Présentation

La Loi sur les bibliothèques publiques (la « LBP ») définit la manière dont les bibliothèques publiques sont établies, administrées et financées.

Pour obtenir des conseils juridiques sur les circonstances particulières de votre bibliothèque, vous devez consulter vos propres conseillers juridiques.

Service de bibliothèque

Fournir des services de bibliothèque

En vertu de la LBP, les municipalités peuvent fournir des services de bibliothèque de plusieurs manières. Elles peuvent :

  • créer une bibliothèque publique pour desservir leur propre municipalité;
  • accepter de créer une bibliothèque publique commune avec une ou plusieurs autres municipalités.

Lorsqu’au moins deux tiers des municipalités d’un comté le demandent, ce dernier peut créer une bibliothèque de comté pour desservir ces municipalités. Au lieu de créer son propre conseil de bibliothèque, une municipalité peut conclure un accord avec un autre conseil de bibliothèque pour fournir des services de bibliothèque.

Fournir des services de bibliothèque dans une zone non enregistrée

Les régies locales des services publics peuvent créer elles-mêmes une bibliothèque ou signer un contrat avec une régie de bibliothèque publique, unie ou de comté.

La capacité des régies locales des services publics à créer des bibliothèques se trouve dans l’annexe de la Loi sur les régies des services publics du Nord.

Conseils d’administration des bibliothèques publiques

Création de bibliothèques publiques

Les conseils municipaux créent des bibliothèques publiques en adoptant un règlement en vertu du paragraphe 3(1) de la LBP. Lorsque le règlement est adopté, le greffier est tenu d’en remettre une copie au ministre.

Composition des conseils de bibliothèques publiques

Un conseil de bibliothèque publique :

  • est nommé par le conseil municipal;
  • doit compter au moins cinq membres.

Le nombre de membres du conseil municipal siégeant au conseil d’une bibliothèque publique est limité à un de moins que la majorité du conseil. Par exemple, si une municipalité établit un conseil de sept membres, le conseil ne peut comprendre plus de trois membres du conseil municipal.

Conseils d’administration des bibliothèque publique unie

Création de bibliothèques publiques unies

Les conseils de deux ou plusieurs municipalités peuvent créer une bibliothèque publique unie en concluant un accord.

L’accord précise la proportion des coûts de création, de fonctionnement et d’entretien de la bibliothèque publique unie que chaque municipalité doit payer. Cela inclut les coûts de fonctionnement et d’entretien des bibliothèques existantes.

L’établissement d’un conseil uni dissout tout conseil de bibliothèque publique existant dans les municipalités concernées. L’actif et le passif de ces conseils sont dévolus au conseil uni et assumés par celui-ci, sauf disposition contraire de l’entente.

Notification au ministère de la création d’une bibliothèque publique unie

Lorsque les municipalités conviennent de créer une bibliothèque publique unie, le greffier de la municipalité la plus peuplée doit fournir au ministre une copie de l’entente.

Composition des conseils des bibliothèques publiques unie

Un conseil de bibliothèque publique :

  • est nommé par les conseils des municipalités concernées;
  • doit compter au moins cinq membres.

La proportion de membres de chaque municipalité, ainsi que leur mode de désignation, sont définis dans l’accord qui a créé la bibliothèque publique unie.

Le nombre de membres du conseil d’une bibliothèque publique unie est limité à un de moins que la majorité. Par exemple, si une bibliothèque unie a un conseil de sept membres, le conseil ne peut comprendre plus de trois membres des conseils municipaux concernés réunis. En d’autres termes, un conseil de bibliothèque unie de sept membres doit comprendre au moins quatre membres qui ne sont pas des conseillers municipaux.

Bibliothèques de comté

Création d’une bibliothèque de comté

Un comté peut adopter un règlement pour créer une bibliothèque de comté si au moins deux tiers des municipalités du comté en font la demande au conseil. Lorsque le réseau de bibliothèques de comté est établi, toutes les municipalités ne sont pas tenues d’y participer.

Composition des conseils de bibliothèques de comté

Un conseil de bibliothèque de comté :

  • est nommé par le conseil de comté
  • doit compter au moins cinq membres

Le nombre de membres du conseil au sein d’un conseil de bibliothèque de comté est limité à la simple majorité du conseil. Par exemple, si une bibliothèque de comté a un conseil de sept membres, le conseil ne peut comprendre plus de quatre membres du conseil de comté.

Participation continue d’une municipalité à une bibliothèque de comté

La LBP ne dit pas si les municipalités peuvent quitter un réseau de bibliothèques de comté. Les bibliothèques sont invitées à demander un avis juridique si elles ont des questions à ce sujet.

Les conseils de bibliothèques de comté comptant moins de deux tiers des municipalités

L’article 7(1) de la LBP exige qu’au moins deux tiers des municipalités d’un comté demandent au conseil d’adopter une résolution pour établir une bibliothèque de comté. Toutefois, la Loi ne prévoit pas d’exigence similaire selon laquelle au moins deux tiers des municipalités du comté doivent participer pour que la bibliothèque de comté fonctionne.

Emplacements des succursales des bibliothèques du comté

L’article 21 de la LBP exige qu’un conseil de bibliothèque de comté exploite une succursale dans chaque municipalité qui exploitait une bibliothèque publique avant que cette municipalité ne fasse partie du réseau de bibliothèques de comté, à moins que le conseil de comté et le conseil municipal n’en conviennent autrement.

 

Contrats pour les services de bibliothèque

Les municipalités qui n’ont pas mis en place un service de bibliothèque

En vertu du paragraphe 29(1) de la LBP, une municipalité peut conclure un contrat de service de bibliothèque avec un conseil de bibliothèque publique, un conseil uni ou un conseil de bibliothèque de comté, au lieu de créer sa propre bibliothèque.

Facturation de frais aux résidents des municipalités contractantes

Le paragraphe 30 (2) de la LBP et le Règlement 976 ne permettent pas à une bibliothèque d’imposer des frais aux résidents d’une municipalité qui passe des contrats de services avec la bibliothèque.

De même, les municipalités qui sous-traitent le service de bibliothèque reçoivent des fonds de fonctionnement de la province et ne sont pas autorisées à imposer des frais aux résidents.

Législation

La LBP donne aux municipalités le pouvoir d’établir des conseils de bibliothèques publiques qui, une fois établis, sont régis spécifiquement par la LBP. Comme il s’agit de conseils et de sociétés municipaux, la législation générale qui s’applique aux conseils et aux sociétés municipaux s’applique également. En cas d’incompatibilité entre la législation générale et la LBP, la LBP a préséance, à moins que la législation générale n’indique le contraire (par exemple, lorsque la législation indique qu’elle s’applique « malgré toute autre loi »).

Gouvernance des bibliothèques

Comment les bibliothèques sont gouvernées

Les bibliothèques publiques sont régies par des conseils de bibliothèques publiques, qui sont des sociétés établies en vertu de la LBP.

Nominations au conseil de la bibliothèque

Le conseil municipal nomme le conseil de la bibliothèque lors de sa première réunion de chaque mandat. Si le conseil ne procède pas aux nominations lors de sa première réunion, il doit le faire lors de toute réunion ordinaire ou extraordinaire tenue dans les 60 jours suivant sa première réunion. Le conseil de bibliothèque existant est maintenu jusqu’à ce que les nouvelles nominations soient faites.

Qualités requises pour être nommé à un conseil de bibliothèque

Les personnes suivantes sont qualifiées pour être nommées à un conseil de bibliothèque en vertu de la LBP :

  • une personne qui est membre du conseil de nomination (dont les qualifications se trouvent dans la Loi de 2001 sur les municipalités);
  • une personne âgée d’au moins dix-huit ans, qui est un citoyen canadien ou un résident permanent du Canada au sens de la Loi sur l’immigration et la protection des réfugiés (Canada), et qui est l’une des personnes suivantes :
    • un résident de la municipalité pour laquelle le conseil est établi, ou de la zone desservie par le conseil dans le cas d’un conseil de coopérative de bibliothèques de comté, et qui n’est pas employé par le conseil ou la municipalité;
    • un résident de la municipalité ou de la région de la régie locale des services publics qui a conclu un contrat de service avec le conseil;
    • un membre d’une bande autochtone qui a conclu un contrat de service avec le conseil;
    • une personne qui est membre d’un deuxième conseil qui a conclu un contrat avec le conseil pour acheter des services de bibliothèque pour les résidents du deuxième conseil.

Membres d’office du conseil d’administration

Un membre d’office d’un conseil est un membre de par sa fonction. Par exemple, si le maire est membre d’office du conseil d’administration d’une bibliothèque, la personne qui occupe le poste de maire à chaque mandat est automatiquement membre de ce conseil.

Un membre d’office du conseil d’administration jouit de tous les privilèges d’un membre du conseil d’administration, y compris le droit de vote. Il est également soumis à toutes les obligations et responsabilités d’un membre du conseil d’administration, à moins que les statuts ou le règlement intérieur du conseil d’administration, ou une loi applicable, n’en disposent autrement.

Disqualification d’un membre d’un conseil de bibliothèque

Un membre du conseil de la bibliothèque est disqualifié en vertu de l’article 13 de la LBP s’il:

  1. est reconnu coupable d’un acte criminel;
  2. est frappé d’incapacité;
  3. n’assiste pas aux réunions du conseil pendant trois mois consécutifs sans y avoir été autorisé par une résolution du conseil;
  4. cesse de remplir la condition d’admissibilité au conseil selon la LBP;
  5. perd son siège d’une autre façon.

Honoraires pour les membres du conseil d’administration

La LBP est muette sur la réception d’honoraires.

L’article 18 de la LBP stipule ce qui suit au sujet des dépenses des membres du conseil d’administration :

Le conseil peut indemniser ses membres des frais de déplacement et des autres dépenses qu’ils engagent dans l’accomplissement de leurs fonctions. L.R.O. 1990, c. P.44, art. 18.

Les conseils de bibliothèques qui souhaitent obtenir des conseils sur la question des honoraires peuvent consulter leur propre conseiller juridique.

Nominations et résidence au conseil de la bibliothèque

Définition du terme « résident »

La LBP ne définit pas le terme « résident » et ce mot doit donc être interprété selon son sens ordinaire et normal. Cela signifie qu’un résident est une personne qui réside normalement dans le territoire.

Nomination d’un non-résident au conseil de la bibliothèque

Un non-résident peut être nommé à un conseil de bibliothèque s’il est soit :

  • un résident de la municipalité qui a conclu un contrat de service avec le conseil;
  • un résident de la région de la régie locale des services publics qui a conclu un contrat de service avec le conseil;
  • un membre d’une bande autochtone qui a conclu un contrat de service avec le conseil;
  • un membre d’un deuxième conseil qui a conclu un contrat avec le conseil pour acheter des services de bibliothèque pour les résidents du deuxième conseil.

Admissibilité des propriétaires d’entreprises locales non-résidents

Les personnes qui ne résident pas dans une communauté locale, mais qui exploitent une entreprise dans cette communauté, ne peuvent pas siéger au conseil de la bibliothèque de cette communauté. La résidence personnelle est requise.

Conflit d’intérêts et conseils de bibliothèques

Membres du conseil d’administration mariés à des employés de la bibliothèque

Un membre du conseil d’administration marié à un employé de la bibliothèque ne constitue pas un conflit d’intérêts.

Le membre du conseil d’administration devrait déclarer un conflit d’intérêts si une question survenait qui aurait un impact sur l’employé ou le membre du conseil d’administration.

Par exemple, si le membre du conseil de bibliothèque est le conjoint du PDG de la bibliothèque et que le conseil décide d’augmenter le salaire du PDG, le membre du conseil doit déclarer le conflit d’intérêts et se retirer de toute discussion ou vote sur la question.

Membres du conseil de bibliothèque recommandés par un conseil scolaire

La LBP ne dit rien sur les relations hiérarchiques entre un membre du conseil de bibliothèque dont la nomination a été recommandée au conseil par un conseil scolaire et le conseil scolaire qui a fait la recommandation.

Une fois qu’un membre du conseil de bibliothèque est nommé, son rôle est celui d’un membre du conseil de bibliothèque, et non celui d’un porte-parole du conseil scolaire.

Finances et administration de la bibliothèque

Directeur général

Un directeur général (PDG) est requis en vertu du paragraphe 15(2) de la LBP. Le PDG :

  • assure la supervision et la direction générales des opérations de la bibliothèque publique et de son personnel;
  • assiste à toutes les réunions du conseil d’administration;
  • a d’autres pouvoirs et fonctions que le conseil lui assigne.

Exercice des fonctions administratives par l’intermédiaire de la municipalité

Les conseils de bibliothèques publiques peuvent conclure un accord avec leur municipalité pour que cette dernière assume les fonctions administratives.

Plusieurs conseils de bibliothèques et leurs municipalités exercent déjà des fonctions administratives de cette manière. Lorsque de tels accords financiers administratifs existent, les directives concernant le déboursement des fonds de la bibliothèque restent du ressort du conseil de bibliothèque.

Fonds de réserve

La LBP est muette sur les fonds de réserve.

Bien qu’il soit courant que les municipalités détiennent des fonds de réserve pour les bibliothèques, les conseils de bibliothèques sont autorisés à avoir des fonds de réserve en vertu de la Loi de 2001 sur les municipalités.

Prévisions ou processus budgétaires de la bibliothèque

Les conseils de bibliothèque soumettent chaque année des prévisions à leur(s) conseil(s) uni(s) sous la forme requise par le(s) conseil(s). Les conseils de bibliothèques doivent inclure tous les montants dont ils ont besoin pendant l’année.

S’il y a plus d’un conseil, les prévisions doivent indiquer la proportion des prévisions imputable à chaque municipalité.

Lors de l’approbation des prévisions du conseil ou à tout moment à la demande du conseil, le ou les conseils peuvent autoriser le conseil uni à appliquer un montant ou un pourcentage spécifique des sommes qui lui sont versées autrement que conformément aux prévisions telles qu’approuvées.

Le conseil uni peut autoriser un conseil particulier à appliquer un montant ou un pourcentage spécifique de l’argent qui lui est fourni.

Lors de l’approbation des prévisions, ou à tout autre moment à la demande du conseil, le conseil uni peut autoriser le conseil de bibliothèque à allouer un montant ou un pourcentage spécifique de sa prévision approuvée.

Audits des bibliothèques

L’article 296 de la Loi sur les municipalités de 2001 exige que les municipalités nomment un vérificateur autorisé en vertu de la Loi de 2004 sur l’expertise comptable.

Chaque année, le vérificateur doit vérifier les comptes et les transactions de la municipalité et de ses conseils locaux et exprimer une opinion sur les états financiers de ces organismes sur la base de la vérification.

Inclure l’audit de la bibliothèque dans l’audit municipal

Les bénéficiaires du financement des bibliothèques en vertu de l’article 30 de la LBP doivent fournir des états financiers vérifiés et des informations au ministre. Cela comprend les conseils de bibliothèques publiques ainsi que les bandes des Premières Nations, les régies locales des services publics et les municipalités qui concluent des contrats de services de bibliothèques.

Un conseil de bibliothèque peut fournir ses informations financières dans un état financier consolidé vérifié, à condition que les informations financières sur le conseil de bibliothèque soient indiquées. Cela pourrait se faire dans une annexe distincte des états financiers municipaux consolidés.

Comptes bancaires

La section 15(4) de la LBP exige que chaque conseil de bibliothèque nomme un trésorier pour :

  1. encaisse tous les fonds du conseil et en rend compte;
  2. ouvre un ou plusieurs comptes au nom du conseil dans une banque à charte, une compagnie de fiducie ou une credit union que le conseil a approuvée;
  3. dépose tous les fonds qu’il reçoit au nom du conseil au crédit de ce compte ou de ces comptes;
  4. débourse les fonds selon les directives du conseil

Frais de bibliothèque

Services gratuits en vertu de la Loi sur les bibliothèques publiques

Les paragraphes 23(1) et (2) de la LBP stipulent qu’une bibliothèque doit fournir gratuitement les services suivants aux résidents :

  • l’admission dans une bibliothèque publique ou l’utilisation des documents de la bibliothèque à l’intérieur de celle-ci.
  • utiliser les services de référence et d’information
  • réserver et emprunter l’un des éléments suivants, comme le prescrit l’article 2 du Règlement 976 :
    • les livres à couverture rigide ou souple, ainsi que les livres brochés;
    • les périodiques;
    • les journaux;
    • les documents sonores conçus pour les personnes handicapées;
    • les enregistrements sonores;
    • les audiocassettes et les vidéocassettes;
    • les enregistrements sur bande magnétique;
    • les vidéodisques;
    • les films;
    • les bandes de film;
    • les boucles de film;
    • tous les types de microformes;
    • les logiciels;
    • les ensembles multi-média.

Frais pour les non-résidents

Une bibliothèque peut facturer des frais de service aux non-résidents, si leur municipalité, leur régie locale de services publics ou leur conseil de bande autochtone n’a pas conclu de contrat de service avec la bibliothèque.

Frais de prêts interbibliothèques

La LBP empêche les bibliothèques de faire payer les utilisateurs pour les documents empruntés dans le cadre d’un prêt interbibliothèques, à condition que les documents empruntés appartiennent aux catégories prescrites par le Règlement 976.

La LBP est muette sur le fait qu’une bibliothèque puisse faire payer une autre bibliothèque pour emprunter des documents dans le cadre d’un prêt interbibliothèques.

Si une bibliothèque fait payer à une autre bibliothèque des frais pour emprunter des documents dans le cadre d’un prêt interbibliothèques, y compris des frais administratifs, ces frais ne peuvent pas être répercutés sur l’utilisateur de la bibliothèque.

Financement des bibliothèques

Admissibilité au financement en vertu de la Loi sur les bibliothèques publiques

Le financement du fonctionnement des bibliothèques est abordé dans la section 30 de la LBP. Les organismes suivants sont admissibles au financement du fonctionnement des bibliothèques :

  • conseils de bibliothèque;
  • les conseils de bandes autochtones ou les régies locales de services publics qui ont créé des bibliothèques publiques;
  • les municipalités, les régies locales de services publics, les bandes autochtones qui ont un contrat de services de bibliothèque dans les conditions prescrites au paragraphe 29 (1) de la LBP.

Conditions du financement de fonctionnement des bibliothèques

Les organismes doivent se conformer à la LBP et à son règlement pour être admissibles au financement de fonctionnement des bibliothèques publiques provinciales.

Les bibliothèques et les organisations qui passent un contrat pour un service de bibliothèque doivent remplir et soumettre une enquête annuelle sur les bibliothèques publiques. Chaque organisme qui passe un contrat pour un service de bibliothèque doit également envoyer une copie de ce contrat au ministère.

L’enquête annuelle sur les bibliothèques publiques et toutes les exigences du programme de subventions aux bibliothèques doivent être soumises avant les dates limites du ministère.

Services en langue française

Bien que la Loi sur les services en français ne s’applique pas aux bibliothèques publiques, l’article 20 (b) de la LBP exige que les bibliothèques fournissent des services en français, le cas échéant.