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Renseignements relatifs au bulletin :

Date de publication : 6 décembre 2013
Législation : Loi sur l’enregistrement des droits immobiliers, Loi sur l’enregistrement des actes

Objet du bulletin :

À compter du lundi 9 décembre 2013, Teraview 8.0 sera disponible en téléchargement. La version actuelle de Teraview, Teraview 7.0, restera active jusqu’à la fin de la journée du 28 février 2014. La version 8.0 de Teraview contient les changements décrits dans ce bulletin.

Documents avec croquis ou plans joints

Dans le but d’offrir un meilleur accès aux services qui étaient obtenus uniquement dans les bureaux d’enregistrement immobilier, nous avons commencé à ajouter à la base de données d’images des documents accompagnés de croquis ou de plans. Dans certains cas, le document, le plan ou le croquis sera trop volumineux pour être chargé dans la base de données, mais on s’attend à ce que la plupart d’entre eux soient accessibles à distance. Le chargement dans la base de données de ces documents est effectué progressivement par les bureaux et devrait être terminé d’ici la fin de 2014. Le premier groupe d’images ne sera pas disponible avant mars 2014, après le retrait de Teraview 7.0.

Afin de pouvoir zoomer pour voir des détails précis du croquis, le deuxième bouton d’impression, qui n’est actuellement activé que sur les plans, sera également activé sur les documents et les croquis. Le deuxième bouton d’impression apparaît à droite du bouton d’impression normal et permet à l’utilisateur d’imprimer la partie du document, du plan ou du croquis qui est visible à l’écran.

Bouton d’impression normal : Picture of printer icon

Deuxième bouton d’impression : Picture of printer icon

Taille maximale des documents (25 Mo)

Par le passé, la taille totale des documents dans Teraview n’étant pas limitée, certains documents électroniques étaient très volumineux et ne pouvaient pas être consultés par le biais d’autres applications. Ces documents volumineux ont également causé des problèmes de performance dans Teraview, selon le système d’exploitation du client.

En conjonction avec l’ajout de documents volumineux à la base de données d’images, comme décrit ci-dessus, il a fallu limiter la taille des fichiers pour que le système fonctionne de façon cohérente. Teraview 8.0 est en mesure de prendre en charge la visualisation, l’impression et l’envoi par courrier électronique de documents dont la taille totale des fichiers ne dépasse pas 25 Mo. Veuillez noter que les documents électroniques existants dont la taille dépasse les 25 Mo continueront d’être disponibles. Une nouvelle colonne est ajoutée à la fenêtre «  Instrument Options  » pour indiquer la taille de fichier du document.

Pendant le visionnement des documents, le système vérifie la taille de fichier de chaque document (ou la taille de chaque fichier de document). Le message reçu varie selon le type de document à visualiser (p. ex. document électronique ou image numérisée d’un document papier). Dans la fenêtre «  Instrument Options  », le mot entre parenthèses (Image) affiché sur le côté droit du numéro d’enregistrement du document indique s’il s’agit d’une image numérisée d’un document papier.

Lorsqu’un utilisateur choisit de visualiser un ou plusieurs documents électroniques de plus de 25 Mo, le message suivant s’affiche : «  Warning : total request size is approximately (XX) MB which may take a while to download depending on your internet bandwidth  ». Il peut cliquer sur «  OK  » pour continuer ou sur «  Cancel  » pour affiner les paramètres de sélection.

Lorsqu’un utilisateur veut visualiser une ou plusieurs images numérisées de documents papier de plus de 25 Mo, le message suivant s’affiche : «  Document X (approximately XX MB) exceeds Teraview’s 25 MB system size limit  ». Il doit alors cliquer sur «  OK  ». Ce message apparaît chaque fois qu’un document dépasse la limite. Dans ce cas, le document n’est pas affiché. Seuls les documents sélectionnés qui sont inférieurs à la limite de 25 Mo sont affichés. L’utilisateur peut alors demander d’envoyer les documents par messagerie.

Lorsqu’un utilisateur choisit de visualiser une combinaison de documents électroniques et d’images numérisées de documents papier, toutes les images de documents papier de plus de 25 Mo recevront le message suivant chaque fois que le document dépasse la limite de 25 Mo : «  Document X (approximately XX MB) exceeds Teraview’s 25 MB system size limit  ». L’utilisateur doit alors cliquer sur «  OK  ». Toutes les images qui sont en dessous de la limite seront affichées. Les documents électroniques qui dépassent les 25Mo feront apparaître le message suivant : «  Warning : Total request size is approximately XX MB which may take a while to download depending on your internet bandwidth  ». L’utilisateur peut cliquer sur «  OK  » pour continuer ou «  Cancel  » pour affiner les paramètres de sélection.

De plus, si aucun des documents individuels sélectionnés ne dépasse la limite de 25 Mo, mais que l’ensemble de la demande la dépasse, le message suivant s’affiche : «  Warning : Total request size is approximately XX MB which may take a while to download depending on your internet bandwidth  ». L’utilisateur peut cliquer sur «  OK  » pour continuer ou «  Cancel  » pour affiner les paramètres de sélection.

Quand les documents sont envoyés par courriel, la restriction de taille de fichier s’applique à l’ensemble des documents demandés. Par exemple, que la limite soit dépassée par un seul document ou par une combinaison de plusieurs documents, un message apparaîtra. Lorsque plusieurs documents font apparaître un message, il y a moins de documents situés dans la limite à sélectionner. Quand les documents sont envoyés par courriel, le type de document (p. ex. document électronique ou image numérisée d’un document papier) ne fait pas de différence. Les limites de courriel s’appliquent à tous les types de documents.

Lorsqu’un utilisateur choisit d’envoyer par courriel un ou plusieurs documents dont la demande totale dépasse 25 Mo, le message suivant s’affiche : «  Total selected instrument(s) (approximately XX MB) exceeds Teraview’s 25 MB system size limit  ». L’utilisateur doit alors cliquer sur «  OK  » pour affiner les paramètres de sélection.

Étant donné que de nombreux fournisseurs de courrier électronique ont des limites de taille de fichier pour l’envoi et la réception de courriels, le message suivant avertira les utilisateurs qu’ils ont dépassé les 16 Mo :

«  Warning : your email request is approximately XX MB. If email is not received, verify your attachment size limits with your email provider prior to contacting Customer Service  ». L’utilisateur doit alors cliquer sur «  OK  » pour continuer ou sur «  Cancel  » pour affiner les paramètres de sélection.

Quand les documents sont envoyés par messagerie, il n’y a pas de limite de taille de fichier dans l’option de demande d’envoi par messagerie dans la fenêtre «  Instrument Options  ». Les documents avec croquis ou plans joints peuvent être envoyés par messagerie indépendamment de la taille de fichiers.

Capacité d’ajouter des noms au rapport d’accusé de réception et d’instructions

Suite aux commentaires des utilisateurs concernant la partie du rapport d’accusé de réception et d’instructions qui porte sur les noms, Teraview 8.0 permet maintenant d’ajouter des noms. À l’heure actuelle, seuls quelques noms du document sont préremplis dans le rapport. Ces noms ne sont pas nécessairement les seuls noms requis pour la signature. Par exemple, il était possible de sélectionner le nom d’une partie décédée, mais les noms des fiduciaires de la succession n’étaient pas affichés. Il n’était pas non plus possible d’ajouter le nom d’une conjointe ou d’un conjoint consentant ou d’autres parties consentantes. Teraview 8.0 permettra d’ajouter manuellement les noms des parties sur la liste des noms de parties pouvant être sélectionnés afin de les imprimer sur le rapport. Quatre continue d’être le nombre maximum de noms pouvant être imprimés sur un rapport, mais il est possible d’imprimer plusieurs rapports.

Microsoft Windows 8

Windows 8 est ajouté comme système d’exploitation pris en charge par Teraview. Teraview 8.0 fonctionnera avec les versions de Microsoft Windows Vista et Microsoft Windows XP, ainsi que Microsoft Windows 7 et Microsoft Windows 8. Pour en savoir davantage, consultez les exigences du système Teraview que vous trouverez dans le site Web de Teranet.

https://www.teranetexpress.ca/csp/tvusers/teraviewUsers.htm (Page disponible en anglais seulement)

Changements apportés au message de demande d’accès aux actes

Dans Teraview 7.0, des changements ont été apportés pour permettre d’envoyer des demandes d’accès aux documents qui ne figuraient pas sur la liste de documents sur la cote foncière. Une fois le changement effectué, le message était le suivant : «  Your request for the availability of instrument (number) has been submitted. It will proceed within 48 hours  ». On s’attendait à ce que la plupart des documents soient fournis dans les 48 heures, mais l’expérience a montré qu’un grand nombre des documents demandés n’existaient que sur microfilm dans les bureaux d’enregistrement immobilier et ne pouvaient pas être livrés dans ce délai. Par conséquent, dans Teraview 8.0, le message sera désormais le suivant : «  Your request for instrument (number) has been submitted and will be available within 72 hours  ».

Changements apportés à la création de certificats de bref

Lorsque les changements décrits dans le Bulletin 2013-02 ont été effectués, soit la création d’une image PDF des certificats de bref, les circonstances dans lesquelles de nouveaux certificats ont été générés ont été modifiées par inadvertance. Ce bulletin expliquera à quel moment un nouveau certificat de bref est généré.

En plus des renseignements contenus dans le Bulletin 2013-02, lorsqu’une recherche est effectuée et que des certificats de bref sont générés, ce message s’affichera également : «  Print or save your Writ Certificate(s) to ensure you have a copy for your records  ».

Il est important de prendre des mesures à l’apparition du message ci-dessus, car à partir de mars 2013, les certificats de bref ne seront pas automatiquement imprimés. De plus, avec Teraview 8.0, le PDF ne sera affiché qu’une seule fois au cours d’une session. Par exemple, si un utilisateur choisit la fonction «  Retrieve Writs  » lors de la création du document, le PDF du certificat de bref sera affiché avec le nouveau message indiquant de l’imprimer ou de l’enregistrer. Plus tard dans la journée, si le même utilisateur soumet le document en vue de son enregistrement, un PDF du certificat de bref ne sera pas affiché de nouveau lorsque le système effectuera la recherche «  Auto-Writ Search  », sauf dans les cas indiqués ci-dessous. Si le document a été soumis en vue de son enregistrement un autre jour que celui où la fonction «  Retrieve Writs  » a été exécutée initialement, un nouveau certificat de bref, avec un nouveau numéro, sera émis et affiché au moment de la soumission du document en vue de son enregistrement et de la recherche automatiquement effectuée par le système. Les frais appropriés seront facturés pour le nouveau certificat de bref.

Une nouvelle recherche de bref concernant un document précis n’est effectuée que le même jour (le même jour étant le jour, le mois et l’année qui est le même que celui de la dernière recherche de bref), ce qui donne lieu à la production d’un nouveau certificat de bref muni d’un nouveau numéro pendant l’exécution de la fonction «  Retrieve Writs  » au moment de la création de l’acte ou pendant une «  Auto-Writs Search  » lors de l’enregistrement, si au moins l’une des conditions suivantes est remplie :

  1. L’indicateur du particulier/de la personne morale a changé depuis la dernière recherche de bref.
  2. Le nom d’une partie a changé depuis la dernière recherche de bref. Seul le nom de la partie qui a été changé fera l’objet d’une recherche.
  3. Le nom d’une autre partie a été ajouté au document à la suite du retrait du bref original. Seul le nom de la nouvelle partie fera l’objet d’une recherche.

Aucun des changements décrits dans ce bulletin n’a d’incidence sur le Guide des procédures d’enregistrement électronique. Par conséquent, une nouvelle édition n’a pas été créée pour cette version de Teraview. La version 9 de juillet 2011 demeure la version actuelle du guide.

Original signé par :

Katherine M. Murray, directrice des droits immobiliers