1. Objet

  1. Le présent protocole d’entente (PE) a pour objet :
    • d’établir les responsabilités mutuelles entre le ministre des Services à l’enfance et des Services sociaux et communautaires, le Président, la Commission, la Sous-ministre et l’Administrateur du ministère
    • d’établir les fonctions et les responsabilités incombant au Ministre, au Président, au vice-président, à la Commission, à la Sous-ministre et à l’Administrateur du ministère
    • de préciser les modalités des dispositions opérationnelles, administratives et financières établies entre la Commission d’aide aux anciens combattants et le ministère des Services à l’enfance et des Services sociaux et communautaires
  2. Le présent PE doit être rapproché de la Loi de 2020 sur la Commission d’aide aux anciens combattants et des règlements pris en application de cette loi. Le présent PE n’a aucune incidence sur les responsabilités et les fonctions de l’Organisme énoncées dans la Loi de 2020 sur la Commission d’aide aux anciens combattants, ni ne les modifie ou les limite, et n’empiète pas sur les responsabilités qui incombent à chaque partie en vertu de la loi. En cas de divergence entre le présent PE et quelque loi ou règlement, la loi ou le règlement prévaut.
  3. Le présent PE remplace le protocole d’entente établi entre les parties le 7 décembre 2016.

2. Définitions

Les définitions qui suivent s’appliquent au présent PE :

  1. « acte constitutif » s’entend de la Loi de 2020 sur la Commission d’aide aux anciens combattants, laquelle régit l’Organisme
  2. « Administrateur du ministère » s’entend du chef de l’Unité de la prestation des services directs relevant de la Direction des services aux personnes ayant une déficience intellectuelle et des services de soutien du ministère des Services à l’enfance et des Services sociaux et communautaires (ou de tout ministère, toute direction ou toute unité qui leur succédera) chargé d’assurer la prestation de services de soutien administratif et d’analyse de programmes auprès de la Commission d’aide aux anciens combattants
  3. « CFP » désigne la Commission de la fonction publique
  4. « CGG » désigne le Conseil de gestion du gouvernement
  5. « Commissaire » désigne le président, vice-président, ou toute autre personne nommée à la Commission par le lieutenant-gouverneur en conseil
  6. « Commission » désigne la Commission d’aide aux anciens combattants (CAAC)
  7. « CT/CGG » désigne le Conseil du Trésor et le Conseil de gestion du gouvernement
  8. « directives du gouvernement de l’Ontario applicables » s’entend des directives, politiques, normes et lignes directrices qui s’appliquent à l’Organisme, qui peuvent être modifiées ou remplacées au besoin, et qui sont énumérées à l’Annexe 3 du présent PE
  9. « DON » désigne la Directive concernant les organismes et les nominations émanant du Conseil du Trésor/Conseil de gestion du gouvernement
  10. « exercice financier » désigne la période comprise entre le 1er avril et le 31 mars de l’année suivante
  11. « Gouvernement » désigne le gouvernement de l’Ontario
  12. « LAIPVP » s’entend de la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée, L.R.O. 1990, chap. F.31, dans sa version à jour
  13. « LFPO » s’entend de la Loi de 2006 sur la fonction publique de l’Ontario, L.O. 2006, chap. 35, annexe A, dans sa version à jour
  14. « Loi » s’entend de la Loi de 2020 sur la Commission d’aide aux anciens combattants, laquelle régit l’Organisme
  15. « Loi sur le Conseil exécutif » s’entend de la Loi sur le Conseil exécutif, L.R.O. 1990, chap. E.25, dans sa version à jour
  16. « Ministère » désigne le ministère des Services à l’enfance et des Services sociaux et communautaires (ou tout successeur de ce ministère)
  17. « Ministre » désigne le ministre des Services à l’enfance et des Services sociaux et communautaires (ou de tout successeur de ce ministère) ou toute autre personne désignée, de temps à autre, ministre responsable au regard du présent PE conformément à la Loi sur le Conseil exécutif, L.R.O. 1990, chap. E.25, dans sa version à jour
  18. « ministre des Finances » désigne le ministre des Finances ou toute autre personne désignée de temps à autre en vertu de la Loi sur le Conseil exécutif
  19. « Organisme » désigne la Commission d’aide aux anciens combattants (CAAC)
  20. « PE » s’entend du présent protocole d’entente signé par le Ministre et le vice-président
  21. « personnel du ministère » s’entend du personnel de l’Unité de la prestation des services directs relevant de la Direction des services aux personnes ayant une déficience intellectuelle et des services de soutien du ministère des Services à l’enfance et des Services sociaux et communautaires (ou de tout ministère, toute direction ou toute unité qui leur succédera) chargé d’assurer la prestation de services de soutien administratif et financier, ainsi que des services d’analyse de programmes auprès de la Commission d’aide aux anciens combattants
  22. « plan d’activités annuel » désigne le plan d’activités annuel visé au paragraphe 10.1 du présent PE
  23. « Président » désigne le président de la Commission d’aide aux anciens combattants
  24. « président du Conseil du Trésor » désigne le président du Conseil du Trésor ou toute autre personne désignée de temps à autre en vertu de la Loi sur le Conseil exécutif
  25. « rapport annuel » désigne le rapport annuel mentionné au paragraphe 10.2 du présent PE
  26. « responsable de l’institution » s’entend de la personne désignée en tant que responsable d’une institution dans l’annexe du Règlement de l’Ontario 460 pris en application de la LAIPVP de 1990
  27. « SCT » désigne le Secrétariat du Conseil du Trésor
  28. « Sous-ministre » désigne la sous-ministre du ministère des Services à l’enfance et des Services sociaux et communautaires (ou de tout successeur de ce ministère)

3. Pouvoir juridique et mandat de l’Organisme

  1. Le pouvoir juridique de la Commission d’aide aux anciens combattants est énoncé dans la Loi de 2020 sur la Commission d’aide aux anciens combattants.
  2. Le mandat de la Commission est précisé dans la Loi de 2020 sur la Commission d’aide aux anciens combattants, laquelle indique que la Commission a pour mission d’administrer un programme d’aide financière destinée aux anciens combattants admissibles et aux membres des familles admissibles d’anciens combattants qui résident en Ontario; d’examiner les demandes d’aide financière et de décider de leur approbation éventuelle, en tout ou en partie, conformément à la Loi et, le cas échéant, aux règlements pris en application de celle-ci; d’adresser des conseils au Ministre sur les questions touchant les anciens combattants et leur famille; et d’exercer les autres activités prescrites par les règlements pris en application de cette loi.

4. Type d’organisme et statut d’organisme public

  1. Au sens de la Directive concernant les organismes et les nominations, la Commission d’aide aux anciens combattants appartient à la classification des organismes provinciaux régis par un conseil d’administration.
  2. La Commission est prescrite comme organisme public rattaché à la Commission de la fonction publique en vertu du Règlement de l’Ontario 146/10 pris en application de la Loi de 2006 sur la fonction publique de l’Ontario. Elle ne fait pas partie de la structure organisationnelle du Ministère, mais elle est considérée comme faisant partie intégrante de l’administration gouvernementale.

5. Personnalité morale et statut d’organisme de la Couronne

  1. La Commission est un organisme de la Couronne au sens de la Loi sur les organismes de la Couronne. La Commission a la capacité, les droits et les privilèges d’une personne physique pour mener à bien ses objectifs, sous réserve des restrictions qui lui sont imposées en vertu de la Loi, ainsi que de celles qui sont imposées par le Conseil du Trésor et le Conseil de gestion du gouvernement.
  2. La Commission est une société sans capital-actions. Ni la Loi de 2010 sur les organisations sans but lucratif ni la Loi sur les renseignements exigés des personnes morales ne s’appliquent à la Commission.

6. Principes directeurs

Les parties s’entendent sur les principes suivants :

  1. Le Ministre reconnaît que la Commission exerce des pouvoirs et exécute des fonctions conformément à son mandat, lequel est énoncé dans la Loi de 2020 sur la Commission d’aide aux anciens combattants.
  2. Les décisions de la Commission relatives à l’examen et à l’approbation des demandes d’aide financière doivent être rendues d’une manière indépendante et impartiale, et perçues comme telles par le public.
  3. Le Ministre reconnaît que la Commission apporte une contribution non négligeable à l’élaboration des politiques et programmes du gouvernement de l’Ontario, ainsi qu’à l’application de ces politiques et la prestation de ces programmes.
  4. Le Ministre reconnaît que la Commission est indépendante du gouvernement de l’Ontario en ce qui concerne l’octroi de l’aide financière aux anciens combattants admissibles et aux membres des familles admissibles d’anciens combattants.
  5. La Commission reconnaît qu’elle est tenue de rendre compte à l’Assemblée législative, par l’entremise du Ministre, de l’exécution de son mandat. L’obligation de rendre compte est un principe fondamental devant être observé dans le cadre de la gestion, de l’administration et des activités de la Commission. La Commission reconnaît son obligation de rendre compte au Ministre, par l’entremise de son Président, de la gouvernance et de la surveillance de la Commission.
  6. Le Président convient que l’obligation de rendre des comptes est un principe fondamental qui doit être respecté dans le cadre de la gestion, de l’administration et des activités de la Commission.
  7. En tant qu’organisme du Gouvernement, la Commission exécute ses fonctions dans le respect des principes de gestion du Gouvernement. Ces principes exigent un comportement conforme à l’éthique, une utilisation prudente, efficace et licite des ressources publiques, le respect de l’équité, un service au public de grande qualité ainsi qu’une ouverture et une transparence aussi complètes que le permet la législation.
  8. Le Ministre et la Commission, par l’entremise du Président, s’engagent à mettre sur pied un organisme fiable habilité à s’acquitter de manière efficace du mandat qui lui est conféré par la législation. Ils ont pour objectif commun d’établir et de pérenniser une relation de coopération afin d’assurer que la Commission sera administrée avec efficacité et qu’elle s’acquittera des obligations qui lui incombent en vertu de la législation.
  9. La Commission et le Ministère conviennent d’éviter, dans la mesure du possible, que leurs services fassent double emploi.
  10. La Commission et le Ministère travailleront de concert et dans un esprit de respect mutuel.

7. Rapports de responsabilité

7.1 Ministre

Le Ministre s’acquitte des obligations suivantes :

  1. Le Ministre rend compte au Conseil des ministres et à l’Assemblée législative du respect par la Commission de l’exécution de son mandat et des politiques administratives gouvernementales, et rend compte des activités de la Commission devant l’Assemblée législative.
  2. Le Ministre rend compte auprès du Conseil du Trésor et du Conseil de gestion du gouvernement du rendement de la Commission et du respect par cette dernière des directives et des politiques opérationnelles applicables du Gouvernement, et répond aux questions du Conseil du Trésor et du Conseil de gestion du gouvernement à ce sujet.
  3. Le Ministre rend compte auprès du Conseil des ministres du rendement de la Commission et du respect par cette dernière des politiques opérationnelles du Gouvernement et de l’orientation générale de ses politiques.

7.2 Président

Le Président, qui agit au nom de la Commission, s’acquitte des obligations suivantes :

  1. Le Président rend compte au Ministre de l’efficacité avec laquelle la Commission s’acquitte du mandat qui lui est conféré par la Loi de 2020 sur la Commission d’aide aux anciens combattants, ainsi que de la façon dont elle remplit les fonctions et s’acquitte des responsabilités qui lui sont confiées aux termes de la Loi et des règlements pris en application de celle-ci, du présent PE, ainsi que des directives applicables du CT/CGG, de la CFP et du Gouvernement.
  2. Le Président rend compte et témoigne au besoin auprès du Ministre des activités et des résultats de la Commission.
  3. Le Président fait part au Ministre, en temps voulu, de toute question ayant une incidence ou dont on peut raisonnablement supposer qu’elle aura une incidence sur les responsabilités du Ministre à l’égard de la Commission.
  4. Le Président doit attester auprès du Ministre que la Commission se conforme aux lois, aux règlements et aux directives applicables, ainsi qu’aux politiques comptables et financières.

7.3 Commission

La Commission, par l’intermédiaire du Président, s’acquitte des obligations suivantes :

  1. La Commission rend des comptes au Ministre sur la surveillance et la gouvernance de la Commission; définit ses buts, ses objectifs et son orientation stratégique dans le respect de son mandat; et remplit les fonctions et s’acquitte des responsabilités qui lui sont conférées par la Loi de 2020 sur la Commission d’aide aux anciens combattants et ses règlements d’application, le présent PE, et les directives applicables du CT/CGG, de la CFP et du Gouvernement.

7.4 Sous-ministre

La Sous-ministre s’acquitte des obligations suivantes :

  1. La Sous-ministre rend des comptes au secrétaire du Conseil des ministres et au Ministre sur l’efficacité des prestations de services de soutien administratif et organisationnel fournies par le Ministère à la Commission, et sur la manière dont il exécute les fonctions et s’acquitte des responsabilités qui lui sont attribuées par le Ministre, la Loi et les règlements pris en application de celle-ci, le présent PE, ainsi que les directives applicables du CT/CGG, de la CFP et du Gouvernement.
  2. La Sous-ministre atteste devant le CT/CGG que la Commission respecte les directives applicables émanant du CT/CGG.

7.5 Administrateur du ministère

L’Administrateur du ministère s’acquitte des obligations suivantes :

  1. L’Administrateur du ministère est responsable, devant un directeur de la Division des services communautaires, et, en dernier ressort, devant la Sous-ministre, de la prestation de services de soutien financier, analytique et administratif offerte à la Commission.

8. Fonctions et responsabilités

8.1 Ministre

Le Ministre est investi des responsabilités suivantes :

  1. Le Ministre établit les politiques qui permettront à la Commission d’administrer son programme d’aide financière, dans le respect de la Loi et de ses règlements d’application. Ces politiques seront détaillées dans les lignes directrices du programme.
  2. Le Ministre rend compte auprès du CT/CGG du rendement de la Commission, de sa conformité aux directives du CT/CGG applicables, ainsi qu’aux politiques opérationnelles et à l’orientation stratégique du Gouvernement, et répond aux questions du CT/CGG à ce sujet.
  3. Le Ministre recommande au CT/CGG, s’il y a lieu, la fusion de la Commission, la modification du mandat de la Commission, ou la dissolution de la Commission.
  4. Le Ministre recommande au CT/CGG les pouvoirs à accorder à la Commission, ou à lui enlever, lorsqu’un changement visant le mandat de la Commission est proposé.
  5. Le Ministre consulte le Président au sujet de questions liées à l’exécution du mandat de la Commission.
  6. Le Ministre travaille de concert avec le Président pour définir des mesures et des mécanismes appropriés visant le rendement de la Commission.
  7. Le Ministre passe en revue les conseils ou les recommandations formulés par le Président en ce qui concerne les nominations à la Commission ou la reconduction du mandat de membres de la Commission.
  8. Le Ministre présente des recommandations au Conseil des ministres et au lieutenant-gouverneur au sujet des nominations à la Commission ou de la reconduction du mandat de membres de la Commission, y compris du Président et du vice-président, conformément au processus de nomination établi par voie législative ou par le CGG aux termes de la DON.
  9. Le Ministre évalue, à tout moment, s’il y a lieu d’assujettir la Commission à un examen ou à une vérification, enjoint au Président de réaliser un examen de la Commission à intervalles réguliers, et recommande au CT/CGG tout changement à apporter à la gouvernance ou à l’administration de la Commission à la suite de cet examen ou de cette vérification.
  10. Lorsque cela est nécessaire ou approprié, le Ministre prend des mesures ou ordonne que des mesures correctives soient prises concernant l’administration ou les activités de la Commission.
  11. Le Ministre examine et approuve le rapport annuel de la Commission dans les soixante (60) jours civils suivant sa réception.
  12. Le Ministre veille à déposer le rapport annuel devant l’Assemblée législative dans les trente (30) jours civils qui suivent son approbation.
  13. Le Ministre veille à ce que le rapport annuel de la Commission soit rendu public après son dépôt à l’Assemblée législative et dans les trente (30) jours civils qui suivent son approbation.
  14. Le Ministre consulte le Président au sujet des priorités et des grandes orientations politiques du Gouvernement à l’égard de la Commission.
  15. Le Ministre consulte, s’il y a lieu, le Président au sujet de réorientations majeures, ou lorsque le Gouvernement envisage d’apporter des modifications de nature réglementaire ou législative susceptibles d’avoir une incidence sur la Commission.
  16. Le Ministre élabore le PE de la Commission, ainsi que toute modification afférente, en collaboration avec le Président et le signe afin de lui donner effet après que le Président y a apposé sa signature.
  17. Le Ministre passe en revue et approuve le plan d’activités annuel de la Commission, et examine les indicateurs de rendement afin de vérifier que les objectifs prioritaires de rendement sont respectés.
  18. Le Ministre recommande au CT/CGG le financement provincial à allouer à la Commission.
  19. Le Ministre transmet à la Commission, au début du cycle de planification annuelle, une lettre de mandat décrivant les attentes de haut niveau auxquelles doit répondre la Commission, ainsi que ses principaux engagements et ses priorités en matière de rendement.

8.2 Président

Le Président est investi des responsabilités suivantes :

  1. Le Président assure la direction de la Commission en collaborant avec les Commissaires pour établir les buts, les objectifs et l’orientation stratégique de sorte que la Commission puisse accomplir son mandat.
  2. Le Président veille à la mise en œuvre de mesures visant à appuyer les buts, les objectifs et l’orientation stratégique de la Commission.
  3. Le Président s’assure que la Commission s’acquitte des responsabilités qui lui sont attribuées en ce qui a trait aux décisions concernant la Commission.
  4. Le Président préside les réunions de la Commission et gère notamment l’ordre du jour de celles-ci.
  5. Le Président examine et approuve les demandes de remboursement des frais de déplacement présentées par les Commissaires.
  6. Le Président consulte le Ministre au sujet de l’orientation politique stratégique à donner à la Commission.
  7. Le Président communique en temps voulu avec le Ministre au sujet de toute question ou de tout événement susceptible de concerner le Ministre, ou d’avoir une incidence ou dont on peut raisonnablement supposer qu’ils auront une incidence sur les responsabilités du Ministre à l’égard de la Commission.
  8. Le Président consulte le Ministre avant d’entreprendre toute activité susceptible d’avoir une incidence sur les politiques, les directives ou les procédures du Gouvernement et du Ministère, ou sur le mandat, les pouvoirs ou les responsabilités de la Commission, tel qu’ils sont énoncés dans l’acte constitutif de la Commission.
  9. Le Président évalue le rendement de la Commission et établit les objectifs de la Commission, qu’il transpose dans le plan d’activités de la Commission.
  10. Le Président rend compte au Ministre, sur demande et dans les délais convenus, des activités de la Commission, en transmettant notamment une lettre annuelle confirmant que la Commission respecte l’ensemble des lois, directives et politiques comptables et financières applicables.
  11. Le Président veille à ce que la Commission exécute son mandat en respectant le budget approuvé qui lui a été alloué, et à ce que les fonds publics soient utilisés aux fins prévues avec intégrité et honnêteté.
  12. Le Président rédige le PE de la Commission en collaboration avec le Ministre et signe ce PE au nom de la Commission.
  13. Au nom de la Commission, le Président examine et approuve le plan d’activités et le rapport annuel de la Commission, et les remet au Ministre en respectant les délais précisés dans les directives applicables du CT/CGG et du Gouvernement, et à l’Annexe 1 du présent PE.
  14. Le Président s’assure que les Commissaires sont informés des responsabilités qui leur incombent en vertu de la LFPO en ce qui concerne le respect de l’éthique, y compris les règles sur les activités politiques.
  15. Le Président s’assure que des systèmes de gestion adéquats sont en place (par exemple en matière de finances, de technologie de l’information ou de ressources humaines) afin d’assurer l’administration efficace de la Commission.
  16. Le Président veille à établir une communication efficace avec le public et de bonnes relations publiques pour le compte de la Commission, en qualité de principal porte-parole de celle-ci.
  17. Le Président offre sa collaboration dans le cadre de tout examen ou de toute vérification de la Commission diligentés par le Ministre ou le CT/CGG.
  18. Le Président agit à titre de responsable de l’éthique pour les Commissaires, promeut un comportement éthique et s’assure que tous les Commissaires sont au courant des exigences de la LFPO en matière d’éthique, ainsi que des règlements et directives pris en application de cette loi, notamment en ce qui a trait aux conflits d’intérêts, aux activités politiques et à la divulgation protégée des actes répréhensibles.
  19. Le Président informe le Ministre des futurs postes à pourvoir, et formule des recommandations sur les nominations et la reconduction du mandat de membres de la Commission.
  20. Le Président veille au respect des obligations qu’imposent la législation et les politiques du CT/CGG.
  21. Le Président s’assure qu’un cadre adapté est mis en place pour que les Commissaires bénéficient de séances d’orientation et de formation adéquates, et pour que le personnel du ministère reçoive en temps voulu les renseignements nécessaires pour soutenir la Commission dans le cadre de son administration et de ses activités.
  22. Le Président veille à la mise en place d’un processus de traitement et de règlement des plaintes formulées par le public.
  23. Le Président donne des directives au personnel du ministère chargé de fournir des prestations de soutien à la Commission dans le cadre de l’administration du programme d’aide financière, au besoin.
  24. Au moins une fois par an, le Président présente au chef de l’Unité de la prestation des services directs relevant de la Direction des services aux personnes ayant une déficience intellectuelle et des services de soutien du Ministère (ou de toute direction ou unité qui leur succédera) les recommandations formulées et les données concernant le rendement du personnel du ministère chargé d’assurer la prestation de services spécifiques auprès de la Commission.

8.3 Vice-président

Le vice-président est investi des responsabilités suivantes :

  1. Le vice-président exerce les pouvoirs et les fonctions du Président en cas d’absence ou d’empêchement de celui-ci, ou assure l’intérim en cas de vacance de la charge du Président.
  2. Le vice-président est tenu informé des responsabilités en matière de gouvernance qui relèvent de la charge du Président, et est associé à ces responsabilités de manière qu’il soit en mesure d’assurer l’intérim en cas d’absence du Président. Les fonctions du Président visées au paragraphe 8.2 peuvent être déléguées au vice-président, comme convenu par le Président et le vice-président.

8.4 Commission

La Commission est investie des responsabilités suivantes :

  1. La Commission établit les buts, les objectifs et l’orientation stratégique de la Commission dans le cadre du mandat de celle-ci, conformément à la Loi de 2020 sur la Commission d’aide aux anciens combattants et aux règlements pris en application de celle-ci, aux politiques du Gouvernement, le cas échéant, et au présent PE.
  2. La Commission gère ses activités dans le cadre de son mandat conformément à la Loi de 2020 sur la Commission d’aide aux anciens combattants et aux règlements pris en application de celle-ci, à d’autres règlements applicables, à son plan d’activités approuvé et décrit au paragraphe 10.1 du présent PE, aux lignes directrices du programme et aux recommandations formulées par écrit par le Ministre dans la lettre de mandat annuelle.
  3. La Commission supervise la rédaction de ses plans d’activités annuels, lesquels sont approuvés par le Président et remis, par ce dernier, au Ministre, dans les délais prescrits par la DON.
  4. La Commission supervise la rédaction de son rapport annuel, lequel est approuvé par le Président et remis, par ce dernier, au Ministre.
  5. La Commission prend des décisions conformes à son plan d’activités approuvé et veille à exécuter son mandat dans les limites du budget qui lui a été alloué.
  6. La Commission s’assure que les fonds publics sont utilisés avec intégrité et honnêteté, et aux seules fins de ses activités, en respectant le principe d’optimisation des ressources, et en conformité avec les lois, les règlements et les directives du CT/CGG applicables.
  7. La Commission veille à ce que la Commission soit régie avec efficacité, selon les pratiques commerciales et financières communément acceptées, ainsi que les directives du CT/CGG applicables.
  8. La Commission se dote de mécanismes de surveillance, afin d’obtenir des conseils au sujet des procédures à adopter aux fins de l’efficacité de sa gestion, de sa gouvernance ou de son obligation de rendre des comptes.
  9. La Commission passe en revue son PE, ainsi que toute modification de celui-ci, selon les directives du Président et dans les délais voulus.
  10. La Commission approuve ses rapports et les examens qui pourraient être demandés à tout moment par le Ministre, aux fins de présentation au Ministre dans les délais convenus.
  11. La Commission diligente la création d’un cadre de gestion des risques approprié et d’un plan de gestion des risques, et prend les dispositions nécessaires afin de faire examiner et vérifier, au besoin, les risques auxquels elle est susceptible de faire face.
  12. La Commission s’assure, s’il y a lieu, que les règles sur les conflits d’intérêts auxquelles elle doit se conformer et qui sont énoncées dans le Règlement de l’Ontario 381/07 (ou qui ont été approuvées par le commissaire à l’intégrité et publiées sur le site Web de celui-ci) sont appliquées aux Commissaires.
  13. La Commission établit des indicateurs et se fixe des objectifs de rendement, et met en place des systèmes de gestion afin de suivre et d’évaluer son rendement, conformément à son plan d’activités.
  14. La Commission ordonne l’adoption de mesures correctives concernant son fonctionnement ou ses activités, s’il y a lieu.
  15. La Commission se soumet à tout examen périodique ou à toute vérification des risques ordonnés par le Ministre ou le CT/CGG, et transmet à ces derniers tout renseignement nécessaire à ce sujet.
  16. La Commission consulte, s’il y a lieu, les parties concernées au sujet des buts, des objectifs et de l’orientation stratégique de la Commission.
  17. La Commission formule des recommandations au Gouvernement par l’entremise du Ministre, au sujet de questions ayant une incidence sur les anciens combattants et leur famille, ou de questions intéressant ou ayant une incidence sur le mandat et les activités de la Commission.
  18. La Commission informe le Président des futurs postes à pourvoir, et formule des recommandations sur les nominations et la reconduction du mandat de membres de la Commission.
  19. La Commission fixe son orientation stratégique et en rend compte conformément à la lettre de mandat émanant du Ministre, à son plan d’activités annuel et à son rapport annuel.
  20. La Commission administre un programme d’aide financière destinée aux anciens combattants admissibles et aux membres des familles admissibles d’anciens combattants qui résident en Ontario, conformément à la Loi de 2020 sur la Commission d’aide aux anciens combattants, à tout règlement pris en application de la Loi, et aux lignes directrices du programme fournies par le Ministère.

8.5 Sous-ministre

La Sous-ministre est investie des responsabilités suivantes :

  1. La Sous-ministre conseille et aide le Ministre à l’égard des responsabilités de ce dernier envers la Commission, notamment en l’informant de l’orientation stratégique, des politiques et des priorités qui concernent le mandat de la Commission.
  2. La Sous-ministre formule des recommandations au Ministre au sujet des exigences de la DON, de la directive sur les personnes nommées par le Gouvernement et d’autres directives auxquelles la Commission est assujettie.
  3. Au besoin, la Sous-ministre recommande au Ministre de faire réaliser une évaluation ou un examen, y compris un examen des risques, de la Commission ou de son programme d’aide financière, ou de modifier le cadre des activités de la Commission.
  4. La Sous-ministre s’assure que la Commission s’est dotée d’un cadre de gestion des risques et d’un plan de gestion des risques qui lui permettent de gérer les risques auxquels elle pourrait être exposée dans le cadre de la poursuite des objectifs de son programme.
  5. La Sous-ministre facilite, si nécessaire, la tenue régulière de réunions d’information et de consultations entre le Président et le Ministre, et entre le personnel du ministère et les Commissaires.
  6. Au besoin, la Sous-ministre témoigne devant le CT/CGG que la Commission se conforme aux exigences en matière d’obligation de rendre compte établies dans la DON, ainsi qu’à d’autres directives du CT/CGG applicables, aux politiques opérationnelles du Gouvernement et aux orientations stratégiques en se fondant sur l’attestation annuelle de conformité transmise au Ministre par le Président.
  7. La Sous-ministre veille à ce que le Ministère et la Commission disposent des ressources et des systèmes nécessaires pour assurer la gestion continue des risques, y compris la supervision adéquate de la Commission.
  8. La Sous-ministre procède sans délai, lorsque le Ministre ou le CT/CGG l’exigent, à une évaluation des risques portant sur la Commission, sa gestion ou ses activités.
  9. La Sous-ministre seconde le Ministre dans l’examen des objectifs et des indicateurs de rendement de la Commission, ainsi que des résultats de celle-ci.
  10. La Sous-ministre conseille le Ministre au sujet des documents qui lui ont été transmis par la Commission aux fins d’examen ou d’approbation.
  11. La Sous-ministre remet au Ministre, dans le cadre du processus de planification annuel, un plan de gestion et d’évaluation des risques pour chaque catégorie de risques.
  12. La Sous-ministre entreprend des examens des activités de la Commission ou collabore avec le Ministre pour réaliser de tels examens, conformément aux directives du Ministre ou du CT/CGG.
  13. La Sous-ministre assure, pour le compte du Ministre, la surveillance de la Commission tout en respectant l’autonomie de cette dernière, suggère l’adoption de mesures correctives si les circonstances le justifient, et présente au Ministre des recommandations visant à régler les problèmes ponctuels.
  14. La Sous-ministre négocie une ébauche de PE avec le Président, ainsi que toute modification du PE, selon les instructions du Ministre ou sur demande du Président.
  15. La Sous-ministre rencontre le Président au besoin ou selon les directives du Ministre, ou consulte le Président au besoin, afin d’aborder des questions d’intérêt mutuel, notamment les services fournis par le Ministère, ainsi que le respect de la législation, de la réglementation, des directives du CT/CGG et des politiques ministérielles.
  16. La Sous-ministre prend les dispositions nécessaires pour que la Commission reçoive le soutien administratif et financier ou tout autre soutien prévu dans le présent PE.
  17. La Sous-ministre rend des comptes au SCT, s’il y a lieu, au sujet de la conformité des activités de la Commission et du Ministère à la DON.
  18. La Sous-ministre avise par écrit le Président des nouvelles directives gouvernementales, ainsi que des exceptions prévues par les directives du CT/CGG, les politiques gouvernementales et les politiques administratives ministérielles, ou des dispenses totales ou partielles d’application de ces directives et politiques.
  19. La Sous-ministre remet, au besoin, un rapport aux secrétaires du CT/CGG sur la cessation des activités de la Commission, la cession de ses actifs, l’acquittement des responsabilités en suspens de la Commission et l’arrivée à terme de tout mandat.

8.6 Administrateur du ministère

L’Administrateur du ministère est investi des responsabilités suivantes :

  1. L’Administrateur du ministère supervise et dirige le personnel du ministère chargé de fournir à la Commission des services de soutien dans le cadre de la gestion financière, de l’analyse des programmes et de la gestion administrative qui ne sont pas visés par l’examen et l’approbation, par la Commission, des demandes et octrois de fonds.
  2. L’Administrateur du ministère s’assure que les lignes directrices et les directives du Conseil de gestion du gouvernement sont communiquées au Président.
  3. L’Administrateur du ministère gère les activités financières, analytiques et administratives de la Commission conformément aux pratiques et aux normes commerciales et financières communément acceptées, ainsi qu’aux directives et aux lignes directrices du Conseil de gestion du gouvernement.
  4. L’Administrateur du ministère assure une communication efficace avec la Sous-ministre et les cadres supérieurs du Ministère, et sollicite les conseils et le soutien du Ministère au sujet d’affaires administratives.
  5. L’Administrateur du ministère tient le Président informé et le met au courant de toutes les questions intéressant les activités administratives et financières de la Commission.
  6. L’Administrateur du ministère recrute, forme et supervise le personnel du ministère dans le cadre des fonctions de la Commission, et consulte le Président, au besoin.
  7. L’Administrateur du ministère contribue, sur demande, à la préparation de documents officiels portant sur l’exécution du mandat de la Commission.
  8. L’Administrateur du ministère examine et approuve les demandes de remboursement des frais de déplacement présentées par les Commissaires.

9. Cadre éthique

Les Commissaires qui sont nommés par le lieutenant-gouverneur en conseil sont assujettis aux dispositions relatives aux conflits d’intérêts énoncées dans la DON et aux dispositions relatives aux conflits d’intérêts énoncées dans la LFPO, ainsi que dans les règlements pris en application de cette dernière. On se reportera à ces dispositions pour obtenir la liste exhaustive des règles ayant trait aux conflits d’intérêts.

Les Commissaires ne doivent utiliser aucun renseignement obtenu à la suite de leur nomination à la Commission pour en retirer un intérêt ou un avantage personnel. Tout membre ayant des motifs raisonnables de croire qu’il ou elle se trouve en conflit d’intérêts dans une affaire intéressant la Commission, ou un comité de la Commission, devra dévoiler dès que possible la nature du conflit au Président et devra s’abstenir de toute participation ultérieure à cette affaire. Le Président fait inscrire au procès-verbal de la réunion tout conflit d’intérêts déclaré.

Un Commissaire peut également se retrouver en conflit d’intérêts hors du cadre de ses responsabilités auprès de la Commission (par exemple lors de son travail au sein du comité d’un autre organisme). Dans ce cas de figure, le Président déterminera la mesure à adopter pour respecter, dans la mesure du possible, les règles ayant trait aux conflits d’intérêts, notamment, mais sans s’y limiter, en recourant à la récusation partielle ou totale.

Le Président, en sa qualité de responsable de l’éthique pour la Commission, veille à ce que les Commissaires connaissent et respectent les règles éthiques auxquelles ils sont assujettis, notamment les règles sur les conflits d’intérêts, les activités politiques et la divulgation protégée d’actes répréhensibles qui s’appliquent à la Commission.

10. Exigences en matière de production de rapports

10.1 Plan d’activités

  1. Le Président veille à ce que le Ministre reçoive chaque année le plan d’activités de la Commission, visant une période minimale de trois (3) ans à compter de l’exercice en cours, comprenant un plan financier et budgétaire, ainsi qu’un plan d’évaluation et de gestion des risques, aux fins d’approbation par le Ministre. Le plan d’activités annuel doit être conforme aux exigences prévues par la DON.
  2. Le plan d’activités annuel doit être présenté au directeur général de l’administration du Ministère ou à une personne exerçant un poste équivalent au plus tard trois (3) mois avant le début de l’exercice financier de la Commission.
  3. Le Président s’assure que le plan d’activités de la Commission comprend un mécanisme permettant de mesurer le rendement et rend compte de la réalisation des objectifs énoncés dans ce plan. Le mécanisme doit inclure des objectifs de rendement, la description de la façon dont ces objectifs seront atteints, les résultats visés, ainsi qu’un échéancier.
  4. Le Président s’assure que le plan d’activités comprend un plan d’évaluation et de gestion des risques afin d’aider le Ministère à préparer son propre plan d’évaluation et de gestion des risques conformément aux exigences de la DON, d’évaluer les risques, de compiler et de tenir à jour les dossiers nécessaires, et de présenter des rapports au CT/CGG.
  5. Le Président veille à ce que les plans d’activités publiés ne divulguent pas les éléments suivants : renseignements personnels, renseignements sensibles sur l’emploi et les relations de travail, renseignements protégés par le secret professionnel de l’avocat, renseignements confidentiels du Conseil des ministres, secrets industriels, renseignements dont la divulgation porterait préjudice aux intérêts financiers ou commerciaux de la Commission sur le marché, et renseignements qui, autrement, constitueraient un risque pour la sécurité des installations ou des activités de la Commission.
  6. Le Ministre passe en revue le plan d’activités annuel de la Commission et signale promptement au Président s’il est d’accord ou non avec l’orientation proposée par la Commission. Le Ministre peut indiquer au Président en quoi les plans de la Commission diffèrent des politiques ou des priorités du Gouvernement ou du Ministère, au besoin, et la Commission modifiera son ou ses plans en conséquence. Les plans d’activités sont considérés comme valides uniquement à partir du moment où le ministre responsable a approuvé le plan et que cette approbation a été signifiée par écrit.
  7. Le CT/CGG peut également demander au Ministre que le plan d’activités de la Commission soit soumis au CT/CGG aux fins d’examen, au besoin.
  8. Le Président veille à ce que le plan d’activités soit mis à la disposition du public dans un format accessible, dans les deux langues officielles, sur le site Web du Ministère, dans les trente (30) jours civils suivant l’approbation par le Ministre.

10.2 Rapports annuels

  1. Le Président doit s’assurer que le rapport annuel de la Commission est soumis au Ministre afin qu’il soit approuvé et déposé à l’Assemblée législative. Le Président remettra le rapport annuel au Ministre dans les cent vingt (120) jours qui suivent la clôture de l’exercice financier de la Commission. Le rapport annuel doit être conforme aux exigences prévues par la DON.
  2. Le Président s’assure que le rapport annuel est rendu dans le format prescrit par la DON.
  3. Le Président veille à ce que les rapports annuels publiés ne divulguent pas les éléments suivants : renseignements personnels, renseignements sensibles sur l’emploi et les relations de travail, renseignements protégés par le secret professionnel de l’avocat, renseignements confidentiels du Conseil des ministres, et renseignements qui, autrement, constitueraient un risque pour la sécurité des installations ou des activités de la Commission.
  4. Le Ministre reçoit et examine le rapport annuel de la Commission afin de vérifier que les exigences de la DON sont respectées, et approuve le rapport annuel dans les soixante (60) jours civils à compter de sa réception.
  5. Le Ministre dépose le rapport devant l’Assemblée législative dans les trente (30) jours civils à compter de son approbation.
  6. Le Président s’assure que le rapport annuel est rendu public dans un format accessible, dans les deux langues officielles, sur le site Web du Ministère après avoir été déposé devant l’Assemblée législative et dans les trente (30) jours civils qui suivent l’approbation du document par le Ministre.
  7. Sauf indication contraire (par exemple aux termes d’une directive ou d’une loi), des canaux de diffusion et des formats numériques doivent être utilisés pour la diffusion des rapports annuels.

10.3 Autres rapports

  1. À la demande du Ministre ou de la Sous-ministre, le Président doit fournir, pour le compte de la Commission, des données spécifiques et tout autre renseignement demandés de temps à autre aux fins de l’administration du Ministère.

11. Exigences en matière de publication

  1. Le Président veille, au nom de la Commission, à ce que les documents de gouvernance approuvés suivants soient mis à disposition du public dans un format accessible, dans les deux langues officielles, sur le site Web du Ministère dans les délais prescrits :
    • Protocole d’entente et toute lettre de confirmation – dans les trente (30) jours qui suivent la signature par les deux parties
    • Lettre de mandat de l’Organisme – au plus tard à la date de présentation du plan d’activités annuel correspondant
    • Plan d’activités annuel – dans les trente (30) jours suivant l’approbation du document par le Ministre
    • Rapport annuel – dans les trente (30) jours suivant l’approbation du document par le Ministre (le rapport doit d’abord être déposé devant l’Assemblée législative)
  2. Les documents de gouvernance publiés ne doivent pas divulguer les éléments suivants : renseignements personnels, renseignements sensibles sur l’emploi et les relations de travail, renseignements protégés par le secret professionnel de l’avocat, renseignements confidentiels du Conseil des ministres, et renseignements qui, autrement, constitueraient un risque pour la sécurité des installations ou des activités de la Commission.
  3. Le Président veille, au nom de la Commission, à ce que les renseignements concernant les dépenses engagées par et pour les Commissaires soient publiés sur le site Web du Ministère, conformément aux exigences de la Directive sur les frais de déplacement, de repas et d’accueil.
  4. Le Président s’assure, au nom de la Commission, que toute autre exigence relative à l’affichage public est respectée.

12. Communication et gestion des problèmes

Les parties au présent PE reconnaissent qu’il est essentiel d’échanger en temps opportun des renseignements sur les activités et l’administration de la Commission afin que le Ministre puisse s’acquitter de son obligation de rendre compte des activités de la Commission à l’Assemblée législative et de répondre à ses questions à ce sujet. Les parties reconnaissent également qu’il est essentiel de tenir le Président au courant des initiatives et de l’orientation stratégique générale du Gouvernement qui peuvent avoir une incidence sur le mandat et les fonctions de la Commission.

Par conséquent, le Ministre et le Président conviennent de ce qui suit :

  1. Le Président informera le Ministre en temps opportun de tous les événements prévus, notamment les consultations avec les parties prenantes et les questions, y compris les questions litigieuses, qui concernent ou dont on peut raisonnablement s’attendre à ce qu’ils concernent le Ministre dans l’exercice de ses responsabilités.
  2. Au besoin, le Ministre consulte promptement le Président au sujet des initiatives stratégiques générales ou des mesures législatives que le Gouvernement envisage d’adopter qui pourraient avoir une incidence sur le mandat ou les fonctions de la Commission, ou qui auront par ailleurs des répercussions importantes sur la Commission.
  3. Le Ministre et le Président se consultent au sujet des stratégies de communication publique et de la publication de documents. Ils se tiennent mutuellement informés des résultats des consultations et des discussions menées auprès des parties concernées et du public.
  4. Le Ministre et le Président se rencontrent au moins une fois par an, ainsi qu’à la demande de l’une ou l’autre partie, pour discuter des questions intéressant l’exécution du mandat de la Commission, de sa gestion et de ses activités.
  5. La Sous-ministre et le Président se rencontrent au moins une fois par an, ainsi qu’à la demande de l’une ou l’autre partie, pour discuter des questions touchant à la réalisation du mandat de la Commission, à l’efficacité de ses activités, ainsi qu’aux services fournis par le Ministère à la Commission. La Sous-ministre et le Président doivent se transmettre, en temps utile, renseignements et avis pertinents au sujet des questions importantes qui pourraient avoir une incidence sur la gestion ou les activités de la Commission.
  6. La Commission et le Ministre doivent se conformer au protocole de communication publique, qui figure à l’Annexe 4 du présent PE, dans le cadre de la gestion continue des diverses questions.

13. Dispositions administratives

13.1 Directives gouvernementales applicables

  1. Il incombe au Président de veiller à ce que la Commission exerce ses activités conformément à toutes les directives applicables émanant du CT/CGG, de la CFP et du Gouvernement, ainsi qu’aux politiques et procédures financières et administratives applicables du Ministère. On trouvera une liste des directives et des politiques applicables à l’Annexe 3 du présent PE.
  2. Le Ministère informe la Commission des modifications ou adjonctions aux directives, politiques et lignes directrices qui s’appliquent à la Commission; toutefois, la Commission est tenue de se conformer à toutes les directives, politiques et lignes directrices auxquelles elle est assujettie.
  3. Le Président doit veiller, pour le compte de la Commission, à ce que des attentes claires soient établies envers les bénéficiaires d’un financement approuvé par la Commission, et que des mesures appropriées soient en place pour vérifier les pratiques et les activités de la Commission, et pour garantir un usage prudent de l’argent des contribuables.

13.2 Services juridiques

  1. Les services juridiques offerts à la Commission d’aide aux anciens combattants seront assurés par le ministère du Procureur général.
  2. La Commission peut demander une aide juridique externe lorsqu’elle a besoin d’une expertise qui n’est pas offerte au sein du ministère du Procureur général. Le ministère du Procureur général doit approuver cette demande, qu’il examinera à la lumière des directives et politiques applicables.

13.3 Création, collecte, tenue et élimination des dossiers

  1. Le Président s’assure que la Commission dispose d’un système pour la création, la collecte, la tenue et l’élimination des dossiers.
  2. Le Président s’assure, pour le compte de la Commission, que celle-ci se conforme à toutes les lois, directives et politiques du Gouvernement en matière de gestion des renseignements et des dossiers.
  3. Le Président et la Commission doivent protéger les intérêts juridiques, fiscaux et autres de la Commission en adoptant des mesures raisonnables qui permettent d’assurer la viabilité, l’intégrité, la conservation et la sécurité de tous les dossiers officiels créés, commandés ou acquis par la Commission. Cela inclut, sans s’y limiter, tous les dossiers électroniques, comme les courriels, les renseignements publiés sur le ou les sites Web du ministère, les ensembles de données de la base de données, ainsi que tous les dossiers sauvegardés sur les ordinateurs personnels et les disques partagés.
  4. Il incombe au Président et à l’Administrateur du ministère de veiller à la mise en place de mesures exigeant du personnel du ministère chargé de la prestation de services de soutien à la Commission qu’il crée des dossiers complets, précis et fiables qui documentent et appuient les transactions d’affaires, les décisions, les événements, les politiques et les programmes importants.
  5. La Loi de 2006 sur les Archives publiques et la conservation des documents, L.O. 2006, chapitre 34, annexe A s’applique aux organismes publics tels que décrits dans le Règlement de l’Ontario 336/07. Le Président, pour le compte de la Commission, s’assure que celle-ci se conforme à la Loi de 2006 sur les Archives publiques et la conservation des documents, L.O. 2006, chapitre 34, annexe A.

13.4 Propriété intellectuelle

  1. Le Président, pour le compte de la Commission, veille à ce que les intérêts juridiques, financiers et autres du Gouvernement en matière de propriété intellectuelle soient protégés dans tout accord que la Commission conclurait avec une tierce partie et qui porterait sur la création de propriété intellectuelle.

13.5 Accès à l’information et protection de la vie privée

  1. Le Président et le Ministre reconnaissent que la Commission est tenue de respecter les exigences établies dans la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée (LAIPVP) en ce qui a trait à la collecte, la conservation, la sécurité, l’utilisation, la distribution et l’élimination des dossiers.
  2. Le Ministre est le responsable de l’institution au sens de la LAIPVP.

13.6 Normes de service

  1. La Commission doit fixer des normes relatives au service à la clientèle et à la qualité conformes aux normes pertinentes établies par le Gouvernement, le Ministère et la fonction publique de l’Ontario.
  2. Le Président doit s’assurer que la prestation des services par la Commission est conforme à une norme de qualité qui reflète les principes et les exigences de la Directive sur les services de la FPO.
  3. La Commission veille à répondre dans les délais prévus aux plaintes des clients de la Commission sur la qualité des services, en se conformant aux normes de qualité de service du Gouvernement.
  4. Le plan d’activités annuel de la Commission doit comprendre des indicateurs de rendement et des objectifs en matière de service à la clientèle et de gestion des plaintes par la Commission.
  5. La Commission doit se conformer à la Loi sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario.

14. Dispositions financières

14.1 Généralités

  1. Toutes les procédures financières touchant à la Commission doivent être conformes aux directives et lignes directrices applicables émanant du CT/CGG et du ministère des Finances, aux politiques et procédures financières et administratives du Ministère ainsi qu’aux autres lignes directrices, directives et politiques du Gouvernement, conformément à ce qui est mentionné à l’Annexe 3 du présent PE.
  2. Sur ordre du ministre des Finances ou du président du Conseil du Trésor, et conformément à l’article 16.4 de la Loi sur l’administration financière, la Commission verse au Trésor toute somme que le ministre des Finances ou le président du Conseil du Trésor juge excédentaire eu égard à ses besoins.
  3. Aux termes de l’article 28 de la Loi sur l’administration financière, la Commission ne doit pas souscrire d’arrangement ou d’engagement financier, de garantie, de remboursement ou d’opération semblable qui augmenteraient, directement ou non, la dette ou la dette éventuelle du gouvernement de l’Ontario sans avoir obtenu l’autorisation écrite du ministre des Finances ou du président du Conseil du Trésor. Le consentement du Ministre est requis avant de demander l’approbation du ministre des Finances, telle qu’elle est prescrite par la loi.

14.2 Financement 

  1. La Commission doit disposer d’un compte bancaire à son propre nom et gère ses activités financières, y compris la gestion des liquidités, conformément aux orientations stratégiques de l’Office ontarien de financement.
  2. La Commission est financée par le Gouvernement à partir du Trésor, conformément à une affectation de crédit autorisée par l’Assemblée législative, laquelle est assujettie aux rajustements effectués par le Ministre, le CT/CGG ou l’Assemblée législative.
  3. Le personnel du ministère prépare, en concertation avec le Président, des estimations des dépenses de la Commission qui seront incluses dans le plan d’activités aux fins de leur présentation devant l’Assemblée législative.
  4. Les estimations peuvent, après concertation utile avec le Président, être modifiées au besoin. Les parties reconnaissent que le CT/CGG est investi du pouvoir final de décision.
  5. Les procédures financières de la Commission doivent être conformes aux directives et aux lignes directrices du CT/CGG et du ministère des Finances, ainsi qu’aux autres orientations gouvernementales applicables.
  6. Comme le prévoit la Loi, les Commissaires ne sont pas rémunérés, mais ont droit au remboursement des dépenses raisonnables comme précisé dans la Directive sur les frais de déplacement, de repas et d’accueil émanant du CGG.

14.3 Rapports financiers

  1. Au nom de la Commission, le Président remet au Ministre les états financiers annuels, qu’il joint au rapport annuel de la Commission. Les états sont présentés dans un format conforme aux politiques comptables de la province établies par la Division du contrôleur provincial.

14.4 Régime fiscal : Taxe de vente harmonisée (TVH)

  1. La Commission est tenue de payer la TVH, le cas échéant, conformément à la Loi sur la taxe d’accise (loi fédérale).
  2. Conformément à l’accord de réciprocité fiscale conclu entre le Canada et l’Ontario, la Commission peut, sous réserve des restrictions éventuelles énoncées par Finances Canada, se prévaloir auprès du Gouvernement d’une remise au titre de la TVH à l’égard de la TVH qu’elle verse à ses fournisseurs.
  3. La Commission ne demandera pas de remise au titre de la TVH auprès du Gouvernement à l’égard des taxes pour lesquelles elle aurait déjà présenté une demande de remboursement, du crédit de taxe sur les intrants ou de toute autre remise prévue aux termes de la Loi sur la taxe d’accise (loi fédérale).
  4. Sur demande, la Commission doit fournir au ministère des Finances ou à l’Agence du revenu du Canada tout renseignement nécessaire au calcul du montant de la remise au titre de la TVH réclamée au Gouvernement.

15. Dispositions en matière de vérification et d’examen

15.1 Vérifications

  1. La Commission est assujettie à un examen périodique et à une vérification de l’optimisation des ressources par le vérificateur général de l’Ontario aux termes de la Loi sur le vérificateur général ou par la Division de la vérification interne de l’Ontario du Secrétariat du Conseil du Trésor.
  2. La Division de la vérification interne de l’Ontario peut également mener une vérification interne, sous réserve de l’autorisation du Comité de vérification du Ministère ou du Comité de vérification générale.
  3. Indépendamment de toute vérification antérieure, le Ministre peut ordonner que la Commission fasse l’objet d’une vérification en tout temps.
  4. La Commission fournira rapidement une copie de chaque rapport de vérification au Ministre, ainsi qu’au ministre des Finances/président du Conseil du Trésor. La Commission joindra également une copie de ses réponses au rapport de vérification et toute recommandation qui s’y rattache. La Commission avisera le Ministre une fois par année de toute recommandation formulée dans un rapport de vérification restée en suspens.
  5. Le Président peut, pour le compte de la Commission, demander que les transactions financières ou les contrôles de gestion de la Commission fassent l’objet d’une vérification externe, aux frais de la Commission.
  6. Les résultats des vérifications effectuées par le Ministère ou le Gouvernement sont communiqués au Président. Le Président aura la possibilité de joindre ses commentaires au dossier de vérification.

15.2 Autres examens

  1. La Commission peut faire l’objet d’un examen périodique entrepris à la discrétion et selon les directives du CT/CGG ou du Ministre. L’examen peut porter sur des questions liées à la Commission qui sont déterminées par le CT/CGG ou le Ministre et qui portent notamment sur le mandat, les pouvoirs, la structure de gouvernance ou les activités de la Commission.
  2. Lors de la demande de l’examen périodique, le Ministre ou le CT/CGG établiront le calendrier de l’examen et désigneront la personne responsable de sa réalisation, les responsabilités du Président, de la Commission et du Ministre dans le cadre de cet examen, ainsi que le mode de participation des autres parties qui y prennent part.
  3. Un examen du mandat de la Commission sera réalisé au moins une fois tous les six (6) ans.
  4. Le Ministre consultera le Président au besoin au cours d’un examen de cet ordre.
  5. Le Président et la Commission apporteront leur concours à tout examen.
  6. Dans le cas d’un examen demandé par le Ministre, ce dernier doit remettre ses recommandations de modifications formulées à la lumière de l’examen portant sur la Commission au CT/CGG aux fins d’étude.

16. Dotation en personnel et nominations

16.1 Délégation de pouvoir pour la gestion des ressources humaines

  1. Lorsque la CFP délègue ses pouvoirs, fonctions et responsabilités en matière de gestion des ressources humaines à la Sous-ministre, au Président ou à un particulier prescrit aux termes du Règlement de l’Ontario 148/10, cette personne doit exercer ces attributions conformément aux lois, directives ou politiques pertinentes, ainsi qu’au mandat de la Commission, et selon les paramètres des attributions déléguées.

16.2 Exigences en matière de dotation en personnel

  1. Le Ministère met à disposition de la Commission, par l’intermédiaire de la Direction des services aux personnes ayant une déficience intellectuelle et des services de soutien, les services de soutien administratif et d’analyse des programmes nécessaires à l’administration efficiente de la Commission.
  2. La Direction des services aux personnes ayant une déficience intellectuelle et des services de soutien rédigera des descriptions de postes pour le personnel du ministère chargé de fournir les services à la Commission.
  3. Les services de soutien financier, analytique et administratif que le Ministère doit fournir à la Commission sont énumérés à l’Annexe 2 du présent PE.
  4. Le personnel de la Commission est composé de personnes employées aux termes de la Partie III de la Loi de 2006 sur la fonction publique de l’Ontario.
  5. Dans ses rapports avec le personnel du ministère employé aux termes de la Partie III de la Loi de 2006 sur la fonction publique de l’Ontario, la Commission est assujettie aux directives en matière de ressources humaines du CGG, ainsi qu’aux directives de la Commission de la fonction publique aux termes de la LFPO.

16.3 Nominations

  1. La Commission se compose d’au moins trois (3) membres et de tout au plus onze (11) membres, lesquels sont nommés par le lieutenant-gouverneur en conseil en application du paragraphe 6 (1) de la Loi de 2020 sur la Commission d’aide aux anciens combattants.
  2. Un membre de la Commission peut être nommé à discrétion par le lieutenant-gouverneur en conseil pour une durée ne dépassant pas trois (3) ans, et son mandat peut être renouvelé conformément au paragraphe 6 (2) de la Loi de 2020 sur la Commission d’aide aux anciens combattants.
  3. La Commission est composée en majorité d’anciens combattants ou de personnes pouvant être un parent, un conjoint, un enfant ou un frère ou une sœur d’ancien combattant, conformément au paragraphe 6 (3) de la Loi de 2020 sur la Commission d’aide aux anciens combattants.
  4. Le lieutenant-gouverneur en conseil désigne un membre de la Commission comme Président et un autre membre comme vice-président conformément au paragraphe 6 (4) de la Loi de 2020 sur la Commission d’aide aux anciens combattants.

16.4 Rémunération/Remboursement

  1. Comme le prévoit la Loi, les Commissaires ne sont pas rémunérés.
  2. Les frais de déplacement des Commissaires doivent être conformes à la Directive sur les frais de déplacement, de repas et d’accueil du CGG. Les dépenses raisonnables seront remboursées.

17. Gestion des risques, protection contre la responsabilité civile et assurance

17.1 Gestion des risques

  1. Le Président est tenu de s’assurer, pour le compte de la Commission, que celle-ci est dotée d’une stratégie de gestion des risques, conformément au processus de gestion des risques de la FPO.
  2. La Commission devra veiller à ce que les risques auxquels elle est exposée soient gérés de manière appropriée.

17.2 Protection contre la responsabilité civile et assurance

  1. La Commission est assurée en vertu du Programme de responsabilité civile - dossiers généraux et circulation routière du gouvernement de l’Ontario, qui prévoit une assurance de la responsabilité civile en cas de lésions corporelles ou personnelles, de décès ou de dommages matériels, dont la perte de jouissance des biens.

18. Entrée en vigueur, durée et révision périodique du PE

  1. Le présent PE entre en vigueur à la date de sa signature par les parties et demeure en vigueur jusqu’à ce qu’il soit révoqué ou remplacé par un autre PE signé par les parties.
  2. Une copie signée du PE et de toute version ultérieure de ce PE doit être remise au secrétaire du Conseil du Trésor/Conseil de gestion du gouvernement.
  3. En cas d’entrée en fonctions d’un nouveau Ministre ou d’un nouveau Président, les deux parties doivent affirmer par écrit que le présent protocole d’entente restera en vigueur sans révision (et joindre la lettre signée au PE); elles peuvent par ailleurs convenir de réviser le PE et de signer cette nouvelle version au plus tard six (6) mois après le changement.
  4. Une copie de la lettre de confirmation ou du nouveau PE conclu entre le Ministre et le Président doit être remise au secrétaire du Conseil du Trésor et du Conseil de gestion du gouvernement au plus tard six (6) mois après l’entrée en fonctions du nouveau Ministre et/ou de celle du nouveau Président.
  5. Sans que cela ait pour effet de modifier la date d’entrée en vigueur du présent PE, le Ministre ou le Président peuvent solliciter une révision du présent PE en transmettant une demande écrite à cet effet à l’autre partie.
  6. Si l’une des parties juge qu’il est urgent de modifier le présent PE, la modification ne peut se faire que par communication écrite. Toute modification entrera en vigueur uniquement après approbation par les deux parties.
  7. Une révision complète du présent PE sera effectuée avant son expiration, au plus tard au cinquième anniversaire de sa date d’entrée en vigueur ou immédiatement après tout changement important apporté au mandat, aux pouvoirs ou à la structure de gouvernance de la Commission par suite d’une modification de la Loi de 2020 sur la Commission d’aide aux anciens combattants.
  8. Le présent PE sera révisé au moins tous les cinq (5) ans afin de le tenir à jour et conforme aux attentes du Gouvernement.

Signatures

Colin Rowe, président, Commission d’aide aux anciens combattants

Todd Smith, ministre, ministère des Services à l’enfance et des Services sociaux et communautaires

Annexe 1 : Résumé des exigences relatives à la production de rapports

ÉchéanceRapport/DocumentTitre des fonctionnaires responsables
Présenté chaque année, dans les trois (3) mois qui précèdent la fin de l’exercice financier de l’OrganismePlan d’activités de l’Organisme
 
  • Préparation
  • Approbation
  • Présentation au Ministre
Président
Présenté chaque année, dans les cent vingt (120) jours qui suivent la clôture de l’exercice financier de l’OrganismeRapport annuel
 
  • Préparation
  • Approbation
  • Présentation au Ministre
Président
À la demandeAutres rapports
 
  • Préparation
  • Approbation
  • Présentation au Ministre
Président
Chaque annéeÉtats financiersPrésident
Chaque annéeAttestation de conformitéPrésident
Révisé au moins une fois tous les cinq (5) ans ou en cas de changement de Ministre ou de PrésidentProtocole d’ententeMinistre/Président

Annexe 2 : Soutien fourni par le Ministère à la Commission d’aide aux anciens combattants

La Sous-ministre veille à ce que le Ministère fournisse à la Commission d’aide aux anciens combattants les services de soutien administratif suivants :

  1. Administration financière : comptes fournisseurs et conseils techniques, achats, services centraux de courrier, et services consultatifs concernant les dossiers et les formulaires
  2. Services d’information, de technologie et de télécommunications : conseils et consultation
  3. Préparation de documents : préparation, en concertation avec le Président, de documents officiels portant sur l’exécution du mandat de la Commission. Ces documents incluent le plan d’activités et le projet de budget, le plan d’activités annuel, des rapports statistiques et d’autres documents
  4. Vérification interne : vérification des systèmes de conformité aux exigences financières, de gestion et d’information; examens opérationnels et enquêtes spéciales, au besoin
  5. Analyse des programmes au besoin, y compris : analyse en préparation des rapports statistiques, aide et expertise technique dans la création du plan d’activités de la Commission
  6. Gestion des locaux : y compris la mise à disposition de bureaux adaptés
  7. Services du programme d’accès à l’information
  8. Services en français, services de traduction et d’interprétation
  9. Services de consultation et de conseil en communication et marketing
  10. Mesure du rendement

Annexe 3 : Directives du gouvernement de l’Ontario applicables

  1. Les directives, lignes directrices et politiques suivantes du CT/CGG et du Gouvernement s’appliquent à la Commission :
    • Directive concernant les organismes et les nominations
    • directive sur l’obligation de rendre compte
    • directive sur le contenu de la publicité
    • politique générale relative à la protection des renseignements personnels
    • Directive sur l’approvisionnement
    • directive sur l’approvisionnement en matière de publicité, de relations publiques et avec les médias et de services de création et de communications
    • politique de gestion des risques
    • Directive sur l’obligation de rendre compte en matière de paiements de transfert
    • Directive sur les frais de déplacement, de repas et d’accueil
    • directive sur l’identification visuelle
  2. Il incombe à la Commission de se conformer à toutes les directives, politiques et lignes directrices auxquelles elle est assujettie, qu’elles soient ou non incluses dans la liste ci-dessus.
  3. Le Ministère informera la Commission des modifications ou adjonctions aux directives, politiques et lignes directrices qui s’appliquent à la Commission.

Annexe 4 : Protocole de communication publique

  1. Objet

    Le présent protocole de communication vise à établir un cadre pour régir les modalités de collaboration entre le Ministère et l’Organisme en ce qui a trait aux communications publiques. Il est indispensable que les voies de communication entre le Ministère et ses organismes soient transparentes et directes.

    L’Organisme s’appuiera sur le présent protocole de communication dans l’exécution de son mandat au terme de la législation et ainsi que dans le travail qu’il effectue. Le Ministre s’appuiera également sur le présent protocole dans le cadre de son obligation de rendre compte à l’Assemblée législative et au Conseil des ministres pour les mêmes motifs.

  2. Définitions
    1. « communications publiques » désigne tout document qui est communiqué au public, directement ou par l’intermédiaire des médias sous les formes suivantes :
      • verbale, comme un discours, une présentation publique, ou des consultations auprès des intervenants
      • imprimée, comme une copie papier d’un rapport
      • électronique, comme la publication sur un site Web
    2. « question litigieuse » s’entend d’une affaire qui est, ou dont on peut raisonnablement s’attendre à ce qu’elle soit, sujette à discussion au sein de l’Assemblée législative ou auprès du public, ou qui sera vraisemblablement source de questions adressées au Ministre ou au Gouvernement. Une question litigieuse peut être soulevée par :
      • des membres de l’Assemblée législative
      • des membres du public
      • les médias
      • les intervenants
      • les partenaires en prestation de services
  3. La Commission se conforme à la directive sur l’identification visuelle du CT/CGG et s’identifie dans toutes ses réponses aux médias et ses communiqués de presse comme étant un organisme du gouvernement de l’Ontario.
  4. Le Ministère et la Commission nomment des personnes comme « responsables » des communications publiques.

    Pour le Ministère, il s’agit du directeur de la Direction des services aux personnes ayant une déficience intellectuelle et des services de soutien.

    Pour la Commission, il s’agit du Président.

  5. Aux fins de ce protocole, les communications publiques sont réparties en trois catégories :
    1. Les activités qui comprennent, sans s’y limiter, les réponses aux médias ou communiqués de presse concernant les activités quotidiennes de l’Organisme et ses programmes, et qui n’ont pas de répercussions directes pour le Ministère ou le Gouvernement

      La Commission doit transmettre ses réponses aux médias ou ses communiqués de presse au responsable pour le Ministère, qui les distribuera, au besoin, à d’autres personnes au sein du Ministère.

      Cette catégorie n’inclut pas les questions litigieuses, les réponses aux médias ou les communiqués de presse qui contiennent des annonces directes ou indirectes de subventions ou d’autres octrois de fonds aux organismes.

    2. Les activités qui comprennent, sans s’y limiter, les réponses aux médias, communiqués de presse ou plans de communication dans lesquels un message de la province ou du Ministère portant sur les priorités gouvernementales permettrait d’améliorer le profil de la Commission ou du Gouvernement, ou fournirait l’occasion à un député provincial de faire des annonces.

      Le responsable pour la Commission avisera, quinze (15) jours à l’avance, son homologue au sein du Ministère des réponses aux médias, des communiqués de presse et des plans de communication à venir concernant toutes les questions non litigieuses qui pourraient susciter l’intérêt des médias.

      En ce qui concerne les éléments non litigieux au sujet desquels le Gouvernement pourrait souhaiter communiquer ou qui annoncent des octrois de fonds, la Commission doit également obtenir une approbation pour la diffusion des communiqués ou des plans de communication dans les sept (7) jours précédant la date de diffusion.

      L’approbation définitive doit être accordée par le bureau du Ministre. Si la Commission ne reçoit pas de remarques ni d’approbation du bureau du Ministre ou du responsable pour le Ministère dans les quarante-huit (48) heures précédant la date de diffusion du document, elle peut agir en conséquence.

    3. Les activités qui comprennent, sans s’y limiter, les questions litigieuses, réponses aux médias et communiqués pouvant avoir une incidence directe pour le Ministère ou le Gouvernement, ou susceptibles d’être source de questions adressées au Ministre ou au Gouvernement (y compris toutes les annonces d’octroi de financement ou de subvention, et les questions litigieuses)

      En ce qui concerne toutes les questions litigieuses, le responsable pour la Commission avisera immédiatement son homologue au sein du Ministère dès qu’il sera au courant de la question et avisera simultanément le bureau du Ministre. Le responsable pour le Ministère peut aussi informer la Commission des questions litigieuses qui nécessitent l’attention de cette dernière. La Commission fournira tous les renseignements contextuels requis sur la question au responsable pour le Ministère, qui veillera à ce qu’une note sur la question litigieuse soit rédigée.

      La Commission doit obtenir l’approbation du Ministère avant de diffuser les réponses aux médias ou les communiqués relevant de cette catégorie. Le responsable pour la Commission fournira la réponse aux médias ou le communiqué de presse à son homologue auprès du Ministère, qui amorcera le processus d’approbation du Ministère.

      L’approbation finale pour la diffusion des réponses aux médias et des communiqués relevant de cette catégorie doit être fournie par le bureau du Ministre.

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