Aperçu

Les collèges, les universités et les autres partenaires du système d’éducation postsecondaire recueillent régulièrement des renseignements sur les inscriptions des étudiantes et des étudiants et les déclarent au gouvernement de l’Ontario. Ces établissements et le gouvernement utilisent ces renseignements pour planifier et offrir des études postsecondaires à vous et aux autres étudiants. 

Renseignements recueillis

Les renseignements recueillis et communiqués au gouvernement comprennent votre numéro d’immatriculation scolaire de l’Ontario et :

  • votre choix de programme et votre numéro d’étudiant
  • le titre de compétence que vous recherchez, par exemple, un diplôme, un grade, un certificat ou un diplôme d’études supérieures
  • vos renseignements personnels, y compris votre nom légal, votre nom d’usage, votre sexe et votre date de naissance
  • votre langue parlée, votre stade d’études, études à temps plein ou partiel, votre adresse domiciliaire
  • votre citoyenneté

Numéro d’immatriculation scolaire de l’Ontario

Le gouvernement donne à chaque élève du système d’éducation primaire et secondaire de l’Ontario un numéro unique appelé Numéro d’immatriculation scolaire de l’Ontario (NISO). Les collèges et les universités utilisent le NISO pour faire le suivi des inscriptions et les déclarer au gouvernement de l’Ontario. Comme le numéro est attribué au hasard, les renseignements personnels sur l’élève ne peuvent pas être déduits de celui-ci. De plus, l’accès aux données du système du Registre du NISO est strictement limité aux utilisateurs autorisés et est géré par le ministère de l’Éducation.

Un étudiant n’a pas besoin de connaître son NISO pour recevoir des services d’établissements postsecondaires ou du ministère des Collèges et Universités, de l’Excellence en recherche et de la Sécurité. La fourniture du NISO n’est pas une exigence pour remplir une demande d’aide financière aux étudiants (c’est-à-dire le RAFEO).

Si un étudiant souhaite connaître son NISO, il est prié de communiquer directement avec son établissement.

Si vous êtes de l’extérieur de l’Ontario, un étudiant étranger ou adulte, l’établissement d’enseignement postsecondaire vous donnera un numéro. Aucuns frais ne sera ou ne devrait être exigés par votre établissement pour vous attribuer ou maintenir votre .

Il est à noter que le ministère de l’Éducation maintient la responsabilité d’un registre central du NISO qui permet aux utilisateurs autorisés de valider et de demander l’attribution du NISO d’un élève. Le registre du NISO ne contient pas de renseignements sur le rendement scolaire d’un élève.

Restrictions relatives à la collecte, à l’utilisation et à la divulgation du numéro d’immatriculation scolaire de l’Ontario

Le fait de recueillir, d’utiliser ou de divulguer le NISO d’une autre personne, ou d’en exiger la production, sauf en vertu de l’article 16 de la Loi sur le ministère de la Formation et des Collèges et Universités,ou de la Loi sur l’Éducation ou d’une autre loi, constitue une infraction.

De plus, les renseignements personnels recueillis indirectement par le ministère sont protégés conformément à la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée (LAIPVP).

Comment les renseignements personnels sont-ils utilisés

L’Ontario utilise votre numéro d’immatriculation scolaire de l’Ontario (NISO) et d’autres renseignements personnels pour confirmer l’exactitude des renseignements d’inscription.

Les renseignements personnels ne sont utilisés que lorsque cela est nécessaire. Le plus souvent, les renseignements qui peuvent vous identifier sont supprimés avant que les données ne soient utilisées pour l’analyse statistique.

Les collèges et les universités peuvent communiquer les renseignements personnels d’un étudiant au ministère dans la mesure permise ou exigée par la loi. Lorsque le ministère recueille indirectement ces renseignements personnels auprès des collèges et des universités, les renseignements et la vie privée de l’étudiant sont protégés en vertu de la LAIPVP. Le ministère limite l’accès aux renseignements personnels aux seuls utilisateurs autorisés.

Comment les renseignements sur les inscriptions sont-ils utilisés

Les données « dépersonnalisées » peuvent être communiquées au gouvernement de l’Ontario et à d’autres gouvernements, collèges ou universités, ainsi qu’à des chercheurs universitaires tels que le Conseil ontarien de la qualité de l’enseignement supérieur.

L’Ontario utilise les renseignements tirés des rapports sur les effectifs pour confirmer le financement des collèges et des universités, y compris les subventions aux établissements et aux étudiants. Les renseignements aident également l’Ontario à planifier l’avenir.

Votre collège ou université utilise ces rapports sur les effectifs pour planifier les programmes et les services dont vous avez besoin sur le campus.

Les chercheurs analysent les statistiques pour identifier les tendances afin que les futurs élèves aient une éducation de qualité.

Comment les statistiques aident

Vos renseignements, combinés aux données d’autres élèves, aident l’Ontario à comprendre comment les élèves :

  • accèdent à l’aide financière
  • transitionnent de l’éducation postsecondaire, de la formation et du marché du travail à partir de l’école secondaire
  • progressent dans le système postsecondaire et s’y déplacent
  • réussissent leurs études et se joignent au marché du travail

Cela aide l’Ontario à cerner les tendances et les obstacles qui font en sorte qu’il est difficile pour les étudiants :

  • d’aller dans un collège ou une université
  • de terminer leurs études
  • d’effectuer la transition vers le travail ou vers des études ou une formation complémentaire

Les statistiques aident également l’Ontario à :

  • planifier un système postsecondaire plus abordable et plus accessible
  • étudier la qualité et l’efficacité de votre éducation

L’avis de collecte indirecte de données sur l’effectif déclaré au ministère des Collèges et Universités par les collèges et universités de l’Ontario fournit des détails et des renseignements sur le fondement juridique de la collecte par le ministère de données sur les inscriptions auprès des collèges, des universités et d’autres partenaires du système d’éducation postsecondaire.

Avis de collecte indirecte de données

Avril 2025

Le ministère des Collèges et Universités, de l’Excellence en recherche et de la Sécurité (le « ministère » ou « MCUERS ») recueille des données sur les inscriptions des étudiantes et des étudiants de l’Ontario, y compris des renseignements personnels, auprès des collèges, des universités et d’autres partenaires du système d’éducation postsecondaire.

En particulier, le ministère exige que les collèges d’arts appliqués et de technologie financés par les fonds publics (ci-après appelés les « collèges ») ainsi que les universités et les établissements universitaires (ci-après appelés les « universités ») fournissent régulièrement des rapports sur les effectifs au ministère.

Les établissements fédérés ou affiliés à des collèges ou à des universités peuvent déclarer leurs effectifs pour les programmes financés dans le cadre des rapports présentés par l’établissement principal auquel ils sont rattachés.

L’une des principales sources de données fournies au ministère par les collèges et universités financés par les fonds publics est la production régulière de rapports réguliers sur les effectifs des établissements d’enseignement postsecondaire en Ontario.

Les collèges, les universités et les partenaires postsecondaires tels que le Service d’admission des collèges de l’Ontario (OCAS) et le Centre de demande d’admission aux universités de l’Ontario (OUAC) recueillent directement des renseignements sur l’inscription des étudiants à leurs propres fins et sont les sources officielles de ces renseignements.

Les données sur les effectifs sont fournies au ministère par les collèges, les universités et les partenaires postsecondaires plutôt que directement par des particuliers, ce qui s’agit d’une collecte « indirecte » de renseignements. L’OCAS et l’OUAC peuvent également partager des renseignements agrégés avec le ministère concernant les données sur les demandes d’admission aux études postsecondaires.

Collecte de renseignements personnels à partir des rapports sur l’effectif

Le ministère recueille des données sur l’effectif au niveau des étudiants des collèges et universités de l’Ontario à des moments prédéterminés au cours de l’année universitaire et au moyen du système de collecte de données sur l’effectif du Système de gestion de l’information financière du secteur postsecondaire.

Les rapports sur les effectifs fournis au ministère par chaque collège et université contiennent des éléments de données qui contiennent des renseignements personnels au sens de la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée, L.R.O. 1990, chapitre F.31 (LAIPVP) de l’Ontario. Les renseignements personnels fournis au ministère, y compris un numéro d’immatriculation scolaire de l’Ontario ( NISO) pour les étudiants de niveau postsecondaire, sont protégés par le ministère conformément à la LAIPVP.

La Loi sur le ministère de la Formation et des Collèges et Universités, L.R.O. 1990, chapitre M.19 (la « Loi ») confère au ministre des Collèges et Universités, de l’Excellence en recherche et de la Sécurité (le « ministre ») le pouvoir de recueillir et d’utiliser directement ou indirectement des renseignements personnels à des fins précises, comme le prévoit le paragraphe 15(1) de la Loi.

Le ministère recueille des données sur les effectifs et les caractéristiques des étudiants dans les collèges et les universités, y compris des données dans des domaines tels que :

  1. les titres de compétences des étudiants (par exemple, diplômes, grades, certificats, diplômes d’études supérieures)
  2. les numéros d’immatriculation scolaires de l’Ontario et les numéros d’identification attribués par les établissements d’enseignement
  3. les données personnelles sur les étudiants (par exemple, les noms légaux, le sexe et la date de naissance)
  4. les programmes auxquels les étudiants sont inscrits (par exemple, arts et sciences, génie, santé)
  5. les renseignements sur les résultats scolaires, comme l’année d’études et d’obtention du diplôme et les inscriptions à d’autres établissements d’enseignement
  6. les types d’étudiants inscrits dans les établissements d’enseignement postsecondaire de l’Ontario (par exemple, citoyens canadiens, étudiants étrangers)
  7. les données sur les caractéristiques des étudiants, telles que le sexe, la date de naissance, la langue parlée, la résidence permanente, le niveau des études actuelles et le statut d’étudiant à temps plein ou à temps partiel
  8. d’autres données pouvant être nécessaires à l’administration des politiques et des programmes postsecondaires

Les rapports sur les effectifs requis par les universités sont définis dans le Guide de répartition des subventions de fonctionnement de l’Ontario et les éléments de données demandés sont définis dans les lignes directrices relatives au Rapport des statistiques et des effectifs des universités du RSEC du SGIF-SP, avec ses modifications successives.

Les rapports sur les effectifs exigés par les collèges sont définis dans les Rapports sur l’effectif et les diplômés et dans les lignes directrices relatives au Rapport des statistiques et des effectifs des collèges  (RSEC du SGIF-SP), avec leurs modifications successives.

Le ministère exige que les rapports sur les effectifs soient vérifiés annuellement et se réserve le droit de vérifier toute information fournie par un établissement.

Pour obtenir une copie de ces politiques ou lignes directrices, communiquez avec le :

Directeur, Direction des politiques financières, ministère des Collèges et Universités, de l’Excellence en recherche et de la Sécurité
315, rue Front Ouest, 16e étage
Toronto (Ontario) M7A 0B8
Numéro de téléphone : 1-800-387-5514
Courriel : FPB@ontario.ca 

Comment le ministère utilise les renseignements qu’il recueille

Le gouvernement de l’Ontario accorde des subventions aux universités et aux collèges pour les aider à offrir des études postsecondaires financées par les fonds publics en Ontario. Ces subventions, qui sont fondées principalement sur les données de l’effectif, lorsqu’elles sont combinées aux frais de scolarité des étudiants, constituent une source importante de financement utilisé par les collèges et les universités pour couvrir les coûts de la prestation des programmes postsecondaires, comme les coûts de l’enseignement et de la recherche, les services de soutien scolaire, les bibliothèques et l’administration. De plus, des subventions sont accordées pour appuyer divers objectifs de politiques et de programmes gouvernementaux.

Le ministère exige la déclaration des données sur l’effectif et l’obtention de diplômes afin d’assurer la bonne administration du système d’éducation postsecondaire financé par les fonds publics en Ontario. Des rapports réguliers sur les effectifs sont nécessaires pour administrer le financement, les programmes et les politiques postsecondaires du gouvernement, y compris les activités de planification, d’évaluation et de surveillance.

Les données sur les effectifs sont utilisées pour déterminer l’admissibilité aux subventions accordées aux établissements d’enseignement postsecondaire ou aux étudiants. Les rapports sur les effectifs permettent au ministère de déterminer le niveau, la durée et l’admissibilité au financement gouvernemental, ainsi que la capacité totale de chaque établissement à répondre à la demande provinciale d’inscriptions.

Les rapports réguliers sur les effectifs et l’obtention de diplômes que le ministère recueille auprès des collèges et universités sont utilisés aux fins énoncées au paragraphe 15(1) de la Loi sur le ministère de la Formation et des Collèges et Universités, notamment : assurer la bonne administration et le respect de la législation dans le cadre de ses responsabilités; planifier, affecter et administrer le financement public aux collèges, universités et autres établissements d’enseignement et de formation postsecondaires; planifier ou offrir des programmes ou des services liés à l’éducation ou à la formation postsecondaire, y affecter des ressources, les évaluer ou les surveiller et détecter et prévenir la fraude et la réception non autorisée de services; surveiller et évaluer la qualité, les résultats et la prestation des programmes et des services postsecondaires; mettre en œuvre une gestion des risques, une gestion des erreurs et des activités visant à améliorer la qualité des programmes et des services; et planifier et réaliser les recherches et les analyses, y compris des études longitudinales et des activités statistiques, menées par le ministère ou en son nom à des fins liées à l’éducation et à la formation postsecondaires.

Comment le ministère communique les renseignements personnels qu’il recueille

Le ministre a le pouvoir de communiquer des renseignements personnels lorsque la loi le permet ou l’exige en vertu de l’alinéa e) du paragraphe 42(1) de la LAIPVP :

  • Le ministre et le ministre de l’Éducation peuvent divulguer et recueillir indirectement des renseignements personnels entre eux aux fins de validation des numéros d’immatriculation scolaire de l’Ontario.
  • Le ministre, le ministre de l’Éducation et les autres ministres qui peuvent être prescrits par règlement pris en vertu de la Loi peuvent communiquer et recueillir indirectement des renseignements personnels dans le but d’effectuer des recherches et des analyses, y compris des études longitudinales et des activités statistiques relatives à des questions limitées et prescrites relatives à l’éducation et à la formation postsecondaires limitées et prescrites.
  • Le ministre, le ministre de l’Éducation et le gouvernement du Canada peuvent communiquer et recueillir indirectement des renseignements personnels entre eux aux fins de la surveillance et de l’évaluation de la qualité, des résultats et de la prestation des programmes et des services d’éducation et de formation postsecondaires qui sont financés directement ou indirectement, en tout ou en partie, par le gouvernement du Canada et le ministère afin d’assurer la reddition de comptes dans l’utilisation des fonds et du soutien publics pour l’affectation continue du financement des programmes et des services.
  • Le ministère peut divulguer les données relatives aux effectifs et à l’obtention de diplômes au niveau des étudiants qu’il recueille auprès des collèges et des universités, comme l’exige Statistique Canada conformément à la Loi sur la statistique fédérale. Les universités de l’Ontario ont choisi de répondre à leurs exigences en matière de rapports du Système d’information sur les étudiants postsecondaires (SIEP) de Statistique Canada au moyen de rapports centralisés au MCUERS. Le MCUERS recueille les éléments de données dont il a besoin en utilisant des définitions de données cohérentes avec le SIEP, dans la mesure du possible.
  • Le ministère peut communiquer des renseignements personnels à un membre d’une unité d’intégration de données multisectorielle en vertu de la partie III.1 de la LAIPVP.

De plus, le ministre peut communiquer des renseignements personnels lorsque la personne concernée a identifié ces renseignements en particulier et a consenti à leur communication en vertu de l’alinéa b) du paragraphe 42(1) de la LAIPVP.

  • Les étudiants qui ont présenté une demande d’admission dans une université de l’Ontario par l’intermédiaire du Centre de demande d’admission aux universités de l’Ontario ont donné leur consentement écrit pour permettre au ministère, aux universités et à l’OUAC d’échanger les renseignements personnels fournis dans la demande et les renseignements d’inscription.
  • Les étudiants qui ont présenté une demande d’admission à un collège de l’Ontario par l’intermédiaire du Service d’admission des collèges de l’Ontario ont donné leur consentement écrit pour permettre au ministère, aux collèges et à l’OCAS d’échanger les renseignements personnels fournis dans les renseignements sur la demande et l’inscription.

Le ministre ne recueillera, n’utilisera, ni ne divulguera plus de renseignements personnels qu’il n’est raisonnablement nécessaire aux fins de la collecte. De plus, le ministre prendra des mesures pour s’assurer que les renseignements personnels sont protégés contre toute divulgation inutile, par exemple en concluant une entente de partage de données avec les destinataires.

Le ministère peut conclure une entente de partage de données avec des chercheurs externes pour appuyer ses activités de financement, de planification et de recherche. Les données seraient normalement partagées dans un format dépersonnalisé. Le processus utilisé pour le transfert, la préservation de l’anonymat et la destruction ultérieure de ces renseignements personnels doit être dans l’entente de partage de données conclue avec les chercheurs externes.

Fondement juridique de la collecte de rapports d’effectifs et de renseignements personnels

Les rapports sur les effectifs sont recueillis par le Ministère en vertu de la Loi et de la Loi de 2002 sur les collèges d’arts appliqués et de technologie de l’Ontario.

Le paragraphe 15(1) de la Loi confère au ministre le pouvoir de recueillir et d’utiliser directement ou indirectement des renseignements personnels à des fins précises.

15 (1) Le ministre peut recueillir, directement ou indirectement, des renseignements personnels à des fins liées aux questions suivantes et les utiliser à ces fins :

  1. L’application de la présente loi et des règlements, ainsi que des autres lois et règlements que leurs dispositions ou que le lieutenant-gouverneur en conseil lui confient en vertu de laLoi sur le Conseil exécutif, et la mise en œuvre des directives données en vertu de ces textes.
  2. La mise en conformité avec les lois visées à la disposition 1 et les règlements et directives découlant de telles lois.
  3. La planification, l’attribution et l’administration de fonds aux collèges, aux universités et aux autres établissements d’enseignement et de formation postsecondaires ainsi que la détection, la surveillance et la répression des cas où des fonds sont reçus ou utilisés sans autorisation.
  4. La planification, l’attribution et l’administration de fonds à des personnes ou entités pour l’administration ou la prestation de programmes ou services d’emploi ainsi que la détection, la surveillance et la répression des cas où des fonds sont reçus ou utilisés sans autorisation.
  5. La planification ou la prestation de programmes ou services se rapportant à l’enseignement postsecondaire, à l’emploi ou à la formation que le ministère fournit ou finance en tout ou en partie, l’affectation de ressources à ces programmes ou services, leur évaluation ou leur surveillance, ou la détection, la surveillance et la répression des fraudes liées à un tel financement et des cas où des services ou des avantages connexes sont reçus sans autorisation.
  6. La surveillance et l’évaluation de la qualité, des résultats et de la prestation des programmes et services postsecondaires offerts par les collèges, les universités et les autres établissements d’enseignement et de formation postsecondaires à leurs étudiants, afin d’assurer une utilisation responsable des fonds publics et d’appuyer le maintien d’un financement efficient de tels établissements.
  7. La mise en œuvre de la gestion des risques ou des erreurs ou d’activités visant à améliorer ou à maintenir la qualité des programmes et des services que le ministère fournit ou finance en tout ou en partie.
  8. La poursuite d’activités de recherche et d’analyse, y compris des études longitudinales, et d’activités statistiques menées par le ministère ou pour son compte à des fins liées à l’enseignement et à la formation postsecondaires, notamment aux fins suivantes :
  1. comprendre la transition des étudiants entre l’école secondaire et l’enseignement et la formation postsecondaires
  2. comprendre la participation et les progrès des étudiants, leur mobilité et leurs résultats d’apprentissage et d’emploi
  3. comprendre les liens entre les universités, les collèges, les écoles secondaires et les autres établissements d’enseignement et de formation prescrits par règlement,
  4. comprendre les tendances en ce qui concerne les choix de programmes d’enseignement ou de formation postsecondaire faits par les étudiants
  5. comprendre les sources et les modes de financement dont disposent les étudiants, notamment l’aide et les soutiens financiers fournis par le gouvernement et les établissements d’enseignement et de formation postsecondaires
  6. planifier une amélioration de l’accessibilité, notamment sur le plan financier, à l’enseignement et à la formation postsecondaires ainsi que de la qualité et de l’efficacité du secteur postsecondaire
  7. cerner les conditions ou les obstacles qui nuisent à la participation des étudiants, à leurs progrès, à l’obtention de leur diplôme et à leur transition vers le marché du travail ou les possibilités d’études ou de formation postsecondaires futures
  8. établir des indicateurs de rendement clés
  1. La poursuite d’activités de recherche et d’analyse, y compris des études longitudinales, et d’activités statistiques à des fins liées à l’administration et à la prestation de programmes ou services d’emploi financés par le ministère.

En vertu de la disposition 6 du paragraphe 15(6) de la Loi, le ministre peut exiger que le Service d’admission des collèges de l’Ontario et le Centre de demande d’admission aux universités de l’Ontario communiquent les renseignements personnels raisonnablement nécessaires aux fins visées au paragraphe 15(1) de la Loi.

Fondement juridique pour la collecte, l’utilisation et la divulgation des numéros d’immatriculation scolaire de l’Ontario et des renseignements personnels associés

L’article 16 de la Loi et les articles 266.1 à 266.5 de la Loi sur l’éducation portent sur la cession, la collecte, l’utilisation et la divulgation de renseignements personnels liés au NISO.

La Loi prévoit que les collèges et universités ou les autres établissements d’enseignement et de formation postsecondaires prescrits par règlement pris en vertu de la Loi peuvent recueillir, utiliser, divulguer ou exiger la production du NISO d’une personne à des fins liées à la prestation d’études postsecondaires et de formation à cette personne (paragraphe 16(6).

La Loi prévoit également que le ministre, les collèges et les universités peuvent recueillir, utiliser, divulguer ou exiger la production du NISO à des fins liées à l’administration, au financement, à la planification ou à la recherche de l’éducation et de la formation postsecondaires et à des fins liées à l’octroi d’une aide financière liée à l’éducation et à la formation postsecondaires de la personne (paragraphe 16(7).

La Loi confère également au ministre le pouvoir de recueillir des renseignements personnels, directement ou indirectement, et d’utiliser et de communiquer des renseignements personnels, aux fins de l’attribution des NISO et de la validation et de la mise à jour des numéros et des renseignements personnels qui y sont associés (paragraphe 16(2)). Les collèges et les universités ont le même pouvoir en tant qu’entités prescrites en vertu des paragraphes 266.2(2) et (3) de la Loi sur l’éducation.

Tous les collèges d’arts appliqués et de technologie et toutes les universités financées par les fonds publics, ainsi que les collèges et universités fédérés et affiliés de ces établissements ont le pouvoir, en vertu du paragraphe 266.3(2) de la Loi sur l’éducation, de recueillir, d’utiliser, de divulguer ou d’exiger la production du NISO d’une personne à des fins liées à la prestation de services éducatifs.

Le fait de recueillir, d’utiliser ou de divulguer le NISO d’une autre personne, ou d’en exiger la production, sauf en vertu de l’article 16 de la Loi , par la Loi sur l’Éducation ou d’une autre loi, constitue une infraction.

Sécurité et protection des renseignements personnels

Le MCUERS s’engage à protéger, de manière générale et particulière, la confidentialité des renseignements personnels compris dans les données sur l’effectif recueillies auprès des collèges et des universités et de partenaires postsecondaires comme l’OUAC et l’OCAS.

En vertu de la Loi, le ministre ne recueillera ni n’utilisera de renseignements personnels s’il existe d’autres renseignements permettant de parvenir aux mêmes fins. Le ministre ne recueillera pas et n’utilisera pas plus de renseignements personnels que ce qui est raisonnablement nécessaire pour réaliser les objectifs de la collecte et de l’utilisation.

En ce qui concerne les renseignements personnels recueillis, le Ministère est tenu de se conformer aux règlements sur la protection de la vie privée de la L.R.O. 1990, chapitre F.31 (LAIPVP et prendre toutes les mesures nécessaires en ce sens, notamment la dépersonnalisation des données utilisées aux fins d’analyse et l’adoption de mesures physiques, techniques et administratives pour assurer la protection des renseignements personnels.

Les renseignements personnels contenus dans les rapports sur les effectifs sont recueillis et communiqués à la Direction des politiques financières du ministère.

Les données sur les effectifs incluses dans le système sécurisé des données sur les effectifs ne sont accessibles qu’aux fonctionnaires autorisés du ministère afin de s’acquitter de leurs responsabilités administratives. Seul un nombre limité de fonctionnaires autorisés du ministère ont accès aux renseignements personnels contenus dans les rapports sur les effectifs de chaqueuniversité ou collège.

Le MCUERS conserve les versions électroniques des données actuelles et historiques sur les effectifs et l’obtention de diplômes conformément à la politique de conservation de documents du gouvernement de l’Ontario et maintient des mesures de protection administratives, techniques et physiques dans le but de protéger contre l’accès, l’utilisation, la modification et la divulgation non autorisés des renseignements personnels.

Le ministère exige que les données déclarées contiennent les numéros d’identification des étudiants, un NISO correct et valide et d’autres identificateurs personnels restreints pour assurer l’exactitude des renseignements et des dossiers au niveau de l’étudiant afin de permettre au ministère de vérifier ces renseignements.

Le ministère dispose d’un entrepôt de données à l’échelle du ministère pour stocker, utiliser et rendre compte des données provenant d’un certain nombre de sources, y compris les données des systèmes de collecte de données sur les effectifs.

Les données sur les effectifs recueillies font l’objet d’un processus de dépersonnalisation qui supprime des identificateurs précis et des champs sensibles qui pourraient mener à l’identification d’une personne, puis sont transmises à l’entrepôt de données du ministère pour être utilisées à des fins d’analyse statistique ou autre pour appuyer l’élaboration de politiques gouvernementales, l’évaluation des programmes et pour appuyer ses activités de financement et de planification pour le secteur postsecondaire.

Les renseignements dépersonnalisés et anonymisés au niveau des étudiants peuvent être partagés avec d’autres ministères et organismes du gouvernement de l’Ontario, ainsi qu’avec les universités et les collèges d’arts appliqués et de technologie, les conseils scolaires de l’Ontario, les associations d’intervenants en matière d’éducation postsecondaire, le Conseil ontarien de la qualité de l’enseignement supérieur et les chercheurs universitaires.

Le ministère conserve les données sur les effectifs dans un environnement sécurisé. Les données peuvent être partagées au sein du MCUERS, avec d’autres ministères du gouvernement de l’Ontario, d’autres ordres de gouvernement, des établissements postsecondaires et des chercheurs externes, normalement dans un format dépersonnalisé. Cela signifie que les données sont dépersonnalisées pour supprimer les identificateurs et tous les champs sensibles qui pourraient mener à l’identification d’une personne avant d’être utilisées à des fins statistiques ou autres pour appuyer l’élaboration de politiques gouvernementales, l’évaluation de programmes et pour soutenir ses activités de financement et de planification pour le secteur postsecondaire.

Le MCUERS stocke les dossiers électroniques hors site dans le cadre de ses procédures de reprise en cas de sinistre.

Coordonnées :

Directeur, Direction des politiques financières
ministère des Collèges et Universités, de l’Excellence en recherche et de la Sécurité  
315, rue Front Ouest, 16e étage
Toronto (Ontario) M7A 0B8
Numéro de téléphone : 1-800-387-5514 
Courriel : FPB@ontario.ca