Commission du code du bâtiment Plan d’activités 2024–2027
Renseignez-vous sur les activités et les plans relatifs au règlement des différends dans le secteur de la construction en Ontario.
Mandat
La Commission du code du bâtiment (la « Commission ») est un organisme décisionnel dont les pouvoirs sont établis aux articles 23 et 24 de la Loi de 1992 sur le code du bâtiment.
La Commission a pour mandat de régler les différends qui opposent des promoteurs de projets de construction et des agents chargés de l’exécution de la loi. La Loi de 1992 sur le code du bâtiment prévoit trois types de différends sur lesquels la Commission peut se prononcer : ceux relatifs à la suffisance de la conformité aux exigences techniques du Code du bâtiment, ceux relatifs à la conformité aux délais prescrits pour le traitement des permis et ceux concernant la conformité aux délais prescrits pour l’inspection des travaux. La Commission rend ses décisions indépendamment du ministère des Affaires municipales et du Logement (le « ministère ») et du gouvernement de l’Ontario.
Toutes les ressources humaines et financières dont la Commission a besoin pour remplir son mandat proviennent de la Direction du bâtiment et de l’aménagement du ministère.
Principes directeurs
En tant qu’organisme du gouvernement de l’Ontario, la Commission applique les principes de gestion du gouvernement. Ses instances sont régies par :
- la Loi sur l’exercice des compétences légales
- la Loi de 1992 sur le code du bâtiment
- la Loi de 2009 sur la responsabilisation et la gouvernance des tribunaux décisionnels et les nominations à ces tribunaux
- la Loi de 2006 sur la fonction publique de l’Ontario
- les directives du Conseil de gestion du gouvernement
- le manuel des lignes directrices, des politiques et des procédures de la Commission.
La Commission applique ces principes et éléments de gouvernance, notamment le comportement éthique, la responsabilisation, l’excellence de la gestion, l’utilisation judicieuse des fonds publics et la prestation de services de qualité supérieure au public, en contribuant à la salubrité, à la sécurité, à l’accessibilité et à l’efficacité énergétique des bâtiments en Ontario ainsi qu’en jouant un rôle positif dans le secteur de la conception et de la construction des bâtiments de la province.
La Commission a conclu avec le ministre des Affaires municipales et du Logement (le « ministre ») un protocole d’entente concernant l’exercice de son mandat. Ce protocole établit la relation entre la Commission, le ministre et le ministère en ce qui a trait à la Commission et aux services qu’elle fournit. Il vise à préciser les responsabilités respectives de ces parties et à faire en sorte que le principe fondamental de la responsabilisation soit observé dans la gestion, l’administration et les activités de la Commission.
Orientation stratégique de la commission
L’orientation stratégique de la Commission permet d’assurer l’exécution de son mandat de régler les différends qui opposent des promoteurs de projets de construction et des agents chargés de l’exécution de la loi. Elle est conforme à son mandat, aux priorités du gouvernement pour le secteur des organismes ainsi qu’à des politiques et directives clés.
Les organismes provinciaux font partie du gouvernement et, à ce titre, sont tenus d’agir dans l’intérêt supérieur de la population ontarienne en étant efficients et efficaces et en optimisant l’utilisation des fonds publics. Conformément à cette attente, l’orientation stratégique de la Commission est compatible avec les priorités suivantes du gouvernement :
Transparence et responsabilisation
- Respecter les directives et politiques gouvernementales pertinentes et rédiger des rapports dans le respect de la transparence et de l’obligation de rendre compte.
- Respecter les normes et pratiques de comptabilité et donner suite aux conclusions des audits, le cas échéant.
- Déterminer les aptitudes, les connaissances et l’expérience requises pour appuyer de façon efficace le rôle du conseil en matière de gouvernance et de responsabilisation de la Commission, et fournir au ministre des matrices de compétences mises à jour afin que des membres qualifiés soient nommés au conseil.
Gestion des risques
- Élaborer et mettre en œuvre un processus efficace pour cerner, évaluer et atténuer les risques, notamment en matière de cybersécurité, et tout risque de situation d’urgence à l’avenir.
Prestation numérique et service à la clientèle
- Examiner et mettre en œuvre la numérisation aux fins de la prestation des services en ligne pour assurer le respect des normes de service à la clientèle.
- Utiliser une variété d’approches ou d’outils pour assurer la prestation des services dans toutes les situations.
La Commission s’efforce d’offrir un processus non accusatoire, rapide et économique de règlement des différends relatifs au Code du bâtiment dans le cadre d’un système d’appel simplifié et accessible. Conformément aux priorités du gouvernement, la Commission continue de respecter la Directive concernant les organismes et les nominations du Conseil de gestion du gouvernement, y compris en ce qui concerne la rédaction et l’affichage public du plan d’activités et du rapport annuel chaque année. La Commission adhère également au processus de gestion des risques et de présentation de rapports du gouvernement.
Compte tenu de la priorité du gouvernement d’assurer la prestation de services numériques, la Commission continue d’utiliser des outils de prestation de services en ligne en acceptant les requêtes par voie électronique et en tenant des audiences virtuelles à distance.
Par ailleurs, la Commission a acquis la réputation d’un fournisseur de services efficace, utile et de qualité dans le secteur de la construction. Elle se heurte néanmoins à certaines difficultés. Pour les surmonter et améliorer son fonctionnement ainsi que les services qu’elle fournit à ses clients, la Commission entend poursuivre les initiatives suivantes :
Délai pour la tenue des audiences
Conformément à ses cibles de rendement, la Commission cherche à proposer des dates d’audience dans les 30 jours ouvrables de la réception d’une requête complète dans 85 % des cas. Pour que la requête soit considérée comme complète, tous les documents exigés des deux parties au différend doivent avoir été reçus.
Comme il est indiqué dans son rapport annuel 2022-2023, la Commission n’a pas atteint cette cible au cours de l’exercice 2022-2023. Cependant, le rapport précise que pendant la pandémie de COVID-19, la Commission a temporairement suspendu sa pratique consistant à proposer une date d’audience dans un délai précis et a modifié certaines procédures administratives afin de permettre aux parties et au personnel du ministère de bénéficier d’une certaine souplesse à ce chapitre. La Commission a décidé de revenir aux pratiques administratives qui prévalaient avant la COVID, et qui consistaient à proposer une date d’audience avant que soit terminé le rapport sur les renseignements techniques généraux. Grâce à ce changement, la Commission s’attend à pouvoir atteindre cette cible au cours du prochain exercice.
La Commission a tenu les requérants et intimés des changements apportés à son processus au cours de la pandémie de COVID-19; en conséquence, elle a obtenu un taux de satisfaction global de 96 % selon les clients ayant répondu au sondage.
Soulignons que le processus de la Commission exige la participation des parties au différend; par conséquent, sa capacité à tenir une audience dans un certain nombre de jours ouvrables repose sur les réponses qu’elle reçoit des parties dans un délai donné. La Commission a donc décidé que ses mesures du rendement devraient permettre d’évaluer les aspects dont elle est responsable (c’est-à-dire la proposition d’une date d’audience) tout en faisant abstraction des aspects qui échappent à son contrôle (comme les envois de documents tardifs des parties et la non-disponibilité des parties).
Délai de communication de la décision écrite
Le libellé de la mesure du rendement de la Commission concernant la communication des décisions en temps opportun est : « Communiquer la décision aux parties dans les 15 jours ouvrables de la fin de l’audience dans 75 % des cas ». La Commission précise que la cible établie pour cette mesure du rendement a été atteinte dans 100 % des cas au cours de l’exercice 2022-2023.
La Commission a également établi une cible de rendement concernant la préparation et la finalisation en temps opportun des décisions écrites complètes, à savoir : « Rédiger la version écrite complète de la décision dans les six mois de la fin de l’audience dans 75 % des cas ». La Commission n’a pas atteint cette cible, mais elle a préparé et finalisé des décisions écrites complètes dans les six mois de la fin de l’audience dans 70 % des cas. Elle a commencé à faire le suivi du calendrier de production des décisions dans le but d’atteindre cette cible.
La Commission s’efforce de publier toutes ses décisions, une fois traduites en français, sur le site CanLII, un site d’information juridique.
Comme la Commission n’exerce aucun contrôle sur les délais de traduction ou de publication des décisions, elle ne fixe pas de cible de rendement pour leur publication.
La Commission continuera de surveiller ses mesures du rendement chaque année, ainsi que les facteurs pouvant influer sur les résultats.
Transparence et responsabilisation
Conformément à la priorité du gouvernement relative à l’amélioration de la transparence et de la responsabilisation, la Commission continue de respecter les exigences en matière de responsabilisation stipulées dans la Loi de 2009 sur la responsabilisation et la gouvernance des tribunaux décisionnels et les nominations à ces tribunaux. Cette loi oblige la Commission à réviser régulièrement ses documents à ce sujet et impose des obligations supplémentaires concernant le processus de recrutement de nouveaux membres. Comme l’exigent les règles énoncées dans cette loi, la Commission doit rédiger un énoncé de recrutement qui décrit la marche à suivre pour recruter un nouveau membre.Conformément à son énoncé de recrutement, la Commission a élaboré une offre d’emploi standard dont elle se servira pour recruter de nouveaux membres.
Planification de la relève
Le 31 décembre 2022, la Commission comptait au total 14 membres à temps partiel, y compris le président et deux vice-présidents. Tous les membres sont nommés par le lieutenant-gouverneur en conseil par voie de décret. Conformément à la Directive concernant les organismes et les nominations du Conseil de gestion du gouvernement, les personnes nommées à la Commission peuvent cumuler plusieurs mandats et siéger pendant au plus 10 ans. La directive actuelle précise que le mandat initial est de deux ans. Sur recommandation du président, ce mandat initial peut être renouvelé une première fois pour trois ans, puis pour une période finale de cinq ans.
La planification de la relève demeure un enjeu lié aux nominations. Présentement, il est prévu que les mandats de tous les membres actuels expireront au cours de la période visée par le présent plan. Si un nombre important de membres souhaitent que leur mandat ne soit pas renouvelé ou s’ils n’obtiennent pas le renouvèlement, les risques liés à l’insuffisance du transfert de connaissance et à l’absence de certaines compétences techniques au sein des comités des audiences augmentera.
Pour atténuer ce problème, la Commission estime qu’idéalement, un tiers de ses membres seraient dans leur mandat initial de deux ans, un tiers dans leur deuxième mandat de trois ans et le troisième tiers dans leur mandat final de cinq ans. Cela permettrait à la Commission de maintenir un équilibre entre les nouveaux membres et les plus expérimentés.
Le président et le personnel de la Commission continuent d’élaborer un plan avec le Bureau du ministre et le Secrétariat des nominations afin d’obtenir la nomination de nouveaux membres plus souvent et en plus petits groupes pour éviter que leurs mandats expirent tous en même temps. Cette stratégie permettrait à la Commission d’améliorer la planification de la relève, de faire chevaucher les mandats (ce qui favorise le transfert des connaissances des anciens aux nouveaux membres), de maintenir un équilibre approprié dans la représentation des régions, de favoriser le mentorat des nouveaux membres, et de constituer et de maintenir une équipe possédant des compétences dans toutes les disciplines techniques (structure, sécurité incendie, plomberie, systèmes mécaniques, systèmes d’égouts sur place, etc.) du Code du bâtiment.
En outre, pour tenter de résoudre la question générale de la planification de la relève mentionnée précédemment, le président de la Commission continuera d’envisager soigneusement les recommandations à faire au sujet du renouvellement du mandat des membres actuels. En conséquence, le renouvellement du mandat de certains membres pourrait ne pas être recommandé. Le président et le personnel de la Commission continueront également de collaborer avec le Secrétariat des nominations et le Bureau du ministre afin d’améliorer la représentativité régionale des membres de la Commission.
Sondage annuel
La Commission entend poursuivre son sondage indépendant des parties aux audiences de règlement des différends, qui l’aide à déterminer le degré de satisfaction quant à la prestation de ses services.
Survol des principales activités
L’analyste des politiques et des programmes de la Commission est chargé de l’administration générale et de l’élaboration des politiques de la Commission, y compris la gestion des dossiers et les services fournis aux personnes qui souhaitent demander une audience à la Commission. L’analyste des politiques et des programmes collabore avec le ministère pour assurer la liaison avec le Bureau du ministre en ce qui concerne le processus de nomination, la gestion des questions d’intérêt, la planification des activités, la mesure du rendement, la surveillance des dépenses ainsi que le respect des exigences applicables au secteur des organismes et des directives du Conseil de gestion du gouvernement.
Du 1er avril au 31 décembre 2023, la Commission a reçu 17 nouvelles requêtes et a tenu 18 audiences. Après la fin d’une audience, les membres du comité délibèrent sur les éléments de preuve et rendent leur décision. Celle-ci est ensuite communiquée aux parties à l’audience et la décision écrite complète est affichée par la suite sur le site Web juridique CanLII.
La Commission a reçu les nombres suivants de requêtes au cours de la période de cinq ans (y compris le nombre cumulatif en 2023) indiquée ci-dessous :
| Exercice | Type de requête : Bâtiment | Type de requête : Système d’égouts sur place | Type de requête : Délai prescrit (demande de permis) | Type de requête : Délai prescrit (inspection de chantier) | Nombre total de requêtes | Renvois judiciaires | Nombre total d’audiences |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 2019-2020 | 30 | 6 | 0 | 0 | 36 | 1 | 25 |
| 2020-2021 | 17 | 6 | 0 | 0 | 23 | 1 | 31 |
| 2021-2022 | 20 | 3 | 0 | 0 | 23 | 0 | 18 |
| 2022-2023 | 18 | 3 | 1 | 0 | 22 | 0 | 23 |
| 2023-2024 | 13 | 2 | 2 | 0 | 17 | 0 | 18 |
Réalisations
Au cours des dernières années, on a pris plusieurs mesures pour améliorer le rendement et la responsabilisation de la Commission, notamment l’ajout de cibles de rendement au processus de planification des activités du ministère et le suivi continu des mesures du rendement propres à la Commission, conformément à la priorité du gouvernement relative à l’amélioration du service à la clientèle.
La Commission sonde annuellement ses clients. Les sondages sont réalisés à la fin de l’exercice. Par conséquent, les résultats du sondage de l’exercice 2022-2023 ne seront reçus et compilés qu’à la fin d’avril 2024. Les résultats figurent dans le rapport annuel de la Commission.
En se basant sur le sondage annuel de la clientèle, la Commission fait état des réalisations suivantes pour 2022-2023 :
- La Commission a continué d’offrir un mécanisme d’appel équitable et rapide pour les différends portant sur des questions techniques et, cette fois encore, n’a fait l’objet d’aucune requête en révision judiciaire en 2022-2023.
- La Commission a continué de mener des sondages auprès de ses clients.
- Selon les résultats du sondage mené auprès des clients qui ont utilisé les services de la Commission au cours de l’exercice 2022-2023 :
- 100 % étaient d’avis que les processus et les procédures étaient clairs et faciles à comprendre;
- 95 % étaient d’avis que les membres avaient fait preuve d’un niveau d’expertise approprié pour traiter leur dossier;
- 100 % estimaient avoir été traités avec courtoisie tout au long du processus de requête;
- 95 % estimaient avoir été traités avec courtoisie pendant l’audience;
- 100 % étaient satisfaits de la qualité et de la cohérence globales des services fournis par la Commission.
Autres réalisations en 2022-2023 :
- Le président et le personnel de la Commission continuent de collaborer avec le Secrétariat des nominations et le Bureau du ministre pour assurer le renouvellement du mandat de quatre membres, conformément à la priorité du gouvernement relative au maintien des aptitudes, des connaissances et de l’expérience requises pour appuyer de façon efficace le rôle de la Commission en matière de gouvernance et de responsabilisation.
- Pour fournir ses services, la Commission continue à accepter les requêtes électroniques et à tenir des audiences et des réunions à distance par téléphone ou vidéoconférence. Ces mesures sont compatibles avec la priorité que le gouvernement accorde à l’élargissement de la prestation numérique et du service à la clientèle.
- Conformément à la priorité du gouvernement relative à l’amélioration de la transparence et de la responsabilisation, la Commission continue de respecter la Directive concernant les organismes et les nominations du Conseil de gestion du gouvernement :
- elle a rédigé, achevé et présenté son plan d’activités triennal 2023-2026;
- elle a achevé la préparation de son rapport annuel 2022-2023 et l’a approuvé dans le délai imparti.
- Conformément à la priorité du gouvernement concernant la gestion des risques, la Commission continue de cerner et d’évaluer les risques et de proposer des stratégies d’atténuation qui sont décrites chaque année dans le plan d’activités.
- La Commission continue de se conformer à la Loi de 2009 sur la responsabilisation et la gouvernance des tribunaux décisionnels et les nominations à ces tribunaux.
- La Commission tient normalement deux réunions par année rassemblant tous les membres. Elle maintiendra cette pratique, car elle facilite l’examen et l’approbation des documents obligatoires en matière de responsabilisation, notamment le rapport annuel et le plan d’activités.
- La Commission a publié une offre d’emploi pour recruter de nouveaux membres; le concours a lieu actuellement.
Ressources
Ressources humaines
Le 31 décembre 2023, la Commission comptait au total 14 membres à temps partiel, y compris le président et deux vice-présidents. Tous les membres sont nommés par décret pour des mandats totalisant jusqu’à 10 ans, conformément à Directive concernant les organismes et les nominations du Conseil de gestion du gouvernement. Le président et les vice-présidents sont responsables de la gouvernance de l’organisme et des relations avec le ministère.
Les divisions et directions suivantes du ministère et du gouvernement aident la Commission à observer la Directive concernant les organismes et les nominations :
- la Direction du bâtiment et de l’aménagement de la Division de l’aménagement et de la croissance
- la Direction des services généraux et la Direction de la planification et du contrôle financiers de la Division de la gestion des activités ministérielles
- la Direction des services juridiques
- le Groupement de l’information et de la technologie de l’information pour les services à la collectivité.
Toutes les ressources humaines et financières de la Commission proviennent de la Direction du bâtiment et de l’aménagement du ministère.
Le personnel de soutien direct que le ministère affecte à la Commission représente 1,0 équivalent à temps plein (ETP) pour le poste d’analyste des politiques et des programmes – Commission du code du bâtiment.
La Commission ne dispose pas de son propre personnel, mais l’analyste des politiques et des programmes de la Commission est le membre du personnel du ministère qui est affecté au soutien de la Commission. Il est chargé de l’administration générale de la Commission. Cela comprend la gestion du processus de nomination, la gestion des questions d’intérêt, la planification des activités, les mesures du rendement, la surveillance des dépenses ainsi que le respect des exigences applicables au secteur des organismes et des directives du Conseil de gestion du gouvernement.
Comme le mentionnait le plan d’activités 2020-2023, le 1er octobre 2019, le personnel de soutien de la Commission est passé de 1,8 à 1,0 ETP. La Commission continue de surveiller les répercussions éventuelles.
Ressources financières
La Commission ne dispose pas de son propre budget. Elle est soutenue par le personnel du ministère. Ses dépenses de fonctionnement sont financées à même le budget du ministère.
Le budget et les prévisions de la période de planification de trois ans se fondent sur un nombre estimatif de 35 requêtes et de 35 jours d’audience (selon des données historiques et des projections). En général, les dépenses réelles d’un exercice donné varient selon le nombre de requêtes, d’audiences, de réunions et de membres.
Comme la Commission a décidé de tenir chaque année deux réunions en personne de l’ensemble de ses membres, ainsi que des audiences en personne à la demande d’une partie ou de la Commission, il est prévu que les membres engageront des dépenses de déplacement au cours de la période de trois exercices visée par le présent plan. Cependant, ces dépenses devraient être faibles, car la plupart des audiences et des autres réunions devraient avoir lieu à distance.
Le tableau 2 ci-dessous décrit les coûts liés au soutien de la Commission :
| Dépense | Chiffres réels 2021-2022 | Chiffres réels provisoires 2022-2023 | Budget 2023-2024 ($) | Prévisions 2024-2025 ($) | Prévisions 2025-2026 ($) |
|---|---|---|---|---|---|
| Rémunérations journalières des membres | 49 190 | 42 247 | 88 000 | 88 000 | 88 000 |
| Dépenses des membres liées aux déplacements et aux audiences | 0 $ | 1 795 | 28 200 | 29 000 | 29 900 |
| Autres coûts liés à l’administration | 10 074 | 11 846 | 22 500 | 23 200 | 23 900 |
| Total partiel | 59 264 | 55 887 | 138 700 | 140 200 | 141 800 |
| Équivalent temps plein (ETP) | 1,0 | 1,0 | 1,0 | 1,0 | 1,0 |
| Coûts liés à l’ETP (salaire + avantages) | 115 408 | 89 092 | 129 100 | 130 900 | 132 200 |
| Total | 174 672 | 144 979 | 267 800 | 271 100 | 274 000 |
Remarque : Les chiffres étant arrondis, les totaux peuvent ne pas correspondre exactement.
Revenus
Depuis le 1er janvier 2014, des droits sont exigés pour le dépôt d’une requête devant la Commission (170 $ par requête) et le montant de ces droits augmente annuellement en fonction de l’indice des prix à la consommation (IPC). En conséquence, les droits de requête sont passés à 212 $ le 1er janvier 2023.
En avril 2023, la province a déposé la Loi de 2023 visant à aider les acheteurs et à protéger les locataires, qui a reçu la sanction royale le 8 juin 2023. Le plan d’aide aux acheteurs et de protection des locataires comporte le gel de 74 types de frais provinciaux au niveau de 2023-2024. Cela comprend les frais qui font augmenter directement ou indirectement le coût du logement. Ainsi, le règlement pris en application du Code du bâtiment a été modifié afin que les droits de requête de 212 $ de la Commission du code du bâtiment restent inchangés.
Ces revenus s’inscrivent dans les revenus non fiscaux du ministère.
Le tableau ci-dessous fournit des détails sur les revenus associés aux requêtes déposées auprès de la Commission :
| Description | Chiffres réels 2022-2023 | Chiffres réels provisoires 2023-2024 | Budget 2024-2025 | Prévisions 2025-2026 | Prévisions 2026-2027 |
|---|---|---|---|---|---|
| Revenus : droits de requête | 5 994 | 3 194 | 7 420 | 7 420 | 7 420 |
| Total | 5 994 | 3 194 | 7 420 | 7 420 | 7 420 |
Plan de communication
La Commission communique avec les requérants effectifs et éventuels au moyen de publications, de formules et d’instructions appropriées qu’elle affiche sur sa page Web publique ou qu’elle envoie sur demande.
L’analyste des politiques et des programmes de la Commission répond aux demandes de renseignements communiquées par téléphone et par courriel.
Analyse du contexte
Facteurs ayant une incidence sur le plan d’activités
Fluctuation de la demande
La complexité croissante des requêtes et l’augmentation du nombre de requêtes portant sur plusieurs différends influeront sur la nécessité de nommer des membres possédant les compétences appropriées et pourraient avoir une incidence sur le soutien administratif dont la Commission a besoin. Il est primordial que la Commission ait un nombre suffisant de membres qualifiés pour lui permettre de continuer à fournir à la population ontarienne un service efficace et économique de règlement des différends.
La Commission continue de constater une augmentation du nombre de requêtes exigeant qu’elle examine et détermine sa compétence et son mandat relativement à des différends qui peuvent dépasser les exigences techniques du Code du bâtiment.
Compte tenu de la complexité croissante des requêtes et de l’augmentation du nombre de requêtes portant sur de multiples différends, la Commission constate que le temps nécessaire pour entendre et régler chaque affaire a également augmenté.
Incidences financières
À titre de personnes nommées à temps partiel, les membres de la Commission reçoivent une indemnité journalière établie par le Conseil du Trésor et le Conseil de gestion du gouvernement. Cette indemnité est de 472 $ pour les membres, de 583 $ pour les vice-présidents et de 744 $ pour le président. Les membres de la Commission sont également remboursés pour les dépenses qu’ils engagent pour participer aux audiences et réunions de la Commission tenues à Toronto. Les coûts liés aux activités de la Commission, dont les coûts de fonctionnement et les indemnités journalières des membres, font partie du budget global du ministère. Depuis 2020-2021, la tenue d’audiences et de réunions à distance et le nombre réduit de réunions en personne ont donné lieu à une baisse des dépenses liées aux déplacements et aux audiences et réunions. Comme la Commission a décidé de tenir chaque année deux réunions en personne de l’ensemble de ses membres, ainsi que des audiences en personne à la demande d’une partie ou de la Commission, il est prévu que les membres engageront des dépenses de déplacement au cours de la période de trois exercices visée par le présent plan.
Toute variation du nombre de requêtes présentées à la Commission ou de la complexité des différends aura également des répercussions directes sur la portion du budget du ministère qui finance les activités de la Commission.
Mesures et cibles de rendement
La Commission a adopté les recommandations relatives à la mesure du rendement établies en 2000 par la Commission de réforme du réseau d’organismes (la « Commission Guzzo »). Ces mesures sont :
- l’équité
- la rapidité
- la qualité et la cohérence
- la transparence
- l’expertise
- la courtoisie
Le tableau qui suit décrit les mesures du rendement, les cibles et les résultats de la Commission pour l’exercice 2022-2023 et ses engagements pour 2024-2027.
| Résultats | Mesures | Cibles | Situation en 2022-2023 | Engagements pour 2024-2027 |
|---|---|---|---|---|
| Équité (processus et procédures équitables et jugés équitables) | Les parties | La proportion des audiences menant à une révision judiciaire ne devrait pas dépasser 10 % par année. | Cible atteinte. | La proportion des audiences menant à une révision judiciaire ne devrait pas dépasser 10 % par année. |
| Rapidité (règlement rapide des différends portant sur des exigences techniques du Code) | a) Nombre de jours ouvrables entre la requête et l’offre de date d’audience. b) Communication de la décision en temps opportun. c) Préparation et finalisation en temps opportun de la décision écrite complète. d) Préparation et finalisation en temps opportun de la décision écrite complète. | a) Proposer une date d’audience qui tombe dans les 30 jours ouvrables de la réception de la requête complète dans 85 % des cas. Pour que la requête soit considérée comme complète, tous les documents exigés des deux parties au différend doivent avoir été reçus. b) Communiquer la décision aux parties dans les 15 jours ouvrables de la fin de l’audience dans 75 % des cas. c) Rédiger et finaliser la version écrite complète de la décision dans les six mois de la fin de l’audience dans 75 % des cas. d) Rédiger et finaliser la version écrite complète de la décision dans les six mois de la fin de l’audience dans 75 % des cas. | a) Nombre de jours ouvrables entre la requête et l’offre de date d’audience. b) Cible atteinte. c) Cible non atteinte. La démarche recommandée par la Commission pour atteindre cette cible figure dans la section « Délai de communication des décisions ». d) Sans objet (requête retirée avant la date d’audience) | a) Proposer une date d’audience qui tombe dans les 30 jours ouvrables de la réception de la requête complète dans 85 % des cas. Pour que la requête soit considérée comme complète, tous les documents exigés des deux parties au différend doivent avoir été reçus. b) Communiquer la décision aux parties dans les 15 jours ouvrables de la fin de l’audience dans 75 % des cas. c) Rédiger et finaliser la version écrite complète de la décision dans les six mois de la fin de l’audience dans 75 % des cas. d) Rédiger et finaliser la version écrite complète de la décision dans les six mois de la fin de l’audience dans 75 % des cas. |
| Qualité et cohérence (processus et procédures intègres et uniformes) | Les parties estiment que le processus de la Commission a été mené avec un haut niveau de qualité et de cohérence. | 85 % des parties estiment que le processus présentait un haut niveau de qualité et de cohérence. | Cible atteinte. | 85 % des parties estiment que le processus présentait un haut niveau de qualité et de cohérence. |
| Transparence (processus et procédures clairs et faciles à comprendre) | Les parties estiment que les processus et procédures de la Commission ont été clairement compris. | 85 % des parties estiment que les processus et procédures sont clairs et faciles à comprendre. | Cible atteinte. | 85 % des parties estiment que les processus et procédures sont clairs et faciles à comprendre. |
| Expertise (décisions judicieuses rendues par la Commission grâce aux compétences techniques de ses membres) | a) Les parties estiment que les membres de la Commission ont fait preuve d’un niveau approprié de connaissances et de compétences techniques. b) Envoi au ministre en temps opportun d’un avis de l’expiration imminente du mandat d’un membre de la Commission. | a) 85 % des parties estiment que les membres étaient des experts du sujet traité à l’audience. b) Donner un préavis au ministère quatre mois avant l’expiration du mandat d’un membre. | a) Cible atteinte. b) Cible atteinte. | a) 85 % des parties estiment que les membres étaient des experts du sujet traité à l’audience. b) Donner un préavis au ministère quatre mois avant l’expiration du mandat d’un membre. |
| Courtoisie (politesse et courtoisie envers toutes les parties) | Les parties estiment avoir été traitées avec courtoisie tout au long du processus de traitement de la requête et à l’audience. | 85 % des parties interrogées estiment avoir été traitées avec courtoisie tout au long du traitement de la requête et à l’audience. | Cible atteinte. | 85 % des parties interrogées estiment avoir été traitées avec courtoisie tout au long du traitement de la requête et à l’audience. |
Évaluation des risques
Compte tenu des orientations stratégiques et des objectifs de la Commission, deux risques liés au rendement ont été relevés.
La Commission a établi des stratégies d’atténuation, y compris des plans d’urgence, des mesures d’atténuation et une surveillance au besoin dans le cadre de protocoles de gestion prudente des risques. La Commission doit se livrer à la planification nécessaire pour composer avec ces enjeux.
Voici la matrice des impacts et des probabilités qui a servi à l’évaluation :
| Incidence | Probabilité Faible | Probabilité Moyenne | Probabilité Élevée |
|---|---|---|---|
| Élevée | Mesures d’atténuatioin et plans d’urgence | Mesures d’atténuation et plans d’urgence; surveillance étroite | Adoption urgente de mesures correctives; surveillance rigoureuse |
| Moyenne | Tolérance; surveillance | Mesures d’atténuation et plans d’urgence | Mesures d’atténuation et plans d’urgence; surveillance étroite |
| Faible | Tolérance; aucune mesure | Tolérance; surveillance | Mesures d’atténuation et plans d’urgence |
Risque numéro 1 : Manque de transfert des connaissances ou de planification de la relève ayant un impact sur la Commission
Problème : La planification de la relève demeure un enjeu important pour la Commission.
Dans le passé, le chevauchement insuffisant des mandats dont l’expiration était imminente et de celui des nouveaux membres a entrainé un fardeau disproportionné pour certains membres plus expérimentés. Les nouveaux membres ne connaissent pas bien les processus de la Commission. Dans l’idéal, au plus 33 % des membres devraient quitter la Commission chaque année. Cela permettrait de faciliter la transition et de maintenir des proportions équilibrées d’anciens et de nouveaux membres. La Commission a indiqué qu’elle souhaite voir un chevauchement accru des mandats des anciens et des nouveaux membres.
Probabilité : Faible
Le président et le personnel de la Commission continueront de collaborer avec le Bureau du ministre et le Secrétariat des nominations afin d’obtenir la nomination de nouveaux membres plus souvent et en plus petits groupes pour éviter l’expiration simultanée de nombreux mandats.
Pour atténuer ce problème, la Commission estime qu’idéalement, un tiers de ses membres seraient dans leur mandat initial de deux ans, un tiers dans leur deuxième mandat de trois ans et le troisième tiers dans leur mandat final de cinq ans. Cela permettrait à la Commission de maintenir un équilibre entre les nouveaux membres et les plus expérimentés.
L’étalement des mandats permettrait à la Commission d’assurer la transition avec les nouveaux membres et favoriserait le transfert des connaissances des membres expérimentés aux nouveaux membres. Avec le chevauchement des mandats, le risque sera considérablement réduit. Toutefois, la gravité du risque fluctuera selon la situation relative aux nominations et sera un enjeu permanent pour la Commission.
Impact : Moyen
Des changements importants et simultanés dans la composition de la Commission peuvent entrainer un fardeau disproportionné pour certains membres et rendre difficile la détermination de la composition appropriée d’un comité d’audition. Même si les nouveaux membres peuvent posséder une expérience technique, il faudrait idéalement les intégrer progressivement aux audiences pour leur permettre de se familiariser avec les processus de la Commission.
Tolérance et surveillance
Bien que la matrice de risques ci-dessus indique que la Commission peut tolérer et surveiller le risque, elle a l’intention de suivre la stratégie d’atténuation décrite ci-dessous. Ce risque sera permanent pour la Commission et la probabilité et l’impact varieront selon les circonstances au moment de l’évaluation du risque. Il semble prudent que la Commission continue de faire de son mieux pour atténuer le risque.
Atténuation
En tentant d’obtenir la nomination de nouveaux membres plus souvent et en plus petits groupes, le président, la Commission et le personnel du ministère s’efforcent de résoudre la question générale de la planification de la relève.
Cette stratégie permettra à la Commission d’améliorer la planification de la relève, de faire chevaucher les mandats (ce qui favoriserait le transfert des connaissances des anciens aux nouveaux membres), de maintenir un équilibre approprié dans la représentation des régions, de favoriser le mentorat des nouveaux membres, et de constituer et de maintenir une équipe possédant des compétences dans toutes les disciplines techniques (structure, sécurité incendie, plomberie, systèmes mécaniques, systèmes d’égouts sur place, etc.).
Plus tôt cette année, la Commission a publié une offre d’emploi en vue de recruter de nouveaux membres. Le concours a lieu actuellement.
Plan provisoire
Le président de la Commission et le personnel du ministère continueront de donner la priorité au recrutement dans le cadre de leur collaboration avec le Bureau du ministre et le Secrétariat des nominations pour prévoir des périodes de chevauchement des mandats qui amélioreront la planification de la relève, permettront le transfert des connaissances des anciens aux nouveaux membres et favoriseront le mentorat des nouveaux membres.
Risque numéro 2 : Impact de la réduction des ressources en personnel sur la Commission et ses cibles de rendement
Étant donné qu’un seul employé ETP (équivalent à temps plein) du ministère est affecté au soutien direct des activités de la Commission, celle-ci redoute que ses ressources actuelles en personnel nuisent à sa capacité à atteindre ses cibles de rendement.
Probabilité : Moyenne
La Commission croit que le niveau actuel des ressources en personnel pourrait nuire à sa capacité d’atteindre les cibles de rendement qu’elle a établies quant au traitement des requêtes, à l’établissement en temps opportun des dates des audiences et à la communication des décisions écrites complètes.
Impact : Moyen
L’industrie de la construction considère la Commission comme un moyen efficace et économique de résoudre les différends. La Commission craint que le soutien actuel en personnel fasse subir aux parties aux différends des retards dans le traitement des requêtes, la fixation des dates d’audience et la communication des décisions écrites complètes.
Tolérance et surveillance
La matrice des risques ci-dessus indique que la Commission devra élaborer des mesures d’atténuation et des plans provisoires qu’elle devra surveiller de près. Puisque ce risque est relativement nouveau, la Commission continuera de le surveiller. La Commission a l’intention de suivre la stratégie d’atténuation décrite ci-dessous.
Atténuation
Dans le cadre de sa stratégie d’atténuation, la Commission a lancé un projet pilote à l’automne 2020 afin de pouvoir atteindre sa cible de rendement relative à la communication de décisions écrites complètes en temps opportun. La Commission surveillera de près et examinera les résultats du projet pilote. Elle continuera également de collaborer avec le personnel pour élaborer des plans d’action visant à atténuer de son mieux les problèmes à mesure qu’ils se présentent, tout en surveillant étroitement les impacts éventuels sur les responsabilités attribuées à la Commission et sur ses mesures du rendement. Le président de la Commission collaborera avec le ministère pour résoudre tout problème qui se présentera.
Plan d’urgence
La Commission continuera de traiter les requêtes, de tenir ses audiences et de rendre ses décisions écrites complètes le plus rapidement possible. La Commission note qu’elle n’a aucun contrôle sur l’effectif du personnel qui lui est affecté et qu’elle ne peut donc que présenter au ministère des recommandations sur les moyens possibles de régler le problème.
Notes en bas de page
- note de bas de page[1] Retour au paragraphe L’exercice de la Commission s’échelonne du 1er avril au 31 mars.
- note de bas de page[2] Retour au paragraphe L’écart entre les nombres totaux de requêtes et d’audiences peut s’expliquer en partie par le fait que dans certains cas, les parties ont réglé leur différend avant la tenue d’une audience et que certaines audiences portaient sur des dossiers ouverts au cours d’exercices antérieurs.
- note de bas de page[3] Retour au paragraphe Les requêtes renvoyées à la Commission par la Cour supérieure de justice ont nécessité une journée d’audience supplémentaire en 2019-2020 et deux journées d’audience supplémentaires en 2021-2022.
- note de bas de page[4] Retour au paragraphe Les chiffres réels pour 2023-2024 ne couvrent pas tout l’exercice. Ils s’appliquent à la période s’échelonnant du 1er avril au 31 décembre 2023. Les résultats de l’exercice 2023-2024 complet figureront dans le prochain plan d’activités ainsi que dans le rapport annuel 2023-2024 de la Commission.
- note de bas de page[5] Retour au paragraphe L’exercice de la Commission s’échelonne du 1er avril au 31 mars. Les chiffres réels pour l’exercice 2022-2023 s’appliquent à la période allant du 1er avril 2022 au 31 mars 2023.
- note de bas de page[6] Retour au paragraphe Les chiffres réels pour 2023-2024 ne reflètent pas l’ensemble de l’exercice; ils s’appliquent à la période s’échelonnant du 1er avril au 31 décembre 2023.
- note de bas de page[9] Retour au paragraphe Les indemnités journalières selon le poste sont décrites plus loin sous « Incidences financières », à la section F.
- note de bas de page[7] Retour au paragraphe Le total des charges de fonctionnement comprend les coûts liés aux audiences et à l’administration, aux indemnités journalières des membres et au remboursement de leurs frais de déplacement liés aux réunions. Ils comprennent l’hébergement à l’hôtel, les indemnités de repas, le stationnement et le transport en commun conformément à la Directive sur les frais de déplacement, de repas et d’accueil. Au cours de l’exercice 2022-2023, la Commission a accordé des indemnités journalières de 64 004 $. Le montant de 49 190 $ indiqué dans le tableau précédent reflète un décalage dans le versement des indemnités. Pour l’exercice 2022-2023 et la partie de l’exercice 2023-2024 se terminant le 31 décembre 2023, le recours aux audiences et réunions à distance et le nombre plus faible d’audiences et de réunions en personne ont permis de réduire les dépenses de déplacement des membres. Comme la Commission commence à tenir des audiences et réunions en personne, de telles dépenses seront engagées.
- note de bas de page[8] Retour au paragraphe Le nombre d’audiences dépend du nombre de requêtes. Les indemnités journalières des membres à temps partiel nommés par décret sont fixées dans la Directive concernant les organismes et les nominations du Conseil de gestion du gouvernement. Le budget et les prévisions pour 2024-2025 et pour les exercices suivants sont calculés en fonction du nombre estimatif de requêtes (établi selon des données historiques et des projections), des indemnités journalières actuelles des membres et des autres dépenses de fonctionnement susmentionnées.
- note de bas de page[10] Retour au paragraphe Les revenus prévus pour 2024-2025 et les exercices suivants sont établis d’après une moyenne de 35 requêtes par an et les droits en vigueur au début de l’exercice. Les droits ont été fixés le 1er janvier 2014. Depuis le 1er janvier 2023, ils s’élèvent à 212 $.
- note de bas de page[11] Retour au paragraphe L’exercice de la Commission s’échelonne du 1er avril au 31 mars. Les chiffres réels pour l’exercice 2022-2023 s’appliquent à la période allant du 1er avril 2022 au 31 mars 2023.
- note de bas de page[13] Retour au paragraphe Les résultats des mesures du rendement pour l’exercice 2023-2024 seront indiqués dans le rapport annuel 2023-2024 de la Commission.
- note de bas de page[12] Retour au paragraphe Les « parties » dont il est question dans le tableau ci-dessus sont les parties reconnues par la Loi de 1992 sur le code du bâtiment, à savoir les auteurs de requêtes présentées à la Commission (les auteurs de demandes de permis de construire, les titulaires de permis de construire ou les personnes visées par un ordre) et les intimés (c.-à-d. les chefs du service du bâtiment des municipalités et les personnes désignées, les inspecteurs et les organismes inscrits d’exécution du code).