Faire affaire avec le gouvernement de l’Ontario

Aperçu

Chaque année, l’Ontario dépense environ 29 milliards de dollars en biens et services, allant des stimulateurs cardiaques aux bandages, en passant par les ordinateurs et le matériel informatique.

Nous avons entrepris de centraliser l’approvisionnement dans l’ensemble des ministères, des organismes et du secteur parapublic de l’Ontario afin de :

• mettre en place un processus à guichet unique;
• réduire les coûts;
• permettre aux entreprises de toutes tailles de travailler plus facilement avec le gouvernement.

En attendant d’adopter une nouvelle façon de mener nos activités, des mesures provisoires sont actuellement en place. Ces mesures :

• favorisent les possibilités d’approvisionnement collectif tout en contribuant à assurer la continuité des activités et des services;
• soutiennent la collecte des données nécessaires à la mise en œuvre d’un système centralisé;
• n’ont pas de répercussions sur les contrats déjà conclus.

Les mesures visent les nouveaux achats de biens et de services (d’experts-conseils et autres) :

• d’une valeur de 25 000 $ ou plus pour les ministères ou les organismes gouvernementaux;
• d’une valeur de 100 000 $ ou plus pour les entités désignées du secteur parapublic;
• dont la durée est de plus de deux ans, y compris les prolongations;
• qui ne reposent pas sur un contrat collaboratif.

Les mesures provisoires et les procédures opérationnelles correspondantes liées à la production de rapports en matière d’approvisionnement et de justification de l’approvisionnement sont entrées en vigueur le 18 mars 2019. Tout processus d’approvisionnement annoncé à la communauté des fournisseurs avant cette date peut se poursuivre comme prévu.

ApprovisiOntario

Fournisseurs enregistrés existants et acheteurs inscrits du secteur parapublic

Si vous êtes un fournisseur attitré du gouvernement de l’Ontario, ouvrez une session ici pour soumettre votre rapport d’utilisation mensuel.

Si vous êtes un acheteur du secteur parapublic, ouvrez une session ici pour connaître les ententes générales qui vous sont accessibles.

Vendre au gouvernement

Si vous êtes un fournisseur attitré du gouvernement de l’Ontario, ouvrez une session ici pour soumettre votre rapport d’utilisation mensuel.

Si vous êtes un acheteur du secteur parapublic, ouvrez une session ici pour connaître les ententes générales qui vous sont accessibles.

Devenir un nouveau fournisseur

En tant que fournisseur, vous pouvez vendre des biens et des services à la fonction publique de l’Ontario. Dans la plupart des cas, ces biens et services sont vendus au gouvernement moyennant des contrats. Un grand nombre de nos contrats sont aussi accessibles aux municipalités et au secteur parapublic.

Comment trouver des possibilités d’approvisionnement au gouvernement

Le gouvernement de l’Ontario fait des appels d’offres et des demandes de prix pour acquérir des biens et des services. Les possibilités d’approvisionnement compétitif sont affichées sur le Portail des appels d’offres de l’Ontario. Des ententes sont alors conclues avec un ou plusieurs fournisseurs particuliers.

Devenir un fournisseur du gouvernement

Il faut suivre un processus pour devenir fournisseur attitré du gouvernement. Suivez les étapes indiquées ci-dessous pour accomplir ce processus. Vous apprendrez notamment comment accéder à une entente générale, quelles sont les exigences liées aux soumissions et quelles seront les étapes à franchir par la suite.

Étape 1 – Comprendre les options offertes aux fournisseurs

Approvisionnement compétitif

Les ministères doivent suivre un processus d’approvisionnement compétitif pour les biens d’une valeur de 25 000 $ ou plus et un processus compétitif pour tous les services d’experts-conseils, quelle que soit leur valeur.

Un projet d’envergure ou complexe peut être subdivisé en plusieurs sous-projets. Les spécifications des sous-projets sont fournies dans les documents d’appel d’offres relatifs à chacun d’entre eux.

Un ministère peut tenir un concours pour l’attribution d’un projet plus vaste en plusieurs étapes successives. Le prestataire sélectionné peut se voir attribuer plusieurs parties d’un même projet pourvu qu’il soit retenu à chaque étape et qu’il se conforme aux exigences de la directive.

Processus compétitif sur invitation

Les ministères peuvent avoir recours à un processus d’approvisionnement compétitif sur invitation pour des biens d’une valeur inférieure à 25 000 $ et des services d’une valeur inférieure à 100 000 $. Dans le cadre de ce processus, au moins trois fournisseurs qualifiés sont invités à présenter une proposition par écrit, en réponse au document énonçant les exigences du ministère.

Ententes générales avec les fournisseurs attitrés

Les ententes générales avec les fournisseurs attitrés sont conclues à la suite des appels d’offres affichés sur le Portail des appels d’offres de l’Ontario et donnent lieu à un processus d’approvisionnement compétitif et transparent.

Les soumissionnaires qui répondent à toutes les exigences contenues dans la demande de soumissions signent une entente générale avec le gouvernement et deviennent des fournisseurs attitrés.

Les ententes générales avec les fournisseurs permettent aux ministères de se procurer des biens et des services dans un délai plus court que s’ils devaient commencer le processus d’approvisionnement à partir du début.

Types d’ententes avec les fournisseurs attitrés

Il existe diverses ententes avec les fournisseurs attitrés, notamment celles-ci :

• Ententes avec les fournisseurs attitrés valables pour l’ensemble du gouvernement. Ces ententes permettent de réduire les coûts d’approvisionnement en donnant aux ministères l’accès à un ou plusieurs fournisseurs communs de biens ou de services, sous contrat.

Des entités de l’extérieur de la FPO ont accès à certains fournisseurs attitrés pour l’ensemble du gouvernement afin de faciliter leur choix de fournisseurs et leur permettre de bénéficier des prix négociés.

• Ententes avec les fournisseurs attitrés valables dans plusieurs ministères. Ces ententes sont établies lorsque le besoin pour des biens ou des services particuliers existe dans plusieurs ministères, mais que la demande n’est pas suffisante pour justifier une entente pour l’ensemble du gouvernement.
• Ententes avec les fournisseurs attitrés valables pour des ministères particuliers. Ces ententes sont établies individuellement par des ministères et sont réservées à l’usage de ceux-ci.

Voir toutes les ententes générales visant les fournisseurs attitrés.

Futures ententes générales avec les fournisseurs attitrés

Le Programme de gestion des contrats avec les fournisseurs attitrés : perspectives sur trois ans informe au préalable les fournisseurs des futures ententes avec les fournisseurs attitrés valables pour l’ensemble du gouvernement, en les présentant par :

• catégorie;
• date prévue d’affichage;
• date de début prévue;
• clients utilisateurs;
• numéro de contrat.

Honoraires

Les honoraires sont établis avant le début des travaux et sont basés sur les modalités du contrat. Les ministères ne calculent pas les honoraires professionnels en fonction des résultats du travail de l’expert-conseil (p. ex., un pourcentage des économies réalisées grâce à la mise en place du système recommandé).

Dans certains cas, le gouvernement fixe un prix plafond pour le travail requis et indique ce prix dans les documents du processus d’approvisionnement. Le prix plafond inscrit dans les documents ne peut pas être dépassé.

Les experts-conseils ne seront pas remboursés pour leurs frais d’hébergement et de restauration, ni pour leurs autres frais connexes, sauf indication contraire.

En acquérant les biens et les services de façon efficace, efficiente, économique et éthique, nous visons à optimiser les fonds publics que nous utilisons.

Étape 2 – Présenter la soumission

Comprendre le processus d’appel d’offres

Le processus d’appel d’offres est équitable, ouvert et transparent et les fournisseurs sont tous traités de la même manière.

Les ministères et les fournisseurs doivent se conformer à tous les règlements et à toutes les normes en matière d’accessibilité qui sont en vigueur.

Pour tous les processus d’approvisionnement d’une valeur supérieure à 25 000 $, les soumissionnaires doivent :

• se soumettre à une vérification de conformité fiscale;
• fournir un numéro de l’Agence du revenu du Canada (ARC) de 9 chiffres;
• se soumettre à une enquête de sécurité, le cas échéant.

Le processus d’appel d’offres se déroule par l’intermédiaire du Portail des appels d’offres de l’Ontario. Les fournisseurs inscrits peuvent y avoir accès gratuitement, soumissionner en ligne des contrats du gouvernement et recevoir des avis lorsque de nouvelles possibilités d’approvisionnement sont affichées.

Programme de vérification de la conformité fiscale (VCF)

La vérification de la conformité fiscale (VCF) permet de s’assurer que les entreprises qui soumissionnent pour des contrats provinciaux d’une valeur égale ou supérieure à 25 000 $ respectent leurs obligations fiscales. Avant de soumissionner pour un contrat, les soumissionnaires doivent demander un numéro de vérification de la conformité fiscale par le biais du programme automatisé de VCF afin de s’assurer que leurs obligations fiscales sont en règle.

Le portail de vérification de la conformité fiscale permet aux entreprises de vérifier leur état de conformité fiscale en ligne à tout moment.

Le cas échéant, les utilisateurs peuvent également télécharger leur lettre de confirmation de solde et de production de déclaration confirmant la conformité aux lois fiscales administrées par le gouvernement fédéral directement sur le portail de vérification de la conformité fiscale.

Le programme n’entraîne aucun coût pour le fournisseur.

Pour obtenir des renseignements de nature générale sur les approvisionnements, veuillez écrire à l’adresse doingbusiness@ontario.ca.

Pour toute question concernant un approvisionnement en particulier, communiquez avec la personne responsable des approvisionnements au ministère acheteur.

Utilisez notre outil en ligne pour vérifier votre conformité fiscale.

Préparer la soumission

Les documents d’approvisionnement expliquent :

• comment préparer votre soumission;
• comment celle-ci sera évaluée;
• quels sont les exigences obligatoires et les éléments souhaitables (qui varient selon la soumission);
• quelle est la pondération selon laquelle les différents aspects seront évalués (p. ex., l’expérience ou le rendement du produit).

Ne tenez pas pour acquis que votre organisation et vos compétences sont connues puisque vous avez déjà fait affaire avec le gouvernement ou avec un ministère. Chaque soumission est unique et sera évaluée en fonction de son contenu uniquement.

Si vous avez des préoccupations quant aux documents de l’appel d’offres, communiquez avec l’agent des demandes de soumissions qui est nommé dans le document, avant la date de clôture. La plupart des problèmes peuvent être résolus.

Voici des exemples de ce que la soumission pourrait inclure :

• une réponse détaillée pour chaque exigence évaluée afin de démontrer que vous la comprenez et êtes en mesure d’y satisfaire;
• une description de la façon dont vous exécuteriez le travail si le contrat vous était accordé;
• une description de la façon dont vous répondriez aux critères obligatoires d’admissibilité;
• une description des problèmes susceptibles de surgir au cours du projet et les plans d’urgence que vous mettriez en œuvre le cas échéant;
• dans le cas des services d’experts-conseils, la présentation des personnes qui seraient affectées aux diverses tâches, leur niveau hiérarchique, leur titre, ainsi que le nombre d’heures ou de jours qu’elles consacreraient au travail.

Il est important d’inclure les éléments suivants dans la soumission :

• une explication détaillée du prix proposé;
• une description complète de la façon dont vous comptez atteindre les buts et les objectifs définis par le ministère, par rapport aux priorités et aux exigences énoncées dans le document d’appel d’offres.

Si vous élaborez une solution de rechange au problème décrit dans le document d’appel d’offres, n’hésitez pas à l’inclure dans la soumission.

Une fois que vous aurez soumissionné un projet, vous serez tenu au courant de tout changement pouvant influer sur votre soumission. Il est possible que nous vous posions des questions afin de clarifier votre soumission.

Étape 3 – Traitement de la soumission

Les soumissions sont en général évaluées par des membres du personnel ministériel, l’équipe pouvant compter des agents d’approvisionnement et d’éventuels utilisateurs des biens et des services demandés. L’attribution des contrats est étudiée et approuvée par un ou plusieurs cadres supérieurs, selon le ministère.

Les soumissionnaires retenus seront avisés afin qu’ils signent l’attribution de contrat. Les avis d’attribution sont publiés de la même façon qu’ils ont été annoncés et en utilisant le même moyen que pour diffuser l’appel d’offres initiale, par exemple sur le Portail des appels d’offres de l’Ontario. Les soumissionnaires doivent se conformer aux lois fiscales de l’Ontario et il est possible qu’ils doivent se soumettre à une enquête de sécurité et à des vérifications de leurs références.

Le nom du soumissionnaire retenu, la durée du contrat et le montant total de la soumission peuvent être obtenus sur demande.

Le contrat

Un contrat doit être signé avec le soumissionnaire retenu pour tous les travaux d’approvisionnement. Ce contrat comprend :

• les responsabilités du fournisseur et de l’acheteur;
• les modalités d’évaluation du rendement du fournisseur;
• une clause de résiliation.

Soumissions non retenues

Nous tenons à agir avec équité et transparence pendant tout le processus d’approvisionnement. 

À la fin d'un marché, nous vous informerons si votre offre a été retenue ou non. Vous pouvez ensuite contacter le contact d'approvisionnement pour demander un compte rendu dans les 60 jours. Ce compte rendu peut vous donner les commentaires suivants:

La rétroaction que vous recevrez vous dira :

• quel soumissionnaire a été retenu;
• le prix total de l'offre;
• comment votre soumission s’est classée par rapport aux autres soumissions;
• quels étaient les points forts et les points faibles de la soumission;
• comment améliorer vos futures soumissions.

Remarque: nous ne partagerons aucune information (par exemple, le prix unitaire des soumissionnaires).

Si vous n’êtes pas satisfait après cette rencontre avec l’agent des contrats, vous pouvez communiquer avec le gestionnaire ou le directeur responsable de l’appel d’offres.

Déposer une plainte

Si vous n’êtes pas satisfait de l’équité du processus d’approvisionnement, vous avez la possibilité de déposer une plainte et nous examinerons le problème dans le cadre d’un processus d’analyse centralisé. Votre plainte sera envoyée à un processus d'examen central. Vous avez jusqu'à 30 jours, à partir du moment où vous avez identifié un problème, pour déposer une plainte pour contestation d'offre.

Pour déposer une plainte, veuillez :

• remplir le formulaire de plainte;
• joindre une description détaillée des motifs de la plainte;
• fournir les renseignements pertinents.

Veuillez adresser tous les documents au Directeur, Direction de la facilitation en matière de politiques et de programmes, Gestion de la chaîne d’approvisionnement Ontario, ministère des Services au public et aux entreprises , puis les envoyer en version électronique à l’une des adresses suivantes :

• doingbusiness@ontario.ca
• 222, rue Jarvis, 8^e étage
  Toronto (Ontario)
  M7A 0B6

Toutes les plaintes feront l’objet d’une analyse formelle et les soumissionnaires recevront une réponse officielle. Si vous n’êtes pas satisfait des conclusions de l’analyse, d’autres possibilités pourraient s’offrir à vous.

Étape 4 – Modalités de paiement des fournisseurs

Les fournisseurs du gouvernement de l’Ontario sont payés selon les modalités du contrat et après réception de la facture et des biens ou services.

Paiements par dépôt direct

Le dépôt direct est un moyen pratique et sécuritaire de recevoir des paiements.

Fournisseurs actuels

Pour recevoir vos paiements par dépôt direct et vos avis par courriel en temps et lieu, assurez-vous que vos renseignements sont exacts et à jour.

Inscription des nouveaux fournisseurs

Si vous êtes un nouveau fournisseur, vous devez vous inscrire et fournir ce qui suit :

• numéro d’entreprise – si vous facturez la TPS/TVH, vous devez fournir votre numéro d’entreprise (tel qu’enregistré auprès de l’Agence du revenu du Canada) à des fins de déclaration fiscale
• nom légal – le nom légal (et la dénomination sociale) enregistré auprès de l’Agence du revenu du Canada doit être imprimé sur toutes les factures qui imposent la TPS/TVH

Inscription de votre entreprise pour recevoir des paiements par dépôt direct

Pour vous inscrire :

• remplissez et envoyez le formulaire d’inscription des fournisseurs et demande de transfert électronique de fonds (dépôt direct)
• joignez un chèque annulé avec votre formulaire de demande, sur lequel figure :
  • votre nom légal
  • une lettre de votre institution financière vérifiant les détails de votre compte. Nous n’acceptons pas les chèques de guichet.

Avis par courriel

Vous pouvez vous inscrire au service d’avis par courriel en indiquant votre adresse électronique pour les envois de fonds sur le formulaire de demande. Utilisez une adresse de courriel sécurisée qui n’est pas susceptible d’être modifiée advenant un changement de personnel dans votre organisation.

À chaque paiement par dépôt direct, vous recevrez un courriel indiquant :

• le montant payé
• la date
• le numéro de facture

Pour de l’aide, téléphonez à l’InfoCentre de la FPO au :

• Tél. : 416 915-7772
• Sans frais : 1 888 996-7772

Rapport d’utilisation mensuel

En tant que fournisseur attitré du gouvernement de l’Ontario, vous devez présenter un rapport d’utilisation mensuel, tel que décrit dans le contrat.

Soumettre votre rapport

Acheter pour le gouvernement

Nouveaux acheteurs

Si vous êtes membre de la fonction publique de l’Ontario et du secteur parapublic, y compris les organismes provinciaux, Ontario Power Generation et la Société indépendante d’exploitation du réseau d’électricité, vous pouvez utiliser les fournisseurs actuels du gouvernement de l’Ontario.

Inscrivez-vous comme acheteur pour accéder à la liste et aux détails des ententes générales conclues avec les fournisseurs attitrés pour l’ensemble du gouvernement. Vous pouvez en apprendre plus sur les ententes avec les fournisseurs attitrés en lisant nos bulletins d’approvisionnement.

Directives opérationnelles de l’approvisionnement pour les acheteurs

Êtes-vous un acheteur pour une municipalité, un organisme gouvernemental ou une entité du secteur public élargi? Dans ce cas, votre organisme est peut-être admissible aux dispositions de la province relatives aux fournisseurs attitrés et aux licences en volume, ce qui lui permettra d’économiser temps et argent.

Les avantages de ces ententes sont les suivants :

• Possibilité de tirer parti du pouvoir d’achat de la province de l’Ontario fondé sur le volume;
• Rationalisation du processus d’acquisition de biens et de services d’usage courant par le biais d’un processus traditionnel d’appels d’offres;
• Accès facile à des fournisseurs présélectionnés offrant une variété de biens et/ou de services; et
• Accès rapide au soutien des gestionnaires de contrats et à des guides d’utilisation utiles.

Pour savoir comment devenir un acheteur hors de la FPO enregistré, veuillez consulter les Directives opérationnelles pour l’utilisation des ententes de fournisseur attitré à l’échelle de l’entreprise et des licences en volume par les clients de la FPO et les clients hors de la FPO.

Pour savoir si votre organisation est déjà un acheteur hors de la FPO enregistré, veuillez contacter doingbusiness@ontario.ca ou vous pouvez consulter la Liste des clients de la FPO et des clients hors de la FPO enregistrés avec succès.

Formulaire de rapport de justification de l’approvisionnement

Pour les organisations du secteur parapublic, le ministère de financement peut vous demander de remplir le Formulaire de rapport de justification de l’approvisionnement si le nouvel approvisionnement à l’étude :

• est de 100 000 $ ou plus;
• ne repose pas sur une entente d’achat en masse; ou
• est d’une durée de deux ans ou plus, y compris toute prolongation.

Plus d’information au sujet des mesures provisoires.

Événements et séminaires     

Nous recommandons aux fournisseurs de suivre le webinaire sur la première introduction à l’approvisionnement – faire affaire avec le gouvernement de l’Ontario avant de suivre le webinaire sur la deuxième introduction à l’approvisionnement – la façon de soumettre une offre.

Faire affaire avec le gouvernement (première introduction à l’approvisionnement pour les fournisseurs)

Vous découvrirez les politiques et directives en matière d’approvisionnement en Ontario, comment accéder aux possibilités d’approvisionnement, des conseils utiles pour préparer une réponse à un appel d’offres et comment vous faire connaître auprès des bonnes personnes.

La façon de soumettre une offre (deuxième introduction à l’approvisionnement pour les fournisseurs)

Vous découvrirez les règles relatives à l’approvisionnement du gouvernement de l’Ontario, vous comprendrez votre rôle en tant que fournisseur et vous vous familiariserez avec le processus d’approvisionnement, étape par étape.

Pour plus de renseignements

Les événements, séminaires et webinaires permettent d’expliquer les politiques et pratiques du gouvernement de l’Ontario en matière d’approvisionnement et de fournir des renseignements et des conseils sur les éléments suivants :

• politique en matière d’approvisionnement;
• rédaction de propositions efficaces;
• devenir un fournisseur attitré;
• commercialiser vos biens et services auprès du gouvernement de l’Ontario

Si votre groupe ou votre association souhaite qu’un séminaire soit organisé dans le cadre de votre programme ou événement, veuillez communiquer avec nous à l’adresse DoingBusiness@ontario.ca.

Contactez-nous

Pour en savoir plus, communiquez avec nous à DoingBusiness@ontario.ca

Bulletins

Pour avoir accès à tous nos bulletins d’information, consultez notre page du bulletin d’information sur les affaires.

Modifications apportées aux directives en matière d’approvisionnement dans le secteur public et le secteur parapublic : Mise en œuvre de l’Initiative de développement des entreprises ontariennes

8 mai 2023

Équipes concernées

Gestion de la chaîne d’approvisionnement Ontario, ministère des Services au public et aux entreprises
Bureau de l’optimisation de la chaîne d’approvisionnement et Division de la planification et de la performance, Secrétariat du Conseil du Trésor

Aperçu

Pour mettre en œuvre l'Initiative pour le développement des entreprises ontariennes (IDEO), le gouvernement de l'Ontario a mis à jour les directives en matière d’approvisionnement dans le secteur public et du secteur parapublic.

L'IDEO exploite le pouvoir d'achat de la province afin de permettre la création de nouvelles occasions pour les entreprises ontariennes en uniformisant les règles du jeu quant aux possibilités d’approvisionnement en Ontario. Les stratégies utilisées pour mettre en œuvre l’IDEO contribueront également à la création d’emplois dans les collectivités locales et à renforcer la résilience de la chaîne d'approvisionnement de l'Ontario.

Les dates d'entrée en vigueur des directives à jour sont les suivantes :

• Directive en matière d’approvisionnement dans le secteur public - 1^er septembre 2023
• Directive en matière d’approvisionnement dans le secteur parapublic - 1^er janvier 2024

Les outils et modèles d’approvisionnement dans le site InsideOPS seront mis à jour pour s'aligner sur les dates d'entrée en vigueur des directives modifiées.

Une formation sur l’IDEO, y compris sur la façon dont les acheteurs du secteur public peuvent mettre en œuvre l’initiative dans le cadre des activités d’approvisionnement, sera offerte aux organismes des secteurs public et parapublic. Pour obtenir des renseignements sur les dates de formation à partir de juin, rendez-vous sur le site Web Faire affaire avec le gouvernement de l’Ontario.

Comment accéder aux directives en matière d’approvisionnement dans les secteurs public et parapublic?

Vous pouvez accéder aux versions à jour des directives dans InsideOPS (directive en matière d’approvisionnement dans le secteur public) et dans Ontario.ca (Directive en matière d’approvisionnement dans le secteur parapublic).

Renseignements

Centre de services de la FPO

416 915-7772 ou 1 888 996-7772