Plan d’activités procédure opérationnelle pour tous les collèges d’arts appliqués et de technologie

Objet et application

Le plan d’activités permet au collège de planifier ses activités pendant l’exercice financier, selon le cadre décrit dans le plan stratégique. Le plan d’activités décrit à l’intention du public et du gouvernement les résultats opérationnels que le collège prévoit atteindre au cours de l’exercice en question. Le ministère s’appuie sur les données fournies dans le plan d’activités du collège pour guider et éclairer la planification et l'élaboration des politiques du gouvernement.

L’article 8 du Règlement de l’Ontario 34/03 pris en application de la Loi de 2002 sur les collèges d’arts appliqués et de technologie de l’Ontario stipule que les collèges sont tenus rendre public le plan d’activités et de le présenter au ministre. L’article 9 porte sur l’obligation pour un collège d’avoir un budget équilibré.

Cette procédure opérationnelle, qui s’applique à tous les collèges, prévoit les exigences minimales, soit un plan d’activités annuel et un plan de redressement en cas de déficit.

Le plan d’activités doit être présenté tous les ans le 30 juin.

Obligations

Chaque collège doit préparer pour chaque exercice financier un plan d’activités en harmonie avec la vision, les activités de base et les buts établis dans le plan stratégique. Le collège détermine la présentation qui convient au plan d’activités, de façon que celui-ci reflète comme il se doit la culture et la situation locales.

Les collèges qui comptent des filiales, que celles-ci soient à but lucratif ou non lucratif, ou des fondations, doivent veiller à ce que celles-ci respectent pleinement les exigences en matière de rapports stipulées dans la Directive exécutoire du Ministère sur les activités des entrepreneurs (par exemple, ces filiales doivent fournir tous les ans un budget, un rapport annuel et des états financiers vérifiés conformément aux exigences du protocole d’entente entre la filiale et le collège).

Le plan d’activités, qui s’axe autour des affaires du collège, doit comprendre les renseignements suivants à propos de l’exercice financier pour lequel il est préparé :

• énoncé des résultats opérationnels et déterminer les buts et les objectifs du collège
• une description des principales mesures que le collège prendra au cours de l’exercice pour arriver à atteindre les résultats opérationnels
• une description des facteurs importants sur lesquels le collège n’exerce aucun contrôle et qui auront probablement un effet sur l’atteinte des résultats
• une description de la façon dont le collège saura s’il est parvenu à atteindre les résultats prévus à la fin de l’exercice
• le budget de l’exercice

Il est reconnu qu’un collège doit protéger sa position concurrentielle. Un collège doit trouver un équilibre entre le besoin de faire preuve de transparence et celui de protéger des renseignements exclusifs.

Au cours de l’exercice financier, le chef de la direction (par exemple, président(e)) doit faire rapport de temps à autre au conseil d’administration, comme celui-ci l’a déterminé, des résultats qui ont été atteints par rapport au plan d’activités. Lorsque le rendement voulu n’a pas été atteint, le conseil d’administration doit s’assurer que des mesures correctives sont prises.

Budget annuel

Les collèges sont tenus de soumettre un budget annuel au plus tard le 30 juin de chaque année, ainsi qu'une projection intermédiaire de fin d'année basée sur les soldes financiers du 30 novembre au plus tard le 8 janvier de chaque année via le Système d'information financière des collèges.

Le budget annuel qui, dans une situation normale devrait être équilibré, doit comprendre :

• les principales conjectures, y compris les inscriptions et les subventions prévues
• les besoins en capital et de fonctionnement
• l’excédent / le déficit prévu en cours d’exercice

Contactez cfis.support@ontario.ca si vous avez des questions sur le format du budget annuel et des prévisions budgétaires provisoires.

La réserve de fonctionnement accumulée est accessible à titre de source de recettes pour équilibrer les dépenses avec ces dernières. Chaque collège doit s’efforcer de maintenir la réserve de fonctionnement accumulée (fond se composant des excédents accumulés qui a été mis de côté sans l’incidence de la comptabilité d’exercice) qui sera disponible pour mener à bien les affaires à l’avenir.

Le conseil d’administration doit approuver le budget annuel et les prévisions budgétaires provisoires en fin d’exercice.

Publication du plan d’activités

Le plan d’activités doit être rendu public, soit en :

• l’affichant sur le site Web du collège
• permettant aux personnes qui n’ont pas accès à Internet de se le procurer gratuitement

Des copies intégrales du plan d’activités doivent être fournies au :

• Conseil des employeurs des collèges
• Conseil ontarien de la qualité de l'enseignement supérieur

Soumission du plan d’activités

Le plan d’activités du collège, que le conseil d’administration aura approuvé, doit être envoyé par courriel au :

Directeur, Direction des programmes d'enseignement postsecondaire 
Ministère des Collèges et Universités, de l’Excellence en recherche et de la Sécurité

colleges.unit@ontario.ca

Ce courriel doit indiquer où se trouve le plan d’activités sur le site Web du collège.

Date limite

Soumettre chaque année aux dates suivantes :

• 30 juin au plus tard le 30 juin de chaque année
• 8 janvier : projection provisoire de fin d’exercice fondée sur les soldes financiers du 30 novembre

Plan de redressement en cas de déficit

Le conseil d’administration veille à ce que le budget de chaque exercice du collège soit équilibré, comme le stipule l’article 9 du Règlement de l’Ontario 34/03.

Dans l’un ou l’autre des cas suivants, le conseil d’administration d’un collège ne doit pas approuver un projet de budget annuel tant que le conseil n’a pas fourni au ministre un plan de redressement approprié conformément à ses directives, et tant que le conseil n’a pas reçu l’approbation du ministre à l’égard du budget :

1. Il semble que le budget du collège ne sera pas équilibré au cours d’un exercice et le ministère a déterminé, selon le cadre d’évaluation des risques financiers qu’il a établi, que le collège nécessite le niveau de mesures correctrices le plus élevé.
2. Il semble que le budget du collège ne sera pas équilibré au cours d’un exercice et que la valeur de l’actif net disponible du collège est négative, ou elle le sera au cours de la période budgétaire selon les prévisions.

Les actifs nets disponibles (AND) correspondent à la somme des actifs nets non affectés et des actifs nets affectés en interne, à l'exclusion des avantages futurs aux employés, utilisés pour évaluer la liquidité des réserves financières d'une institution disponibles pour répondre à ses obligations. Les actifs nets affectés en interne sont des fonds désignés par l'organe de gouvernance du collège pour un objectif précis, comme des projets d'immobilisations ou l'aide financière aux étudiants. Ces fonds ne sont pas affectés par des restrictions externes (c'est-à-dire par des donateurs ou la législation), mais le collège a choisi de les mettre de côté pour un usage particulier.

Procédure pour obtenir l’approbation du ministre

1. Le président du conseil des gouverneurs doit écrire au ministre pour demander l'approbation afin que le collège puisse budgétiser et fonctionner avec soit des actifs nets disponibles négatifs, soit une cote de risque financier élevée pour l'exercice visé. La demande d'approbation doit être accompagnée du plan d'affaires pour l'exercice et d'un plan de redressement pour éliminer le déficit.
2. Le personnel du collège doit demander conseil au personnel ministériel à propos de l’élaboration du plan de redressement.
3. Dans le cadre du plan de redressement, il est prévu que le collège prenne toutes les mesures voulues pour éliminer le déficit.
4. Dès qu’il reçoit l’approbation par écrit du ministère d’établir un budget déficitaire, le collège fait régulièrement rapport au ministre pendant la période de redressement, ainsi qu’il l’est indiqué dans la lettre d’approbation.

Récapitulation des responsabilités

Collèges d’arts appliqués et de technologie

Un collège doit :

• élaborer et mettre en œuvre le plan d’affaires conformément au budget et au plan de relance, selon les besoins.
• S’assurer que le plan d’affaires répond aux exigences de cette procédure opérationnelle.
• présenter tous les ans au plus tard le 30 juin le plan d’activités au ministère
• s’assurer que le plan d’activités est rendu public
• surveiller le rendement par rapport au plan d’activités, en rendre compte dans le rapport annuel et prendre les mesures qui s’imposent

Ministère des Collèges et Universités, de l’Excellence en recherche et de la Sécurité

Le ministère doit :

• utiliser les plans d’activités pour conseiller et éclairer la planification et l’élaboration des politiques gouvernementales
• conseiller les collèges à propos de l’élaboration des plans de redressement
• surveiller les progrès accomplis par le collège pour éliminer un déficit accumulé
• surveiller la santé financière d’un collège grâce au Cadre de responsabilité financière des collèges
• travailler de concert avec le système collégial ou des collèges particuliers pour encourager la prise de mesures correctives lorsque les priorités provinciales ne sont pas satisfaites ou que les résultats prévus ne sont pas atteints