Aperçu

Au cours d’une vérification, vous apprendrez :

  • pourquoi votre entreprise a été choisie
  • les renseignements que vous devez fournir
  • ce à quoi vous attendre à chaque étape de la vérification

Notre objectif est de rendre le processus de vérification clair, respectueux et facile à comprendre, tout en favorisant l’observation volontaire.

Normes des services relatives à une vérification

Le ministère est résolu à vous fournir un excellent service à la clientèle. Vous pouvez vous attendre à ce que :

  • nous respections le caractère confidentiel de vos renseignements
  • nous protégions vos livres et registres
  • nous utilisions un système de courriel sécuritaire pour communiquer, ainsi que pour transmettre et recevoir des documents

Sélection en vue d’une vérification

Vous pouvez être choisi pour une vérification pour plusieurs raisons, notamment :

  • dans le cadre d’une sélection aléatoire
  • dans le cadre d’une sélection fondée sur le risque
  • en raison d’une recommandation ou d’un renvoi à partir d’une autre vérification ou d’une autre administration

Lieu où se déroulera la vérification

Une vérification peut avoir lieu à différents endroits, notamment :

  • sur place, à votre lieu d’affaires (vérification sur place)
  • à distance (vérification du bureau)
  • une combinaison de vérifications sur place et à distance

Si une vérification sur place est nécessaire, le vérificateur ou la vérificatrice pourrait demander un espace de travail approprié pour examiner des documents confidentiels lorsque c’est possible.

Code de conduite

Nous souhaitons tous travailler dans un environnement sain et sécuritaire où on se sent respecté. Nous vous demandons de contribuer à cet environnement en faisant preuve de respect durant vos interactions avec le personnel (en ligne, au téléphone ou pendant les visites à votre établissement).

Le gouvernement joue un rôle de premier plan dans l’élimination du racisme systémique et dans la promotion d’un environnement de travail sain et sécuritaire pour toute la population ontarienne, y compris le personnel du ministère.

Lorsqu’un membre du personnel du ministère travaille au téléphone, en ligne ou sur place, cet endroit devient son lieu de travail, et sa sécurité et son intégrité doivent être assurées.

La haine, le racisme, la discrimination et le harcèlement ne sont pas tolérés.

Les membres du personnel du gouvernement de l’Ontario ont l’obligation de signaler toute situation où ils sont traités de façon irrespectueuse, et le gouvernement de l’Ontario, en tant qu’employeur, a la responsabilité d’intervenir.

Nous nous engageons à favoriser des relations inclusives qui respectent la dignité de chaque personne. En travaillant ensemble, nous pouvons faire en sorte que les échanges soient respectueux et sécuritaires pour tout le monde.

Processus de vérification

Avant la vérification

Si vous êtes choisi pour une vérification, nous :

  • communiquerons avec vous par téléphone ou par lettre et vous fournirons la liste des renseignements requis
  • vous fournirons le nom et les coordonnées du vérificateur ou de la vérificatrice ainsi que de sa ou de son gestionnaire
  • confirmerons qui est autorisé à vous représenter pendant la vérification
  • travaillerons avec vous pour fixer la date de début d’une vérification sur place, en vous donnant généralement un préavis d’au moins 15 jours ouvrables
  • vous accorderons généralement 30 jours ouvrables pour fournir les renseignements demandés dans le cadre d’une vérification du bureau

Remarque :

  • Un formulaire Autorisation ou annulation d’un(e) représentant(e) pourrait être requis
  • Dans le cadre des vérifications liées à l’Entente internationale concernant la taxe sur les carburants (IFTA) ou au Plan international d’immatriculation (IRP), vous disposez de 30 jours civils pour fournir les renseignements demandés

Si vous faites l’objet de vérifications en vertu de plus d’une loi fiscale, vous pouvez demander que celles-ci soient coordonnées afin de réduire les perturbations pour votre entreprise.

Durant la vérification

Une vérification comprend des entretiens avec le personnel ainsi que l’examen de vos livres et registres.

Au cours de la vérification, le vérificateur ou la vérificatrice :

  • effectuera la vérification pendant les heures normales d’ouverture de votre entreprise, en limitant les perturbations au minimum
  • vérifiera que vos taxes et impôts ont été correctement calculés et payés
  • expliquera les règles fiscales pertinentes et répondra à vos questions
  • discutera de tout redressement proposé au fur et à mesure que des problèmes surviennent et vous donnera la possibilité de fournir des renseignements supplémentaires
  • préparera un résumé des redressements proposés une fois la vérification sur place ou la vérification au bureau terminée
  • vous rencontrera, vous ou votre représentante ou représentant autorisé, afin d’expliquer les redressements proposés et de vous fournir des renseignements pour vous aider à respecter vos obligations à l’avenir
  • vous accordera 30 jours ouvrables pour fournir des renseignements ou des justifications supplémentaires en réponse aux redressements proposés (les clients qui déclarent en vertu de l’IFTA ou de l’IRP disposent de 30 jours civils)

Notre objectif est de rendre le processus de vérification clair, respectueux et facile à comprendre, tout en favorisant l’observation volontaire.

Conclusion de la vérification

Le vérificateur ou la vérificatrice vous informera lorsque la vérification sera terminée et vous fournira un résumé des résultats.

Une fois la vérification terminée, le vérificateur ou la vérificatrice :

  • vous avisera que la vérification est terminée
  • vous fournira les résultats définitifs de la vérification
  • précisera les modalités de paiement ou de remboursement
  • vous informera de votre droit de déposer un avis d’opposition

Cotisation

Une cotisation est un avis officiel indiquant le montant de taxe ou d’impôt à payer ou à créditer selon les résultats de la vérification.

Cotisation provisoire

Vous pourriez recevoir une cotisation provisoire pour une partie de la période visée par la vérification si cette période approche d’une date limite de cotisation. Lorsque la vérification est terminée, vous recevrez un document expliquant comment la cotisation provisoire s’intègre à la cotisation finale.

Cotisation à payer

Si la vérification établit qu’un montant de taxe ou d’impôt est dû :

  • le paiement doit être effectué dans les 30 jours suivant la cotisation
  • des intérêts sont calculés quotidiennement sur tout montant impayé jusqu’à son paiement complet
  • le paiement est exigé même si vous n’êtes pas d’accord avec la cotisation et que vous avez l’intention de déposer un avis d’opposition

Paiement

Vous devez effectuer votre paiement par chèque ou en ligne. Pour prendre des dispositions à des fins de paiement, veuillez communiquer avec nous au 1 866 668-8297.

Chèque

Le chèque doit être libellé à l’ordre du ministre des Finances.

Vous pouvez l’envoyer par la poste ou le remettre au vérificateur ou à la vérificatrice.

Si vous l’envoyez par la poste, veuillez également inclure les documents relatifs à la vérification présentant la ventilation de la cotisation.

Ministère des Finances
33, rue King Ouest, C.P. 620 
Oshawa (Ontario)
L1H 8E9

En ligne

Vous pouvez effectuer un paiement lié à une vérification au moyen d’ONT-TAXS en ligne.

Cotisation créditrice

Si la vérification donne lieu à une cotisation créditrice, vous pouvez :

  • utiliser le crédit pour réduire votre prochain paiement d’impôt ou de taxe
  • demander le remboursement du solde créditeur auprès du ministère des Finances

Opposition à une cotisation

Si vous n’êtes pas d’accord avec votre cotisation ou avec les déductions non permises, vous pouvez demander un examen en déposant un avis d’opposition auprès de la Direction des conseils, des oppositions, des appels et des services du ministère. L’examen est effectué indépendamment de la décision initiale.

Vous pouvez télécharger un formulaire d’avis d’opposition ou vous en procurer un auprès :

  • de votre vérificateur ou vérificatrice
  • de n’importe quel bureau fiscal du ministère des Finances

Délai pour produire un avis d’opposition

  • 180 jours à compter de la date d’envoi de l’avis de cotisation ou de l’avis de refus pour les cotisations établies en vertu de la plupart des lois fiscales de l’Ontario
  • 30 jours à compter de la date d’envoi de l’avis de cotisation ou de l’avis de refus pour les cotisations établies en vertu de l’Entente internationale concernant la taxe sur les carburants (IFTA) et du Plan international d’immatriculation (IRP)

Pour en savoir plus, consultez les procédures d’opposition et d’appel.

Divulgation volontaire

La politique de divulgation volontaire de l’Ontario permet aux particuliers, aux entreprises ou à leurs représentantes ou représentants de corriger des renseignements inexacts, incomplets ou non déclarés. Cette politique vise à favoriser l’observation volontaire.

La divulgation pourrait ne pas être considérée comme volontaire si vous signalez un cas de non-conformité après que le ministère vous a contacté au sujet d’une vérification ou d’autres problèmes de conformité.

Pour en savoir plus, consultez la politique de divulgation volontaire.

Registres comptables

Vous devez conserver les registres comptables en Ontario ou dans tout autre lieu approuvé par le ministère des Finances.

Vous devez produire les registres comptables demandés par le ministère.

Tout manquement à se conformer à ces exigences constitue une infraction.

Registres comptables à conserver

En règle générale, le ministère ne précise pas les registres comptables qui doivent être conservés. Vous devez toutefois conserver les registres comptables qui :

  • indiquent l'impôt ou les taxes à payer
  • montrent comment l'impôt, les taxes ou d'autres montants à percevoir ont été déterminés
  • justifient toute exonération fiscale demandée
  • permettent de vérifier les déductions pour les dons de bienfaisance, athlétiques ou politiques que vous avez versés

Conservez les documents sources comme les reçus, les factures, les relevés bancaires et les contrats qui justifient les renseignements figurant dans vos registres comptables.

Destruction de registres comptables

Les règles relatives à la destruction des registres comptables dépendent des règles fiscales qui s’appliquent à vous et à votre entreprise.

Pour en savoir plus, consultez les règles concernant la conservation et la destruction des registres comptables.

Communiquez avec nous

Si vous avez des questions au sujet d’une vérification du ministère des Finances, communiquez avec nous :

Les heures de service à la clientèle sont du lundi au vendredi, de 8 h 30 à 17 h.