Exemptions

Projets de règlements municipaux et délibérations des réunions tenues à huis clos (art. 6 de la LAIMPVP)

L’article 6 de la Loi sur l’accès à l’information municipale et la protection de la vie privée (LAIMPVP) prévoit une exception discrétionnaire. Il n'existe aucun article semblable dans la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée (LAIPVP). L’article 6 de la LAIMPVP vise à protéger la liberté des échanges sur des questions délicates lorsque la loi permet à une municipalité ou à une commission ou à un conseil locaux de discuter de ces questions en l’absence du public. Cette exception ne peut être invoquée si les documents datent de plus de 20 ans.

La clause d’intérêt public manifeste prévue à l’article 16 ne s'applique pas à cette exception.

Projets de règlements municipaux

al. 6 (1) a)

La personne responsable peut refuser de donner accès à un projet de règlement municipal ou à un avant-projet de loi privés, à moins que le texte n'ait fait l’objet d’une réunion ouverte au public. Le terme « fait l’objet » suppose un examen ou des délibérations. Seul le projet de règlement municipal est inconsultable; l’exception ne vise pas les documents susceptibles de révéler la teneur du projet en question.

Exemple : La divulgation des documents d’information qui ont servi à l’élaboration du projet de règlement municipal peut permettre à une personne de tirer des conclusions exactes sur la nature du projet de règlement, mais la présente exception ne peut être invoquée pour empêcher leur divulgation.

Réunions à huis clos

al. 6 (1) b)

Cet alinéa stipule que la personne responsable peut refuser de divulguer un document qui révèle l’essentiel des délibérations d’un conseil, d’une commission ou d’une autre entité ou d’un comité de ceux-ci lors d’une réunion si celle-ci a été tenue en l’absence du public. Pour invoquer cette exception, l’institution doit établir ce qui suit :

1. la réunion a été tenue en l’absence du public;
2. une loi autorise la tenue de la réunion en l’absence du public;
3. la divulgation du document révélerait l’essentiel des délibérations tenues lors de la réunion.

Le terme « essentiel des délibérations » a été interprété comme signifiant le thème ou l’objet des délibérations. Si l’objet des délibérations est étudié plus tard lors d’une réunion ouverte au public, l’exception ne s'applique plus au document. Toutefois, il importe de faire une distinction entre l’objet et le résultat des délibérations. La simple divulgation ou communication de la décision prise lors d’une réunion tenue à huis clos ne peut être caractérisée comme une « étude » de l’objet des délibérations tenues en l’absence du public. De plus, la discussion du fruit ou des résultats des délibérations ne révèle pas nécessairement des détails sur la question étudiée lors de la réunion tenue à huis clos.

Exemple : Un budget consolidé qui a fait l’objet de délibérations lors d’une réunion tenue à huis clos a été officiellement adopté dans le cadre d’une réunion publique. Comme les postes budgétaires n'ont pas fait l’objet de discussions lors de la réunion publique, l’essentiel de ces postes n'aurait pas été révélé.

Documents du Conseil exécutif (art. 12 de la LAIPVP)

L’article 12 de la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée (LAIPVP) prévoit une exception obligatoire et interdit la divulgation d’un document qui « aurait pour effet de révéler l’objet des délibérations du Conseil exécutif ou de ses comités ». Il n'existe aucun article comparable dans la Loi sur l’accès à l’information municipale et la protection de la vie privée (LAIMPVP). Le droit d’invoquer cette exception n'est pas limité si le document a été divulgué sans que l’institution le sache.

On entend par « Conseil exécutif » le « Conseil des ministres ».

L’exception s'applique à ce qui suit :

• le Conseil des ministres et ses comités, notamment le Conseil des politiques et des priorités, le Conseil de gestion du gouvernement, le Comité des lois et des règlements, et les comités du Conseil des ministres constitués à l’égard de divers secteurs de politique ou mis sur pied à l’occasion;
• les documents non envoyés au Conseil des ministres ou à ses comités, si leur divulgation permettrait de déduire avec exactitude l’objet des délibérations du Conseil des ministres ou de ses comités.

L’exception ne s'applique pas à ce qui suit :

• les documents envoyés au Conseil des ministres selon une méthode non assujettie au processus normal de communication de documents au Conseil des ministres. Par exemple, l’exception ne s'applique pas si une tierce partie du secteur non gouvernemental envoie une proposition directement au Conseil des ministres.

Pour invoquer l’exception, il n'est pas nécessaire de prouver que la divulgation du document pourrait causer un préjudice quelconque.

La clause d’intérêt public manifeste prévue à l’article 23 ne s'applique pas à cette exception.

Objet des délibérations

par. 12 (1)

La personne responsable refuse de divulguer les documents qui auraient pour effet de révéler l’objet des délibérations du Conseil exécutif ou de ses comités, notamment les documents visés aux alinéas a) à f). Le terme « notamment » englobe un grand nombre de documents réputés visés par l’exception, qu'ils révèlent ou non l’objet des délibérations du Conseil des ministres. Les catégories de documents énoncées aux alinéas a) à f) ne sont pas les seules catégories visées par l’exception. Tout document dont la divulgation révélerait l’objet des délibérations du Conseil des ministres ou de ses comités est visé par l’exception prévue au paragraphe 12 (1). Il est rare qu'un
document qui n'a jamais été déposé devant le Conseil des ministres révèle « l’objet des délibérations » du Conseil.

Ordre du jour et procès-verbaux

al. 12 (1) a)

An agenda, minute or other record of the deliberations or decisions of the Cabinet or its committees is exempt. "Other records" have to be of the same nature as an agenda or minute.

Policy Options and Recommendations

s.12(1)(b)

L’ordre du jour, le procès-verbal ou un autre relevé des délibérations ou des décisions du Conseil exécutif ou de ses comités est inconsultable. L'« autre relevé » doit être de la même nature qu'un ordre du jour ou un procès-verbal.

Choix de politiques et recommandations

s.12(1)(c)

Cet alinéa stipule que les documents qui ne relatent pas le choix de politiques ou les recommandations visées à l’alinéa 12 (1) b), mais qui contiennent les données de base ou les études menées sur certaines questions qui ont été ou qui seront présentées au Conseil exécutif ou à ses comités comme guides dans l’élaboration de leurs décisions avant que ces décisions ne soient prises ou mises à effet sont inconsultables. Le critère d’application de cette exception est double : 1) les questions ont été étudiées; 2) le document a été ou sera présenté au Conseil exécutif pour examen.

Le mémoire présenté au Conseil des ministres s'accompagne parfois d’un document de référence ou d’une analyse du problème visé. Cette documentation de soutien n'est pas divulguée aux termes du présent alinéa tant que le Conseil des ministres n'a pas choisi le plan d’action qu'il prendra à l’égard du problème en question et que la décision n'a pas été mise en oeuvre. Une décision est mise en oeuvre quand des mesures ont été prises pour y donner suite.

Exemple : Le Conseil des ministres peut décider de présenter un projet de loi, mais cette décision n'est pas mise en oeuvre tant que le projet de loi n'a pas été présenté à l’Assemblée législative.

Même si elles ne sont pas exclues aux termes de cet alinéa, les données de base et les études peuvent être inconsultables si elles révèlent « l’objet des délibérations » du Conseil des ministres.

Consultation entre les ministres

al. 12 (1) d)

Cet alinéa stipule que les documents consultés ou qui sont le fruit d’une consultation entre des ministres du Conseil des ministres sur des questions liées à l’élaboration de décisions gouvernementales ou à la formulation de politiques gouvernementales ne peuvent être divulgués. Ces documents comprennent ordinairement les notes de service que s'échangent les ministres et les procès-verbaux de leurs réunions. Les documents qui servent aux consultations des fonctionnaires peuvent être divulgués.

Breffage d’un ministre

al. 12 (1) e)

Les documents destinés à un ministre du Conseil des ministres et qui concernent des questions qui ont été ou qui seront présentées au Conseil exécutif ou à ses comités ou qui font l’objet d’une consultation entre les ministres relativement aux décisions gouvernementales ou à la formulation des politiques gouvernementales sont inconsultables. Ces documents sont ordinairement préparés par le personnel d’une institution ou les conseillers politiques du ministre et contiennent, règle générale, des renseignements sur les circonstances et les faits essentiels relatifs à une question. Un index ou une liste de thèmes ou de questions destinés au ministre ne renferment pas suffisamment de renseignements pour être visé par cet alinéa.

Les notes de breffage doivent comprendre des renseignements sur les motifs qui sont à leur origine. Cela est particulièrement important si le Conseil des ministres ou un de ses comités, comme le Conseil de gestion du gouvernement, est saisi d’une question et qu'une partie prétend que le document est inconsultable conformément à l’article 12.

Projets de loi

al. 12 (1) f)

Les projets de loi ou de règlement ne sont pas divulgués. Toutefois, cet alinéa ne s'applique que si la divulgation du document révélerait l’objet des délibérations du Conseil exécutif. Par conséquent, l’exception n'empêche pas les ministères de continuer de communiquer le texte d’un avant-projet de loi, pour commentaires, aux parties intéressées si cet avant-projet est toujours en cours d’élaboration et n'a pas été communiqué au Conseil des ministres. Une fois qu'il a étudié le projet de loi, le Conseil des ministres peut consentir à sa communication pour commentaires.

Exceptions relatives aux documents du Conseil exécutif

Documents datant de plus de 20 ans

Documents datant de plus de 20 ans

al. 12 (2) a)

La personne responsable ne doit pas refuser de divulguer un document en vertu du paragraphe 12 (1) s'il date de plus de 20 ans. Cet alinéa n'oblige pas cependant une institution à garder un document pendant 20 ans. La disposition appropriée des documents du Conseil exécutif se fait conformément aux calendriers de conservation établis.

Consentement du Conseil exécutif

al. 12 (2) b)

Le Conseil exécutif concerné peut donner son consentement à la divulgation d’un de ses documents avant l’expiration du délai de 20 ans. Règle générale, ce consentement est consigné au procès-verbal des réunions du Conseil exécutif.

Cette règle ne s'applique qu'au Conseil exécutif pour lequel un document a été préparé. En effet, un Conseil exécutif ne peut pas consentir à la divulgation des documents d’un autre Conseil exécutif. Un Conseil exécutif est réputé nouveau à la suite, par exemple, d’une élection ou d’un changement de gouvernement.

L’alinéa 12 (2) b) n'impose pas une exigence obligatoire. Il autorise seulement la personne responsable à demander le consentement du Conseil exécutif si elle est d’avis qu'un document pourrait être divulgué et qu'il est raisonnable de s'attendre à ce que le Conseil exécutif ne refuse pas son consentement.

Lorsqu'elle cherche à obtenir le consentement du Conseil exécutif, la personne responsable peut tenir compte des facteurs suivants :

• l’objet du document;
• l’annonce ou la mise en oeuvre de la politique gouvernementale énoncée dans le document;
• la divulgation éventuelle de la nature des échanges au sein du Conseil exécutif sur la position de l’institution;
• l’étude du document, le cas échéant, par le Conseil exécutif.

La personne responsable doit, dans tous les cas, envisager de chercher à obtenir le consentement du Conseil exécutif. En cas d’appel, l’institution doit pouvoir présenter des preuves selon lesquelles la personne responsable a envisagé d’obtenir le consentement du Conseil exécutif. Règle générale, si le Conseil exécutif d’une administration antérieure n'existe plus, il n'est pas réaliste de demander le consentement d’un autre Conseil exécutif à la divulgation d’un document.

Conseils ou recommandations (art. 13 de la LAIPVP / art. 7 de la LAIMPVP)

Le paragraphe 13 (1) de la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée (LAIPVP) / paragraphe 7 (1) de la Loi sur l’accès à l’information municipale et la protection de la vie privée (LAIMPVP) prévoit une exception discrétionnaire à l’égard des documents dont la divulgation aurait pour effet de révéler les conseils ou les recommandations émanant de cadres ou d’employés d’une institution ou d’experts-conseils dont les services ont été retenus par une institution. On entend par cadres ou employés les personnes qui travaillent pour une institution ou qui exercent des fonctions aux termes d’un contrat de travail. L’article ne s'applique pas aux conseils d’un dirigeant ou d’un employé d’une autre institution, ni aux conseils d’un bénévole.

La clause d’intérêt public manifeste prévue à l’article 23 de la LAIPVP / article 16 de la LAIMPVP s'applique à cette exception, sauf dans le cas des documents qui datent de plus de 20 ans qui sont visés par l’exception prévue au paragraphe 3.

Conseils et recommandations

par. 13 (1) de la LAIPVP / par. 7 (1) de la LAIMPVP

Remarque : La formulation de la LAIPVP diffère quelque peu de celle de la LAIMPVP.

L’exception vise les conseils et recommandations, deux termes qui se chevauchent un peu. On entend par recommandations les recommandations officielles relatives aux plans d’action qui doivent être suivis. Règle générale, elles sont précises et visent surtout une décision particulière. Les conseils sont des suggestions moins formelles relativement aux démarches qui pourraient être adoptées ou aux plans d’action qui pourraient être suivis. Les conseils et recommandations doivent être faits au sein de l’institution par des personnes qui travaillent pour elle ou qui sont à son emploi. Ils doivent être formulés dans le cadre d’un processus de prise de décisions et de formulation de politiques axé sur les délibérations. S'il est possible de tirer du document une conclusion exacte concernant l’avis donné, le document est inconsultable. Par contre, la note de service d’un employé versée à un dossier et non communiquée n'est pas visée par l’exception.

Exemple : Le projet de lettre qui comprend un conseil donné à une autre personne peut entrer dans la définition de « conseil », mais si le projet de lettre n'est jamais communiqué (la lettre est simplement versée au dossier sans jamais être envoyée), il n'est pas visé par l’exception.

Le conseil ne doit pas comprendre simplement des renseignements. Toutefois, les conseils et recommandations n'englobent pas tout l’éventail des activités que mènent les employés d’institutions lors de l’élaboration de politiques, de l’administration de programmes, de l’exploitation d’installations et de l’adoption de jugements. Les conseils visent la présentation d’un plan d’action proposé qui sera accepté ou rejeté pendant les délibérations.

Exemple : Règle générale, cette exception ne s'applique pas aux rapports provisoires ni aux documents d’information qui ne sont pas destinés au Conseil exécutif ou qui ne sont pas visés par l’exception relative aux réunions à huis clos dont peuvent se prévaloir les institutions locales.

Cette exception n'est pas limitée dans le temps. Un document peut rester inconsultable même si l’institution a pris une décision relativement à la question dont il traite. Toutefois, cette décision n'est qu'un des facteurs dont la personne responsable doit tenir compte lorsqu'elle exerce son pouvoir discrétionnaire relatif à la divulgation du document.

Les Exceptions

Le paragraphe 13 (2) de la LAIPVP / paragraphe 7 (2) de la LAIMPVP stipule que la personne responsable ne doit pas refuser, en vertu du paragraphe 13 (1) de la LAIPVP / paragraphe 7 (1) de la LAIMPVP, de divulguer des catégories précises de documents et de renseignements malgré l’exception prévue à ce dernier paragraphe. Ces « exceptions » visent à garantir l’accessibilité de la documentation portant sur des faits et des données statistiques. Si un document comprend à la fois de la documentation portant sur des faits ou des données statistiques et des conseils et des recommandations, les conseils et les recommandations peuvent en être extraits et retenus. Toutefois, si la documentation portant sur des faits est tellement entrelacée avec les conseils et les recommandations qu'il est impossible de la divulguer sans révéler en même temps des renseignements inconsultables, le document tout entier est retenu.

En outre, le paragraphe 13 (2) de la LAIPVP / paragraphe 7 (2) de la LAIMPVP exige que certains rapports et plans et que certaines études et raisons justifiant une décision finale soient divulgués même s'ils comprennent des conseils ou des recommandations.

Signalons que le paragraphe 13 (2) de la LAIPVP / paragraphe 7 (2) de la LAIMPVP constitue une exception seulement au paragraphe 13 (1) de la LAIPVP / paragraphe 7 (1) de la LAIMPVP. Par conséquent, le rapport sur d’éventuelles répercussions sur l’environnement qui comprend des conseils ou des recommandations n'est pas visé par l’exception prévue au paragraphe 13 (1) de la LAIPVP / paragraphe 7 (1) de la LAIMPVP, mais il peut être visé par d’autres exceptions.

On entend par « rapport » ou « étude » au sens du paragraphe 13 (2) de la LAIPVP / paragraphe 7 (2) de la LAIMPVP tout document prêt à des fins de présentation et non les documents de travail qui ont servi à sa préparation, comme les notes et les versions préliminaires.

Documentation portant sur des faits

al. 13 (2) a) de la LAIPVP / al. 7 (2) a) de la LAIMPVP

Les documents, en tout ou en partie, qui comprennent de la documentation portant sur des faits doivent être divulgués.

On entend par « documentation portant sur des faits » un ensemble cohérent de faits qui peuvent être isolés du reste des conseils ou des recommandations, comme une annexe comprenant des renseignements concrets à l’appui d’un document de politique. Si un rapport comprend à la fois de la documentation portant sur des faits et des conseils ou des recommandations, ces conseils et recommandations peuvent en être extraits et retenus. Cependant, il peut arriver qu'il soit impossible de les extraire et de laisser des renseignements qui ont un sens. Dans ce cas, l’extraction des passages n'est pas appropriée et le document n'est pas divulgué.

Sondage statistique

al. 13 (2) b) de la LAIPVP / al. 7 (2) b) de la LAIMPVP

Les sondages statistiques sont divulgués, sauf en cas d’application d’une autre exception.

On entend par « sondage statistique » le document qui décrit le mode de collecte de données d’ensemble sur un thème ou une question qui fait l’objet d’une étude, leur analyse, leur interprétation et leur présentation comme un sondage d’opinion. Tous les renseignements permettant d’identifier des personnes doivent être supprimés avant la divulgation du document.

Rapport d’un estimateur

al. 13 (2) c) de la LAIPVP / al. 7 (2) c) de la LAIMPVP

Un estimateur est une personne qui possède des connaissances particulières lui permettant de déterminer ou de fixer la valeur, le prix ou le mérite d’un article. Il peut être ou non un dirigeant d’une institution. Le rapport d’un évaluateur peut porter sur l’évaluation d’un bien immobilier.

Rapport sur d’éventuelles répercussions sur l’environnement

al. 13 (2) d) de la LAIPVP / al. 7 (2) d) de la LAIMPVP

Les rapports sur d’éventuelles répercussions sur l’environnement ou les documents semblables doivent être divulgués.

Les rapports de ce genre comprennent les évaluations techniques, dont les constatations et les conclusions relativement aux conséquences sociales, culturelles, économiques et environnementales de divers projets comme des bâtiments et des routes.

Rapport sur l’essai d’un produit (LAIPVP)

al. 13 (2) e) de la LAIPVP

L’institution ne peut pas, aux termes du paragraphe 13 (1), refuser de divulguer un rapport qui porte sur l’essai d’un produit relié à la mise à l’épreuve de pièces d’équipement appartenant au gouvernement ou le résultat d’un test mené à l’intention des consommateurs.

Pour l’application de cet alinéa, le terme « gouvernement » comprend les ministères et l’ensemble des organismes et entités désignés comme institutions. Le paragraphe 18 (2) de la LAIPVP porte sur l’essai d’un produit ou les essais relatifs à l’environnement.

Rapport sur le rendement d’une institution

al. 13 (2) f) de la LAIPVP / al. 7 (2) e) de la LAIMPVP

Le rapport ou le résultat d’une étude relative au rendement ou à l’efficacité d’une institution n'est pas inconsultable aux termes du paragraphe 13 (1) de la LAIPVP / paragraphe 7 (1) de la LAIMPVP. Ce rapport peut être d’ordre général ou porter sur un programme ou une politique en particulier.

Par exemple, un rapport de vérification définitif, y compris ses constatations et ses conclusions, n'est pas inconsultable.

Étude de faisabilité

al. 13 (2) g) de la LAIPVP / al. 7 (2) f) de la LAIMPVP

Une étude de faisabilité ou une autre étude technique, y compris une estimation des coûts, reliée à une politique ou à un projet gouvernementaux doit être divulguée, sauf en cas d’application d’une autre exception.

Une étude de faisabilité ou une autre étude technique est préparée par des experts dans la discipline appropriée afin de déterminer si la politique ou le projet proposé peut être réalisé compte tenu de certaines hypothèses et contraintes. Si une étude entre dans la catégorie des études de faisabilité, le document tout entier est divulgué, y compris les parties portant sur les estimations de coûts.

Par exemple, une étude de faisabilité sur un programme de micrographie n'est pas inconsultable aux termes de cet alinéa et doit être divulguée.

Rapport sur une recherche effectuée sur le terrain

al. 13 (2) h) de la LAIPVP / al. 7 (2) g) de la LAIMPVP

L’exception prévue au paragraphe 13 (1) de la LAIPVP / paragraphe 7 (1) de la LAIMPVP ne s'applique pas au rapport énonçant les constatations et les conclusions d’une recherche effectuée sur le terrain relativement à une question ou à un problème qui est menée préalablement à la formulation d’une politique proposée.

Proposition en vue de modifier ou d’établir un programme

al. 13 (2) i) de la LAIPVP / al. 7 (2) h) de la LAIMPVP

Cet alinéa exige la divulgation d’une proposition ou d’un plan définitifs en vue de la modification d’un programme existant ou de l’établissement d’un programme, y compris son estimation budgétaire ou, dans le cas de la LAIPVP, que cette proposition ou ce plan soient subordonnés ou non à une approbation quelconque.

Cet alinéa, qui doit être étudié en conjonction avec l’exception prévue à l’alinéa 18 (1) f) de la LAIPVP / alinéa 11 f) de la LAIMPVP, renvoie à une proposition ou à un plan définitifs en vue de la modification d’un programme existant ou de l’établissement d’un programme pour fournir un service à la population et qui est conçu ou mis en oeuvre afin de permettre à l’institution d’exercer ses responsabilités. L’alinéa 18 (1) f) de la LAIPVP / alinéa 11 f) de la LAIMPVP traite des modalités administratives internes relatives au personnel qui ne modifient pas fondamentalement la nature et le contenu des programmes offerts au public.

Cet alinéa ne s'applique pas au plan ou à la proposition qui doivent être présentés au Conseil exécutif ou à ses comités, car ceux-ci sont visés par l’article 12 de la LAIPVP.

Rapport du groupe de travail d’un comité interministériel (LAIPVP) / Rapport d’un comité (LAIMPVP)

al. 13 (2) j) de la LAIPVP / al. 7 (2) i) de la LAIMPVP

Le rapport d’un comité d’une institution est divulgué, sauf en cas d’application d’une autre exception.

Cet alinéa exige la divulgation d’un rapport du groupe de travail d’un comité interministériel ou d’une entité semblable ou d’un comité d’une institution chargés de dresser un rapport sur une question précise. Le terme « interministériel » désigne plusieurs ministères et signifie la participation de représentants de plus d’une institution désignée aux termes de la Loi.

Exemple : Le rapport d’un groupe de travail composé de représentants du ministère de l’Environnement et d’Ontario Hydro est assujetti à cet alinéa.

Rapport d’une entité liée à une institution

al. 13 (2) k) de la LAIPVP / al. 7 (2) j) de la LAIMPVP

Les entités que vise cet alinéa sont des entités se composant principalement de représentants qui proviennent de l’extérieur de l’institution et qui mènent des enquêtes suivies de rapports ou de recommandations destinés à l’institution. L’expression « liée à une institution » veut dire qu'une personne de l’institution dotée du pouvoir approprié a constitué ou créé l’entité aux fins de l’étude et de l’examen d’une question. Le comité local de subventions constitué aux fins de faire des recommandations concernant l’octroi de subventions est un exemple d’une telle entité.

Motifs à l’appui d’une décision définitive

al. 13 (2) l) de la LAIPVP / al. 7 (2) k) de la LAIMPVP

Cet alinéa exige la divulgation des motifs à l’appui de la décision, de l’arrêté, de l’ordonnance, de l’ordre ou de la directive définitifs du dirigeant d’une institution et rendus à la fin ou au cours de l’exercice d’un pouvoir discrétionnaire conféré par un texte législatif ou un projet mis en application par l’institution, sauf en cas d’application d’une autre exception.

Cette exception couvre un vaste éventail de décisions prises au sein d’une institution. Elle s'applique quels que soient les droits d’appel et que les motifs figurent ou non dans des notes de service internes ou des lettres destinées à quelqu'un de l’extérieur ou qu'ils aient été ou non exposés par le dirigeant qui a rendu cette décision ou directive ou cet ordre ou qu'ils aient été incorporés plus tard à une décision, à une directive ou à un ordre. Les noms et autres éléments d’information permettant d’identifier les personnes mentionnées dans le rapport peuvent être assujettis à l’exception de renseignements personnels.

Document datant de plus de 20 ans

par. 13 (3) de la LAIPVP / par. 7 (3) de la LAIMPVP

L’institution divulgue le document qui date de plus de 20 ans, sauf en cas d’application d’une autre exception. Cependant, cet alinéa n'oblige pas l’institution à conserver un document pendant 20 ans. La disposition des documents se fait en fonction du calendrier de conservation élaboré.

Fondement à une décision ou à une politique (LAIPVP)

par. 13 (3) de la LAIPVP

La LAIPVP stipule qu'une personne responsable ne doit pas refuser de divulguer un document en vertu du paragraphe 13 (1) si elle l’a publiquement cité comme ayant servi de fondement à une décision ou à la formulation d’une politique.

Exemple : Cet alinéa s'applique si des extraits d’un document ont été divulgués aux médias afin d’expliquer une décision.

Exécution de la loi (art. 14 de la LAIPVP / art. 8 de la LAIMPVP)

Cet article prévoit que la personne responsable peut refuser de divulguer les documents reliés soit aux enquêtes que mènent la police ou un organisme chargé de l’exécution de la loi, soit à certaines autres fonctions d’enquête, de jugement ou de protection.

• Le paragraphe (1) prévoit que cette exception peut s'appliquer si la divulgation devait avoir pour effet probable de faire obstacle à l’exécution de la loi et à certaines autres activités.
• Le paragraphe (2) exclut certaines catégories de documents reliés à l’exécution de la loi.
• Le paragraphe (3) prévoit que la personne responsable peut refuser de confirmer ou de nier l’existence de documents visés aux paragraphes (1) et (2).
• Les paragraphes (4) et (5) portent sur les cas exceptionnels.

Le terme « exécution de la loi » est défini au paragraphe 2 (1) de la Loi. Il inclut non seulement le maintien de l’ordre et les instances, mais aussi les enquêtes ou inspections qui aboutissent ou peuvent aboutir à des instances devant des tribunaux judiciaires ou administratifs, si ceux-ci peuvent imposer une peine ou une sanction. Cette définition englobe l’exécution des lois fédérales et provinciales et des règlements municipaux. Par contre, elle exclut les enquêtes internes en matière d’emploi qui ne sont pas liées à des infractions aux lois.

Exemple : L’exécution, par une municipalité, d’un règlement relatif aux normes des biens-fonds ou l’exécution, par une commission de transport, d’un règlement sur l’interdiction de fumer constitue une activité reliée à l’exécution de la loi.

L’expression « devait avoir pour effet probable », telle qu'elle est utilisée dans cet article, signifie que le préjudice envisagé par suite de la divulgation du document ne doit être ni imaginaire, ni artificiel, mais plutôt fondé sur la raison. L’institution doit établir un lien clair entre la divulgation des renseignements et le présumé préjudice.

La clause d’intérêt public manifeste prévue à l’article 23 de la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée / article 16 de la Loi sur l’accès à l’information municipale et la protection de la vie privée (LAIMPVP) ne s'applique pas à cette exception.

Question concernant l’exécution de la loi

al. 14 (1) a) de la LAIPVP / al. 8 (1) a) de la LAIMPVP

Cette exception s'applique si la divulgation devait avoir pour effet probable de faire obstacle à une question qui concerne l’exécution de la loi, c'est-à-dire si elle risquait de gêner ou d’entraver le déroulement d’une instance ou l’exercice d’une activité reliée à l’exécution de la loi.

On entend par question concernant l’exécution de la loi l’instance ou l’activité qui entre dans le cadre de la définition du terme « exécution de la loi » au sens du paragraphe 2 (1) de la Loi.

Enquête reliée à l’exécution de la loi

al. 14 (1) b) de la LAIPVP / al. 8 (1) b) de la LAIMPVP

L’institution peut refuser de divulguer un document si la divulgation devait avoir pour effet probable de faire obstacle à l’enquête menée préalablement à une instance judiciaire ou qui y aboutira vraisemblablement. On entend par « enquête » l’établissement méthodique de faits et la collecte de preuves. Dans certains cas, les preuves recueillies lors d’une enquête ne suffiront pas à appuyer l’introduction d’une instance devant un tribunal administratif ou judiciaire. Cependant, le document relié à l’enquête peut toujours être inconsultable, étant donné que l’enquête a été menée préalablement à une instance judiciaire.

L'« obstacle » à une enquête ne signifie pas que la divulgation empêcherait tout à fait la réalisation d’une enquête reliée à l’exécution de la loi, mais plutôt qu'elle la gênerait ou y nuirait.

Exemple : La divulgation à un particulier du fait qu'il fait l’objet d’une enquête reliée à l’exécution de la loi n'empêchera probablement pas la poursuite de l’enquête, mais elle risque, dans bien des cas, d’y nuire ou de l’entraver. Dans ce cas, les documents reliés à l’enquête sont inconsultables.

Révélation de techniques d’enquête

al. 14 (1) c) de la LAIPVP / al. 8 (1) c) de la LAIMPVP

Cet alinéa s'applique si la divulgation d’un document devait avoir pour effet probable de révéler des techniques et procédés d’enquête qui sont présentement ou qui seront vraisemblablement en usage dans l’exécution de la loi. Le commissaire a établi que pour assurer l’application de cette exception, l’institution doit prouver que la divulgation de la technique ou du procédé d’enquête au public gênerait ou compromettrait son utilisation efficace. Si la technique ou le procédé est généralement connu ou peut être déduit par un profane, l’exception ne s'applique pas.

Exemple : Cet alinéa s'applique aux documents qui décrivent des stratégies, des procédés ou des cibles d’enquête particulières de l’industrie pharmaceutique de même qu'aux autres plans d’action qui sont présentement ou qui seront vraisemblablement en usage dans l’exécution de la loi.

Divulgation de l’identité d’une source d’information confidentielle

al. 14 (1) d) de la LAIPVP / al. 8 (1) d) de la LAIMPVP

La personne responsable peut refuser de divulguer un document si la divulgation devait avoir pour effet probable de révéler l’identité d’une source d’information confidentielle reliée à l’exécution de la loi ou de révéler des renseignements obtenus uniquement de cette source.

Exemples : La personne qui signale que son voisin a enfreint un règlement municipal est une source visée par cette exception.

Sécurité d’un agent d’exécution de la loi

al. 14 (1) e) de la LAIPVP / al. 8 (1) e) de la LAIMPVP

La personne responsable peut refuser de divulguer un document si la divulgation risque de constituer une menace à la vie ou à la sécurité physique d’un agent d’exécution de la loi ou d’une autre personne. L’article 20 de la LAIPVP / article 13 de la LAIMPVP s'applique aussi si la divulgation d’un document devait avoir pour effet probable de compromettre gravement la santé ou la sécurité d’un particulier.

Droit à un procès équitable ou à un jugement impartial

al. 14 (1) f) de la LAIPVP / al. 8 (1) f) de la LAIMPVP

Cet alinéa empêche la divulgation prématurée de renseignements qui priverait une personne de son droit à un procès équitable ou à un jugement impartial. Après l’instance (y compris tout appel), l’exception cesse de s'appliquer. Afin d’établir l’existence d’un risque de partialité, l’institution doit produire plus de preuves que la simple introduction d’une action en justice. Elle doit notamment présenter des arguments précis qui illustrent de quelle façon ou pourquoi la divulgation d’extraits particuliers du document aurait pour effet probable de priver une personne de son droit à un procès équitable.

Cet alinéa ne comprend aucun renvoi à l’exécution de la loi et, par conséquent, l’exception prévue s'applique aux instances qui n'entrent pas dans le cadre de la définition « exécution de la loi », comme celles que tiennent les tribunaux administratifs constitués en droit pour statuer sur des droits individuels ou collectifs. Mentionnons, à titre d’exemple, la Commission de révision de l’aide sociale. L’alinéa ne peut être invoqué que s'il existe des preuves selon lesquelles la divulgation des documents priverait effectivement une personne de son droit à un procès équitable.

Renseignements secrets

al. 14 (1) g) de la LAIPVP / al. 8 (1) g) de la LAIMPVP

La personne responsable peut refuser de divulguer un document si la divulgation devait avoir pour effet probable de faire obstacle à l’obtention de renseignements secrets reliés à l’exécution de la loi à l’égard de certaines organisations ou de certaines personnes ou de les révéler.

Les « renseignements secrets » sont recueillis aux fins d’enquêtes ultérieures. Ils peuvent aussi servir à des activités visant à empêcher la perpétration d’une infraction et à assurer la sécurité de personnes ou d’organisations, dont les institutions assujetties à la Loi. Les renseignements secrets peuvent découler d’enquêtes antérieures qui peuvent ou non avoir donné lieu à l’introduction d’une instance contre une personne ou un organisme. Ils peuvent aussi être recueillis d’autres façons, dont l’observation des agissements de personnes associées à des criminels connus.

Documents confisqués

al. 14 (1) h) de la LAIPVP / al. 8 (1) h) de la LAIMPVP

Cet alinéa s'applique si la divulgation devait avoir pour effet probable de révéler des documents confisqués par un agent de la paix conformément à une loi ou à un règlement.

Sécurité compromise

al. 14 (1) i) de la LAIPVP / al. 8 (1) h) de la LAIMPVP

La personne responsable peut refuser de divulguer un document si la divulgation devait avoir pour effet probable de compromettre la sécurité d’un immeuble ou d’un véhicule servant au transport de certains articles ou au système ou mode de protection de ces articles, dont la production est normalement exigée. L’alinéa précise bien que la production des articles doit être « normalement exigée ».

Exemple : Un contrôle de sécurité a été considéré comme un document qui, s'il était divulgué, compromettrait la sécurité d’un système ou d’un mode de protection d’articles.

Évasion facilitée

al. 14 (1) j) de la LAIPVP / al. 8 (1) j) de la LAIMPVP

Cet alinéa s'applique si la divulgation de documents devait avoir pour effet probable de faciliter l’évasion d’une personne légalement détenue. La personne qui ne peut sortir quand bon lui semble de son lieu de détention est « légalement détenue ». Règle générale, la personne détenue conformément à un mandat ou à tout autre document valide est « légalement détenue ».

Le terme « faciliter » signifie enlever des obstacles. L’exception s'applique aux plans de construction et aux cahiers des charges d’un établissement à sécurité maximale. Il n'est pas nécessaire que les plans soient extrêmement détaillés.

Les plans de l’établissement de sécurité, même s'ils étaient accessibles au public par le passé, peuvent être assujettis à l’exception pour des raisons de sécurité.

Centre de détention légale

al. 14 (1) k) de la LAIPVP / al. 8 (1) k) de la LAIMPVP

Cet alinéa s'applique si la divulgation d’un document devait avoir pour effet probable de compromettre la sécurité d’un centre de détention légale. Sont inclus les documents comprenant des renseignements sur les enquêtes antérieures relatives à des tentatives d’évasion de même que les renseignements sur les mesures de sécurité en place.

Acte illégal

al. 14 (1) l) de la LAIPVP / al. 8 (1) l) de la LAIMPVP

Des documents sont inconsultables si leur divulgation devait avoir pour effet probable de faciliter la perpétration d’un acte illégal ou d’entraver la répression d’un crime. On entend par « acte illégal » toute infraction à une loi, à un règlement ou à un règlement municipal.

Autres exceptions reliées à l’exécution de la loi

par. 14 (2) de la LAIPVP / par. 8 (2) de la LAIMPVP

Le paragraphe (2) énumère les documents que l’institution peut refuser de divulguer à la suite d’une demande d’accès. Ces documents sont décrits ci-dessous. Le paragraphe traite du caractère nécessairement confidentiel des enquêtes reliées à l’exécution de la loi, afin que les institutions responsables d’activités de réglementation externes puissent s'acquitter de leurs fonctions.

Rapport sur l’exécution de la loi

al. 14 (2) a) et par. 14 (4) de la LAIPVP / al. 8 (2) a) et par. 8 (4) de la LAIMPVP

La personne responsable peut refuser de divulguer un rapport dressé au cours de l’exécution de la loi ou de l’inspection ou de l’enquête menées par un organisme chargé d’assurer et de réglementer l’observation de la loi. Le « rapport » doit comprendre une explication ou un résumé en bonne et due forme des résultats de l’étude et de l’exploitation des renseignements. Règle générale, le rapport ne comprend pas que de simples observations ou enregistrements de faits. Quant à lui, le terme « organisme » inclut les organisations qui agissent pour le compte d’organismes chargés d’assurer l’exécution de loi ou qui les représentent.

Le paragraphe (4) prévoit une exception à cette règle.

Les documents reliés à des inspections de routine dans des domaines comme la législation en matière de santé et de sécurité, la législation relative aux pratiques commerciales loyales, les programmes de protection de l’environnement et les nombreux autres programmes de réglementation qu'administre le gouvernement sont soumis à l’examen du public.

Exemple : La Loi sur les commissaires des incendies autorise le chef des pompiers à assurer l’observation des normes de sécurité-incendie grâce à ses inspections de routine. Ces normes sont énoncées dans la Loi sur les commissaires des incendies et le Code des incendies de l’Ontario. Il n'est pas nécessaire que les inspections aient lieu à la suite d’une plainte. Les rapports dressés à la suite de ces inspections de routine ne sont pas visés par l’exception énoncée à l’alinéa 14 (2) a) de la LAIPVP / alinéa 8 (2) a) de la LAIMPVP.

Loi du Parlement

al. 14 (2) b) de la LAIPVP / al. 8 (2) b) de la LAIMPVP

La personne responsable peut refuser de divulguer un document si sa divulgation constituerait une infraction à une loi du Parlement.

Exemple : L’article 46 de la Loi sur les jeunes contrevenants stipule que la divulgation délibérée de certains documents du tribunal, de la police et du gouvernement reliés aux jeunes contrevenants constitue une infraction, sauf si elle est autorisée par cette loi.

Poursuites civiles

al. 14 (2) c) de la LAIPVP / al. 8 (2) c) de la LAIMPVP

Cet alinéa exclut la divulgation d’un document si elle donnerait raisonnablement lieu de craindre que l’auteur du document ou la personne qui est citée ou dont les mots ont été paraphrasés dans le document soit l’objet de poursuites civiles.

Cette exception vise à protéger les responsables de l’exécution de la loi et les témoins et informateurs qui pourraient être poursuivis pour diffamation en cas de divulgation des documents préparés dans l’exercice de leurs fonctions.

Administration correctionnelle

al. 14 (2) d) de la LAIPVP / al. 8 (2) d) de la LAIMPVP

Cette exception s'applique aux documents où figurent des renseignements reliés aux antécédents d’une personne confiée au contrôle ou à la surveillance d’une administration correctionnelle.

Elle vise les personnes en libération conditionnelle, assujetties à une ordonnance de probation, à un permis d’absence temporaire ou à un programme de surveillance des personnes en liberté sous caution, ou qui font du travail communautaire.

Refus de confirmer ou de nier l’existence d’un document

Le paragraphe (3) stipule que la personne responsable peut refuser de confirmer ou de nier l’existence d’un document visé au paragraphe (1) ou (2) de la Loi. Par exemple, il peut arriver que le simple fait de confirmer l’existence d’un dossier d’enquête ou de renseignements secrets permette à l’auteur de la demande de gêner ou d’entraver la poursuite de l’enquête ou de la collecte de renseignements.

Exceptions - Exécution de la loi

Inspections de routine

par. 14 (4) de la LAIPVP / par. 8 (4) de la LAIMPVP

Ce paragraphe exige qu'une institution divulgue un document qui constitue un rapport dressé dans le cadre d’inspections de routine effectuées par un organisme autorisé à assurer et à réglementer l’observation d’une loi particulière de l’Ontario.

La section relative aux rapports sur l’exécution de la loi (al. 14 (2) a) de la LAIPVP / al. 8 (2) a) de la LAIMPVP) traite des inspections de routine. (Voir plus haut.)

Degré de succès d’un programme d’exécution de la loi

par. 14 (5) de la LAIPVP / par. 8 (5) de la LAIMPVP

Ce paragraphe précise que les exceptions prévues aux paragraphes (1) et (2) ne s'appliquent pas au document qui a trait au degré de succès atteint dans le cadre d’un programme d’exécution de la loi, sauf si la divulgation de ce document est susceptible de nuire, de faire obstacle ou de porter atteinte à la poursuite des objectifs visés à ces paragraphes.

Relations avec d’autres autorités gouvernementales (art. 15 de la LAIPVP / art. 9 de la LAIMPVP)

Cet article stipule que la personne responsable peut refuser de divulguer un document si la divulgation devait avoir pour effet probable de nuire à la poursuite de rapports intergouvernementaux ou de révéler des renseignements confidentiels confiés par un autre gouvernement.

On entend par « autorités gouvernementales » :

• le gouvernement du Canada;
• le gouvernement de l’Ontario (dans le cas des institutions assujetties à la LAIMPVP);
• le gouvernement d’une province ou d’un territoire du Canada;
• le gouvernement d’un pays ou d’un État étrangers;
• une organisation internationale d’États (comme les Nations Unies).

L’article s'applique aussi aux documents confidentiels confiés par des organismes, des conseils ou des commissions de ces gouvernements. Par exemple, la Gendarmerie royale du Canada est un organisme du gouvernement fédéral. Les corps de police municipaux et régionaux sont des organismes d’exécution de la loi du gouvernement de l’Ontario, car la Loi sur les services policiers, qui régit les services policiers en Ontario, est appliquée par le solliciteur général de l’Ontario. L’article précise aussi qu'il doit s'agir de relations intergouvernementales, et non de relations entre les organismes d’un même gouvernement.

L’application de cette exception est assujettie à trois critères : 1) les documents doivent révéler des renseignements confiés par un autre gouvernement ou par l’un de ses organismes; 2) les renseignements doivent avoir été confiés à une institution; 3) les renseignements doivent être confidentiels.

L’exception ne s'applique qu'en cas de risque raisonnable de préjudice, et l’institution doit pouvoir établir un lien clair et direct entre la divulgation des renseignements et le prétendu préjudice. Le risque d’un préjudice quelconque à la poursuite de rapports intergouvernementaux ou de révélation de renseignements confidentiels confiés à une institution par un autre gouvernement ou par l’un de ses organismes ne doit être ni imaginaire, ni artificiel, mais plutôt se fonder sur la raison.

La clause d’intérêt public manifeste prévue à l’article 23 de la LAIPVP / article 16 de la LAIMPVP s'applique à cette exception. Les institutions assujetties à la LAIPVP doivent cependant obtenir l’approbation du Conseil exécutif avant de divulguer tout renseignement visé par cette exception.

Différences entre la LAIPVP et la LAIMPVP

Il existe des différences sur les plans de la formulation et de la conception de cette exception entre la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée (la LAIPVP) et la Loi sur l’accès à l’information municipale et la protection de la vie privée (la LAIMPVP). Par exemple :

Exemple : Le paragraphe 9 (2) de la LAIMPVP stipule expressément que les institutions locales doivent divulguer un document visé par cette exception si le gouvernement, l’organisme ou l’organisation qui l’a confié y consent. L’article 15 de la LAIPVP ne comprend pas une telle disposition.

L’exception ne s'applique pas aux documents confidentiels confiés à une municipalité, à une commission locale ou à un conseil local par une autre municipalité, une autre commission locale ou un autre conseil local. La Loi prévoit qu'une demande d’accès peut être transférée à la municipalité, au conseil ou à la commission d’origine si le document visé intéresse davantage cette institution. Le Chapitre 3 (Procédures d’accès) traite du transfert des demandes d’accès.

Entrave à la poursuite des rapports intergouvernementaux

Entrave à la poursuite des rapports intergouvernementaux

al. 15 a) de la LAIPVP

L’exception s'applique si la divulgation d’un document devait avoir pour effet probable de nuire à la poursuite de rapports intergouvernementaux. On entend par « rapports intergouvernementaux » les rapports que le gouvernement de l’Ontario ou une institution entretient avec d’autres gouvernements. Le terme « rapports » inclut non seulement les négociations courantes, mais aussi les échanges généraux et continus avec d’autres gouvernements.

Confidential Information

al. 15 b) et al. 15 c) de la LAIPVP / par. 9 (1) de la LAIMPVP

L’objet de cette exception est de veiller à ce que les gouvernements assujettis à la LAIPVP / LAIMPVP continuent d’avoir accès aux documents que d’autres gouvernements pourraient autrement refuser de leur communiquer s'ils ne pouvaient se prévaloir de cette exception. L’exception s'applique si le gouvernement qui fournit les renseignements confidentiels, et non le gouvernement destinataire, fait valoir le caractère confidentiel des renseignements en question.

Défense (art. 16 de la LAIPVP)

Cet article stipule que la personne responsable peut refuser de divulguer un document si la divulgation devait avoir pour effet probable de nuire à la défense du Canada ou d’un État étranger qui est allié ou associé au Canada.

On entend par « défense du Canada ou d’un État étranger qui est allié ou associé au Canada » la prévention de toute attaque et de tout autre acte d’agression.

Un « État allié » est un État avec lequel le Canada a conclu une alliance ou un traité officiel. Un « État associé au Canada » est un État avec lequel le Canada peut avoir des rapports commerciaux ou autres non visés par une entente officielle.

Cet article s'applique aussi aux documents dont la divulgation aurait pour effet probable d’entraver la détection, la prévention ou la répression de l’espionnage, du sabotage ou du terrorisme.

La personne responsable qui se propose de divulguer des renseignements malgré l’exception doit obtenir l’autorisation préalable du Conseil exécutif. La clause d’intérêt public manifeste prévue à l’article 23 de la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée (LAIPVP) ne s'applique pas à cette exception.

Renseignements de tiers (art. 17 de la LAIPVP / art. 10 de la LAIMPVP)

Les institutions assujetties à la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée ou à la Loi sur l’accès à l’information municipale et la protection de la vie privée obtiennent souvent des renseignements sur les activités d’organisations du secteur privé. Certains de ces renseignements peuvent revêtir une grande valeur pour ces organisations et leur divulgation pourrait nuire à leur situation concurrentielle. Le paragraphe 17 (1) de la LAIPVP / paragraphe 10 (1) de la LAIMPVP prévoit que certains renseignements provenant de tiers sont inconsultables si leur divulgation devait avoir pour effet probable de causer un préjudice. Cette exception ne vise pas seulement les tiers commerciaux, mais aussi les fournisseurs de renseignements qui satisfont aux critères énoncés ci-dessous, y compris une autre institution.

L’article 28 de la LAIPVP / article 21 de la LAIMPVP stipule qu'avant de permettre l’accès à un document qui pourrait comprendre les renseignements visés au paragraphe 17 (1) de la LAIPVP / paragraphe 10 (1) de la LAIMPVP et portant atteinte aux intérêts d’une tierce partie, cette dernière doit en être avisée et avoir l’occasion de présenter des observations avant qu'une décision définitive soit prise à l’égard de la demande d’accès. Si une tierce partie prétend dans ses observations que le document est inconsultable, il lui incombe de prouver que le document est effectivement visé par l’article. L’institution qui veut faire valoir l’application de cette disposition doit, elle aussi, le prouver. Le Chapitre 3 (Procédures d’accès) traite des modalités de communication d’un avis.

La clause d’intérêt public manifeste prévue à l’article 23 de la LAIPVP / article 16 de la LAIMPVP s'applique à cette exception.

Critères préliminaires

L’exception prévue à l’article 17 ne peut être appliquée que si les trois critères préliminaires suivants sont respectés :

• les renseignements doivent appartenir à l’une des catégories précisées de renseignements de tiers;
• les renseignements doivent avoir été « fournis » par la tierce partie et leur caractère confidentiel doit être implicite ou explicite;
• la divulgation des renseignements doit avoir pour effet probable de causer un des préjudices prévus à l’article.

Ces trois critères sont explicités ci-dessous.

Critère no 1 : Catégories de renseignements de tiers

L’exception prévue s'applique si le document comprend des renseignements appartenant à l’une des catégories suivantes :

Secret industriel : Sont compris notamment les formules, compositions, compilations, programmes, méthodes, techniques, procédés ou renseignements compris ou figurant dans un produit, un dispositif ou un mécanisme qui : (i) est ou peut être utilisé dans un commerce ou une entreprise; (ii) n'est pas généralement connu dans ce commerce ou cette entreprise; (iii) possède une certaine valeur économique du fait justement qu'il n'est pas très connu, et (iv) fait l’objet d’efforts raisonnables dans les circonstances visant à maintenir le secret qui l’entoure.

Renseignements scientifiques : S'entend des renseignements qui appartiennent à un champ structuré de connaissances dans les domaines suivants : sciences naturelles, biologiques ou sociales, ou mathématiques. Ces renseignements doivent aussi avoir trait à l’observation et à la mise à l’essai d’hypothèses ou de conclusions particulières par un expert du domaine en question. Finalement, les renseignements d’ordre scientifique doivent avoir une signification distincte des renseignements d’ordre « technique » ci-dessous.

Renseignements techniques : Sont compris les renseignements qui appartiennent à un champ structuré de connaissances qui entrerait dans les catégories générales suivantes : sciences appliquées ou art mécanique, comme l’architecture, l’ingénierie ou l’électronique. Cette catégorie englobe généralement les renseignements que prépare un professionnel du domaine visé pour décrire la construction, le fonctionnement ou l’entretien d’une chose ou une structure, un procédé ou un appareil. Les « renseignements d’ordre technique » sont différents des « renseignements d’ordre scientifique ».

Renseignements commerciaux : S'entend des renseignements qui ont uniquement trait à la vente, à l’achat ou à l’échange de marchandises ou de services. Le terme « renseignements d’ordre commercial » peut s'appliquer tant aux organismes à but lucratif qu'aux organismes sans but lucratif et vise tant les grandes entreprises que les petites entreprises. Les « renseignements d’ordre commercial » sont différents des « renseignements d’ordre financier ».

Renseignements financiers : Sont compris les données précises et les renseignements qui ont trait à des questions de finances ou d’argent. Par exemple, le commissaire a établi que le prix d’acquisition d’un bien-fonds, les renseignements fiscaux, les taux de conversion et les intérêts d’incitation en matière de prêts entrent dans la catégorie des renseignements d’ordre financier.

Relations de travail : S'entend des renseignements concernant les rapports qui existent entre un employeur et ses employés. Sont compris les renseignements recueillis lors de la négociation de programmes d’équité salariale qui, s'ils étaient mis en oeuvre, auraient des incidences sur les relations patronat-salariat.

Critère no 2 : Renseignements confidentiels

Le deuxième critère a trait au caractère confidentiel des renseignements qu'une tierce partie fournit à une institution. Le commissaire a établi ce qui suit :

• Les renseignements créés ou recueillis par l’institution ne sont pas « fournis » par une tierce partie. Par exemple, les renseignements qui découlent des négociations d’une institution avec une tierce partie ne sont pas « fournis » par cette tierce partie. Toutefois, l’exception s'applique aux documents qu'élabore l’institution si, d’une part, leur divulgation permettrait d’identifier clairement la teneur des renseignements fournis par la tierce partie et, d’autre part, ils satisfont aux autres composantes du critère.
• Le désir d’assurer le respect du caractère confidentiel peut être implicite ou explicite, selon les circonstances (ou le comportement des parties). Par exemple, le caractère
  confidentiel des renseignements peut être implicite s'il existe des preuves selon lesquelles ces renseignements ont toujours été traités dans le plus grand secret.
• L’espérance de respect du caractère confidentiel doit être raisonnable et objective. On peut tenir compte des facteurs suivants : 1) a-t-on précisé que les renseignements devaient être considérés comme confidentiels?; 2) avant leur communication à l’institution, les renseignements ont-ils toujours été traités d’une façon qui indiquait que l’on se souciait de leur protection?; 3) les renseignements sont-ils autrement accessibles au public?; 4) le document a-t-il été élaboré à une fin qui ne donne pas lieu à sa divulgation?

Critère no 3 : Préjudice

L’exception ne s'applique que s'il est prouvé que la divulgation du document aurait probablement l’une des trois conséquences ci-dessous.

Situation concurrentielle ou négociations contractuelles

al. 17 (1) a) de la LAIPVP / al. 10 (1) a) de la LAIMPVP

Cet alinéa s'applique si la divulgation d’un document aurait pour effet probable de nuire gravement à la situation concurrentielle ou d’entraver gravement les négociations contractuelles ou autres d’une personne, d’un groupe de personnes ou d’une organisation.

L’alinéa vise tout préjudice grave à la situation concurrentielle et toute entrave grave à des négociations contractuelles ou autres. Il faut donc qu'il y ait un certain préjudice. Les circonstances propres à chaque cas doivent être évaluées. L’institution ou la tierce partie doit présenter des preuves détaillées et convaincantes et décrire un ensemble de faits et de circonstances qui laisseraient raisonnablement supposer qu'un préjudice sera causé si les renseignements sont divulgués. Les assertions généralisées de faits sans preuve suffisante ne répondent pas à ce critère.

Si cette exception doit viser des contrats, il est peu probable que la divulgation des clauses types que l’on trouve dans l’ensemble ou une grande partie de contrats d’un même genre cause un préjudice. Si l’exception s'applique au contrat, ces clauses peuvent être divulguées si l’on masque ou extrait les passages inconsultables.

La « situation concurrentielle » peut être amoindrie sans perte immédiate ou directe. Un contexte de concurrence doit exister pour que la connaissance de renseignements pertinents sur un concurrent puisse avoir des incidences sur sa situation concurrentielle.

Les « négociations » visées par l’exception englobent les négociations contractuelles ou les négociations du même genre, comme les négociations relatives au règlement d’une poursuite en justice ou au financement d’un organisme sans but lucratif.

Le préjudice envisagé peut s'appliquer à la tierce partie qui présente les renseignements ou à une personne, à un groupe de personnes ou à une autre organisation que l’institution.

Interruption de la communication de renseignements semblables

al. 17 (1) b) de la LAIPVP / al. 10 (1) b) de la LAIMPVP

Cet alinéa s'applique si la divulgation d’un document aurait pour effet probable d’interrompre la communication de renseignements semblables à l’institution, alors qu'il serait dans l’intérêt public que cette communication se poursuive.

La divulgation de renseignements découragerait la communication volontaire de renseignements semblables de la même source ou d’une autre source. La tierce partie requiert-elle le respect du caractère confidentiel de ses renseignements avant de les communiquer volontairement? Le critère est le suivant : la tierce partie ou l’autre source confierait-elle des renseignements semblables à l’institution à l’avenir si ces renseignements étaient divulgués? Si la réponse est négative, l’alinéa s'applique.

Il existe une dernière exigence : il est dans l’intérêt public que l’institution continue de recevoir ces renseignements, et non nécessairement dans l’intérêt de l’institution.

Pertes ou profits indus

al. 17 (1) c) de la LAIPVP / al. 10 (1) c) de la LAIMPVP

Cet alinéa s'applique si la divulgation d’un document aurait pour effet probable de causer des pertes ou des profits indus à une personne, un groupe de personnes, un comité ou une institution ou un organisme financiers.

Les pertes ou les profits visés peuvent être de n'importe quelle sorte, mais ils doivent être « indus », c'est-à-dire non fondés, non appropriés ou injustifiés. Il n'est pas nécessaire que ces pertes ou profits soient attribuables à la tierce partie qui fournit les renseignements, mais « à une personne, un groupe de personnes, un comité ou une institution ou un organisme financiers ».

Renseignements sur les relations de travail

al. 17 (1) d) de la LAIPVP / al. 10 (1) d) de la LAIMPVP

Cet alinéa s'applique si la divulgation d’un document aurait pour effet probable de divulguer un rapport ou des renseignements fournis à un conciliateur, un médiateur, un agent des relations de travail ou une autre personne nommée pour régler un conflit de relations de travail.

Renseignements sur l’impôt (LAIPVP)

par. 17 (2) de la LAIPVP

Ce paragraphe stipule que la personne responsable doit refuser (exception obligatoire) de divulguer un document qui révèle des renseignements qui ont été relevés dans une déclaration d’impôt ou recueillis à des fins d’établissement de l’assujettissement à l’impôt ou de perception fiscale. Le critère de préjudice prévu au paragraphe 17 (1) ne s'applique pas au paragraphe 17 (2).

Consentement à la divulgation

par. 17 (3) de la LAIPVP / par. 10 (2) de la LAIMPVP

Cet alinéa précise que la personne responsable peut divulguer un document visé à l’article 17 de la LAIPVP / article 10 de la LAIPVP si la personne concernée par les renseignements y consent. Cette partie concernée peut être la tierce partie qui a fourni les renseignements ou toute autre personne visée par les renseignements.

Exemple : Si un entrepreneur fournit des renseignements sur son entreprise et les corps d’état du second-oeuvre en ce qui concerne un projet donné, l’entrepreneur et les corps d’état sont « concernés » par les renseignements et doivent tous consentir à leur divulgation.

Intérêts économiques et autres (art. 18 de la LAIPVP / art. 11 de la LAIMPVP)

Cet article prévoit que la personne responsable peut soit refuser de divulguer certains renseignements de fabrication des institutions, soit refuser de divulguer de façon prématurée certains plans ou certaines stratégies de négociations. L’article 17 de la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée (LAIPVP) / article 10 de la Loi sur l’accès à l’information municipale et la protection de la vie privée (LAIMPVP) traite des renseignements touchant les intérêts de tiers.

Les alinéas 18 (1) a) à g) de la LAIPVP / alinéas 11 a) à g) de la LAIMPVP énoncent les catégories de renseignements et de circonstances visés par l’exception. Le paragraphe 18 (2) de la LAIPVP comprend une restriction.

La clause d’intérêt public manifeste prévue à l’article 23 de la LAIPVP / article 16 de la LAIMPVP s'applique à cette exception. Si la personne responsable choisit de retenir le document, elle doit décider si la divulgation dans l’intérêt public l’emporte sur le besoin de respecter le caractère confidentiel du document.
Renseignements

Renseignements d’ordre commercial

al. 18 (1) a) de la LAIPVP / al. 11 a) de la LAIMPVP

L’institution peut refuser de donner accès à un document qui comporte des secrets industriels ou des renseignements d’ordre financier, commercial, scientifique ou technique qui sont la propriété d’une institution et qui ont une valeur pécuniaire actuelle ou éventuelle. Les termes « secrets industriels ou renseignements d’ordre financier, commercial, scientifique ou technique » s'entendent au sens de l’article 17 de la LAIPVP / article 10 de la LAIMPVP. La composante valeur pécuniaire actuelle ou éventuelle signifie que le secret industriel ou le renseignement est actuellement commercialisable ou pourrait l’être. Le renseignement peut appartenir à l’institution qui a la garde du document ou à une autre institution. L’exception peut ne pas s'appliquer si les renseignements figurant dans le document sont du domaine public par suite de leur publication de bonne foi ou de leur parution dans un dossier du tribunal.

Recherche effectuée par un employé

al. 18 (1) b) de la LAIPVP / al. 11 b) de la LAIMPVP

La personne responsable peut refuser de divulguer des renseignements résultant d’une recherche effectuée par l’employé de l’institution si la divulgation devait avoir pour effet probable de retirer à l’employé la primauté de la publication. L’employé doit pouvoir prouver son intention de publier ces renseignements.

Intérêts économiques

al. 18 (1) c) de la LAIPVP / al. 11 c) de la LAIMPVP

Cet alinéa vise les renseignements dont la divulgation devait avoir pour effet probable de nuire aux intérêts économiques d’une institution ou à sa situation concurrentielle.

On entend par « intérêts économiques » la production, la distribution et la consommation de biens et de services. Si l’on peut raisonnablement prédire, par exemple, que la divulgation de certains renseignements forcera l’institution à payer un prix plus élevé pour des biens et des services, ces renseignements peuvent être inconsultables.
La « situation concurrentielle » s'applique uniquement aux institutions qui fournissent des biens et des services par voie de concours.

L’institution qui veut invoquer cette exception doit présenter des preuves détaillées et convaincantes et décrire un ensemble de faits et de circonstances qui donnent à penser que la divulgation du document comporte un risque raisonnable de préjudice. Les assertions généralisées de faits sans preuves suffisantes ne sont pas acceptables.

Intérêts financiers

al. 18 (1) d) de la LAIPVP / al. 11 d) de la LAIMPVP

Cet alinéa s'applique aux renseignements dont la divulgation devait avoir pour effet probable de nuire aux intérêts financiers de l’institution (LAIMPVP) ou à la faculté du gouvernement de l’Ontario de diriger l’économie de la province. On entend par « intérêts financiers » la situation financière d’une institution, sa faculté de prélever des impôts et de générer des recettes, et sa capacité de protéger ses propres intérêts lors d’opérations financières avec des tiers, dont d’autres gouvernements.

L’institution ne peut pas faire valoir sa crainte d’être poursuivie en justice en cas de divulgation des documents. L’exception ne peut être invoquée qu'en cas de risque raisonnable de préjudice, et l’institution doit fournir des preuves de l’existence de ce risque.

Stratégie de négociation

al. 18 (1) e) de la LAIPVP / al. 11 e) de la LAIMPVP

L’institution peut refuser de divulguer des positions, projets, lignes de conduite, normes ou instructions devant être observés par elle ou pour son compte dans le cadre d’une négociation actuelle ou éventuelle. Cet alinéa vise à protéger la faculté de l’institution d’engager des négociations efficaces avec d’autres parties. Il s'applique aux options, solutions de rechange et tactiques élaborées dans le cadre du processus de négociation. Il vise aussi les négociations actuelles ou futures.

Le terme « négociations » dans ce contexte s'entend des discussions et des communications qui visent la conclusion d’un règlement ou d’une entente.

Projets relatifs à la direction ou à la gestion

al. 18 (1) f) de la LAIPVP / al. 11 f) de la LAIMPVP

La personne responsable peut refuser de divulguer un document qui comprend des projets relatifs à la direction du personnel ou à la gestion d’une institution qui n'ont pas encore été mis en application ou rendus publics. Cet alinéa vise les plans de gestion interne d’une institution, comme les projets de restructuration ou de réinstallation ou les projets de création d’un organisme avant leur mise en oeuvre. Normalement, cette exception s'applique aux documents qui contiennent des méthodes, des conceptions ou des plans détaillés caractéristiques d’un projet visant à trouver une solution, et non aux documents qui comprennent des conseils sur l’élaboration d’un projet.

Voir aussi l’alinéa 13 (2) i) et la disposition 65 (6) 3 de la LAIPVP / alinéa 7 (2) h) et disposition 52 (3) 3 de la LAIMPVP concernant les propositions de modification ou d’établissement d’un programme public.

Programme à l’état de projet/Avantages indus

al. 18 (1) g) de la LAIPVP / al. 11 g) de la LAIMPVP

Cet alinéa s'applique aux renseignements, y compris les projets, les politiques ou les entreprises proposés d’une institution dont la divulgation :

• aboutirait raisonnablement à la divulgation prématurée d’un programme à l’état de projet;
• occasionnerait des pertes ou profits indus à une personne.

Le terme « indus » signifie non fondés, non appropriés ou injustifiés.

Cette exception est limitée dans le temps en ce sens qu'elle ne vise que les projets, les politiques ou les entreprises proposés. Elle ne s'applique que si la divulgation risque raisonnablement d’entraîner l’une des deux conséquences prévues. Il doit exister des preuves selon lesquelles l’une de ces conséquences risque de se produire.

Questions devant servir à un examen ou à un test

al. 18 (1) h) de la LAIPVP / al. 11 h) de la LAIMPVP

Une institution peut refuser de divulguer des questions devant servir à un examen ou à un test à des fins scolaires. Une fois que la question ne doit plus servir à un examen ou à un test, elle n'est plus visée par l’exception.

L’exception ne s'applique pas aux questions concernant un concours visant à combler un poste.

Observations faites en vertu de la Loi sur les négociations de limites municipales

al. 18 (1) i) de la LAIPVP / al. 11 i) de la LAIMPVP

Cet alinéa s'applique aux documents comprenant des observations faites par une municipalité en cause ou une autre entité en vertu de la Loi sur les négociations de limites municipales. Cette exception est limitée dans le temps et ne peut être invoquée tant que la question à laquelle ces observations sont reliées n'a pas été résolue aux termes de la loi.

Exceptions (LAIPVP)

par. 18 (2) de la LAIPVP

Ce paragraphe prévoit une exception à la règle énoncée au paragraphe 18 (1). Il exige la divulgation d’un document qui donne le résultat de l’essai d’un produit ou d’essais relatifs à l’environnement. L’essai peut être effectué par l’institution ou pour son compte (par une autre institution ou par une personne). Cependant, la personne responsable peut refuser de divulguer le document si, selon le cas :

• les essais ont été effectués moyennant rémunération à titre de service en faveur d’une personne, d’un groupe de personnes ou d’une organisation qui n'est pas une institution (p. ex. essai sur un produit commercial);
• les essais étaient de nature préliminaire ou expérimentale en vue de l’élaboration de nouveaux modes d’essais.

L’alinéa 13 (2) e) traite de la divulgation d’un rapport qui porte sur l’essai d’un produit relié à la mise à l’épreuve de pièces d’équipement appartenant au gouvernement ou le résultat d’un test mené à l’intention des consommateurs.

Secret professionnel de l’avocat (art. 19 de la LAIPVP / art. 12 de la LAIMPVP)

L’exception discrétionnaire prévue à cet article s'applique aux documents protégés par le secret professionnel de l’avocat prévu en common law (volet 1) et aux documents élaborés par l’avocat-conseil de la Couronne ou par un avocat dont les services sont retenus par une institution ou qui travaille pour elle, ou pour son compte, pour qu'il les utilise soit dans la communication de conseils juridiques, soit à l’occasion ou en prévision d’une instance (volet 2). Le volet 2 peut s'appliquer même si le privilège prévu en common law ne s'applique pas.

Le terme « avocat-conseil de la Couronne » inclut, pour l’application de la LAIPVP, toute personne qui agit comme conseiller juridique au sein d’une institution.

Le terme « conseils juridiques » englobe toute opinion juridique sur une question d’ordre juridique et tout plan d’action recommandé fondé sur des considérations de nature juridique. Il n'inclut pas les renseignements fournis à l’égard d’une question ayant des incidences juridiques si aucun avis juridique n'a été formulé ou qu'aucun plan d’action fondé sur des considérations d’ordre juridique n'a été recommandé. Le fait qu'un avocat a étudié un document ne signifie pas nécessairement que le document est visé par l’exception.

Il faut toujours solliciter l’opinion des conseillers juridiques d’une institution avant d’invoquer cette exception. Les institutions doivent veiller à ce que les opinions juridiques ne soient pas divulguées à une partie, car cela pourrait compromettre le secret professionnel de l’avocat.

La clause d’intérêt public manifeste prévue à l’article 23 de la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée (LAIPVP) / article 16 de la Loi sur l’accès à l’information municipale et la protection de la vie privée (LAIMPVP) ne s'applique pas.

Application aux conseils juridiques (volet 1)

Le privilège reconnu en common law (volet 1) s'applique à ce qui suit : 1) toutes les communications confidentielles, verbales ou écrites, entre un client, ou son représentant, et un conseiller juridique qui sont directement reliées à la sollicitation, à la formulation ou à la transmission d’un conseil juridique ou d’une aide juridique (y compris les documents de travail du conseiller juridique qui y sont directement reliés); 2) les documents préparés ou obtenus spécialement pour un avocat à l’occasion ou en prévision d’une instance.

Le secret professionnel de l’avocat s'applique si les quatre conditions suivantes sont réunies :

• la communication est verbale ou écrite;
• la communication est confidentielle;
• la communication a lieu entre une institution et un conseiller juridique;
• la communication est directement reliée à la sollicitation, à la formulation ou à la transmission d’un conseil juridique.

Application aux documents reliés à une instance (volet 2)

Ce volet de l’article prévoit que tous les documents élaborés aux fins d’obtenir des conseils juridiques à l’occasion ou non ou en prévision ou non d’une instance, ainsi que tous les documents élaborés soit à l’occasion ou en prévision d’une instance peuvent ne pas être divulgués. Cela signifie que toute communication, même si elle n'est pas confidentielle, entre un avocat et un client ou entre un avocat et une tierce partie aux fins d’une instance est protégée par le secret professionnel de l’avocat.

Deux critères s'appliquent au « document élaboré […] en prévision d’une instance » :

1. d’une part, l’instance prévue doit être la raison qui motive essentiellement la préparation du document;
2. d’autre part, la probabilité de l’instance doit être raisonnable lors de l’élaboration du document, et ne pas constituer seulement une possibilité vague ou théorique.

Renonciation

Seul le client peut renoncer au secret professionnel de l’avocat et autoriser la divulgation d’un document. La renonciation n'est valide que s'il en existe des preuves concrètes. Elle n'est pas implicite du seul fait que des particuliers ou des institutions autres que l’avocat ou le client sont en possession du document visé. Cependant, le commissaire a établi qu'il peut arriver que la renonciation soit implicite, auquel cas la divulgation du document est permise. Dans un cas, un client avait délibérément divulgué une opinion à une partie donnée, sans imposer de restrictions quant à son utilisation. Le commissaire a conclu que cette divulgation constituait une renonciation au secret professionnel de l’avocat. Dans un autre cas, le commissaire a établi qu'une institution avait implicitement renoncé au secret professionnel de l’avocat à l’égard d’une lettre se trouvant dans un dossier relatif à l’aménagement d’un terrain. Le dossier était accessible au public et l’auteur de la demande l’avait vu de cette façon. Deux autres faits ont influé sur l’issue de cette affaire : l’institution n'a pas retiré le document du dossier une fois qu'elle a été informée du problème et elle n'a pas présenté d’observations sur la question de la renonciation pendant le processus d’appel.

Les institutions doivent veiller à ce que les opinions juridiques ne soient pas divulguées à une partie donnée, car cela pourrait compromettre le secret professionnel de l’avocat. Si une institution souhaite divulguer des renseignements privilégiés à une partie donnée, elle doit limiter leur utilisation en vue d’assurer le respect du secret professionnel de l’avocat.

Menace à la santé ou à la sécurité (art. 20 de la LAIPVP / art. 13 de la LAIMPVP)

L’article 20 de la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée / article 13 de la Loi sur l’accès à l’information municipale et la protection de la vie privée stipule que la personne responsable peut refuser de divulguer un document dont la divulgation aurait pour effet probable de compromettre gravement la santé ou la sécurité d’un particulier. L’expression « aurait pour effet probable » oblige l’institution à établir un lien clair et direct entre la divulgation des renseignements et le prétendu préjudice.

Cette exception ne vise pas à limiter le droit d’accès d’une personne aux renseignements personnels qui la concernent, sauf si la divulgation de ces renseignements pourrait compromettre la santé ou la sécurité d’une autre personne. Si la personne responsable a décidé de ne pas divulguer les renseignements visés par une exception, elle doit se demander si la divulgation du document aurait pour effet probable de constituer une menace à la vie ou à la sécurité physique d’un agent d’exécution de la loi ou d’une autre personne aux termes de l’alinéa 14 (1) e) de la LAIPVP / alinéa 8 (1) e) de la LAIMPVP.

La clause d’intérêt public manifeste prévue à l’article 23 de la LAIPVP / article 16 de la LAIMPVP s'applique à cette exception, mais non à celle prévue à l’alinéa 14 (1) e) de la LAIPVP / alinéa 8 (1) e) de la LAIMPVP.

Vie privée (art. 21 de la LAIPVP / art. 14 de la LAIMPVP)

L’article 21 de la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée (LAIPVP) / article 14 de la Loi sur l’accès à l’information municipale et la protection de la vie privée (LAIMPVP) :

• stipule que la personne responsable ne peut divulguer des renseignements personnels qu'au particulier concerné par ceux-ci, sauf dans les circonstances qu'il précise. Il représente une exception à la règle de divulgation de renseignements personnels à la suite d’une demande en bonne et due forme présentée aux termes de la Loi;
• constitue l’une des clés de voûte de la Loi. Il oppose le droit d’accès du public à des documents au droit à la vie privée du particulier concerné par les renseignements personnels;
• stipule que l’institution doit refuser de divulguer des renseignements personnels, sauf en cas d’application d’une des circonstances énumérées aux alinéas 21 (1) a) à f) de la LAIPVP / alinéas 14 (1) a) à f) de la LAIMPVP.

Les alinéas 21 (2) a) à i) de la LAIPVP / alinéas 14 (2) a) à i) de la LAIMPVP :

• énumèrent les critères dont la personne responsable doit tenir compte aux fins de déterminer si la divulgation de renseignements personnels constitue une atteinte injustifiée à la vie privée.

Le paragraphe 21 (3) de la LAIPVP / paragraphe 14 (3) de la LAIMPVP :

• énonce les cas où la divulgation d’un document est présumée constituer une atteinte injustifiée à la vie privée.

Le paragraphe 21 (4) de la LAIPVP / paragraphe 14 (4) de la LAIMPVP :

• précise les cas où la divulgation d’un document ne constitue pas une atteinte injustifiée à la vie privée.

Le paragraphe 21 (5) de la LAIPVP / paragraphe 14 (5) de la LAIPVP :

• autorise l’institution à refuser de confirmer ou de nier l’existence d’un document dont la divulgation constituerait une atteinte injustifiée à la vie privée.

Si l’institution a des motifs de croire que la divulgation d’un document pourrait constituer une atteinte injustifiée à la vie privée, l’article 21 de la LAIPVP / article 14 de la LAIMPVP lui ordonne d’aviser la personne concernée par la divulgation des renseignements. Cette personne doit avoir l’occasion de faire des observations sur la divulgation. Voir la rubrique sur les avis aux tierces parties concernées au Chapitre 3 (Procédures d’accès).

La présente exception est assujettie à la clause d’intérêt public manifeste prévue à l’article 23 de la LAIPVP / article 16 de la LAIMPVP. En cas d’application de l’exception, la personne responsable doit se demander si l’intérêt public l’emporte ou non sur la protection de la vie privée. Avant de divulguer des renseignements dans l’intérêt public, la personne responsable doit respecter les exigences en matière d’avis prévues à l’article 28 de la LAIPVP / article 21 de la LAIMPVP.

L’article 49 de la LAIPVP/ article 38 de la LAIMPVP s'applique lorsque la personne responsable doit décider si elle divulguera ou non des renseignements personnels à la personne concernée par ceux-ci.

Signalons que certains documents comprenant des renseignements ayant trait aux relations de travail et à l’emploi ne sont pas assujettis à la LAIPVP / LAIMPVP. (Voir la rubrique sur les clauses d’exclusion au Chapitre 3).

Vie privée

par. 21 (1) de la LAIPVP / par. 14 (1) de la LAIMPVP

Ce paragraphe stipule que la personne responsable ne doit divulguer des renseignements personnels qu'au particulier concerné par ceux-ci, sauf dans les cas énumérés aux alinéas 21 (1) a) à f) de la LAIPVP / alinéas 14 (1) a) à f) de la LAIMPVP.

Consentement

al. 21 (1) b) de la LAIPVP / al. 14 (1) b) de la LAIMPVP

Des renseignements personnels peuvent être divulgués à une autre personne que le particulier concerné par ceux-ci en cas de demande écrite ou du consentement préalables de ce particulier. Ce dernier doit cependant avoir lui-même le droit de consulter ces renseignements.

La demande ou le consentement doit être écrit et doit parvenir avant la divulgation des renseignements personnels. Il convient de confirmer l’identité de la personne qui donne le consentement.

Situation d’urgence

al. 21 (1) b) de la LAIPVP / al. 14 (1) b) de la LAIMPVP

Des renseignements personnels peuvent être divulgués à une autre personne que le particulier concerné par ceux-ci lors d’une situation d’urgence où il existe un risque immédiat pour la santé ou la sécurité d’un particulier qui n'est pas nécessairement le particulier concerné par les renseignements personnels.

On entend par situation « d’urgence » toute situation où il n'y a pas d’autre façon d’obtenir des renseignements personnels relatifs à la santé ou à la sécurité d’une personne ou où tout retard dans l’obtention des renseignements pourrait nuire à la santé ou à la sécurité d’une personne. Il appartient à la personne responsable de déterminer s'il existe ou non une situation d’urgence.

Si des renseignements personnels sont divulgués aux termes de cet alinéa, un avis de divulgation doit ensuite être envoyé par courrier au particulier concerné par les renseignements à sa dernière adresse connue. Si l’institution ne possède pas son adresse, elle doit tenter de l’obtenir de l’auteur de la demande.

Documents publics

al. 21 (1) c) de la LAIPVP / al. 14 (1) c) de la LAIMPVP

Des renseignements personnels peuvent être divulgués à une autre personne que le particulier concerné par ceux-ci s'ils ont été recueillis et conservés dans le but précis de constituer un document accessible au grand public.

On entend par « document public » toute compilation de renseignements personnels auxquels tous les membres du public ont également accès. Les renseignements personnels visés par l’exception prévue à cet alinéa doivent avoir été recueillis et conservés « dans le but précis » de constituer un document accessible au grand public. Le Chapitre 5 (Protection de la vie privée) traite en détail des documents publics.

Les documents publics sont constitués afin de permettre au public, dans des cas bien précis, d’avoir accès à des renseignements personnels auxquels il n'aurait pas normalement accès. Le « besoin de savoir » du public doit l’emporter sur le droit à la protection de la vie privée du particulier concerné par les renseignements.

Des renseignements personnels sont ordinairement conservés dans des documents publics pour les raisons suivantes :

• assurer la bonne administration de programmes, d’activités et de services (p. ex. liste électorale, rôle d’évaluation);
• favoriser la responsabilité du gouvernement en fournissant des renseignements reliés à la délivrance des permis, licences, contrats gouvernementaux, etc.;
• favoriser des choix éclairés et la protection du consommateur (p. ex. en assurant l’accessibilité de certains documents comme les registres de biens immobiliers, les rôles d’évaluation, les enregistrements de ventes mobilières, les documents relatifs au système d’enregistrement des sûretés mobilières, aux titulaires de licences et permis précis, etc.);
• permettre la juste détermination de droits.

Principales caractéristiques des documents publics

1. Les documents doivent être également accessibles à tous les membres du public. Les documents qui sont accessibles à certaines personnes et non à d’autres n'entrent pas dans la définition de « documents publics » telle que l’envisage la Loi.
2. L’accessibilité au public ne signifie pas que l’accès est nécessairement gratuit. Il existe actuellement un certain nombre de documents publics dont l’accessibilité est assujettie au paiement de droits.
3. Si un document public comprenant des renseignements personnels est constitué ou conservé, l’accessibilité au public ne doit pas être la seule raison pour laquelle les renseignements ont été recueillis et conservés. Par exemple, le registre de l’impôt foncier sert à l’administration du programme d’imposition foncière, mais les particuliers ont aussi besoin d’avoir accès aux renseignements qui y figurent à diverses fins commerciales.
4. L’accès à un document public ne signifie pas nécessairement qu'il est facilement disponible sans aucun renseignement identificateur. Il peut arriver qu'un particulier soit tenu de fournir à l’institution certains détails ou renseignements identificateurs pour permettre à l’institution de retrouver le document. Le fait que les systèmes d’accès existants ne sont pas nécessairement pratiques ou économiques pour l’auteur de la demande ne veut pas dire que les documents ne sont pas accessibles au public.
5. Les renseignements personnels qui figurent dans un document public dans un contexte donné peuvent ne pas être consultables dans un autre contexte. Par exemple, le public peut avoir accès à des renseignements personnels relatifs à des condamnations au criminel grâce aux documents et dossiers des tribunaux, mais il ne s'ensuit pas que le dossier de condamnations au criminel qui figure dans le fichier des membres du personnel ou le dossier de sécurité est un document public.
6. Il peut arriver que seuls certains éléments d’un ensemble de renseignements personnels soient conservés dans un document public, alors que d’autres ne sont pas accessibles au public.

Constitution des documents publics

Dans bien des provinces, les documents publics comprenant des renseignements personnels sont constitués et conservés aux termes de lois ou de règlements particuliers. En Ontario, les documents publics peuvent être constitués aux termes :

1. soit d’une loi;
2. soit d’une décision de principe qu'a prise l’institution.

a. Loi

Les lois, règlements ou règlements municipaux qui désignent des documents publics renferment généralement des modalités relatives à l’administration des renseignements. Il arrive souvent que le pouvoir d’imposer des droits et de fixer les heures et lieux de consultation de documents soit prescrit dans le texte législatif.

b. Décision de principe prise par l’institution

Il peut arriver qu'un document public existe sans fondement législatif. L’institution, par l’entremise de ses contacts avec le public, peut décider que celui-ci a le « droit légitime de savoir » et que ce droit l’emporte sur le droit à la protection de la vie privée des particuliers concernés par les renseignements. Dans ce cas, l’institution peut adopter une politique pour conférer au document un caractère public. Elle prend cette décision en se fondant sur deux critères importants : 1) le droit à la protection de la vie privée des particuliers; 2) la question de savoir si la divulgation des renseignements peut être considérée ou non comme une atteinte « justifiée » à la vie privée.

Facteurs entrant en ligne de compte

Voici certains des facteurs qui influent sur la constitution et la conservation de documents publics :

• Le « droit du public de savoir » l’emporte-t-il sur le droit à la protection de la vie privée des particuliers concernés?
• La divulgation des renseignements favorisera-t-elle l’adoption d’un choix éclairé?
• Les renseignements seront-ils accessibles à tous?
• Le public a-t-il besoin de ces renseignements pour mieux gérer ses affaires?
• L’accessibilité du public aux renseignements constitue-t-elle une atteinte injustifiée à la vie privée?
• Les renseignements personnels sont-ils particulièrement délicats?
• Les renseignements sont-ils reliés à la juste détermination des droits de l’auteur de la demande?

Bien que la Loi ne traite pas des exigences légales régissant la constitution et la conservation de documents publics, il faut comparer attentivement le besoin de divulguer des renseignements au droit des particuliers à la protection de leur vie privée. Dans un tel cas, le critère de comparaison (voir la partie de la Loi qui traite de la protection de la vie privée) qui décrit les facteurs applicables à la détermination de la question de savoir si la divulgation de renseignements personnels constitue une atteinte injustifiée à la protection de la vie privée peut aider considérablement l’institution à décider si une compilation de renseignements personnels sera ou non accessible à titre de document public.

Divulgation expressément autorisée en vertu d’une loi

al. 21 (1) d) de la LAIPVP / al. 14 (1) d) de la LAIMPVP

Des renseignements personnels peuvent être divulgués à une autre personne que le particulier concerné par ces renseignements si une loi de l’Ontario ou du Canada l’autorise expressément.

Le pouvoir de divulgation doit être énoncé dans la loi et ne pas constituer simplement une politique administrative de l’institution.

Exemple : L’article 14 de la Loi sur les pratiques de commerce stipule que les renseignements recueillis lors d’une inspection ou d’une enquête doivent être divulgués afin d’informer les consommateurs sur une pratique de commerce injuste et de leur communiquer des renseignements relatifs à leurs droits.

Ententes de recherche

al. 21 (1) e) de la LAIPVP / al. 14 (1) e) de la LAIMPVP

Des renseignements personnels peuvent être divulgués à des fins de recherche à une autre personne que le particulier concerné par ces renseignements si certaines conditions sont réunies. Les « fins de recherche » sont différentes des utilisations administratives, opérationnelles ou réglementaires de renseignements personnels en ce sens qu'elles ne touchent pas directement le particulier concerné par les renseignements et ne sont pas liées à l’administration ordinaire d’un programme. Les évaluations, notamment les évaluations de programme, et les études opérationnelles ne sont pas des recherches pour l’application de cet alinéa. On entend par « recherche », d’une part, toute étude ou enquête systématique relative à des données et à des sources en vue d’établir des faits et d’arriver à de nouvelles conclusions et, d’autre part, toute entreprise visant à découvrir de nouveaux faits ou à rassembler de vieux faits grâce à une étude scientifique ou à un plan d’enquête critique.

L’alinéa s'applique à la divulgation de renseignements à la suite des demandes d’accès des chercheurs qui ont reçu une subvention, des experts-conseils qui mènent des recherches contractuelles et des chercheurs indépendants. L’accès à des renseignements personnels de chercheurs qui sont des employés d’une institution n'est pas assujetti à cet alinéa, mais plutôt à l’article 41 de la LAIPVP / article 31 de la LAIMPVP et à l’alinéa 42 d) de la LAIPVP / alinéa 32 d) de la LAIMPVP.

L’institution doit déterminer que les conditions sont appropriées à la divulgation de renseignements personnels à des fins de recherche. Les conditions suivantes doivent être réunies :

• la divulgation est conforme aux conditions ou à l’utilisation envisagées au moment où les renseignements personnels ont été divulgués, recueillis ou obtenus. Si la personne qui a fourni les renseignements s'attendait raisonnablement à ce qu'ils restent confidentiels, leur divulgation ne doit pas être autorisée sans son consentement;
• les fins de recherche à l’origine de la divulgation ne peuvent être raisonnablement atteintes que si les renseignements sont divulgués sous une forme qui permet l’identification individuelle. La personne responsable doit être convaincue que l’objectif visé nécessite l’identification éventuelle;
• le chercheur doit se conformer aux conditions relatives à la sécurité et au caractère confidentiel prescrites par les règlements.

Un modèle d’entente de recherche figure à l’Annexe VIII.

Atteinte injustifiée à la vie privée

al. 21 (1) f) de la LAIPVP / al. 14 (1) f) de la LAIMPVP

Des renseignements personnels peuvent être divulgués à une autre personne que le particulier concerné par les renseignements si la divulgation ne constitue pas une atteinte injustifiée à la vie privée. Cet alinéa constitue une exception à l’exception obligatoire. Les paragraphes 21 (2), (3) et (4) de la LAIPVP / paragraphes 14 (2), (3) et (4) de la LAIMPVP permettent de déterminer si la divulgation de renseignements personnels constitue une atteinte injustifiée à la vie privée. Si l’une des présomptions énumérées au paragraphe 21 (3) de la LAIPVP / paragraphe 14 (3) de la LAIMPVP s'applique aux renseignements personnels figurant dans un document, cette présomption ne peut être écartée que si les renseignements personnels sont assujettis au paragraphe 21 (4) de la LAIPVP / paragraphe 14 (4) de la LAIMPVP ou s'il est établi que l’article 23 de la LAIPVP / article 16 de la LAIMPVP s'applique aux renseignements personnels.

Si aucune des présomptions énumérées au paragraphe 21 (3) de la LAIPVP / paragraphe 14 (3) de la LAIMPVP ne s'applique, la personne responsable doit tenir compte de l’application de tous les facteurs énumérés au paragraphe 21 (2) de la LAIPVP / paragraphe 14 (2) de la LAIMPVP et de toutes les autres circonstances pertinentes.

Facteurs dont il faut tenir compte

Facteurs dont il faut tenir compte

par. 21 (2) de la LAIPVP / par. 14 (2) de la LAIMPVP

Si aucune des présomptions énumérées au paragraphe 21 (3) de la LAIPVP / paragraphe 14 (3) de la LAIMPVP ne s'applique, la personne responsable doit tenir compte de tous les facteurs énumérés au paragraphe 21 (2) de la LAIPVP / paragraphe 14 (2) de la LAIMPVP. Cette liste de facteurs n'est pas exhaustive. L’institution doit aussi tenir compte de toutes les circonstances pertinentes avant de prendre une décision relativement à la divulgation. Par exemple, le désir de favoriser ou de restaurer la confiance du public dans une institution peut militer en faveur de la divulgation de renseignements personnels même s'il ne figure pas sur la liste.

Examen par le public

al. 21 (2) a) de la LAIPVP / al. 14 (2) a) de la LAIMPVP

Aux fins de déterminer si la divulgation de renseignements personnels constitue une atteinte injustifiée à la vie privée, la personne responsable doit se demander si la divulgation est souhaitable parce qu'elle permet au public de surveiller de près les activités des institutions gouvernementales. Dans ce cas, l’accès aux renseignements et la surveillance des mécanismes de fonctionnement internes du gouvernement l’emportent sur la protection de la vie privée. Lorsqu'elle invoque cet alinéa, l’institution doit tenir compte des aspects généraux de la responsabilité publique. Il faut que le public, et non une seule personne, demande la surveillance de près des activités de l’institution. L’auteur de la demande doit démontrer que les activités de l’institution visées par le document ont été publiquement remises en question.

Santé et sécurité publiques

al. 21 (2) b) de la LAIPVP / al. 14 (2) b) de la LAIMPVP

Aux fins de déterminer si la divulgation de renseignements personnels constitue une atteinte injustifiée à la vie privée, la personne responsable doit examiner si l’accès aux renseignements personnels peut promouvoir une amélioration de la santé et de la sécurité publiques.

Exemple : L’identification de l’emplacement d’une décharge ou d’un rejet ou d’un autre danger éventuel pour l’environnement peut nécessiter la divulgation de renseignements personnels.

Choix plus judicieux

al. 21 (2) c) de la LAIPVP / al. 14 (2) c) de la LAIMPVP

Aux fins de déterminer si la divulgation de renseignements personnels constitue une atteinte injustifiée à la vie privée, la personne responsable doit examiner si la divulgation rendra l’achat de biens et de services susceptible d’un choix plus judicieux.

Exemple : La divulgation de l’évaluation du rendement d’un fournisseur ou d’un expert-conseil pourrait révéler des renseignements personnels.

Juste détermination de droits

al. 21 (2) d) de la LAIPVP / al. 14 (2) d) de la LAIMPVP

Aux fins de déterminer si la divulgation de renseignements personnels constitue une atteinte injustifiée à la vie privée, la personne responsable doit examiner si ces renseignements personnels ont une incidence sur la juste détermination des droits qui concernent l’auteur de la demande. Il peut arriver que l’auteur de la demande doive avoir accès à des renseignements personnels relatifs à ses droits.

Cet article n'est pertinent que si les facteurs suivants sont établis : 1) le droit en question est un droit reconnu par la loi, donc fondé sur la common law ou une loi; 2) le droit a trait à une instance qui existe ou qui est envisagée; 3) les renseignements personnels auxquels l’appelant veut avoir accès ont une certaine incidence sur la détermination du droit en question; 4) les renseignements personnels sont nécessaires pour préparer l’instance ou assurer une audience impartiale.

Préjudice injuste

al. 21 (2) e) de la LAIPVP / al. 14 (2) e) de la LAIMPVP

La personne responsable doit examiner si le particulier visé par les renseignements personnels risque d’être injustement lésé dans ses intérêts pécuniaires ou autres. D’autres dispositions de la Loi excluent des documents pour le motif que leur divulgation peut menacer la vie, la santé ou la sécurité de quelqu'un (al. 14 (1) e) de la LAIPVP / al. 8 (1) e) de la LAIMPVP). Il faut interpréter le concept d'« autres intérêts » de façon restreinte pour qu'il signifie un préjudice semblable à un préjudice pécuniaire, comme un préjudice à des intérêts commerciaux.

Ce critère ne s'applique que s'il existe des preuves selon lesquelles la divulgation entraînera un préjudice pécuniaire ou autre.

Renseignements de nature très délicate

al. 21 (2) f) de la LAIPVP / al. 14 (2) f) de la LAIMPVP

La personne responsable doit examiner si le particulier concerné par les renseignements personnels les jugent très délicats. L’institution qui souhaite établir la « nature très délicate » des renseignements doit prouver que leur divulgation affligerait profondément d’autres personnes que l’auteur de la demande et pourrait constituer une atteinte à la sécurité de leur personne. Le fait qu'un particulier puisse être gêné par la divulgation de renseignements personnels ne suffit pas.

Exactitude et fiabilité des renseignements

al. 21 (2) g) de la LAIPVP / al. 14 (2) g) de la LAIPVP

La personne responsable doit examiner l’exactitude et la fiabilité des renseignements. Ce facteur influe sur la divulgation de renseignements personnels. S'il existe des motifs suffisants de mettre en doute l’exactitude et la fiabilité des documents, leur divulgation peut constituer une atteinte injustifiée à la vie privée. Ce facteur ne s'applique que si l’on peut prouver de façon précise que les renseignements reçus sont inexacts ou douteux.

Le paragraphe 40 (2) de la LAIPVP / paragraphe 30 (2) de la LAIMPVP stipule que les institutions doivent prendre des mesures raisonnables pour veiller à ce que seuls des renseignements personnels exacts et à jour soient utilisés.

Renseignements communiqués à titre confidentiel

al. 21 (2) h) de la LAIPVP / al. 14 (2) h) de la LAIMPVP

La personne responsable doit examiner si le particulier visé par les renseignements personnels les a communiqués à l’institution à titre confidentiel. Cet alinéa ne s'applique pas aux renseignements personnels qu'un particulier fournit à titre confidentiel à l’égard d’un autre particulier.

Exemple : Un groupe de citoyens qui s'est plaint d’une prétendue entrée sans autorisation s'attendait à ce que les renseignements relatifs à la plainte restent confidentiels. Par conséquent, cet alinéa a constitué un facteur pertinent.

Atteinte à la réputation

al. 21 (2) i) de la LAIPVP / al. 14 (2) i) de la LAIMPVP

La personne responsable doit examiner si la divulgation de renseignements personnels est susceptible de porter injustement atteinte à la réputation d’une personne dont il est fait mention dans le document. L’atteinte à la réputation peut ne pas toujours être considérée injuste.

Exemple : Le commissaire a établi que la divulgation des résultats d’une enquête sur la pertinence des opérations de change en devises étrangères d’un haut fonctionnaire ne porterait pas « injustement » atteinte à sa réputation.

Atteinte présumée à la vie privée

Le paragraphe 21 (3) de la LAIPVP / paragraphe 14 (3) de la LAIMPVP stipule que la divulgation de certains types de renseignements personnels est présumée constituer une atteinte injustifiée à la vie privée. Ces genres ou catégories de renseignements personnels contiennent des détails délicats ou personnels sur la vie privée d’une personne ou ont pour effet probable de nous inciter fortement à penser que la vie privée du particulier en question sera protégée. Si l’une des présomptions prévues à ce paragraphe s'applique aux renseignements personnels compris dans un document, leur divulgation n'aura lieu que si ces renseignements sont assujettis au paragraphe 21 (4) de la LAIPVP / paragraphe 14 (4) de la LAIMPVP ou s'il est établi que l’article 23 de la LAIPVP / article 26 de la LAIMPVP s'applique aux renseignements personnels.

Dossier médical

al. 21 (3) a) de la LAIPVP / al. 14 (3) a) de la LAIMPVP

La divulgation de renseignements personnels relatifs aux antécédents, au diagnostic, à la maladie, au traitement ou à l’évaluation d’ordre médical, psychiatrique ou psychologique est présumée constituer une atteinte injustifiée à la vie privée.

Contravention possible à la loi

al. 21 (3) b) de la LAIPVP / al. 14 (3) b) de la LAIMPVP

La divulgation de renseignements personnels recueillis comme partie du dossier d’une enquête reliée à une contravention possible à la loi est présumée constituer une atteinte injustifiée à la vie privée. Le terme « contravention possible à la loi » inclut les infractions aux lois et règlements fédéraux ou provinciaux et aux règlements municipaux.

Exemple : Les renseignements personnels relatifs à une enquête sur un cas de discrimination recueillis par la Commission ontarienne des droits de la personne, ou pour son compte, sont des renseignements recueillis comme partie du dossier d’une enquête reliée à une contravention possible à la loi.

La présomption s'applique aux enquêtes reliées à une contravention possible à la loi. Par conséquent, elle s'applique même si aucune accusation au criminel n'a été portée ou qu'aucune instance n'a été intentée contre une personne. Cependant, elle ne s'applique pas si la divulgation est nécessaire pour intenter une poursuite en cas de contravention ou pour poursuivre l’enquête. La divulgation des renseignements personnels visés par l’exception peut se faire en l’absence d’une demande d’accès si les conditions énoncées aux alinéas 42 f) et 42 g) de la LAIPVP / alinéas 32 f) et 32g) de la LAIMPVP existent.

L' article 14 de la LAIPVP / article 8 de la LAIMPVP stipule que les documents relatifs à l’exécution de la loi sont inconsultables. Le présent alinéa, qui protège la vie privée d’un particulier qui a fait l’objet d’une enquête reliée à une contravention possible à la loi, mais dont la cause n'a pas encore été réglée par le tribunal, complète l’article susmentionné. Cet article peut aussi protéger la vie privée des particuliers interrogés relativement à une enquête.

Admissibilité à des programmes sociaux

al. 21 (3) c) de la LAIPVP / al. 14 (3) c) de la LAIMPVP

La divulgation de renseignements relatifs à l’admissibilité aux prestations d’aide sociale ou de service social est présumée constituer une atteinte injustifiée à la vie privée.

Antécédents professionnels ou académiques

al. 21 (3) d) de la LAIPVP / al. 14 (3) d) de la LAIMPVP

La divulgation de renseignements qui ont trait aux antécédents professionnels ou académiques d’une personne est présumée constituer une atteinte injustifiée à la vie privée. Cette présomption ne s'applique pas au compte de dépenses d’un employé. Voir aussi le paragraphe 65 (6) de la LAIPVP / paragraphe 52 (3) de la LAIMPVP.

Déclaration d’impôt

al. 21 (3) e) de la LAIPVP / al. 14 (3) e) de la LAIMPVP

La divulgation de renseignements personnels relevés dans une déclaration d’impôt ou recueillis à des fins de perception fiscale est présumée constituer une atteinte injustifiée à la vie privée.

Antécédents financiers

al. 21 (3) f) de la LAIPVP / al. 14 (3) f) de la LAIMPVP

La divulgation de la plupart des catégories de renseignements personnels qui précisent la situation financière, le revenu, l’actif, le passif, la situation nette, les soldes bancaires, les antécédents ou les activités d’ordre financier ou la solvabilité d’un particulier est présumée constituer une atteinte injustifiée à la vie privée.

Recommandations et évaluations personnelles

al. 21 (3) g) de la LAIPVP / al. 14 (3) g) de la LAIMPVP

La divulgation de renseignements personnels qui comportent des recommandations ou des évaluations personnelles ou des renseignements ayant trait à la moralité ou à des évaluations de personnel est présumée constituer une atteinte injustifiée à la vie privée.

Race, origine ethnique, orientation sexuelle ou croyances religieuses

al. 21 (3) h) de la LAIPVP / al. 14 (3) h) de la LAIMPVP

La divulgation de renseignements personnels qui révèlent la race, l’origine ethnique, l’orientation sexuelle ou les croyances ou allégeances religieuses ou politiques d’une personne est présumée constituer une atteinte injustifiée à la vie privée.

Restrictions

Le paragraphe 21 (4) de la LAIPVP / paragraphe 14 (4) de la LAIMPVP impose certaines restrictions à la présomption d’atteinte à la vie privée prévue au paragraphe 21 (3) de la LAIPVP / paragraphe 14 (3) de la LAIMPVP. La divulgation des catégories de renseignements personnels mentionnées aux alinéas 21 (4) a) à c) de la LAIPVP / alinéas 14 (4) a) à c) de la LAIMPVP ne constitue pas une atteinte injustifiée à la vie privée. Par conséquent, le document qui correspond aux alinéas énoncés à ces paragraphes doit être divulgué aux termes de l’alinéa 21 (1) f) de la LAIPVP / alinéa 14 (1) f) de la LAIMPVP.

Barèmes de traitement et avantages sociaux des employés

al. 21 (4) a) de la LAIPVP / al. 14 (4) a) de la LAIMPVP

La divulgation de renseignements sur le classement, les barèmes de traitement et d’avantages sociaux ou les responsabilités professionnelles d’un dirigeant ou d’un employé d’une institution ou d’un membre du personnel d’un ministre ne constitue pas une atteinte injustifiée à la vie privée. Signalons que l’alinéa vise le « barème de traitement », et non un salaire précis.

On entend par dirigeant ou employé les fonctionnaires nommés et les personnes qui travaillent pour une institution ou qui exercent des fonctions aux termes d’un contrat de travail.

Signalons que la Loi sur la divulgation des traitements dans le secteur public prévoit la divulgation des salaires et avantages sociaux des employés qui gagnent 100 000 $ et plus. L’alinéa 21 (4) b) de la LAIPVP / alinéa 14 (4) b) de la LAIMPVP (voir ci-dessous) énonce les facteurs dont il faut tenir compte aux fins de déterminer si un particulier est un employé ou un entrepreneur indépendant.

Contrat de louage de services personnels

al. 21 (4) b) de la LAIPVP / al. 14 (4) b) de la LAIMPVP

La divulgation des modalités d’ordre financier ou autres d’un contrat de louage de services personnels intervenu entre un particulier et une institution ne constitue pas une atteinte injustifiée à la vie privée. Le contrat aux termes duquel un particulier, et non une entreprise, est retenu pour fournir des services professionnels à l’égard d’un problème ou d’un projet donné serait inclus.

Exemple : Le contrat aux termes duquel un particulier est retenu pour fournir des services professionnels à l’égard d’un problème ou d’un projet donné est inclus.

Règle générale, plus le contrôle que l’institution exerce sur un particulier en ce qui concerne notamment son lieu de travail, ses heures de travail et son droit à un congé annuel est important, plus la relation qui unit l’institution au particulier en est une d’employeur-employé. Aux fins de déterminer si un contrat est un contrat de louage de services personnels et non un contrat de travail, il faut tenir compte des facteurs suivants :

1. le degré de contrôle et de supervision qu'exerce l’employeur en ce qui concerne : a) le mode de réalisation du travail; b) le lieu de travail; c) les heures de travail; et d) la chose ou l’objet produit;
2. la propriété et la fourniture de l’équipement utilisé aux fins du travail;
3. la dépendance économique du travailleur par rapport à l’employeur;
4. la possibilité pour le travailleur d’accepter un autre travail pendant qu'il est à l’emploi de l’employeur;
5. l’obligation pour le travailleur de suivre les politiques organisationnelles de l’employeur;
6. tout risque de perte pour le travailleur qui conclut une entente;
7. la question de savoir si le travail du particulier constitue une composante nécessaire et intégrante des activités de l’employeur.

Licences ou permis

al. 21 (4) c) de la LAIPVP

La divulgation des modalités d’une licence, d’un permis ou d’un autre avantage financier semblable que l’institution ou la personne responsable accorde à sa discrétion à un particulier ne constitue pas une atteinte injustifiée à la vie privée dans certaines circonstances.

Cette restriction à toute atteinte injustifiée à la vie privée vise à faire en sorte que le public ait accès à des renseignements sur la délivrance de permis ou de licences ou l’attribution d’avantages si le titulaire du permis ou de la licence ou le bénéficiaire de l’avantage représente un pourcentage important de l’ensemble des personnes de l’Ontario qui détiennent un permis ou une licence semblable ou qui bénéficient d’un avantage semblable.

La délivrance d’un permis ou d’une licence ou l’attribution d’un avantage financier à la discrétion d’une institution peut donner un avantage économique important à un particulier par rapport à d’autres personnes qui exerce la même affaire ou activité.

Si un particulier représente 1 pour 100 ou plus de l’ensemble des personnes et organisations qui ont bénéficié de ce genre d’avantage économique et que la valeur de l’avantage pour le particulier représente 1 pour 100 ou plus de la valeur totale des avantages semblables procurés à d’autres personnes et organisations, la divulgation des modalités de l’avantage ne constitue pas une atteinte à la vie privée du particulier.

La « valeur de l’avantage » et la « valeur totale des avantages semblables » est déterminée, dans la mesure du possible, en fonction de leur valeur pécuniaire.

Refus de confirmer ou de nier l’existence d’un document

par. 21 (5) de la LAIPVP / par. 14 (5) de la LAIMPVP

Si la personne responsable refuse de donner accès à un document pour le motif que cela constituerait une atteinte injustifiée à la vie privée, elle peut aussi refuser de confirmer ou de nier l’existence du document en question. Dans ce cas, elle donne à l’auteur de la demande l’avis prévu au paragraphe 29 (2) de la LAIPVP / paragraphe 22 (2) de la LAIMPVP.

Exemple : La confirmation qu'une institution a en sa possession un document relatif au traitement dispensé à une personne qui a une maladie pourrait constituer une atteinte injustifiée à sa vie privée, même si l’accès au document en question a été refusé.

L’institution qui invoque cette disposition doit fournir des preuves détaillées et convaincantes selon lesquelles le simple fait de confirmer l’existence des documents demandés donnerait un renseignement à l’auteur de la demande et que la divulgation de ce renseignement constituerait une atteinte injustifiée à la vie privée.

Ce paragraphe est semblable au paragraphe 14 (3) de la LAIPVP / paragraphe 8 (3) de la LAIMPVP relatif aux documents sur l’exécution de la loi. L’auteur de la demande devrait aussi recevoir un avis. (Voir le paragraphe 29 (2) de la LAIPVP / paragraphe 22 (2) de la LAIMPVP.)

Nominations publiques

Le commissaire a établi que le public veut souvent avoir des renseignements sur les fonctionnaires élus et les personnes nommées officiellement à des conseils, à des commissions et à des comités. Les institutions sont donc invitées à préparer de courtes biographies de ces fonctionnaires et personnes et à les fournir aux personnes qui les demandent. Elles doivent communiquer avec le fonctionnaire élu ou la personne nommée avant de publier des renseignements biographiques qui les concernent. Un modèle de biographie figure à l' Annexe V.

Renseignements publiés (art. 22 de la LAIPVP / art. 15 de la LAIMPVP)

La Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée / Loi sur l’accès à l’information municipale et la protection de la vie privée stipule qu'une institution peut refuser de divulguer un document si, selon le cas :

• le document ou les renseignements qu'il comporte ont déjà été publiés ou sont accessibles au public;
• il existe des motifs raisonnables de croire qu'elle publiera le document ou les renseignements dans les 90 jours de la demande ou au cours de la période de temps additionnelle nécessaire à leur impression ou à leur traduction à cette fin.

L’exception ne s'applique pas seulement aux renseignements publiés par l’institution. Celle-ci doit informer l’auteur de la demande de la disponibilité du document ou des renseignements en question. Si une institution invoque cette exception, elle doit comparer les inconvénients pour l’auteur de la demande à ses propres inconvénients.

Si l’institution est responsable d’un dossier qui fait l’objet de nombreuses demandes au fil du temps et qu'elle accordera accès à ces documents, il peut être plus pratique pour elle de constituer et de faire publier une trousse de renseignements. Elle peut fixer des droits raisonnables à l’égard de cette trousse.

La clause d’intérêt public manifeste prévue à l’article 23 de la LAIPVP / article 16 de la LAIMPVP ne s'applique pas à cette exception.

Restriction du droit d’accès du particulier aux documents qui le concernent (art. 49 de la LAIPVP / art. 38 de la LAIMPVP)

L’article 49 de la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée (LAIPVP) / article 38 de la Loi sur l’accès à l’information municipale et la protection de la vie privée (LAIMPVP) énonce les raisons qui permettent à une personne responsable de refuser de divulguer des renseignements personnels au particulier concerné par ceux-ci. Ces motifs sont énumérés aux alinéas 49 a) à f) de la LAIPVP / alinéas 38 a) à f) de la LAIMPVP. Lorsqu'un particulier veut obtenir accès aux renseignements personnels qui le concernent, cet article de la Loi s'applique, et non la partie de la Loi qui traite des exceptions générales ou de la demande d’accès d’une tierce partie aux renseignements concernant une autre personne.

Le refus de divulguer des renseignements personnels au particulier concerné par ceux-ci constitue un pouvoir discrétionnaire. L’application de cet article vise la totalité du document, et non seulement les parties qui comprennent des renseignements concernant l’auteur de la demande. Les particuliers jouissent d’un plus grand accès aux renseignements personnels qui les concernent que les tierces parties aux termes de l’article 21 de la LAIPVP / article 14 de la LAIMPVP.

Le principe de l’extraction de certains passages s'applique tant à la divulgation de renseignements personnels qu'à la divulgation de renseignements généraux. Le paragraphe 48 (2) de la LAIPVP / paragraphe 37 (2) de la LAIMPVP autorise l’extraction des renseignements qui ne doivent pas être divulgués conformément au paragraphe 10 (2) de la LAIPVP / paragraphe 4 (2) de la LAIMPVP.

Exceptions générales

al. 49 a) de la LAIPVP / al. 38 a) de la LAIMPVP

Le droit d’accès d’un particulier aux renseignements personnels qui le concernent est assujetti à toutes les exceptions qui s'appliquent aux documents généraux énoncées dans la partie II de la LAIPVP / partie I de la LAIMPVP, sauf l’exception concernant la vie privée (art. 21 de la LAIPVP / art. 14 de la LAIMPVP). Cette dernière exception s'applique à la divulgation de renseignements personnels concernant un particulier à une tierce partie.

Atteinte injustifiée à la vie privée d’une autre personne

al. 49 b) de la LAIPVP / al. 38 b) de la LAIMPVP

Un particulier peut se voir refuser l’accès aux renseignements personnels qui le concernent si la divulgation de ces renseignements constituerait une atteinte injustifiée à la vie privée d’un autre particulier. Les paragraphes 21 (2) et 21 (3) de la LAIPVP / paragraphes 14 (2) et 14 (3) de la LAIMPVP énoncent les critères qui servent à déterminer si la divulgation de renseignements constitue une atteinte injustifiée à la vie privée et facilitent l’interprétation de l’alinéa qui nous intéresse.

Il peut arriver qu'un même document comprenne des renseignements personnels sur plus d’un particulier et qu'il soit impossible d’extraire ou de masquer certains renseignements parce qu'ils sont trop entrelacés. Par exemple, il peut être impossible de diviser un document parce que la divulgation de certains liens familiaux ou commerciaux étroits permettrait l’identification d’autres particuliers que l’auteur de la demande malgré tout. Dans un tel cas, la personne responsable peut refuser de divulguer le document parce que la divulgation constitue une atteinte à la vie privée d’autres particuliers que l’auteur de la demande.

Il s'agit là d’une exception discrétionnaire. Néanmoins, la personne responsable peut décider de divulguer un document même si cela constituerait une atteinte injustifiée à la vie privée d’une autre personne. L’article 28 de la LAIPVP / article 21 de la LAIMPVP stipule que la personne responsable doit aviser le particulier dont la vie privée risque d’être dévoilée par suite de la divulgation de documents. (Voir la rubrique Avis aux tierces parties concernées au Chapitre 3 (Procédures d’accès).

Divulgation d’une source confidentielle

al. 49 c) de la LAIPVP / al. 38 c) de la LAIMPVP

Un particulier peut se voir refuser l’accès aux renseignements personnels qui le concernent si :

1. ces renseignements sont constitués de documents d’appréciation ou d’avis divers;
2. ces renseignements ont été recueillis dans le seul but d’établir l’aptitude, l’admissibilité ou les qualités requises relativement à un emploi ou à l’attribution de contrats gouvernementaux et d’autres avantages;
3. ces renseignements ont été divulgués à l’institution dans une situation où il est normal de présumer que l’identité de la source devait rester secrète;
4. la divulgation du document révélerait l’identité de la source.

L’exception ne s'applique que si les quatre composantes du critère sont respectées à la fois. De plus, elle ne vise que les renseignements qui révéleraient l’identité de la source.
On entend par « documents d’appréciation » et « avis divers » toute interprétation personnelle ou subjective de faits objectifs (p. ex. résultats d’examen, évaluations, notes). L’expression « source de renseignements » peut comprendre une source tant à l’intérieur qu'à l’extérieur de l’institution. Les « autres avantages » englobent l’attribution de prix, de subventions, etc.

Renseignements d’ordre médical

al. 49 d) de la LAIPVP / al. 38 d) de la LAIMPVP

L’institution peut refuser de divulguer à un particulier des renseignements personnels qui le concernent si cela aurait pour effet probable de porter atteinte à sa santé mentale ou physique. Cet alinéa ne doit s'appliquer que dans les cas où la divulgation causerait un préjudice ou nuirait à la santé mentale ou physique du particulier. Il ne doit pas être utilisé pour refuser d’office l’accès à des renseignements d’ordre médical. Dans la mesure du possible, les particuliers devraient avoir accès aux renseignements d’ordre médical qui les concernent.

Il peut être souhaitable de consulter un professionnel de la santé approprié afin de déterminer si la divulgation de renseignements aurait pour effet probable de porter atteinte à la santé mentale ou physique d’un particulier. Lorsqu'elle divulgue des renseignements à l’auteur de la demande, l’institution peut aussi demander au professionnel de la santé d’être présent pour fournir des explications au particulier et répondre à ses questions.

Dossier correctionnel (LAIPVP)

al. 49 e) de la LAIPVP

La personne responsable peut refuser de divulguer les renseignements personnels qui constituent un dossier correctionnel si cela aurait pour effet probable de révéler des renseignements communiqués à titre confidentiel.

Les dossiers correctionnels, comme les dossiers des détenus d’un établissement correctionnel, peuvent comprendre des renseignements personnels qui identifient des informateurs ou des renseignements reliés à des enquêtes actives sur l’exécution de la loi. La personne responsable peut refuser de divulguer à un particulier des renseignements personnels qui le concernent si ces renseignements révéleraient l’identité de la source ou des résultats d’enquête ou d’autres renseignements communiqués à titre confidentiel.

L’alinéa 14 (1) d) de la LAIPVP prévoit une exception semblable à l’égard des documents reliés à l’exécution de la loi. L’alinéa 14 (2) d) prévoit une exception à l’égard des documents où figurent des renseignements relatifs à des personnes confiées au contrôle ou à la surveillance d’une administration correctionnelle.

Dossier de recherche ou dossier statistique

al. 49 f) de la LAIPVP / al. 38 e) de la LAIMPVP

Un particulier peut se voir refuser l’accès aux renseignements personnels qui le concernent si ces renseignements ont été recueillis et utilisés exclusivement à des fins statistiques ou de recherche qui ne le touchent pas directement. Si ces renseignements sont utilisés ou divulgués à d’autres fins, on ne peut invoquer cette exception pour empêcher leur divulgation au particulier concerné par ces renseignements.