Mandant

La Commission d’évaluation des matériaux de construction (« la Commission ») est un organisme de réglementation dont les pouvoirs sont établis par l’article 28 de la Loi de 1992 sur le code du bâtiment.

La Commission a pour mandat d’évaluer les nouveaux matériaux de construction, installations, réseaux et conceptions de bâtiments et d’en autoriser l’emploi, sous certaines conditions, en Ontario. Pour ce faire, elle peut effectuer ou faire effectuer des recherches, des analyses et des examens sur ces matériaux, installations, réseaux ou conceptions. La Commission n’est pas un organisme d’essais, mais elle peut néanmoins exiger qu’un demandeur réalise des essais dans le cadre de son évaluation.

La Commission peut en outre recommander au ministre d’apporter des modifications à la Loi de 1992 sur le code du bâtiment ou au Code du bâtiment.

Toutes les ressources humaines et financières dont la Commission a besoin pour remplir son mandat proviennent de la Direction du renouvellement des services du bâtiment du ministère des Affaires municipales et du Logement (« le ministère »).

Principes directeurs

À titre d’organisme créé en vertu de la Loi de 1992 sur le code du bâtiment, la Commission exerce ses pouvoirs et remplit ses fonctions conformément au mandat qui y est défini. Elle se doit d’être impartiale et indépendante, et c’est cette image que le public doit avoir d’elle. Le ministère et le gouvernement de l’Ontario n’ont aucune influence sur ses décisions.

La Commission a conclu un protocole d’entente avec le ministre des Affaires municipales et du Logement (« le ministre ») concernant l’exercice de son mandat. Ce protocole établit la relation entre le président de la Commission, le ministre et le ministère des Affaires municipales et du Logement (« le ministère ») en ce qui a trait à la Commission et aux services qu’elle fournit. Il vise à préciser les responsabilités respectives de ces parties et à faire en sorte que le principe fondamental de la responsabilisation soit observé dans la gestion, l’administration et les activités de la Commission.

En tant qu’organisme public, la Commission agit selon les principes de gestion du gouvernement de l’Ontario. Ses instances sont régies par la Loi de 1992 sur le code du bâtiment et par le Code du bâtiment ainsi que par le Manuel des lignes directrices, politiques et procédures de la Commission et par les directives du Conseil du Trésor et du Conseil de gestion du gouvernement. La Commission applique ces principes et éléments de gouvernance, notamment un comportement éthique, la responsabilisation, l’excellence de la gestion, l’utilisation judicieuse des fonds publics et la prestation de services de qualité supérieure au public, en contribuant à la salubrité, à la sécurité, à l’accessibilité et à l’efficacité énergétique des bâtiments en Ontario ainsi qu’en jouant un rôle positif dans le secteur de la construction de la province.

Orientation stratégique

En tant qu’organisme public, la Commission agit selon les principes de gestion du gouvernement de l’Ontario. Ses instances sont régies par la Loi de 1992 sur le code du bâtiment et par le Code du bâtiment ainsi que par le Manuel des lignes directrices, politiques et procédures de la Commission et par les directives du Conseil du Trésor et du Conseil de gestion du gouvernement. La Commission applique ces principes et éléments de gouvernance, notamment un comportement éthique, la responsabilisation, l’excellence de la gestion, l’utilisation judicieuse des fonds publics et la prestation de services de qualité supérieure au public, en contribuant à la salubrité, à la sécurité, à l’accessibilité et à l’efficacité énergétique des bâtiments en Ontario ainsi qu’en jouant un rôle positif dans le secteur de la construction de la province.

Revue des autorisations existantes

La Commission a lancé une initiative afin de gérer et d’actualiser les autorisations existantes.

Pour commencer, la Commission a tenté de communiquer avec tous les titulaires d’une autorisation délivrée depuis 1976 pour s’assurer que leurs coordonnées étaient à jour dans ses dossiers. Elle a profité de l’occasion pour leur demander s’ils fabriquaient encore le matériau, l’installation, le réseau ou la conception que visait l’autorisation, et si les renseignements connexes que détenait la Commission étaient à jour.

La deuxième phase visait à relever tout dédoublement possible avec d’autres approbations pour des produits novateurs, notamment avec des décisions du ministre, en considérant les rapports d’évaluation du Centre canadien des matériaux de construction.

Un troisième examen consiste à mettre à jour les autorisations existantes en fonction des politiques actuelles de la Commission et pour déterminer si ces autorisations devaient être mises à jour en fonction des codes et normes actuellement en vigueur (Code du bâtiment de 2012).

En 2008, la Commission a adopté une « politique d’expiration », selon laquelle une autorisation expire cinq ans après sa date d’émission. La mise à jour en fonction des politiques actuelles de la Commission comprenait l’ajout d’une date d’expiration aux autorisations existantes ainsi que le remplacement des conditions générales par la version révisée de juillet  2017.

De plus, lors de la publication de toute nouvelle version du Code du bâtiment, la Commission passe en revue les autorisations existantes afin d’éliminer celles qui ne sont plus nécessaires. La Commission est convaincue que cette démarche est nécessaire pour assurer la crédibilité et l’exactitude de la liste d’autorisations affichée sur sa page Web. Elle estime qu’il est important, pour assurer la confiance du public, que l’information concernant les autorisations soit exacte et à jour.

Recommandations au ministre

La Commission passe continuellement en revue les autorisations existantes pour déterminer s’il y a lieu de recommander au ministre des modifications au Code du bâtiment ou de révoquer d’autres autorisations à la lumière de la version en vigueur du Code.

La Commission n’a formulé aucune autre recommandation au ministre depuis septembre 2017 où elle recommandait de réévaluer les droits de 11 000 $, car elle craignait que la baisse récente du nombre de demandes qu’elle a reçues puisse être liée au montant de ces droits.

Délai de prise de décisions et de délivrance d’autorisations

La Commission s’efforce de rendre une décision ou d’émettre une autorisation dans les 120 jours suivant son examen initial de la demande. Cette cible correspond au délai moyen requis pour l’évaluation des demandes.

Lorsqu’il existe déjà des autorisations pour des technologies similaires à celle visée par une demande, la Commission peut, s’il y a lieu, s’en inspirer et prendre ainsi une décision plus rapidement. Par contre, les technologies nouvelles et novatrices peuvent nécessiter des délais plus longs parce qu’il faut vérifier les références et exiger parfois des essais supplémentaires ou des renseignements qui manquent.

La Commission s’efforce de rendre son processus d’évaluation des demandes aussi transparent que possible et d’améliorer la documentation correspondante.

La Commission continue de surveiller et d’examiner ses processus de prise de décisions afin de cerner toutes les possibilités d’en améliorer l’efficacité.

Planification de la relève

Dans le cadre de la planification de la relève, la Commission juge nécessaire de prolonger le chevauchement des mandats des membres sortants et des personnes nouvellement nommées. Idéalement, un chevauchement de neuf mois des mandats permettrait aux personnes en poste de transférer leurs connaissances aux nouveaux membres et de les encadrer.

En plus du maintien d’un effectif adéquat, il est primordial que la Commission conserve son expertise interne, d’où l’importance qu’elle continue de solliciter la nomination de nouveaux membres possédant des connaissances spécialisées dans tous les domaines techniques nécessaires (plomberie, systèmes mécaniques, systèmes d’égouts sur place, etc.).

Conformément au protocole d’entente, le président doit aviser à l’avance le ministre lorsque des postes vont être vacants et formuler des recommandations pour le renouvellement de mandats qui viennent à échéance ou la nomination de nouveaux membres.

Sondage annuel auprès des clients

La Commission a l’intention de poursuivre ce sondage indépendant qui l’aide à déterminer le degré de satisfaction des clients à l’égard de ses services.

Vue d’ensemble des principales activités

Le personnel de soutien de la Commission est chargé de gérer les dossiers et d’assurer le service à la clientèle pour les personnes qui souhaitent demander une autorisation à la Commission. À la réception d’une demande, le secrétaire de la Commission vérifie si tous les renseignements et documents exigés ont été soumis. Il consulte ensuite le Centre canadien de matériaux de construction (CCMC) pour savoir si ce dernier a examiné le produit ou manifesté son intention de le faire. Si c’est le cas, la Commission pourrait ne pas avoir la compétence requise pour effectuer une évaluation selon le paragraphe 29 (8) de la Loi de 1992 sur le code du bâtiment.

Le coordonnateur de l’innovation dans le domaine de la construction – le cadre supérieur du ministère chargé d’aider la Commission – est chargé de l’administration générale et de l’élaboration des politiques selon les directives de l’organisme. Cette responsabilité exige d’assurer la liaison avec le Bureau du ministre en ce qui concerne le processus de nomination, la gestion des questions d’intérêt, la planification des activités, la mesure du rendement, la surveillance des dépenses ainsi que le respect des exigences applicables au secteur des organismes et des directives du Conseil du Trésor et du Conseil de gestion du gouvernement.

La Commission dans son ensemble rend des décisions sur les demandes, mais elle charge généralement des sous-comités de mener les évaluations détaillées. Ces sous-comités se composent de membres qui connaissent le domaine technique visé par la demande ou sont spécialisés dans celui-ci. La Commission peut demander l’avis du personnel technique du ministère.

Le nombre d’évaluations effectuées et d’autorisations accordées est fonction du volume de demandes. En général, la Commission se réunit une fois par mois, avec environ trois à cinq réunions de sous-comités pendant la même période. Il lui faut généralement de trois à quatre mois pour rendre sa décision, selon la complexité de la demande, le besoin de réclamer des renseignements supplémentaires aux demandeurs et la rapidité de leur réponse.

Le tableau ci-dessous résume la charge de travail de la Commission au cours des cinq dernières années :

Le tableau 1
Exercice Demandes reçues Autorisations délivrées Autorisations modifiées ou révisées Autorisations révoquées
2014–2015 6 5 2 21
2015–2016 4 2 1 4
2016–2017 3 3 10 11
2017–2018 6 3 10 9
2018–2019* 5 3 0 0

* Les chiffres réels de 2018–2019 ne reflètent pas l’exercice en entier. Ils couvrent la période allant du 1er avril 2018 au 31 décembre 2018.

Le nombre de demandes présentées à la Commission a légèrement fluctué au cours des cinq dernières années. La Commission note que la baisse du nombre de demandes reçues pour l’exercice en cours pourrait résulter de l’augmentation continue des droits à verser.

En plus des nouvelles demandes indiquées plus haut, la Commission examine des demandes de modification d’autorisations existantes et passe en revue les autorisations existantes en vue de les révoquer, s’il y a lieu. Les demandes de modification sont traitées sensiblement de la même façon que les nouvelles demandes. La Commission examine et évalue les particularités des modifications proposées afin de tenir compte des modifications et des mises à jour apportées aux produits, systèmes et conceptions novateurs. Le processus d’examen et de révocation augmente la charge de travail de la Commission et de son personnel.

La Commission a noté que les demandes sont de plus en plus complexes sur les plans technique et procédural, et que leur évaluation prend donc plus de temps. La Commission doit également consacrer plus d’efforts à la communication avec les demandeurs d’autorisation, car les documents servant à expliquer les motifs du rejet complet ou partiel d’une demande d’autorisation sont maintenant beaucoup plus détaillés. De plus, dans un nombre croissant de cas, la Commission doit procéder à un examen pour s’assurer que la demande relève de sa compétence. Tous ces facteurs ont une incidence sur le nombre de réunions de sous-comité nécessaires pour procéder à l’examen complet des nouveaux produits novateurs.

Réalisations

Au cours des dernières années, plusieurs mesures ont été prises pour améliorer le rendement et la responsabilisation de la Commission, notamment le suivi continu des mesures du rendement qui lui sont propres. Voici les réalisations à son actif :

  • La Commission a continué d’offrir un mécanisme rentable et expéditif d’évaluation des nouveaux matériaux de construction, installations, réseaux et conceptions de bâtiments.
  • Elle a poursuivi la pratique consistant à sonder les clients après la fin de l’exercice (soit le 31 mars 2018 pour ce plan d’activités);
  • Selon les résultats du sondage des clients qui ont utilisé les services de la Commission pendant l’exercice 2017–2018 :
    • 100 % étaient d’avis que les processus et les procédures étaient clairs et faciles à comprendre;
    • 100 % étaient d’avis que les membres avaient fait montre d’un niveau d’expertise approprié pour traiter la question visée;
    • 100 % estimaient avoir été traitées avec courtoisie tout au long du processus de demande et d’évaluation.
    • 100 % étaient satisfaits du niveau global de service fourni par la Commission.
  • La Commission a continué de se conformer à la directive du Conseil de gestion du gouvernement concernant les organismes et les nominations :
    • La Commission a préparé un plan d’activités triennal, l’a terminé et l’a présenté dans les délais prescrits;
    • Son rapport annuel pour l’exercice 2017–2018 a été présenté et approuvé dans les délais prescrits.

Resources

Ressources humaines

La Commission compte au total 10 membres à temps partiel, y compris le président et un vice-président. Tous les membres sont nommés par le lieutenant-gouverneur en conseil par voie de décret. Conformémément à la Directive concernant les organismes et les nominations du Conseil de gestion du gouvernement, les personnes nommées à la Commission peuvent cumuler plusieurs mandats et siéger pendant un maximum de 10 années.

Les unités suivantes du ministère aident la Commission à observer la directive :

  • la Direction du bâtiment et de l’aménagement de la Division des services aux municipalités;
  • la Direction du bâtiment et de l’aménagement de la Division des services aux municipalités;
  • la Direction des services généraux de la Division de la gestion des activités ministérielles;
  • la Direction de la planification et du contrôle financiers de la Division de la gestion des activités ministérielles;
  • la Direction des services juridiques;
  • le Groupement ITI pour les services à la collectivité.

Le personnel de soutien direct de la Commission (employé par le ministère) est composé d’une secrétaire à 0,8 équivalent temps plein, d’une coordonnatrice des innovations du bâtiment à 0,4 équivalent temps plein et d’une adjointe administrative à 0,4 équivalent temps plein.

Ressources financières

La Commission ne dispose pas de son propre budget; elle est soutenue par le personnel du ministère. Ses dépenses de fonctionnement sont prélevées dans le budget du ministère des Affaires municipales et du Logement.

Le tableau suivant détaille les coûts liés au soutien de la Commission :

Le tableau 2
Type de dépense Chiffres réels 2017–20181 Chiffres provisoires 2018–20192 Prévisions 2019–2020 Prévisions 2020–2021 Prévisions 2021–2022
Rémunérations journalières 86 024 $ 64 861 $ 112 000  112 000  112 000 
Déplacements et réunions 11 296 $ 9 694 $ 56 650 $ 58 350 $ 58 350 $
Autres coûts liés à l’administration 9 196 $ 7 440 $ 9 270 $ 9 550 $ 9 550 $
Total partiel 106 516 $3 81 995 $4 177 920 $5 179 900 $5 179 900 $5
Équivalents plein temps 1.6 1.6 1.6 1.6 1.6
Équivalents plein temps – Coûts (salaire + avantages sociaux) 118 904 $ 96 392 $ 156 560 $ 158 000 $ 161 000 $
Total 225 420 $6 178 387 $ 334 480 $ 337 900 $ 340 900 $

1L’exercice de la Commission débute le 1er avril et se termine le 31 mars. Les chiffres réels pour 2017–2018 couvrent la période allant du 1er avril 2017 au 31 mars 2018.

2Les chiffres réels pour 2018–2019 ne reflètent pas la totalité de l'exercice; ils couvrent la période du 1er avril 2018 au 31 décembre 2018.

3Les charges de fonctionnement comprennent les coûts liés aux réunions de la Commission, les rémunérations journalières des membres et le remboursement de leurs frais de déplacement, y compris l’hébergement à l’hôtel, les indemnités de repas (jusqu’au maximum autorisé par la Directive sur les frais de déplacement, de repas et d’accueil), le stationnement et le transport en commun.

4Certaines demandes de remboursement n’étaient pas intégrées aux chiffres provisoires, car elles n’avaient pas encore été traitées.

5Le nombre de réunions varie en fonction du volume de demandes. Les taux des rémunérations journalières des membres à temps partiel nommés par décret sont fixés dans les directives du Conseil de gestion du gouvernement sur les personnes nommées par le gouvernement. Les charges prévues pour 2019–2020 et pour les exercices suivants sont calculées en fonction du nombre type de demandes déposées (établi à partir des données antérieures et des prévisions) et sur les taux de rémunération journalière des membres.

6La différence entre les prévisions et les dépenses réelles dépend du nombre de demandes reçues et de réunions tenues. De plus, le salaire et les avantages sociaux pour l'exercice 2017–2018 ont été réduits, un membre du personnel étant en congé non payé pendant une partie de l'année.

Revenus

Les droits versés pour le dépôt d’une demande sont comptabilisés en tant que revenus non fiscaux du ministère des Affaires municipales et du Logement.

Depuis le 1er janvier 2015, les droits à verser au moment d’une demande, qui étaient auparavant de 950 $, augmentent selon le barème suivant :

  • 5 000 $ par demande, à compter du 1er janvier 2015;
  • 7 000 $ par demande, à compter du 1er janvier 2016;
  • 9 000 $ par demande, à compter du 1er janvier 2017;
  • 11 000 $ par demande, à compter du 1er janvier 2018.

Le tableau ci-dessous donne le détail des revenus associés aux demandes présentées à la Commission.

Le tableau 3
Revenus Chiffres réels 2017–2018 Chiffres provisoires 2018–20191 Prévisions 2019–2020 Prévisions 2020–2021 Prévisions 2021–2022
Droits de demande 57 510 $ 22 000 $ 66 000 $ 66 000 $ 66 000 $
Total des revenus 57 510 $ 22 000 $ 66 000 $ 66 000 $ 66 000 $

1Les chiffres réels pour 2018–2019 ne reflètent pas la totalité de l'exercice; ils couvrent la période du 1er avril 2018 au 31 décembre 2018, arrondis au dollar près.

Plan de communication

La Commission communique avec les demandeurs et autres personnes intéressées au moyen de publications, de formulaires et d’instructions appropriés qu’elle affiche sur le site Web public ou qu’elle envoie sur demande.

La secrétaire de la Commission ou la coordonnatrice de l’innovation dans le domaine de la construction répond aux demandes d’information adressées à la Commission par téléphone ou par courriel.

Analyse du contexte

Facteurs ayant une incidence sur le plan d’activités)

Fluctuation du nombre de demandes

La complexité croissante des demandes reçues par la Commission et l’adoption de technologies vertes, dont la plupart peuvent être considérées comme novatrices, influeront sur l’ampleur des besoins en membres qualifiés et sur le niveau de soutien administratif requis. La Commission a besoin de membres compétents et d’un effectif adéquat pour maintenir les niveaux de service.

Lorsque l’édition 2012 du Code du bâtiment est entrée en vigueur le 1er janvier 2014, la Commission a commencé à passer en revue les autorisations existantes au regard des nouvelles dispositions du Code afin de déterminer si le Code contenait désormais des exigences relatives aux matériaux, aux installations, aux réseaux et aux conceptions de bâtiments qui étaient précédemment visées par des autorisations.

Une démarche similaire devra être entreprise lors de l’entrée en vigueur de toute nouvelle édition du Code du bâtiment, ce qui aura sans doute un impact sur la charge de travail de la Commission.

En outre, la Commission a institué un délai d’expiration de cinq ans pour ses autorisations. Pour qu’une autorisation soit maintenue, la personne qui la détient devra en demander le renouvellement tous les cinq ans, ce qui aura aussi une incidence sur la charge de travail de la Commission.

L’augmentation des droits à verser peut influer sur le nombre de demandes reçues et, par conséquent, sur la charge de travail de la Commission.

Nouveaux membres de la Commission

La Commission devra s’efforcer de maintenir une composition suffisante, tant sur le plan du nombre de ses membres que sur celui des connaissances spécialisées dans tout l’éventail des disciplines techniques pertinentes (par exemple, la plomberie, les systèmes mécaniques, les systèmes d’égouts sur place, etc.).

Dans ses plans d’activités précédents, la Commission a indiqué qu’il serait préférable de prévoir un chevauchement des mandats des membres entrants et sortants afin de permettre aux membres en place d’encadrer les nouveaux membres. Idéalement, un chevauchement de neuf mois des mandats faciliterait le transfert des connaissances des anciens aux nouveaux membres ainsi que le mentorat de ces derniers.

Même si cela n’a pas été le cas pour cette dernière série de nominations, la Commission recommande vivement que cela soit pris en considération pour toute nouvelle nomination à l’avenir.

Pressions financières

À titre de personnes nommées à temps partiel, les membres de la Commission reçoivent une rémunération journalière établie par le Conseil du Trésor et le Conseil de gestion du gouvernement. Cette rémunération est de 472 $ pour les membres, 583 $ pour les vice-présidents et de 744 $ pour le président. Les membres de la Commission sont également remboursés pour les dépenses liées à leur participation aux réunions de la Commission tenues à Toronto ou ailleurs dans la province. Les dépenses et coûts liés aux activités de la Commission, y compris les charges de fonctionnement et les rémunérations journalières des membres, font partie du budget global du ministère des Affaires municipales et du Logement.

La fluctuation du volume et de la complexité des demandes a une incidence directe sur le budget de la Direction à l’appui des activités de la Commission.

Mesures et cubiles de rendement

La Commission a adopté les recommandations relatives à la mesure du rendement établies en 2000 par la Commission de réforme du réseau d’organismes (la « Commission Guzzo »). Ces recommandations sont l’équité, l’accessibilité, la rapidité, la qualité, la cohérence, la transparence, l’expertise, le coût optimal et la courtoisie. Même si la Commission n’a pas classé tous ces objectifs comme étant à priorité « élevée », des processus ont été mis en place pour veiller à ce que tous les objectifs soient tous intégrés à ses activités et, par conséquent, pris en compte comme il se doit. Le tableau 4 ci-dessous indique le degré de priorité que la Commission attribue à chacun des objectifs. Des mesures de rendement ont été établies pour les objectifs dont la priorité est classée « élevée » ou « moyenne » dans le tableau 4. Les résultats de ces mesures sont présentés au tableau 5.

Le tableau 4
Objectifs Classement de la priorité
Équité Élevée
Accessibilité* Faible
Rapidité Élevée
Qualité et cohérence Élevée
Transparence Moyenne
Expertise Élevée
Coût optimal Faible
Courtoisie Moyenne

*On notera qu’aux fins de la mesure du rendement, la Commission de réforme du réseau d’organismes a utilisé le terme « accessibilité » dans ses recommandations en rapport avec un accès simple et à guichet unique permettant au public de recevoir rapidement des services de qualité, quelle que soit leur connaissance du système.

Le tableau 5
Résultats Mesures Cibles Situation en 2017–2018 Engagements pour 2019–2022
Équité (processus et procédures équitables et jugés équitables) Les demandeurs estiment que le processus était équilibré, adéquat et équitable. La proportion des décisions de la Commission menant à une révision judiciaire ne devrait pas dépasser 10 % par exercice. Cible atteinte. Il n’y a eu aucune plainte ou révision judiciaire en 2017–2018. La proportion des décisions de la Commission menant à une révision judiciaire ne devrait pas dépasser 10 % par exercice.
Rapidité (évaluation rapide et rigoureuse des nouveaux matériaux, installations, réseaux et conceptions) a) Nombre moyen de mois entre la réception de la demande et la décision.

b) Affichage rapide des autorisations sur le site Web de la Commission.		 a) Les décisions sont prises en moyenne dans un délai de quatre mois après l’examen initial de la demande par la Commission.

b) Dans 85 % des cas, l’autorisation finale est affichée sur le site Web de la Commission dans les 10 jours ouvrables de la réception de la traduction en français.		 a) Cible atteinte. Les décisions ont été prises en moyenne dans un délai de quatre mois après l’examen initial de la demande par la Commission.

b) Cible atteinte. Dans 85 % des cas, l’autorisation finale a été affichée sur le site Web de la Commission dans les 10 jours ouvrables de la réception de la traduction en français.		 a) Les décisions sont prises en moyenne dans un délai de quatre mois après l’examen initial de la demande par la Commission.

b) Dans 85 % des cas, l’autorisation finale est affichée sur le site Web de la Commission dans les 10 jours ouvrables de la réception de la traduction en français.
Qualité et cohérence (processus et procédures intègres et cohérents) Les demandeurs estiment que le processus de la Commission a été mené avec un niveau élevé de qualité et de cohérence. 85 % des demandeurs estiment que le processus était d’un niveau élevé de qualité et de cohérence. Cible atteinte. Selon les résultats du sondage 2017–2018, 100 % des clients de la Commission estimaient que le processus était d’un niveau élevé de qualité et de cohérence. 85 % des demandeurs estiment que le processus était d’un niveau élevé de qualité et de cohérence.
Transparence (processus et procédures clairs et faciles à comprendre) Les demandeurs estiment que les processus et procédures de la Commission ont été clairement compris. 85 % des demandeurs estiment que les processus et procédures sont clairs et faciles à comprendre. Cible atteinte. Selon les résultats du sondage 2017–2018, 100 % des clients de la Commission estimaient que les processus et les procédures étaient clairs et faciles à comprendre. 85 % des demandeurs estiment que les processus et procédures sont clairs et faciles à comprendre.
Expertise (décisions judicieuses rendues par la Commission grâce aux compétences techniques de ses membres) a) Les demandeurs estiment que les membres de la Commission ont fait preuve d’un niveau approprié de connaissances et de compétences techniques.

b) Envoi en temps opportun d’un avis au Bureau du ministre au sujet l’expiration imminente du mandat d’un membre de la Commission.		 a) 85 % des demandeurs considèrent que les autorisations de la Commission démontrent un niveau approprié de connaissances et de compétences techniques sur le sujet traité.

b) Le Bureau du ministre sera avisé six mois à l’avance de l’expiration du mandat d’un membre.		 a) Cible atteinte. En 2017–2018, le Bureau du ministre a été avisé moins de six mois avant l’expiration mandat des membres de la Commission.

b) Cible atteinte. En 2017–2018, le Bureau du ministre a été avisé moins de six mois avant l’expiration mandat des membres de la Commission.		 a) 85 % des demandeurs considèrent que les autorisations de la Commission démontrent un niveau approprié de connaissances et de compétences techniques sur le sujet traité.

b) Le Bureau du ministre sera avisé six mois à l’avance de l’expiration du mandat d’un membre.
Courtoisie (politesse et courtoisie envers tous les clients) Les clients estiment qu’ils ont été traités avec courtoisie tout au long du processus de demande et d’évaluation. 80 % des clients interrogés estiment qu’ils ont été traités avec courtoisie tout au long du processus de traitement et d’évaluation de leur demande. Cible atteinte. Selon les résultats du sondage 2017–2018, 100 % des clients estimaient avoir été traités avec courtoisie par le personnel de la Commission tout au long du processus de traitement de leur demande, et 100 % estimaient avoir été traités avec courtoisie par les membres. 85 % des demandeurs estiment avoir été traités avec courtoisie tout au long du processus de traitement et d’évaluation de leur demande.

Évaluation des risques

En fonction de l’orientation stratégique et des objectifs de la Commission, le risque suivant a été relevé. La Commission a établi des stratégies d’atténuation, y compris des plans d’urgence, des mesures d’atténuation et une surveillance au besoin dans le cadre de protocoles de gestion prudente des risques.

Voici la matrice des impacts et des probabilités qui a servi à l’évaluation :

Grille d’évaluation des risques

Incidence Probabilité Faible Probabilité Moyenne Probabilité Élevée
Élevée Mesures d’atténuatioin et plans d’urgence Mesures d’atténuation et plans d’urgence; surveillance étroite Adoption urgente de mesures correctives; surveillance rigoureuse
Moyenne Tolérance; surveillance Mesures d’atténuation et plans d’urgence Mesures d’atténuation et plans d’urgence; surveillance étroite
Faible Tolérance; aucune mesure Tolérance; surveillance Mesures d’atténuation et plans d’urgence

Risque no 1 : Manque de transfert des connaissances ou de planification de la relève nuisant à la rapidité et à la qualité

Problème :

Dans les années passées, le chevauchement insuffisant du mandat des membres sortants et de celui des nouveaux membres a ralenti le traitement des demandes. En effet, les nouveaux membres ne connaissent pas bien les processus de la Commission, ce qui cause des retards dans le traitement des demandes. Il est important qu’ils se familiarisent avec les anciennes demandes et les processus de la Commission, et le chevauchement insuffisant des mandats des membres nuit à la qualité et à la rapidité du travail.

La Commission a continuellement indiqué qu’elle souhaite voir un chevauchement accru des mandats des anciens et des nouveaux membres par rapport à la pratique actuelle.

Probabilité : Moyenne

La durée cumulée du mandat de deux membres de la Commission atteindra la limite maximale de dix ans au cours des trois exercices financiers visés par le présent plan. Cependant, le mandat actuel de sept membres de la Commission expirera en novembre 2018, soit au cours de cette période. Si ces membres ne souhaitent pas que leur mandat soit renouvelé, ce risque de transfert insuffisant des connaissances et de baisse de la capacité à fournir des autorisations augmentera.

Impact : Faible

Des changements importants et simultanés dans la composition de la Commission peuvent entraîner un fardeau disproportionné pour certains membres et rendre difficile la détermination de la composition appropriée d’un sous-comité. Même si les nouveaux membres peuvent posséder de bonnes connaissances techniques, on devrait idéalement les intégrer progressivement aux sous-comités pour leur permettre de se familiariser avec les processus de la Commission.

Le président de la Commission et le personnel ont réussi à mettre en œuvre le plan de relève, les mandats des membres ayant été échelonnés. Le président et le personnel de la Commission poursuivront leur collaboration avec le Bureau du ministre et le Secrétariat des nominations afin d’obtenir la nomination de nouveaux membres plus souvent, mais en plus petits groupes, pour que leurs mandats n’expirent pas tous en même temps.

Cette stratégie devrait permettre à la Commission d’améliorer la planification de la relève; de faire chevaucher les mandats, ce qui favoriserait le transfert des connaissances des anciens aux nouveaux membres; de maintenir un effectif représentatif des diverses régions géographiques; de favoriser le mentorat des nouveaux membres; de se constituer et de maintenir une équipe dont les membres possèdent des compétences liées à l’éventail complet des disciplines techniques (structure, sécurité incendie, plomberie, systèmes mécaniques, systèmes d’égouts sur place, etc.).

Même si ce risque a été évalué comme étant à probabilité Moyenne et à impact Faible, la Commission, en collaboration avec le personnel du ministère et avec d’autres organismes gouvernementaux, continuera d’élaborer des stratégies de façon à mieux répartir les dates d’expiration des mandats.