Commission d’évaluation des matériaux de construction

Renseignez-vous sur l’organisme qui autorise les conceptions, les réseaux et les matériaux de construction, nouveaux et innovants, en vue de leur utilisation en Ontario.

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Aperçu

La Commission d’évaluation des matériaux de construction est un organisme de réglementation dont les pouvoirs sont établis par la Loi de 1992 sur le code de bâtiment.

La Commission a trois mandats :

Effectuer ou autoriser l’examen portant sur des matériaux, des réseaux et des conceptions des bâtiments ayant trait à la construction.
Autoriser l’emploi, sous réserve de conditions, de matériaux, de réseaux et de conceptions des bâtiments (au besoin).
Recommander au ministre que des modifications soient apportées à la Loi de 1992 sur le code de bâtiment ou au code du bâtiment.

Voir les autorisations accordées par la Commission d’évaluation des matériaux de construction.

Pour les autorisations qui ne se trouvent pas dans le site Web, communiquer avec le ministère des Affaires municipales et du Logement par courriel.

Demander une évaluation et une autorisation

Pour plus d'informations sur la façon de présenter une demande à la Commission d'évaluation des matériaux de construction (CÉMC), veuillez envoyer un courriel à codeinfo@ontario.ca.

Protocole d’entente

1. Préambule

Les organismes provinciaux fournissent des services importants et précieux à la population de l’Ontario. Dans le cadre de la prestation de ces services publics, les organismes provinciaux doivent rendre des comptes au gouvernement par l’entremise du ministre responsable.
Les organismes provinciaux doivent utiliser les ressources publiques de façon efficiente et efficace pour s’acquitter de leur mandat, tel qu’établi par leurs instruments constitutifs respectifs et en accord avec les priorités clés du gouvernement provincial. Leurs activités sont guidées par les principes clés de la Directive sur les organismes et les nominations (ci-après la Directive).
Les parties au présent Protocole reconnaissent que l’organisme relève du gouvernement et qu’il est tenu de se conformer aux lois, aux directives, aux politiques et aux lignes directrices gouvernementales qui s’appliquent à l’organisme. De plus, l’organisme peut être tenu de veiller à ce que ses directives et politiques soient conformes à certaines directives, politiques et lignes directrices du gouvernement, y compris celles qui concernent les ressources humaines, et de tenir compte dans le même temps des obligations découlant des conventions et des négociations collectives.

2. Objectif

Les objets du présent Protocole sont les suivants :
- établir les relations de responsabilisation entre le ministre des Affaires municipales et du Logement (MAML) et le président de la Commission d’évaluation des matériaux de construction;
- préciser les rôles et responsabilités du ministre, du président et du sous-ministre;
- clarifier les ententes concernant les activités, l’administration, les finances, la dotation en personnel, la vérification et la production de rapports entre la Commission d’évaluation des matériaux de construction et le MAML qui appuient les exigences en matière de responsabilisation dans un cadre reconnaissant que le conseil d’administration prend des décisions réglementaires indépendantes.
Le présent Protocole est à lire conjointement avec la Loi de 1992 sur le code du bâtiment. Le présent Protocole ne vient ni affaiblir, ni modifier, ni limiter les pouvoirs de l’organisme conférés par la Loi de 1992 sur le code du bâtiment, et ne nuit pas à l’exercice des responsabilités que la Loi impose à ses parties. En cas de divergence entre le présent Protocole et toute loi ou tout règlement, la loi ou le règlement prévaut.
Le présent Protocole remplace le protocole d’entente entre les parties daté du 27 février 2024.

3. Définitions

Les définitions qui suivent s’appliquent au présent Protocole.

« Acte constitutif » désigne la Loi de 1992 sur le code du bâtiment par laquelle l’organisme a été institué.
« Autres lois » désigne la Loi sur le vérificateur général, la Loi de 2006 sur les archives publiques et la conservation des documents, la Loi sur les services en français, la Loi de 2005 sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario et la Loi sur l’exercice des compétences légales.
« Cadre désigné » désigne le cadre désigné défini dans la Loi de 2014 sur la rémunération des cadres supérieurs du secteur parapublic, L.O. 2014.
« CFP » désigne la Commission de la fonction publique.
« CGG » désigne le Conseil de gestion du gouvernement.
« Consultant » désigne une personne ou une entité qui, en vertu d’une entente autre qu’une convention d’emploi, fournit des conseils d’expert ou stratégiques et des services connexes à des fins d’examen et de prise de décisions.
« CT/CGG » désigne l’ensemble du Conseil du Trésor et du Conseil de gestion du gouvernement;
« DAA » désigne la Directive sur les organismes et les nominations, émise par le Conseil de gestion du gouvernement.
« Directives gouvernementales applicables » désigne les directives, politiques, normes et lignes directrices du gouvernement qui s’appliquent à l’organisme.
« Exercice financier » désigne la période du 1^er avril au 31 mars.
« FPO » désigne la fonction publique de l’Ontario.
« Gouvernement » désigne le gouvernement de l’Ontario.
« LAIPVP » désigne la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée, L.R.O. 1990, chap. F.31, dans sa version modifiée.
« LFPO » désigne la Loi de 2006 sur la fonction publique de l’Ontario, L.O. 2006, chap. 35, annexe A, dans sa version modifiée.
« Loi » désigne la Loi de 1992 sur le code du bâtiment;
« Loi sur le Conseil exécutif » s’entend de la Loi sur le Conseil exécutif, L.R.O. 1990, chap. E.25, dans sa version modifiée.
« Membre » désigne une personne désignée par le lieutenant-gouverneur à un poste de l’organisme et non d’une personne que l’organisme aurait embauchée ou nommée à un poste.
« Ministère » s’entend du ministère des Affaires municipales et du Logement ou du successeur de ce ministère.
« Ministre » désigne le ministre des Affaires municipales et du Logement ou, le cas échéant, toute autre personne désignée ministre responsable de l’application du présent Protocole, conformément à la Loi sur le Conseil exécutif, L.R.O. 1990, chap. E.25, dans sa version modifiée.
« Ministre des Finances » désigne le ministre des Finances ou, le cas échéant, toute autre personne désignée conformément à la Loi sur le Conseil exécutif.
« Organisme » ou « organisme provincial » désigne la Commission d’évaluation des matériaux de construction (« CEMC »).
« Plan d’activités » s’entend du plan d’activités annuel décrit à l’article 10.1 du présent Protocole.
« Président » désigne le président de la Commission d’évaluation des matériaux de construction.
« Président du Conseil du Trésor » désigne le président actuel du Conseil du Trésor ou toute autre personne désignée conformément à la Loi sur le Conseil exécutif.
« Protocole » désigne le présent protocole d’entente, signé par le ministre et le président.
« Rapport annuel » désigne le rapport annuel dont il est question à l’article 10.2 du présent Protocole.
« SCT » désigne le Secrétariat du Conseil du Trésor.
« Sous-ministre » désigne le sous-ministre des Affaires municipales et du Logement;
« Système d’intelligence artificielle » désigne un système automatisé qui, pour des objectifs explicites ou implicites, tire des conclusions, à partir des intrants qu’il reçoit, afin de générer des extrants comme des prévisions, du contenu, des recommandations ou des décisions qui peuvent influencer des environnements physiques ou virtuels.

Mandat et autorisation légale de la Commission

L’autorisation légale de la Commission d’évaluation des matériaux de construction est énoncée au paragraphe 28(4) de la Loi de 1992 sur le code du bâtiment.
Le mandat de l’organisme provincial est énoncé au paragraphe 28(4) de la Loi de 1992 sur le code du bâtiment, qui stipule que l’organisme a pour mandat :
- d’effectuer ou de faire effectuer des recherches et des examens portant sur des matériaux, des techniques et des conceptions de bâtiments ayant trait à la construction;
- sur demande, d’autoriser l’emploi, sous réserve des conditions pouvant être énoncées, d’un nouveau matériau, d’un nouveau réseau ou d’une nouvelle conception en ce qui concerne un bâtiment ou une partie de celui-ci;
- de recommander au ministre que des modifications soient apportées à la Loi ou au Code du bâtiment.

4. Type d’organisme, fonction et statut d’organisme public

L’organisme est désigné comme un organisme provincial non régi par un conseil d’administration ayant une fonction de réglementation (sans conseil d’administration) en vertu de la Directive sur les organismes et les nominations.
L’organisme est prescrit à titre d’organisme public rattaché à la Commission conformément au Règlement de l’Ontario 146/10 en vertu de la LFPO.

5. Statut juridique et statut d’organisme de la Couronne

L’organisme est un organisme de la Couronne au sens de la Loi sur les organismes de la Couronne.
L’organisme provincial a la capacité ainsi que les droits, pouvoirs et privilèges d’une personne physique pour réaliser sa mission, sous réserve des restrictions imposées en vertu de la Loi de 1992 sur le code du bâtiment et par le Conseil du Trésor/Conseil de gestion du gouvernement.

6. Principes directeurs

Les parties conviennent des principes suivants :

Responsabilité : les organismes provinciaux fournissent des services publics et rendent des comptes au gouvernement par l’entremise du ministre responsable. Dans l’exécution de leur mandat, les organismes provinciaux établissent un équilibre entre la souplesse opérationnelle et la reddition de comptes du ministre à l’égard de l’organisme provincial envers le Conseil des ministres, l’Assemblée législative et la population de l’Ontario. La reddition de comptes du ministre à l’égard de chaque organisme provincial ne peut pas être déléguée.
Chaque organisme provincial se conforme à toutes les lois applicables et aux directives et politiques de la Fonction publique de l’Ontario (FPO). De plus, les organismes peuvent être tenus de veiller à ce que leurs directives et politiques soient conformes à certaines directives, politiques et lignes directrices du gouvernement, y compris celles qui concernent les ressources humaines, et de tenir compte dans le même temps des obligations découlant des conventions et des négociations collectives. Cela comprend les lois et les directives applicables en matière d’approvisionnement.
Réactivité : les organismes provinciaux reflètent les priorités et l’orientation du gouvernement dans leur mandat et leurs activités. Une communication ouverte et cohérente entre les organismes provinciaux et leur ministère responsable permet de s’assurer que les priorités et l’orientation du gouvernement sont bien comprises et aide à gérer les risques ou les problèmes au fur et à mesure qu’ils se présentent. Les organismes provinciaux offrent un service public de haute qualité qui répond aux besoins de la population qu’ils desservent.
Efficacité : les organismes provinciaux utilisent les ressources publiques de façon efficiente et efficace pour s’acquitter de leur mandat, tel qu’établi par leurs instruments constitutifs respectifs. Ils fonctionnent de façon efficace sur le plan des coûts et cherchent à réaliser des gains d’efficience dans l’ensemble du processus de prestation et d’administration des services.
Durabilité : les organismes provinciaux fonctionnent de façon à ce que leur forme actuelle soit viable à long terme tout en offrant un service de haute qualité au public.
Transparence : les bonnes pratiques de gouvernance et de reddition de comptes des organismes provinciaux sont complétées par la transparence sous forme d’affichage public des documents de gouvernance et de reddition de comptes, y compris le plan d’activités, le rapport annuel, le protocole d’entente et l’information sur les dépenses.
La prise de décisions impartiales est une exigence primordiale.

7. Rapports redditionnels

7.1 Ministre

Le ministre doit rendre des comptes :

au Conseil des ministres et à l’Assemblée législative relativement à l’exécution du mandat de l’organisme et sa conformité aux politiques du gouvernement, ainsi qu’à l’Assemblée législative relativement aux activités de l’organisme;
au Conseil du Trésor et au Conseil de gestion du gouvernement relativement au rendement de l’organisme et à sa conformité à l’orientation applicable du gouvernement, y compris les directives et les politiques opérationnelles, et doit leur apporter les réponses demandées;
au Conseil des ministres relativement au rendement de l’organisme et à sa conformité aux politiques opérationnelles et aux grandes orientations stratégiques du gouvernement.

7.2 Président

Le président doit rendre des comptes :

au ministre relativement au rendement de l’organisme dans l’exécution de son mandat, et de l’exécution des rôles et responsabilités confiés au président par la Loi de 1992 sur le code du bâtiment, le présent Protocole, ainsi que les directives et politiques gouvernementales applicables;
au ministre, au besoin, relativement aux activités de l’organisme;
au ministre, en temps opportun, au sujet de toute question qui touche ou qui pourrait raisonnablement toucher les responsabilités du ministre à l’égard de l’organisme;
au ministre pour confirmer que l’organisme respecte les lois, les directives du gouvernement et les politiques comptables, financières et en matière d’information et de technologie de l’information (ITI) applicables.

7.3 Sous-ministre

Le sous-ministre relève du secrétaire du Conseil des ministres et est chargé d’appuyer le ministre dans la surveillance efficace des organismes provinciaux. Le sous-ministre rend compte de la prestation par le ministère de soutien administratif et organisationnel à l’organisme et de l’exécution des rôles et des responsabilités que lui ont conférés le ministre, la Loi de 1992 sur le code du bâtiment, le présent Protocole et les directives et politiques applicables du gouvernement.

Le sous-ministre doit également attester au CT/CGG que l’organisme respecte les directives applicables, dans la mesure de ses connaissances et de ses capacités.

8. Rôles et responsabilités

8.1 Ministre

Le ministre a les responsabilités suivantes :

Rendre compte et répondre à l’Assemblée législative sur les affaires de l’Organisme.
Rendre compte et répondre au CT/CGG sur le rendement de l’organisme et sa conformité aux directives applicables ainsi qu’aux politiques opérationnelles et aux orientations stratégiques du gouvernement.
Rencontrer le président au moins une fois par trimestre pour discuter des nouveaux enjeux et des nouvelles possibilités, des risques élevés et des plans d’action de l’organisme, y compris l’orientation sur les mesures correctives, au besoin, ainsi que du plan d’affaires et des priorités en matière d’immobilisations de l’organisme.
1. À titre de pratique exemplaire, les réunions doivent être trimestrielles. Le ministre peut déléguer certaines réunions à un ministre associé ou à un adjoint parlementaire. Le ministre devrait rencontrer le président au moins deux fois par année.
2. Si le ministre juge que l’organisme est à faible risque, il peut réduire le nombre de réunions à deux fois par année, au lieu d’une fois par trimestre.
Collaborer avec le président à l’élaboration de mesures et de mécanismes de rendement concernant l’organisme.
Examiner l’avis ou la recommandation du président sur les candidatures en vue d’une nomination à l’organisme provincial ou d’un renouvellement de mandat.
Recommander au Conseil des ministres et au lieutenant-gouverneur en conseil des nominations et des renouvellements de mandat à l’organisme, selon le processus de nomination à l’organisme établi par la loi ou par la Directive du CGG.
Décider à tout moment de la nécessité d’effectuer l’examen ou la vérification de l’organisme, c’est-à-dire ordonner au président de procéder périodiquement à l’examen ou à la vérification de l’organisme et recommander au CT/CGG de procéder à des changements dans la gouvernance ou l’administration de l’organisme à l’issue de l’examen ou de la vérification.
Signer le Protocole pour qu’il entre en vigueur après sa signature par le président.
Recevoir le plan d’affaires annuel de l’organisme et approuver ou proposer des changements au plan au plus tard 30 jours civils après sa réception.
Veiller à ce que le plan d’activités de l’organisme soit rendu public au plus tard 30 jours civils après son approbation.
Recevoir le rapport annuel de l’organisme et l’approuver au plus tard 60 jours civils après sa réception par le ministère.
Veiller à ce que le rapport annuel soit déposé au plus tard 30 jours civils après son approbation, puis mis à la disposition du public.
Recommander au CT/CGG tout financement provincial à attribuer à l’organisme.
Lorsque le besoin se fait sentir, prendre des mesures ou ordonner à l’organisme de prendre des mesures correctives relativement à l’administration ou aux opérations de l’organisme.
Consulter, s’il y a lieu, le président (et d’autres personnes) s’il existe de nouvelles orientations d’importance ou que le gouvernement prévoit des modifications réglementaires ou législatives concernant l’organisme.
Recommander au CT/CGG l’application de la Directive en matière d’approvisionnement de la FPO.
Recommander au CT/CGG, le cas échéant, la fusion ou la dissolution de l’organisme ou encore une modification du mandat de l’organisme.
Recommander au CT/CGG les pouvoirs à accorder ou à retirer à l’organisme à l’occasion d’une modification du mandat de l’organisme.

8.2 Président

Les responsabilités du président sont les suivantes :

Assurer le leadership stratégique de l’organisme en établissant les buts, les objectifs, les processus et les orientations stratégiques de l’organisme dans le cadre de son mandat, tel que défini par la loi constitutive de l’organisme.
Assurer le respect des obligations légales ou découlant des politiques du CT/CGG.
Rendre compte au ministre, sur demande, des activités de l’organisme dans les délais convenus, notamment par une lettre annuelle pour confirmer que l’organisme respecte l’ensemble des lois, des directives et des politiques comptables, financières et en matière d’ITI applicables.
Rencontrer le ministre au moins une fois par trimestre pour discuter des nouveaux enjeux et des nouvelles possibilités, des risques élevés et des plans d’action de l’organisme, y compris l’orientation sur les mesures correctives, au besoin, ainsi que du plan d’affaires et des priorités en matière d’immobilisations de l’organisme.
1. À titre de pratique exemplaire, les réunions doivent être trimestrielles. Le ministre peut déléguer certaines réunions à un ministre associé ou à un adjoint parlementaire. Le ministre devrait rencontrer le président au moins deux fois par année.
2. Si le ministre juge que l’organisme est à faible risque, il peut réduire le nombre de réunions à deux fois par année, au lieu d’une fois par trimestre.
Communiquer en temps opportun avec le ministre relativement à toute question ou tout événement qui peut intéresser ou dont on peut raisonnablement penser qu’il intéressera le ministre dans l’exercice de ses responsabilités à l’égard de l’organisme.
Collaborer avec le ministre à l’élaboration de mesures et de mécanismes de rendement concernant l’organisme.
Utiliser la grille des compétences de l’organisme pour informer le ministre de toute lacune en matière de compétences et formuler des recommandations sur les stratégies de recrutement, les nominations ou les renouvellements de mandat, au besoin, y compris informer le ministre sur la présence et le rendement des personnes nommées.
Collaborer à tout examen ou vérification de l’organisme.
Demander une vérification externe des opérations financières ou des contrôles de gestion de l’organisme, aux frais de l’organisme, au besoin.
Informer le ministre et le sous-ministre, au moins une fois par année, des recommandations ou questions formulées à la suite de vérifications et auxquelles il n’a pas encore été donné suite.
Communiquer tous les rapports de mission de vérification (y compris ceux préparés par leur propre service de vérification interne et/ou ceux qui relèvent du président de l’organisme) à son ministre et sous-ministre respectif (et, sur demande, au président du Conseil du Trésor).
Demander au ministre d’établir l’orientation stratégique de l’organisme.
Veiller à la mise en œuvre de mesures qui appuient les buts, les objectifs et l’orientation stratégique de l’organisme, et diriger autrement les affaires de l’organisme aux fins de l’exécution de son mandat.
Surveiller et évaluer le rendement de l’organisme.
Signer le Protocole de l’organisme.
Soumettre au ministre le plan d’affaires, le budget, le rapport annuel et les rapports financiers de l’organisme, conformément aux échéanciers précisés dans les directives applicables du gouvernement et dans le présent Protocole.
Veiller à ce que l’organisme s’acquitte de son mandat en respectant son budget approuvé et à ce que les fonds publics soient utilisés aux fins prévues avec intégrité et honnêteté.
Consulter le ministre au préalable au sujet de toute activité pouvant avoir une incidence sur les politiques, les directives ou les procédures du gouvernement et du ministère, ou encore sur le mandat, les pouvoirs ou les responsabilités de l’organisme établis par la loi constitutive de l’organisme.
Examiner et approuver le remboursement des indemnités journalières et frais de déplacement demandé par les membres.
Voir à ce que les systèmes de gestion en place soient appropriés (finances, technologie de l’information [y compris la cybersécurité], ressources humaines, approvisionnement) pour veiller à l’administration efficace de l’organisme.
Établir et mettre en œuvre la gestion des risques liés à l’intelligence artificielle (IA) conformément aux principes de la Directive sur l’utilisation responsable de l’intelligence artificielle et aux exigences de la section 6.3, en veillant à remplir le rôle décrit pour les « chefs d’un organisme provincial ou équivalent » dans la directive sur l’utilisation responsable de l’IA.
Veiller à ce qu’un cadre approprié soit en place pour que le personnel de l’organisme et les personnes nommées reçoivent une orientation et une formation adéquates en ce qui concerne les activités et les opérations de l’organisme et leurs responsabilités particulières.
Veiller à ce que le personnel de l’organisme et les personnes nommées connaissent et respectent les directives gouvernementales applicables et toutes les lois applicables.
S’assurer qu’un processus est en place en vue de répondre aux plaintes du public et des clients de l’organisme et de les régler.
Livrer efficacement les communications au public et entretenir de bonnes relations pour l’organisme ainsi que l’exige le Protocole de communications.
Reconnaître l’importance de promouvoir un milieu de travail équitable, inclusif, accessible, antiraciste et diversifié au sein de l’organisme et de soutenir un milieu de travail diversifié et inclusif au sein de l’organisme.
Veiller à ce que les membres connaissent les exigences de la LFPO à leur égard, notamment les règles de conduite éthiques et les règles sur les activités politiques qui en font partie.
Assumer le rôle de cadre supérieur en matière d’éthique auprès des fonctionnaires nommés par la Commission d’évaluation des matériaux de construction, en faisant la promotion d’une conduite éthique et en veillant à ce que tous les membres de l’organisme connaissent les exigences éthiques de la LFPO et celles des règlements et des directives pris en vertu de cette loi, notamment en ce qui concerne les conflits d’intérêts, les activités politiques et la divulgation protégée d’actes répréhensibles.

8.3 Sous-ministre

Un délégué approuvé par le secrétaire du Conseil des ministres peut s’acquitter des responsabilités du sous-ministre

Les responsabilités du sous-ministre sont les suivantes :

Conseiller et aider le ministre au sujet des responsabilités du ministre relatives à la Commission d’évaluation des matériaux de construction, notamment en informant le ministre de l’orientation stratégique, des politiques et des priorités qui relèvent du mandat de l’organisme.
Conseiller le ministre sur les exigences de la Directive, en veillant que les documents de gouvernance et documents redditionnels respectent fidèlement les exigences de la Directive et d’autres directives qui s’appliquent à la Commission d’évaluation des matériaux de construction.
Attester au CT/CGG que l’organisme provincial se conforme aux obligations de rendre compte établies dans la Directive et les autres directives applicables, les politiques opérationnelles et les orientations stratégiques du gouvernement tirées de la lettre annuelle de conformité que le président de l’organisme adresse au ministre, dans la mesure de ses connaissances et de ses capacités.
Rendre compte et répondre, dans les délais prescrits, au SCT sur le suivi de la conformité.
Veiller à la tenue de séances d’information et des consultations régulières entre le président et le ministre au moins une fois par trimestre, et entre le personnel du ministère et celui de l’organisme, au besoin.
Fournir des renseignements justificatifs et des renseignements généraux pour les réunions trimestrielles entre le ministre et le président.
Aider le ministre dans l’examen des cibles, des mesures et des résultats de l’organisme en matière de rendement.
Signer le Protocole de l’organisme, en reconnaissant ses responsabilités.
Lancer le processus d’examen de l’organisme selon les directives du ministre.
Collaborer aux examens de l’organisme en suivant les directives du ministre ou du CT/CGG.
Veiller à l’examen et à l’évaluation du plan d’affaires et des autres rapports de l’organisme.
Demander des renseignements et des données au besoin pour s’acquitter des obligations visées par la Directive.
Surveiller l’organisme au nom du ministre dans le respect des pouvoirs de l’organisme, déterminer les besoins en matière de mesures correctives et recommander au ministre des façons de résoudre les problèmes qui peuvent se présenter à l’occasion.
Transmettre régulièrement une rétroaction au ministre sur le rendement de l’organisme.
Appuyer les ministres et les cabinets des ministres dans la surveillance et le suivi des postes vacants (à venir et existants) aux conseils d’administration, en particulier lorsqu’il y a un nombre minimal de membres prévu par la loi et que le quorum doit être maintenu.
Recommander au ministre, au besoin, l’évaluation ou l’examen, y compris un examen axé sur le risque, de la Commission d’évaluation des matériaux de construction ou de l’un de ses programmes ou de changements apportés au cadre de gestion ou aux activités de la Commission d’évaluation des matériaux de construction.
Veiller à ce que le ministère et l’organisme aient la capacité et les systèmes en place pour assurer la gestion des risques en continu, y compris la surveillance adéquate de l’organisme.
Veiller à ce que l’organisme dispose à la fois d’un cadre et d’un plan pour la gestion des risques qui conviennent aux risques auxquels l’organisme pourrait s’exposer dans l’atteinte de ses objectifs de programme ou de prestation de services.
Procéder en temps opportun à des examens axés sur les risques relativement à la Commission d’évaluation des matériaux de construction, à sa gestion ou à ses activités selon les directives du ministre ou du CT/CGG.
Soumettre au ministre, dans le cadre du processus annuel de planification, une évaluation des risques et un plan de gestion pour chaque catégorie de risque.
Prendre les dispositions nécessaires pour fournir à l’organisme un soutien administratif, financier et autre, comme il est précisé dans le présent Protocole.

9. Cadre éthique

Les membres de l’organisme provincial nommés par le lieutenant-gouverneur en conseil sont assujettis aux dispositions sur les conflits d’intérêts, tant celles de la Directive que celles de la LFPO et de ses règlements.
Les membres n’utilisent pas à des fins personnelles les renseignements obtenus en devenant membre de l’organisme, par suite d’une nomination ou autrement. Le membre qui a des motifs raisonnables de penser qu’il est en conflit d’intérêts relativement à une affaire dont l’organisme ou un comité de l’organisme a été saisi divulgue la nature du conflit au président à la première occasion et s’abstient de participer à l’approfondissement de cette question. Le président doit faire consigner dans le procès-verbal de la réunion les conflits d’intérêts qui ont été déclarés.
Le président, à titre de cadre supérieur en matière d’éthique auprès de l’organisme provincial, voit à ce que les personnes nommées de l’organisme soient informées des règles d’éthique qui les visent, y compris les règles relatives aux conflits d’intérêts, aux activités politiques et à la divulgation protégée d’actes répréhensibles qui s’appliquent à l’organisme.

10. Exigences en matière de production de rapports

10.1 Plan d’affaires

Le président veille à ce que le ministre reçoive chaque année, aux fins d’approbation, le plan d’affaires de l’organisme qui porte au moins sur 3 exercices financiers à partir de l’exercice à venir, à moins qu’il n’en soit spécifié autrement par le CT/CGG. Le plan d’affaires annuel doit être conforme aux exigences énoncées dans la directive du CGG.
L’ébauche du plan d’affaires annuel doit être soumise au directeur général de l’administration du ministère ou à son équivalent désigné au plus tard 90 jours civils avant le début de l’exercice financier de l’organisme, et le plan d’affaires approuvé par le président doit être présenté au ministre pour approbation au plus tard 30 jours civils avant le début de l’exercice financier de l’organisme provincial.
Le président a la responsabilité de voir à ce que le plan d’affaires de l’organisme soit muni d’un système de mesures du rendement et de rapports sur l’atteinte des objectifs énoncés dans le plan d’affaires. Ce système doit comprendre des objectifs de rendement, la façon dont ils seront atteints, de même que des résultats et des échéanciers ciblés.
Le président veille à ce que le plan d’affaires comprenne un résumé des répercussions sur les ressources humaines, y compris le nombre actuel d’employés exprimés en équivalents temps plein et le nombre actuel de cadres supérieurs.
Le président veille à ce que le plan d’affaires comprenne une évaluation des risques et un plan de gestion des risques. Ainsi, le ministère pourra étayer par des renseignements son plan d’évaluation des risques et de gestion des risques, conformément aux exigences de la Directive pour évaluer les risques, élaborer et tenir à jour les dossiers nécessaires et faire rapport au CT/CGG.
Le président veille à ce que le plan d’affaires comprenne un inventaire des cas d’utilisation de l’intelligence artificielle (IA) de l’organisme provincial, conformément aux exigences de la Directive sur l’utilisation responsable de l’IA.
Le président s’assure que les plans d’affaires qui sont publiés ne divulguent pas les renseignements suivants : renseignements personnels, renseignements de nature délicate sur l’emploi et les relations de travail, renseignements protégés par le secret professionnel, renseignements confidentiels du conseil des ministres, secrets commerciaux, renseignements pouvant porter atteinte aux intérêts financiers ou commerciaux de l’organisme sur le marché, renseignements pouvant constituer un risque pour la sécurité des installations ou des activités de l’organisme. Au besoin, ces renseignements confidentiels, inclus dans le plan d’affaires approuvé par le ministre, peuvent être caviardés dans la version publiée.
Le ministre examine le plan d’affaires annuel de l’organisme et indique rapidement au président s’il est d’accord ou non avec les orientations proposées par l’organisme. Le ministre indique au président, s’il y a lieu, à quel endroit et de quelle façon le plan d’affaires de l’organisme dévie de la politique ou des priorités du gouvernement ou du ministère, et le président effectue les révisions nécessaires au plan de l’organisme. Les plans d’affaires ne doivent être considérés comme valides qu’une fois que le ministre responsable a approuvé le plan et que l’approbation a été donnée par écrit.
Le ministre approuve le plan d’affaires ou proposer des changements audit plan au plus tard dans les 30 jours civils suivant la réception du rapport par le ministre. Dans certaines circonstances, l’approbation du ministre peut être accordée uniquement pour certaines parties d’un plan d’affaires présenté par un organisme.
Les parties reconnaissent que le CT/CGG peut demander à tout moment au ministre de lui soumettre le plan d’affaires de l’organisme aux fins d’examen.
Le président veille à ce que le plan d’affaires approuvé par le ministre soit mis à la disposition du public dans un format accessible (pour se conformer à la Loi de 2005 sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario), dans les deux langues officielles (pour se conformer à la Loi sur les services en français), sur le site Web du gouvernement provincial au plus 30 jours civils après l’approbation du plan par le ministre.

10.2 Rapports annuels

Le président veille à ce que le ministère reçoive chaque année le rapport annuel de l’organisme. Le rapport annuel doit être conforme aux exigences énoncées dans la Directive.
Le président doit veiller à ce que le rapport annuel de l’organisme provincial soit préparé et soumis à l’approbation du ministre dans les 90 jours civils suivant la fin de l’exercice de l’organisme provincial.
Le président veille à ce que le rapport annuel soit préparé dans le format indiqué dans la Directive.
Le président veille à ce que le rapport annuel comprenne un résumé des répercussions sur les ressources humaines, y compris le nombre d’employés exprimés en équivalents temps plein et le nombre de cadres supérieurs.
Le président s’assure que les rapports annuels qui sont publiés ne divulguent pas les renseignements suivants : renseignements personnels, renseignements de nature délicate sur l’emploi et les relations de travail, renseignements protégés par le secret professionnel, renseignements confidentiels du Conseil des ministres, secrets commerciaux, renseignements pouvant porter atteinte aux intérêts financiers ou commerciaux de l’organisme provincial sur le marché, renseignements pouvant constituer un risque pour la sécurité des installations ou des activités de l’organisme provincial.
Le ministre reçoit et examine le rapport annuel de l’organisme provincial afin de confirmer qu’il respecte les exigences de la Directive, et l’approuve dans les 60 jours civils suivant la réception du rapport.
Le ministre présente le rapport à l’Assemblée législative au plus tard 30 jours civils après son approbation.
Le président veille à ce que le rapport annuel approuvé par le ministre soit publié dans un format accessible (pour se conformer à la Loi de 2005 sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario), dans les deux langues officielles (pour se conformer à la Loi sur les services en français), sur le site Web du gouvernement provincial après le dépôt du rapport à l’Assemblée législative et au plus tard 30 jours civils après l’approbation du rapport par le ministre.
Pour la distribution des rapports annuels, les formats et les canaux de distribution doivent être numériques, sauf indication contraire (directive, loi, etc.).

10.3 Ressources humaines et rémunération

L’organisme fournit des données sur l’effectif, la rémunération et les opérations conformément à la Politique opérationnelle de la Directive.
L’organisme rend compte des politiques de RH et de rémunération dans ses plans d’affaires et ses rapports annuels, conformément aux exigences de la Directive, de la Politique opérationnelle de la Directive et des articles 10.1 et 10.2 du présent Protocole.
L’organisme fournit toute autre donnée supplémentaire sur l’effectif, la rémunération et les opérations à la demande du SCT.

10.4 Autres rapports

Les responsabilités du président sont les suivantes :

Veiller à ce que tous les rapports et documents requis, y compris ceux énoncés dans la Directive et la loi constitutive de l’organisme, soient soumis à l’examen et à l’approbation du ministre conformément aux délais prescrits.
Fournir, à la demande du ministre ou du sous-ministre, les données précises ou les renseignements dont le ministère pourrait avoir besoin à l’occasion.

11. Exigences en matière d’affichage public

L’organisme provincial, par l’entremise du président, veille à ce que les documents de gouvernance approuvés suivants soient affichés dans un format accessible (conformément à la Loi de 2005 sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario), dans les deux langues officielles (conformément à la Loi sur les services en français), sur le site Web du gouvernement provincial au plus tard dans les délais prescrits :
- Protocole d’entente : 30 jours civils après la signature par toutes les parties;
- plan d’activités annuel : dans les 30 jours civils suivant l’approbation du ministre;
- rapport annuel – dans les 30 jours civils suivant l’approbation du ministre (mais après le dépôt du rapport à l’Assemblée législative).
Les documents de gouvernance affichés ne divulguent pas les renseignements suivants : renseignements personnels, renseignements de nature délicate sur l’emploi et les relations de travail, renseignements protégés par le secret professionnel, renseignements confidentiels du Conseil des ministres, secrets commerciaux, renseignements pouvant porter atteinte aux intérêts financiers ou commerciaux de l’organisme provincial sur le marché, renseignements pouvant constituer un risque pour la sécurité des installations ou des activités de l’organisme provincial.
L’organisme provincial s’assure, par l’entremise du président, que les dépenses déclarées par les personnes nommées et le personnel de la haute direction sont affichées sur le site Web de l’organisme ou du ministère, conformément à la directive sur les frais de déplacement, de repas et d’accueil.
L’organisme provincial veille, par l’entremise du président, au respect de toute autre exigence applicable en matière d’affichage public.

12. Communications et gestion des enjeux

Les parties au présent protocole reconnaissent que des renseignements sur les plans, les stratégies, les activités et l’administration de l’organisme provincial doivent être transmis en temps voulu au ministre, qui est tenu de déposer certains rapports et de répondre à l’Assemblée législative sur les affaires de l’organisme. Les parties reconnaissent également qu’il est essentiel d’informer le président des initiatives et des orientations générales du gouvernement pouvant avoir une incidence sur le mandat et les fonctions de l’organisme.

Le ministre et le président conviennent donc de ce qui suit :

Le président consulte le ministre pour discuter de tous les événements, annonces ou questions prévus, notamment les litiges, qui intéresseront ou qu’il serait raisonnable de penser qu’ils intéressent le ministre dans l’exercice de ses responsabilités.
Le ministre consulte le président en temps opportun, s’il y a lieu, pour discuter des grandes initiatives stratégiques du gouvernement ou des mesures législatives envisagées par le gouvernement lorsque celles-ci peuvent avoir une incidence sur le mandat ou les fonctions de l’organisme, ou qui peuvent avoir d’une autre façon des répercussions importantes sur l’organisme.
Le ministre informe le président, et le président consulte le ministre au sujet des stratégies de communication publique et des publications. Ils se tiennent mutuellement informés des résultats des consultations avec les intervenants et autres discussions publiques en ce qui a trait au mandat et aux fonctions de l’organisme.
Le ministre et le président se réunissent au moins une fois par trimestre pour discuter des nouveaux enjeux et des nouvelles possibilités, des risques élevés et des plans d’action de l’organisme, y compris l’orientation sur les mesures correctives, au besoin, ainsi que du plan d’affaires et des priorités en matière d’immobilisations de l’organisme.
1. À titre de pratique exemplaire, les réunions doivent être trimestrielles. Le ministre peut déléguer certaines réunions à un ministre associé ou à un adjoint parlementaire. Le ministre devrait rencontrer le président au moins deux fois par année.
2. Si le ministre juge que l’organisme est à faible risque, il peut réduire le nombre de réunions à deux fois par année, au lieu d’une fois par trimestre.
L’organisme et le ministère respectent le Protocole de communications publiques établi à l’annexe 1 du présent Protocole pour la gestion de questions en cours, les communications publiques et la publicité payée.

13. Ententes administratives

13.1 Directives gouvernementales applicables

Le président s’assure que le fonctionnement de l’organisme respecte toutes les directives et politiques gouvernementales applicables. Cela comprend, sans toutefois s’y limiter, la liste des directives et des politiques qui figurent sur la page des directives et politiques du site InsideOPS.
Le ministère informe l’organisme des modifications ou des ajouts aux lois, directives, politiques et lignes directrices du gouvernement qui s’appliquent à l’organisme. Il incombe cependant à l’organisme de se conformer aux directives, politiques et lignes directrices auxquelles il est assujetti. Des renseignements sur l’orientation ministérielle sont disponibles sur la page des directives et politiques du site InsideOPS.
Approvisionnement :
la Directive sur l’approvisionnement de la FPO s’applique intégralement.

13.2 Services de soutien administratif et organisationnel (le cas échéant)

Pour les organismes publics :

Tous les organismes relèvent du gouvernement et sont tenus de se conformer aux lois, aux directives, aux politiques et aux lignes directrices gouvernementales qui s’appliquent auxdits organismes. De plus, les organismes peuvent être tenus de veiller à ce que leurs directives et politiques soient conformes à certaines directives, politiques et lignes directrices du gouvernement, y compris celles qui concernent les ressources humaines, et de tenir compte dans le même temps des obligations découlant des conventions et des négociations collectives.
Sous réserve des exigences législatives et des directives gouvernementales applicables, l’organisme peut établir ses propres politiques et lignes directrices en matière d’administration, de finances, d’approvisionnement, de ressources humaines et d’opérations, en faisant preuve d’un sens aigu des affaires et de souplesse opérationnelle.

Pour les organismes publics de la Commission :

Le sous-ministre doit fournir à l’organisme les services de soutien administratif et organisationnel énumérés à l’annexe 2 du présent Protocole, et négocier des ententes avec Services communs de l’Ontario au sujet de ces services, s’il y a lieu.
L’annexe 2 peut être examinée en tout temps à la demande de l’une ou l’autre des parties.
Le sous-ministre veille à ce que le soutien ou les services fournis à l’organisme soient de la même qualité que ceux fournis aux divisions et aux directions du ministère.

13.3 Ententes conclues avec des tiers

L’approvisionnement requis pour appuyer les programmes et les services de l’organisme provincial doit être effectué de façon claire, conformément aux politiques et aux directives applicables, y compris, sans toutefois s’y limiter, la Directive sur l’approvisionnement du CGG.

13.4 Services juridiques

Le procureur général a la responsabilité légale de conseiller le gouvernement sur les questions de droit.

La prestation de tous les conseils et services juridiques en matière civile aux ministères et à certains organismes a été confiée au ministère du Procureur général (MPG). Les services juridiques sont fournis conformément à la « Politique générale d’acquisition et d’utilisation de services juridiques » du MPG. Cette politique prévoit que le travail juridique effectué au nom du gouvernement par les ministères et les organismes désignés doit être réalisé par des avocats du gouvernement ou, dans certains cas précis, par des avocats du secteur privé dont les mandats ont été approuvés par le MPG. Le recours aux services d’un avocat du secteur privé peut être approuvé lorsque, par exemple, il existe un risque de conflit d’intérêts dans le cas où les avocats du MPG seraient tenus de fournir des services juridiques au ministère ou à l’organisme en question. De plus amples renseignements sur le recours à des services juridiques sont disponibles auprès des directeurs juridiques du ministère.

Les services juridiques externes sont acquis conformément à la Politique générale d’acquisition et d’utilisation de services juridiques du MPG.

13.5 Création, collecte, conservation et élimination de documents

Le président doit assurer l’instauration d’un système permettant la création, la collecte, la mise à jour et l’élimination des documents.
Le président voit à ce que l’organisme provincial se conforme à toutes les lois, directives et politiques gouvernementales en matière de gestion de l’information et des documents.
Le président voit à la protection les intérêts de l’organisme, qu’ils soient juridiques, fiscaux ou autres, par la mise en œuvre de mesures raisonnables en vue d’assurer en permanence la viabilité, l’intégrité, la préservation et la sécurité de tous les documents officiels créés, commandés ou acquis par l’organisme. Ces documents regroupent entre autres les dossiers électroniques, dont les courriels, l’information affichée sur le ou les sites Web de l’organisme, les ensembles de données sur base de données et les documents stockés sur un ordinateur personnel ou un lecteur partagé.
Le président a la responsabilité de voir à la mise en œuvre de mesures obligeant les employés de l’organisme à produire des documents exhaustifs, précis et fiables qui étayent les transactions commerciales, les décisions, les événements, les politiques et les programmes d’importance.
Le président veille à ce que l’organisme se conforme à la Loi de 2006 sur les archives publiques et la conservation de documents, L.O. 2006, chapitre 34, annexe A.

13.6 Cybersécurité

Les organismes sont responsables de la propriété et de la gestion des risques liés à la cybersécurité et des répercussions connexes au sein de leur organisation.
Les organismes doivent veiller à ce que des systèmes, des protocoles et des procédures adéquats soient établis et maintenus pour assurer la résilience, le rétablissement et la maturité en matière de cybersécurité.
Les pratiques et les protocoles d’un organisme en matière de cybersécurité devraient être examinés et mis à jour régulièrement pour tenir compte des menaces à la cybersécurité nouvelles et émergentes.
Les organismes devraient refléter toutes les politiques et normes applicables émises par la FPO, comme les normes de technologies de l’information du gouvernement de l’Ontario (NTI-GO 25.0) et toute autre norme NTI-GO pertinente, la Politique générale relative à la classification de la sensibilité des renseignements, la Politique générale sur la cybersécurité et la gestion des cyberrisques, la Directive sur la gouvernance et la gestion des informations et ressources de données et la Directive sur la gouvernance et la gestion des technologies de l’information.

13.7 Propriété intellectuelle

Le président a la responsabilité de voir à ce que les intérêts juridiques, financiers et autres du gouvernement en matière de propriété intellectuelle soient protégés dans chaque contrat liant l’organisme à un tiers lorsqu’il y a création d’une propriété intellectuelle.

13.8 Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée

Le président et le ministre reconnaissent que l’organisme est tenu de respecter les exigences de la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée (LAIPVP), en ce qui concerne la collecte, la conservation, la sécurité, l’utilisation, la distribution, la divulgation, la consultation et l’élimination des documents.
Le président est le responsable de l’institution pour l’application de la LAIPVP.

13.9 Normes de service

L’organisme provincial établit des normes de service à la clientèle et des normes de qualité qui sont en accord avec les normes correspondantes du gouvernement, du ministère et de la fonction publique de l’Ontario.
Le président veille à ce que l’organisme fournisse ses services selon une norme de qualité qui reflète les principes et les exigences de la directive sur les services de la FPO.
Le président veille à ce que l’organisme conçoive, offre et mette en œuvre ses services numériques, qu’ils soient conçus à l’interne ou achetés, qui reflètent les principes et les exigences énoncés dans la Directive sur les données et les services numériques, y compris la Norme des services numériques de l’Ontario.
Le processus de l’organisme pour répondre aux plaintes au sujet de la qualité des services est distinct de toute disposition législative concernant le réexamen, les appels, etc. des décisions juridictionnelles de l’organisme.
La Commission d’évaluation des matériaux de construction doit avoir en place un processus officiel pour traiter les plaintes portant sur la qualité des services reçus par les clients de l’organisme, qui respecte les normes de qualité des services du gouvernement.
Le plan d’affaires annuel de l’organisme comprend des mesures de rendement et des cibles en matière de service aux clients ainsi que les réponses de l’organisme aux plaintes.

13.10 Diversité et inclusion

L’organisme provincial, par l’entremise du président, reconnaît l’importance de promouvoir un milieu de travail équitable, inclusif, accessible, antiraciste et diversifié au sein de l’organisme.
Le président appuie un milieu de travail diversifié et inclusif au sein de l’organisme en :
1. élaborant et encourageant des initiatives en matière de diversité et d’inclusion visant à promouvoir un environnement inclusif exempt de discrimination et de harcèlement en milieu de travail;
2. adoptant un processus inclusif pour veiller à ce que toutes les voix soient entendues.
Le président veille à ce que le fonctionnement de l’organisme soit conforme au Code des droits de la personne, à la Loi de 2005 sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario, à la Loi sur les services en français et à la Loi sur l’équité salariale.

14. Ententes financières

14.1 Généralités

Par conséquent, l’organisme est administré par le ministère; toutes les procédures financières de l’organisme doivent être conformes aux directives gouvernementales applicables, aux politiques et procédures financières et administratives du ministère et de l’organisme.
Sur ordre du ministre des Finances ou du président du Conseil du Trésor et conformément à l’article 16.4 de la Loi sur l’administration financière, l’organisme provincial verse au Trésor toute somme que le ministre des Finances ou le président du Conseil du Trésor juge excédentaire par rapport à ses besoins.
En vertu de l’article 28 de la Loi sur l’administration financière, l’organisme ne peut souscrire d’arrangement financier ni d’engagement, de garantie, d’indemnité ou d’opération semblable qui pourrait augmenter, directement ou indirectement, la dette ou le passif éventuel du gouvernement sans l’approbation du ministre des Finances ou du président du Conseil du Trésor. L’approbation du ministre doit être obtenue avant de solliciter l’approbation du ministre des Finances ou du président du Conseil du Trésor en vertu de la loi.
Les répartitions de charges de fonctionnement et d’immobilisations approuvées de l’organisme provincial peuvent être rajustées au cours d’un exercice donné si le Conseil des ministres ou le ministre ordonnent des restrictions budgétaires en cours d’exercice. L’organisme doit être avisé des changements apportés à la répartition de ses charges, dès que raisonnablement possible. Lorsque l’organisme provincial doit réaffecter des ressources en raison du rajustement de la répartition de ses charges de fonctionnement ou d’immobilisations, il doit informer le ministère des changements et en discuter avec lui avant d’apporter de tels changements.
L’organisme doit faire rapport au SCT en cas de demande de conseils externes sur des questions :
1. où l’efficacité des conseils dépend d’un traitement comptable particulier ou d’une présentation dans les états financiers;
2. où le résultat ou les conséquences des conseils ont ou auront un effet important sur les états financiers; et
3. pour lesquelles il existe un doute raisonnable quant à la pertinence du traitement comptable ou de la présentation connexe dans le cadre comptable pertinent.

14.2 Financement

Les procédures financières de l’organisme doivent être conformes aux directives et lignes directrices du CT/CGG et du ministère des Finances, ainsi qu’à toute autre directive gouvernementale applicable.

14.3 Rapports financiers

Le président fournit au ministre les états financiers annuels et insère ceux-ci dans le rapport annuel de l’organisme. Les états financiers sont présentés conformément aux instructions émises par la Division du contrôleur provincial.
L’organisme soumet ses données salariales au ministère, conformément à la Loi de 1996 sur la divulgation des traitements dans le secteur public.

14.4 Statut fiscal : Taxe de vente harmonisée (TVH)

Perception et versement de la TVH

À titre de fournisseur, l’organisme doit se conformer à ses obligations imposées par la Loi sur la taxe d’accise de percevoir et de verser la TVH relative aux fournitures taxables qu’il effectue.

Paiement de la TVH

Il incombe à l’organisme de verser le paiement de la TVH, le cas échéant, conformément aux dispositions de la Loi sur la taxe d’accise (Canada).

Recouvrement de la TVH

L’organisme est inscrit à l’annexe A de l’Accord de réciprocité fiscale Canada-Ontario et peut demander au gouvernement le remboursement de la TVH à l’égard de toute TVH payée ou payable par l’organisme, sous réserve des restrictions précisées par Finances Canada.
L’organisme ne doit pas demander au gouvernement de remboursement de la TVH payée ou payable par l’organisme pour laquelle il a demandé un remboursement, un crédit de taxe sur les intrants ou une autre remise en vertu de la Loi sur la taxe d’accise (Canada).
Il incombe à l’organisme de fournir au ministère des Finances ou à l’Agence du revenu du Canada, sur demande, tous les renseignements nécessaires pour déterminer le montant d’un remboursement du gouvernement au titre de la TVH.
Il incombe à l’organisme d’informer le ministère des Finances dans les 30 jours si son nom est changé, s’il fusionne avec un autre organisme, si son mandat ou ses principales activités sont considérablement modifiés, s’il subit une réorganisation importante ou s’il modifie sa structure juridique, et s’il cesse ses activités ou est dissous.

14.5 Biens immobiliers

Le président doit veiller à ce que le fonctionnement de l’organisme soit conforme à la Directive sur les biens immobiliers du CGG.
L’annexe B de la Directive sur les biens immobiliers énonce les Normes obligatoires et pratiques de planification concernant les locaux à bureaux qui doivent être respectées lors de l’acquisition de locaux à des fins d’utilisation des locaux et de programme.
Le président reconnaît que tous les baux conclus avec des organismes provinciaux sans autorité en matière immobilière sont administrés et contrôlés par le ministre de l’Infrastructure.
L’organisme doit harmoniser les politiques de travail hybrides avec la FPO ainsi que déterminer et évaluer les possibilités d’optimisation des bureaux afin de réduire l’empreinte de l’immobilier de bureau et de trouver des moyens de diminuer les coûts.

15. Ententes de vérification et d’examen

15.1 Vérifications

L’organisme est soumis à un examen périodique et à une vérification de l’optimisation des ressources par le vérificateur général de l’Ontario en vertu de la Loi sur le vérificateur général ou par la Division de la vérification interne de l’Ontario du Secrétariat du Conseil du Trésor.
Un organisme provincial peut demander ou doit accepter la prestation de services de vérification interne par la Division de la vérification interne de l’Ontario conformément à la Directive sur la vérification interne.
Indépendamment de toute vérification externe antérieure ou annuelle, le ministre ou le président peuvent ordonner en tout temps la vérification de l’organisme. Les résultats de cette vérification doivent être communiqués par le président au ministre conformément à l’article 8.2.
Un organisme provincial doit communiquer tous les rapports de mission de vérification (y compris ceux préparés par son propre service de vérification interne et/ou ceux qui relèvent du président de l’organisme) à son ministre et sous-ministre respectif (et, sur demande, au président du Conseil du Trésor). L’organisme doit informer le ministre et le sous-ministre, au moins une fois par année, des recommandations ou questions auxquelles il n’a pas encore été donné suite.
Un organisme provincial doit communiquer son plan de vérification approuvé à son ministre et à son sous-ministre respectifs (et, sur demande, au président du Conseil du Trésor) afin de favoriser la compréhension des risques de l’organisme.
Le président peut demander une vérification externe des opérations financières ou des contrôles de gestion de l’organisme, aux frais de l’organisme.

15.2 Autres examens

La Commission d’évaluation des matériaux de construction fait l’objet d’un examen périodique à la discrétion et sous la direction du CT/CGG ou du ministre. Cet examen peut porter sur des questions relatives à l’organisme que le CT/CGG ou le ministre aura à trancher; il peut s’agir entre autres du mandat, des pouvoirs, de la structure de gouvernance ou encore des activités de l’organisme provincial, y compris les finances, les ressources humaines/relations de travail et les processus de l’organisme.
En demandant un examen périodique, le ministre ou le CT/CGG établissent le moment et l’entité responsable de l’examen, le rôle que prendront le président et le ministre à l’examen, ainsi que les autres parties qui participeront, le cas échéant.
L’examen du mandat de l’organisme provincial doit être effectué au moins une fois tous les six ans. Le prochain examen doit être terminé d’ici 2028–2029.
Au cours d’un tel examen, la ministre consulte le président s’il y a lieu.
Le président doit collaborer à tout examen.
Dans le cas d’un examen entrepris sous la direction du ministre, celui-ci soumet au CT/CGG, pour examen, les recommandations de changement formulées à partir des résultats de cet examen de l’organisme.

16. Dotation en personnel et nominations

16.1 Délégation du pouvoir de gestion des ressources humaines

a. Lorsque la CFP a délégué au sous-ministre, au président ou à la personne prescrite par le règlement de l’Ontario 148/10 ses pouvoirs, fonctions et attributions en matière de gestion des ressources humaines, cette personne est tenue d’exercer ce pouvoir conformément à toutes lois, directives ou politiques pertinentes selon le mandat de la Commission d’évaluation des matériaux de construction et dans les limites du pouvoir délégué.

16.2 Exigences en matière de dotation

Le ministère fournit à l’organisme des services administratifs et une analyse de programme, au besoin, par l’entremise de la Division du bâtiment et de l’aménagement, dans une mesure suffisante pour assurer l’administration efficiente et efficace de l’organisme.
La Division du bâtiment et de l’aménagement élabore des descriptions de poste pour le personnel qui fournit des services administratifs à l’organisme.
Les services de soutien administratif particuliers que le ministère doit fournir à l’organisme sont indiqués à l’annexe 2 du présent Protocole.
Le ministère est chargé de fournir un soutien administratif pour le fonctionnement de l’organisme, y compris la préparation des chèques et la tenue des documents financiers.
Des employés du ministère sont affectés à l’organisme au besoin.

16.3 Cadres désignés

L’organisme verse une rémunération totale à ses cadres désignés conformément aux lois, directives, politiques et lignes directrices qui s’appliquent à l’organisme.

16.4 Nominations

Le président est nommé par le lieutenant-gouverneur en conseil sur recommandation du ministre en vertu du paragraphe 28(2) de la Loi de 1992 sur le code du bâtiment pour un mandat maximal de 10 ans.
Les membres et le vice-président de l’organisme sont nommés par le lieutenant-gouverneur en conseil sur recommandation du ministre en vertu des paragraphes 28(1) et 28(2) de la Loi de 1992 sur le code du bâtiment pour un mandat maximal de 10 ans.
Il n’y a pas de nombre maximal de membres et un membre peut être nommé vice-président.
Le président doit utiliser la grille des compétences de l’organisme ou du groupement pour informer le ministre de toute lacune en matière de compétences et formuler des recommandations sur les stratégies de recrutement, les nominations ou les renouvellements de mandat, au besoin, y compris informer le ministre sur la présence et le rendement des personnes nommées.

16.5 Rémunération

La rémunération des personnes nommées est fixée par le Conseil du Trésor/Conseil de gestion du gouvernement.
Les personnes nommées à temps plein et à temps partiel par l’organisme provincial sont rémunérées conformément aux taux indiqués à l’annexe B de la Directive.
Les organismes provinciaux, y compris les membres, doivent se conformer à la Directive du CGG sur les frais de déplacement, de repas et d’accueil. Les dépenses légitimes autorisées engagées dans le cadre des affaires du gouvernement sont remboursées. Les dépenses des membres en vertu de la Directive sont assujetties aux exigences de divulgation publique de l’information sur les dépenses.

17. Gestion des risques, protection et assurance en matière de responsabilité civile

17.1 Gestion des risques

Les ministres et les ministères doivent collaborer avec leurs organismes provinciaux pour assurer une gestion efficace des risques. Le ministère et l’organisme doivent se réunir pour discuter des risques élevés et des plans d’action de l’organisme, y compris l’orientation sur les mesures correctives.

Le président doit voir à l’élaboration et à la mise en place d’une stratégie de gestion des risques pour l’organisme provincial, qui respecte la Directive et la Directive sur la gestion globale des risques et le processus de gestion des risques de la FPO.

L’organisme voit à gérer convenablement les risques auxquels il est exposé.

17.1.1 Gestion des risques liés à l’intelligence artificielle

Le président doit veiller à ce que la gestion des risques liés à l’intelligence artificielle soit entreprise conformément aux principes et aux exigences de la directive sur l’utilisation responsable de l’IA.

L’organisme met en œuvre la gestion des risques liés à l’IA conformément aux exigences énoncées à la section 6.3 de la Directive sur l’utilisation responsable de l’IA.
1. L’organisme assure la gestion des risques technologiques de manière documentée et appropriée.
2. L’organisme détermine les menaces et les risques, en évalue l’incidence potentielle, la gravité et la probabilité, et documente les risques et les mesures prises pour y faire face.
L’organisme s’assure qu’il existe un processus opérationnel permettant aux cadres supérieurs responsables de documenter leurs efforts continus pour traiter (résoudre, atténuer ou accepter) les risques, tout au long du cycle de vie de la technologie.
L’organisme publie une liste des cas d’utilisation de l’IA dans le cadre du plan d’affaires.
L’organisme fait un suivi et produit des rapports trimestriels sur les menaces liées à la TI, les risques et les vulnérabilités en lien avec la technologie, ainsi que sur les efforts de traitement des risques connexes. Cela comprend la production de rapports sur les cas d’utilisation de l’IA et la gestion des risques connexes.
L’organisme s’assure que les systèmes de TI peuvent répondre aux exigences de confidentialité, d’intégrité et de disponibilité de toute l’information et que les systèmes peuvent protéger ou éliminer adéquatement l’information selon son niveau de sensibilité.

17.2 Protection et assurance en matière de responsabilité civile

L’article 31 de la Loi prévoit qu’aucune procédure ne peut être intentée contre les membres de la Commission d’évaluation des matériaux de construction pour un acte accompli de bonne foi dans l’exercice effectif ou censé tel de ses pouvoirs ou fonctions en vertu de la Loi ou du règlement, ou pour une négligence ou un manquement allégué dans l’exercice de bonne foi de ces pouvoirs ou fonctions.
La Commission d’évaluation des matériaux de construction et ses membres sont couverts par le programme de protection de la province pour la responsabilité civile, les dommages matériels, les dommages personnels, les préjudices personnels (diffamation verbale ou écrite) et le préjudice lié à la publicité.

18. Conformité et mesures correctives

Une communication ouverte et cohérente entre les organismes provinciaux et leur ministère responsable permet de s’assurer que les priorités et l’orientation du gouvernement sont bien comprises et aide à gérer les risques ou les problèmes au fur et à mesure qu’ils se présentent.
Au cours du processus de surveillance, certaines situations peuvent survenir et exiger des actions correctives. Les mesures correctives désignent les mesures prises pour remédier à la non-conformité à la présente directive. Les mesures correctives aident les organismes à produire les extrants ou les résultats souhaités et à respecter les modalités établies par la présente directive.
Si un ministère prend des mesures correctives, celles-ci doivent être progressives et proportionnelles au risque associé au degré de non-conformité. Le degré de mesures correctives ne devrait être augmenté que si l’organisme continue de ne pas respecter les modalités. Il est important que les ministères documentent toutes les mesures et qu’ils communiquent clairement et en temps opportun au président ou aux cadres supérieurs de l’organisme au sujet des mesures correctives possibles. Cela peut comprendre des lettres d’orientation du ministre responsable ou du président du Conseil du Trésor, au besoin.
Avant de prendre des mesures correctives plus sévères, les ministères doivent consulter le SCT et les avocats.

19. Date d’entrée en vigueur, durée et examen du Protocole

Le présent Protocole entre en vigueur à la date à laquelle il est signé par le ministre, à titre de dernière partie à apposer une signature (« date d’entrée en vigueur initiale »), et demeure en vigueur jusqu’à ce qu’il soit révoqué ou remplacé par un Protocole subséquent signé par les parties.
Une copie du présent Protocole signé et de tout Protocole subséquent est fournie au secrétaire du CT/CGG, au plus tard sept jours civils après la signature.
En cas de changement de ministre, de sous-ministre ou de président de l’organisme provincial, la personne nouvellement nommée examine et signe le présent Protocole au plus tard quatre mois après la nouvelle nomination.

Annexe 1 : Protocole de communications publiques

Objectif
Le protocole de communication établit un cadre de collaboration entre le ministère et l’organisme en matière de communications publiques dirigées par l’organisme.
Le protocole de communications s’applique à la fois à la mise en œuvre du mandat législatif de l’organisme et à la promotion de son travail. Il permet également au ministre de rendre des comptes à l’Assemblée législative et au Cabinet.
Définitions
1. « Communications publiques » désigne tout document communiqué au public, directement ou par l’entremise des médias, sous :
  - forme orale, comme un discours, une présentation publique ou une entrevue à diffuser;
  - forme imprimée, comme un rapport papier;
  - forme électronique, comme une publication sur un site Web;
  - forme de publicité payée, comme une campagne numérique ou imprimée.
2. Une « question litigieuse » est une question qui préoccupe ou qui pourrait raisonnablement préoccuper l’Assemblée législative ou le public, ou qui est susceptible de donner lieu à des demandes de renseignements s’adressant au ministre ou au gouvernement. Des questions litigieuses peuvent être soulevées par :
  - les membres de l’Assemblée législative;
  - le public;
  - les médias;
  - les parties prenantes;
  - les partenaires de prestation de services.
L’organisme doit se conformer à la Directive sur l’identité visuelle du CT/CGG.
Le ministère et l’organisme doivent nommer des personnes pour agir comme « responsables » des communications publiques.
- Le responsable ministériel est le [directeur des communications ou la personne désignée].
- Le responsable de l’organisme est le [directeur général ou l’équivalent ou le chef des communications/relations publiques].
Aux fins du présent protocole, les communications publiques sont divisées en trois catégories :
1. Réponses des médias ou produits de communication liés aux affaires courantes de l’organisme et à ses programmes qui n’ont aucune incidence directe sur le ministère ou le gouvernement.
  - Les réponses des médias, les communiqués de presse ou d’autres produits de communication doivent être communiqués au responsable ministériel à un rythme approprié et opportun (c.-à-d. tous les jours), qui les transmettra, au besoin, à d’autres personnes au sein du ministère.
  - Remarque : Les annonces liées au financement ne sont pas considérées comme des affaires courantes et doivent être portées à la catégorie B. Les questions litigieuses doivent être portées à la catégorie C.
2. Produits ou plans de communication dans le cadre desquels des messages provinciaux ou ministériels sur les priorités du gouvernement amélioreraient la visibilité de l’organisme ou du gouvernement, ou offriraient des possibilités d’annonces des administrations locales.
  - En ce qui concerne tous les éléments non litigieux qui pourraient susciter l’intérêt des médias, le responsable de l’organisme informe le responsable du ministère des plans et produits de communication à venir au moins 3 semaines ouvrables à l’avance.
  - En ce qui concerne les éléments non litigieux qui offrent des occasions de faire passer un message au gouvernement ou qui concernent des annonces de financement, l’organisme doit également demander l’approbation des produits de communication sept jours avant la date requise.
  - L’approbation finale est requise de la part du Bureau du ministre et est demandée par l’entremise du responsable du ministère. Si l’organisme ne reçoit pas de commentaires ou d’approbation du Bureau du ministre ou du responsable ministériel dans les quarante-huit heures précédant la date d’émission de l’élément, l’organisme doit porter un suivi à un niveau supérieur, en indiquant qu’il procédera comme il se doit.
  - Les réponses aux médias non litigieuses doivent être communiquées à un rythme approprié et opportun (c.-à-d. tous les jours) au responsable ministériel, qui les transmettra à d’autres personnes au sein du ministère, au besoin. Les réponses aux médias litigieuses suivent le processus ci-dessous.
3. Questions litigieuses, réponses aux médias et communiqués de presse qui peuvent avoir des répercussions directes sur le ministère ou le gouvernement, ou qui sont susceptibles de donner lieu à des demandes de renseignements adressées au ministre ou au gouvernement.
  - Le responsable de l’organisme avise immédiatement et simultanément le responsable ministériel et le Bureau du ministre dès qu’il en prend connaissance. Le responsable ministériel peut également conseiller l’organisme sur les questions litigieuses qui nécessitent une attention particulière. L’organisme fournit tous les renseignements généraux requis sur la question au responsable ministériel, qui prend les dispositions nécessaires pour préparer une note sur les questions litigieuses.
  - L’organisme doit obtenir l’approbation du ministère avant de publier des réponses aux médias ou des communiqués de presse dans cette catégorie. Le responsable de l’organisme fournit la réponse aux médias ou les communiqués de presse au responsable ministériel qui lance le processus d’approbation au sein du ministère.
  - L’approbation finale des réponses aux médias et des communiqués de presse dans cette catégorie est requise de la part du Bureau du ministre.
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- Pour répondre aux exigences à long terme de la planification de la publicité, l’organisme fournit au ministère son plan de marketing annuel 3 mois avant sa date de début (au cours de l’exercice financier de l’organisme).
- L’organisme doit communiquer les notes de campagne au ministère au moins 2 semaines avant d’informer les partenaires créatifs/médias (de l’organisme). Le ministère doit veiller à l’harmonisation des objectifs et des messages de la campagne.
- Le Bureau du ministre peut examiner le matériel de publicité et les campagnes publicitaires.
- Les messages finaux et les éléments créatifs seront communiqués au ministère au moins 2 semaines avant la publication.

Annexe 2 : Services de soutien administratif ou organisationnel

Le sous-ministre veille à ce que le ministère et la Division des services financiers aux entreprises fournissent les services de soutien administratif suivants à l’organisme :

administration financière : administration de la paye et des avantages sociaux, comptes créditeurs et conseils techniques, services d’achat, de courrier central et d’impression, et services consultatifs de dossiers et de formulaires;
services de ressources humaines : classification, conseils et consultation concernant les procédures de recrutement et les relations de travail, rédaction de descriptions de travail, orientation professionnelle et perfectionnement du personnel, et conseils et consultation concernant les initiatives ministérielles comme la santé et la sécurité au travail;
possibilités de formation en interne et des services de planification de carrière offerts au personnel de l’organisme; le ministère doit s’assurer que ces services sont communiqués efficacement au personnel de l’organisme;
services de technologie de l’information et de télécommunications : conseils, consultation et soutien;
vérification interne : vérification de la conformité financière, de la gestion, des ressources humaines et des systèmes d’information, examens opérationnels et enquêtes spéciales, au besoin;
services juridiques;
locaux : planification, y compris le renouvellement des baux;
services du programme d’accès à l’information;
services de traduction et d’interprétation en français;
planification des activités;
mesure du rendement et évaluation du programme;
communications et marketing.

Commission d’évaluation des matériaux de construction dépenses

Renseignements sur les frais de déplacement, de repas et d’hébergement payés et réclamés chaque trimestre par les membres nommés de la Commission d’évaluation des matériaux de construction (CEMC).

Liens connexes

Le Code du bâtiment

Manuel des lignes directrices, politiques et procédures de la Commission d’évaluation des matériaux de construction

Rapport annuels de la Commission d’évaluation des matériaux de construction

Commission d’évaluation des matériaux de construction plan d’activités 2024–2027

Mis à jour : 17 octobre 2025

Date de publication : 06 mars 2019