La Norme sur la gestion de la qualité de l’eau potable (NGQEP) a été élaborée dans le cadre d’un partenariat entre le secteur de l’eau de l’Ontario et le ministère de l’Environnement, de la Protection de la nature et des Parcs.

La version de la NGQEP dont il est question dans ce guide pratique est la version finale parue dans le Registre environnemental de l’Ontario le 6 avril 2017.

Remarque : Le présent guide n’est qu’un résumé. Pour connaître les exigences législatives précises que vous devez respecter, veuillez vous reporter à la Loi de 2002 sur la salubrité de l’eau potable (LSEP) de même qu’aux règlements et autres instruments y afférents.

Pour de plus amples renseignements, allez sur le site www.ontario.ca/fr/page/eau-potable ou appelez le Centre d’information du ministère au 1 800 565-4923.

Pour obtenir des copies de ce guide, veuillez contacter la Direction des services à la clientèle et des permissions du ministère de l’Environnement, de la Protection de la nature et des Parcs à l’adresse mdwlp@ontario.ca.

Introduction

Dans la Partie II du Rapport de la Commission d’enquête sur Walkerton, le juge Dennis O’Connor recommandait l’instauration de mesures de gestion de la qualité pour les réseaux municipaux d’eau potable, ainsi que l’élaboration et la mise en œuvre d’une norme de gestion de la qualité visant précisément les réseaux d’eau potable en Ontario, recommandation qui a mené à l’adoption de la Norme de gestion de la qualité de l’eau potable (NGQEP ou la Norme).

L’adoption de systèmes de gestion de la qualité (SGQ) n’est pas une nouveauté dans le secteur de l’eau potable en Ontario; cependant, la Loi sur la salubrité de l’eau potable (LSEP) exige désormais la mise en œuvre obligatoire d’une NGQEP.

Principaux documents

Les documents suivants fournissent des renseignements additionnels sur la Norme de gestion de la qualité de l’eau potable :

Pour obtenir des copies les documents suivants, contacter la Direction des services à la clientèle et des permissions du ministère de l’Environnement, de la Protection de la nature et des Parcs à mdwlp@ontario.ca :

  • Norme de gestion de la qualité de l’eau potable, février 2017
  • Événements dangereux potentiels relativement aux réseaux d’eau potable résidentiels municipaux à prendre en considération lors d’une évaluation des risques relativement à la NGQEP, avril 2022

Le Guide pratique

Ce guide a été conçu pour fournir :

  • la définition des termes pertinents
  • une liste des éléments de la NGQEP, y compris un sommaire en langage clair et leur signification
  • un complément d’information sur chaque élément de la NGQEP inclus dans le document « Implementing Quality Management : A Guide for Ontario’s Drinking Water Systems »

Programme de délivrance des permis de réseaux municipaux d’eau potable

Ce Programme constitue le cadre d’approbation des réseaux municipaux résidentiels d’eau potable. Pour obtenir un permis de réseau municipal d’eau potable (permis) du ministère, le propriétaire doit :

Avoir un permis d’aménagement de station de production d’eau potable
Permis pour aménager ou modifier un réseau d’eau potable.
Avoir un permis de prélèvement d’eau
Il faut un permis de prélèvement d’eau valide
Avoir un plan d’exploitation accepté
  • doit répondre aux exigences de la NGQEP
  • doit fournir la documentation sur le SGQ de l’organisme d’exploitation
Se doter d’un organisme d’exploitation agréé
L’agrément sera fondé sur la vérification par un tiers du SGQ de l’organisme d’exploitation.
Avoir un plan financier
Tel qu’exigé par le Règlement sur les plans financiers (Règl. de l’Ont. 453/07).

Systèmes de gestion de la qualité

Le SGQ a pour objectif de :

  • définir la politique et les objectifs, et atteindre les objectifs fixés
  • orienter et contrôler les activités de l’organisme en matière de qualité

La gestion de la qualité des réseaux municipaux d’eau potable de l’Ontario se fait au moyen d’un SGQ qui est élaboré et mis en œuvre pour chaque réseau, en fonction des exigences de la NGQEP.

Norme de gestion de la qualité de l’eau potable

La NGQEP établit le cadre dans lequel l’organisme d’exploitation et le propriétaire d’un réseau d’eau potable élaboreront un SGQ approprié pour le réseau.

La NGQEP renferme des éléments de la norme ISO 9001 en ce qui a trait aux systèmes de gestion, et du système d’analyse des risques aux points critiques (HACCP) relativement à l’innocuité du produit. La NGQEP utilise également la méthode HACCP d’évaluation des risques et reflète la méthode à barrières multiples appliquée à la salubrité de l’eau potable.

La NGQEP met l’accent sur l’importance des éléments suivants :

  • stratégies de gestion proactive et préventive qui déterminent et gèrent les risques pour la santé publique
  • établissement et consignation de méthodes de gestion
  • rôles et responsabilités clairement définis
  • amélioration continue du système de gestion

Directives du directeur—Exigences minimales relatives aux plans d’exploitation et aux réseaux d’eau potable municipaux

Une Directive du directeur, émise conformément à la LSEP, détermine ce qui doit être inclus minimalement dans les plans d’exploitation, et établit les règles qui s’appliquent à la conservation des documents et à la divulgation d’information, ainsi que d’autres exigences que le directeur estime nécessaires pour l’application de la LSEP et de ses règlements.

Plan d’exploitation

Les plans d’exploitation sont la version écrite des SGQ de l’organisme d’exploitation visant un « réseau assujetti » pour satisfaire aux exigences de la NGQEP.

Agrément

Dans le contexte du Programme de délivrance des permis, l’agrément consiste en une vérification par un tiers de l’utilisation par l’organisme d’exploitation d’un SGQ qui répond aux exigences de la NGQEP. Tous les réseaux d’eau potable résidentiels municipaux doivent être exploités par un organisme d’exploitation agréé.

Protocole d’agrément

Le document intitulé « Protocole d’agrément des organismes d’exploitation de réseaux d’eau potable municipaux » décrit les processus d’établissement et de mise en œuvre d’un programme d’agrément par un organisme d’agrément désigné.

Le protocole fournit des directives à l’organisme d’agrément relativement à ce qui suit :

  • les types d’agrément
  • la désignation de vérificateurs
  • la diffusion publique des résultats des vérifications
  • les cycles de vérification
  • les appels

Éléments à prendre obligatoirement en compte lors de l’évaluation des risques

Le document intitulé « Événements dangereux potentiels relativement aux réseaux d’eau potable résidentiels municipaux à prendre en considération lors d’une évaluation des risques relativement à la NGQEP » décrit les événements dangereux potentiels et les dangers connexes qui doivent être examinés lors de l’évaluation des risques pour se conformer aux exigences de l’Élément 7 de la NGQEP.

Pratiques exemplaires de gestion

Une pratique exemplaire de gestion (PEG) s’entend d’un programme, d’un processus ou d’une procédure qui, lorsqu’elle est mise en œuvre, peut aider le propriétaire ou l’organisme d’exploitation d’un réseau d’eau potable à fournir une eau potable salubre et de grande qualité; à fournir des mécanismes d’optimisation des gains d’efficacité du réseau d’eau potable ou du SGQ; et à fournir de l’information pour faciliter la planification future des réseaux.

Les PEG peuvent être établies à partir de l’orientation officielle du ministère de l’Environnement, de la Protection de la nature et des Parcs, d’améliorations possibles mises en évidence par un tiers vérificateur, de l’information reçue lors d’une séance de formation officielle ou d’un atelier sur la NGQEP, de documents de l’industrie sur les pratiques exemplaires, ou d’échanges et discussions officiels ou non à propos de politiques et procédures avec d’autres propriétaires ou organismes d’exploitation de réseaux d’eau potable.

Définitions

Année civile
Période d’un an commençant et se terminant aux dates reconnues comme marquant le début et la fin d’une année (du 1er janvier au 31 décembre).
Consommateur
L’utilisateur ultime de l’eau potable.
Danger de l’eau potable pour la santé
A le même sens que le terme « danger de l’eau potable pour la santé » défini au paragraphe 2(1) de la LSEP.
Désinfection primaire
A le même sens que le terme « désinfection primaire » défini au paragraphe 1(1) du Règlement de l’Ontario 170/03.
Désinfection secondaire
A le même sens que le terme « désinfection secondaire » défini au paragraphe 1(1) du Règlement de l’Ontario 170/03.
Directeur
S’entend du directeur nommé aux fins de l’article 15 de la LSEP.
Direction générale
Personne, personnes ou groupe de personnes occupant les postes supérieurs dans un organisme d’exploitation, qui prennent les décisions relatives au SGQ et qui font des recommandations au propriétaire concernant le ou les réseaux assujettis.
Document
A le même sens que le terme « document » défini au paragraphe 2(1) de la LSEP.
Exigences législatives et réglementaires applicables
La Loi de 2002 sur la salubrité de l’eau potable (LSEP), la Loi sur les ressources en eau de l’Ontario, L.R.O. 1990 et tous les règlements et instruments adoptés en vertu de ces lois relativement à l’eau potable.
Fournisseur
Organisme ou personne qui fournit un produit ou un service qui influe sur la qualité de l’eau potable.
Limite de contrôle critique
Point à partir duquel une procédure de réponse au point de contrôle critique est déclenchée.
Mesure corrective
Mesure visant à éliminer la cause d’une situation de non-conformité du SGQ aux exigences de la NGQEP ou d’une autre situation indésirable.
Mesure préventive
Mesure visant à prévenir la non-conformité du SGQ aux exigences de la NGQEP ou d’autres situations indésirables.
Norme de gestion de la qualité de l’eau potable (NGQEP)
A le même sens que la Norme de gestion de la qualité à l’intention des réseaux d’eau potable approuvée aux termes de l’article 21 de la LSEP.
Organisme d’exploitation
En ce qui a trait à un système assujetti, s’entent d’une personne ou entité à laquelle le propriétaire d’un réseau d’eau potable confie la responsabilité de l’exploitation, de la gestion, de l’entretien ou de la transformation du réseau.
Plan d’exploitation
En ce qui a trait à un réseau d’eau potable assujetti, plan d’exploitation exigé par la Directive du directeur.
Point de contrôle critique
Étape ou paramètre essentiel dans le réseau assujetti où l’organisme d’exploitation peut appliquer un contrôle pour prévenir ou éliminer un risque sanitaire lié à l’eau potable ou le réduire à un niveau acceptable.
Politique du système de gestion de la qualité
Fait référence à la politique décrite à l’Élément 2 et visant le ou les réseaux assujettis.
Propriétaire
A le même sens que le terme « propriétaire » défini au paragraphe 2(1) de la LSEP.
Public
Consommateurs desservis par le réseau assujetti et autres parties intéressées.
Registre
Document faisant état des résultats atteints ou des activités qui ont été menées.
Registre environnemental
A le même sens que le terme « Registre » défini au paragraphe 2(1) de la LSEP.
Réseau assujetti
S’entend :
  • soit d’un réseau d’eau potable résidentiel municipal, lorsque ce réseau est exploité par un seul organisme d’exploitation
  • soit d’un sous-réseau opérationnel, lorsque deux ou plusieurs parties du réseau d’eau potable résidentiel municipal sont exploitées par des organismes d’exploitation différents
Réseau de distribution
A le même sens que le terme « réseau de distribution » défini au paragraphe 2(1) de la LSEP.
Réseau d’eau potable
A le même sens que le terme « réseau d’eau potable » défini au paragraphe 2(1) de la LSEP.
Réseau d’eau potable municipal
A le même sens que le terme « réseau d’eau potable municipal » défini au paragraphe 2(1) de la LSEP.
Réseau d’eau potable résidentiel municipal
A le même sens que les termes « gros réseau résidentiel municipal » et « petit réseau résidentiel municipal » définis au paragraphe 1(1) du Règl. de l’Ont. 170/03.
Sous-réseau opérationnel
Partie d’un réseau d’eau potable résidentiel municipal exploité par un seul organisme d’exploitation et désigné par le propriétaire comme étant un sous-réseau opérationnel.
Système de gestion de la qualité (SGQ)
Système qui a pour objet :
  • d’établir les politiques et les objectifs en matière de qualité et d’atteindre ces objectifs
  • d’orienter et de contrôler les activités de l’organisme en matière de qualité
Système de traitement
A le même sens que le terme « système de traitement » défini au paragraphe 2(1) de la LSEP.
Vérification
Démarche systématique et répertoriée qui consiste à recueillir et à évaluer objectivement des documents et des procédés pour déterminer si un système de gestion de la qualité satisfait aux exigences de la NGQEP.

Éléments Planifier et Faire de la NGQEP

Élément 1—Système de gestion de la qualité

Planifier

Le plan d’exploitation doit comprendre la description d’un système de gestion de la qualité qui répond aux exigences de la présente norme.

Faire

L’organisme d’exploitation doit mettre en place et maintenir le système de gestion de la qualité en respectant les exigences de la présente norme et les politiques et procédures spécifiées dans le plan d’exploitation.

En quoi consiste-t-il?

L’Élément 1 de la NGQEP exige que vous élaboriez et consigniez par écrit un SGQ qui répond à toutes les exigences de la NGQEP. Les éléments Planifier de la NGQEP décrivent ce qui doit être inclus dans le plan d’exploitation. En remplissant chaque section Planifier, vous aurez une description de ce dont vous avez besoin pour tous les éléments de la NGQEP et l’essentiel de votre plan d’exploitation sera élaboré.

Le volet Faire de cet élément exige que vous établissiez et mainteniez le SGQ en fonction de ce que vous avez inclus dans votre plan d’exploitation et des exigences de la NGQEP.

Le plan d’exploitation est un document ou une série de documents décrivant les processus et procédures de gestion globale de la qualité du réseau d’eau potable. Pour les petits réseaux, ils peuvent tenir dans un seul document. Pour les réseaux de taille moyenne ou les gros réseaux, le plan d’exploitation peut être un document principal qui décrit les principaux points et renvoie à d’autres documents conservés dans différents endroits du réseau d’eau. Les documents du plan d’exploitation ne doivent pas obligatoirement être colligés, mais ils doivent être détaillés, complets et faciles à suivre.

Élément 2—Politique du système de gestion de la qualité

Planifier

Le plan d’exploitation doit énoncer la politique qui constitue le fondement du système de gestion de la qualité et qui :

  • comprend un engagement à maintenir et à améliorer continuellement le système de gestion de la qualité
  • comprend un engagement à fournir aux consommateurs une eau potable saine
  • comprend un engagement à obéir aux lois et aux règlements applicables
  • est sous une forme qui peut être communiquée à tous les employés de l’organisme d’exploitation, au propriétaire et au public

Faire

L’organisme d’exploitation doit mettre en place et maintenir un système de gestion de la qualité qui est conforme à la politique du système de gestion de la qualité.

En quoi consiste-t-il?

L’Élément 2 de la NGQEP exige l’élaboration d’une politique du SGQ. La politique est l’élément moteur du SGQ—elle décrit des engagements fermes démontrant que l’organisme d’exploitation accorde de l’importance à la gestion de la qualité dans ses activités de gestion et d’exploitation d’un réseau d’eau potable. Le volet Planifier décrit les trois principaux engagements que doit inclure la politique : maintenir et améliorer continuellement le SGQ, obéir aux lois et règlements applicables, et fournir une eau potable saine aux consommateurs. Ainsi, l’engagement de l’organisation à l’égard de la qualité de l’eau potable est documenté. Le volet Planifier de cet élément exige également que la politique soit disponible dans un format qui peut être facilement communiqué.

Le volet Faire exige que l’organisme d’exploitation veille à ce que le SGQ soit conforme aux engagements décrits dans la politique du SGQ.

Autres engagements

L’énoncé de politique peut comprendre des engagements en plus de ceux mentionnés ci-dessus. N’oubliez pas que, si vous ajoutez des engagements dans l’énoncé de politique, le vérificateur externe demandera des preuves du respect de ces engagements. Puisqu’ils ne sont pas un élément obligatoire de la NGQEP, ces autres engagements ne doivent pas forcément être inclus dans le plan d’exploitation.

Exemples d’autres engagements :

  • promouvoir l’intendance des ressources, y compris la conservation
  • veiller à la conservation de l’eau et à la protection des sources
  • être un chef de file en matière de qualité dans le secteur de l’eau
  • participer activement aux activités officielles ou non d’associations sectorielles ou de groupes de travail
  • promouvoir l’économie d’énergie
  • revoir la politique au moins une fois l’an pour s’assurer qu’elle demeure appropriée pour le réseau d’eau potable
  • mener les activités d’une manière respectueuse de l’environnement
  • mettre en œuvre ou maintenir d’autres systèmes de gestion (par exemple, des systèmes de gestion environnementale/ISO 14001)
  • veiller à la viabilité financière du réseau d’eau potable
  • s’assurer que les propriétaires et la direction générale comprennent leurs responsabilités en matière de supervision conformément à l’article 19 de la Loi de 2002 sur la salubrité de l’eau potable

Élément 3—Engagement et adhésion

Planifier

Le plan d’exploitation doit inclure une mention écrite attestant que la direction générale et le propriétaire souscrivent au contenu du plan.

Faire

La direction générale doit démontrer son engagement en matière de système de gestion de la qualité efficace en :

  • veillant à ce qu’un système de gestion de la qualité soit en place et qu’il respecte les exigences de la présente norme
  • veillant à ce que l’organisme d’exploitation soit au courant de toutes les exigences législatives et réglementaires applicables
  • communiquant les renseignements sur le système de gestion de la qualité conformément à la procédure de communications
  • déterminant, en obtenant ou en fournissant les ressources nécessaires au maintien et à l’amélioration continuelle du système de gestion de la qualité

En quoi consiste-t-il?

Cet élément est essentiel à l’efficacité du SGQ et doit être établi au début de la mise en oeuvre. Le volet Planifier de l’Élément 3 exige que le plan d’exploitation comporte une mention écrite attestant que la direction générale et le propriétaire souscrivent au contenu du plan. Le volet Faire exige que la direction générale puisse démontrer son engagement à l’égard du SGQ. La direction générale doit être au courant du SGQ et fournir une orientation et des ressources. Si la direction générale n’est pas le propriétaire, elle doit alors travailler de concert avec celui-ci pour obtenir les ressources nécessaires à la mise en œuvre du SGQ. Le volet Faire de l’Élément 3 énonce les responsabilités générales de la haute direction. Les documents et registres qui seront créés à la suite de la mise en œuvre du SGQ aideront à démontrer l’engagement de la direction.

L’engagement de la direction générale est un élément essentiel de la mise en œuvre réussie du SGQ. Sans l’autorité, l’orientation et le soutien de la direction générale, il serait très difficile de définir un SGQ et d’en planifier la mise en œuvre. Ce système doit faire partie intégrante de votre organisation, et il doit être doté des ressources nécessaires maintenant et pour l’avenir. L’absence d’engagement de la direction générale peut être une des principales raisons de l’échec des systèmes de gestion.

Selon la définition incluse dans la NGQEP, votre direction générale doit être composée de personnes qui :

  • travaillent au sein de l’organisme d’exploitation
  • prennent des décisions relatives au SGQ
  • font des recommandations au propriétaire concernant le ou les réseaux assujettis
  • occupent les postes supérieurs dans l’organisme d’exploitation qui prend ces décisions et fait ces recommandations

La direction générale peut être composée de plus d’une personne. Elle devrait toutefois inclure tous les échelons de gestion, y compris les plus élevés, s’il y a lieu. Des exemples sont fournis ci-après.

Petit organisme d’exploitation qui supervise quelques réseaux d’eau potable dans une partie de l’Ontario

La direction générale pourrait comprendre le président et les membres du conseil d’administration de l’organisme d’exploitation.

Grand organisme d’exploitation privé qui supervise plusieurs réseaux d’eau potable dans toute la province

La direction générale pourrait inclure le président-directeur général (PDG) et les membres du conseil d’administration de l’organisme d’exploitation. Les directeurs de district responsables de certaines régions de la province pourraient également en faire partie.

Petit organisme d’exploitation municipal

Dans le cas des municipalités qui exploitent seulement un ou deux petits réseaux d’eau potable, la direction générale pourrait être composée du directeur du réseau d’eau et du président du comité de l’eau (généralement un membre du conseil municipal qui assure la liaison entre le personnel du réseau d’eau potable et le maire/conseil municipal).

Grand organisme d’exploitation municipal

Dans le cas des municipalités qui exploitent plusieurs réseaux, la direction générale pourrait inclure des représentants de deux échelons : gestion organisationnelle et gestion opérationnelle. Les membres de la gestion organisationnelle pourraient être le commissaire aux travaux publics et le directeur de l’approvisionnement en eau et ceux de la gestion opérationnelle pourraient être les gestionnaires de réseau et les superviseurs.

Il faut se rappeler que la NGQEP ne se veut pas prescriptive—c’est vous qui décidez de la composition de la direction générale en fonction de la structure de votre organisation. Vous pouvez également décider de la fréquence du renouvellement de la souscription au contenu du plan ou des changements qui nécessiteront un tel renouvellement (par exemple, en ce qui concerne les « personnes », comme le roulement de personnel ou un nouveau conseil municipal, le « contenu » ou les mises à jour du plan d’exploitation, ou le « facteur temps », comme une attestation annuelle).

Élément 4—Représentant du SGQ

Planifier

Le plan d’exploitation doit désigner le représentant du système de gestion de la qualité.

Faire

La direction générale doit nommer et autoriser un représentant du système de gestion de la qualité qui, sans préjudice de ses autres responsabilités, s’acquittera des fonctions suivantes :

  • administrer le système de gestion de la qualité en veillant à ce que les processus et les procédures nécessaires au système de gestion de la qualité soient mis en place et maintenus
  • rendre compte à la direction générale du fonctionnement du système de gestion de la qualité et, s’il y a lieu, de tout besoin d’amélioration
  • s’assurer que les versions des documents utilisés pour gérer le système de gestion de la qualité sont tenues à jour
  • s’assurer que le personnel est au courant de toutes les prescriptions législatives et réglementaires qui ont trait à leurs fonctions d’exploitation du réseau assujetti
  • faire connaître le système de gestion de la qualité dans tout l’organisme d’exploitation

En quoi consiste-t-il?

L’Élément 4 décrit les exigences spécifiques d’un rôle spécial dans le SGQ : le représentant du système de gestion de la qualité, qui est désigné par la direction générale. L’Élément 4 exige que le plan d’exploitation désigne un représentant du SGQ. Les responsabilités et les pouvoirs de ce poste sont décrits aux points a) à e) du volet Faire. Le représentant du SGQ est généralement responsable du système et communique à la direction générale les informations importantes en la matière. Le représentant du SGQ peut faire partie de la direction générale, mais ce n’est pas une obligation. La même personne peut assumer le rôle de représentant du SGQ et de responsable de l’équipe de mise en œuvre du SGQ.

Lorsque vous définissez ce rôle au sein de votre organisation, il importe de tenir compte de la gestion des connaissances et du roulement de personnel. Le représentant du SGQ sera responsable de l’administration du système, mais il est important que d’autres membres du personnel connaissent le processus et y participent. Le fait de se fier à une seule personne pour la gestion du SGQ peut être hautement problématique si cette personne n’est pas disponible, si elle prend sa retraite ou si elle accepte un autre poste.

Le représentant du SGQ doit être conscient de ses responsabilités. La direction générale doit également connaître ces responsabilités et confier au représentant du SGQ suffisamment de pouvoir pour faire en sorte que les processus nécessaires sont définis, mis en place et maintenus dans l’ensemble de l’organisation.

De nombreux aspects du SGQ seront directement liés à d’autres secteurs de responsabilité, comme :

  • les ressources humaines (Élément 10)
  • la gestion des registres (Élément 5)
  • les opérations (Éléments 11, 16 et 17)
  • la communication avec la clientèle (Élément 12)
  • la planification de l’infrastructure (Éléments 14 et 15)
  • la planification en cas de situations d’urgence (Élément 18)

Bien qu’on ne s’attende pas forcément à ce que le représentant du SGQ mène toutes les activités associées à ces domaines de responsabilité, il devra veiller à ce que les exigences de la NGQEP soient respectées en tout temps.

Par exemple : Selon l’Élément 10 de la NGQEP, il faut décrire les compétences du personnel qui exécutent des fonctions influant directement sur la qualité de l’eau potable. Cet élément exige également que des activités soient menées pour garantir que le personnel possède et maintienne les compétences voulues. Si les responsabilités clés d’un poste changent, cela pourrait avoir une incidence sur les compétences nécessaires pour occuper le poste. Le représentant du SGQ n’est peut-être pas responsable de la définition ou de la mise à jour des responsabilités associées à un poste, mais un changement à cet égard aura une incidence sur le contenu du plan d’exploitation.

Élément 5—Contrôle des documents et des registres

Planifier

Le plan d’exploitation doit prévoir une procédure de contrôle des documents et des registres qui décrit la façon dont :

  • les documents requis pour le système de gestion de la qualité sont :
    • tenus à jour, lisibles et facilement identifiables
    • faciles à retrouver
    • entreposés, protégés, archivés et éliminés
  • les registres requis pour le système de gestion de la qualité sont :
    • tenus à jour, lisibles et facilement identifiables
    • faciles à retrouver
    • entreposés, protégés, archivés et éliminés

Faire

L’organisme d’exploitation doit mettre en œuvre et respecter la procédure de contrôle des documents et des registres et s’assurer que la documentation relative au système de gestion de la qualité du réseau assujetti comprend :

  • le plan d’exploitation et les politiques et procédures qui s’y rattachent
  • les documents et les registres déterminés par l’organisme d’exploitation comme étant nécessaires pour assurer l’efficacité de la planification, de l’exploitation et du contrôle de ses opérations
  • les résultats des vérifications internes et externes et des examens par la direction

En quoi consiste-t-il?

L’Élément 5 de la NGQEP exige que vous établissiez une méthode de gestion et de contrôle des documents et registres requis pour le SGQ et une procédure décrivant cette méthode. Le contrôle des documents et registres est nécessaire pour garantir que les documents reflètent les changements apportés à vos activités et aux lois et règlements applicables, et s’assurer que les documents et registres sont lisibles et faciles à identifier et à trouver. La procédure doit également décrire comment les documents et registres sont conservés (de manière à ce qu’ils soient protégés contre tout dommage ou perte), et définir la durée d’archivage des registres et les méthodes d’élimination par la suite.

Le volet Faire de cet élément exige que vous suiviez la procédure et précise les documents exigés relativement au SGQ. La création et la gestion de ces documents et registres sont implicitement incluses dans la procédure suivante.

Si vous avez déjà un système de gestion des documents et registres, vous n’aurez peut-être pas à en créer un autre. Par contre, vous devriez examiner votre système et déterminer si des changements sont nécessaires pour qu’il réponde aux exigences de la NGQEP.

Lorsque vous établissez ou actualisez votre procédure de contrôle des documents et registres, vous pourriez tenir compte des éléments suivants :

  • la différence entre le contrôle de copies imprimées et celui de documents électroniques
  • l’utilité de l’orientation et de la formation du personnel pour l’application uniforme de la procédure
  • les mécanismes de protection, tant physique (par exemple, accès sécurisé, s’il y a lieu) que du contenu (par exemple, protection contre la falsification, s’il y a lieu)
  • les liens avec les politiques et procédures internes en matière de gestion des registres, et la façon dont ces liens seront maintenus ou pris en compte lors de la mise à jour de ces politiques et procédures
  • comment et quand les documents et registres seront éliminés (à quelle fréquence et par quelle méthode)

Élément 6—Réseau d’eau potable

Planifier

Le plan d’exploitation doit contenir, selon le cas :

  • concernant le réseau assujetti :
    • les noms du propriétaire et de l’organisme d’exploitation
    • le cas échéant, si le système est doté d’équipement de désinfection primaire ou de désinfection secondaire :
      • une description du réseau, notamment de tous les procédés de traitement de l’eau et de toutes les composantes du réseau de distribution
      • un organigramme du système de traitement
      • une description de la source d’eau, notamment :
        • les caractéristiques générales de l’approvisionnement en eau brute
        • les fluctuations courantes qui sont sous la dépendance de certains événements
        • le cas échéant, les défis et les menaces qui en découlent au niveau de l’exploitation du réseau
    • si le réseau n’est pas doté d’équipement de désinfection primaire ou de désinfection secondaire :
      • une description du réseau, notamment de toutes les composantes du réseau de distribution
      • une description des procédures en place pour maintenir un agent désinfectant résiduel
  • si le réseau assujetti est un sous-réseau opérationnel, une description sommaire du réseau d’eau potable résidentiel municipal dont il est une partie, incluant le nom de l’exploitant ou des exploitants des autres sous-réseaux opérationnels
  • si le réseau assujetti est relié à un ou plusieurs autres réseaux d’eau potable appartenant à différents propriétaires, une description sommaire de ces réseaux qui :
    • indique si le réseau assujetti reçoit de l’eau de ces réseaux ou s’il fournit de l’eau à ces réseaux
    • désigne le propriétaire et l’organisme d’exploitation de ces réseaux
    • identifie s’il y a lieu les réseaux d’où provient l’eau et sur lesquels il compte pour obtenir de l’eau potable saine

Faire

L’organisme d’exploitation doit veiller à ce que la description du réseau d’eau potable soit maintenue à jour.

En quoi consiste-t-il?

L’Élément 6 de la NGQEP vise à fournir une vue d’ensemble du réseau d’eau potable et de son approvisionnement en eau, et à en faciliter la compréhension. La description de votre réseau d’eau potable doit inclure les procédés de traitement comme la désinfection primaire et secondaire. Les principales composantes de votre réseau de distribution doivent également être décrites.

Cette description peut renvoyer à des sections du permis de réseau municipal d’eau potable et du permis d’aménagement de station de production d’eau potable; par contre, le simple fait d’inclure ces deux documents dans votre plan d’exploitation ne répond pas aux exigences de cet élément.

Vous devriez fournir les noms du propriétaire et de l’organisme d’exploitation. Si votre réseau fait partie d’un plus grand réseau d’eau potable, il faut décrire ce dernier et fournir les noms du propriétaire et de l’organisme d’exploitation. Bien que la NGQEP ne l’exige pas, une description générale du propriétaire et de l’organisme d’exploitation, et de la relation entre les deux, peut être utile et très instructive.

Vous devez également identifier et décrire la source d’eau, y compris les caractéristiques de l’approvisionnement en eau brute ou l’information sur le réseau d’où provient l’eau traitée.

Vous trouverez peut-être la description de l’approvisionnement en eau brute dans le rapport de l’ingénieur en chef. Vous devez inclure dans la description de la source d’eau à la fois les caractéristiques générales de l’approvisionnement en eau brute et les fluctuations liées aux événements courants dus aux changements de saison (orages, écoulement printanier, prolifération d’algues, renouvellement des eaux, etc.). Vous devez également faire état des menaces et des problèmes à résoudre sur le plan opérationnel.

Si l’eau provient d’un autre réseau (ou d’autres réseaux), il faut indiquer les processus importants dont vous dépendez en amont du réseau pour l’approvisionnement de votre réseau en eau potable saine. Vous devriez inclure des détails sur l’entente avec le propriétaire ou l’organisme exploitant de ce(s) réseau(x), y compris les principales personnes-ressources et les modalités de l’entente, s’il y a lieu.

Enfin, le volet Faire de l’Élément 6 exige que tous ces renseignements soient tenus à jour.

Élément 7—Évaluation des risques

Planifier

Le plan d’exploitation doit définir par écrit un processus d’évaluation des risques qui :

  • Prend en compte les événements dangereux potentiels et les risques associés, tels que précisés dans le document du ministère de l’Environnement, de la Protection de la nature et des Parcs intitulé Événements dangereux potentiels relativement aux réseaux d’eau potable résidentiels municipaux, qui est daté de février 2017 et peut faire l’objet de modifications. Vous trouverez ce document à l’adresse www.ontario.ca/fr/page/eau-potable.
  • répertorie les autres événements dangereux potentiels et les dangers qu’ils posent
  • évalue les risques associés à la survenue des événements dangereux
  • classe les événements dangereux par importance du risque qui leur est associé
  • décrit les mesures de lutte contre les dangers potentiels et les événements dangereux
  • identifie les points critiques
  • explique la méthode à suivre pour vérifier au moins une fois par année civile l’actualité des renseignements et la validité des hypothèses utilisées dans l’évaluation des risques
  • veille à ce que les risques soient évalués au moins tous les trente-six mois
  • examine la fiabilité et la redondance du matériel

Faire

L’organisme d’exploitation doit procéder à une évaluation des risques conformément au processus qui est décrit dans le plan.

En quoi consiste-t-il?

Le volet Planifier de l’Élément 7 de la NGQEP exige que vous mettiez par écrit votre processus d’évaluation des risques pour votre réseau d’eau potable. Ce processus doit décrire en détail comment les risques seront évalués.

Il faut déterminer :

  • la portée de l’évaluation (définition des risques qui seront évalués, y compris ceux dont l’évaluation est obligatoire, et description de la façon dont on pourrait identifier/examiner d’autres risques durant l’évaluation)
  • qui participera à l’évaluation (comment l’équipe d’évaluation des risques sera formée et qui, à tout le moins, en fera partie)
  • comment les risques seront décrits (gabarit, formulaires, etc.)
  • comment les risques seront cotés et classés (critères de pointage)
  • comment les mesures de contrôle et les points de contrôle critiques seront identifiés
  • comment la fiabilité et la redondance de l’équipement seront prises en compte
  • les responsabilités et les calendriers en matière de vérification de l’information et de la validité des hypothèses utilisées pour l’évaluation des risques
  • le ou les processus d’approbation requis pour finaliser l’évaluation des risques, ou décrire comment l’équipe a obtenu le pouvoir le finaliser l’évaluation
  • quand les principales activités d’évaluation des risques se dérouleront, y compris la composition de l’équipe, l’évaluation des risques comme telle et la communication des résultats
  • un processus d’examen ou de mise à jour d’une liste des nouveaux risques qui peuvent être déterminés en dehors du cycle d’évaluation

Il importe d’utiliser une méthode structurée pour que rien ne soit négligé et que les secteurs présentant les plus grands risques soient identifiés. Outre la documentation des résultats de l’évaluation des risques, vous devez documenter toutes les étapes précises qui ont mené à la préparation et à l’exécution de l’évaluation. Cette information peut fournir la preuve que vous avez mené l’évaluation conformément au processus décrit (tel qu’exigé par le volet Faire de l’Élément 7).

Il convient de noter qu’une évaluation des risques ne sera pas considérée comme terminée si on a tenu compte uniquement des événements dangereux potentiels et des risques connexes déterminés par le ministère.

Élément 8—Résultats de l’évaluation des risques

Planifier

Le plan d’exploitation doit décrire :

  • les événements dangereux potentiels qui ont été répertoriés et les dangers qu’ils posent
  • les risques associés à la survenue des événements dangereux
  • les événements dangereux classés par importance
  • les mesures de lutte contre les dangers potentiels et les événements dangereux
  • les points de contrôle critiques et leurs limites critiques respectives
  • les procédures ou les procédés pour contrôler les points de contrôle critiques
  • les procédures pour réagir en cas d’écarts constatés aux points de contrôle critiques par rapport aux limites critiques
  • les procédures pour consigner les écarts constatés aux points de contrôle critiques par rapport aux limites critiques et en rendre compte

Faire

L’organisme d’exploitation doit mettre en œuvre les procédures et les respecter.

En quoi consiste-t-il?

L’Élément 8 de la NGQEP exige que vous mettiez par écrit le résultat de votre évaluation des risques. Le processus d’évaluation peut être facilité par l’élaboration d’un tableau d’évaluation des risques.

Durant l’évaluation, vous devrez décrire les résultats de chaque étape. À la fin du processus, tous les dangers et événements dangereux potentiels devraient avoir été identifiés et, pour chacun, vous devriez avoir établi le niveau de risque. Vous devez également décrire comment vous gérez chacun de ces risques.

L’évaluation des risques n’est que la première étape. Si vous avez défini des stratégies de réduction de la probabilité ou de l’impact des risques, il faudra les appliquer. Vous devriez vous assurer de consigner chaque étape de la mise en œuvre du processus. Par la suite, il faudra évaluer l’efficacité des stratégies pour vous assurer que le résultat souhaité a été obtenu.

Vous devrez à tout le moins tenir compte des résultats de l’évaluation des risques au moment de revoir la pertinence de l’infrastructure nécessaire à l’exploitation et à l’entretien de votre réseau (Élément 14).

Vous devez également penser à identifier, signaler ou mettre en évidence autrement les événements dangereux potentiels et les risques connexes déterminés par le ministère pour qu’ils puissent facilement être repérés durant une vérification.

Élément 9—Structure organisationnelle, rôles, responsabilités et pouvoirs

Planifier

Le plan d’exploitation doit :

  • décrire la structure organisationnelle de l’organisme d’exploitation, notamment les rôles, responsabilités et pouvoirs respectifs
  • assigner les rôles, responsabilités et pouvoirs de l’organisme au chapitre de la surveillance globale, dans le cas où celui-ci exploite plusieurs réseaux assujettis
  • désigner la personne, les personnes ou le groupe de personnes au sein de la structure d’encadrement de l’organisme qui sont chargés d’effectuer l’examen de la direction, décrit à l’Élément 20
  • désigner la personne, les personnes ou le groupe de personnes qui assument les responsabilités de direction générale requises par la présente norme, et la description de ces responsabilités
  • désigner le propriétaire du réseau assujetti

Faire

L’organisme d’exploitation doit tenir à jour la description de la structure organisationnelle, y compris les rôles, responsabilités et pouvoirs respectifs, et doit communiquer ces renseignements aux employés de l’organisme d’exploitation et au propriétaire.

En quoi consiste-t-il?

L’Élément 9 de la NGQEP exige que vous décriviez la structure organisationnelle de l’organisme d’exploitation, y compris les rôles, responsabilités et pouvoirs. Si celui-ci exploite plus d’un réseau d’eau potable, le plan d’exploitation doit aussi décrire les rôles, responsabilités et pouvoirs organisationnels en matière de supervision.

Il faut également désigner la, personne, les personnes ou le groupe de personnes ayant des responsabilités de direction, ainsi que le ou les responsables des examens de la direction.

Le volet Faire de l’Élément 9 exige que toute l’information relative à cet élément soit à jour et communiqué au personnel ayant des pouvoirs d’exploitation et au propriétaire. Vous devriez également penser à fixer un calendrier d’examen et de mise à jour réguliers de cette information et à établir une procédure pour garantir que l’information est communiquée efficacement.

Élément 10—Compétences

Planifier

Le plan d’exploitation doit décrire :

  • les compétences que doivent posséder les employés qui exécutent des fonctions influant directement sur la qualité de l’eau potable
  • les activités destinées à développer ou à entretenir les compétences des employés qui exécutent des fonctions influant directement sur la qualité de l’eau potable
  • les activités destinées à sensibiliser les employés à l’importance de leurs fonctions et à la façon dont elles peuvent influer sur la salubrité de l’eau potable

Faire

L’organisme d’exploitation doit entreprendre des activités pour :

  • s’assurer que ses employés qui exercent des fonctions influant directement sur la qualité de l’eau potable possèdent les compétences nécessaires et les entretiennent, et consigner les données sur ces activités dans les registres
  • s’assurer que les employés sont conscients de l’importance de leurs fonctions et de leur incidence sur la salubrité de l’eau potable, et consigner les données sur ces activités dans les registres

En quoi consiste-t-il?

L’Élément 10 de la NGQEP exige que vous décriviez dans votre plan d’exploitation les connaissances, compétences et habiletés que doivent avoir les membres du personnel dont les fonctions influent sur la qualité de l’eau potable, et les activités nécessaires pour faire en sorte que les exigences en matière de compétences soient respectées et maintenues.

Les compétences pourraient être de nature :

  • technique (par exemple, formation obligatoire, agrément ou connaissance d’équipement/de processus particuliers)
  • comportementale (par exemple, aptitudes générales comme la communication et le leadership)
  • de même que toute autre compétence particulière nécessaire à l’exécution des tâches de l’employé (par exemple, santé et sécurité)

Le volet Faire de l’Élément 10 exige que vous vous assuriez que les exigences énoncées dans le plan d’exploitation en matière de compétences sont respectées. Vous devez également vous assurer que les membres du personnel sont particulièrement conscients de la pertinence et de l’importance de leurs attributions et de l’incidence qu’elles ont sur la fourniture d’une eau potable saine. Il faut aussi penser à créer et instaurer un programme d’évaluation des compétences qui fixe des normes objectives à partir desquelles on peut mesurer les compétences de base et les mesures correctives à prendre lorsque des lacunes sont observées (par exemple, formation).

Le volet Faire de l’Élément 10 exige en outre que vous teniez des registres des mesures prises pour garantir que les exigences en matière de compétences sont respectées.

Élément 11—Dotation en personnel

Planifier

Le plan d’exploitation doit décrire la procédure à suivre pour s’assurer qu’il y a toujours suffisamment d’employés disponibles, possédant les compétences exigées, pour exercer les fonctions qui influent directement sur la qualité de l’eau potable.

Faire

L’organisme d’exploitation doit mettre en œuvre et respecter la procédure.

En quoi consiste-t-il?

L’Élément 11 de la NGQEP exige que vous vous dotiez d’une procédure garantissant qu’il y a toujours suffisamment d’employés disponibles qui possèdent les compétences exigées pour exécuter les tâches qui influent directement sur la qualité de l’eau potable.

Vous devriez également songer à décrire précisément la gestion des effectifs en situation de pénurie potentielle de personnel, comme une situation d’urgence, une interruption de travail ou les périodes de vacances.

Si vous avez des ententes contractuelles ou de dotation avec des organismes d’exploitation ou propriétaires de réseaux voisins, les détails de ces ententes doivent être inclus ou mentionnés dans votre procédure.

Le volet Faire exige que vous fassiez en sorte qu’il y ait du personnel compétent pour effectuer les tâches. La disponibilité de ce personnel doit respecter votre plan de dotation.

Élément 12—Communications

Planifier

Le plan d’exploitation doit décrire la procédure de communications qui stipule la façon dont les renseignements sur les aspects pertinents du système de gestion de la qualité doivent être transmis entre la direction générale et :

  • le propriétaire
  • les employés de l’organisme d’exploitation
  • les fournisseurs identifiés comme étant essentiels au paragraphe a) de la section « Planifier » du numéro 13 de la présente norme
  • le public

Faire

L’organisme d’exploitation doit mettre en œuvre et respecter la procédure.

En quoi consiste-t-il?

L’Élément 12 de la NGQEP exige que vous établissiez une procédure écrite décrivant comment les informations sur le SGQ sont communiquées. Plus précisément, la procédure doit préciser comment l’information sur le SGQ est communiquée par la direction générale au propriétaire, au personnel de l’organisme d’exploitation, aux fournisseurs et au public. Il importe de savoir que la procédure doit prévoir une communication bidirectionnelle avec la direction générale.

Vous devriez penser à définir des stratégies de communication à propos d’aspects pertinents du SGQ de la direction générale aux fournisseurs essentiels. Si des aspects du SGQ concernent des fournisseurs qui n’ont pas été désignés comme étant essentiels, il faudrait également inclure ces fournisseurs à la procédure de communication.

Une telle procédure peut aider les personnes qui ont un pouvoir décisionnel en ce qui a trait au réseau d’eau potable à s’acquitter de leurs obligations prévues par l’article 19 de la LSEP en matière de degré de diligence. Il est important d’examiner cet aspect des communications et d’en discuter lors de l’établissement de la procédure et de toute modification subséquente.

Le volet Faire de l’Élément 12 exige que l’organisme d’exploitation applique la procédure et s’y conforme.

Élément 13—Fournitures et services essentiels

Planifier

Le plan d’exploitation doit :

  • identifier toutes les fournitures et tous les services indispensables pour assurer la fourniture d’une eau potable salubre et doit préciser, pour chaque fourniture ou service, le moyen de se les procurer
  • décrire la procédure avec laquelle l’organisme d’exploitation assure la qualité des fournitures et des services essentiels, dans la mesure où ceux-ci peuvent influer sur la qualité de l’eau potable

Faire

L’organisme d’exploitation doit mettre en œuvre et respecter la procédure.

En quoi consiste-t-il?

L’Élément 13 de la NGQEP concerne la gestion des fournitures et des services essentiels à la fourniture d’une eau potable salubre. Il s’agit des ressources humaines, des produits et du matériel nécessaires à l’exploitation de votre réseau.

Par exemple, si la désinfection primaire ou secondaire de votre réseau se fait par chloration, les produits chimiques utilisés pourraient être une fourniture essentielle et la fourniture de ces produits pourrait être un service essentiel.

Les fournitures et services, tant les biens et les personnes de l’extérieur qui entrent dans le réseau d’eau potable, peuvent poser des risques. Ces risques peuvent être amplifiés s’il s’agit de fournitures et services essentiels. L’omission de se procurer la fourniture/le service pourrait influer sur votre capacité à fournir une eau salubre. Si une fourniture ou un service ne répond pas aux normes de qualité que vous avez définies, il pourrait en résulter une eau traitée ou désinfectée de façon inadéquate.

En décrivant la qualité à laquelle vous vous attendez et en évaluant continuellement les fournitures et les services pour déterminer s’ils répondent toujours à vos exigences, vous contribuez à minimiser les risques pour la qualité de l’eau potable.

Enfin, vous devez vous assurer que vos attentes en matière de fournitures et services essentiels sont toujours respectées. Bien que vos fournisseurs ne soient pas tenus d’être agréés en fonction des exigences de la NGQEP, vous devriez envisager d’exiger qu’ils répondent à des normes en matière d’agrément, d’accréditation ou de permis propres à leur secteur.

Élément 14—Examen et fourniture de l’infrastructure

Planifier

Le plan d’exploitation doit décrire la procédure ayant pour objet de vérifier que l’infrastructure nécessaire pour exploiter et entretenir le réseau assujetti est suffisante et satisfaisante pour :

  • prendre en compte les résultats de l’évaluation des risques documentés au numéro 8
  • s’assurer que le caractère pertinent de l’infrastructure nécessaire pour exploiter et maintenir le réseau assujetti est examiné au moins une fois par année civile

Faire

L’organisme d’exploitation doit mettre en œuvre et respecter la procédure et communiquer au propriétaire les résultats de l’examen.

En quoi consiste-t-il?

L’Élément 14 de la NGQEP exige une procédure d’examen annuel de l’infrastructure du réseau d’eau potable. Le but est de passer en revue l’infrastructure nécessaire pour exploiter et maintenir le réseau assujetti, et de déterminer si cette infrastructure est en place comme il convient. Cet examen permet de s’assurer que l’infrastructure adéquate est disponible et qu’elle fait partie des plans de l’organisme.

Vous devez tenir compte des résultats de l’évaluation des risques lorsque vous examinez la conformité de votre infrastructure. Par exemple, si on a déterminé qu’il fallait améliorer, réparer ou moderniser une infrastructure pour réduire la probabilité ou l’incidence d’un danger ou d’un événement dangereux, cela doit être inclus dans les résultats de l’examen de l’infrastructure.

Le volet Faire de l’Élément 14 exige que l’organisme d’exploitation procède à cet examen et en communique les résultats au propriétaire. Cela permet d’assurer que le propriétaire est régulièrement informé des besoins en infrastructure afin qu’il puisse planifier en conséquence.

Élément 15—Entretien, mise à niveau et renouvellement de l’infrastructure

Planifier

Le plan d’exploitation doit décrire :

  • un résumé des programmes d’entretien, de mise à niveau et de renouvellement de l’infrastructure du réseau assujetti
  • des prévisions à long terme concernant les activités majeures d’entretien, de mise à niveau et de renouvellement de l’infrastructure

Faire

L’organisme d’exploitation doit :

  • tenir à jour le résumé des programmes actuels d’entretien, de restauration et de renouvellement de l’infrastructure
  • veiller à ce que les prévisions à long terme soient révisées au moins une fois par année civile
  • communiquer l’information sur les programmes au propriétaire
  • contrôler l’efficacité du programme d’entretien

En quoi consiste-t-il?

L’Élément 15 de la NGQEP consiste à rédiger un résumé des programmes d’entretien, de mise à niveau et de renouvellement de l’infrastructure. Votre plan d’exploitation doit inclure un récapitulatif des programmes mis en place pour entretenir, mettre à niveau et renouveler l’infrastructure du réseau d’eau potable.

Vous devez mettre à jour ce résumé au fur et à mesure des changements, et les communiquer au propriétaire. Il importe de noter que cet élément de la norme s’applique uniquement aux programmes de l’organisme d’exploitation et non à ceux du propriétaire.

Votre plan d’exploitation doit également inclure une prévision à long terme des activités majeures d’entretien, de mise à niveau et de renouvellement de l’infrastructure. La NGQEP vous permet de définir les activités qui sont incluses dans cette prévision et le nombre d’années sur lequel elle portera. Dans la plupart des cas, vous voudrez probablement aligner cette prévision sur les programmes existants du propriétaire (par exemple, planification de la gestion des biens, prévisions financières à long terme).

Vous devez également surveiller l’efficacité du programme d’entretien. Autrement dit, vous devez l’examiner périodiquement pour vous assurer de son efficacité.

Élément 16—Échantillonnages, analyses et contrôles

Planifier

Le plan d’exploitation doit décrire :

  • une procédure de prélèvement d’échantillons, d’analyse et de surveillance pour contrôler le processus et la qualité de l’eau finie, incluant les critères de prélèvement et de surveillance dans les conditions les plus défavorables pour le réseau d’eau potable
  • les opérations de prélèvement, d’analyse ou de surveillance pertinentes, s’il y a lieu, qui se déroulent en amont du réseau assujetti
  • la procédure qui décrit la façon dont les résultats des échantillonnages, des analyses et des contrôles sont consignés et communiqués entre l’organisme d’exploitation et le propriétaire, s’il y a lieu

Faire

L’organisme d’exploitation doit mettre en œuvre les procédures et les respecter.

En quoi consiste-t-il?

L’Élément 16 de la NGQEP porte essentiellement sur les mesures à effectuer sur le réseau pour contrôler son fonctionnement et la qualité de l’eau potable traitée. Plus précisément, cet élément exige que vous établissiez et mettiez en œuvre des procédures décrivant comment vous prélevez et analysez les échantillons, et surveillez le réseau pour contrôler le processus et la qualité de l’eau finie.

Les procédures doivent inclure des détails sur sur le prélèvement et l’analyse des échantillons, ainsi que sur les contrôles à mettre en œuvre lorsque les circonstances d’exploitation sont les plus défavorables. Vous devez également décrire les activités de prélèvement, d’analyse et de surveillance pertinentes effectuées en amont, avant le point d’entrée de l’eau dans votre réseau. Si vous n’effectuez pas vous-même ces activités, mais qu’elles vous sont fournies, vous devez également les décrire. Vous devez décrire la façon dont le propriétaire et l’organisme d’exploitation se communiquent les résultats des prélèvements, des analyses et des contrôles.

Vous devriez envisager d’établir un lien entre les exigences réglementaires pertinentes et celles de votre permis de réseau municipal d’eau potable/d’aménagement de station de production d’eau potable, et à créer un processus qui garantira que la procédure est mise à jour lorsque ces exigences changent.

Élément 17—Étalonnage et entretien des appareils de mesure et d’enregistrement

Planifier

Le plan d’exploitation doit décrire la procédure à suivre pour étalonner, régler et entretenir les appareils de mesure et d’enregistrement.

Faire

L’organisme d’exploitation doit mettre en œuvre et respecter la procédure.

En quoi consiste-t-il?

L’Élément 17 de la NGQEP porte sur l’équipement utilisé pour effectuer certaines des activités de prélèvement, d’analyse et de surveillance décrites à l’Élément 16. L’Élément 17 exige précisément que vous décriviez une procédure d’étalonnage et d’entretien de l’équipement de mesure et d’enregistrement. La vérification de cet équipement peut être une façon de déterminer que des travaux d’entretien sont nécessaires et, dans le contexte de la NGQEP, peut être considérée comme une activité d’entretien de cet équipement.

Le volet Faire de l’Élément 17 exige que vous mettiez en œuvre et que vous respectiez une procédure d’étalonnage et d’entretien.

Nonobstant d’autres exigences de la réglementation ou une condition du permis de réseau municipal d’eau potable ou du permis d’aménagement de station de production d’eau potable relatif à votre réseau, l’essentiel de l’équipement doit, à tout le moins, être étalonné ou vérifié à la fréquence recommandée par le fabricant.

Pour démontrer que vous respectez les exigences de l’Élément 17, vous devrez normalement fournir des éléments prouvant que :

  • vous avez dressé une liste de tout l’équipement qui doit être étalonné ou vérifié
  • vous avez une procédure pour garantir que la liste demeure à jour
  • vous connaissez les dates / calendriers d’étalonnage ou de vérification de chaque pièce d’équipement
  • vous savez comment l’étalonnage ou la vérification sera effectué (par exemple, méthode d’étalonnage, étalonnage effectué par une ressource interne ou un tiers)
  • vous avez des mesures de contrôle qui garantissent que l’étalonnage ou la vérification est fait(e) à la fréquence voulue
  • vous avez des registres indiquant quand l’étalonnage ou la vérification a eu lieu et démontrant que les contrôles sont adéquats

Élément 18—Gestion des situations d’urgence

Planifier

Le plan d’exploitation doit décrire une procédure pour maintenir l’état de préparation aux situations d’urgence, qui comprend notamment :

  • la liste des situations d’urgence ou d’interruptions de service susceptibles de se produire
  • les processus à suivre pour réagir aux situations d’urgence et rétablir le service
  • les exigences en matière de formation aux interventions d’urgence et d’analyses et de contrôles en situation d’urgence
  • les responsabilités du propriétaire et de l’organisme d’exploitation durant les situations d’urgence
  • un renvoi aux mesures d’intervention d’urgence municipales le cas échéant
  • un protocole de communication en situation d’urgence et une liste à jour des personnes et organismes à contacter en situation d’urgence

Faire

L’organisme d’exploitation doit mettre en œuvre et respecter la procédure.

En quoi consiste-t-il?

Cet élément de la NGQEP porte sur la préparation aux situations d’urgence qui pourraient vous empêcher de maintenir la fourniture d’eau potable salubre aux consommateurs. La préparation à ces situations consiste à répertorier les événements susceptibles de provoquer une situation d’urgence sur le réseau, et à disposer de processus et de procédures pour s’y préparer et y faire face.

La NGQEP exige que votre plan d’exploitation comporte des procédures d’urgence et les coordonnées des personnes-ressources, c’est-à-dire :

  • procédures de communication, d’intervention et de rétablissement
  • formation à l’intervention d’urgence
  • essai des procédures pour s’assurer de leur pertinence
  • responsabilités du personnel, du propriétaire et de l’organisme d’exploitation
  • mesures de planification d’urgence municipales
  • listes à jour des personnes à contacter en cas d’urgence

Le volet Faire de cet élément exige que vous mettiez en œuvre et respectiez ces procédures.

Éléments Vérifier de la NGQEP

Élément 19—Vérifications internes

Planifier

Le plan d’exploitation doit décrire une procédure de vérification interne qui :

  • évalue la conformité du système de gestion de la qualité aux exigences de la présente norme
  • énonce les critères, la fréquence, la portée, la méthodologie des vérifications internes et les exigences en matière de consignation des données
  • tient compte des résultats des vérifications internes et externes antérieures
  • décrit la façon dont les mesures correctives du système de gestion de la qualité doivent être déterminées et mises en œuvre

Faire

L’organisme d’exploitation doit mettre en œuvre et respecter la procédure et doit veiller à ce que des vérifications internes aient lieu au moins une fois par année civile.

En quoi consiste-t-il?

L’Élément 19 de la NGQEP exige que vous ayez une procédure écrite concernant les vérifications internes de votre SGQ, et que vous vous assuriez que le SGQ respecte les exigences de la NGQEP.

Plus précisément, la procédure doit décrire les critères de vérification, la fréquence des vérifications, les éléments du SGQ qui sont vérifiés et comment ils le sont, ainsi que les registres qui sont créés.

Il importe de noter que vous pouvez définir la portée de votre vérification interne. Bien que vous ne soyez pas tenu de vérifier toutes vos procédures chaque année, vos procédures de vérification doivent démontrer clairement comment vous vérifiez la conformité du SGQ aux exigences de la NGQEP. Les procédures de vérification doivent également indiquer l’influence des résultats des vérifications antérieures sur celles qui sont prévues.

Lorsqu’une non-conformité aux exigences de la NGQEP est observée, la procédure doit également décrire comment vous déterminez ce qu’il faut corriger, et comment les mesures correctives sont mises en œuvre.

Le volet Faire de l’Élément 19 exige que des vérifications soient effectuées tel que décrit dans votre plan d’exploitation, et qu’elles soient réalisées dans leur intégralité au moins une fois par année civile.

Élément 20—Examen par la direction

Planifier

Le plan d’exploitation doit décrire une procédure d’examen de la gestion qui a pour objet d’évaluer la pertinence, le caractère adéquat et l’efficacité du système de gestion de la qualité, en examinant tous les facteurs suivants :

  • incidents liés à la non-conformité réglementaire
  • les cas de résultats d’analyses d’eau potable insatisfaisants
  • les écarts constatés aux points de contrôle critiques par rapport aux limites critiques et les mesures pour y remédier
  • l’efficacité du processus d’évaluation des risques
  • les résultats des vérifications internes et par tierce partie
  • les résultats des analyses d’eau potable effectuées pendant des interventions d’urgence
  • le rendement du réseau
  • les tendances relatives à la source d’eau brute et à la qualité de l’eau potable
  • le suivi des mesures recommandées à l’issue des précédents examens par la direction
  • l’état des mesures de gestion qui s’avèrent nécessaires entre ces examens
  • les changements qui sont susceptibles d’influer sur le système de gestion de la qualité
  • les commentaires des consommateurs
  • les ressources nécessaires au maintien du système de gestion de la qualité
  • les résultats de l’examen de l’infrastructure
  • l’actualité, le contenu et la mise à jour du plan d’exploitation
  • les suggestions du personnel

Faire

La direction générale doit mettre en œuvre et respecter la procédure et doit :

  • s’assurer d’effectuer un examen au moins une fois par année civile
  • examiner les résultats de l’examen, repérer les défaillances et déterminer les mesures à prendre pour y remédier
  • consigner par écrit les décisions et les mesures prises le cas échéant après un examen, y compris la désignation de l’employé ou des employés chargés d’exécuter les mesures et les délais proposés pour leur mise en œuvre
  • rendre compte au propriétaire du réseau des résultats de l’examen par la direction, des défaillances constatées, des décisions prises et des mesures appliquées

En quoi consiste-t-il?

Le volet Planifier de l’Élément 20 exige une procédure relative à l’examen annuel par la direction, et répertorie les facteurs sur lesquels cet examen doit porter. Un examen de ces facteurs, qui comprennent la conformité, les commentaires des consommateurs, le rendement et les données de vérification, implique la direction dans le cycle du SGQ.

Le volet Faire de l’Élément 20 exige la mise en œuvre et le respect de la procédure et au moins un examen par année civile. Il exige aussi que la direction générale s’assure que l’examen est effectué, que les défaillances sont repérées et que les résultats sont communiqués au propriétaire. N’oubliez pas que, conformément à l’Élément 9—Structure organisationnelle, rôles, responsabilités et pouvoirs, il faut désigner la/les personne(s) ou le groupe de personnes qui, au sein de la structure de gestion de l’organisation, est/sont responsable(s) des examens de la direction.

Vous devriez également envisager l’élaboration de documents normalisés pour étayer et documenter le résultat de l’examen de la direction; il peut s’agir d’un agenda concernant les exigences du volet Planifier de l’Élément 20 pour s’assurer que tous les facteurs requis sont inclus, et un sommaire des déficiences, des décisions et des mesures à prendre pour faciliter l’exécution des tâches prévues au volet Faire de l’Élément 20.

Élément Améliorer de la NGQEP

Élément 21—Amélioration continuelle

Planifier

Le responsable de l’exploitation doit mettre au point une procédure permettant de suivre et de mesurer l’amélioration continue de son système de gestion de la qualité.

  • examiner et envisager les pratiques exemplaires de gestion pertinentes, y compris celles publiées par le ministère de l’Environnement, de la Protection de la nature et des Parcs et ce, au moins une fois tous les 36 mois. On peut consulter ces pratiques exemplaires sur le site www.ontario.ca/fr/page/eau-potable
  • documenter un processus d’identification et de gestion des mesures correctives du système de gestion de la qualité comprenant les éléments suivants :
    • enquêter sur la ou les causes d’un manquement à la conformité détecté
    • documenter la ou les mesures qui seront prises pour corriger le manquement à la conformité et empêcher celui-ci de se reproduire
    • examiner la ou les mesures prises pour corriger le manquement à la conformité, afin de s’assurer qu’elles sont mises en œuvre et qu’elles parviennent effectivement à corriger et à empêcher que le manquement à la conformité se reproduise
  • documenter un processus permettant d’identifier et de mettre en œuvre des mesures préventives afin d’éliminer la cause à l’origine des manquements potentiels à la conformité au sein du système de gestion de la qualité incluant les éléments suivants :
    • examiner les manquements essentiels à la conformité qui ont été cernés afin de déterminer si des actions préventives sont nécessaires
    • documenter le résultat de l’examen, y compris la ou les mesures, s’il y a lieu, qui seront prises pour empêcher un manquement à la conformité de se produire
    • examiner la ou les mesures prises pour empêcher un manquement à la conformité, afin de s’assurer qu’elles sont mises en œuvre et qu’elles parviennent effectivement à empêcher que le manquement à la conformité se reproduise

Faire

L’organisme d’exploitation doit s’efforcer d’améliorer continuellement l’efficacité de son système de gestion de la qualité en mettant la procédure en œuvre et en s’y conformant.

En quoi consiste-t-il?

L’Élément 21—le dernier—de la NGQEP, exige que vous suiviez le cycle du SGQ et que vous cherchiez à améliorer le système. Plus précisément, la NGQEP exige que vous teniez compte des pratiques exemplaires de gestion et que vous preniez des mesures préventives et correctrices.

Les mesures correctives, qui sont généralement déterminées lors de la vérification interne ou par un vérificateur d’une tierce partie, sont prises pour corriger une déficience. Bien que chaque problème soit unique, le processus utilisé pour évaluer et corriger le problème doit être uniforme. En faisant preuve d’une rigueur constante dans l’évaluation et la mise en œuvre de chaque correctif, vous vous assurerez que chaque mesure correctrice contribue à améliorer votre SGQ.

Les mesures préventives visent des problèmes potentiels qui ont été observés et qui, s’ils ne sont pas réglés, pourraient mener à une non-conformité. Le tiers vérificateur peut les décrire comme des occasions d’amélioration, mais les mesures préventives ne doivent pas se limiter aux éléments mis en évidence durant une vérification. Les éléments suggérés par le personnel ou mis en évidence lors des examens de la direction ou un examen et une mise à jour périodiques des procédures peuvent également donner lieu à des mesures préventives. En veillant à ce que l’évaluation et la mise en œuvre de chaque « idée » soient toujours rigoureuses, vous garantirez que chaque mesure préventive améliore votre SGQ.

L’amélioration continue nécessite une compréhension de ce que vous faites correctement et la recherche de façons de faire encore mieux. Une amélioration pourrait réduire les coûts et les ressources nécessaires à l’exécution d’une tâche, améliorer les capacités de suivi et de production de rapports, atténuer plus efficacement les risques ou dangers, ou apporter d’autres avantages à votre réseau. Bien que l’Élément 21 exige l’examen des pratiques exemplaires, il vous incombe de déterminer la portée, la nature et l’étendue de celles que vous allez prendre en compte. Il pourrait être utile de définir ce qui constitue une pratique exemplaire dans votre organisation et d’en évaluer l’applicabilité dans d’autres secteurs. Il pourrait aussi être bon de discuter de vos pratiques exemplaires avec les responsables des réseaux voisins—la comparaison de vos processus et procédures à ceux en place dans d’autres réseaux est un des meilleurs moyens de cibler les secteurs où des améliorations pourraient être apportées.

Transition vers la NGQEP 2.0

Dans le cadre de la transition vers la NGQEP 2.0, vous devez :

  • Veiller à ce que les procédures d’évaluation des risques aient été actualisées compte tenu des modifications apportées aux Éléments 7 et 8 de la Norme. Toutes les évaluations des risques effectués après le 6 avril 2017 doivent inclure les événements dangereux potentiels et les dangers connexes, tels que décrits dans le document du ministère de l’Environnement, de la Protection de la nature et des Parcs intitulé « Événements dangereux potentiels relativement aux réseaux d’eau potable résidentiels municipaux ».
  • Appliquer tout autre changement à votre plan d’exploitation, à vos politiques et à vos procédures avant la première vérification de votre système, qui aura lieu en 2019.

Êtes-vous prêt pour la NGQEP 2.0?

  • Avez-vous examiné votre plan d’exploitation pour vous assurer que les renvois à des parties de la NGQEP ont été mis à jour pour refléter l’actualisation du libellé des exigences ou de leur nombre?
  • Avez-vous confirmé que votre plan d’exploitation respecte les exigences de l’Élément 6 et comprend les renseignements requis sur le(s) type(s) de réseau d’eau potable visé par le plan?
  • Votre procédure d’examen de la conformité de l’infrastructure nécessaire à l’exploitation et à l’entretien du réseau (Élément 14) tient-elle compte des résultats de l’évaluation des risques?
  • Votre plan d’exploitation comprend-il une prévision à long terme des activités majeures d’entretien, de mise à niveau et de renouvellement de l’infrastructure (Élément 15)?
  • Votre plan d’exploitation comprend-il une procédure ou un processus d’examen et d’application possible des pratiques exemplaires de gestion?
  • Votre plan d’exploitation comprend-il une procédure ou un processus de détermination et de gestion des mesures correctives?
  • Votre plan d’exploitation comprend-il une procédure ou un processus de détermination et de mise en œuvre de mesures préventives?
  • Les révisions nécessaires à votre plan d’exploitation ont-elles adoptées/approuvées et mises en œuvre conformément à toute politique ou procédure incluse dans le plan d’exploitation?
  • S’il y a lieu, votre plan d’exploitation a-t-il été approuvé de nouveau par la direction générale et le propriétaire?
  • Avez-vous contacté l’organisme d’agrément ou le vérificateur pour l’informer que votre plan d’exploitation a été mis à jour pour répondre à la NGQEP 2.0?

Se préparer à une vérification externe

  • Avez-vous effectué la vérification interne, consigné les résultats et établi un plan d’action en ce qui a trait à tout élément mis en évidence (y compris les mesures correctives ou préventives)?
  • Avez-vous mené à bien l’examen de la direction, consigné les résultats et établi un plan d’action en ce qui a trait à tout élément mis en évidence?
  • Avez-vous fourni une copie de votre plan d’exploitation actuel, y compris les annexes, à l’organisme d’agrément ou au vérificateur?

Vérification de contrôle (examen de la documentation à l’extérieur des installations)

Avez-vous désigné une personne-ressource principale qui pourra répondre aux questions du vérificateur ou fournir tout renseignement additionnel demandé?

Vérification en vue du renouvellement de l’agrément (sur place)

  • Avez-vous désigné une personne-ressource principale qui pourra répondre aux questions du vérificateur ou fournir tout renseignement additionnel demandé?
  • Avez-vous préparé un endroit, sur place, où le vérificateur pourra travailler au besoin?
  • Le vérificateur a-t-il facilement accès à vos registres sur place pour les examiner?
  • Avez-vous avisé le personnel de la visite attendue du vérificateur, et l’avez-vous informé qu’il devait être disponible pour répondre à ses questions durant la vérification?
  • Avez-vous prévu une réunion avec le vérificateur avant et après la vérification?

Aperçu du processus d’agrément

  1. Demande d’agrément
  2. Examen des documents
  3. Vérification du système (examen de la documentation du SGQ)
    1. Registre des mesures correctives (aperçu des cas de non-conformité)
    2. Réponse aux mesures correctives (description détaillée des mesures prises pour résoudre les cas de non-conformité)
  4. Vérification de conformité
    1. Registre des mesures correctives (aperçu des cas de non-conformité)
    2. Réponse aux mesures correctives (description détaillée des mesures prises pour résoudre les cas de non-conformité)
  5. Délivrance de l’agrément
  6. 1re année : Contrôle (vérification des systèmes)
  7. 2e année : Contrôle (vérification des systèmes)
  8. 3e année : Renouvellement de l’agrément