Issued 1 avril 2003
Révision 3 septembre 2009
Réédité octobre 2023 : (aucun changement de mode de fonctionnement)

Objet et application

Le plan d’activités permet au collège de planifier ses activités pendant l’exercice financier, selon le cadre décrit dans le plan stratégique. Le plan d’activités décrit à l’intention du public et du gouvernement les résultats opérationnels que le collège prévoit atteindre au cours de l’exercice en question. Le ministère des Collèges et Universités (anciennement ministère de la Formation et des Collèges et Universités s’) s’appuie sur les données fournies dans le plan d’activités du collège pour guider et éclairer la planification et l'élaboration des politiques du gouvernement.

L’article 8 du Règlement de l’Ontario 34/03 pris en application de la Loi de 2002 sur les collèges d’arts appliqués et de technologie de l’Ontario stipule que les collèges sont tenus rendre public le plan d’activités et de le présenter au ministre. L’article 9 porte sur l’obligation pour un collège d’avoir un budget équilibré.

Cette procédure opérationnelle, qui s’applique à tous les collèges, prévoit les exigences minimales, soit un plan d’activités annuel et un plan de redressement en cas de déficit.

Le plan d’activités doit être présenté tous les ans le 30 juin.

Obligations

Chaque collège doit préparer pour chaque exercice financier un plan d’activités en harmonie avec la vision, les activités de base et les buts établis dans le plan stratégique. Le collège détermine la présentation qui convient au plan d’activités, de façon que celui-ci reflète comme il se doit la culture et la situation locales.

Les collèges qui comptent des filiales, que celles-ci soient à but lucratif ou non lucratif, ou des fondations, doivent veiller à ce que celles-ci respectent pleinement les exigences en matière de rapports stipulées dans la Directive exécutoire du Ministère sur les activités des entrepreneurs (par exemple, ces filiales doivent fournir tous les ans un budget, un rapport annuel et des états financiers vérifiés conformément aux exigences du protocole d’entente entre la filiale et le collège).

Le plan d’activités, qui s’axe autour des affaires du collège, doit comprendre les renseignements suivants à propos de l’exercice financier pour lequel il est préparé :

  • énoncé des résultats opérationnels et déterminer les buts et les objectifs du collège
  • une description des principales mesures que le collège prendra au cours de l’exercice pour arriver à atteindre les résultats opérationnels
  • une description des facteurs importants sur lesquels le collège n’exerce aucun contrôle et qui auront probablement un effet sur l’atteinte des résultats
  • une description de la façon dont le collège saura s’il est parvenu à atteindre les résultats prévus à la fin de l’exercice
  • le budget de l’exercice

Il est reconnu qu’un collège doit protéger sa position concurrentielle. Un collège doit trouver un équilibre entre le besoin de faire preuve de transparence et celui de protéger des renseignements exclusifs.

Au cours de l’exercice financier, le chef de la direction (par exemple, président(e)) doit faire rapport de temps à autre au conseil d’administration, comme celui-ci l’a déterminé, des résultats qui ont été atteints par rapport au plan d’activités. Lorsque le rendement voulu n’a pas été atteint, le conseil d’administration doit s’assurer que des mesures correctives sont prises.

Budgets

Les collèges sont tenus de présenter un budget annuel et des prévisions budgétaires provisoires en fin d’exercice se fondant sur les soldes financiers au 30 novembre, au plus tard le 30 juin et le 8 janvier de chaque année respectivement.

Le budget annuel qui, dans une situation normale devrait être équilibré, doit comprendre :

  • les principales conjectures, y compris les inscriptions et les subventions prévues
  • les besoins en capital et de fonctionnement
  • l’excédent / le déficit prévu en cours d’exercice

Contactez colleges.unit@ontario.ca si vous avez des questions sur le format du budget annuel et des prévisions budgétaires provisoires.

La réserve de fonctionnement accumulée est accessible à titre de source de recettes pour équilibrer les dépenses avec ces dernières. Chaque collège doit s’efforcer de maintenir la réserve de fonctionnement accumulée (fond se composant des excédents accumulés qui a été mis de côté sans l’incidence de la comptabilité d’exercice) qui sera disponible pour mener à bien les affaires à l’avenir.

Le conseil d’administration doit approuver le budget annuel et les prévisions budgétaires provisoires en fin d’exercice.

Publication du plan d’activités

Le plan d’activités doit être rendu public, soit en :

  • l’affichant sur le site Web du collège
  • permettant aux personnes qui n’ont pas accès à Internet de se le procurer gratuitement

Des copies intégrales du plan d’activités doivent être fournies au :

Soumission du plan d’activités

Le plan d’activités du collège, que le conseil d’administration aura approuvé, doit être envoyé par courriel à la :

Directrice ou au directeur de la Direction des collèges
Ministère des Collèges et Universités
colleges.unit@ontario.ca

Ce courriel doit indiquer où se trouve le plan d’activités sur le site Web du collège.

Date limite

Soumettre chaque année aux dates suivantes :

  • 30 juin au plus tard le 30 juin de chaque année
  • 8 janvier : projection provisoire de fin d’exercice fondée sur les soldes financiers du 30 novembre

Plan de redressement en cas de déficit

Le conseil d’administration veille à ce que le budget de chaque exercice du collège soit équilibré, comme le stipule l’article 9 du Règlement de l’Ontario 34/03.

S’il semble que le collège ne sera pas en mesure d’équilibrer son budget au cours d’un exercice et que, d’après le conseil d’administration, il accumulera inévitablement un déficit, le collège demande l’approbation du ministre, conformément à l’article 9 du Règlement de l’Ontario 34/03. Un plan de redressement couvrant la période nécessaire (en général deux années consécutives) pour éliminer le déficit accumulé doit accompagner la demande, comme prévu dans la Directive exécutoire du ministre sur la gouvernance et la responsabilité.

En vertu de cette procédure opérationnelle, on entend par excédent / déficit accumulé le montant calculé à partir de l’actif net non affecté et le total de l’excédent de l'actif net affecté à l’interne (une somme positive indique un excédent et une somme négative un déficit) qui apparaît ou apparaîtra, selon les prévisions, dans les états financiers de fin d’exercice préparés conformément aux principes comptables généralement reconnus (PCGR).

L'actif net affecté à l’interne qui est clairement indiqué dans les états financiers à titre de bourses d’études ou d’aide financière aux étudiants et aux étudiantes est comptabilisé comme actif net détenu à titre de dotations et n’est pas pris en compte pour déterminer un excédent / déficit.

Procédure pour obtenir l’approbation du ministre

  1. La présidente ou le président du conseil d’administration doit envoyer une demande d’approbation au ministre pour que le collège puisse dresser un budget déficitaire pour l’exercice financier en question et assurer le fonctionnement de l’établissement pendant cette période. Le plan d’activités de l’exercice financier et un plan de redressement visant l’élimination du déficit doivent accompagner la demande d’approbation.
  2. Le personnel du collège doit demander conseil au personnel ministériel à propos de l’élaboration du plan de redressement.
  3. Dans le cadre du plan de redressement, il est prévu que le collège prenne toutes les mesures voulues pour éliminer le déficit accumulé.
  4. Dès qu’il reçoit l’approbation par écrit du ministère d’établir un budget déficitaire, le collège fait régulièrement rapport au ministre pendant la période de redressement, ainsi qu’il l’est indiqué dans la lettre d’approbation.

Récapitulation des responsabilités

Collèges d’arts appliqués et de technologie

Un collège doit :

  • élaborer et mettre en œuvre le plan d’affaires conformément au budget et au plan de relance, selon les besoins.
  • S’assurer que le plan d’affaires répond aux exigences de cette procédure opérationnelle.
  • présenter tous les ans au plus tard le 30 juin le plan d’activités au ministère
  • s’assurer que le plan d’activités est rendu public
  • surveiller le rendement par rapport au plan d’activités, en rendre compte dans le rapport annuel et prendre les mesures qui s’imposent

Ministère des Collèges et Universités

Le ministère doit :

  • utiliser les plans d’activités pour conseiller et éclairer la planification et l’élaboration des politiques gouvernementales
  • conseiller les collèges à propos de l’élaboration des plans de redressement
  • surveiller les progrès accomplis par le collège pour éliminer un déficit accumulé
  • travailler de concert avec le système collégial ou des collèges particuliers pour encourager la prise de mesures correctives lorsque les priorités provinciales ne sont pas satisfaites ou que les résultats prévus ne sont pas atteints