Les Normes relatives aux données en vue de repérer et de surveiller le racisme systémique, aussi appelées Normes relatives aux données contre le racisme (les normes) ont été établies afin de contribuer à repérer et à surveiller les manifestations de racisme systémique et les disparités raciales dans le secteur public.

Les normes instaurent des pratiques cohérentes et efficaces afin de produire une information fiable, permettant d’asseoir une prise de décisions fondées sur les données probantes et la responsabilisation à l’égard du public, en vue de contribuer à éliminer le racisme systémique et à faire progresser l’équité raciale.

Le gouvernement de l’Ontario est résolu à contribuer à établir une société inclusive et équitable pour l’ensemble des Ontariens et des Ontariennes. En repérant et en surveillant les disparités raciales systémiques, les organisations du secteur public amélioreront leur capacité à combler les lacunes, à supprimer les obstacles et à faire progresser le traitement équitable de tous et de toutes.

Objet

Les normes ont pour objet d’énoncer les exigences relatives à la collecte, à l’utilisation, à la divulgation, à l’anonymisation, à la gestion et à la publication des renseignements, notamment les renseignements personnels, ainsi qu’à l’établissement de rapports. Elles aident les organisations du secteur public (OSP) à s’acquitter des obligations, que leur impose la Loi de 2017 contre le racisme (la « Loi »), de repérer et de surveiller les disparités raciales en vue d’éliminer le racisme systémique et de faire progresser l’équité raciale.

Autorité Légale

Les normes ont été formulées par le ministre délégué à l’Action contre le racisme en vertu du paragraphe 6 (1) de la Loi et approuvées par la lieutenante-gouverneure en conseil. Le commissaire à l’information et à la protection de la vie privée (CIPVP) et la Commission ontarienne des droits de la personne CODP ont été consultés dans le cadre de leur élaboration.

Il convient de lire les normes parallèlement à la Loi et ses règlements d’application.

Application

Comme le prévoit la Loi, les normes s’appliquent aux OSP, que les règlements oblige ou autorise à recueillir des renseignements personnels en rapport avec des programmes, des services et des fonctions précises. Ces collectes visent notamment les renseignements personnels relatifs à l’identité autochtone, à la race, à la religion, à l’origine ethnique, ainsi que les renseignements personnels énumérés dans le règlement d’application.

Les OSP énumérées dans les règlements d’application doivent se conformer à la Loi et tout ou partie des normes. Les normes précises auxquelles chaque organisation doit se plier sont spécifiées dans la Loi même, ainsi que dans le règlement.

Les normes ne remplacent pas, ne limitent pas et ne diminuent en rien les responsabilités ou les obligations dues envers les personnes selon le Code des droits de la personne de l’Ontario de 1990 (le « Code »).

Des organisations qui ne sont pas autorisées à recueillir des renseignements personnels, ou tenues de le faire, sous le régime de règlements pris en application de la Loi peuvent par ailleurs être autorisées à recueillir, à utiliser et à divulguer des renseignements personnels afin de repérer et de surveiller les manifestations de racisme systémique et les disparités raciales sous le régime d’autres lois, notamment le Code. En pareil cas, elles doivent observer les exigences des lois pertinentes, notamment la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée (LAIPVP) ou la Loi sur l’accès à l’information municipale et la protection de la vie privée (LAIMPVP). Les organisations peuvent tenir compe des normes et des lignes directrices pour élaborer et mettre en œuvre des programmes visant à repérer, surveiller et supprimer les manifestations de racisme systémique et à faire prograsser l’équité raciale.

Portée

Les normes régissent la façon dont les organisations gèrent les renseignements, y compris les renseignements personnelsrecueillis sous le régime de la Loi. Ces renseignements sont recueillis pour être en mesure comprendre comment le racisme systémique a une incidence sur les Autochtones, les Noirs et les groupes racialisés, ainsi que de repérer les iniquités raciales éventuelles.

Les normes énoncent les exigences, les justifications et des lignes directrices pour chaque étape, de la planification et de la préparation, à l’analyse et à l’établissement de rapports. Elles portent notamment sur la collecte, l’utilisation, la divulgation, l’anonymisation et la gestion des renseignements, y compris les renseignements personnels.

Les normes ne donnent pas de ligne directrice quant à la façon de diminuer, d’éliminer ou d’éviter les incidences raciales négatives et les répercussions inéquitables des politiques et des programmes.

Le CIPVPO examine les pratiques de gestion des renseignements de toute organisation assujettie à la Loi afin d’établir si les exigences que prévoient la Loi, ses règlements d’application et les normes ont été observées. Si le commissaire conclut qu’une pratique enfreint la Loi ou un règlement, il peut ordonner à l’OSP de mettre fin à la pratique en question, de détruire les renseignements personnels recueillis ou conservés conformément à cette pratique, de la modifier ou de la remplacer par une nouvelle pratique.

Comment utiliser le présent document

Les normes
constituent les exigences qui s’appliquent aux OSP visées par la Loi.
Les justifications
présentent des motifs sous-tendant les normes.
Les lignes directrices
décrivent des pratiques exemplaires et des facteurs importants à considérer pour se conformer aux normes.

Les normes représentent les aspects à considérer en ce qui a trait aux fonctions, aux besoins et aux réalités de fonctionnement variables des OSP en Ontario.

Principes

Les organisations devraient suivre les présents principes afin d’interpréter et d’appliquer les normes : 

Principe 1 : Vie privée, confidentialité et dignité
Protéger la confidentialité des renseignements personnels et respecter la vie privée et la dignité des personnes, des groupes et des collectivités.
Principe 2 : Engagements et imputabilité
Rendre compte du recours aux normes en vue de contribuer à éliminer le racisme systémique et à faire progresser l’équité raciale.
Principe 3 : Impartialité et intégrité
Appliquer les normes en toute impartialité et instaurer la confiance du public dans les efforts consentis en vue d’éliminer le racisme systémique et de faire progresser l’équité raciale.
Principe 4 : Assurance de la qualité
Consentir des efforts continus en vue de garantir la qualité des renseignements personnels recueillis, de mener des analyses avec minutie et rigueur et de vérifier l’exactitude des conclusions présentées.
Principe 5 : Ressources des organisations
Utiliser les ressources des organisations de façon à s’acquitter des exigences des normes.
Principe 6 : Transparence, actualité et accessibilité
Recueillir des renseignements et établir des rapports pour en faire état en temps voulu, de sorte que l’information soit consultable par le public et soit présentée avec clarté, en toute transparence et de façon accessible.

Aperçu des normes

  1. Évaluer, planifier et préparer
    • Cerner les besoins et établir les objectifs précis de l’organisation en ce qui a trait à la collecte de renseignements personnels en se fondant sur les observations des intervenants et de la collectivité.
    • Déterminer les priorités et les ressources des organisations, et procéder à une évaluation de l’incidence sur la vie privée.
    • Cerner des répercussions utiles au titre de la prestation de services, de programmes ou de politique, et établir un plan d’analyse.
    • Instaurer des processus de régie des données, et élaborer et planifier des politiques et des procédures de collecte, notamment des mesures visant à garantir la qualité et la sécurité des renseignements personnels.
    • Cerner les besoins en formation, puis élaborer et dispenser des formations et d’autres ressources pour appuyer l’observation de la Loi, de ses règlements d’application et des normes, ainsi que des dispositions pertinentes sur la protection de la vie privée.
  2. Recueillir des renseignements personnels
    • Communiquer aux clients et aux collectivités l’objet de la collecte de renseignements personnels, ainsi que la manière dont elle est réalisée.
    • Mettre en œuvre une collecte de renseignements personnels qui repose sur le consentement exprès et volontaire.
  3. Gérer et protéger les renseignements personnels
    • Mettre en œuvre des procédures garantissant la qualité et la sécurité des renseignements personnels.
    • Maintenir et favoriser des dispositifs et des processus sécuritaires afin de conserver, de consigner et d’éliminer les renseignements personnels.
    • Limiter l’accès aux renseignements personnels, ainsi que leur utilisation.
  4. Analyser les renseignements recueillis
    • Calculer et interpréter les disproportions ou les disparités statistiques se rapportant à la race.
    • Appliquer des seuils pour interpréter l’existence éventuelle d’écarts visibles nécessitant de nouvelles analyses ou mesures correctives.
  5. Diffuser les données et les résultats d’analyse à l’intention du public
    • Anonymiser les ensembles de données et les résultats des analyses avant de les rendre publiques, conformément aux principes du gouvernement ouvert.
    • Inclure les résultats témoignant de disproportions ou de disparités se rapportant à la race dans les rapports établis à l’intention du public, ainsi que les seuils utilisés.
  6. Appuyer et instaurer le changement organisationnel au chapitre de l’action contre le racisme
    • Recourir aux renseignements pour mieux comprendre les inégalités raciales et pour étayer les décisions à prendre pour faire tomber les obstacles systémiques et faire progresser l’équité raciale.
    • Continuer de surveiller et d’évaluer les progrès et les répercussions.
    • Promouvoir l’éducation et la participation du public quant à l’action contre le racisme.
  7. Renseignements donnés par des observateurs participants (RDOP)
    • Prévoir de recueillir, de gérer et d’utiliser des RDOP accompagnés d’observations formulées par les collectivités et les intervenants en cause.
    • Mettre en œuvre la collecte de RDOP conformément aux exigences en matière de collecte indirecte.
    • Prévoir des mesures visant à garantir l’exactitude des RDOP avant qu’ils ne soient utilisés.

Examen Périodique

Avec le concours des collectivités en cause, le gouvernement de l’Ontario examinera périodiquement les normes, en vue de garantir qu’elles continuent de réaliser la visée énoncée au paragraphe 6 (1) de la Loi.

Le ministre délégué à l’Action contre le racisme supervisera la conduite de l’examen périodique. La CODP et le CIPVP seront consultés avant que des modifications ne soient apportées aux normes.