Les signataires du présent protocole d’entente (PE) conviennent de ce qui suit :

Objet

  1. Le présent PE vise les objectifs suivants :
    • Établir au nom de l’organisme les rapports de responsabilité entre le ministre de l’Agriculture, de l’Alimentation et des Affaires rurales et le président de la Commission de commercialisation des produits agricoles de l’Ontario (CCPAO).
    • Clarifier les rôles et responsabilités du ministre, du président, des membres, du sous-ministre et du directeur/secrétaire.
    • Clarifier les accords opérationnels, administratifs, financiers et relatifs à la dotation en personnel, aux vérifications et à la production de rapports entre la CCPAO et le ministère de l’Agriculture, de l’Alimentation et des Affaires rurales qui favorisent le respect des exigences en matière de responsabilisation, dans un cadre qui reconnaît que le conseil d’administration prend des décisions réglementaires indépendantes.
  2. Le présent PE doit être lu en parallèle avec la Loi sur le ministère de l’Agriculture, de l’Alimentation et des Affaires rurales. Il n’influence, ne modifie, ni ne limite aucunement les pouvoirs accordés à l’organisme en vertu de la Loi sur le ministère de l’Agriculture, de l’Alimentation et des Affaires rurales, ou n’interfère aucunement avec les responsabilités de l’une ou l’autre de ses parties aux termes de la Loi. En cas de divergence entre le présent PE et quelque loi ou règlement que ce soit, c’est la loi ou le règlement qui prévaut.
  3. Le présent PE remplace celui de mars 2011 entre les parties.

Définitions

Les définitions qui suivent s’appliquent au présent PE.

  1. « Directive concernant les organismes et les nominations » : la Directive concernant les organismes et les nominations au Conseil du Trésor/Conseil de gestion du gouvernement (CT/CGG)
  2. « Loi » : la Loi sur le ministère de l’Agriculture, de l’Alimentation et des Affaires rurales, L.R.O. 1990, chap. M.16, qui régit l’organisme
  3. « organisme » : la Commission de commercialisation des produits agricoles de l’Ontario (CCPAO), y compris les membres nommés de la Commission ainsi que le personnel et la direction du Secrétariat
  4. « plan d’activités annuel » : le plan d’activités annuel visé au paragraphe 10.1 du présent PE
  5. « rapport annuel » : le rapport annuel mentionné au paragraphe 10.2 du présent PE
  6. « directives gouvernementales applicables » : directives, politiques, normes et lignes directrices gouvernementales qui s’appliquent à l’organisme et peuvent être modifiées ou remplacées au besoin
  7. « Commission nommée » : tout le personnel nommé de la CCPAO (y compris le président et le vice-président); comprend aussi le rôle du secrétaire
  8. « personne nommée » : personne nommée à la Commission par le lieutenant-gouverneur en conseil
  9. « sous-ministre adjoint » : sous-ministre adjoint, Division des politiques du ministère de l’Agriculture, de l’Alimentation et des Affaires rurales, responsable des tâches déléguées par le sous-ministre
  10. « président » : président nommé de la CCPAO
  11. « acte constitutif » : Loi sur le ministère de l’Agriculture, de l’Alimentation et des Affaires rurales (LMAAAR) qui a établi l’organisme
  12. « sous-ministre » : sous-ministre de l’Agriculture, de l’Alimentation et des Affaires rurales
  13. « directeur » : directeur du Secrétariat de la CCPAO relevant du sous-ministre adjoint, Division des politiques, lequel rend compte au sous-ministre du ministère de l’Agriculture, de l’Alimentation et des Affaires rurales en tant que membre de la fonction publique de l’Ontario (FPO)
  14. « Loi sur le Conseil exécutif » : Loi sur le Conseil exécutif, L.R.O. 1990, chap. E.25, compte tenu de ses modifications
  15. « LAIPVP » : la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée, L.R.O. 1990, chap. F.31, compte tenu de ses modifications
  16.  « exercice financier » : la période comprise entre le 1er avril et le 31 mars de l’année suivante
  17. « gouvernement » : le gouvernement de l’Ontario
  18. « CGG » : le Conseil de gestion du gouvernement
  19.  « Membre(s) » : membre nommé de la CCPAO
  20.  « ministre » : le ministre de l’Agriculture, de l’Alimentation et des Affaires rurales ou toute autre personne pouvant, à l’occasion, être nommée ministre responsable à l’égard du présent PE en application de la Loi sur le Conseil exécutif, L.R.O. 1990, chap. E.25, compte tenu de ses modifications
  21. « ministre des Finances » : le ministre des Finances ou toute autre personne désignée de temps à autre en vertu de la Loi sur le Conseil exécutif
  22. « Ministère » : le ministère de l’Agriculture, de l’Alimentation et des Affaires rurales, ou tout successeur de ce ministère
  23. « PE » : le présent protocole d’entente signé par le ministre et le président de l’organisme
  24. « Commission de commercialisation des produits agricoles de l’Ontario » (CCPAO) : l’appellation officielle de l’organisme
  25. « autres lois » : la Loi sur la commercialisation des produits agricoles, L.R.O. 1990, chap. F.9, la Loi sur le lait, L.R.O. 1990, chap. M.12, et la Loi sur les agences de commercialisation et les commissions de produits agricoles, L.R.O. 1990, chap. C.19
  26. « président du Conseil du Trésor » : le président du Conseil du Trésor ou toute personne désignée de temps à autre en vertu de la Loi sur le Conseil exécutif
  27. « Commission de la fonction publique » (sans sigle en français)
  28. « LFPO » : la Loi de 2006 sur la fonction publique de l’Ontario, L.O. 2006, chap. 35, Annexe A, compte tenu de ses modifications
  29. « Secrétariat » : le Secrétariat de la CCPAO faisant partie de la Division des politiques du ministère de l’Agriculture, de l’Alimentation et des Affaires rurales, qui comprend le personnel et le directeur de la FPO à qui a été confié le mandat de fournir un soutien administratif à la Commission
  30. « Secrétariat » : le Secrétariat de la CCPAO, tel que mentionné dans l’acte constitutif et les autres lois
  31. « directeur/secrétaire » : rôles conjoints de directeur et de secrétaire, définis dans ces pages
  32. « SCT » : le Secrétariat du Conseil du Trésor
  33. « CT/CGG » : le Conseil du trésor/Conseil de gestion du gouvernement
  34. « vice-président(s) » : un ou plusieurs vice-présidents désignés de la CCPAO

Pouvoir juridique et mandat de l’organisme

  1. Le pouvoir juridique de la CCPAO est établi dans la Loi sur le ministère de l’Agriculture, de l’Alimentation et des Affaires rurales, L.R.O. 1990, chap. M.16
  2. La CCPAO exerce aussi ses pouvoirs et son autorité en vertu de la Loi sur la commercialisation des produits agricoles, L.R.O. 1990, chap. F.9; de la Loi sur le lait, L.R.O. 1990, chap. M.12; et du Règl. de l’Ont. 68/98 pris en vertu de la Loi sur les agences de commercialisation et les commissions de produits agricoles

Remarque :

  • L’organisme n’a pas de mandat précis prescrit par la Loi ni par d’autres lois et, en tant qu’organisme de réglementation non régi par un conseil d’administration, ne requiert pas de lettre de mandat

Compréhension du mandat de l’organisme par le président

La CCPAO travaille à la promotion du système de commercialisation réglementé de la province. Le but est de promouvoir la prospérité, l’épanouissement et le dynamisme des industries agroalimentaires au sein de l’économie ontarienne et de favoriser la confiance des investisseurs.

Les moyens d’y arriver sont les suivants :

  1. Administrer les dispositions de la Loi sur la commercialisation des produits agricoles (LCPA), de la Loi sur le lait et certains règlements régissant la commercialisation réglementée; prendre des règlements en vertu de ces lois régissant la commercialisation réglementée; et superviser les activités des commissions de commercialisation de l’Ontario et des associations représentatives de l’article 12 (de la LCPA) afin d’assurer :
    1. que les commissions de commercialisation fonctionnent dans les limites des pouvoirs et de l’autorité qui leur sont conférés;
    2. que la hiérarchie des responsabilités est maintenue.
  2. Favoriser une collaboration accrue avec les intervenants afin de trouver des solutions pour l’ensemble du secteur par l’entremise des comités consultatifs de l’industrie et en défendant les intérêts de l’Ontario à l’échelle locale, nationale et mondiale.
  3. Fournir leadership et éducation sous la forme de conseils, de facilitation et de direction aux commissions de commercialisation de l’Ontario et aux associations représentatives de l’article 12 afin d’accroître l’efficacité du système de commercialisation réglementée.
  4. Diriger l’élaboration et la mise en œuvre de politiques ou de règlements relatifs à la commercialisation réglementée en Ontario, en consultation avec le ministre et le Ministère.

Type d’organisme et statut d’organisme public

  1. L’organisme est désigné comme organisme de réglementation non régi par un conseil d’administration en vertu de la Directive concernant les organismes et les nominations.
  2. L’organisme est désigné comme un organisme public et un organisme public rattaché à la Commission conformément au Règlement de l’Ontario 146/10 pris en vertu de la Loi de 2006 sur la fonction publique de l’Ontario. Il ne fait pas partie du Ministère sur le plan organisationnel, mais il est considéré comme faisant partie du gouvernement.

Personnalité morale et statut d’organisme de la Couronne

  1. L’organisme est un organisme de la Couronne au sens de la Loi sur les organismes de la Couronne, L.R.O. 1990, chap. C.48.
  2. La Loi sur les personnes morales, L.R.O. 1990, chap. C.38 et la Loi sur les renseignements exigés des personnes morales, L.R.O. 1990, chap. C.39 ne s’appliquent pas à l’organisme.
  3. L’organisme n’a pas la capacité, ni les droits, pouvoirs et privilèges d’une personne physique pour réaliser ses objectifs, sous réserve des restrictions qui lui sont imposées en vertu de la LMAAAR et/ou des restrictions imposées par le CT/CGG.

Principes directeurs

Les parties conviennent des principes suivants :

  1. Le ministre reconnaît que l’organisme exerce ses pouvoirs et ses fonctions conformément au pouvoir juridique que lui confère la LMAAAR. Le ministre reconnaît le rôle de l’organisme dans ses prises de décisions réglementaires et reconnaît en outre la nécessité que ces décisions réglementaires soient prises par l’organisme de façon indépendante et impartiale, et soient ainsi perçues par le public.
  2. Le ministre reconnaît que l’organisme joue un rôle important dans l’élaboration des politiques du gouvernement de l’Ontario ainsi que dans la mise en œuvre de ces politiques au moyen de règlements.
  3. Le président reconnaît son obligation de rendre des comptes à l’Assemblée législative, par l’entremise du ministre, dans l’exercice de son pouvoir juridique. La reddition de comptes est un principe fondamental à observer dans la gestion, l’administration et les activités de l’organisme.
  4. En tant qu’organisme gouvernemental de l’Ontario, la CCPAO agit conformément aux principes de gestion du gouvernement de l’Ontario. Ces principes exigent un comportement conforme à l’éthique, une utilisation prudente, efficace et licite des ressources publiques, le respect de l’équité, un service au public de grande qualité ainsi qu’une ouverture et une transparence aussi complètes que le permettent les lois.
  5. Le ministre et le président s’engagent à fournir à l’organisme les moyens d’exercer son pouvoir juridique de manière efficiente et efficace. Ils ont en commun l’objectif d’établir et de maintenir une relation de coopération qui facilite l’administration efficace de l’organisme et l’acquittement des obligations qui lui incombent en vertu des lois.
  6. L’organisme et le Ministère conviennent d’éviter le chevauchement de leurs services respectifs, dans la mesure du possible.
  7. L’organisme et le Ministère travailleront ensemble dans un esprit de respect mutuel et de collaboration.

Rapports de responsabilité

Ministre

Le ministre :

  1. Rend compte au Conseil des ministres et à l’Assemblée législative de l’exercice par l’organisme de son pouvoir juridique et de sa conformité aux politiques gouvernementales, et rend compte à l’Assemblée législative des affaires de l’organisme.
  2. Fait rapport et fournit des réponses au CT/CGG au sujet du rendement de l’organisme et de sa conformité aux directives et aux politiques opérationnelles applicables du gouvernement.
  3. Rend compte au Conseil des ministres du rendement de l’organisme et de sa conformité aux politiques opérationnelles et aux directives stratégiques générales du gouvernement.

Président

Le président :

  1. Rend compte au ministre de la surveillance et de la gouvernance de l’organisme.
  2. Rend compte au ministre du rendement de l’organisme dans l’exercice de son pouvoir juridique et de l’exécution des rôles et des responsabilités qui lui sont conférés par la LMAAAR et d’autres lois, par le présent PE, et par les directives applicables du CT/CGG, de la Commission de la fonction publique et du gouvernement.
  3. Sur demande, rend compte au ministre des activités de l’organisme.
  4. Veille à l’établissement de communications assidues avec le ministre et le sous-ministre concernant tout problème ayant une incidence ou pouvant raisonnablement avoir une incidence sur les responsabilités du ministre envers l’organisme.

Membres

Les membres :

  1. Par l’entremise du président, rendent compte au ministre de l’établissement des buts, des objectifs et de l’orientation stratégique de l’organisme dans les limites de son pouvoir juridique.
  2. Par l’entremise du président, rendent compte au ministre de l’exécution des obligations relatives aux directives applicables du CT/CGG, de la Commission de la fonction publique et du gouvernement.

Sous-ministre

Le sous-ministre :

  1. Rend compte au secrétaire du Conseil des ministres et au ministre à propos du rendement du Ministère en assurant un soutien administratif et organisationnel à l’organisme.
  2. Rend compte au secrétaire du Conseil des ministres et au ministre pour l’exécution des rôles et responsabilités qui lui sont attribués par le ministre, la LMAAAR et d’autres lois, le présent PE ainsi que les directives applicables du CT/CGG, de la Commission de la fonction publique et du gouvernement.
  3. Rend compte au secrétaire du Conseil des ministres et au ministre pour attester de la conformité de l’organisme aux directives du CT/CGG aux yeux du CT/CGG.

Directeur/secrétaire

Remarques :

  • Présentement, les rôles de directeur et de secrétaire sont combinés et exécutés par une même personne.
  • Le secrétaire est un membre de l’organisme désigné par la FPO; son rôle est semblable à celui du directeur général décrit dans la Directive concernant les organismes et les nominations, soit d’appuyer le président.
  • Le directeur et le personnel du Secrétariat qui appuient le directeur font partie du personnel ministériel assujetti à la partie III de la LFPO. Les organismes non régis par un conseil d’administration sont fournis par le Ministère avec leur soutien administratif.

Le secrétaire :

  1. Rend compte au président du soutien procuré à l’organisme en matière de surveillance, de gouvernance et de rendement dans l’exécution de son pouvoir juridique.
  2. Rend compte au président pour l’exécution des rôles et responsabilités qui lui sont attribués par la LMAAAR et d’autres lois, par le présent PE ainsi que par les directives applicables du CT/CGG, de la Commission de la fonction publique et du gouvernement.
  3. Travaille sous la direction du président pour mettre en œuvre les politiques et les décisions, et rend compte aux membres des progrès de l’organisme par l’entremise du président.

Le directeur :

  1. Rend compte au sous-ministre adjoint (Politiques), avec transparence envers le président, de la gestion des activités générales du Secrétariat.
  2. Rend compte au sous-ministre adjoint (Politiques), avec transparence envers le président, de la mise en œuvre des politiques réglementaires et des décisions opérationnelles applicables.
  3. Rend compte au sous-ministre adjoint (Politiques), avec transparence envers le président, de la supervision de l’organisme relativement au présent PE et aux directives applicables du CT/CGG, de la Commission de la fonction publique et autres directives du gouvernement.
  4. Travaille sous la direction du président pour mettre en œuvre les politiques et les décisions opérationnelles, et rend compte du rendement de l’organisme au sous-ministre adjoint (Politiques) ainsi qu’au sous-ministre, avec transparence envers le président.
  5. Rend compte de la gestion du personnel du Secrétariat, de son travail et de son rendement par l’entremise du sous-ministre adjoint (Politiques) conformément à toutes les directives associées de la FPO, et avec transparence envers le président.

Rôles et responsabilités

Ministre

Le ministre assume les responsabilités suivantes :

  1. Faire rapport et fournir des réponses à l’Assemblée législative quant aux activités de l’organisme.
  2. Faire rapport et fournir des réponses au CT/CGG sur le rendement de l’organisme et sa conformité aux directives applicables du CT/CGG ainsi qu’aux politiques opérationnelles et aux orientations stratégiques du gouvernement.
  3. Au besoin, recommander au CT/CGG la fusion de l’organisme, toute modification de son mandat ou de son pouvoir juridique, ou sa dissolution.
  4. Recommander au CT/CGG les pouvoirs à accorder à l’organisme ou à révoquer lorsqu’une modification du mandat ou du pouvoir juridique de l’organisme est proposée.
  5. Rencontrer le président pour discuter de questions relatives à l’exercice du pouvoir juridique de l’organisme.
  6. Recommander au Conseil des ministres et au lieutenant-gouverneur en conseil des nominations ou des reconductions de mandat à l’organisme, conformément au processus de nomination de l’organisme établi par les lois et/ou par le CGG dans le cadre de la Directive concernant les organismes et les nominations.
  7. En tout temps, déterminer la nécessité d’un examen ou d’une vérification de l’organisme, diriger le président dans l’entreprise d’examens périodiques de l’organisme, et recommander au CT/CGG les modifications de la gouvernance ou de l’administration de l’organisme requises à la suite de l’examen ou de la vérification.
  8. Lorsqu’approprié ou nécessaire, prendre des mesures ou ordonner à l’organisme de prendre des mesures correctives en ce qui a trait à l’administration et aux activités de l’organisme.
  9. Lorsqu’approprié ou nécessaire, procurer une orientation stratégique à l’organisme conforme à la Loi.
  10. Recevoir le rapport annuel de l’organisme et l’approuver dans les 60 jours civils suivant sa réception.
  11. Déposer le rapport annuel dans les 30 jours civils suivant son approbation.
  12. Veiller à ce que le rapport annuel de l’organisme soit accessible au public après son dépôt et dans les 30 jours civils suivant son approbation.
  13. Informer le président des priorités et des orientations stratégiques générales du gouvernement en ce qui a trait à l’organisme.
  14. Lorsqu’approprié, consulter le président (et d’autres personnes) au sujet des nouvelles orientations importantes ou lorsque le gouvernement envisage des modifications d’ordre réglementaire ou législatif visant l’organisme.
  15. Préparer le PE de l’organisme et toutes modifications nécessaires avec le président, puis signer son entrée en vigueur après sa signature par le président.
  16. Faire des recommandations au CT/CGG au sujet de tout financement provincial à allouer à l’organisme.
  17. Répondre aux demandes d’approbation ou d’accusé de réception de l’organisme dans un délai raisonnable.

8.2 Président

Appuyé du directeur/secrétaire, le président assume les responsabilités suivantes :

  1. Assurer le leadership au bénéfice de l’organisme. En consultation avec les membres et le ministre, établir les buts, les objectifs et les orientations stratégiques de l’organisme dans les limites de son pouvoir juridique tel que défini par la LMAAAR ainsi que d’autres lois et politiques gouvernementales, le cas échéant, et le présent PE.
  2. Assurer la mise en œuvre de mesures qui appuient les buts, les objectifs et l’orientation stratégique de l’organisme, et, par ailleurs, diriger les affaires de l’organisme en vue de l’exécution de son pouvoir juridique.
  3. Consulter le ministre au sujet de l’orientation politique stratégique à donner à l’organisme.
  4. Communiquer assidûment avec le ministre et le sous-ministre au sujet de toute question ou de tout événement concernant ou étant raisonnablement susceptible de concerner le ministre dans l’exercice de ses responsabilités vis-à-vis de l’organisme.
  5. Consulter à l’avance le ministre et le sous-ministre au sujet de toute activité susceptible d’avoir une incidence sur les politiques, les directives ou les procédures du gouvernement et du Ministère, ou sur le pouvoir juridique et autres pouvoirs ou sur les responsabilités de l’organisme tels qu’énoncés dans l’acte constitutif de l’organisme et d’autres lois.
  6. Conseiller le ministre sur des questions inhérentes au pouvoir juridique et aux activités de l’organisme ou qui les influencent.
  7. Surveiller et évaluer le rendement de l’organisme.
  8. Consulter le Ministère sur le recrutement des membres de la Commission, superviser le recrutement et formuler des recommandations au ministre sur les nominations et les reconductions de mandat, le cas échéant, qui respectent et favorisent les principes d’équité, de diversité, de qualité, de mérite et de représentation régionale.
  9. Rendre compte au ministre des activités de l’organisme dans les délais convenus.
  10. Collaborer avec le directeur/secrétaire pour s’assurer que l’organisme fonctionne dans les limites de son allocation budgétaire approuvée pour l’exercice de son pouvoir juridique, et que les fonds publics sont utilisés aux fins prévues avec intégrité et honnêteté.
  11. Avec le ministre, élaborer le PE de l’organisme examiné par les membres nommés de la Commission et le signer au nom de l’organisme.
  12. Examiner et approuver le plan d’activités et le rapport annuel de l’organisme et les soumettre au ministre conformément aux échéances indiquées dans les directives applicables du CT/CGG et du gouvernement, ainsi qu’à l’annexe 1 du présent PE.
  13. Examiner et appuyer le budget et les rapports financiers de l’organisme.
  14. Remettre au ministre, au ministre des Finances et au président du Conseil du Trésor une copie de chaque rapport de vérification ainsi qu’une copie de la réponse de l’organisme à chaque rapport, et à toute recommandation éventuellement formulée dans le rapport.
  15. Conseiller régulièrement le ministre et le sous-ministre sur toute recommandation en suspens découlant d’examens de vérifications et/ou du pouvoir juridique.
  16. Assumer le rôle de responsable de l’éthique pour les fonctionnaires qui sont des personnes nommées par le gouvernement pour la CCPAO qui font la promotion d’un comportement éthique et s’assurent que tous les membres de l’organisme sont au courant des exigences de la LFPO en matière d’éthique, ainsi que des règlements et directives pris en application de cette loi, notamment en ce qui a trait aux conflits d’intérêts, aux activités politiques et à la divulgation protégée d’actes répréhensibles.
  17. S’assurer qu’un cadre adapté est mis en place pour que les membres nommés de la Commission bénéficient de séances d’orientation et de formation adéquates en ce qui a trait aux activités et aux opérations de l’organisme et à leurs responsabilités.
  18. Veiller à ce que les membres nommés de la Commission soient sensibilisés et se conforment aux directives applicables du CT/CGG et du gouvernement et à toutes les lois applicables.
  19. Veiller à ce qu’il existe un processus pour répondre aux plaintes du public et des clients de l’organisme et pour les résoudre.
  20. En consultation avec le Ministère, établir une communication et des relations efficaces avec le public pour le compte de l’organisme en qualité de principal porte-parole de celui-ci.
  21. Collaborer à toute vérification ou à tout examen de l’organisme ordonné par le ministre, le vérificateur général ou le CT/CGG.
  22. Élaborer des mesures et des cibles de rendement pour l’organisme.
  23. Au besoin, ordonner que des mesures correctives soient prises concernant les activités de l’organisme.
  24. Prendre des décisions conformes aux buts, aux objectifs et à l’orientation stratégique approuvés de l’organisme.
  25. Consulter le sous-ministre adjoint, Division des politiques, pour l’évaluation du rendement du directeur/secrétaire et conformément aux critères de rendement établis par le sous-ministre et le président.
  26. Travailler avec le ministre et le Bureau du ministre pour assurer un dialogue régulier et efficace afin de cerner et de traiter les problèmes et les préoccupations liés au travail de l’organisme.
  27. Appuyer la confidentialité des informations qui émanent de l’organisme, notamment les discussions et les décisions, jusqu’à ce qu’elles soient rendues publiques.

Membres

Par l’entremise du président, les membres nommés de la Commission assument les responsabilités suivantes :

  1. Établir les buts, les objectifs et les orientations stratégiques de l’organisme dans les limites de son pouvoir juridique tel que défini par la LMAAAR ainsi que d’autres lois et politiques gouvernementales, le cas échéant, et le présent PE.
  2. Prendre des décisions conformes aux buts, aux objectifs et à l’orientation stratégique approuvés de l’organisme.
  3. Examiner et commenter le plan d’activités et le rapport annuel de l’organisme conformément aux échéances indiquées dans les directives applicables du CT/CGG et du gouvernement, ainsi qu’à l’annexe 1 du présent PE.
  4. Collaborer à toute vérification ou à tout examen de l’organisme ordonné par le ministre, le vérificateur général ou le CT/CGG.
  5. Au besoin, créer les comités requis pour conseiller les membres de l’organisme sur les procédures efficaces de gestion, de gouvernance ou de responsabilisation de l’organisme.
  6.   Approuver les rapports et les examens de l’organisme que le ministre peut occasionnellement demander qu’on lui soumette selon des délais convenus.
  7. Établir des mesures et des cibles de rendement pour l’organisme.
  8. Au besoin, consulter les intervenants au sujet des buts, objectifs et orientations stratégiques de l’organisme.
  9. Par l’entremise du président, conseiller le gouvernement sur des questions inhérentes au pouvoir juridique et aux activités de l’organisme ou qui les influencent.

Sous-ministre

Le sous-ministre assume les responsabilités suivantes :

  1. Conseiller et aider le ministre en ce qui a trait à ses responsabilités à l’égard de la CCPAO, notamment en l’informant de l’orientation stratégique, des politiques et des priorités relevant du pouvoir juridique de l’organisme.
  2. Conseiller le ministre au sujet des exigences de la Directive concernant les organismes et les nominations et d’autres directives qui s’appliquent à la CCPAO.
  3. Au besoin, recommander au ministre l’évaluation ou l’examen, y compris un examen axé sur les risques, de la CCPAO, ou des modifications au cadre de gestion ou aux activités de la CCPAO.
  4. Assurer le soutien nécessaire à la tenue régulière de réunions d’information et de consultations entre le personnel du Ministère, le personnel du Secrétariat et le directeur/secrétaire, selon les besoins.
  5. Attester devant le CT/CGG que l’organisme se conforme aux exigences en matière d’obligation de rendre compte établies dans la Directive concernant les organismes et les nominations, ainsi qu’à d’autres directives du CT/CGG applicables, aux politiques opérationnelles du gouvernement et aux orientations stratégiques transmises par le président de l’organisme au ministre.
  6. Veiller à ce que le Ministère et l’organisme disposent de la capacité et des systèmes nécessaires pour assurer une gestion continue axée sur les risques, y compris une supervision adéquate de l’organisme.
  7. Veiller à ce que l’organisme ait un cadre et un plan appropriés de gestion des risques pour gérer ceux que l’organisme peut rencontrer dans la poursuite de ses objectifs de prestation des services.
  8. Lorsque le ministre ou le CT/CGG l’exigent, entreprendre en temps opportun des examens axés sur les risques de la CCPAO, de sa gestion et de ses activités.
  9. Établir un cadre de référence pour l’examen et l’évaluation des plans d’activités et de divers rapports de l’organisme.
  10. Aider le ministre à examiner les cibles, les mesures et les résultats du rendement de l’organisme.
  11. Conseiller le ministre au sujet des documents qui lui sont présentés par l’organisme aux fins d’examen et/ou d’approbation.
  12. Soumettre au ministre dans le cadre du processus de planification annuelle, une évaluation et un plan de gestion des risques pour chaque catégorie de risques.
  13. Procéder à un examen de l’organisme selon les directives du ministre.
  14. Collaborer à tout examen de l’organisme ordonné par le ministre, la vérificatrice générale ou le CT/CGG.
  15. Surveiller l’organisme pour le compte du ministre tout en respectant son pouvoir, déterminer si des mesures correctives sont nécessaires pour répondre à ses besoins éventuels et faire des recommandations au ministre pour la résolution de problèmes pouvant survenir de temps à autre.
  16. Négocier une version préliminaire de PE avec le président de l’organisme ainsi les modifications éventuelles, selon les directives du ministre.
  17. Consulter au besoin le directeur/secrétaire et/ou le président de l’organisme sur les questions d’intérêt commun, notamment sur les services fournis par le Ministère et la conformité aux directives du CT/CGG et aux politiques du Ministère.
  18. Rencontrer le président au besoin ou suivant les directives du ministre, ou à la demande du président.
  19. Faire le nécessaire pour que soit fourni à l’organisme le soutien administratif, financier et autre selon ce qui est prévu dans le présent PE.
  20. Informer le président par écrit des nouvelles directives gouvernementales et de toutes exceptions ou exemptions résultant en totalité ou en partie des directives du CT/CGG, des politiques gouvernementales ou des politiques administratives ministérielles.
  21. Au besoin, remettre au secrétaire du CT/CGG un rapport sur la réduction progressive des activités de l’organisme, sur l’achèvement par l’organisme de toute responsabilité restante et sur la résiliation de toute nomination.
  22. Consulter le président au sujet de l’évaluation du rendement du directeur/secrétaire.
  23. Donner à l’organisme des conseils en matière d’orientation stratégique.
  24. Assurer une communication rapide sur toute question ou tous événements concernant ou étant raisonnablement susceptibles de concerner l’organisme dans l’exercice de ses responsabilités.
  25. Consulter à l’avance le président et le directeur/secrétaire au sujet de toute activité susceptible d’avoir une incidence sur les politiques, les directives ou les procédures du gouvernement et du Ministère relativement au travail de l’organisme, ou sur le pouvoir juridique et autres pouvoirs ou sur les responsabilités de l’organisme tels qu’énoncés dans l’acte constitutif de l’organisme.

Directeur/secrétaire

Le directeur/secrétaire assume les responsabilités suivantes :

  1. Gérer les affaires financières, analytiques et administratives quotidiennes de l’organisme conformément à son pouvoir juridique, aux directives du CT/CGC et du gouvernement, aux pratiques commerciales et financières communément acceptées et au présent PE.
  2. Conseiller le président sur les exigences de la DON et la conformité de l’organisme à la Directive concernant les organismes et les nominations de même que sur d’autres directives et politiques du CT/CGG et du gouvernement, et sur les règlements administratifs et les politiques de l’organisme, y compris attester annuellement au président la conformité de l’organisme aux exigences pertinentes.
  3. Sous la direction du président, veiller à ce que les membres reçoivent assidûment de l’information, des documents, des analyses, des options, des recommandations et des conseils de la part du personnel pour aider l’organisme à s’acquitter des fonctions et des pouvoirs décisionnels qui lui sont conférés par la loi.
  4. Appliquer les politiques et les procédures de manière à ce que les fonds publics soient utilisés avec intégrité et honnêteté.
  5. Assurer la direction et la gestion du personnel du Secrétariat, notamment la gestion des ressources humaines et financières, conformément aux buts, aux objectifs et à l’orientation stratégique approuvés de l’organisme, aux pratiques et aux normes opérationnelles et financières acceptées, à l’acte constitutif de l’organisme et aux directives gouvernementales.
  6.   Préparer le plan d’activités annuel de l’organisme, qui doit être approuvé par le président avant d’être soumis au ministre.
  7. Aider à la préparation du rapport annuel de l’organisme selon les directives du président.
  8. Préparer des rapports financiers.
  9. Établir et appliquer à l’organisme un cadre de gestion financière conformément aux directives, politiques et lignes directrices applicables du ministère des Finances et du Conseil du Trésor en matière de contrôle financier.
  10. Traduire les buts, objectifs et orientations stratégiques du président en plans opérationnels et en activités.
  11. Veiller à ce que l’organisme possède la capacité ainsi qu’un cadre efficace de supervision pour surveiller sa gestion et ses activités.
  12. Par l’entremise du président, tenir les membres désignés au courant de la mise en œuvre des politiques et des activités de l’organisme.
  13. Établir des systèmes assurant que l’organisme puisse fonctionner conformément aux buts, aux objectifs et à l’orientation stratégique approuvés de l’organisme, tout en maintenant la conformité à l’acte constitutif, aux autres lois et aux directives applicables.
  14. Veiller à ce que l’organisme soit doté d’un cadre et d’un plan appropriés de gestion des risques.
  15.  Aider le président à s’acquitter de ses responsabilités, notamment en conformité avec toutes les lois, directives, politiques, procédures et lignes directrices applicables.
  16. Surveiller le rendement de l’organisme en cours d’exercice et rendre compte des résultats au président.
  17. Tenir le ministre et le président informés sur les questions ou les événements qui peuvent intéresser le ministre, le sous-ministre et le président dans l’exercice de leurs responsabilités.
  18. Selon les besoins, solliciter le soutien et les conseils du Ministère sur les problèmes de gestion de l’organisme.
  19. Au besoin, instaurer un système de conservation des documents de l’organisme et de publication de ces mêmes documents, aux fins de conformité avec la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée et avec la Loi sur les archives publiques et la conservation des documents, selon le cas.
  20. En temps opportun, soumettre l’organisme à des examens axés sur les risques de sa gestion et de ses activités, et traiter toute constatation connexe conformément aux exigences d’évaluation des risques énoncées dans la Directive concernant les organismes et les nominations et aux protocoles correspondants de production de rapport sur les risques du Ministère.
  21. Au besoin, consulter le sous-ministre sur les questions d’intérêt commun, notamment sur les services fournis par le Ministère, et sur les directives du CT/CGG et du gouvernement et les politiques du Ministère.
  22. Tenir le sous-ministre informé des questions opérationnelles.
  23. z. Collaborer à tout examen de l’organisme ordonné par le ministre, la vérificatrice générale ou le CT/CGG.
  24. Faire la promotion de la conduite éthique et s’assurer que tous les membres du Secrétariat connaissent les exigences éthiques de la LFPO et des règlements et directives pris en application de cette Loi, notamment en matière de conflits d’intérêts, d’activités politiques et de divulgation protégée des actes répréhensibles, et, en faisant de même, appuyer le président en tant que responsable de l’éthique pour les membres nommés de la Commission.
  25. Examiner et approuver les demandes d’indemnités journalières et les frais de déplacement des personnes nommées à l’organisme, avec l’aide du président.
  26. Travailler avec le président pour assurer un dialogue régulier et efficace avec le ministre et le Bureau du ministre afin de cerner et de traiter les problèmes et les préoccupations liés au travail de l’organisme.
  27. Par l’entremise du président, veiller à ce que les membres nommés de la Commission soient informés des activités de l’organisme.
  28. Collaborer avec le président pour s’assurer que l’organisme fonctionne dans les limites de son allocation budgétaire approuvée pour l’exercice de son pouvoir juridique, et que les fonds publics sont utilisés aux fins prévues avec intégrité et honnêteté.
  29. Veiller à ce que les systèmes de gestion appropriés soient en place (gestion financière, technologie de l’information, ressources humaines) pour l’administration efficace de l’organisme.
  30. Assurer la confidentialité des informations qui émanent de l’organisme, notamment les discussions et les décisions, jusqu’à ce qu’elles soient rendues publiques.

Cadre d’éthique

La CCPAO, en tant qu’organisme public en vertu du Règlement de l’Ontario 146/10, est assujettie au cadre éthique de la Loi de 2006 sur la fonction publique de l’Ontario (LFPO).

En tant que responsable de l’éthique pour les membres nommés de la Commission, le président doit veiller à ce que les membres soient informés des règles éthiques qui les régissent, y compris les règles relatives aux conflits d’intérêts, à l’activité politique et à la divulgation protégée d’actes répréhensibles qui s’appliquent à l’organisme. Le président le confirme périodiquement auprès des membres nommés de la Commission dans le cadre des affaires courantes.

En tant que responsable de l’éthique pour le Ministère, le sous-ministre doit veiller à ce que le Secrétariat soit informé des règles éthiques qui les régissent, y compris les règles relatives aux conflits d’intérêts, à l’activité politique et à la divulgation protégée d’actes répréhensibles qui s’appliquent à l’organisme.

En tant que responsable de l’éthique pour les présidents d’organismes publics tels que la CCPAO, le commissaire à l’intégrité doit veiller à ce que le président soit informé des règles éthiques qui le régissent, y compris les règles relatives aux conflits d’intérêts, à l’activité politique et à la divulgation protégée d’actes répréhensibles qui s’appliquent à l’organisme.

Exigences en matière de production de rapports

Plan d'activités

  1. Le président veille à ce que le ministre reçoive chaque année le plan d’affaires de l’agence couvrant au moins trois (3) ans à compter de l’exercice en cours, y compris un budget financier, aux fins d’approbation par le ministre. Le plan d’affaires annuel doit être conforme aux exigences énoncées dans la Directive concernant les organismes et les nominations.
  2. Le plan d’activités annuel doit être présenté au directeur général de l’administration du Ministère ou à une personne exerçant un poste équivalent au plus tard trois (3) mois avant la fin de l’exercice financier de l’organisme.
  3. Le président s’assure que le plan d’activités de l’organisme comprend un mécanisme permettant de mesurer le rendement et rend compte de la réalisation des objectifs énoncés dans ce plan. Le mécanisme doit inclure des objectifs de rendement, la description de la façon dont ces objectifs seront atteints, les résultats visés, ainsi qu’un échéancier.
  4. Le président s’assure que le plan d’activités comprend un plan d’évaluation et de gestion des risques afin d’aider le Ministère à préparer son propre plan d’évaluation et de gestion des risques conformément aux exigences de la Directive concernant les organismes et les nominations afin d’évaluer les risques, de compiler et de tenir à jour les dossiers nécessaires et de présenter des rapports au CT/CGG.
  5. Le président veille à ce que les plans d’activités à publier ne divulguent pas les éléments suivants : renseignements personnels, renseignements sensibles sur l’emploi et les relations de travail, renseignements protégés par le secret professionnel de l’avocat, renseignements confidentiels du Conseil des ministres, secrets industriels, renseignements dont la divulgation porterait préjudice aux intérêts financiers ou commerciaux de l’organisme sur le marché, et renseignements qui, autrement, constitueraient un risque pour la sécurité des installations et/ou des activités de l’organisme.
  6. Le ministre prend connaissance du plan d’activités annuel de l’organisme et indique promptement au président s’il est d’accord ou non avec les orientations proposées dans le plan. Au besoin, le ministre peut indiquer au président à quels endroits et en quoi le plan de l’organisme diffère des politiques ou des priorités du gouvernement ou du Ministère, et le président révise alors le plan de l’organisme en conséquence.
  7. De plus, le CT/CGG peut en tout temps demander au ministre de présenter le plan d’activités de l’organisme au CT/CGG aux fins d’examen.
  8. Par l’entremise du directeur/secrétaire, le président veille à ce que son plan d’activités soit mis à la disposition du public dans un format accessible, dans les deux langues officielles, sur le site Web du Ministère, dans les trente (30) jours civils suivant l’approbation par le ministre.

Rapports annuels

  1. Avec l’appui du directeur/secrétaire, le président doit veiller à ce que le rapport annuel de l’organisme soit préparé et soumis à l’approbation du ministre dans les 90 jours civils suivant la fin de l’exercice financier de l’organisme. Le rapport annuel doit être conforme aux exigences énoncées dans la Directive concernant les organismes et les nominations.
  2. Avec l’appui du directeur/secrétaire, le président veille à ce que le rapport annuel soit préparé sous forme de document texte, sans images ni graphiques, à l’exception des logos de la province et de l’organisme sur la première page.
  3. Avec l’appui du directeur/secrétaire, le président veille à ce que tout rapport annuel qui sera accessible au public ne divulgue pas les éléments suivants : renseignements personnels, renseignements sensibles sur l’emploi et les relations de travail, renseignements protégés par le secret professionnel de l’avocat, renseignements confidentiels du Conseil des ministres, secrets industriels, renseignements dont la divulgation porterait préjudice aux intérêts financiers ou commerciaux de l’organisme sur le marché, et renseignements qui, autrement, constitueraient un risque pour la sécurité des installations et/ou des activités de l’organisme.
  4. Le ministre reçoit et examine le rapport annuel de l’organisme et doit l’approuver dans les soixante (60) jours civils à compter de sa réception.
  5. Dans les trente (30) jours civils après l’approbation, le ministre dépose le rapport à l’Assemblée législative.
  6. Par l’entremise du directeur/secrétaire, le président veille à ce que son rapport annuel soit mis à la disposition du public dans un format accessible, dans les deux langues officielles, sur le site Web de l’organisme, après le dépôt du rapport à l’Assemblée législative et dans les trente (30) jours civils suivant l’approbation par le ministre.
  7. Sauf indication contraire (p. ex. aux termes d’une directive ou d’une loi), des canaux de diffusion et des formats numériques doivent être utilisés pour la diffusion des rapports annuels.

Exigences en matière de publication

  1. Par l’entremise du président, le Secrétariat veille à ce que les documents de gouvernance approuvés suivants soient publiés dans un format accessible, dans les deux langues officielles, sur le site Web de l’organisme, et ce, aux échéances indiquées :
    • PE et toute déclaration écrite – dans les 30 jours civils de la signature par les deux parties.
    • Plan d’activités annuel – dans les 30 jours civils de l’approbation par le ministre.
    • Rapport annuel – 30 jours civils de l’approbation par le ministre (le rapport doit d’abord être déposé à l’Assemblée législative).
  2. Les documents de gouvernance publiés ne doivent pas divulguer les éléments suivants : renseignements personnels, renseignements sensibles sur l’emploi et les relations de travail, renseignements protégés par le secret professionnel de l’avocat, renseignements confidentiels du Conseil des ministres, secrets industriels, renseignements dont la divulgation porterait préjudice aux intérêts financiers ou commerciaux de l’organisme sur le marché, et renseignements qui, autrement, constitueraient un risque pour la sécurité des installations et/ou des activités de l’organisme.
  3. Par l’entremise du président, le Secrétariat veille à ce que les informations relatives aux dépenses des personnes nommées à l’organisme et au personnel de la haute direction soient publiées sur le site Web de l’organisme ou du Ministère, conformément aux exigences de la Directive sur les frais de déplacement, de repas et d’accueil du CGG.
  4. Par l’entremise du président, le Secrétariat veille à ce que toutes les autres exigences applicables en matière d’affichage public soient respectées.

Communication et gestion des problèmes

Les parties au présent PE reconnaissent qu’il est essentiel d’échanger en temps opportun des renseignements sur les activités et l’administration de l’organisme pour permettre au ministre de s’acquitter de ses responsabilités en vue de rendre compte et de répondre des affaires de l’organisme à l’Assemblée législative. Les parties reconnaissent également qu’il est essentiel que le président soit tenu informé des initiatives et des orientations stratégiques générales du gouvernement susceptibles d’avoir une incidence sur le pouvoir juridique et les fonctions de l’organisme.

Ainsi, le ministre et le président conviennent de ce qui suit :

  1. Le président tient assidûment le ministre informé de tous les événements ou enjeux prévus, y compris les sujets litigieux, qui concernent ou dont on peut raisonnablement estimer qu’ils concernent le ministre dans l’exercice de ses responsabilités.
  2. Au besoin, le ministre consulte sans délai le président au sujet des initiatives stratégiques générales du gouvernement ou des lois envisagées par celui-ci qui sont susceptibles d’avoir une incidence sur le pouvoir juridique ou les fonctions de l’organisme, ou qui auront d’une façon ou d’une autre une incidence importante sur l’organisme.
  3. Le président consulte le ministre au sujet des stratégies de communication publique et des publications. Le président tient le ministre informé des résultats des consultations et des discussions avec les parties prenantes et avec le public. Au besoin et en ce qui a trait à la CCPAO et aux questions connexes, le ministre consulte le président au sujet des communications publiques et lui transmet les résultats des consultations.
  4. Le ministre et le président se rencontrent régulièrement, ou à la demande de l’un ou l’autre, pour discuter des questions concernant l’exécution du pouvoir juridique, de la gestion et des activités de l’organisme.
  5. Le sous-ministre et le directeur/secrétaire se rencontrent à la demande de l’un ou l’autre pour discuter de questions relatives à l’exercice du pouvoir juridique et au fonctionnement efficace de l’organisme, ainsi qu’à la prestation de services par le Ministère à l’organisme. Le sous-ministre et le directeur/secrétaire s’échangent assidûment des renseignements et des conseils au sujet des questions importantes qui ont une incidence sur la gestion et les activités de l’organisme.
  6. L’organisme et le ministre adhèrent au protocole sur les communications publiques mentionné à l’annexe 2 du présent PE pour la gestion continue des problèmes.

Dispositions administratives

Directives applicables au gouvernement

  1. Il incombe au président, avec l’aide du directeur/secrétaire, de veiller à ce que l’organisme exerce ses activités conformément à toutes les directives applicables du CT/CGG, de la Commission de la fonction publique et du gouvernement, ainsi qu’aux politiques et procédures financières et administratives applicables du Ministère.
  2. Le Ministère informe l’organisme des modifications ou des ajouts aux directives, aux politiques et aux lignes directrices qui s’appliquent à l’organisme; cependant, il incombe à l’organisme de se conformer à toutes les directives, politiques et lignes directrices auxquelles il est assujetti.

Services de soutien administraif et organisationnel

  1. Il incombe au sous-ministre de fournir à l’organisme les services de soutien administratif et organisationnel décrits à l’annexe 3 du présent PE et, au besoin, de négocier avec les Services communs de l’Ontario au sujet de ces services.
  2. L’annexe 3 peut être révisée à tout moment à la demande de l’une ou l’autre des parties.
  3. Le sous-ministre s’assure que le soutien ou les services fournis à l’organisme sont de la même qualité que ceux qui sont fournis aux divisions et aux directions du Ministère.

Ententes avec des tiers

Avec l’aide du directeur/secrétaire, le président veille à ce que l’organisme se conforme à la directive sur l’approvisionnement pour la FPO pour le recours à des consultants ou autres contractuels.

Services juridiques

  1. Des services juridiques seront fournis à la CCPAO par le ministère du Procureur général conformément à la politique opérationnelle pour la FPO en matière d’acquisition et d’utilisation de services juridiques du ministère du Procureur général.
  2. La CCPAO peut demander une aide juridique extérieure si elle a besoin d’une expertise que le ministère du Procureur général ne peut pas lui fournir ou si le recours aux services de jurisconsultes de la Couronne pourrait susciter une forme ou une autre de conflit d’intérêts.

L’aide juridique extérieure sera acquise conformément à la politique opérationnelle pour la FPO en matière d’acquisition et d’utilisation de services juridiques du ministère du Procureur général.

Création, collecte tenue et élimination de dossiers

  1. Le directeur/secrétaire doit veiller à ce qu’il existe un système pour la création, la collecte, la tenue et l’élimination des dossiers.
  2. Il incombe à la fois au président et au directeur/secrétaire de s’assurer que l’organisme se conforme à toutes les lois, directives et politiques du gouvernement en matière de gestion des renseignements et des dossiers.
  3. Le directeur/secrétaire et le président doivent protéger les intérêts juridiques, fiscaux et autres de l’organisme en adoptant des mesures raisonnables qui permettent d’assurer la viabilité, l’intégrité, la conservation et la sécurité continues de tous les dossiers officiels créés, commandés ou acquis par l’organisme. Cela inclut, sans s’y limiter, tous les dossiers électroniques, comme les courriels, les renseignements publiés sur le ou les sites Web de l’organisme, les ensembles de données de bases de données ainsi que tous les dossiers stockés sur les ordinateurs personnels et les disques partagés.
  4. Le président et le directeur/secrétaire ont tous deux pour responsabilité de veiller à la mise en place de mesures exigeant que l’organisme crée des dossiers complets, exacts et fiables qui documentent et appuient les transactions d’affaires importantes, les décisions, les événements, les politiques et les programmes.
  5. Le président et le directeur/secrétaire sont tous deux responsables de veiller à ce que l’organisme se conforme à la Loi de 2006 sur les Archives publiques et la conservation des documents, L.O. 2006, chap. 34, Annexe A.
  6. Le président et le directeur/secrétaire sont tous deux responsables de veiller à ce que l’organisme se conforme à la directive sur la gestion et l’utilisation de l’information et de la technologie de l’information (ITI). Le document n’existe qu’en anglais. La traduction est fournie à titre indicatif. (Management and Use of Information & Information Technology [I&IT] Directive) du CT/CGG, ainsi qu’à la Politique générale de conservation des documents, le cas échéant.

Propriété intellectuelle

  1. Le directeur/secrétaire doit veiller à ce que les intérêts juridiques, financiers et autres du gouvernement en matière de propriété intellectuelle soient protégés dans tout contrat que l’organisme peut conclure avec une tierce partie et qui entraîne la création de droits de propriété intellectuelle.

Accès à l'information et protection de la vie privée

  1. Le président et le ministre reconnaissent que l’organisme est lié par les exigences énoncées dans la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée (LAIPVP) quant à la collecte, à la conservation, à la sécurité, à l’utilisation, à la distribution et à l’élimination des dossiers.
  2. Le ministre est le responsable de l’institution au sens de la LAIPVP. Le ministre a délégué toutes les attributions qui lui sont conférées aux termes de la LAIPVP à l’égard de l’organisme, aux postes indiqués dans un document de délégation daté du 4 mars 2010, compte tenu de ses modifications successives. Le président reconnaît que le ministre assume la responsabilité finale devant l’Assemblée législative de la conformité à la LAIPVP.

Normes de service

  1. L’organisme doit fixer des normes relatives au service à la clientèle et à la qualité conformes aux normes pertinentes établies par le gouvernement, le Ministère et la FPO.
  2. Le président et le directeur/secrétaire veilleront tous deux à ce que l’organisme offre ses services selon une norme de qualité qui reflète les principes et les exigences de la directive sur les services de la FPO.
  3. La procédure de réponse de l’organisme aux plaintes relatives à la qualité des services est distincte de toute disposition légale concernant le réexamen des décisions réglementaires de l’organisme.
  4. L’organisme possède une procédure formelle de réponse aux plaintes portant sur la qualité des services reçus par ses clients, en conformité avec les normes de qualité des services du gouvernement.
  5. Le plan d’activités annuel de l’organisme comprend des mesures et des cibles de rendement pour les services à la clientèle et pour la réponse de l’organisme aux plaintes.
  6. L’organisme doit être conforme à la Loi sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario.

Dispositions financières

Généralités

  1. En conséquence, l’organisme est administré par le Ministère, toutes les procédures financières de l’organisme doivent être conformes aux directives et aux lignes directrices du CT/CGG et du ministère des Finances, aux politiques et procédures financières et administratives générales du Ministère, ainsi qu’aux autres lignes directrices, directives et politiques du gouvernement de l’Ontario.

Financement

  1. Les procédures financières de l’organisme doivent être conformes aux directives et lignes directrices du CT/CGG et du ministère des Finances et aux autres directives applicables du gouvernement.

Rapports financiers

  1. Le président fournit, sur l’ordre du ministre des Finances, les renseignements financiers de l’organisme aux fins de consolidation dans les comptes publics.
  2. L’organisme remettra l’information relative à la rémunération au ministre des Finances et/ou au président du Conseil du Trésor, par l’entremise du Ministère, conformément à la Loi de 1996 sur la divulgation des traitements dans le secteur public.

Régime fiscal : taxe de vente harmonisée (TVH)

  1. L’organisme est nommé à l’annexe A de l’accord de réciprocité fiscale conclu entre le Canada et l’Ontario.
  2. L’organisme est responsable du paiement et de la perception de la TVH, le cas échéant, conformément aux dispositions de la Loi sur la taxe d’accise.
  3. L’organisme peut, sous réserve des restrictions éventuelles énoncées par Finances Canada, se prévaloir auprès du gouvernement d’une remise au titre de la TVH à l’égard de la TVH qu’elle verse à ses fournisseurs.
  4. Sur demande, l’organisme doit fournir au ministère des Finances ou à l’Agence du revenu du Canada tout renseignement nécessaire au calcul du montant de la remise au titre de la TVH réclamée au gouvernement.
  5. Il incombe à l’organisme de se conformer à ses obligations, en tant que fournisseur en vertu de la Loi sur la taxe d’accise fédérale, de percevoir et de verser la TVH sur ses fournitures taxables.

Dispositions en matière de vérification et d’examen

Vérifications

  1. L’organisme est assujetti à un examen périodique et à une vérification de l’optimisation des ressources menés par le vérificateur général en vertu de la Loi sur le vérificateur général ou par la Division de la vérification interne de l’Ontario (DVIO) du Secrétariat du Conseil du Trésor.
  2. La DVIO peut également effectuer une vérification interne si elle y est autorisée par le Comité de vérification du Ministère ou le Comité de vérification générale.
  3. Sans égard à toute vérification externe antérieure ou annuelle, le ministre peut en tout temps exiger que l’organisme fasse l’objet d’une vérification.
  4. L’organisme doit remettre promptement une copie de chaque rapport de vérification au ministre et au ministre des Finances/au président du Conseil du Trésor. L’organisme doit aussi remettre une copie de sa réponse au rapport de vérification et toute recommandation qui s’y rattache. L’organisme avise le ministre une fois par année de toute recommandation formulée dans un rapport de vérification et restée en suspens.
  5. Le président peut demander que les opérations financières ou les contrôles de gestion de l’organisme soient soumis à une vérification externe, aux frais de l’organisme.

Autres examens

  1. La CCPAO peut faire l’objet d’un examen périodique à la discrétion et à la demande du CT/CGG ou du ministre. L’examen peut porter sur diverses questions touchant l’organisme et déterminées par le CT/CGG ou le ministre, notamment le pouvoir juridique et autres pouvoirs, la structure de gouvernance et/ou les activités de l’organisme.
  2. En demandant un examen périodique, le ministre ou le CT/CGG décideront du moment de l’examen et de la personne responsable de la réalisation de cet examen, des rôles du président et du ministre ainsi que du mode de participation d’autres parties éventuelles.
  3. Un examen du mandat de l’organisme sera réalisé au moins une fois tous les six ans, ou selon un échéancier fixé par le CT/CGG.
  4. Le ministre consulte au besoin le président au cours de cet examen.
  5. Le président doit coopérer à tout examen.
  6. Dans le cas d’un examen demandé par le ministre, ce dernier doit remettre au CT/CGG ses recommandations de modifications issues des résultats de l’examen portant sur l’organisme, aux fins d’étude.

Dotation en personnel et nominations

Délégation de pouvoir pour la gestion des ressources humaines

  1. Lorsque la Commission de la fonction publique délègue ses pouvoirs, fonctions et responsabilités en matière de gestion des ressources humaines au sous-ministre, au président ou à un particulier prescrit aux termes du Règlement de l’Ontario 148/10, cette personne doit exercer ces attributions conformément aux lois, directives ou politiques pertinentes et au pouvoir juridique de la CCPAO, et selon les paramètres des attributions déléguées.

Exigences en matière de dotation en personnel

  1. Par l’entremise du Secrétariat de la CCPAO, le Ministère met à la disposition de l’organisme les services de soutien administratif et d’analyse des programmes nécessaires et suffisants pour assurer l’administration efficace de l’organisme.
  2. En consultation avec le président, le directeur/secrétaire élaborera des descriptions de poste pour le personnel fournissant des services administratifs à l’organisme.
  3. Les services de soutien administratif particuliers que le Ministère doit fournir à l’organisme sont décrits à l’annexe 3 du présent PE.
  4. Il incombe au Ministère de fournir un soutien administratif pour le fonctionnement de l’organisme, notamment pour la préparation des chèques et la tenue des dossiers financiers.
  5. Des employés du Ministère sont affectés à l’organisme selon les besoins.

Nominations

  1. Le président est nommé par le lieutenant-gouverneur en conseil sur la recommandation du ministre en application de l’article 12 de la LMAAAR pour un mandat initial de 2 ans, suivi de la possibilité de mandats supplémentaires allant jusqu’à 3 et 5 ans respectivement, jusqu’à un maximum de 10 ans.
  2. Les membres et les vice-présidents de l’organisme sont nommés par le lieutenant-gouverneur en conseil sur la recommandation du ministre en application de l’article 12 de la LMAAAR pour un mandat initial de 2 ans, suivi de la possibilité de mandats supplémentaires allant jusqu’à 3 et 5 ans respectivement, jusqu’à un maximum de 10 ans.
  3. Il n’y a pas de nombre maximum de membres et de vice-présidents.
  4. L’organisme est composé d’au moins trois personnes nommées par le lieutenant-gouverneur en conseil conformément à l’article 12 de la LMAAAR.
  5. Trois membres de la CCPAO, dont le président ou un vice-président de celle-ci, constituent le quorum et sont suffisants pour exercer les pouvoirs et la compétence de la CCPAO conformément à l’article 12 de la LMAAAR.

Rémunération

  1. La rémunération des personnes nommées est fixée par le lieutenant-gouverneur en conseil.
  2. Comme établi à l’annexe 2 du décret 894/2018, la rémunération journalière du président est de 744 $, celle des vice-présidents de 583 $ et celle des membres de 472 $. Si les taux de rémunération changent pendant la durée du présent PE, les montants mis à jour dans le décret actuel remplaceront les montants indiqués ici.
  3. Les frais de déplacement des personnes nommées doivent être conformes à la Directive sur les frais de déplacement, de repas et d’accueil du CGG. Les dépenses raisonnables seront remboursées.

Gestion des risques, protection contre la responsabilité civile et assurance

Gestion des risques

  1. Avec l’appui du directeur/secrétaire, le président est tenu de s’assurer que l’organisme est doté d’une stratégie de gestion des risques, conformément au processus de gestion des risques de la FPO.
  2. Il revient à l’organisme de veiller à ce que les risques auxquels il est exposé soient gérés de manière appropriée.

Protection contre la responsabilité civile et assurance

Selon l’article 6 de la Loi, sont irrecevables les actions ou autres instances en dommages-intérêts intentées contre un employé ou un membre du Ministère pour un acte accompli de bonne foi dans l’exercice ou l’exercice prévu de leurs fonctions ou pour une négligence ou un défaut imputés dans l’exercice de bonne foi de leurs fonctions.

Entrée en vigueur, durée et révision périodique du PE

  1. Le présent PE entre en vigueur à la date de sa signature par le ministre en tant que dernière partie à l’exécuter (« date d’entrée en vigueur d’origine ») et reste en vigueur jusqu’à ce qu’il soit résilié ou remplacé par un nouveau PE signé par les parties.
  2. Une copie du PE signé et de tout PE subséquent doit être remise au secrétaire du CT/CGG.
  3. En cas d’entrée en fonctions d’un nouveau ministre ou d’un nouveau président, les deux parties doivent affirmer par écrit que le présent PE restera en vigueur sans révision (et joindre la lettre signée au PE); elles peuvent par ailleurs convenir de réviser le PE et de signer cette nouvelle version au plus tard six (6) mois après le changement.
  4. Une copie de la lettre de confirmation ou du nouveau PE conclu entre le ministre et le président doit être remise au secrétaire du CT/CGG au plus tard six (6) mois après l’entrée en fonctions de la ou des nouvelles parties.
  5. Le ministre ou le président peuvent solliciter une révision du présent PE en transmettant une demande écrite à cet effet à l’autre partie.
  6. Si l’une des parties juge qu’il est urgent de modifier le présent PE, la modification ne peut se faire que par communication écrite. Toute modification entrera en vigueur uniquement après approbation par les deux parties.
  7. Le présent PE fera immédiatement l’objet d’une révision complète ou d’un remplacement en cas de modification importante du pouvoir juridique ou d’autres pouvoirs ou de la structure de gouvernance de l’organisme par suite d’une modification de la LMAAAR.
  8. Le présent PE sera révisé au moins tous les cinq (5) ans aux fins de tenue à jour et de conformité aux attentes du gouvernement.

Signatures

Amy Cronin, présidente 
Commission de commercialisation des produits agricoles de l’Ontario
Date : 10 décembre 2021

Lisa Thompson, ministre
Ministère de l’Agriculture, de l’Alimentation et des Affaires rurales de l’Ontario
Date : 15 décembre 2021

Annexe 1 : Résumé des exigences en matière de production de rapports

ÉchéanceRapport / DocumentPersonnes responsables
-L’organisme prépare un budget des dépenses à inclure dans le plan d’activités du Ministère.Le directeur/secrétaire avec l’aide du personnel du Secrétariat
Soumis chaque année dans les trois (3) mois précédant la fin de l’exercice financier de l’organisme.Plan d’activités de l’organisme - PréparationLe directeur/secrétaire avec l’aide du personnel du Secrétariat
Soumis chaque année dans les trois (3) mois précédant la fin de l’exercice financier de l’organisme.Plan d’activités de l’organisme - ApprobationPrésident, avec l’avis des membres nommés de la Commission
Soumis chaque année dans les trois (3) mois précédant la fin de l’exercice financier de l’organisme.Plan d’activités de l’organisme - Remise au ministrePrésident
Soumis chaque année dans les 90 jours ouvrables après la fin de l’exercice financier de l’organismeRapport annuel - Préparation ·    ·   Le directeur/secrétaire avec l’aide du personnel du Secrétariat
Soumis chaque année dans les 90 jours ouvrables après la fin de l’exercice financier de l’organismeRapport annuel - ApprobationPrésident, avec l’avis des membres nommés de la Commission
Soumis chaque année dans les 90 jours ouvrables après la fin de l’exercice financier de l’organismeRapport annuel - Remise au ministrePrésident
Sur demandeRapports financiers - Préparation ·    Le directeur/secrétaire avec l’aide du personnel du Secrétariat
Sur demandeRapports financiers - ApprobationPrésident
Révisé au moins une fois tous les cinq ansProtocole d’entente - Préparation/révisionLe directeur/secrétaire avec l’aide du personnel du Secrétariat
Révisé au moins une fois tous les cinq ansProtocole d’entente - ApprobationPrésident
Révisé au moins une fois tous les cinq ansProtocole d’entente - Remise au ministrePrésident

Annexe 2 : Protocole de communication publique

  1. Objet

    Ce protocole de communication a pour objet d’établir un cadre de travail concernant la collaboration entre le Ministère et l’organisme en ce qui a trait aux possibilités en matière de communications publiques. Il est indispensable que les voies de communication entre le Ministère et l’organisme soient transparentes et directes.

    Le présent protocole de communication soutiendra à la fois l’organisme dans l’exécution de son pouvoir juridique au terme de la Loi et la promotion du travail qu’il effectue. Il soutiendra également le ministre dans son obligation de rendre compte à l’Assemblée législative et au Conseil des ministres pour les mêmes motifs.

  2. Définitions
    1. « Communications publiques » s’entend de tout élément communiqué au public, directement ou par l’entremise des médias, sous les formes suivantes :
      • verbale, comme un discours ou une présentation publique
      • imprimée, comme un rapport sur support papier
      • électronique, comme l’affichage sur un site Web.
    2. « Question litigieuse » désigne une affaire qui est, ou dont on peut raisonnablement s’attendre à ce qu’elle soit, sujette à discussion au sein de l’Assemblée législative ou auprès du public, ou qui sera vraisemblablement source de questions adressées au ministre ou au gouvernement. Une question litigieuse peut être soulevée par :
      • des membres de l’Assemblée législative
      • des membres du public
      • les médias
      • les intervenants
      • les partenaires en prestation de services.
  3. L’organisme se conforme à la directive sur l’identité visuelle. L’appellation n’existe qu’en anglais. La traduction est fournie à titre indicatif. (Visual Identity Directive) du CT/CGG et s’identifie dans toutes ses réponses aux médias, ses communiqués de presse et sur son site Web comme étant un organisme du gouvernement de l’Ontario.
  4. Le Ministère et l’organisme nomment des personnes comme « responsables » des communications publiques.
    • Le responsable ministériel est le directeur de la Direction des communications
    • Le responsable pour l’organisme est le président.
  5. Dans le cadre de ce protocole, les communications publiques sont réparties en trois catégories :
    1. Réponses aux médias liées aux activités quotidiennes de l’organisme et à ses programmes qui n’ont pas de répercussions directes pour le Ministère ni pour le gouvernement.
      • L’organisme doit transmettre ses réponses aux médias au responsable ministériel, qui les distribuera au besoin à d’autres personnes au sein du Ministère.
      • Cette catégorie n’inclut pas les questions litigieuses ni les réponses aux médias ou les communiqués de presse qui contiennent des annonces directes ou indirectes de subventions ou d’autre forme de financement des organisations.
    2. Tous les communiqués de presse de même que les réponses aux médias ou les plans de communication dans lesquels un message de la province ou du Ministère portant sur les priorités gouvernementales permettrait d’améliorer le profil de l’organisme ou du gouvernement, ou procurerait à un député local des occasions de faire des annonces.
      • Le responsable pour l’organisme avisera, quinze (15) jours ouvrables à l’avance, son homologue ministériel des communiqués de presse et des plans de communication à venir. Si l’activité de communication est un événement, elle aura lieu à une date et à un endroit convenus par les deux parties.
      • Pour les éléments non litigieux qui offrent au gouvernement des possibilités de messages ou qui contiennent des annonces de financement, l’organisme doit aussi obtenir une approbation pour la diffusion des communiqués de presse ou des plans de communication dans les sept (7) jours précédant la date de diffusion.
      • L’approbation définitive doit être accordée par le Bureau du ministre et sera transmise par l’entremise du responsable ministériel.
    3. Les questions litigieuses, les réponses aux médias et les communiqués de presse qui peuvent avoir des répercussions directes soit pour le Ministère ou pour le gouvernement, ou qui sont susceptibles de donner lieu à des demandes de renseignements adressées au ministre ou au gouvernement (y compris toutes les annonces de financement ou de subvention et les questions litigieuses).
      • Pour toutes les questions litigieuses, le responsable pour l’organisme avisera immédiatement son homologue ministériel dès qu’il sera au courant de la question et avisera simultanément le Bureau du ministre. Le responsable ministériel peut aussi aviser l’organisme de questions litigieuses qui nécessitent son attention. L’organisme fournira toute l’information contextuelle requise sur la question au responsable ministériel, qui veillera à ce qu’une note sur la question litigieuse soit rédigée.
      • L’organisme doit obtenir l’approbation du Ministère avant de diffuser les réponses aux médias ou les communiqués de presse appartenant à cette catégorie. Le responsable pour l’organisme fournira les réponses aux médias ou les communiqués de presse au responsable ministériel qui amorcera le processus d’approbation au Ministère.
      • L’approbation finale pour la diffusion des réponses aux médias et des communiqués de presse appartenant à cette catégorie doit être fournie par le Bureau du ministre.

Annexe 3 : Services de soutien administratif ou organisationnel

Il incombe au sous-ministre de veiller à ce que le ministre procure à l’organisme les services de soutien administratif suivants :

  1. Administration financière : gestion de la paie et des avantages sociaux, comptes créditeurs et conseils techniques, achats, services centraux de courrier et d’impression, services-conseils sur les dossiers et les formulaires.
  2. Services de ressources humaines : classification, conseils et consultation sur les procédures de recrutement et les relations avec le personnel, rédaction de descriptions de postes, orientation professionnelle et perfectionnement du personnel, conseils et consultation sur les initiatives institutionnelles, par exemple en santé et sécurité au travail.
  3. Services institutionnels sur les occasions de formation et la planification de carrière offerts au personnel du Secrétariat de l’organisme; le Ministère doit aider le directeur/secrétaire à s’assurer que ces services sont communiqués efficacement au personnel de l’agence.
  4. Services d’informatique et de télécommunications : conseils, consultation et soutien.
  5. Vérification interne : conformité aux règles financières, gestion, vérification des systèmes de ressources humaines et d’information, examens opérationnels et enquêtes spéciales au besoin.
  6. Services juridiques.
  7. Logement : planification, y compris le renouvellement des baux.
  8. Services du programme d’accès à l’information.
  9. Services en français, services de traduction et d’interprétation.
  10. Planification des activités.
  11. Mesure du rendement et évaluation de programmes.
  12. Communications et marketing.
  13. Ressources humaines pour la dotation du Secrétariat de l’organisme.