Plan d’activités de la Commission de la révision de la publicité de 2018 à 2021

Mandat

Créée en septembre 1985, la Commission de révision de la publicité est un organisme de réglementation qui relève du ministère des Services gouvernementaux et des Services aux consommateurs et qui a été établi pour affermir l’engagement du gouvernement de préserver la confiance du public dans le processus d’attribution de contrats de communication; de veiller à ce que des pratiques responsables et équitables soient observées dans l’acquisition de services de communication; de s’assurer que les ressources du gouvernement sont optimisées du début à la fin de l’exécution de tous les contrats.

En vertu de son mandat, la Commission doit :

• faire office de principal intermédiaire entre le gouvernement de l’Ontario et les secteurs de la publicité et des communications;
• aider et conseiller les ministères et les organismes gouvernementaux en matière d’acquisition de services de publicité et de communications;
• conclure toutes les ententes obligatoires avec les fournisseurs attitrés de services de publicité, de relations publiques, de relations avec les médias et de communications créatives au moyen de processus concurrentiels ouverts, y compris le contrat d’agence attitrée de planification et d’achat de placements média actuellement en vigueur;
• diriger tous les processus d’achats concurrentiels et non concurrentiels, y compris la deuxième étape de sélection d’ententes visant les fournisseurs attitrés existants dont la valeur du contrat* est estimée à 100 000 $ ou plus;
• vérifier, selon les besoins, le rendement de toutes les parties à tout contrat attribué par la Commission, de façon à garantir l’optimisation des ressources et l’efficacité de la gestion des contrats;
• diriger, à la demande de clients gouvernementaux, des processus d’achats concurrentiels et non concurrentiels, y compris la deuxième étape de sélection parmi les fournisseurs attitrés dont la valeur de contrat est estimée à moins de 100 000 $;
• veiller au respect de la Directive sur l’approvisionnement en matière de publicité, de relations publiques et avec les médias et de services de création et de communicationsdu Conseil de gestion du gouvernement, et en faire rapport.

La Commission remplit son mandat en établissant des «  groupes  » de fournisseurs en communications et en publicité, sous contrat avec le gouvernement et autorisés à présenter en concurrence des soumissions pour les attributions gouvernementales. Les processus concurrentiels ouverts pour l’adjudication de ces nouveaux groupes de contrats sont élaborés, rigoureux et dirigés par la Commission en stricte conformité avec les politiques et directives d’approvisionnement du gouvernement ontarien.

* La valeur des contrats désigne les honoraires du fournisseur, les coûts de production et les dépenses de tiers.

La Commission maintient aujourd’hui les groupes d’entreprises et de fournisseurs attitrés de services suivants :

• un groupe de services de publicité, de marketing et de communications comptant 34 entreprises au total;
• un groupe de services de relations publiques et de communications de 18 entreprises;
• un groupe de fournisseurs attitrés de services de conception graphique et de création de 58 entreprises;
• une agence attitrée de planification et d’achat de placements média;
• une agence attitrée pour les avis réglementaires et législatifs, les appels d’offres et les offres d’emploi.

Les contrats d’une valeur de 25 000 $ et plus sont adjugés dans le cadre de concours selon la capacité et le mérite du fournisseur. La deuxième étape de sélection des ententes visant les fournisseurs attitrés existants fait généralement intervenir au moins trois candidats. Les ministères et les organismes du gouvernement peuvent utiliser leurs propres procédures pour l’acquisition de services d’une valeur de moins de 25 000 $, pourvu qu’ils respectent les principes d’accès, d’équité et d’optimisation des ressources.

Survol des programmes et activités

L’orientation à long terme de la Commission demeure axée sur une prestation de services au rendement élevé, permettant de gérer les besoins en communications toujours plus diversifiés de ses ministères et organismes gouvernementaux clients dans le cadre d’un processus concurrentiel garantissant l’optimisation des ressources.

1. Approvisionnement en services de publicité et de communications

La principale activité de la Commission consiste à assurer l’équité et la transparence de l’approvisionnement en services de publicité, de consultation en communications (relations publiques et avec les médias) et de communications créatives pour les clients gouvernementaux. Elle a mis en place des procédures bien établies pour remplir ce mandat.

Concours ouverts pour établir des groupes et conclure des contrats avec les fournisseurs attitrés

La Commission négocie les contrats avec les fournisseurs attitrés par des processus concurrentiels ouverts de première étape :

1. Publication de l’avis de concours avec des directives pour les soumissionnaires
2. Les soumissionnaires assistent à une réunion d’information pour recevoir la documentation du concours et connaître son échéancier
3. Les soumissions écrites sont examinées par le comité de sélection, et les soumissionnaires compétents avancent à la phase suivante du concours.
4. Les soumissionnaires présélectionnés assistent à une réunion d’information pour recevoir une documentation additionnelle sur le concours, et la date de leur présentation devant le comité de sélection est fixée.
5. Des contrats sont offerts aux soumissionnaires retenus
6. La liste des fournisseurs attitrés est disponible pour les ministères et les organismes gouvernementaux

En moyenne, au moins trois processus concurrentiels ouverts de première étape sont menés annuellement pour répondre aux besoins des ministères ou des organismes gouvernementaux clients. Ces processus concurrentiels ouverts sont effectués quand la portée des produits livrables requis par un organisme gouvernemental client excède celle des contrats conclus avec les fournisseurs attitrés et que la sélection parmi les groupes de fournisseurs au moyen d’un processus de sélection de deuxième étape n’est pas adéquate.

Chaque processus s’étend au minimum sur deux à trois mois et de nombreux chevauchements interviennent. Selon le type de concurrence ouverte adoptée pour acquérir les services, ces processus comprennent l’évaluation indépendante des soumissions écrites des soumissionnaires et, généralement, l’examen des présentations des capacités de candidats retenus par un comité de sélection constitué de membres du conseil de la Commission ainsi que de membres de son personnel et de celui du ministère ou de l’organisme client.

Les concours ouverts pour la création de groupes de fournisseurs ministériels se font habituellement à large échelle et exigent de nombreuses heures d’investissement du personnel. Ils durent en moyenne de quatre à cinq mois et exigent l’examen détaillé de plus de 100 entreprises.

Les fournisseurs contractuels de services de communications et de publicité qui font partie des groupes approvisionnant tous les ministères et les fournisseurs attitrés doivent être toujours prêts à répondre aux appels d’offres que lance le gouvernement dans un contexte non exclusif. Aucune proposition d’affaires ni aucun volume de travaux en dollars ne sont garantis, condition dont les soumissionnaires intéressés et les soumissionnaires retenus sont clairement informés par écrit.

Processus de sélection de deuxième étape pour les contrats avec les fournisseurs attitrés

Quand un ministère ou un organisme gouvernemental requiert des services de publicité et de communications créatives, ils collaborent avec la Commission pour finaliser l’énoncé du projet d’approvisionnement qui comprend la portée des produits livrables, la durée et le plafond de la valeur du contrat à attribuer.

La Commission recommande trois fournisseurs ou plus parmi ceux ayant un contrat approprié avec le gouvernement. Ceux-ci sont invités, sur préavis d’au moins cinq jours ouvrables, à produire une présentation de leurs capacités en réponse à la note d’information approuvée par le client. Un comité de sélection composé de représentants de la Commission et du client évalue ces présentations selon la valeur totale estimée du contrat, et le soumissionnaire qui reçoit la cote la plus élevée décroche le contrat.

Conformité à la directive

Il incombe à la Commission de surveiller la conformité à la Directive sur l’approvisionnement en matière de publicité, de relations publiques et avec les médias et de services de création et de communications. La Commission exerce cette responsabilité au moyen d’examens continus, d’un questionnaire post-attribution et de la publication d’un rapport sur l’emploi des services de publicité et de communications par les ministères et les organismes gouvernementaux.

• La mise à jour, en 2014, de la Directive sur l’approvisionnement en matière de publicité, de relations publiques et avec les médias et de services de création et de communicationset les changements en cours au protocole d’entente de l’organisme gouvernemental ont sensibilisé les clients à la nécessité de se conformer plus étroitement à cette directive et ont intensifié leur demande pour les ressources et le soutien de la Commission.
• Le besoin d’un processus de vérification du rendement des contrats après leur attribution se fait toujours sentir et il relève du mandat de gestion des contrats de la Commission. Celle-ci continue donc d’explorer des méthodologies de durée limitée et rentables pour établir des mesures qui seront appliquées et observées par la suite. En 2017, une nouvelle évaluation post-attribution a été mise en œuvre et doit être présentée à la Commission par les fournisseurs attitrés et par les clients gouvernementaux à la fin de leur contrat.
• L’étude annuelle sur la prestation des services de la Commission mesure un ensemble de volets de rendement dans les ministères et les organismes gouvernementaux clients. Ce sondage fournit des paramètres de rendement en matière d’efficacité, d’optimisation des ressources et de satisfaction du client et ajoute une nouvelle dimension à la valeur et à la responsabilisation de la Commission.
• Dans le droit fil de son mandat d’approvisionnement, la Commission surveille, chez les agences de publicité et de relations publiques inscrites dans les groupes, ainsi que chez les fournisseurs attitrés de services de conception graphique, les changements de personnel et la qualité de la créativité pouvant affecter nos clients pour s’assurer que les ressources appropriées sont toujours présentes pour le bon déroulement des attributions concurrentielles de deuxième étape.

2.  Efficacité des médias et gestion des agences attitrées

La gestion du contrat de l’agence attitrée de planification et d’achat de placements média du gouvernement est une autre fonction majeure de la Commission. Cette gestion implique annuellement l’élaboration d’un manuel de fonctionnement des médias à distribuer aux clients gouvernementaux et aux entreprises du groupe de services de publicité. Elle implique également la vérification annuelle des coûts en matière de médias et le suivi de l’optimisation des ressources de campagne. La Commission administre aussi le contrat de l’agence attitrée responsable de tous les avis réglementaires et législatifs, des appels d’offres et des offres d’emploi.

La Loi de 2004 sur la publicité gouvernementale exige que le Bureau du vérificateur général fasse rapport des dépenses ministérielles annuelles encourues au titre des «  annonces publicitaires ministérielles sujettes à examen  ». Les agences attitrées représentant sa principale source d’information, la Commission est responsable de la collecte et de la transmission des informations au vérificateur général en temps opportun.

Le gouvernement ontarien finance la publicité et les communications avec l’argent des contribuables afin d’appuyer l’éducation du public relativement aux services, aux règlements et aux initiatives de politique publique. Le rendement du capital investi doit être surveillé, de sorte qu’il soit possible de mesurer le rendement du gouvernement par rapport à celui du secteur privé, ainsi que l’optimisation des ressources acquises par les dépenses médiatiques. Ces activités aident à expliquer, de façon générale, les dépenses médiatiques du gouvernement. La Commission continuera de mettre en œuvre des activités conçues pour atteindre trois principaux objectifs :

• administrer et améliorer le rendement des dépenses gouvernementales pour la publicité, sur les plans du coût-efficacité et de l’efficacité des campagnes;
• justifier l’investissement de l’argent des contribuables dans les communications publicitaires;
• protéger le gouvernement contre toute remise en question de ses stratégies de dépenses en justifiant toutes ses dépenses et activités.

Principales activités

• Gestion des contrats de deux nouvelles agences médiatiques attitrées : l’agence attitrée de planification et d’achat de placements média et l’agence attitrée des avis réglementaires et législatifs, des appels d’offres et des offres d’emploi.
• Planification d’un processus concurrentiel pour l’attribution d’un contrat de vérification des coûts reliés aux médias.
• Intégration des médias numériques, sans s’en tenir aux médias traditionnels.
• Établissement d’indicateurs clés de rendement servant à évaluer le rendement des campagnes médiatiques et fourniture de diagnostics visant à mettre en œuvre des stratégies d’optimisation des ressources médiatiques et de l’efficacité des médias.

3. Services consultatifs en communications

La Commission reconnaît le besoin constant d’améliorer les services consultatifs en communications. Les cadres supérieurs de la Commission ainsi que le président et les membres du conseil provenant du secteur privé continueront de centraliser leur expertise en marketing et leurs conseils en communications au service des directions des communications clientes de tous les ministères et organismes gouvernementaux.

La Commission continuera de pourvoir à l’expertise de haut niveau du secteur demandée par les ministères et les organismes clients.

4. Gestion, surveillance et supervision des contrats

La Commission a réintroduit, en 2017, un questionnaire d’assurance de la qualité, court mais efficace, sollicitant les conseils et l’analyse des deux parties à toute entente à l’achèvement du contrat attribué. Une fois rempli, le questionnaire vient se greffer au dossier sur lequel s’appuiera la Commission dans ses délibérations futures relativement à l’efficacité et à la qualité des services dispensés par toute agence de communication dans le cadre d’un contrat. Le ministère signataire du contrat et l’agence remplissent tous deux des questionnaires pour les dossiers sur les groupes de la Commission.

5. Formation

Fidèle à sa volonté d’optimiser les ressources, la Commission offre aussi aux clients des programmes de formation afin d’améliorer l’efficacité de la production de messages concernant les programmes et de réaliser de plus grandes économies, optimisant ainsi l’argent des contribuables. Les intervenants sont d’avis qu’il est primordial de combler le besoin de formation en matière de communications.

Les programmes de formation ont trait aux activités de communications marketing telles que les médias numériques et sociaux, la gestion des relations client/agence, la préparation et la présentation des dossiers de l’agence, l’établissement d’équipes de communications efficaces, la planification de projets de communications, l’élaboration et la gestion des budgets.

6. Fonds de communications ministérielles

La Commission administre le Fonds des communications ministérielles pour appuyer les compagnes de publicité dans divers médias ethniques et autochtones. Le Fonds est aussi disponible pour les initiatives ministérielles approuvées. Les ministères clients doivent présenter à la Commission une demande de financement en bonne et due forme et les détails complets du programme. La Commission reçoit et approuve annuellement une moyenne de quatre à cinq demandes.

7. Relations avec le secteur

La Commission a la responsabilité d’entretenir en permanence une relation productive et positive avec les secteurs des communications et de la publicité.

Les soumissionnaires non retenus dans le cadre du processus concurrentiel ont droit à une séance d’information détaillée, service visant à faire en sorte qu’ils soient mieux préparés lorsqu’une autre occasion se présentera. Les candidats qui sont éliminés avant l’inscription des candidats retenus peuvent aussi demander un entretien. Ce sont habituellement l’administrateur délégué et le conseiller principal en communications qui mènent ces discussions, auxquelles participent, lorsque cela est nécessaire, les membres de la Commission ayant participé à la sélection.

Les entretiens consistent en un examen quantitatif et qualitatif de la soumission ou de la présentation du soumissionnaire. Le secteur a toujours réagi favorablement aux entretiens de la Commission. De nombreux fournisseurs ont signalé avoir tiré profit des commentaires formulés en améliorant les soumissions ou présentations qu’ils ont faites par la suite.

Budget, finances et personnel

1. Ressources financières

La Commission administre une affectation budgétaire de 1,1693 million de dollars pour les salaires, les avantages sociaux, les dépenses de fonctionnement et le Fonds des communications ministérielles.

Commission de révision de la publicité | Plan triennal (en millions de dollars)

2. Personnel

La Commission compte un personnel de cinq équivalents temps plein :

• un administrateur délégué;
• un conseiller principal en communications et secrétaire du conseil d’administration;
• un conseiller principal en communications;
• un administrateur, agence médiatique attitrée;
• un coordonnateur de l’information.

3. Conseil d’administration de la Commission

Le Conseil d’administration actuel comprend un président à temps partiel et sept (7) intervenants du secteur privé. Tous ont fait l’objet d’une nomination ministérielle, conformément à la Directive concernant les organismes et les nominations du Conseil de gestion du gouvernement.

Lorsqu’ils travaillent pour la Commission, les membres du secteur privé sont rémunérés au taux de 463 $ par jour. Le président, quant à lui, est rémunéré au taux de 730 $ par jour.

Président à temps partiel :

Robert Pattillo

Membres à temps partiel du secteur privé :

• Charlie Angelakos, vice-président aux affaires juridiques et générales – Brasseries Labatt du Canada
• Heather MacLean, présidente – prospeakers.com
• Freda Colbourne, présidente – Colbourne Consulting
• Beverly Ritz
• Jack Fleischmann
• George McNeillie
• Casey Roswell, consultant indépendant

Rôle dans les initiatives de tiers

La Commission soutient les intérêts et les initiatives de plusieurs organisations importantes du secteur des communications, notamment l’Association canadienne des annonceurs, les Normes canadiennes de la publicité et l’Institute of Communications Agencies.

Les Normes canadiennes de la publicité (NCP)

Les Normes canadiennes de la publicité (NCP) constituent l’organisme national, sans but lucratif, d’autoréglementation de la publicité. À ce titre, il a pour mission de favoriser la confiance du public dans la publicité et d’assurer l’intégrité et la viabilité de la publicité au Canada au moyen d’une autoréglementation responsable de l’industrie.

En tant qu’organisme d’autoréglementation de la publicité au Canada, NCP administre le Code canadien des normes de la publicité, qui fixe les critères d’acceptabilité de la publicité et constitue la base de l’examen et du règlement des plaintes des consommateurs et des entreprises du secteur. La Commission de révision de la publicité en est membre et assiste à l’assemblée générale annuelle de NCP.

Association canadienne des annonceurs (ACA)

La Commission assiste régulièrement, en tant que membre, aux séminaires et aux présentations de l’ACA tout au long de l’année, ainsi qu’à son assemblée générale annuelle et au forum des dirigeants.

L’ACA est une organisation réservée aux membres. Elle les aide à maximiser la valeur de leurs investissements dans toutes les formes de communications marketing en maximisant le rendement de ces communications.

L’ACA mène les négociations, au nom du secteur de la publicité, avec l’Alliance of Canadian Cinema, Television and Radio Artists (ACTRA) pour la création de la convention collective qui fournira à quelque 22 000 artistes professionnels interprètes de la télévision, du cinéma, des médias numériques et de la radio, une rémunération et des conditions de travail équitables. Ce rôle de l’ACA est de la plus haute importance, car les résultats de ces négociations auront des répercussions financières sur le coût de la publicité et, conséquemment, sur les budgets de toutes les directions des communications du gouvernement de l’Ontario.

Institute of Communication Agencies (ICA)

L’Institute of Communication Agencies représente les agences de publicité et de communications du Canada. Cette organisation fait la promotion de pratiques exemplaires et de normes supérieures. Elle est la source d’information, de services consultatifs et de formation la plus importante dans le secteur de la publicité et des communications au Canada. Elle élabore des directives en matière de pratiques exemplaires, de programmes et d’initiatives pour améliorer ses agences, parmi lesquelles nous choisissons les fournisseurs que nous inscrivons dans nos groupes.

L’ICA participe également aux négociations menées par l’ACTRA, et les appuie.
Rien n’est exigé de ces tiers en matière de reddition de comptes. Chacun d’eux respecte les codes de conduite et d’éthique reconnus par le secteur.

Activités de communication

L’auditoire multiple de la Commission comprend :

• le grand public;
• les secteurs de la publicité et des communications;
• le personnel des communications de tous niveaux dans les ministères et les organismes gouvernementaux;
• le personnel attaché au ministre;
• les organismes centraux.

Les messages clés communiqués à cet auditoire portent sur les directives gouvernementales en matière d’acquisition ainsi que les directives, les processus et les services offerts de la Commission.

La Commission poursuivra son programme étendu de sensibilisation aux communications pour les clients gouvernementaux, en tenant notamment des séminaires et des réunions avec les directions des communications et en présentant des exposés à des intervenants du gouvernement.

Les communications ont été améliorées par la distribution de guides d’utilisateur électroniques exhaustifs aux entreprises figurant dans les groupes et aux fournisseurs attitrés de services du gouvernement. Ces guides contiennent des directives détaillées et des instructions sur l’utilisation et l’acquisition de services de communications et de publicité, ainsi que des modèles et des outils de soutien.

De plus, le site intranet de la Commission favorise encore plus l’amélioration des capacités et l’efficacité.

Mesures de rendement

Commission – Évaluations des ministères et organismes gouvernementaux

Rendement et résultat
Mise en œuvre de la dernière version de la Directive sur l’approvisionnement en matière de publicité, de relations publiques et avec les médias et de services de création et de communications.

Calendrier
Présentation annuelle des rapports sur les services de communications créatives et de publicité par les ministères et les organismes gouvernementaux.

Contexte
Assurer le respect des lignes directrices et des politiques du gouvernement dans le cadre de l’acquisition équitable, ouverte et transparente de services de publicité, de relations publiques, de communications, de consultation et de création.

Commission − Évaluations des opérations

Rendement et résultat
Conformité à plus de 39 exigences gouvernementales en matière de services de communications et de publicité, par des sélections concurrentielles de deuxième étape parmi les fournisseurs ayant déjà des contrats avec le gouvernement.

Calendrier
En cours

Contexte

Mise en œuvre de processus de sélection concurrentiels équitables et transparents pour l’acquisition de services gouvernementaux de communications et de publicité, et optimisation de ces processus afin de répondre aux besoins des organismes gouvernementaux et des ministères.

Intranet

Rendement et résultat

Augmentation de l’utilité du site intranet de la Commission par l’ajout et l’actualisation d’information et d’outils.

Calendrier
En cours

Contexte
Simplification de l’accès, pour l’ensemble du gouvernement, à de l’information précise et actualisée sur l’acquisition et l’utilisation de contrats gouvernementaux de communications et de publicité et sur les services offerts par la Commission.

Consultation

Rendement et résultat
Services consultatifs et formation offerts aux ministères et aux organismes gouvernementaux clients pour améliorer la connaissance et les compétences en matière d’approvisionnement et de communications.

Calendrier
Réunions du Bureau du Conseil des ministres/conseil d’administration

Contexte
Connaissance et application de la directive sur l’approvisionnement en matière de communications et des pratiques exemplaires de la Commission.

Commission − Évaluations des programmes

Rendement et résultat

Gestion des médias

Vérification de l’analyse comparative des coûts et compte rendu sur l’optimisation des ressources.

Calendrier
Rapport annuel

Contexte

Ensuring the delivery of value for money by the Media Planning & Buying AOR.

Deuxième étape

Rendement et résultat
Les sélections de fournisseurs parmi les contractants ministériels s’achèveront dans les 20 jours ouvrables suivant la réception de l’énoncé du projet d’un client approuvé.

Calendrier
En cours

Contexte

La vitesse de la prestation de services peut se révéler d’une grande importance pour les ministères. Les organisations clientes ont généralement besoin d’un fournisseur de communications ou de publicité dans le mois suivant leur premier contact avec la Commission.

Projet pilote de la deuxième étape

Rendement et résultat
La Commission élaborera et mettra en œuvre un projet pilote dans lequel tous les fournisseurs compétents parmi les fournisseurs attitrés seront invités à déclarer leur intérêt et à fournir de l’information pour aider la Commission à déterminer leurs qualités et leurs aptitudes.

Calendrier
T2 ou T3

Contexte
La durée des contrats des fournisseurs attitrés est de trois à cinq ans. Cela nous permettra de suivre et de surveiller les changements survenant chez les fournisseurs au fil du temps, c.-à-d. dotation en personnel, aptitudes et expérience, nouveaux outils et plus encore.

Fonds de communications ministérielles

Rendement et résultat
Les demandes de financement seront traitées dans les cinq jours ouvrables, après l’examen de tous les documents exigés.

Calendrier
En cours

Contexte
Les ministères clients s’attendent généralement à une décision rapide qui leur permettra de prévoir avec précision les exigences financières. Ce processus entraînera habituellement un examen attentif du plan médiatique proposé.

Commission − Normes de qualité du service

Rendement et résultat

Prestation des services aux clients

Prestation d’un sondage parmi les clients de la Commission au cours des 18 derniers mois.

Calendrier
T3 2018-2019

Contexte
Obtention régulière et rapide de commentaires des clients afin de maintenir les niveaux élevés de satisfaction et de prestation des services.

Service à la clientèle − Communications

Rendement et résultat
Correspondence responses will be prepared within 10 working days from date of receipt.

Calendrier
En cours

Contexte
La Commission observera les normes de service usuelles de la Fonction publique de l’Ontario, comme le stipule la directive sur les services de la FPO.