Protocole d’entente de la Commission d’aide aux anciens combattants

Veuillez lire le protocole d’entente de la Commission d'aide aux anciens combattants. Il s’agit de l’entente formelle entre le président de l’organisme et le ministre responsable, qui énonce les rôles et les responsabilités de l’organisme et du ministère.

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Signatures

J’ai lu, compris et accepté le présent protocole d’entente (PE) daté [du 31 juillet 2025] et je respecterai ses exigences et celles de la Directive concernant les organismes et les nominations (DON).

Michael Parsa
Ministre
31 juillet 2025

Signatures

J’ai lu, compris et accepté le présent protocole d’entente (PE) daté du 10 juillet et je respecterai ses exigences et celles de la Directive concernant les organismes et les nominations (DON).

Philip ten Kortenaar
Président de l'organisme
10/07/25

1. Préambule

Les organismes provinciaux fournissent des services importants et appréciés à la population de l’Ontario. Dans le cadre de la prestation de ces services publics, ils doivent rendre des comptes au gouvernement par l’intermédiaire du ministre responsable.
Les organismes provinciaux doivent utiliser les ressources publiques de manière efficiente et efficace pour s’acquitter de leur mandat, conformément à leurs actes constitutifs respectifs et aux priorités clés du gouvernement provincial. Leurs activités sont guidées par les principes fondamentaux de la Directive concernant les organismes et les nominations (DON).
Les parties au présent protocole d’entente reconnaissent que l’organisme fait partie du gouvernement et est tenu de se conformer à la législation ainsi qu’aux directives, politiques et lignes directrices gouvernementales qui lui sont applicables. De plus, l’organisme peut être tenu de veiller à ce que ses directives et politiques soient conformes à certaines directives, politiques et lignes directrices gouvernementales, notamment celles qui se rapportent aux ressources humaines, tout en respectant les obligations découlant des conventions et des négociations collectives.

2. But

Le présent protocole d’entente (PE) a pour objet :
- d’établir les responsabilités mutuelles entre le ministre des Services à l’enfance et des Services sociaux et communautaires et le président de la Commission d’aide aux anciens combattants;
- d’établir les fonctions et les responsabilités incombant au ministre, au président, au sous-ministre et aux commissaires de l’organisme;
- de préciser les modalités des dispositions opérationnelles, administratives, financières et en matière de dotation, d’audit et de présentation de rapports établies entre la Commission d’aide aux anciens combattants et le ministère des Services à l’enfance et des Services sociaux et communautaires.
Le présent PE doit être rapproché de la Loi de 2020 sur la Commission d’aide aux anciens combattants. Le présent PE n’a aucune incidence sur les pouvoirs de l’Organisme énoncés dans la Loi de 2020 sur la Commission d’aide aux anciens combattants, ni ne les modifie ou les limite, et n’empiète pas sur les responsabilités qui incombent à chaque partie en vertu de la loi. En cas de divergence entre le présent PE et quelque loi ou règlement, la loi ou le règlement prévaut.
Le présent protocole d’entente remplace le protocole d’entente établi entre les parties daté de septembre 2023.

3. Définitions

Dans le présent PE :

« DON » désigne la Directive concernant les organismes et les nominations émanant du Conseil du Trésor/Conseil de gestion du gouvernement;
« Organisme » ou « organisme provincial » désigne la Commission d’aide aux anciens combattants (CAAC);
« Rapport annuel » désigne le rapport annuel mentionné au paragraphe 10.2 du présent protocole d’entente;
« directives du gouvernement de l’Ontario applicables » s’entend des directives, politiques, normes et lignes directrices gouvernementales qui s’appliquent à l’Organisme;
« La Loi » s’entend de la Loi de 2020 sur la Commission d’aide aux anciens combattants;
« Système d’intelligence artificielle » désigne un système automatique qui, à des fins explicites ou implicites, tire des conclusions à partir des données qu’il reçoit afin de générer des extrants tels que des prédictions, du contenu, des recommandations ou des décisions susceptibles d’influencer les environnements physiques ou virtuels.
« plan d’activités » désigne le plan d’activités annuel décrit au paragraphe 10.1 du présent PE;
« Président » désigne le président de la Commission d’aide aux anciens combattants;
« Commission » désigne la Commission d’aide aux anciens combattants (CAAC).
« Commissaire » désigne le conseil d’administration de la Commission d’aide aux anciens combattants;
« Acte constitutif » s’entend de la Loi de 2020 sur la Commission d’aide aux anciens combattants, en vertu de laquelle l’organisme a été créé;
« Expert-conseil » désigne une personne ou une entité qui, en vertu d’une entente, autre qu’un contrat de travail, fournit des conseils d’expert ou stratégiques et des services connexes à des fins d’examen et de prise de décision;
« Sous-ministre » désigne la sous-ministre du ministère des Services à l’enfance et des Services sociaux et communautaires;
« Cadre désigné » désigne un cadre désigné au sens de la Loi de 2014 sur la rémunération des cadres du secteur parapublic, L.O. 2014;
« Loi sur le Conseil exécutif » s’entend de la Loi sur le Conseil exécutif, L.R.O. 1990, chap. E.25, dans sa version à jour;
« LAIPVP » s’entend de la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée, L.R.O. 1990, chap. F.31, dans sa version à jour;
« exercice financier » désigne la période comprise entre le 1^er avril et le 31 mars de l’année suivante;
« Gouvernement » désigne le gouvernement de l’Ontario;
« CGG » désigne le Conseil de gestion du gouvernement;
« Membre » désigne une personne nommée à l’organisme par le lieutenant-gouverneur en conseil, mais ne désigne pas une personne employée ou nommée par l’organisme comme membre du personnel;
« Ministre » désigne le ministre des Services à l’enfance et des Services sociaux et communautaires ou toute autre personne qui peut être désignée, de temps à autre comme ministre responsable en rapport avec le présent PE conformément à la Loi sur le Conseil exécutif, L.R.O. 1990, chap. E.25, dans sa version à jour;
« ministre des Finances » désigne le ministre des Finances ou toute autre personne qui peut être désignée de temps à autre en vertu de la Loi sur le Conseil exécutif;
« Ministère » désigne le ministère des Services à l’enfance et des Services sociaux et communautaires (ou tout successeur de ce ministère);
« PE » s’entend du présent protocole d’entente signé par le Ministre et le président;
« FPO » désigne la fonction publique de l’Ontario;
« président du Conseil du Trésor » désigne le président du Conseil du Trésor ou toute autre personne désignée de temps à autre en vertu de la Loi sur le Conseil exécutif;
« CFP » désigne la Commission de la fonction publique;

« LFPO » s’entend de la Loi de 2006 sur la fonction publique de l’Ontario, L.O. 2006, chap. 35, annexe A, dans sa version à jour;

« SCT » désigne le Secrétariat du Conseil du Trésor;

« CT/CT/CGG » désigne le Conseil du Trésor et le Conseil de gestion du gouvernement;

« Vice-président » désigne le vice-président de la Commission d’aide aux anciens combattants.

3.1 Pouvoir juridique et mandat de l’organisme

Le pouvoir juridique de la Commission d’aide aux anciens combattants est défini dans la Loi de 2020 sur la Commission d’aide aux anciens combattants, L.O. 2020, chap. 24.
Le mandat de l’organisme provincial est défini dans la Loi de 2020 sur la Commission d’aide aux anciens combattants, L.O. 2020, chap. 24, qui stipule que la mission de l’organisme consiste à :
Administrer un programme d’aide financière destinée aux anciens combattants admissibles et aux membres des familles admissibles d’anciens combattants qui résident en Ontario;
Aider le ministre à faire mieux connaître le programme d’aide financière administré par la Commission au profit des anciens combattants et des membres de leur famille;
Examiner les demandes d’aide financière et décider de leur approbation éventuelle, en tout ou en partie, conformément à la Loi et, le cas échéant, aux règlements pris en application de celle-ci;
Conseiller le ministre sur les questions qui concernent les anciens combattants et leurs familles;
Exercer toute autre activité prescrite par les règlements pris en application de la loi de 2020, chap. 24, art. 3, et de la loi de 2024, chap. 22, annexe 4, art. 1.

4. Type d’organisme, fonction et statut d’organisme public

L’organisme est désigné comme étant un organisme provincial régi par un conseil d’administration en vertu de la DON.
L’organisme est prescrit comme étant un organisme public rattaché à la Commission, conformément au Règlement de l’Ontario 146/10 pris en application de la LFPO.

5. Personnalité morale et statut d’organisme de la Couronne

La Commission est un organisme de la Couronne au sens de la Loi sur les organismes de la Couronne.
L’organisme provincial a la capacité, les droits, les pouvoirs et les privilèges d’une personne physique pour mener à bien ses objectifs, sous réserve des restrictions qui lui sont imposées en vertu du Règlement de l’Ontario 146/10 pris en application de la Loi de 2006 sur la fonction publique de l’Ontario, ainsi que de celles qui sont imposées par le Conseil du Trésor et le Conseil de gestion du gouvernement.

6. Principes directeurs

Les parties s’entendent sur les principes suivants :

Responsabilisation : Les organismes provinciaux fournissent des services publics et doivent rendre des comptes au gouvernement par l’intermédiaire du ministre responsable. En s’acquittant de leur mandat, les organismes provinciaux doivent concilier la flexibilité opérationnelle avec la responsabilité du ministre envers le Conseil des ministres, l’Assemblée législative et la population de l’Ontario concernant l’organisme. L’obligation pour le ministre de rendre des comptes concernant chaque organisme provincial ne peut être déléguée.
Chaque organisme provincial doit se conformer à toutes les lois applicables et aux directives et politiques de la fonction publique de l’Ontario (FPO). De plus, les organismes doivent veiller à ce que leurs directives et leurs politiques soient conformes à certaines directives, politiques et lignes directrices gouvernementales, notamment celles qui se rapportent aux ressources humaines, tout en respectant les obligations découlant des conventions et des négociations collectives. Cela comprend les lois applicables et les directives en matière d’approvisionnement.
Réceptivité : Les organismes provinciaux doivent harmoniser leur mandat et leurs activités avec les priorités et les orientations du gouvernement. Une communication ouverte et cohérente entre les organismes provinciaux et leur ministère responsable contribue à assurer une bonne compréhension des priorités et des orientations du gouvernement et une gestion adéquate des risques et des problèmes qui peuvent survenir. Les organismes provinciaux doivent offrir des services publics d’excellente qualité qui répondent aux besoins de la population qu’ils servent.
Efficience : Les organismes provinciaux doivent utiliser les ressources publiques de façon efficiente et efficace pour s’acquitter de leur mandat, tel que défini par leurs actes constitutifs respectifs. Ils doivent fonctionner de manière rentable et chercher à réaliser des gains d’efficacité dans la prestation de leurs services et leur administration.
Durabilité : Les organismes provinciaux doivent exercer leurs activités de manière à ce que leur forme actuelle soit durable à long terme tout en offrant un service d’excellente qualité au public.
Transparence : Les bonnes pratiques de gouvernance et de responsabilisation des organismes provinciaux sont complétées par la transparence qui prend la forme de la publication des documents de gouvernance et de responsabilisation, notamment le plan d’activités, le rapport annuel, le protocole d’entente et les renseignements sur les dépenses.

7. Rapports de responsabilité

7.1 Ministre

Le ministre s’acquitte des obligations suivantes :

Le ministre rend compte au Conseil des ministres et à l’Assemblée législative du respect par l’organisme de l’exécution de son mandat et des politiques gouvernementales, et rend compte des activités de l’organisme à l’Assemblée législative.
Le ministre rend compte au Conseil du Trésor et au Conseil de gestion du gouvernement du rendement de l’organisme et du respect par ce dernier des orientations applicables du gouvernement, y compris les directives et les politiques opérationnelles, et répond à leurs questions à ce sujet.
Le ministre rend compte au Conseil des ministres du rendement de l’organisme et du respect par ce dernier des politiques opérationnelles du gouvernement et de l’orientation générale de ses politiques.

7.2 Président

Le président, qui agit au nom de la Commission, s’acquitte des obligations suivantes :

Le président rend compte au ministre de l’efficacité avec laquelle l’organisme s’acquitte de son mandat ainsi que de la façon dont il remplit les fonctions et s’acquitte des responsabilités qui sont confiées au président par la Loi de 2020 sur la Commission d’aide aux anciens combattants, le présent PE ainsi que les directives et politiques applicables du gouvernement.
Le président rend compte des activités de l’organisme au ministre sur demande.
Le président fait part au ministre, en temps voulu, de toute question ayant une incidence ou dont on peut raisonnablement supposer qu’elle aura une incidence sur les responsabilités du ministre à l’égard de l’organisme.
Le président doit attester au ministre que l’organisme se conforme aux lois et aux directives du gouvernement, ainsi qu’aux politiques comptables et financières et d’information et de technologie de l’information applicables.

7.3 Commissaires

Par l’entremise du président, les commissaires doivent rendre des comptes au ministre sur la surveillance et la gouvernance de l’organisme, définir ses buts et son orientation stratégique tel qu’indiqué dans la lettre d’orientation annuelle et s’acquitter des fonctions et des responsabilités qui leur sont conférées par la Loi de 2020 sur la Commission d’aide aux anciens combattants, le présent PE, et les directives et politiques applicables du gouvernement.

7.4 Sous-ministre

Le sous-ministre rend des comptes au secrétaire du Conseil des ministres et a la responsabilité de soutenir le ministre pour assurer une surveillance efficace des organismes provinciaux. Il doit rendre compte de la prestation de services de soutien administratif et organisationnel par le ministère à l’organisme et s’acquitter des fonctions et des responsabilités qui lui sont attribuées par le ministre, le présent PE, ainsi que les directives et politiques applicables du gouvernement.

Le sous-ministre a la responsabilité de déléguer des pouvoirs au personnel du ministère pour la fourniture d’un soutien administratif, analytique et financier à la Commission.

Le sous-ministre a également la responsabilité d’attester au CT/CGG la conformité de l’organisme aux directives applicables, au meilleur de ses connaissances et de ses capacités.

8. Fonctions et responsabilités

8.1 Ministre

Le ministre est investi des responsabilités suivantes :

Faire rapport et répondre à l’Assemblée législative concernant les activités de l’organisme.
Faire rapport et répondre au CT/CGG concernant le rendement de l’organisme et le respect par celui-ci des directives applicables ainsi que des politiques opérationnelles et des orientations stratégiques du gouvernement.
Rencontrer le président au moins une fois par trimestre pour discuter des priorités gouvernementales et ministérielles concernant l’organisme, du rendement de l’organisme, du conseil et du président, des enjeux et des possibilités émergents, des risques élevés et des plans d’action de l’organisme, y compris les directives sur les mesures correctives, au besoin, et du plan d’activités et des priorités en matière d’immobilisations de l’organisme.
1. Conformément aux pratiques exemplaires, les réunions doivent être trimestrielles. Le ministre peut déléguer à certaines réunions un ministre associé ou un adjoint parlementaire. Le ministre doit rencontrer le président au moins deux fois par année et l’une des réunions doit être consacrée au rendement de l’organisme, du conseil et du président.
2. Si le ministre estime que l’organisme présente un risque faible, il peut réduire le nombre des réunions à deux par année, dont une doit être consacrée au rendement de l’organisme, du conseil et du président.
Informer le président des priorités du gouvernement et des grandes orientations de la politique de l’organisme et définir les attentes à l’égard de l’organisme dans la lettre d’orientation annuelle.
Travailler avec le président pour élaborer des mesures et des mécanismes appropriés liés au rendement de l’organisme.
Examiner les conseils ou les recommandations du président concernant les candidats à la nomination ou au renouvellement de leur mandat au sein du conseil.
Formuler des recommandations au Conseil des ministres et au lieutenant-gouverneur en conseil concernant les nominations et les renouvellements de mandat de l’organisme, conformément au processus de nomination des membres de l’organisme établi par la loi et/ou par le CGG par l’entremise de la DON.
Déterminer en tout temps la nécessité de soumettre l’organisme à un examen ou à un audit, demander au président d’entreprendre des examens ou des audits de l’organisme sur une base périodique et recommander au CT/CGG toute modification de la gouvernance ou de l’administration de l’organisme résultant d’un tel examen ou audit.
Signer le protocole d’entente aux fins de son entrée en vigueur après qu’il ait été signé par le président.
Recevoir le plan d’activités annuel de l’organisme et l’approuver ou proposer des modifications au plus tard 30 jours civils après sa réception.
Veiller à ce que le plan d’activités de l’organisme soit mis à la disposition du public au plus tard 30 jours civils après son approbation.
Recevoir le rapport annuel de l’organisme et l’approuver au plus tard 60 jours civils après sa réception par le ministère.
S’assurer que le rapport annuel est déposé au plus tard 30 jours civils après son approbation, puis mis à la disposition du public.
Recommander au CT/CGG tout financement provincial à allouer à l’organisme.
S’il y a lieu ou si nécessaire, prendre des mesures ou ordonner à l’organisme de prendre des mesures correctives concernant son administration ou ses activités.
Consulter, au besoin, le président (et d’autres personnes) sur les nouvelles orientations importantes ou lorsque le gouvernement envisage des modifications réglementaires ou législatives pour l’organisme.
Recommander au CT/CGG l’application de la directive sur l’approvisionnement pour la fonction publique de l’Ontario.
Recommander au CT/CGG, au besoin, la fusion, toute modification du mandat ou la dissolution de l’organisme.
Recommander au CT/CGG les pouvoirs à conférer à l’organisme ou à révoquer lorsqu’une modification de son mandat est proposée.

8.2 Président

Le président est chargé de soutenir le conseil d’administration en :

Assurant le leadership du conseil d’administration de l’organisme et veillant à ce que celui-ci s’acquitte de ses responsabilités fiduciales dans la prise des décisions concernant l’organisme.
Assurant le leadership stratégique de l’organisme en collaborant avec le conseil d’administration pour définir les buts, les objectifs et les orientations stratégiques décrits dans la lettre d’orientation annuelle.
Assurant le respect des obligations législatives et des obligations découlant des politiques du CT/CGG.
Rendant compte au ministre, sur demande, des activités de l’organisme dans les délais convenus, y compris en fournissant une lettre annuelle qui confirme la conformité de l’organisme à toutes les lois, directives et politiques comptables, financières et en matière d’information et de technologie de l’information applicables.
Rencontrant le ministre au moins une fois par trimestre pour discuter des priorités du gouvernement et du ministère concernant l’organisme, du rendement de l’organisme et du conseil, des enjeux et des possibilités émergents, des risques élevés et des plans d’action de l’organisme, y compris des directives sur les mesures correctives, au besoin, et du plan d’activités et des priorités en matière d’immobilisations de l’organisme.
1. Conformément aux pratiques exemplaires, les réunions doivent être trimestrielles. Le ministre peut déléguer à certaines des réunions un ministre associé ou un adjoint parlementaire. Le ministre doit rencontrer le président au moins deux fois par année et l’une des réunions doit être consacrée au rendement de l’organisme et du conseil.
2. Si le ministre estime que l’organisme présente un risque faible, il peut réduire le nombre des réunions à deux par an, dont une réunion qui doit être consacrée au rendement de l’organisme, du conseil et du président.
Assurant des communications en temps opportun avec le ministre concernant toute question ou tout événement qui peut concerner ou dont on peut raisonnablement supposer qu’il concerne le Ministre dans l’exercice de ses responsabilités à l’égard de l’organisme.
S’assurant que l’organisme respecte les priorités et les attentes du gouvernement énoncées dans la lettre d’orientation annuelle et qu’il atteint ses mesures du rendement clés.
Informant le ministre des progrès réalisés dans la réalisation des priorités du gouvernement et des orientations de la politique générales de l’organisme, telles que décrites dans la lettre d’orientation annuelle.
Collaborant avec le ministre pour élaborer des mesures et des mécanismes appropriés liés au rendement de l’organisme.
Utilisant la matrice des compétences de l’organisme pour informer le ministre de toute lacune dans les compétences au sein du conseil et formuler des recommandations concernant les stratégies de recrutement, les nominations ou les renouvellements de mandat, au besoin, y compris en le conseillant sur l’assiduité et le rendement des personnes nommées.
Collaborant à tout examen ou audit de l’organisme.
Demandant un audit externe des transactions financières ou des contrôles de gestion de l’organisme, aux frais de l’organisme, si nécessaire.
Conseillant le ministre et le sous-ministre, au moins une fois par année, sur toute recommandation ou question en suspens concernant les audits.
Partageant tous les rapports de mission d’audit avec son ministre et son sous-ministre (et, sur demande, avec le président du Conseil du Trésor).
Sollicitant l’orientation des politiques stratégiques de l’organisme auprès du ministre.
Signant le protocole d’entente de l’organisme au nom de la Commission.
Soumettant au ministre, au nom du conseil, le plan d’activités/la note d’attestation, le rapport annuel/la note d’attestation et les rapports financiers de l’organisme, conformément aux échéanciers précisés dans les directives gouvernementales applicables et le présent protocole d’entente.
S’assurant que l’organisme s’acquitte de son mandat dans les limites de son allocation budgétaire approuvée et que les fonds publics sont utilisés aux fins prévues avec intégrité et honnêteté.
Consultant le ministre au préalable concernant toute activité susceptible d’avoir une incidence sur les politiques, directives ou procédures du gouvernement et du ministère, ou sur le mandat, les pouvoirs ou les responsabilités de l’organisme, tels que définis dans son acte constitutif.
Présidant les réunions du conseil, y compris la gestion de son ordre du jour.
Examinant et approuvant les demandes de remboursement d’indemnités journalières et de frais de déplacement des membres du conseil.
Veillant à la mise en place de systèmes de gestion appropriés (financiers, technologie de l’information (y compris la cybersécurité)) pour assurer une administration efficace de l’organisme.
Établissant et mettant en œuvre une gestion des risques liés à l’intelligence artificielle (IA) conformément aux principes de la Directive sur l’utilisation responsable de l’intelligence artificielle et aux exigences de la section 6.3, en veillant à ce que le conseil joue le rôle décrit pour les « chefs d’un organisme provincial ou l’équivalent » dans la Directive sur l’utilisation responsable de l’intelligence artificielle.
Assurant des communications et des relations avec le public efficaces pour l’organisme, comme l’exige le protocole de communication.
Reconnaissant l’importance de promouvoir la création d’un milieu de travail équitable, inclusif, accessible, antiraciste et diversifié au sein de l’organisme et de soutenir la création d’un milieu de travail diversifié et inclusif au sein de l’organisme.
S’assurant que les membres du conseil sont informés de leurs responsabilités en vertu de la LFPO en ce qui concerne les règles de conduite conforme à l’éthique, y compris les règles relatives à l’activité politique.
Jouant le rôle de responsable de l’éthique pour les commissaires nommés à la Commission d’aide aux anciens combattants, en favorisant une conduite conforme à l’éthique et en s’assurant que tous les membres de l’organisme connaissent les exigences en matière d’éthique de la LFPO et des règlements et des directives pris en vertu de cette loi, notamment en ce qui concerne les conflits d’intérêts, l’activité politique et la divulgation protégée d’actes répréhensibles.

8.3 Vice-président

En cas d’absence ou d’empêchement du président, ou de vacance de son poste, le vice-président doit assurer l’intérim en qualité de président.
Se tenir informé des fonctions de direction du président et y participer afin que le conseil puisse agir en son absence. Les fonctions du président mentionnées à l’article 8.2 peuvent être déléguées au vice-président, selon l’accord du président et du vice président.

8.4 Commissaires

Les responsabilités suivantes incombent aux commissaires :

Gérer et contrôler les affaires de l’organisme provincial.
S’assurer que l’organisme est régi de manière efficace et efficiente et qu’il utilise les fonds publics avec intégrité et honnêteté, et uniquement pour ses activités, selon le principe de l’optimisation des ressources et conformément aux lois, directives et politiques applicables.
S’assurer que l’organisme respecte les priorités et les attentes du gouvernement énoncées dans la lettre d’orientation annuelle en établissant ses buts, objectifs et orientations stratégiques.
Établir des mesures du rendement, des cibles et des systèmes de gestion rigoureux, et surveiller et évaluer les mesures du rendement, les cibles et les systèmes de gestion de l’organisme.
Gérer les affaires de l’organisme en respectant les priorités et les attentes du gouvernement énoncées dans la lettre d’orientation annuelle, telles qu’elles sont énoncées dans son plan d’activités approuvé, tel que décrit à l’article 10.1 du présent protocole d’entente, et aux paramètres des politiques établis et communiqués par écrit par le ministre.
Diriger l’élaboration des plans d’activités à soumettre au ministre dans les délais fixés par la DON.
Diriger la préparation des rapports annuels de l’organisme aux fins de leur soumission au ministre à des fins d’approbation et de dépôt à l’Assemblée législative dans les délais prévus par la DON ou l’acte constitutif de l’organisme, selon le cas.
Approuver les rapports et les examens de l’organisme que le ministre peut demander de temps à autre, et les lui soumettre dans les délais convenus.
Prendre des décisions conformes au plan d’activités approuvé pour l’organisme et s’assurer que celui-ci fonctionne dans les limites de son allocation budgétaire.
S’assurer que l’organisme est régi de manière efficace et efficiente, conformément aux pratiques de gestion et financières reconnues et aux directives et aux politiques applicables.
Mettre en place les comités du conseil ou les mécanismes de surveillance nécessaires pour conseiller le conseil sur les procédures efficaces de gestion, de gouvernance ou de reddition de comptes de l’organisme.
Examiner le protocole d’entente de l’organisme et toute modification de celui-ci, sous réserve de l’approbation du CT/CGG, en temps opportun, et autoriser le président à signer le protocole d’entente, ou toute modification de celui-ci, au nom de l’organisme.
Diriger l’élaboration d’un cadre et d’un plan de gestion des risques appropriés, et organiser des examens et des audits axés sur les risques de l’organisme, au besoin.
S’il y a lieu, s’assurer que les règles relatives aux conflits d’intérêts que l’organisme est tenu de respecter, telles qu’elles sont énoncées dans le Règlement de l’Ontario 381/07 pris en application de la LFPO (ou telles qu’approuvées et publiées par le commissaire à l’intégrité sur son site Web), sont en place pour les membres du conseil.
Diriger les mesures correctives concernant le fonctionnement ou les activités de l’organisme, au besoin.
Collaborer avec le ministre ou le CT/CGG et partager toute information pertinente sur tout examen axé sur les risques ou périodique demandé par le ministre ou le CT/CGG.
Consulter, au besoin, les intervenants sur les buts, les objectifs et les orientations stratégiques de l’organisme.
Fournir des conseils au gouvernement, par l’intermédiaire du président et du ministre, sur les questions comprises dans le mandat et les activités de l’organisme ou qui les concernent.

8.5 Sous-ministre

Les responsabilités du sous-ministre peuvent être assumées par un délégué approuvé par le secrétaire du Conseil des ministres.

Les responsabilités suivantes incombent au sous-ministre :

Fournir des conseils et une aide au ministre concernant ses responsabilités en matière de surveillance de la Commission d’aide aux anciens combattants, notamment en l’informant des orientations stratégiques, des politiques et des priorités pertinentes pour le mandat de l’organisme.
Conseiller le ministre sur les exigences de la DON, en veillant à ce que les documents de gouvernance et de responsabilisation soient conformes aux exigences de la DON et des autres directives applicables à la Commission d’aide aux anciens combattants.
Attester au CT/CGG la conformité de l’organisme provincial aux exigences obligatoires en matière de responsabilisation énoncées dans la DON et les autres directives applicables, ainsi qu’aux politiques opérationnelles et aux orientations stratégiques du gouvernement, fondées sur l’attestation annuelle de conformité envoyée par le président de l’organisme au ministre, au meilleur de ses connaissances et de ses capacités.
Faire rapport au SCT et y répondre, dans les délais prescrits, sur le suivi de la conformité.
Informer le président, par écrit, des nouvelles directives gouvernementales et de toute exception ou exemption, en tout ou en partie, aux directives, aux politiques gouvernementales ou aux politiques administratives du ministère.
Tenir régulièrement des séances d’information et des consultations entre le président et le ministre, au moins une fois par trimestre, et entre le personnel du ministère et celui de l’organisme, au besoin.
Rencontrer le président au moins une fois par trimestre au sujet de questions d’intérêt mutuel, notamment les enjeux et les possibilités émergents, les priorités du gouvernement et les progrès réalisés dans la mise en œuvre de la lettre d’orientation annuelle, les plans d’activités et les résultats de l’organisme, ainsi que les risques élevés et les plans d’action de l’organisme.
Rencontrer le président, au besoin, pour discuter des exceptions au plan comptable et des cas de fraude, ainsi que des plans d’action correspondants.
Soutenir le ministre dans l’examen des cibles, des mesures et des résultats en matière de rendement de l’organisme.
Signer le protocole d’entente de l’organisme en reconnaissant ainsi ses responsabilités.
Entreprendre les examens de l’organisme selon les directives du ministre.
Collaborer à la réalisation de tout examen de l’organisme selon les directives du ministre ou du CT/CGG.
Assurer l’examen et l’évaluation du plan d’activités et des autres rapports de l’organisme.
Demander au besoin des renseignements et des données nécessaires pour s’acquitter des obligations prévues par la DON.
Surveiller l’organisme au nom du ministre, tout en respectant son autorité, en déterminant les mesures correctives nécessaires, le cas échéant, et en recommandant au ministre des solutions aux problèmes qui pourraient se poser de temps à autre.
Fournir régulièrement une rétroaction au ministre sur le rendement de l’organisme.
Fournir une rétroaction annuelle sur le rendement de l’organisme au président.
Aider le ministre et les bureaux des ministres à surveiller et à suivre les postes vacants existants et à venir au sein des conseils, en particulier lorsqu’un nombre minimum de membres est prévu par la loi et afin de maintenir le quorum.
Recommander au ministre, au besoin, l’évaluation ou l’examen, y compris un examen axé sur les risques, de la Commission d’aide aux anciens combattants ou de l’un de ses programmes, ou des modifications du cadre de gestion ou des activités de la Commission.
S’assurer que le ministère et l’organisme disposent des capacités et des systèmes nécessaires à une gestion continue axée sur les risques, y compris une surveillance appropriée de l’organisme.
S’assurer que l’organisme dispose d’un cadre et d’un plan de gestion des risques appropriés pour gérer les risques auxquels il pourrait être confronté dans l’atteinte de ses objectifs de prestation de programmes ou de services.
Entreprendre en temps opportun des examens axés sur les risques de la Commission d’aide aux anciens combattants, de sa gestion ou de ses activités, selon les directives du ministre ou du CT/CGG.
Soumettre au ministre, dans le cadre du processus de planification annuelle, une évaluation des risques et un plan de gestion pour chaque catégorie de risques (le cas échéant). Consulter le président, au besoin, sur des questions d’intérêt mutuel, notamment les services fournis par le ministère et le respect des directives et des politiques ministérielles.
Collaborer avec le président pour résoudre tout problème qui pourrait se poser.
Organiser le soutien administratif, financier et autre apporté à l’organisme, tel que précisé dans le présent protocole d’entente.
Déléguer au personnel du ministère la gestion des activités opérationnelles, financières, analytiques et administratives quotidiennes de l’organisme, conformément au mandat de l’organisme, aux directives et politiques gouvernementales, aux pratiques commerciales et financières acceptées et au présent protocole d’entente.
- Aider le président à s’acquitter de ses responsabilités, notamment la conformité à toutes les lois, directives, politiques, procédures et lignes directrices applicables.
- Conseiller le président sur les exigences de la DON et la conformité de l’organisme à celle-ci, ainsi que sur les autres directives et politiques gouvernementales et les règlements et politiques de l’organisme, notamment en attestant annuellement au président la conformité de l’organisme aux exigences obligatoires.

9. Cadre éthique

Les membres du conseil nommés par le lieutenant-gouverneur en conseil sont assujettis aux dispositions relatives aux conflits d’intérêts de la DON, de la LFPO et de ses règlements.

Les membres du conseil ne doivent utiliser aucun renseignement obtenu du fait de leur nomination ou de leur appartenance au conseil pour obtenir un gain ou un avantage personnel. Tout membre qui a des motifs raisonnables de croire qu’il se trouve en situation de conflit d’intérêts relativement à une question soumise au conseil ou à un comité du conseil doit en divulguer la nature au président dès que possible et s’abstenir de continuer à participer à l’examen de la question. Le président doit faire consigner au procès-verbal de la réunion du conseil tout conflit d’intérêts déclaré.

Le président, en tant que cadre responsable de l’éthique de l’organisme, a la responsabilité de veiller à ce que les personnes nommées de l’organisme soient informées des règles d’éthique auxquelles elles sont soumises, notamment des règles en matière de conflits d’intérêts, d’activité politique et de divulgation protégée d’actes répréhensibles qui s’appliquent à l’organisme.

10. Exigences en matière de production de rapports

10.1 Plan d’activités

Le président doit s’assurer que le ministre reçoive chaque année le plan d’activités de l’organisme qui couvre au moins trois (3) années à compter de l’exercice financier à venir, sauf indication contraire du CT/CGG, aux fins de son approbation par le ministre. Le plan d’activités annuel doit être conforme aux exigences énoncées dans la DON.
L’ébauche du plan d’activités annuel doit être soumise au directeur général de l’administration du ministère ou à son équivalent désigné au plus tard 90 jours civils avant le début de l’exercice financier de l’organisme, et le plan d’activités approuvé par le conseil doit être soumis au ministre aux fins de son approbation au plus tard 30 jours civils avant le début de l’exercice financier de l’organisme provincial.
Le président s’assurera que le plan d’activités illustre les plans de l’organisme pour atteindre les priorités gouvernementales énoncées dans la lettre d’orientation annuelle. Lorsque le plan d’activités est soumis au ministre aux fins de son approbation, une note d’attestation du président de l’organisme qui indique en détail comment l’organisme prévoit atteindre chaque priorité gouvernementale doit également être soumise.
Le président est chargé de s’assurer que le plan d’activités de l’organisme comprend un système de mesures du rendement et de rapports sur l’atteinte des objectifs qui y sont énoncés. Ce système doit comprendre les objectifs de rendement, la manière dont ils seront atteints, les résultats visés et les échéanciers.
Le président doit veiller à ce que le plan d’activités comprenne une évaluation et un plan de gestion des risques. Cela aidera le ministère à élaborer les renseignements relatifs à son évaluation et à son plan de gestion des risques conformément aux exigences de la DON, à évaluer les risques, à élaborer et à tenir à jour les dossiers nécessaires et à faire rapport au CT/CGG.
Le président doit veiller à ce que le plan d’activités comprenne un inventaire des cas d’utilisation de l’intelligence artificielle (IA) de l’organisme provincial, conformément aux exigences de la Directive sur l’utilisation responsable de l’intelligence artificielle.
Le président doit veiller à ce que les plans d’activités publiés ne divulguent pas : des renseignements personnels, des renseignements de nature délicate sur l’emploi et les relations de travail, des renseignements protégés par le secret professionnel de l’avocat, des renseignements confidentiels du Conseil des ministres, des secrets commerciaux, des renseignements qui porteraient préjudice aux intérêts financiers ou commerciaux de l’organisme sur le marché ou des renseignements qui pourraient présenter de quelque autre façon un risque pour la sécurité des installations ou des activités de l’organisme. Si nécessaire, ces renseignements confidentiels inclus dans le plan d’activités approuvé par le ministre peuvent être expurgées dans la version publiée.
Le ministre doit passer en revue le plan d’activités annuel de l’organisme et signaler promptement au président s’il est d’accord ou non avec l’orientation proposée par l’organisme. Le ministre peut indiquer au président dans quels cas et en quoi le plan de l’organisme diffère des politiques ou des priorités du gouvernement ou du ministère, au besoin, et le président, au nom du conseil d’administration, modifiera le plan de l’organisme en conséquence. Les plans d’activités sont considérés comme valides uniquement à partir du moment où le ministre responsable a approuvé le plan et que cette approbation a été signifiée par écrit.
Le ministre doit approuver le plan d’activités ou suggérer des modifications au plus tard 30 jours civils après qu’il ait reçu le rapport. Dans certaines circonstances, l’approbation du ministre peut ne porter que sur certaines parties d’un plan d’activités soumis par un organisme.
Les parties reconnaissent que le CT/CGG peut exiger du ministre qu’il soumette le plan d’activités de l’organisme au CT/CGG aux fins de son examen en tout temps.
Le président, par l’intermédiaire du personnel du ministère, doit veiller à ce que le plan d’activités approuvé par le ministre soit mis à la disposition du public dans un format accessible (conformément à la Loi de 2005 sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario), dans les deux langues officielles (conformément à la Loi sur les services en français), sur le site Web de l’organisme au plus tard 30 jours civils après l’approbation du plan par le ministre.

10.2 Rapports annuels

Le président doit veiller à ce que le ministère reçoive chaque année le rapport annuel de l’organisme. Ce rapport annuel doit être conforme aux exigences énoncées dans la DON.
Le rapport annuel doit être soumis au ministère au plus tard 120 jours civils après la fin de l’exercice financier de l’organisme provincial.
Le président doit veiller à ce que les rapports annuels publiés ne divulguent pas : des renseignements personnels, des renseignements de nature délicate sur l’emploi et les relations de travail, des renseignements protégés par le secret professionnel de l’avocat, des renseignements confidentiels du Conseil des ministres, des secrets industriels, des renseignements qui porteraient préjudice aux intérêts financiers ou commerciaux de l’organisme sur le marché ou des renseignements qui pourraient présenter de quelque autre façon un risque pour la sécurité des installations ou des activités de l’organisme.
Le président doit veiller à ce que le rapport annuel montre comment l’organisme a répondu aux attentes et aux priorités gouvernementales énoncées dans la lettre d’orientation annuelle. Lorsque le rapport annuel est soumis au ministre aux fins de son approbation, une note d’attestation du président de l’organisme qui indique en détail comment l’organisme s’est acquitté de chacune des priorités du gouvernement doit également être soumise.
Le ministre doit approuver le rapport annuel au plus tard 60 jours civils après sa réception par le ministère et le déposer à l’Assemblée législative au plus tard 30 jours civils après son approbation.
Le président, par l’intermédiaire du personnel du ministère, doit veiller à ce que le rapport annuel approuvé par le ministre soit publié dans un format accessible (conformément à la Loi de 2005 sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario), dans les deux langues officielles (conformément à la Loi sur les services en français), sur le site Web de l’organisme après que le rapport ait été déposé à l’Assemblée législative et au plus tard 30 jours civils après l’approbation du rapport par le ministre.
Lors de la distribution des rapports annuels, les formats et canaux de distribution numériques doivent être utilisés, sauf indication contraire (p. ex., d’une directive ou d’une loi).

10.3 Autres rapports

Au nom du conseil d’administration, le président a la responsabilité de :

Veiller à ce que tous les rapports et documents requis, y compris ceux qui sont prévus dans la DON et l’acte constitutif de l’organisme, soient soumis à des fins d’examen et d’approbation par le Ministre, dans le respect des délais prescrits.
Fournir des données spécifiques et d’autres renseignements qui peuvent être requis de temps à autre à la demande du Ministre ou du sous-ministre.

11. Exigences en matière de publication

L’organisme provincial, par l’intermédiaire du président et au nom du conseil d’administration, doit veiller à ce que les documents de gouvernance approuvés suivants soient publiés dans un format accessible (conformément à la Loi de 2005 sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario), dans les deux langues officielles (conformément à la Loi sur les services en français), sur le site Web de l’organisme après que le rapport ait été déposé à l’Assemblée législative et au plus tard aux échéances prescrites :
- Protocole d’entente : 30 jours civils après sa signature par toutes les parties
- Lettre d’orientation annuelle : au plus tard à l’échéance de la publication du plan d’activités annuel correspondant
- Plans d’activités annuel : 30 jours civils après son approbation par le ministre
- Rapport annuel : 30 jours civils après son approbation par le ministre (le rapport doit d’abord être déposé à l’Assemblée législative).
Les documents de gouvernance publiés ne doivent pas divulguer : des renseignements personnels, des renseignements de nature délicate sur l’emploi et les relations de travail, des renseignements protégés par le secret professionnel de l’avocat, des renseignements confidentiels du Conseil des ministres, des secrets commerciaux ou des renseignements scientifiques, des renseignements qui porteraient préjudice aux intérêts financiers ou commerciaux de l’organisme provincial sur le marché ou des renseignements qui pourraient présenter de quelque autre façon un risque pour la sécurité des installations ou des activités de l’organisme provincial.
L’organisme provincial, par l’intermédiaire du président et au nom du conseil d’administration, doit veiller à ce que les renseignements sur les dépenses des personnes nommées et des membres de la haute direction soient publiés sur le site Web de l’organisme ou du ministère, conformément aux exigences de la Directive sur les frais de déplacement, de repas et d'accueil.
L’organisme provincial, par l’intermédiaire du président et au nom du conseil d’administration, doit veiller à ce que toutes les autres exigences applicables en matière de publication soient respectées.

12. Communications et gestion des problèmes

Les parties au présent protocole d’entente reconnaissent que l’échange rapide de renseignements sur les plans, les stratégies, les activités et l’administration de l’organisme est essentiel pour que le ministre puisse s’acquitter de ses responsabilités en matière de production de rapports et de réponses à l’Assemblée législative sur les activités de l’organisme. Les parties reconnaissent également qu’il est essentiel que le président, au nom du conseil d’administration, soit tenu au courant des initiatives gouvernementales et des grandes orientations de la politique susceptibles d’avoir une incidence sur le mandat et les fonctions de l’organisme.

Le ministre et le président, au nom du conseil d’administration, conviennent donc que :

Le président consultera le ministre, en temps opportun, sur toutes les annonces, tous les événements ou toutes les questions prévus, y compris les questions litigieuses, qui concernent ou dont on peut raisonnablement s’attendre à ce qu’ils concernent le ministre dans l’exercice de ses responsabilités.
Le ministre informera le président, en temps opportun et selon les besoins, des grandes initiatives de politique gouvernementales ou des projets de loi envisagés par le gouvernement qui pourraient avoir une incidence sur le mandat ou les fonctions de l’organisme ou qui auront de quelque autre façon une incidence importante sur l’organisme.
Le ministre avisera le président, et ce dernier consultera le ministre sur les stratégies de communication publique et les publications. Ils se tiendront mutuellement informés des résultats des consultations et des discussions avec les intervenants et des autres consultations et discussions publiques concernant le mandat et les fonctions de l’organisme.
Le ministre et le président se rencontreront au moins une fois par trimestre pour discuter des priorités gouvernementales et ministériels concernant l’organisme, du rendement de l’organisme, du conseil et du président, des enjeux et des possibilités émergents, des risques élevés et des plans d’action de l’organisme, y compris les directives concernant les mesures correctives, le cas échéant, ainsi que du plan d’activités et des priorités en matière d’immobilisations de l’organisme.
1. i. Conformément aux pratiques exemplaires, les réunions doivent être trimestrielles. Le ministre peut déléguer à certaines réunions un ministre associé ou un adjoint parlementaire. Le ministre doit rencontrer le président au moins deux fois par année et l’une des réunions doit être consacrée au rendement de l’organisme, du conseil et du président.
2. ii. Si le ministre estime que l’organisme présente un risque faible, il peut réduire le nombre des réunions à deux par année, dont une doit être consacrée au rendement de l’organisme, du conseil et du président.
3. iii. Le sous-ministre et le président doivent se réunir au moins une fois par trimestre pour discuter de questions d’intérêt mutuel, notamment : les enjeux et les possibilités émergents; les priorités du gouvernement et les progrès réalisés relativement à la lettre d’orientation annuelle; le plan d’activités et les résultats de l’organisme; les risques élevés de l’organisme, le plan d’action et des conseils sur les mesures correctives au besoin.
4. [iv.] Le sous-ministre et le président devront échanger en temps opportun des renseignements et des conseils sur les questions importantes qui touchent la gestion ou les activités de l’organisme.

13. Dispositions administratives

13.1 Directives gouvernementales applicables

Le président, au nom des commissaires, a la responsabilité de veiller à ce que l’organisme exerce ses activités en respectant toutes les directives et politiques gouvernementales applicables, y compris, entre autres, les directives et politiques de la liste qui figure sur le site « Directives et politiques – InsideOPS ».
Le ministère doit informer l’organisme des modifications ou des ajouts à la législation ainsi que des directives, politiques et lignes directrices gouvernementales qui s’appliquent à l’organisme. Toutefois, l’organisme est tenu de se conformer à toutes les lois, directives, politiques et lignes directrices gouvernementales auxquelles il est assujetti. Des renseignements sur l’orientation générale sont disponibles sur le site « Directives et politiques – InsideOPS ».
Tous les organismes font partie du gouvernement et sont tenus de se conformer à la législation ainsi qu’aux directives, politiques et lignes directrices gouvernementales qui leur sont applicables. De plus, les organismes peuvent être tenus de s’assurer que leurs directives et politiques sont conformes à certaines directives, politiques et lignes directrices gouvernementales, notamment celles qui se rapportent aux ressources humaines, tout en respectant les obligations qui découlent des conventions et négociations collectives.
Approvisionnement :
La directive sur l'approvisionnement pour la fonction publique de l’Ontario s’applique intégralement.
La directive sur l'approvisionnement en matière de publicité, de relations publiques et avec les médias et de services de création et de communications s’applique intégralement.
L’organisme doit se conformer aux orientations générales, notamment à la Directive sur l’obligation de rendre compte en matière de paiements de transfert, à la Politique opérationnelle en matière de paiements de transfert et aux directives et politiques financières et comptables.
Au nom du conseil d’administration, le président est chargé de veiller à ce que des attentes claires soient établies à l’égard des bénéficiaires de paiements de transfert et d’assurer une diligence efficace lors de l’établissement et de la surveillance des contrats de paiements de transfert afin de faire en sorte que les services publics soient fournis, que les engagements soient respectés et que des contrôles appropriés soient mis en place pour assurer une utilisation prudente de l’argent des contribuables.

13.2 Services de soutien administratif et organisationnel

Tous les organismes font partie du gouvernement et sont tenus de se conformer à la législation ainsi qu’aux directives, politiques et lignes directrices gouvernementales qui leur sont applicables. De plus, ils peuvent être tenus de s’assurer que leurs directives et leurs politiques sont conformes à certaines directives, politiques et lignes directrices gouvernementales, notamment à celles qui se rapportent aux ressources humaines, tout en respectant les obligations qui découlent des conventions et des négociations collectives.
Sous réserve des exigences de la loi et des directives gouvernementales applicables, l’organisme peut établir ses propres politiques et lignes directrices administratives, financières et opérationnelles, ainsi qu’en matière d’approvisionnement et de ressources humaines, en faisant preuve d’un sens aigu des affaires et d’une souplesse opérationnelle.
Le sous-ministre a la responsabilité de fournir à l’organisme les services de soutien administratif et organisationnel énumérés dans le présent protocole d’entente et de négocier ces services avec Services communs de l’Ontario, le cas échéant.
Le sous-ministre doit veiller à ce que le soutien ou les services fournis à l’organisme soient de la même qualité que ceux qui sont fournis aux divisions et directions du ministère.

13.3 Services juridiques

Les services juridiques seront fournis à la Commission d'aide aux anciens combattants par le ministère des Services à l'enfance et des Services sociaux et communautaires.
La Commission d'aide aux anciens combattants peut faire appel à des services juridiques externes lorsqu’elle a besoin d’une expertise qui n’est pas disponible au sein du ministère ou lorsque le recours à un cabinet d’avocats de la Couronne entraînerait un conflit d’intérêts.
Les services juridiques externes seront acquis conformément à la politique opérationnelle pour la FPO en matière d’acquisition et d’utilisation de services juridiques du ministère du Procureur général.

13.4 Création, collecte, conservation et disposition des documents

Au nom de la Commission, le président a la responsabilité de veiller à la mise en place d’un système de création, de collecte, de conservation et de disposition des documents.
Par l’intermédiaire du président, les commissaires ont la responsabilité de veiller à ce que l’organisme provincial se conforme à toutes les lois, directives et politiques gouvernementales concernant la gestion de l’information et des documents.
Le président et les commissaires doivent protéger les intérêts juridiques, fiscaux et autres de l’organisme en mettant en œuvre des mesures raisonnables pour assurer le maintien de la viabilité, l’intégrité, la préservation et la sécurité de tous les documents officiels créés, commandés ou acquis par l’organisme. Ces documents comprennent, sans s’y limiter, tous les documents électroniques tels que les courriels, les renseignements publiés sur le ou les sites Web de l’organisme, les ensembles de données des bases de données et tous les documents stockés sur les ordinateurs personnels et les lecteurs partagés.
Au nom de la Commission, le président a la responsabilité de veiller à la mise en œuvre de mesures qui exigent que les employés de l’organisme créent des documents complets, exacts et fiables qui documentent et étayent les transactions d’affaires, les décisions, les événements, les politiques et les programmes importants.

13.5 Cybersécurité

Les organismes sont responsables de la gestion des risques pour la cybersécurité et des répercussions associées au sein de leur organisation et doivent rendre des comptes à ce sujet.
Les organismes doivent s’assurer que des systèmes, des protocoles et des procédures adéquats sont établis et maintenus pour assurer la cyberrésilience, le rétablissement et la maturité.
Les pratiques et protocoles de cybersécurité d’un organisme doivent être régulièrement examinés et mis à jour pour faire face aux menaces nouvelles et émergentes pour la cybersécurité.
Les organismes doivent se conformer à toutes les politiques et normes applicables émises par la FPO, telles que les Normes en matière d’information et de technologie du gouvernement de l’Ontario (NIT-GO) 25.0 et toute autre norme NIT-GO pertinente, la Politique générale relative à Ia classification de la sensibilité des renseignements, la politique générale relative à la cybersécurité et à la gestion des cyberrisques, la directive sur la gouvernance et la gestion des informations et ressources de données, et la directive sur la gouvernance et la gestion de la technologie de l’information.

13.6 Propriété intellectuelle

La propriété intellectuelle consiste en l’information et en les droits qui la protègent. Ces droits comprennent le droit d’auteur, les marques de commerce, les brevets et d’autres formes de protection de la propriété intellectuelle. La directive intitulée Gestion, diffusion et fixation du prix des renseignements gouvernementaux (propriété intellectuelle) fournit des directives sur l’application et les exigences relativement à la propriété intellectuelle produite par ou pour les organismes.

Au nom de la Commission, le président a la responsabilité de veiller à ce que les intérêts juridiques, financiers et autres du gouvernement liés à la propriété intellectuelle soient protégés dans tout contrat que l’organisme peut conclure avec un tiers et qui comprend la création de propriété intellectuelle.

13.7 Accès à l’information et la protection de la vie privée

Le président et le ministre reconnaissent que l’organisme est tenu de respecter les exigences énoncées dans la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée (LAIPVP) en ce qui concerne la collecte, la conservation, la sécurité, l’utilisation, la distribution, la divulgation, l’accès, la correction et la disposition des documents.
Le ministre des Services à l’enfance et des Services sociaux et communautaires est le responsable de l’institution aux fins de la LAIPVP.

13.8 Normes de service

L’organisme provincial doit établir des normes de service à la clientèle et de qualité conformes aux normes appropriées du gouvernement, du ministère et de la fonction publique de l’Ontario.
Le président doit veiller à ce que l’organisme fournisse ses services en respectant une norme de qualité qui reflète les principes et les exigences de la directive sur les services de la FPO.
Le président doit veiller à ce que l’organisme conçoive, fournisse et mette en œuvre ses services numériques, qu’ils soient créés à l’interne ou acquis, conformément aux principes et aux exigences énoncés dans la directive sur les données et les services numériques, y compris la norme des services numériques de l’Ontario.
La Commission d’aide aux anciens combattants doit mettre en place un processus officiel de réponse aux plaintes concernant la qualité des services reçus par les demandeurs de l’organisme, conformément aux normes de qualité des services du gouvernement.
Le plan d’activités annuel de l’organisme doit comprendre des mesures et des objectifs de rendement pour le service aux demandeurs et la réponse de l’organisme aux plaintes.

13.9 Diversité et inclusion

L’organisme provincial, par l’intermédiaire du président qui agit au nom de la Commission, reconnaît l’importance de promouvoir la création d’un milieu de travail équitable, inclusif, accessible, antiraciste et diversifié au sein de l’organisme.
Au nom de la Commission, le président favorisera la création d’un milieu de travail diversifié et inclusif au sein de l’organisme en :
1. Élaborant et encourageant des initiatives en faveur de la diversité et de l’inclusion afin de promouvoir la création d’un environnement inclusif et exempt de discrimination et de harcèlement au travail;
2. Adoptant un processus inclusif pour faire en sorte que tout le monde puisse se faire entendre.
Au nom de la Commission, le président a la responsabilité de veiller à ce que l’organisme exerce ses activités conformément au Code des droits de la personne, à la Loi de 2005 sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario , et à la Loi sur les services en français.

14. Dispositions financières

14.1 Généralités

Toutes les procédures financières de l’organisme doivent être conformes aux directives gouvernementales applicables, ainsi qu’aux politiques et procédures financières et administratives du ministère et du gouvernement.

Lorsque le ministre des Finances et/ou le président du Conseil du Trésor l’ordonne, en vertu de l’article 16.4 de la Loi sur l’administration financière, l’organisme doit verser au Trésor les sommes que le ministre des Finances et/ou le président du Conseil du Trésor juge excédentaires par rapport à ses besoins.
Conformément à l’article 28 de la Loi sur l’administration financière, l’organisme ne doit souscrire aucun arrangement financier, engagement financier, garantie, remboursement ou opération semblable qui augmenterait, directement ou indirectement, la dette ou la dette éventuelle du gouvernement de l’Ontario sans l’approbation du ministre des Finances et/ou du président du Conseil du Trésor. L’approbation du ministre doit être obtenue avant toute demande d’approbation statutaire du ministre des Finances ou du président du Conseil du Trésor.
Les allocations de fonctionnement approuvées de l’organisme provincial peuvent être rajustées au cours d’une année donnée si des restrictions budgétaires en cours d’exercice sont imposées par le Conseil des ministres ou le ministre. L’organisme sera informé de toute modification de son allocation dès que possible. Si l’organisme doit réaffecter des ressources suite à un ajustement de ses allocations de fonctionnement, il doit en informer le ministère et en discuter avec celui-ci avant de procéder aux modifications.
L’organisme doit faire rapport au SCT lorsqu’il demande des conseils externes sur des questions où : (i) l’efficacité des conseils dépend d’un traitement comptable ou d’une présentation particulière dans les états financiers; (ii) le résultat ou les conséquences de la consultation ont ou auront un effet important sur les états financiers; et (iii) il pourrait y avoir un doute raisonnable quant au caractère approprié du traitement comptable ou de la présentation connexe au regard du référentiel d’information financière pertinent.

14.2 Financement

L’organisme provincial doit tenir un compte bancaire à son nom et gérer ses activités financières, y compris les placements et la gestion de trésorerie, conformément aux orientations de la politique de l’Office ontarien de financement.
Les procédures financières de l’organisme doivent être conformes aux directives et lignes directrices du CT/CGG et du ministère des Finances, ainsi qu’aux autres directives gouvernementales applicables.
Le financement de la Commission a pour but d’administrer un programme d’aide financière destiné aux anciens combattants admissibles et aux membres admissibles de leurs familles qui résident en Ontario.

14.3 Rapports financiers

Le président doit remettre au ministre, au nom de la Commission, les états financiers annuels et les inclura dans le rapport annuel de l’organisme. Ces états seront fournis conformément aux instructions de la Division du contrôleur provincial.

14.4 Régime fiscal : Taxe de vente harmonisée (TVH)

L’organisme est tenu de respecter ses obligations de fournisseur en vertu de la Loi sur la taxe d’accise fédérale en percevant et en remettant la TVH sur toutes les fournitures taxables qu’il effectue.

Paiement de la TVH

L’organisme a la responsabilité de payer la TVH le cas échéant, conformément à la Loi sur la taxe d’accise (Canada).

Recouvrement de la TVH

L’organisme n’a pas le droit de réclamer les remboursements de la TVH pour les organismes gouvernementaux.

14.5 Biens immobiliers

Au nom de la Commission, le président doit obtenir l’approbation du ministre pour toute question qui concerne les biens immobiliers.
Au nom du conseil d’administration, le président a la responsabilité de veiller à ce que l’organisme exerce ses activités conformément à la directive du CGG sur les biens immobiliers.
La Commission partage des locaux à bureaux avec la Direction des services aux personnes ayant une déficience intellectuelle et des services de soutien et a accès à des salles de conférence et à des bureaux sur réservation.
L’annexe B de la directive sur les biens immobiliers énonce les normes obligatoires relatives aux locaux à bureaux et les pratiques d’aménagement des locaux à bureaux qui doivent être respectées lors de l’acquisition d’espace aux fins de son utilisation comme locaux et pour la prestation de programmes.
Le président reconnaît que tous les contrats de location des organismes provinciaux sans autorité immobilière sont soumis à l’administration et au contrôle du ministre de l’Infrastructure.
L’organisme doit harmoniser ses politiques de travail hybride avec celles de la FPO et déterminer et évaluer les possibilités d’optimisation des bureaux afin de réduire l’empreinte immobilière des bureaux et de trouver des moyens de réduire les coûts.

15. Modalités de vérification et d’examen

15.1 Vérifications

L’organisme fait l’objet d’un examen périodique et d’une vérification de l’optimisation des ressources par le vérificateur général de l’Ontario en vertu de la Loi sur le vérificateur général ou par la Division de la vérification interne de l’Ontario du Secrétariat du Conseil du Trésor.
Un organisme provincial peut demander et/ou doit accepter la prestation de services de vérification interne par la Division de la vérification interne de l’Ontario, conformément à la Directive sur la vérification interne.
Indépendamment de toute vérification externe antérieure ou annuelle, le ministre ou le président peut ordonner (au nom du conseil d’administration) que l’organisme fasse l’objet d’une vérification en tout temps. Les résultats d’une telle vérification doivent être communiqués par le président au ministre conformément à l’article 8.2.
Un organisme provincial communiquera tous les rapports de mission (y compris ceux préparés par sa propre fonction de vérification interne et/ou ceux présentés au président de l’organisme) à son ministre et à son sous-ministre respectifs (et, sur demande, au président du Conseil du Trésor). L’Organisme conseillera le ministre et le sous-ministre respectifs au moins une fois par année sur toute recommandation ou question en suspens.
Un organisme provincial communiquera son plan de vérification approuvé à son ministre et à son sous-ministre respectifs (et, sur demande, au président du Conseil du Trésor) pour faciliter la compréhension des risques relatifs à l’organisme.
Le président, au nom du conseil d’administration, peut demander une vérification externe des opérations financières ou des contrôles de gestion de l’Organisme, aux frais de celui-ci.

15.2 Autres examens

La Commission d’aide aux anciens combattants fait l’objet d’un examen périodique, à la discrétion et selon les directives du CT/CGG ou du ministre. Cet examen peut porter sur des questions relatives à l’organisme déterminées par le CT/CGG ou le ministre, et peut inclure le mandat, les pouvoirs, la structure de gouvernance et/ou les activités de l’organisme, y compris les finances, les ressources humaines et les relations de travail, ainsi que les processus de l’Organisme.

Lorsqu’il exige un examen périodique, le ministre ou le CT/CGG détermine le moment et la responsabilité de la réalisation de l’examen, les rôles du président, du conseil d’administration et du ministre, ainsi que la façon dont les autres parties y participent.
Un examen du mandat de l’organisme provincial sera effectué au moins une fois tous les six ans. La date du prochain examen sera en 2025.
Le ministre consultera le président, au nom du conseil d’administration, au besoin, lors de cet examen.
Le président et la Commission collaboreront à tout examen.
Dans le cas d’un examen entrepris selon les directives du ministre, ce dernier doit présenter au CT/CGG, pour examen, toute recommandation de changement formulée à partir des résultats de l’examen concernant l’organisme.

16. Dotation et nominations

16.1 Délégation des pouvoirs en matière de gestion des ressources humaines

Lorsque la CFP a délégué ses pouvoirs, obligations et fonctions en matière de gestion des ressources humaines au sous-ministre, au président ou à un responsable désigné en vertu du Règlement de l’Ontario 148/10, cette personne est tenue d’exercer ces pouvoirs conformément aux lois, aux directives ou aux politiques pertinentes, conformément au mandat de la Commission d’aide aux anciens combattants et dans les limites des pouvoirs délégués.

16.2 Nominations

Le président est nommé par le lieutenant-gouverneur en conseil (LGC) sur recommandation du ministre, conformément au paragraphe 6 (2) de la Loi de 2020 sur la Commission d’aide aux anciens combattants, pour un mandat maximal de trois ans, à la discrétion du LGC, et son mandat peut être reconduit pour d’autres mandats de trois ans, jusqu’à concurrence de dix ans.
Le vice-président et les commissaires de l’organisme sont nommés par le lieutenant-gouverneur en conseil sur la recommandation du ministre, conformément au paragraphe 6 (2) de la Loi de 2020 sur la Commission d’aide aux anciens combattants, pour un mandat maximal de trois ans, à la discrétion du LGC, et son mandat peut être reconduit pour d’autres mandats de trois ans, jusqu’à concurrence de dix ans.
Le nombre maximal de commissaires est de onze, comme indiqué dans la Loi de 2020 sur la Commission d’aide aux anciens combattants.
Le président doit utiliser la matrice des compétences et la stratégie de recrutement de l’organisme pour informer le ministre des lacunes en matière de compétences au sein du conseil d’administration et formuler des recommandations pour les nominations ou les renouvellements de nomination, ce qui consiste entre autres à conseiller le ministre sur la présence et le rendement des personnes nommées.

16.3 Rémunération

La rémunération des membres du conseil est fixée par le lieutenant-gouverneur en conseil.

Comme indiqué dans la Loi de 2020 sur la Commission d’aide aux anciens combattants, le président et les commissaires ne sont pas rémunérés mais ont droit au remboursement des dépenses raisonnables déterminées par le LGC.

Les organismes provinciaux, y compris les membres de leur conseil d’administration, doivent se conformer à la Directive sur les frais de déplacement, de repas et d’accueil publiée par le CGG. Les dépenses légitimes et autorisées engagées dans le cadre des affaires gouvernementales seront remboursées. Les dépenses des membres du conseil d’administration en vertu de la Directive sont soumises aux exigences de divulgation publique des renseignements sur les dépenses.

17. Gestion des risques, protection de responsabilité et assurance

17.1 Gestion des risques

Les ministres et les ministères sont tenus de collaborer avec leurs organismes provinciaux afin d’assurer une gestion efficace des risques. Le ministère et l’organisme se réuniront pour discuter des risques élevés et des plans d’action de l’organisme, y compris des directives sur les mesures correctives.

Le président, au nom du conseil d’administration, est chargé de veiller à ce qu’une stratégie de gestion des risques soit élaborée et mise en œuvre pour l’Organisme provincial, conformément à la Directive concernant les organismes et les nominations et à la Directive sur la gestion globale des risques de la FPO, ainsi qu’au processus de gestion des risques.

L’organisme doit veiller à ce que les risques auxquels il est confronté soient traités de manière adéquate.

17.1.1 Gestion des risques liés à l’intelligence artificielle

Le président, au nom du conseil d’administration, est chargé de veiller à ce que la gestion des risques liés à l’IA soit menée conformément aux principes et aux exigences de la Directive sur l’utilisation responsable de l’IA.

L’organisme doit mettre en œuvre la gestion des risques liés à l’IA conformément aux exigences énoncées à l’article 6.3 de la Directive sur l’utilisation responsable de l’IA.
- L’organisme doit veiller à ce que la gestion des risques technologiques soit consignée et adéquate.
- L’organisme doit déterminer les menaces et les risques, évaluer leur incidence, leur gravité et leur probabilité éventuelles, et consigner les risques et les mesures prises pour y remédier.
L’organisme doit veiller à qu’il y ait en place un processus opérationnel pour que les dirigeants responsables puissent consigner leurs efforts continus pour traiter (résoudre, atténuer ou accepter) les risques tout au long du cycle de vie de la technologie.
L’organisme doit publier une liste des cas d’utilisation de l’IA dans le cadre de son plan d’activités.
L’organisme doit faire le suivi et rendre compte trimestriellement des menaces informatiques, des risques et vulnérabilités technologiques, ainsi que des mesures de gestion des risques associées. Il s’agit notamment de communiquer l’information sur les cas d’utilisation de l’IA et la gestion des risques associés.
L’Organisme doit s’assurer que les systèmes informatiques répondent aux exigences de confidentialité, d’intégrité et de disponibilité de tous les renseignements et que les systèmes peuvent protéger ou supprimer adéquatement les renseignements en fonction de leur niveau de sensibilité.

18. Conformité et mesures correctives

Une communication ouverte et cohérente entre les organismes provinciaux et leur ministère responsable contribue à faire en sorte que les priorités et les orientations du gouvernement soient clairement comprises et aide à gérer les risques ou les problèmes à mesure qu’ils surviennent.
Des situations peuvent survenir au cours de la surveillance nécessitant des mesures correctives. Les mesures correctives désignent les mesures prises pour remédier au non-respect de la présente directive. Elles aident les organismes à produire les extrants et/ou les résultats souhaités et à respecter les modalités établies par la présente directive.
Si un ministère prend des mesures correctives, celles-ci doivent être progressives et proportionnelles au risque associé au degré de non conformité. Le degré de mesure corrective ne devrait être augmenté que si la non conformité de l’organisme persiste. Il est important que les ministères consignent toutes les mesures et fournissent rapidement et clairement de l’information au président ou à la haute direction de l’organisme concernant les mesures correctives possibles. Il peut s’agir de lettres d’orientation du ministre responsable et/ou du président du Conseil du Trésor, au besoin.
Avant de prendre des mesures correctives plus rigoureuses, les ministères doivent consulter le SCT et un avocat.

19. Date d’entrée en vigueur, durée et examen du protocole d’entente

Le présent protocole d’entente entre en vigueur à la date de sa signature par le ministre, dernière partie à le signer (« date d’entrée en vigueur initiale »), et demeure en vigueur jusqu’à sa révocation ou son remplacement par un protocole d’entente subséquent signé par les parties.
Une copie du protocole d’entente signé et de tout protocole d’entente subséquent doit être remise au secrétaire du Conseil du Trésor/Conseil de gestion du gouvernement au plus tard sept jours civils après sa signature.
En cas de changement de ministre, de sous-ministre ou de président d’un organisme provincial régi par un conseil, la personne nouvellement nommée doit examiner et signer le présent protocole d’entente au plus tard quatre mois après sa nomination.

Signatures

Je reconnais mon rôle et les exigences énoncées dans le présent protocole d’entente et dans la Directive concernant les organismes et les nominations.

Daniele Zanotti
Sous-ministre
July 14, 2025

Annexe 1 : Protocole des communications publiques

Objet
Le protocole de communication établit un cadre de collaboration entre le ministère et l’organisme pour les communications publiques dirigées par l’organisme.
Le protocole de communication s’applique à la fois à la mise en œuvre par l’organisme de son mandat prévu par la loi et à la promotion de son travail. Il appuie également la reddition de comptes par le ministère à l’Assemblée législative et au Cabinet à cet égard.
Définitions
1. « Communications publiques » désigne tout document communiqué au public, directement ou par l’intermédiaire des médias :
  - forme orale, telle qu’un discours, une présentation publique ou une entrevue à diffuser;
  - forme imprimée, telle qu’un rapport papier;
  - forme électronique, telle qu’une publication sur un site Web;
  - publicité payante, telle qu’une campagne numérique ou imprimée.
2. Une « question litigieuse » est une question qui préoccupe, ou dont on peut raisonnablement penser qu’elle préoccupe, l’Assemblée législative ou le public, ou qui est susceptible d’entraîner des demandes de renseignements adressées au ministre ou au gouvernement. Les questions litigieuses peuvent être soulevées par :
  - les membres de l’Assemblée législative;
  - le public;
  - les médias;
  - les parties prenantes;
  - les partenaires de prestation de services.
L’organisme se conformera à la directive sur l’identification visuelle du Conseil du Trésor/Conseil de gestion du gouvernement.
Le ministère et l’organisme désigneront des personnes qui agiront à titre de « responsables » des communications publiques.
- Le responsable du ministère est le directeur de la Direction des services aux personnes ayant une déficience intellectuelle et des services de soutien.
- Le responsable de l’organisme est le président de la Commission d’aide aux anciens combattants.
Aux fins du présent protocole, les communications publiques sont divisées en trois catégories :
1. Réponses aux médias ou produits de communication liés aux activités courantes de l’organisme et à ses programmes qui n’ont pas d’incidence directe pour le ministère ou le gouvernement, ou qui ne peuvent être considérés comme une priorité du gouvernement.
  - Les réponses aux médias, les communiqués de presse et autres produits de communication doivent être communiqués, à une fréquence appropriée et en temps opportun (c.-à-d. quotidiennement), au responsable du ministère, qui les transmettra, le cas échéant, à d’autres personnes au sein du ministère.
  - Remarque :Les annonces liées au financement ne sont pas considérées comme des activités courantes et doivent être placées dans la catégorie B. Les questions litigieuses doivent être placées dans la catégorie C.
2. Produits et/ou plans de communication pour lesquels des messages provinciaux ou ministériels sur les priorités gouvernementales amélioreraient la visibilité de l’organisme ou du gouvernement, ou offriraient des occasions d’annonces gouvernementales locales.
  - Pour tous les points non litigieux susceptibles de susciter l’intérêt des médias, le responsable de l’organisme informera le responsable du ministère des plans et des produits de communication à venir au moins trois (3) semaines ouvrables à l’avance.
  - Pour les points non litigieux qui donnent éventuellement lieu à des communications gouvernementales ou qui concernent des annonces de financement, l’organisme doit demander l’approbation des produits de communication sept (7) jours ouvrables avant la date exigée.
  - L’approbation finale du Bureau du ministre doit être obtenue et sera demandée par le responsable du ministère. Si l’organisme ne reçoit pas de commentaires ou d’approbation de la part du Bureau du ministre ou du responsable du ministère dans les quarante-huit (48) heures suivant la date de publication de l’élément en question, il doit faire un suivi à un échelon supérieur et indiquer qu’il procédera en conséquence.
  - Les réponses aux médias non litigieuses doivent être communiquées, à une fréquence appropriée et en temps opportun (c. à d. quotidiennement), au responsable du ministère, qui les transmettra, le cas échéant, à d’autres personnes au sein du ministère. Dans le cas des réponses aux médias litigieuses, la procédure ci-dessous doit être suivie.
3. Questions litigieuses, réponses aux médias et communiqués de presse susceptibles d’avoir une incidence directe sur le ministère ou le gouvernement, ou susceptibles de donner lieu à des demandes de renseignements adressées au ministre ou au gouvernement.
  - Le responsable de l’organisme avisera immédiatement le responsable du ministère dès qu’il aura connaissance du problème et informera simultanément le Bureau du ministre. Le responsable du ministère pourra également signaler à l’organisme les questions litigieuses nécessitant une attention particulière. L’organisme fournira tous les renseignements généraux nécessaires au responsable du ministère, qui fera préparer une note sur les questions litigieuses.
  - L’organisme doit obtenir l’approbation du ministère avant de publier des réponses aux médias ou des communiqués de presse de cette catégorie. Le responsable de l’organisme transmettra la réponse aux médias ou les communiqués de presse au responsable du ministère, qui lancera le processus d’approbation au sein du ministère.
  - L’approbation finale du Bureau du ministre doit être obtenue pour les réponses aux médias et les communiqués de presse de cette catégorie.

Publicité
- Afin de répondre aux exigences à long terme de la planification publicitaire, l’organisme fournira au ministère son plan de marketing annuel trois (3) mois avant sa date de début (à l’exercice financier de l’organisme).
- L’organisme remettra les documents d’information de campagne au ministère au moins deux (2) semaines avant la réunion d’information avec les partenaires créatifs/médias (Organisme). Le ministère veillera à l’harmonisation des objectifs et des messages de la campagne.
- Le matériel publicitaire et les campagnes peuvent être examinés par le Bureau du ministre du ministère.
- Les messages et les éléments créatifs finaux seront communiqués au ministère au moins deux (2) semaines avant la mise en ligne.

Mis à jour : 29 août 2025

Date de publication : 04 janvier 2021