Directive concernant les organismes et les nominations

Introduction

La Directive concernant les organismes et les nominations est une directive du Conseil de gestion du gouvernement émise en vertu de la Loi sur le Conseil de gestion du gouvernement.

Les organismes provinciaux fournissent des biens ou des services et font partie du gouvernement, mais non d'un ministère. Ils sont dirigés par des personnes qui y sont nommées par le gouvernement. On s'attend à ce qu'ils fournissent des services d'excellente qualité au public. Le modèle de gestion des organismes provinciaux procure la souplesse opérationnelle nécessaire.

Un ministre ou le lieutenant-gouverneur en conseil peut nommer un expert chargé de lui donner des conseils ou de formuler des recommandations sur une question précise. Les nominations à ces postes consultatifs ne sont pas régies par le cadre de responsabilisation applicable aux organismes provinciaux.

Les personnes nommées par le gouvernement doivent exécuter des tâches précises et rendre des comptes à un ministre. De plus, elles doivent s'acquitter de leurs fonctions de façon professionnelle, éthique et compétente.

Objet

La présente directive établit des règles applicables à ce qui suit  :

• les organismes provinciaux;
• les organismes consultatifs de courte durée et les conseillers spéciaux;
• les nominations par le gouvernement;
• la rémunération.

Elle comprend trois parties :

• la 1^re partie énonce les exigences applicables aux organismes provinciaux;
• la 2^e partie énonce les exigences applicables aux organismes consultatifs de courte durée et aux conseillers spéciaux;
• la 3^e partie énonce les exigences régissant les nominations et la rémunération.

Application et portée

L'application et la portée de la directive ne sont pas les mêmes dans les trois parties.

1^re partie  : Organismes provinciaux

Cette partie de la directive s'applique à tous les ministères et organismes provinciaux.

La 1^re partie énonce ce qui suit  :

• les exigences à respecter pour établir des organismes provinciaux;
• le cadre de responsabilisation des organismes provinciaux indiquant le rôle de ces organismes, des ministères responsables et du Conseil du Trésor/Conseil de gestion du gouvernement (CT/CGG);
• une approche de gestion de la surveillance des organismes provinciaux axée sur les risques.

2^e partie  : Organismes consultatifs de courte durée et conseillers spéciaux

Cette partie de la directive s'applique à tous les ministères et à toutes les personnes nommées ou renommées par le gouvernement pour une période maximale de trois ans pour donner des conseils ou formuler des recommandations à un ministre ou au premier ministre^{footnote 1[1]}.

La 2^e partie énonce les exigences applicables à ce qui suit  :

• la création d'organismes consultatifs de courte durée;
• la nomination et la rémunération d'une ou de plusieurs personnes nommées à un organisme consultatif de courte durée;
• la nomination de conseillers spéciaux;
• le cadre de responsabilisation des organismes consultatifs de courte durée et des conseillers spéciaux.

3^e partie  : Nominations gouvernementales et rémunération

Cette partie de la directive s'applique à tous les ministères et à toutes les personnes nommées ou renommées par le gouvernement pour remplir une fonction, quelle qu'elle soit, en son nom, à l'exception des personnes décrites dans la 2^e partie de la directive qui siègent à un organisme consultatif de courte durée ou jouent le rôle de conseillers spéciaux. Cela comprend les personnes nommées par le lieutenant-gouverneur en conseil ou un ministre à un organisme provincial ou à une autre entité en vertu d'une loi ministérielle ou autre ou de la prérogative royale.

La 3^e partie énonce les exigences applicables à la nomination et à la rémunération de toutes les personnes nommées par le gouvernement qui  :

• rendent des comptes à un ministre du gouvernement de l'Ontario, autres que les personnes décrites dans la 2^e partie de la présente directive;
• siègent à un organisme provincial;
• siègent à d'autres entités et ne relèvent pas directement d'un ministre du gouvernement de l'Ontario (p. ex., une commission des services policiers ou une administration portuaire).

Cette partie ne s'applique pas aux personnes ayant un emploi en vertu de la partie III de la Loi de 2006 sur la fonction publique de l'Ontario (LFPO) qui, en plus d'occuper un emploi, ont été nommées par le gouvernement, à moins d'indication contraire.

1^re partie – Organismes provinciaux

Résumé – Cadre de responsabilisation et exigences obligatoires

La responsabilité du ministre à l'égard d'un organisme provincial ne peut être déléguée. Toutefois, la surveillance de cet organisme peut être confiée à des fonctionnaires compétents. Conformément à ce principe, le CT/CGG ou le ministre peut demander un examen fondé sur les risques de n'importe quel organisme provincial.

Le CT/CGG doit superviser les activités ministérielles de surveillance et de conformité visant les organismes régis par un conseil d'administration, les tribunaux décisionnels et les organismes de réglementation sans conseil d'administration.

Les exigences de surveillance du CT/CGG applicables aux organismes consultatifs sont moins strictes, car ceux-ci ont des pouvoirs et une autorité limités et présentent moins de risques.

Une ligne claire reliant l'organisme au ministère, puis à l'ensemble du gouvernement, permet de visualiser l'obligation de rendre compte à laquelle sont tenus les organismes provinciaux.

Au sein d'un organisme, le président-directeur général ou le directeur administratif rend compte au conseil d'administration (le cas échéant) et à son président. Le président du conseil est quant à lui responsable des décisions prises par le conseil.

Chaque président d'organisme relève du ministre responsable du ministère sous l'égide duquel l'organisme a été établi.

Pour sa part, le ministre rend compte des résultats de l'organisme au Cabinet, lequel est comptable envers l'Assemblée législative.

Le cycle de responsabilisation des organismes provinciaux comprend les étapes suivantes  :

• définir les attentes et gérer des mesures cohérentes;
• élaborer des protocoles d'entente et des plans d'activités efficaces;
• surveiller le rendement, évaluer les risques et présenter un rapport annuel à ce sujet;
• prendre des mesures fondées sur les résultats.

Le tableau suivant résume les exigences obligatoires applicables aux trois types d'organismes provinciaux.

1.2 Organismes provinciaux – Détails du cadre de responsabilisation et exigences

Les organismes provinciaux fournissent des biens ou des services et font partie du gouvernement, mais non d'un ministère. Ils sont dirigés par des personnes qui y sont nommées par le gouvernement. On s'attend à ce qu'ils fournissent des services d'excellente qualité au public. Le modèle de gestion des organismes provinciaux procure la souplesse opérationnelle nécessaire.

1.3 Principes

Les organismes provinciaux rendent des comptes au gouvernement par l'entremise du ministre qui en est responsable. Ils doivent utiliser les ressources publiques de manière efficace et efficiente afin de remplir leur mandat, qui est défini dans leur acte constitutif.

Une bonne gouvernance et des pratiques de responsabilisation applicables aux ministères et aux organismes provinciaux sont essentielles. La transparence est un autre facteur important. C'est pourquoi les documents sur la gouvernance et les renseignements sur les dépenses sont publiés. Grâce à une communication ouverte entre les organismes provinciaux et le ministère dont ils relèvent, les parties comprennent bien les attentes et peuvent gérer les risques et les enjeux qui se présentent.

Les ministères qui désirent utiliser le modèle de gestion des organismes provinciaux doivent en démontrer la nécessité au CT/CGG.

Les organismes provinciaux ayant des responsabilités opérationnelles et les ministères doivent établir un équilibre entre le besoin de souplesse opérationnelle de l'organisme et la nécessité pour le ministre de rendre des comptes au sujet de l'organisme devant le Conseil des ministres et l'Assemblée législative.

Pour les organismes provinciaux ayant un pouvoir décisionnel et des responsabilités réglementaires, la prise de décisions impartiales est une exigence absolue.

Quant à eux, les organismes consultatifs provinciaux sont chargés de donner des conseils et de formuler des recommandations au gouvernement.

La responsabilité du ministre à l'égard d'un organisme provincial ne peut être déléguée. Toutefois, la surveillance de cet organisme peut être confiée à des fonctionnaires compétents.

Seuls les pouvoirs dont l'organisme provincial a besoin pour remplir son mandat et fournir des programmes et des services lui sont conférés. Tous les organismes provinciaux fournissent des services d'excellente qualité au public. De plus, on s'attend à ce qu'ils se conforment à toutes les mesures législatives, directives et politiques pertinentes.

1.4 Caractéristiques d'un organisme provincial

Les caractéristiques d'un organisme provincial sont les suivantes :

• il est établi par le gouvernement à l'aide d'un acte constitutif (en vertu d'une loi, d'un décret ou d'un règlement);
• il rend des comptes à un ministre sur la façon dont il s'acquitte de ses obligations légales, gère ses ressources et se conforme à ses normes de prestation de services;
• la plupart des personnes qui y sont nommées le sont par le gouvernement;
• sur le plan organisationnel, il fait partie du gouvernement de l'Ontario, mais non d'un ministère;
• le gouvernement lui confie la responsabilité d'exercer une fonction publique ou de fournir des services au public en exerçant un pouvoir décisionnel ou réglementaire, en se livrant à des activités opérationnelles ou en donnant des conseils.

1.5 Types d'organismes provinciaux

Il y a trois types d'organismes provinciaux  :

1. les organismes provinciaux régis par un conseil d'administration;
2. les organismes provinciaux qui ne sont pas régis par un conseil d'administration (tribunaux décisionnels, organismes de réglementation et autres organismes provinciaux non régis par un conseil d'administration);
3. les organismes consultatifs.

1.5.1 Organismes provinciaux régis par un conseil d'administration

Ce type d'organisme provincial est autorisé à prendre des décisions opérationnelles. Par conséquent, son conseil d'administration a un pouvoir décisionnel.

Ces organismes provinciaux ont l'autorité financière et opérationnelle de se livrer aux activités nécessaires pour remplir leur mandat. Leur conseil d'administration rend des comptes au ministre sur la façon dont l'organisme a rempli son mandat et le président représente le conseil auprès du ministre.

Un grand nombre de ces organismes provinciaux ont leurs propres employés et leur propre structure organisationnelle et n'ont pas besoin de l'aide d'un ministère à cet égard.

Les personnes nommées à ces organismes ont une obligation de diligence à l'endroit de leur organisme et doivent donc faire preuve d'honnêteté et de bonne foi et servir les intérêts de l'organisme.

Il y a quatre types d'organismes provinciaux régis par un conseil d'administration :

Entreprise opérationnelle

• Vend des biens ou des services au public (y compris, mais pas nécessairement, en livrant concurrence au secteur privé).
• Touche des revenus de ses activités commerciales, mais peut aussi recevoir des fonds du Trésor.

Service opérationnel

• Fournit des biens ou des services au public, généralement gratuitement ou à faible coût.
• Financé surtout par le Trésor.

Organisme fiduciaire

• Administre des fonds ou d'autres actifs pour le compte de bénéficiaires nommés dans une loi (ces fonds ou autres actifs n'appartiennent pas au gouvernement).
• Est entièrement responsable de ses opérations.
• N'est pas financé par le Trésor.

Organisme de réglementation (doté d'un conseil d'administration)

• Est autorisé à prendre ses propres décisions dans un secteur désigné comme les inspections, les enquêtes, les poursuites, l'agrément, la délivrance de permis et l'établissement de tarifs. Ces décisions peuvent limiter, encourager ou rectifier la conduite, les pratiques, les obligations, les droits et les responsabilités d'une personne, d'une entreprise ou d'une personne morale.
• S'autofinance.

Remarque  : Un grand nombre d'organismes de réglementation n'ont pas de conseil d'administration.

1.5.2 Organismes provinciaux sans conseil d'administration (tribunaux décisionnels, organismes de réglementation et autres organismes non régis par un conseil d'administration)

La principale caractéristique de ces organismes est le fait qu'ils ne sont pas autorisés à prendre leurs propres décisions opérationnelles. Cela signifie que les ministères doivent leur fournir le soutien opérationnel dont ils ont besoin. Les tribunaux décisionnels doivent respecter la présente directive et la Loi de 2009 sur la responsabilisation et la gouvernance des tribunaux décisionnels et les nominations à ces tribunaux. Ces deux instruments doivent servir à favoriser l'utilisation efficace des ressources et à minimiser le double emploi.

De petits services opérationnels non régis par un conseil d'administration ont été établis dans le passé.

Tribunaux décisionnels

• Ils prennent des décisions exécutoires de façon autonome et impartiale afin de régler les différends au sujet des obligations, des droits et des responsabilités d'une personne, d'une entreprise ou d'une personne morale définis dans des politiques, des règlements et des lois.
• Les personnes nommées à ces tribunaux doivent avoir de l'expérience ou des connaissances ou avoir suivi une formation dans le domaine où œuvre le tribunal, y compris les pratiques décisionnelles. Elles sont nommées à l'issue d'un concours fondé sur le mérite.
• Les présidents et les vice-présidents doivent s'acquitter de responsabilités en matière de gouvernance des organismes provinciaux.
• Toutes les personnes qui y sont nommées peuvent remplir les fonctions d'arbitres.
• Les tribunaux reçoivent un soutien administratif du ministère et ne sont pas autorisés à s'occuper des fonctions liées aux ressources humaines en vertu des exigences applicables aux entités ne faisant pas partie de la fonction publique de l'Ontario (FPO).
• La majeure partie du financement des tribunaux provient du Trésor.
• Les droits exigés sont établis conformément aux mesures législatives et autres.
• Un grand nombre de tribunaux sont également régis par la Loi de 2009 sur la responsabilisation et la gouvernance des tribunaux décisionnels et les nominations à ces tribunaux, et doivent se conformer à cette loi ainsi qu'à la présente directive.

Organismes de réglementation (sans conseil d'administration)

• Ils prennent des décisions de façon autonome dans leurs secteurs respectifs comme les inspections, les enquêtes, les poursuites, l'agrément, la délivrance de permis et l'établissement de tarifs.
• Les personnes qui y sont nommées ne constituent pas un conseil d'administration. L'organisme bénéficie du soutien administratif du ministère.
• Leurs décisions peuvent limiter, encourager ou rectifier la conduite, les pratiques, les obligations, les droits et les responsabilités d'une personne, d'une entreprise ou d'une personne morale.
• Les présidents et les vice-présidents doivent s'acquitter de responsabilités en matière de gouvernance des organismes provinciaux.
• Toutes les personnes qui y sont nommées peuvent être chargées de la réglementation.
• La majeure partie du financement des organismes de réglementation provient du Trésor.
• Les droits exigés sont établis conformément aux mesures législatives et autres.

1.5.3 Organismes consultatifs

La principale caractéristique des organismes consultatifs est de fournir des conseils à un ministre ou au premier ministre. Ils sont formés d'une ou de plusieurs personnes nommées par le gouvernement. Ces organismes provinciaux sont établis pour plus de trois ans.

Les fonctions administratives des organismes consultatifs sont remplies par le ministère responsable. Les organismes consultatifs ont uniquement pour but de donner des conseils ou de formuler des recommandations dans les domaines précisés dans leur mandat.

1.6 Cadre de responsabilisation des organismes provinciaux

Les organismes provinciaux font partie du gouvernement. Leur cadre de responsabilisation est le suivant.

Une ligne claire reliant l'organisme au ministère, puis à l'ensemble du gouvernement, permet de visualiser l'obligation de rendre compte à laquelle sont tenus les organismes provinciaux.

Au sein d'un organisme, le président-directeur général ou le directeur administratif rend compte au conseil d'administration (le cas échéant) et à son président. Le président du conseil est quant à lui responsable des décisions prises par le conseil.

Chaque président d'organisme relève du ministre responsable du ministère sous l'égide duquel l'organisme a été établi.

Pour sa part, le ministre rend compte des résultats de l'organisme au Cabinet, lequel est comptable envers l'Assemblée législative.

La responsabilité du ministre à l'égard d'un organisme provincial ne peut être déléguée. Toutefois, la surveillance de cet organisme peut être confiée à des fonctionnaires compétents. Conformément à ce principe, le CT/CGG ou le ministre peut demander un examen fondé sur les risques de n'importe quel organisme provincial.

Le CT/CGG doit superviser les activités ministérielles de surveillance et de conformité visant les organismes régis par un conseil d'administration, les tribunaux décisionnels et les organismes de réglementation sans conseil d'administration.

Les exigences de surveillance du CT/CGG applicables aux organismes consultatifs sont moins strictes, car ceux-ci ont des pouvoirs et une autorité limités et présentent moins de risques.

Le cycle de responsabilisation des organismes provinciaux comprend les étapes suivantes  :

• définir les attentes;
• élaborer des protocoles d'entente et des plans d'activités efficaces;
• gérer les mesures prises en fonction des attentes;
• surveiller le rendement, évaluer les risques et présenter un rapport annuel à ce sujet;
• prendre des mesures fondées sur les résultats.

1.7 Gestion axée sur les risques et responsabilisation des organismes provinciaux

Le gouvernement de l'Ontario utilise une approche axée sur les risques pour gérer les organismes provinciaux. Par conséquent, ces organismes doivent se servir d'un cadre de gestion des risques pour prendre leurs décisions opérationnelles. De plus, ils doivent s'assurer que les fonds sont dépensés de façon efficace et efficiente et aux fins visées.

Les pratiques de gestion axées sur les risques permettent d'assurer une surveillance, une discipline et un contrôle optimaux. Ainsi, les ministères et les organismes provinciaux peuvent gérer les risques en fonction de l'évolution de la conjoncture. Ces pratiques permettent également d'effectuer une évaluation adéquate.

La gestion des risques aide les ministères et les organismes provinciaux à repérer les risques, à déterminer leur exposition à ces risques et à élaborer des plans d'action permettant aux organismes provinciaux d'atteindre leurs objectifs opérationnels.

Plus grand est le risque que présente un organisme provincial, y compris en ce qui concerne le degré d'intérêt public et l'obligation de gestion financière, plus il faut le surveiller de près pour atténuer ce risque.

1.8 Établissement, modification, fusion et dissolution d'organismes provinciaux

L'établissement, la modification et la dissolution des organismes provinciaux doivent être examinés et approuvés par le CT/CGG. La création d'une entité auxiliaire d'un organisme provincial et l'acquisition d'intérêts majoritaires dans un organisme provincial existant doivent elles aussi être approuvées par le CT/CGG.

Les exigences obligatoires applicables à l'établissement, à la modification et à la dissolution des organismes provinciaux sont les suivantes  :

• le dossier doit être présenté au CT/CGG;
• il doit être accompagné d'un dossier d'analyse;
• il faut faire mention de l'acte constitutif;
• il faut joindre l'ébauche d'un protocole d'entente (ou d'un mandat) conforme aux exigences de la présente directive;
• il faut dresser une liste des directives du CT/CGG applicables.

Les modifications devant être approuvées par le CT/CGG comprennent les suivantes  :

• une proposition portant sur la fusion d'organismes provinciaux;
• une proposition portant sur l'élargissement ou la modification du mandat qui est conforme aux objets de l'acte constitutif;
• une proposition portant sur la dissolution d'un organisme provincial.

1.9 Détails des exigences obligatoires

1.9.1 Protocole d'entente

La présente section s'applique  :

• aux organismes régis par un conseil d'administration;
• aux tribunaux décisionnels, aux organismes de réglementation sans conseil d'administration et aux autres organismes provinciaux non régis par un conseil d'administration.

Le protocole d'entente devrait inclure tous les renseignements nécessaires pour en faciliter la compréhension. Il faut éviter d'indiquer des renvois à d'autres documents obligeant le lecteur du protocole d'entente à consulter ces documents.

Le protocole d'entente d'un organisme provincial régi par un conseil d'administration doit comprendre des sections portant sur les points suivants  :

• objet;
• définitions;
• personnalité morale et statut d'agent de la Couronne;
• mandat;
• applicabilité générale des directives et politiques du gouvernement;
• conflit d'intérêts;
• processus d'examen et de modification;
• cadre de responsabilisation précisant le rôle des entités suivantes  :
  • ministre,
  • sous-ministre,
  • conseil d'administration,
  • président,
  • directeur général;
• consultation et communications, y compris les relations avec les médias, les rapports et les publications;
• rapports à présenter, y compris les évaluations du rendement, le plan d'activités annuel, les rapports annuels et les rapports financiers;
• audits;
• arrangements financiers, y compris le financement de l'organisme provincial, le recouvrement des fonds non dépensés, les actifs et la TVH à payer;
• ententes conclues avec des tiers;
• modalités d'approvisionnement;
• arrangements administratifs;
• dotation en personnel, rémunération et nominations;
• propriété intellectuelle;
• normes de prestation de services;
• création, collecte, maintien et élimination des dossiers;
• obligation d'assurance.

Le protocole d'entente des tribunaux décisionnels et des organismes de réglementation doit comprendre toutes les sections pertinentes, selon la relation administrative établie avec le ministère.

Pour les tribunaux décisionnels assujettis à la Loi de 2009 sur la responsabilisation et la gouvernance des tribunaux décisionnels et les nominations à ces tribunaux, le protocole d'entente doit contenir tous les renseignements exigés par la Loi.

Approbations

Une fois l'organisme provincial établi, le CT/CGG doit approuver l'ébauche initiale du protocole d'entente.

Si le ministre ou le président de l'organisme provincial change, les parties doivent soit signer une lettre de confirmation et la joindre au protocole d'entente, soit signer le protocole d'entente existant dans un délai de six mois.

Les modifications apportées au protocole d'entente en raison d'une politique antérieure et des approbations du CT/CGG peuvent être intégrées au protocole d'entente. Le ministère doit envoyer une copie du protocole d'entente révisé au secrétaire du CT/CGG. De plus, il devrait demander l'avis du personnel du Secrétariat du Conseil du Trésor au sujet des modifications proposées aux protocoles d'entente.

En général, le protocole d'entente ne constitue pas un contrat au sens de la loi que les tribunaux peuvent exécuter. Il s'agit plutôt d'un arrangement administratif important qui aide les parties à comprendre leur rôle et leurs responsabilités respectifs.

Le protocole d'entente doit être signé dans les trois mois suivant son approbation par le CT/CGG ou, dans le cas d'un nouvel organisme provincial, dans les trois mois suivant le début de ses activités. Une fois approuvé par le CT/CGG, le protocole d'entente sera signé par le président de l'organisme, puis par le ministre responsable. L'original du protocole d'entente doit être conservé par la Direction des services juridiques du ministère. Une copie du protocole d'entente dûment signé est envoyée au Secrétariat du CT/CGG et mise à la disposition du public sur le site Web du gouvernement ou de l'organisme provincial dans les 30 jours suivant sa signature par le ministre.

Seuls le ministre responsable et le président de l'organisme signent le protocole d'entente afin d'éviter toute confusion quant à la personne qui, en fin de compte, est chargée d'exécuter ses dispositions.

Exigences légales

Les organismes provinciaux doivent satisfaire à toutes les exigences légales. Plusieurs lois, notamment les suivantes, exigent que les organismes provinciaux y soient énumérés pour qu'elles s'appliquent à eux :la Loi de 2006 sur la fonction publique de l'Ontario; la Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée et la Loi de 2009 sur la responsabilisation et la gouvernance des tribunaux décisionnels et les nominations à ces tribunaux.

De plus, d'autres lois n'exigent pas que les organismes provinciaux soient énumérés dans les règlements, mais imposent des exigences précises, notamment la Loi sur l'administration financière et la Loi sur les services en français.

Applicabilité des directives gouvernementales aux organismes provinciaux

Chaque directive du CGG comprend une section qui précise à quelles entités elle s'applique et quelle en est la portée. Une directive peut indiquer qu'elle s'applique précisément aux organismes provinciaux ou à un type d'organismes provinciaux.

Toutes les directives du CGG et de la Commission de la fonction publique données en application de la Loi de 2006 sur la fonction publique de l'Ontario s'appliquent lorsqu'un organisme provincial a été désigné comme étant un organisme public rattaché à la Commission en vertu de la Loi. Pour plus de renseignements, consulter la Loi et les documents connexes.

Les organismes provinciaux qui administrent les programmes de paiements de transfert doivent respecter les exigences de la Directive sur l'obligation de rendre compte en matière de paiements de transfert, qui régit la mise en œuvre de ces programmes et le lien entre l'organisme de financement et le bénéficiaire du paiement de transfert.

Directives s'appliquant aux tribunaux décisionnels et aux organismes de réglementation sans conseil d'administration

Toutes les directives gouvernementales s'appliquent aux tribunaux décisionnels et aux organismes de réglementation sans conseil d'administration, car ceux-ci sont administrés par les ministères, qui sont assujettis à ces directives.

(Pour plus de renseignements, voir le document intitulé Guide to Developing a Memorandum of Understanding for Provincial Agencies et le modèle de protocole d'entente.)

1.9.2 Lettres de mandat des organismes

La présente section s'applique aux organismes régis par un conseil d'administration.

Les ministres doivent fournir une lettre de mandat à tous les organismes de leur portefeuille régis par un conseil d'administration. La lettre de mandat est un élément de correspondance annuelle envoyé par le ministre responsable d'un organisme régi par un conseil d'administration au président de l'organisme, dans laquelle il décrit ses attentes générales à l'égard des priorités en matière de service et de rendement pour l'exercice à venir. Cependant, les ministres ne sont pas tenus d'envoyer une telle lettre pour un exercice où le mandat de l'organisme doit être soumis à un examen.

La lettre devrait énoncer des attentes de haut niveau qui sont réalisables et conformes au mandat législatif ou à l'acte constitutif de l'organisme. Ces attentes devraient porter sur la totalité ou une partie des éléments que l'organisme est censé couvrir dans son plan d'activités et son rapport annuel. Les fonctionnaires devraient travailler en collaboration avec le personnel du cabinet de leur ministre et leurs homologues au sein des organismes du portefeuille afin d'élaborer un produit approprié. La lettre de mandat ne doit pas être à ce point détaillée ou normative que le ministre se retrouve à assumer les responsabilités du conseil en ce qui a trait à l'orientation stratégique ou à la gestion de l'organisme.

Les ministères devraient consulter les organismes touchés et envoyer la lettre de mandat en temps utile pour influencer et éclairer la préparation du plan d'activités annuel et, quoi qu'il en soit, au plus tard 180 jours avant le début du prochain exercice.

Les lettres de mandat des organismes doivent être mises à la disposition du public sur un site Web du gouvernement ou de l'organisme provincial en même temps que le plan d'activités de l'organisme.

Si le ministre change, le nouveau ministre doit, dans les 90 jours, faire parvenir à l'organisme une lettre confirmant ou remplaçant la lettre de mandat la plus récente.

En 2016-2017, le Secrétariat du Conseil du Trésor émettra une directive sur la manière dont ces exigences devront être respectées, y compris des dispositions à caractère provisoire applicables dans l'éventualité où les organismes ne reçoivent pas tous une lettre de mandat en 2016-2017, confirmant que les lettres de mandat visent dans un premier temps les organismes qui sont prêts à répondre aux attentes de manière appropriée dans le cadre du cycle de planification de leurs activités.  

1.9.3 Plan d'activités des organismes régis par un conseil d'administration

Tous les organismes provinciaux régis par un conseil d'administration doivent présenter un plan d'activités annuel au ministre responsable aux fins d'approbation et de signature. Ce plan est considéré comme valide uniquement lorsqu'il a été approuvé par le ministre et que cette approbation a été consignée par écrit. Le plan d'activités couvre une période d'au moins trois ans et est préparé tous les ans. Les organismes provinciaux doivent mettre leur plan à la disposition du public en l'affichant sur leur site Web ou celui du gouvernement dans les 30 jours suivant son approbation par le ministre.

Tous les plans d'activités des organismes provinciaux régis par un conseil d'administration doivent comprendre ce qui suit :

• mandat;
• orientation stratégique;
• aperçu des programmes et des activités actuels et futurs;
• ressources nécessaires pour remplir le mandat et respecter l'orientation stratégique;
• stratégies d'identification, d'évaluation et d'atténuation des risques;
• analyse environnementale;
• nombre d'employés, incidence du plan d'activités sur les ressources humaines, stratégie de rémunération, avantages sociaux et comparaison avec d'autres organismes du secteur public;
• mesures et cibles de rendement pour les trois années couvertes par le plan d'activités;
• budget pour les trois années couvertes par le plan (y compris les dépenses de fonctionnement proposées et les revenus prévus);
• initiatives réalisées en collaboration avec des tiers comme d'autres ordres de gouvernement ou des fondations sans but lucratif;
• plan de mise en œuvre;
• plan de communication;
• réponse aux attentes énoncées dans la lettre de mandat.

Pour aider le ministre à s'acquitter de sa responsabilité à l'égard d'un organisme provincial, les fonctionnaires doivent faire preuve de diligence lorsqu'ils reçoivent un plan d'activités avant de lui recommander de le signer. De plus, le plan d'activités annuel doit être présenté au directeur général de l'administration du ministère ou au cadre désigné au plus tard trois mois avant le début de l'exercice de l'organisme provincial.

(Pour plus de renseignements, voir le document intitulé Guide to Developing Provincial Agency Business Plans.)

1.9.4 Plan d'activités des tribunaux décisionnels, des organismes de réglementation sans conseil d'administration et des autres organismes provinciaux non régis par un conseil d'administration

Tous les tribunaux décisionnels et les organismes de réglementation doivent présenter un plan d'activités annuel au ministre responsable aux fins d'approbation et de signature. Ce plan est considéré comme valide uniquement lorsqu'il a été approuvé par le ministre et que cette approbation a été consignée par écrit. Le plan d'activités couvre une période d'au moins trois ans et est préparé tous les ans.

Le plan d'activités doit comprendre ce qui suit  :

• une description détaillée du mandat;
• le budget proposé pour une période de trois ans;
• le nombre d'employés, exprimé en équivalents temps plein, au début de la période de trois ans;
• les mesures de rendement qui seront utilisées pour évaluer l'efficacité et l'efficience;
• les objectifs annuels de rendement pour la période de trois ans;
• tout autre contenu exigé par la loi.

Pour les tribunaux décisionnels, ces exigences sont conformes à celles de la Loi de 2009 sur la responsabilisation et la gouvernance des tribunaux décisionnels et les nominations à ces tribunaux. Pour aider le ministre à s'acquitter de ses responsabilités, les fonctionnaires doivent faire preuve de diligence lorsqu'ils reçoivent un plan d'activités avant de lui recommander de le signer. De plus, le plan d'activités annuel doit être présenté au directeur général de l'administration du ministère ou à un cadre équivalent au plus tard trois mois avant le début de l'exercice de l'organisme provincial.

(Pour plus de renseignements, voir le document intitulé Guide to Developing Provincial Agency Business Plans.)

1.9.5 Examen du mandat

La présente section s'applique  :

• aux organismes régis par un conseil d'administration;
• aux tribunaux décisionnels, aux organismes de réglementation sans conseil d'administration et aux autres organismes provinciaux non régis par un conseil d'administration;
• aux organismes consultatifs.

Les ministères doivent effectuer un examen du mandat des organismes provinciaux visés par la présente directive au moins une fois tous les sept ans. Les tribunaux décisionnels prescrits doivent faire l'objet de cet examen tous les six ans, tel qu'exigé par la Loi de 2009 sur la responsabilisation et la gouvernance des tribunaux décisionnels et les nominations à ces tribunaux.

Le mandat établit les paramètres que l'organisme provincial doit respecter pour s'acquitter de ses responsabilités ou fournir des services.

Le mandat est défini dans un acte constitutif et réitéré dans le protocole d'entente. La portée et l'étendue de l'examen du mandat dépendent de la structure et de la complexité de l'organisme provincial en cause. Quelle que soit la complexité de l'organisme, l'examen du mandat doit porter sur ce qui suit  :

1. si l'organisme provincial se livre aux activités prévues par son mandat;
2. si le mandat demeure conforme aux objectifs et aux priorités du gouvernement de l'Ontario;
3. si l'organisme provincial est le mieux placé pour remplir une partie ou la totalité des fonctions ou si un ministère, un autre organisme provincial ou une autre entité devrait s'en charger;
4. toute autre question précisée dans une directive ou définie par le CT/CGG.

L'examen du mandat n'est pas une vérification de l'optimisation des ressources et ne peut s'y substituer. De plus, il ne remplace pas un audit des états financiers ou autre d'un organisme provincial pouvant être exigé. Les ministères doivent s'assurer que tous les examens des mandats sont effectués de manière objective.

Lorsqu'il détermine à quel moment il effectuera un examen du mandat, le ministère doit tenir compte des points suivants :

• les résultats des évaluations des risques;
• les modifications apportées récemment aux orientations stratégiques du gouvernement ou du ministère ayant une incidence directe sur l'organisme;
• la possibilité de regrouper des organismes provinciaux semblables ayant un mandat semblable;
• les délais prévus par la loi pour l'examen du mandat ou toute autre exigence connexe;
• l'orientation donnée par le CT/CGG;
• tout autre critère pertinent.

Les résultats de l'examen du mandat doivent être présentés au CT/CGG aux fins d'approbation pour l'aider à déterminer si l'organisme provincial est toujours le mieux placé pour fournir les services décrits dans son mandat. Le CT/CGG peut décider de conserver, de dissoudre ou de modifier un organisme provincial ou d'en accroître l'efficacité. Il peut être nécessaire de modifier une mesure législative pour mettre en œuvre une telle décision.

(Pour plus de renseignements, voir le document intitulé Guide to Provincial Agency Mandate Reviews.)

1.9.6 Évaluation des risques

La présente section s'applique  :

• aux organismes régis par un conseil d'administration;
• aux tribunaux décisionnels, aux organismes de réglementation sans conseil d'administration et aux autres organismes provinciaux non régis par un conseil d'administration.

Les ministres et les ministères doivent collaborer avec les organismes provinciaux dont ils sont responsables pour assurer une gestion efficace des risques et rendre des comptes à ce sujet.

Exigences applicables aux évaluations des risques :

• Il faut évaluer les risques de l'organisme provincial dans chaque catégorie définie.
• Il faut consigner les résultats de cette évaluation pour chaque catégorie de risque.
• Tous les trimestres, il faut présenter au CT/CGG un rapport décrivant les risques élevés, les raisons pour lesquelles ces risques sont élevés et le plan mis en œuvre pour les gérer.

L'approche axée sur les risques doit comprendre une évaluation et une analyse des conséquences financières et budgétaires, ainsi qu'une description des stratégies d'atténuation.

L'évaluation des risques faite par le ministère et la présentation d'un rapport au CT/CGG sur les risques élevés liés aux organismes provinciaux ont pour but de repérer ces risques et d'indiquer les plans mis en œuvre pour les gérer. À la lumière de ces évaluations, le CT/CGG peut demander au ministère de lui fournir des renseignements supplémentaires ou de prendre des mesures correctives. En se basant sur les données de conformité fournies par le ministère, le CT/CGG peut lui demander d'intervenir, de lui remettre un calendrier de conformité ou de lui présenter un rapport dans un délai précis confirmant qu'il y a conformité.

(Pour plus de renseignements, voir le document intitulé Guide to the Risk-Based Approach.)

1.9.7 Évaluation des risques des organismes consultatifs

Les ministres et les ministères doivent collaborer avec les organismes provinciaux dont ils sont responsables pour assurer une gestion efficace des risques.

Exigences applicables aux évaluations des risques :

• Il faut évaluer les risques de l'organisme provincial dans chaque catégorie définie.
• Il faut consigner les résultats de cette évaluation pour chaque catégorie de risque.

L'approche axée sur les risques doit comprendre une évaluation et une analyse des conséquences financières et budgétaires, ainsi qu'une description des stratégies d'atténuation.

(Pour plus de renseignements, voir le document intitulé Guide to the Risk-Based Approach.)

1.9.8 Rapport annuel des organismes régis par un conseil d'administration

En vertu de la présente directive, tous les organismes régis par un conseil d'administration doivent préparer un rapport annuel et le présenter au ministre dans les 120 jours suivant la fin de leur exercice lorsque l'auditeur désigné n'est pas le vérificateur général. Si ce dernier est l'auditeur désigné, les organismes doivent présenter leur rapport annuel au ministre dans les 90 jours suivant l'audit financier.

Le ministre doit approuver le rapport annuel d'un organisme et, si la loi l'exige, le déposer devant l'Assemblée législative dans les 60 jours suivant sa date de réception au ministère.

De plus, le rapport annuel doit être accessible sur le site Web de l'organisme provincial ou du gouvernement dans les 30 jours suivant son approbation par le ministre ou son dépôt devant l'Assemblée législative, si la loi l'exige.

Le rapport annuel doit comprendre les éléments suivants :

• une description des activités réalisées pendant l'année;
• une analyse du rendement opérationnel;
• une analyse du rendement financier;
• un compte rendu des objectifs de rendement qui ont été atteints et des mesures qui seront prises pour ceux qui ne l'ont pas été;
• le nom des personnes nommées, la date de leur nomination et la date de fin de leur mandat;
• les états financiers audités ou, lorsqu'il n'est pas pratique de faire un audit, les états financiers ayant fait l'objet d'une assurance externe appropriée et indiquant les résultats obtenus, les écarts par rapport aux estimations et les raisons de ces écarts;
• les réalisations satisfaisant aux attentes énoncées dans la lettre de mandat applicable.

Les documents suivants doivent être présentés au Bureau du contrôleur provincial aux fins de la préparation des Comptes publics de la province en respectant le calendrier établi chaque l'année :

• l'ébauche des états financiers ou les états financiers audités;
• tous les redressements de consolidation pertinents.

Si l'organisme provincial a des entités auxiliaires, le rapport annuel doit fournir les mêmes renseignements pour chaque entité.

(Pour plus de renseignements, voir le document intitulé Guide to Provincial Agency Annual Reports.)

1.9.9 Rapport annuel des tribunaux décisionnels et des organismes de réglementation et autres organismes provinciaux sans conseil d'administration

Les tribunaux décisionnels et les organismes de réglementation sans conseil d'administration doivent présenter leur rapport annuel au ministre dans les 90 jours suivant la fin de l'exercice.

Le ministre doit approuver le rapport annuel d'un organisme et, si la loi l'exige, le déposer devant l'Assemblée législative dans les 60 jours suivant sa date de réception au ministère.

De plus, le rapport annuel doit être accessible sur le site Web de l'organisme provincial ou du gouvernement dans les 30 jours suivant son approbation par le ministre ou son dépôt devant l'Assemblée législative, si la loi l'exige.

Le rapport annuel doit comprendre les éléments suivants :

• une description des activités réalisées par le tribunal, y compris en matière de recrutement, au cours de l'exercice précédent;
• les états financiers du tribunal pour l'exercice précédent;
• tout contenu exigé par la loi.

Ces exigences applicables aux tribunaux décisionnels sont conformes à la Loi de 2009 sur la responsabilisation et la gouvernance des tribunaux décisionnels et les nominations à ces tribunaux.

(Pour plus de renseignements, voir le document intitulé Guide to Provincial Agency Annual Reports.)

1.9.10 Attestation de conformité

La présente section s'applique  :

• aux organismes régis par un conseil d'administration;
• aux tribunaux décisionnels, aux organismes de réglementation sans conseil d'administration et aux autres organismes provinciaux non régis par un conseil d'administration.

Les sous-ministres doivent soumettre une attestation annuelle dûment signée indiquant que les organismes provinciaux relevant de leur ministère respectent les exigences obligatoires de la présente directive et des autres directives.

Outre cette attestation, les sous-ministres doivent présenter un rapport au Secrétariat du Conseil du Trésor démontrant que tous les organismes provinciaux respectent la présente directive et toutes les exigences obligatoires (protocole d'entente, rapport annuel, plan d'activités et évaluation des risques).

Les ministères doivent assurer la conformité aux mesures législatives, aux directives, aux conventions comptables et aux politiques financières. Le non-respect des directives et des politiques doit être indiqué et expliqué. Le Conseil du Trésor/Conseil de gestion du gouvernement, le ministère des Finances/Secrétariat du Conseil du Trésor et la Commission de la fonction publique élaborent des directives et des politiques précisant les obligations et les pouvoirs des ministères et des organismes provinciaux. Ces directives et politiques sont des outils essentiels pour les activités de contrôle financier réalisées par les ministères.

Les présidents des organismes provinciaux régis par un conseil d'administration doivent envoyer une lettre au ministre responsable confirmant que leur organisme respecte les mesures législatives, les directives, les conventions comptables et les politiques financières. Pour soutenir le président, le directeur général de l'organisme provincial devrait lui remettre une attestation confirmant que l'organisme respecte les exigences obligatoires.

Le sous-ministre se servira de la lettre du président pour confirmer au CT/CGG que l'organisme provincial respecte les mesures législatives, les directives, les conventions comptables et les politiques financières.

1.9.11 Publication

La présente section s'applique :

• aux organismes régis par un conseil d'administration;
• aux tribunaux décisionnels, aux organismes de réglementation sans conseil d'administration et aux autres organismes provinciaux non régis par un conseil d'administration.

Les documents de gouvernance doivent être mis à la disposition du public pour permettre au gouvernement d'atteindre son objectif en matière de transparence. Conformément aux exigences de la Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée, ils ne doivent pas contenir de renseignements personnels ni d'autres renseignements confidentiels.

Les organismes provinciaux doivent afficher les documents suivants sur leur site Web ou celui du ministère  :

1. le protocole d'entente;
2. la lettre de mandat (organismes régis par un conseil d'administration);
3. le plan d'activités annuel;
4. le rapport annuel.

Le protocole d'entente, le plan d'activités et le rapport annuel doivent être mis à la disposition du public sur un site Web du gouvernement ou de l'organisme provincial dans les 30 jours suivant leur approbation par le ministre ou leur dépôt devant l'Assemblée législative, si la loi l'exige.

La lettre de mandat doit être mise à la disposition du public sur un site Web du gouvernement ou de l'organisme provincial en même temps que le plan d'activités de l'organisme.

Les documents affichés, particulièrement les plans d'activités, ne doivent pas contenir les renseignements suivants  :

• renseignements personnels;
• renseignements sensibles sur l'emploi et les relations de travail;
• renseignements assujettis au secret professionnel de l'avocat;
• renseignements confidentiels du Conseil des ministres;
• secrets commerciaux ou renseignements d'ordre scientifique, technique, commercial, financier ou qui ont trait aux relations de travail communiqués par de tierces parties à titre confidentiel;
• renseignements qui nuiraient aux intérêts financiers ou commerciaux de l'organisme provincial sur le marché;
• renseignements qui menaceraient la sécurité des installations ou des opérations de l'organisme provincial.

Les tribunaux décisionnels assujettis à la Loi de 2009 sur la responsabilisation et la gouvernance des tribunaux décisionnels et les nominations à ces tribunaux sont déjà tenus par la loi de mettre leur protocole d'entente, leur plan d'activités et leur rapport annuel à la disposition du public.

1.9.12 Audit financier

La présente section s'applique  :

• aux organismes régis par un conseil d'administration;
• aux tribunaux décisionnels, aux organismes de réglementation sans conseil d'administration et aux autres organismes provinciaux non régis par un conseil d'administration.

Dans le but d'accroître la responsabilité financière, tous les organismes provinciaux ayant l'une ou l'autre des caractéristiques suivantes font l'objet d'un audit externe de leurs états financiers :

• ils ont des immobilisations;
• ils ont un passif financier ou prennent d'autres engagements (p. ex., ils contractent des emprunts ou accordent des prêts);
• ils prennent des engagements à l'égard de tierces parties;
• leurs revenus ou leurs dépenses ont une incidence importante sur les opérations du gouvernement.

En tout temps, les organismes provinciaux visés par la présente directive peuvent faire l'objet d'un examen périodique et d'une vérification de l'optimisation des ressources réalisés par le vérificateur général de l'Ontario en vertu de la Loi sur le vérificateur général. (Le vérificateur général est l'auditeur désigné pour certains organismes provinciaux.)

En tout temps, les organismes provinciaux visés par la présente directive peuvent faire l'objet d'un examen périodique et d'un audit interne réalisés par la Division de la vérification interne de l'Ontario.

L'audit externe des états financiers doit être effectué par l'une ou l'autre des entités suivantes :

• le vérificateur général de l'Ontario (lorsqu'il est l'auditeur désigné);
• un cabinet d'audit comptable accrédité choisi par le conseil d'administration de l'organisme provincial à l'issue d'un appel d'offres.

Lorsqu'un organisme provincial fait l'objet d'un audit de ses états financiers annuels, il intègre les états financiers audités à son rapport annuel.

Les organismes provinciaux peuvent également faire l'objet d'une mission d'audit interne réalisée par la Division de la vérification interne de l'Ontario conformément à son cadre de prestation des services si elle est approuvée par le Comité de vérification du ministère ou le Comité de vérification générale ou demandée par le ministre. En vertu de la Loi sur l'administration financière, le ministre des Finances et le président du Conseil du Trésor peuvent eux aussi demander un audit. En outre, un organisme provincial peut faire l'objet d'un audit réalisé par le vérificateur général de l'Ontario en vertu de la Loi sur le vérificateur général.

L'organisme provincial fournira rapidement une copie de tous les rapports, y compris ceux décrivant les mesures prises en réponse au rapport d'audit ou à toute recommandation, au ministre et au sous-ministre du ministère responsable, ainsi qu'au président du Conseil du Trésor. Au moins une fois par année, l'organisme provincial informera le ministre de toute recommandation à laquelle il n'a pas encore donné suite.

Par ailleurs, la Division de la vérification interne de l'Ontario peut elle aussi réaliser une mission d'audit interne à la demande du conseil d'administration d'un organisme provincial, pourvu que le Comité de vérification du ministère y consente. Les rapports, y compris ceux faisant état des questions non réglées, peuvent être remis au ministre et au sous-ministre concernés sur demande.

Le président de l'organisme provincial, les autres personnes qui y sont nommées, le personnel de l'organisme et le ministère doivent prêter leur concours à tout audit dont l'organisme fait l'objet.

1.9.13 Exigences obligatoires applicables en période électorale

La présente section s'applique :

• aux organismes régis par un conseil d'administration;
• aux tribunaux décisionnels, aux organismes de réglementation sans conseil d'administration et aux autres organismes provinciaux non régis par un conseil d'administration;
• aux organismes consultatifs.

En période électorale, lorsque l'Assemblée législative a été dissoute, il n'est pas toujours possible de respecter le calendrier de conformité puisque le gouvernement ne siège pas. Le Secrétariat du Conseil du Trésor informera les ministères de leurs obligations en matière de conformité pendant cette période.

1.9.14 Exigences obligatoires applicables aux documents présentés au CT/CGG et au dossier d'analyse portant sur l'établissement, la modification ou la dissolution d'un organisme provincial

Exigences générales quant au contenu des documents présentés au CT/CGG pour l'établissement d'un organisme provincial

L'établissement d'un organisme provincial doit être approuvé par le Conseil du Trésor/Conseil de gestion du gouvernement sur présentation de documents signés par le ministre responsable et le sous-ministre. Il faut également présenter les documents nécessaires au CT/CGG pour établir une entité auxiliaire relevant d'un organisme provincial existant ou pour se porter acquéreur des intérêts majoritaires d'une entité existante.

Les documents présentés au CT/CGG pour l'établissement d'un organisme provincial doivent comprendre une analyse détaillée et une évaluation financière exhaustive. Ils doivent également décrire les modes possibles de prestation des services ou de fourniture des produits et les raisons pour lesquelles un organisme provincial est l'entité recommandée pour s'acquitter de cette tâche.

Les exigences minimales à respecter pour établir un organisme provincial comprennent les suivantes :

Contrôle gouvernemental  :

• Intérêt public (détermination d'un intérêt public prépondérant pour la fonction ou le service, ainsi que le rôle que le gouvernement doit jouer).
• Responsabilité provinciale (confirmation que le mandat de l'organisme provincial est une responsabilité constitutionnelle du gouvernement provincial).

Souplesse opérationnelle  :

• Conseils ou expertise fournis par une entité ne faisant pas partie de la fonction publique de l'Ontario.
• Nécessité de créer un organisme autonome pour maintenir la confiance du public à l'égard de l'impartialité ou de l'objectivité des décisions ou des mesures prises.
• Participation de tierces parties à une fonction ou un service public.
• Administration de fiducies (non-utilisation des deniers publics) pour le compte des bénéficiaires.
• Utilisation de ressources financières ou humaines ou de pouvoirs administratifs dépassant le cadre ministériel pour la fourniture de biens et de services, la réalisation des objectifs d'un programme ou la conformit é à des normes de prestation de services.

Souplesse financière  :

• Nécessité de disposer d'un pouvoir financier comme la conservation de revenus, l'établissement de droits ou l'emprunt pour remplir une fonction ou fournir un service d'ordre commercial ou comportant un volet d'ordre commercial ou pour devenir financièrement autonome.

Souplesse des ressources humaines (ne s'applique pas aux organismes publics rattachés à la Commission)  :

• Compétences professionnelles ou expertise que l'on ne trouve pas normalement au sein du gouvernement.
• Modalités de rémunération du personnel uniques requises pour atteindre les objectifs.
• Pratiques d'embauche plus souples.
• Nécessité qu'un organisme provincial soit directement responsable des modalités d'emploi.

Souplesse administrative  :

• Souplesse administrative nécessaire et dérogation possible à certaines directives du CGG, pourvu qu'elle soit justifiée, afin de favoriser des possibilités d'entrepreneuriat ou de satisfaire à d'autres exigences opérationnelles.

De plus, le dossier d'analyse portant sur l'établissement d'un organisme provincial doit indiquer comment l'organisme proposé respecte les critères suivants :

• intérêt public;
• responsabilité provinciale;
• optimisation des ressources;
• souplesse opérationnelle;
• capacité de l'organisme provincial de gérer les ressources publiques de façon efficace;
• capacité de contrôle financier du ministère.

En plus du document d'analyse, il faut soumettre des documents qui fournissent les renseignements suivants au sujet du nouvel organisme provincial :

• nom de l'organisme provincial et type;
• mandat et pouvoirs du nouvel organisme selon l'acte constitutif proposé;
• composition du conseil d'administration, le cas échéant, y compris le nombre de membres, le mécanisme de nomination et la rémunération;
• évaluation des risques effectuée par le ministère;
• source et importance du financement, actifs et passifs, mécanismes d'évaluation et de contrôle financiers et consolidation ou présentation de l'organisme provincial dans les comptes publics;
• dotation en personnel, y compris les employés engagés en vertu de la partie III de la Loi de 2006 sur la fonction publique de l'Ontario, le cas échéant, et le régime de retraite auquel ils auraient droit;
• lois s'appliquant au gouvernement;
• statut d'organisme de la Couronne;
• personnalité morale, le cas échéant.

Acte constitutif

L'acte constitutif (adopté en vertu d'une loi, d'un règlement ou d'un décret) d'un nouvel organisme provincial proposé doit être joint aux documents présentés au CT/CGG portant sur l'établissement de cet organisme.

Il doit énoncer les pouvoirs, les mécanismes de reddition de comptes et les responsabilités de l'organisme provincial en fonction de la catégorie d'organisme dont il fait partie. Ceux-ci doivent avoir été justifiés dans les documents présentés au CGG.

L'acte constitutif doit conférer à l'organisme provincial les pouvoirs dont il a besoin pour remplir son mandat.

Il faut indiquer dans les documents présentés au CT/CGG les modifications consécutives devant être apportées aux lois ou aux règlements pour établir le nouvel organisme provincial.

Le nouvel organisme provincial doit respecter toutes les lois pertinentes.

Exigences supplémentaires quant au contenu des documents présentés au CT/CGG pour les organismes régis par un conseil d'administration, les tribunaux décisionnels et les organismes de réglementation sans conseil d'administration

Les ministères qui demandent au CT/CGG la permission d'établir un organisme provincial doivent lui présenter les documents suivants :

• Acte constitutif (adopté en vertu d'une loi, d'un règlement ou d'un décret).
• Protocole d'entente conforme aux exigences de la présente directive accompagné d'une liste des directives du CT/CGG pertinentes. Le CT/CGG peut exiger qu'on lui présente un protocole d'entente pour tout organisme provincial qu'il doit approuver. Cette exigence dépend des caractéristiques de l'organisme et des risques qu'il présente. (Remarque :toutes les directives du CT/CGG s'appliquent aux organismes provinciaux sans conseil d'administration.)
• Mesures du rendement initial et plan de gestion des risques.
• Décret portant sur la rémunération proposée, le cas échéant.

Exigences supplémentaires quant au contenu des documents présentés au CT/CGG pour les organismes consultatifs

Tous les nouveaux organismes consultatifs doivent être approuvés par le CT/CGG.

Plusieurs actes constitutifs (adoptés en vertu d'une loi, d'un règlement ou d'un décret) permettent la création d'un organisme consultatif. Pour créer ce genre d'organisme, le ministère demande ce qui suit  :

• un acte constitutif;
• un mandat (voir le document intitulé Guide on Advisory Terms of Reference);
• un décret sur la rémunération (si la ou les personnes qui y seront nommées seront rémunérées);
• l'approbation du CT/CGG.

Documents à présenter au CT/CGG pour modifier ou dissoudre un organisme provincial

Pour fusionner des organismes provinciaux, modifier le mandat d'un organisme provincial existant ou dissoudre un tel organisme, il faut présenter un dossier d'analyse au CT/CGG. On peut exiger l'approbation d'un comité des politiques du Conseil des ministres avant de soumettre la proposition au CT/CGG. De plus, il faut demander l'approbation des modifications législatives nécessaires au Comité des lois et des règlements après avoir obtenu l'autorisation du CT/CGG.

Les documents présentés doivent décrire les effets de la fusion ou de la dissolution proposée sur les ressources financières et humaines et la façon dont le ministère se départira des biens de l'organisme provincial, dont l'organisme s'acquittera de ses dernières responsabilités et dont les personnes nommées par le gouvernement cesseront d'exercer leurs fonctions, le cas échéant. Il faut y joindre l'ébauche de toute modification législative ou réglementaire proposée. Les propositions de modification législative sont la prérogative de l'Assemblée législative.

Le CT/CGG ou le Conseil des ministres peut approuver ou ordonner la dissolution d'un organisme provincial et peut exiger la présentation d'un rapport à ce sujet au CT/CGG.

Si on n'exige pas la présentation d'un rapport au CT/CGG, le sous-ministre remettra un rapport au Secrétariat du CT/CGG sur la réduction progressive des activités de l'organisme provincial dès qu'on se sera départi de ses biens, que l'organisme se sera acquitté de ses dernières responsabilités et que les personnes nommées par le gouvernement auront cessé d'exercer leurs fonctions.

1.10 Précisions sur les rôles et les responsabilités

1.10.1 Rôles et responsabilités des organismes provinciaux régis par un conseil d'administration et de leur ministère responsable

Les organismes provinciaux n'ont pas nécessairement tous les pouvoirs énumérés ci-après, à moins qu'ils en aient besoin pour remplir leur mandat en vertu de leur acte constitutif.

1.10.2 Rôles et responsabilités des tribunaux décisionnels, des organismes de réglementation sans conseil d'administration et des autres organismes provinciaux non régis par un conseil d'administration et de leur ministère responsable

Rôles et responsabilités des tribunaux regroupés en vertu de la Loi de 2009 sur la responsabilisation et la gouvernance des tribunaux décisionnels et les nominations à ces tribunaux

1.10.3 Rôles et responsabilités des organismes consultatifs

1.10.4 Autres rôles et responsabilités

En général, le Bureau du Conseil des ministres, le ministère des Finances et le Secrétariat du Conseil du Trésor fournissent un soutien important aux comités du Conseil des ministres, au CT/CGG et au Conseil des ministres pour les besoins des organismes provinciaux, des nominations gouvernementales et de la rémunération des personnes nommées. Les ministères chargés de remplir le mandat du Conseil du Trésor (p. ex., en ce qui concerne les demandes de financement) et celui du Conseil de gestion du gouvernement (p. ex., en ce qui concerne l'établissement d'organismes provinciaux, la conformité, les nominations gouvernementales et la rémunération des personnes nommées) s'acquittent des fonctions de contrôle financier du CT/CGG.