Objets

  1. Les objets du présent protocole d’entente (PE) sont les suivants :
    • Établir les rapports de responsabilisation entre le président du Conseil du Trésor et la présidente de la Commission de retraite des juges provinciaux au nom de celle-ci.
    • Préciser les rôles et responsabilités du ministre, du sous-ministre et de la présidente.
    • Établir les attentes relatives aux ententes concernant les activités, l’administration, les finances, la dotation en personnel, la vérification et la production de rapports entre la Commission et le ministère.
  2. Il est entendu que la loi et la common law imposent à la Commission des obligations fiduciaires envers les participants, les anciens participants et les participants retraités au Régime, qui ne peuvent faire l’objet d’aucun compromis. Le présent PE, la loi et la common law régissant la Commission devraient être utilisés conjointement pour déterminer comment la Commission devrait être régie.
  3. Le présent PE devrait être lu de concert avec le Règlement de l’Ontario 290/13 adopté en vertu de la Loi sur les tribunaux judiciaires, et les conventions de fonds en fiducie pour chaque régime de pension agréé datant du 7 novembre 2019 et la convention de retraite (CR) pour le régime complémentaire de retraite établi en vertu de la CR datant du 7 novembre 2019 (« conventions de fonds en fiducie »). Il n’a pas pour effet de toucher, de modifier ou de limiter les pouvoirs de la Commission en vertu du Règlement ou des conventions de fonds en fiducie ni de porter atteinte aux responsabilités des parties en vertu de la loi. En cas de divergence entre le PE et toute loi, tout règlement ou toute convention de fonds en fiducie, la loi, le règlement ou la convention de fonds en fiducie prévaut.
  4. Le présent PE remplace le protocole d’entente entre les parties daté de juin 2019.

Définitions

Les définitions qui suivent s’appliquent au présent PE.

  1. « Directive » La Directive concernant les organismes et les nominations du Conseil du Trésor et du Conseil de gestion du gouvernement.
  2. « personne nommée » Membre nommé à la Commission par le lieutenant-gouverneur en conseil.
  3. « Commission » La Commission de retraite des juges provinciaux.
  4. « présidente » La présidente de la Commission de retraite des juges provinciaux.
  5. « instrument constitutif » Le Règlement de l’Ontario 290/13 pris en application de la Loi sur les tribunaux judiciaires, qui continue de s’appliquer en ce qui concerne la Commission.
  6. « sous-ministre » Le sous-ministre du Secrétariat du Conseil du Trésor.
  7. « directives » Les directives données par le Conseil du Trésor ou le Conseil de gestion du gouvernement et le ministère des Finances en vertu de différentes dispositions législatives
  8. « Caisse » La Caisse de retraite des juges provinciaux décrite à la section 12.2 du présent PE.
  9. « CGG » Le Conseil de gestion du gouvernement.
  10. « ministre » Le président du Conseil du Trésor.
  11. « ministère » Le Secrétariat du Conseil du Trésor.
  12. « PE » Le présent protocole d’entente, signé par le ministre et la présidente.
  13. « Décret » Le décret 1273/2018 du 28 novembre 2019 adopté en vertu de la Loi sur les tribunaux judiciaires, qui établit les salaires, avantages sociaux et allocations de dépenses des juges provinciaux, tel qu’il est modifié de temps à autre.
  14. « LRR » La Loi sur les régimes de retraite, L.R.O. 1990, chapitre P.8.
  15. « Régime » Le Régime de retraite des juges provinciaux, qui verse des prestations de retraite et des prestations de survivant en vertu du Règlement.
  16. « LFPO » La Loi de 2006 sur la fonction publique de l’Ontario, L.O. 2006, chap. 35, annexe A.
  17. « Convention de fonds en fiducie pour la CR » La convention de fonds en fiducie établie pour le régime complémentaire de retraite établi en vertu de la CR pour des juges provinciaux datant du 7 novembre 2019.
  18. « régime de pension agréé » désigne la partie du Régime prévue à la partie II du Règlement qui est enregistré en vertu de la Loi de l’impôt fédéral.
  19. « Règlement » Le Règlement de l’Ontario 290/13 pris en application de la Loi sur les tribunaux judiciaires, L.R.O. 1990, chap. 43, telle que modifiée.
  20. « Convention de fonds en fiducie pour le RPA » La convention de fonds en fiducie établie à l’égard du régime de pension agréé pour des juges provinciaux en date du 7 novembre 2019.
  21. « régime complémentaire de retraite » La partie du Régime qui est énoncé dans la partie III du Règlement.
  22. « régime complémentaire de retraite établi en vertu de la CR » La partie du Régime établie en vertu de la convention de retraite décrite à la partie II.1 du Règlement.
  23. « intervenants » Les participants au Régime et leurs survivants, l’Association des juges de l’Ontario et le Cabinet du juge en chef de l’Ontario.
  24. « CT/CGG » Conseil du Trésor/Conseil de gestion du gouvernement.

Mandat et autorité légale de la Commission

  1. La Commission est prorogée conformément au paragraphe 61 (1) du Règlement et exerce les pouvoirs et l’autorité en vertu des conventions de fonds en fiducie pour le RPA et la CR.
  2. Le mandat de la Commission est énoncé dans le Règlement, qui stipule que la Commission doit :
    1. Être l’administrateur du régime de pension agréé et du compte du régime de pension agréé aux fins de la Loi de l’impôt fédéral;
    2. Superviser l’administration du Régime de retraite des juges provinciaux et, en particulier, exécuter ou superviser, conformément aux lois applicables, toutes les fonctions administratives relatives aux prestations de retraite, aux prestations de survivant et aux remboursements prévus aux parties II, II.1 et III, y compris :
      • interpréter les termes pertinents du Régime de retraite des juges provinciaux et autoriser les paiements relatifs au régime en vertu des parties II, II.1 et III,
      • superviser toutes les communications avec les juges, leur conjointe ou leur conjoint et les autres bénéficiaires, ainsi qu’avec leurs représentants successoraux, à l’égard des prestations de retraite, des allocations aux survivants et des remboursements prévus aux parties II, II.1 et III, avant et après la retraite d’un juge;
      • superviser la gestion du compte du régime de pension agréé et du compte du régime complémentaire de retraite établi en vertu de la CR.

Statut de mandataire de la Couronne et classification

  1. La Commission est prescrite comme organisme public en vertu de la Loi de 2006 sur la fonction publique de l’Ontario et constitue un organisme fiduciaire régi par un conseil d’administration en vertu de la Directive sur les organismes et les nominations du CGG. Elle est indépendante du gouvernement.
  2. La Commission est une entité administrative de la Couronne. Elle est dépourvue de la personnalité juridique distincte requise pour être un organisme de la Couronne en vertu de la loi en matière de droit privé, mais elle dispose de sa propre personnalité juridique pour certaines fins relevant du droit administratif public. La Commission peut être désignée comme étant un organisme de la Couronne lorsque ce terme est employé pour distinguer les ministères des autres entités administratives de la Couronne.

Principes directeurs

Les parties conviennent des principes suivants :

  1. Le ministre reconnaît que la Commission exerce ses pouvoirs et remplit ses fonctions conformément à son mandat énoncé dans le Règlement et les conventions de fonds en fiducie pour le RPA et la CR et à ses obligations fiduciaires à l’égard des participants au Régime. Les décisions de la Commission quant à l’administration du Régime doivent être indépendantes et impartiales, et les participants au Régime doivent les percevoir comme telles.
  2. Le ministre reconnaît que la Commission joue un rôle important dans l’élaboration des politiques et des programmes du gouvernement, ainsi que dans la mise en œuvre de ces politiques et l’exécution de ces programmes.
  3. La présidente reconnaît qu’elle doit rendre des comptes à l’Assemblée législative, par l’entremise du ministre, relativement à l’exercice de son mandat. L’obligation de rendre compte est un principe fondamental qui doit être respecté dans la gestion, l’administration et les activités de l’organisme.
  4. En tant qu’organisme du gouvernement, la Commission doit respecter les principes de gestion du gouvernement de l’Ontario. Ces principes comprennent le comportement éthique, l’utilisation prudente, efficace et légale des ressources publiques, l’équité, la fourniture au public de services de haute qualité ainsi que l’ouverture et la transparence dans la mesure où la loi le permet.
  5. La Commission et le ministère conviennent d’éviter tout chevauchement des services dans la mesure du possible.
  6. La Commission et le ministère travaillent ensemble de manière respectueuse.
  7. Les rôles et responsabilités énoncés dans le présent PE qui relèvent du mandat de la Commission de rémunération des juges provinciaux sont soumis au processus de rémunération et doivent être exercés conformément à celui-ci.

Rapports de responsabilisation

Ministre

Les responsabilités du ministre sont les suivantes :

  1. Rendre compte au Conseil des ministres et à l’Assemblée législative des activités de la Commission et répondre aux questions de l’Assemblée législative à leur sujet.
  2. Attester, rendre compte au CT/CGG du rendement de la Commission et de sa conformité aux directives et politiques opérationnelles pertinentes du gouvernement et répondre à leurs questions à ce sujet.
  3. Rendre compte au Conseil des ministres du rendement de la Commission et de sa conformité aux politiques opérationnelles et aux orientations générales du gouvernement.
  4. Recevoir le rapport annuel de la Commission, le déposer à l’Assemblée législative et s’assurer qu’il est rendu public après avoir été déposé.

Présidente

Les responsabilités de la présidente sont les suivantes :

  1. La présidente rend compte au ministre de l’efficacité avec laquelle la Commission s’acquitte de son mandat ainsi que de l’exécution des rôles et des responsabilités que lui confient le Règlement, le présent PE ainsi que les directives applicables du CT/CGG, de la Commission de la fonction publique et du ministère des Finances.
  2. La présidente rend compte sur demande au ministre des activités de la Commission.
  3. La présidente communique en temps opportun avec le ministre relativement à toute question qui peut intéresser ou dont on peut raisonnablement penser qu’elle intéressera le ministre dans l’exercice de ses responsabilités à l’égard de la Commission.

Commission

  1. La Commission est responsable devant le ministre par l’intermédiaire de la présidente de ce qui suit :
    1. S’acquitter de son mandat conformément au Règlement, aux conventions de fonds en fiducie pour le RPA et la CR, au présent PE, aux lois applicables et aux directives applicables du CT/CGG et du gouvernement.
    2. Déléguer certains de ses pouvoirs et certaines de ses fonctions à la Commission du Régime de retraite de l’Ontario en tant que fournisseur de services et à tout autre mandataire conformément aux conventions de fonds en fiducie pour le RPA et la CR, et à l’entente de niveau de service applicable.
    3. Assurer une surveillance appropriée du rendement de la Commission du Régime de retraite de l’Ontario et de tout autre mandataire en ce qui concerne ces pouvoirs et fonctions conformément aux conventions de fonds en fiducie pour le RPA et à la CR, et à l’entente de niveau de service applicable.

Sous-ministre

  1. Le sous-ministre rend compte au secrétaire du Conseil des ministres et au ministre de l’efficacité avec laquelle le ministère exécute les rôles et les responsabilités que lui confient le ministre, la Loi, les directives applicables du CT/CGG et du ministère des Finances et le présent PE.

Conflits d’intérêts

  1. La présidente veille à ce que les personnes nommées à la Commission soient informées des règles éthiques qu’elles sont tenues de respecter, notamment les règles sur les conflits d’intérêts, les activités politiques et la divulgation protégée d’actes répréhensibles qui s’appliquent à la Commission.
  2. Toutes les personnes nommées, y compris la présidente, doivent se conformer aux règles relatives aux conflits d’intérêts énoncées dans le Règlement de l’Ontario 381/07 pris en application de la LFPO.

Rôles et responsabilités

Ministre

Le ministre représente la Couronne du chef de l’Ontario en tant que répondant du Régime et a les responsabilités suivantes à l’égard du Conseil des ministres et de l’Assemblée législative :

  1. Rendre compte des activités de la Commission à l’Assemblée législative et répondre à ses questions à leur sujet.
  2. Attester, rendre compte au CT/CGG du rendement de la Commission ainsi que de sa conformité aux directives applicables du CT/CGG et aux politiques opérationnelles et orientations du gouvernement, et répondre à leurs questions à ce sujet.
  3. Recommander au besoin au CT/CGG la fusion de la Commission avec un autre organisme, des changements à son mandat ou son abolition.
  4. Recommander au CT/CGG les pouvoirs à accorder ou à retirer à la Commission lorsqu’il est proposé d’apporter un changement à son mandat.
  5. Déterminer en tout temps s’il est opportun de soumettre la Commission à un examen ou à une vérification, et recommander au CT/CGG tout changement à la gouvernance ou à l’administration de la Commission à la suite de cet examen ou de cette vérification.
  6. Tenir, s’il y a lieu, une réunion avec la présidente pour discuter de questions relatives à l’exécution du mandat de l’Organisme.
  7. Prendre des mesures ou ordonner l’adoption de mesures correctives relativement à l’administration ou aux activités de la Commission lorsqu’il est approprié ou nécessaire de le faire.
  8. Recevoir le rapport annuel de la Commission, le déposer à l’Assemblée législative et s’assurer qu’il est rendu public après son dépôt.
  9. Informer la présidente des priorités et des grandes orientations du gouvernement concernant la Commission.
  10. Consulter au besoin la présidente (et d’autres personnes) relativement aux nouvelles orientations importantes ou lorsque le gouvernement envisage d’apporter des modifications de nature réglementaire ou législative concernant la Commission.
  11. Élaborer le PE de la Commission avec la présidente et le signer après que celle-ci l’a signé.
  12. Examiner et approuver le plan d’activités annuel de la Commission.
  13. Faire des recommandations au lieutenant-gouverneur en conseil concernant la nomination et la rémunération des personnes nommées, selon le processus de nomination à l’Organisme établi par la loi et par la Directive du CGG.
  14. Faire des recommandations au lieutenant-gouverneur en conseil concernant la désignation d’un président parmi les personnes nommées.
  15. Faire des recommandations au lieutenant-gouverneur en conseil concernant les juges et les survivants si une autorisation est requise en vertu du Régime afin de recevoir des prestations de retraite ou des prestations de survivant.
  16. Examiner les recommandations de la Commission de rémunération des juges provinciaux concernant la conception et le niveau des prestations de retraite.
  17. Faire des recommandations au lieutenant-gouverneur en conseil concernant les modifications au Règlement.
  18. Examiner les évaluations actuarielles du Régime, y compris les taux de cotisation recommandés, et convenir que celles-ci peuvent être déposées auprès de l’ARC.
  19. Demander à la présidente de soumettre la Commission à des examens périodiques et de formuler par la suite les recommandations qu’elle juge nécessaires au CT/CGG.
  20. Déployer des efforts commercialement raisonnables pour s’assurer que les données que la Couronne fournit à la Commission sont exactes et sécurisées (selon la définition de ces termes à la section 18).
  21. Décrire les grandes lignes des attentes, les engagements clés et les priorités en matière de rendement de l’Organisme avec une lettre de mandat annuelle de l’Organisme conformément aux délais et aux exceptions établis dans la Directive.
  22. Consulter la présidente au besoin au cours de tout examen effectué en vertu du paragraphe e) ci-dessus.

Présidente

Les responsabilités de la présidente sont les suivantes :

  1. Assurer la direction de la Commission.
  2. Établir les buts, objectifs et orientations stratégiques de la Commission compte tenu de son mandat et assurer la prise de mesures qui vont dans le sens de ces buts, objectifs et orientations stratégiques.
  3. Veiller à ce que la Commission :
    1. fournisse des services de haute qualité en temps opportun aux anciens participants et aux participants actuels du Régime et au ministère;
    2. exécute les responsabilités qui lui sont confiées en vertu du Règlement, de la Convention de fonds en fiducie pour le RPA, de la Convention de fonds en fiducie pour la CR et du Décret;
    3. gère ses activités conformément aux directives applicables du CT/CGG;
    4. administre le Régime judicieusement au coût le plus faible auquel il est raisonnable de s’attendre compte tenu de ses obligations fiduciaires;
    5. instaure un système permettant la création, la collecte, la mise à jour et l’élimination des documents.
  4. Élaborer des mesures et objectifs de rendement pour la Commission.
  5. Recommander au ministre des changements aux politiques ou au Règlement au nom de la Commission.
  6. Demander au ministre de fournir des orientations stratégiques à la Commission.
  7. Communiquer en temps opportun avec le ministre relativement à toute question ou tout événement qui peut intéresser ou dont on peut raisonnablement penser qu’il intéressera le ministre dans l’exercice de ses responsabilités à l’égard de la Commission.
  8. Consulter le ministre à l’avance relativement à toute activité qui peut avoir une incidence sur les politiques, directives ou procédures du gouvernement et du ministère ou sur le mandat, les pouvoirs ou les responsabilités de la Commission qui sont définis dans le Règlement, la Convention de fonds en fiducie pour le RPA et la Convention de fonds en fiducie pour la CR.
  9. Surveiller et évaluer le rendement de la Commission.
  10. Rendre compte au ministre des activités de la Commission, sur demande et dans les délais convenus.
  11. Élaborer le PE de la Commission avec le ministre et le signer au nom de la Commission.
  12. Examiner et approuver le plan d’activités, le budget, le rapport annuel et les rapports financiers de la Commission et les présenter au ministre en respectant les délais précisés dans les directives applicables du CT/CGG et du ministère des Finances et dans le présent PE.
  13. Fournir au ministre et au ministre des Finances un exemplaire de chaque rapport de vérification, un exemplaire de la réponse de la Commission à ce rapport ainsi que toute recommandation qui y figure.
  14. Informer chaque année le ministre des recommandations formulées à la suite de vérifications et auxquelles il n’a pas encore été donné suite.
  15. Veiller à l’instauration de procédés visant à identifier les questions que soulèvent les intervenants de la Commission, y répondre et les résoudre.
  16. Informer le ministre en temps opportun des postes vacants et lui recommander la nomination et la reconduction de personnes nommées qui respectent et favorisent les principes d’équité, la diversité, la qualité, le mérite et la représentation régionale conformément au processus de nomination aux organismes établi par la loi ou le CT/CGG.
  17. Conclure des contrats au nom de la Commission avec toutes les approbations nécessaires.
  18. Collaborer à tout examen ou vérification de la Commission que fait effectuer le ministre ou le CT/CGG.
  19. Veiller à ce que le Régime soit administré judicieusement au coût le plus faible auquel il est raisonnable de s’attendre compte tenu de ses obligations fiduciaires.
  20. Assurer intégrité et honnêteté en veillant à ce que les fonds publics servent aux fins prévues.
  21. Jouer le rôle de responsable de l’éthique pour les fonctionnaires que le gouvernement a nommés à la Commission, promouvoir le respect de l’éthique et s’assurer que toutes les personnes nommées connaissent les exigences en matière d’éthique de la LFPO et des règlements et des directives données en vertu de la Loi, notamment en ce qui concerne les conflits d’intérêts, les activités politiques et la divulgation protégée d’actes répréhensibles.
  22. Veiller à ce qu’un cadre approprié soit en place pour que les membres de la Commission reçoivent une orientation et une formation adéquates.
  23. Avec l’appui du fournisseur de services, examiner et approuver les demandes d’indemnités journalières et les frais de déplacement des membres de la Commission.
  24. Veiller à ce que les membres de la Commission respectent les lois, les directives et les politiques gouvernementales applicables, y compris les politiques comptables et financières, publiées par le CT/CGG et les grandes orientations.

Conseil des fiduciaires

Les responsabilités de la Commission sont les suivantes :

  1. Fournir des services de haute qualité en temps opportun aux anciens participants et aux participants actuels du Régime et au ministère.
  2. Exécuter les responsabilités qui lui sont confiées en vertu du Règlement, de la Convention de fonds en fiducie pour le RPA, de la Convention de fonds en fiducie pour la CR et du Décret applicable.
  3. Gérer ses activités conformément aux directives applicables du CT/CGG.
  4. Administrer le Régime judicieusement au coût le plus faible auquel il est raisonnable de s’attendre compte tenu de ses obligations fiduciaires.
  5. Instaurer un système permettant la création, la collecte, la mise à jour et l’élimination des documents.
  6. Déléguer certains de ses pouvoirs et certaines de ses fonctions à la Commission du Régime de retraite de l’Ontario en tant que fournisseur de services conformément aux conventions de fonds en fiducie pour le RPA et la CR, et à l’entente de niveau de service applicable.
  7. Assurer une surveillance appropriée du rendement de la Commission du Régime de retraite de l’Ontario en ce qui concerne les pouvoirs et fonctions délégués conformément aux conventions de fonds en fiducie pour le RPA et la CR, et à l’entente de niveau de service applicable.
  8. Fournir des services de haute qualité en temps opportun aux anciens participants et aux participants actuels du Régime et aux employeurs.
  9. Superviser les placements de la Caisse avec prudence, intégrité et honnêteté afin de maintenir un solide rendement des placements à long terme, sans risque indu.
  10. Établir et maintenir un code de conduite à respecter qui est conforme aux directives applicables.
  11. Diriger l’élaboration des plans d’activités et des budgets de la Commission à présenter au ministre dans les délais convenus avec le ministre comme il est énoncé dans la Directive et faire approuver ces plans et budgets.
  12. Diriger la préparation des rapports annuels de la Commission à présenter au ministre dans les délais convenus avec le ministre comme il est énoncé dans la Directive et faire approuver ces rapports.
  13. Prendre des décisions conformes au plan d’activités approuvé pour la Commission et veiller à ce que la Commission exerce ses activités en respectant le budget approuvé.
  14. S’assurer que la Commission gère ses activités conformément aux directives applicables du CT/CGG et aux politiques gouvernementales, y compris les politiques financières et comptables.
  15. Approuver le PE pour l’Organisme en temps opportun et autoriser la présidente à le signer au nom de l’Organisme.
  16. Approuver les rapports et les examens de l’Organisme à remettre au ministre et que le ministre peut demander de temps à autre, dans les délais convenus.
  17. Diriger l’élaboration d’un cadre de gestion des risques et d’un plan de gestion des risques qui conviennent et organiser des examens et des vérifications axés sur les risques pour l’Organisme, au besoin.
  18. Veiller à ce que des mesures, des cibles et des objectifs de rendement soient en place en vue de surveiller et d’évaluer le rendement de l’Organisme.
  19. S’assurer qu’un processus est en place en vue de répondre aux plaintes du public et des intervenants et de les régler.
  20. Collaborer aux examens axés sur les risques ou périodiques que le ministre ou le CT/CGG ordonne, et communiquer tout renseignement pertinent relatif à ceux-ci.
  21. Donner des conseils au gouvernement, par l’entremise de la présidente, sur les questions qui relèvent du mandat et des activités de l’Organisme ou qui y touchent.
  22. Faire tous les efforts raisonnables pour s’assurer que les données en sa possession ou en la possession de son fournisseur de services conformément aux pouvoirs délégués sont exactes et sécurisées (selon la définition de ces termes à la section 18.1 du présent PE).
  23. Participer à des programmes de formation des personnes nommées coordonnés par l’entremise du Secrétariat des nominations.

Sous-ministre

Les responsabilités du sous-ministre sont les suivantes :

  1. Conseiller et assister le ministre quant à ses responsabilités à l’égard de la Commission.
  2. Conseiller le ministre au sujet des exigences de la Directive et d’autres directives s’appliquant à la Commission.
  3. Recommander au ministre, au besoin, l’évaluation ou l’examen, y compris un examen axé sur le risque, de la Commission ou de l’un de ses programmes ou de changements apportés au cadre de gestion ou aux activités de la Commission.
  4. Organiser des réunions d’information et des consultations entre la présidente et le ministre au besoin.
  5. Témoigner, au besoin, devant le CT/CGG de la conformité de la Commission aux exigences obligatoires de reddition de comptes énoncées dans la Directive.
  6. S’assurer que le ministère et la Commission disposent de la capacité et des systèmes nécessaires pour assurer la gestion continue axée sur le risque, y compris la supervision appropriée de la Commission.
  7. S’assurer que la Commission a établi un cadre approprié de gestion des risques et un plan de gestion des risques auxquels elle peut s’exposer dans le cadre de la réalisation de ses objectifs sur le plan de l’exécution des programmes ou de la prestation des services.
  8. Procéder en temps opportun à des examens axés sur le risque de la Commission, de sa gestion ou de ses activités, conformément aux directives du ministre ou du CT/CGG.
  9. Établir un cadre d’examen et d’évaluation des plans d’activités et des autres rapports de la Commission.
  10. Aider le ministre à examiner les objectifs et mesures de rendement et les résultats de la Commission en respectant ses pouvoirs, déterminer si des mesures correctives s’imposent et recommander au ministre des moyens de résoudre toute question pouvant être soulevée de temps à autre.
  11. Conseiller le ministre sur les documents que la Commission lui a présentés à des fins d’examen ou d’approbation, ou les deux.
  12. Soumettre au ministre, dans le cadre du processus annuel de planification, une évaluation des risques et un plan de gestion pour chaque catégorie de risque.
  13. Réaliser les examens de la Commission conformément aux directives du ministre.
  14. Collaborer à tout examen de la Commission conformément aux directives du ministre ou du CT/CGG.
  15. Surveiller la Commission au nom du ministre en respectant ses pouvoirs, déterminer si des mesures correctives s’imposent et recommander au ministre des moyens de résoudre toute question pouvant être soulevée de temps à autre.
  16. Négocier un projet de PE avec la présidente conformément aux directives du ministre.
  17. Consulter la présidente, au besoin, sur des questions d’intérêt mutuel, notamment les services que fournit le ministère et la conformité aux directives du CT/CGG et aux politiques du ministère.
  18. Rencontrer la présidente au besoin ou conformément aux directives du ministre.
  19. Informer la présidente par écrit des nouvelles directives du gouvernement et de toute exception ou exemption à la totalité ou à une partie des directives du CT/CGG ou des politiques administratives du ministère.
  20. Présenter, au besoin, un rapport aux secrétaires du CT/CGG concernant la réduction progressive des activités de la Commission, la vente de tout élément d’actif, l’exécution de toute responsabilité en cours par la Commission et l’arrivée à terme de toute nomination.
  21. Aider à la production des rapports trimestriels du ministère présentés au CT/CGG sur les risques élevés et le plan de gestion de la Commission pour chaque risque.
  22. Soumettre au ministre, dans le cadre du processus annuel de planification, une évaluation des risques et un plan de gestion pour chaque catégorie de risque.

Délégation et exercice des fonctions

  1. Des fonctions confiées au ministre, à la présidente, à la Commission et au sous-ministre en vertu du présent PE peuvent être déléguées aux membres du personnel de la Commission du Régime de retraite de l’Ontario et du ministère.

Exigences en matière de production de rapports

Plan d’activités

  1. La présidente veille à ce que le ministre reçoive chaque année le plan d’activités de la Commission visant une période d’au moins trois exercices à compter de l’exercice en cours, avec un budget financier, une évaluation des risques et un plan de gestion des risques, aux fins d’approbation dans les délais établis par le ministre à cette fin.
  2. La présidente s’assure que le plan d’activités annuel de la Commission est conforme à la Directive et qu’il est présenté au ministère dans les trois mois précédant le début de l’exercice de la Commission ou conformément à tout autre délai établi dans la Directive.
  3. La présidente s’assure que le plan d’activités comprend une évaluation et un plan de gestion des risques pour aider le ministère à élaborer son évaluation et plan de gestion des risques conformément à la Directive pour évaluer les risques, créer et tenir les dossiers requis et présenter des rapports au CT/CGG.
  4. Le ministre examine le plan d’activités annuel de la Commission et fait savoir sans délai à la présidente si elle souscrit aux orientations que propose la Commission. Il peut expliquer à la présidente en quoi le plan de la Commission s’écarte des politiques ou des priorités du gouvernement ou du ministère, et la Commission modifie son plan en conséquence.
  5. La présidente s’assure que le plan d’activités de la Commission comprend un système de mesure du rendement et rend compte de la réalisation des objectifs énoncés dans ce plan. Ce système doit comprendre des objectifs de rendement, la manière dont ils seront atteints, les résultats à obtenir et des échéanciers.
  6. Le ministre s’assure que le plan d’activités approuvé est rendu public dans un format accessible, dans les deux langues officielles, sur le site Web du ministère ou tout autre site Web qu’il juge approprié à cette fin, dans les 30 jours civils suivant l’approbation du Régime par le ministre ou conformément à tout autre délai établi dans la Directive.
  7. De plus, le CT/CGG peut exiger que le ministre lui présente en tout temps le plan d’activités annuel de la Commission aux fins d’examen.
  8. La présidente s’assure que les plans d’activités ne divulguent pas les renseignements suivants : renseignements personnels, renseignements de nature délicate sur l’emploi et les relations de travail, renseignements protégés par le secret professionnel, renseignements confidentiels du Conseil des ministres, secrets commerciaux, renseignements pouvant porter atteinte aux intérêts financiers ou commerciaux de l’organisme sur le marché, renseignements pouvant constituer un risque pour la sécurité des installations ou des activités de la Commission.

Rapports annuels

  1. La présidente veille à ce que le rapport annuel de la Commission soit présenté au ministre pour dépôt à l’Assemblée législative. Elle doit le faire dans les 90 jours suivant la réception par la Commission de ses états financiers vérifiés.
  2. Le rapport annuel doit être préparé dans le format précisé dans la Directive.
  3. La présidente s’assure que les rapports annuels ne divulguent pas les renseignements suivants : renseignements personnels, renseignements de nature délicate sur l’emploi et les relations de travail, renseignements protégés par le secret professionnel, renseignements confidentiels du Conseil des ministres, secrets commerciaux, renseignements pouvant porter atteinte aux intérêts financiers ou commerciaux de la Commission sur le marché, renseignements pouvant constituer un risque pour la sécurité des installations ou des activités de la Commission.
  4. Le ministre reçoit et examine le rapport annuel de la Commission afin de confirmer qu’il respecte les exigences de la Directive, et l’approuve dans les 60 jours civils suivant la réception du rapport.
  5. Le ministre dépose le rapport à l’Assemblée législative dans les 30 jours civils suivant l’approbation du rapport.
  6. Le ministre s’assure que le rapport annuel de la Commission est affiché dans un format accessible, dans les deux langues officielles, sur le site Web du ministère ou tout autre site Web qu’il juge approprié à cette fin, après dépôt du rapport à l’Assemblée législative et dans les 30 jours civils suivant l’approbation du ministre.
  7. Pour la distribution des rapports annuels, les formats et les canaux de distribution doivent être numériques, sauf indication contraire (directive, loi, etc.).
  8. Les délais indiqués dans la présente section 9.2 peuvent être changés conformément à tout autre délai qui peut être établi dans la Directive.

Autres rapports; divulgation de données sur le Régime

Les responsabilités de la présidente sont les suivantes :

  1. Sous réserve des lois applicables et des obligations fiduciaires, à la demande du ministre ou du sous-ministre, fournir les données précises et les autres renseignements qui peuvent être exigés de temps à autre pour l’administration du ministère.
  2. Divulguer des données et d’autres renseignements à des tiers qui en ont besoin, dans la mesure où cette divulgation est autorisée en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée, L.R.O. 1990, chap. F.31.

Communication de renseignements actuariels et statistiques au ministre

Le ministre peut demander à la Commission :

  1. sous réserve des lois applicables et des obligations fiduciaires, de fournir au ministre des renseignements, notamment des rapports statistiques fondés sur les données (telles que définies à la section 18.1) en sa possession;
  2. s’il y a lieu, de faire en sorte que l’actuaire que la Commission a choisi fournisse au ministre, par l’entremise de la Commission, les renseignements qu’il juge utiles pour discuter des changements apportés au Régime.

Exigences en matière d’affichage public

  1. Le ministère s’assure que les documents de gouvernance approuvés suivants de la Commission sont affichés dans un format accessible, dans les deux langues officielles, sur le site Web du ministère ou tout autre site Web qu’il juge approprié à cette fin, dans les délais prescrits :
    • PE et lettre de confirmation – dans les 30 jours civils suivant la signature des deux parties;
    • lettre de mandat de l’Organisme – au plus tard au dépôt du plan d’activités annuel lui correspondant;
    • plan d’activités annuel – dans les 30 jours civils suivant l’approbation du ministre;
    • rapport annuel – dans les 30 jours civils suivant l’approbation du ministre (mais après le dépôt du rapport à l’Assemblée législative).
  2. Les documents de gouvernance qui sont affichés ne divulguent pas les renseignements suivants : renseignements personnels, renseignements de nature délicate sur l’emploi et les relations de travail, renseignements protégés par le secret professionnel, renseignements confidentiels du Conseil des ministres, secrets commerciaux ou renseignements scientifiques, renseignements pouvant porter atteinte aux intérêts financiers ou commerciaux de l’Organisme sur le marché, renseignements pouvant constituer un risque pour la sécurité des installations ou des activités de l’Organisme.
  3. Le ministre s’assure que les dépenses déclarées par les personnes nommées sont affichées sur le site Web de l’Organisme, conformément à la Directive sur les frais de déplacement, de repas et d’accueil du CGG.
  4. Le ministre veille au respect de toute autre exigence applicable en matière d’affichage public.
  5. Les délais indiqués dans la présente section 10 peuvent être changés conformément à tout autre délai qui peut être établi dans la Directive.

Communications

Les parties au présent PE reconnaissent qu’il est essentiel d’échanger en temps opportun des renseignements sur les activités et l’administration de la Commission afin que le ministre puisse s’acquitter de son obligation de rendre compte des activités de la Commission à l’Assemblée législative et de répondre à ses questions à ce sujet. Les parties reconnaissent également qu’il est essentiel d’informer la présidente des initiatives et des orientations générales du gouvernement pouvant avoir une incidence sur le mandat et les fonctions de la Commission.

Les parties conviennent donc de ce qui suit :

  1. La présidente informe le ministre, en temps opportun, de tous les événements prévus et de toutes les questions concernant ou pouvant raisonnablement concerner le ministre dans l’exercice de ses responsabilités.
  2. Le ministre consulte la présidente, au besoin, relativement aux initiatives de politiques générales du gouvernement ou aux dispositions législatives que ce dernier envisage d’adopter et qui pourraient avoir une incidence sur le mandat ou les activités de la Commission.
  3. Le ministre et la présidente se consultent au sujet des stratégies de communication publique et des publications. Ils se tiennent au courant des résultats des consultations et des discussions avec des intervenants et d’autres consultations et discussions publiques.
  4. Le ministre et la présidente se rencontrent chaque année, ou à la demande de l’une ou l’autre des parties, afin de discuter de questions relatives à la gestion et aux activités de la Commission et à l’exécution de son mandat.
  5. Le sous-ministre et la présidente se rencontrent chaque année, ou à la demande de l’une ou l’autre des parties, afin de discuter des questions relatives au fonctionnement efficace de la Commission et à la prestation à celle-ci de services ministériels.
  6. La Commission et le ministère respectent le Protocole de communications publiques établi à l’annexe 3 du présent PE pour la gestion de questions en cours.

Ententes administratives

Directives applicables du Conseil du Trésor/Conseil de gestion du gouvernement et du ministère des Finances

  1. La présidente s’assure que la Commission exerce ses activités conformément à toutes les directives applicables du CT/CGG et du ministère des Finances ainsi qu’aux politiques et procédures financières et administratives applicables du ministère. L’annexe 2 du présent PE contient une liste des directives et des politiques en question.

Services de soutien administratif et de soutien organisationnel

  1. La Commission gère son propre service de soutien administratif en collaboration avec la Commission du Régime de retraite de l’Ontario en tant que fournisseur de services conformément aux conventions de fonds en fiducie pour le RPA et à la CR et à l’entente de niveau de service applicables.

Services juridiques

  1. La Commission sollicite des conseils juridiques au besoin.

Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée

  1. Le ministre est la personne responsable de l’institution aux fins de la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée.

Gestion des dossiers

  1. La présidente doit assurer l’instauration d’un système permettant la création, la collecte, la mise à jour et l’élimination des documents.
  2. La présidente veille à ce que la Commission se conforme aux directives applicables du CT/CGG, notamment à la politique générale relative à la protection des renseignements personnels et à la Politique générale de conservation des documents, ainsi qu’à la Loi de 2006 sur les Archives publiques et la conservation des documents.

Propriété intellectuelle

  1. La présidente a la responsabilité de voir à ce que les intérêts juridiques, financiers et autres du gouvernement en matière de propriété intellectuelle soient protégés dans chaque contrat liant la Commission à un tiers lorsqu’il y a création d’une propriété intellectuelle.

Service aux intervenants

  1. La présidente veille à ce que la Commission fournisse ses services selon une norme de qualité qui reflète les principes et les exigences de la directive sur les services de la FPO.
  2. La Commission établit un processus officiel pour répondre aux plaintes concernant la qualité des services qu’elle fournit aux intervenants; ce processus est conforme aux normes de qualité des services du gouvernement.
  3. Le plan d’activités annuel de la Commission comprend des mesures et objectifs de rendement concernant les services aux intervenants et la façon dont la Commission répond aux questions soulevées par les intervenants.
  4. La Commission doit veiller au respect de la Loi sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario.

Ententes financières

Financement

  1. Certaines des dépenses de fonctionnement de la Commission et d’administration du Régime sont payées par le Trésor par l’entremise du ministère conformément à un crédit autorisé par l’Assemblée législative, malgré le fait qu’en vertu de la Directive, la Commission est définie comme étant un organisme fiduciaire.
  2. La Commission établit le budget de toutes ses dépenses et fournit ces prévisions budgétaires au ministère. Les dépenses relatives au régime complémentaire de retraite comptabilisées dans un compte à des fins particulières du Trésor sont incluses dans la demande d’allocation du ministère au CT/CGG. Les dépenses de la Commission relatives aux composantes du fonds en fiducie pour le régime de pension agréé et du fonds en fiducie pour la convention de retraite de la Caisse sont payables à même ces parties respectives de la Caisse. La Commission fournit ces budgets des dépenses au ministre et au sous-ministre dans un délai suffisant pour que ceux-ci puissent l’analyser et l’approuver. Les budgets des dépenses que fournit la Commission peuvent être modifiés au besoin après consultation de la présidente, s’il y a lieu.
  3. La responsabilité de la tenue à jour des documents et des renseignements permettant d’étayer les dépenses incombe à la Commission.
  4. Conformément à l’article 28 de la Loi sur l’administration financière, le Commission ne doit pas souscrire des arrangements financiers, engagements financiers, garanties, remboursements ou opérations semblables qui augmenteraient, directement ou indirectement, la dette ou la dette éventuelle du gouvernement de l’Ontario sans l’approbation écrite du ministre des Finances ou du président du Conseil du Trésor, ou du délégué de chacun, sauf si l’opération est conclue dans le cadre d’une exemption en vertu de la Loi sur l’administration financière. Par souci de clarté, les placements des caisses de retraite dans le cours normal des choses, lorsque les pertes sont limitées aux actifs du fonds en fiducie, n’augmenteraient pas en soi la dette ou le passif éventuel du gouvernement de l’Ontario au sens de l’article 28 de la Loi sur l’administration financière.
  5. En vertu du Règlement et des conventions de fonds en fiducie, la Commission dispose de tous les pouvoirs nécessaires pour s’acquitter de ses fonctions et de ses responsabilités et peut conclure des contrats, effectuer des transactions immobilières et participer à des partenariats.

La Caisse

  1. La Caisse se compose des cotisations et des sommes qui y sont versées, transférées et créditées, moins les sommes payées en vertu du Régime.
  2. La Caisse se compose de trois parties : un fonds en fiducie pour le régime de pension agréé, un fonds en fiducie pour la convention de retraite et un compte à des fins particulières pour le régime complémentaire de retraite faisant partie du Trésor. Le ministre des Finances est le dépositaire du compte à des fins particulières et il est responsable d’y apporter des rajustements annuels en fonction d’un taux de rendement obtenu par un fonds de placement de référence investi à l’extérieur. La Commission est le fiduciaire des deux fonds en fiducie et est responsable de la gestion des fonds qui y sont versés. Elle n’est pas responsable du compte à des fins particulières.
  3. L’exercice financier de la Caisse est celui du Trésor. La Commission peut établir des procédures concernant le paiement de toute somme à même la Caisse aux fins du Régime. Tout paiement à même la Caisse doit être effectué uniquement avec l’autorisation de la Commission et conformément aux procédures qu’elle a établies. Tous les encaissements et décaissements de la Caisse doivent être inscrits dans le fonds en fiducie du régime de retraite agréé, le fonds en fiducie pour la convention de retraite ou le compte à des fins particulières, selon le cas.
  4. Les actifs versés dans la Caisse comprennent les cotisations des participants au Régime et de la Couronne, ainsi que les revenus de placement et les gains en capital. Les paiements effectués à même la Caisse comprennent les placements, les prestations de retraite, les remboursements, les transferts et les dépenses de la Commission.

Statut fiscal

  1. La Commission n’est pas tenue de payer la taxe sur les produits et services à même la Caisse ou le Compte.

Placements de la Caisse

  1. La Commission investit les actifs des deux fonds en fiducie conformément aux lois provinciales et fédérales applicables. La Commission a adopté un énoncé des politiques et procédures en matière de placement, qui est révisé chaque année et mis à jour au besoin. Une fois modifié, l’énoncé des politiques et procédures en matière de placement est présenté au ministre à titre d’information. Tous les placements sont effectués conformément à l’énoncé des politiques et procédures en matière de placement.
  2. Le ministère élabore une Politique de financement pour le Régime en vue d’atteindre les objectifs de financement suivants du Régime :
    1. Protéger la sécurité des prestations accumulées;
    2. Préserver la stabilité et la sécurité des prestations futures;
    3. Maintenir l’abordabilité et la stabilité des cotisations;
    4. Gérer l’équité intergénérationnelle.
  3. Le ministère s’engage à suivre la Politique de financement, telle que modifiée de temps à autre. Toutefois, la Politique de financement n’établit aucun droit ni aucune responsabilité juridique de la part de la Commission, du ministère ou de tout autre intervenant du Régime. De plus, elle ne modifie d’aucune façon les droits et responsabilités juridiques ou le mandat, l’autorité ou l’indépendance de la Commission ou du ministère.
  4. Le ministère et la Commission examinent la Politique de financement au moins une fois tous les trois ans. Les améliorations découlant de l’expérience acquise peuvent être et sont apportées par l’une ou l’autre des parties en tout temps.
  5. Le gestionnaire de portefeuille dont les services sont retenus par la Commission est responsable de la gestion des placements liés aux deux composantes de fonds en fiducie de la Caisse.

Rapports financiers

  1. La présidente fournit au ministre les états financiers annuels vérifiés et insère ceux-ci dans le rapport annuel de la Commission. Les états financiers sont présentés dans un format conforme aux Normes comptables canadiennes pour les régimes de retraite.

Ententes de vérification et d’examen

Vérifications

  1. La Commission fait l’objet périodiquement d’un examen et d’une vérification de l’optimisation des ressources de la part du vérificateur général de l’Ontario, en vertu de la Loi sur le vérificateur général, ou de la Division de la vérification interne de l’Ontario, selon un calendrier établi par le vérificateur général ou la Division de la vérification interne de l’Ontario.
  2. Le vérificateur général effectue la vérification annuelle des états financiers de la Caisse ou du Compte et, selon les résultats de cette vérification, établit un rapport indiquant si ces états financiers sont ou non fidèles à son avis. Il remet ce rapport de vérification à la Commission et au ministre des Finances.
  3. La Division de la vérification interne de l’Ontario peut également effectuer une vérification interne, si celle-ci est approuvée par le Comité de vérification du ministère ou par le Comité de vérification générale.
  4. Indépendamment de toute vérification antérieure, le ministre peut ordonner que la Commission fasse l’objet d’une vérification en tout temps.
  5. Indépendamment de toute vérification antérieure, la présidente peut demander une vérification externe des opérations financières ou des contrôles de gestion de la Commission.
  6. La Commission doit fournir sans délai un exemplaire de tout rapport de vérification au ministre et au ministre des Finances. Elle doit également fournir une copie de sa réponse au rapport de vérification, ainsi que toute recommandation qui y figure. Elle informe le ministre chaque année des recommandations formulées à la suite de vérifications et auxquelles il n’a pas encore été donné suite.
  7. La Commission peut aussi, à sa discrétion, faire appel à la Commission du Régime de retraite de l’Ontario en tant que fournisseur de services pour effectuer des vérifications internes concernant ses contrôles internes et son efficacité organisationnelle.

Autres examens

  1. La Commission fait l’objet d’un examen périodique à la discrétion et sous la direction du CT/CGG ou du ministre. Cet examen peut porter sur des questions relatives à la Commission que le CT/CGG ou le ministre aura à trancher; il peut s’agir entre autres du mandat, des pouvoirs, de la structure de gouvernance ou encore des activités de la Commission.
  2. L’examen du mandat doit être effectué au moins une fois tous les sept ans. Le prochain examen a lieu avant le 31 mars 2026.
  3. La présidente et la Commission collaborent à ces examens.
  4. Dans le cas d’un examen entrepris sous la direction du ministre, celui-ci soumet au CT/CGG, pour examen, les recommandations de changement formulées à partir des résultats de cet examen de la Commission.

Nominations

  1. Les personnes nommées sont nommées par le lieutenant-gouverneur en conseil sur la recommandation du ministre conformément au paragraphe 61 (2) du Règlement.
  2. La présidente est désignée par le lieutenant-gouverneur en conseil sur la recommandation du ministre conformément au paragraphe 61 (3) du Règlement.
  3. Le lieutenant-gouverneur en conseil établit la rémunération ou l’échelle de rémunération des membres de la Commission et de la présidente. Les personnes employées en vertu de la partie III de la LFPO n’ont droit à aucune rémunération à part le remboursement de leurs dépenses.

Protection contre la responsabilité civile et assurance

  1. Sous réserve de l’approbation du ministre des Finances en vertu de l’article 28 de la Loi sur l’administration financière, le gouvernement de l’Ontario garantit les personnes nommées contre tout dommage pouvant résulter de leurs activités au nom de la Commission, dans la mesure où elles n’agissent pas de manière frauduleuse ou ne font pas preuve d’une inconduite volontaire ou d’une négligence grave.
  2. La Commission est protégée par le Programme de responsabilité civile ‑ dossiers généraux et circulation routière du gouvernement de l’Ontario contre la responsabilité civile pour lésions corporelles, décès ou dommages matériels, y compris les pertes de jouissance.
  3. La Commission souscrit une assurance des administrateurs et des dirigeants et une assurance responsabilité civile des fiduciaires. La Commission peut faire appel à un courtier d’assurance fourni par le gouvernement pour l’aider à obtenir une assurance ou à un autre courtier d’assurance à sa discrétion.

Date d’entrée en vigueur, durée et examen périodique du PE

  1. Le présent PE entre en vigueur à la date de sa signature par les deux parties et demeure en vigueur jusqu’à ce qu’il soit résilié ou que les parties signent un nouveau PE.
  2. Si un nouveau ministre ou président entre en fonction, les parties doivent soit signer une lettre d’affirmation et la joindre au PE soit signer un nouveau PE dans un délai de six mois. Le ministère doit remettre au secrétaire du Conseil de gestion du gouvernement une copie de la lettre d’affirmation signée et de tout PE.
  3. Sans que ne soit modifiée la date d’entrée en vigueur du présent PE, le ministre ou la présidente peut en entreprendre l’examen sur demande écrite adressée à l’autre partie.
  4. Si l’une des parties juge qu’il est opportun d’apporter des modifications au présent PE, elles peuvent seulement le faire par écrit. Les changements n’entrent en vigueur que lorsque les deux parties les ont approuvés.
  5. L’examen et le remplacement du PE sont effectués sans attendre lorsque le mandat, les pouvoirs ou la structure de gouvernance de la Commission subissent un changement important.
  6. À tout le moins, le présent PE fait l’objet d’un examen au moins une fois tous les cinq ans pour veiller à ce qu’il soit à jour et conforme aux attentes du gouvernement.

Ententes actuarielles

Évaluations actuarielles

  1. À titre d’administrateur, la Commission veille à ce que les évaluations actuarielles soient préparées et déposées auprès de l’Agence du revenu du Canada (ARC) conformément aux délais et aux exigences établis en vertu de la Loi de l’impôt sur le revenu (Canada).

Autorisation du ministre pour le dépôt

  1. Le dépôt d’une évaluation actuarielle auprès de l’ARC ne doit se faire que lorsque le ministre avise par écrit la Commission qu’il convient au dépôt de l’évaluation.

Nomination d’un actuaire externe

  1. La Commission nomme un actuaire externe pour réaliser ces évaluations dans le cadre d’appels d’offres périodiques.

Données

Interprétation

Les définitions qui suivent s’appliquent aux articles 8.1, 8.3 et 9.4 du présent PE.

« Exact » en ce qui concerne les données, signifie, sous réserve d’omissions ou d’erreurs négligeables, les données complètes et correctes, « exactitude » ayant un sens semblable, et « inexact » signifie en ce qui concerne les données, les données qui ne sont pas exactes, « inexactitude » ayant un sens semblable.

« Données » désigne les renseignements que la Couronne doit fournir à la Commission aux fins de l’administration du Régime et de la Caisse.

« Sécurisé » désigne le maintien et le traitement, au besoin, d’une manière conforme aux exigences de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques, L.C. 2000, chap. 5, de la Loi sur l’accès à l'information et la protection de la vie privée et d’autres lois sur la protection des données, le cas échéant.

« En temps opportun » signifie que les données sont fournies suffisamment tôt, et dans les délais impartis par l’Organisme, pour appuyer la conformité de l’Organisme aux normes établies par les lois et directives applicables. « Rapidité » a un sens semblable.

Pratiques d’exactitude des données et de l’information

  1. L’exactitude et l’actualité des données sont d’une importance prioritaire pour le ministre et la Commission. La Commission veille à ce que des efforts commercialement raisonnables soient déployés pour protéger l’exactitude des données en sa possession. Le ministre appuie la Commission et son fournisseur de services dans leurs efforts pour s’assurer que les données fournies à la Commission sont exactes et fournies en temps opportun.

Découverte d’inexactitudes

  1. Le ministre et la Commission avisent sans délai l’autre partie de toute inexactitude qu’ils pourraient découvrir dans le cadre de l’examen et de l’utilisation des données et fournissent à l’autre partie des documents raisonnablement détaillés sur ces inexactitudes.

Utilisation des données

  1. La Commission utilise les données que la Couronne lui fournit uniquement aux fins de l’administration du Régime.

Généralités

Plaintes et demandes de renseignements

  1. La présidente et le ministre s’efforcent de s’informer mutuellement des plaintes et des demandes de renseignements reçues concernant le champ de responsabilité de l’autre partie.

Ombudsman

  1. La Commission continue de traiter directement avec l’ombudsman. La présidente tient le ministre au courant de toute demande de renseignements que présente l’ombudsman.

Litiges

  1. La Commission a agi et continue d’agir pour son propre compte et en son propre nom dans les affaires en litige. Elle informe le ministre de tout litige en cours.

Loi

  1. La Commission se conforme au Code des droits de la personne de l’Ontario, L.R.O. 1990, chap. H.19, à la Loi de 2000 sur les normes d’emploi, L.O. 2000, chap. 41 (en partie), à la Loi sur les services en français, L.R.O. 1990, chap. F.32 et à toute autre loi applicable.

Signatures

Présidente de la Commission
Commission de retraite des juges provinciaux

Date

Président
Secrétariat du Conseil du Trésor

Date

Annexe 1 Sommaire des exigences en matière de production de rapports s’appliquant à la Commission

Date de productionRapport ou documentResponsable
Chaque année, mais le budget est remis dans les trois mois suivant la fin de l’exercicePlan d’activités de la Commission
  • Préparation
  • Approbation
  • Remise au ministre
  • Commission
  • Commission
  • Présidente
Dans les 120 jours suivant la fin de l’exerciceRapport annuel
  • Préparation
  • Approbation
  • Remise au ministre
  • Commission
  • Commission
  • Présidente
Chaque annéeVérificationVérificateur général
Chaque annéeÉtats financiers vérifiés Rapports financiersServices communs de l’Ontario
sans objetPE
  • Préparation
  • Approbation
  • Signature
  • Sous-ministre/ présidente
  • Commission
  • Présidente

Annexe 2 Directives applicables du CT/CGG et du ministère des Finances

  1. Les directives, lignes directrices et politiques suivantes du CT/CGG et du ministère des Finances s’appliquent à la Commission :
    • Directive sur l’obligation de rendre compte
    • directive sur le contenu de la publicité
    • Directive concernant les organismes et les nominations
    • directive sur la divulgation des actes répréhensibles
    • Directive sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée
    • directive sur la gestion et l’utilisation de l'information et de la technologie de l'information (ITI) (plus précisément, ses principes et les sections 8.2, 8.3, 9.1, 9.3 et 9.5) conjointement avec la Politique générale de conservation des documents et la Gestion, diffusion et fixation du prix des renseignements gouvernementaux (propriété intellectuelle)
    • Directive sur les données ouvertes
    • directive sur l'approvisionnement pour la FPO (dans la mesure où elle s’applique à la Commission en tant qu’« autre entité incluse ») Directive sur les frais de déplacement, de repas et d'accueil
    • directive applicable aux avantages accessoires
    • directive sur l'approvisionnement en matière de publicité, de relations publiques et avec les médias et de services de création et de communications
    • directive sur l’identification visuelle
  2. Le ministère informe la Commission des changements ou des ajouts apportés aux directives, aux politiques et aux lignes directrices qui s’appliquent à elle; cependant, il incombe à la Commission de se conformer à toutes les directives, politiques et lignes directrices auxquelles elle est assujettie.

Annexe 3 Protocole de communications publiques

  1. Définitions
    1. « Communications publiques » désigne tout document communiqué au public, directement ou par l’entremise des médias, sous :
      • forme orale, comme un discours ou une présentation publique;
      • forme imprimée, comme un rapport papier;
      • forme électronique, comme une publication sur un site Web.
    2. Une « question litigieuse » est une question qui préoccupe ou qui pourrait raisonnablement préoccuper l’Assemblée législative ou le public, ou qui est susceptible de donner lieu à des demandes de renseignements s’adressant au ministre ou au gouvernement. Les questions litigieuses peuvent être soulevées par :
      • les membres de l’Assemblée législative;
      • le public;
      • les médias;
      • les intervenants;
      • les partenaires de prestation de services.
  2. Dans toutes les communications publiques visées par le présent protocole, la Commission s’identifie en tant qu’organisme du gouvernement.
  3. Le ministère et la Commission nomment des personnes pour agir comme « responsables » des communications publiques.
    • Le responsable ministériel est le directeur des communications.
    • Le responsable de la Commission est la présidente ou une personne à qui elle a délégué cette fonction.
  4. Aux fins du présent protocole, les communications publiques sont divisées en deux catégories :
    1. Communications publiques où les messages provinciaux ou ministériels sur les priorités du gouvernement amélioreraient la visibilité de la Commission ou du gouvernement.
      • En ce qui concerne tous les éléments non litigieux qui pourraient susciter l’intérêt des médias, le responsable de la Commission informe le responsable ministériel des communications publiques à venir quinze jours à l’avance.
      • En ce qui concerne les éléments non litigieux qui offrent des occasions de faire passer un message au gouvernement ou qui concernent des annonces de financement, la Commission doit également demander l’approbation des messages de communications publiques sept jours avant leur date de diffusion.
      • L’approbation finale du bureau du ministre est requise. Si la Commission ne reçoit pas de commentaires ou d’approbation du bureau du ministre ou du responsable ministériel dans les quarante-huit heures précédant la date de publication de l’élément, elle peut procéder comme il se doit.
    2. Questions litigieuses.
      • Pour toutes les questions litigieuses, le responsable de la Commission avise immédiatement et simultanément le responsable ministériel et le bureau du ministre dès qu’il en prend connaissance. Le responsable ministériel peut également conseiller la Commission sur les questions litigieuses qui nécessitent une attention particulière. La Commission fournit tous les renseignements généraux requis sur la question au responsable ministériel, qui prend les dispositions nécessaires pour préparer une note sur les questions litigieuses.
      • Le responsable de la Commission transmet les messages de communications publiques au responsable ministériel qui amorce le processus d’approbation au sein du ministère.
      • L’approbation finale du bureau du ministre est requise. Si la Commission ne reçoit pas de commentaires ou d’approbation du bureau du ministre ou du responsable ministériel dans les quarante-huit heures précédant la date de publication de l’élément, elle peut procéder comme il se doit.