Directive concernant les organismes et les nominations

Introduction

La Directive concernant les organismes et les nominations est une directive du Conseil de gestion du gouvernement émise en vertu de la Loi sur le Conseil de gestion du gouvernement.

Tous les organismes provinciaux font partie du gouvernement et sont tenus de se conformer à la législation ainsi qu’aux directives, aux politiques et aux lignes directrices du gouvernement qui les concernent.  Ils sont dirigés par des personnes qui y sont nommées par le gouvernement. On s'attend à ce qu'ils fournissent des biens et des services d’excellente qualité au public.  Les organismes consultatifs de courte durée et les postes de conseiller spécial fournissent des conseils ou des recommandations sur une question précise.

Les personnes nommées par le gouvernement doivent exécuter des tâches précises pour un organisme provincial ou un organisme consultatif de courte durée ou en tant que conseillers spéciaux. Le gouvernement provincial peut également procéder à des nominations auprès d’autres entités, comme le prévoit la loi habilitante. Toutes les personnes nommées doivent rendre des comptes à un ministre. De plus, elles doivent s'acquitter de leurs fonctions de façon professionnelle, éthique et compétente, et elles doivent éviter tout conflit d’intérêts réel ou perçu.

Objet

La présente directive établit les règles le cadre de responsabilisation applicables à ce qui suit :

• les organismes provinciaux;
• les organismes consultatifs de courte durée et les conseillers spéciaux;
• les nominations par le gouvernement;
• la rémunération.

Elle comprend trois parties :

• la 1^re partie énonce les exigences applicables aux organismes provinciaux;
• la 2^e partie énonce les exigences applicables aux organismes consultatifs de courte durée et aux conseillers spéciaux;
• la 3^e partie énonce les exigences régissant les nominations et la rémunération.

Application et portée

L’application et la portée de la directive ne sont pas les mêmes dans les trois parties.

Première partie : Organismes provinciaux

Cette partie de la directive s'applique à tous les ministères et organismes provinciaux y compris leurs entités auxiliaires.

La première  partie énonce ce qui suit :

• les types d’organismes provinciaux (régis par un conseil d’administration, non régis par un conseil d’administration, consultatifs);
• les exigences à respecter pour établir, modifier (p. ex., modification du mandat), fusionner et dissoudre des organismes provinciaux;
• le cadre de responsabilisation des organismes provinciaux indiquant le rôle de ces organismes, des ministères responsables et du Conseil du Trésor/Conseil de gestion du gouvernement (CT/CGG);
• une approche de gestion de la surveillance des organismes provinciaux axée sur les risques.

Deuxième partie : Organismes consultatifs de courte durée et conseillers spéciaux

Cette partie de la directive s’applique à tous les ministères et à toutes les personnes nommées ou renommées par le gouvernement pour une période maximale de trois ans pour donner des conseils ou formuler des recommandations à un ministre ou au premier ministre en tant que membre d’un organisme consultatif de courte durée ou en tant que conseiller spécial ^{footnote 1[1]}. Les organismes consultatifs de courte durée et les postes de conseiller spécial sont créés pour une durée maximale d’un an, sauf dans des circonstances particulières justifiées par un dossier d’analyse étoffé, pour une durée maximale de trois ans au total. Toute rémunération en sus des dépenses liées à la nomination à un organisme consultatif de courte durée ou à un poste de conseiller spécial doit être versée sur une base journalière.

La deuxième  partie énonce les exigences applicables à ce qui suit :

• la création d’organismes consultatifs de courte durée et de postes de conseillers spéciaux;
• la nomination et la rémunération d’une ou de plusieurs personnes nommées à un organisme consultatif de courte durée;
• la nomination de conseillers spéciaux;
• le cadre de responsabilisation des organismes consultatifs de courte durée et des conseillers spéciaux.

Troisième partie : Nominations gouvernementales et rémunération

Cette partie de la directive s'applique à tous les ministères et à toutes les personnes nommées ou renommées par le gouvernement pour remplir une fonction, quelle qu'elle soit, en son nom, à l’exception des personnes décrites dans la 2^e partie de la directive qui siègent à un organisme consultatif de courte durée ou jouent le rôle de conseillers spéciaux. Cela comprend les personnes nommées par le lieutenant-gouverneur en conseil (LGC) ou un ministre au conseil d’administration d’un organisme provincial ou à une autre entité en vertu d’une loi ministérielle ou autre ou de la prérogative royale.

La troisième  partie énonce les exigences applicables à la nomination et à la rémunération de toutes les personnes nommées par le gouvernement qui :

• rendent des comptes à un ministre du gouvernement de l’Ontario, autres que les personnes décrites dans la deuxième partie de la présente directive;
• siègent à un organisme provincial;
• siègent à d’autres entités et ne relèvent pas directement d’un ministre du gouvernement de l’Ontario (p. ex., une commission des services policiers ou une administration portuaire).

Cette partie ne s'applique pas aux personnes ayant un emploi en vertu de la partie III de la Loi de 2006 sur la fonction publique de l’Ontario (LFPO) qui, en plus d’occuper un emploi, ont été nommées par le gouvernement, à moins d’indication contraire.

Administration

Décisions et actions :

Il n’existe aucune possibilité de déroger aux principes et aux exigences de la présente directive.

Toutes les décisions doivent être prises avec soin et documentées. Les décisions doivent être :

• capables de résister à l’examen des vérificateurs et des membres du public;
• correctement expliquées et documentées;
• justes et équitables;
• raisonnables;
• appropriées.

Orientation opérationnelle :

Le secrétaire du Conseil de gestion du gouvernement (CGG) a le pouvoir d’émettre des politiques opérationnelles obligatoires conformes à la présente directive. Il s’agit d’un pouvoir délégué par le CGG et les règles d’une politique opérationnelle ont le même poids que celles de la présente directive. 

Exception :

Les règles de la présente directive sont obligatoires. Un ministère doit demander l’approbation du CT/CGG si, dans des circonstances exceptionnelles, le ministère ou un organisme provincial dont il est responsable a besoin d’être exempté de la totalité ou d’une partie des exigences de la présente directive. Le ministère doit expliquer la justification de l’exception dans une analyse de rentabilisation.

Le secrétaire du CGG a le pouvoir d’approuver les exemptions des politiques opérationnelles obligatoires.

Première partie – Organismes provinciaux

1.1 Résumé – Cadre de responsabilisation et exigences obligatoires

La responsabilité du ministre à l’égard d’un organisme provincial ne peut être déléguée. Toutefois, certaines activités de surveillance de l’organisme provincial peuvent être confiées à des fonctionnaires compétents. Conformément à ce principe, le CT/CGG ou le ministre peut demander un examen fondé sur les risques de n'importe quel organisme provincial.

Le CT/CGG doit superviser les activités ministérielles de surveillance et de conformité visant tous les organismes régis par un conseil d’administration, sans conseil d’administration et consultatifs.

Les exigences en matière de responsabilisation sont respectées en :

• se conformant au protocole d’entente (PE) ou au mandat;
• répondant aux attentes et faisant contribuant au respect des priorités du gouvernement;

• élaborant et mettant en œuvre  des plans d’activités efficaces pour guider l’action et réaliser le mandat de l’organisme et les priorités du gouvernement;
• rendant compte au public des résultats financiers et de la réalisation du mandat de l’organisme dans un rapport annuel;
• rendant compte des risques et en les atténuant au moyen d’une évaluation des risques et de plans d’action;
• fournissant de l’information et des rapports à la demande du ministère responsable ou du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) dans les délais impartis;;
• prenant des mesures correctives fondées sur le rendement;
• échangeant des renseignements en temps opportun sur les plans, les stratégies, les opérations et l’administration de l’organisme;
• assurant un partenariat collaboratif entre le ministère et l’organisme.

Le tableau suivant résume les exigences obligatoires applicables aux trois types d’organismes provinciaux.

1.2 Cadre de responsabilisation et exigences

Tous les organismes provinciaux et leurs entités auxiliaires font partie du gouvernement et sont tenus de se conformer à la législation ainsi qu’aux directives, aux politiques et aux lignes directrices gouvernementales qui s’y appliquent.

Ils sont dirigés par des personnes qui y sont nommées par le gouvernement. On s'attend à ce qu'ils fournissent des biens et des services d’excellente qualité au public. Le modèle de gestion des organismes provinciaux procure de la souplesse opérationnelle en fonction du type d’organisme.

1.3 Principes

Les activités des organismes provinciaux sont guidées par des principes clés :

1. Responsabilisation : Les organismes provinciaux fournissent des services publics et doivent rendre des comptes au gouvernement par l’entremise du ministre responsable. Lorsqu’ils s’acquittent de leur mandat, les organismes provinciaux concilient la souplesse opérationnelle et la nécessité pour leur ministre de rendre des comptes au Cabinet, à l’Assemblée législative et à la population de l’Ontario. La responsabilité du ministre vis-à-vis de chaque organisme provincial ne peut être déléguée.

Chaque organisme provincial se conforme à toutes les lois applicables ainsi qu’aux directives et aux politiques de la fonction publique de l’Ontario (FPO). De plus, les organismes veillent à ce que leurs directives et politiques soient conformes à certaines directives, politiques et lignes directrices gouvernementales, notamment celles qui se rapportent aux ressources humaines, tout en tenant compte des obligations que leur imposent les conventions collectives et la négociation. Cela comprend les lois et les directives applicables relatives à l’approvisionnement.

2. Réceptivité : Les organismes provinciaux adaptent leur mandat et leurs activités aux priorités et à l’orientation du gouvernement. Une communication ouverte et uniforme entre les organismes provinciaux et leur ministère responsable contribue à faire en sorte que les priorités et l’orientation du gouvernement soient clairement comprises et aide à gérer les risques ou les problèmes à mesure qu’ils surviennent. Les organismes provinciaux offrent un service public d’excellente qualité qui répond aux besoins de la population qu’ils servent.

3. Efficience : Les organismes provinciaux utilisent les ressources publiques de manière efficiente et efficace pour s’acquitter de leurs mandats, tels qu’ils sont établis par leurs actes constitutifs respectifs. Ils exercent leurs activités de manière rentable et recherchent des gains d’efficacité dans l’ensemble de leur prestation de services et de leur administration.

4. Durabilité : Les organismes provinciaux exercent leurs activités de manière à ce que leur forme actuelle soit viable à long terme tout en offrant un service d’excellente qualité au public.

5. Transparence : La bonne gouvernance et les pratiques de responsabilisation des aux organismes provinciaux sont complétées par la transparence assurée par la publication des documents sur la gouvernance et la responsabilisation, y compris le plan d’activités, le rapport annuel, le PE et les renseignements sur les dépenses.

6. Pour les organismes provinciaux ayant un pouvoir décisionnel et des responsabilités réglementaires, la prise de décisions impartiales est une exigence absolue.

1.4 Caractéristiques d’un organisme provincial

Les caractéristiques d’un organisme provincial sont les suivantes :

• il est établi par le gouvernement à l’aide d’un acte constitutif (en vertu d’une loi, d’un décret ou d’un règlement);
• il rend des comptes à un ministre sur la façon dont il s'acquitte de ses obligations légales, gère ses ressources et se conforme à ses normes de prestation de services;
• la plupart des personnes qui y sont nommées le sont par le gouvernement provincial;
• il fait partie du gouvernement de l’Ontario, mais non d’un ministère sur le plan organisationnel;
• le gouvernement lui confie la responsabilité d’exercer une fonction publique ou de fournir des services au public en exerçant un pouvoir décisionnel ou réglementaire, en se livrant à des activités opérationnelles ou en donnant des conseils.

1.5 Types d’organismes provinciaux

Il y a trois types d’organismes provinciaux :

1. les organismes régis par un conseil d’administration;
2. les organismes qui ne sont pas régis par un conseil d’administration (tribunaux décisionnels, organismes de réglementation et autres organismes non régis par un conseil d’administration);
3. les organismes consultatifs.

1.5.1 Organismes régis par un conseil d’administration

Ce type d’organisme provincial est autorisé à prendre des décisions opérationnelles. Par conséquent, son conseil d’administration a un pouvoir décisionnel.

Ces organismes provinciaux ont l’autorité financière et opérationnelle de se livrer aux activités nécessaires pour s’acquitter de leur mandat et des priorités du gouvernement provincial. Leur conseil d’administration rend des comptes au ministre sur la façon dont l’organisme s’est acquitté de son mandat et des priorités du gouvernement provincial et le président représente le conseil auprès du ministre.

Un grand nombre de ces organismes provinciaux embauchent leurs propres employés dans les limites de leur propre cadre des ressources humaines (RH) et n'ont pas besoin de l’aide d’un ministère à cet égard.

Toutefois, tous les organismes et leurs entités auxiliaires font partie du gouvernement et sont tenus de se conformer à la législation ainsi qu’aux directives, aux politiques et aux lignes directrices gouvernementales qui s’appliquent à eux. De plus, les organismes peuvent être tenus de s'assurer que leurs directives et leurs politiques sont conformes à certaines directives, politiques et lignes directrices gouvernementales, notamment celles qui se rapportent aux ressources humaines, tout en tenant compte des obligations que leur imposent les conventions collectives et la négociation. Ceci comprend également la législation et les directives applicables en matière d'approvisionnement.

Les personnes nommées à ces organismes ont une obligation de diligence à l’endroit de leur organisme et doivent donc faire preuve d’honnêteté et de bonne foi et servir les intérêts de l’organisme.

Un organisme provincial régi par un conseil d’administration exerce l’une des quatre fonctions suivantes :

Entreprise opérationnelle

• Vend des biens ou des services au public (y compris, mais pas nécessairement, en livrant concurrence au secteur privé).
• Touche des revenus de ses activités commerciales, mais peut aussi recevoir des fonds du Trésor.

Service opérationnel

• Fournit des biens ou des services au public, généralement gratuitement ou à faible coût.
• Financé surtout par le Trésor.

Organisme fiduciaire

• Administre des fonds ou d’autres actifs pour le compte de bénéficiaires nommés dans une loi (ces fonds ou autres actifs n'appartiennent pas au gouvernement).
• Est entièrement responsable de ses opérations.
• N'est pas financé par le Trésor.

Organisme de réglementation (doté d’un conseil d’administration)

• Est autorisé à prendre ses propres décisions dans un secteur désigné comme les inspections, les enquêtes, les poursuites, l’agrément, la délivrance de permis et l’établissement de tarifs. Ces décisions peuvent limiter, encourager ou rectifier la conduite, les pratiques, les obligations, les droits et les responsabilités d’une personne, d’une entreprise ou d’une personne morale.
• S'autofinance.

Remarque : Un grand nombre d’organismes de réglementation n'ont pas de conseil d’administration.

1.5.2 Organismes sans conseil d’administration (tribunaux décisionnels et organismes de réglementation sans conseil d’administration)

La principale caractéristique des organismes sans conseil d’administration est le fait qu’ils ne sont pas autorisés à prendre leurs propres décisions opérationnelles. Les ministères doivent leur fournir le soutien opérationnel dont ils ont besoin. Les organismes doivent respecter toutes les directives, politiques et lignes directrices gouvernementales, y compris celles qui se rapportent aux ressources humaines. Cela comprend également la législation et les directives applicables en matière d'approvisionnement.

Tribunaux décisionnels

• Ces tribunaux prennent des décisions exécutoires de façon autonome et impartiale afin de régler les différends au sujet des obligations, des droits et des responsabilités d’une personne, d’une entreprise ou d’une personne morale définis dans des politiques, des règlements et des lois.
• Les personnes nommées à ces tribunaux doivent avoir de l’expérience ou des connaissances ou avoir suivi une formation dans le domaine où œuvre le tribunal, y compris les pratiques décisionnelles. Elles sont nommées à l’issue d’un concours fondé sur le mérite.
• Les présidents et les vice-présidents doivent s'acquitter de responsabilités en matière de gouvernance des organismes provinciaux.
• Toutes les personnes qui y sont nommées peuvent remplir les fonctions d’arbitres.
• Les tribunaux reçoivent un soutien administratif du ministère et ne sont pas autorisés à s'occuper des fonctions liées aux ressources humaines en vertu des exigences applicables aux entités ne faisant pas partie de la FPO.
• La majeure partie du financement des tribunaux provient du Trésor.
• Les droits exigés sont établis conformément aux mesures législatives et autres.
• Les tribunaux décisionnels sont également régis par la Loi de 2009 sur la responsabilisation et la gouvernance des tribunaux décisionnels et les nominations à ces tribunaux (LRGTDNT), et doivent se conformer à cette loi ainsi qu’à la présente directive.

Organismes de réglementation (sans conseil d’administration)

• Ces organismes prennent des décisions de façon autonome dans leurs secteurs respectifs comme les inspections, les enquêtes, les poursuites, l’agrément, la délivrance de permis et l’établissement de tarifs.
• Les personnes qui y sont nommées ne constituent pas un conseil d’administration. L’organisme bénéficie du soutien administratif du ministère.
• Leurs décisions peuvent limiter, encourager ou rectifier la conduite, les pratiques, les obligations, les droits et les responsabilités d’une personne, d’une entreprise ou d’une personne morale.
• Les présidents et les vice-présidents doivent s'acquitter de responsabilités en matière de gouvernance des organismes provinciaux.
• Toutes les personnes qui y sont nommées peuvent être chargées de la réglementation.
• La majeure partie du financement des organismes de réglementation provient du Trésor.
• Les droits exigés sont établis conformément aux mesures législatives et autres.

1.5.3 Organismes consultatifs

La principale caractéristique des organismes consultatifs est de fournir des conseils à un ministre ou au premier ministre. Ils sont formés d’une ou de plusieurs personnes nommées par le gouvernement. Ces organismes provinciaux sont établis pour plus de trois ans.

Les fonctions administratives des organismes consultatifs sont remplies par le ministère responsable. Les organismes consultatifs ont uniquement pour but de donner des conseils ou de formuler des recommandations dans les domaines précisés dans leur mandat.

1.6 Cadre de responsabilisation des organismes provinciaux

Les organismes provinciaux font partie du gouvernement. Leur cadre de responsabilisation est le suivant.

La responsabilité du ministre à l’égard d’un organisme provincial ne peut être déléguée. Toutefois, certaines activités de surveillance des organismes provinciaux peuvent être confiées à des fonctionnaires compétents. Conformément à ce principe, le CT/CGG ou le ministre peut demander un examen fondé sur les risques de n'importe quel organisme provincial.

Le CT/CGG doit superviser les activités ministérielles de surveillance et de conformité visant les organismes régis par un conseil d’administration, les organismes sans conseil d’administration et les organismes consultatifs.

Les exigences en matière de responsabilisation sont respectées en :

• se conformant au PE ou au mandat;
• répondant aux attentes et en faisant progresser les priorités gouvernementales;
• élaborant des plans d’activités efficaces pour guider l’action ainsi qu’en s’acquittant du mandat de l’organisme et des priorités gouvernementales;
• rendant compte au public des bilans financiers et de l’exécution du mandat de l’organisme au moyen d’un rapport annuel;
• atténuant et signalant les risques au moyen d’une évaluation des risques et de plans d’action;
• fournissant des renseignements/rapports tel que demandés par le ministère responsable ou le SCT dans les délais impartis;
• prenant des mesures correctives fondées sur le rendement.
• échangeant en temps opportun des renseignements sur les plans, les stratégies, les opérations et l’administration de l’organisme;
• assurant un partenariat collaboratif entre le ministère et l’organisme.

1.7 Gestion axée sur les risques et responsabilisation

Le gouvernement de l’Ontario utilise une approche axée sur les risques pour gérer les organismes provinciaux. Par conséquent, ces organismes doivent se servir d’un cadre de gestion des risques pour prendre leurs décisions opérationnelles (y compris, mais sans s’y limiter, les décisions d’ordre financier et du domaine de la technologie de l’information). De plus, ils doivent s'assurer que les fonds et les actifs sont utilisés de façon efficace et efficiente et aux fins visées.

Les pratiques de gestion axées sur les risques permettent d’assurer une surveillance, une discipline et un contrôle optimaux. Ainsi, les ministères et les organismes provinciaux peuvent gérer les risques en fonction de l’évolution de la conjoncture. Ces pratiques permettent également d’effectuer une évaluation adéquate.

La gestion des risques aide les ministères et les organismes provinciaux à repérer les risques, à déterminer leur exposition à ces risques et à élaborer des plans d’action permettant aux organismes provinciaux d’atteindre leurs objectifs opérationnels.

Plus grand est le risque que présente un organisme provincial, y compris en ce qui concerne le degré d’intérêt public et l’obligation de gestion financière, plus il faut le surveiller de près.

1.7.1 Gestion des risques liés à l'intelligence artificielle (IA)

La Directive sur l’utilisation responsable de l’intelligence artificielle (IA) établit les exigences à respecter pour utiliser l'IA de façon transparente et responsable en rendant compte de cette utilisation et s'applique à tous les organismes provinciaux.

Les organismes doivent appliquer les exigences énoncées à la section 6.3 (Application aux organismes provinciaux) de la directive sur l'utilisation responsable de l'IA.

Les exigences imposées aux organismes provinciaux par la directive sur l'utilisation responsable de l'IA comprennent la participation à la gestion des risques liés à l'IA, la divulgation publique de l'utilisation de l'IA, le signalement de l'utilisation de l'IA à leur ministère et la création d'un voie accessible permettant au public d’obtenir de plus amples informations sur l'utilisation de l'IA dans certaines circonstances.

Voir la Directive sur l’utilisation responsable de l’intelligence artificielle pour plus de détails.

1.8 Établissement, modification, fusion et dissolution d’organismes provinciaux

L’établissement, la modification importante (p. ex., modification du mandat) et la dissolution des organismes provinciaux doivent être examinés et approuvés par le CT/CGG. La création d’une entité auxiliaire d’un organisme provincial et l’acquisition d’intérêts majoritaires dans un organisme provincial existant doivent elles aussi être approuvées par le CT/CGG. À noter que toutes les directives gouvernementales qui s’appliquent à un organisme provincial s’appliquent également à ses entités auxiliaires.

Les exigences obligatoires applicables à l’établissement et à la modification importante (p. ex., modification du mandat) des organismes provinciaux sont les suivantes :

• dossier d’analyse;
• ébauche ou copie de l’acte constitutif;
• ébauche d’un protocole d’entente conforme aux exigences de la présente directive (ne s’applique pas à la dissolution d’un organisme);
• Nom de l’organisme et identificateur visuel unique (le cas échéant);

Avant de préparer leur présentation au CT/CGG, les ministères doivent déterminer la pertinence (p. ex., l’adaptation au type d’organisme et au mandat) de l’inclusion d’une clause de temporisation dans l’acte constitutif de l’organisme. Si une clause de temporisation n’est pas incluse dans l’acte constitutif d’un organisme, les ministères sont tenus de faire rapport au CT/CGG dans le cadre d’un examen du mandat ou dans les cinq années qui suivent la création de l’organisme pour indiquer si l’organisme doit continuer d’exister sous sa forme actuelle ou si une clause de temporisation doit être ajoutée pour réduire progressivement les opérations de l’organisme.

Les modifications des organismes provinciaux devant être approuvées par le CT/CGG comprennent les propositions relatives à ce qui suit  :

• la fusion;
• l’élargissement ou la modification du mandat qui est conforme aux objets de l’acte constitutif;
• la modification du nom et de l’identificateur visuel unique;
• la modification de la composition du conseil d’administration;
• la modification des pouvoirs;
• la modification du cadre de gouvernance et de responsabilisation.

Les exigences obligatoires auxquelles il faut se conformer pour dissoudre un organisme sont les suivantes :

• Une analyse de rentabilisation comprenant un plan de mise en œuvre détaillé concernant la manière dont les répercussions possibles sur la main-d’œuvre ou les services seront atténuées;
• Un plan proposé pour abroger l'acte constitutif, si nécessaire;
• Un plan de gestion des risques.

Voir la politique opérationnelle de la Directive concernant les organismes et les nominations et le document intitulé Agency Establishment Guide  pour en savoir plus.

1.9 Détails des exigences obligatoires

1.9.1 Protocole d’entente (PE)

La présente section s'applique :

• aux organismes régis par un conseil d’administration;
• aux organismes non régis par un conseil d’administration.

Un protocole d'entente est un document de gouvernance qui définit les principales responsabilités du ministère et de l'organisme, notamment les rôles et responsabilités du ministre et du sous-ministre du ministère, ainsi que du président, des membres du conseil d'administration et du directeur général de l'organisme. Il définit de nombreuses exigences clés en matière de présentation de rapports, notamment en matière de communication.

Le protocole d'entente doit être lu et signé par le ministre responsable et le président dans les quatre mois qui suivent leur nomination. Le protocole d'entente doit également être reconnu et signé par le sous-ministre et le directeur général (ou l’équivalent) dans les quatre mois qui suivent leur nomination.

Les ministères doivent utiliser le modèle approuvé par le CT/CGG. Les modifications proposées du modèle doivent être approuvées par le CT/CGG.

Pour les tribunaux décisionnels assujettis à la LRGTDNT, le protocole d’entente doit contenir tous les renseignements exigés par la Loi.

Approbations

Une ébauche initiale du protocole d’entente doit être incluse dans la présentation au CT/CGG qui a pour but d’établir l'organisme et approuvée par le CT/CGG lorsque l’organisme provincial est établi.

Un protocole d’entente doit être signé au plus tard trois mois après la réception de l’approbation du CT/CGG ou, pour un nouvel organisme provincial, au plus tard trois mois après sa mise en service. Une copie du protocole d’entente signé doit être mise à la disposition du public sur un site Web du gouvernement ou de l’organisme provincial au plus tard 30 jours civils après la signature du ministre.

Si l’un des signataires change, la personne nouvellement nommée doit lire et signer le protocole d’entente au plus tard quatre mois après sa nomination.

Les ministères doivent utiliser le modèle approuvé par le CT/CGG. Les modifications proposées du modèle doivent être approuvées par le CT/CGG.

Exigences légales

Les organismes provinciaux doivent satisfaire à toutes les exigences légales. Plusieurs lois, notamment les suivantes, exigent que les organismes provinciaux soient prescrits par le règlement pour qu'elles s'appliquent à eux. Ces lois peuvent comprendre la LFPO, la LRGTDNT et la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée.

De plus, d’autres lois imposent des exigences précises, sans qu’il soit nécessaire que les organismes aient été explicitement prescrits pour que les exigences s’appliquent à eux, notamment la Loi sur l’administration financière, la Loi de 2005 sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario, et la Loi sur les services en français.

Applicabilité des directives gouvernementales aux organismes provinciaux

Tous les organismes et leurs entités auxiliaires font partie du gouvernement et sont tenus de se conformer aux directives, politiques et lignes directrices gouvernementales applicables. Chaque directive et politique gouvernementale comprend une section sur l'application qui nomme les organismes gouvernementaux qui sont tenus de se conformer à la directive. La plupart des directives gouvernementales s'appliquent à tous les organismes provinciaux. Si un organisme a été désigné comme organisme public rattaché à la Commission, toutes les directives relatives aux ressources humaines, y compris les directives de la Commission de la fonction publique, s'appliquent également.

En outre, les organismes peuvent être tenus de s’assurer que leurs directives et politiques sont conformes à certaines directives, politiques et lignes directrices gouvernementales, notamment celles qui se rapportent aux ressources humaines, tout en tenant compte des obligations que leur imposent les conventions collectives et la négociation. Cela comprendrait également la législation et les directives applicables en matière d'approvisionnement.

Responsabilisation en matière de paiements de transfert :

Les organismes provinciaux qui ont le pouvoir de fournir un financement sous forme de paiements de transfert doivent se conformer à la Directive sur l'obligation de rendre compte en matière de paiements de transfert et aux autres règles applicables en matière de paiements de transfert. 

Directive sur les biens immobiliers :

Les organismes provinciaux doivent s’assurer d’exercer leurs activités conformément à la directive sur les biens immobiliers du CGG. L’annexe B de la directive sur les biens immobiliers établit les normes obligatoires relatives aux locaux à bureaux et les pratiques de planification des locaux à bureaux qui doivent être respectées lors de l’acquisition d’espace aux fins de son utilisation comme locaux et pour les programmes.

Tous les contrats de location des organismes provinciaux sans pouvoir relatif aux biens immobiliers sont soumis à l’administration et au contrôle du ministre de l’Infrastructure. Les ministères doivent consulter la Division des biens immobiliers du ministère de l’Infrastructure (MI) avant de créer tout nouvel organisme concernant le pouvoir d’acquérir et/ou de gérer et/ou de céder des biens immobiliers qu’il est proposé de leur conférer. Cela est conforme à l’Initiative de centralisation des pouvoirs de gestion immobilière (Initiative de CPGI) qui porte sur les possibilités à long terme qui s’offrent au gouvernement de centraliser les pouvoirs et la prise de décision en matière de biens immobiliers en général des entités provinciales au sein du MI afin d’optimiser la capacité décisionnelle du gouvernement et d’assurer l’harmonisation avec les objectifs de l’ensemble de l’entreprise.

Directive sur l'approvisionnement pour la fonction publique de l'Ontario :

Les organismes provinciaux doivent se conformer à la Directive sur l'approvisionnement pour la fonction publique de l'Ontario. Les ministères ont la responsabilité de définir la nature de l’application, ce qui est fait au moment de la création de l’organisme et est inclus dans le protocole d’entente. Le ministère peut exiger que la Directive sur l'approvisionnement pour la fonction publique de l'Ontario s’applique dans son intégralité, comme pour un ministère, ou que l’organisme soit considéré comme une « autre entité incluse » en vertu de la Directive sur l'approvisionnement pour la fonction publique de l'Ontario, puis que la Directive s’applique en partie. En tant qu’autre entité incluse, l’organisme doit établir sa propre politique d’approvisionnement et son propre cadre d’approbation en utilisant les paramètres énoncés dans la Directive sur l'approvisionnement pour la fonction publique de l'Ontario.

L’approbation du CT/CGG est requise pour la désignation d’un organisme comme « autre entité incluse ».

Directives s'appliquant aux tribunaux décisionnels et aux organismes de réglementation sans conseil d’administration

Toutes les directives gouvernementales s'appliquent aux tribunaux décisionnels et aux organismes de réglementation sans conseil d’administration, car ces tribunaux et organismes sont administrés par les ministères, qui sont assujettis à ces directives.

Autres lignes directrices concernant les directives applicables

Pour plus d'informations sur l'application des directives et des politiques gouvernementales, consultez la page des directives et politiques du site InsideOPS et la politique opérationnelle de la Directive concernant les organismes et les nominations.

Pour plus d'informations sur la définition de l'application des directives d'entreprise dans le protocole d'entente, consultez le document intitulé Guide to Developing a Memorandum of Understanding for Provincial Agencies et les modèles de protocole d'entente.

1.9.2 Lettre d’orientation annuelle

La présente section s'applique aux organismes régis par un conseil d’administration.

Les ministres doivent fournir une lettre d’orientation annuelle à tous les organismes de leur portefeuille régis par un conseil d’administration. La lettre d’orientation annuelle fournie au président de l’organisme établit les priorités du gouvernement pour le secteur de l’organisme et les attentes générales du ministre à l’égard du service et du rendement pour l’exercice à venir. Les ministres peuvent également adresser des lettres d’orientation supplémentaires à l’organisme tout au long de l’exercice.

La lettre d’orientation annuelle devrait énoncer des attentes de haut niveau qui sont réalisables et conformes au mandat législatif ou à l’acte constitutif de l’organisme. Ces attentes doivent être abordées dans le plan d’activités de l’organisme et les progrès dans la réalisation de ces priorités doivent être communiqués dans le rapport annuel.

Pour appuyer les ministères, le Secrétariat du Conseil du Trésor fournira une liste de priorités gouvernementales pour le secteur des organismes au plus tard le 1er septembre de chaque année. Ces priorités doivent être énoncées dans la lettre d’orientation annuelle, en plus des attentes propres à l’organisme déterminées par le ministre.

Les conseils d’administration des organismes doivent s’assurer de s’acquitter des priorités du gouvernement et de répondre aux attentes du ministre énoncées dans la lettre d’orientation annuelle lors de l’établissement et de l’approbation des buts, des objectifs et de l’orientation stratégique de l’organisme.

Les ministères peuvent se voir demander par le SCT et le Bureau du Conseil des ministres de communiquer les lettres avant leur publication (voir la politique opérationnelle de la Directive concernant les organismes et les nominations pour de plus amples informations. Les ministères doivent envoyer la lettre d’orientation annuelle en temps utile pour éclairer la préparation du plan d’activités annuel, au plus tard 180 jours civils avant le début du prochain exercice.

Les lettres d’orientation annuelles des organismes doivent être mises à la disposition du public sur un site Web du gouvernement ou de l’organisme provincial en même temps que le plan d’activités de l’organisme.

1.9.3 Plan d’activités des organismes régis par un conseil d’administration

Tous les organismes provinciaux régis par un conseil d’administration doivent présenter une ébauche de plan d’activités annuel au directeur général de l'administration du ministère ou au directeur général désigné au plus tard 90 jours civils avant le début de l’exercice de l’organisme. Des détails supplémentaires sont fournis dans la politique opérationnelle de la Directive concernant les organismes et les nominations.

Le personnel du ministère examinera l’ébauche de plan d’activités et fournira à l'organisme des commentaires, notamment sur les exigences dont il n’a pas été tenu compte.

Le plan d'activités approuvé par le conseil d'administration doit être soumis au ministre responsable aux fins d’approbation au plus tard 30 jours civils avant le début de l’exercice de l’organisme provincial.

Le ministre doit approuver le plan d’activités ou proposer des modifications à y apporter au plus tard 30 jours civils après réception du plan. Dans certaines circonstances, l’approbation du ministre peut être accordée uniquement pour certaines parties d’un plan d’activités soumis par un organisme.

Tout plan d’activités doit être présenté au ministre responsable aux fins de signature; il est considéré comme valide uniquement lorsqu’il a été approuvé par le ministre et que cette approbation a été consignée par écrit. Le plan d’activités couvre une période d’au moins trois ans et est préparé tous les ans, à moins d’indication contraire fournie par le CT/CGG ou contenue dans la loi. Les organismes provinciaux doivent mettre leur plan à la disposition du public en l’affichant sur leur site Web ou celui du gouvernement au plus tard 30 jours civils à compter de son approbation par le ministre.

Tous les plans d’activités des organismes provinciaux régis par un conseil d’administration doivent comprendre les éléments requis énoncés dans la politique opérationnelle de la Directive concernant les organismes et les nominations.

Le plan d’activités doit montrer comment l’organisme prévoit réaliser les priorités gouvernementales énoncées dans la lettre d’orientation annuelle.

Lorsque le plan d’activités est soumis au ministre pour approbation, une note d’attestation du président de l’organisme qui indique en détail comment l’organisme prévoit réaliser chaque priorité gouvernementale doit également être soumise. Des détails supplémentaires sont fournis dans la politique opérationnelle de la Directive concernant les organismes et les nominations.

Si un organisme provincial a des entités auxiliaires, le plan d’activités de l’entité auxiliaire doit répondre aux mêmes exigences que pour un organisme, tel qu’indiqué dans la politique opérationnelle de la Directive concernant les organismes et les nominations.

Pour plus de renseignements, voir le document intitulé Guide to Developing Provincial Agency Business Plans.

1.9.4 Plan d’activités des organismes non régis par un conseil d’administration

Tous les organismes sans conseil d’administration doivent présenter une ébauche de plan d’activités annuel au directeur général de l'administration du ministère au plus tard 90 jours civils avant le début de l’exercice de l’organisme. Des détails supplémentaires sont fournis dans la politique opérationnelle de la Directive concernant les organismes et les nominations.

Le personnel du ministère examinera l’ébauche de plan d’activités et fournira à l'organisme des commentaires, notamment sur les exigences qui n’ont pas été abordées.

Le plan d’activités approuvé par le président doit être soumis au ministre responsable aux fins d’approbation au plus tard 30 jours civils avant le début de l’exercice de l’organisme provincial. Le ministre doit approuver le plan d’activités ou proposer des modifications à y apporter au plus tard 30 jours civils après l’avoir reçu. Dans certaines circonstances, l’approbation du ministre peut être accordée uniquement pour certaines parties d’un plan d’activités soumis par un organisme.

Ce plan est considéré comme valide uniquement lorsqu'il a été approuvé par le ministre et que cette approbation a été consignée par écrit. Le plan d’activités couvre une période d’au moins trois ans sauf indication contraire fournie par le CT/CGG ou contenue dans la loi et est préparé tous les ans. Tous les plans d’activités doivent contenir les éléments requis énoncés dans la politique opérationnelle de la Directive concernant les organismes et les nominations.

Ces exigences sont conformes à celles de la LRGTDNT.

Pour plus de renseignements, voir le document intitulé Guide to Developing Provincial Agency Business Plans.

1.9.5 Examen du mandat

La présente section s’applique à tous les organismes provinciaux.

Les ministères doivent effectuer un examen du mandat des organismes provinciaux visés par la présente directive au moins une fois tous les six ans. Les tribunaux décisionnels prescrits doivent faire l’objet de cet examen, tel qu’exigé par la LRGTDNT (également tous les six ans).

Le mandat établit les paramètres que l’organisme provincial doit respecter pour s'acquitter de ses responsabilités ou fournir des services.

Le mandat est défini dans un acte constitutif et réitéré dans le protocole d’entente. La portée et l’étendue de l’examen du mandat dépendent de la structure et de la complexité de l’organisme provincial en cause. Quelle que soit la complexité de l’organisme, l’examen du mandat doit porter sur les questions suivantes :

1. si l’organisme provincial se livre aux activités prévues par son mandat;
2. la question de savoir si le mandat demeure conforme aux objectifs et aux priorités du gouvernement de l’Ontario;
3. la question de savoir s’il faut ou non ajouter une clause de temporisation à l'acte constitutif;
4. si l’organisme provincial est le mieux placé pour remplir une partie ou la totalité des fonctions ou si un ministère, un autre organisme provincial ou une autre entité devrait s’en charger;
5. s’il existe des possibilités de réaliser des économies à court et à long terme;
6. si le maintien de l’organisme dans sa forme actuelle est durable à long terme;
7. toute autre question précisée dans une directive ou définie par le CT/CGG.

L’examen du mandat n’est pas une vérification de l’optimisation des ressources, ne peut s’y substituer et ne remplace pas un audit des états financiers ou autre d’un organisme provincial pouvant être exigé. Les ministères doivent s’assurer que tous les examens des mandats sont effectués de manière objective.

Lorsqu'il détermine à quel moment il effectuera un examen du mandat, le ministère doit tenir compte des points suivants :

• les résultats des évaluations des risques;
• les modifications apportées récemment aux orientations stratégiques du gouvernement ou du ministère ayant une incidence directe sur l’organisme;
• la possibilité de regrouper des organismes provinciaux semblables ayant un mandat semblable;
• les délais prévus par la loi pour l’examen du mandat ou toute autre exigence connexe;
• l’orientation donnée par le CT/CGG;
• tout autre critère pertinent.

Si un organisme provincial a des entités auxiliaires, l’examen du mandat doit également inclure chaque entité auxiliaire.

Les résultats de l’examen du mandat doivent être présentés au CT/CGG aux fins d’approbation pour l’aider à déterminer si l’organisme provincial est toujours le mieux placé pour fournir les services décrits dans son mandat. Le CT/CGG peut décider de conserver, de dissoudre ou de modifier un organisme provincial ou d’en accroître l’efficacité. Il peut être nécessaire de modifier une mesure législative pour mettre en œuvre une telle décision.

Pour plus de renseignements, voir le document intitulé Guide to Provincial Agency Mandate Reviews.

1.9.6 Évaluation des risques et rapports connexes

La présente section s'applique :

• aux organismes régis par un conseil d’administration;
• aux organismes non régis par un conseil d’administration.

Les ministres et les ministères doivent collaborer avec les organismes provinciaux dont ils sont responsables pour assurer une gestion efficace des risques et rendre des comptes à ce sujet.

L'évaluation des risques de l’organisme et la communication des risques élevés au CT/CGG ont pour but de déterminer les risques élevés auxquels sont exposés les organismes provinciaux et les plans d'action en place pour y remédier. Sur la base des évaluations des risques, le CT/CGG peut avoir besoin d’obtenir du ministère des renseignements supplémentaires sur l'organisme ou lui demander de prendre des mesures correctives. Sur la base du respect de cette directive fournie par le ministère, le CT/CGG peut également demander au ministère de prendre des mesures, notamment de fournir un calendrier pour réaliser la conformité ou de faire rapport dans un délai déterminé pour confirmer que la conformité a été réalisée.

Voir la Directive sur la gestion globale des risques et les politiques opérationnelles liées à la Directive sur la gestion globale des risques.

Voici les exigences applicables aux évaluations des risques (voir également la Directive sur la gestion globale des risques) :

L’organisme doit :

• cerner et évaluer les risques (y compris les risques liés à l'utilisation de l'IA, comme l’exige la Directive sur l’utilisation responsable de l’intelligence artificielle) et adopter des plans d’action appropriés de gestion des risques;
• conserver un dossier des évaluations des risques et des plans d’action;
• remettre au ministère une évaluation annuelle des risques et des plans d’action accompagnés de stratégies d’atténuation, y compris les renseignements à l’appui et les analyses nécessaires exigés par le Bureau du directeur général de la gestion des risques pour assurer la présentation des rapports sur la gestion globale des risques au CT/CGG pour permettre la prise de décisions;
• fournir aux ministères une mise à jour trimestrielle sur les risques élevés.

Le ministère doit :

• évaluer activement les risques auxquels s’expose l’organisme provincial sur une base annuelle et mettre à jour les risques élevés sur une base trimestrielle;
• rendre compte au SCT, comme l’exige le Bureau du directeur général de la gestion des risques, de tous les risques élevés de l’organisme, y compris en fournissant une description de chaque risque élevé, les raisons pour lesquelles il s’agit d’un risque élevé, le plan d’action en place pour gérer le risque et toute autre renseignement de l’évaluation effectuée par le ministère.

L’approche axée sur les risques doit comprendre une évaluation et une analyse des conséquences financières et budgétaires, ainsi qu’une description des stratégies d’atténuation.

Consultez le document intitulé Guide to the Risk-Based Approach et le signalement des risques dans la Directive concernant les organismes et les nominations pour plus de détails.

1.9.7 Évaluation des risques des organismes consultatifs

Les ministres et les ministères doivent collaborer avec les organismes provinciaux dont ils sont responsables pour assurer une gestion efficace des risques.

Voici les exigences applicables aux évaluations des risques des organismes consultatifs :

Le ministère doit :

• cerner et évaluer les risques et adopter des plans d’action de gestion des risques appropriés;
• conserver un dossier des évaluations des risques et des plans d’action.

L’approche axée sur les risques doit comprendre une évaluation et une analyse de toute conséquence financière ou budgétaire, ainsi qu’une description des stratégies d’atténuation.

Pour plus de renseignements, voir le document intitulé Guide to the Risk-Based Approach.

1.9.8 Cybersécurité

Cette section s’applique aux organismes régis par un conseil d’administration et sans conseil d’administration.

Les organismes sont responsables de la gestion des risques pour la cybersécurité et des répercussions associées au sein de leur organisation et doivent rendre des comptes à ce sujet. Les organismes doivent s’assurer que des systèmes, des protocoles et des procédures adéquats sont établis et maintenus pour assurer la cyberrésilience, le rétablissement et la maturité. Les pratiques et protocoles de cybersécurité d’un organisme doivent être régulièrement examinés et mis à jour pour faire face aux menaces nouvelles et émergentes pour la cybersécurité.

Les organismes doivent se conformer à toutes les politiques et normes applicables émises par la FPO, telles que les Normes en matière d'information et de technologie du gouvernement de l'Ontario (NIT-GO) 25.0 et toute autre norme NIT-GO pertinente, la politique générale relative à Ia classification de la sensibilité des renseignements, la politique générale sur la cybersécurité et la gestion des cyberrisques, la directive sur la gouvernance et la gestion des informations et ressources de données, la Directive sur la gouvernance et la gestion des technologies de l’information.

Voir le Centre d'excellence de l’Ontario pour la cybersécurité pour plus d’informations et de ressources.

1.9.9 Rapport annuels

Lorsqu’ils créent et diffusent les rapports annuels, les organismes et les ministères doivent utiliser des formats et des voies de diffusion numériques, sauf exigence contraire (par example, d’une directive ou d’un texte législatif).

Rapports annuels des organismes provinciaux régis par un conseil d’administration

En vertu de la présente directive, tous les organismes régis par un conseil d’administration doivent préparer un rapport annuel pour le ministère et le présenter au ministre au plus tard 120 jours civils suivant la fin de leur exercice lorsque l’auditeur désigné n'est pas le vérificateur général. Si ce dernier est l’auditeur désigné, les organismes doivent présenter leur rapport annuel au ministère au plus tard 90 jours civils après l’audit financier.

Le personnel du ministère examinera le rapport annuel avant de le soumettre au ministre et déterminera les exigences qui n’ont pas été abordées. Des détails supplémentaires sont fournis dans la politique opérationnelle de la Directive concernant les organismes et les nominations.

Le ministre doit approuver le rapport annuel d’un organisme au plus tard 60 jours civils suivant sa date de réception au ministère. L’approbation ministérielle indique l’acceptation du fait que le rapport annuel respecte les exigences relatives à la forme et au contenu précisées dans la directive, ainsi que celles relatives à tout contenu propre à l’organisme précisées par le ministre responsable ou le texte législatif applicable.

De plus, le rapport annuel doit être déposé à l’Assemblée législative puis publié sur le site Web de l’organisme provincial ou du gouvernement au plus tard 30 jours civils suivant son approbation par le ministre (lorsque les travaux de l’Assemblée législative sont suspendus, le ministère déposera le rapport au Bureau du greffier).

Le rapport annuel doit comprendre les éléments exigés dans la politique opérationnelle de la Directive concernant les organismes et les nominations.

Le rapport annuel doit montrer comment l'organisme a respecté les priorités gouvernementales énoncées dans la lettre d'orientation annuelle.

Lorsque le rapport annuel est soumis au ministre pour approbation, une note d'attestation du président de l'organisme qui indique en détail comment l'organisme a respecté chaque priorité gouvernementale doit également être soumise. Des détails supplémentaires sont fournis dans la politique opérationnelle de la Directive concernant les organismes et les nominations.

Si un organisme provincial a des entités auxiliaires, le rapport annuel de l’entité auxiliaire doit répondre aux mêmes exigences que celles qui s’appliquent à un organisme, tel qu’indiqué dans la politique opérationnelle de la Directive concernant les organismes et les nominations.

Rapports annuels des organismes provinciaux non régis par un conseil d’administration

Les organismes sans conseil d’administration doivent présenter leur rapport annuel au ministère au plus tard 90 jours civils suivant la fin de l’exercice de l’organisme provincial. Le personnel du ministère examinera le rapport annuel et confirmera que toutes les exigences sont respectées avant de le soumettre au ministre. Des détails supplémentaires sont fournis dans la politique opérationnelle de la Directive concernant les organismes et les nominations.

Le ministre doit approuver le rapport annuel d’un organisme au plus tard 60 jours civils suivant sa date de réception au ministère. L’approbation ministérielle indique l’acceptation du fait que le rapport annuel respecte les exigences relatives à la forme et au contenu précisées dans la directive, ainsi que celles relatives à tout contenu propre à l’organisme précisées par le ministre responsable ou le texte législatif applicable.

Le rapport annuel doit être déposé à l’Assemblée législative puis publié sur le site Web de l’organisme provincial ou du gouvernement au plus tard 30 jours civils suivant son approbation par le ministre (lorsque les travaux de l’Assemblée législative sont suspendus, le ministère déposera le rapport au Bureau du greffier).

Le rapport annuel doit contenir les éléments exigés dans la politique opérationnelle de la Directive concernant les organismes et les nominations.

Ces exigences applicables aux tribunaux décisionnels sont conformes à la LRGTDNT.

Pour plus de renseignements, voir le document intitulé Guide to Developing Annual Reports for Provincial Agencies.

1.9.10 Certificat d’assurance

La présente section s'applique :

• aux organismes régis par un conseil d’administration;
• aux organismes non régis par un conseil d’administration.

Organismes régis par un conseil d’administration

Les sous-ministres doivent soumettre une attestation annuelle dûment signée indiquant, au meilleur de leurs connaissances et de leurs capacités, que les organismes provinciaux relevant de leur ministère ont maintenu un système efficace de contrôles internes.

Le président d’un organisme régi par un conseil d’administration doit envoyer une attestation au ministre responsable, conformément aux instructions du certificat d’assurance de la Division du contrôleur provincial (DCP), pour confirmer que l’organisme a maintenu un système efficace de contrôles internes :

1. Fournir une assurance raisonnable quant à la fiabilité des rapports financiers, au respect des lois, règlements, directives et politiques applicables en matière de questions financières, ainsi qu'à l'efficacité des opérations liées au rendement financier et à la protection des actifs contre la perte.
2. Déterminer le risque de fraude et y répondre, et signaler toute fraude présumée, soupçonnée ou confirmée.

Pour soutenir le président, le directeur général de l’organisme devrait lui remettre une attestation confirmant que l’organisme respecte les exigences obligatoires.

Le sous-ministre se servira de la lettre du président pour confirmer à la DCP que l’organisme provincial respecte les exigences obligatoires.

Le directeur général et le sous-ministre ou son remplaçant approuvé doivent se rencontrer régulièrement et selon les besoins pour discuter des exceptions au certificat d’assurance et des cas de fraude ainsi que de leurs plans d’action connexes, conformément à la Politique gouvernementale de gestion de la fraude de la FPO.

Organismes sans conseil d’administration

Les organismes sans conseil d'administration doivent soumettre des attestations de certificat d’assurance (y compris en cas de fraude) conformément au processus de certificat d’assurance en cascade de leur ministère responsable.

1.9.11 Publication

La présente section s'applique :

• aux organismes régis par un conseil d’administration;
• aux organismes non régis par un conseil d’administration.

Les documents de gouvernance doivent être mis à la disposition du public pour permettre au gouvernement d’atteindre son objectif en matière de transparence. Conformément aux exigences de la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée, ils ne doivent pas contenir de renseignements personnels ni d’autres renseignements confidentiels.

L’organisme provincial doit afficher les documents suivants sur son site Web ou sur un site Web du gouvernement :

• le protocole d’entente;
• la lettre d’orientation annuelle (organismes régis par un conseil d’administration);
• le plan d’activités;
• le rapport annuel.

Le protocole d’entente et le plan d’activités doivent être mis à la disposition du public sur un site Web du gouvernement ou de l’organisme provincial au plus tard 30 jours suivant leur approbation par le ministre. Les lettres d’orientation annuelles doivent être mises à la disposition du public sur un site Web du gouvernement ou de l’organisme provincial en même temps que le plan d’activités de l’organisme.

Le rapport annuel doit être mis à la disposition du public sur un site Web du gouvernement ou de l’organisme provincial après son dépôt à l’Assemblée législative et au plus tard 30 jours civils suivant son approbation par le ministre.

Remarque : Pour les organismes compris dans les états financiers consolidés de la province, il faut rendre publics les états financiers définitifs et audités sur un site Web du gouvernement ou de l’organisme provincial. Il faut les rendre publics au plus tard 150 jours après la clôture de l’exercice ou à la date antérieure fixée par la DCP pour l’année visée.

Les documents affichés, particulièrement les plans d’activités, ne doivent pas contenir les renseignements suivants :

• renseignements personnels;
• renseignements sensibles sur l’emploi et les relations de travail;
• renseignements assujettis au secret professionnel de l’avocat;
• renseignements confidentiels du Conseil des ministres;
• secrets commerciaux ou renseignements d’ordre scientifique, technique, commercial, financier ou qui ont trait aux relations de travail communiqués par de tierces parties à titre confidentiel;
• renseignements qui nuiraient aux intérêts financiers ou commerciaux de l’organisme provincial sur le marché;
• renseignements qui menaceraient la sécurité des installations ou des opérations de l’organisme provincial.

Les documents publiés doivent également être conformes aux exigences de la Loi de 2005 sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario et de la Loi sur les services en français.

Les tribunaux décisionnels assujettis à la LRGTDNT sont tenus par la loi de mettre leur protocole d’entente, leur plan d’activités et leur rapport annuel à la disposition du public.

1.9.12 Audits

La présente section s'applique :

• aux organismes régis par un conseil d’administration;
• aux organismes non régis par un conseil d’administration.

Audits des états financiers

Dans le but d’accroître la responsabilité financière, tous les organismes provinciaux ayant l’une ou l’autre des caractéristiques suivantes font l’objet d’un audit externe de leurs états financiers :

• ils ont des immobilisations;
• ils ont un passif financier ou prennent d’autres engagements (par example, ils contractent des emprunts ou accordent des prêts);
• ils prennent des engagements à l’égard de tierces parties;
• leurs revenus ou leurs dépenses ont une incidence importante sur les opérations du gouvernement.

L’audit externe des états financiers doit être effectué par l’une ou l’autre des entités suivantes :

• le vérificateur général de l’Ontario;
• un cabinet d’audit comptable accrédité choisi par le conseil d’administration de l’organisme provincial à l’issue d’un appel d’offres.

Pour les organismes qui doivent être compris dans les états financiers consolidés de la province, l’organisme doit communiquer l’information au ministère en vue de la préparation et de l’audit des comptes publics de la province dans les délais et sous la forme précisés chaque année dans les instructions relatives aux comptes publics données par la DCP.

Lorsqu’un organisme provincial fait l’objet d’un audit de ses états financiers annuels, il intègre les états financiers audités à son rapport annuel.

Vérificateur général

En tout temps, un organisme provincial visé par la présente directive peut faire l’objet d’un examen périodique et d’une vérification de l’optimisation des ressources effectuée par le vérificateur général de l'Ontario, en vertu de la Loi sur le vérificateur général. Dans certains cas, le vérificateur général est l’auditeur désigné d’un organisme provincial.

Audits internes/autres audits

Un organisme provincial peut demander et/ou doit accepter la prestation de services d'audit interne assurée par la Division de la vérification interne de l'Ontario conformément à la directive sur les vérifications internes, y compris l'approbation du Comité de la vérification et de la responsabilisation.

En vertu de la Loi sur l’administration financière, le ministre des Finances et le président du Conseil du Trésor peuvent eux aussi demander un audit.

Indépendamment de tout audit externe antérieur ou annuel, le ministre ou le président (au nom du conseil d’administration) peut ordonner que l’organisme soit audité.

Un organisme provincial partagera tous les rapports de mission (y compris ceux qui sont préparés par sa propre fonction d’audit interne et/ou ceux qui sont transmis au président de l’organisme) avec son ministre et son sous-ministre (et, sur demande, avec le président du Conseil du Trésor). L’organisme provincial informera également le ministre et le sous-ministre concernés au moins une fois par année concernant toute recommandation ou question en suspens.

Un organisme provincial partagera son plan d’audit approuvé avec son ministre et son sous-ministre (et, sur demande, avec le président du Conseil du Trésor) afin de favoriser la compréhension des risques de l’organisme.

Le président de l’organisme provincial, les autres personnes qui y sont nommées, le personnel de l’organisme et le ministère doivent prêter leur concours à tout audit dont l’organisme fait l’objet.

1.9.13 Communications

Le modèle de protocole d'entente approuvé par le CT/CGG comprend un protocole de communication qui doit être utilisé par le ministère et l'organisme. L'approbation du CT/CGG et des communications du Bureau du Conseil des ministres est requise pour toute modification du protocole.

1.9.14 Ressources humaines et rémunération

Cette section s'applique aux organismes régis par un conseil d'administration et sans conseil d'administration.

Les organismes provinciaux ont le pouvoir financier et opérationnel de réaliser une activité et de mener des opérations à l'appui de leur mandat. Bon nombre de ces organismes provinciaux ont le pouvoir d'embaucher leur propre personnel en vertu de leur propre cadre des RH et ne dépendent pas des ministères pour ces fonctions. Cependant, tous les organismes font partie du gouvernement et sont tenus de se conformer à la législation ainsi qu’aux directives, aux politiques et aux lignes directrices gouvernementales qui leur sont applicables. De plus, les organismes peuvent être tenus de s'assurer que leurs directives et politiques sont conformes à certaines directives, politiques et lignes directrices gouvernementales, y compris celles qui se rapportent aux ressources humaines, tout en tenant compte des obligations que leur imposent les conventions collectives et la négociation. Les organismes sans conseil d'administration font partie du ministère du point de vue administratif et doivent se conformer à toutes les directives de la FPO et des RH.

Les organismes régis par un conseil d'administration et sans conseil d'administration doivent communiquer au SCT les données sur l'effectif et les opérations, comme le demande le SCT. Des détails supplémentaires sont fournis dans la politique opérationnelle de la Directive concernant les organismes et les nominations.

1.9.15 Cadres désignés

L'organisme doit fournir une rémunération totale à ses cadres désignés, y compris au directeur général, conformément à la législation et aux directives, politiques et lignes directrices qui s’y appliquent. Tous les organismes nouvellement créés sont tenus de faire approuver un plan de rémunération des cadres par le président du Conseil du Trésor.

1.9.16 Exigences obligatoires applicables en période électorale

La présente section s'applique :

• aux organismes régis par un conseil d’administration;
• aux organismes non régis par un conseil d’administration;
• aux organismes consultatifs.

En période électorale, lorsque l’Assemblée législative a été dissoute, il n'est pas toujours possible de respecter le calendrier de conformité puisque le gouvernement ne siège pas. Par l’entremise des ministères, le SCT informera les organismes de leurs obligations en matière de conformité pendant cette période.

1.9.17 Diversité et inclusion

L'organisme provincial, par l'intermédiaire du président et au nom du conseil d'administration, doit reconnaître l'importance de favoriser la création d’un milieu de travail équitable, inclusif, accessible, antiraciste et diversifié au sein de l'organisme.

Le président, au nom du conseil d'administration, doit favoriser la création d’un milieu de travail diversifié et inclusif au sein de l'organisme en :

• Élaborant et en encourageant les initiatives de diversité et d’inclusion pour promouvoir la création d’un environnement inclusif exempt de discrimination et de harcèlement en milieu de travail;
• Adoptant un processus inclusif pour faire en sorte que tout le monde puisse se faire entendre.

Le président, au nom du conseil d'administration, est chargé de veiller à ce que l'organisme exerce ses activités conformément au Code des droits de la personne, à la Loi de 2005 sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario, à la Loi sur les services en français et à la Loi sur l’équité salariale.

1.10 Précisions sur les rôles et les responsabilités

1.10.1 Rôles et responsabilités des organismes provinciaux régis par un conseil d’administration et de leur ministère responsable

Les organismes provinciaux n'ont pas nécessairement tous les pouvoirs énumérés ci-après, à moins qu'ils en aient besoin pour remplir leur mandat en vertu de leur acte constitutif.

Ministre

Le ministre rend des comptes au Conseil des ministres et à l’Assemblé législative, qui représente le public.

Responsabilités :

• Faire rapport, dans les délais prescrits, des affaires, du rendement et de la conformité des organismes à l’Assemblée législative et au Conseil des ministres, et répondre à leurs questions à ce sujet.
• Recommander l’établissement d’organismes provinciaux, ainsi que la modification du mandat ou des pouvoirs des organismes provinciaux existants et la nomination de membres du public à ces organismes.
• Rencontrer le président au moins une fois par trimestre* concernant :
  • les priorités du gouvernement et du ministère pour l'organisme;
  • le rendement de l'organisme, du conseil d'administration, du président et du directeur général;
  • les questions et possibilités émergentes;
  • les risques élevés et les plans d'action de l'organisme, y compris une orientation sur les mesures correctives, si nécessaire;
  • le plan d'activités et les priorités en matière d'immobilisations de l'organisme;
• Énoncer les attentes relativement à l’organisme dans une lettre d’orientation annuelle sur les priorités gouvernementales;
• Fournir des directives supplémentaires ou modifiées au moyen d'une lettre d’orientation;
• Recommander l'application de la directive sur l’approvisionnement;
• Examiner et signer un nouveau protocole d'entente au plus tard quatre mois après la nomination;
• Examiner et approuver les documents de gouvernance et de responsabilisation de l’organisme (c'est-à-dire le protocole d’entente, le plan d’activités, le rapport annuel);
• Responsabilités supplémentaires telles que décrites dans le protocole d’entente de l’organisme

* Voir la politique opérationnelle de la Directive concernant les organismes et les nominations pour plus de détails sur les réunions trimestrielles.

Sous-ministre

Le sous-ministre est subordonné au secrétaire du Conseil des ministres et est chargé d'aider le ministre à exercer une surveillance efficace des organismes provinciaux.

Les responsabilités du sous-ministre peuvent être assumées par un remplaçant approuvé par le secrétaire du Conseil des ministres.

Responsabilités :

• Donner des conseils au ministre et l’aider à surveiller l’organisme provincial.
• Rencontrer le directeur général de l’organisme ou son équivalent au moins une fois par trimestre* concernant des questions d’importance mutuelle, notamment :
  • les questions et possibilités émergentes;
  • les priorités du gouvernement et les progrès réalisés relativement à la lettre d'orientation annuelle;
  • le plan d'activités et les résultats de l'organisme;
  • les risques élevés de l'organisme, le plan d'action et les conseils sur les mesures correctives nécessaires;
• Rencontrer régulièrement et au besoin le directeur général de l’organisme ou son équivalent pour discuter des exceptions au certificat d’assurance et des cas de fraude ainsi que des plans d’action associés;
• Fournir des renseignements à l’appui et généraux pour les réunions trimestrielles du ministre avec le président;
• Fournir régulièrement au ministre une rétroaction sur le rendement de l’organisme;
• Fournir une rétroaction annuelle sur le rendement de l’organisme et du directeur général au président;
• Conseiller le ministre sur les exigences de la Directive concernant les organismes et les nominations et sur les documents soumis par l’organisme aux fins de leur examen et de leur approbation par le ministre et s’assurer que les documents de gouvernance (c'est-à-dire le protocole d’entente, le plan d’activités, le rapport annuel) sont conformes à la directive;
• Aider les ministres et les bureaux des ministres à effectuer la surveillance et le suivi des postes vacants à venir et existants au sein des conseils d’administration, en particulier lorsqu’il existe un nombre minimum de membres prévu par la loi et pour maintenir le quorum;
• Examiner et signer un nouveau protocole d’entente au plus tard quatre mois après la nomination;
• Examiner l’évaluation des risques et le plan d’action des organismes sur une base annuelle et fournir des commentaires au ministre sur les risques élevés de l’organisme et le plan d’action ainsi que des directives sur les mesures correctives, au besoin;
• Demander les renseignements et les données nécessaires pour s’acquitter des obligations découlant de la directive;
• Surveiller l’organisme au nom du ministre tout en respectant le pouvoir de l’organisme et fournir des conseils et un soutien au directeur général, le cas échéant;
• Travailler avec le directeur général pour résoudre tout problème qui pourrait se poser;
• Déterminer les besoins de mesures correctives lorsque cela est justifié et recommander au ministre des moyens de résoudre tout problème qui pourrait se poser de temps à autre;
• Informer le directeur général par écrit des nouvelles directives gouvernementales et de toute exception ou exemption (totale ou partielle) des directives, des politiques gouvernementales ou des politiques administratives du ministère;
• Faire rapport, dans les délais prescrits, de la conformité au Secrétariat du Conseil du Trésor et répondre à ses questions à ce sujet;
• Responsabilités supplémentaires telles que décrites dans le protocole d’entente de l’organisme.

Président

Le président rend des comptes au ministre sur le mandat et la conduite de l’organisme provincial.

Responsabilités :

• Diriger le conseil d’administration et le personnel de l’organisme provincial, y compris, mais sans s'y limiter, en présidant les réunions du conseil d'administration et en jouant le rôle de cadre responsable de l'éthique;
• Rencontrer le ministre au moins une fois par trimestre* concernant :
  • les priorités du gouvernement et du ministère pour l'organisme;
  • le rendement de l'organisme, du conseil d'administration et du directeur général;
  • les questions et possibilités émergentes;
  • les risques élevés de l'organisme et les plans d'action, y compris la directive sur les mesures correctives, si nécessaire;
  • le plan d'activités et les priorités en matière d'immobilisations de l'organisme;
• Veiller à ce que l’organisme réponde aux priorités et aux attentes du gouvernement énoncées dans la lettre d’orientation annuelle et collaborer avec le ministre à l’établissement des mesures du rendement de l’organisme;
• Examiner chaque année le rendement du directeur général en consultation avec le conseil d'administration et le sous-ministre;
• Examiner et signer un nouveau protocole d'entente au plus tard quatre mois après la nomination;
• Veiller au respect des mesures législatives et des politiques du CT/CGG, y compris, mais sans s’y limiter, toutes les obligations concernant les plans d’activités et les rapports annuels;
• Envoyer des attestations au ministre, conformément aux instructions sur les certificats d’exercice de la DCP;
• Utiliser la matrice des compétences de l’organisme pour informer le ministre de toute lacune en matière de compétences au sein du conseil d’administration et fournir des recommandations sur les stratégies de recrutement, les nominations ou les renouvellements de mandat au besoin, y compris en conseillant le ministre sur la présence et le rendement des personnes nommées;
• Consulter le ministre à l’avance concernant toute activité pouvant avoir une incidence sur les politiques, directives ou procédures du gouvernement et du ministère, ou sur le mandat, les pouvoirs ou les responsabilités de l’organisme, tels qu’ils sont énoncés dans l’acte constitutif de l’organisme;
• Établir et mettre en œuvre une gestion des risques liés à l’intelligence artificielle (IA) conformément aux principes de la Directive sur l’utilisation responsable de l’intelligence artificielle et aux exigences de la section 6.3, en veillant à ce qu’ils remplissent le rôle décrit pour les « chefs d’organisme provincial ou l’équivalent » dans la directive sur l’utilisation responsable de l’IA;
• Veiller à ce que l’organisme fonctionne dans les limites de son allocation budgétaire approuvée pour s’acquitter de son mandat (le cas échéant) et que les fonds publics soient utilisés aux fins prévues avec intégrité et honnêteté;
• Reconnaître l’importance de promouvoir un milieu de travail équitable, inclusif, accessible, antiraciste et diversifié au sein de l’organisme, et de favoriser la création d’un milieu de travail diversifié et inclusif au sein de l’organisme;
• Responsabilités supplémentaires telles que décrites dans le protocole d’entente de l’organisme.

* Voir la politique opérationnelle de la Directive concernant les organismes et les nominations pour plus de détails sur les réunions trimestrielles.

Conseil d’administration de l’organisme

Rend des comptes au ministre par l’entremise du président du conseil d’administration.

Responsabilités :

• Gérer et contrôler les affaires de l’organisme provincial.
• Veiller à ce que l’organisme respecte les priorités et les attentes du gouvernement décrites dans la lettre d’orientation annuelle dans l’établissement des buts, des objectifs et de l’orientation stratégique de l’organisme provincial;
• Examiner chaque année le rendement du directeur général en consultation avec le président et le sous-ministre;
• Approuver le plan d’activités et le rapport annuel de l’organisme provincial, qui seront présentés au ministre dans les délais prévus par son acte constitutif ou la présente directive.
• Assurer la conformité aux directives et aux politiques (y compris les politiques financières, les conventions comptables et les politiques sur l’IA);
• Créer les comités nécessaires pour assurer une gestion et une gouvernance efficaces et rendre des comptes, comme un comité de vérification ou de gouvernance, afin de pouvoir donner des conseils au conseil d’administration sur les affaires de l’organisme provincial;
• Responsabilités supplémentaires telles que décrites dans le protocole d’entente de l’organisme.

Directeur général ou l’équivalent

Le directeur général, ou son équivalent, rend des comptes au conseil d’administration y compris lorsque le directeur général est nommé par le LGC.

Responsabilités :

• Rendre des comptes au conseil d'administration, y compris lorsque le directeur général est nommé par le LGC;
• Gérer les activités opérationnelles, financières, analytiques et administratives quotidiennes de l'organisme;
• Rencontrer le sous-ministre au moins une fois par trimestre* concernant des questions d'importance mutuelle, notamment :
  • les questions et possibilités émergentes;
  • les priorités du gouvernement et les progrès réalisés relativement à la lettre d'orientation annuelle;
  • le plan d'activités et les résultats de l'organisme;
  • les risques élevés de l'organisme, le plan d'action et les conseils concernant les mesures correctives nécessaires;
• Rencontrer le sous-ministre ou un remplaçant approuvé régulièrement et selon les besoins pour discuter des exceptions au certificat d’assurance et des cas de fraude et de leurs plans d’action connexes;
• Traduire les priorités et les attentes du gouvernement qui figurent dans la lettre d’orientation annuelle en plans et activités opérationnels conformément au plan d’activités approuvé par le ministre;
• Examiner et signer un nouveau protocole d’entente au plus tard quatre mois après la nouvelle nomination;
• Fournir au ministère des renseignements et des données clés de l’organisme en temps opportun;
• Tenir le président et le conseil d’administration informés des questions opérationnelles et de la mise en œuvre de la politique et des opérations de l’organisme provincial;
• Donner des conseils au président sur les exigences de la présente directive, sur d’autres directives, lignes directrices, politiques et procédures du gouvernement et du ministère, ainsi que sur les règlements et les politiques de l’organisme.
• Veiller à ce que l’organisme provincial respecte les exigences de la présente directive.
• Diriger, orienter et gérer le personnel de l’organisme provincial, notamment en gérant les ressources humaines et financières.
• Veiller à ce que l’organisme dispose de la capacité de surveillance et d’un cadre de surveillance efficace pour surveiller sa gestion et ses activités;
• Établir et appliquer un cadre de gestion financière conformément aux directives, politiques et lignes directrices applicables en matière de fonction de contrôleur du ministre des Finances et du Secrétariat du Conseil du Trésor;
• Appliquer des politiques et des procédures afin que les fonds publics soient utilisés avec intégrité et honnêteté;
• Établir et appliquer des systèmes et des cadres et plans de gestion des risques;
• Remplir le rôle de cadre responsable de l’éthique pour les fonctionnaires, autres que les personnes nommées par le gouvernement, qui travaillent dans l’organisme, le cas échéant;
• Promouvoir une conduite conforme à l’éthique et s’assurer que l’organisme connaît bien les exigences en matière d’éthique de la LFPO et des règlements et directives pris en vertu de cette loi, notamment en ce qui concerne les conflits d’intérêts, les activités politiques et le processus de divulgation d’actes répréhensibles;
• Responsabilités supplémentaires telles que décrites dans le protocole d’entente de l’organisme..
• Tenir le président et le conseil au courant de la mise en œuvre des politiques et du déroulement des activités de l’organisme provincial.

* Les réunions doivent avoir lieu trimestriellement ou selon un calendrier approuvé par le CT/CGG.

1.10.2 Rôles et responsabilités des organismes sans conseil d’administration et de leurs ministères responsables

Ministre

Le ministre rend des comptes au Conseil des ministres et à l’Assemblé législative, qui représente le public.

Responsabilités :

• Faire rapport, dans les délais prescrits, du rendement et de la conformité des affaires de l’organisme/du groupe à l’Assemblée législative et au Conseil des ministres, et répondre à leurs questions à ce sujet.
• Recommander l’établissement d’organismes provinciaux, ainsi que la modification du mandat ou des pouvoirs des organismes provinciaux existants et la nomination de membres du public à ces organismes/groupes.
• Rencontrer le président exécutif ou le président (selon le cas) au moins une fois par trimestre* concernant :
  • les questions et possibilités émergentes;
  • les risques élevés et plans d'action de l'organisme/du groupe, y compris la directive sur les mesures correctives, si nécessaire;
  • le plan d'activités et les priorités en matière d’immobilisations de l'organisme/du groupe;
• Recommander l’application de la directive sur l’approvisionnement;
• Examiner et signer un nouveau protocole d’entente au plus tard quatre mois après la nomination;
• Examiner et approuver les documents de gouvernance et de responsabilisation de l’organisme/du groupe (c'est-à-dire le protocole d’entente, le plan d’activités, le rapport annuel);
• Responsabilités supplémentaires telles que décrites dans le protocole d’entente de l’organisme/du groupe.

* Voir la politique opérationnelle de la Directive concernant les organismes et les nominations pour plus de détails sur les réunions trimestrielles..

Sous-ministre

Le sous-ministre rend des comptes au secrétaire du Conseil des ministres et est chargé d'aider le ministre à exercer une surveillance efficace des organismes provinciaux.

Les responsabilités du sous-ministre peuvent être assumées par un remplaçant approuvé par le secrétaire du Conseil des ministres.

Responsabilités :

• Conseiller, soutenir et assister le ministre concernant ses responsabilités en matière de surveillance de l'organisme provincial/du groupe;
• Si aucun membre du personnel du ministère n'est chargé de fournir un soutien administratif à l'organisme provincial, rencontrer le directeur général de l'organisme/du groupe ou son équivalent au moins une fois par trimestre* concernant des questions d'importance mutuelle, notamment :
  • les questions et possibilités émergentes;
  • le plan d'activités et les résultats de l'organisme/du groupe;
  • les risques élevés de l'organisme/du groupe, le plan d'action et les conseils concernant les mesures correctives nécessaires;
• Si aucun membre du personnel du ministère n’est affecté à la fourniture d’un soutien administratif à l’organisme provincial, rencontrer régulièrement et au besoin le directeur général de l’organisme/du groupe ou son équivalent pour discuter des exceptions au certificat d’assurance et des cas de fraude et de leurs plans d’action connexes;
• Fournir des renseignements à l’appui et généraux pour les réunions trimestrielles du ministre avec le président exécutif ou le président (selon le cas);
• Fournir régulièrement une rétroaction au ministre sur le rendement de l’organisme;
• Conseiller le ministre sur les exigences de la Directive concernant les organismes et les nominations et sur les documents soumis par l’organisme/le groupe aux fins de leur examen et de leur approbation par le ministre et s’assurer que les documents de gouvernance (c'est-à-dire le protocole d’entente, le plan d’activités, le rapport annuel) sont conformes à la directive;
• Aider les ministres et les bureaux des ministres à surveiller et à suivre les postes vacants à venir et existants au sein des conseils d’administration, en particulier lorsqu’il existe un nombre minimum de membres prévu par la loi et pour maintenir le quorum;
• Examiner et signer un nouveau protocole d’entente au plus tard quatre mois après la nomination;
• Examiner l’évaluation des risques et le plan d’action des organismes/groupes sur une base annuelle et fournir des commentaires au ministre sur les risques élevés de l’organisme, le plan d’action et la directive sur les mesures correctives, au besoin;
• Demander des renseignements et des données selon les besoins pour s’acquitter des obligations en vertu de la directive;
• Surveiller l’organisme/le groupe au nom du ministre tout en respectant le pouvoir de l’organisme/du groupe, déterminer les besoins de mesures correctives lorsque cela est justifié et recommander au ministre des moyens de résoudre les problèmes qui pourraient survenir de temps à autre;
• S’assurer que le directeur général, ou son équivalent, fournit à l’organisme le soutien administratif nécessaire pour qu’il puisse remplir son mandat.
• S'assurer que le directeur général ou son équivalent est au courant des exigences administratives du gouvernement et s'y conforme;
• Informer par écrit le directeur général ou son équivalent des nouvelles directives gouvernementales et de toute exception ou exemption (totale ou partielle) aux directives, aux politiques gouvernementales ou aux politiques administratives du ministère;
• Faire rapport, dans les délais prescrits, de la conformité au Secrétariat du Conseil du Trésor et répondre à ses questions à ce sujet.
• Responsabilités supplémentaires telles que décrites dans le protocole d’entente de l’organisme..

Président exécutif (le cas échéant) (pour les tribunaux regroupés en vertu de la LRGTDNT)

Le président exécutif rend des comptes au ministre concernant le mandat et la conduite du groupe de tribunaux.

Responsabilités :

• Assurer le leadership des présidents associés au sein du groupe, y compris, mais sans s'y limiter, en présidant les réunions et jouant le rôle de cadre responsable de l'éthique;
• Rencontrer le ministre au moins une fois par trimestre* concernant :
  • les questions et possibilités émergentes;
  • les risques élevés et les plans d'action de l'organisme/du groupe, y compris la directive sur les mesures correctives, si nécessaire;
  • le plan d'activités et les priorités en matière d’immobilisations de l'organisme/du groupe;
• Assurer un leadership stratégique du groupe;
• Établir les buts, les objectifs et l’orientation stratégique du groupe conformément à son mandat;
• Établir les priorités générales du groupe;
• Examiner et signer un nouveau protocole d’entente au plus tard quatre mois après la nomination;
• Assurer le respect des obligations législatives et des politiques du CT/CGG, y compris, mais sans s’y limiter, de toutes les obligations concernant les plans d’activités et les rapports annuels, en assurant la liaison avec le directeur général/le directeur général de l’administration ou l’équivalent concernant le protocole d’entente du groupe, le plan d’activités et le rapport annuel;
• Envoyer des attestations au ministre, conformément aux instructions sur les certificats d’assurance de la DCP;
• Utiliser la matrice des compétences de l’organisme/du groupe pour informer le ministre de toute lacune en matière de compétences et fournir des recommandations pour les stratégies de recrutement, les nominations ou les renouvellements de mandat selon les besoins, y compris en conseillant le ministre sur la présence et le rendement des personnes nommées;
• Consulter le ministre à l’avance au sujet de toute activité qui pourrait avoir une incidence sur les politiques, les directives ou les procédures du gouvernement et du ministère, ou sur le mandat, les pouvoirs ou les responsabilités de l’organisme ou du groupe, tels qu’ils sont énoncés dans l’acte constitutif de l’organisme ou du groupe;
• Établir et mettre en œuvre une gestion des risques liés à l’intelligence artificielle (IA) conformément aux principes de la Directive sur l’utilisation responsable de l’intelligence artificielle et aux exigences de la section 6.3, en veillant à ce qu’ils d’acquittent du rôle décrit pour les « chefs d’organisme provincial ou l’équivalent » dans la Directive sur l’utilisation responsable de l’intelligence artificielle;
• S’assurer que l’organisme ou le groupe fonctionne dans le cadre de son allocation budgétaire approuvée pour s’acquitter de son mandat (le cas échéant) et que les fonds publics sont utilisés aux fins prévues avec intégrité et honnêteté;
• Reconnaître l’importance de promouvoir un milieu de travail équitable, inclusif, accessible, antiraciste et diversifié au sein du groupe et de favoriser la création d’un milieu de travail diversifié et inclusif au sein du groupe;
• Responsabilités supplémentaires telles que décrites dans le protocole d’entente du groupe.

* Voir la politique opérationnelle de la Directive concernant les organismes et les nominations pour plus de détails sur les réunions trimestrielles.

Président (s’il y a lieu)

Le président rend des comptes au ministre sur le mandat et la conduite de l’organisme provincial.

Responsabilités :

• Diriger les vice-présidents, les membres et le directeur général, ou son équivalent, y compris, mais sans s’y limiter, en présidant des réunions et en jouant le rôle de cadre responsable de l’éthique;
• Rencontrer le ministre au moins une fois par trimestre* concernant :
  • les questions et possibilités émergentes;
  • les risques élevés de l’organisme et les plans d'action, y compris la directive sur les mesures correctives, si nécessaire;
  • le plan d’activités et les priorités en matière d’immobilisations de l’organisme;
• Établir les buts, les objectifs et l’orientation stratégique de l’organisme provincial conformément à son mandat.
• Définir les priorités globales de l’organisme provincial.
• Examiner et signer un nouveau protocole d’entente au plus tard quatre mois après la nomination;
• Assurer le respect des obligations législatives et des politiques du CT/CGG, y compris, mais sans s’y limiter, toutes les obligations concernant les plans d’activités et les rapports annuels, en assurant la liaison avec le directeur général ou l’équivalent sur le protocole d’entente, le plan d’activités et le rapport annuel de l’organisme provincial.
• Envoyer des attestations au ministre, conformément aux instructions sur le certificat d’assurance de la DCP;
• Utiliser la matrice des compétences de l’organisme pour informer le ministre de toute lacune en matière de compétences et fournir des recommandations pour les stratégies de recrutement, les nominations ou les renouvellements de mandat au besoin, y compris en conseillant le ministre sur la présence et le rendement des personnes nommées;
• Consulter le ministre à l’avance au sujet de toute activité qui pourrait avoir une incidence sur les politiques, directives ou procédures du gouvernement et du ministère, ou sur le mandat, les pouvoirs ou les responsabilités de l’organisme tels qu’ils sont énoncés dans l’acte constitutif de l’organisme;
• Établir et mettre en œuvre une gestion des risques liés à l’intelligence artificielle (IA) conformément aux principes de la directive sur l’utilisation responsable de l’IA et aux exigences de la section 6.3, en veillant à ce qu’ils s’acquittent du rôle décrit pour les « chefs d’organisme provincial ou l’équivalent » dans la directive sur l’utilisation responsable de l’IA;
• Veiller à ce que l’organisme fonctionne dans les limites de son allocation budgétaire approuvée pour s’acquitter de son mandat (le cas échéant) et que les fonds publics soient utilisés aux fins prévues avec intégrité et honnêteté;
• Reconnaître l’importance de promouvoir un milieu de travail équitable, inclusif, accessible, antiraciste et diversifié au sein de l’organisme et de favoriser la création d’un milieu de travail diversifié et inclusif au sein de l’organisme;
• Responsabilités supplémentaires telles que décrites dans le protocole d’entente de l’organisme.

* Voir la politique opérationnelle de la Directive concernant les organismes et les nominations pour plus de détails sur les réunions trimestrielles.

Directeur général ou son équivalent

Le directeur général, ou son équivalent, rend des comptes au sous-ministre et au président.

Responsabilités :

• Gérer les affaires opérationnelles, financières, analytiques et administratives quotidiennes de l'organisme;
• Élaborer les rapports annuels et les plans d'activités avec la contribution du président et du sous-ministre;
• Fournir au ministère des renseignements et des données clés sur l'organisme en temps opportun;
• Tenir le président exécutif ou le président (selon le cas) informé des questions opérationnelles et de la mise en œuvre des politiques et des opérations de l'organisme provincial;
• Conseiller le président exécutif ou le président (selon le cas) sur les exigences de la présente directive ainsi que sur d'autres directives, lignes directrices, politiques et procédures gouvernementales et ministérielles, ainsi que sur les règlements et politiques de l'organisme provincial;
• S'assurer que l'organisme provincial répond aux exigences de la présente directive;
• Diriger, conseiller et gérer le personnel du ministère chargé de fournir un soutien administratif à l’organisme provincial.

1.10.3 Rôles et responsabilités des organismes consultatifs et de leur ministères responsables

Ministre

Le ministre rend des comptes au Conseil des ministres et à l’Assemblé législative, qui représente le public.

Responsabilités

• Faire rapport, dans les délais prescrits, du rendement et de la conformité des affaires de l’organisme à l’Assemblée législative et au Conseil des ministres, et répondre à leurs questions à ce sujet.
• Recommander l’établissement d’organismes provinciaux, ainsi que la modification du mandat ou des pouvoirs des organismes provinciaux existants et la nomination de membres du public à ces organismes.
• Rencontrer le président au moins une fois par année, ou plus fréquemment, tel que déterminé par le mandat de l’organisme, sur les questions et possibilités émergentes;
• Réviser et signer un nouveau mandat au plus tard quatre mois après la nomination;
• Responsabilités supplémentaires telles que décrites dans le mandat de l’organisme.

Sous-ministre

Le sous-ministre rend des comptes au secrétaire du Conseil des ministres et est chargé d’aider le ministre à exercer une surveillance efficace des organismes provinciaux.

Les responsabilités de sous-ministre peuvent être exercées par un remplaçant approuvé par le secrétaire du Conseil des ministres.

Responsabilités

• S'assurer que l’entité reçoit le soutien administratif nécessaire pour remplir son mandat.
• Fournir des renseignements à l’appui et généraux pour les réunions du ministre avec le président;
• Conseiller le ministre sur les exigences de la Directive concernant les organismes et les nominations et sur les documents soumis par l’organisme aux fins de leur examen et de leur approbation par le ministre et s’assurer que les documents de gouvernance (c.-à-d. le mandat) sont conformes à la directive;
• Aider les ministres et les bureaux des ministres à surveiller et à suivre les postes vacants à venir et existants au sein des conseils d’administration, en particulier lorsqu’il existe un nombre minimum de membres prévu par la loi et pour maintenir le quorum;
• Examiner et signer un nouveau mandat au plus tard quatre mois après la nomination;
• Demander des renseignements et des données selon les besoins pour s’acquitter des obligations en vertu de la directive;
• Surveiller l’organisme au nom du ministre tout en respectant le pouvoir de l’organisme, déterminer les besoins en matière de mesures correctives lorsque cela est justifié et recommander au ministre des moyens de résoudre les problèmes qui pourraient se poser de temps à autre;
• Responsabilités supplémentaires telles que décrites dans le mandat de l’organisme.

Président

Le président rend des comptes au ministre sur le mandat et la conduite de l’organisme provincial.

Responsabilités

• Diriger les membres.
• Établir les buts, les objectifs et l’orientation stratégique de l’organisme provincial conformément à son mandat.
• Définir les priorités globales de l’organisme provincial.
• Rencontrer le ministre au moins une fois par année ou plus souvent tel que déterminé par le mandat de l’organisme, concernant les questions et les possibilités émergentes;
• Examiner et signer un nouveau mandat au plus tard quatre mois après la nomination;
• Utiliser la matrice des compétences de l’organisme pour informer le ministre de toute lacune en matière de compétences et fournir des recommandations sur les stratégies de recrutement, les nominations ou les renouvellements de mandat au besoin, y compris en conseillant le ministre sur la présence et le rendement des personnes nommées;
• Consulter le ministre à l’avance concernant toute activité pouvant avoir une incidence sur les politiques, directives ou procédures du gouvernement et du ministère, ou sur le mandat, les pouvoirs ou les responsabilités de l’organisme tels qu’ils sont énoncés dans l’acte constitutif de l’organisme;
• Établir et mettre en œuvre une gestion des risques liés à l’intelligence artificielle (IA) conformément aux principes de la directive sur l’utilisation responsable de l’IA et aux exigences de la section 6.3, en veillant à ce qu’ils s’acquittent du rôle décrit pour les « chefs d’organisme provincial ou l’équivalent » dans la directive sur l’utilisation responsable de l’IA ;
• Adopter un processus inclusif pour s’assurer que les perspectives diverses et les groupes sous-représentés soient entendus pour éclairer les politiques et la prise de décision;
• Responsabilités supplémentaires telles que décrites dans le mandat de l’organisme. 

1.10.4 Autres rôles et responsabilités

En général, le Bureau du Conseil des ministres, le ministère des Finances et le SCT fournissent un soutien important aux comités du Conseil des ministres, au CT/CGG et au Conseil des ministres pour les besoins des organismes provinciaux, des nominations gouvernementales et de la rémunération des personnes nommées. Les ministères chargés de remplir le mandat du Conseil du Trésor (p. ex., en ce qui concerne les demandes de financement) et celui du Conseil de gestion du gouvernement (p. ex., en ce qui concerne l’établissement d’organismes provinciaux, la conformité, les nominations gouvernementales et la rémunération des personnes nommées) s'acquittent des fonctions de contrôle financier du CT/CGG.

Conseil des ministres

Le Conseil des ministres rend des comptes à l’Assemblée législative, qui représente le public.

Responsabilités

• Approuver l’établissement, la fusion, la dissolution et l’acquisition des organismes provinciaux, y compris des entités auxiliaires, ainsi que le financement connexe.

Conseil du Trésor/Conseil de gestion du gouvernement (CT/CGG)

Le CT/CGG rend des comptes au Conseil des ministres.

Responsabilités

• Définir le cadre, les politiques et les procédures régissant les organismes provinciaux.
• Approuver l’établissement, la fusion, la modification du mandat ou la dissolution des organismes provinciaux.
• Approuver les recommandations sur l’application de la directive sur l’approvisionnement;
• Recommander l’approbation du financement des organismes provinciaux.
• Ordonner que des mesures soient prises pour améliorer la gestion des organismes provinciaux.
• Ordonner l’examen et l’évaluation des organismes provinciaux et de leur gestion en réalisant des examens périodiques de ces organismes, y compris des examens axés sur les risques et des audits.

Président du Conseil du Trésor

Le président du Conseil du Trésor rend des comptes au Conseil des ministres et à l’Assemblée législative.

Responsabilités

• Approuver toutes les activités d’un organisme provincial qui auraient une incidence sur les finances du gouvernement, comme les investissements, ou qui augmenteraient directement ou indirectement l’endettement ou le passif éventuel de l’Ontario, comme les prêts et les garanties.
• Contrôler toutes les fonctions financières, économiques et comptables du gouvernement de l’Ontario, notamment en mettant en œuvre des directives et des lignes directrices régissant les activités financières des organismes provinciaux, que doit respecter leur directeur général ou son équivalent.

Secrétaire du Conseil du Trésor et Conseil de gestion du gouvernement

Le secrétaire du Conseil du Trésor et le Conseil de gestion du gouvernement rendent des comptes au secrétaire du Conseil des ministres et au président du Conseil du Trésor.

Responsabilités

• Les responsabilités liées au CT/CGG comprennent l’obligation de donner des conseils aux ministres et aux sous-ministres sur les besoins et les rapports financiers, ainsi que sur les arrangements administratifs et financiers des organismes provinciaux.
• Approuver toute politique opérationnelle en vertu de la présente directive, y compris la révision, l’annulation et l’approbation des exemptions à toute politique. 

Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT)

Le SCT rend des comptes au secrétaire du Conseil du Trésor et au Conseil de gestion du gouvernement.

Responsabilités :

• Rendre compte au CT/CGG sur une base annuelle de la conformité de l’organisme et du ministère à la présente directive, y compris la collecte de données sur l’organisme;
• Fournir une liste des priorités gouvernementales pour le secteur des organismes pour l’année à venir;
• Coordonner la réalisation des examens du mandat des organismes;
• Fournir des conseils aux ministères sur les exigences en matière de reddition de comptes de la présente directive, y compris l’élaboration de documents de formation.

1.11 Conformité et mesures correctives

Au cours de la surveillance, des situations qui nécessitent des mesures correctives peuvent survenir. Les mesures correctives sont les mesures prises pour remédier à la non-conformité à la présente directive. Les mesures correctives aident les organismes à produire les extrants et/ou les résultats souhaités et à respecter les conditions établies par la présente directive.

Si un ministère prend des mesures correctives, celles-ci doivent être de nature progressive et proportionnelles au risque associé au degré de non-conformité. Le degré de mesure corrective ne doit être augmenté que si la non-conformité de l’organisme persiste. Il importe que les ministères documentent toutes les mesures prises et fournissent en temps opportun des communications claires au président ou aux cadres supérieurs de l’organisme concernant les mesures correctives potentielles. Ces communications peuvent comprendre des lettres d’orientation du ministre responsable et/ou du président du Conseil du Trésor, au besoin.

Avant de prendre des mesures correctives plus sévères, les ministères doivent consulter le SCT et un conseiller juridique.

Deuxième partie – Organismes consultatifs de courte durée et conseillers spéciaux : établissement, rémunération et nomination

2.1 Principes

Le gouvernement peut créer des organismes consultatifs de courte durée (OCCD) formés d’une ou de plusieurs personnes. Il peut également établir et doter des postes de conseiller spécial.

Les personnes ainsi nommées sont chargées de donner des conseils ou de formuler des recommandations à un ministre ou au premier ministre.

Les organismes consultatifs de courte durée et les postes de conseillers spéciaux sont créés pour une durée maximale d’un an, sauf dans des circonstances particulières avec un dossier d’analyse étoffé à l’appui, jusqu’à un maximum de trois ans au total.

Les organismes consultatifs de courte durée et les conseillers spéciaux n’ont pas de pouvoirs décisionnels directs. Le soutien administratif dont ils ont besoin est fourni par le ministère dont ils relèvent.

2.2 Exigences obligatoires applicables à l’établissement des organismes consultatifs de courte durée et des postes de conseiller spécial

Les organismes consultatifs de courte durée et les conseillers spéciaux peuvent être autorisés en vertu d’une loi et créés ou nommés en vertu d’un acte comme un décret ou une lettre d’un ministre. Pour établir un OCCD ou un poste de conseiller spécial, le ministère doit présenter les documents nécessaires au CT/CGG, y compris les suivants :

• un dossier d’analyse ayant un lien clair avec une priorité gouvernementale portant sur l’établissement d’un OCCD ou d’un poste de conseiller spécial;
• un document fournissant des précisions sur les postes et la structure de gouvernance proposés;
• une ébauche de mandat précisant la date où il prendra fin (voir le document intitulé Terms of Reference for Advisory Agencies, Short-Term Advisory Bodies & Special Advisors Template);
• un acte constitutif (mesure législative, règlement ou décret précisant la date de la fin du mandat);
• un document fournissant des renseignements sur la rémunération proposée, le cas échéant;
• une explication des restrictions, notamment celles qui s’appliquent au nombre maximal d’indemnités quotidiennes ou à la rémunération totale;
• un décret sur la rémunération (si la ou les personnes nommées seront rémunérées).

Il faut tenir compte du cadre éthique décrit dans la LFPO lors de l’élaboration du mandat.

Six mois après la nomination d’un OCCD ou d’un conseiller spécial, le ministère peut être tenu de présenter un rapport au CT/CGG contenant une mise à jour des progrès réalisés concernant les principaux livrables de l’OCCD ou du conseiller spécial.

Il faut consulter le Secrétariat des nominations (Nominations) pour toutes les nominations, et les Nominations et le SCT pour l’établissement d’un OCCD ou de postes de conseiller spécial ainsi que la rémunération des personnes nommées.

Pour en savoir plus, voir le document intitulé Guide to Establishing Short-Term Advisory Bodies and Special Advisory Positions.

2.3 Exigences applicables aux postes et aux nominations

Les organismes consultatifs de courte durée et les postes de conseillers spéciaux sont établis pour une durée maximale d’un an, sauf dans des circonstances particulières avec par un dossier d’analyse étoffé à l’appui, jusqu'à un maximum de trois ans au total. Lorsqu'un ministère souhaite établir le poste pour une durée supérieure à un an, la partie de l’analyse de rentabilisation de la présentation au CT/CGG doit comprendre un dossier d’analyse étoffé.

La durée de la nomination à un OCCD ou à un poste de conseiller spécial ne peut dépasser un an et peut être renouvelée jusqu'à un maximum de trois ans au total. Les nominations sont annoncées dans un décret (recommandation du premier ministre ou d’un ministre) ou une lettre du premier ministre ou d’un ministre.

Avant d’être nommés conseillers spéciaux ou membres d’un OCCD, les candidats doivent avoir un profil du candidat complet du Secrétariat des nominations et avoir présenté toute la documentation nécessaire, y compris la Déclaration de renseignements personnels et de conflits d’intérêts pour les candidats à une nomination dans le secteur public et le rapport de vérification du casier judiciaire.

2.4 Cadre de responsabilisation des organismes consultatifs de courte durée et des conseillers spéciaux

Les personnes nommées à un organisme consultatif de courte durée et les conseillers spéciaux rendent des comptes au ministre ayant recommandé leur nomination ou au ministre désigné dans le décret dont elles font l’objet ou le mandat. Les ministères doivent fournir le soutien administratif dont ces organismes et conseillers ont besoin et veiller à ce que ces derniers respectent toutes les directives et politiques gouvernementales pertinentes.

2.5 Rémunération des personnes nommées aux organismes consultatifs de courte durée et des conseillers spéciaux

Il n’est pas obligatoire de rémunérer les personnes nommées ni de leur accorder le taux de rémunération maximal autorisé par la présente directive.

Si les personnes nommées à un organisme consultatif de courte durée et les conseillers spéciaux sont rémunérés, leur rémunération doit être sous forme d’une indemnité quotidienne, à moins d’indications contraires de la part du CT/CGG. Si un conseiller spécial ou une personne nommée à un organisme consultatif de courte durée n’est pas rémunéré à l’aide d’une indemnité quotidienne, il faut lui accorder une rémunération se situant dans la fourchette pertinente d’un barème de rémunération semblable de la FPO.

Les personnes nommées par le gouvernement à un certain organisme consultatif de courte durée doivent toutes être rémunérées de façon uniforme.

Les personnes nommées ont droit au remboursement des dépenses liées à leur travail conformément à la Directive sur les frais de déplacement, de repas et d’accueil, aux autres directives ou à tout décret sur la rémunération.

Tout paiement destiné à une personne nommée est versé à la personne nommée dans l’acte de nomination et non à une société en nom collectif, à une personne morale ou à un organisme de bienfaisance.

2.5.1 Présentation d’un dossier d’analyse sur la rémunération

Si un ministère entend rémunérer une personne nommée, il doit demander l’autorisation du CT/CGG de fixer la rémunération conformément au tableau présenté à la section 2.5.2 de la présente directive.

Si un ministère entend rémunérer les personnes nommées à un organisme consultatif de courte durée ou les conseillers spéciaux en leur accordant une indemnité quotidienne maximale de 398 $, il doit présenter un dossier d’analyse au CT/CGG comprenant les renseignements suivants :

1. des précisions sur la nature et l’incidence des questions que l’organisme ou le conseiller spécial est chargé d’étudier et le temps dont il dispose pour cette étude;
2. une description des compétences professionnelles requises pour s’acquitter des responsabilités du poste (p. ex., négociation, connaissances en ingénierie, en médecine, en droit ou dans un autre domaine);
3. des données comparatives sur la rémunération mettant l’accent sur le secteur public et portant notamment sur d’autres personnes nommées ayant des compétences comparables ou la rémunération actuelle de personnes nommées dans d’autres territoires de compétence;
4. toute restriction de la rémunération pouvant s’appliquer aux personnes nommées provenant du secteur parapublic afin de réduire le plus possible le risque que ces personnes reçoivent une double rémunération si elles sont nommées au poste de conseillers spéciaux.

Si un ministère entend rémunérer les personnes nommées à un organisme consultatif de courte durée ou les conseillers spéciaux en leur accordant une indemnité quotidienne de plus de 398 $, le dossier d’analyse présenté au CT/CGG doit comprendre également les renseignements supplémentaires suivants :

5. le taux comparable applicable aux services ou aux compétences spécialisés prévus pour le poste;
6. la confirmation du ministère que les taux de rémunération proposés pour les postes sont les meilleurs taux disponibles et ne dépassent pas ceux du marché.

Toute nomination par le gouvernement de l’Ontario comporte un élément de service public. Par conséquent, la rémunération versée, le cas échéant, n’est pas nécessairement comparable à celle accordée sur le marché.

2.5.2 Rémunération des conseillers spéciaux et des personnes nommées aux organismes consultatifs de courte durée

Il n’est pas obligatoire de rémunérer les personnes nommées ni de leur accorder le taux de rémunération maximal autorisé par la présente directive. Toute nomination par le gouvernement de l’Ontario comporte un élément de service public. Par conséquent, la rémunération versée, le cas échéant, n’est pas nécessairement comparable à celle accordée sur le marché.

Si un conseiller spécial ou une personne nommée à un organisme consultatif de courte durée n’est pas rémunéré à l’aide d’une indemnité quotidienne, il faut lui accorder une rémunération se situant dans la fourchette pertinente d’un barème de rémunération semblable de la FPO.

2.5.3 Avantages sociaux

Les personnes nommées à un organisme consultatif de courte durée et les conseillers spéciaux n'ont pas droit à des avantages sociaux.

2.5.4 Cadre éthique

Les organismes de courte durée et les conseillers spéciaux doivent s’acquitter des tâches qui leur ont été confiées de façon professionnelle, éthique et compétente et en évitant tout conflit d’intérêts réel ou perçu. Sans restreindre le caractère général des obligations qui précèdent, une personne nommée par le gouvernement :

1. n’utilise pas et ne tente pas d’utiliser une nomination pour en tirer un avantage personnel ou pour procurer un avantage à une personne ou entité;
2. ne participe pas à la prise de décisions et n’influence pas la prise de décisions si elle pourrait tirer ou paraître tirer un avantage personnel de la décision;
3. n’accepte pas de cadeau qui pourrait l’influencer, ou qui pourrait être considéré comme l’influençant, dans l’exercice des fonctions pour lesquelles elle a été nommée;
4. n’utilise pas et ne divulgue pas, pendant ou après sa nomination, de renseignements confidentiels obtenus en raison de la nomination pour une fin non liée à sa nomination, sauf si elle y est obligée par la loi ou autorisée à le faire par le ministre responsable ou le premier ministre;
5. n’utilise pas les locaux, le matériel ou les fournitures du gouvernement à des fins non liées à l’exercice des fonctions associées à sa nomination;
6. respecte toute exigence supplémentaire imposée par l’organisme consultatif de courte durée, le ministre responsable ou le premier ministre.

Les renseignements confidentiels mentionnés précédemment sont les renseignements auxquels le public n’a pas accès. La personne nommée doit informer le plus tôt possible le président, le cas échéant, ou le ministre responsable ou son délégué de tout intérêt personnel ou pécuniaire pouvant être considéré comme un conflit d’intérêts. Il faut tenir compte du cadre éthique décrit dans la LFPO lors de l’élaboration du mandat.

Toute personne nommée conformément à la deuxième partie de la présente directive doit, pendant les 12 mois suivant la fin de son mandat, aviser tout ministère ou organisme de sa nomination antérieure avant de lui demander ou d’accepter de lui un emploi ou de solliciter auprès de lui ou de conclure avec lui un contrat si elle lui a donné des conseils ou si l’emploi ou le contrat pourrait se rapporter aux conseils ou aux services qu’elle a fournis.

Sur réception de cet avis, le ministère ou l’organisme concerné doit examiner la question et ne peut faire une offre d’emploi ou conclure un contrat qu’après avoir consulté le commissaire à l’intégrité.

Troisième partie – Nominations et rémunération des personnes nommées ^{footnote 3[3]}

La présente partie de la directive décrit les critères visant à assurer le traitement et la rémunération équitables de toutes les personnes nommées par le gouvernement qui rendent des comptes à un ministre du gouvernement de l’Ontario et qui ne sont pas visées par la deuxième partie de la présente directive qui ne s’applique qu’aux personnes qui sont nommées membres d’un organisme consultatif de courte durée ou conseillers spéciaux; Elle assure également le traitement équitable de toutes les personnes nommées par le gouvernement à d’autres entités qui doivent rendre des comptes directement à un ministre ou au premier ministre du gouvernement de l’Ontario.

3.1 Principes

Les nominations du gouvernement tiendront compte des besoins de l’entité, ainsi que de la diversité de la population de l’Ontario et de la nécessité de fournir des services et de prendre des décisions de façon professionnelle, éthique et compétente.
Pour déterminer la rémunération des personnes nommées, on tiendra compte des facteurs suivants :

• la nature du service;
• la complexité des tâches à accomplir;
• le temps devant être consacré à ces tâches.

Toute nomination par le gouvernement de l’Ontario comporte un élément de service public. Par conséquent, la rémunération versée, le cas échéant, n’est pas nécessairement comparable à celle accordée sur le marché.

Toute rémunération accordée, le cas échéant, a pour but d’établir un équilibre entre l’importance du service public et un cadre de rémunération assurant l’optimisation des ressources.

Dans la mesure du possible, les ministères doivent veiller à ce que les mandats des personnes nommées ne se terminent pas tous la même année.

3.2 Exigences obligatoires

Les nominations du gouvernement sont d’une durée limitée ou à la discrétion du ministre responsable, du premier ministre ou du LGC, auquel cas elles peuvent être révoquées en tout temps sans justification et sans préavis. Sous réserve des dispositions des lois habilitantes ou de la présente directive, la plupart des nominations, autres que celles aux tribunaux décisionnels et aux organismes de réglementation, sont au gré de leur auteur.

Lors de l’examen des candidatures, la matrice des compétences actuelle de l’entité et toute lacune reconnue en matière de compétences doivent être prises en compte. Toute personne nommée par le gouvernement, peu importe le poste ou le mécanisme de nomination, doit suivre le processus du Secrétariat des nominations et, avant la nomination :

• avoir un profil complet des Nominations;
• avoir rempli la Déclaration de renseignements personnels et de conflits d’intérêts pour les candidats à une nomination dans le secteur public avec une évaluation d’accompagnement du ministère responsable;
• avoir fait l’objet d’un rapport de vérification du casier judiciaire.

Sauf dans le cadre de leurs fonctions habituelles, les employés actuels de la FPO ne peuvent généralement pas occuper un poste de personne nommée par le gouvernement.

3.2.1 Durée du mandat – Nominations autres que celles aux tribunaux décisionnels et aux organismes de réglementation

Sous réserve des dispositions des lois habilitantes ou de la présente directive, la durée du mandat ne doit pas dépasser trois ans. Le mandat peut être reconduit pour au plus trois ans chaque fois.

3.2.2 Durée du mandat – Tribunaux décisionnels et organismes de réglementation

Pour les nominations à un poste précis au sein d’un tribunal décisionnel ou d’un organisme de réglementation, et sous réserve des exigences de la loi habilitant l’organisme provincial ou d’une autre loi, la durée du mandat ne dépasse pas 10 ans au total.

Dans le cas d’une personne nommée au poste de président exécutif ou de président d’un tribunal décisionnel ou d’un organisme de réglementation :

• Le mandat initial est d’au plus deux ans. Le ministre responsable peut renoncer à appliquer cette exigence.
• Si le mandat initial de deux ans est maintenu, le mandat du président exécutif ou du président peut être reconduit pour au plus trois ans.
• Après un ou plusieurs mandats totalisant cinq ans, le mandat du président exécutif ou du président peut être reconduit pour au plus cinq années additionnelles.

Dans le cas d’une personne nommée au poste de président associé, de vice-président ou de membre d’un tribunal décisionnel ou d’un organisme de réglementation, et sous réserve de la recommandation du président exécutif ou du président dans les cas exceptionnels :

• Le mandat initial est d’au plus deux ans.
• Sur la recommandation du président exécutif ou du président, le mandat de la personne nommée peut être reconduit pour au plus trois ans.
• À la fin de mandats totalisant cinq ans, et sur la recommandation du président exécutif ou du président, le mandat de la personne nommée peut être reconduit pour au plus cinq années additionnelles.

La décision de reconduire le mandat appartient à l’autorité ayant nommé la personne. Le renouvellement du mandat au-delà du maximum de 10 ans au total est possible uniquement dans des cas exceptionnels et pour servir l’intérêt public, en tenant compte de l’approche du recrutement adoptée pour trouver de nouveaux candidats, le cas échéant.

Le gouvernement n’est nullement tenu de reconduire le mandat des personnes nommées.

3.2.3 Publication des décrets de nomination

Les décrets de nomination relèvent du domaine public. Ceux promulgués après le 1^er juillet 2016 sont publiés dans un format accessible et bilingue sur un site Web public du gouvernement.

3.3 Cadre éthique

Les personnes nommées par le gouvernement doivent faire leur travail de façon professionnelle, éthique et compétente et en évitant tout conflit d’intérêts réel ou perçu. Sans restreindre le caractère général des obligations qui précèdent, une personne nommée par le gouvernement :

1. n’utilise pas et ne tente pas d’utiliser sa nomination pour en tirer un avantage personnel ou un avantage pour une autre personne ou pour une entité;
2. ne participe pas à la prise de décisions et n’influence pas la prise de décisions si elle pourrait en tirer un avantage réel ou perçu;
3. n’accepte pas de cadeau qui pourrait l’influencer, ou qui pourrait être considéré comme l’influençant, dans l’exercice des fonctions pour lesquelles elle a été nommée;
4. n’utilise pas et ne divulgue pas, pendant ou après sa nomination, de renseignements confidentiels obtenus en raison de la nomination pour une fin non liée à sa nomination, sauf si elle y est obligée par la loi ou autorisée à le faire par le ministre responsable ou le premier ministre;
5. n’utilise pas les locaux, le matériel ou les fournitures du gouvernement à des fins non liées à l’exercice des fonctions associées à sa nomination;
6. respecte toute exigence supplémentaire imposée par l’entité à laquelle elle a été nommée, par le ministre responsable ou par le premier ministre.

Les renseignements confidentiels mentionnés précédemment sont les renseignements auxquels le public n’a pas accès.

Les candidats à une nomination doivent remplir la Déclaration de renseignements personnels et de conflits d’intérêts pour les candidats à une nomination dans le secteur public. Les candidats qui ont un intérêt personnel, professionnel ou pécuniaire pouvant être considéré comme un conflit d’intérêts doivent le divulguer dans la déclaration avant la nomination. Les personnes nommées par le gouvernement doivent informer le président ou le ministre responsable, ou son remplaçant désigné dans le cas du président, le plus tôt possible, de tout intérêt personnel ou pécuniaire pouvant être considéré comme un conflit d’intérêts.

Si la personne nommée est un fonctionnaire en raison de sa nomination à un « organisme public » prescrit en vertu de la LFPO, elle est assujettie aux règles relatives aux conflits d’intérêts énoncées dans la Loi et les règlements y afférents.

3.4 Rémunération

Il n’est pas obligatoire de rémunérer les personnes nommées ni de leur accorder le taux de rémunération maximal autorisé par la présente directive.

Toute nomination par le gouvernement de l’Ontario comporte un élément de service public. Par conséquent, la rémunération versée, le cas échéant, n’est pas nécessairement comparable à celle accordée sur le marché.

La rémunération d’une personne nommée accordée par le gouvernement doit être autorisée par un décret et conforme aux taux applicables décrits dans la présente directive, sauf si l’organisme provincial ou une autre entité est autorisé par la loi à fixer les taux de rémunération. Le décret peut prévoir la rémunération d’une personne ou d’un poste comme celui de président exécutif, président, président associé, vice-président ou membre d’un organisme provincial ou d’une autre entité à moins de dispositions contraires d’une loi habilitante.

Toutes les personnes nommées par le gouvernement à un organisme provincial particulier ou à une autre entité doivent être rémunérées de façon uniforme.

La rémunération des personnes nommées à temps partiel doit être sous forme d’une indemnité quotidienne, c’est-à-dire le montant versé pour une période de travail de plus de trois heures. Lorsque cette période est inférieure à trois heures, la moitié de l’indemnité quotidienne doit être versée.

La rémunération des personnes nommées à temps partiel qui ne recevront pas d’indemnité quotidienne doit être approuvée par le CT/CGG.

Un seul paiement au titre de l’indemnité quotidienne peut être versé à une personne nommée par jour civil.

Les personnes nommées à temps plein qui sont nommées à un autre poste à temps partiel n’ont pas droit à une indemnité quotidienne.

Les paiements destinés aux personnes nommées seront versés à la personne nommée dans l’acte de nomination et non à une entreprise individuelle, à une société en nom collectif, à une personne morale ou à un organisme de bienfaisance. Les ministères doivent s’assurer que les organismes provinciaux respectent les politiques et procédures comptables applicables émises par le Bureau du contrôleur provincial.

Une indemnité quotidienne peut être accordée pour le temps consacré aux activités officielles approuvées par le président de l’organisme provincial, au cas par cas. Ceci peut comprendre la participation à une séance de formation, la prestation d’une formation, la participation à des réunions, le temps de préparation, etc.

Les déplacements autres que ceux effectués dans le cadre d’une journée de travail normale peuvent être remboursés à un taux horaire moyen ne dépassant pas un paiement total de 60 pour 100 du taux journalier approuvé. Pour les besoins de la présente directive, une journée de travail normale est de 7,25 heures. Le taux horaire moyen doit être calculé selon une journée de travail de 7,25 heures.

Les personnes nommées ont droit au remboursement de leurs dépenses liées à un emploi conformément à la Directive sur les frais de déplacement, de repas et d’accueil, aux autres directives ou à tout décret sur la rémunération. Si un organisme provincial ou une autre entité n’est pas assujetti aux directives régissant les dépenses, la personne nommée a droit au remboursement de ses dépenses selon les modalités de l’acte de nomination.

Les personnes nommées n’ont pas droit au remboursement de leurs cotisations ou de leurs honoraires professionnels.

Les fonctionnaires qui travaillent pour le gouvernement en vertu de la partie III de la LFPO et qui ont été nommés par ce dernier aux termes d’un décret ou d’une lettre d’un ministre ne peuvent être payés et ne peuvent accepter une rémunération pour cette nomination autre que le salaire qu’ils touchent en tant que fonctionnaires travaillant pour le gouvernement en vertu de la partie III de la Loi.

Les fonctionnaires qui ont été nommés par le gouvernement pour les besoins de leurs fonctions doivent quitter leur poste lorsqu’ils ne travaillent plus pour la FPO.

3.5 Taux de rémunération

Les taux de rémunération sont indiqués dans les annexes de la 3^e partie.

3.5.1 Divulgation de la rémunération

Les taux et les fourchettes de rémunération des personnes nommées sont du domaine public. De plus, les décrets de rémunération des personnes nommées promulgués après le 1^er juillet 2016 doivent être mis à la disposition du public et publiés dans un format accessible et bilingue sur un site Web du gouvernement.

Dans le cas des organismes provinciaux qui préparent des rapports annuels, les rapports doivent indiquer la rémunération totale (à l’exclusion des dépenses) de chaque personne nommée.

3.5.2 Taux de rémunération : Indemnité quotidienne accordée aux personnes nommées à temps partiel

Nominations aux organismes provinciaux autres que les tribunaux décisionnels et les organismes de réglementation

La rémunération doit être sous forme d’une indemnité quotidienne conforme aux fourchettes indiquées dans l’annexe A, sauf si l’organisme provincial est autorisé par la loi à établir les taux de rémunération.

Tribunaux décisionnels et organismes de réglementation

Les personnes nommées à temps partiel à un tribunal décisionnel ou à un organisme de réglementation reçoivent une indemnité quotidienne calculée au prorata en fonction du taux à temps plein et de 234 jours de travail. Cette rémunération équivaut au taux minimum de la fourchette appropriée de l’annexe B, sauf si l’organisme provincial est autorisé par la loi à établir les taux de rémunération.

3.5.3 Taux de rémunération : Personnes nommées à temps plein

Nominations aux organismes provinciaux autres que les tribunaux décisionnels et les organismes de réglementation

Les taux de rémunération des postes faisant l’objet de nominations à temps plein doivent être approuvés par le CT/CGG à moins de dispositions contraires dans la loi régissant l’organisme provincial.

Tribunaux décisionnels et organismes de réglementation

Les taux de rémunération établis par le gouvernement pour les personnes nommées à temps plein à un tribunal décisionnel ou à un organisme de réglementation sont indiqués à l’annexe B et prend effet aux dates indiquées à l’annexe B.

3.6 Avantages sociaux

Les personnes nommées à temps plein à un tribunal décisionnel ou à un organisme de réglementation ont droit à des avantages sociaux, y compris des vacances, semblables à ceux dont bénéficient les cadres supérieurs de la FPO. De plus, elles sont libres de cotiser ou non au régime de retraite. Celles qui décident de ne pas y cotiser ne sont pas indemnisées en contrepartie. Par ailleurs, les personnes nommées à temps plein n’ont pas droit à une indemnité de départ ou de cessation d’emploi.

Les personnes nommées à temps partiel n’ont pas droit aux avantages sociaux.

3.7 Indemnisation

Les personnes nommées par le gouvernement à un organisme provincial en vertu de la présente directive peuvent être indemnisées pour les demandes de règlement découlant de leurs actions ou omissions liées à l’exécution réelle ou visée de leurs fonctions en tant que personnes nommées pourvu qu’elles aient agi de façon honnête et de bonne foi en vue de servir les intérêts de l’organisme provincial.

Les personnes nommées bénéficiant d’une immunité d’origine législative à l’égard des demandes de règlement découlant de leurs actions ou omissions survenant dans l’exécution, de bonne foi, de leurs fonctions en tant que personnes nommées peuvent être indemnisées pour les frais juridiques engagés pour affirmer ce moyen de défense prévu par la loi.

Les personnes nommées ne seront pas indemnisées si elles ont agi de mauvaise foi, si elles se sont délibérément mal conduites ou si elles ont fait preuve de négligence grave.

3.7.1 Source d’indemnisation

L’indemnisation des personnes nommées par le gouvernement à un organisme provincial :

• soit qui est autorisé à exclure ses actifs et ses revenus du Trésor;
• soit auquel l’article 136 de la Loi sur les sociétés par actions ou l’article 80 de la Loi sur les personnes morales s'applique;
• soit qui est autorisé à indemniser les personnes qui y sont nommées;

est fournie par l’organisme provincial.

L’indemnité accordée aux personnes nommées par le gouvernement à tout autre organisme provincial peut être fournie par le ministre responsable de cet organisme.

L’indemnité accordée par l’organisme provincial ou le ministère doit faire partie d’une catégorie approuvée par le ministre des Finances ou le président du Conseil du Trésor en vertu de l’alinéa 28 (1) b) de la Loi sur l’administration financière.

Le personnel chargé de préparer le genre d’indemnité doit communiquer avec le directeur des services juridiques du ministère des Finances et le directeur des services juridiques du Secrétariat du Conseil du Trésor pour connaître le genre d’indemnité actuel approuvé.

En vertu de la disposition 28 (1) a) de la Loi sur l’administration financière, les ministères doivent obtenir l’approbation du ministre des Finances ou du président du Conseil du Trésor avant d’accorder tout autre genre d’indemnité.

Les personnes nommées par le gouvernement à d’autres entités auxquelles celui-ci a le droit de nommer une minorité des membres pour représenter l’intérêt public peuvent demander directement à cette entité une indemnité conforme au genre d’indemnité accordé normalement. Si cette indemnité n’est pas disponible ou si le genre d’indemnité n’est pas approprié, le ministère responsable de la nomination peut accorder l’indemnité s’il a obtenu au préalable l’approbation écrite du ministre des Finances ou du président du Conseil du Trésor en vertu de l’article 28 de la Loi sur l’administration financière.

3.8 Rôles et responsabilités à l’égard des nominations

3.8.1 Conseil du Trésor/Conseil de gestion du gouvernement

Les responsabilités du Conseil du Trésor et du Conseil de gestion du gouvernement sont les suivantes :

• établir la fourchette ou les taux de rémunération des personnes nommées par le gouvernement, sauf dans les cas où les organismes provinciaux et d’autres entités sont autorisés par la loi à établir les taux de rémunération;
• déterminer la rémunération versée par le gouvernement aux personnes nommées aux nouveaux organismes provinciaux ou à d’autres entités;
• approuver la modification de la rémunération accordée aux personnes nommées;
• approuver la dérogation à toute disposition de la présente directive, notamment en ce qui concerne l’indemnité quotidienne et les taux de rémunération applicables aux personnes nommées à temps plein qui sont supérieurs à ceux prescrits par la présente directive, sauf dans les cas où l’organisme provincial ou une autre entité est autorisé par la loi à établir les taux de rémunération;
• approuver la rémunération de toutes les personnes visées par une nomination de courte durée.

3.8.2 Président du Conseil du Trésor

Le président du Conseil du Trésor est chargé d’approuver les catégories d’indemnités accordées aux personnes nommées par le gouvernement et les indemnités accordées à ces personnes ne faisant pas partie des catégories approuvées en vertu de l’article 28 de la Loi sur l’administration financière.

Le directeur des services juridiques du ministère des Finances et le directeur des services juridiques du Secrétariat du Conseil du Trésor sont chargés de consigner les genres d’indemnités approuvés en vertu de l’article 28 de la Loi sur l’administration financière et de fournir un soutien aux avocats des ministères gouvernementaux et des organismes provinciaux en ce qui concerne les indemnités que l’on propose d’accorder aux personnes nommées par le gouvernement.

3.8.3 Ministres

Les responsabilités des ministres sont les suivantes :

• en collaboration avec les Nominations, être le principal point de contact en ce qui concerne les nominations aux entités dont ils sont responsables;
• obtenir l’approbation du CT/CGG avant de préciser le taux de rémunération d’une personne nommée;
• obtenir au préalable l’approbation écrite du président du Conseil du Trésor ou du ministre des Finances avant d’accorder une indemnité à une personne nommée si cette approbation est requise en vertu de la présente directive et de l’article  28 de la Loi sur l’administration financière parce que l’indemnité ne fait pas partie des catégories approuvées.

3.8.4 Sous-ministres

Les responsabilités des sous-ministres sont les suivantes :

• s’assurer que leur ministre et leur ministère connaissent les exigences de la présente directive;
• justifier, pour le compte de leur ministre, les taux de rémunération applicables aux personnes nommées à des organismes de courte durée et aux conseillers spéciaux, ainsi que les taux de rémunération supérieurs à ceux prévus dans la présente directive;
• fournir aux Nominations les renseignements dont il a besoin pour tenir une liste à jour des taux de rémunération applicables aux personnes nommées aux organismes provinciaux et aux organismes consultatifs de courte durée, ainsi qu’aux conseillers spéciaux, sauf dans les cas où l’organisme provincial ou l’autre entité est autorisé par la loi à établir les taux de rémunération.
• Aider les ministres et les bureaux des ministres à surveiller et à suivre les postes vacants à venir et existants au sein des conseils d’administration, en particulier lorsqu’il existe un nombre minimum de membres prévu par la loi et pour maintenir le quorum.

3.8.5 Secrétariat du Conseil du Trésor

En collaboration avec les Nominations, le SCT s’acquitte des responsabilités suivantes :

• fournir aide et conseils aux ministères en ce qui concerne le processus de rémunération des personnes exerçant une fonction précise et la présentation des documents requis au CT/CGG;
• fournir aide et conseils aux ministères en ce qui concerne la rémunération appropriée des personnes nommées.

3.8.6 Bureau du Conseil des ministres

La responsabilité du Bureau du Conseil des ministres est la suivante :

• s'assurer que les décrets de nomination et de rémunération sont mis à la disposition du public sur un site Web du gouvernement.

3.8.7 Secrétariat des nominations

Les responsabilités des Nominations sont les suivantes :

• donner des conseils aux ministres et aux sous-ministres au sujet du processus de nomination et de la rémunération des personnes nommées;
• tenir une liste de toutes les personnes nommées par le gouvernement et aider les ministères à surveiller et à suivre les postes vacants à venir et existants;
• tenir une liste des taux de rémunération accordés aux personnes nommées par le gouvernement aux organismes provinciaux et aux autres entités, sauf dans les cas où un organisme provincial ou une autre entité est autorisé par la loi à établir les taux de rémunération;
• superviser le processus des nominations publiques afin que tous les documents requis soient présentés avant une nomination, y compris le profil complet du Secrétariat des nominations, la Déclaration de renseignements personnels et de conflits d’intérêts pour les candidats à une nomination dans le secteur public, l’évaluation des conflits d’intérêts effectuée par le ministère responsable et le rapport de vérification du casier judiciaire;
• coordonner la formation des personnes nommées.

3.8.8 Présidents des organismes provinciaux

Le président d’un organisme provincial est chargé d’informer toutes les personnes nommées et le personnel de leur organisme des exigences de la présente directive.

Le président doit utiliser la matrice des compétences et la stratégie de recrutement de l’organisme pour informer le ministre de toute lacune en matière de compétences au sein du conseil d’administration et pour fournir des recommandations en matière de nomination ou de renouvellement de mandat, y compris en conseillant le ministre sur la présence et le rendement des personnes nommées.

3.8.9 Directeurs généraux des organismes provinciaux

Le directeur général d’un organisme provincial doit veiller à ce que toutes les indemnités accordées par leur organisme aux personnes qui y ont été nommées soient conformes à la présente directive et à l’article 28 de la Loi sur l’administration financière.Le directeur général est également chargé de conseiller le président sur toute lacune en matière de compétences au sein du conseil d’administration.

Annexe A : Indemnités quotidiennes applicables aux organismes provinciaux régis par un conseil d’administration et aux organismes consultatifs

La rémunération accordée aux personnes nommées à temps partiel (excluant les personnes nommées aux tribunaux décisionnels et aux organismes de réglementation) doit être conforme aux fourchettes suivantes :

Annexe B : Rémunération des personnes nommées aux tribunaux décisionnels et aux organismes de réglementation

Les personnes nommées pour exercer des fonctions le 1er janvier 2018 ou après seront rémunérées conformément au tableau ci-dessous :

1. Sous réserve du paragraphe 2 ci-dessous, qu’il s’agisse de la nomination initiale ou de la reconduction du mandat, les taux de rémunération des personnes nommées à temps plein sont conformes aux fourchettes définies pour le Groupe des cadres supérieurs selon la durée du mandat, comme suit :
   • Deux premières années – taux minimum de la fourchette ci-dessus;
   • Trois années suivantes – taux médian de la fourchette ci-dessus;
   • Cinq dernières années – taux maximal de la fourchette ci-dessus.
2. En dépit le paragraphe 1, une personne nommée à temps plein qui est nommée à un tribunal décisionnel ou un organisme de réglementation différent sera, une fois nommée à ce tribunal décisionnel ou à cet organisme de réglementation, rémunérée au tarif de rémunération applicable à son dernier mandat terminé, si ce tarif était plus élevé et si l’une des conditions suivantes est remplie :
   1. à la fin de ce dernier mandat terminé, elle avait déjà été nommée conjointement à un autre tribunal décisionnel ou à un autre organisme de réglementation qui offrirait un tarif de rémunération inférieur selon la durée du mandat;
   2. elle est nommée au même poste (c’est-à-dire membre, vice-président, président ou président associé) dans un tribunal décisionnel ou un organisme de réglementation différent, dans les douze mois de la fin de ce dernier mandat terminé.
      Dans ce cas, le tarif de rémunération le plus élevé offert dans le cadre du dernier mandat terminé, le cas échéant, continuera de s’appliquer jusqu’à ce qu’il soit rattrapé par le taux applicable aux deux premières années, aux trois années suivantes ou aux cinq dernières années de la nomination conjointe ou de la nouvelle nomination.
3. Au cas où une personne nommée à temps partiel est conjointement nommée à plus d’un tribunal décisionnel ou organisme de réglementation, les restrictions suivantes s’appliquent :
   0. Les personnes nommées qui ont été nommées à un poste à temps plein n’ont droit qu’à la rémunération associée à leur nomination à temps plein;
   1. Les personnes nommées qui ont été nommées à plus d’un poste à temps partiel ont droit à la rémunération associée à chacune de leur nomination, à condition qu’une seule rémunération sur une base journalière ne soit versée à l’égard d’un jour civil.