De quoi s’agit-il?

La cocréation est une approche qui fait appel aux utilisateurs et aux intervenants pour la conception, la mise en œuvre et l’évaluation de politiques et de services. Il s’agit habituellement d’un atelier très interactif et productif qui comprend plusieurs activités pratiques et discussions de groupe.

But de la cocréation

La cocréation est surtout employée dans le but de faciliter la planification et le développement des idées. Elle peut servir d’outil pour favoriser la participation des utilisateurs à diverses étapes de la recherche, du développement et de la mise en œuvre. Vous pouvez utiliser la cocréation pour recueillir des commentaires, peaufiner une idée, évaluer un prototype ou vous arrimer à un plan de mise en œuvre.

Voici quelques principes importants qui régissent la cocréation :

  • Créer avec quelqu’un et non pour quelqu’un : Ainsi, il existe une collaboration véritable entre les gouvernements, les utilisateurs et les organisations.
  • S’ouvrir aux idées nouvelles et innovatrices : On doit être à l’écoute des utilisateurs et des intervenants de manière à encourager les propositions novatrices de politiques et de services, sans se concentrer uniquement sur la faisabilité.
  • Concrétiser les idées : On perfectionne les idées et on leur donne vie afin d’être en mesure de les tester et de les répéter rapidement.
  • Impliquer les intervenants : Pour motiver les participants à examiner un espace problème et les solutions possibles, à parvenir à un consensus concernant la vision de l’utilisateur et à donner leur aval.

La cocréation peut s’avérer un outil de recherche très précieux, car elle permet d’entendre des anecdotes sur les expériences des utilisateurs et de se faire une idée claire de leurs préférences et de leurs difficultés. Ces observations, même directionnelles, aident à recadrer un espace problème. De la même façon, la participation à une séance qui réunit des équipes interministérielles ou un grand nombre d’organisations donne souvent l’occasion de se familiariser avec la perspective des intervenants par rapport au problème.

Planifier les séances de cocréation

Définir les objectifs et les participants

  • Objectifs de la séance : Déterminez le besoin ou la possibilité que vous souhaitez aborder. Il est souvent utile de consulter la recherche et les secteurs stratégiques cernés.
  • Participants : Pensez aux personnes qui utilisent le service fourni par votre ministère ou qui seront concernées par la politique que vous élaborez. Prenez contact avec des citoyens, des organismes communautaires, des entreprises et d’autres groupes pertinents.
  • Résultats : Précisez les résultats que vous prévoyez obtenir pendant la séance (par exemple, prototype haute fidélité, prototype basse fidélité, schéma de service, etc.), tout en gardant en tête les prochaines étapes du projet.

Déterminer le déroulement et l’expérience (apports et résultats)

Commencez par planifier avec soin la séance de cocréation, du début à la fin. Cet exercice aide à se faire une idée globale des résultats escomptés et de l’expérience vécue par les participants avant de passer aux activités.

  • Apports et résultats : Définissez les apports dès le début de la séance (observations tirées des entrevues avec les utilisateurs, des tests d’utilisabilité, des guerrilla tests, etc.) et les résultats à la fin de la séance (prototypes haute fidélité, prototypes basse fidélité, schémas de service, etc.)
  • Déroulement de la séance : Décrivez ce que vous voulez retirer de la séance. Vous pouvez décider de générer, d’évaluer, de regrouper ou de prioriser les idées pour faciliter l’organisation.
  • Durée prévue : Estimez le temps que dure chaque séance.
  • Horaire : Pensez à dresser un programme qui comprend une présentation, une mise en train, des pauses (toutes les 90 à 120 minutes) et une récapitulation.
  • Exemple :Vous pouvez consulter un échantillon pour savoir la façon d’organiser une séance de cocréation.

Activités et modèles conceptuels

Choisissez les activités de cocréation en fonction du déroulement prévu de la séance, du but et des résultats de chaque étape. Un grand nombre de ressources en ligne (par exemple, designkit.org, gamestorming.com, en anglais) vous aideront à trouver les bonnes activités. Ces activités comprennent :

Au moment de définir et de détailler vos activités, envisagez ces éléments :

  • Contexte : Pensez à ce que les participants doivent savoir pour terminer l’activité avec succès. Vous pouvez vous demander :« Quel est le but principal de cette activité?; qu’est-ce que les participants doivent - savoir sur le produit, le programme, le service ou la politique pour se sentir à l’aise de participer aux activités? ».
  • Dynamique de groupe : Prévoyez une combinaison d’activités individuelles et de groupe qui permet d’arriver à un consensus, de partager des idées et de réfléchir seuls pour les participants qui le préfèrent.
  • Rythme rapide ou lent : Faites alterner les activités rapides et lentes afin de garder l’attention des participants et d’éviter de s’enliser dans des détails qui sont sans importance dans le cadre de la séance.
  • Modèles ou activités avec animation : Tenez compte de la taille du groupe, de la disponibilité des animateurs et des renseignements à consigner sur papier. Sélectionnez une variété d’activités appropriées à base de modèles (participation de l’auditoire) et de discussions (avec animateurs qui prennent également des notes).
  • Clôture : Terminez la séance en beauté en prévoyant une activité qui procurera aux participants un sentiment d’accomplissement et de collaboration (par exemple, des présentations).

Une fois que vous avez envisagé chaque petit détail, c’est une bonne idée d’organiser une « répétition » de la séance de cocréation avec les animateurs pour obtenir leurs commentaires sur le déroulement de l’activité. Repassez toute la séance en vous mettant à la place des participants et en tenant compte des transitions, des signaux de fatigue, de la durée des activités et des résultats.

Planifier la logistique

  • Recrutement : Assurez-vous que vous avez réuni des personnes représentatives de la population visée. Demandez-vous :« Qui sera concerné par les solutions que nous mettons au point?; qui pourrait participer à la mise en œuvre des solutions? ». Recherchez des personnes à l’aise de proposer des idées et de travailler en équipe. Parlez de 15 à 20 minutes au téléphone avec chaque participant potentiel dans le cadre du processus de recrutement.
  • Emplacement : Collaborez avec des organisateurs d’événements pour réserver un endroit, trouver un traiteur et planifier l’aménagement de la pièce. Pensez à la disposition des chaises et à la dynamique de groupe. Choisissez une grande salle avec un système de tables modulable. Si votre groupe compte plus de 20 à 30 personnes, prévoyez d’autres salles de réunion.
  • Impression : Il est souvent nécessaire d’imprimer des documents à l’avance pour les activités de cocréation. Assurez-vous de planifier suffisamment de temps pour l’impression (à petite et grande échelle).
  • Animateurs : Prévoyez un nombre adéquat d’animateurs, en général un pour chaque groupe de 5 ou 6 participants. Demandez à une personne de surveiller l’heure pour coordonner les groupes et faciliter le déroulement de la séance.

Outils de cocréation

Voici quelques outils qui vous aideront à assurer le succès de la séance de cocréation :

  • Guide d’animation : Le guide d’animation est un document qui couvre toute la journée et fournit aux animateurs des détails sur le déroulement de chaque activité (objectif global, résultats escomptés, formation de groupes, durée, étapes et matériel nécessaire).
  • Modèles : Les modèles guident les participants tout au long des activités. Ils doivent être simples et faciles à comprendre, et comportent une période de temps pour la réflexion.
  • Aide-mémoire : Les aide-mémoire aident les participants à obtenir les renseignements dont ils ont besoin pour se sentir à l’aise de participer aux activités. Il peut s’agir d’affiches, de documents d’accompagnement ou de diapositives.
  • Mot de remerciement : Un courriel ou une lettre de remerciement procure aux participants un sentiment d’accomplissement.
  • Sondage : Les sondages distribués après la séance permettent de recueillir des commentaires utiles pour l’organisation des futures séances.
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