Directive concernant les organismes et les nominations

Introduction

La Directive concernant les organismes et les nominations est une directive du Conseil de gestion du gouvernement émise en vertu de la Loi sur le Conseil de gestion du gouvernement.

Les organismes provinciaux fournissent des biens ou des services et font partie du gouvernement, mais non d’un ministère. Ils sont dirigés par des personnes qui y sont nommées par le gouvernement. On s'attend à ce qu'ils fournissent des services d’excellente qualité au public. Le modèle de gestion des organismes provinciaux procure la souplesse opérationnelle nécessaire.

Un ministre ou le lieutenant-gouverneur en conseil peut établir des organismes consultatifs de courte durée et des postes de conseiller spécial pour obtenir des conseils d’experts ou des recommandations sur une question précise. Ces organismes et ces postes ne sont pas régis par le cadre de responsabilisation applicable aux organismes provinciaux.

Les personnes nommées par le gouvernement doivent exécuter des tâches précises et rendre des comptes à un ministre. De plus, elles doivent s'acquitter de leurs fonctions de façon professionnelle, éthique et compétente, et elles doivent éviter tout conflit d’intérêts réel ou perçu.

Objet

La présente directive établit des règles applicables à ce qui suit :

• les organismes provinciaux;
• les organismes consultatifs de courte durée et les conseillers spéciaux;
• les nominations par le gouvernement;
• la rémunération.

Elle comprend trois parties :

• la 1^re partie énonce les exigences applicables aux organismes provinciaux;
• la 2^e partie énonce les exigences applicables aux organismes consultatifs de courte durée et aux conseillers spéciaux;
• la 3^e partie énonce les exigences régissant les nominations et la rémunération.

Application et portée

L’application et la portée de la directive ne sont pas les mêmes dans les trois parties.

1^re partie : Organismes provinciaux

Cette partie de la directive s'applique à tous les ministères et organismes provinciaux.

La 1^re partie énonce ce qui suit :

• les exigences à respecter pour établir, modifier (p. ex., modification du mandat), fusionner et dissoudre des organismes provinciaux;
• le cadre de responsabilisation des organismes provinciaux indiquant le rôle de ces organismes, des ministères responsables et du Conseil du Trésor/Conseil de gestion du gouvernement (CT/CGG);
• une approche de gestion de la surveillance des organismes provinciaux axée sur les risques.

2^e partie : Organismes consultatifs de courte durée et conseillers spéciaux

Cette partie de la directive s’applique à tous les ministères et à toutes les personnes nommées ou renommées par le gouvernement pour une période maximale de trois ans pour donner des conseils ou formuler des recommandations à un ministre ou au premier ministre^{footnote 1[1]}.

La 2^e partie énonce les exigences applicables à ce qui suit :

• la création d’organismes consultatifs de courte durée;
• la nomination et la rémunération d’une ou de plusieurs personnes nommées à un organisme consultatif de courte durée;
• la nomination de conseillers spéciaux;
• le cadre de responsabilisation des organismes consultatifs de courte durée et des conseillers spéciaux.

3^e partie : Nominations gouvernementales et rémunération

Cette partie de la directive s'applique à tous les ministères et à toutes les personnes nommées ou renommées par le gouvernement pour remplir une fonction, quelle qu'elle soit, en son nom, à l’exception des personnes décrites dans la 2^e partie de la directive qui siègent à un organisme consultatif de courte durée ou jouent le rôle de conseillers spéciaux. Cela comprend les personnes nommées par le lieutenant-gouverneur en conseil ou un ministre à un organisme provincial ou à une autre entité en vertu d’une loi ministérielle ou autre ou de la prérogative royale.

La 3^e partie énonce les exigences applicables à la nomination et à la rémunération de toutes les personnes nommées par le gouvernement qui :

• rendent des comptes à un ministre du gouvernement de l’Ontario, autres que les personnes décrites dans la 2^e partie de la présente directive;
• siègent à un organisme provincial;
• siègent à d’autres entités et ne relèvent pas directement d’un ministre du gouvernement de l’Ontario (p. ex., une commission des services policiers ou une administration portuaire).

Cette partie ne s'applique pas aux personnes ayant un emploi en vertu de la partie III de la Loi de 2006 sur la fonction publique de l’Ontario (LFPO) qui, en plus d’occuper un emploi, ont été nommées par le gouvernement, à moins d’indication contraire.

1^re partie – Organismes provinciaux

1.1 Résumé – Cadre de responsabilisation et exigences obligatoires

La responsabilité du ministre à l’égard d’un organisme provincial ne peut être déléguée. Toutefois, la surveillance de cet organisme peut être confiée à des fonctionnaires compétents. Conformément à ce principe, le CT/CGG ou le ministre peut demander un examen fondé sur les risques de n'importe quel organisme provincial.

Le CT/CGG doit superviser les activités ministérielles de surveillance et de conformité visant les organismes régis par un conseil d’administration, les tribunaux décisionnels et les organismes de réglementation sans conseil d’administration.

Les exigences de surveillance du CT/CGG applicables aux organismes consultatifs sont moins strictes, car ceux-ci ont des pouvoirs et une autorité limités et présentent moins de risques.

Le cycle de responsabilisation des organismes provinciaux comprend les étapes suivantes :

• définir les attentes et gérer des mesures cohérentes;
• élaborer des protocoles d’entente et des plans d’activités efficaces;
• surveiller le rendement, évaluer les risques et présenter un rapport annuel à ce sujet;
• prendre des mesures fondées sur les résultats.

Le tableau suivant résume les exigences obligatoires applicables aux trois types d’organismes provinciaux.

1.2 Organismes provinciaux – Détails du cadre de responsabilisation et exigences

Les organismes provinciaux fournissent des biens ou des services et font partie du gouvernement, mais non d’un ministère. Ils sont dirigés par des personnes qui y sont nommées par le gouvernement. On s'attend à ce qu'ils fournissent des services d’excellente qualité au public. Le modèle de gestion des organismes provinciaux procure la souplesse opérationnelle nécessaire.

1.3 Principes

Les organismes provinciaux rendent des comptes au gouvernement par l’entremise du ministre qui en est responsable. Ils doivent utiliser les ressources publiques de manière efficace et efficiente afin de remplir leur mandat, qui est défini dans leur acte constitutif.

Une bonne gouvernance et des pratiques de responsabilisation applicables aux ministères et aux organismes provinciaux sont essentielles. La transparence est un autre facteur important. C'est pourquoi les documents sur la gouvernance et les renseignements sur les dépenses sont publiés. Grâce à une communication ouverte entre les organismes provinciaux et le ministère dont ils relèvent, les parties comprennent bien les attentes et peuvent gérer les risques et les enjeux qui se présentent.

Les ministères qui désirent utiliser le modèle de gestion des organismes provinciaux doivent en démontrer la nécessité au CT/CGG.

Les organismes provinciaux ayant des responsabilités opérationnelles et les ministères doivent établir un équilibre entre le besoin de souplesse opérationnelle de l’organisme et la nécessité pour le ministre de rendre des comptes au sujet de l’organisme devant le Conseil des ministres et l’Assemblée législative.

Pour les organismes provinciaux ayant un pouvoir décisionnel et des responsabilités réglementaires, la prise de décisions impartiales est une exigence absolue.

Quant à eux, les organismes consultatifs provinciaux sont chargés de donner des conseils et de formuler des recommandations au gouvernement.

La responsabilité du ministre à l’égard d’un organisme provincial ne peut être déléguée. Toutefois, la surveillance de cet organisme peut être confiée à des fonctionnaires compétents.

Seuls les pouvoirs dont l’organisme provincial a besoin pour remplir son mandat et fournir des programmes et des services lui sont conférés. Tous les organismes provinciaux fournissent des services d’excellente qualité au public. De plus, on s'attend à ce qu'ils se conforment à toutes les mesures législatives, directives et politiques pertinentes.

1.4 Caractéristiques d’un organisme provincial

Les caractéristiques d’un organisme provincial sont les suivantes :

• il est établi par le gouvernement à l’aide d’un acte constitutif (en vertu d’une loi, d’un décret ou d’un règlement);
• il rend des comptes à un ministre sur la façon dont il s'acquitte de ses obligations légales, gère ses ressources et se conforme à ses normes de prestation de services;
• la plupart des personnes qui y sont nommées le sont par le gouvernement;
• sur le plan organisationnel, il fait partie du gouvernement de l’Ontario, mais non d’un ministère;
• le gouvernement lui confie la responsabilité d’exercer une fonction publique ou de fournir des services au public en exerçant un pouvoir décisionnel ou réglementaire, en se livrant à des activités opérationnelles ou en donnant des conseils.

1.5 Types d’organismes provinciaux

Il y a trois types d’organismes provinciaux :

1. les organismes régis par un conseil d’administration;
2. les organismes qui ne sont pas régis par un conseil d’administration (tribunaux décisionnels, organismes de réglementation et autres organismes non régis par un conseil d’administration);
3. les organismes consultatifs.

1.5.1 Organismes régis par un conseil d’administration

Ce type d’organisme provincial est autorisé à prendre des décisions opérationnelles. Par conséquent, son conseil d’administration a un pouvoir décisionnel.

Ces organismes provinciaux ont l’autorité financière et opérationnelle de se livrer aux activités nécessaires pour remplir leur mandat. Leur conseil d’administration rend des comptes au ministre sur la façon dont l’organisme a rempli son mandat et le président représente le conseil auprès du ministre.

Un grand nombre de ces organismes provinciaux ont leurs propres employés et leur propre structure organisationnelle et n'ont pas besoin de l’aide d’un ministère à cet égard.

Les personnes nommées à ces organismes ont une obligation de diligence à l’endroit de leur organisme et doivent donc faire preuve d’honnêteté et de bonne foi et servir les intérêts de l’organisme.

Les organismes provinciaux régis par un conseil d’administration ont quatre fonctions :

Entreprise opérationnelle

• Vend des biens ou des services au public (y compris, mais pas nécessairement, en livrant concurrence au secteur privé).
• Touche des revenus de ses activités commerciales, mais peut aussi recevoir des fonds du Trésor.

Service opérationnel

• Fournit des biens ou des services au public, généralement gratuitement ou à faible coût.
• Financé surtout par le Trésor.

Organisme fiduciaire

• Administre des fonds ou d’autres actifs pour le compte de bénéficiaires nommés dans une loi (ces fonds ou autres actifs n'appartiennent pas au gouvernement).
• Est entièrement responsable de ses opérations.
• N'est pas financé par le Trésor.

Organisme de réglementation (doté d’un conseil d’administration)

• Est autorisé à prendre ses propres décisions dans un secteur désigné comme les inspections, les enquêtes, les poursuites, l’agrément, la délivrance de permis et l’établissement de tarifs. Ces décisions peuvent limiter, encourager ou rectifier la conduite, les pratiques, les obligations, les droits et les responsabilités d’une personne, d’une entreprise ou d’une personne morale.
• S'autofinance.

Remarque : Un grand nombre d’organismes de réglementation n'ont pas de conseil d’administration.

1.5.2 Organismes sans conseil d’administration (tribunaux décisionnels, organismes de réglementation et autres organismes non régis par un conseil d’administration)

La principale caractéristique de ces organismes est le fait qu’ils ne sont pas autorisés à prendre leurs propres décisions opérationnelles. Les ministères doivent leur fournir le soutien opérationnel dont ils ont besoin.

De petits services opérationnels non régis par un conseil d’administration ont été établis dans le passé.

Tribunaux décisionnels

• Ils prennent des décisions exécutoires de façon autonome et impartiale afin de régler les différends au sujet des obligations, des droits et des responsabilités d’une personne, d’une entreprise ou d’une personne morale définis dans des politiques, des règlements et des lois.
• Les personnes nommées à ces tribunaux doivent avoir de l’expérience ou des connaissances ou avoir suivi une formation dans le domaine où œuvre le tribunal, y compris les pratiques décisionnelles. Elles sont nommées à l’issue d’un concours fondé sur le mérite.
• Les présidents et les vice-présidents doivent s'acquitter de responsabilités en matière de gouvernance des organismes provinciaux.
• Toutes les personnes qui y sont nommées peuvent remplir les fonctions d’arbitres.
• Les tribunaux reçoivent un soutien administratif du ministère et ne sont pas autorisés à s'occuper des fonctions liées aux ressources humaines en vertu des exigences applicables aux entités ne faisant pas partie de la fonction publique de l’Ontario (FPO).
• La majeure partie du financement des tribunaux provient du Trésor.
• Les droits exigés sont établis conformément aux mesures législatives et autres.
• Les tribunaux décisionnels sont également régis par la Loi de 2009 sur la responsabilisation et la gouvernance des tribunaux décisionnels et les nominations à ces tribunaux(LRGTDNT), et doivent se conformer à cette loi ainsi qu’à la présente directive.

Organismes de réglementation (sans conseil d’administration)

• Ils prennent des décisions de façon autonome dans leurs secteurs respectifs comme les inspections, les enquêtes, les poursuites, l’agrément, la délivrance de permis et l’établissement de tarifs.
• Les personnes qui y sont nommées ne constituent pas un conseil d’administration. L’organisme bénéficie du soutien administratif du ministère.
• Leurs décisions peuvent limiter, encourager ou rectifier la conduite, les pratiques, les obligations, les droits et les responsabilités d’une personne, d’une entreprise ou d’une personne morale.
• Les présidents et les vice-présidents doivent s'acquitter de responsabilités en matière de gouvernance des organismes provinciaux.
• Toutes les personnes qui y sont nommées peuvent être chargées de la réglementation.
• La majeure partie du financement des organismes de réglementation provient du Trésor.
• Les droits exigés sont établis conformément aux mesures législatives et autres.

1.5.3 Organismes consultatifs

La principale caractéristique des organismes consultatifs est de fournir des conseils à un ministre ou au premier ministre. Ils sont formés d’une ou de plusieurs personnes nommées par le gouvernement. Ces organismes provinciaux sont établis pour plus de trois ans.

Les fonctions administratives des organismes consultatifs sont remplies par le ministère responsable. Les organismes consultatifs ont uniquement pour but de donner des conseils ou de formuler des recommandations dans les domaines précisés dans leur mandat.

1.6 Cadre de responsabilisation des organismes provinciaux

Les organismes provinciaux font partie du gouvernement. Leur cadre de responsabilisation est le suivant.

La responsabilité du ministre à l’égard d’un organisme provincial ne peut être déléguée. Toutefois, la surveillance de cet organisme peut être confiée à des fonctionnaires compétents. Conformément à ce principe, le CT/CGG ou le ministre peut demander un examen fondé sur les risques de n'importe quel organisme provincial.

Le CT/CGG doit superviser les activités ministérielles de surveillance et de conformité visant les organismes régis par un conseil d’administration, les tribunaux décisionnels et les organismes de réglementation sans conseil d’administration.

Le CT/CGG doit superviser les activités ministérielles de surveillance et de conformité visant les organismes consultatifs de façon moins stricte, car ceux-ci ont des pouvoirs et une autorité limités et présentent moins de risques.

Le cycle de responsabilisation des organismes provinciaux non consultatifs comprend les étapes suivantes :

• définir les attentes;
• élaborer des protocoles d’entente et des plans d’activités efficaces;
• gérer les mesures prises en fonction des attentes;
• surveiller le rendement, évaluer les risques et présenter un rapport annuel à ce sujet;
• prendre des mesures fondées sur les résultats.

1.7 Gestion axée sur les risques et responsabilisation des organismes provinciaux

Le gouvernement de l’Ontario utilise une approche axée sur les risques pour gérer les organismes provinciaux. Par conséquent, ces organismes doivent se servir d’un cadre de gestion des risques pour prendre leurs décisions opérationnelles. De plus, ils doivent s'assurer que les fonds sont dépensés de façon efficace et efficiente et aux fins visées.

Les pratiques de gestion axées sur les risques permettent d’assurer une surveillance, une discipline et un contrôle optimaux. Ainsi, les ministères et les organismes provinciaux peuvent gérer les risques en fonction de l’évolution de la conjoncture. Ces pratiques permettent également d’effectuer une évaluation adéquate.

La gestion des risques aide les ministères et les organismes provinciaux à repérer les risques, à déterminer leur exposition à ces risques et à élaborer des plans d’action permettant aux organismes provinciaux d’atteindre leurs objectifs opérationnels.

Plus grand est le risque que présente un organisme provincial, y compris en ce qui concerne le degré d’intérêt public et l’obligation de gestion financière, plus il faut le surveiller de près pour atténuer ce risque.

1.8 Établissement, modification, fusion et dissolution d’organismes provinciaux

L’établissement, la modification importante (p. ex., modification du mandat) et la dissolution des organismes provinciaux doivent être examinés et approuvés par le CT/CGG. La création d’une entité auxiliaire d’un organisme provincial et l’acquisition d’intérêts majoritaires dans un organisme provincial existant doivent elles aussi être approuvées par le CT/CGG.

Avant de préparer leurs documents à l’intention du CT/CGG et le cas échéant, les ministères doivent déterminer le caractère approprié (p. ex., en fonction du type d’organisme, du mandat) de l’inclusion d’une clause d’extinction dans l’acte constitutif de l’organisme.

Les exigences obligatoires applicables à l’établissement, à la modification importante (p. ex., modification du mandat) et à la dissolution des organismes provinciaux sont les suivantes :

• dossier d’analyse;
• ébauche ou copie de l’acte constitutif;
• ébauche d’un protocole d’entente conforme aux exigences de la présente directive (ne s’applique pas à la dissolution ou à la modification d’un organisme);
• liste des directives applicables du CT/CGG (ne s’applique pas à la dissolution ou à la modification d’un organisme).

Les modifications des organismes provinciaux devant être approuvées par le CT/CGG comprennent les propositions relatives à ce qui suit  :

• la fusion;
• la dissolution;
• l’élargissement ou la modification du mandat qui est conforme aux objets de l’acte constitutif;
• la modification de la composition du conseil d’administration;
• la modification des pouvoirs;
• la modification du cadre de gouvernance et de responsabilisation.

Voir la section 1.9.13 pour en savoir plus.

1.9 Détails des exigences obligatoires

1.9.1 Protocole d’entente

La présente section s'applique :

• aux organismes régis par un conseil d’administration;
• aux organismes non régis par un conseil d’administration.

Le président et le ministre d’un organisme doivent conclure un protocole d’entente administratif décrivant le cadre de responsabilisation ainsi que les rôles et les responsabilités de chaque partie.

Le protocole d’entente d’un organisme provincial régi par un conseil d’administration doit comprendre des sections portant sur les points suivants :

• objet;
• définitions;
• personnalité morale et statut d’agent de la Couronne;
• mandat;
• applicabilité générale des directives et politiques du gouvernement;
• conflit d’intérêts;
• processus d’examen et de modification;
• cadre de responsabilisation précisant le rôle des entités suivantes :
  • ministre,
  • sous-ministre,
  • conseil d’administration,
  • président,
  • directeur général;
• consultation et communications, y compris les relations avec les médias, les rapports et les publications;
• rapports à présenter, y compris les évaluations du rendement, le plan d’activités annuel, les rapports annuels et les rapports financiers;
• audits;
• arrangements financiers, y compris le financement de l’organisme provincial, le recouvrement des fonds non dépensés, les actifs et la TVH à payer;
• ententes conclues avec des tiers;
• modalités d’approvisionnement;
• arrangements administratifs;
• dotation en personnel, rémunération et nominations;
• propriété intellectuelle;
• normes de prestation de services;
• création, collecte, maintien et élimination des dossiers;
• obligation d’assurance.

Le protocole d’entente des tribunaux décisionnels et des organismes de réglementation doit comprendre toutes les sections pertinentes, selon la relation administrative établie avec le ministère.

Pour les tribunaux décisionnels assujettis à la LRGTDNT, le protocole d’entente doit contenir tous les renseignements exigés par la Loi.

Approbations

Une fois l’organisme provincial établi, le CT/CGG doit approuver l’ébauche initiale du protocole d’entente.

Si le ministre ou le président de l’organisme provincial change, les parties doivent soit signer une lettre de confirmation et la joindre au protocole d’entente, soit signer le protocole d’entente existant dans un délai de six mois.

Les modifications apportées au protocole d’entente en raison d’une politique antérieure et des approbations du CT/CGG peuvent être intégrées au protocole d’entente. Le ministère devrait demander l’avis du personnel du Secrétariat du Conseil du Trésor au sujet des modifications proposées aux protocoles d’entente.

En général, le protocole d’entente ne constitue pas un contrat au sens de la loi que les tribunaux peuvent exécuter. Il s'agit plutôt d’un arrangement administratif important qui aide les parties à comprendre leur rôle et leurs responsabilités respectifs.

Le protocole d’entente doit être signé dans les trois mois suivant son approbation par le CT/CGG ou, dans le cas d’un nouvel organisme provincial, dans les trois mois suivant le début de ses activités. Le protocole d’entente sera signé par le président de l’organisme, puis par le ministre responsable. L’original du protocole d’entente doit être conservé par la Direction des services juridiques du ministère. Une copie du protocole d’entente dûment signé est mise à la disposition du public sur le site Web du gouvernement ou de l’organisme provincial dans les 30 jours civils suivant sa signature par le ministre.

Seuls le ministre responsable et le président de l’organisme signent le protocole d’entente afin d’éviter toute confusion quant à la personne qui, en fin de compte, est chargée d’exécuter ses dispositions.

Exigences légales

Les organismes provinciaux doivent satisfaire à toutes les exigences légales. Plusieurs lois, notamment les suivantes, exigent que les organismes provinciaux y soient énumérés pour qu'elles s'appliquent à eux :la LFPO; la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée et la LRGTDNT.

De plus, d’autres lois n'exigent pas que les organismes provinciaux soient énumérés dans les règlements, mais imposent des exigences précises, notamment la Loi sur l’administration financière et la Loi sur les services en français.

Applicabilité des directives gouvernementales aux organismes provinciaux

Chaque directive du CT/CGG comprend une section qui précise à quelles entités elle s’applique et quelle en est la portée. Une directive peut indiquer qu’elle s’applique précisément aux organismes provinciaux ou à un type d’organismes provinciaux.

Toutes les directives du CT/CGG et de la Commission de la fonction publique données en application de la LFPO s’appliquent lorsqu’un organisme provincial a été désigné comme étant un organisme public rattaché à la Commission en vertu de cette loi. Pour plus de renseignements, consulter la Loi et les documents connexes.

Les organismes provinciaux qui administrent les programmes de paiements de transfert doivent respecter les exigences de la Directive sur l’obligation de rendre compte en matière de paiements de transfert, qui régit la mise en œuvre de ces programmes et le lien entre l’organisme de financement et le bénéficiaire du paiement de transfert.

Directives s'appliquant aux tribunaux décisionnels et aux organismes de réglementation sans conseil d’administration

Toutes les directives gouvernementales s'appliquent aux tribunaux décisionnels et aux organismes de réglementation sans conseil d’administration, car ceux-ci sont administrés par les ministères, qui sont assujettis à ces directives.

Pour plus de renseignements, voir le document intitulé Guide to Developing a Memorandum of Understanding for Provincial Agencies et le modèle de protocole d’entente.

1.9.2 Lettres de mandat des organismes

La présente section s'applique aux organismes régis par un conseil d’administration.

Les ministres doivent fournir une lettre de mandat à tous les organismes de leur portefeuille régis par un conseil d’administration. La lettre de mandat est un élément de correspondance annuelle envoyé par le ministre responsable d’un organisme régi par un conseil d’administration au président de l’organisme, dans laquelle il décrit ses attentes générales à l’égard des priorités en matière de service et de rendement pour l’exercice à venir.

La lettre devrait énoncer des attentes de haut niveau qui sont réalisables et conformes au mandat législatif ou à l’acte constitutif de l’organisme. Ces attentes devraient porter sur la totalité ou une partie des éléments que l’organisme est censé couvrir dans son plan d’activités et son rapport annuel. Les fonctionnaires devraient travailler en collaboration avec le personnel du cabinet de leur ministre et leurs homologues au sein des organismes du portefeuille afin d’élaborer un produit approprié. Pour appuyer les ministères, le Secrétariat du Conseil du Trésor fournira une liste de priorités gouvernementales pour le secteur des organismes en vue de la prochaine année. Ces attentes doivent être énoncées dans les lettres de mandat, le cas échéant, en plus des attentes propres à l’organisme déterminées par le ministère. La lettre de mandat ne doit pas être à ce point détaillée ou normative que le ministre se retrouve à assumer les responsabilités du conseil en ce qui a trait à l’orientation stratégique ou à la gestion de l’organisme.

Les ministères devraient consulter les organismes touchés et envoyer la lettre de mandat en temps utile pour influencer et éclairer la préparation du plan d’activités annuel et, quoi qu'il en soit, au plus tard 180 jours civils avant le début du prochain exercice.

Les lettres de mandat des organismes doivent être mises à la disposition du public sur un site Web du gouvernement ou de l’organisme provincial en même temps que le plan d’activités de l’organisme.

1.9.3 Plan d’activités des organismes régis par un conseil d’administration

Tous les organismes provinciaux régis par un conseil d’administration doivent présenter un plan d’activités annuel au ministre responsable aux fins d’approbation au plus tard un mois avant le début de l’exercice de l’organisme provincial. De plus, le plan d’activités annuel doit être présenté au directeur général de l’administration du ministère ou au cadre désigné au plus tard trois mois avant le début de l’exercice de l’organisme provincial. Pour aider le ministre à s’acquitter de sa responsabilité à l’égard d’un organisme provincial, les fonctionnaires doivent faire preuve de diligence lorsqu’ils reçoivent un plan d’activités avant de lui recommander de le signer. Tout plan d’activités doit être présenté au ministre responsable aux fins de signature; il est considéré comme valide uniquement lorsqu’il a été approuvé par le ministre et que cette approbation a été consignée par écrit. Le plan d’activités couvre une période d’au moins trois ans et est préparé tous les ans. Les organismes provinciaux doivent mettre leur plan à la disposition du public en l’affichant sur leur site Web ou celui du gouvernement dans les 30 jours civils suivant son approbation par le ministre.

Tous les plans d’activités des organismes provinciaux régis par un conseil d’administration doivent comprendre ce qui suit :

• mandat;
• orientation stratégique;
• aperçu des programmes et des activités actuels et futurs;
• ressources nécessaires pour remplir le mandat et respecter l’orientation stratégique;
• stratégies d’identification, d’évaluation et d’atténuation des risques;
• analyse environnementale;
• nombre d’employés, incidence du plan d’activités sur les ressources humaines, stratégie de rémunération, avantages sociaux et comparaison avec d’autres organismes du secteur public;
• mesures et cibles de rendement pour les trois années couvertes par le plan d’activités;
• budget pour les trois années couvertes par le plan (y compris les dépenses de fonctionnement proposées et les revenus prévus);
• initiatives réalisées en collaboration avec des tiers comme d’autres ordres de gouvernement ou des fondations sans but lucratif;
• plan de mise en œuvre;
• plan de communication;
• réponse aux attentes énoncées dans la lettre de mandat.

Pour plus de renseignements, voir le document intitulé Guide to Developing Provincial Agency Business Plans.

1.9.4 Plan d’activités des organismes non régis par un conseil d’administration

Tous les tribunaux décisionnels et les organismes de réglementation doivent présenter un plan d’activités annuel au ministre responsable aux fins d’approbation et de signature. Ce plan est considéré comme valide uniquement lorsqu'il a été approuvé par le ministre et que cette approbation a été consignée par écrit. Le plan d’activités couvre une période d’au moins trois ans et est préparé tous les ans.

Le plan d’activités doit comprendre ce qui suit :

• une description détaillée du mandat;
• le budget proposé pour une période de trois ans;
• le nombre d’employés, exprimé en équivalents temps plein, au début de la période de trois ans;
• les mesures de rendement qui seront utilisées pour évaluer l’efficacité et l’efficience;
• les objectifs annuels de rendement pour la période de trois ans;
• tout autre contenu exigé par la loi.

Ces exigences sont conformes à celles de la LRGTDNT. Pour aider le ministre à s’acquitter de ses responsabilités, les fonctionnaires doivent faire preuve de diligence lorsqu’ils reçoivent un plan d’activités avant de lui recommander de le signer. De plus, le plan d’activités annuel doit être présenté au directeur général de l’administration du ministère ou à un cadre équivalent au plus tard trois mois avant le début de l’exercice de l’organisme provincial.

Pour plus de renseignements, voir le document intitulé Guide to Developing Provincial Agency Business Plans.

1.9.5 Examen du mandat

La présente section s’applique à tous les organismes provinciaux.

Les ministères doivent effectuer un examen du mandat des organismes provinciaux visés par la présente directive au moins une fois tous les six ans. Les tribunaux décisionnels prescrits doivent faire l’objet de cet examen, tel qu’exigé par la LRGTDNT (également tous les six ans).

Le mandat établit les paramètres que l’organisme provincial doit respecter pour s'acquitter de ses responsabilités ou fournir des services.

Le mandat est défini dans un acte constitutif et réitéré dans le protocole d’entente. La portée et l’étendue de l’examen du mandat dépendent de la structure et de la complexité de l’organisme provincial en cause. Quelle que soit la complexité de l’organisme, l’examen du mandat doit porter sur les questions suivantes :

1. si l’organisme provincial se livre aux activités prévues par son mandat;
2. la question de savoir si le mandat demeure conforme aux objectifs et aux priorités du gouvernement de l’Ontario;
3. si l’organisme provincial est le mieux placé pour remplir une partie ou la totalité des fonctions ou si un ministère, un autre organisme provincial ou une autre entité devrait s’en charger;
4. s’il existe des possibilités de réaliser des économies à court et à long terme;
5. si le maintien de l’organisme dans sa forme actuelle est durable à long terme;
6. toute autre question précisée dans une directive ou définie par le CT/CGG.

L’examen du mandat n’est pas une vérification de l’optimisation des ressources, ne peut s’y substituer et ne remplace pas un audit des états financiers ou autre d’un organisme provincial pouvant être exigé. Les ministères doivent s’assurer que tous les examens des mandats sont effectués de manière objective.

Lorsqu'il détermine à quel moment il effectuera un examen du mandat, le ministère doit tenir compte des points suivants :

• les résultats des évaluations des risques;
• les modifications apportées récemment aux orientations stratégiques du gouvernement ou du ministère ayant une incidence directe sur l’organisme;
• la possibilité de regrouper des organismes provinciaux semblables ayant un mandat semblable;
• les délais prévus par la loi pour l’examen du mandat ou toute autre exigence connexe;
• l’orientation donnée par le CT/CGG;
• tout autre critère pertinent.

Les résultats de l’examen du mandat doivent être présentés au CT/CGG aux fins d’approbation pour l’aider à déterminer si l’organisme provincial est toujours le mieux placé pour fournir les services décrits dans son mandat. Le CT/CGG peut décider de conserver, de dissoudre ou de modifier un organisme provincial ou d’en accroître l’efficacité. Il peut être nécessaire de modifier une mesure législative pour mettre en œuvre une telle décision.

Pour plus de renseignements, voir le document intitulé Guide to Provincial Agency Mandate Reviews.

1.9.6 Évaluation des risques et rapports connexes

La présente section s'applique :

• aux organismes régis par un conseil d’administration;
• aux organismes non régis par un conseil d’administration.

Les ministres et les ministères doivent collaborer avec les organismes provinciaux dont ils sont responsables pour assurer une gestion efficace des risques et rendre des comptes à ce sujet.

Voici les exigences applicables aux évaluations des risques (voir également la Directive sur la gestion globale des risques) :

Pour les organismes régis par un conseil d’administration

L’organisme doit :

• cerner et évaluer les risques et adopter des plans appropriés de gestion des risques;
• conserver un dossier des évaluations et des plans de gestion des risques;
• remettre au ministère les évaluations et les plans de gestion des risques, y compris les renseignements à l’appui et les analyses nécessaires pour assurer l’élaboration des rapports trimestriels du CT/CGG concernant les risques, ainsi que la conformité aux autres exigences gouvernementales relatives aux rapports à présenter concernant la gestion des risques.

Le ministère doit :

• évaluer activement les risques auxquels s’expose l’organisme provincial;
• remettre chaque trimestre au Secrétariat du Conseil du Trésor un rapport sur chaque risque jugé élevé du point de vue du ministère, y compris une description de chaque risque élevé, la raison pour laquelle il est élevé et le plan adopté pour le gérer.

Pour les organismes non régis par un conseil d’administration

L’organisme doit :

• collaborer avec le ministère pour cerner et évaluer les risques.

Le ministère doit :

• en consultation avec le président de l’organisme, cerner et évaluer les risques, et adopter des plans appropriés de gestion des risques;
• conserver un dossier des évaluations et des plans de gestion des risques;
• évaluer activement les risques auxquels s’expose l’organisme provincial;
• remettre chaque trimestre au Secrétariat du Conseil du Trésor un rapport sur chaque risque jugé élevé du point de vue du ministère, y compris une description de chaque risque élevé, la raison pour laquelle il est élevé et le plan adopté pour le gérer.

Remarque : Le Secrétariat du Conseil du Trésor communique au CT/CGG un sous-ensemble des risques signalés après avoir appliqué un filtre global.

L’approche axée sur les risques doit comprendre une évaluation et une analyse des conséquences financières et budgétaires, ainsi qu’une description des stratégies d’atténuation.

L’évaluation des risques faite par le ministère et la présentation d’un rapport au CT/CGG sur les risques élevés liés aux organismes provinciaux ont pour but de repérer ces risques et d’indiquer les plans mis en œuvre pour les gérer. À la lumière de ces évaluations, le CT/CGG peut demander au ministère de lui fournir des renseignements supplémentaires ou de prendre des mesures correctives. En se basant sur les données de conformité fournies par le ministère, le CT/CGG peut lui demander d’intervenir, de lui remettre un calendrier de conformité ou de lui présenter un rapport dans un délai précis confirmant qu’il y a conformité.

Pour plus de renseignements, voir le document intitulé Guide to the Risk-Based Approach.

1.9.7 Évaluation des risques des organismes consultatifs

Les ministres et les ministères doivent collaborer avec les organismes provinciaux dont ils sont responsables pour assurer une gestion efficace des risques.

Voici les exigences applicables aux évaluations des risques des organismes consultatifs :

Le ministère doit :

• cerner et évaluer les risques et adopter des plans appropriés de gestion des risques;
• conserver un dossier des évaluations et des plans de gestion des risques.

L’approche axée sur les risques doit comprendre une évaluation et une analyse de toute conséquence financière ou budgétaire, ainsi qu’une description des stratégies d’atténuation.

Pour plus de renseignements, voir le document intitulé Guide to the Risk-Based Approach.

1.9.8 Rapport annuels

Tous les rapports annuels doivent être présentés en langage simple, sans graphiques ni images, à l’exception des logos de la province et de l’organisme en page couverture. Les exigences relatives au format s’appliquent également aux organismes consultatifs tenus par un acte constitutif ou une autre directive de préparer un rapport annuel.

Lorsqu’ils créent et diffusent les rapports annuels, les organismes et les ministères doivent utiliser des formats et des voies de diffusion numériques, sauf exigence contraire (p. ex., d’une directive ou d’un texte législatif).

Contenu du rapport annuel des organismes régis par un conseil d’administration

En vertu de la présente directive, tous les organismes régis par un conseil d’administration doivent préparer un rapport annuel et le présenter au ministre dans les 120 jours civils suivant la fin de leur exercice lorsque l’auditeur désigné n'est pas le vérificateur général. Si ce dernier est l’auditeur désigné, les organismes doivent présenter leur rapport annuel au ministre dans les 90 jours civils suivant l’audit financier.

Le ministre doit approuver le rapport annuel d’un organisme dans les 60 jours civils suivant sa date de réception au ministère. L’approbation ministérielle indique l’acceptation du fait que le rapport annuel respecte les exigences relatives à la forme et au contenu précisées dans la directive, ainsi que celles relatives à tout contenu propre à l’organisme précisées par le ministre responsable ou le texte législatif applicable.

De plus, le rapport annuel doit être déposé à l’Assemblée législative puis publié sur le site Web de l’organisme provincial ou du gouvernement dans les 30 jours civils suivant son approbation par le ministre (lorsque les travaux de l’Assemblée législative sont suspendus, le ministère déposera le rapport au Bureau du greffier).

Le rapport annuel doit comprendre les éléments suivants :

• une description des activités réalisées pendant l’année;
• une analyse du rendement opérationnel, des mesures de rendement fondées sur les résultats et les éléments produits, des objectifs atteints et des mesures à prendre lorsqu’ils ne sont pas atteints;
• une analyse du rendement financier;
• une description de la façon dont les événements à risque et d’autres facteurs importants vécus par l’organisme ont influé sur les résultats obtenus;
• le nom des personnes nommées, la date de leur nomination, la date de fin de leur mandat et la rémunération annuelle totale de chacune (à l’exclusion des dépenses);
• les états financiers audités ou, lorsqu’il n’est pas pratique de faire un audit, les états financiers ayant fait l’objet d’une assurance externe appropriée et indiquant les résultats obtenus, les écarts par rapport aux estimations et les raisons de ces écarts;
• les réalisations satisfaisant aux attentes énoncées dans la lettre de mandat applicable.

Si l’organisme provincial a des entités auxiliaires, le rapport annuel doit fournir les mêmes renseignements pour chaque entité.

Contenu du rapport annuel des organismes provinciaux non régis par un conseil d’administration

Les organismes sans conseil d’administration doivent présenter leur rapport annuel au ministre dans les 90 jours civils suivant la fin de l’exercice.

Le ministre doit approuver le rapport annuel d’un organisme dans les 60 jours civils suivant sa date de réception au ministère. L’approbation ministérielle indique l’acceptation du fait que le rapport annuel respecte les exigences relatives à la forme et au contenu précisées dans la directive, ainsi que celles relatives à tout contenu propre à l’organisme précisées par le ministre responsable ou le texte législatif applicable.

De plus, le rapport annuel doit être déposé à l’Assemblée législative puis publié sur le site Web de l’organisme provincial ou du gouvernement dans les 30 jours civils suivant son approbation par le ministre (lorsque les travaux de l’Assemblée législative sont suspendus, le ministère déposera le rapport au Bureau du greffier).

Le rapport annuel doit comprendre les éléments suivants :

• une description des activités, y compris en matière de recrutement, au cours de l’exercice précédent;
• une analyse des mesures de rendement;
• la rémunération annuelle totale de chaque personne nommée (à l’exclusion des dépenses);
• les états financiers pour l’exercice précédent;
• tout contenu exigé par la loi.

Ces exigences applicables aux tribunaux décisionnels sont conformes à la LRGTDNT.

Pour plus de renseignements, voir le document intitulé Guide to Developing Annual Reports for Provincial Agencies.

1.9.9 Attestation de conformité

La présente section s'applique :

• aux organismes régis par un conseil d’administration;
• aux organismes non régis par un conseil d’administration.

Les sous-ministres doivent soumettre une attestation annuelle dûment signée indiquant que les organismes provinciaux relevant de leur ministère respectent les exigences obligatoires de la présente directive et des autres directives.

Outre cette attestation, les sous-ministres doivent présenter un rapport au Secrétariat du Conseil du Trésor démontrant que tous les organismes provinciaux respectent la présente directive et toutes les exigences obligatoires (protocole d’entente, rapport annuel, plan d’activités et évaluation des risques).

Les ministères doivent assurer la conformité aux mesures législatives, aux directives, aux conventions comptables et aux politiques financières. Le non-respect des directives et des politiques doit être indiqué et expliqué. Le Conseil du Trésor/Conseil de gestion du gouvernement, le ministère des Finances/Secrétariat du Conseil du Trésor et la Commission de la fonction publique élaborent des directives et des politiques précisant les obligations et les pouvoirs des ministères et des organismes provinciaux. Ces directives et politiques sont des outils essentiels pour les activités de contrôle financier réalisées par les ministères.

Les présidents des organismes provinciaux régis par un conseil d’administration doivent envoyer une lettre au ministre responsable confirmant que leur organisme respecte les mesures législatives, les directives, les conventions comptables et les politiques financières. Pour soutenir le président, le directeur général de l’organisme provincial devrait lui remettre une attestation confirmant que l’organisme respecte les exigences obligatoires.

Le sous-ministre se servira de la lettre du président pour confirmer au CT/CGG que l’organisme provincial respecte les mesures législatives, les directives, les conventions comptables et les politiques financières.

Pour en savoir plus, voir le document intitulé Guide to Chair/CEO Attestation for Board-Governed Agencies.

1.9.10 Publication

La présente section s'applique :

• aux organismes régis par un conseil d’administration;
• aux organismes non régis par un conseil d’administration.

Les documents de gouvernance doivent être mis à la disposition du public pour permettre au gouvernement d’atteindre son objectif en matière de transparence. Conformément aux exigences de la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée, ils ne doivent pas contenir de renseignements personnels ni d’autres renseignements confidentiels.

L’organisme provincial doit afficher les documents suivants sur son site Web ou sur un site Web du gouvernement :

1. le protocole d’entente;
2. la lettre de mandat (organismes régis par un conseil d’administration);
3. le plan d’activités annuel;
4. le rapport annuel.

Le protocole d’entente et le plan d’activités doivent être mis à la disposition du public sur un site Web du gouvernement ou de l’organisme provincial dans les 30 jours suivant leur approbation par le ministre ou leur dépôt devant l’Assemblée législative, si la loi l’exige.

Le rapport annuel doit être mis à la disposition du public sur un site Web du gouvernement ou de l’organisme provincial après son dépôt à l’Assemblée législative et dans les 30 jours civils suivant son approbation par le ministre.

La lettre de mandat doit être mise à la disposition du public sur un site Web du gouvernement ou de l’organisme provincial en même temps que le plan d’activités de l’organisme.

Remarque : Pour les organismes compris dans les états financiers consolidés de la province, il faut rendre publics les états financiers définitifs et audités sur un site Web du gouvernement ou de l’organisme provincial. Il faut les rendre publics au plus tard 150 jours après la clôture de l’exercice (31 mars) ou à la date antérieure fixée par le Bureau du contrôleur provincial pour l’année visée.

Les documents affichés, particulièrement les plans d’activités, ne doivent pas contenir les renseignements suivants  :

• renseignements personnels;
• renseignements sensibles sur l’emploi et les relations de travail;
• renseignements assujettis au secret professionnel de l’avocat;
• renseignements confidentiels du Conseil des ministres;
• secrets commerciaux ou renseignements d’ordre scientifique, technique, commercial, financier ou qui ont trait aux relations de travail communiqués par de tierces parties à titre confidentiel;
• renseignements qui nuiraient aux intérêts financiers ou commerciaux de l’organisme provincial sur le marché;
• renseignements qui menaceraient la sécurité des installations ou des opérations de l’organisme provincial.

Les tribunaux décisionnels assujettis à la LRGTDNT sont déjà tenus par la loi de mettre leur protocole d’entente, leur plan d’activités et leur rapport annuel à la disposition du public.

1.9.11 Audit financier

La présente section s'applique :

• aux organismes régis par un conseil d’administration;
• aux organismes non régis par un conseil d’administration.

Dans le but d’accroître la responsabilité financière, tous les organismes provinciaux ayant l’une ou l’autre des caractéristiques suivantes font l’objet d’un audit externe de leurs états financiers :

• ils ont des immobilisations;
• ils ont un passif financier ou prennent d’autres engagements (p. ex., ils contractent des emprunts ou accordent des prêts);
• ils prennent des engagements à l’égard de tierces parties;
• leurs revenus ou leurs dépenses ont une incidence importante sur les opérations du gouvernement.

En tout temps, les organismes provinciaux visés par la présente directive peuvent faire l’objet d’un examen périodique et d’une vérification de l’optimisation des ressources réalisés par le vérificateur général de l’Ontario en vertu de la Loi sur le vérificateur général. Le vérificateur général est l’auditeur désigné pour certains organismes provinciaux.

En tout temps, les organismes provinciaux visés par la présente directive peuvent faire l’objet d’un examen périodique et d’un audit interne réalisés par la Division de la vérification interne de l’Ontario.

L’audit externe des états financiers doit être effectué par l’une ou l’autre des entités suivantes :

• le vérificateur général de l’Ontario;
• un cabinet d’audit comptable accrédité choisi par le conseil d’administration de l’organisme provincial à l’issue d’un appel d’offres.

Pour les organismes qui doivent être compris dans les états financiers consolidés de la province, l’organisme doit communiquer l’information au ministère en vue de la préparation et de l’audit des comptes publics de la province dans les délais et sous la forme précisés chaque année dans les instructions relatives aux comptes publics données par la Division du contrôleur provincial.

Lorsqu’un organisme provincial fait l’objet d’un audit de ses états financiers annuels, il intègre les états financiers audités à son rapport annuel.

Les organismes provinciaux peuvent également faire l’objet d’une mission d’audit interne réalisée par la Division de la vérification interne de l’Ontario conformément à son cadre de prestation des services si elle est approuvée par le Comité de vérification du ministère ou le Comité de vérification générale ou demandée par le ministre. En vertu de la Loi sur l’administration financière, le ministre des Finances et le président du Conseil du Trésor peuvent eux aussi demander un audit. En outre, un organisme provincial peut faire l’objet d’un audit réalisé par le vérificateur général de l’Ontario en vertu de la Loi sur le vérificateur général.

L’organisme provincial fournira rapidement une copie de tous les rapports, y compris ceux décrivant les mesures prises en réponse au rapport d’audit ou à toute recommandation, au ministre et au sous-ministre du ministère responsable, ainsi qu'au président du Conseil du Trésor. Au moins une fois par année, l’organisme provincial informera le ministre de toute recommandation à laquelle il n'a pas encore donné suite.

Par ailleurs, la Division de la vérification interne de l’Ontario peut elle aussi réaliser une mission d’audit interne à la demande du conseil d’administration d’un organisme provincial, pourvu que le Comité de vérification du ministère y consente. Les rapports, y compris ceux faisant état des questions non réglées, peuvent être remis au ministre et au sous-ministre concernés sur demande.

Le président de l’organisme provincial, les autres personnes qui y sont nommées, le personnel de l’organisme et le ministère doivent prêter leur concours à tout audit dont l’organisme fait l’objet.

1.9.12 Exigences obligatoires applicables en période électorale

La présente section s'applique :

• aux organismes régis par un conseil d’administration;
• aux organismes non régis par un conseil d’administration;
• aux organismes consultatifs.

En période électorale, lorsque l’Assemblée législative a été dissoute, il n'est pas toujours possible de respecter le calendrier de conformité puisque le gouvernement ne siège pas. Le Secrétariat du Conseil du Trésor informera les ministères de leurs obligations en matière de conformité pendant cette période.

1.9.13 Exigences obligatoires applicables aux documents présentés au CT/CGG portant sur l’établissement, la modification ou la dissolution d’un organisme provincial

Exigences générales quant au contenu des documents présentés au CT/CGG pour l’établissement d’un organisme provincial

L’établissement d’un organisme provincial doit être approuvé par le Conseil du Trésor/Conseil de gestion du gouvernement sur présentation de documents signés par le ministre responsable et le sous-ministre. Il faut également présenter les documents nécessaires au CT/CGG pour établir une entité auxiliaire relevant d’un organisme provincial existant ou pour se porter acquéreur des intérêts majoritaires d’une entité existante.

Les documents présentés au CT/CGG pour l’établissement d’un organisme provincial doivent comprendre une analyse détaillée et une évaluation financière exhaustive. Ils doivent également décrire les modes possibles de prestation des services ou de fourniture des produits et les raisons pour lesquelles un organisme provincial est l’entité recommandée pour s'acquitter de cette tâche.

Les exigences minimales à respecter pour établir un organisme provincial comprennent les suivantes :

Contrôle gouvernemental :

• Intérêt public (détermination d’un intérêt public prépondérant pour la fonction ou le service, ainsi que le rôle que le gouvernement doit jouer).
• Responsabilité provinciale (confirmation que le mandat de l’organisme provincial est une responsabilité constitutionnelle du gouvernement provincial).

Souplesse opérationnelle :

• Conseils ou expertise fournis par une entité ne faisant pas partie de la FPO.
• Nécessité de créer un organisme autonome pour maintenir la confiance du public à l’égard de l’impartialité ou de l’objectivité des décisions ou des mesures prises.
• Participation de tierces parties à une fonction ou un service public.
• Administration de fiducies (non-utilisation des deniers publics) pour le compte des bénéficiaires.
• Utilisation de ressources financières ou humaines ou de pouvoirs administratifs dépassant le cadre ministériel pour la fourniture de biens et de services, la réalisation des objectifs d’un programme ou la conformit é à des normes de prestation de services.

Souplesse financière :

• Nécessité de disposer d’un pouvoir financier comme la conservation de revenus, l’établissement de droits ou l’emprunt pour remplir une fonction ou fournir un service d’ordre commercial ou comportant un volet d’ordre commercial ou pour devenir financièrement autonome.

Souplesse des ressources humaines (ne s'applique pas aux organismes publics rattachés à la Commission) :

• Compétences professionnelles ou expertise que l’on ne trouve pas normalement au sein du gouvernement.
• Modalités de rémunération du personnel uniques requises pour atteindre les objectifs.
• Pratiques d’embauche plus souples.
• Nécessité qu'un organisme provincial soit directement responsable des modalités d’emploi.

Souplesse administrative :

• Souplesse administrative nécessaire et dérogation possible à certaines directives du CT/CGG, pourvu qu’elle soit justifiée, afin de favoriser des possibilités d’entrepreneuriat ou de satisfaire à d’autres exigences opérationnelles.

De plus, les documents portant sur l’établissement d’un organisme provincial doivent indiquer comment l’organisme proposé respecte les critères suivants :

• intérêt public;
• responsabilité provinciale;
• optimisation des ressources;
• souplesse opérationnelle;
• capacité de l’organisme provincial de gérer les ressources publiques de façon efficace;
• capacité de contrôle financier du ministère.

De plus, il faut soumettre des documents qui fournissent les renseignements suivants au sujet du nouvel organisme provincial  :

• nom de l’organisme provincial et type;
• mandat et pouvoirs du nouvel organisme selon l’acte constitutif proposé;
• composition du conseil d’administration, le cas échéant, y compris le nombre de membres, le mécanisme de nomination et la rémunération;
• évaluation des risques effectuée par le ministère;
• source et importance du financement, actifs et passifs, mécanismes d’évaluation et de contrôle financiers et consolidation ou présentation de l’organisme provincial dans les comptes publics;
• dotation en personnel, y compris les employés engagés en vertu de la partie III de la Loi de 2006 sur la fonction publique de l’Ontario, le cas échéant, et le régime de retraite auquel ils auraient droit;
• lois s'appliquant au gouvernement;
• statut d’organisme de la Couronne;
• personnalité morale, le cas échéant.

Acte constitutif

L’acte constitutif (adopté en vertu d’une loi, d’un règlement ou d’un décret) d’un nouvel organisme provincial proposé doit être joint aux documents présentés au CT/CGG portant sur l’établissement de cet organisme.

Il doit énoncer les pouvoirs, les mécanismes de reddition de comptes et les responsabilités de l’organisme provincial en fonction de la catégorie d’organisme dont il fait partie. Ceux-ci doivent avoir été justifiés dans les documents présentés au CT/CGG.

L’acte constitutif doit conférer à l’organisme provincial les pouvoirs dont il a besoin pour remplir son mandat.

Il faut indiquer dans les documents présentés au CT/CGG les modifications consécutives devant être apportées aux lois ou aux règlements pour établir le nouvel organisme provincial.

Le nouvel organisme provincial doit respecter toutes les lois, les directives et les politiques pertinentes.

Exigences supplémentaires quant au contenu des documents présentés au CT/CGG pour les organismes régis par un conseil d’administration, les tribunaux décisionnels et les organismes de réglementation sans conseil d’administration

Les ministères qui demandent au CT/CGG la permission d’établir un organisme provincial doivent lui présenter les documents suivants :

• Acte constitutif (adopté en vertu d’une loi, d’un règlement ou d’un décret).
• Protocole d’entente conforme aux exigences de la présente directive accompagné d’une liste des directives du CT/CGG pertinentes. Le CT/CGG peut exiger qu'on lui présente un protocole d’entente pour tout organisme provincial qu'il doit approuver. Cette exigence dépend des caractéristiques de l’organisme et des risques qu'il présente. (Remarque :toutes les directives du CT/CGG s'appliquent aux organismes provinciaux sans conseil d’administration.)
• Mesures du rendement initial et plan de gestion des risques.
• Décret portant sur la rémunération proposée, le cas échéant.

Exigences supplémentaires quant au contenu des documents présentés au CT/CGG pour les organismes consultatifs

Tous les nouveaux organismes consultatifs doivent être approuvés par le CT/CGG.

Plusieurs actes constitutifs (adoptés en vertu d’une loi, d’un règlement ou d’un décret) permettent la création d’un organisme consultatif. Pour créer ce genre d’organisme, le ministère demande ce qui suit :

• un acte constitutif;
• un mandat (voir le document intitulé Terms of Reference for Advisory Agencies, Short-Term Advisory Bodies & Special Advisors Template);
• un décret sur la rémunération (si la ou les personnes qui y seront nommées seront rémunérées);
• l’approbation du CT/CGG.

Documents à présenter au CT/CGG pour modifier ou dissoudre un organisme provincial

Pour fusionner des organismes provinciaux ou pour modifier de façon importante (p. ex., modification du mandat) ou dissoudre un organisme provincial existant, il faut présenter une proposition au CT/CGG. On peut exiger l’approbation d’un comité des politiques du Conseil des ministres avant de soumettre la proposition au CT/CGG. De plus, il faut demander l’approbation des modifications législatives nécessaires au Comité des lois et des règlements après avoir obtenu l’autorisation du CT/CGG.

Les documents présentés doivent décrire les effets de la fusion, de la modification du mandat ou de la dissolution proposée sur les ressources financières et humaines et la façon dont le ministère se départira des biens de l’organisme provincial, dont l’organisme s’acquittera de ses dernières responsabilités et dont les personnes nommées par le gouvernement cesseront d’exercer leurs fonctions, le cas échéant. Il faut y joindre l’ébauche de toute modification législative ou réglementaire proposée. Les propositions de modification législative sont la prérogative de l’Assemblée législative.

Le CT/CGG ou le Conseil des ministres peut approuver ou ordonner la dissolution d’un organisme provincial et peut exiger la présentation d’un rapport à ce sujet au CT/CGG.

Si on n’exige pas la présentation d’un rapport au CT/CGG, le sous-ministre remettra un rapport au Secrétariat du CT/CGG sur la réduction progressive des activités de l’organisme provincial dès qu’on se sera départi de ses biens, que l’organisme se sera acquitté de ses dernières responsabilités et que les personnes nommées par le gouvernement auront cessé d’exercer leurs fonctions.

1.10 Précisions sur les rôles et les responsabilités

1.10.1 Rôles et responsabilités des organismes provinciaux régis par un conseil d’administration et de leur ministère responsable

Les organismes provinciaux n'ont pas nécessairement tous les pouvoirs énumérés ci-après, à moins qu'ils en aient besoin pour remplir leur mandat en vertu de leur acte constitutif.

1.10.2 Rôles et responsabilités des tribunaux décisionnels, des organismes de réglementation sans conseil d’administration et des autres organismes provinciaux non régis par un conseil d’administration et de leur ministère responsable

Rôles et responsabilités des tribunaux regroupés en vertu de la LRGTDNT

1.10.3 Rôles et responsabilités des organismes consultatifs

1.10.4 Autres rôles et responsabilités

En général, le Bureau du Conseil des ministres, le ministère des Finances et le Secrétariat du Conseil du Trésor fournissent un soutien important aux comités du Conseil des ministres, au CT/CGG et au Conseil des ministres pour les besoins des organismes provinciaux, des nominations gouvernementales et de la rémunération des personnes nommées. Les ministères chargés de remplir le mandat du Conseil du Trésor (p. ex., en ce qui concerne les demandes de financement) et celui du Conseil de gestion du gouvernement (p. ex., en ce qui concerne l’établissement d’organismes provinciaux, la conformité, les nominations gouvernementales et la rémunération des personnes nommées) s'acquittent des fonctions de contrôle financier du CT/CGG.

2^e partie – Organismes consultatifs de courte durée et conseillers spéciaux : établissement, rémunération et nomination

2.1 Principes

Le gouvernement peut créer des organismes consultatifs de courte durée formés d’une ou de plusieurs personnes. Il peut également établir et doter des postes de conseiller spécial.

Les personnes ainsi nommées sont chargées de donner des conseils ou de formuler des recommandations à un ministre ou au premier ministre.

Ces organismes et ces postes ne durent pas plus de trois ans.

Les organismes consultatifs de courte durée et les conseillers spéciaux n’ont pas de pouvoirs décisionnels directs. Le soutien administratif dont ils ont besoin est fourni par le ministère dont ils relèvent.

2.2 Exigences obligatoires applicables à l’établissement des organismes consultatifs de courte durée et des postes de conseiller spécial

Les organismes consultatifs de courte durée et les conseillers spéciaux peuvent être autorisés en vertu d’une loi et créés ou nommés en vertu d’un acte comme un décret ou une lettre d’un ministre. Pour établir un organisme consultatif de courte durée ou un poste de conseiller spécial, le ministère doit présenter les documents nécessaires au CT/CGG, y compris les suivants :

• un dossier d’analyse portant sur l’établissement d’un organisme consultatif de courte durée ou d’un poste de conseiller spécial;
• un document fournissant des précisions sur les postes et les structures de gouvernance proposés;
• un mandat précisant la date où il prendra fin (voir le document intitulé Termsof Reference for Advisory Agencies, Short-Term Advisory Bodies & SpecialAdvisors Template);
• un acte constitutif (mesure législative, règlement ou décret précisant la date de la fin du mandat);
• un document fournissant des renseignements sur la rémunération proposée, le cas échéant;
• une explication des restrictions, notamment celles qui s’appliquent au nombre maximal d’indemnités quotidiennes ou à la rémunération totale;
• un décret sur la rémunération (si la ou les personnes nommées seront rémunérées).

Il faut tenir compte du cadre éthique décrit dans la LFPO lors de l’élaboration du mandat.

Il faut consulter le Secrétariat du Conseil du Trésor pour toutes les nominations, l’établissement des organismes consultatifs de courte durée et des postes de conseiller spécial ainsi que la rémunération des personnes nommées.

Pour en savoir plus, voir le document intitulé Guide to Establishing Short-Term Advisory Bodies and Special Advisory Positions.

2.3 Exigences applicables aux nominations

La durée de la nomination à un organisme consultatif de courte durée ou à un poste de conseiller spécial est d’au plus trois ans. Les nominations sont annoncées dans un décret (recommandation du premier ministre ou d’un ministre) ou une lettre du premier ministre ou d’un ministre.

Avant d’être nommés conseillers spéciaux ou membres d’un organisme consultatif de courte durée, les candidats doivent avoir un profil du candidat complet du Secrétariat des nominations et présenter toute la documentation nécessaire, y compris la Déclaration de renseignements personnels et de conflits d’intérêts pour les candidats à une nomination dans le secteur public et le rapport de vérification du casier judiciaire.

2.4 Cadre de responsabilisation des organismes consultatifs de courte durée et des conseillers spéciaux

Les personnes nommées à un organisme consultatif de courte durée et les conseillers spéciaux rendent des comptes au ministre ayant recommandé leur nomination ou au ministre désigné dans le décret dont elles font l’objet ou le mandat. Les ministères doivent fournir le soutien administratif dont ces organismes et conseillers ont besoin et veiller à ce que ces derniers respectent toutes les directives et politiques gouvernementales pertinentes.

2.5 Rémunération des personnes nommées aux organismes consultatifs de courte durée et des conseillers spéciaux

Il n’est pas obligatoire de rémunérer les personnes nommées ni de leur accorder le taux de rémunération maximal autorisé par la présente directive.

Si les personnes nommées à un organisme consultatif de courte durée et les conseillers spéciaux sont rémunérés, leur rémunération doit être sous forme d’une indemnité quotidienne, à moins d’indications contraires de la part du CT/CGG. Si un conseiller spécial ou une personne nommée à un organisme consultatif de courte durée n’est pas rémunéré à l’aide d’une indemnité quotidienne, il faut lui accorder une rémunération se situant dans la fourchette pertinente d’un barème de rémunération semblable de la FPO.

Les personnes nommées par le gouvernement à un certain organisme consultatif de courte durée doivent toutes être rémunérées de façon uniforme.

Les personnes nommées ont droit au remboursement des dépenses liées à leur travail conformément à la Directive sur les frais de déplacement, de repas et d’accueil, aux autres directives du CT/CGG ou à tout décret sur la rémunération.

Tout paiement destiné à une personne nommée est versé à la personne nommée dans l’acte de nomination et non à une société en nom collectif, à une personne morale ou à un organisme de bienfaisance.

2.5.1 Présentation d’un dossier d’analyse sur la rémunération

Si un ministère entend rémunérer une personne nommée, il doit demander l’autorisation du CT/CGG de fixer la rémunération conformément au tableau présenté à la section 2.4.2.

Si un ministère entend rémunérer les personnes nommées à un organisme consultatif de courte durée ou les conseillers spéciaux en leur accordant une indemnité quotidienne maximale de 398 $, il doit présenter un dossier d’analyse au CT/CGG comprenant les renseignements suivants :

1. des précisions sur la nature et l’incidence des questions que l’organisme ou le conseiller spécial est chargé d’étudier et le temps dont il dispose pour cette étude;
2. une description des compétences professionnelles requises pour s’acquitter des responsabilités du poste (p. ex., négociation, connaissances en ingénierie, en médecine, en droit ou dans un autre domaine);
3. des données comparatives sur la rémunération mettant l’accent sur le secteur public et portant notamment sur d’autres personnes nommées ayant des compétences comparables ou la rémunération actuelle de personnes nommées dans d’autres territoires de compétence;
4. toute restriction de la rémunération pouvant s’appliquer aux personnes nommées provenant du secteur parapublic afin de réduire le plus possible le risque que ces personnes reçoivent une double rémunération si elles sont nommées au poste de conseillers spéciaux.

Si un ministère entend rémunérer les personnes nommées à un organisme consultatif de courte durée ou les conseillers spéciaux en leur accordant une indemnité quotidienne de plus de 398 $, le dossier d’analyse présenté au CT/CGG doit comprendre également les renseignements suivants :

5. le taux comparable applicable aux services ou aux compétences spécialisés prévus pour le poste;
6. la confirmation du ministère que les taux de rémunération proposés pour les postes sont les meilleurs taux disponibles et ne dépassent pas ceux du marché.

Toute nomination par le gouvernement de l’Ontario comporte un élément de service public. Par conséquent, la rémunération versée, le cas échéant, n’est pas nécessairement comparable à celle accordée sur le marché.

2.5.2 Rémunération des conseillers spéciaux et des personnes nommées aux organismes consultatifs de courte durée

Il n’est pas obligatoire de rémunérer les personnes nommées ni de leur accorder le taux de rémunération maximal autorisé par la présente directive. Toute nomination par le gouvernement de l’Ontario comporte un élément de service public. Par conséquent, la rémunération versée, le cas échéant, n’est pas nécessairement comparable à celle accordée sur le marché.

Si un conseiller spécial ou une personne nommée à un organisme consultatif de courte durée n’est pas rémunéré à l’aide d’une indemnité quotidienne, il faut lui accorder une rémunération se situant dans la fourchette pertinente d’un barème de rémunération semblable de la FPO.

2.5.3 Avantages sociaux

Les personnes nommées à un organisme consultatif de courte durée et les conseillers spéciaux n'ont pas droit à des avantages sociaux.

2.5.4 Cadre éthique

Les organismes de courte durée et les conseillers spéciaux doivent s’acquitter des tâches qui leur ont été confiées de façon professionnelle, éthique et compétente et en évitant tout conflit d’intérêts réel ou perçu. Sans restreindre le caractère général des obligations qui précèdent, une personne nommée par le gouvernement :

1. n’utilise pas et ne tente pas d’utiliser sa nomination pour en tirer un avantage pour elle-même, pour autrui ou pour une entité;
2. ne participe pas à la prise de décisions et n’influence pas la prise de décisions si elle pourrait en tirer un avantage;
3. n’accepte pas de cadeau qui pourrait l’influencer, ou qui pourrait être considéré comme l’influençant, dans l’exercice des fonctions pour lesquelles elle a été nommée;
4. n’utilise pas et ne divulgue pas, pendant ou après sa nomination, de renseignements confidentiels obtenus en raison de sa nomination pour une fin non liée à sa nomination, sauf si elle y est obligée par la loi ou autorisée à le faire par le ministre responsable ou le premier ministre;
5. n’utilise pas les locaux, le matériel ou les fournitures du gouvernement à des fins non liées à sa nomination;
6. respecte toute exigence supplémentaire imposée par l’organisme consultatif de courte durée, le ministre responsable ou le premier ministre.

Les renseignements confidentiels mentionnés précédemment sont les renseignements auxquels le public n’a pas accès. La personne nommée doit informer le plus tôt possible le président, le cas échéant, ou le ministre responsable ou son délégué de tout intérêt personnel ou pécuniaire pouvant être considéré comme un conflit d’intérêts. Il faut tenir compte du cadre éthique décrit dans la LFPO lors de l’élaboration du mandat.

Toute personne nommée conformément à la 2e partie de la présente directive doit, pendant les 12 mois suivant la fin de son mandat, aviser tout ministère ou organisme de sa nomination antérieure avant de lui demander ou d’accepter de lui un emploi ou de solliciter auprès de lui ou de conclure avec lui un contrat si elle lui a donné des conseils ou si l’emploi ou le contrat pourrait se rapporter aux conseils ou aux services qu’elle a fournis.

Sur réception de cet avis, le ministère ou l’organisme concerné doit examiner la question et ne peut faire une offre d’emploi ou conclure un contrat qu’après avoir consulté le commissaire à l'intégrité.

3^e partie – Nominations et rémunération des personnes nommées

La présente partie de la directive décrit les critères visant :

• à assurer le traitement et la rémunération équitables de toutes les personnes nommées par le gouvernement, sauf les personnes visées à la 2e partie de la présente directive qui sont nommées membres d’un organisme consultatif de courte durée ou conseillers spéciaux, qui doivent rendre des comptes à un ministre ou au premier ministre du gouvernement de l’Ontario;
• à assurer le traitement équitable de toutes les personnes nommées par le gouvernement à d’autres entités qui doivent rendre des comptes directement à un ministre ou au premier ministre du gouvernement de l’Ontario.

3.1 Principes

Les nominations du gouvernement tiendront compte des besoins de l’entité, ainsi que de la diversité de la population de l’Ontario et de la nécessité de fournir des services et de prendre des décisions de façon professionnelle, éthique et compétente.

Pour déterminer la rémunération des personnes nommées, on tiendra compte des facteurs suivants :

• la nature du service;
• la complexité des tâches à accomplir;
• le temps devant être consacré à ces tâches.

Toute nomination par le gouvernement de l’Ontario comporte un élément de service public. Par conséquent, la rémunération versée, le cas échéant, n’est pas nécessairement comparable à celle accordée sur le marché.

Toute rémunération accordée, le cas échéant, a pour but d’établir un équilibre entre l’importance du service public et un cadre de rémunération assurant l’optimisation des ressources.

Dans la mesure du possible, les ministères doivent veiller à ce que les mandats des personnes nommées ne se terminent pas tous la même année.

3.2 Exigences obligatoires

Les nominations du gouvernement sont d’une durée limitée ou à la discrétion du ministre responsable, du premier ministre ou du lieutenant-gouverneur en conseil, auquel cas elles peuvent être révoquées en tout temps sans justification et sans préavis. Sous réserve des dispositions des lois habilitantes ou de la présente directive, la plupart des nominations, autres que celles aux tribunaux décisionnels et aux organismes de réglementation, sont au gré de leur auteur.

Toute personne nommée par le gouvernement, peu importe le poste ou le mécanisme de nomination, doit suivre le processus du Secrétariat des nominations et, avant la nomination :

• avoir un profil complet du Secrétariat;
• avoir rempli la Déclaration de renseignements personnels et de conflits d’intérêts pour les candidats à une nomination dans le secteur public;
• avoir un rapport de vérification du casier judiciaire.

3.2.1 Durée du mandat – Nominations autres que celles aux tribunaux décisionnels et aux organismes de réglementation

Sous réserve des dispositions des lois habilitantes ou de la présente directive, la durée du mandat ne doit pas dépasser trois ans. Le mandat peut être reconduit pour au plus trois ans chaque fois.

3.2.2 Durée du mandat – Tribunaux décisionnels et organismes de réglementation

Pour les nominations à un poste précis au sein d’un tribunal décisionnel ou d’un organisme de réglementation, et sous réserve des exigences de la loi habilitant l’organisme provincial ou d’une autre loi, la durée du mandat ne dépasse pas 10 ans au total.

Dans le cas d’une personne nommée au poste de président exécutif ou de président d’un tribunal décisionnel ou d’un organisme de réglementation :

• Le mandat initial est d’au plus deux ans. Le ministre responsable peut renoncer à appliquer cette exigence.
• Si le mandat initial de deux ans est maintenu, le mandat du président exécutif ou du président peut être reconduit pour au plus trois ans.
• Après un ou plusieurs mandats totalisant cinq ans, le mandat du président exécutif ou du président peut être reconduit pour au plus cinq années additionnelles.

Dans le cas d’une personne nommée au poste de président associé, de vice-président ou de membre d’un tribunal décisionnel ou d’un organisme de réglementation, et sous réserve de la recommandation du président exécutif ou du président dans les cas exceptionnels :

• Le mandat initial est d’au plus deux ans.
• Sur la recommandation du président exécutif ou du président, le mandat de la personne nommée peut être reconduit pour au plus trois ans.
• À la fin de mandats totalisant cinq ans, et sur la recommandation du président exécutif ou du président, le mandat de la personne nommée peut être reconduit pour au plus cinq années additionnelles.

La décision de reconduire le mandat appartient à l’autorité ayant nommé la personne. Le renouvellement du mandat au-delà du maximum de 10 ans au total est possible uniquement dans des cas exceptionnels et pour servir l’intérêt public. S’il recommande de dépasser les 10 ans, le président décrit clairement le mode de recrutement utilisé pour trouver de nouveaux candidats.

Les personnes nommées seront informées de la date d’expiration de leur mandat au moins quatre mois au préalable.

Le gouvernement n’est nullement tenu de reconduire le mandat des personnes nommées.

3.2.3 Publication des décrets de nomination

Les décrets de nomination relèvent du domaine public. Ceux promulgués après le 1er juillet 2016 sont publiés dans un format accessible et bilingue sur un site Web du gouvernement.

3.3 Cadre éthique

Les personnes nommées par le gouvernement doivent faire leur travail de façon professionnelle, éthique et compétente et en évitant tout conflit d’intérêts réel ou perçu. Sans restreindre le caractère général des obligations qui précèdent, une personne nommée par le gouvernement :

1. n’utilise pas et ne tente pas d’utiliser sa nomination pour en tirer un avantage pour elle même, pour autrui ou pour une entité;
2. ne participe pas à la prise de décisions et n’influence pas la prise de décisions si elle pourrait en tirer un avantage;
3. n’accepte pas de cadeau qui pourrait l’influencer, ou qui pourrait être considéré comme l’influençant, dans l’exercice des fonctions pour lesquelles elle a été nommée;
4. n’utilise pas et ne divulgue pas, pendant ou après sa nomination, de renseignements confidentiels obtenus en raison de sa nomination pour une fin non liée à sa nomination, sauf si elle y est obligée par la loi ou autorisée à le faire par le ministre responsable ou le premier ministre;
5. n’utilise pas les locaux, le matériel ou les fournitures du gouvernement à des fins non liées à sa nomination;
6. respecte toute exigence supplémentaire imposée par l’entité à laquelle elle a été nommée, par le ministre responsable ou par le premier ministre.

Les renseignements confidentiels mentionnés précédemment sont les renseignements auxquels le public n’a pas accès.

Les candidats à une nomination doivent remplir la Déclaration de renseignements personnels et de conflits d’intérêts pour les candidats à une nomination dans le secteur public. Les candidats qui ont un intérêt personnel, professionnel ou pécuniaire pouvant être considéré comme un conflit d’intérêts doivent le divulguer dans la déclaration avant la nomination. Les personnes nommées par le gouvernement doivent informer le président ou le ministre responsable, ou son remplaçant désigné dans le cas du président, le plus tôt possible, de tout intérêt personnel ou pécuniaire pouvant être considéré comme un conflit d’intérêts.

Si la personne nommée est un fonctionnaire en raison de sa nomination à un « organisme public » prescrit en vertu de la LFPO, elle est assujettie aux règles relatives aux conflits d’intérêts énoncées dans la Loi et les règlements y afférents.

3.4 Rémunération

Il n’est pas obligatoire de rémunérer les personnes nommées ni de leur accorder le taux de rémunération maximal autorisé par la présente directive.

Toute nomination par le gouvernement de l’Ontario comporte un élément de service public. Par conséquent, la rémunération versée, le cas échéant, n’est pas nécessairement comparable à celle accordée sur le marché.

La rémunération d’une personne nommée accordée par le gouvernement doit être autorisée par un décret et conforme aux taux applicables décrits dans la présente directive, sauf si l’organisme provincial ou une autre entité est autorisé par la loi à fixer les taux de rémunération. Le décret peut prévoir la rémunération d’une personne ou d’un poste comme celui de président exécutif, président, président associé, vice-président ou membre d’un organisme provincial ou d’une autre entité à moins de dispositions contraires d’une loi habilitante.

Toutes les personnes nommées par le gouvernement à un organisme provincial particulier ou à une autre entité doivent être rémunérées de façon uniforme.

La rémunération des personnes nommées à temps partiel doit être sous forme d’une indemnité quotidienne, c’est-à-dire le montant versé pour une période de travail de plus de trois heures. Lorsque cette période est inférieure à trois heures, la moitié de l’indemnité quotidienne doit être versée.

La rémunération des personnes nommées à temps partiel qui ne recevront pas d’indemnité quotidienne doit être approuvée par le CT/CGG.

Un seul paiement au titre de l’indemnité quotidienne peut être versé à une personne nommée par jour civil.

Les personnes nommées à temps plein qui sont nommées à un autre poste à temps partiel n’ont pas droit à une indemnité quotidienne.

Les paiements destinés aux personnes nommées seront versés à la personne nommée dans l’acte de nomination et non à une entreprise individuelle, à une société en nom collectif, à une personne morale ou à un organisme de bienfaisance. Les ministères doivent s’assurer que les organismes provinciaux respectent les politiques et procédures comptables applicables émises par le Bureau du contrôleur provincial.

Une indemnité quotidienne peut être accordée pour le temps consacré aux activités officielles approuvées par le président de l’organisme provincial, au cas par cas (peut comprendre la participation à une séance de formation, la prestation d’une formation, la participation à des réunions, le temps de préparation, etc.).

Les déplacements autres que ceux effectués dans le cadre d’une journée de travail normale peuvent être remboursés à un taux horaire moyen ne dépassant pas un paiement total de 60 pour 100 du taux journalier approuvé. Pour les besoins de la présente directive, une journée de travail normale est de 7,25 heures. Le taux horaire moyen doit être calculé selon une journée de travail de 7,25 heures.

Les personnes nommées ont droit au remboursement de leurs dépenses liées à un emploi conformément à la Directive sur les frais de déplacement, de repas et d’accueil, aux autres directives du CT/CGG ou à tout décret sur la rémunération. Si un organisme provincial ou une autre entité n’est pas assujetti aux directives du CT/CGG régissant les dépenses, la personne nommée a droit au remboursement de ses dépenses selon les modalités de l’acte de nomination.

Les personnes nommées n’ont pas droit au remboursement de leurs cotisations ou de leurs honoraires professionnels.

Les fonctionnaires qui travaillent pour le gouvernement en vertu de la partie III de la LFPO et qui ont été nommés par ce dernier aux termes d’un décret ou d’une lettre d’un ministre ne peuvent être payés et ne peuvent accepter une rémunération pour cette nomination autre que le salaire qu’ils touchent en tant que fonctionnaires travaillant pour le gouvernement en vertu de la partie III de la Loi.

Les fonctionnaires qui ont été nommés par le gouvernement pour les besoins de leurs fonctions doivent quitter leur poste lorsqu’ils ne travaillent plus pour la FPO.

3.5 Taux de rémunération

Les taux de rémunération sont indiqués dans les annexes de la 3^e partie.

3.5.1 Divulgation de la rémunération

Les taux et les fourchettes de rémunération des personnes nommées sont du domaine public. De plus, les décrets de rémunération des personnes nommées promulgués après le 1^er juillet 2016 doivent être mis à la disposition du public et publiés dans un format accessible et bilingue sur un site Web du gouvernement.

Dans le cas des organismes provinciaux qui préparent des rapports annuels, les rapports doivent indiquer la rémunération totale (à l’exclusion des dépenses) de chaque personne nommée.

3.5.2 Taux de rémunération : Indemnité quotidienne accordée aux personnes nommées à temps partiel

Nominations aux organismes provinciaux autres que les tribunaux décisionnels et les organismes de réglementation

La rémunération doit être sous forme d’une indemnité quotidienne conforme aux fourchettes indiquées dans l’annexe A, sauf si l’organisme provincial est autorisé par la loi à établir les taux de rémunération.

Tribunaux décisionnels et organismes de réglementation

Les personnes nommées à temps partiel à un tribunal décisionnel ou à un organisme de réglementation reçoivent une indemnité quotidienne calculée au prorata en fonction du taux à temps plein et de 234 jours de travail. Cette rémunération équivaut au taux minimum de la fourchette appropriée de l’annexe B, sauf si l’organisme provincial est autorisé par la loi à établir les taux de rémunération.

3.5.3 Taux de rémunération : Personnes nommées à temps plein

Nominations aux organismes provinciaux autres que les tribunaux décisionnels et les organismes de réglementation

Les taux de rémunération des postes faisant l’objet de nominations à temps plein doivent être approuvés par le CT/CGG à moins de dispositions contraires dans la loi régissant l’organisme provincial.

Tribunaux décisionnels et organismes de réglementation

Les taux de rémunération établis par le gouvernement pour les personnes nommées à temps plein à un tribunal décisionnel ou à un organisme de réglementation sont indiqués à l’annexe B et prend effet aux dates indiquées à l'annexe B.

3.6 Avantages sociaux

Les personnes nommées à temps plein à un tribunal décisionnel ou à un organisme de réglementation ont droit à des avantages sociaux, y compris des vacances, semblables à ceux dont bénéficient les cadres supérieurs de la FPO. De plus, elles sont libres de cotiser ou non au régime de retraite. Celles qui décident de ne pas y cotiser ne sont pas indemnisées en contrepartie. Par ailleurs, les personnes nommées à temps plein n’ont pas droit à une indemnité de départ ou de cessation d’emploi.

Les personnes nommées à temps partiel n’ont pas droit aux avantages sociaux.

3.7 Indemnisation

Les personnes nommées par le gouvernement à un organisme provincial en vertu de la présente directive peuvent être indemnisées pour les demandes de règlement découlant de leurs actions ou omissions liées à l’exécution réelle ou visée de leurs fonctions en tant que personnes nommées pourvu qu’elles aient agi de façon honnête et de bonne foi en vue de servir les intérêts de l’organisme provincial.

Les personnes nommées bénéficiant d’une immunité d’origine législative à l’égard des demandes de règlement découlant de leurs actions ou omissions survenant dans l’exécution, de bonne foi, de leurs fonctions en tant que personnes nommées peuvent être indemnisées pour les frais juridiques engagés pour affirmer ce moyen de défense prévu par la loi.

Les personnes nommées ne seront pas indemnisées si elles ont agi de mauvaise foi, si elles se sont délibérément mal conduites ou si elles ont fait preuve de négligence grave.

3.7.1 Source d’indemnisation

L’indemnisation des personnes nommées par le gouvernement à un organisme provincial :

• soit qui est autorisé à exclure ses actifs et ses revenus du Trésor;
• soit auquel l’article 136 de la Loi sur les sociétés par actions ou l’article 80 de la Loi sur les personnes morales s'applique;
• soit qui est autorisé à indemniser les personnes qui y sont nommées;

est fournie par l’organisme provincial.

L’indemnité accordée aux personnes nommées par le gouvernement à tout autre organisme provincial peut être fournie par le ministre responsable de cet organisme.

L’indemnité accordée par l’organisme provincial ou le ministère doit faire partie d’une catégorie approuvée par le ministre des Finances ou le président du Conseil du Trésor en vertu de l’alinéa 28 (1) b) de la Loi sur l’administration financière.

Le personnel chargé de préparer le genre d’indemnité doit communiquer avec le directeur des services juridiques du ministère des Finances et le directeur des services juridiques du Secrétariat du Conseil du Trésor pour connaître le genre d’indemnité actuel approuvé.

En vertu de l’alinéa 28 (1) a) de la Loi sur l’administration financière, les ministères doivent obtenir l’approbation du ministre des Finances ou du président du Conseil du Trésor avant d’accorder tout autre genre d’indemnité.

Les personnes nommées par le gouvernement à d’autres entités auxquelles celui-ci a le droit de nommer une minorité des membres pour représenter l’intérêt public peuvent demander directement à cette entité une indemnité conforme au genre d’indemnité accordé normalement. Si cette indemnité n’est pas disponible ou si le genre d’indemnité n’est pas approprié, le ministère responsable de la nomination peut accorder l’indemnité s’il a obtenu au préalable l’approbation écrite du ministre des Finances ou du président du Conseil du Trésor en vertu de l’article 28 de la Loi sur l’administration financière.

3.8 Rôles et responsabilités à l’égard des nominations

3.8.1 Conseil du Trésor/Conseil de gestion du gouvernement

Les responsabilités du Conseil du Trésor et du Conseil de gestion du gouvernement sont les suivantes :

• établir la fourchette ou les taux de rémunération des personnes nommées par le gouvernement, sauf dans les cas où les organismes provinciaux et d’autres entités sont autorisés par la loi à établir les taux de rémunération;
• déterminer la rémunération versée par le gouvernement aux personnes nommées aux nouveaux organismes provinciaux ou à d’autres entités;
• approuver la modification de la rémunération accordée aux personnes nommées;
• approuver la dérogation à toute disposition de la présente directive, notamment en ce qui concerne l’indemnité quotidienne et les taux de rémunération applicables aux personnes nommées à temps plein qui sont supérieurs à ceux prescrits par la présente directive, sauf dans les cas où l’organisme provincial ou une autre entité est autorisé par la loi à établir les taux de rémunération;
• approuver la rémunération de toutes les personnes visées par une nomination de courte durée.

3.8.2 Ministre des Finances/Président du Conseil du Trésor

Le ministre des Finances/président du Conseil du Trésor est chargé d’approuver les catégories d’indemnités accordées aux personnes nommées par le gouvernement et les indemnités accordées à ces personnes ne faisant pas partie des catégories approuvées en vertu de l’article 28 de la Loi sur l’administration financière.

Le directeur des services juridiques du ministère des Finances et le directeur des services juridiques du Secrétariat du Conseil du Trésor sont chargés de consigner les genres d’indemnités approuvés en vertu de l’article 28 de la Loi sur l’administration financière et de fournir un soutien aux avocats des ministères gouvernementaux et des organismes provinciaux en ce qui concerne les indemnités que l’on propose d’accorder aux personnes nommées par le gouvernement.

3.8.3 Ministres

Les responsabilités des ministres sont les suivantes :

• en collaboration avec le Secrétariat des nominations, être le principal point de contact en ce qui concerne les nominations aux entités dont ils sont responsables;
• obtenir l’approbation du CT/CGG avant de préciser le taux de rémunération d’une personne nommée;
• obtenir au préalable l’approbation écrite du président du Conseil du Trésor ou du ministre des Finances avant d’accorder une indemnité à une personne nommée si cette approbation est requise en vertu de la présente directive et de l’article  28 de la Loi sur l’a dministration financière parce que l’indemnité ne fait pas partie des catégories approuvées.

3.8.4 Sous-ministres

Les responsabilités des sous-ministres sont les suivantes :

• s’assurer que leur ministre et leur ministère connaissent les exigences de la présente directive;
• justifier, pour le compte de leur ministre, les taux de rémunération applicables aux personnes nommées à des organismes de courte durée et aux conseillers spéciaux, ainsi que les taux de rémunération supérieurs à ceux prévus dans la présente directive;
• fournir au Secrétariat des nominations les renseignements dont il a besoin pour tenir une liste à jour des taux de rémunération applicables aux personnes nommées aux organismes provinciaux et aux organismes consultatifs de courte durée, ainsi qu’aux conseillers spéciaux, sauf dans les cas où l’organisme provincial ou l’autre entité est autorisé par la loi à établir les taux de rémunération.

3.8.5 Secrétariat du Conseil du Trésor

Les responsabilités du Secrétariat du Conseil du Trésor sont les suivantes :

• fournir aide et conseils aux ministères en ce qui concerne le processus de rémunération des personnes exerçant une fonction précise et la présentation des documents requis au CT/CGG;
• fournir aide et conseils aux ministères en ce qui concerne la rémunération appropriée des personnes nommées.

3.8.6 Bureau du Conseil des ministres

La responsabilité du Bureau du Conseil des ministres est la suivante :

• s'assurer que les décrets de nomination et de rémunération sont mis à la disposition du public sur un site Web du gouvernement.

3.8.7 Secrétariat des nominations

Les responsabilités du Secrétariat des nominations sont les suivantes :

• donner des conseils aux ministres et aux sous-ministres au sujet du processus de nomination;
• tenir une liste de toutes les personnes nommées par le gouvernement;
• tenir une liste des taux de rémunération accordés aux personnes nommées par le gouvernement aux organismes provinciaux et aux autres entités, sauf dans les cas où un organisme provincial ou une autre entité est autorisé par la loi à établir les taux de rémunération;
• superviser le processus des nominations publiques afin que tous les documents requis soient présentés avant une nomination, y compris le profil complet du Secrétariat des nominations, la Déclaration de renseignements personnels et de conflits d’intérêts pour les candidats à une nomination dans le secteur public et le rapport de vérification du casier judiciaire;
• coordonner la formation des personnes nommées.

3.8.8 Présidents des organismes provinciaux

Les présidents des organismes provinciaux sont chargés d’informer toutes les personnes nommées et le personnel de leur organisme des exigences de la présente directive.

3.8.9 Directeurs généraux des organismes provinciaux

Les directeurs généraux des organismes provinciaux doivent veiller à ce que toutes les indemnités accordées par leur organisme aux personnes qui y ont été nommées soient conformes à la présente directive et à l’article 28 de la Loi sur l’administration financière.

Annexe A : Indemnités quotidiennes applicables aux organismes provinciaux régis par un conseil d’administration et aux organismes consultatifs

La rémunération accordée aux personnes nommées à temps partiel (excluant les personnes nommées aux tribunaux décisionnels et aux organismes de réglementation) doit être conforme aux fourchettes suivantes :

Annexe B : Rémunération des personnes nommées aux tribunaux décisionnels et aux organismes de réglementation

Les personnes nommées pour exercer des fonctions le 1^er janvier 2018 ou après seront rémunérées conformément au tableau ci-dessous :

1. Sous réserve du paragraphe 2 ci-dessous, qu’il s’agisse de la nomination initiale ou de la reconduction du mandat, les taux de rémunération des personnes nommées à temps plein sont conformes aux fourchettes définies pour le Groupe des cadres supérieurs selon la durée du mandat, comme suit :
   • Deux premières années – taux minimum de la fourchette ci-dessus;
   • Trois années suivantes – taux médian de la fourchette ci-dessus;
   • Cinq dernières années – taux maximal de la fourchette ci-dessus.
2. En dépit le paragraphe 1, une personne nommée à temps plein qui est nommée à un tribunal décisionnel ou un organisme de réglementation différent sera, une fois nommée à ce tribunal décisionnel ou à cet organisme de réglementation, rémunérée au tarif de rémunération applicable à son dernier mandat terminé, si ce tarif était plus élevé et si l’une des conditions suivantes est remplie :
   1. à la fin de ce dernier mandat terminé, elle avait déjà été nommée conjointement à un autre tribunal décisionnel ou à un autre organisme de réglementation qui offrirait un tarif de rémunération inférieur selon la durée du mandat;
   2. elle est nommée au même poste (c’est-à-dire membre, vice-président, président ou président associé) dans un tribunal décisionnel ou un organisme de réglementation différent, dans les douze mois de la fin de ce dernier mandat terminé.

   Dans ce cas, le tarif de rémunération le plus élevé offert dans le cadre du dernier mandat terminé, le cas échéant, continuera de s’appliquer jusqu’à ce qu’il soit rattrapé par le taux applicable aux deux premières années, aux trois années suivantes ou aux cinq dernières années de la nomination conjointe ou de la nouvelle nomination.

3. Au cas où une personne nommée à temps partiel est conjointement nommée à plus d’un tribunal décisionnel ou organisme de réglementation, les restrictions suivantes s’appliquent :
   1. Les personnes nommées qui ont été nommées à un poste à temps plein n’ont droit qu’à la rémunération associée à leur nomination à temps plein;
   2. Les personnes nommées qui ont été nommées à plus d’un poste à temps partiel ont droit à la rémunération associée à chacune de leur nomination, à condition qu’une seule rémunération sur une base journalière ne soit versée à l’égard d’un jour civil.