Survol

Le notaire est une personne qui est habilitée à être témoin de la passation d’un document ou la certifier, et confirmer celle-ci, à être témoin de la signature d’un document, et à certifier et confirmer une copie conforme d’un document. Le notaire a en outre tous les pouvoirs d’un commissaire aux affidavits.

Le contenu du présent site Web est une ressource pour aider les notaires dans l’exercice de leurs fonctions. L’information fournie ne constitue pas un avis juridique. Le ministère du Procureur général ne fournit pas d’avis juridique ou d’opinion juridique aux notaires. Si vous avez une question sur la façon dont cette information s’applique à votre situation, veuillez consulter un avocat.

Responsabilités d’un notaire

Les notaires sont régis par la Loi sur les notaires (la « Loi »). L’article 3 de la Loi sur les notaires dispose que le notaire peut, sous réserve des restrictions qui peuvent être imposées dans l’acte de sa nomination :

  • être témoin de la passation d’un document ou la certifier, et confirmer celle-ci
  • certifier et confirmer une copie conforme d’un document
  • exercer les pouvoirs d’un commissaire aux affidavits en Ontario
  • exercer les autres pouvoirs et fonctions que précisent les règlements pris en vertu de la Loi.

Différence entre un notaire et un commissaire aux affidavits

Le commissaire aux affidavits peut faire prêter serment et recevoir des affidavits, des déclarations et des affirmations solennelles. Un affidavit est une déclaration écrite qui est confirmée comme étant véridique au moyen d’un serment ou d’une affirmation solennelle. L’affidavit est souvent utilisé comme preuve devant les tribunaux. Un serment, une déclaration ou une affirmation solennelle est une promesse solennelle ayant des conséquences juridiques qui est faite devant un commissaire aux affidavits ou un notaire.

Les commissaires aux affidavits sont régis par la Loi sur les commissaires aux affidavits. Pour de plus amples renseignements sur les fonctions et responsabilités des commissaires aux affidavits ou sur la façon dont ils font prêter serment ou reçoivent des affidavits, déclarations et affirmations solennelles, consultez le Guide à l'intention des nouveaux commissaires aux affidavits en Ontario.

Certaines personnes qui exercent des fonctions précises, comme les avocats et parajuristes, sont d’office commissaires aux affidavits. Vous trouverez la liste des personnes qui sont d’office des commissaires aux affidavits ici. Contrairement aux commissaires aux affidavits, personne n’est notaire d’office. Pour devenir notaire en Ontario, il faut en faire la demande et être nommé notaire.

Types de nomination à titre de notaire

Il y a deux types de nomination à titre de notaire :

  • nomination d’une personne qui est titulaire d’un permis d’avocat ou de parajuriste
  • nomination d’une personne qui n’est pas titulaire d’un permis d’avocat ou de parajuriste

Nomination à titre de notaire d’une personne qui est avocate ou parajuriste

Les avocats et les parajuristes ne sont pas notaires de plein droit et doivent présenter une demande pour être nommés notaires. Les avocats et parajuristes titulaires d’un permis du Barreau de l’Ontario qui souhaitent être nommés notaires peuvent consulter la page Comment devenir notaire.

Une fois qu’un avocat ou parajuriste est nommé notaire, cette nomination est valable tant qu’il est titulaire d’un permis du Barreau de l’Ontario et que ce permis n’est pas suspendu ou en suspens.

Nomination suspendue

Le paragraphe 7 (1) de la Loi sur les notaires énonce les circonstances dans lesquelles la nomination d’un avocat ou d’un parajuriste à titre de notaire est suspendue, ce qui lui interdit d’exercer les fonctions de notaire jusqu’à ce que son permis ne fasse plus l’objet d’une suspension ou ne soit plus en suspens, ou jusqu’à ce que le notaire soit à nouveau pourvu d’un permis délivré en vertu de la Loi sur le Barreau.

Nomination à titre de notaire d’une personne qui n’est ni avocate ni parajuriste

Les personnes qui ne sont ni avocates ni parajuristes et qui souhaitent être nommées notaires devraient lire les exigences d’admissibilité pour présenter une demande de nomination à titre de notaire.

Le ministère du Procureur général nomme à titre de notaires des personnes qui ne sont ni avocates ni parajuristes pour un mandat de 10 ans, et peut imposer des restrictions ou des limitations sur ce qu'elles sont autorisées à notarier (ou faire certifier). Par exemple, les services notariaux ne doivent être fournis qu'aux fins de l'entreprise ou de l'organisme auquel ces personnes sont affiliées et au nom duquel elles ont été nommées. Les notaires qui ne sont ni avocats ni parajuristes ne sont pas autorisés à fournir des services notariaux en dehors de leurs limitations ni à des fins personnelles.

Ces demandes de nomination sont assujetties à l’examen, à l’évaluation et à l’approbation du ministère.

Notarier des documents

Pour notarier un document, le notaire doit se conformer à toutes les exigences énoncées dans la Loi sur les notaires.

Notarisation en personne

Conformément à la Loi sur les notaires, le notaire doit être physiquement présent avec la personne qui demande la certification lorsqu’il fait certifier le document. La notarisation à distance n’est pas autorisée en vertu de la Loi sur les notaires. Les documents notariés à distance ne seront pas authentifiés ni apostillés par le Service des documents officiels de l’Ontario.

Infractions et révocation

La Loi sur les notaires énonce les conséquences d’une déclaration de culpabilité à l’égard d’une infraction commise par une personne agissant en qualité de notaire.

Le notaire qui, à ce titre, exerce un pouvoir, une fonction ou agit d’une manière qui ne sont pas autorisés par la Loi sur les notaires ou ses règlements d’application, est coupable d’une infraction.

Sur déclaration de culpabilité, il est passible d’une amende d’au plus 2 000 $. En outre, en vertu du paragraphe 7 (2) de la Loi, le procureur général peut révoquer la nomination du notaire qui est déclaré coupable d’une infraction ou en raison d’une conduite qui, à son avis, le rend inapte à exercer les fonctions de notaire.

La personne qui a la preuve qu’un(e) notaire commet un acte illégal peut le signaler à la police locale. Si le(a) notaire est un avocat ou un parajuriste, la personne peut aussi déposer une plainte au Barreau de l’Ontario.

Sceau de notaire (et timbre pour les notaires qui ne sont ni avocats ni parajuristes)

La personne qui est nommée notaire est :

  • reconnue par le gouvernement de l’Ontario à titre de notaire de l’Ontario
  • recevra un avis d’approbation et un formulaire du Service des documents officiels de l’Ontario pour faire parvenir un spécimen de son sceau et de sa signature au gouvernement

Le notaire qui est avocat ou parajuriste fait certifier les documents en utilisant :

  • sa signature
  • son sceau notarial en relief

Le notaire qui n’est ni avocat ni parajuriste fait certifier les documents en utilisant :

  • sa signature
  • son sceau notarial en relief
  • l’empreinte de son timbre

Délais d'authentification des documents notariés

Le Service des documents officiels prend parfois plus de temps pour authentifier les documents notariés qui lui sont soumis par des avocats ou des parajuristes pour diverses raisons, notamment la similitude de noms ou le fait qu’un parajuriste est devenu avocat, ce qui nécessite parfois de déterminer en quelle qualité le titulaire de permis a notarié le document. Il est recommandé aux avocats et parajuristes de prendre l’habitude d’inscrire ou d’indiquer leur numéro de membre du Barreau sur le document, sous leur sceau ou leur signature, afin de s’identifier plus facilement.

Comment obtenir le sceau notarial en relief

Après avoir reçu l’avis de votre nomination à titre de notaire, vous devez commander votre sceau notarial en relief auprès d’une entreprise de fabrication de sceaux. Le sceau notarial en relief doit :

  • correspondre exactement au nom figurant sur l’avis d’approbation que vous avez reçu
  • porter la mention Notaire et Ontario

Exemple de sceau notarial

Exemple d’un sceau notarial indiquant « Votre nom », notaire , ainsi que votre province.

 

Comment obtenir l’empreinte d’un timbre

Les notaires qui ne sont ni avocats ni parajuristes doivent, en plus du sceau notarial en relief, acheter un timbre auprès d’un magasin de fournitures de bureau. Le libellé approuvé du timbre se trouve dans l’avis d’approbation reçu du ministère du Procureur général de l’Ontario.

Aucune modification manuscrite ne doit être apportée au timbre.

Vous devez obtenir un nouveau timbre après chaque renouvellement de nomination afin de refléter la nouvelle date d’expiration. Contactez le Bureau des nominations judiciaires pour demander des modifications à votre timbre ou si vous avez des questions concernant celui-ci.

Exemples d’empreinte de timbre

Exemple d’une empreinte de tampon indiquant : John Doe Notaire, province de l’Ontario, est limité aux fonctions d’attestation de documents et de réception d’affidavits, etc. pour ABC Company Inc. Expiration : 17 septembre 2024

 

Exemple d’une empreinte de tampon indiquant : Jane Doe, notaire, province de l’Ontario, est limitée aux fonctions d’attestation de documents et de réception d’affidavits pour Jane Doe Ltd et ses succursales et sociétés associées et affiliées. Expiration : 10 avril 2025

Envoyer au gouvernement votre signature, votre sceau (et timbre pour les notaires qui ne sont ni avocats ni parajuristes)

Le Service des documents officiels vous enverra un formulaire pour faire parvenir au gouvernement un spécimen de votre signature et de votre sceau en relief (et timbre pour les notaires qui ne sont ni avocats ni parajuristes) qu’il conservera dans ses dossiers pour authentifier les documents que vous faites certifier.

Si vous ne renvoyez pas ce formulaire, le gouvernement de l’Ontario ne pourra pas authentifier les documents que vous faites certifier ni délivrer d’apostille pour ces documents.

Normes notariales et considérations applicables pour la notarisation de documents

Lorsqu’ils agissent à titre de notaires, les notaires doivent faire preuve d’un niveau élevé de compétence et de diligence dans leur travail afin de gagner la confiance et le respect du public.

Fonctions du notaire

Les fonctions du notaire sont notamment les suivantes :

  • vérifier les documents et attester que les signatures sont vraies et authentiques
  • s’assurer de la présence physique en personne du signataire
  • examiner une pièce d’identité valide avec photo délivrée par le gouvernement
  • comprendre qu’un document notarié ajoute un niveau de vérification permettant de prévenir la fraude et le vol d’identité
  • comprendre que le notaire peut être tenu responsable d’une notarisation irrégulière d’un document, notamment par le biais de poursuites éventuelles pour des infractions prévues par la Loi sur les notaires

Les notaires doivent se conformer à la Loi sur les notaires et à ses règlements applicables, ainsi qu’à toute autre loi, directive, politique ou ligne directrice pertinente.

Limitations pour les notaires qui ne sont ni avocats ni parajuristes

La personne nommée à titre de notaire qui n’est ni avocate ni parajuriste ne peut notarier que des documents qui se rapportent directement à son emploi, son entreprise ou son organisme, conformément à ce qui est énoncé dans l’avis d’approbation qui lui a été envoyé. Il lui est interdit de notarier des documents au-delà des limitations qui lui sont imposées.

Obligations en qualité d’avocat ou de parajuriste

La personne nommée à titre de notaire qui est avocate ou parajuriste titulaire d’un permis du Barreau de l’Ontario a l’obligation d'agir conformément au Code de déontologie des avocats ou au Code de déontologie des parajuristes du Barreau, selon le cas. Cette obligation comprend l’obligation de s’acquitter de toutes ses responsabilités envers les clients, les tribunaux, le public et les autres membres de la profession de manière honorable et avec intégrité. Elle doit s’abstenir de fournir des conseils juridiques à moins d’avoir été engagée à cette fin et seulement si cela est approprié dans les circonstances.

À l’occasion, les autorités ont relevé des cas de notarisation touchant des questions frivoles et vexatoires. Par exemple :

  • des affaires liées au mouvement des citoyens souverains (« freeman on the land »)
  • des bureaux produisant de faux diplômes
  • des cas de notarisation sur des documents falsifiés
  • des fraudes
  • d'autres activités criminelles

Ce que les notaires ne doivent pas faire

Les notaires ne doivent pas :

  • induire ou tenter d’induire quelqu’un en erreur dans l’exercice de leurs fonctions et responsabilités
  • notarier un document ou participer à la préparation ou à la remise de tout document dont ils savent, ou devraient savoir, en le regardant, qu’il est :
    • incomplet
    • trompeur
    • mensonger
    • suspect
    • frivole
    • vexatoire
    • frauduleux

Les notaires peuvent questionner le client sur la validité de chaque document, en particulier avant de certifier ou d’attester une copie conforme d’un document. Les notaires ne devraient notarier des documents que s’ils estiment qu’il est indiqué de le faire, car ils pourraient être tenus responsables de la notarisation irrégulière d’un document.

Nous contacter

Pour toute question concernant les nominations à titre de notaire de personnes qui ne sont ni avocates ni parajuristes, communiquez avec le :

Ministère du Procureur général
Bureau des nominations judiciaires
77, rue Wellesley Ouest, Case 720
Toronto ON M7A 1N3

Pour toute question concernant les nominations à titre de notaire d’avocats et de parajuristes ou l’authentification de documents par le gouvernement, communiquez avec le :

Ministère des Services au public et aux entreprises et de l'Approvisionnement
Service des documents officiels
777, rue Bay, niveau inférieur
Toronto  (Ontario)
M7A 2J8

Le ministère du Procureur général et le ministère des Services au public et aux entreprises et de l'Approvisionnement ne peuvent pas donner de conseils ou d’opinions juridiques, et ne peuvent pas non plus faire des commentaires ou donner des conseils sur des situations ou des besoins particuliers liés à la notarisation de documents.