Permis pour les agences de placement temporaire et les recruteurs

Présentation

Conformément à la Loi de 2000 sur les normes d’emploi, à partir du 1^er juillet 2024:

• Les agences de placement temporaire devront détenir un permis pour exercer leurs activités.
  • Il sera interdit aux clients de faire appel aux services d’une agence de placement temporaire ou d’utiliser ses services tout en sachant que l’agence ne détient pas de permis. ( En savoir plus sur la relation entre les agences de placement temporaire et les clients ).
• Les recruteurs devront détenir un permis pour exercer leurs activités. 
  • Il sera interdit aux employeurs, aux employeurs éventuels et aux autres recruteurs de faire appel aux services d’un recruteur ou d’utiliser ses services tout en sachant qu’il ne détient pas de permis.

Les demandes de permis peuvent être présentées au Ministère depuis juillet 2023.

Un règlement transitoire pourrait s’appliquer aux demandes de permis faites avant le 1^er juillet 2024.

Des informations concernant la délivrance et les statuts de permis peuvent être consultées sur un site Web du Ministère, notamment :

• les titulaires de permis et leur statut
• les demandeurs de permis
• toute autre information publiée conformément à la Loi sur les normes d’emploi et ses règlements d’application

Obligation de détenir un permis

L’obligation de déternir un permis s’applique aux agences de placement temporaire et aux recruteurs. Ces termes sont définis dans la Loi sur les normes d’emploi et ses règlements d’application.

Agences de placement temporaire

Une agence de placement temporaire est un employeur qui emploie des personnes afin de les affecter à l’exécution d’un travail à titre temporaire pour ses clients. Si une agence de placement temporaire de l’extérieur de la province affecte des employés à l’exécution d’un travail en Ontario, les exigences en matière de délivrance d’un permis s’appliquent.

En savoir plus sur la définition des agences de placement temporaires aux termes de la Loi sur les normes d’emploi.

Recruteurs

Un recruteur est toute personne, société, société en nom collectif ou entreprise individuelle qui, moyennant des frais, trouve ou tente de trouver un emploi temporaire ou permanent en Ontario à des employés éventuels, ou trouve ou tente de trouver des employés temporaires ou permanents pour des employeurs éventuels en Ontario, à l’exception des personnes suivantes :

• un employé qui exerce les fonctions décrites ci-dessus dans le cadre des fonctions de son poste
• un employeur qui trouve ou tente de trouver des employés qui deviendront les employés de l’employeur
• certains établissements scolaires
• un syndicat
• un organisme de bienfaisance enregistré
• une personne qui :
  • est partie à un accord avec la Couronne du chef de l’Ontario, la Couronne du chef du Canada ou une municipalité pour trouver ou tenter de trouver un emploi en Ontario pour des employés éventuels ou pour trouver ou tenter de trouver des employés pour des employeurs éventuels
  • n’exerce les fonctions décrites ci-dessus que dans le cadre d’un tel accord
• une personne qui :
  • trouve ou tente de trouver un emploi en Ontario pour des employés éventuels qui sont admissibles à recevoir des services et des soutiens en vertu de la Loi de 2008 sur les services et soutiens favorisant l’inclusion sociale des personnes ayant une déficience intellectuelle et qui reçoivent des fonds pour se procurer ces services et soutiens conformément à un programme financé par le Ministère des Services à l’enfance et des Services sociaux et communautaires
  • ne trouve pas ou ne tente pas de trouver un emploi en Ontario pour des employés éventuels, sauf dans ces circonstances

L’obligation de détenir un permis s’applique en tout temps, que le recruteur soit établi en Ontario ou non.

En savoir plus sur la définition d’un recruteur aux termes de la Loi sur les normes d’emploi.

Chaque personne juridique doit présenter une demande distincte.

Toute personne juridique qui exerce les activités d’une agence de placement temporaire ou qui agit en tant que recruteur doit présenter une demande de permis. Les personnes juridiques qui sont considérées comme un seul employeur au terme de l’article 4 de la Loi sur les normes d’emploi doivent chacune présenter une demande distincte. Des frais de demande s’appliquent, et une lettre de crédit irrévocable est exigée.

Toute personne juridique qui exerce les activités d’une agence de placement temporaire et qui agit en tant que recruteur doit présenter deux demandes distinctes, soit une pour chacune de ces fonctions. Des frais de demande s’appliquent à chacune des demandes, et une lettre de crédit irrévocable est exigée dans le cadre de chacune des demandes.

Dates importantes liées aux exigences de délivrance de permis

Les demandes de permis d’agence de placement temporaire et de recruteur peuvent être présentées depuis juillet 2023, et il sera interdit aux agences de placement temporaire et aux recruteurs d’exercer leurs activités sans permis à compter du 1^er juillet 2024, à moins que les règlements transitoires ne s’appliquent.

Règlement transitoire sur les demandes présentées avant le 1^er juillet 2024

Si vous avez déposé une demande et n’avez toujours pas reçu de décision du Ministère au 1^er juillet 2024, vous êtes autorisé à exercer vos activités d’agence de placement temporaire ou de recruteur au-delà de cette date. Cette permission tombe à échéance dès que vous recevez une réponse du Ministère.

Ma demande a été refusée. Que faire maintenant?

Demandes présentées le ou après le 1^er juillet 2024

Si vous présentez votre demande le ou après le 1er juillet 2024, il vous est interdit d’exercer vos activités d’agence de placement temporaire ou d’agir en tant que recruteur tant que le Ministère ne vous délivre pas un permis.

La non-conformité aux dispositions en matière de délivrance de permis de la Loi sur les normes d’emploi peut donner lieu à des mesures d’exclusions, lesquelles peuvent comprendre :

• la réception d’une ordonnance de conformité
• l’imposition d’une amende
• l’engagement de poursuites judiciaires

Présenter une demande en ligne

La demande doit être faite en ligne.

Les renseignements que vous avez saisis peuvent être sauvegardés à chaque étape si vous souhaitez terminer à un autre moment. Les renseignements seront sauvegardés durant 14 jours. 

Ce qu’il faut pour présenter une demande

Voici des exemples de renseignements et de documents qui sont exigés pour remplir une demande : 

• les coordonnées et adresses courriel d’au moins une personne que le Ministère peut consulter au besoin
• l’adresse de chaque emplacement où le demandeur fait des affaires au Canada et à l’étranger
• si le demandeur est une personne morale, les noms et adresses de chaque dirigeant et administrateur
• si le demandeur est une société en nom collectif, les noms et adresses de chaque associé
• les renseignements sur toute demande similaire présentée et tout permis détenu dans d’autres territoires ou provinces canadiennes par le demandeur, les dirigeants et directeurs ou les associés
• des renseignements sur certaines condamnations pénales du demandeur, des dirigeants et directeurs ou des associés, et s’ils font l’objet d’une interdiction en vertu de la Loi de 2015 sur l’immigration en Ontario.
• des renseignements sur toute autre personne juridique (entreprises ou particuliers) avec qui le demandeur traite pour le recrutement ou l’embauche de ressortissants étrangers
• la confirmation de conformité aux lois suivantes :
  • Loi de 2000 sur les normes d’emploi
  • Loi de 2009 sur la protection des étrangers dans le cadre de l’emploi
  • Loi sur la santé et la sécurité au travail
  • Loi de 1997 sur la sécurité professionnelle et l’assurance contre les accidents du travail
• un numéro de vérification de la conformité fiscale délivré par le Ministère des Finances de l’Ontario, attestant de la conformité fiscale
• une lettre de crédit irrévocable électronique

Lettre de crédit irrévocable électronique

Une lettre de crédit irrévocable électronique doit être soumise avec chaque demande initiale, sans exception, et répondre à certaines exigences. Aucune autre forme de garantie financière ne sera acceptée.

** Pour assurer la conformité de votre lettre de crédit irrévocable, nous vous recommandons d’utiliser notre gabarit.

Exigences concernant la lettre de crédit

Pour être conforme, la lettre de crédit doit avoir les caractéristiques suivantes :

• être adressée au directeur des normes d’emploi
• comprendre une déclaration indiquant que la lettre est présentée conformément aux obligations de l’auteur de la demande en vertu de la Loi de 2000 sur les normes d’emploi ou la Loi de 2009 sur la protection des étrangers dans le cadre de l’emploi.
• être délivrée par une banque figurant à l’annexe I, II ou III de la Loi sur les banques (Canada), ou par une caisse correspondant au sens de Loi de 2020 sur les caisses populaires et les credit unions
  • Les annexes I et II de la Loi sur les banques (Canada) énumèrent les banques autorisées au Canada. Une lettre délivrée par toute institution figurant à l’une ou l’autre de ces annexes remplit cette exigence.
  • L’annexe III énumère les banques étrangères autorisées. Une lettre délivrée par toute succursale d’une institution figurant à cette annexe, qu’elle soit située au Canada oiu à l’étranger, remplit cette exigence.
• être au format électronique
  • Une lettre de crédit irrévocable au format papier peut être convertie au format PDF et téléversée dans le système de demande en ligne.
• être au montant de 25 000 $ CAD
• être irrévocable, c’est-à-dire qu’elle ne peut être rappelée ou abrogée durant sa période de validité
• se renouveler automatiquement à l’expiration. S’il est indiqué dans la lettre qu’elle ne se renouvellera pas automatiquement, elle peut être jugée acceptable si le directeur des normes d’emploi en est informé par la banque ou la caisse au moins 90 jours à l’avance.
• permettre les retraits partiels, de sorte que le directeur des normes d’emploi peut, en vertu des règlements et des processus prescrits, exiger et recevoir un paiement d’un montant inférieur à celui indiqué dans la lettre
• être rédigée en français ou en anglais
• ne faire l’objet d’aucune condition

Nous vous recommandons d’utiliser ce gabarit pour vous assurer que votre lettre de crédit répond à toutes les exigences.

Frais de demande de permis

Des frais de 750,00 $ s’appliquent à la demande initiale ainsi qu’aux demandes de renouvellement annuelles. Ces frais sont non remboursables.

Le paiement peut être fait en ligne avec l’un ou l’autre des modes de paiement suivants :

• MasterCard
• Carte de débit Mastercard
• Visa
• Visa Débit

Ma demande a été refusée

Si votre demande a été refusée, vous avez l’option de faire appel de la décision auprès de la Commission des relations de travail de l’Ontario .

Si vous avez présenté votre demande initiale avant le 1^er juillet 2024 et qu’elle est refusée, vous êtes autorisé à exercer vos activités d’agence de placement temporaire ou à agir en tant que recruteur pour une période de 30 jours à partir de la signification de l’avis de refus du Ministère. Si vous décidez de faire appel de la décision auprès de la Commission des relations de travail de l’Ontario, vous pouvez également exercer vos activités durant le processus d’examen, à moins que la Commission l’interdise.

Les dispositions autorisant la poursuite des activités citées ci-dessus ne s’appliquent pas si la demande initiale a été faite le ou après le 1^er juillet 2024.  Les demandeurs qui présentent une demande est déposée le ou après le 1^er juillet 2024 ne peuvent exercer leurs activités tant qu’un permis ne leur est pas délivré.

En savoir plus sur le statut des demandes et des permis.

Période de validité d’un permis

En général, le permis d’agence de placement temporaire ou de recruteur expire un an après sa date de délivrance ou de renouvellement.

Toutefois, si une demande de renouvellement est présentée avant que le permis n’expire, celui-ci demeure valide jusqu’à ce que le directeur des normes d’emploi approuve ou refuse la demande.

Renouvellement de permis

Pour renouveler un permis, il faut présenter une nouvelle demande et acquitter les frais de 750,00 $.

Plus de détails sur le renouvellement de permis seront publiés prochainement, notamment concernant le processus et les étapes à suivre pour faire une demande de renouvellement.

Faire appel à une agence de placement temporaire ou à un recruteur

À partir du 1^er juillet 2024

• Il sera interdit de faire appel aux services d’une agence de placement temporaire ou d’utiliser ses services tout en sachant que l’agence ne détient pas de permis à cet égard. En savoir plus sur la relation entre les agences de placement temporaire et les clients. Cette interdiction sera en vigueur à moins que le règlement transitoires ne s’applique à l’agence. En savoir plus sur le règlement transitoire.
• Il sera interdit aux employeurs, aux employeurs éventuels et aux autres recruteurs d’expressément faire appel aux services d’un recruteur ou utiliser ses services, à moins que celui-ci ne détienne un permis. Cette interdiction sera en vigueur à moins que les règlements transitoires ne s’appliquent au recruteur. En savoir plus sur le règlement transitoire.

De plus, si l’agence de placement temporaire ou le recruteur a déposé sa demande initiale avant le 1^er juillet 2024, l’interdiction n’est pas en vigueur durant les deux périodes suivantes :

• les 30 jours suivant la signification de l’avis de refus du Ministère à l’agence de placement temporaire ou au recruteur
• le processus d’examen suivant l’appel de la décision auprès de la Commission des relations de travail de l’Ontario, à moins que la Commission ne l’interdise

Vérifier si une agence de placement temporaire ou un recruteur est titulaire d’un permis

Le statut des demandes et des permis est publié dans le site Web du ministère.

Exécution des règles encadrant la délivrance de permis

La non-conformité à ces dispositions de la Loi sur les normes de travail peut donner lieu à des mesures d’exécution, lesquelles peuvent comprendre :

• la réception d’une ordonnance de conformité
• l’imposition d’une amende
• l’engagement de poursuites judiciaires

Pénalités

L’agent des normes d’emploi qui croit qu’une personne a contrevenu à une disposition de la Loi sur les normes d’emploi a le pouvoir de délivrer un avis de contravention assorti d’une pénalité prescrite.

Quiconque fournit des renseignements faux ou trompeurs dans le cadre d’une demande de permis d’agence de placement temporaire ou de recruteur peut se voir délivrer un avis de contravention par un agent et encourir les pénalités suivantes :

• 15 000 $ pour une première contravention
• 25 000 $ pour une deuxième contravention dans une période de trois ans
• 50 000 $ pour une troisième contravention dans une période de trois ans

À partir du 1^er juillet 2024, si un agent constate le non-respect de l’une ou l’autre des interdictions suivantes :

• exercer les activités d’une agence de placement temporaire sans détenir de permis
• exercer les activités d’un recruteur sans détenir de permis
• retenir en tant que client les services d’une agence de placement temporaire tout en sachant que celle-ci ne détient pas de permis
• retenir en tant qu’employeur, employeur éventuel ou recruteur les services d’un recruteur tout en sachant que celui-ci ne détient pas de permis

l’agent peut délivrer un avis de contravention assorti des pénalités suivantes :

• 15 000 $ pour une première contravention
• 25 000 $ pour une deuxième contravention dans une période de trois ans
• 50 000 $ pour une troisième contravention dans une période de trois ans

Pour nous joindre

Communiquez avec nous au sujet de la délivrance de permis aux agences de placement temporaire et aux recruteurs :

• par courriel à webes@ontario.ca
• par téléphone au Centre d’information sur les normes d’emploi :
  • Tél. : 416 326-7160
  • Sans frais : 1 800 531-5551(sans frais en Ontario)
  • ATS (pour les malentendants) Sans frais : 1 866 567-8893