Document d’orientation : Comités mixtes sur la santé et la sécurité dans des lieux de travail multiples

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Les comités mixtes sur la santé et la sécurité au travail (CMSST) sont importants si l’on veut un système de responsabilité interne bien rodé qui garantit la santé et la sécurité au travail. Ces comités se composent de représentants du personnel et de l’employeur qui, ensemble, recensent les problèmes potentiels de santé et de sécurité.

La Loi sur la santé et la sécurité au travail (LSST) exige normalement que chaque lieu de travail ait un CMSST si au moins une des conditions suivantes est remplie :

• 20 personnes ou plus travaillent régulièrement à cet endroit;
• un règlement sur les substances désignées s’applique au lieu de travail.

Toutefois, certains employeurs (ou constructeurs, dans le cas des chantiers de construction) peuvent être autorisés à établir un CMSST dans des lieux de travail multiples (CMSSLTM), comité qui représente plusieurs lieux de travail qui devraient en temps normal avoir leur propre CMSST.

Par exemple, un CMSSLTM peut représenter :

• un service dans une grande municipalité ayant plusieurs lieux de travail;
• du personnel non enseignant syndiqué travaillant dans plusieurs écoles d’un même conseil scolaire.

L’autorisation d’instaurer un CMSSLTM est obligatoirement accordée par arrêté ministériel pouvant être donné par une direction régionale du ministère du Travail, de l’Immigration, de la Formation et du Développement des compétences. Cet arrêté est un document juridiquement contraignant, car il remplace les exigences normales de la LSST concernant l’instauration et le fonctionnement des CMSST.

Comment demander l’autorisation d’instaurer un CMSSLTM

Les employeurs ou les constructeurs qui souhaitent instaurer un CMSSLTM doivent en faire la demande à la direction régionale du ministère du Travail, de l’Immigration, de la Formation et du Développement des compétences. Si la demande est accueillie, un arrêté ministériel autorisera la mise en place du CMSSLTM.

Certaines demandes sont rejetées. La décision de prendre un arrêté relève du pouvoir discrétionnaire de la ou du ministre ou de sa personne déléguée (en l’occurrence, la directrice régionale ou le directeur régional). La requête doit au minimum remplir les critères précisés dans l’Autoévaluation.

Étape 1 : Communiquer avec la coordonnatrice régionale ou le coordonnateur régional de programme

Communiquez avec votre coordonnatrice régionale ou coordonnateur régional de programme avant de commencer votre demande – cela accélérera le processus d’examen et vous sauvera du temps.

Pour trouver cette personne, appelez l’InfoCentre de santé et de sécurité au 1 877 202-0008.

Étape 2 : Préparer les documents à l’appui

Votre demande doit comprendre :

• une Autoévaluation des CMSSLTM dûment remplie et signée par :
  • une personne représentant la direction,
  • une personne représentant les travailleuses et travailleurs.
• un projet de mandat pour le CMSSLTM;
• une entente écrite dans laquelle les parties des lieux de travail confirment leur appui à l’instauration d’un CMSSLTM et au mandat du comité, entente signée par :
  • une personne autorisée à représenter l’employeur ou le constructeur,
  • une représentante syndicale ou un représentant syndical des travailleuses et travailleurs, s’il y a lieu,
  • une personne représentant les travailleuses et travailleurs non syndiqués, s’il y a lieu.

L’Autoévaluation nous servira lors de l’examen de la demande et du mandat. Pour accélérer le processus, structurez l’information du mandat selon l’ordre indiqué dans l’Autoévaluation.

Étape 3 : Soumettre la demande à la direction régionale

Votre coordonnatrice régionale ou coordonnateur régional de programme vous indiquera à quelle adresse (postale ou courriel) envoyer les documents.

Après la présentation de la demande

Si votre demande est approuvée, vous recevrez une lettre officielle de la direction régionale.

L’arrêté ministériel autorisant l’instauration d’un CMSSLTM indiquera une date d’expiration. Si vous souhaitez renouveler l’autorisation d’un CMSSLTM, vous devez présenter une nouvelle demande avant la date d’expiration. Il est recommandé de soumettre la demande de renouvellement au moins 6 mois avant la date d’expiration afin d’éviter toute interruption de la validité de l’autorisation.

Examen

La durée de l’examen variera selon que le ministère aura à communiquer avec vous ou non pour obtenir d’autres renseignements ou des précisions. Une préparation rigoureuse et exacte des documents nécessaires peut aider à éviter les retards.

L’examen inclura ceci :

• analyse des documents soumis;
• consultation des parties des lieux de travail (y compris les travailleuses et travailleurs);
• consultation d’autres parties, au besoin (par exemple, une inspectrice ou un inspecteur de la santé et de la sécurité, une ou un chef ou une coordonnatrice régionale ou un coordonnateur régional de programme connaissant le lieu de travail).

En présence de personnel non syndiqué, la direction régionale ou sa personne représentante peut se renseigner pour veiller à ce que les travailleuses et travailleurs :

• comprennent ce qu’implique un CMSSLTM;
• appuient la version proposée du mandat du CMSSLTM;
• comprennent ce qu’implique la signature de l’entente.

Après l’examen

Après l’examen, le ministère peut demander à l’employeur ou au constructeur de fournir des renseignements additionnels ou de modifier autrement la demande.

Toutes les parties des lieux de travail pourront s’exprimer sur la demande et répondre aux préoccupations soulevées par le ministère à ce sujet.

Tenue de registres

L’employeur ou le constructeur doit conserver des copies des documents suivants à chaque lieu de travail visé par l’entente plutôt qu’à un seul endroit :

• la lettre d’approbation;
• le mandat du CMSSLTM.

Une inspectrice ou un inspecteur des lieux de travail peut demander à voir ces documents pour vérifier si le lieu de travail respecte l’entente conclue par les parties et approuvée par le ministère.

Facteurs à considérer

Lors de l’examen d’une demande pour instaurer un CMSSLTM, la direction régionale doit tenir compte de certains facteurs, tels que :

• la nature du travail exécuté;
• la demande du constructeur, de l’employeur, d’un groupe de travailleuses et travailleurs ou du ou des syndicats qui représentent le lieu de travail;
• la fréquence des maladies ou blessures sur le lieu de travail ou dans l’industrie dans laquelle œuvre le constructeur ou l’employeur;
• l’existence, sur le lieu de travail, de programmes et de pratiques ayant trait à la santé et à la sécurité, et l’efficacité de ceux-ci;
• tout autre point que la ou le ministre juge opportun, par exemple la rigueur du système de responsabilité interne, selon les points indiqués dans l’Autoévaluation.

La direction régionale tiendra aussi compte des facteurs suivants.

Un seul employeur pour tous les lieux de travail

L’instauration d’un CMSSLTM n’est permise que pour des lieux de travail exploités par un même employeur ou constructeur.

Son approbation est impossible pour des lieux de travail exploités par des employeurs différents, même si les lieux de travail sont tous :

• exploités par des filiales d’une même société;
• exploités par des franchisés d’une même franchise;
• situés dans le même bâtiment (quoique le CMSST de chaque employeur s’y trouvant peut collaborer pour gérer les risques communs, par exemple en assistant comme invités aux réunions des autres ou en formant un comité pour le bâtiment);
• des entités de plusieurs ministères du même gouvernement, chaque ministère étant un employeur distinct.

Distance entre les lieux de travail

La distance entre les lieux de travail peut représenter un défi pour le fonctionnement efficace d’un CMSSLTM. La LSST ne restreint aucunement l’instauration d’un CMSSLTM d’après la distance séparant les lieux de travail relevant du comité.

Toutefois, la distance est un facteur dont la direction régionale tient habituellement compte dans sa décision d’approuver ou de refuser une demande. Un facteur majeur pour la direction est de savoir si les membres du comité pourront s’acquitter efficacement de leurs obligations et intervenir rapidement en cas de problème.

Normalement, la direction régionale tient compte de ce qui suit :

• où se trouvent les lieux de travail qui relèveraient du comité;
• la distance entre eux;
• le temps de déplacement des membres du comité dans l’exercice de leurs fonctions aux différents lieux de travail, notamment pour participer à une enquête sur un accident ou un refus de travailler;
• les dispositions relatives aux déplacements et les frais connexes couverts par l’employeur.

Les réunions des CMSST peuvent se tenir à distance. La direction régionale peut demander aux parties des lieux de travail de démontrer l’efficacité d’une vidéoconférence ou d’une autre technologie pour tenir les réunions si cette méthode est incluse dans le mandat.

Composition du CMSSLTM

Les responsabilités et obligations de chaque membre du CMSSLTM sont les mêmes que celles des membres des CMSST. Il est entendu que toute mention du « lieu de travail » désigne chaque lieu de travail qui relève du mandat du CMSSLTM. Voir la définition de lieu de travail dans la LSST.

Toutefois, pour que le CMSSLTM puisse exercer efficacement ses attributions, un arrêté ministériel peut exiger que ce comité compte :

• plus de membres du CMSST type;
• plus de membres agréés que les deux habituellement exigés.

Travailleuses et travailleurs désignés

L’arrêté ministériel peut aussi préciser que les travailleuses et travailleurs qui siègent au CMSSLTM peuvent désigner une personne non membre du comité à l’un ou l’autre des lieux de travail relevant du comité et charger cette personne de ce qui suit :

• inspecter l’état physique du lieu de travail;
• participer à l’enquête sur un refus de travailler en exerçant les droits et les responsabilités qu’un membre du comité aurait normalement dans ces circonstances.

L’employeur doit former la travailleuse ou le travailleur désigné pour que cette personne puisse acquitter ces tâches adéquatement.

Responsabilités du CMSSLTM

Les responsabilités du CMSSLTM sont les mêmes que celles du CMSST d’un seul lieu de travail. Lire notre Guide pour les comités et les délégués en matière de santé et de sécurité pour en savoir plus.

L’une des responsabilités du CMSST consiste à inspecter régulièrement le lieu de travail, soit à la fréquence prescrite dans la LSST. Dans le cas du CMSSLTM, chaque lieu de travail est réputé être « le lieu de travail » aux fins de la fréquence des inspections. L’existence d’un CMSSLTM n’a pas pour effet de fusionner plusieurs lieux de travail en un seul.

Autrement dit, le CMSSLTM est tenu d’inspecter chaque lieu de travail au moins une fois par mois. Si ce n’est pas faisable, il doit inspecter l’intégralité du lieu de travail au moins une fois par an et une partie de chaque lieu de travail une fois par mois.

Modification du mandat d’un CMSSLTM

Les parties des lieux de travail ayant signé la demande initiale peuvent conjointement demander au ministère d’approuver la modification de leur mandat.

Voici des exemples de cas où le ministère exigerait que les parties demandent cette modification :

• élargissement de l’entente pour inclure d’autres lieux de travail;
• modification de la composition, de la structure et des fonctions du CMSSLTM;
• remplacement de la représentation ou participation syndicale par un autre syndicat;
• participation de travailleuses et travailleurs à un projet de construction en cours.

Dans de très rares cas, il est possible d’apporter des changements mineurs au mandat sans obtenir un nouvel arrêté ministériel. Les parties des lieux de travail doivent toujours communiquer par écrit avec la direction régionale pour savoir si la modification des conditions exige une autorisation officielle.

Comment demander l’autorisation de modifier le mandat

Pour demander la modification du mandat, les parties des lieux de travail (les personnes représentant l’employeur et les personnes représentant les travailleuses et travailleurs) doivent soumettre conjointement les documents suivants à leur direction régionale :

• une copie du mandat modifié, avec les sections nouvelles ou modifiées clairement indiquées;
• une demande pour que le CMSSLTM puisse exercer ses fonctions selon la version modifiée du mandat.

Au moment d’examiner le mandat modifié, le ministère peut revoir l’ensemble des conditions sans se limiter aux sections ou segments changés pour que l’existence du CMSSLTM demeure appropriée. Dans la plupart des cas, le processus d’approbation et l’émission d’un nouvel arrêté devraient prendre moins de temps que la demande initiale.

Pour faire modifier un arrêté, les parties des lieux de travail doivent en renégocier les dispositions et inclure les nouveautés dans la version révisée du mandat. Si l’aide d’un tiers est requise, les parties peuvent obtenir ce service dans le secteur privé.

Annulation d’un arrêté ministériel

Toute partie d’un lieu de travail peut écrire à la direction régionale pour demander l’annulation d’un arrêté d’instauration d’un CMSSLTM avant le terme de son mandat de cinq ans. La direction régionale peut communiquer avec les parties pour en discuter.

De plus, si une inspectrice ou un inspecteur, ou une autre personne représentant le ministère, a des inquiétudes quant au fonctionnement d’un CMSSLTM, cette personne peut recommander à la direction régionale d’examiner l’arrêté ministériel.

Si l’arrêté est annulé, les exigences normales de la LSST visant un CMSST ou une déléguée ou un délégué à la santé et à la sécurité s’appliquent. Par exemple, chaque lieu de travail de l’employeur où au moins 20 personnes travaillent régulièrement devra avoir un CMSST.

Définition de « lieu de travail »

Dans la LSST, le terme « lieu de travail » s’entend d’un « bien-fonds, local ou endroit où le travailleur est employé ou près duquel il travaille ou objet sur lequel ou près duquel il travaille ».

Des lieux de travail séparés géographiquement sous la propriété ou le contrôle d’un même employeur sont habituellement considérés comme des lieux de travail distincts, auquel cas chacun est assujetti aux exigences de la LSST relatives au CMSST. Dans certains cas, les bâtiments séparés, mais très proches, peuvent être considérés comme un même lieu de travail au sens de la LSST (par exemple, s’il y a plus d’un bâtiment à la même adresse). Ces cas sont examinés individuellement.

Au moment de déterminer quels lieux de travail inclure dans une demande d’arrêté ministériel, les parties peuvent notamment tenir compte de ce qui suit :

• le ou les sites ou endroits physiques de travail;
• la nature et l’étendue de la zone pouvant être considérée à proximité du lieu où travaille une personne;
• la possibilité que des travailleuses et travailleurs se déplacent entre différents bâtiments pour effectuer leurs tâches;
• la façon dont les sites sont gérés ou supervisés;
• l’avis des parties sur ce qu’englobe le lieu de travail;
• les pratiques auxquelles l’employeur ou le constructeur doit adhérer pour respecter les exigences allant au-delà du minimum légal pour l’instauration d’un CMSST.