Protocole d’entente entre le ministre de l’Agriculture, de l’Alimentation et de l’Agroentreprise et le président de la Commission de protection financière des éleveurs de bétail

Lisez le protocole d’entente qui détaille la relation avec le ministre, les rôles et responsabilités ainsi que les attentes du conseil d’administration.

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Les signataires du présent protocole d’entente (PE) conviennent de ce qui suit :

1. Préambule

Les organismes provinciaux rendent des services importants et précieux à la population de l’Ontario. Dans le cadre de la prestation de ces services publics, les organismes provinciaux sont responsables à l’égard du gouvernement par l’intermédiaire du ministre responsable.
Les organismes provinciaux utilisent les ressources publiques de manière efficiente et efficace pour s’acquitter de leurs mandats, tels qu’ils sont établis par leurs actes constitutifs respectifs conformément aux principales priorités du gouvernement provincial. Leurs activités sont guidées par les principes clés de la Directive concernant les organismes et les nominations.
Les parties au présent PE reconnaissent que l’organisme visé fait partie du gouvernement et doit se conformer à la législation, aux directives, aux politiques et aux lignes directrices gouvernementales qui lui sont applicables, y compris celles concernant les ressources humaines, tout en tenant compte des obligations que leur imposent les conventions collectives et les négociations.

2. Objectif

Le présent protocole d’entente (PE) vise les objectifs suivants :
- Établir les rapports de responsabilité entre le ministère de l’Agriculture, de l’Alimentation et de l’Agroentreprise et le président de la Commission de protection financière des éleveurs de bétail.
- Préciser les rôles et les responsabilités du ministre, du président, du sous-ministre, du conseil d’administration de l’organisme et de l’agent de liaison du conseil.
- Préciser les dispositions opérationnelles, administratives, financières, en matière de dotation en personnel, de vérification des comptes et de communication de l’information entre la Commission de protection financière des éleveurs de bétail et le ministère de l’Agriculture, de l’Alimentation et de l’Agroentreprise.
Le présent PE doit être lu à la lumière de la Loi sur le recouvrement du prix des produits agricoles, L.R.O. 1990, chap. F.10. Le présent PE n’a pas d’incidence sur les pouvoirs de l’organisme énoncés dans la Loi sur le recouvrement du prix des produits agricoles, L.R.O. 1990, chap. F.10, ne les modifie pas, ne les limite pas et est sans effet sur les responsabilités des parties aux termes de la loi. En cas de divergence entre le présent PE et une loi quelconque, la loi prévaut. De la même manière, en cas de conflit entre le présent PE et des directives gouvernementales applicables, celles-ci prévalent.
Le présent PE remplace le protocole d’entente établi entre les mêmes parties aux mêmes fins le 5 juin 2017.

3. Définitions

Les définitions qui suivent s’appliquent au présent PE.

« DON » : la version la plus récente de la Directive concernant les organismes et les nominations publiée par le Conseil de gestion du gouvernement (CGG);
« organisme » ou « organisme provincial » : la Commission de protection financière des éleveurs de bétail (CPFEB);
« agent de liaison » : un représentant de l’organisme choisi pour travailler avec le ministère au nom de l’organisme;
« rapport annuel » : le rapport annuel mentionné à l’article 10.2 du présent PE;
« directives gouvernementales applicables » : les directives, politiques, normes et lignes directrices gouvernementales qui s’appliquent à l’organisme;
« système d’intelligence artificielle » : un système automatisé qui, pour des objectifs explicites ou implicites, fait des déductions à partir d’entrées qu’il reçoit afin de générer des résultats tels que des prévisions, des contenus, des recommandations ou des décisions qui peuvent influer sur des environnements physiques ou virtuels;
« conseil » : le conseil d’administration de la Commission de protection financière des éleveurs de bétail;
« plan d’activités » : le plan d’activités annuel mentionné à l’article 10.1 du présent PE;
« président » : le président de la Commission de protection financière des éleveurs de bétail;
« acte constitutif » : la Loi sur le recouvrement du prix des produits agricoles, L.R.O. 1990, chap. F.10 qui établit l’organisme;
« consultant » : une personne physique ou morale qui, en vertu d’une entente, autre qu’un contrat de travail, fournit des conseils d’expert ou des conseils stratégiques et des services connexes pour qu’ils soient pris en considération en vue de prendre une décision;
« sous-ministre » : sous-ministre du ministère de l’Agriculture, de l’Alimentation et de l’Agroentreprise;
« cadre désigné » : un cadre désigné défini dans la Loi de 2014 sur la rémunération des cadres du secteur parapublic, L.O. 2014;
« Loi sur le Conseil exécutif » : la Loi sur le Conseil exécutif, L.R.O. 1990, chap. E.25, dans sa version modifiée;
« LAIPVP » : la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée, L.R.O. 1990, chap. F.31, dans sa version modifiée;
« exercice » : la période comprise entre le 1^er avril et le 31 mars de l’année suivante;
« fonds » : renvoie collectivement au fonds pour les éleveurs de bétail;
« gouvernement » : le gouvernement de l’Ontario;
« CGG » : le Conseil de gestion du gouvernement;
« membre » : personne nommée à l’organisme par le ministre, à l’exception des personnes employées ou nommées par l’organisme comme membre de son personnel;
« ministre » : le ministre de l’Agriculture, de l’Alimentation et de l’Agroentreprise ou toute autre personne qui peut avoir été désignée à l’occasion à titre de ministre responsable en ce qui a trait au présent PE en vertu de la Loi sur le Conseil exécutif, L.R.O. 1990, chap. E.25, dans sa version modifiée;
« ministre des Finances » : le ministre des Finances ou toute autre personne désignée selon les besoins en vertu de la Loi sur le Conseil exécutif;
« ministère » : le ministère de l’Agriculture, de l’Alimentation et de l’Agroentreprise ou tout successeur de ce ministère;
« PE » : le présent protocole d’entente signé par le ministre et le président;
« FPO » : la fonction publique de l’Ontario;
« autres actes » : la Loi sur les fiduciaires;
« président du Conseil du Trésor » : le président du Conseil du Trésor ou toute personne désignée selon les besoins en vertu de la Loi sur le Conseil exécutif;
« CFP » : la Commission de la fonction publique;
« LFPO » : la Loi de 2006 sur la fonction publique de l’Ontario, L.O. 2006, chap. 35, annexe A, dans sa version modifiée;
« SCT » : le Secrétariat du Conseil du Trésor;
« CT/CGG » : le Conseil du trésor ou le Conseil de gestion du gouvernement.

Pouvoirs légaux et mandat de l’organisme

Le pouvoir légal de la Commission de protection financière des éleveurs de bétail est énoncé dans la Loi sur le recouvrement du prix des produits agricoles, L.R.O. 1990, chap. F.10.
Le mandat de l’organisme provincial est précisé dans la Loi sur le recouvrement du prix des produits agricoles, L.R.O. 1990, chap. F.10, qui énonce que les attributions de l’organisme sont les suivantes :
1. gérer son fonds;
2. étudier les réclamations qui lui sont présentées en vertu de la présente loi et en déterminer la validité;
3. accepter ou refuser le paiement intégral ou partiel des réclamations et fixer les montants et le mode de paiement;
4. recouvrer les sommes auxquelles il a droit en vertu de la présente loi, notamment au moyen d’une poursuite devant un tribunal compétent;
5. exercer les fonctions et pouvoirs prescrits par règlement.

4. Type d’organisme, fonctions et statut d’organisme public

L’organisme est considéré comme un organisme provincial régi par un conseil d’administration ayant une fonction d’organisme fiduciaire (avec un conseil d’administration) en vertu de la DON.
L’organisme est prescrit comme un organisme public et un organisme public rattaché à la Commission conformément au Règlement de l’Ontario 146/10 pris en application de la LFPO.

5. Statut de personnalité morale et d’organisme de la Couronne

L’organisme est une personne morale sans capital-actions qui relève du ministre. La Loi sur les personnes morales ou la Loi de 2010 sur les organisations sans but lucratif ne s’appliquent pas à l’organisme.

L’organisme est un organisme de la Couronne au sens de la Loi sur les organismes de la Couronne.
L’organisme provincial ne dispose pas des capacités, droits, pouvoirs et privilèges d’une personne physique pour mener à bien ses objectifs.

6. Principes directeurs

Les parties conviennent des principes suivants :

Responsabilisation : Les organismes provinciaux fournissent des services publics et doivent rendre des comptes au gouvernement par l’entremise du ministre responsable. Lorsqu’ils s’acquittent de leur mandat, les organismes provinciaux concilient la souplesse opérationnelle et la nécessité pour leur ministre de rendre des comptes au Cabinet, à l’Assemblée législative et à la population de l’Ontario. La responsabilité du ministre vis-à-vis de chaque organisme provincial ne peut être déléguée.

Chaque organisme provincial se conforme à toutes les lois applicables ainsi qu’aux directives et aux politiques de la fonction publique de l’Ontario (FPO). De plus, les organismes veillent à ce que leurs directives et politiques soient conformes à certaines directives, politiques et lignes directrices gouvernementales, notamment celles qui se rapportent aux ressources humaines, tout en tenant compte des obligations que leur imposent les conventions collectives et la négociation. Cela comprend les lois et les directives applicables relatives à l’approvisionnement.
Réceptivité : Les organismes provinciaux adaptent leur mandat et leurs activités aux priorités et à l’orientation du gouvernement. Une communication ouverte et uniforme entre les organismes provinciaux et leur ministère responsable contribue à faire en sorte que les priorités et l’orientation du gouvernement soient clairement comprises et aide à gérer les risques ou les problèmes à mesure qu’ils surviennent. Les organismes provinciaux offrent un service public d’excellente qualité qui répond aux besoins de la population qu’ils servent.
Efficience : Les organismes provinciaux utilisent les ressources publiques de manière efficiente et efficace pour s’acquitter de leurs mandats, tels qu’ils sont établis par leurs actes constitutifs respectifs. Ils exercent leurs activités de manière rentable et recherchent des gains d’efficacité dans l’ensemble de leur prestation de services et de leur administration.
Durabilité : Les organismes provinciaux exercent leurs activités de manière à ce que leur forme actuelle soit viable à long terme tout en offrant un service d’excellente qualité au public.
Transparence : La bonne gouvernance et les pratiques de responsabilisation des organismes provinciaux sont complétées par la transparence assurée par la publication des documents sur la gouvernance et la responsabilisation, y compris le plan d’activités, le rapport annuel, le PE et les renseignements sur les dépenses.
La prise de décisions impartiales est une exigence primordiale.

7. Rapports de responsabilité

7.1 Ministre

Le ministre doit :

rendre compte au Conseil des ministres et à l’Assemblée législative de l’accomplissement du mandat de l’organisme et de la conformité de ce dernier aux politiques gouvernementales et répondre des activités de l’organisme auprès de l’Assemblée législative;
attester, rendre compte et répondre auprès du Conseil du Trésor ou du Conseil de gestion du gouvernement du rendement de l’organisme et du respect par celui-ci de l’orientation du gouvernement, y compris des directives et des politiques opérationnelles applicables;
rendre compte au Conseil des ministres du rendement de l’organisme et du respect par celui-ci des politiques opérationnelles du gouvernement et de l’orientation générale de ses politiques.

7.2 Président

Le président, agissant au nom du conseil d’administration, doit :

rendre compte au ministre du rendement de l’organisme dans l’exécution de son mandat ainsi que dans la mise en œuvre des rôles et des responsabilités conférés au président par la Loi sur le recouvrement du prix des produits agricoles, L.R.O. 1990, chap. F.10, le présent PE et les diverses directives et politiques gouvernementales applicables.
rendre compte au ministre, sur demande, des activités de l’organisme;
assurer une diffusion rapide des communications avec le ministre concernant toute question qui a une incidence ou qui est raisonnablement susceptible d’avoir une incidence sur les responsabilités du ministre à l’égard de l’organisme;
rendre compte au ministre pour confirmer le respect par l’organisme de la législation, des directives gouvernementales et des politiques applicables en matière de comptabilité, de finances et de technologies de l’information.

7.3 Conseil d’administration

Le conseil d’administration doit rendre compte, par l’intermédiaire du président, au ministre de la surveillance et de la gouvernance de l’organisme, définir les buts, les objectifs et l’orientation stratégique de l’organisme présentés dans la lettre d’orientation annuelle, et s’acquitter des rôles et responsabilités qui lui sont assignés par la Loi sur le recouvrement du prix des produits agricoles, L.R.O. 1990, chap. F.10, le présent PE et les diverses directives et politiques gouvernementales applicables.

7.4 Sous-ministre

Le sous-ministre est subordonné au secrétaire du Conseil des ministres et est chargé d’aider le ministre à exercer une surveillance efficace des organismes provinciaux. Le sous-ministre doit rendre compte du rendement du ministère en ce qui a trait au soutien administratif et organisationnel fourni à l’organisme ainsi qu’à l’exécution des rôles et responsabilités qui lui sont attribués par le ministre, en vertu de la Loi sur le ministère de l’Agriculture, de l’Alimentation et des Affaires rurales, L.R.O. 1990, chap. M.16, le présent PE et les directives et les politiques gouvernementales applicables.

Le sous-ministre doit également attester au CT/CGG que l’organisme se conforme aux directives applicables, au meilleur de ses connaissances et de sa capacité.

7.5 Agent de liaison

L’organisme n’a pas de directeur général, et toutes les responsabilités incombent au conseil. L’organisme dispose d’une entente sur les niveaux de service, actuellement avec AgriCorp, pour soutenir la fonction et les opérations de gouvernance du conseil, comme le soutien financier et aux investissements. Dans le cadre de cette entente sur les niveaux de service, un agent de liaison, employé par AgriCorp, est chargé de fournir et de coordonner le soutien à la CPFEB.

L’agent de liaison est responsable devant l’organisme, par l’intermédiaire du président, du partage et de la coordination des renseignements entre l’organisme et le ministère. L’agent de liaison travaille sous la direction du président pour appliquer la politique et les décisions opérationnelles. L’agent de liaison rend compte des résultats du rendement de l’organisme à l’organisme, par l’intermédiaire du président.

8. Rôles et responsabilités

8.1 Ministre

Le ministre assume les responsabilités suivantes :

Rendre compte et se porter garant auprès de l’Assemblée législative des activités de l’organisme.
Rendre compte et se porter garant auprès du CT/CGG du rendement de l’organisme et de sa conformité aux directives applicables, aux politiques opérationnelles et aux orientations politiques du gouvernement.
Rencontrer le président au moins une fois par trimestre pour discuter des priorités du gouvernement et du ministère pour l’organisme, du rendement de l’organisme, du conseil et du président, des nouveaux enjeux et des nouvelles possibilités, des risques élevés de l’organisme et des plans d’action, y compris l’orientation sur les mesures correctives, au besoin; et du plan d’activités et des priorités en matière d’immobilisations de l’organisme.
1. Idéalement, les réunions ont lieu tous les trimestres. Le ministre peut déléguer certaines des réunions à un ministre associé ou à un adjoint parlementaire. Le ministre est tenu de rencontrer le président au moins deux fois par année, une réunion étant centrée sur le rendement de l’organisme, du conseil et du président.
2. Si le ministre estime que l’organisme présente un risque faible, il peut réduire le nombre de réunions à deux fois par an, au lieu d’une fois par trimestre, une réunion étant centrée sur le rendement de l’organisme, du conseil et du président.
Informer le président des priorités et des orientations politiques générales du gouvernement pour l’organisme, et définir les attentes pour l’organisme dans la lettre d’orientation annuelle.
Élaborer, en concertation avec le président, des indicateurs et des mécanismes appropriés quant aux résultats de l’organisme.
Prendre connaissance des conseils ou des recommandations du président concernant les candidats à une nomination ou au renouvellement de leur nomination au sein du conseil.
Procéder aux nominations et aux reconductions de mandat à l’organisme, conformément au processus de nomination de l’organisme établi par le CGG dans le cadre de la DON.
Déterminer, en tout temps, la nécessité d’un examen ou d’une vérification de l’organisme, mandater le président à entreprendre des examens ou des vérifications périodiques de l’organisme et recommander au CT/CGG des modifications à la gouvernance ou à l’administration de l’organisme à l’issue de cet examen ou de cette vérification.
Signer le PE en vigueur après sa signature par le président.
Recevoir et approuver le plan d’activités annuel de l’organisme ou proposer des changements au plan au plus tard 30 jours civils après sa réception.
S’assurer que le plan d’activités de l’organisme est accessible au public au plus tard 30 jours civils après son approbation.
Recevoir et approuver le rapport annuel de l’organisme au plus tard 60 jours civils après sa réception par le ministère de la part de l’organisme.
S’assurer que le rapport annuel est déposé au plus tard 30 jours civils après son approbation et sa mise à la disposition du public.
Faire des recommandations au CT/CGG au sujet de tout financement provincial à allouer à l’organisme.
Si cela est nécessaire ou justifié, prendre des mesures ou ordonner à l’organisme de prendre des mesures correctives à l’égard de son administration ou de ses activités.
Consulter, le cas échéant, le président (et d’autres personnes) sur les nouvelles orientations importantes ou lorsque le gouvernement envisage des modifications réglementaires ou législatives concernant l’organisme.
Recommander au CT/CGG l’application de la Directive sur l’approvisionnement pour la fonction publique de l’Ontario.
Recommander au CT/CGG, s’il y a lieu, la fusion, une modification du mandat ou la dissolution de l’organisme.
Recommander au CT/CGG les pouvoirs à accorder à l’organisme, ou à révoquer, lorsqu’une modification de son mandat est proposée.

8.2 Président

Le président assume les responsabilités ci-dessous pour soutenir le conseil d’administration :

Assurer la direction du conseil d’administration de l’organisme et s’assurer que le conseil assume ses responsabilités fiduciaires en ce qui concerne les décisions relatives à l’organisme.
Assurer la direction stratégique de l’organisme en collaborant avec le conseil d’administration pour définir les buts, les objectifs et les orientations stratégiques précisés dans la lettre d’orientation annuelle.
Veiller à la conformité aux obligations législatives et de la politique du CT/CGG.
Rendre compte au ministre, à sa demande, des activités de l’organisme dans les délais convenus, et lui confirmer notamment chaque année par une lettre que l’organisme se conforme à l’ensemble de la législation, des directives applicables et des politiques en matière de comptabilité, de finances et de technologies de l’information.
Rencontrer le ministre au moins une fois par trimestre pour discuter des priorités du gouvernement et du ministère pour l’organisme, du rendement de l’organisme et du conseil, des nouveaux enjeux et des nouvelles possibilités, des risques élevés de l’organisme et des plans d’action, y compris l’orientation sur les mesures correctives, au besoin; et du plan d’activités et des priorités en matière d’immobilisations de l’organisme.
1. Idéalement, les réunions ont lieu tous les trimestres. Le ministre peut déléguer certaines des réunions à un ministre associé ou à un adjoint parlementaire. Le ministre est tenu de rencontrer le président au moins deux fois par année, une réunion étant centrée sur le rendement de l’organisme et du conseil.
2. Si le ministre estime que l’organisme présente un risque faible, il peut réduire le nombre de réunions à deux fois par an, au lieu d’une fois par trimestre, une réunion étant centrée sur le rendement de l’organisme, du conseil et du président.
Assurer des communications rapides avec le ministre au sujet des questions ou des événements le concernant ou raisonnablement susceptibles de le concerner dans l’exercice de ses responsabilités à l’égard de l’organisme.
S’assurer que l’organisme respecte les priorités et les attentes du gouvernement figurant dans la lettre d’orientation annuelle et atteint ses principales mesures de rendement.
Informer le ministre des progrès accomplis dans la réalisation des priorités du gouvernement et des orientations politiques générales de l’organisme, décrites dans la lettre d’orientation annuelle.
Élaborer, en concertation avec le ministre, des indicateurs et des mécanismes appropriés quant aux résultats de l’organisme.
Utiliser la matrice des compétences de l’organisme pour informer le ministre de toute lacune en matière de compétences au sein du conseil et donner des recommandations sur les stratégies de recrutement, les nominations ou les renouvellements de mandat au besoin, y compris en conseillant le ministre sur la présence et le rendement des personnes nommées.
Offrir sa collaboration dans le cadre de tout examen ou de toute vérification de l’organisme.
Demander que les opérations financières ou les contrôles de gestion de l’organisme soient soumis à une vérification externe, aux frais de l’organisme, si nécessaire.
Informer le ministre et le sous-ministre, au moins une fois par an, des recommandations ou questions en suspens concernant les vérifications.
Communiquer tous les rapports de mission de vérification (y compris ceux préparés par sa propre fonction de vérification interne ou ceux présentés au président de l’organisme) concernant son ministre et sous-ministre respectif (et sur demande, avec le président du Conseil du Trésor).
Demander au ministre de fournir des orientations stratégiques à l’organisme.
Signer le PE de l’organisme au nom du conseil.
Présenter le plan d’activités, la note d’attestation, le budget, le rapport annuel ou la note d’attestation et les rapports financiers de l’organisme au nom du conseil, en respectant les délais précisés dans les directives gouvernementales applicables et le présent PE.
Veiller à ce que l’organisme accomplisse son mandat sans dépasser l’enveloppe budgétaire approuvée et employer les fonds publics aux fins prévues, en faisant preuve d’intégrité et d’honnêteté.
Consulter le ministre à l’avance concernant toute activité pouvant avoir une incidence sur les politiques, les directives ou les procédures du gouvernement et du ministère, ou sur le mandat, les pouvoirs ou les responsabilités de l’organisme, tels qu’ils sont énoncés dans l’acte constitutif de l’organisme.
Présider les réunions du conseil et gérer son ordre du jour.
Examiner les demandes d’indemnités journalières et les frais de déplacement des membres du conseil et s’assurer qu’elles sont présentées au ministère aux fins d’approbation.
Veiller à ce que les systèmes de gestion appropriés soient en place (gestion financière, technologie de l’information [y compris la cybersécurité], ressources humaines, approvisionnement) pour l’administration efficace de l’organisme.
Établir et mettre en œuvre une gestion des risques liés à l’intelligence artificielle (IA) conformément aux principes de la Directive sur l’utilisation responsable de l’intelligence artificielle et aux exigences de l’article 6.3, en veillant à ce qu’ils assument le rôle décrit pour les « responsables d’organisme provincial ou l’équivalent » dans la Directive sur l’utilisation responsable de l’IA.
Assurer l’efficacité des communications publiques et des relations de l’organisme, comme l’exige le protocole des communications.
Reconnaître l’importance de promouvoir un milieu de travail équitable, inclusif, accessible, antiraciste et diversifié au sein de l’organisme, et de favoriser la création d’un milieu de travail diversifié et inclusif au sein de l’organisme.
Veiller à ce que les membres du conseil soient informés de leurs responsabilités en vertu de la LFPO, en matière d’éthique, notamment en ce qui concerne les règles relatives à l’activité politique.
Assumer le rôle de responsable de l’éthique pour les fonctionnaires, y compris les personnes nommées par le gouvernement au sein de la Commission de protection financière des éleveurs de bétail, promouvoir une conduite conforme à l’éthique et s’assurer que tous les membres de l’organisme connaissent bien les exigences en matière d’éthique de la LFPO et des règlements et directives pris en vertu de cette loi, notamment en ce qui concerne les conflits d’intérêts, les activités politiques et le processus de divulgation d’actes répréhensibles.

8.3 Conseil d’administration

Le conseil d’administration a les responsabilités suivantes :

Gérer et contrôler les affaires de l’organisme provincial.
S’assurer que l’organisme est régi de manière efficace et efficiente et qu’il utilise les fonds publics avec intégrité et honnêteté, et uniquement pour les activités de l’organisme sur la base du principe de l’optimisation, et dans le respect de la législation, des directives et des politiques applicables.
S’assurer que l’organisme respecte les priorités et les attentes du gouvernement figurant dans la lettre d’orientation annuelle pour l’établissement de ses buts, objectifs et orientations stratégiques.
Établir des mesures du rendement, des objectifs et des systèmes de gestion solides, et contrôler et évaluer les mesures du rendement, les objectifs et les systèmes de gestion de l’organisme.
Diriger les affaires de l’organisme en respectant les priorités et les attentes du gouvernement figurant dans la lettre d’orientation annuelle, comme indiqué dans son plan d’activités approuvé, tel que décrit à l’article 10.1 du présent PE, et les paramètres politiques établis et communiqués par écrit par le ministre.
Diriger l’élaboration des plans d’activités de l’organisme, et les approuver, aux fins de soumission au ministre dans les délais fixés par la DON.
Diriger la préparation des rapports annuels de l’organisme, et les approuver, pour les présenter au ministre aux fins d’approbation et pour qu’ils soient déposés à l’Assemblée législative dans les délais fixés par la DON ou l’acte constitutif de l’organisme, selon le cas.
Approuver les rapports et les analyses de l’organisme qui peuvent être demandés par le ministre selon les besoins pour être soumis au ministre dans les délais convenus.
Prendre des décisions conformes au plan d’activités approuvé de l’organisme et veiller à ce qu’il fonctionne dans les limites de son allocation budgétaire.
Veiller à ce que l’agent de liaison s’acquitte des responsabilités qui lui incombent en vertu du présent PE et de la DON.
Examiner chaque année le rendement de l’agent de liaison en consultation avec le président.
S’assurer que l’organisme est géré de manière efficace et efficiente, conformément aux pratiques commerciales et financières reconnues, ainsi qu’aux directives et politiques applicables.
Créer des comités du conseil ou des mécanismes de contrôle nécessaires pour conseiller le conseil sur l’efficacité des procédures de gestion, de gouvernance ou de responsabilité de l’organisme.
Approuver en temps utile le PE de l’organisme, ainsi que toute modification du PE, sous réserve de l’approbation du CT/CGG en temps utile, et autoriser le président à signer le PE, ou toute modification de celui-ci, au nom de l’organisme.
Diriger l’élaboration d’un cadre et d’un plan de gestion des risques appropriés et organiser, selon les besoins, des examens et des vérifications de l’organisme fondés sur les risques.
Le cas échéant, veiller à ce que les règles relatives aux conflits d’intérêts que l’organisme est tenu de respecter, énoncées dans le Règlement de l’Ontario 381/07 pris en application de la LFPO (ou approuvées et publiées par le commissaire à l’intégrité sur le site Web du commissaire), soient en place pour les membres du conseil et les employés de l’organisme.
Diriger des mesures correctives sur le fonctionnement ou les opérations de l’organisme, si nécessaire.
Coopérer et partager toute information pertinente dans le cadre des examens périodiques ou fondés sur les risques demandés par le ministre ou le CT/CGG.
Consulter, le cas échéant, les intervenants sur les buts, les objectifs et les orientations stratégiques de l’organisme.
Conseiller le gouvernement, par l’intermédiaire du ministre, sur les questions relevant du mandat et des activités de l’organisme ou ayant une incidence sur ceux-ci.
S’assurer qu’un examen actuariel est entrepris : 1) à tout moment, afin de s’assurer de la solidité du fonds, 2) à la demande du ministre, et 3) lorsque l’organisme ou le ministre envisage une modification du montant des droits obligatoires des producteurs.
S’assurer que le fonds est investi conformément aux principes des articles 26, 27, 27.1 et 27.2 de la Loi sur les fiduciaires dans la mesure où ils éclairent un placement prudent. S’assurer de l’établissement d’une politique de placement tenant compte des critères et lignes directrices énoncés à l’article 27 de la Loi sur les fiduciaires et à l’annexe 1.

8.4 Sous-ministre

Les responsabilités du sous-ministre peuvent être assumées par un remplaçant approuvé par le secrétaire du Conseil des ministres.

Le sous-ministre assume les responsabilités suivantes :

Exécuter les rôles et responsabilités qui lui sont attribués par le ministre, en vertu de la Loi sur le ministère de l’Agriculture, de l’Alimentation et des Affaires rurales.
Donner des conseils au ministre et l’aider à surveiller la Commission de protection financière des éleveurs de bétail, y compris informer le ministre de l’orientation politique, des politiques et priorités pertinentes pour le mandat de l’organisme.
Conseiller le ministre sur les exigences de la DON en s’assurant que les documents de gouvernance et de responsabilisation respectent précisément les exigences de la DON et des autres directives qui s’appliquent à la Commission de protection financière des éleveurs de bétail.
Attester au CT/CGG du respect par l’organisme provincial des obligations en matière de reddition de compte énoncées dans la DON et d’autres directives applicables, les politiques opérationnelles et les orientations politiques du gouvernement en fonction de la lettre de conformité annuelle du président de l’organisme au ministre au mieux de ses connaissances et de sa capacité.
Faire rapport, dans les délais prescrits, au SCT du suivi de la conformité.
Informer le président par écrit des nouvelles directives gouvernementales et de toute exception ou exemption (totale ou partielle) des directives, des politiques gouvernementales ou des politiques administratives du ministère.
Faciliter au moins une fois par trimestre des rencontres d’information ou de consultation entre le président et le ministre, et entre le personnel du ministère et celui de l’organisme, au besoin.
Signer le PE de l’organisme, en reconnaissance de ses responsabilités.
Procéder à un examen de l’organisme selon les directives du ministre.
Collaborer à tout examen de l’organisme ordonné par le ministre ou le CT/CGG.
S’assurer de l’examen et de l’évaluation du plan d’activités de l’organisme et d’autres rapports.
Demander les renseignements et les données nécessaires pour s’acquitter des obligations découlant de la DON.
Surveiller l’organisme au nom du ministre tout en respectant le pouvoir de l’organisme et déterminer les besoins de mesures correctives lorsque cela est justifié et recommander au ministre des moyens de résoudre tout problème qui pourrait se poser de temps à autre.
Fournir régulièrement une rétroaction au ministre sur le rendement de l’organisme.
Fournir une rétroaction annuelle sur le rendement de l’organisme au président.
Aider les ministres et les bureaux des ministres à effectuer la surveillance et le suivi des postes vacants à venir et existants au sein des conseils d’administration, en particulier lorsqu’il existe un nombre minimum de membres prévu par la loi et pour maintenir le quorum.
Recommander au besoin au ministre l’évaluation ou l’examen, y compris un examen des risques, de la Commission de protection financière des éleveurs de bétail ou de n’importe lequel de ses programmes, ou des modifications à apporter à son cadre de gestion ou à ses activités.
S’assurer que le ministère et l’organisme détiennent la capacité et les systèmes en place en matière de gestion permanente du risque, comportant une supervision appropriée de l’organisme.
Veiller à ce que l’organisme dispose d’un cadre et d’un plan appropriés de gestion des risques pour gérer ceux auxquels il peut être exposé en poursuivant les objectifs liés à ses programmes ou à la prestation de ses services.
Procéder rapidement aux examens des risques pour la Commission de protection financière des éleveurs de bétail, sa direction ou ses activités que peuvent ordonner le ministre ou le CT/CGG.
Soumettre au ministre dans le cadre du processus de planification annuelle, une évaluation et un plan de gestion des risques pour chaque catégorie de risques et pour chaque secteur d’activité.
Consulter le président de l’organisme, au besoin, sur des questions d’intérêt mutuel, notamment les services que fournit le ministère et la conformité aux directives et aux politiques du ministère.
Travailler avec le président pour résoudre tout problème qui pourrait se poser.
Prendre les dispositions nécessaires pour apporter à l’organisme un soutien administratif, financier et d’autre nature, tel qu’il est décrit dans le présent PE.

8.5 Agent de liaison

L’agent de liaison est responsable envers l’organisme par l’intermédiaire du président de ce qui suit :

Rendre des comptes au conseil sur les responsabilités relatives à l’organisme.
Gérer les activités opérationnelles, financières, analytiques et administratives quotidiennes de l’organisme conformément au mandat de l’organisme, aux directives et aux politiques gouvernementales, aux pratiques commerciales et financières reconnues et au présent PE.
Aider le président (et le conseil) à s’acquitter de leurs responsabilités, notamment en conformité avec toutes les lois, directives, politiques, procédures et lignes directrices applicables.
Donner des conseils au président sur les exigences de la DON et la conformité de l’organisme à celle-ci, ainsi que sur d’autres directives et politiques gouvernementales et sur les règlements et les politiques de l’organisme, notamment en attestant annuellement au président la conformité de l’organisme aux exigences obligatoires.
Attester de la conformité de l’organisme aux directives et aux politiques applicables et aider le conseil d’administration à fournir la déclaration de conformité de l’organisme.
Tenir le président informé de la mise en œuvre de la politique et des activités de l’organisme.
Tenir le ministre et le président informés sur les questions ou les événements qui peuvent intéresser le ministre, le sous-ministre et le président dans l’exercice de leurs responsabilités.
Traduire les buts, objectifs et orientations stratégiques du conseil qui figurent dans la lettre d’orientation annuelle en plans et en activités opérationnels conformément au plan d’activités approuvé de l’organisme.
Surveiller le rendement de l’organisme en cours d’exercice et rendre compte des résultats au président.
Veiller à ce que l’organisme dispose d’un cadre et d’un plan appropriés de gestion des risques en place selon les instructions du président pour aider à offrir le niveau d’assurance que les objectifs de livraison de ce programme ou service sont atteints.
Collaborer aux examens périodiques pouvant être ordonnés par le ministre ou le CT/CGG.
Préparer le rapport annuel et le plan d’activités de l’organisme sur les instructions du conseil.
Établir et appliquer des systèmes pour faire en sorte que l’organisme fonctionne dans les limites de son plan d’activités approuvé.
Établir et appliquer un cadre de gestion financière de l’organisme conformément aux directives, aux politiques et aux lignes directrices applicables en matière de fonction de contrôleur du ministre des Finances et du Secrétariat du Conseil du Trésor.
Appliquer les politiques et les procédures de manière à ce que les fonds publics soient utilisés avec intégrité et honnêteté.
Veiller à ce que l’organisme possède la capacité ainsi qu’un cadre efficace de supervision pour surveiller sa gestion et ses activités.
Fournir l’information et les rapports que demande le ministre, le sous-ministre, le ministère ou le SCT, dans les délais qu’ils prescrivent.
Obtenir, au besoin, du soutien et des conseils du ministère sur les questions de gestion de l’organisme.
Établir et appliquer un système pour la conservation des documents de l’organisme et pour mettre ces documents à la disposition du public, au besoin, et assurer leur conformité à la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée et à la Loi sur les Archives publiques et la conservation des documents, le cas échéant.
Assurer l’efficacité des communications publiques et des relations de l’organisme, comme l’exige le protocole des communications.
Préparer les rapports financiers aux fins d’approbation par le conseil.
Recommander, aux fins d’approbation par l’organisme, l’adoption de pratiques et de politiques de placement prudent.

9. Cadre éthique

Les membres du conseil qui sont nommés par le ministre sont assujettis aux dispositions relatives aux conflits d’intérêts de la DON et de la LFPO et de ses règlements.

Les membres du conseil ne peuvent pas utiliser de renseignements obtenus en raison de leur nomination à titre de membre du conseil pour leur profit ou avantage personnel. Un membre qui a des motifs raisonnables de croire qu’il se trouve en situation de conflit d’intérêts dans une question dont est saisi le conseil ou un comité de celui-ci doit, à la première occasion, divulguer au président la nature de ce conflit et s’abstenir de continuer à participer à l’étude de cette question. Le président doit faire inscrire dans le procès-verbal de la réunion du conseil tout conflit d’intérêts déclaré.

En tant que responsable de l’éthique pour l’organisme provincial, le président doit s’assurer que les personnes nommées de l’organisme sont informées des règles d’éthique auxquelles ils sont assujettis, notamment en ce qui a trait aux règles sur les conflits d’intérêts, les activités politiques et la divulgation protégée d’actes répréhensibles qui s’appliquent à l’organisme.

10. Obligations en matière de production de rapports

10.1 Plan d’activités

Le président veille à ce que le ministre reçoive chaque année le plan d’activités de l’organisme couvrant au moins trois (3) exercices à compter de l’exercice financier à venir, sauf indication contraire du CT/CGG, aux fins d’approbation par le ministre. Le plan d’activités annuel doit être conforme aux exigences énoncées dans la DON.
L’ébauche de plan d’activités doit être présentée au directeur général de l’administration du ministère ou à son équivalent désigné au plus tard 90 jours civils avant le début de l’exercice financier de l’organisme, et le plan d’activités approuvé par le conseil doit être présenté au ministre aux fins d’approbation au plus tard 30 jours civils avant le début de l’exercice financier de l’organisme provincial, ou au plus tard aux diverses périodes qui peuvent être prescrites dans la DON.
Le président veille à ce que le plan d’activités démontre que l’organisme a l’intention de respecter les priorités gouvernementales définies dans la lettre d’orientation annuelle. Lors de la soumission du plan d’activités au ministre aux fins d’approbation, une note d’attestation du président de l’organisme doit également être présentée pour détailler la manière dont l’organisme prévoit réaliser chaque priorité du gouvernement.
Le président s’assure que le plan d’activités de l’organisme comprend un mécanisme permettant de mesurer le rendement et rend compte de la réalisation des objectifs énoncés dans ce plan. Le mécanisme doit inclure des objectifs de rendement, la description de la façon dont ces objectifs seront atteints, les résultats visés, ainsi qu’un échéancier.
Le président s’assure que le plan d’activités comprend un résumé des conséquences sur les RH, notamment le nombre actuel d’employés exprimé en équivalents temps plein et le nombre actuel de cadres.
Le président s’assure que le plan d’activités comprend une évaluation des risques et un plan de gestion des risques. Cela aidera le ministère à élaborer son évaluation des risques et un plan de gestion des risques conformément aux exigences de la DON pour évaluer les risques, créer et tenir les dossiers requis et rendre compte au CT/CGG.
Le président s’assure que le plan d’activités comprend un inventaire des cas d’utilisation par l’organisme provincial de l’intelligence artificielle (IA) conformément aux exigences de la directive sur l’utilisation responsable de l’intelligence artificielle.
Le président s’assure que les plans d’activités faisant l’objet d’un affichage public ne divulguent pas de renseignements personnels, de renseignements de nature délicate touchant à l’emploi et aux relations de travail, de renseignements protégés par le secret professionnel des avocats, de renseignements confidentiels du conseil des ministres, de secrets industriels, de renseignements qui pourraient porter préjudice aux intérêts financiers ou commerciaux de l’organisme sur le marché, ou de renseignements qui pourraient présenter un risque pour la sécurité des installations ou des activités de l’organisme. Si nécessaire, cette information confidentielle, dont le plan d’activités approuvé par le ministre, peut être caviardée dans la version faisant l’objet d’un affichage public.
Le ministre prend connaissance du plan d’activités annuel de l’organisme et indique promptement au président s’il est d’accord ou non avec les orientations proposées dans le plan. Au besoin, le ministre peut indiquer au président à quels endroits et en quoi le plan de l’organisme diffère des politiques ou des priorités du gouvernement ou du ministère, et le président, au nom du conseil d’administration, révise alors le plan de l’organisme en conséquence. Les plans d’activités doivent être considérés comme valides seulement lorsque le ministre responsable les a approuvés et que cette approbation a été exprimée par écrit.
Le ministre approuve par écrit le plan d’activités ou propose des modifications au plus tard 30 jours civils après la réception par le ministre du rapport. Dans certaines circonstances, l’approbation du ministre peut être donnée seulement à certaines parties d’un plan d’activités présenté par un organisme.
De plus, les parties reconnaissent que le CT/CGG peut en tout temps demander au ministre de lui présenter le plan d’activités de l’organisme aux fins d’examen.
Le président, par l’intermédiaire de l’agent de liaison, collabora avec le ministère pour s’assurer que le plan d’activités approuvé par le ministre est mis à la disposition du public dans un format accessible (pour se conformer à la Loi de 2005 sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario), dans les deux langues officielles (pour se conformer à la Loi sur les services en français), sur le site Web du ministère au plus tard 30 jours civils après l’approbation du plan par le ministre.

10.2 Rapports annuels

Le président s’assure que le ministère reçoit tous les ans le rapport annuel de l’organisme. Le rapport annuel doit être conforme aux exigences énoncées dans la Directive concernant les organismes et les nominations.
Le rapport annuel doit être soumis au ministère au plus tard 90 jours civils après la réception par l’organisme provincial des états financiers vérifiés.
Le président s’assure que le rapport annuel comprend un résumé des conséquences sur les RH, notamment le nombre d’employés exprimé en équivalents temps plein et le nombre de cadres.
Le président s’assure que les rapports annuels faisant l’objet d’un affichage public ne divulguent pas de renseignements personnels, de renseignements de nature délicate touchant à l’emploi et aux relations de travail, de renseignements protégés par le secret professionnel des avocats, de renseignements confidentiels du conseil des ministres, de secrets industriels, de renseignements qui pourraient porter préjudice aux intérêts financiers ou commerciaux de l’organisme sur le marché, ou de renseignements qui pourraient présenter un risque pour la sécurité des installations ou des activités de l’organisme.
Le président veille à ce que le plan d’activités démontre comment l’organisme a respecté les attentes et les priorités gouvernementales définies dans la lettre d’orientation annuelle. Lors de la soumission du rapport annuel au ministre aux fins d’approbation, une note d’attestation du président de l’organisme doit également être présentée pour détailler la manière dont l’organisme a réalisé chaque priorité du gouvernement.
Le ministre approuve par écrit le rapport annuel au plus tard 60 jours civils à compter de la réception du rapport par le ministère et le dépose devant l’Assemblée législative au plus tard 30 jours civils à compter de son approbation.
Le président, par l’intermédiaire de l’agent de liaison, collabore avec le ministère pour s’assurer que le rapport annuel approuvé par le ministre est affiché publiquement dans un format accessible (pour se conformer à la Loi de 2005 sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario), dans les deux langues officielles (pour se conformer à la Loi sur les services en français), sur le site Web du gouvernement au plus tard 30 jours civils après l’approbation du rapport par le ministre.
Sauf indication contraire (par exemple, aux termes d’une directive ou d’une loi), des canaux de diffusion et des formats numériques doivent être utilisés pour la diffusion des rapports annuels.

10.3 Ressources humaines et rémunération

L’organisme n’a pas de personnel. Le soutien à l’organisme est fourni par l’agent de liaison en vertu d’une entente avec un tiers, qui est actuellement AgriCorp.

10.4 Autres rapports

Le président, agissant au nom du conseil d’administration, a les responsabilités suivantes :

Veiller à ce que tous les rapports et documents, y compris ceux prévus dans l’acte constitutif de l’organisme et la DON, soient soumis à l’examen et à l’approbation du ministre dans les délais prescrits.
Fournir des données particulières et divers renseignements, à la demande du ministre ou du vice-ministre, qui peuvent être requis selon les besoins.

11. Obligations d’affichage à l’intention du public

L’organisme provincial, par l’intermédiaire du président au nom du conseil d’administration, collabore avec le ministère par l’intermédiaire de l’agent de liaison pour s’assurer que les documents de gouvernance approuvés ci-dessous sont affichés dans un format accessible (pour se conformer à la Loi de 2005 sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario), dans les deux langues officielles (pour se conformer à la Loi sur les services en français), sur le site Web de ministère au plus tard dans les délais prescrits :
- Protocole d’entente – 30 jours civils après la signature par toutes les parties
- Lettre d’orientation annuelle – pas plus tard que le plan d’activités annuel correspondant
- Plan d’activités annuel – 30 jours civils après l’approbation par le ministre
- Rapport annuel – 30 jours civils après l’approbation par le ministre (le rapport doit d’abord être déposé à l’Assemblée législative)
Les documents de gouvernance publiés ne doivent pas divulguer les éléments suivants : renseignements personnels, renseignements sensibles sur l’emploi et les relations de travail, renseignements protégés par le secret professionnel de l’avocat, renseignements confidentiels du Conseil des ministres, secrets industriels ou renseignements scientifiques, renseignements dont la divulgation porterait préjudice aux intérêts financiers ou commerciaux de l’organisme provincial sur le marché, et renseignements qui, autrement, constitueraient un risque pour la sécurité des installations ou des activités de l’organisme.
Par l’entremise du président au nom du conseil, en collaborant avec le ministère par l’intermédiaire de l’agent de liaison, l’organisme provincial veille à ce que les renseignements relatifs aux dépenses des personnes nommées à l’organisme soient publiés sur le site Web du ministère, conformément aux exigences de la Directive sur les frais de déplacement, de repas et d’accueil du CGG.
Par l’entremise du président au nom du conseil d’administration, l’organisme provincial en collaborant avec le ministère par l’intermédiaire de l’agent de liaison veille à ce que toutes les autres exigences applicables en matière d’affichage public soient respectées.

12. Gestion des communications et des problèmes

Les parties au présent PE reconnaissent que l’échange, en temps opportun, de renseignements sur les plans, les stratégies, les activités et l’administration de l’organisme joue un rôle essentiel en permettant au ministre de s’acquitter de ses responsabilités pour rendre compte et répondre des activités de l’organisme à l’Assemblée législative. Les parties reconnaissent également qu’il est essentiel que le président, au nom du conseil d’administration, soit tenu informé des initiatives et des orientations politiques générales du gouvernement susceptibles d’avoir une incidence sur le mandat et les fonctions de l’organisme.

Le ministre et le président au nom du conseil d’administration conviennent par conséquent de ce qui suit :

Le président consulte le ministre en temps opportun sur l’ensemble des annonces, des événements et des enjeux prévus, y compris les questions litigieuses, qui concernent ou dont on peut raisonnablement croire qu’ils concernent le ministre dans l’exercice de ses responsabilités.
Au besoin, le ministre consulte sans délai le président au sujet des initiatives stratégiques générales du gouvernement ou des lois envisagées par celui-ci qui sont susceptibles d’avoir une incidence sur le pouvoir juridique ou les fonctions de l’organisme, ou qui auront d’une façon ou d’une autre une incidence importante sur l’organisme.
Le ministre informe le président et le président consulte le ministre au sujet des stratégies de communications publiques et des publications. Ils se tiendront informés des résultats des consultations et discussions avec les intervenants et avec le public qui concernent le mandat et les fonctions de l’organisme.
Le ministre et le président se rencontrent au moins une fois par trimestre pour discuter des priorités du gouvernement et du ministère pour l’organisme, du rendement de l’organisme, du conseil et du président, des nouveaux enjeux et des nouvelles possibilités, des risques élevés de l’organisme et des plans d’action, y compris l’orientation sur les mesures correctives, au besoin; et du plan d’activités et des priorités en matière d’immobilisations de l’organisme.
1. Idéalement, les réunions ont lieu tous les trimestres. Le ministre peut déléguer certaines des réunions à un ministre associé ou à un adjoint parlementaire. Le ministre est tenu de rencontrer le président au moins deux fois par année, une réunion étant centrée sur le rendement de l’organisme, du conseil et du président.
2. Si le ministre estime que l’organisme présente un risque faible, il peut réduire le nombre de réunions à deux fois par an, au lieu d’une fois par trimestre, une réunion étant centrée sur le rendement de l’organisme, du conseil et du président.
Le sous-ministre et le président se rencontrent au moins une fois par trimestre pour discuter de sujets d’importance mutuelle, notamment les questions et possibilités émergentes, les priorités du gouvernement et les progrès réalisés par rapport à la lettre d’orientation annuelle, le plan d’activité et les résultats de l’organisme, ainsi que les risques élevés de l’organisme, le plan d’action et les conseils concernant les mesures correctives nécessaires.
1. Le sous-ministre et le président s’informent et se conseillent mutuellement en temps utile sur les questions importantes ayant une incidence sur la gestion ou les activités de l’organisme.
L’organisme et le ministère se conforment au protocole de communications publiques qui se trouve à l’annexe 2 du présent PE pour la gestion continue des questions, les communications publiques et la publicité payante.

13. Ententes administratives

13.1 Directives gouvernementales applicables

Le président, au nom du conseil d’administration, est chargé de veiller à ce que l’organisme exerce ses activités conformément à toutes les directives et politiques gouvernementales applicables. Il s’agit notamment de la liste de directives et de politiques qui se trouve à la page des directives et politiques du site InsideOPS.
Le ministère informe l’organisme des modifications ou des ajouts concernant les lois, les directives, les politiques et les lignes directrices gouvernementales qui s’appliquent à l’organisme, mais il incombe à l’organisme de respecter toutes les lois, les directives, politiques et lignes directrices gouvernementales auxquelles il est assujetti. L’information sur l’orientation générale se trouve à la page des directives et politiques du site InsideOPS.
Tous les organismes font partie du gouvernement et doivent se conformer à la législation, aux directives, aux politiques et aux lignes directrices gouvernementales qui leur sont applicables. De plus, les organismes peuvent également être tenus de s’assurer que leurs directives et politiques sont conformes à certaines directives, politiques et lignes directrices gouvernementales, notamment celles qui se rapportent aux ressources humaines, tout en tenant compte des obligations que leur imposent les conventions collectives et les négociations.
Approvisionnement : L’organisme est considéré comme une autre entité incluse en vertu de la Directive sur l’approvisionnement pour la fonction publique de l’Ontario, puisque la directive s’applique en partie. L’organisme doit établir sa propre politique d’approvisionnement comme prévu dans la Directive sur l’approvisionnement pour la fonction publique de l’Ontario.

13.2 Services de soutien administratif et organisationnel

Tous les organismes font partie du gouvernement et doivent se conformer à la législation, aux directives, aux politiques et aux lignes directrices gouvernementales qui leur sont applicables. De plus, les organismes peuvent également être tenus de s’assurer que leurs directives et politiques sont conformes à certaines directives, politiques et lignes directrices gouvernementales, notamment celles qui se rapportent aux ressources humaines, tout en tenant compte des obligations que leur imposent les conventions collectives et les négociations.
Sous réserve des exigences au titre de la loi et des directives gouvernementales applicables, l’organisme peut établir ses propres politiques et lignes directrices en matière d’administration, de finances, d’approvisionnement, de ressources humaines et opérationnelles, en faisant preuve d’un sens aigu des affaires et d’une grande souplesse opérationnelle.

13.3 Ententes avec des tierces parties

Le soutien opérationnel de l’organisme et du conseil est fourni par AgriCorp en vertu d’une entente.

Les services d’enquête sont fournis par le MAAAO sur la base du coût des services.

13.4 Services juridiques

Les services juridiques destinés à la Commission de protection financière des éleveurs de bétail sont fournis par le ministère du Procureur général, conformément à un PE établi entre la Commission de protection financière des éleveurs de bétail et le ministère du Procureur général.
La Commission de protection financière des producteurs de céréales peut demander une aide juridique extérieure si elle a besoin d’une expertise que le ministère du Procureur général ne peut pas lui fournir ou si le recours aux services de jurisconsultes de la Couronne pouvait susciter une forme ou une autre de conflit d’intérêts.

Les services juridiques extérieurs sont acquis conformément à la politique opérationnelle en matière d’acquisition et d’utilisation de services juridiques du ministère du Procureur général.

13.5 Création, collecte, tenue et élimination de documents

Le président, au nom du conseil d’administration, doit veiller à ce qu’il existe un système pour créer, collecter, tenir et éliminer les documents.
Il incombe au conseil, par l’intermédiaire du président, de veiller à ce que l’organisme provincial se conforme à toutes les lois, directives et politiques en matière de gestion de l’information et de documents.
L’agent de liaison, le président et le conseil doivent protéger les intérêts juridiques, fiscaux et autres de l’organisme en adoptant des mesures raisonnables qui permettent d’assurer la viabilité, l’intégrité, la conservation et la sécurité continues de tous les documents officiels créés, commandés ou acquis par l’organisme. Cela comprend notamment tous les documents électroniques, comme les courriels, les renseignements publiés sur le ou les sites Web de l’organisme, les ensembles de données de bases de données ainsi que tous les documents stockés sur les ordinateurs personnels et les disques partagés.
Le président, au nom du conseil d’administration, doit veiller à la mise en œuvre de mesures qui exigent que le personnel de l’organisme crée des documents complets, exacts et fiables qui documentent et appuient les transactions d’affaires importantes, les décisions, les événements, les politiques et les programmes.
Le conseil d’administration, par l’intermédiaire du président, s’assure que l’organisme respecte la Loi de 2006 sur les Archives publiques et la conservation des documents, L.O. 2006, chap. 34, annexe A.

13.6 Cybersécurité

Les organismes sont responsables de la gestion des risques pour la cybersécurité et des répercussions associées au sein de leur organisation et doivent rendre des comptes à ce sujet.
Les organismes doivent s’assurer que des systèmes, des protocoles et des procédures adéquats sont établis et maintenus pour assurer la cyberrésilience, le rétablissement et la maturité.
Les pratiques et protocoles de cybersécurité d’un organisme doivent être régulièrement examinés et mis à jour pour faire face aux menaces nouvelles et émergentes pour la cybersécurité.
Les organismes doivent se conformer à toutes les politiques et normes applicables prises par la FPO, telles que les Normes en matière d’information et de technologie du gouvernement de l’Ontario (NIT-GO) 25.0 et toute autre norme NIT-GO pertinente, la politique générale relative à la classification de la sensibilité des renseignements, la politique générale sur la cybersécurité et la gestion des cyberrisques, la Directive sur la gouvernance et la gestion des informations et ressources de données, la Directive sur la gouvernance et la gestion des ressources d’information.

13.7 Propriété intellectuelle

Le président, au nom du conseil d’administration, doit veiller à ce que les intérêts juridiques, financiers et autres du gouvernement en matière de propriété intellectuelle soient protégés dans tout contrat incluant la création de propriété intellectuelle que l’organisme peut conclure avec une tierce partie.

13.8 Accès à l’information et protection de la vie privée

Le président et le ministre reconnaissent que l’organisme est lié par les exigences énoncées dans la LAIPVP quant à la collecte, à la conservation, à la sécurité, à l’utilisation, à la distribution, à la divulgation, à la correction et à l’élimination des documents.
Le ministre est le responsable de l’institution aux fins de la LAIPVP.

13.9 Normes de service

L’organisme provincial doit fixer des normes relatives au service à la clientèle et à la qualité conformes aux normes pertinentes établies par le gouvernement, le ministère et la fonction publique de l’Ontario.
Le président veille à ce que l’organisme dispense ses services selon une norme de qualité qui tient compte des principes et des exigences de la Directive sur les services de la FPO.
Le président s’assure que l’organisme conçoit, fournit et met en œuvre ses services numériques, qu’ils soient conçus à l’interne ou à l’externe, de manière à tenir compte des principes et des exigences prévus dans la Directive sur les données et les services numériques, y compris la Norme des services numériques de l’Ontario.
La Commission de protection financière des éleveurs de bétail possède une procédure formelle de réponse aux plaintes portant sur la qualité des services reçus par ses clients, en conformité avec les normes de qualité des services du gouvernement.
Le plan d’activités annuel de l’organisme comprend des mesures et des cibles de rendement pour les services à la clientèle et pour la réponse de l’organisme aux plaintes.

13.10 Diversité et inclusion

L’organisme provincial, par l’intermédiaire du président au nom du conseil d’administration, reconnaît l’importance de favoriser la création d’un milieu de travail équitable, inclusif, accessible, antiraciste et diversifié au sein de l’organisme.
Le président, au nom du conseil d’administration, doit favoriser un milieu de travail diversifié et inclusif au sein de l’organisme en :
1. élaborant et en encourageant les initiatives de diversité et d’inclusion pour promouvoir la création d’un environnement inclusif exempt de discrimination et de harcèlement en milieu de travail;
2. adoptant un processus inclusif pour faire en sorte que tout le monde peut se faire entendre.
Le président, au nom du conseil d’administration, est chargé de veiller à ce que l’organisme exerce ses activités conformément au Code des droits de la personne, à la Loi de 2005 sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario, à la Loi sur les services en français et à la Loi sur l’équité salariale.

14. Arrangements financiers

Les arrangements financiers de l’organisme concernant le fonds sont tenus de respecter les exigences de la Loi sur le recouvrement du prix des produits agricoles et de ses règlements.

14.1 Dispositions générales

Toutes les procédures financières de l’organisme doivent être conformes aux directives gouvernementales applicables et aux politiques et procédures financières et administratives du ministère.

Lorsque le ministre des Finances ou le président du Conseil du Trésor lui en donne l’ordre en vertu de l’article 16.4 de la Loi sur l’administration financière, l’organisme verse au Trésor toute somme d’argent qui, selon le ministre des Finances ou le président du Conseil du Trésor, constitue un excédent.
Au titre de l’article 28 de la Loi sur l’administration financière, il est interdit à l’organisme de souscrire un arrangement financier, un engagement financier, une garantie, un remboursement ou une opération semblable avec une autre entité, qui augmenteraient, directement ou non, la dette ou la dette éventuelle du gouvernement de l’Ontario sans avoir obtenu l’approbation écrite du ministre des Finances ou du président du Conseil du Trésor. L’organisme obtient le consentement du ministre avant de présenter une demande d’approbation statutaire au ministre des Finances ou au Conseil du Trésor.
L’organisme relève du SCT lorsqu’il a demandé des conseils externes sur des questions pour lesquelles : (i) l’efficacité du conseil dépend d’un traitement comptable ou d’une présentation dans les états financiers particulier; (ii) le résultat ou les conséquences du conseil ont ou auront un effet important sur les états financiers; et (iii) il pourrait y avoir un doute raisonnable quant à l’adéquation du traitement comptable ou de la présentation en vertu du référentiel comptable applicable.

14.2 Financement

L’organisme provincial tient un compte bancaire en son nom propre et gère ses activités financières, y compris les investissements et la gestion des liquidités, conformément aux orientations politiques de l’Office ontarien de financement.

L’organisme est financé par les droits obligatoires des éleveurs qu’il reçoit en vertu de la Loi sur le recouvrement du prix des produits agricoles, L.R.O. 1990, chap. F.10, ainsi que les intérêts qui en découlent.

L’organisme paye les réclamations approuvées au titre de la Loi sur le recouvrement du prix des produits agricoles à même le fonds conformément à la loi.

L’organisme doit être autosuffisant et couvrir toutes ses charges d’exploitation grâce au fonds qu’il gère, conformément au Règl. de l’Ont. 467/19.

Les coûts et les recettes recouvrés (à l’exception des recouvrements), le cas échéant, sont versés tels qu’ils sont reçus au Trésor, sauf si l’acte constitutif de l’organisme en dispose autrement, et ne peuvent être affectés aux dépenses administratives de l’organisme, sauf si l’acte en dispose autrement.

14.3 Rapports financiers

Le président, au nom du conseil d’administration, fournit au ministre des états financiers annuels vérifiés et les inclut dans le rapport annuel de l’organisme. Les états financiers sont présentés dans un format conforme aux politiques comptables de la province publiées par la Division du contrôleur provincial.
L’organisme transmet ses renseignements sur les salaires au ministère, conformément à la Loi de 1996 sur la divulgation des traitements dans le secteur public.

14.4 Régime fiscal : taxe de vente harmonisée (TVH)

Perception et versement de la TVH

Il incombe à l’organisme de se conformer à ses obligations de fournisseur au titre de la Loi sur la taxe d’accise fédérale de percevoir et de verser la TVH sur ses fournitures taxables.

Paiement de la TVH

L’organisme est responsable du paiement de la TVH, le cas échéant, conformément à la Loi sur la taxe d’accise du Canada.

Recouvrement de la TVH

L’organisme figure à l’annexe « A » de l’Accord de réciprocité fiscale entre le Canada et l’Ontario et a le droit de demander des remboursements de TVH du gouvernement à l’égard de toute TVH payée ou payable par l’organisme, sous réserve des restrictions précisées par le ministère des Finances Canada.
L’organisme ne réclame pas de remboursement de TVH du gouvernement à l’égard de la taxe pour laquelle elle a demandé un remboursement, un crédit de taxe sur les intrants ou un autre remboursement en vertu de la Loi sur la taxe d’accise (Canada).
Il incombe à l’organisme de fournir au ministère des Finances ou à l’Agence du revenu du Canada, sur demande, tous les renseignements nécessaires pour déterminer le montant d’un remboursement de la TVH au gouvernement.
Il incombe à l’organisme d’informer le ministère des Finances dans les 30 jours en cas de changement de nom, de fusion avec un autre organisme, de modification importante de son mandat ou de ses principales activités, de réorganisation importante ou de modification de sa structure juridique, ainsi qu’en cas de cessation d’activité ou de dissolution.

14.5 Biens immobiliers

L’organisme n’a pas de personnel et n’a aucun bien immobilier. Le soutien à l’organisme est fourni par l’agent de liaison en vertu d’une entente avec AgriCorp.

15. Dispositions en matière de vérification et d’examen

15.1 Vérifications

Les comptes et les opérations financières d’un conseil sont vérifiés annuellement par le vérificateur général, et un rapport de la vérification est fait pour le conseil et le ministre.
L’organisme est assujetti à un examen périodique et à une vérification de l’optimisation des ressources menés par le vérificateur général de l’Ontario en vertu de la Loi sur le vérificateur général ou par la Division de la vérification interne de l’Ontario (DVIO) du Secrétariat du Conseil du Trésor.
Un organisme provincial peut demander la prestation de services de vérification interne assurée par la Division de la vérification interne de l’Ontario conformément à la directive sur les vérifications internes.
Sans égard à une vérification externe antérieure ou annuelle, le ministre ou le président, au nom du conseil d’administration, peut en tout temps exiger que l’organisme fasse l’objet d’une vérification. Le président doit communiquer les résultats de cette vérification au ministre, conformément à l’article 8.2.
Un organisme provincial partage tous les rapports de mission (y compris ceux qui sont préparés par sa propre fonction de vérification interne ou ceux qui sont transmis au président de l’organisme) avec son ministre et son sous-ministre respectif (et, sur demande, avec le président du Conseil du Trésor). L’organisme informe également le ministre et le sous-ministre respectif une fois par année concernant toute recommandation ou question en suspens.
Un organisme provincial partage son plan de vérification approuvé avec son ministre et son sous-ministre respectif (et, sur demande, avec le président du Conseil du Trésor) afin de favoriser la compréhension des risques de l’organisme.
Le président, au nom du conseil d’administration, peut demander que les opérations financières ou les contrôles de gestion de l’organisme soient soumis à une vérification externe, aux frais de l’organisme.

15.2 Autres examens

La Commission de protection financière des éleveurs de bétail peut faire l’objet d’examens périodiques, à l’appréciation et sous la direction du CT/CGG ou du ministre. L’examen peut porter sur des questions relatives à l’organisme, déterminées par le CT/CGG ou le ministre; il peut s’agir entre autres du mandat, des pouvoirs, de la structure de gouvernance ou encore des activités de l’organisme, comme les finances, les ressources humaines et relations de travail, ainsi que les processus de l’organisme.

En demandant un examen périodique, le ministre ou le CT/CGG décideront du moment de l’examen et de la personne responsable de la réalisation de cet examen, des rôles du président, du conseil d’administration et du ministre ainsi que du mode de participation d’autres parties éventuelles.
Un examen du mandat de l’organisme provincial est réalisé au moins une fois tous les six ans. La date de l’examen suivant est fonction du calendrier de l’examen du mandat.
Le ministre consulte au besoin le président, au nom du conseil d’administration, au cours de cet examen.
Le président, l’agent de liaison et le conseil doivent coopérer à tout examen.
Dans le cas d’un examen demandé par le ministre, celui-ci doit remettre au CT/CGG ses recommandations de modifications aux fins d’étude élaborées en se fondant sur les résultats de l’examen de l’organisme.

16. Dotation en personnel et nominations

L’organisme n’a pas de personnel. Le soutien à l’organisme est fourni par AgriCorp en vertu d’une entente.

16.1 Nominations

Le ministre nomme le président en vertu du paragraphe 4 (4) du Règlement de l’Ontario 560/93. La durée du mandat n’est pas fixe.

Les membres, vice-présidents de l’organisme sont nommés par le ministre en vertu du paragraphe 2 (2) de la Loi sur le recouvrement du prix des produits agricoles et du paragraphe 4 (1) du Règlement de l’Ontario 560/93. La durée du mandat n’est pas fixe.
Il n’y a pas de nombre maximal de membres ou de vice-présidents.
Le président doit utiliser la matrice des compétences et la stratégie de recrutement de l’organisme pour informer le ministre de toute lacune en matière de compétences au sein du conseil et fournir des recommandations sur les nominations ou les renouvellements de mandat, y compris en conseillant le ministre sur la présence et le rendement des personnes nommées.

16.2 Rémunération

La rémunération des membres du conseil est déterminée par le lieutenant-gouverneur en conseil.

Comme le prévoit le décret 687/2010, le président est rémunéré selon un taux d’indemnités journalières de 221 $ par jour, le vice-président au taux d’indemnités journalières de 184 $ par jour, et les membres sont chacun rémunérés au taux d’indemnités journalières de 168 $ par jour.

Les organismes provinciaux, dont les membres du conseil, doivent se conformer à la Directive sur les frais de déplacement, de repas et d’accueil du CGG. Les frais dûment autorisés engagés pour faciliter la conduite des affaires du gouvernement sont remboursés. Les frais des membres du conseil aux termes de la directive font l’objet d’obligations de divulgation.

17. Gestion des risques, protection en matière de responsabilité et assurances

17.1 Gestion du risque

Les ministres et les ministères doivent collaborer avec les organismes provinciaux dont ils sont responsables pour assurer une gestion efficace des risques et rendre des comptes à ce sujet. Le ministère et l’organisme se réunissent pour discuter des risques élevés et des plans d’action, y compris l’orientation sur les mesures correctives.

Il incombe au président, au nom du conseil d’administration, de veiller à l’élaboration d’une stratégie de gestion des risques pour l’organisme, conforme à la DON ainsi qu’à la Directive sur la gestion globale des risques et qu’au processus de gestion des risques de la FPO.

L’organisme doit s’assurer que les risques auxquels il est exposé sont gérés de manière appropriée.

17.1.1 Gestion des risques liés à l’intelligence artificielle

Le président, au nom du conseil d’administration, doit s’assurer que la gestion des risques liés à l’intelligence artificielle (IA) est entreprise et cadre avec les principes et les exigences de la Directive sur l’utilisation responsable de l’intelligence artificielle.

L’organisme met en œuvre la gestion des risques liés à l’IA conformément aux exigences énoncées à l’article 6.3 de la Directive sur l’utilisation responsable de l’intelligence artificielle.
- L’organisme assure la gestion des risques technologiques d’une manière documentée et appropriée.
- L’organisme détermine les menaces et les risques, évalue leurs conséquences potentielles, leur gravité et leur probabilité, et documente les risques et les mesures prises pour y répondre.
L’organisme s’assure qu’un processus opérationnel existe pour que les cadres responsables documentent leurs efforts actuels pour traiter (résoudre, atténuer ou accepter) les risques tout au long du cycle de vie de la technologie.
L’organisme publie une liste des cas d’utilisation de l’IA dans le cadre du plan d’activités.
L’organisme fait le suivi et rend compte tous les trimestres des menaces sur les TI et des risques et vulnérabilités de la technologie, ainsi que des efforts de traitement des risques associés. Il s’agit de rendre compte des cas d’utilisation de l’IA et de la gestion des risques associés.
L’organisme s’assure que les systèmes informatiques peuvent satisfaire les exigences de confidentialité, d’intégrité et de disponibilité de toute l’information et que les systèmes peuvent protéger ou éliminer adéquatement l’information en fonction de son niveau de sensibilité.

17.2 Protection en matière de responsabilité et assurances

Passif

Au paragraphe 2 (9) de la Loi sur le recouvrement du prix des produits agricoles, il est stipulé que sont irrecevables les actions ou autres instances en dommages-intérêts intentés contre un membre de l’organisme ou des employés à son service pour un acte accompli de bonne foi dans l’exercice ou l’exercice prévu de ses fonctions ou pour une négligence ou un défaut imputés dans l’exercice de bonne foi de ses fonctions.

Indemnisation

Au nom de Sa majesté le Roi du chef de la province de l’Ontario, le ministre accepte d’indemniser en tout temps dans la forme indiquée à l’annexe 3 du présent PE les personnes nommées à l’organisme de l’ensemble des réclamations, demandes, pertes, coûts, dommages, actions, poursuites ou autres procédures faits, subis, demandés ou intentés par quiconque, qui sont d’une manière quelconque attribuable à une action effectuée de bonne foi sous l’autorité ou prétendument sous l’autorité de la Loi sur le recouvrement du prix des produits agricoles.

Au titre de l’article 28 de la Loi sur l’administration financière, il est interdit à l’organisme de souscrire un arrangement financier, un engagement financier, une garantie, un remboursement ou une opération semblable avec une autre entité, qui augmenteraient, directement ou non, la dette ou la dette éventuelle du gouvernement de l’Ontario sans avoir obtenu l’approbation écrite du ministre des Finances ou du président du Conseil du Trésor. L’organisme obtient le consentement du ministre avant de présenter une demande d’approbation statutaire au ministre des Finances ou au Conseil du Trésor.

18. Conformité et mesures correctives

Une communication ouverte et uniforme entre les organismes provinciaux et leur ministère responsable contribue à faire en sorte que les priorités et l’orientation du gouvernement soient clairement comprises et aide à gérer les risques ou les problèmes à mesure qu’ils surviennent.
Au cours de la surveillance, des situations qui nécessitent des mesures correctives peuvent survenir. Les mesures correctives sont les mesures prises pour remédier à la non-conformité à la présente directive. Les mesures correctives aident les organismes à produire les extrants ou les résultats souhaités et à respecter les modalités établies par la présente directive.
Si un ministère prend des mesures correctives, celles-ci doivent être de nature progressive et proportionnelle au risque associé au degré de non-conformité. Le degré de mesure corrective ne doit être augmenté que si la non-conformité de l’organisme persiste. Il importe que les ministères documentent toutes les mesures prises et fournissent en temps opportun des communications claires au président ou aux cadres supérieurs de l’organisme concernant les mesures correctives potentielles. Ces communications peuvent comprendre des lettres de directives du ministre responsable ou du président du Conseil du Trésor, au besoin.
Avant de prendre des mesures correctives plus sévères, les ministères doivent consulter le SCT et un avocat.

19. Date d’entrée en vigueur, durée et examen périodique du PE

Le présent PE entre en vigueur à la date de sa signature par le ministre en tant que dernière partie à l’exécuter (« date d’entrée en vigueur d’origine ») et reste en vigueur jusqu’à ce qu’il soit résilié ou remplacé par un nouveau PE signé par les parties.
Une copie signée du PE ou de tout PE subséquent doit être transmise au secrétaire du Conseil du Trésor ou au Conseil de gestion du gouvernement, au plus tard sept jours civils après sa signature.
Si un nouveau ministre, sous-ministre, président ou agent de liaison (ou son équivalent) d’un organisme provincial régi par un conseil d’administration entre en fonction, la nouvelle personne nommée doit examiner et signer le présent PE au plus tard dans les quatre (4) mois suivant la nouvelle nomination.

Annexe 1 : Investissements et politique de placement

L’organisme est responsable de la gestion prudente des placements du fonds.
1. Il peut déléguer certains aspects de l’administration et de la surveillance des placements du fonds qui lui semblent appropriés à un gestionnaire de fonds tiers.
2. Les rôles, responsabilités et pouvoirs précis de l’organisme et du gestionnaire de fonds tiers dans l’administration et la surveillance du fonds doivent être consignés dans une politique de placement qui est révisée périodiquement et modifiée à la demande de l’organisme.
La politique de placement doit être établie en tenant compte des critères et lignes directrices énoncés à l’article 27 de la Loi sur les fiduciaires et au présent PE. Sans limitation, la politique doit :
1. communiquer la philosophie de placement et la tolérance au risque de l’organisme;
2. décrire les objectifs, le portefeuille d’actifs, la gouvernance, les placements autorisés, la méthode d’évaluation des placements et la gestion des risques du fonds;
3. procéder à une vérification préalable (c'est-à-dire, que le système suit un ensemble prudent de procédures) et inclure les procédures écrites soulignant la méthode d’application et de contrôle des politiques de placement. Il faut au minimum : déterminer les responsabilités; définir le processus de recommandation, d’approbation et de mise en œuvre des décisions; déterminer la fréquence et la forme des rapports et des mesures du rendement;
4. donner des instructions à un gestionnaire de fonds tiers pour assurer la bonne exécution de la politique de placement;
5. décrire le rôle des gestionnaires de fonds tiers dans la gestion des actifs du fonds et documenter la sélection des gestionnaires d’investissement, la détermination de leur rémunération, ainsi que toute décision pour remplacer un gestionnaire d’investissement d’une manière qui encourage le respect des objectifs, des buts et des procédures de la politique.
L’organisme révise la politique de placement au moins une fois par an et la modifie s’il y a lieu. En outre, un actuaire doit examiner la politique de placement dans le cadre d’un examen actuariel pour s’assurer qu’elle reflète la nature actuelle et prévue du passif du fonds.
La politique de placement doit être présentée au directeur général de l’administration de la Division de la recherche et des services ministériels du ministère dans les cent vingt (120) jours suivant la signature du présent PE. Les mises à jour doivent être présentées au ministère dans les trente (30) jours suivant l’approbation par l’organisme.
À la demande du ministère ou au moins une fois tous les cinq exercices à l’initiative de l’organisme, et aux frais mutuels des parties, l’organisme fait procéder par un actuaire, selon des modalités acceptables pour le ministère, à un examen détaillé de l’adéquation des placements et des transactions du fonds à sa politique de placement. L’organisme met une copie du rapport à la disposition du ministère. Dans le cas où une insuffisance ou un risque serait relevé dans le rapport de l’actuaire, l’organisme propose un plan correctif conformément aux recommandations de l’actuaire et le met en œuvre.

Éléments de la politique de placement et considérations

L’organisme sait qu’il peut s’adresser à l’Office ontarien de financement pour demander des conseils en matière de placements Il doit au moins prendre en compte les aspects suivants dans l’établissement d’une politique de placement prudente pour le fonds :

1. Examen actuariel/Analyse du passif

L’examen est un document complet qui définit les hypothèses économiques et constitue le point de départ de l’estimation du coût futur du passif. Il s’agit de l’estimation de la variabilité des besoins de trésorerie à partir des flux de trésorerie projetés. Une analyse de sensibilité doit déterminer les principales forces et les principaux facteurs ayant un effet sur l’estimation des obligations. Ces deux éléments permettront de déterminer le taux de rendement cible permettant de répondre aux besoins de liquidités à venir. On devra réviser périodiquement les hypothèses de l’examen pour vérifier s’il y a lieu d’apporter des ajustements à la politique de placement afin de conserver la viabilité du fonds.

2. Philosophie de placement et de gestion des risques

La philosophie de placement et de gestion des risques définit la diversification du portefeuille dans les principales catégories d’actifs (revenus fixes, actions ordinaires et actifs non conventionnels) en accord avec la législation, et elle comprend une structure de gestion des placements (gestion externe ou interne, investissements actifs ou passifs, nombre et type de gestionnaires). Elle comprend également une détermination des risques (volatilité, crédit, liquidité et concentration), qui serviront d’outils de contrôle.

3. Étude actif/passif

L’étude déterminera comment répartir les actifs pour atteindre le taux de rendement cible énoncé, compte tenu des risques et du montant des contributions. Les simulations de crise et l’analyse de scénarios détermineront la variabilité de l’état du fonds (actifs-passifs). L’intervalle de répétition de l’étude dépend de la nature du passif et coïncide généralement avec l’examen actuariel.

4. Énoncé des politiques et des procédures de placement

Il s’agit ici du document directeur qui définit l’objectif de rendement du fonds, le repère et les tolérances au risque (volatilité, sécurité, horizon temporel et liquidités), y compris ce qui suit :

Structure de gouvernance du fonds définissant les rôles, les responsabilités et les devoirs de l’organisme et du gestionnaire de placements.

5. Mesure et suivi du rendement et production de rapports connexes

Suivi mensuel effectué à partir de la mesure du rendement pour déterminer s’il y a lieu d’entreprendre des mesures correctives afin d’atteindre le taux de rendement cible.

Annexe 2 : Protocole de communications publiques

1. Objectif

Le protocole de communication établit un cadre de collaboration entre le ministère et l’organisme sur les possibilités de communication publique menées par l’organisme.

Le protocole de communications s’applique à la fois à la mise en place du mandat de l’organisme prévu par la loi et à la promotion du travail qu’il accomplit. Il soutiendra également le ministre dans son obligation de rendre compte à l’Assemblée législative et au Conseil des ministres pour les mêmes motifs.

2. Définitions

« communications publiques » : tout élément communiqué au public, directement ou par l’entremise des médias, sous les formes suivantes :
- orale, par exemple un discours, une présentation publique ou une interview qui sera diffusée;
- imprimée, comme un rapport sur support papier;
- sous forme électronique, comme l’affichage sur un site Web;
- la publicité payée, comme une campagne numérique ou imprimée.
« question litigieuse » : une affaire qui est, ou dont on peut raisonnablement s’attendre à ce qu’elle soit, sujette à discussion au sein de l’Assemblée législative ou auprès du public, ou qui sera vraisemblablement source de questions adressées au ministre ou au gouvernement. Une question litigieuse peut être soulevée par :
- des membres de l’Assemblée législative;
- des membres du public;
- les médias;
- des intervenants;
- les partenaires en prestation de services.

3. L’organisme se conforme à la directive sur l’identification visuelle du CT/CGG.

4. Le ministère et l’organisme nomment des personnes « responsables » des communications publiques.

Le responsable ministériel est le directeur des communications ou la personne qu’il désigne
Le responsable pour l’organisme est l’agent de liaison.

5. Dans le cadre de ce protocole, les communications publiques sont réparties en trois catégories :

Réponses aux médias ou communiqués de presse liés aux activités quotidiennes de l’organisme et à ses programmes qui n’ont pas de répercussions directes pour le ministère ou le gouvernement ou qui ne peuvent pas être considérés comme une priorité du gouvernement.
- Les réponses proposées aux médias, les communiqués de presse ou d’autres produits de communication doivent être communiqués au responsable de manière appropriée et opportune (c'est-à-dire, tous les jours), qui les transmettra s’il y a lieu à d’autres personnes du ministère.
- Remarque : Les annonces relatives au financement ne sont pas considérées comme des activités courantes et doivent être mises dans la catégorie B. Les éléments litigieux doivent être mis dans la catégorie C.
Produits et plans de communication, contenu de médias numériques et sociaux où les messages provinciaux ou ministériels sur les priorités du gouvernement permettant de rehausser la visibilité de l’organisme ou du gouvernement, ou de procurer à un gouvernement local des occasions de faire des annonces.
- En ce qui concerne tous les éléments non litigieux qui pourraient susciter l’intérêt des médias, le responsable pour l’organisme informe le responsable ministériel des plans et produits de communication à venir au minimum trois (3) jours à l’avance.
- En ce qui concerne les éléments non litigieux qui offrent des occasions de faire passer un message au gouvernement ou qui concernent des annonces de financement, l’organisme doit également demander l’approbation des communications sept (7) jours avant la date requise.
- L’approbation définitive doit être accordée par le Bureau du ministre et sera transmise par l’entremise du responsable ministériel. Si l’organisme ne reçoit pas les commentaires ou l’approbation du Bureau du ministre ou du responsable ministériel dans les quarante-huit (48) heures suivant la date à laquelle l’élément doit être publié, l’organisme doit organiser un suivi, en notant qu’il procédera en conséquence.
- Les réponses aux médias non litigieuses doivent être communiquées au responsable ministériel de manière appropriée et opportune (c'est-à-dire tous les jours), qui les transmettra s’il y a lieu à d’autres personnes du ministère. Les réponses aux médias litigieuses suivent le processus prévu ci-dessous.
En ce qui concerne les questions litigieuses, les réponses aux médias et les communiqués pouvant avoir une incidence directe sur le ministère ou le gouvernement, ou qui sont susceptibles de conduire à des demandes de renseignements auprès du ministre ou du gouvernement de l’Ontario.
- Le responsable pour l’organisme avisera immédiatement son homologue ministériel dès qu’il sera au courant de la question et avisera simultanément le Bureau du ministre. Le responsable ministériel peut aussi aviser l’organisme de questions litigieuses qui nécessitent son attention. L’organisme fournira toute l’information contextuelle requise sur la question au responsable ministériel, qui veillera à ce qu’une note sur la question litigieuse soit rédigée.
- L’organisme doit obtenir l’approbation du ministère avant de diffuser les réponses aux médias ou les communiqués de presse appartenant à cette catégorie. Le responsable pour l’organisme fournira les réponses aux médias ou les communiqués de presse au responsable ministériel qui amorcera le processus d’approbation au ministère.
- L’approbation finale pour la diffusion des réponses aux médias et des communiqués de presse appartenant à cette catégorie doit être fournie par le Bureau du ministre.

6. Publicité

Pour répondre aux exigences à long terme de la planification de la publicité, l’organisme remet au ministère son plan de marketing annuel trois (3) mois avant la date de début de la campagne (au cours de l’exercice financier de l’organisme).
- L’organisme communique les documents des campagnes au ministère au moins deux (2) semaines avant d’informer les partenaires créatifs ou des médias de l’organisme. Le ministère doit s’assurer du respect des objectifs et des messages de la campagne.
- Le Bureau du ministre du ministère pourra examiner le matériel publicitaire et les campagnes.
- Les messages et les créations finales doivent être communiqués au ministère au moins deux (2) semaines avant le lancement de la campagne publicitaire.

Annexe 3 : Forme de l’indemnité

Destinataire : À l’égard de la personne nommée de la Commission de protection financière des éleveurs de bétail

Étant donné que vous avez accepté d’être désigné(e) membre de la Commission de protection financière des éleveurs de bétail (« CPFEB »), le soussigné, Sa Majesté le Roi du chef de la province de l’Ontario ici représenté par le ministre de l’Agriculture, de l’Alimentation et de l’Agroentreprise (la « province ») accepte, sous réserve des conditions de la présente, de vous indemniser et de vous couvrir, ainsi que vos héritiers et représentants successoraux, contre toute forme de coût, de perte, de dommage, de dépense et de dette de toute nature, y compris les sommes versées en règlement d’une action ou pour exécuter un jugement et contre tous les frais juridiques et toutes les autres dépenses (une « réclamation », ou conjointement, les « réclamations ») que vous pourriez assumer ou engager, ou auxquelles vous pourriez être tenu(e) à titre de membre présent ou passé de la CPFEB. Cette indemnité ne s’applique pas aux réclamations suivantes :

réclamation découlant de toute circonstance couverte par une police d’assurance ou un fonds d’indemnisation, dans la mesure de votre indemnisation ou de votre protection en vertu de cette police ou de ce fonds;
réclamation découlant de toute circonstance où vous n’exécutiez pas ou n’aviez pas l’intention d’exécuter vos fonctions à titre de membre de la CPFEB;
réclamation occasionnée, totalement ou en partie, par votre malhonnêteté, votre négligence ou votre inconduite délibérée.

Pour être admissible à l’indemnisation, vous devez vous conformer aux conditions suivantes :

Si vous recevez un avis de réclamation ou de réclamations, qu’il s’agisse d’une réclamation déposée ou d’une menace de réclamation, vous devez aussitôt adresser à la province (par l’intermédiaire du directeur des services juridiques du ministère de l’Agriculture, de l’Alimentation et de l’Agroentreprise) un avis décrivant avec suffisamment de précision les détails de la réclamation;
Sur demande écrite de la province, vous devez lui remettre des copies de tous les documents et lui communiquer toute autre information relative à la réclamation (aux réclamations) en votre possession;
Vous devez prendre, en temps opportun, toutes les mesures raisonnables qui sont nécessaires pour garantir et protéger vos droits à l’égard de la réclamation (des réclamations), et dans la mesure où vous avez le droit d’introduire une instance contre une autre personne (que ce soit pour des dommages-intérêts, une indemnisation ou autre) à l’égard d’une question pour laquelle vous réclamez une indemnisation à la province en vertu du présent PE, vous devez céder ce droit à la province, et celle-ci l’exercera jusqu’à concurrence des sommes qu’elle verse ou dont elle est redevable au titre de l’indemnisation;
Vous ne devez pas assumer volontairement une responsabilité à l’égard d’une réclamation ou d’une instance se rapportant à une réclamation ni régler, notamment à l’amiable, la réclamation ou l’instance sans obtenir au préalable le consentement écrit de la province;
La province a le droit de participer à la négociation, au règlement ou à la défense relativement à la réclamation (aux réclamations) ou d’en prendre la direction; il en va de même de toute poursuite ou de tout appel connexe, mais la province ne peut pas régler une poursuite engagée contre vous sans votre consentement écrit.
Si la province choisit de participer à la négociation, à la défense ou au règlement de la réclamation (des réclamations) ou de toute instance se rapportant à la réclamation ou de tout appel de celle-ci, vous devrez collaborer pleinement avec la province à cet égard et accepter d’être représenté par un conseiller juridique choisi par la province, à moins que celui-ci ne soit d’avis qu’un conflit d’intérêts l’empêcherait de vous représenter. Dans un tel cas, sous réserve de l’approbation écrite préalable de la province, vous pourrez retenir les services du conseiller juridique de votre choix (il est toutefois entendu que la province peut refuser d’approuver le conseiller juridique que vous proposez si les services de ce dernier ne peuvent pas être retenus à des conditions, y compris les honoraires, conformes aux politiques du ministère du Procureur général de l’Ontario à l’égard de la retenue des services d’un conseiller), et les honoraires et les débours engagés par votre conseiller juridique pour vous représenter constitueront des dépens couverts par l’indemnisation.
Si la province n’est pas elle aussi une partie à une réclamation, vous devez consentir à toute ordonnance ou autorisation qui pourrait être demandée par la Couronne par requête en vue d’être jointe comme partie ou d’être autorisée à présenter des observations pour son propre compte sans être une partie.
Les dépenses que vous avez dû engager dans le cadre d’une enquête, de la défense ou d’un appel à l’égard de toute réclamation devront, à votre demande, être payées par la province, si nécessaire, afin de vous permettre de procéder à l’enquête, à la défense ou à l’appel à l’égard de la réclamation, étant entendu que s’il est ultimement établi que vous n’avez pas droit à une indemnisation, vous devrez immédiatement rembourser ces sommes qui deviennent exigibles à titre de créance envers la Couronne.
Vous consentez à verser à la province toutes les sommes reçues à titre de recouvrement ou de remboursement de toute réclamation préalablement couverte par la province.

En foi de quoi, le soussigné a dûment signé la présente garantie contre toute responsabilité ce [XX] [mois] 20XX.

Sa majesté le roi du chef de la province de l'Ontario,
représenté par la ministre de l’Agriculture, de l’Alimentation et de l’Agroentreprise
L’honorable Trevor Jones
Juin 2025

Signatures

J’ai lu et compris le présent protocole d’entente (PE) du juin 24 2025 et je suis d’accord avec celui-ci et je me conformerai aux exigences du présent PE et de la Directive concernant les organismes et les nominations (DON).

Original signé par :

Trevor Jones
ministre, Ministère de l’Agriculture, de l’Alimentation et de l’Agroentreprise
juillet 28 2025

Paul Sharpe
président de l’organisme
juillet 4 2025

Je reconnais mon rôle et les exigences énoncées dans le présent PE et la DON.

Original signé par :

John Kelly
sous-ministre, Ministère de l’Agriculture, de l’Alimentation et de l’Agroentreprise
juillet 9, 2025

Mis à jour : 20 août 2025

Date de publication : 12 avril 2023