Procédures d’accès
Introduction
Le présent chapitre porte sur les exigences applicables à l’accès à un document conformément à la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée (LAIPVP) ou à la Loi sur l’accès à l’information municipale et la protection de la vie privée (LAIMPVP). Il traite notamment de l’obligation pour la personne responsable de divulguer un document même si aucune demande à cet effet n'a été présentée, du droit d’accès à des renseignements généraux, et des modalités de traitement des demandes d’accès à des renseignements généraux aux termes de la LAIPVP / LAIMPVP. Il examine aussi les exigences particulières relatives aux demandes d’accès à des renseignements personnels et aux demandes de rectification de renseignements personnels. Enfin, il décrit les formalités qui s'appliquent à la communication d’un avis de décision à l’auteur d’une demande et à une tierce partie.
Droit d’accès
art. 10, 47, 63, 65 et 69 de la LAIPVP / art. 4, 36, 50 et 52 de la LAIMPVP
art. 2 et 5 du Règl. de l’Ont. 460 / art. 1 et 5 du Règl. de l’Ont. 823
Le droit d’accès s'applique à tout ou partie des documents existants dont une institution a la garde ou le contrôle (le Chapitre 1comprend un complément d’information sur la garde et le contrôle des documents). Cependant, le droit d’accès est soumis à certaines restrictions. Mentionnons notamment les exceptions prévues, les exclusions, les dispositions relatives à la protection du caractère confidentiel des renseignements et le caractère frivole ou vexatoire d’une demande. Il n'est pas nécessaire de constituer un document à la suite d’une demande d’accès présentée aux termes de la LAIPVP / LAIMPVP, sauf dans certains cas mettant en cause des données consignées dans un ordinateur. Malgré ces restrictions, le refus d’accorder accès à des documents devrait être l’exception, et non la règle. Même si une institution n'est pas tenue de constituer un document, elle peut décider de le faire si cette mesure est compatible avec l’esprit de la Loi.
La Loi reconnaît aussi à un particulier le droit d’avoir accès aux renseignements personnels qui le concernent. Ce droit d’accès est subordonné aux exceptions dont traitent les articles pertinents et aux exclusions énumérées ci-dessous.
La Loi ne stipule pas que les documents doivent être traduits dans la langue de l’auteur de la demande. La Loi sur les services en français précise que les communications, y compris les avis, entre les organismes provinciaux assujettis à la LAIPVP / LAIMPVP et l’auteur d’une demande doivent se faire dans la langue de la demande (français ou anglais). Plusieurs municipalités et commissions et conseils locaux offrent, par politesse, des services dans un certain nombre
d’autres langues. Lorsqu'elles donnent suite à des demandes d’accès à des documents, les institutions doivent suivre les politiques et les pratiques de l’organisation dont elles relèvent.
Il convient de signaler deux autres points à l’égard du droit d’accès :
- La LAIPVP / LAIMPVP s'applique à tout document qui existe dans une institution, qu'il ait été créé avant ou après l’entrée en vigueur de la Loi. Même si différentes exigences en matière de divulgation de documents ont pu avoir été imposées conformément à des lois antérieures, la LAIPVP / LAIMPVP a commencé à s'appliquer à tous les documents dès son entrée en vigueur.
- Certaines lois fédérales, comme la Loi sur les jeunes contrevenants et le Code criminel, comprennent des dispositions relatives à la divulgation et à la non-divulgation de documents qui soustraient des documents précis à l’application de la LAIPVP / LAIMPVP.
Pour un complément d’information sur le droit d’accès à des documents, prière de lire la section Qui peut présenter une demande? un peu plus loin.
Extrait du document
par. 10 (2) de la LAIPVP / par. 4 (2) de la LAIMPVP
Si un renseignement fait l’objet d’une exception et qu'il peut raisonnablement être extrait du document où il figure, le paragraphe 10 (2) de la LAIPVP / paragraphe 4 (2) de la LAIMPVP confère à l’auteur de la demande un droit d’accès au reste du document. Le processus d’extraction influe considérablement sur le traitement des demandes d’accès présentées aux termes de la Loi.
La non-divulgation de renseignements peut être assurée au moyen de diverses méthodes. On peut, par exemple, masquer les renseignements exclus figurant sur une photocopie au moyen d’un marqueur noir et faire une photocopie de cette photocopie pour la communiquer à l’auteur de la demande. La deuxième photocopie est nécessaire parce qu'on peut voir les renseignements masqués sur la première photocopie. On peut aussi mettre du ruban blanc enlevable sur les parties du document qui ne peuvent être divulguées et faire ensuite une photocopie du document pour l’envoyer à l’auteur de la demande. L’institution garde une photocopie du document masqué avec du ruban blanc dans ses dossiers.
Règle générale, la plus petite unité d’information qui est divulguée après une opération de masquage est une phrase. Cependant, il peut arriver que cette phrase comprenne certains renseignements, comme un nom, qu'on doit masquer avant de divulguer le reste du document.
Le processus d’extraction ne s'applique pas si la Loi prévoit expressément la non-divulgation d’une catégorie entière de documents, comme l’ordre du jour d’une réunion du Conseil des ministres ou le procès-verbal de réunions tenues à huis clos. Il importe, dans tous les cas, d’évaluer les renseignements figurant dans le document pour déterminer si certains passages doivent être extraits.
Lorsque des renseignements sont extraits, l’avis communiqué à l’auteur de la demande précise les articles de la Loi invoqués pour extraire ces renseignements. On peut, par exemple, inscrire le numéro du paragraphe de la Loi dans l’espace qui reste après le masquage du passage donné ou dans la marge. Si un renseignement doit être extrait, on ne permet pas à l’auteur de la demande de consulter l’original.
Caractère confidentiel des renseignements
art. 67 de la LAIPVP / art. 53 de la LAIMPVP
Les deux lois l’emportent sur les dispositions d’autres lois qui traitent du caractère confidentiel de documents, sauf si une autre loi ou la LAIPVP / LAIMPVP prévoit expressément le contraire.
Les dispositions relatives au caractère confidentiel qui l’emportent sur la LAIMPVP sont les suivantes :
- Loi sur les élections municipales, L.R.O. 1990, chap. M.53, art. 105. Cet article traite du contenu de la boîte de scrutin dont le secrétaire a la garde.
Les dispositions relatives au caractère confidentiel qui l’emportent sur la LAIPVP / LAIMPVP sont les suivantes :
- Loi sur l’évaluation foncière, L.R.O. 1990, chap. A.31, par. 53 (1). Ce paragraphe traite des documents constitués lors du processus de fixation de la valeur d’un bien immeuble et de l’évaluation qui devrait en être faite.
Les dispositions relatives au caractère confidentiel qui l’emportent sur la LAIPVP sont celles qui sont énumérées dans les lois suivantes :
- Loi sur les services à l’enfance et à la famille, Loi sur la négociation collective dans les collèges, Loi sur les tribunaux judiciaires, Loi sur les relations de travail, Loi sur la santé et la sécurité au travail, Loi sur l’équité salariale, Loi sur la fonction publique, Loi sur les valeurs mobilières, Loi sur les contrats à terme sur marchandises, Loi sur la statistique et Loi sur les statistiques de l’état civil. On trouvera un complément d’information à l’article 67 de la LAIPVP.
Documents exclus
art. 65 de la LAIPVP / art. 52 de la LAIMPVP
Certaines catégories de documents échappent à l’application de la LAIPVP / LAIMPVP. Diverses règles, dont les dispositions en matière d’accès d’autres lois, régissent l’accès à ces documents. Afin de prendre une décision relativement à l’application d’une disposition d’exclusion, l’institution doit d’abord établir si le document en question répond aux critères prévus dans les lois pertinentes ou élaborés par le commissaire à l’information et à la protection de la vie privée. Si elle conclut que le document échappe à l’application de la LAIPVP / LAIMPVP, l’institution doit rédiger un avis à cet effet, car sa décision peut faire l’objet d’un appel devant le commissaire.
La LAIPVP ne s'applique pas à ce qui suit :
- les dossiers cliniques ou les dossiers liés à un traitement concernant les malades qui se trouvent dans un établissement psychiatrique au sens de la Loi sur la santé mentale;
- les notes préparées par le président d’un tribunal de l’Ontario ou à son intention si elles ont été préparées aux fins de l’instance pour son usage personnel;
- quoi que ce soit qui est compris dans l’évaluation du rendement d’un juge prévue à l’article 51.11 de la Loi sur les tribunaux judiciaires ni aux renseignements recueillis relativement à l’évaluation;
- un document du Conseil de la magistrature de l’Ontario, qu'il soit en la possession de celui-ci ou du procureur général, si certaines conditions s'appliquent.
La LAIPVP et la LAIMPVP ne s'appliquent pas à ce qui suit :
- les documents déposés aux Archives publiques de l’Ontario ou aux archives d’une municipalité s'ils ont été déposés par un donateur privé ou une organisation, à l’exception d’une institution au sens de la Loi;
- la plupart des documents relatifs aux relations de travail ou à des questions en matière d’emploi dans lesquelles l’institution a un intérêt.
La Loi de 1995 sur les relations de travail (projet de loi 7) a modifié la LAIPVP et la LAIMPVP et soustrait la plupart des documents relatifs aux relations de travail et aux questions en matière d’emploi à l’application de ces deux lois (voir le paragraphe 65 (6) de la LAIPVP et le paragraphe 52 (3) de la LAIMPVP).
La LAIPVP / LAIMPVP ne s'applique pas aux documents recueillis, préparés, maintenus ou utilisés par une institution ou pour son compte à l’égard de ce qui suit :
- Les instances ou les instances prévues devant un tribunal judiciaire ou administratif ou une autre entité en ce qui a trait aux relations de travail ou à l’emploi d’une personne par l’institution.
- Les négociations ou les négociations prévues, en ce qui a trait aux relations de travail ou à l’emploi d’une personne par l’institution, entre l’institution et une personne, un agent négociateur ou une partie à une instance ou à une instance prévue.
- Les réunions, les consultations, les discussions ou les communications, en ce qui a trait aux relations de travail ou à des questions en matière d’emploi, dans lesquelles l’institution a un intérêt.
Néanmoins, les documents suivants sont toujours visés par le paragraphe 65 (7) de la LAIPVP / paragraphe 52 (4) de la LAIMPVP :
- Un accord conclu entre une institution et un syndicat.
- Un accord conclu entre une institution et un ou plusieurs employés qui met fin à une instance devant un tribunal judiciaire ou administratif ou une autre entité en ce qui a trait aux relations de travail ou à des questions en matière d’emploi.
- Un accord conclu entre une institution et un ou plusieurs employés à la suite de négociations entre l’institution et l’employé ou les employés au sujet de questions en matière d’emploi.
- Un compte de dépenses soumis par un employé d’une institution à cette dernière aux fins de remboursement des dépenses qu'il a engagées dans le cadre de son emploi.
Pratiques existantes
art. 63 de la LAIPVP / art. 50 de la LAIMPVP
La personne responsable peut fournir des renseignements sans demande officielle présentée aux termes de la Loi. La Loi n'a pas pour objet de remplacer les processus normaux de communication de renseignements et de diffusion de renseignements à la suite de demandes non officielles verbales ou écrites. Le public ne doit avoir recours à la Loi que dans les cas où les renseignements ne sont pas disponibles par l’entremise des mécanismes habituels. Toutefois, lorsqu'un particulier présente une demande écrite aux termes de la Loi et qu'il acquitte les droits prescrits, l’institution doit suivre les modalités et formalités que prévoit la Loi en matière d’accès à l’information et respecter les délais impartis.
Les deux lois autorisent la personne responsable d’une institution à divulguer volontairement des renseignements en l’absence d’une demande en bonne et due forme ou à la suite d’une demande verbale, pourvu qu'aucune disposition législative n'interdise leur divulgation. L’accès à des renseignements (sauf des renseignements personnels) autorisé immédiatement avant l’entrée en vigueur de la Loi aux termes d’une coutume ou d’un usage établis est maintenu. Le droit d’accès déjà existant doit être offert à l’ensemble de la population, et non seulement à un ou à plusieurs groupes particuliers. L’accès à des documents mis à la disposition des parties à un litige ne constitue pas un accès offert à l’ensemble de la population.
Exemple : L’article 73 de la Loi sur les municipalités stipule que le secrétaire municipal doit conserver certains documents officiels de la municipalité. L’article 74, quant à lui, précise que le secrétaire doit mettre les documents visés à l’article 73 à la disposition du public, sous réserve de la LAIMPVP. Cela signifie que le droit d’accès déjà existant reste toujours valide, sauf en ce qui concerne les renseignements personnels. Par conséquent, il n'est pas nécessaire de présenter une demande d’accès officielle aux termes de la Loi pour consulter un document visé par un droit d’accès déjà existant.
Cette même disposition existe dans les lois qui prévoient la création des municipalités régionales, de la municipalité du district de Muskoka et du comté restructuré d’Oxford.
Aucun renseignement personnel ne peut être divulgué conformément aux pratiques déjà existantes.
Loi sur le droit d’auteur
L’alinéa 27 (2) i) de la Loi sur le droit d’auteur, une loi fédérale, stipule que la divulgation d’un document conformément à une demande d’accès à des documents ne constitue pas une infraction au droit d’auteur. Par conséquent, les copies des plans, dessins et devis descriptifs d’un architecte peuvent être communiquées à la suite d’une demande présentée aux termes de la LAIPVP / LAIMPVP, sauf si une exception s'applique à ces documents.
La personne à laquelle le document est communiqué reste liée par les dispositions relatives à la protection du droit d’auteur. Lorsqu'elle autorise l’accès aux documents d’un architecte, l’institution prend les mesures suivantes :
- elle estampille sur tous les plans divulgués aux termes de la Loi la mention « La Loi sur le droit d’auteur s'applique à toute utilisation et reproduction de ces plans. »;
- elle veille à ce que le nom de l’auteur soit rattaché au document en ajoutant la cartouche ou tout autre indice de paternité de l’oeuvre sur les copies des documents divulguées.
Les coordonnateurs de l’accès à l’information et de la protection de la vie privée doivent se rappeler que leur propre institution peut détenir un droit d’auteur sur ses créations. Par exemple, le droit d’auteur de la Couronne peut s'appliquer aux documents constitués par un ministère.
Obligation de divulguer
Un grave danger pour la santé ou la sécurité du public ou pour l’environnement
art. 11 de la LAIPVP / art. 5 de la LAIMPVP
La Loi exige que la personne responsable, s'il y va de l’intérêt public, divulgue au public ou aux personnes intéressées un document révélateur d’un grave danger pour la santé ou la sécurité du public ou pour l’environnement. Pour l’application de l’article susmentionné, si les pouvoirs et responsabilités prévus n'appartiennent qu'à la personne responsable :
- le terme « grave » signifie pouvant représenter un grand danger;
- le terme « intérêt public » comprend l’intérêt de la collectivité locale en général, et non celui d’un particulier donné ou d’un groupe de particuliers;
- les renseignements doivent figurer dans un document.
Cet article l’emporte sur toutes les autres dispositions de la LAIPVP / LAIMPVP.
Si ces conditions sont réunies et que la personne responsable a des motifs raisonnables et probables de croire qu'un danger existe, le document doit être divulgué le plus tôt possible. La Loi ne stipule pas qu'une demande doit être présentée aux termes de la Loi avant que la personne responsable soit tenue d’agir.
Exemple : Si la personne responsable détient des documents révélant qu'une plage est dangereuse en raison d’un taux élevé de pollution, elle doit en aviser le public.
Avant de divulguer un document, la personne responsable fait aviser dans la mesure du possible toutes les personnes concernées par les renseignements. Le terme « personne concernée » inclut la tierce partie qui sera touchée par la divulgation du document. La personne responsable tient compte à la fois du préjudice pouvant résulter de tout retard dans la divulgation du document et de toute injustice pouvant être éventuellement causée à la personne concernée. L’avis indique que la personne responsable a l’intention de communiquer la totalité ou une partie d’un document, en donne une description et précise que la divulgation peut avoir une incidence sur les intérêts de la
personne. Il précise aussi que la personne peut présenter sans délai à la personne responsable des observations exposant les motifs pour lesquels le document ne devrait pas être divulgué, même en partie.
La personne qui reçoit l’avis peut présenter sans délai à la personne responsable ses observations exposant les motifs pour lesquels le document ne devrait pas être divulgué, même en partie. Le terme « sans délai » signifie immédiatement. S'il y a urgence, la personne responsable n'est pas tenue d’attendre l’expiration de tout délai prescrit avant de divulguer le document ou d’obtenir des observations. La Loi ne prévoit aucun droit d’appel devant le commissaire. L’article 28 de la LAIPVP / article 21 de la LAIMPVP assortit le mécanisme de communication d’un avis de seulement quelques exigences formelles.
Exemple : Un appel téléphonique à la personne concernée par le document peut constituer un avis en bonne et due forme.
Le présent article s'applique malgré toute autre disposition de la Loi.
Intérêt public manifeste
art. 23 de la LAIPVP / art. 16 de la LAIMPVP
Même si certaines exceptions s'appliquent, la divulgation d’un document peut être essentielle si la nécessité manifeste de le divulguer dans l’intérêt public l’emporte sans conteste sur les fins visées par les exceptions. Cette disposition s'applique aux exceptions suivantes (deux des trois exceptions obligatoires prévues dans la LAIPVP et les trois exceptions obligatoires prévues dans la LAIMPVP) :
- conseils ou recommandations
- relations avec des gouvernements
- renseignements de tiers
- intérêts économiques et autres
- menace à la santé et à la sécurité d’un particulier
- atteinte à la vie privée.
Cet article ne s'applique pas aux exceptions visant les documents relatifs aux réunions tenues à huis clos, aux travaux du Conseil des ministres, à l’exécution de la loi, au secret professionnel de l’avocat ou aux renseignements publiés. La personne responsable de l’institution et le commissaire peuvent établir si la clause d’intérêt public manifeste s'applique à la divulgation d’un document.
La nécessité de divulguer le document doit être manifeste, c'est-à-dire très forte. L’intérêt public doit aussi l’emporter sans conteste sur la fin visée par l’exception. Il faut donc opposer l’intérêt public à la fin visée par l’exception. Les résultats de cette opposition doivent être clairs et définitifs.
Lorsque la personne responsable détermine si la divulgation d’un document est dans l’intérêt public, elle doit d’abord établir l’existence éventuelle d’une exception. Des motifs justifient-ils la soustraction du document au principe de la divulgation? Si une des exceptions obligatoires prévues s'applique, la personne responsable doit ensuite déterminer si l’intérêt public l’emporte sur le respect du caractère confidentiel du document. Si une exception discrétionnaire existe et que la personne responsable décide de ne pas divulguer le document, elle doit alors déterminer si l’intérêt public l’emporte sur la fin visée par l’exception.
Si l’intérêt public est manifeste, le document est divulgué. La personne responsable (mais non le commissaire) doit cependant respecter les modalités applicables à certaines exceptions.
Exemple : Avant de divulguer dans l’intérêt public des renseignements visés par l’exception prévue à l’article 15 de la LAIPVP / article 9 de la LAIMPVP (Relations avec d’autres autorités gouvernementales), la personne responsable doit obtenir l’approbation du Conseil exécutif, dans le cas des institutions assujetties à la LAIPVP, ou du gouvernement visé, dans le cas des institutions assujetties à la LAIMPVP.
Avant de divulguer dans l’intérêt public des renseignements visés par l’exception touchant les renseignements de tiers ou les renseignements personnels, il faut respecter les exigences relatives à la communication d’un avis prévues à l’article 28 de la LAIPVP / article 21 de la LAIMPVP à l’égard de ces deux exceptions.
L’auteur d’une demande qui fait valoir la clause d'« intérêt public manifeste » lors d’un appel interjeté devant le commissaire doit prouver ce qu'il avance. Il existe en effet un principe juridique général selon lequel la partie qui fait valoir un droit ou une obligation est responsable de la charge de la preuve. Cependant, le commissaire a établi que ce fardeau ne peut être absolu dans le cas d’un appelant qui n'a pu étudier les documents demandés avant de présenter ses observations.
Demandes présentées aux termes de la Loi
art. 24, 25, 26, 48 et 66 de la LAIPVP / art. 17, 18, 19, 37 et 54 de la LAIMPVP
par. 5 (2) du Règl. de l’Ont. 460 / par. 5 (1) du Règl. de l’Ont. 823
Qu'est-ce qu'une demande?
La Loi prescrit ce qui suit : l’auteur de la demande d’accès à un document adresse sa demande par écrit, verse des droits de 5,00 $ et fournit suffisamment de détails pour qu'un employé expérimenté de l’institution puisse identifier le document demandé. Si un particulier veut avoir accès aux renseignements personnels qui le concernent, il doit aussi identifier dans sa demande la banque de renseignements personnels ou l’endroit où sont consignés ces renseignements. Si, après avoir fait des recherches poussées, l’institution ne peut trouver les renseignements personnels demandés et que l’auteur de la demande ne peut fournir une preuve crédible de leur existence, la personne responsable peut conclure que l’institution ne possède pas les documents en question.
Il peut arriver qu'une demande prenne la forme d’une question. Par exemple, l’auteur d’une demande peut écrire : « Est-ce que l’institution possède des renseignements sur les appels d’offres? ». Dans ce cas, il est peu probable que l’institution arrive à déterminer quels types de renseignements la personne souhaite obtenir. Voilà pourquoi les demandes présentées sous forme de questions ne sont généralement pas acceptables et doivent être préalablement clarifiées auprès de l’auteur de la demande.
Il existe une façon prescrite de demander accès à des documents - toute lettre qui renvoie à la Loi et qui est accompagnée des droits prescrits de 5,00 $ est considérée comme une demande. Si une institution ne sait pas si l’auteur de la demande veut que sa demande de renseignements soit considérée comme une demande d’accès à des documents aux termes de la Loi, elle doit communiquer avec lui pour obtenir des précisions.
La demande d’accès à un document papier doit s'appliquer à des documents qui existent au moment où la demande est reçue. La Loi ne stipule pas qu'il faut recueillir des renseignements à partir d’un certain nombre de documents pour créer un nouveau document papier et donner ainsi suite à une demande.
Exemple : L’auteur d’une demande peut vouloir consulter un exemplaire du rapport de vérification d’un conseil de planification. Si le conseil de planification n'a jamais préparé un tel rapport, il n'est pas tenu d’en concevoir un pour donner suite à la demande.
Si les renseignements demandés existent dans un groupe de documents, la demande est toujours considérée comme une demande même si elle vise un document qui n'existe pas dans le format demandé. Dans ce cas, l’institution doit identifier les documents appropriés et informer l’auteur de la demande de leur existence.
Exemples : La liste des nom et adresse de tous les organismes sans but lucratif qui ont demandé à une municipalité l’autorisation d’exploiter un casino de bienfaisance peut ne pas exister. Cependant, si tous ces organismes ont rempli un formulaire de demande d’obtention d’un permis, l’ensemble des formulaires de demande constitue les renseignements demandés dans le format voulu.
Une institution peut recevoir une demande d’accès à un document qui a été détruit conformément au calendrier de conservation prévu. Dans ce cas, l’institution informe l’auteur de la demande de la destruction du document.
Une personne peut aussi présenter une demande d’accès à des documents qui peuvent être constitués à partir d’un document lisible par machine au moyen de matériel et de logiciel informatiques, ainsi que des connaissances techniques normalement utilisés par l’institution.
Conformément à l’article 2 du règlement pris en application de la LAIPVP / article 1 du règlement pris en application de la LAIMPVP, les demandes de documents pouvant être constitués à partir de documents lisibles par machine sont subordonnées à la capacité de l’institution de les constituer sans que leur préparation n'entrave abusivement ses activités normales.
Si les renseignements demandés sont des renseignements personnels, le document informatique doit être communiqué sous une forme intelligible. Par exemple, un document qui ne comporte que des codes informatiques et non des renseignements que peut comprendre l’auteur de la demande n'est pas un document intelligible.
Finalement, si l’institution peut mieux donner suite à une demande officielle d’accès à un document de façon informelle, elle communique avec l’auteur de la demande pour lui demander s'il accepte cette façon de faire. Règle générale, une telle démarche favorise un accès plus rapide aux documents demandés, mais empêche l’auteur de la demande d’interjeter appel de la décision de l’institution à une date ultérieure.
Demande de précisions
L’auteur d’une demande d’accès à un document peut ne pas fournir suffisamment de précisions sur le document visé, auquel cas sa demande n'est pas considérée « complète ».
Trois options s'offrent à l’institution qui reçoit une demande très générale :
- elle répond à la demande, ce qui peut la forcer à faire beaucoup de recherches dans l’ensemble de ses dossiers;
- elle demande des précisions à l’auteur de la demande afin de mieux cerner l’objet de la demande;
- elle cerne unilatéralement l’objet de la demande et communique les paramètres de la recherche à l’auteur de la demande.
Si elle demande des précisions, l’institution peut mieux donner suite à la demande. Dans ce cas, elle doit communiquer avec l’auteur de la demande, par lettre (voir avis no 1, Annexe IV - Modèles d’avis et de lettres) ou par téléphone, et l’aider à reformuler sa demande pour identifier la catégorie générale ou le genre du document demandé et l’institution qui en a la garde ou le contrôle. Une fois que ces précisions ont été obtenues, les deux parties peuvent déterminer plus facilement les documents demandés. Un employé expérimenté de l’institution pourra alors les identifier rapidement.
Exemple : L’auteur d’une demande peut vouloir consulter « tous les procès-verbaux qui se trouvent en la possession de la Commission hydroélectrique ». Est-ce que cela veut dire tous les procès-verbaux de la Commission ou tous les procès-verbaux de ses comités, ou les deux? Pour quelle année?
Dans cet exemple, l’auteur de la demande peut ne vouloir que le procès-verbal de la réunion tenue à une certaine date ou des réunions tenues entre une certaine date et une autre date, et non tous les procès-verbaux de la Commission. Si elle demande des précisions, l’institution peut économiser beaucoup de temps sur les plans de la recherche et de la préparation des documents à des fins de divulgation. L’auteur de la demande tenu d’acquitter des droits peut, lui aussi, économiser de l’argent.
Les descriptions des documents et les descriptions des banques de renseignements personnels peuvent servir à cerner l’objet d’une demande.
Qui peut présenter une demande?
Un particulier ou une organisation, comme une personne morale, une société en nom collectif ou en commandite ou une entreprise à propriétaire unique, peut présenter une demande d’accès à des documents. Le droit d’accès n'est pas assujetti à la citoyenneté ou au lieu de résidence de l’auteur de la demande.
Il peut arriver qu'une personne représente une autre personne. La Loi prévoit que les droits et pouvoirs qu'elle confère à un particulier peuvent être exercés par :
- le représentant successoral d’un particulier décédé, si l’exercice de ce droit ou du pouvoir est lié à l’administration de sa succession. Le représentant successoral est l’exécuteur nommé dans le testament ou, en l’absence de testament, l’administrateur nommé par le tribunal;
- le tuteur d’une personne, si un tuteur a été nommé, le procureur constitué en vertu d’une procuration, ou le tuteur et curateur public. Le tribunal peut nommer un tuteur à l’égard d’une personne incapable de gérer ses propres affaires. Le tuteur et curateur public peut devenir le tuteur d’une personne aux termes de la Loi sur la santé mentale ou de la Loi sur la prise de décisions au nom d’autrui;
- la personne ayant la garde légitime d’un enfant de moins de 16 ans;
- une personne, avec le consentement écrit du particulier (le consentement doit alors être attesté).
Les droits et pouvoirs que peut exercer un particulier comprennent le droit de présenter une demande d’accès à des documents, le droit de consentir à la collecte, à l’utilisation et à la divulgation de renseignements personnels, et le droit de demander la rectification de renseignements personnels. Les demandes qu'une personne ou une organisation titulaire du consentement écrit d’un particulier présente au nom de ce particulier sont considérées comme des demandes d’accès à des renseignements personnels.
Traitement des demandes
art. 24, 25, 26 et 28 de la LAIPVP / art. 17, 18, 19 et 21 de la LAIMPVP
Le traitement des demandes d’accès à des documents est une fonction administrative qui exige une bonne connaissance des exigences juridiques prévues dans les lois, des programmes de l’institution et de ses méthodes de gestion de ses documents.
La LAIPVP et la LAIMPVP impartissent toutes les deux des délais précis qui doivent être respectés. Elles exigent aussi que certains relevés statistiques relatifs aux demandes soient communiqués annuellement au commissaire. Les mesures et décisions prises à l’égard d’une demande doivent être documentées au cas où elles seraient contestées plus tard.
L’instauration d’un système de gestion des documents qui comprend à la fois une méthode de classement et des procédures de stockage, de récupération et d’archivage aidera l’institution à traiter toutes les demandes d’accès à des renseignements. Il ne faut pas que l’auteur d’une demande d’accès à des documents qu'il a le droit de consulter soit privé de cet accès pour la simple raison que les systèmes de gestion de documents de l’institution ne sont pas adéquats ou appropriés.
Afin de respecter les délais de traitement des demandes prescrits par la LAIPVP / LAIMPVP, il importe de consigner la date de réception de chaque demande et de concevoir une méthode de suivi. Les coordonnateurs de l’accès à l’information et de la protection de la vie privée conservent souvent un profil descriptif de chaque demande qui leur permet de se reporter aux demandes déjà reçues et de publier les rapports qu'exige le commissaire. Tout profil descriptif des demandes ou des catégories de demandes reçues qui est soigneusement conçu peut aussi servir à des fins internes (justification des ressources humaines et budgétaires ou examen des formalités applicables au traitement des demandes).
Exemple : Les relevés du nombre de demandes d’accès reçues et de la catégorie à laquelle elles appartiennent peuvent permettre à un coordonnateur de déterminer si certains renseignements (p. ex. permis de construire avec passages retranchés) sont demandés suffisamment souvent pour justifier leur divulgation systématique.
Demandes d’accès continu
La LAIPVP stipule que l’auteur d’une demande d’accès à des documents généraux peut indiquer dans sa demande que celle-ci, si elle est accueillie, aura son effet pendant une période déterminée, jusqu'à concurrence de deux ans. L’accès continu se fonde sur l’existence du document au moment où l’institution reçoit la demande et ne s'applique pas à la demande qu'un particulier fait pour avoir accès aux renseignements personnels qui le concernent aux termes des articles 47 et 48.
Si l’accès au document est accordé, l’institution fournit à la personne un projet de tableau des dates de divulgation. Le critère de fréquence retenu est le critère de caractère raisonnable. Le tableau explique le choix des dates et précise que l’auteur de la demande peut demander au commissaire de réviser le tableau.
Exemple : L’auteur d’une demande peut obtenir accès à un rapport et demander que toute mise à jour de ce rapport au cours de l’année à venir lui soit communiquée. Dans le cas d’un rapport trimestriel, un tableau trimestriel de dates de divulgation lui sera alors proposé.
L’accès continu vise les documents susceptibles d’être créés et publiés en série, et non les documents dont une seule édition est réalisée. Il n'est pas nécessaire que la décision d’accueillir la demande d’accès originale soit automatiquement appliquée aux dates subséquentes figurant au tableau.
La Loi s'applique aux demandes d’accès continu comme si une nouvelle demande était faite à chaque date figurant au tableau. Par conséquent, l’auteur de la demande doit acquitter des droits de 5,00 $ à chacune de ces dates. Sur le plan pratique, la demande originale est rappelée à chacune des dates figurant sur le tableau et traitée comme si elle avait été présentée ce jour-là.
Si la demande d’accès est rejetée, le principe de l’accès continu ne s'applique pas.
Délais
Règle générale, l’institution doit répondre à une demande d’accès dans les 30 jours civils de la réception d’une demande complète. On entend par « demande complète » toute demande qui comporte les précisions nécessaires ou des détails suffisants pour que l’institution comprenne l’objet des renseignements demandés. Il faut aussi que les droits de 5,00 $ aient été acquittés. Le délai de 30 jours commence à courir à partir du jour où l’institution reçoit la demande complète. Si le délai prévu aux termes de la Loi prend fin un dimanche ou un jour férié, il est reporté jusqu'au jour suivant qui n'est ni un dimanche, ni un jour férié. Si le délai expire un samedi, la date de la réponse est fixée au vendredi précédent.
Si l’institution reçoit une demande très vague dont l’objet est restreint plus tard par l’auteur de la demande, le délai de 30 jours commence à courir à partir de la date à laquelle la demande originale a été reçue. Une demande très vague est réputée restreinte et non éclaircie si elle comportait à l’origine suffisamment de détails sur la nature des documents demandés et que son envergure est maintenant simplement restreinte.
Exemple : Un particulier demande les résultats d’une enquête de la police, y compris toute la correspondance entre le corps de police et une organisation externe relativement à une affaire donnée. Plus tard, le particulier restreint sa demande à un rapport donné concernant l’affaire. Sa demande est considérée restreinte, et non éclaircie, car la demande originale comprenait suffisamment de détails pour qu'un membre du personnel puisse identifier les documents demandés. Dans ce cas, le délai de 30 jours commence à courir à partir du jour où la demande originale (la demande légèrement vague) a été reçue.
On trouvera dans la section « Demande de précisions » plus haut un exemple d’une demande devant faire l’objet de précisions.
Le délai prévu pour donner suite à une demande est automatiquement reporté si un avis est donné à une tierce partie.
Exemple : L’institution qui reçoit une demande d’accès et qui doit consulter une tierce partie est tenue d’aviser cette tierce partie dans les 30 jours de la réception de la demande. Ce délai initial permet à l’institution de rassembler les documents demandés, de déterminer qu'une tierce partie doit être consultée et de définir l’objet même de cette consultation. La tierce partie dispose de 20 jours pour donner suite à l’avis reçu. À la réception de la réponse de la tierce partie, l’institution a 10 jours supplémentaires pour prendre une décision finale à l’égard des documents demandés. Normalement, l’institution disposerait, dans ce cas, d’au plus 60 jours pour répondre à une demande d’accès si une tierce partie doit être avisée.
Les institutions qui veulent envoyer des documents par messager à l’auteur d’une demande et à une tierce partie doivent se rappeler que les services de messagerie ne peuvent livrer des documents à une boîte postale. Elles doivent donc fournir une adresse municipale.
Tous les délais précisés plus haut sont des délais maximums. Naturellement, il peut arriver que l’auteur de la demande obtienne une réponse dans un délai plus court. Dans certains cas, une prorogation de délai peut être accordée. Une section est consacrée aux prorogations de délai plus loin.
Réception d’une demande et ouverture d’un dossier
L’institution estampille la date de réception d’une demande sur la demande. Cette mesure est importante en raison des exigences prévues en matière de délais. La demande doit être rapidement acheminée au coordonnateur de l’accès à l’information et de la protection de la vie privée, afin d’éviter toute perte de temps au sein du système de courrier interne. Un accusé de réception est envoyé le plus tôt possible, par politesse, à l’auteur de la demande.
Une fois que la personne chargée de traiter la demande l’a reçue, elle fait ouvrir un dossier. Les renseignements qui serviront à acheminer le dossier vers d’autres divisions de l’institution peuvent être imprimés sur la couverture du dossier. On peut aussi y indiquer les dates de retour prévues de façon à sensibiliser toutes les personnes intéressées à l’importance de respecter les délais impartis. Le dossier peut servir à répertorier la ou les décisions prises. Afin de faciliter le suivi des dossiers, il peut être utile d’avoir des couvertures de couleurs différentes pour les demandes d’accès à des renseignements et les demandes de protection de la vie privée.
Un formulaire de suivi peut servir à consigner les mesures prises en ce qui concerne le traitement de la demande. L’institution peut ainsi savoir, d’un coup d’oeil, la méthode de traitement adoptée de même que les décisions prises. Ce formulaire de suivi permet aussi de définir rapidement les mesures qu'il reste à prendre.
Droit d’accès - Octroi et refus
art. 10, par. 14 (3) et 21 (5), art. 24, 26, 28, 29 et 30 de la LAIPVP / art. 4, par. 8 (3) et 14 (5), art. 17, 19, 21, 22 et 23 de la LAIMPVP
art. 3 du Règl. de l’Ont. 460 / art. 2 du Règl. de l’Ont. 823
Une fois que la décision d’accorder accès à un document a été prise, un avis écrit de la décision est communiqué à l’auteur de la demande et aux parties concernées dans le délai de 30 jours imparti à cette fin (ou au cours du délai prorogé, le cas échéant).
Toutefois, si un avis est donné à une tierce partie, l’avis de décision concernant la divulgation du document ne peut être remis tant que l’un des deux événements suivants n'est pas survenu :
- la tierce partie a communiqué sa réponse;
- le délai de 20 jours accordé à la tierce partie pour donner suite à l’avis qui lui a été communiqué a pris fin.
Si la personne responsable ne donne pas à l’auteur de la demande un avis de sa décision dans les 30 jours (ou au cours du délai prorogé en vertu des dispositions applicables aux prorogations de délai ou à l’envoi d’avis à une tierce partie), elle est réputée avoir refusé de lui donner accès au document. L’auteur de la demande peut alors interjeter appel devant le commissaire.
Accès à l’original et photocopies
L’auteur de la demande peut demander de consulter la totalité ou une partie d’un document original au lieu d’en recevoir une copie. La personne responsable peut donner suite à la demande si cela est possible, mais elle doit se rappeler qu'il peut ne pas être raisonnable de donner accès à des documents originaux si leur sécurité est en jeu. Par exemple, des archives peuvent contenir des documents originaux et sur microfiches d’une très grande valeur historique. Seul l’accès aux microfiches peut être autorisé si l’âge et l’état des documents originaux sont problématiques.
Lorsque l’institution accorde accès à un document original, elle doit en assurer la sécurité. Autrement dit, elle doit prendre les mesures raisonnables pour veiller à ce que le document ne soit ni oblitéré, ni mutilé, ni détruit, ni volé. Elle peut, par exemple, demander à un employé d’être présent pendant que l’auteur de la demande consulte le document. Règle générale, les mesures de sécurité prises varient selon la nature du document original demandé.
Si une institution possède plusieurs bureaux régionaux, la personne responsable peut, à son gré, déterminer le bureau où l’auteur de la demande pourra consulter le document en question. Dans ce cas, elle tient compte des facteurs suivants :
- la sécurité du document pendant son transport ou son séjour dans un autre bureau que le bureau habituel;
- tout dérangement indu, toute dépense abusive ou toute entrave aux activités de l’institution par suite de l’accès au document dans un autre bureau;
- le fait que le document est constamment utilisé et nécessaire au bureau original;
- l’existence d’exigences juridiques qui justifient le maintien du document au bureau original;
- le volume, la taille et la fragilité des documents.
La personne responsable évalue les faits entourant chaque cas avant de prendre une décision.
L’auteur de la demande peut demander des copies de la totalité ou d’une partie du document original qu'il a examiné. L’institution se conforme à sa demande sauf s'il ne serait pas raisonnable de photocopier la totalité ou une partie du document en raison de sa longueur ou de sa nature.
En cas de photocopie d’un document original dont un passage a été extrait, les frais de photocopie sont à la charge de l’auteur de la demande.
Accès à la totalité d’un document
Si la totalité d’un document doit être divulguée, une lettre est envoyée à l’auteur de la demande pour l’informer des droits qu'il devra acquitter. Une copie du document peut être jointe à la lettre si les droits ne posent pas un problème. Si l’auteur de la demande est autorisé à avoir accès à l’original du document, et non à une photocopie, la lettre l’informe des date et lieu où il pourra consulter le document.
L’institution vérifie l’identité des particuliers qui demandent des renseignements personnels avant de leur divulguer les renseignements demandés. On traite plus loin dans le présent chapitre des modalités de vérification de l’identité d’un particulier.
Refus d’accorder accès à la totalité ou à une partie d’un document
En cas de refus d’accès à un document ou d’accès « partiel », dans le cas d’un document dont des passages ont été extraits, l’auteur de la demande est informé de la décision et des articles de la Loi qui justifient cette décision. La personne responsable lui communique des renseignements sur les facteurs qui l’ont poussée à lui interdire tout accès aux documents demandés. L’auteur de la demande pourra ainsi déterminer s'il demandera la révision de la décision de la personne responsable. Il doit aussi recevoir un avis en cas d’inexistence des documents demandés.
L’avis comprend les renseignements suivants :
- la mention que le document n'existe pas;
- si le document existe, la disposition précise de la Loi à l’appui du refus et le motif pour lequel la disposition s'applique;
- le nom et le titre de l’auteur de la décision;
- le fait que l’auteur de la demande peut interjeter appel de la décision devant le commissaire.
La personne responsable est tenue de fournir à l’auteur de la demande une description précise des documents visés de même qu'une référence exacte à l’exception invoquée. Sa lettre comprend un tableau détaillé des documents visés, avec la teneur et l’objet des documents. Ainsi, l’auteur de la demande possède les éléments dont il a raisonnablement besoin pour décider s'il ira en appel.
L’institution décrit le ou les documents retenus en fournissant au moins un sommaire assez détaillé des catégories des documents qui font l’objet de la demande pour que l’auteur de la demande puisse prendre une décision raisonnablement éclairée quant à sa décision d’interjeter ou non appel. L’institution prend les mesures appropriées pour ne divulguer aucun nom dans la description du ou des documents retenus.
L' Annexe IV (Modèles d’avis) comprend un modèle d’avis relatif au refus d’accorder accès à des documents.
Refus de confirmer ou de nier l’existence d’un document
Une institution peut refuser de confirmer ou de nier l’existence d’un document si celui-ci a trait à l’exécution de la loi ou si sa divulgation pourrait constituer une atteinte injustifiée à la vie privée.
Exemples : Le bureau des services sociaux qui confirme que l’existence d’un document à propos d’un particulier donné peut porter atteinte à la vie privée de cette personne, car cet élément d’information laisse fortement supposer que le particulier a reçu ou reçoit des prestations d’aide sociale.
L’avis de refus communiqué à l’auteur de la demande énonce ce qui suit :
- le fait que la personne responsable refuse de confirmer ou de nier l’existence du document;
- la disposition de la Loi sur laquelle se fonde le refus (exécution de la loi ou atteinte injustifiée à la vie privée);
- le nom et le titre de l’auteur de la décision;
- le fait que l’auteur de la demande peut interjeter appel de la décision devant le commissaire.
Le service de police qui confirme que l’existence d’un document relatif à un particulier donné peut compromettre une enquête avant que la décision de porter une accusation soit portée.
Accès d’un particulier aux renseignements personnels qui le concernent
art. 47 et 48 de la LAIPVP / art. 36 et 37 de la LAIMPVP
La LAIPVP et la LAIMPVP accordent toutes les deux aux particuliers un droit d’accès aux renseignements personnels qui les concernent, que ces renseignements soient mis en mémoire dans une banque de renseignements personnels ou figurent dans des documents généraux.
Les particuliers intéressés doivent présenter une « demande complète », c'est-à-dire la faire par écrit, verser des droits d’ouverture de dossier de 5,00 $, et identifier la banque de renseignements personnels où se trouve le document ou l’endroit où sont consignés les renseignements. Le Répertoire des documents de l’institution aidera l’auteur de la demande à repérer la banque appropriée de renseignements personnels qui comprend les renseignements qui le concernent.
Identification nécessaire en cas d’accès
Avant de divulguer des renseignements personnels, l’institution vérifie l’identité de l’auteur de la demande et veille à la transmission en toute sécurité des documents. L’identité de la personne peut être vérifiée de plusieurs façons :
- carte d’identité avec photo (permis de conduire, passeport, etc.);
- comparaison de l’orthographe du nom, de l’adresse, du numéro de téléphone, de la signature, de l’écriture, etc., avec les éléments que l’institution possède déjà dans ses dossiers. Toute anomalie donne lieu à une vérification supplémentaire;
- si l’auteur de la demande souhaite examiner les renseignements personnels en personne, il doit prouver son identité (en présentant, par exemple, son permis de conduire) avant d’obtenir accès au dossier. Étant donné que plusieurs personnes n'ont pas de permis de conduire, l’institution doit pouvoir accepter d’autres documents appropriés.
Si l’auteur de la demande souhaite qu'une photocopie des renseignements personnels qui le concernent lui soit envoyée par la poste, l’institution vérifie son identité au téléphone avant de lui transmettre les documents demandés. Elle peut aussi lui demander de lui faire parvenir une photocopie de ses pièces d’identité. Comme certains particuliers peuvent avoir des problèmes de mobilité physique, l’exigence de la présence physique des auteurs de la demande en vue de la vérification de leur identité ne devrait pas constituer la norme.
Forme intelligible
Les renseignements personnels sont communiqués au particulier sous une forme intelligible et d’une façon qui permet de connaître les conditions générales de leur stockage et de leur utilisation.
Les renseignements personnels peuvent être stockés d’une façon que le particulier peut ne pas comprendre facilement. Par exemple, les renseignements codés n'ont aucune signification sans la clé du code. Les renseignements fournis à la suite d’une demande d’accès présentée aux termes de la Loi doivent être décodés ou la clé du code doit être fournie, afin que le particulier puisse les comprendre.
Rectification des renseignements personnels
Le particulier qui a accès aux renseignements personnels qui le concernent a le droit de demander la rectification de ces renseignements si, à son avis, ceux-ci sont erronés ou incomplets.
Ce droit s'applique seulement aux renseignements personnels auxquels le particulier a accès et à l’égard desquels il a acquitté des droits d’ouverture de dossier de 5,00 $. Le terme « rectification » comporte trois composantes :
- les renseignements visés sont des renseignements personnels;
- les renseignements visés sont inexacts, incomplets ou ambigus;
- le commissaire n'accepte aucune rectification qui constitue un changement d’opinion.
Ordinairement, les opinions obtenues de personnes autres que le particulier qui demande une rectification ne sont pas modifiées. Une déclaration de désaccord est cependant appropriée. Le formulaire de demande d’accès/de demande de rectification peut constituer une déclaration de désaccord.
L’opinion exprimée par un particulier qui a été incorrectement consignée sera, en toute probabilité, rectifiée. Toutefois, l’opinion qui a été correctement consignée au moment où elle a été recueillie, mais qui a été modifiée par la suite, ne sera probablement pas rectifiée.
Après réception d’une demande de rectification, la personne responsable détermine si les renseignements visés par la demande peuvent être vérifiés. Dans certains cas, il faut demander une preuve documentaire, surtout si les renseignements ont des incidences sur la situation financière du particulier ou son admissibilité à une prestation.
Si la rectification demandée n'est pas faite, le particulier est informé des raisons pour lesquelles l’institution n'a pas donné suite à sa demande. Il a alors le droit :
- d’interjeter appel de la décision devant le commissaire;
- d’exiger qu'une déclaration de désaccord soit annexée aux renseignements;
- de demander que tout particulier ou toute entité à qui les renseignements ont été divulgués au cours des 12 mois qui précèdent la demande de rectification ou la déclaration de désaccord soient avisés de celles-ci.
Si la rectification est faite, l’auteur de la demande en est avisé et reçoit une copie du document rectifié. Il est aussi informé de son droit d’exiger que toute personne à qui les renseignements personnels ont été divulgués au cours des 12 derniers mois soit avisée de la rectification.
La Loi n'impartit pas de délai précis en ce qui concerne la réponse à donner à une demande de rectification. Le délai habituel de 30 jours est jugé raisonnable.
Liste de contrôle pour le traitement d’une demande
Réception d’une demande
1. La demande est-elle écrite? Mentionne-t-elle la LAIPVP / LAIMPVP? Les droits d’ouverture de dossier de 5,00 $ sont-ils compris?
2. Est-ce que la demande comprend suffisamment de détails pour qu'un employé expérimenté puisse identifier le ou les documents demandés?
- Dans la négative, demandez à l’auteur de la demande de reformuler sa demande.
3. Il faut apposer le timbre-dateur sur la demande, ouvrir un dossier et préparer un formulaire d’enregistrement et de suivi.
Les documents demandés existent-ils?
1. Les documents existent-ils ou peuvent-ils être reproduits à partir d’un document lisible par machine
- Dans la négative, informez l’auteur de la demande que les documents n'existent pas.
2. Votre institution a-t-elle la garde ou le contrôle des documents?
- Dans la négative, menez des recherches raisonnables pour déterminer l’endroit où la demande devrait être acheminée et transmettez-la dans les 15 jours de sa réception. Avisez l’auteur de la demande de l’acheminement de sa demande.
- Si vous ne savez où acheminer la demande, avisez l’auteur de la demande de l’inexistence des documents et informez-le qu'il peut interjeter appel devant le commissaire.
3. Si votre institution et une autre institution ont des copies des documents demandés, déterminez l’institution que le document intéresse davantage et, le cas échéant, transférez la demande à l’autre institution dans les 15 jours de sa réception. Avisez l’auteur de la demande du transfert de sa demande.
Recherche et examen des documents
1. Rassemblez les documents, ou un échantillon de ceux-ci, et examinez-les.
2. Certaines des exceptions prévues s'appliquent-elles?
3. Avez-vous besoin d’un délai supplémentaire pour traiter la demande?
4. Les documents concernent-ils les intérêts d’une tierce partie?
5. Des droits s'appliquent-ils au traitement de la demande?
6. Une prorogation de délai est-elle nécessaire? Dans l’affirmative, avisez l’auteur de la demande.
7. Est-ce qu'il semble que vous accorderez accès à des documents qui concernent les intérêts d’une tierce partie? Dans l’affirmative, avisez la tierce partie concernée et donnez-lui la possibilité de faire des observations sur la divulgation des documents qui la concernent. Le délai relatif au suivi à faire s'en trouvera modifié.
8. Si les droits à acquitter sont supérieurs à 25,00 $, l’auteur de la demande doit recevoir une estimation des droits. Si les droits s'élèvent à 100,00 $ ou plus, vous pouvez exiger un acompte de 50 pour 100.
Traitement de la demande
1. Récupérez les documents.
2. Déterminez les exceptions qui s'appliquent.
3. Déterminez si les dispositions dérogatoires s'appliquent.
4. Au besoin, masquez ou retranchez les passages visés par une exception.
5. Calculez le montant total des droits et déterminez si une dispense de droits est permise.
Octroi ou refus de l’accès aux documents
1. Si l’accès à la totalité ou à une partie du document est accordé, déterminez la méthode d’accès (photocopie ou original du document).
2. Informez l’auteur de la demande que sa demande d’accès a été accueillie.
3. Si une tierce partie est concernée par la demande, communiquez la décision prise en matière d’accès à l’auteur de la demande et à la tierce partie.
- La tierce partie concernée dispose alors de 30 jours pour interjeter appel de la décision devant le commissaire. L’accès aux documents demandés n'est accordé qu'à l’expiration de ce délai de 30 jours si aucun appel n'a été interjeté.
4. Percevez les droits prévus, le cas échéant, et fournissez le document.
OU
4. Donnez à l’auteur de la demande un avis de refus si :
• le document n'existe pas;
• la totalité ou une partie du document est visée par une exception;
• l’institution refuse de confirmer ou de nier l’existence de certains documents.
Rectification des renseignements personnels
1. Si un particulier demande la rectification de renseignements personnels, vérifiez les renseignements qui doivent être rectifiés et modifiez-les le cas échéant ou permettez qu'une déclaration de désaccord soit déposée.
2. Si le particulier le demande, avisez les derniers utilisateurs de ces renseignements personnels des rectifications apportées aux renseignements personnels ou du dépôt d’une déclaration de désaccord.
Fermeture du dossier
1. Documentez la demande et toutes les mesures prises.
2. Fermez le dossier, sauf si un appel a été interjeté.