3. Établissement d’un comité municipal du patrimoine efficace

Par quoi commence un comité? La mise en place d’un comité efficace comporte un certain nombre d’étapes.

3.1. Étape 1 : Élaborer le mandat

Il incombe au conseil municipal et aux membres de la collectivité intéressés à la conservation du patrimoine de formuler le mandat du CMP proposé et de le soumettre à l’approbation du conseil municipal.

Un mandat clair et bien défini est un élément essentiel des relations harmonieuses et productives. Il importe pour les municipalités que toutes les parties comprennent bien les rôles et responsabilités du comité et de ses membres, ainsi que leurs devoirs à l’égard du conseil. Des exemples de mandats sont fournis à la fin de cette section.

Il est d’usage d’exiger un énoncé du mandat précis du comité dans le règlement municipal établissant le comité municipal du patrimoine.

Un mandat clair et bien défini devrait comprendre les éléments suivants :

1. un énoncé non ambigu de l’objet du comité : l’énoncé de mission
2. le mandat du comité : ses buts et objectifs
3. le calendrier : le début des activités du comité, la fréquence des réunions, le temps à consacrer au travail du comité
4. les ressources nécessaires : personnel, budget, équipement
5. les pouvoirs du comité : l’autorité et les paramètres de ses activités, comme l’embauche de personnel pour des projets particuliers, l’utilisation des médias sociaux, la coordination d’événements, etc.
6. 6. l’obligation pour le comité de rendre des comptes au conseil municipal : à qui le comité rend des comptes, par quelle voie hiérarchique, sous quelle forme (rapports, études, procès-verbaux)
7. les liens du comité avec les activités importantes : comme les comités de revitalisation du centre-ville, les initiatives de planification culturelle municipale, les événements « Portes ouvertes Ontario », les célébrations de la Semaine du patrimoine, etc.
8. la taille et la composition possible du comité : chaque conseil municipal devrait considérer avec soin la taille de son comité municipal du patrimoine. Bien que la Loi sur le patrimoine de l’Ontario prescrive un nombre minimal de cinq membres pour ces comités, la plupart des collectivités ont jugé qu’un nombre plus élevé était plus utile, car il permet de répartir la charge de travail de manière plus raisonnable. Selon la taille de la municipalité, sa structure hiérarchique et la portée de ses programmes patrimoniaux, chaque conseil municipal doit déterminer les qualités requises des membres et le nombre qui pourrait le mieux répondre aux besoins de la collectivité. Un comité municipal du patrimoine comprendra souvent des rôles comme ceux de président, coprésident, trésorier et secrétaire
9. le recrutement et les modalités pour pourvoir les postes vacants : la période de service des membres des CMP varie d’une municipalité à une autre. Le mandat du CMP devrait préciser la période de service des membres du comité et le nombre de périodes consécutives pour lesquelles ils peuvent être nommés. Une période fixe est recommandée. De nombreux CMP limitent le nombre de mandats qu’un membre peut effectuer, afin de favoriser le renouvellement des membres. Pour éviter de perdre l’expertise et l’expérience de leurs anciens membres, de nombreux CMP ont établi une catégorie de membres associés sans droit de vote. Le comité consulte ces membres sur certaines questions ou les invite à prendre part à des projets particuliers
10. le processus de communication : qui devrait être informé des activités et des travaux du comité, manière de communiquer l’information.
11. le format d’évaluation : comment mesurer l’efficacité de votre comité municipal du patrimoine.

Bon nombre de municipalités ont également mis en place, pour leurs comités permanents, des règlements de procédure qui régissent les nominations au comité, les procédures, les devoirs et les règles comme les protocoles liés aux conflits d’intérêts. Les membres des CMP doivent obtenir une copie du règlement de procédure de la municipalité, à titre d’information, auprès du secrétaire.

Consulter les liens suivants pour voir des exemples de mandats de CMP :

• Ville de London
• Ville de Gravenhurst
• Ville d’Ajax
• Ville de Kawartha Lakes
• Ville d’Oakville
• Ville de Timmins—règlement municipal établissant le CMP et précisant le mandat

3.2. Étape 2 : Constituer une équipe solide pour votre comité municipal du patrimoine

3.2.1. Des membres aussi diversifiés que votre patrimoine

L’un des rôles des CMP est de mobiliser fortement les citoyens dans la protection de notre patrimoine. Les comités devraient s’efforcer d’attirer des représentants de diverses caractéristiques démographiques – âge, culture, géographie (c.-à-d. urbaine et rurale) pour aider à reconnaître, protéger et promouvoir tous les aspects du patrimoine d’une municipalité. Votre municipalité a-t-elle un plan ou une stratégie de diversité et d’inclusion? Peut-être s’est-elle dotée d’un comité de diversité et d’inclusion? En se familiarisant avec les initiatives municipales liées à la diversité et l’inclusion, votre CMP peut prendre connaissance des pratiques exemplaires, qui peuvent permettre de renforcer le comité.

3.2.2. Perfectionner les compétences des membres de votre comité

Les CMP efficaces sont formés de membres actifs de la collectivité qui ont un intérêt manifeste pour la conservation du patrimoine et une aptitude à collaborer pour conseiller et aider le conseil municipal sur des questions liées à la conservation du patrimoine.

3.2.3. Miser sur l’expertise

Puisque les questions de conservation du patrimoine sont souvent complexes, il importe de chercher des compétences utiles, pas seulement des noms bien connus au sein de la municipalité ou parmi les personnes les plus actives dans les activités patrimoniales. Les recommandations du CMP appuyées par des conseils techniques et professionnels fiables donnent aux conseils municipaux la confiance nécessaire pour prendre des décisions appropriées et judicieuses. Pour fournir au conseil municipal une telle expertise, un CMP devrait posséder un large éventail de connaissances et de compétences, portant notamment sur les questions suivantes :

• les méthodes de conservation du patrimoine (par exemple, bâtiments, constructions et paysages)
• les méthodes de recherche historique (par exemple, analyse et interprétation)
• les métiers (par exemple, maçonnerie de pierre ou charpenterie à l’ancienne)
• l’histoire de l’architecture, y compris l’architecture vernaculaire locale (par exemple, les bâtiments agricoles)
• les principes et processus de la planification de l’utilisation du sol
• les procédures et mesures législatives visant les municipalités
• les stratégies et méthodes efficaces de marketing
• les questions juridiques

Le CMP pourrait aussi recruter des membres au sein des établissements et organismes locaux qui jouent déjà un rôle dans la conservation du patrimoine, comme :

• les musées communautaires
• les sociétés et associations historiques
• les archives
• les bibliothèques
• les comités « Portes ouvertes Ontario »
• les associations d’amélioration commerciale, les chambres de commerce
• les organismes de tourisme culturel et de marketing de destination

Les membres du CMP ne doivent pas tous être des experts. La compétence la plus importante est le fait d’avoir un vif intérêt pour le patrimoine! Créer un CMP avec un éventail complet de compétences n’est pas toujours possible. Souvent, les municipalités aident les membres de leurs CMP, qui souhaitent développer leur expertise, en leur offrant des ateliers ou d’autres types de formation.

3.2.3.1. Déclaration des conflits d’intérêts

La Loi sur les conflits d’intérêts municipaux s’applique aux membres des comités municipaux du patrimoine. L’application de cette loi dépasse la portée du présent guide. On peut habituellement obtenir des renseignements sur les situations qui constituent un conflit d’intérêts aux termes de la Loi sur les conflits d’intérêts municipaux et sur les mesures à prendre pour éviter un conflit d’intérêts auprès du secrétaire municipal ou de l’avocat de la municipalité.

3.3. Étape 3 : Désigner les membres du personnel municipal pouvant appuyer les activités de votre comité

Le rôle des membres du personnel municipal et la portée de leur participation au CMP varient d’une municipalité à l’autre puisque les fonctions du personnel dépendent souvent des ressources municipales.

Le CMP communique et traite avec le personnel de différents services municipaux, dont le bureau du secrétaire, le service de l’aménagement, le service du bâtiment, le service juridique, le service des parcs et loisirs, le service chargé de l’application des règlements municipaux, le service des normes foncières, etc .

Souvent, les conseils municipaux nomment un ou plusieurs membres du personnel municipal pour soutenir le CMP. La participation de ce membre du personnel municipal a pour avantage de créer une uniformité dans le soutien au CMP fourni conformément aux procédures municipales. Le membre du personnel nommé peut également être en mesure de répondre aux demandes de renseignements habituelles du public et de transmettre la documentation au nom du CMP lorsque les membres bénévoles du comité ne sont pas disponibles.

Dans les municipalités de plus grande taille, le CMP peut être affecté à un service en particulier, comme le service de l’aménagement ou le bureau du secrétaire. Ce service doit déterminer les ressources auxquelles le CMP peut raisonnablement s’attendre ( par exemple, agent de liaison, photocopie, local de réunion, services de traduction, rafraîchissements, papier à en-tête, gestion des dossiers, dactylographie, etc. ). Il pourrait également être utile pour le conseil de nommer le secrétaire municipal, l’avocat de la municipalité, l’inspecteur des bâtiments ou le planificateur (en raison de leurs fonctions) comme membres sans droit de vote du comité.

3.3.1. Établir le budget du comité municipal du patrimoine

Le conseil municipal est tenu de doter son CMP d’un budget. Les budgets varient considérablement d’une région à l’autre de la province.

Une fois par an, dans le cadre du processus budgétaire annuel plus général, le CMP devrait soumettre un budget de fonctionnement au comité des finances ou directement au conseil municipal, dans lequel il fait état de ses activités, de ses dépenses et de ses recettes. Le processus budgétaire favorise également la planification stratégique en encourageant le comité à se fixer des objectifs et des buts en matière de programmes pour l’exercice. Le mandat du CMP devrait préciser un budget de fonctionnement pour le comité, budget qui doit être représentatif des responsabilités du comité définies dans le mandat.

La liste ci-dessous présente certains des coûts associés au fonctionnement d’un CMP qui peuvent nécessiter un financement précis :

• frais de publication (par exemple, dépliants préconisant la désignation des biens, inventaires, rapports et études sur le patrimoine)
• frais de publicité (pour annoncer les activités à venir et publier les avis de l’intention de désigner un bien dans un journal local)
• frais relatifs aux programmes (par exemple, recensement des biens, plaques sur les biens désignés, ou établissement d’un programme comme « Portes ouvertes Ontario »)
• frais de communication (par exemple, téléphone, télécopieur et Internet)
• fournitures de bureau
• kilométrage pour les déplacements nécessaires (par exemple, pour recenser les biens, pour évaluer les biens que l’on envisage de désigner et pour se rendre à des conférences)
• formation et séminaires (par exemple, pour apprendre les techniques de conservation du patrimoine ou la façon de rédiger la déclaration de la valeur ou du caractère du bien sur le plan du patrimoine culturel)
• taxe de vente harmonisée (TVH)
• dépenses diverses

Un budget de financement spécial pourrait également comprendre les postes budgétaires suivants :

• subventions pour constituer un fonds afin d’appuyer la rénovation de biens désignés
• prêts pour aider les propriétaires de biens à restaurer les attributs patrimoniaux de biens désignés
• honoraires professionnels pour des études spéciales (par exemple, comme les études sur un district de conservation du patrimoine)

En plus de l’aide financière accordée par le conseil municipal pour fournir les ressources nécessaires au CMP, le comité peut envisager de solliciter l’appui du secteur privé ou du secteur des services pour des projets spéciaux. Cette aide peut prendre diverses formes, comme des dons de services, de fournitures ou de fonds visant un projet particulier. Le CMP doit suivre les lignes directrices et les politiques de la municipalité locale lorsqu’il demande un appui financier à l’extérieur du conseil municipal.