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Loi sur l’accès à l’information municipale et la protection de la vie privée

R.R.O. 1990, RÈGLEMENT 823

DISPOSITIONS GÉNÉRALES

Période de codification : du 6 juin 2016 à la date à laquelle Lois-en-ligne est à jour.

Dernière modification : Règl. de l’Ont. 172/16.

Le texte suivant est la version française d’un règlement bilingue.

1. Le document qui peut être constitué à partir de documents lisibles par machine est soustrait à la définition du terme «document» pour l’application de la Loi si sa préparation entravait abusivement les activités normales d’une institution.  R.R.O. 1990, Règl. 823, art. 1.

2. (1) La personne responsable qui accorde l’accès à l’original d’un document doit assurer la sécurité de celui-ci.  R.R.O. 1990, Règl. 823, par. 2 (1).

(2) La personne responsable peut exiger que la personne à qui est accordé l’accès à l’original d’un document consulte celui-ci dans les locaux dans lesquels l’institution exerce ses activités normales.  R.R.O. 1990, Règl. 823, par. 2 (2).

(3) La personne responsable vérifie l’identité de l’auteur d’une demande d’accès aux renseignements personnels le concernant avant de lui en accorder l’accès.  R.R.O. 1990, Règl. 823, par. 2 (3).

3. (1) Les personnes responsables veillent à ce que des mesures raisonnables pour empêcher l’accès non autorisé aux documents qui se trouvent dans leur institution soient déterminées, documentées et appliquées en tenant compte du caractère des documents à protéger.  R.R.O. 1990, Règl. 823, par. 3 (1).

(2) Les personnes responsables veillent à ce que seuls les particuliers qui ont besoin d’un document pour l’exercice de leurs fonctions y aient accès.  R.R.O. 1990, Règl. 823, par. 3 (2).

(3) Les personnes responsables veillent à ce que des mesures raisonnables pour empêcher les documents qui se trouvent dans leur institution d’être détruits ou endommagés par inadvertance soient déterminées, documentées et appliquées en tenant compte du caractère des documents à protéger.  R.R.O. 1990, Règl. 823, par. 3 (3).

4. (1) L’institution n’est pas tenue de donner avis de la collecte de renseignements personnels à un particulier concerné par ceux-ci si la personne responsable se conforme au paragraphe (2) et si, selon le cas :

a) donner avis va à l’encontre de l’objet de la collecte;

b) donner avis risque de constituer une atteinte injustifiée à la vie privée d’un autre particulier;

c) l’objet de la collecte est de déterminer les candidats aptes ou admissibles à recevoir un prix ou une distinction.  R.R.O. 1990, Règl. 823, par. 4 (1).

(2) Pour l’application du paragraphe (1), la personne responsable tient à la disposition du public aux fins d’examen une déclaration décrivant l’objet de la collecte de renseignements personnels et le motif pour lequel un avis n’a pas été donné.  R.R.O. 1990, Règl. 823, par. 4 (2).

5. L’institution qui se sert de renseignements personnels les conserve pendant un an après leur utilisation ou, si elle est plus courte, pendant la période fixée dans un règlement ou une résolution qu’elle a adopté ou qu’une autre institution a adopté mais qui la touche, sauf dans l’un ou l’autre des cas suivants :

a) le particulier concerné par ces renseignements consent à leur suppression avant la fin du délai imparti;

b) les renseignements consistent en des données relatives à un paiement par carte de crédit ou de débit. Règl. de l’Ont. 124/15, art. 1.

5.1 La personne responsable de l’institution qui reçoit une demande d’accès à un dossier ou aux renseignements personnels conclut que la demande est frivole ou vexatoire si, selon le cas :

a) elle est d’avis, fondé sur des motifs raisonnables, que la demande reflète une conduite qui aboutit à un abus du droit d’accès ou entrave les activités de l’institution;

b) elle est d’avis, fondé sur des motifs raisonnables, que la demande a été faite de mauvaise foi ou à des fins autres que l’obtention de l’accès.  Règl. de l’Ont. 22/96, art. 1.

5.2 Les droits qui sont imputés pour l’application de l’alinéa 17 (1) c) ou 37 (1) c) de la Loi sont de 5 $.  Règl. de l’Ont. 22/96, art. 1.

5.3 (1) Pour l’application du paragraphe 39 (1.1) de la Loi, les droits qui sont payables pour interjeter appel devant le commissaire d’une décision d’une personne responsable sont de :

a) 25 $, si l’appelant a présenté une demande d’accès à un document aux termes du paragraphe 17 (1);

b) 10 $, si l’appelant a présenté une demande d’accès à des renseignements personnels aux termes du paragraphe 37 (1);

c) 10 $, si l’appelant a présenté une demande de rectification des renseignements personnels aux termes du paragraphe 36 (2).  Règl. de l’Ont. 22/96, art. 1.

(2) Pour l’application du paragraphe 39 (1.1) de la Loi, aucuns droits ne sont payables pour interjeter appel devant le commissaire d’une décision d’une personne responsable si l’appelant reçoit l’avis d’une demande aux termes du paragraphe 21 (1) de la Loi.  Règl. de l’Ont. 22/96, art. 1.

6. Les droits suivants sont imputés pour l’application du paragraphe 45 (1) de la Loi pour l’accès à un document :

1. Pour les photocopies et imprimés d’ordinateur, 20 cents la page.

2. Pour les documents fournis sur CD-ROM, 10 $ pour chaque CD-ROM.

3. Pour effectuer une recherche manuelle d’un document, 7,50 $ pour chaque tranche de 15 minutes qu’une personne consacre à cette fin.

4. Pour préparer un document en vue de sa divulgation, y compris extraire une partie du document, 7,50 $ pour chaque tranche de 15 minutes qu’une personne consacre à cette fin.

5. Pour créer un programme d’ordinateur ou une autre méthode de préparation d’un document à partir de documents lisibles par machine, 15 $ pour chaque tranche de 15 minutes qu’une personne consacre à cette fin.

6. Les frais, y compris les frais d’ordinateur, que l’institution engage pour le repérage, la récupération, le traitement et la duplication du document si ces frais sont précisés dans une facture que reçoit l’institution.  Règl. de l’Ont. 22/96, art. 2; Règl. de l’Ont. 93/07, art. 1.

6.1 Les droits suivants sont imputés pour l’application du paragraphe 45 (1) de la Loi pour l’accès aux renseignements personnels qui concernent le particulier qui fait la demande d’accès :

1. Pour les photocopies et imprimés d’ordinateur, 20 cents la page.

2. Pour les documents fournis sur CD-ROM, 10 $ pour chaque CD-ROM.

3. Pour créer un programme d’ordinateur ou une autre méthode de préparation des renseignements personnels demandés à partir de documents lisibles par machine, 15 $ pour chaque tranche de 15 minutes qu’une personne consacre à cette fin.

4. Les frais, y compris les frais d’ordinateur, que l’institution engage pour le repérage, la récupération, le traitement et la duplication des renseignements personnels demandés si ces frais sont précisés dans une facture que reçoit l’institution.  Règl. de l’Ont. 22/96, art. 2; Règl. de l’Ont. 93/07, art. 2.

7. (1) Si la personne responsable donne à une personne une estimation d’un montant à payer aux termes de la Loi et que l’estimation s’élève à au moins 100 $, la personne responsable peut exiger un acompte égal à 50 pour cent du montant de l’estimation avant de prendre d’autres mesures pour répondre à la demande.  Règl. de l’Ont. 22/96, art. 3.

(2) La personne responsable rembourse tout montant payé aux termes du paragraphe (1) qui est supprimé par la suite.  R.R.O. 1990, Règl. 823, par. 7 (2).

8. En décidant si elle doit supprimer ou non la totalité ou une partie d’un paiement exigé aux termes de la Loi, la personne responsable tient compte des facteurs suivants :

1. La question de savoir si l’accès au document est accordé à l’auteur de la demande.

2. Si le montant est d’au plus 5 $, la question de savoir si celui-ci est trop petit pour justifier l’exigence d’un paiement.  R.R.O. 1990, Règl. 823, art. 8.

9. Si une personne est tenue de payer des frais d’accès à un document, la personne responsable peut exiger qu’elle le fasse avant de lui accorder l’accès.  R.R.O. 1990, Règl. 823, art. 9.

10. (1) Les conditions relatives à la sécurité et au caractère confidentiel que la personne est tenue d’accepter avant que la personne responsable puisse lui divulguer des renseignements personnels à des fins de recherche sont les suivantes :

1. La personne n’utilise les renseignements qu’à des fins de recherche précisées dans l’accord ou pour lesquelles elle a reçu l’autorisation écrite de l’institution.

2. La personne nomme dans l’accord les autres personnes à qui sera accordé l’accès aux renseignements personnels sous une forme dans laquelle le particulier concerné par ces renseignements peut être identifié.

3. Avant de divulguer les renseignements personnels aux autres personnes visées à la disposition 2, la personne conclut un accord avec celles-ci pour veiller à ce qu’elles ne les divulguent pas à d’autres personnes.

4. La personne conserve les renseignements dans un endroit sûr dont l’accès n’est accordé qu’à la personne et aux personnes à qui l’accès est accordé aux termes de la disposition 2.

5. La personne détruit tous les identificateurs individuels contenus dans les renseignements au plus tard à la date précisée dans l’accord.

6. La personne ne communique avec aucun particulier concerné par ces renseignements personnels, directement ou indirectement, sans obtenir au préalable l’autorisation écrite de l’institution.

7. La personne veille à ce qu’aucun renseignement personnel ne soit utilisé ou divulgué sous une forme dans laquelle le particulier concerné par ce renseignement peut être identifié, à moins d’obtenir l’autorisation écrite de l’institution.

8. La personne avise l’institution par écrit immédiatement si elle apprend que les conditions énoncées au présent article n’ont pas été observées.  R.R.O. 1990, Règl. 823, par. 10 (1).

(2) L’accord relatif à la sécurité et au caractère confidentiel des renseignements personnels à divulguer à des fins de recherche est rédigé selon le formulaire intitulé «Accord de sécurité et de confidentialité - Accès à des renseignements personnels à des fins de recherche», daté du 1er mai 2016 et accessible sur le site Web du Répertoire central des formulaires du gouvernement de l’Ontario. Règl. de l’Ont. 172/16, art. 1.

11. La demande d’accès à un document visé à la partie I de la Loi ou la demande d’accès à des renseignements personnels visés à la partie II de la Loi ou de rectification de ceux-ci est rédigée selon un formulaire qui précise que la demande est présentée en vertu de la Loi.  Règl. de l’Ont. 47/12, art. 1.

FORMULAIRE 1 Abrogé : Règl. de l’Ont. 172/16, art. 2.

Formule 2 Abrogée : Règl. de l’Ont. 35/11, art. 4.

 

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