Recueillir des renseignements personnels

La collecte de renseignements personnels sous le régime du paragraphe 7 (2) de la Loi a pour objet d’éliminer le racisme systémique et de faire progresser l’équité raciale.

Manière de recueillir les renseignements personnels

Le paragraphe 7 (3) de la Loi impose que les renseignements personnels soient recueillis directement du particulier concerné par ces renseignements, sauf si les normes autorisent une autre manière (indirecte) de les recueillir.

Norme 5. Collecte directe

Les OSP doivent recueillir les renseignements personnels directement du particulier concerné par ces renseignements, sauf de la manière par ailleurs autorisée par la norme 6. 

Justification

Il est essentiel de recueillir les renseignements personnels directement du particulier auquel ils se rapportent afin de garantir que le consentement volontaire exprès est sollicité et obtenu. Par ailleurs, cette façon de faire respecte la dignité du particulier.

Lignes directrices

En plus de la collecte des renseignements personnels auprès des particuliers à qui ils se rapportent, la collecte directe peut inclure la collecte de renseignements personnels auprès d’une personne légalement autorisée à agir au nom d’une autre. Il pourrait notamment s’agir d’un parent ayant la garde d’un enfant, d’un tuteur légal ou d’une personne agissant en vertu d’une procuration.

Avant de procéder à la collecte, les OSP devraient vérifier le pouvoir légal du particulier d’agir au nom de l’autre. Elles devraient aussi documenter cette vérification (voir les normes 8 et 9 pour les exigences relatives au consentement et aux avis).

Norme 6. Collecte indirecte

Les OSP sont autorisées à recueillir des renseignements personnels de façon indirecte dans les circonstances suivantes :

• Le particulier concerné par les renseignements autorise une autre personne à donner ses renseignements personnels,
• Le particulier concerné par les renseignements est décédé,
• La collecte de renseignements donnés par un observateur participant (RDOP) relativement à la race d’une autre personne est effectuée conformément aux normes 38 à 43 (voir la section 7 : Normes s’appliquant aux RDOP).

Par ailleurs, le ministère du Solliciteur général peut recueillir des renseignements personnels de façon indirecte si la collecte directe ne convient pas et qu’il recueille des renseignements personnels fournis par des services de police selon ce qu’autorisent ou exigent les règlements.

Justification

Il peut être nécessaire de recueillir des renseignements personnels de façon indirecte dans les circonstances susmentionnées parce que la collecte directe ne convient pas ou parce que la collecte de RDOP est appropriée dans ces circonstances.

Lignes directrices

Au moment de recueillir des renseignements, il peut arriver qu’un particulier souhaite en autoriser un autre à communiquer ses renseignements personnels. Il peut s’agir d’un voisin, d’un ami, d’un colocataire, d’un collègue de travail, d’un employé de soutien ou d’un interprète. Une autorisation de cet ordre peut être donnée oralement à l’OSP (en personne ou par téléphone), ou par consentement écrit, signé de la main du particulier visé par les renseignements. Dans les deux cas, il convient de consigner le consentement enregistré, lequel doit être conservé par l’OSP.

Dans le cas d’une personne décédée, la collecte indirecte ne devrait avoir lieu qu’en l’absence évidente de fiduciaire de la succession de la personne décédée. Les OSP devraient alors recueillir les renseignements auprès d’une personne proche du défunt, comme le plus proche parent.

Dans des circonstances précises, les OSP sont autorisées à recueillir des RDOP relativement à la race d’un particulier exclusivement afin de détecter et de surveiller le profilage racial ou les préjugés raciaux dans les limites d’une fonction, d’un service ou d’un programme précis. Les particuliers qui donnent des RDOP se limitent aux employés, administrateurs, consultants et mandataires des OSP. La section 7 présente d’autres normes et lignes directrices quant à ce type de collecte indirecte de renseignements.

Consentement

En cas de renseignements personnels recueillis directement auprès du particulier auquel ils se rapportent, la collecte doit reposer sur un consentement volontaire exprès donné librement. Le paragraphe 6 (8) de la Loi établit qu’il ne peut être refusé de fournir un programme, un service ou des prestations parce qu’un particulier ne fournit pas ou refuse de fournir des renseignements personnels demandés par l’OSP. Lorsqu’il s’agit d’obtenir un consentement, l’OSP devrait prendre soin de demander ce consentement de manière à ne pas exercer de pression sur le particulier.

Norme 7. Obtenir le consentement exprès

Les OSP qui recueillent des renseignements personnels directement (comme le prévoit la norme 5), doivent obtenir un consentement exprès, et ce, dans le respect de la vie privée et de la dignité des particuliers.

Le consentement exprès doit être éclairé et obtenu après que le particulier a été informé directement du contenu de la partie 1 de la norme 8 (collecte directe).

L’information requise doit être donnée d’une manière accessible oralement ou par écrit, ou sous ces deux formes.

Le particulier peut retirer son consentement en tout temps en donnant un avis à l’OSP, mais le retrait du consentement ne saurait avoir un effet rétroactif lorsque l’organisation a déjà utilisé les renseignements personnels pour effectuer des analyses.

Justification

Le consentement volontaire exprès constitue une part essentielle du respect de la vie privée et de la dignité des particuliers. Chaque particulier a, à tout moment, le droit de donner, de refuser ou de retirer son consentement à la collecte et à l’utilisation de ses renseignements personnels.

Lignes directrices

Le consentement exprès est une permission ou un accord donné à la collecte et à l’utilisation de renseignements personnels. Il est donné par le particulier concerné par les renseignements personnels, oralement, par écrit ou au moyen d’un autre geste concret.

En vertu de cette forme de consentement, une organisation doit donner au particulier l’occasion de communiquer clairement son accord formel à la collecte de ses renseignements personnels. Cette forme contraste avec le consentement implicite, qui consiste en une présomption de la permission, déduite du silence ou de l’inaction, et va de pair avec le fait d’exiger que les particuliers exercent leur option de retrait quant à la collecte. Cette forme de consentement est peu susceptible de donner lieu à des malentendus ou à des plaintes.

L’ouverture, la transparence et l’accessibilité sont des facteurs essentiels pour obtenir un consentement authentique. Les OSP devraient expliquer clairement la nature volontaire du consentement, comment les renseignements personnels demandés seront utilisés et divulgués (lorsque c’est pertinent), et comment les renseignements seront protégés. Procéder ainsi permet aux particuliers de prendre des décisions éclairées quant à ce à quoi ils consentent et de s’assurer qu’ils comprennent qu’ils ont le droit de refuser ou de retirer leur consentement en tout temps.

Au moment d’obtenir le consentement exprès, les OSP devraient porter une attention spéciale à l’aptitude du particulier à donner son consentement. Lorsqu’une OSP détermine qu’un particulier n’est pas doté de la capacité à consentir, elle peut obtenir le consentement d’une personne légalement autorisée à agir au nom du particulier, comme un membre de la famille ou un tuteur légal. 

Les OSP devraient conserver des preuves documentaires du consentement donné, refusé ou retiré, lesquelles devraient présenter les dates où il l’a été. Si les renseignements personnels sont recueillis en ligne, les OSP devraient prévoir un avis qui exige de la part des répondants une interaction pour marquer leur consentement à la collecte et à l’utilisation de leurs renseignements personnels avant de procéder.

Retrait du consentement

Les particuliers devraient être informés de leur droit de retirer leur consentement à la poursuite de l’utilisation de leurs renseignements personnels à tout moment pendant la collecte et au cours de la période où leurs renseignements personnels sont conservés par l’OSP.

Les particuliers peuvent retirer leur consentement et demander que l’organisation supprime leurs renseignements personnels ou cessent de les utiliser (pour connaître les mesures à prendre après le retrait du consentement, consulter la norme 23 Retrait des renseignements personnels). Un particulier peut retirer son consentement au moyen d’une demande formulée oralement ou par écrit à l’intention de l’organisation. Le retrait d’un consentement n’a pas pour effet d’imposer à l’OSP de refaire des analyses dans lesquelles les renseignements personnels peuvent avoir servi (le retrait n’a pas d’effet rétroactif).

Avis

La Loi exige que les OSP donnent différents types d’avis pour la collecte directe (par. 7 (4)) et indirecte (par. 7 (5)) et avant d’utiliser les renseignements personnels déjà en leur possession et recueillis à d’autres fins licites (par. 9 (5)).

Norme 8. Avis

Avant de recueillir des renseignements personnels, les OSP doivent donner un avis, oralement ou par écrit, d’une manière qui se veut inclusive, accessible et respectueuse de la vie privée des personnes.

Partie 1 – Avis à un particulier – Collecte directe

La Loi (par. 7 (4)) exige que lorsque les renseignements personnels sont recueillis de manière directe, l’OSP informe la personne qui donne ces renseignements des éléments suivants :

• Que la collecte est autorisée par la Loi;
• La fin à laquelle doivent servir les renseignements personnels, y compris s’ils seront combinés à d’autres renseignements, notamment des renseignements personnels;
• Qu’il ne peut être refusé de fournir un programme, un service ou des prestations parce que le particulier ne fournit pas ou refuse de fournir les renseignements personnels;
• Le titre et les coordonnées, notamment l’adresse électronique, d’un employé qui peut renseigner tout particulier au sujet de la collecte.

Partie 2 – Avis – Collecte indirecte

La Loi (par. 7 (5)) exige que lorsque les renseignements personnels sont recueillis de manière indirecte, l’OSP publie au préalable les renseignements suivants sur un site Web :

• Que la collecte est autorisée par la Loi;
• Les types de renseignements personnels qui peuvent être recueillis de cette manière et les circonstances dans lesquelles ces renseignements peuvent être recueillis de cette manière;
• La fin à laquelle doivent servir les renseignements personnels recueillis indirectement, y compris s’ils seront combinés à d’autres renseignements, notamment des renseignements personnels;
• Le titre et les coordonnées, notamment l’adresse électronique, d’un employé qui peut renseigner tout particulier au sujet de la collecte.

Partie 3 – Avis - Renseignements personnels déjà recueillis sous le régime d’une autre loi

Si l’OSP est requise de recueillir les renseignements personnels ou qu’elle est autorisée à le faire en vertu d’un règlement d’application, elle peut utiliser, à des fins prévus par la Loi, d’autres renseignements personnels qu’elle a légalement recueillis. Avant d’utiliser ces autres renseignements personnels, l’OSP a, conformément au par. 9 (5), l’obligation de faire publier sur un site Web un avis indiquant que l’utilisation est autorisée en vertu de la Loi, et énonçant ce qui suit :

• Les types de renseignements personnels qui peuvent être utilisés et les circonstances dans lesquelles ces renseignements peuvent être utilisés, y compris s’ils seront combinés à d’autres renseignements, notamment des renseignements personnels;
• Les fins auxquelles les renseignements personnels peuvent être utilisés;
• Le titre et les coordonnées, notamment l’adresse électronique, d’un employé qui peut renseigner tout particulier au sujet de l’utilisation des renseignements personnels.

Partie 4 – Avis – Le particulier autorise une autre personne à donner ses renseignements personnels

Dans les cas où un particulier autorise une OSP à recueillir de manière indirecte ses renseignements personnels auprès d’une autre personne, l’OSP doit aviser la personne autorisée de la même manière que dans le cas d’une collecte directe (voir la partie 1, ci‑dessus).

Partie 5 – Avis de droit d’accéder à ses renseignements, de les rectifier et de retirer son consentement

Au moment de donner l’avis, l’OSP doit également aviser que les particuliers peuvent accéder à leurs renseignements personnels, les rectifier ou retirer leur consentement.

S’il s’agit de RDOP, avis doit être donné que les particuliers peuvent accéder aux RDOP se rapportant à eux et demander qu’une déclaration de désaccord soit annexée aux RDOP.

Justification

Que la collecte soit directe ou indirecte, l’avis informe les particuliers des raisons pour lesquelles leurs renseignements sont recueillis et de la façon dont ils seront utilisés. Il autorise aussi le particulier à communiquer avec l’OSP pour obtenir des réponses à ses questions au sujet de la collecte et de l’utilisation qui sera faite des renseignements.

En outre, l’avis est un élément essentiel pour obtenir le consentement exprès du particulier quant à la collecte et à l’utilisation de ses renseignements personnels. Il permet de s’assurer que les particuliers comprennent l’objet de la collecte et de l’utilisation des renseignements, et qu’ils savent que les renseignements sont donnés volontairement.

Lignes directrices

L’avis peut être donné oralement ou par écrit, ou sous ces deux formes. Les OSP qui recueillent des RDOP (collecte indirecte) doivent publier un avis sur leur site Web.

Les OSP devraient fournir aux particuliers des documents d’appui, comme des dépliants informatifs ou des foires aux questions, surtout si l’avis est donné oralement.

Les OSP devraient donner l’avis d’une manière qui se veut inclusive, sensible aux besoins des particuliers et respectueuse de leur dignité. Les avis devraient être :

• Concis et accessibles, conformément à la Loi de 2005 sur l'accessibilité pour les personnes handicapées de l'Ontario (LAPHO) et ses règlements d’application;
• Composés dans un langage clair et facile à comprendre;
• Accessibles dans des formats de remplacement et en versions traduites, au besoin.

Les avis devraient renseigner les particuliers sur ce à quoi ils consentent et sur les raisons de le faire. Les OSP devraient fournir des explications claires sur les éléments suivants :

• Quels renseignements sont recueillis sous le régime de la Loi;
• Pourquoi ils sont recueillis;
• Comment ils seront utilisés et s’ils seront combinés avec d’autres renseignements personnels;
• Qui y aura accès et comment la vie privée sera protégée.

S’ils sont distincts de l’avis, les formulaires utilisés pour recueillir les renseignements devraient aussi énoncer clairement que la collecte est sur une base volontaire, et qu’aucun programme, aucun service ni aucune prestation ne sera refusé à un particulier du fait qu’il ne fournit pas ou refuse de fournir les renseignements personnels demandés.

Lorsque l’interaction d’une OSP avec des Autochtones exige l’application d’une analyse ou d’un traitement juridique différent, l’OSP devrait veiller à ce que le client soit également informé des dispositions qui s’appliquent.

La Loi prévoit qu’aucune de ses dispositions ne limite le droit d’un particulier d’accéder et d’apporter des corrections à ses renseignements personnels détenus par l’OSP en vertu des dispositions d’une autre loi (de la LAIPVP ou de la LAIPVP) sur l’accès aux renseignements et la correction des renseignements. En donnant un avis tant pour une collecte directe que pour une collecte indirecte, les OSP devraient informer les particuliers de toute limite relative à l’accès à leurs renseignements personnels ou à la correction de ceux-ci, ou au retrait de leur consentement, si de telles limites existent en vertu d’une autre loi. De la même manière, les particuliers devraient être informés de la possibilité d’avoir accès à une déclaration de désaccord à l’égard des RDOP que détient une OSP, ou d’en demander une. Les particuliers devraient être informés du fait que la correction et le retrait de renseignements personnels n’ont pas d’effet rétroactif.

Comment recueillir des renseignements personnels

Norme 9. Méthodes de collecte

Les OSP doivent recueillir des renseignements personnels en utilisant des méthodes et des processus qui sont accessibles, conformément à la LAPHO et aux règlements pris en application de celle-ci, et qui protègent la confidentialité et la vie privée de chaque particulier concerné par les renseignements personnels recueillis, en plus de respecter sa dignité.

Justification

Des méthodes et des processus de collecte appropriés qui sont accessibles, qui protègent la confidentialité et la vie privée et qui respectent la dignité des particuliers aident à promouvoir la qualité des renseignements recueillis.

Lignes directrices

Les méthodes servant à recueillir des renseignements personnels peuvent comprendre des formulaires en ligne, des sondages sur papier ou par téléphone, des formulaires d’inscription et des entrevues orales. Les renseignements personnels recueillis par voie d’entrevue orale ou de sondage par téléphone devraient être consignés avec exactitude et d’une manière appropriée et sécuritaire.

Les méthodes de collecte devraient répondre aux besoins des particuliers et des collectivités. Il se peut notamment que la collecte soit effectuée dans d’autres langues. Les OSP qui sont assujetties à la Loi de 1990 sur les services en français (LSF) devraient s’assurer que les avis et les méthodes servant à recueillir des renseignements personnels sont disponibles en français.

Il est important que les employés, cadres ou dirigeants, experts-conseils et mandataires des OSP soient formés pour recueillir des renseignements personnels d’une manière respectueuse, adaptée aux valeurs culturelles et accessible qui protège la vie privée et la confidentialité de chaque particulier. Cela est particulièrement important lorsque les renseignements personnels sont recueillis par voie d’entrevue.

Une méthode de collecte respectueuse et adaptée aux valeurs culturelles permet aux particuliers de se sentir en sécurité sur les plans physique, social, émotionnel et spirituel. Il n’y a ni contestation ni négation de l’identité d’une personne et l’expérience ne réduit pas ni ne dévalorise ou n’écarte l’identité culturelle et le bien-être d’un particulier. Une telle méthode reconnaît également qu’en raison des effets et de l’héritage durables de la colonisation et du racisme systémique, les Autochtones, les Noirs et les personnes racialisées peuvent ne pas se sentir à l’aise de fournir des renseignements personnels au sujet de leur identité autochtone ou de leur race. 

Les employés, cadres ou dirigeants, experts-conseils et mandataires des OSP qui recueillent des renseignements personnels devraient être disposés à traiter des questions ou préoccupations de base concernant la collecte des renseignements, y compris le but de la collecte, la façon dont les renseignements seront utilisés lorsqu’ils peuvent ou ne peuvent pas être divulgués, ainsi que la façon dont la vie privée sera protégée.

Conception des sondages pour améliorer la qualité des données

Les OSP devraient concevoir leurs processus de collecte de manière qu’ils favorisent la collecte de renseignements personnels exacts et complets. Elles devraient notamment examiner soigneusement les options de réponse dont l’incidence négative sur la qualité des réponses et le taux de réponse a été démontrée.

Les recherches sur la méthodologie des sondages ont démontré que les options de non‑réponse aux questions socio-démographiques (comme « ne sais pas » et « préfère ne pas répondre ») tendent à réduire la qualité des données et les taux de réponse. Il n’est habituellement pas recommandé d’inclure de telles options, sauf si elles aident à fournir des renseignements utiles ou valables. Les OSP devraient déterminer si des options de non-réponse peuvent être utilisées et, dans l’affirmative, analysées. Par exemple, il faut se demander si « ne sais pas » est une réponse valable et si cette réponse serait utilisée dans les analyses ou tout simplement traitée comme une non‑réponse (traitée comme des données manquantes).

L’utilité éventuelle des options de non-réponse devrait être soupesée au regard de tout compromis sur le plan de la qualité des données. Dans certains cas, par exemple lorsque des renseignements personnels sont recueillis dans le cadre d’entrevues orales, l’option « préfère ne pas répondre » peut être utile pour faire la distinction entre le client qui a refusé de répondre à la question et le client qui ne s’est pas fait poser la question par l’intervieweur.

Avant de poser des questions qui pourraient être considérées comme délicates, les OSP devraient rappeler aux clients que la collecte est volontaire. Pour favoriser des taux de réponse plus élevés, les OSP devraient s’assurer que tous les clients comprennent l’objet de la collecte et la façon dont leurs renseignements seront utilisés et protégés.

Surtout dans le cadre des longs sondages, il est judicieux de rappeler aux particuliers qu’ils fournissent des renseignements sur une base volontaire et de leur rappeler également l’objet et les avantages de la communication de renseignements.

Les OSP qui utilisent des méthodes de collecte en ligne devraient éviter de forcer les réponses (par exemple, lorsqu’une personne doit choisir une réponse afin de passer à la question suivante). Si un modèle de réponses forcées est utilisé, il faut offrir l’option « préfère ne pas répondre » pour s’assurer que les particuliers peuvent choisir de ne pas fournir les renseignements demandés.

Quand recueillir les renseignements personnels

Norme 10. Choix du moment approprié pour la collecte de renseignements personnels

Les OSP doivent recueillir les renseignements personnels dès qu’il est possible de le faire dans le cadre de l’interaction d’un particulier avec un programme, un service ou une fonction.

Le processus de collecte doit respecter la dignité du particulier auprès duquel les renseignements personnels sont recueillis et minimiser les demandes répétées visant les mêmes renseignements personnels.

Justification

La collecte de renseignements personnels à la première occasion appropriée aide à constater et à surveiller les répercussions pour un particulier tout au long de sa participation à un programme, un service ou une fonction.

Lignes directrices

Lorsqu’il est possible et approprié de le faire, il est préférable de recueillir les renseignements personnels dans le cadre de la première interaction du particulier avec le programme, le service ou la fonction, par exemple lors du recrutement, de l’enregistrement ou de l’inscription.

Il peut y avoir des circonstances dans lesquelles une collecte directe auprès du particulier à la première occasion est trop intrusive ou pourrait porter atteinte à la vie privée et à la dignité d’une personne. Par exemple, les victimes d’accident qui se trouvent encore sur les lieux de l’accident, ou les personnes qui sont emmenées dans un centre de détention, peuvent être en situation de crise, de sorte qu’il n’est peut-être pas approprié de recueillir des renseignements personnels à ce moment-là. Dans de tels cas, il faut saisir la première occasion appropriée qui se présente.

Dans d’autres cas, par exemple lorsqu’il s’agit d’un accusé autochtone, il peut être nécessaire de recueillir les renseignements personnels le plus tôt possible pour s’assurer que le particulier reçoit les services et soutiens pertinents. Les lois fédérales et provinciales, notamment le Code criminel du Canada, la Loi sur le système de justice pénale pour les adolescents et la Loi de 2017 sur les services à l’enfance, à la jeunesse et à la famille, établissent une distinction pour les Autochtones et exigent que les juges et divers membres du personnel judiciaire appliquent des principes, dispositions et processus distincts. La formation est essentielle pour veiller à ce que les Autochtones aient l’occasion d’indiquer leur appartenance dès que possible et à ce que les membres du personnel judiciaire compétents en soient informés.

Ordre des questions

Norme 11. Ordre des questions sur l’identité autochtone et la race

Lorsque des renseignements personnels sont recueillis au sujet de l’identité autochtone, de l’origine ethnique et de la race, les OSP doivent placer les questions de manière que celles sur l’identité autochtone et l’origine ethnique soient posées immédiatement avant celles sur la race.

Justification

L’ordre dans lequel les questions sont posées contribue à favoriser l’exactitude des réponses.

Lignes directrices

Les recherches sur les méthodes de sondage montrent que l’ordre des questions a un effet sur la façon dont les gens répondent. Les questions posées en premier offrent un cadre de référence qui a une influence sur la façon dont les répondants interprètent les questions qui suivent et y répondent.

L’ordre des questions peut aider à améliorer les taux de réponse et l’exactitude des renseignements fournis au sujet de la race. Lorsqu’on demande à des particuliers de fournir des renseignements au sujet d’identités plus précises (comme l’identité autochtone et l’origine ethnique) avant de leur demander des renseignements sur la race, ils sont plus susceptibles de choisir une catégorie raciale et moins susceptibles de donner une réponse unique ou de refuser de répondre.

La question au sujet de la religion peut être placée soit avant la question sur l’identité autochtone, soit après la question sur la race.

Collecte de renseignements personnels

Conformément au par. 6 (6) de la Loi, les normes précisent les renseignements personnels dont la collecte par des OSP est exigée ou autorisée par un règlement pris en application du par. 7 (1) de la Loi.

Norme 12. Collecte de renseignements personnels pour mieux comprendre le racisme systémique

Les règlements pris en application de la Loi peuvent obliger ou autoriser les OSP à recueillir les renseignements personnels suivants :

• identité autochtone
• race
• origine ethnique
• religion
• âge
• sexe
• éducation
• information géospatiale, comme le code postal (pour le lieu de résidence ou le lieu de travail)
• renseignements socio-économiques, comme le niveau de scolarité, le revenu annuel, la situation de l’emploi, l’occupation ou la situation du logement
• citoyenneté
• statut d’immigration
• identité de genre et expression de genre
• orientation sexuelle
• lieu de naissance
• langues
• situation matrimoniale
• situation de famille
• déficiences

Justification

Les types de renseignements personnels énumérés ci-dessus peuvent être pertinents pour analyser les inégalités raciales systémiques dans les répercussions en examinant l’intersection entre la race et d’autres identités sociales. Ils aident aussi à mieux comprendre les facteurs qui peuvent contribuer aux inégalités raciales systémiques sur le plan des répercussions, ou renforcer ou sous-tendre ces inégalités.

Lignes directrices

La collecte de renseignements personnels sur l’identité autochtone, la race, la religion et l’origine ethnique est un élément essentiel de l’objet de la Loi. Toutefois, d’autres types de renseignements personnels peuvent être nécessaires pour comprendre les nuances des barrières raciales systémiques. Cela signifie qu’il faut reconnaître les façons dont les expériences des particuliers en matière de racisme ou de privilège, y compris au sein d’un même groupe racialisé, peuvent varier selon les identités sociales supplémentaires du particulier ou du groupe qui se chevauchent ou qui s’entrecroisent. 

Par exemple, une analyse intersectionnelle fondée sur la race pourrait examiner si les barrières raciales systémiques sont différentes pour les hommes et les femmes, ou pour différents groupes d’âge. Les Autochtones, les Noirs et les particuliers racialisés peuvent faire face à des barrières systémiques uniques et distinctes façonnées par de multiples identités et situations sociales qui se chevauchent, notamment des déficiences, un faible revenu ou des obstacles linguistiques. L’utilisation et les analyses de renseignements personnels supplémentaires peuvent aider à relever d’autres facteurs ayant une incidence sur les répercussions de groupe.

Les OSP devraient s’efforcer de limiter les renseignements personnels demandés au minimum qui est nécessaire à la réalisation des fins auxquelles ils sont recueillis. Par exemple, lorsque le revenu du ménage annuel est pertinent, mais que l’analyse n’exigera pas de fourchettes de revenus étroites ou de montants exacts, envisagez d’utiliser les fourchettes de revenus significatifs les plus larges.

Collecte de renseignements personnels sur l’identité autochtone

Norme 13. Collecte de renseignements personnels sur l’identité autochtone

Les OSP doivent recueillir des renseignements personnels sur l’identité autochtone (Métisse, Inuit et Premières Nations) pour faciliter l’identification et la surveillance des expériences uniques des Autochtones en matière de racisme systémique et de marginalisation.

La collecte de renseignements personnels sur l’identité autochtone doit respecter les règles de question et réponse énoncées ci-dessous.

À la demande des collectivités autochtones, ou s’il existe des accords de partage des données entre les OSP et les collectivités ou organisations autochtones, les valeurs de question et réponse peuvent s’écarter de ce qui est indiqué ci-dessous. Cependant, les réponses doivent être mises en correspondance avec les « Premières Nations », « Métis » et « Inuit » aux fins des analyses et rapports prévus par la Loi.

Question sur l’identité autochtone et catégories

Question :    Est-ce que vous déclarez être Métis, Inuit ou de Premières Nations?
Dans l’affirmative, choisissez toutes les réponses qui s’appliquent.

Valeurs (Liste de codes valables) :    

1. Non
2. Oui, de Premières Nations
3. Oui, Métis
4. Oui, Inuit

Valeur facultative : Préfère ne pas répondre (Permis uniquement dans le cadre d’une entrevue orale pour indiquer que la question a été posée mais que le répondant a choisi de ne pas y répondre).

Règles de réponse : Dans l’affirmative, les répondants peuvent choisir plusieurs options – Premières Nations, Métis ou Inuit. Les répondants ne peuvent choisir à la fois oui et non.

Justification

La collecte de renseignements personnels sur l’identité autochtone de la manière décrite ci-dessus (Premières Nations, Métis et Inuit) est conforme à l’approche entreprise par Statistique Canada, dans laquelle « Premières Nations » inclut les Indiens inscrits et les Indiens non inscrits . Elle aide à constater et à comprendre les expériences uniques des Autochtones en matière de racisme systémique résultant de l’histoire du colonialisme et des répercussions des traumatismes intergénérationnels. Cela contribue à l’engagement du gouvernement ontarien de reconnaître et d’éliminer le racisme anti-autochtone dans le cadre des programmes, services et fonctions.

Une approche souple dans le cadre de la collecte de renseignements sur l’identité autochtone respecte les intérêts autochtones à déterminer l’expression et l’identification culturelles.

L’option « préfère ne pas répondre » est permise lorsque les renseignements sont recueillis par voie d’entrevue orale (en personne ou par téléphone). Le but est de faire la distinction entre un client qui décide de ne pas répondre et un client à qui la question n’a pas été posée.

Lignes directrices

Les OSP devraient travailler avec les collectivités et partenaires autochtones pour aider à déterminer les meilleures pratiques en matière de collecte de renseignements personnels sur l’identité autochtone. Si la collectivité le demande, ou dans le cadre d’accords de partage des données, une OSP peut modifier la façon dont elle recueille les renseignements sur l’identité autochtone afin que les Autochtones puissent indiquer leur appartenance d’autres façons plus précises, par exemple :

• en offrant un niveau de réponse supplémentaire (p. ex. fournir une option de texte libre ou de liste déroulante aux particuliers qui choisissent « Premières Nations », « Métis » ou « Inuit »);
• en ajoutant « Autre identité autochtone » comme quatrième option et en permettant de donner une réponse à texte libre (une option de réponse écrite);
• en ajoutant une question distincte permettant aux particuliers d’identifier une bande ou collectivité particulière des Premières Nations.

Il est important de former tous les employés, cadres ou dirigeants, experts-conseils et mandataires des OSP pour recueillir des renseignements personnels sur l’identité autochtone d’une manière respectueuse, adaptée aux valeurs culturelles et accessible qui protège la vie privée et la confidentialité de chaque particulier et qui répond aux besoins des particuliers et des collectivités. Ils devraient être disposés à traiter des questions ou préoccupations concernant la collecte de renseignements sur l’identité autochtone, y compris le but et les avantages de la collecte, la façon dont les renseignements seront recueillis et utilisés, dans quelles situations les renseignements peuvent ou ne peuvent pas être divulgués et protégés.

Collecte de renseignements personnels sur des cultures autochtones particulières, des collectivités et le statut de nation

La collecte de renseignements personnels sur l’identité autochtone peut éclairer la prestation plus efficace des programmes et services qui soutiennent l’expression culturelle et l’autodétermination autochtones. Il est important que les processus de collecte respectent la culture et le statut de nation autochtones et tiennent compte de la diversité des Autochtones qui utilisent les services publics. Cela favorise la progression de l’équité raciale et respecte le statut constitutionnel des Autochtones.

Les catégories d’identité autochtone ne comprenant que les « Premières Nations, Métis et Inuit » pourraient ne pas être suffisantes pour saisir les renseignements pertinents à la mise en œuvre des politiques et à la prestation des services et programmes nécessaires ou pour répondre aux besoins des particuliers et collectivités autochtones dans l’ensemble de la province. Dans le contexte des services de première ligne, il pourrait être nécessaire de demander plus de renseignements culturels particuliers pour assurer des services adaptés aux réalités culturelles (notamment en ce qui concerne la langue de service, les mesures d’adaptation spirituelles et d’autres mesures de soutien requises) : par exemple, les questions peuvent aider à cerner le besoin d’accès accru aux services dans une langue autochtone, ou offrir des mesures de soutien spirituel de base adaptées à une collectivité particulière. 

Collecte de renseignements personnels sur la race

Norme 14. Question sur la race

Les OSP doivent recueillir des renseignements personnels sur la race à l’aide d’un préambule et d’une question qui permettent aux particuliers de déclarer leur race en tant que description sociale ou catégorie. Le préambule et la question suivants sont conformes à cette approche :

Préambule : Dans notre société, les gens sont souvent décrits par leur race ou leurs antécédents raciaux. Par exemple, certaines personnes sont considérées « blanches » ou « noires » ou « asiatiques de l’Est/asiatiques du Sud-Est », etc.

Question : « Quelle catégorie raciale vous décrit le mieux? Choisissez toutes celles qui s’appliquent. »

Justification

Le racisme systémique est façonné par la manière dont la société classe les particuliers en groupes raciaux. La race est une construction sociale et non le reflet d’une identité personnelle (comme étant distincte de l’identité individuelle, ethnique ou culturelle). L’approche relative à la race adoptée dans la norme répond le mieux à l’objectif de repérer et de surveiller le racisme systémique.

Lignes directrices

Les OSP devraient utiliser le préambule et la question fournis dans cette norme, sauf si la preuve démontre clairement qu’une version en langage plus simple est appropriée et améliore la collecte de renseignements sur la race.

Dans la mesure du possible, un préambule devrait être placé immédiatement avant la question sur la race pour aider les répondants à comprendre la question. Si les renseignements sont recueillis en ligne, les OSP peuvent choisir de fournir le préambule et les descriptions de catégorie ou exemples sous forme d’« info-bulles » (le texte qui apparaît lorsqu’on fait passer le curseur sur un élément sans cliquer) pour rendre la question plus claire.

Afin de relever et de surveiller les barrières et les désavantages liés au racisme systémique, il est important de reconnaître la race comme une construction sociale. Les idées sur la race sont souvent attribuées ou imposées aux gens, et les particuliers et les groupes peuvent être racialisés par d’autres de diverses manières qui ont un effet sur leurs expériences et la façon dont ils sont traités. Bien que les deux puissent se chevaucher, la race en tant que catégorie sociale est distincte de la façon dont les gens s’identifient eux-mêmes, qui peut être beaucoup plus variée et complexe.

La question sur la race fournie dans cette norme s’aligne sur la façon dont les chercheurs et les organisations dans d’autres ressorts posent des questions sur la race. L’utilisation de catégories raciales qui mesurent et démontrent comment un particulier peut être décrit par d’autres aide à mieux reconnaître les expériences et le traitement des collectivités autochtones, noires et racialisées dans la société.

Norme 15. Catégories raciales

Les OSP doivent recueillir des renseignements personnels sur la race au moyen des catégories raciales et en appliquant la règle de réponse énoncée dans le tableau ci-dessous.

Les OSP doivent présenter les catégories par ordre alphabétique, sauf s’il existe des preuves démontrant qu’un ordre différent – par exemple des réponses les plus fréquentes aux réponses les moins fréquentes – pourrait améliorer les taux de réponse pour tenir compte des profils démographiques locaux ou des particuliers les plus susceptibles d’utiliser un programme, un service ou une fonction.

Dans la mesure du possible, les sondages en ligne, les formulaires et les entrevues doivent comprendre les exemples ou descriptions fournis pour aider les particuliers à choisir les réponses appropriées. Les organisations ne doivent pas introduire de sous-catégories dans les catégories raciales requises, sauf dans les cas prévus dans le tableau 1.

Tableau 1. Valeurs admises pour les categories raciales

Règle de réponse : Les répondants peuvent choisir toutes les réponses qui s’appliquent. 

Remarques :
*Une norme distincte pour les catégories raciales s’applique aux RDOP (Normes de la section 7 applicables aux renseignements donnés par des observateurs participants).

** Les organisations peuvent recueillir des renseignements sur les « est‑asiatique/ asiatique du Sud-Est » dans deux catégories distinctes, en fournissant des exemples appropriés, si la preuve démontre que cela aurait pour effet d’améliorer la qualité des données.

***Si des exemples sont fournis dans le formulaire, la catégorie des « Premières Nations, Métis et Inuit » ne doit être incluse qu’une seule fois.

Justification

Les catégories raciales reflètent la façon dont les gens comprennent et utilisent habituellement la race comme descripteur social en Ontario. Il s’agit de catégories qui sont couramment utilisées, mais les particuliers peuvent décrire leur origine raciale de diverses manières qui ne correspondent pas aux catégories ci-dessus. Par conséquent, une option de réponse à texte libre ou une « Autre catégorie raciale » est incluse.

Certaines personnes ont plus d’une origine raciale. Permettre des options multiples – au lieu d’une option de « race mixte » générique – fournit des renseignements plus exacts.

Lignes directrices

Les catégories raciales servent à relever et à suivre les répercussions d’un éventuel racisme systémique, notamment en ce qui concerne la façon dont les particuliers peuvent être racialisés et, par conséquent, subir un traitement inéquitable ou se voir refuser l’égalité d’accès aux programmes, services et fonctions.

Les OSP qui choisissent de fournir une option de réponse à texte libre pour « autre catégorie raciale », devraient donner des instructions supplémentaires aux répondants pour qu’ils n’inscrivent pas « mixte » ou « double race » mais choisissent plutôt toutes les catégories qui s’appliquent.

Les catégories « est-asiatique » et « asiatique du Sud-Est » peuvent être séparées pour constituer deux options de réponse plutôt qu’une. Cela ne devrait être fait que dans les cas où l’OSP a des preuves démontrant que la présentation séparée des catégories répond mieux aux besoins des clients et améliorerait l’exactitude des réponses.

La catégorie « Autochtone » vise les Autochtones de l’Amérique du Nord (les Premières Nations, Métis, Inuit) et est incluse pour aider à comprendre comment les Autochtones peuvent être racialisés en tant que groupe. Elle est distincte de la question de savoir si un particulier déclare être membre des Premières Nations, Métis ou Inuit, laquelle question est posée séparément.

Identification des catégories raciales utilisées en Ontario

Les catégories de la présente norme sont les principales catégories raciales couramment utilisées comme descripteurs sociaux en Ontario. Elles ne sont pas fondées sur la science ou la biologie, mais sur les différences que la société a créées (elles sont « socialement construites »). Au fil du temps, les stéréotypes et préjugés associés à des catégories raciales peuvent avoir pour effet de produire et de maintenir des niveaux de pouvoir inégaux entre des groupes sociaux en fonction de différences perçues qui sont souvent fondées sur l’apparence physique, entraînant des avantages injustes pour certains et des désavantages injustes pour d’autres.

La race est distincte de l’origine ethnique et de la religion. Par exemple, la catégorie raciale « noire » comprend des gens ayant diverses cultures et histoires. D’autre part, le terme « jamaïquain » désigne un groupe ethnique qui partage largement le même patrimoine, la même ascendance, la même expérience historique et la même nationalité. Certains Ontariens d’origine jamaïquaine peuvent déclarer être de race « blanche », « sud‑asiatique » ou « asiatique/sud-est asiatique ». Dans le même ordre d’idées, des gens de plusieurs origines raciales différentes peuvent partager la même religion ou des religions similaires, et des gens peuvent partager la même origine raciale mais avoir différentes croyances religieuses.

Les catégories raciales sont distinctes des régions géographiques. Les noms de régions géographiques sont utilisés dans la présente norme (« est‑asiatique/sud-est asiatique », « moyenne-orientale » et « sud-asiatique ») pour désigner des groupes de personnes perçues comme appartenant à un groupe racial ayant des origines ancestrales communes dans cette région particulière du monde.

Les particuliers décrits par certaines catégories, comme « noire », « asiatique/sud-est asiatique », « sud-asiatique » et « blanche », peuvent actuellement vivre où que ce soit dans le monde.

Collecte de renseignements personnels liés à la race

Norme 16. Recueillir des renseignements personnels sur la religion

Les OSP doivent recueillir des renseignements personnels sur la religion au moyen des règles de question et réponse ci-dessous, pour repérer et surveiller le racisme systémique et les disparités raciales sur le plan des répercussions que peuvent subir certaines personnes en raison de leur religion.

La religion s’entend de l’auto-identification ou de l’affiliation d’un particulier à une confession religieuse, un groupe religieux ou une autre collectivité définie en fonction de la religion ou à un système de croyances ou de pratiques liées à la foi spirituelle.

Les OSP peuvent inclure des exemples pour les valeurs mentionnées ci-dessous ou des sous-catégories pour être souple et inclusif et pour aider les particuliers à choisir la réponse appropriée. Cependant, les réponses doivent être mises en correspondance avec les neuf catégories ci-dessus aux fins des analyses et rapports prévus par la Loi.

Question sur la religion et catégories

Question : Quelle est votre religion ou votre affiliation spirituelle? Choisissez toutes les réponses qui s’appliquent.

Valeurs (liste des codes valables) :

1. Bouddhisme
2. Christianisme
3. Hindouisme
4. Religion juive
5. Religion musulmane
6. Sikhisme
7. Spiritualité autochtone
8. Aucune religion
9. Autre religion ou affiliation spirituelle (option de donner une réponse à texte libre)

Valeur facultative : Préfère ne pas répondre (Permis uniquement dans le cadre d’une entrevue orale pour indiquer que la question a été posée mais que le répondant a choisi de ne pas y répondre.)

Règle de réponse : Les répondants peuvent choisir toutes les réponses qui s’appliquent.

Justification

Les gens peuvent être victimes de racisme en raison de leur religion réelle ou perçue, ce qui peut entraîner des effets négatifs uniques et des répercussions inégales. De plus, il peut y avoir des différences sur le plan des expériences de racisme systémique au sein des groupes religieux et entre ces derniers. 

Lignes directrices

Lorsque les règlements les y autorisent, les OSP devraient envisager de recueillir des renseignements personnels sur la religion dans les cas où il y a eu des plaintes relatives aux droits de la personne ou des causes portant sur des motifs religieux, surtout lorsqu’il y a allégation de racisme.

La Politique sur la prévention de la discrimination fondée sur la croyance de la CODP précise que les différences sur le plan religieux sont racialisées lorsqu’elles :

• sont attribuées en fonction de l’apparence ou de signes extérieurs (p. ex. marqueurs visibles de la religion, de la race, du lieu d’origine, de la langue ou de la culture, ou la façon de se vêtir et de se comporter);
• sont liées ou associées à des différences sur le plan racial;
• sont considérées comme immuables (naturalisées) ou d’une manière qui définit de façon permanente des groupes religieux ou ethniques comme l’« autre » en Ontario;
• se voient attribuer des caractéristiques ou des stéréotypes négatifs perçus comme étant partagés uniformément par tous les membres d’une tradition confessionnelle;
• sont présumées être les seuls ou principaux déterminants de la pensée ou de la conduite d’une personne.

L’islamophobie et l’antisémitisme sont des exemples de la façon dont il est possible de racialiser la religion. Les gens peuvent être victimes de racisme non seulement en raison de la couleur de leur peau, mais aussi en raison d’autres différences apparentes fondées sur des caractéristiques perçues associées à la religion.

L’islamophobie comprend le racisme, les stéréotypes, les préjugés, la peur et les actes d’hostilité dirigés contre des personnes musulmanes précises ou les adhérents à l’islam en général. En plus de motiver des actes individuels d’intolérance et de profilage racial, l’islamophobie peut amener les gens à penser que les musulmans constituent une plus grande menace à la sécurité sur les plans institutionnel, systémique et sociétal, et à les traiter ainsi. Cela peut mener à un traitement inéquitable et à une évaluation négative des musulmans, à la violation de leurs droits et à leur exclusion des postes et des possibilités au sein de la société et de ses institutions (voir la Politique sur la prévention de la discrimination fondée sur la croyance de la CODP).

L’antisémitisme comprend l’hostilité, la haine ou la discrimination latente ou manifeste dirigée contre les Juifs ou le peuple juif, pour des raisons liées à leur religion, leur origine ethnique ainsi qu’à leur patrimoine culturel, historique, intellectuel et religieux. L’antisémitisme peut prendre des formes variées, allant d’actes individuels de discrimination à des efforts plus structurés et systématiques, y compris le génocide, visant à détruire des communautés entières, en passant par la violence physique, le vandalisme et la haine (voir la Politique sur la prévention de la discrimination fondée sur la croyance de la CODP).

Il est important de comprendre les complexités et les différences sur le plan des expériences de racisme systémique. Cela pourrait nécessiter un examen des intersections entre la race et la religion, par exemple pour déterminer si les musulmans du Moyen-Orient font face à des obstacles uniques comparativement aux non‑musulmans ou aux musulmans décrits comme étant « blancs ».

Norme 17. Recueillir des renseignements personnels sur l’origine ethnique

Les OSP doivent recueillir des renseignements personnels sur l’origine ethnique au moyen des règles de question et réponse ci-dessous, pour repérer et surveiller le racisme systémique et les disparités raciales sur le plan des répercussions que peuvent subir certaines personnes en raison de leur origine ethnique.

L’origine ethnique s’entend des origines ethniques ou culturelles d’une personne. Les groupes ethniques ont une identité, un patrimoine, une ascendance ou des antécédents communs, souvent avec des caractéristiques culturelles, linguistiques ou religieuses identifiables.

Question sur l’origine ethnique et catégories

Question : Quelle(s) est/sont votre/vos origine(s) ethnique(s) ou culturelle(s)? Par exemple, canadienne, chinoise, indienne d’Asie, anglaise, italienne, philippine, écossaise, irlandaise, anishnaabe, ojibway, micmaque, crie, haudenosaunee, métisse, inuite, portugaise, allemande, polonaise, hollandaise, française, jamaïquaine, pakistanaise, iranienne, sri-lankaise, coréenne, ukrainienne, libanaise, guyanaise, somalienne, colombienne, juive, etc.

Valeurs (liste des codes valables) :

Boîte à texte libre (précisez toutes les origines ethniques ou culturelles applicables) ou fournissez une liste déroulante des valeurs déclarées en Ontario, dans le recensement de 2016.

Valeur facultative : Préfère ne pas répondre (permis uniquement dans le cadre d’une entrevue orale pour indiquer que la question a été posée mais que le répondant a choisi de ne pas y répondre). 

Règle de réponse : Les répondants peuvent choisir ou indiquer par écrit plus d’une origine ethnique.

Justification

Les différences perçues fondées sur l’origine ethnique peuvent être racialisées et mener à des répercussions négatives et à des répercussions inégales. De plus, il peut y avoir des différences ethniques sur le plan des expériences de racisme systémique au sein des groupes raciaux et entre ceux-ci. 

Les exemples d’origines ethniques énoncés dans la question sont fournis par ordre de popularité et représentent les origines ethniques uniques les plus couramment déclarées en Ontario dans le recensement de 2016. Ils comprennent cinq exemples d’origines autochtones, ainsi qu’une origine de chaque région du monde.

Lignes directrices

Les renseignements personnels recueillis au sujet de l’origine ethnique sont utilisés afin de constater et de repérer le racisme systémique et de faire progresser l’équité raciale. Des particuliers peuvent faire face à des barrières systémiques de façon unique en raison de leur origine ethnique. La collecte et l’analyse de tels renseignements peuvent aider à relever et à évaluer plus précisément les barrières raciales systémiques sous-jacentes. Par exemple, un accent associé à une origine ethnique particulière peut être racialisé.

Les renseignements personnels sur l’origine ethnique que les OSP recueillent légitimement à d’autres fins peuvent aussi servir à cerner les besoins ethnoculturels distincts et à soutenir l’élaboration et la prestation de programmes et services adaptés aux réalités culturelles.