Gérer vos transactions commerciales

Les fournisseurs au gouvernement de l’Ontario sont payés conformément aux modalités du contrat et après avoir soumis la facture et le reçu pour les biens ou les services à votre client du ministère.

Fournisseurs actuels

Les fournisseurs existants qui font affaire avec le gouvernement et qui sont configurés dans notre système financier doivent garder leurs profils à jour pour s’assurer que les paiements sont faits et que les avis de paiement sont reçus en temps opportun.

Parlez à votre client du ministère pour examiner votre profil de fournisseur et déterminer si des changements doivent être apportés à votre adresse ou aux renseignements sur le dépôt direct

Inscriptions de nouveaux fournisseurs

Le Portail ontarien pour les fournisseurs vous permet de gérer facilement vos transactions en ligne.
En vous inscrivant vous-même au Portail ontarien pour les fournisseurs, vous pouvez :

  • garder votre profil d’entreprise à jour
  • rechercher des factures, des paiements et des bons de commande
  • recevoir des avis pour les principales activités de transaction

Pour vous inscrire vous-même, vous devez :

  • fournir votre numéro d’entreprise tel qu’il est inscrit auprès de l’Agence du revenu du Canada si la TPS/TVH est facturée sur votre facture
  • indiquer votre nom légal et votre nom commercial, tels qu’ils sont inscrits auprès de l’Agence du revenu du Canada, à imprimer sur toutes les factures où la TPS/TVH est facturée
  • joindre un chèque annulé avec votre inscription qui indique votre nom légal ou une lettre de votre institution financière vérifiant les détails de votre compte. Les chèques de comptoir bancaires ne sont pas acceptés.

Parlez à votre client du ministère pour savoir si vous pouvez vous inscrire vous-même au Portail ontarien pour les fournisseurs.
Pour obtenir de l’aide, communiquez avec le Centre des services de la FPO :

Enquête de sécurité sur les entrepreneurs : renseignements pour les fournisseurs

Nous sommes déterminés à assurer la sûreté et la sécurité des employés, des clients, du public, ainsi que des biens et des renseignements du gouvernement. La fonction publique de l’Ontario (FPO) effectue des enquêtes de sécurité sur les entrepreneurs qui exercent certaines fonctions au sein de la FPO.

Aperçu

Nous sommes déterminés à assurer la sûreté et la sécurité des employés, des clients, du public, ainsi que des biens et des renseignements du gouvernement. La fonction publique de l’Ontario (FPO) effectue des enquêtes de sécurité sur les entrepreneurs qui exercent certaines fonctions au sein de la FPO. Le type et la portée des vérifications sont fondés sur une évaluation du risque approuvée liée aux fonctions qu’exercera l’entrepreneur.

La Politique opérationnelle concernant les enquêtes de sécurité sur les entrepreneurs vise à s’assurer que des pratiques de vérification uniformes sont en place et s’applique :

  • à tous les ministères
  • aux organismes publics rattachés à la commission
  • à Infrastructure Ontario

Cependant, ce ne sont pas tous les travaux contractuels qui exigent une enquête de sécurité. La coordination de l’enquête est effectuée et les décisions sont prises, au nom de la FPO, par :

  • l’Unité des enquêtes de sécurité sur les entrepreneurs (ESE)
  • la Gestion de la chaîne d’approvisionnement Ontario (GCA)
  • le ministère des Services au public et aux entreprises et de l'Approvisionnement (MSPEA)

Sur qui peut-on enquêter

On définit l’entrepreneur comme :

  • une entreprise (corporation ou partenariat) ou une entreprise individuelle
  • une personne, y compris des employés et des sous-traitants, qui participe à une relation contractuelle en vue de fournir des biens ou des services, de manière directe ou indirecte
  • un employé ou un travailleur d’Infrastructure Ontario
  • une personne qui ne fait pas partie de la FPO et qui est embauchée par une entité publique (en vertu de la Loi de 2006 sur la fonction publique de l’Ontario) et qui participe à une relation contractuelle en vue de fournir des biens ou des services à un ministère, à un organisme public rattaché à la commission ou à Infrastructure Ontario

Les entrepreneurs comprennent, notamment :

  • des consultants
  • des professionnels (par exemple les ingénieurs, les comptables, les avocats)
  • des fournisseurs de services (par exemple le personnel des agences de placement temporaire)

Types de vérifications de sécurité

Lorsqu’une enquête de sécurité est requise, les vérifications suivantes doivent toujours être effectuées :

  • vérification de l’identité
  • vérification de casier judiciaire et d’affaires judiciaires (CJAJ)
    • On pourrait vous demander d’utiliser Triton Canada inc., notre fournisseur attitré pour les services de vérification de sécurité. L’utilisation du processus en ligne de Triton est rapide, efficace et rentable. Le système en ligne sécuritaire est accessible 24 heures sur 24, 7 jours sur 7 et les coûts et les échéanciers sont garantis.

On peut également demander à un entrepreneur de consentir à l’une ou à plusieurs des vérifications de sécurité supplémentaires suivantes, selon l’évaluation du risque approuvée :

  • vérification de l’aptitude à travailler auprès de personnes vulnérables
  • vérification du dossier de conduite
  • vérification du dossier de crédit
  • vérification des empreintes digitales
  • autres vérifications, au besoin

Un certificat de police de l’étranger est également requis pour tout soumissionnaire ayant vécu à l’extérieur du Canada durant plus de six mois consécutifs au cours des cinq dernières années.

Des vérifications de sécurité à l’échelle de l’entreprise, qui comprend la vérification des directeurs, directrices et dirigeants, dirigeantes de l’entreprise, en plus des agents contractuels, doivent également être effectuées si l’évaluation du risque de sécurité est jugée nécessaire.

Processus d’évaluation

Si votre travail contractuel nécessite une enquête de sécurité, le représentant du secteur d’activité vous donnera un aperçu du processus lorsque le contrat sera accordé. Il vous expliquera les exigences et vous guidera tout au long du processus.

Il n’y a aucun avantage à effectuer une enquête de sécurité avant que le contrat ne soit octroyé.

En tant qu’entrepreneur, vous devez payer et obtenir votre propre vérification de sécurité.

Cote de sécurité

Une fois que la cote de sécurité est accordée à l’entrepreneur, celle-ci demeurera valide pour une période maximale de cinq ans à compter de la date d’émission. Une cote de sécurité peut également être accordée assortie d’une restriction ou d’une condition.

Durant ce temps, un entrepreneur peut conclure d’autres contrats sans devoir effectuer une nouvelle enquête de sécurité, pourvu que :

  • la cote de sécurité ne soit assortie d’aucune restriction ni condition
  • le niveau de l’enquête requis pour les autres contrats soit égal ou inférieur à la cote déjà obtenue

Si une cote de sécurité de l’entrepreneur est requise, cette cote doit être obtenue avant que l’entrepreneur commence à travailler pour la FPO.

Retard dans le processus d’évaluation

Le processus d’enquête de sécurité sur les entrepreneurs comprend des exigences qui doivent être suivies concernant les renseignements à soumettre. La plupart des retards dans la prise de décisions des enquêtes de sécurité sont causés par des enjeux liés à la documentation à fournir. Lorsque vous suivez le processus d’enquête de sécurité sur les entreprises, assurez-vous de bien noter toute la documentation requise.

Voici quelques exemples d’enjeux qui peuvent se produire :

  • les renseignements fournis datent de plus de 90 jours
  • la documentation ne contient aucun sceau ni aucune estampille, insigne, gaufrure ou en-tête de lettre
  • les copies originales des documents n’ont pas été fournies
  • la documentation ne peut pas être vérifiée par le fournisseur de vérification de sécurité

Vos renseignements personnels

Tous les renseignements personnels sont recueillis dans le but d’obtenir une cote de sécurité sur les entrepreneurs conformément à la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée (LAIPVP).

Ce programme est encadré par la Politique opérationnelle concernant les enquêtes de sécurité sur les entrepreneurs, émise par le Conseil de gestion du gouvernement en vertu de l’article 3 de la Loi sur le Conseil de gestion du gouvernement, LRO 1990, chapitre M-1. Les vérifications de sécurité sont également effectuées conformément à la Loi sur la réforme des vérifications de dossiers de policede l’Ontario et aux règlements connexes.

Nous sommes déterminés à assurer la confidentialité, la vie privée et la sécurité de tous les renseignements obtenus dans le cadre du processus d’enquête de sécurité sur les entrepreneurs.

Bulletins

Pour avoir accès à tous nos bulletins d’information, consultez notre page du bulletin d’information sur les affaires.