Comment diriger un comité consultatif de l’accessibilité

Présider un comité requiert des compétences pointues. Dans cette section, vous allez découvrir des directives et ressources à l’intention des présidents du comité consultatif de l’accessibilité. Elles permettront de clarifier le rôle du président, de renforcer ses principales responsabilités et de soutenir un style de leadership d’animation.

Présider une réunion : Robert's Rules of Order

Le rôle de président peut s’avérer difficile, comme a pu s’en rendre compte Henry Robert lorsqu’on lui a demandé de présider une réunion. Il s’est aperçu qu’il ne savait pas s’y prendre. Il a cherché des conseils dans le droit parlementaire pour découvrir au final qu’il y avait autant de procédures différentes que de régions au pays. Il a donc décidé de rédiger les Robert’s Rules of Order. La première édition a été imprimée en 1876, et de nombreuses ont suivi depuis.

Voici une version simplifiée des règles. C’est une adaptation du site Web du Conseil de planification sociale d’Ottawa :

1. Le président d’une réunion devrait être autorisé à participer aux débats sur tous les sujets faisant l’objet d’une discussion. Il doit temporairement céder son poste au vice-président ou à un autre membre du comité au cours de tels débats et de tout vote qui suit.
2. Le comité peut faire appel de toute décision du président. Il faut un vote des membres présents avec une majorité des deux tiers pour confirmer un appel.
3. Tout membre faisant appel d’une décision du président peut déclarer les motifs de son action. Le président peut alors donner les motifs de sa décision avant que la question ne soit soumise au vote. Une fois que le vote a eu lieu, la question est considérée comme réglée.
4. Lorsqu’au moins deux membres demandent la parole en même temps, le président nomme celui qui peut prendre la parole.
5. Lorsqu’un membre est rappelé à l’ordre par le président ou un autre membre, cette personne doit respecter immédiatement la consigne. Tout rappel au règlement doit être décidé par le président sans débat, soumis au règlement numéro deux.
6. Aucune motion n’est débattue tant qu’elle n’a pas été appuyée.
7. Les appels et les motions de réexamen ou d’ajournement ne sont pas sujets à débat.
8. Lorsqu’un point fait l’objet d’un débat, aucune motion n’est reçue, sauf une motion à déposer, à ajourner, à renvoyer à un comité ou à amender.
9. Personne ne doit interrompre une autre personne qui parle, sauf si c'est fait conformément au règlement numéro cinq.
10. Une motion d’ajournement peut toujours être déposée, sauf si une autre motion est étudiée.
11. Lorsqu’une motion est présentée et appuyée, le président peut demander au motionnaire de la résumer par écrit et de la soumettre au président. Le président lira cette note avant la réunion du débat.
12. Tout auteur d’une motion est libre d’accepter les modifications. Si le motionnaire n’accepte pas une modification après qu’elle a été dûment appuyée, le président soumet cet amendement au vote avant que les membres ne votent sur la motion initiale.
13. Tout membre du bureau, en quittant sa fonction, remet à son successeur l’ensemble des dossiers, livres et documents, et tout l’argent appartenant à l’association.
14. Le président, lors d’une réunion, peut limiter le temps de parole d’un intervenant sur toute motion ou discussion.
15. Une règle de procédure peut être suspendue par un vote des deux tiers des membres présents à une réunion. La suspension s’applique uniquement pour cette réunion.

Rôle du président

Un conseil municipal a résumé les rôles suivants pour le président de son comité consultatif de l’accessibilité :

1. Avec l’aide des employés municipaux, déterminer les dispositions pour les réunions spéciales. Déterminer le quorum et déclarer la séance ouverte.
2. Déterminer les points à l’ordre du jour. Évaluer la discussion entre les membres et s’assurer que chaque point a fait l’objet d’un examen approprié. Les présidents en général prodiguent des conseils et posent des questions sans prendre de position spécifique sur un sujet.
3. Noter et déterminer l’ordre de présentation des intervenants et veiller à ce que tous les membres aient pu donner leur avis. S’assurer que tous les membres du personnel ou le public ont pu s’exprimer, le cas échéant.
4. Faciliter l’examen des principales motions, en s’assurant de la présence de seconds motionnaires.
5. Décider des procédures avec l’aide des employés, le cas échéant.
6. Veiller à ce que les points aient été abordés de manière juste et dans le respect des délais.
7. Observer un décorum et un comportement convenable.
8. Veiller à ce que toutes les questions d’intérêt pour le comité soient prises en compte dans le plan de travail
9. Représenter le comité lors de la présentation annuelle au conseil.

Présider une réunion accessible

Une réunion réussie nécessite de la préparation. Une réunion réussie et accessible implique encore davantage de soin et de planification. Voici certaines étapes à ne pas oublier :

Au début de la réunion

• Commencez à l’heure – mettez fin à toutes les discussions parallèles, demandez l’attention de tous.
• Demandez à toutes les personnes présentes de se présenter. Cela comprend les interprètes et les invités. Rappelez aux personnes de s’identifier avant de parler par égard pour les personnes ayant une déficience visuelle.
• Donnez les directives sur les sorties de secours les plus proches et les toilettes accessibles.
• Invitez les personnes à s’exprimer clairement sans précipitation. Cela aidera les interprètes, les preneurs de notes et les autres personnes à communiquer avec les personnes sourdes, devenues sourdes ou malentendantes.
• Passez en revue l’ordre du jour. Apportez les révisions nécessaires.
• Définissez des limites de temps claires. Pour les réunions plus longues, indiquez l’heure des pauses.
• Passez en revue les mesures à prendre décidées lors des précédentes réunions.

Au cours de la réunion

• Exercez vos compétences en leadership!
• Il est de la responsabilité du président de déterminer l’ordre de présentation des intervenants, de faciliter les motions et d’assurer un second motionnaire. Le président décide des procédures et maintient l’ordre et un comportement convenable.

À la fin de la réunion

• Confirmez les mesures à prendre : qui, quand et quoi?
• Fixez la date et le lieu de la prochaine réunion. Commencez un ordre du jour.
• Clôturez la réunion sur une note positive. Résumez les décisions clés.

Après la réunion

• Assurez-vous que le secrétaire, le commis ou le président envoie le procès-verbal – en particulier les mesures à prendre.

Demandez une rétroaction

De temps à autre, le président doit demander l’avis des membres sur les réunions. Cela permet d’identifier ce qui fonctionne bien ou mal. Par exemple :

• Les réunions se déroulent-elles bien? La participation est-elle satisfaisante?
• Les réunions permettent-elles d’obtenir les résultats escomptés?
• Le comité fonctionne-t-il bien en tant que groupe? Y a-t-il de la place pour l’amélioration?

Une revue peut prendre quelques minutes à la fin d’une réunion normale. Vous pouvez également organiser une réunion pour effectuer un examen plus long. Cela peut être l’occasion de reconnaître les succès, mais également d’apporter des changements, pouvant aller du mode de prise de décisions au type de nourriture servie.

Pour un examen plus officiel, vous pouvez avoir besoin d’entretiens de suivi en tête à tête avec les participants pour en savoir plus. Un examen officiel justifie également un rapport détaillé.

Des examens réguliers permettront d’améliorer vos réunions. À son tour, votre équipe pourra ainsi atteindre ses objectifs qui consistent à rendre votre communauté englobante et accessible.

Styles de leadership

Alors que les rôles du président sont nombreux, aucun ne revêt une importance aussi grande que d’être un leader actif. Il existe deux grands types de leaders : le leader traditionnel et le leader d’animation. Voici les principales différences.

Un leader traditionnel :

• Assume son leadership
• Fournit une structure et un contrôle
• Commande
• Utilise le contrôle (utilise le pouvoir personnel, prend des décisions)
• S’attend à l’uniformité
• Utilise l’autorité pour obtenir des résultats.

Un leader d’animation :

• Partage le leadership
• Donne une orientation
• Pose des questions et écoute
• Suscite la participation des autres (crée le consensus, partage la définition d’objectifs communs, reconnaît les différences dans un groupe)
• Permet aux autres d’obtenir des résultats.

Les leaders d’animation reconnaissent la valeur et les efforts de toute l’équipe. Ils sont plus susceptibles tirer le meilleur du groupe. Voici quelques conseils pour se comporter en leader d’animation^{footnote 1[1]}.

Cinq conseils pour être un leader d’animation

1. Retournez une question ou un commentaire à la personne du groupe qui l’a soulevé. N’apportez pas toutes les réponses.
   Exemple :
   Membre de l’équipe : Je n’apprécie pas la démarche que nous adoptons là.
   Leader : À votre avis, que devrions-nous faire?
2. Vérifiez que tout le monde travaille sur le même contenu, à l’aide du même processus, au même moment.
   Exemple :
   Leader : Restons concentrés sur l’identification des problèmes.
3. Nommez un dysfonctionnement. Précisez ce qui doit faire l’objet d’un examen attentif.
   Exemple :
   Leader : Vous êtes bien silencieux. Que signifie ce silence?
4. Évitez les longues discussions et disputes sur la « bonne » façon de procéder.
   Exemple :
   Leader : De nombreuses démarches vont fonctionner. Choisissons-en une pour pouvoir continuer à avancer.
5. Utilisez le langage corporel pour appuyer vos propos. Posez des questions les paumes des mains ouvertes. Cela montre que vous êtes disposé à écouter. Mettez des idées sur un tableau de papier pour focaliser le groupe sur le problème. Répétez à voix haute ce que vous écrivez, de sorte que les personnes aveugles ou malvoyantes puissent savoir ce que vous écrivez.

Les 11 conseils pour des réunions efficaces

En tant que membre d’un comité consultatif de l’accessibilité, vous allez travailler avec d’autres personnes et d’autres groupes. Il est important que les réunions puissent se dérouler comme convenu.

Voici 11 conseils pour mener efficacement une réuniong<^{footnote 2[2]} :

• Rester neutre à l’égard du contenu : concentrez-vous sur les rôles des personnes engagées dans le processus. Évitez la tentation qui consiste à exprimer vos opinions sur le sujet discuté. Proposez des idées en posant des questions et en faisant des suggestions. N’imposez jamais vos opinions au groupe.
• Écouter activement : regardez les personnes dans les yeux. Parlez dans leur direction. Utilisez un langage corporel attentif. Établissez un contact visuel ou utilisez d’autres signaux convenus pour indiquer aux personnes qu’elles pourront prendre la parole lors de la prochaine intervention et pour encourager les personnes silencieuses à participer.
• Poser des questions : il s’agit de l’outil le plus important à votre disposition. Par vos questions, vous pouvez vérifier des postulats et inviter les personnes à participer. Elles vous permettent également de recueillir des renseignements et de sonder les points obscurs. En posant de bonnes questions, vous pouvez approfondir un sujet au-delà des symptômes et découvrir ainsi les causes profondes.
• Paraphraser pour clarifier les propos : répétez les propos des intervenants pour leur confirmer qu’ils ont été entendus. Cela permet également aux autres participants d’entendre leurs arguments une seconde fois et de clarifier les idées.
• Synthétiser les idées : demandez aux participants de commenter et développer les pensées des autres. Veillez à ce que les idées retenues par le groupe (par exemple, sur un tableau de papier) reflètent bien la pensée collective. Procéder ainsi permet de créer le consensus et l’engagement.
• Maintenir le cap : établissez des limites de temps pour chaque discussion. Nommez un responsable de la gestion du temps ou utilisez un chronomètre. Faites ressortir les éléments clés. Signalez quand la discussion s’écarte du sujet. Inscrivez ailleurs tous les commentaires et suggestions en dehors du sujet (voir l’étape 11).
• Donner et recevoir des avis : « agissez comme un miroir » pour aider le groupe à s’observer. Par exemple, « Seules deux personnes participent à la discussion, pendant que trois sont en train de lire. Qu’est-ce que cela nous indique sur qu’il faut faire? ». Invitez les participants à donner leur avis sur votre rôle de responsable et acceptez les commentaires.
  Par exemple, demandez-leur : « Est-ce que nous avançons? » ou « Comment trouvez-vous le rythme? »
• Vérifier les postulats : exposez au grand jour les postulats qui orientent le raisonnement des gens et clarifiez-les pour vous assurer qu’ils sont bien compris de tous. Contestez-les, le cas échéant.
  Par exemple, demandez-leur « Sur quoi vous fondez-vous pour dire que… »
• Recueillir les idées : consignez les nouvelles idées et les décisions finales. Rédigez des résumés clairs et précis sur un tableau de papier pour que tout le monde puisse les voir. Lisez-les à haute voix pour les personnes aveugles ou malvoyantes. Soyez concis dans vos notes. Elles doivent refléter ce qui a été dit et non votre interprétation de ce qui a été dit.
• Résumer clairement : écoutez attentivement tout ce qui est dit. Puis proposez-en un résumé concis au moment opportun. Faites une synthèse pour relancer une discussion qui a été interrompue, ou clore une discussion quand elle semble terminée.
• Identifier et noter les digressions : il incombe à l’animateur d’informer les membres du groupe quand ils s’écartent du sujet. Fixez une feuille du tableau de papier au mur afin d’y noter toutes les digressions. Le groupe peut décider de poursuivre sur la digression. Ou il peut arrêter la discussion en cours et revenir à l’ordre du jour. Les digressions peuvent être incluses dans un ordre du jour futur si le groupe le souhaite.