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Loi sur l’éducation

RÈGLEMENT DE L’ONTARIO 361/10

Comités de vérification

Version telle qu’elle existait du 10 septembre 2010 au 9 juillet 2015.

Aucune modification.

Le texte suivant est la version française d’un règlement bilingue.

Interprétation

1. (1) Le présent règlement s’applique à l’égard des comités de vérification créés par les conseils scolaires de district en application du paragraphe 253.1 (1) de la Loi.  Règl. de l’Ont. 361/10, par. 1 (1).

(2) Les définitions qui suivent s’appliquent au présent règlement.

«cadre supérieur de l’administration des affaires» Cadre supérieur de l’administration des affaires visé au paragraphe 3 (2) du Règlement 309 des Règlements refondus de l’Ontario de 1990 (Agent de supervision), pris en vertu de la Loi. («senior business official»)

«entité comptable» À l’égard d’un conseil, s’entend d’une organisation qui doit préparer, pour les besoins du conseil, des rapports sur ses propres opérations et ressources financières. («reporting entity»)

«vérificateur externe» Vérificateur nommé par un conseil en application du paragraphe 253 (1) de la Loi pour exercer les fonctions visées au paragraphe 253 (4) de la Loi. («external auditor»)

«vérificateur interne» Entrepreneur ou employé d’un conseil qui examine et évalue les documents et les procédures du conseil concernant les processus de gestion des risques, de contrôle interne et de gouvernance et qui formule des recommandations sur les moyens d’améliorer ces processus. («internal auditor»)  Règl. de l’Ont. 361/10, par. 1 (2).

Création d’un comité de vérification

2. (1) Sous réserve du paragraphe (3), chaque conseil crée un comité de vérification conformément au présent règlement au plus tard le 31 janvier 2011.  Règl. de l’Ont. 361/10, par. 2 (1).

(2) La première réunion d’un comité de vérification créé en application du paragraphe (1) se tient au plus tard le 31 mars 2011.  Règl. de l’Ont. 361/10, par. 2 (2).

(3) Tout conseil créé après l’entrée en vigueur du présent règlement crée un comité de vérification conformément à celui-ci au plus tard le 1er octobre de l’année scolaire qui suit l’année civile au cours de laquelle ont été élus les premiers conseillers scolaires.  Règl. de l’Ont. 361/10, par. 2 (3).

(4) La première réunion d’un comité de vérification créé en application du paragraphe (3) se tient au plus tard le 1er décembre de l’année scolaire qui suit l’année civile au cours de laquelle ont été élus les premiers conseillers scolaires.  Règl. de l’Ont. 361/10, par. 2 (4).

Composition des comités de vérification

3. (1) Le comité de vérification d’un conseil se compose des personnes suivantes, nommées conformément aux règlements administratifs du conseil :

1. Si le conseil compte moins de huit conseillers scolaires, le comité est constitué de quatre membres, soit deux conseillers scolaires et deux personnes qui ne sont pas conseillers scolaires.

2. Si le conseil compte huit conseillers scolaires ou plus, mais moins de 15, le comité est constitué de cinq membres, soit trois conseillers scolaires et deux personnes qui ne sont pas conseillers scolaires.

3. Si le conseil compte 15 conseillers scolaires ou plus, le comité est constitué de sept membres, soit quatre conseillers scolaires et trois personnes qui ne sont pas conseillers scolaires.  Règl. de l’Ont. 361/10, par. 3 (1).

(2) En l’absence de règlement administratif sur les modalités de nomination, le conseil nomme les membres du comité de vérification conformément aux dispositions 1, 2 et 3 du paragraphe (1).  Règl. de l’Ont. 361/10, par. 3 (2).

(3) Si le nombre de personnes exigé par les dispositions 1, 2 et 3 du paragraphe (1) n’est pas nommé au comité de vérification, le ministre peut nommer une personne à chaque poste vacant.  Règl. de l’Ont. 361/10, par. 3 (3).

(4) Toute personne nommée en vertu du paragraphe (3) occupe son poste jusqu’à ce que le conseil nomme un remplaçant.  Règl. de l’Ont. 361/10, par. 3 (4).

(5) Toute nomination effectuée en vertu du paragraphe (3) doit être conforme aux dispositions 1, 2 et 3 du paragraphe (1) ainsi qu’à l’article 4.  Règl. de l’Ont. 361/10, par. 3 (5).

Conditions de nomination de personnes qui ne sont pas conseillers scolaires

4. (1) Une personne qui n’est pas conseiller scolaire peut être nommée au comité de vérification d’un conseil uniquement si elle remplit les conditions suivantes :

a) elle possède une expérience pertinente des affaires, notamment en comptabilité ou en gestion financière, qui lui permette de comprendre les normes de comptabilité et de vérification applicables au conseil;

b) elle n’est pas un employé ni un agent du conseil ou d’un autre conseil au moment de sa nomination;

c) elle n’est pas en situation de conflit d’intérêts, au sens du paragraphe (2), au moment de sa nomination;

d) le comité de sélection visé à l’article 5 l’a désignée comme candidat susceptible d’être nommé au comité de vérification.  Règl. de l’Ont. 361/10, par. 4 (1).

(2) Pour l’application de l’alinéa (1) c), est en situation de conflit d’intérêts la personne dont le père, la mère, l’enfant ou le conjoint est employé par le conseil.  Règl. de l’Ont. 361/10, par. 4 (2).

(3) L’alinéa (1) d) ne s’applique pas si la personne est nommée par le ministre en vertu du paragraphe 3 (3).  Règl. de l’Ont. 361/10, par. 4 (3).

Comité de sélection

5. (1) Chaque conseil crée un comité de sélection chargé de désigner des personnes qui ne sont pas conseillers scolaires comme candidats susceptibles d’être nommés à son comité de vérification.  Règl. de l’Ont. 361/10, par. 5 (1).

(2) Le comité de sélection se compose des personnes suivantes :

a) le directeur de l’éducation du conseil;

b) un cadre supérieur de l’administration des affaires du conseil;

c) le président du conseil ou le conseiller scolaire qu’il désigne.  Règl. de l’Ont. 361/10, par. 5 (2).

Présidence du comité de vérification

6. (1) À la première réunion que tient le comité de vérification au cours de chaque exercice, ses membres élisent son président pour l’exercice du conseil parmi les conseillers scolaires nommés au comité.  Règl. de l’Ont. 361/10, par. 6 (1).

(2) En cas d’absence du président lors d’une réunion du comité de vérification, les membres présents peuvent élire un président de séance.  Règl. de l’Ont. 361/10, par. 6 (2).

Mandat

7. (1) Le mandat d’un membre du comité de vérification qui est conseiller scolaire est fixé par le conseil, mais il ne peut pas dépasser quatre ans.  Règl. de l’Ont. 361/10, par. 7 (1).

(2) Le mandat d’un membre du comité de vérification qui n’est pas conseiller scolaire est fixé par le conseil, mais il ne peut pas dépasser trois ans.  Règl. de l’Ont. 361/10, par. 7 (2).

(3) Sous réserve du paragraphe (4), les membres du comité de vérification peuvent être nommés de nouveau.  Règl. de l’Ont. 361/10, par. 7 (3).

(4) Les particuliers qui ne sont pas conseillers scolaires ne peuvent pas être nommés au comité de vérification plus de deux fois, à moins que les conditions suivantes soient réunies :

a) le conseil a affiché le poste pendant au moins 30 jours;

b) après les 30 jours, le comité de sélection n’a trouvé aucun candidat éventuel.  Règl. de l’Ont. 361/10, par. 7 (4).

(5) À l’expiration de leur mandat, les membres du comité de vérification restent en fonctions jusqu’à la nomination de leur successeur ou jusqu’à ce qu’ils soient nommés de nouveau.  Règl. de l’Ont. 361/10, par. 7 (5).

Vacances

8. (1) Le membre du comité de vérification qui est conseiller scolaire abandonne son poste dans l’un ou l’autre des cas suivants :

a) il est déclaré coupable d’un acte criminel;

b) il est absent de deux réunions ordinaires consécutives du comité sans que celui-ci autorise ces absences par l’adoption d’une résolution à la première réunion ordinaire qu’il tient après la deuxième absence.  Règl. de l’Ont. 361/10, par. 8 (1).

(2) Le membre du comité de vérification qui n’est pas conseiller scolaire abandonne son poste dans l’un ou l’autre des cas suivants :

a) il est déclaré coupable d’un acte criminel;

b) il est absent de deux réunions ordinaires consécutives du comité sans que celui-ci autorise ces absences par l’adoption d’une résolution à la première réunion ordinaire qu’il tient après la deuxième absence;

c) il devient un employé ou un agent du conseil ou d’un autre conseil;

d) on s’aperçoit qu’il était en situation de conflit d’intérêts, au sens du paragraphe 4 (2), au moment de sa nomination et qu’il ne l’a pas divulgué.  Règl. de l’Ont. 361/10, par. 8 (2).

(3) Malgré tout règlement administratif du conseil, toute vacance qui survient au sein du comité de vérification est comblée dès que possible conformément au présent règlement.  Règl. de l’Ont. 361/10, par. 8 (3).

(4) La personne nommée pour combler un poste vacant occupe le poste pour la durée restante du mandat du membre qu’elle remplace.  Règl. de l’Ont. 361/10, par. 8 (4).

Obligations du comité de vérification

9. (1) Les obligations suivantes incombent au comité de vérification d’un conseil concernant le processus de communication de l’information financière :

1. Examiner les états financiers du conseil avec le directeur de l’éducation, un cadre supérieur de l’administration des affaires et le vérificateur externe en ce qui a trait aux éléments suivants :

i. Les pratiques et questions pertinentes en matière de comptabilité et de présentation de l’information.

ii. Les opérations financières et commerciales du conseil qui sont complexes ou inhabituelles.

iii. Les jugements et les estimations comptables importants du conseil.

iv. Tout écart par rapport aux principes comptables de l’Institut canadien des comptables agréés, dans leurs versions successives, qui s’appliquent au conseil.

2. Examiner ce qui suit avec le directeur de l’éducation, un cadre supérieur de l’administration des affaires et le vérificateur externe, avant la présentation des résultats d’une vérification externe annuelle au conseil :

i. les résultats de la vérification externe annuelle,

ii. les difficultés que le vérificateur externe a rencontrées au cours de ses travaux, notamment toute restriction ou limitation quant à l’étendue de ceux-ci ou à l’accès à l’information dont il avait besoin,

iii. les modifications importantes que le vérificateur externe a apportées au plan de vérification en réponse aux questions soulevées au cours de sa vérification,

iv. tout différend important entre le vérificateur externe et le directeur de l’éducation ou un cadre supérieur de l’administration des affaires et la façon dont il a été résolu.

3. Examiner les états financiers annuels du conseil et déterminer s’ils sont complets, s’ils sont conformes aux renseignements dont disposent les membres du comité de vérification et s’ils reflètent les principes comptables qui s’appliquent au conseil.

4. Recommander au conseil, si le comité de vérification l’estime approprié, d’approuver les états financiers vérifiés annuels.

5. Examiner avec le directeur de l’éducation, un cadre supérieur de l’administration des affaires et le vérificateur externe toutes les questions que ce dernier est tenu, selon les normes de vérification généralement reconnues, de communiquer au comité de vérification.

6. Examiner avec le vérificateur externe les communications écrites importantes entre celui-ci et le directeur de l’éducation ou un cadre supérieur de l’administration des affaires.

7. Interroger le vérificateur externe pour savoir si les états financiers des entités comptables du conseil, s’il y en a, ont été consolidés avec ceux du conseil.

8. Interroger le vérificateur externe sur toute autre question pertinente.  Règl. de l’Ont. 361/10, par. 9 (1).

(2) Les obligations suivantes incombent au comité de vérification d’un conseil concernant les contrôles internes :

1. Examiner l’efficacité d’ensemble des contrôles internes du conseil.

2. Examiner l’étendue des examens des contrôles internes du conseil effectués par le vérificateur interne et le vérificateur externe, les constatations et recommandations importantes de ces derniers et la suite que les membres du personnel du conseil ont donnée aux constatations et aux recommandations.

3. Discuter avec les agents du conseil des risques financiers importants auxquels le conseil est exposé et des mesures qu’ils ont prises pour surveiller et gérer ces risques.  Règl. de l’Ont. 361/10, par. 9 (2).

(3) Les obligations suivantes incombent au comité de vérification d’un conseil concernant le vérificateur interne :

1. Examiner avec le directeur de l’éducation, un cadre supérieur de l’administration des affaires et le vérificateur interne le mandat, les activités et les effectifs du vérificateur interne, ainsi que la structure organisationnelle qu’il met en place.

2. Faire des recommandations au conseil au sujet du contenu des plans de vérification interne annuels ou pluriannuels et des modifications importantes qu’il est proposé d’y apporter.

3. Veiller à ce que l’étendue de la vérification interne annuelle ne fasse l’objet d’aucune restriction ou limitation injustifiée.

4. Examiner au moins une fois par exercice le rendement du vérificateur interne et présenter des observations au conseil à ce sujet.

5. Examiner l’efficacité du vérificateur interne, notamment examiner s’il se conforme au document intitulé Normes internationales pour la pratique professionnelle de la vérification interne, dans ses versions successives, publié par l’Institut des vérificateurs internes et accessible sur son site Web.

6. Rencontrer régulièrement le vérificateur interne au sujet de questions qui, de l’avis du comité de vérification ou du vérificateur interne, devraient être discutées.

7. Examiner ce qui suit avec le directeur de l’éducation, un cadre supérieur de l’administration des affaires et le vérificateur interne :

i. les constatations et les recommandations importantes issues des travaux du vérificateur interne pendant l’exercice et la suite que les membres du personnel du conseil y ont donnée,

ii. les difficultés que le vérificateur interne a rencontrées au cours de ses travaux, notamment toute restriction ou limitation quant à l’étendue de ceux-ci ou à l’accès à l’information dont il avait besoin,

iii. les modifications importantes que le vérificateur interne a apportées au plan de vérification en réponse aux questions soulevées au cours de sa vérification.  Règl. de l’Ont. 361/10, par. 9 (3).

(4) Les obligations suivantes incombent au comité de vérification d’un conseil concernant le vérificateur externe :

1. Examiner au moins une fois par exercice le rendement du vérificateur externe et faire des recommandations au conseil au sujet de sa nomination, de son remplacement ou de son congédiement de même que de ses honoraires et de leur rajustement.

2. Examiner le plan de vérification du vérificateur externe, notamment :

i. sa lettre de mission,

ii. la coordination de ses travaux avec ceux du vérificateur interne afin d’assurer le caractère exhaustif des travaux, une réduction des efforts redondants et une utilisation efficace des ressources de vérification,

iii. le recours à des experts-comptables indépendants autres que le vérificateur externe du conseil.

3. Examiner et confirmer l’indépendance du vérificateur externe.

4. Rencontrer régulièrement le vérificateur externe au sujet de questions qui, de l’avis du comité de vérification ou du vérificateur externe, devraient être discutées.

5. Résoudre tout différend en matière d’information financière entre le directeur de l’éducation, un cadre supérieur de l’administration des affaires et le vérificateur externe.

6. Recommander au conseil une politique sur les services que le vérificateur externe peut fournir au conseil et, si le conseil adopte cette politique, en superviser la mise en oeuvre.  Règl. de l’Ont. 361/10, par. 9 (4).

(5) Les obligations suivantes incombent au comité de vérification d’un conseil concernant les questions de conformité :

1. Examiner l’efficacité du système utilisé par le conseil pour surveiller la conformité aux lois et aux règlements ainsi qu’aux politiques et procédures du conseil et, en cas de non-conformité, examiner toute enquête effectuée ou mesure prise à ce sujet par le directeur de l’éducation ou les agents de supervision du conseil ou d’autres personnes que celui-ci emploie à des postes de gestion.

2. Examiner toute constatation importante des entités de réglementation et toute observation du vérificateur interne ou externe à ce sujet.

3. Examiner le processus suivi par le conseil pour communiquer aux conseillers scolaires ou aux membres du personnel les codes de conduite qui s’appliquent à ces personnes ainsi que le processus suivi pour administrer ces codes.

4. Obtenir des comptes rendus périodiques du directeur de l’éducation, des agents de supervision et des conseillers juridiques au sujet des questions de conformité.

5. Obtenir du directeur de l’éducation et des agents de supervision du conseil la confirmation que les exigences législatives ont été remplies.  Règl. de l’Ont. 361/10, par. 9 (5).

(6) Les obligations suivantes incombent au comité de vérification d’un conseil concernant la gestion des risques :

1. Interroger le directeur de l’éducation, un cadre supérieur de l’administration des affaires, le vérificateur interne et le vérificateur externe du conseil au sujet des risques importants, examiner les politiques du conseil en matière d’évaluation et de gestion des risques et évaluer les mesures prises par le directeur de l’éducation et le cadre supérieur pour gérer ces risques, notamment le caractère adéquat de la couverture d’assurance.

2. Exercer, à la demande du conseil, d’autres activités relatives à la surveillance des questions touchant la gestion des risques du conseil ou de questions financières qui le concerne.

3. Instituer et superviser des enquêtes sur des questions de vérification, sur les contrôles financiers internes et sur les allégations de transactions financières inappropriées ou illégales.  Règl. de l’Ont. 361/10, par. 9 (6).

(7) Le comité de vérification d’un conseil présente au conseil une fois par exercice, ainsi qu’à tout autre moment où ce dernier le lui demande, un rapport sur la façon dont il s’est acquitté de ses obligations.  Règl. de l’Ont. 361/10, par. 9 (7).

(8) Le comité de vérification fait tous les efforts raisonnables pour qu’une copie du présent règlement soit affichée sur le site Web du conseil.  Règl. de l’Ont. 361/10, par. 9 (8).

Pouvoirs du comité de vérification

10. Dans l’acquittement de ses obligations ou de ses responsabilités, le comité de vérification d’un conseil a les pouvoirs suivants :

a) avec l’approbation préalable du conseil, retenir les services d’avocats, de comptables et d’autres professionnels pour se faire conseiller ou aider;

b) rencontrer les conseillers scolaires, les membres du personnel, le vérificateur interne ou externe ou les conseillers juridiques du conseil, ou encore les représentants d’une entité comptable, ou exiger leur présence aux réunions du comité et exiger qu’ils fournissent les renseignements et explications qu’il leur demande;

c) s’il l’estime approprié, rencontrer le vérificateur externe ou interne du conseil ou tout membre du personnel du conseil sans les autres membres du personnel du conseil ni les conseillers scolaires, hormis les conseillers scolaires membres du comité;

d) exiger que le vérificateur interne ou externe du conseil lui présente des rapports;

e) consulter les dossiers du conseil qui ont été examinés par le vérificateur interne ou externe.  Règl. de l’Ont. 361/10, art. 10.

Réunions

11. (1) Le comité de vérification d’un conseil se réunit au moins trois fois par exercice sur convocation de son président et aux autres moments que ce dernier estime souhaitables.  Règl. de l’Ont. 361/10, par. 11 (1).

(2) La première réunion que tient le comité de vérification au cours de chaque exercice postérieur à 2011 a lieu au plus tard le 30 septembre.  Règl. de l’Ont. 361/10, par. 11 (2).

(3) Chaque membre du comité de vérification dispose d’une voix.  Règl. de l’Ont. 361/10, par. 11 (3).

(4) Le comité de vérification prend ses décisions par résolution.  Règl. de l’Ont. 361/10, par. 11 (4).

(5) En cas de partage, le président a droit à une deuxième voix.  Règl. de l’Ont. 361/10, par. 11 (5).

(6) La majorité des membres du comité de vérification dont au moins un membre qui n’est pas conseiller scolaire constitue le quorum pour les réunions du comité.  Règl. de l’Ont. 361/10, par. 11 (6).

(7) Le président du comité de vérification veille à ce qu’un procès-verbal soit dressé à chaque réunion et soit remis aux membres du comité avant la réunion suivante.  Règl. de l’Ont. 361/10, par. 11 (7).

(8) Malgré le paragraphe (1), le comité de vérification d’un conseil n’est tenu de se réunir que deux fois au cours de l’exercice 2010-2011.  Règl. de l’Ont. 361/10, par. 11 (8).

Codes de conduite

12. Tout code de conduite du conseil qui s’applique aux conseillers scolaires s’applique également aux membres du comité de vérification qui ne sont pas conseillers scolaires en ce qui concerne leurs fonctions, leurs pouvoirs et leurs obligations en tant que membres du comité.  Règl. de l’Ont. 361/10, art. 12.

Rémunération et indemnités

13. (1) Nul ne doit recevoir de rémunération à titre de membre du comité de vérification.  Règl. de l’Ont. 361/10, par. 13 (1).

(2) Le paragraphe (1) n’a pas pour effet d’empêcher le versement, en vertu de l’article 191 de la Loi, d’une allocation qui tient compte de la présence d’un conseiller scolaire à une réunion du comité de vérification.  Règl. de l’Ont. 361/10, par. 13 (2).

(3) Le conseil adopte des politiques concernant le remboursement des dépenses que les membres de son comité de vérification engagent à ce titre.  Règl. de l’Ont. 361/10, par. 13 (3).

(4) Le conseil rembourse aux membres de son comité de vérification les dépenses qu’ils engagent à ce titre conformément aux politiques visées au paragraphe (3).  Règl. de l’Ont. 361/10, par. 13 (4).

Déclaration des conflits

14. (1) Tout membre du comité de vérification doit, lors de sa première nomination au comité et à la première réunion que celui-ci tient au cours de chaque exercice, remettre au président du comité une déclaration écrite indiquant s’il est en situation de conflit d’intérêts, au sens du paragraphe 4 (2).  Règl. de l’Ont. 361/10, par. 14 (1).

(2) Le membre du comité de vérification qui s’aperçoit après sa nomination qu’il est en situation de conflit d’intérêts, au sens du paragraphe 4 (2), le déclare immédiatement au président par écrit.  Règl. de l’Ont. 361/10, par. 14 (2).

(3) Dans les cas où un membre ou son père, sa mère, son enfant ou son conjoint pourrait tirer un avantage financier lié à une question à l’ordre du jour d’une réunion, le membre doit déclarer l’avantage potentiel au début de la réunion et se retirer de celle-ci pendant les délibérations portant sur cette question, sur laquelle il ne doit en outre pas voter.  Règl. de l’Ont. 361/10, par. 14 (3).

(4) Si le quorum nécessaire au vote sur une question n’est pas atteint uniquement parce qu’un membre n’a pas le droit d’assister à la réunion en raison du paragraphe (3), les autres membres sont réputés constituer le quorum aux fins du vote.  Règl. de l’Ont. 361/10, par. 14 (4).

(5) Une description détaillée de tout avantage potentiel qui est déclaré conformément au paragraphe (3) doit être consignée au procès-verbal de la réunion.  Règl. de l’Ont. 361/10, par. 14 (5).

Présentation de rapports

15. (1) Le comité de vérification d’un conseil remet à celui-ci, au plus tard à la date que précise le conseil, un rapport annuel comprenant :

a) tout plan de vérification annuel ou pluriannuel du vérificateur interne du conseil;

b) la description de toute modification apportée au plan visé à l’alinéa a) depuis le dernier rapport du comité;

c) un résumé des travaux accomplis par le vérificateur interne depuis le dernier rapport annuel du comité, accompagné d’un résumé des travaux qu’il comptait accomplir au cours de la période, selon le plan visé à l’alinéa a);

d) un résumé des risques repérés et des constatations faites par le vérificateur interne.  Règl. de l’Ont. 361/10, par. 15 (1).

(2) Le conseil qui reçoit le rapport prévu au paragraphe (1) en remet une copie au ministre au cours de chaque exercice, au plus tard à la date que précise ce dernier.  Règl. de l’Ont. 361/10, par. 15 (2).

(3) Le comité de vérification d’un conseil remet au conseil au cours de chaque exercice, au plus tard à la date que précise ce dernier et aux autres moments où il le lui demande, un rapport comprenant :

a) un résumé des travaux accomplis par le comité depuis le dernier rapport;

b) une évaluation des progrès accomplis par le conseil pour donner suite aux constatations et recommandations formulées par le vérificateur interne ou externe;

c) un résumé des questions dont le comité a délibéré lors de ses réunions;

d) l’assiduité des membres du comité;

e) toute autre question que le comité estime pertinente.  Règl. de l’Ont. 361/10, par. 15 (3).

16. Omis (entrée en vigueur des dispositions du présent règlement).  Règl. de l’Ont. 361/10, art. 16.