune recommandation au ministre au cours de l’exercice en cours.
Délai de prise de décisions et de délivrance d’autorisations
La Commission s’efforce de rendre une décision ou d’émettre une autorisation dans les 120 jours suivant son examen initial de la demande. Cette cible correspond au délai moyen requis pour l’évaluation des demandes.
La Commission s’efforce de rendre son processus d’évaluation des demandes aussi transparent que possible et d’améliorer la documentation correspondante, conformément à la priorité du gouvernement de renforcer la transparence et la responsabilisation.
La Commission continue de surveiller et d’examiner ses processus de prise de décisions afin de cerner toutes les possibilités d’en améliorer l’efficacité.
Planification de la relève
Dans le cadre de la planification de la relève, la Commission juge nécessaire de prolonger le chevauchement des mandats des membres sortants et des personnes nouvellement nommées. Idéalement, un chevauchement de neuf mois des mandats permettrait aux personnes en poste de transférer leurs connaissances aux nouveaux membres et de les encadrer.
En plus du maintien d’un effectif adéquat, il est primordial que la Commission conserve son expertise interne, d’où l’importance qu’elle continue de solliciter la nomination de nouveaux membres possédant des connaissances spécialisées dans tous les domaines techniques nécessaires (p. ex. sécurité contre l’incendie, plomberie, génie mécanique, systèmes d’égouts sur place, etc.). Conformément au protocole d’entente, le président doit aviser à l’avance le ministre lorsque des postes vont être vacants et formuler des recommandations pour le renouvellement de mandats qui viennent à échéance ou la nomination de nouveaux membres.
Sondage annuel auprès des clients
La Commission a l’intention de poursuivre ce sondage indépendant qui l’aide à déterminer le degré de satisfaction des clients à l’égard de ses services.
Vue d’ensemble des principales activités
Le personnel de soutien de la Commission est chargé de gérer les dossiers et d’assurer le service à la clientèle pour les personnes qui souhaitent demander une autorisation à la Commission. À la réception d’une demande, le secrétaire de la Commission vérifie si tous les renseignements et documents exigés ont été soumis. Il consulte ensuite le Centre canadien de matériaux de construction (CCMC) pour savoir si ce dernier a examiné le produit ou manifesté son intention de le faire. Si c’est le cas, la Commission pourrait ne pas avoir la compétence requise pour effectuer une évaluation selon le paragraphe 29 (8) de la Loi de 1992 sur le code du bâtiment.
Le ou la secrétaire de la Commission est le membre du personnel du ministère chargé d’aider la Commission et responsable de l’administration générale et de l’élaboration des politiques selon les directives de la Commission. Cette responsabilité exige d’assurer la liaison avec le Bureau du ministre en ce qui concerne le processus de nomination, la gestion des questions d’intérêt, la planification des activités, la mesure du rendement, la surveillance des dépenses ainsi que le respect des exigences applicables au secteur des organismes et des directives du Conseil de gestion du gouvernement.
La Commission dans son ensemble rend des décisions sur les demandes, mais elle charge généralement des sous-comités de mener les évaluations détaillées. Ces sous-comités se composent de membres qui connaissent le domaine technique visé par la demande ou sont spécialisés dans celui-ci. La Commission peut demander l’avis du personnel technique du ministère.
Le nombre d’évaluations effectuées et d’autorisations accordées est fonction du volume de demandes. En général, la Commission se réunit une fois par mois, avec environ trois à cinq réunions de sous-comités pendant la même période. Il lui faut généralement de trois à quatre mois pour rendre sa décision, selon la complexité de la demande, le besoin de réclamer des renseignements supplémentaires aux demandeurs et la rapidité de leur réponse.
Le tableau ci-dessous résume la charge de travail de la Commission au cours des cinq dernières années :
Le tableau 1
| Exercice | Demandes reçues | Autorisations délivrées | Autorisations modifiées ou révisées | Autorisations révoquées |
|---|---|---|---|---|
| 2016 – 2017 | 3 | 3 | 10 | 11 |
| 2017 – 2018 | 6 | 3 | 10 | 9 |
| 2018 – 2019 | 8 | 3 | 1 | 5 |
| 2019 – 2020 | 5 | 7 | 3 | 4 |
| 2020 – 2021 |
3 | 4 | 4 | 4 |
Remarque :
Le nombre de demandes présentées à la Commission a légèrement fluctué au cours des cinq dernières années. La Commission note que l’augmentation du nombre de demandes reçues pendant l’exercice 2019–2020 pourrait résulter de la politique d’expiration (les autorisations expirent maintenant au bout de cinq ans).
En plus des nouvelles demandes indiquées plus haut, la Commission examine des demandes de modification d’autorisations existantes et passe en revue les autorisations existantes en vue de les révoquer, s’il y a lieu. Les demandes de modifications sont traitées sensiblement de la même façon que les nouvelles demandes. La Commission examine et évalue les particularités des modifications proposées afin de tenir compte des modifications et des mises à jour apportées aux produits, systèmes et conceptions novateurs. Le processus d’examen et de révocation augmente la charge de travail de la Commission et de son personne.
La Commission note que lorsqu’un demandeur choisit de ne pas faire de présentation à la Commission, l’examen du dossier prend plus de temps, car cela exige un échange plus important de communications entre la Commission et le demandeur. De plus, dans un nombre croissant de cas, la Commission doit procéder à un examen approfondi pour s’assurer que la demande relève de sa compétence. Tous ces facteurs ont une incidence sur le nombre de réunions de sous-comité nécessaires pour procéder à l’examen complet des nouveaux produits novateurs.
Réalisations
En raison de l’épidémie de , le personnel et les membres de la Commission se sont adaptés au travail à distance. Pour fournir ses services, la Commission a commencé à accepter les demandes par voie électronique et à tenir des réunions à distance. Ces mesures s’inscrivent dans la priorité du gouvernement d’améliorer la prestation numérique et le service à la clientèle.
Au cours des dernières années, plusieurs mesures ont été prises pour améliorer le rendement et la responsabilisation de la Commission, notamment le suivi continu des mesures du rendement qui lui sont propres, conformément à la priorité du gouvernement d’améliorer les services à la clientèle, la transparence et la responsabilisation. Voici les réalisations à l’actif de la Commission :
- La Commission a continué d’offrir un mécanisme rentable et expéditif d’évaluation des nouveaux matériaux de construction, installations, réseaux et conceptions de bâtiments.
- Elle a poursuivi la pratique consistant à sonder les clients après la fin de l’exercice (soit après le 31 mars 2020 pour ce plan d’activités).
- Selon les résultats du sondage des clients qui ont utilisé les services de la Commission pendant l’exercice 2019–2020
- 100 % étaient d’avis que les processus et les procédures étaient clairs et faciles à comprendre;
- 100 % étaient d’avis que le processus et les procédures présentaient un degré élevé de qualité et de cohérence;
- 100 % estimaient avoir été traités avec courtoisie par le personnel et les membres de la Commission;
- 100 % estimaient avoir été traités de façon équitable.
- Conformément à la priorité du gouvernement de renforcer la transparence et la responsabilisation, la Commission continue de se conformer à la directive du Conseil de gestion du gouvernemen concernant les organismes et les nominations :
- La Commission a préparé un plan d’activités triennal, a adopté sa version finale et l’a présenté dans les délais prescrits;
- Son rapport annuel pour l’exercice 2019–2020 a été présenté et approuvé dans les délais prescrits.
- Conformément à la priorité du gouvernement concernant la gestion des risques, la Commission continue de cerner et d’évaluer les risques et de proposer des stratégies d’atténuation qui sont décrites chaque année dans le plan d’activités.
Ressources
Ressources humaines
La Commission compte au total 12 membres à temps partiel, dont le président et un vice-président. Tous les membres sont nommés par le lieutenant-gouverneur en conseil par voie de décret. Conformément à la Directive concernant les organismes et les nominations du Conseil de gestion du gouvernement, les personnes nommées à la Commission peuvent cumuler plusieurs mandats et siéger pendant un maximum de 10 années.
Les unités suivantes du ministère et du gouvernement aident la Commission à observer la directive :
- la Direction du bâtiment et de l’aménagement de la Division des services aux municipalités
- la Direction des services généraux et la Direction de la planification et du contrôle financiers de la Division de la gestion des activités ministérielles
- la Direction des services juridiques
- le Groupement de l’information et de la technologie de l’information pour les services à la collectivité
- Le personnel de soutien direct de la Commission (employé par le ministère) est composé d’une secrétaire de la Commission à 0,8 équivalent temps plein (ETP)
Comme le mentionnait le plan d’activités précédent, depuis le 1er octobre 2019, le personnel de soutien de la Commission a été réduit de 50 %. La Commission continuera de surveiller les répercussions de cette réduction.
Ressources financières
La Commission ne dispose pas de son propre budget; elle est soutenue par le personnel du ministère. Ses dépenses de fonctionnement sont prélevées dans le budget du ministère des Affaires municipales et du Logement.
Le tableau suivant détaille les coûts liés au soutien de la Commission :
Le tableau 2
| Chiffres réels 2019–2020 |
Chiffres provisoires 2020–2021 |
Budget 2021–2022 | Prévisions 2022–2023 | Prévisions 2023–2024 | |
|---|---|---|---|---|---|
| Rémunérations journalières des membres | 78 231 $ | 28 434 $ | 112 000 $ | 112 000 $ | 112 000 $ |
| Déplacements et réunions des membres | 19 477 $ | 63 $ | 60 100 $ | 61 900 $ | 63 800 $ |
| Autres coûts liés à l’administration | 3 217 $ | 2 976 $ | 9 800 $ | 10 100 $ | 10 400 $ |
| Total partiel | 100 925 $ |
31 473 $ |
181 900 $ |
184 900 $ |
184 200 $ |
| Équivalents plein temps (EPT) | 1,6/0,8 |
0,8 | 0,8 | 0,8 | 0,8 |
| EPT– Coûts (salaire + avantages sociaux) | 94 891 $ | 63 198 $ | 82 400 $ | 84 900 $ | 87 400 $ |
| TOTAL | 195 816 $ | 94 671 $ | 264 300 $ | 268 900 $ | 273 600 $ |
Remarque : Les chiffres étant arrondis, les totaux peuvent ne pas correspondre exactement.
Revenus
Les droits versés pour le dépôt d’une demande sont comptabilisés en tant que revenus non fiscaux du ministère des Affaires municipales et du Logement.
Le taux actuel de ces droits, en vigueur depuis le 1er janvier 2018, est de 11 000 $ par demande.
Le tableau ci-dessous donne le détail des revenus associés aux demandes présentées à la Commission.
Le tableau 3
| Revenus | Chiffres réels 2019–2020 |
Chiffres provisoires 2020–2021 | Budget 2021–2022 |
Prévisions 2022–2023 |
Prévisions 2023–2024 |
|---|---|---|---|---|---|
| Droits de demande | 77 000 $ | 11 000 $ | 66 000 $ | 66 000 $ | 66 000 $ |
| Total des revenus | 77 000 $ | 11 000 $ | 66 000 $ | 66 000 $ | 66 000 $ |
Plan de communication
La Commission communique avec les demandeurs et autres personnes intéressées au moyen de publications, de formulaires et d’instructions appropriés qu’elle affiche sur son site Web public ou qu’elle envoie sur demande.
La secrétaire de la Commission répond aux demandes de renseignements par téléphone et par courriel.
Analyse du contexte
Facteurs ayant une incidence sur le plan d’activités
Fluctuation du nombre de demandes
La complexité des demandes reçues par la Commission et l’adoption de technologies vertes, dont la plupart peuvent être considérées comme novatrices, influent sur l’ampleur des besoins en membres qualifiés et sur le niveau requis de soutien administratif. La Commission a besoin de membres compétents et d’un effectif adéquat pour maintenir les niveaux de service.
Lorsque l’édition 2012 du Code du bâtiment est entrée en vigueur le 1er janvier 2014, la Commission a commencé à passer en revue les autorisations existantes au regard des nouvelles dispositions du Code afin de déterminer si le Code contenait désormais des exigences relatives aux matériaux, aux installations, aux réseaux et aux conceptions de bâtiments qui étaient précédemment visées par des autorisations.
Une démarche similaire sera nécessaire lors de l’entrée en vigueur d’une nouvelle édition du Code du bâtiment, ce qui aura sans doute un impact sur la charge de travail de la Commission.
En outre, la Commission a institué un délai d’expiration de cinq ans pour ses autorisations. Pour qu’une autorisation soit maintenue, la personne qui la détient devra en demander le renouvellement tous les cinq ans, ce qui aura aussi une incidence sur la charge de travail de la Commission.
Depuis le 1er avril 2020, la pandémie de a une incidence sur le nombre de demandes reçues. De plus, il se peut que l’augmentation des droits à verser ait influé sur le nombre de demandes reçues et, par conséquent, sur la charge de travail de la Commission.
Nouveaux membres de la Commission
La Commission devra s’efforcer de maintenir une composition adéquate, tant sur le plan du nombre de ses membres que sur celui des connaissances spécialisées dans tout l’éventail des disciplines techniques pertinentes (p. ex. sécurité contre l’incendie, plomberie, génie mécanique, systèmes d’égouts sur place, etc.).
Dans ses plans d’activités précédents, la Commission a indiqué qu’il serait préférable de prévoir un chevauchement des mandats des membres entrants et sortants afin de permettre aux membres en place d’encadrer les nouveaux membres. Idéalement, un chevauchement de neuf mois faciliterait le transfert des connaissances des anciens aux nouveaux membres ainsi que le mentorat de ces derniers.
Entre les mois d’avril et d’octobre 2020, le mandant de 8 membres a été renouvelé. Le mandat actuel du président expire en mars 2021 et celui de trois membres en juin 2021. Le président collabore avec le personnel du MAML pour obtenir le renouvellement du mandat des membres dans le but de maintenir la base de connaissances de la Commission.
Implications financières
À titre de personnes nommées à temps partiel, les membres de la Commission reçoivent une rémunération journalière établie par le Conseil du Trésor et le Conseil de gestion du gouvernement. Cette rémunération est de 472 $ pour les membres, 583 $ pour les vice-présidents et de 744 $ pour le président. Les membres de la Commission sont également remboursés pour les dépenses liées à leur participation aux réunions de la Commission tenues à Toronto ou ailleurs dans la province. Les dépenses et coûts liés aux activités de la Commission, y compris les charges de fonctionnement et les rémunérations journalières des membres, font partie du budget global du ministère des Affaires municipales et du Logement.
La fluctuation du volume et de la complexité des demandes a une incidence directe sur le budget de la Direction à l’appui des activités de la Commission.
Mesures et cibles de rendement
La Commission a adopté les recommandations relatives à la mesure du rendement établies en 2000 par la Commission de réforme du réseau d’organismes (la « Commission Guzzo »). Ces recommandations sont l’équité, l’accessibilité, la rapidité, la qualité, la cohérence, la transparence, l’expertise, le coût optimal et la courtoisie. Même si la Commission n’a pas classé tous ces objectifs comme étant à priorité « élevée », des processus ont été mis en place pour veiller à ce que tous les objectifs soient tous intégrés à ses activités et, par conséquent, pris en compte comme il se doit. Le tableau 4 ci-dessous indique le degré de priorité que la Commission attribue à chacun des objectifs. Des mesures de rendement ont été établies pour les objectifs dont la priorité est classée « élevée » ou « moyenne » dans le tableau 4. Les résultats de ces mesures sont présentés au tableau 5.
Le tableau 4
| Objectifs | Classement de la priorité |
|---|---|
| Équité | Élevée |
| Accessibilité |
Faible |
| Rapidité | Élevée |
| Qualité et cohérence | Élevée |
| Transparence | Moyenne |
| Expertise | Élevée |
| Coût optimal | Faible |
| Courtoisie | Moyenne |
Le tableau 5
| Résultats | Mesures | Cibles | Cibles | Engagements pour 2021–2024 |
|---|---|---|---|---|
| Équité (processus et procédures équitables et jugés équitables) |
Les demandeurs estiment que le processus était équilibré, adéquat et équitable. | La proportion des décisions de la Commission menant à une révision judiciaire ne devrait pas dépasser 10 % par exercice. | Cible atteinte. La proportion des décisions de la Commission ayant donné lieu à une révision judiciaire n’a pas dépassé 10 % en 2019–2020. | La proportion des décisions de la Commission donnant lieu à une révision judiciaire ne devrait pas dépasser 10 % par exercice. |
| Rapidité (évaluation rapide et rigoureuse des nouveaux matériaux, installations, réseaux et conceptions) |
Nombre moyen de mois entre la réception de la demande et la décision | Les décisions sont prises en moyenne dans un délai de quatre mois après l’examen initial de la demande par la Commission. | Cible non atteinte. En moyenne, les décisions ont été prises ou les autorisations accordées dans un délai de 180 jours après la première réunion de la Commission suivant la réception du dossier de demande complet. | a) Les décisions sont prises en moyenne dans un délai de quatre mois après l’examen initial de la demande par la Commission. |
| Qualité et cohérence (processus et procédures intègres et cohérents) | Les demandeurs estiment que le processus de la Commission a été mené avec un niveau élevé de qualité et de cohérence. | 85 % des demandeurs estiment que le processus était d’un niveau élevé de qualité et de cohérence. | Cible atteinte. 100 % des personnes qui ont répondu au sondage 2019–2020 estimaient que le processus était d’un niveau élevé de qualité et de cohérence. | 85 % des demandeurs estiment que le processus était d’un niveau élevé de qualité et de cohérence. |
| Transparence (processus et procédures clairs et faciles à comprendre) | Les demandeurs estiment que les processus et procédures de la Commission ont été clairement compris. | 85 % des demandeurs estiment que les processus et procédures sont clairs et faciles à comprendre. | Cible atteinte. 100 % des personnes qui ont répondu au sondage 2019–2020 estimaient que les processus et les procédures étaient clairs et faciles à comprendre. | 85 % des demandeurs estiment que les processus et procédures sont clairs et faciles à comprendre. |
| Expertise (décisions judicieuses rendues par la Commission grâce aux compétences techniques de ses membres) | a) Les demandeurs estiment que les membres de la Commission ont fait preuve d’un niveau approprié de connaissances et de compétences techniques. b) Envoi en temps opportun d’un avis au Bureau du ministre au sujet l’expiration imminente du mandat d’un membre de la Commission |
a) 85 % des demandeurs considèrent que les autorisations de la Commission démontrent un niveau élevé de connaissances et de compétences techniques sur le sujet traité. b) Le Bureau du ministre sera avisé six mois à l’avance de l’expiration du mandat d’un membre. |
a) Cible atteinte. 100 % des personnes qui ont répondu au sondage 2019–2020 estimaient que les membres de la Commission étaient des spécialistes du sujet traité. b) Cible atteinte. En 2019–2020, le ministère a été avisé 180 jours à l’avance de l’expiration du mandat de membres de la Commission. |
a) 85 % des demandeurs considèrent que les autorisations de la Commission démontrent un niveau élevé de connaissances et de compétences techniques sur le sujet traité. b) Le Bureau du ministre sera avisé six mois à l’avance de l’expiration du mandat d’un membre. |
| Courtoisie (politesse et courtoisie envers tous les clients) |
Les clients estiment qu’ils ont été traités avec courtoisie tout au long du processus de demande et d’évaluation. | 80 % des clients interrogés estiment qu’ils ont été traités avec courtoisie tout au long du processus de traitement et d’évaluation de leur demande. | Cible atteinte. 100 % des personnes qui ont répondu au sondage 2019–2020 estimaient avoir été traités avec courtoisie par le personnel de la Commission tout au long du processus de traitement de leur demande, et 100 % estimaient avoir été traités avec courtoisie par les membres. | 85 % des demandeurs estiment avoir été traités avec courtoisie tout au long du processus de traitement et d’évaluation de leur demande. |
Évaluation des risques
En fonction de l’orientation stratégique et des objectifs de la Commission, le risque suivant a été relevé. La Commission a établi des stratégies d’atténuation, y compris des plans d’urgence, des mesures d’atténuation et une surveillance au besoin dans le cadre de protocoles de gestion prudente des risques.
Voici la matrice des impacts et des probabilités qui a servi à l’évaluation :
Grille d’évaluation des risques
| Incidence | Probabilité faible | Probabilité moyenne | Probabilité élevée |
|---|---|---|---|
| Élevée | Mesures d’atténuatioin et plans d’urgence | Mesures d’atténuation et plans d’urgence; surveillance étroite | Adoption urgente de mesures correctives; surveillance rigoureuse |
| Moyenne | Tolérance; surveillance | Mesures d’atténuation et plans d’urgence | Mesures d’atténuation et plans d’urgence; surveillance étroite |
| Faible | Tolérance; aucune mesure | Tolérance; surveillance | Mesures d’atténuation et plans d’urgence |
Risque no 1 : Manque de transfert des connaissances ou de planification de la relève nuisant à la rapidité et à la qualité
Problème :
Dans les années passées, le chevauchement insuffisant du mandat des membres sortants et de celui des nouveaux membres a ralenti le traitement des demandes. En effet, les nouveaux membres ne connaissent pas bien les processus de la Commission, ce qui cause des retards dans le traitement des demandes. Il est important qu’ils se familiarisent avec les anciennes demandes et les processus de la Commission, et le chevauchement insuffisant des mandats des membres nuit à la qualité et à la rapidité du travail.
La Commission a continuellement indiqué qu’elle souhaite voir un chevauchement accru des mandats des anciens et des nouveaux membres par rapport à la pratique actuelle.
Probabilité : Moyenne
La durée cumulée du mandat d’un membre de la Commission atteindra la limite maximale de dix ans au cours des trois exercices financiers visés par le présent plan. Toutefois, le mandat de tous les membres actuels expirera pendant la période couverte par ce plan. Si un nombre important de ces membres quittent la Commission parce que leur mandat n’est pas renouvelé ou qu’ils ne souhaitent pas qu’il le soit, ce risque de transfert insuffisant des connaissances et de baisse de la capacité à fournir des autorisations augmentera.
Impact : Faible
Des changements importants et simultanés dans la composition de la Commission peuvent entraîner un fardeau disproportionné pour certains membres et rendre difficile la détermination de la composition appropriée d’un sous-comité. Même si les nouveaux membres peuvent posséder de bonnes connaissances techniques, dans l’idéal, ils devraient avoir suffisamment de temps pour apprendre les processus de la Commission auprès de membres siégeant depuis plus longtemps.
Le président de la Commission et le personnel ont réussi à mettre en œuvre le plan de relève, les mandats des membres ayant été échelonnés. Le président et le personnel de la Commission poursuivront leur collaboration avec le gouvernement et le Secrétariat des nominations afin d’obtenir la nomination de nouveaux membres plus souvent, mais en plus petits groupes, pour que leurs mandats n’expirent pas tous en même temps.
Cette stratégie devrait permettre à la Commission d’améliorer la planification de la relève; de faire chevaucher les mandats, ce qui favoriserait le transfert des connaissances des anciens aux nouveaux membres; de maintenir un effectif représentatif des diverses régions géographiques; de favoriser le mentorat des nouveaux membres; de se constituer et de maintenir une équipe dont les membres possèdent des compétences liées à l’éventail complet des disciplines techniques (p. ex. sécurité contre l’incendie, plomberie, génie mécanique, systèmes d’égouts sur place, etc.).
Même si ce risque a été évalué comme étant à probabilité moyenne et à impact faible, la Commission, en collaboration avec le personnel du ministère et avec d’autres organismes gouvernementaux, continuera d’élaborer des stratégies de façon à mieux répartir les dates d’expiration des mandats.
Notes en bas de page
- note de bas de page[*] Retour au paragraphe Les chiffres réels pour 2020–2021 ne reflètent pas l’exercice en entier. Ils couvrent la période allant du 1er avril 2020 au 31 décembre 2020.
- note de bas de page[1] Retour au paragraphe L’exercice de la Commission débute le 1er avril et se termine le 31 mars. Les chiffres réels pour 2019–2020 couvrent la période allant du 1er avril 2019 au 31 mars 2020.
- note de bas de page[2] Retour au paragraphe Les chiffres réels pour 2020–2021 ne reflètent pas la totalité de l'exercice; ils couvrent la période du 1er avril 2020 au 31 décembre 2020.
- note de bas de page[3] Retour au paragraphe Les charges de fonctionnement comprennent les coûts liés aux réunions de la Commission, les rémunérations journalières des membres et le remboursement de leurs frais de déplacement, y compris l’hébergement à l’hôtel, les indemnités de repas (jusqu’au maximum autorisé par la Directive sur les frais de déplacement, de repas et d’accueil), le stationnement et le transport en commun.
- note de bas de page[4] Retour au paragraphe Certaines demandes de remboursement n’étaient pas intégrées aux chiffres provisoires, car elles n’avaient pas encore été traitées.
- note de bas de page[5] Retour au paragraphe Le nombre de réunions varie en fonction du volume de demandes. Les taux des rémunérations journalières des membres à temps partiel nommés par décret sont fixés dans les directives du Conseil de gestion du gouvernement sur les personnes nommées par le gouvernement. Les charges prévues pour les trois année de la période de planification sont calculées en fonction du nombre type de demandes déposées (établi à partir des données antérieures et des prévisions), du taux de rémunération journalière des membres et d’autres charges de fonctionnement comme indiqué dans le tableau ci-dessus.
- note de bas de page[6] Retour au paragraphe Du 1er avril 2019 au 30 septembre 2019, la Commission a bénéficié de 1,6 EPT. Depuis le 1er octobre 2019, ce soutien est passé à 0,8 EPT.
- note de bas de page[7] Retour au paragraphe Les chiffres réels pour 2020–2021 ne reflètent pas la totalité de l'exercice; ils couvrent la période du 1er avril au 31 décembre 2020, arrondis au dollar près.
- note de bas de page[8] Retour au paragraphe Les prévisions de revenus pour les trois années de la période de planification ont été calculées en présumant la réception de six demandes par an, sur la base du dernier cycle du Code du bâtiment (2007–2012).
- note de bas de page[**] Retour au paragraphe On notera qu’aux fins de la mesure du rendement, la Commission de réforme du réseau d’organismes a utilisé le terme « accessibilité » dans ses recommandations en rapport avec un accès simple et à guichet unique permettant au public de recevoir rapidement des services de qualité, quelle que soit leur connaissance du système.