Commission de retraite des juges provinciaux Plan d’activités 2024–26

Sommaire

La Commission de retraite des juges provinciaux (CRJP ou la Commission) est un organisme fiduciaire et ses cinq administrateurs ont la charge de l’administration du Régime de retraite des juges provinciaux (le « Régime ») et du placement de son fonds en fiducie pour le régime de pension agréé (RPA) et le fonds en fiducie pour la convention de retraite (CR). Le choix du président se fait parmi les cinq membres et l’un des membres représente l’Association des juges de l’Ontario (AJO).

Le Régime de retraite des juges provinciaux (le « Régime ») est un régime contributif à prestations déterminées qui fournit des pensions et services de prestations à 282 juges en exercice et à 353 juges provinciaux à la retraite et survivants . Depuis la mise en œuvre de la refonte du fonds, en vigueur depuis le 1^er janvier 2020, les pensions et allocations de survivant sont versées à partir de trois sources : les fonds en fiducie pour le RPA, les fonds en fiducie pour la CR et le régime complémentaire.  Pour les douze mois terminés le 31 décembre 2022, le Régime a versé au total 60,4 millions de dollars en prestations de retraite et allocations de survivant.

La Commission n’a pas d’employés l’aidant à s’acquitter de ses responsabilités. La Commission du Régime de retraite de l’Ontario (CRRO) et la Société ontarienne de gestion des placements (SOGP) ont été nommées pour jouer un rôle clé dans le soutien de la Commission et lui fournir des services spécifiques, selon le principe du recouvrement des coûts. Les dépenses associées à l’administration du RPA et de la CR sont payées à partir de leurs caisses respectives. Les dépenses relatives au régime complémentaire sont payées directement par la province.

Même si la structure des prestations du Régime est devenue plus complexe et que nous sommes également responsables de placer les actifs du Régime en vertu de sa version révisée, ses activités continuent à répondre aux besoins de services de la Commission et des membres.  Dorénavant, il est important que nous nous concentrions sur l’ajustement de nos mesures de rendement, des normes de supervision et des capacités de façon à pouvoir évaluer les besoins naissants du Régime et de ses membres et y répondre. Pour 2024, la Commission continuera de parfaire le système de gouvernance du régime de retraite, de renforcer la viabilité du Régime, d’offrir un excellent service aux participants et d’établir des relations efficaces avec les parties intéressées. Nous sommes également conscients des priorités du promoteur énoncées dans la lettre de mandat annuelle, et nos objectifs reflètent un but commun qui comprend les points suivants :

• Poursuivre l’amélioration de l’efficacité des risques opérationnels (y compris la cybersécurité), stratégiques, juridiques et financiers encourus par la Commission et le Régime;
• Établir des structures et des processus opérationnels et de gouvernance qui permettent de soutenir et d’évaluer l’administration et le rendement efficaces du Régime et de ses caisses;
• Assurer une surveillance étroite de la SOGP et du CRRO et de leurs rôles respectifs en vertu du Régime;

• Offrir un service à la clientèle, des communications efficaces et des relations avec les parties intéressées de qualité supérieure afin d’aider les bénéficiaires du Régime à comprendre leurs droits à pension, leurs droits et leurs responsabilités en vertu du Régime.

Bien qu’il reste encore du travail à faire, la Commission a établi des bases solides pour la gouvernance et les opérations du Régime. Nous sommes impatients de travailler avec toutes les parties intéressées au cours de l’année qui vient et par la suite, afin de pouvoir continuer à tenir l’engagement du Régime.

Mandat

La Commission de retraite des juges provinciaux (la Commission RJP ou la Commission) est l’administrateur du Régime de retraite des juges provinciaux (le RRJP ou le Régime). Nous sommes chargés d’assurer un contrôle régulier et indépendant de l’administration du Régime et des placements de ses fonds en fiducie. Dans l’exercice des fonctions prévues par son mandat, la Commission a l’obligation fiduciaire d’agir dans l’intérêt des participants au Régime et des autres bénéficiaires de celui-ci. 

La Commission est constituée en organisme fiduciaire fonctionnant de façon indépendante du gouvernement provincial. Cinq membres sont nommés à la Commission par le lieutenant-gouverneur en conseil, dont un représentant désigné par l’AJO. Le président est désigné parmi les membres nommés.

Notre mandat est défini dans le règlement d’application de la Loi sur les tribunaux judiciaires. Depuis 2020, il englobe des responsabilités élargies en matière de communication relative au régime, de conformité réglementaire et de gestion de l’actif liés au financement du régime.  Outre sa responsabilité de longue date dans la détermination de l’admissibilité et l’autorisation du paiement des droits à pension et des allocations de survivant, la Commission est responsable de tous les aspects de l’administration du Régime et de la caisse.

Il est essentiel de maintenir un régime de retraite viable et fiscalement avantageux pour que nos clients continuent de recevoir un revenu à vie sûr et prévisible pendant leur retraite. En vertu du règlement, nous avons retenu les services de la Commission du Régime de retraite de l’Ontario (CRRO) pour fournir les services d’administration des pensions de haute qualité dont nous avons besoin pour remplir notre mandat. Les placements sont gérés dans le cadre d’un accord avec la Société ontarienne de gestion des placements (SOGP). Grâce à ces ententes, nous sommes en mesure de tirer parti de leur expertise opérationnelle et de leur infrastructure existante à un coût abordable, afin de garantir la viabilité du régime à l’avenir et le versement de la pension comme promis.

Orientations stratégiques

Lorsque le rôle de la Commission a changé en 2020, nous avons entrepris de créer un cadre de gouvernance du régime de retraite pour soutenir l’administration du Régime et des caisses remaniés. Alors que l’année 2023 touche à sa fin, les derniers éléments de ce système de gouvernance ont été mis en œuvre. Nous pouvons alors commencer à nous concentrer pleinement sur la mise prestation et le rendement. 

Pour l’année de planification 2024, quatre stratégies continueront de constituer à la base du plan d’activités de la Commission. La Commission s’appliquera à parfaire le système de gouvernance du régime de retraite, à renforcer la viabilité à long terme du Régime, à offrir un excellent service aux participants et à établir des relations efficaces avec les parties intéressées. Voici les quatre priorités stratégiques de la Commission :

a) Améliorer les structures et processus de gouvernance du Régime et des caisses

Depuis 2020, la Commission s’est concentrée sur le regroupement des responsabilités de gestion du régime avec la CRRO, de la gestion des placements avec la SOGP et sur la mise en place de l’infrastructure de gouvernance à l’appui. Maintenant que ces structures sont opérationnelles, l’examen périodique de leur rendement contribuera à améliorer l’efficacité de la surveillance de la Commission et à atténuer les risques liés à la gouvernance. Elle parviendra à l’atténuation par des efforts constants pour consigner par écrit la nouvelle politique de la Commission et les nouvelles procédures d’administration du Régime, ce qui comprend les délégations de pouvoirs de la Commission, et par la mise en œuvre de nouveaux indicateurs de rendement qu’elle a approuvés. La Commission peut encore poursuivre l’examen constant de l’approche de la Commission en matière d’autoévaluation et l’institution de programmes de formation de la Commission (p. ex. formation dans le domaine fiduciaire et en cybersécurité).

b) Renforcer la viabilité du Régime à long terme (sécurité de l’engagement)

La Commission a la charge de la prestation des services à l’endroit des membres actifs (juges en exercice), ainsi que des pensionnés, et la supervision des actifs du plan du RPA et de la CR. La Commission, avec l’engagement et les recommandations de la SOGP et de notre nouveau conseiller indépendant en placements, Willis Towers Watson, a élaboré des stratégies de placement dont l’objet est de maximiser les avantages économiques ajustés en fonction des risques et à maintenir l’abordabilité du Régime pour les membres et le promoteur. Pour atteindre ces objectifs, la Commission devra surveiller la situation de provisionnement du Régime et formulera au besoin des recommandations appropriées au promoteur. De plus, les rapports trimestriels de rendement des placements figurent à l’ordre du jour des réunions de la Commission, qui en fera l’examen et prendra au besoin toute mesure appropriée.

c) Offrir aux membres des services rentables

Les responsabilités de la Commission touchent les offres de service de prestations à un peu plus de 280 membres actifs et à plus de 350 pensionnés et survivants. La CRRO a été nommée pour fournir une gestion élargie et responsable des activités de pension alignée sur le mandat de la Commission. La Commission est résolue à faire en sorte que les membres actifs comprennent leurs droits à pension et leurs droits et responsabilités en vertu du Régime afin qu’ils puissent prendre des décisions informées concernant leur participation au Régime. La Commission recherchera également des occasions de continuer à améliorer les services actuels à l’intention des pensionnés et survivants du Régime, tout en maintenant des activités efficaces et précises en matière de cotisations salariales. Le Régime est un régime de retraite relativement petit, mais complexe, qui offre peu de possibilités de réaliser les économies d’échelle associées aux populations des grands régimes et aux environnements opérationnels à fort volume.

La stratégie est harmonisée avec les priorités de la province applicables à tous les organismes, en particulier les initiatives en matière de TI et de communication qui soutiendront la mise en œuvre de la prestation de services en ligne. À l’avenir, avec l’aide de la CRRO, de la SOGP et du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT), la Commission devra équilibrer les coûts et les bénéfices prévus pour veiller à offrir un bon rapport qualité-prix aux participants.

d) Favoriser des relations efficaces avec les parties intéressées

Chaque partie intéressée du Régime apporte des points de vue importants à toute discussion sur les pensions de retraite des juges. L’AJO donne un éclairage privilégié sur les besoins et les attentes des participants et la présence de son représentant au sein de la Commission est la bienvenue. L’administration du nouveau Régime exige une collaboration régulière et continue entre toutes les parties intéressées pour assurer une prestation réussie des services aux participants et une gestion efficace du Régime et de la caisse. Nous donnons à l’Annexe A une liste complète des parties intéressées. La Commission continuera à établir sa réputation de partenaire de confiance grâce à des communications et à des consultations régulières avec les diverses parties intéressées.

Aperçu des activités et des programmes actuels et futurs

La restructuration financière du Régime a généré de nouvelles responsabilités en matière de surveillance des placements et de l’administration liées à la gestion des comptes en fiducie du RPA et de la CR, notamment le placement des actifs, l’administration des rapports fiscaux, les registres de cotisation des participants et les rapports financiers connexes. Toutes les responsabilités préexistantes et tous les processus connexes du Régime demeurent en place et n’ont nécessité aucune modification importante pour assurer la stabilité des opérations de celui-ci.

Parmi les grandes activités du programme pour 2024, il faut mentionner :

a) Services de portail de la stratégie en matière de TI et de communication

La Commission considère comme essentielle l’élaboration d’un système de prestation électronique des services pour améliorer ses offres de services et progresser dans le sens des priorités gouvernementales concernant les services numériques et le service à la clientèle. Nous étudierons des solutions de communication et de libre-service provisoires et à plus long terme qui tirent parti des initiatives de modernisation du système de la CRRO afin de fournir des services numériques plus rentables. En 2024, la Commission poursuivra l’élaboration de la portée, du coût et du calendrier des options pour la deuxième phase de sa stratégie en matière de TI et de communication. Il faudra que l’analyse de rentabilité soit approuvée pour que la Commission puisse mettre en œuvre tout projet envisagé.

b) Examen/révision des droits de l’Entente sur les niveaux de service

L’Entente sur les niveaux de service (ENS) actuelle conclue avec la CRRO prévoit un examen et une modification périodiques des honoraires fixes négociés par le Régime. Les ressources de la CRRO sont utilisées pour fournir des services d’administration et de soutien à la gouvernance sur le principe du recouvrement des coûts. Cet examen est donc important car il garantit que les activités du Régime ne sont pas subventionnées par des participants au Régime de retraite des fonctionnaires. La Commission continue d’affiner l’étendue des services qu’elle demande à la CRRO et un petit nombre de services et d’honoraires ont déjà été sélectionnés en vue d’un examen. L’évaluation se concentrera sur tout changement net dans l’effort requis pour gérer le Régime et sur le coût de tout service nouveau ou modifié que la Commission pourrait souhaiter que la CRRO fournisse régulièrement à l’avenir.

Nous prévoyons que cet examen et les révisions éventuelles seront terminés d’ici la fin de l’année 2024.

c) Évaluation des risques liés à la circulation des données

Nous entreprendrons une évaluation des risques liés à la circulation des données en 2024, afin de préparer les améliorations de service proposées dans le cadre de la stratégie en matière de TI et de communication. L’évaluation aidera la Commission à comprendre et à superviser la gestion des risques liés à la protection de la vie privée lors de l’introduction de nouveaux services numériques pour le Régime dans le cadre des systèmes d’information de la CRRO, de sa technologie, ses programmes et ses processus. L’examen permettra d’évaluer la manière dont les utilisateurs de la CRRO interagissent avec les données sensibles du Régime afin de définir les responsabilités en matière de sécurité et de confirmer que la transmission des données est sécurisée et protégée.

d) Délégation d’autorité (Paiements du régime – Pensions, allocations de survivant et sommes forfaitaires)

La Commission veut assurer le bon fonctionnement et l’efficacité des droits à pension. Actuellement, à moins que des règles soient établies pour effectuer le paiement, chaque nouvelle pension versée par le régime doit être approuvée par la Commission, ce qui peut entraîner des retards. Étant donné que la Commission a le pouvoir d’établir des règles, nous pouvons confier cette responsabilité à notre prestataire de services, la CRRO, dans un cadre de responsabilisation approprié, et créer un processus plus efficace et à valeur ajoutée. En 2024, nous évaluerons les possibilités d’utiliser des procédures écrites pour déléguer l’autorité en matière de pensions, d’allocations de survivant et de paiements forfaitaires.  

e) Examen du règlement de la Commission

La Commission a établi un règlement général en décembre 2020 afin de s’assurer d’être bien placée pour superviser le Régime et l’organisme lui-même. Dans le cadre des dispositions du règlement, la Commission s’est engagée à procéder à un examen périodique au moins tous les trois ans. Nous prévoyons d’achever notre examen en 2023, mais la mise en œuvre de tout changement adopté interviendra probablement au début de l’année 2024.

f) Mise en œuvre de la stratégie de placement à long terme

La répartition stratégique des actifs (RSA), l’Énoncé des politiques et procédures en matière de placement (EPPP) et l’Entente de gestion des placements (EGP) entre la Commission et la SOGP ont été adoptés en 2023.   Cela permettra à la Commission de commencer à transférer les actifs du régime de pension agréé (RPA) du portefeuille de placement existant dans son portefeuille sélectionné de placement optimal à long terme. Une mise en œuvre et un calendrier seront finalisés d’ici la fin de l’année 2023 et nous prévoyons de nous concentrer sur la transition tout au long de l’année 2024. La Commission procédera à l’adoption de la nouvelle répartition des actifs en s’appuyant sur les conseils et la consultation continue de la SOGP et du nouveau conseiller en placement indépendant de la Commission, Willis Towers Watson (WTW). Les coûts de consultation pour le programme sont inclus dans le budget 2024.

g) Mise à l’essai du plan de continuité des activités

La Commission a adopté un plan de continuité des activités en 2023 et, conformément aux pratiques exemplaires, nous prévoyons d’introduire un exercice périodique de continuité des activités. Ces exercices sont inestimables pour préparer les participants à réagir efficacement à un incident en validant le plan de la continuité des activités et en faisant connaître à chaque membre de la Commission son rôle et ses responsabilités pendant un événement. La Commission reconnaît l’importance d’une bonne animation lors d’un exercice et engagera un animateur professionnel pour diriger l’activité. Le coût du programme est pris en compte dans le budget de la Commission pour 2024.

h) Intégration d’un nouveau membre de la Commission

Avec le départ à la retraite du représentant de l’AJO en novembre 2022, la Commission fonctionne actuellement avec un effectif réduit par rapport à ce que serait un effectif complet. La Commission attend la nomination de son cinquième membre, qui sera un représentant désigné par l’Association des juges de l’Ontario (AJO). Une fois nommé, la Commission supervisera l’orientation du nouveau membre afin de s’assurer qu’il est en mesure de contribuer pleinement à ses objectifs et priorités. Une fois la nomination confirmée, la Commission dispose d’un cadre de politiques établi pour l’orientation de son nouveau membre, cadre qui guidera l’intégration.

i) Évaluation actuarielle annuelle

La Commission a réalisé sa première évaluation de provisionnement du régime restructuré et l’a déposée auprès de l’ARC en 2023, conformément aux exigences. Conformément à sa décision d’effectuer des évaluations annuelles, la Commission demandera à l’actuaire du régime d’effectuer une évaluation en 2024, qui comprendra les trois composantes du régime (c.-à-d. le RPA, la CR et le régime complémentaire). La Commission disposera ainsi de renseignements importants sur l’état de provisionnement du Régime. Ce rapport est fourni à titre informatif uniquement et ne doit pas être déposé auprès de l’ARC. Le coût du programme est pris en compte dans le budget de la Commission pour 2024.

j) Relevé annuel du régime de retraite

Le programme du relevé annuel du régime de retraite (RARR) se poursuivra. Ce programme fait ressortir la nécessité d’une méthode sécuritaire de communication électronique entre la Commission et les juges en exercice. La Commission a besoin d’un canal de communication temporaire sécurisé jusqu’à ce qu’elle puisse établir une solution permanente au sein de l’infrastructure de communication de la CRRO. Nous sommes reconnaissants au Cabinet du juge en chef d’avoir facilité l’acheminement électronique des RARR en nous offrant l’accès à son système de courrier électronique. Il ne sera pas possible de mettre en place une solution permanente dans l’échéancier requis; il faudra évaluer les possibilités et décider de la question au début de 2024 pour permettre un acheminement sécuritaire du prochain RARR en septembre 2024. Veiller à ce que la Commission soit à même de communiquer par voie électronique est conforme aux priorités gouvernementales générales touchant l’adoption des communications numériques.

Ressources nécessaires pour atteindre les buts et les objectifs

La Commission compte atteindre ses objectifs par l’application et le fonctionnement de son Entente sur les niveaux de service (ENS) remaniée avec la CRRO, notamment en ce qui a trait à la prise en charge par celle-ci de la fonction de gestion du Régime.

En ce qui a trait aux objectifs qui ne font pas partie des services à honoraires fixes ou si des dépenses imprévues surviennent, la Commission aura besoin d’une analyse de rentabilité et pourrait devoir faire appel au SCT pour obtenir les analyses spécifiques et les ressources supplémentaires. Ces honoraires devraient couvrir tous les aspects des projets, y compris les ressources en personnel de la CRRO.

Pour atteindre ses buts et objectifs pour la période de planification, la Commission a besoin des ressources suivantes :

• Services des installations, de la gestion, de l’administration et des finances de la CRRO (services à honoraires fixes de la CRRO).
• Services associés au projet de la CRRO :
  • Financement des projets (p. ex. élaboration et production du site Web).
  • Gestion de projet.
  • Analyse des activités commerciales.
  • Services d’experts en la matière.
• Gestion des placements et gestion du rendement de la SOGP.
• Services consultatifs de placement.
• Actuaire du régime.
• Conseiller juridique indépendant de la Commission.
• Assurances

Remarque : Les renseignements financiers connexes se trouvent au tableau de la section X – BUDGET FINANCIER.

Stratégies de détermination, d’évaluation et d’atténuation des risques

Dans le cadre de l’Entente sur les niveaux de service, il appartient à la CRRO de gérer l’élaboration, la surveillance courante et les rapports du cadre du risque d’entreprise de la Commission. L’équipe de gestion du risque de la CRRO travaille en étroite collaboration avec la Commission sur la tenue à jour d’un cadre du risque conçu pour déterminer et évaluer les risques clés et importants pour le mandat de la Commission, mettre en place des mesures clés de contrôle ou d’atténuation, adapter les futurs plans d’action et faire rapport sur les progrès.

On a établi des mesures d’atténuation des risques et des plans d’action et la Commission reçoit périodiquement des mises à jour lors de ses rencontres trimestrielles.

La Commission a déterminé ses risques et défini ses plans d’atténuation et d’action. Voici les principaux risques de la Commission en matière de gravité :

• Services à la clientèle – SOGP : Risque de ne pas avoir de structure de gestion solide concernant le rôle et les responsabilités de la SOGP à l’égard du Régime.
  • Plans d’action : pour atténuer ce risque, il faut négocier une entente globale de gestion des placements et établir pour la SOGP des mesures de rendement permanentes en matière d’évaluation continue.
• Services à la clientèle – CRRO : Risque de surveillance inefficace du rôle et de la responsabilité de la CRRO touchant la prestation de services à la clientèle exceptionnels en matière d’information et de relevé annuel sur les pensions à ses participants en vertu du Régime.
  • Plans d’action : Consigner les procédures opérationnelles et obtenir l’approbation de la Commission pour la délégation des pouvoirs et étudier la déclaration de l’écart budgétaire.
• Cybersécurité : Risque de défaillance des systèmes de TI essentiels ou encore, d’intrusion aux conséquences catastrophiques.
  • Plans d’action : La CRRO doit confirmer la mise en place de mesures d’atténuation par la SOGP. La CRRO doit dispenser une formation de sensibilisation à la sécurité à la Commission.
• Provisionnement du Régime (placements) :  Risque d’effets néfastes, sur le provisionnement du Régime, des décisions de financement gouvernementales non harmonisées aux buts et objectifs du Régime.
  • Plans d’action : évaluer la faisabilité de l’adoption d’une politique de provisionnement à long terme et préparer les évaluations actuarielles annuelles.

Analyse du contexte

Nous donnons dans l’analyse environnementale qui suit une description de l’environnement opérationnel de la Commission.  Nous y précisons et examinons brièvement les facteurs retenus pour éclairer l’évaluation des risques dont il est question dans l’analyse figurant à la section VI « STRATÉGIES DE DÉTERMINATION, D’ÉVALUATION ET D’ATTÉNUATION DES RISQUES ».

Incertitude engendrée par les événements mondiaux

Les guerres, les pandémies et les récessions sont autant d’événements qui contribuent à accroître le risque et l’incertitude sur les marchés de placement. Dans ces situations, les investisseurs mal informés ou non préparés peuvent être exposés à des conséquences négatives causées par des transferts vers des actifs plus sûrs. La Commission doit être attentive à ces évolutions et veiller à ce que ses stratégies soient adaptées aux circonstances, en maintenant la valeur et en respectant l’engagement à long terme relatif à la retraite. La Commission s’attend à ce que les rapports réguliers de la SOGP et de notre conseiller en placement indépendant contribuent à une gestion efficace de ce risque.

Environnement d’après la pandémie

La Commission impartit ses services de gestion des prestations dans le cadre de l’ENS avec la CRRO et ses services de gestion des placements dans le cadre de l’EGP conclue avec la SOGP. Les deux organismes ont prouvé qu’ils ont de solides plans de continuité des activités, de sorte que la Commission n’a subi aucune perturbation de ses activités depuis le début de la pandémie de COVID-19. La Commission doit demander à la CRRO et à la SOGP des garanties permanentes concernant leur réponse au risque de pandémie et à l’efficacité de leurs plans de continuité des activités.

Nature névralgique des données concernant les juges/menaces pour la sécurité informatique

Les renseignements personnels sur les juges en exercice ou à la retraite sont extrêmement sensibles et toute divulgation accidentelle pourrait avoir de graves effets sur la protection des renseignements personnels et la sécurité personnelle individuelle des juges.  La Commission reconnaît le contexte particulier qui s’applique aux juges et requiert que la CRRO veille à protéger adéquatement les renseignements personnels.  Cela est d’autant plus important que la Commission a l’intention d’explorer et de s’orienter vers une plus grande utilisation des services et de la communication numériques pour les participants au régime. La CRRO possède une grande expérience de la gestion du changement et des politiques bien établies en matière de protection de la vie privée et de reprise après sinistre, ce qui contribuera à atténuer les risques liés à l’introduction de ces nouveaux services.

Transition vers des stratégies de placement à long terme

Depuis l’adoption de l’Entente de gestion des placements (EGP) à court terme en mars 2020, les actifs du Régime ont été investis dans des instruments à faible risque du marché monétaire. Après une consultation approfondie auprès de l’AJO, l’adoption par la Commission de l’EGP à long terme, de la répartition stratégique des actifs (RSA) et de l’EPPP est terminée. La Commission peut mettre en œuvre sa stratégie de placement à long terme. La Commission devra évaluer son approche en consultation avec la SOGP et son conseiller en placement indépendant pour s’assurer que cela mène à atténuer les risques financiers et opérationnels grâce à son plan de transition.

Options et coût dans le domaine des TI

Au fil des ans, compte tenu du nombre relativement réduit de participants au Régime, nous avons peu investi dans des solutions informatisées complexes et coûteuses, de sorte que les services d’administration des prestations ont en partie reposé sur des processus manuels. En raison de la restructuration du Régime, il faudra évaluer des solutions d’automatisation de manière plus urgente. L’automatisation devrait aboutir à des améliorations dans le service au client, l’atténuation des risques, la qualité, la rentabilité et la gouvernance, mais il faudra payer le prix pour avoir accès aux systèmes de la CRRO et y apporter des modifications. Tout coût supplémentaire découlant de ces changements exigera l’approbation du promoteur.

Contraintes financières du promoteur

Dans le cadre de la restructuration du Régime, la province s’attend à verser des cotisations annuelles de plus de 55 millions de dollars pour le RPA et la CR afin de faire face à la pandémie et aux répercussions économiques connexes. Les contraintes financières du promoteur n’auraient pas d’incidence sur les cotisations au Régime, mais pourraient poser des difficultés concernant le financement de projets spéciaux pour appuyer à l’avenir l’administration du régime et de la caisse.

Mobilisation des parties intéressées

Les participants au Régime sont des personnes qui maîtrisent bien les concepts juridiques et financiers. Par le passé, les questions de pension liées au Régime étaient habituellement soulevées par des particuliers et réglées dans ce contexte. Par contre, plus récemment, l’AJO a manifesté un intérêt plus vif dans le cadre d’exploitation et de gouvernance du Régime. À titre de partie intéressée, l’AJO représente les juges en exercice et à la retraite qui sont également participants au Régime et elle souhaite vraiment veiller à ce que l’administration du Régime respecte le principe de l’indépendance judiciaire.

La Commission considère l’AJO comme une partie intéressée essentielle et se réjouit des retours qu’elle lui apporte, en particulier sur les besoins en services et l’expérience des membres. La présence d’un participant recommandé par l’AJO pour siéger à la Commission devrait également contribuer à créer des occasions de dialogue et à améliorer la transparence en ce qui concerne la gouvernance et les activités du Régime.

Litiges en cours AJO/SCT

La mise en œuvre de la restructuration financière devrait permettre de régler un litige de longue date qui remonte à décembre 2013. Cette requête a depuis été reportée et la convention initiale de statu quo, qui avait été établie pour maintenir la conformité de l’administration du Régime avec les anciennes dispositions, a été périodiquement prolongée au fil des ans. La Commission continue de surveiller ses frais judiciaires associés au retard et au maintien de la conformité à la convention de statu quo.

Commission de rémunération des juges provinciaux

La rémunération des juges est établie par une commission, dans le cadre d’un processus précisé dans la convention-cadre. Les recommandations des 9^e et 10^e Commissions de rémunération des juges provinciaux portent notamment sur des modifications à la conception du Régime. La prochaine Commission de rémunération des juges examinera les périodes qui suivent le 1^er avril 2022 et il n’est pas certain que, dans un proche avenir, d’autres changements aux prestations de retraite soient une priorité.

Exigences en matière de responsabilisation des organismes

Afin de renforcer le principe de reddition de comptes et de clarifier les rôles et responsabilités dans le secteur parapublic, le gouvernement a fourni plus fréquemment des orientations aux organismes provinciaux comme la Commission. Nombre d’organismes, y compris la présente Commission, ont apprécié l’utilité des directives pour définir plus précisément leurs obligations et les attentes du gouvernement. Malgré cette relation de responsabilisation avec le gouvernement, la Commission, à titre d’organisme de fiducie et de fiduciaire du Régime affirme constamment et fermement son autonomie dans toutes ses actions et décisions qui ont une incidence sur les intérêts des bénéficiaires du Régime, conformément à ce que la loi exige.

Dotation en personnel, ressources humaines et stratégie de rémunération

La Commission n’a aucun employé. L’incidence sur les ressources humaines est donc nulle et il n’est pas nécessaire de mettre en place une stratégie de rémunération ou de mener une analyse comparative avec d’autres organismes du secteur public.

Mesures et cibles de rendement axées sur les résultats et les extrants

La Commission tient à mesurer le rendement et a établi plusieurs mesures d’extrants qui font l’objet d’un suivi et de rapports dans le cadre de ses réunions trimestrielles. Les données sur le rendement du service téléphonique, les rapports d’exception sur le traitement des cas, ainsi que la situation en matière de conformité sont des exemples de mesures des extrants mises en œuvre par la Commission au fil des ans pour l’aider à évaluer la prestation des services aux bénéficiaires du Régime.

La restructuration du Régime a ajouté des responsabilités supplémentaires obligeant la Commission à déterminer si ses principaux indicateurs de rendement sont actuellement suffisants et si elle devrait adopter à ce stade-ci des mesures plus complexes. La Commission prend des mesures pour s’assurer qu’elle respecte l’engagement de la province à produire des rapports fondés sur des données probantes au moyen de rapports sur les résultats et les extrants. Les rapports de rendement sont une priorité permanente de la Commission pour chacune des trois prochaines années. C’est une excellente occasion d’améliorer à la fois la prestation des services aux clients et la capacité de la Commission de superviser des opérations liées aux prestations et aux placements du Régime.

Budget

Les prévisions budgétaires 2024 ont été préparées conformément à la grille des frais prévue dans l’ENS conclue avec la CRRO et appuient une approche basée sur des honoraires fixes pour la gestion des opérations liées aux prestations du Régime. Ces services sont offerts en recouvrement des coûts et financés par la Commission et le SCT afin d’éviter que les fonds du Régime de retraite des fonctionnaires servent à l’administration d’un autre régime.

L’ENS porte établissement d’une approche à honoraires fixes offrant à la Commission un accès rentable aux services professionnels de gestion du régime de retraite et de soutien à la Commission. Les services d’administration nouveaux ou élargis des prestations peuvent se traduire par des honoraires de projet supplémentaires non inclus dans les honoraires fixes. Les prévisions budgétaires comportent une marge de tolérance à l’égard des projets prévus pour lesquels il faudra mieux définir la portée et les coûts pour obtenir les approbations requises. Cela comprendra la stratégie de passage de la Commission au numérique, stratégie axée sur les communications et la prestation des services en ligne au moyen d’une application sécurisée sur Internet.

Les autres postes budgétaires renvoient aux services de tiers nécessaires pour appuyer les responsabilités de la Commission en matière de gouvernance et de surveillance.

Régime de retraite des juges provinciaux – Budget annuel de fonctionnement

Du 1^er janvier 2024 au 31 décembre 2024

Régime de retraite des juges provinciaux – Projection de dépenses d’exploitation sur trois ans

Du 1^er janvier 2024 au 31 décembre 2026

Biens réels

La Commission n’a pas le contrôle de biens réels en dehors des fonds en fiducie pour le RPA et la CR.

Plan de la technologie de l’information (TI) et de la prestation de services électroniques (PSE)

À l’instar de la province, la Commission s’est engagée vers le numérique dans les services clients et de prestations de retraite.  L’automatisation peut donner lieu à des améliorations en matière de qualité, de rentabilité et de gouvernance, ainsi que d’atténuation du risque, mais l’établissement d’un accès aux TI et l’amélioration de ceux-ci peut s’avérer onéreux. Pour tout projet de TI, il faudra, avant d’aller de l’avant, établir les priorités et les coûts supplémentaires générés par la solution ce qui exigera la consultation des parties intéressées, de la Commission et du promoteur avant de commencer le projet.

Le Régime a une faible base de clients répartis sur un vaste territoire et ces caractéristiques sembleraient favoriser un certain niveau de prestation de communications et de services électroniques à l’avenir. Dans la conception de la prestation des services électroniques, il faut veiller à tenir compte des meilleures façons d’atténuer les risques connexes en matière de sécurité et de protection des renseignements personnels. La politique de communication de la Commission confirme que la prestation numérique est la voie privilégiée de communication pour le Régime, mais elle doit être sécuritaire.

Dans le cadre d’une entente de service avec la Commission, la CRRO ouvre l’accès à ses ressources de TI pour appuyer les responsabilités essentielles relativement à l’administration du Régime et à la gouvernance de la Commission. Puisque la CRRO a la charge de l’élaboration et de la maintenance des divers systèmes opérationnels, notamment celui des prestations de retraite, la Commission n’a pas eu à établir de plan de TI spécifique pour le Régime. Toutefois, en 2022, la Commission s’est réunie pour amorcer des discussions préliminaires concernant l’élaboration d’une stratégie visant à améliorer les applications technologiques pour le Régime et ses participants.

Ces discussions ont motivé la décision de la Commission de mettre en place son site Web au début de l’année 2024, puis un portail sécurisé permettant aux participants d’accéder à des services de prestations numériques au début de l’année 2025. La Commission bénéficiera également de la modernisation des prestations de la CRRO, qui vise à transformer ses processus et sa technologie d’administration des prestations dans le but de satisfaire à l’évolution des attentes des membres et des parties intéressées et de suivre le rythme des améliorations technologiques futures. Étant donné que ces améliorations nécessitent une coordination avec les ressources de la CRRO (c’est-à-dire les personnes et les systèmes), la CRRO suivra une discipline formelle de planification de projet pour la diffusion.

Initiatives faisant intervenir des tiers

La Commission n’a aucun employé et doit superviser les tierces parties choisies pour gérer et administrer le plan et ses caisses.  Les services de la Commission sont offerts dans le cadre de marchés avec la CRRO, qui joue le rôle de gestionnaire du Régime, et avec la SOGP, qui agit à titre de gestionnaire des placements du Régime.

La Commission a besoin de conseils sur des enjeux juridiques naissants influant sur ses obligations et sur l’administration du Régime. La Commission a retenu les services d’Osler, Hoskin et Harcourt LLP (Osler) pour offrir des services juridiques à la Commission pendant la mise en œuvre de régime restructuré. Cette entente se poursuivra en 2024 et constitue une dépense attribuée aux caisses du RPA, de la CR et du régime complémentaire.

La Commission a retenu le cabinet Borden Ladner Gervais S.E.N.C.R.L., S.R.L. (« BLG ») en 2014 pour en obtenir des services juridiques concernant le différend que pose la reformulation du régime par le gouvernement afin d’en assurer la conformité à la ITA. Cette décision est conforme aux lignes directrices du ministère du Procureur général concernant le recours à des services juridiques externes et la responsabilité du règlement des honoraires de BLG échoit au SCT. La Commission devra envisager des options pour la représentation en 2024.

AON offre des services-conseils en actuariat dans le cadre d’un marché avec la CRRO. La Commission peut se prévaloir de ces services en vertu des modalités de ce contrat. Les services comprennent la préparation des évaluations de provisionnement courantes du régime et des calculs de droits plus complexes, par exemple la valeur escomptée des droits individuels aux fins des évaluations sous le régime du droit de la famille. Le Régime nécessite des évaluations actuarielles annuelles et les prochains rapports seront préparés au 1^er janvier 2024 et au 1^er janvier 2025. Il faudra préparer une évaluation actuarielle et la transmettre à l’Agence du revenu du Canada d’ici la fin de 2023.

La Commission a retenu les services consultatifs de placement indépendants pour appuyer sa surveillance de la fonction de placement du Régime. Le promoteur retenu offre un accès régulier à des experts principaux en placement pour préparer les stratégies de placement des caisses du Régime et en faire rapport.

Les services de tiers pour effectuer les travaux pour la Commission doivent être conformes à la Directive sur l’approvisionnement de la province.

Plan de mise en œuvre

Voir le tableau à l’Annexe B.

Plan de communication

La prestation de services de qualité commence par des communications efficaces entre la Commission, les bénéficiaires du Régime et les parties intéressées. La Commission croit également que de bonnes communications contribuent à créer un climat de confiance et d’ouverture, essentiel pour recueillir de la rétroaction sur la façon dont elle peut améliorer constamment l’expérience de service des participants. La Commission continuera de s’efforcer d’améliorer l’échange des renseignements nécessaires touchant le Régime pour appuyer la prise de décisions éclairées dans tous les aspects de l’administration du Régime.

Les modifications législatives entrées en vigueur le 1^er janvier 2020 ont élargi le mandat de communication de la Commission aux participants en exercice, en plus des retraités, des survivants et des représentants personnels. Pour veiller à ce que les attentes et les buts soient clairs et faciliter la prestation opportune des programmes de communication, la Commission a adopté sa première politique des communications à la fin de 2021. Cette politique est une ressource aidant à prioriser les initiatives futures de communication et à assurer la prestation d’une façon logique, bien planifiée et rentable.

La Commission continuera à produire et à distribuer des RARR aux participants actifs. Les RARR sont une source précieuse de renseignements sur les droits à pension pour les participants dans l’ensemble de l’Ontario. Les participants y trouvent des renseignements personnalisés en matière de droits à pension, les incitant à prendre la responsabilité de planifier leur retraite et leur santé financière pendant cette période de leur vie. L’AJO est une ressource inestimable en matière de points de vue des participants sur le contenu et la Commission compte obtenir d’excellents résultats par un niveau accru de consultations précoces sur les exigences de contenu et en mettant en œuvre les commentaires exprimés par les participants dans les sondages de RARR remplis l’année précédente.

La manière dont la Commission aborde la communication est fonction de son accès limité à un canal de communication numérique. La Commission mettra en place un site Web sur le Régime en 2024, et une prestation de services numériques en 2025. La Commission disposera ainsi de moyens de communication plus directs et plus opportuns avec les participants. Entre-temps, la Commission envisage également le recours à des ententes temporaires pour appuyer directement les communications numériques avec les juges en exercice. De manière à garantir la sécurité, la Commission compte continuer à dépendre des plateformes plus classiques de communication verbales et écrites pour joindre ses publics de retraités et de survivants. Tous les produits de communication sont préparés à l’interne et approuvés, soit par la Commission, soit par son président, selon le cas, avant d’être distribués. De façon à relever l’efficacité opérationnelle du Régime et informer plus rapidement les participants, la Commission peut déléguer son pouvoir d’approbation conformément à la politique des communications.

Les membres de la Commission ont besoin d’avoir accès à du personnel compétent capable de fournir des renseignements personnalisés et opportuns concernant le Régime. La Commission joue un rôle de premier plan dans l’élaboration d’une politique administrative utilisée pour orienter la préparation de procédures opérationnelles écrites par la CRRO, qui est notre fournisseur de services. La consignation des procédures et des gabarits de communication pour appuyer le personnel permettra de veiller à ce que les participants au Régime reçoivent des renseignements cohérents et précis chaque fois qu’ils communiquent avec la Commission. Dans les années qui viennent, nous continuerons à donner des éclaircissements sur la politique administrative concernant les questions émergentes en matière de prestations de retraite, y compris celles liées aux futures commissions de rémunération.

La transparence et l’ouverture sont les pierres angulaires de la confiance et la marque distinctive de l’approche de la Commission en matière de communications. La Commission s’efforce de veiller à ce que nos parties intéressées aient accès à l’information et aient la possibilité de dialoguer concernant le rendement financier et opérationnel du Régime.  Les consultations publiques sont extérieures à la portée du mandat de la Commission, mais chaque participant est résolu à consulter nos parties intéressées avant l’introduction de changements administratifs qui peuvent avoir un effet direct sur eux ou leurs mandants.

La Commission continuera à être à l’affût de modes de communication qui aideront les membres actifs, les retraités et les survivants à prendre des décisions éclairées concernant leurs prestations de retraite.  La Commission créera de plus des moyens pour que les parties intéressées puissent fournir leurs opinions en consultant fréquemment le Cabinet du juge en chef et l’AJO sur les divers services d’administration des prestations de retraite et autres afin d’évaluer la satisfaction des participants et les changements proposés.

Aucune consultation des médias ou du public n’est prévue en 2024.

Réponse aux attentes énoncées dans la lettre de mandat de l’organisme rédigée par le sct

Chaque année, le gouvernement, par une lettre de mandat du ministre responsable, informe les organismes régionaux de ses attentes de haut niveau en matière de gouvernance et de fonctionnement.  En retour, les organismes intègrent ces priorités dans leurs plans stratégiques. Au cours de l’exercice 2023, le ministre a expressément demandé à la Commission de se concentrer sur ce qui suit :

• surveillance efficace des risques opérationnels, stratégiques, juridiques et financiers rencontrés par la Commission et le Régime, notamment pour gérer et atténuer les effets permanents ou les risques résiduels associés à la pandémie de COVID-19;
• structure et processus de gouvernance et d’exploitation efficaces qui permettront de soutenir et d’évaluer l’administration et le rendement du nouveau Régime et de ses caisses;
• surveillance étroite à l’endroit de la Société ontarienne de gestion des placements (SOGP) dans son rôle de gestion des actifs dont elle est responsable, et à l’endroit de la Commission du régime de retraite de l’Ontario (CRRO) dans son rôle de gestion en ce qui concerne ses responsabilités liées au niveau de service à l’égard du Régime;
• prestation d’un service à la clientèle de qualité supérieure pour aider les participants à comprendre leurs droits à pension et autres droits et leurs responsabilités en vertu du Régime.

Le gouvernement a également établi sept priorités pangouvernementales qui s’appliquent à la Commission. Bien que ces priorités ne soient pas toutes pertinentes, nous avons relevé celles qui s’appliquent aux activités de la Commission :

1. Compétitivité, durabilité et gestion des dépenses

• Trouver et mettre en œuvre des possibilités de production de recettes par l’intermédiaire de partenariats, le cas échéant.
• Trouver des gains d’efficacité et des économies grâce à des pratiques innovantes ou l’amélioration de la durabilité des programmes.
• Fonctionner dans les limites des affectations financières de votre organisme.
• Se conformer aux directives applicables relatives à la centralisation de la chaîne d’approvisionnement, y compris l’harmonisation des contrats pour les achats prévus et en cours, les pratiques comptables et les mesures provisoires en matière d’immobilier pour les bureaux de l’organisme.
• Exploiter et atteindre les résultats de référence relativement aux directives et stratégies de rémunération.

Remarque – La Commission continue de renforcer sa gouvernance et ses activités et s’est engagée à intégrer dans la mesure du possible les priorités indiquées ci-dessus.

2. Transparence et responsabilité

• se conformer aux directives et aux politiques gouvernementales applicables et veiller à la transparence et à la responsabilisation dans la communication des rapports
• Respecter les normes et pratiques comptables et répondre aux conclusions des vérifications, le cas échéant. Cerner les compétences, les connaissances et l’expérience nécessaires pour soutenir efficacement le rôle de la Commission en ce qui concerne la gouvernance et la responsabilité de l’organisme.

Remarque – La Commission veillera à respecter ses engagements en matière de responsabilisation par des rapports périodiques sur toutes les obligations connues et en affectant un point permanent à l’ordre du jour pour examiner les nouvelles questions de conformité. La Commission tiendra à jour et rafraîchira de temps à autre la grille des compétences de ses membres pour assurer une composition diversifiée et complémentaire de la Commission. La Commission continuera également à suivre les normes et pratiques comptables établies et à répondre aux constatations pertinentes des vérifications.

3. Gestion du risque

• Élaborer et mettre en œuvre un processus efficace de détermination, d’évaluation et d’atténuation des risques de l’organisme, ce qui comprend l’incidence de la COVID-19 et tout risque d’urgence ultérieur.

Remarque – La Commission a établi et maintient un cadre de gestion du risque où les risques sont regroupés par catégories et évalués selon leur gravité et on détermine les mesures d’atténuation et les plans d’action. La Commission s’est dotée d’exigences en matière de rapports trimestriels et continuera à se soucier des mesures d’atténuation pour veiller à la continuité des activités lors de la réponse à des risques urgents. La Commission est résolue à appuyer les mesures visant à atténuer les répercussions des situations d’urgence sanitaire et non sanitaire à l’avenir, notamment la COVID-19.

4. Gestion des effectifs

Remarque – Cette priorité ne s’applique pas, car la Commission n’a pas d’employé.

5. Diversité et inclusion

• Préparer et favoriser des initiatives en matière de diversité et d’inclusion en favorisant un milieu de travail équitable, inclusif, accessible, non raciste et diversifié.
• Adopter un processus de mobilisation en matière d’inclusion afin de veiller à ce que toutes les voix soient entendues pour éclairer les politiques et les décisions

Remarque – La Commission n’a aucun employé, mais cherchera à s’assurer, au moyen des rapports pertinents de la CRRO et de la SOGP, que la culture du milieu de travail et les interactions avec les clients respectent ces exigences.

6. Collecte des données

• Améliorer la façon dont l’organisme utilise les données dans la prise de décisions, le partage des renseignements et l’établissement de rapports, pour éclairer des rapports fondés sur les résultats et améliorer la prestation des services.
• Accroître le partage des données avec ApprovisiOntario, le cas échéant, en ce qui concerne les dépenses et la planification des achats, les ententes contractuelles et les relations avec les fournisseurs, afin de soutenir la prise de décision fondée sur des données.

Remarque – La Commission envisagera l’intégration d’objectifs en matière de résultats dans les projets clés pour l’année qui vient, y compris la phase 1 concernant la TI et les communications (site Web) et la phase 2 (services de portail), ainsi que le relevé annuel du régime de retraite.

7. Prestation de services numériques et service à la clientèle

• Explorer et mettre en œuvre la numérisation pour la prestation de services en ligne afin de garantir le respect des normes de service à la clientèle.
• Utiliser un éventail d’approches ou d’outils pour assurer la prestation de services dans toutes les situations, y compris en poursuivant les méthodes de prestation qui ont évolué depuis COVID-19.

Commentaire – Dans le cadre de sa stratégie en matière de TI et de communications, le Commission mettra en place un site Web pour le Régime et, à terme, la prestation de services numériques. La Commission demandera à la CRRO et à la SOGP des mises à jour sur les approches et outils utilisés pour gérer le risque lié à la prestation de services à distance.

Annexe A – Résumé des rôles des parties intéressées dans le Régime

Annexe B – Tableau du plan de mise en œuvre du plan d’activités

En cours

• Vérification interne
• Production et diffusion du relevé annuel du régime de retraite
• Exercice annuel de continuité des activités sur table
• Mise à jour des mesures du rendement pour les fournisseurs de services en fonction des exigences naissantes
• Réaliser l’évaluation actuarielle annuelle et communiquer les résultats aux principales parties intéressées
• Examen annuel de l’Énoncé des politiques et procédures en matière de placements
• Améliorer l’administration par l’élaboration de politiques et de procédures
• Approbation de la Commission concernant les délégations de pouvoir
• Maintenance du site Web
• Consultation des parties intéressées sur les enjeux et projets naissants concernant le Régime
• Mise à jour trimestrielle sur la stratégie et les priorités
• Préparation des structures et processus de gouvernance et d’exploitation pour appuyer la restructuration du Régime et de ses caisses.
• Définir, évaluer et atténuer les risques naissants
• Soutien aux parties intéressées, le cas échéant