1. Introduction

1.1 Objet

Le mandat décrit l’objet, la portée et la structure de l’organisme, et constitue le fondement d’une vision commune de ses objectifs, de ses résultats attendus et de ses facteurs essentiels de réussite.

Le présent mandat vise à établir des relations pour la reddition de comptes entre le ministère de l’Agriculture, de l’Alimentation et de l’Agroentreprise et la présidente du Comité d’examen des programmes de gestion des risques des entreprises (CEPGRE).

Tous les organismes consultatifs doivent se conformer à l’ensemble des directives, puisqu’ils sont des agents de la Couronne et relèvent de leur ministère responsable.

Le ministre responsable et la présidente doivent examiner et signer ce mandat. Le sous-ministre doit également prendre connaissance de ce mandat et le signer. Dès qu’un des signataires change, la personne nouvellement nommée doit examiner et signer ce mandat au plus tard quatre mois après sa nomination.

Ce mandat doit être lu conjointement avec le décret 1460/2018 (tel que modifié par le décret 103/2021, collectivement le « décret ») et la Directive concernant les organismes et les nominations (DON).

Ce mandat n’influe pas sur les pouvoirs de l’organisme conférés par le décret, ne les modifie pas et ne les limite pas, et il n’interfère pas avec les responsabilités de l’une de ses parties, qui sont établies par la loi. En cas de conflit entre ce mandat et toute loi ou tout règlement, la loi ou le règlement a préséance.

1.2 Mandat

Le CEPGRE exécutera son mandat selon les termes du décret, qui comprend, sans s’y limiter :

  • Étudier les demandes d’examen soumises dans le cadre d’un programme désigné;
  • Réaliser des examens de manière indépendante et impartiale;
  • Faire des recommandations non contraignantes à l’administrateur en lien avec une demande d’examen;
  • Ne pas faire de recommandations à l’administrateur qui auraient pour résultat de créer un type d’exception ou d’exemption aux critères d’admissibilité d’un programme désigné applicable ou à toute autre disposition comprise dans les lignes directrices applicables du programme désigné;
  • Ne pas étudier des demandes d’examen complètes ou partielles en fonction des mérites de la politique sous-tendant le programme désigné;
  • Ne pas faire de recommandations à l’administrateur qui modifieraient des dispositions énoncées dans un arrêté pris en vertu des articles 6.2 ou 7 de la Loi sur le ministère de l’Agriculture, de l’Alimentation et des Affaires rurales établissant ou poursuivant un programme désigné ou n’importe quelle ligne directrice qui en découle;
  • Ne pas étudier toute autre question qui n’a pas été expressément soulevée par le demandeur dans sa demande d’examen.

2. Objectifs, résultats attendus et facteurs de réussite essentiels

2.1 Objectifs

Le CEPGRE, en sa qualité de comité consultatif d’experts indépendant, doit :

  • Donner au ministre des conseils d’une manière et dans un format conformes à l’orientation ministérielle;
  • Procéder à des recherches ou à des consultations limitées au processus d’examen;
  • Effectuer toute autre activité dans lequel il est autorisé à s’engager afin d’atteindre ses objectifs et de s’acquitter de son mandat, ce qui comprend, sans s’y limiter :
    • Donner aux demandeurs la possibilité d’obtenir un examen indépendant et impartial d’une décision prise en vertu d’un programme désigné,
    • Formuler des recommandations non contraignantes et clairement énoncées à l’administrateur.

2.2 Résultats attendus

Le CEPGRE doit créer une grille de compétences et tenir un inventaire des cas d’utilisation de l’intelligence artificielle (IA) de la manière prescrite ou demandée par le ministre et conforme aux délais mentionnés ci-dessous.

  • La présidente doit rencontrer le ministre une fois par année afin de parler de la grille de compétences applicable au CEPGRE et de l’examiner, et d’aborder toute autre question ayant de l’importance pour le Comité et le Ministère.
  • L’inventaire des cas d’utilisation de l’IA doit être reçu dans les délais prescrits par le Ministère, selon le cas.

2.3 Facteurs de réussite essentiels

Le Ministère doit décider si l’organisme parvient à s’acquitter de son mandat en surveillant les indicateurs de rendement suivants.

  • Pourcentage de recommandations du CEPGRE transmises dans les 30 jours ouvrables suivant la fin de l’audience d’examen. La cible est fixée à 100 %.
  • Pourcentage d’examens du Programme ontarien d’indemnisation des dommages causés par la faune (IDCF) réalisés dans les sept jours ouvrables suivant leur réception par un membre du groupe spécial du Programme d’IDCF. La cible est fixée à 95 %.
  • Le Ministère doit faire le suivi des évaluations et soumettre un rapport à la présidente une fois par année, à moins que des problèmes soient perçus et nécessitent la prise d’une mesure plus immédiate.

3. Membres et échéances

3.1 Membres

Le ministre, par le biais d’une lettre qu’il aura signée, doit nommer les membres de l’organisme consultatif selon les règles suivantes :

  • Un (1) membre du CEPGRE sera nommé à la présidence, et au moins un (1) autre, à la vice-présidence. Le quorum nécessite un minimum de trois membres. Il n’y a pas de nombre maximal de membres.
  • Si un président est incapable de s’acquitter de cette fonction, le ministre désignera un vice-président afin qu’il agisse à la place du président.
  • Si une ordonnance désignant un programme exige qu’un groupe spécial soit formé au sein du CEPGRE, au moins un vice-président sera nommé au groupe spécial.
  • Le CEPGRE se réunira au besoin et ne procédera à aucun examen en l’absence d’un quorum.
  • Le CEPGRE tiendra principalement des réunions virtuelles, mais pourrait se réunir au 1, route Stone, à Guelph, en Ontario, pour étudier une demande d’examen en personne. Le CEPGRE pourrait envisager d’autres emplacements, le cas échéant.
  • Toute recommandation formulée par le CEPGRE aura l’appui d’une majorité des membres du groupe ayant étudié la demande d’examen.
  • Toute recommandation formulée par le CEPGRE sera présentée sous forme écrite, exposera les raisons qui la sous-tendent et sera remise, pour le moins, au participant et à l’administrateur.
  • Les personnes nommées obtiendront une rémunération conforme à l’Annexe A, niveau 2 des indemnités quotidiennes de la DON, à savoir :
    • Président — 221 $
    • Vice-président — 184 $
    • Membre — 168 $
  • Les personnes nommées au CEPGRE pourraient également obtenir le remboursement de dépenses raisonnables pour les déplacements et les repas, conformément à la Directive sur les frais de déplacement, de repas et d’accueil du gouvernement de l’Ontario.

3.2 Groupes spécialisés

  • Le ministre ou le lieutenant-gouverneur en conseil pourrait, en vertu d’un arrêté pris en vertu des articles 6.2 ou 7 de la Loi sur le ministère de l’Agriculture, de l’Alimentation et des Affaires rurales, respectivement, mettre sur pied un groupe spécial chargé de réaliser les examens dans le cadre d’un programme désigné.
  • L’ordonnance établissant ou poursuivant un programme désigné qui exige qu’un groupe spécial soit formé au sein du CEPGRE stipulera tout critère d’admissibilité au sein du groupe spécial.
  • Le ministre nommera les membres qui siégeront à un groupe spécialisé du CEPGRE.
  • Le ministre ne nommera pas une personne à un groupe spécial du CEPGRE si celle-ci ne satisfait pas à tous les critères stipulés dans l’ordonnance établissant ou poursuivant un programme désigné.
  • Tout groupe spécial établi au sein du CEPGRE comptera au moins un (1) vice-président nommé à ce groupe. Le groupe spécial comportera un nombre suffisant de membres pour satisfaire aux exigences en matière de quorum énoncées dans l’ordonnance établissant ou poursuivant le programme désigné.
  • Le mandat d’une personne nommée à un groupe spécial du CEPGRE ne doit pas dépasser trois (3) ans pour sa nomination initiale, renouvelable pour d’autres mandats d’au plus trois (3) ans, à la seule et entière discrétion du ministre.
  • Un membre nommé au CEPGRE pourrait aussi être nommé conjointement à un groupe spécial, à condition de répondre aux critères particuliers auxquels une personne doit satisfaire pour pouvoir être nommée à un groupe spécial établi dans l’ordonnance établissant ou poursuivant un programme désigné. Un membre nommé à un groupe spécial au sein du CEPGRE pourra également être nommé au CEPGRE.

4. Rôle de soutien administratif du Ministère

Le Ministère est tenu d’apporter un soutien administratif à la présidente et aux membres du comité consultatif, notamment :

  • Rembourser les dépenses et afficher les renseignements sur les dépenses des personnes nommées sur le site Web du gouvernement, conformément à la Directive sur les frais de déplacement, de repas et d’accueil;
  • Repérer et évaluer les risques, et mettre en place des plans d’action appropriés pour leur gestion;
  • S’assurer que les données sur les ressources humaines de la Fonction publique de l’Ontario (FPO) soient rapportées selon les besoins dans les rapports présentés au Ministère;
  • Verser les indemnités quotidiennes;
  • S’assurer que les systèmes de gestion appropriés sont en place (p. ex. conservation des dossiers) pour l’administration efficace de l’organisme;
  • Fournir de l’équipement, des fournitures et des installations de bureau;
  • Tout autre arrangement, selon le cas.

Il incombe au sous-ministre de prévoir un secrétariat pour le CEPGRE. Les rôles et responsabilités du secrétariat sont notamment :

  • Communiquer au CEPGRE les renseignements nécessaires pour mettre en œuvre ce mandat et s’y conformer;
  • Établir le calendrier d’audiences des examens;
  • Fournir aux membres des groupes du CEPGRE qui étudient la demande d’examen tous les documents soumis pour l’examen.

Aucun employé chargé de l’élaboration de la politique ou de l’exécution d’un programme désigné ne fera partie du secrétariat.

Les services juridiques pour le CEPGRE seront fournis comme suit :

  • Le ministère du Procureur général fournira tous les services juridiques du CEPGRE.
  • La présidente du CEPGRE pourrait demander une aide juridique extérieure si le groupe qui entend la demande d’examen a besoin d’une expertise que le ministère du Procureur général ne peut pas lui fournir ou si le recours aux services juridiques du ministère du Procureur général suscite ou semble susciter de la partialité.
  • Le ministère du Procureur général doit approuver le recours à un conseiller juridique extérieur par le CEPGRE.
  • Le CEPGRE se reporte et se conforme aux directives du Conseil du trésor/Conseil de gestion du gouvernement (CT/CGG) sur les services juridiques et le recours à un conseiller juridique extérieur.

5. Relations et responsabilités

La hiérarchie des responsabilités est conforme au cadre de responsabilisation de la DON.

5.1 Ministre

Le ministre doit rendre des comptes au Conseil des ministres à propos de la performance de l’organisme.

Responsabilités

  • Rendre compte et répondre à l’Assemblée législative et au Conseil des ministres, dans les délais prescrits, au sujet de la performance du CEPGRE et de son observation de la conformité;
  • Rencontrer la présidente du CEPGRE au moins une fois par année; le ministre pourrait assister à des réunions de l’organisme selon les besoins ou sur demande;
  • Examiner et signer un nouveau mandat au plus tard quatre mois après sa nomination;
  • Recommander des modifications au mandat ou aux pouvoirs ainsi qu’aux nominations publiques.

5.2 Sous-ministre

Le sous-ministre doit rendre des comptes au ministre sur la performance du ministère concernant le soutien organisationnel et administratif fourni au CEPGRE et sur l’acquittement des rôles et responsabilités que lui a confiés le ministre.

Responsabilités

  • S’assurer que l’organisme obtient tout le soutien administratif nécessaire pour s’acquitter de son mandat;
  • Fournir un soutien et des renseignements généraux pour les rencontres du ministre avec la présidente;
  • Informer le ministre des exigences de la DON et concernant les documents soumis par l’organisme aux fins d’examen et d’approbation par le ministre et faire en sorte que les documents relatifs à la gouvernance (c.-à-d. mandat) respectent la directive;
  • Soutenir les ministres et les cabinets de ministre dans la surveillance et le suivi des postes à pourvoir au sein du CEPGRE, à venir et existants, en particulier compte tenu du nombre minimal prévu par la loi et de la nécessité de maintenir un quorum;
  • Signer le mandat de l’organisme et reconnaître ses responsabilités;
  • Demander les renseignements et les données nécessaires pour s’acquitter des obligations en vertu de la directive;
  • Surveiller l’organisme pour le compte du ministre, tout en respectant l’autorité de l’organisme, déterminer les besoins de mesures correctives lorsqu’elles sont justifiées et recommander au ministre des solutions à tout problème qui pourrait surgir de temps à autre.

5.3 Présidente

La présidente doit rendre des comptes au ministre sur la performance de l’organisme dans l’acquittement de son mandat.

Responsabilités

  • Rencontrer le ministre au moins une fois par année et le tenir informé des progrès, des risques et de toute autre question émergente ou urgente;
  • Examiner et signer un nouveau mandat au plus tard quatre mois après sa nomination;
  • Examiner annuellement, en collaboration avec le ministre, la grille de compétences du CEPGRE, sa stratégie de recrutement et la participation des personnes nommées pour l’organisme;
  • Faire en sorte que la gestion des risques liés à l’IA soit entreprise conformément aux principes et aux exigences de la Directive sur l’utilisation responsable de l’IA;
  • S’assurer de la coopération dans le cadre de tout examen ou de toute vérification, périodique ou autre, ordonné par le ministre ou le CT/CGG;
  • S’assurer que les recommandations, les rapports et les documents demandés de temps en temps par le ministre soient soumis à son examen dans les délais qu’il a prescrits;
  • Assurer le leadership des membres;
  • Établir des objectifs, des cibles et une orientation stratégique pour l’organisme qui concordent avec son mandat;
  • Assumer le rôle de responsable de l’éthique en vertu de la Loi de 2006 sur la fonction publique de l’Ontario (LFPO) pour les vice-présidents et les membres;
  • Établir les priorités générales de l’organisme provincial;
  • Répondre à toute question qu’un demandeur pourrait soulever concernant le processus d’examen;
  • Nommer les groupes de membres qui entendront les examens;
  • S’assurer que les activités du CEPGRE soient menées de manière impartiale et efficiente;
  • Assister aux réunions de l’Ontario Agricultural Commodity Council et présenter des rapports sur les résultats des examens effectués par le CEPGRE;
  • Satisfaire à toutes les exigences établies dans l’article 5.4 de ce mandat;
  • Déclarer tout conflit d’intérêts au commissaire à l’intégrité et suivre toute directive qu’il pourrait donner en lien avec le conflit d’intérêts déclaré;
  • Tenir le Ministère au courant des problèmes ou des événements qui pourraient concerner le ministre dans l’exercice de ses responsabilités;
  • Faire des recommandations au ministre concernant les personnes qui conviennent pour occuper les postes à pourvoir au sein du CEPGRE;
  • Collaborer à tout examen périodique du CEPGRE dirigé par le ministre ou le Conseil des ministres.

5.4 Membres de l’organisme

Les membres de l’organisme rendent des comptes à la présidente sur leurs décisions et leurs recommandations.

Responsabilités

  • Assister et participer aux réunions, au besoin;
  • Assister à toute séance de formation offerte;
  • Examiner les demandes avant la date d’audience prévue;
  • Se réunir, au besoin, pour étudier les demandes d’examen ou d’autres questions du CEPGRE;
  • Déclarer tout conflit d’intérêts à la présidente, qui est la responsable de l’éthique pour le CEPGRE en vertu de la Loi sur la fonction publique de l’Ontario, et suivre toute directive que la présidente pourrait donner en lien avec le conflit d’intérêts déclaré;
  • Étudier toute demande d’examen de façon juste et impartiale;
  • Voter les recommandations non contraignantes présentées par d’autres membres du groupe du CEPGRE;
  • Ne pas utiliser ni divulguer de renseignements confidentiels obtenus dans le cadre de leurs fonctions à titre de membre du CEPGRE, à moins que cela soit autorisé par la loi.

5.5 Vice-présidents

  • Assumer les rôles et responsabilités attribués au président en vertu de ce mandat et du décret lorsque la présidente n’est pas disponible ou est incapable d’occuper cette fonction;
  • Satisfaire à toutes les exigences établies dans l’article 5.4 de ce mandat;
  • Le vice-président doit rendre des comptes à la présidente et au ministre lorsqu’il agit à la place de la présidente.

6. Protocole de communication

Le Comité d’examen des programmes de gestion des risques des entreprises doit consulter le Ministère et obtenir de sa part une approbation écrite avant d’afficher, de publier ou de diffuser tout texte accessible au public, message sur les médias sociaux, communiqué de presse, annonce ou toute autre forme de communication. La gestion des problèmes et les relations avec les médias doivent être confiées à la Division des communications du Ministère afin d’obtenir une réponse approuvée.

Il faut d’abord obtenir une autorisation du Ministère dans tous les cas, notamment pour savoir s’il convient d’afficher des rapports ou d’autres documents sur les sites Web du Ministère ou de l’organisme.

7. Cadre éthique

Les membres de l’organisme et le personnel du secrétariat sont des fonctionnaires en vertu de la LFPO et ont été informés de ce statut, notamment en prêtant le serment professionnel et d’allégeance ou en faisant une affirmation de fonction et d’allégeance.

La présidente est la responsable de l’éthique pour les membres de l’organisme et participe à la formation propre à ce rôle qu’offre le Bureau du commissaire à l’intégrité.

Les membres de l’organisme respecteront l’ensemble des lois, des règlements et des ordonnances applicables, notamment le décret, les directives et les politiques du gouvernement de l’Ontario, le présent mandat et les lignes directrices applicables concernant un programme désigné.

Toutes les personnes nommées au CEPGRE, dont celles nommées à un groupe spécial au sein du CEPGRE, ont l’obligation de mener leurs activités dans le respect des exigences établies dans la LFPO, ainsi que de toute directive et ligne directrice du gouvernement de l’Ontario.

La présidente est tenue de s’assurer que les personnes nommées au CEPGRE, notamment celles nommées à un groupe spécial du CEPGRE et le personnel chargé de soutenir le CEPGRE, soient informées des règles relatives aux conflits d’intérêts et aux activités politiques qui régissent le CEPGRE.

8. Confidentialité et propriété intellectuelle

Tous les documents produits par le CEPGRE appartiennent au gouvernement de l’Ontario.

Les renseignements confidentiels comprennent toutes les données et tous les renseignements sous forme orale, écrite, graphique, enregistrée ou autre qui sont diffusés au membre, soit directement ou indirectement, par le Ministère ou ses intervenants en lien avec l’exécution par le membre de ses tâches ou que le membre pourrait avoir acquis sciemment ou accessoirement dans le cadre de l’exécution de ses tâches.

Dans le cas où l’organisme crée, met au point ou conçoit toute forme de document, de logiciel ou d’autre produit pour la Couronne, sauf indication contraire, la Couronne, représentée par le gouvernement de l’Ontario, conserve la propriété et tous les droits de la propriété intellectuelle que l’organisme a créée pour son compte.

9. Exigences de production de rapports conformément à la Directive concernant les organismes et les nominations

Les exigences suivantes en matière de production de rapports s’appliquent :

  1. Les renseignements sur les dépenses des personnes nommées doivent être affichés sur le site Web du gouvernement (voir la Directive sur les frais de déplacement, de repas et d’accueil);
  2. Les données sur les ressources humaines de la FPO doivent être rapportées, au besoin, dans les rapports présentés au Ministère;
  3. Les ministères doivent repérer et évaluer les risques, et mettre en place des plans d’action appropriés pour leur gestion;
  4. Des examens de mandat des organismes provinciaux doivent être réalisés tous les six ans;
  5. Les autres exigences prescrites par la DON.

10. Diversité et inclusion

La présidente, au nom de l’organisme, favorisera la diversité et l’inclusion au sein de l’organisme :

  1. En mettant sur pied et en encourageant les initiatives de diversité et d’inclusion afin de promouvoir un environnement inclusif, exempt de discrimination et de harcèlement en milieu de travail;
  2. En adoptant un processus inclusif qui fait en sorte que toutes les voix soient entendues.

11. Accès à l’information et protection de la vie privée

La présidente et le ministre reconnaissent que l’organisme a l’obligation de répondre aux exigences établies dans la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée (LAIPVP) en ce qui concerne la collecte, la conservation, la sécurité, l’utilisation, la distribution, la divulgation, l’accès, la correction et l’élimination des dossiers.

Le ministre est l’institution responsable aux fins de la LAIPVP.

Signatures

J’ai lu et compris le mandat daté du 6 mai 2025, y souscris et en respecterai les exigences et celles de la DON.

Original signé par :

Trevor Jones
ministre, ministère de l’Agriculture, de l’Alimentation et de l’Agroentreprise

Date : 2 juin 2025

Tonya Haverkamp
présidente, Comité d’examen des programmes de gestion des risques des entreprises
Date : 27 mai 2025

Je reconnais mon rôle et les exigences établies dans ce mandat et la DON.

Original signé par :

John Kelly
sous-ministre, ministère de l’Agriculture, de l’Alimentation et de l’Agroentreprise
Date : 28 mai 2025