Mandat

La Commission du code du bâtiment (la « Commissi on ») est un organisme décisionnel dont les pouvoirs sont établis aux articles 23 et 24 de la Loi de 1992 sur le code du bâtiment.

La Commission a pour mandat de régler les différends qui opposent des promoteurs de projets de construction et des agents chargés de l’exécution de la loi. La Loi de 1992 sur le code du bâtiment. Prévoit trois types de différends sur lesquels la Commission peut se prononcer : ceux relatifs à la suffisance de la conformité aux exigences techniques du Code du bâtiment, ceux relatifs à la conformité aux délais prescrits pour le traitement des permis et ceux concernant la conformité aux délais prescrits pour l’inspection des travaux. La Commission rend ses décisions indépendamment du ministère des Affaires municipales et du Logement (le « ministère ») et du gouvernement de l’Ontario.

Toutes les ressources humaines et financières dont la Commission a besoin pour remplir son mandat proviennent de la Direction du bâtiment et de l’aménagement du ministère.

Principes directeurs

En tant qu’organisme du gouvernement de l’Ontario, la Commission applique les principes de gestion du gouvernement. Ses instances sont régies par :

La Commission applique ces principes et éléments de gouvernance, notamment le comportement éthique, la responsabilisation, l’excellence de la gestion, l’utilisation judicieuse des fonds publics et la prestation de services de qualité supérieure au public, en contribuant à la salubrité, à la sécurité, à l’accessibilité et à l’efficacité énergétique des bâtiments en Ontario ainsi qu’en jouant un rôle positif dans le secteur de la conception et de la construction des bâtiments de la province.

La Commission a conclu avec le ministre des Affaires municipales et du Logement (le « ministre ») un protocole d’entente concernant l’exercice de son mandat. Ce protocole établit la relation entre la Commission, le ministre et le ministère en ce qui a trait à la Commission et aux services qu’elle fournit. Il vise à préciser les responsabilités respectives de ces parties et à faire en sorte que le principe fondamental de la responsabilisation soit observé dans la gestion, l’administration et les activités de la Commission.

Orientation stratégique

L’orientation stratégique de la Commission assure l’exécution du mandat de régler les différends qui opposent des promoteurs de projets de construction et des agents chargés de l’exécution de la loi. Elle est conforme à son mandat, aux priorités du gouvernement pour le secteur des organismes ainsi qu’aux politiques et directives clés.

On s’attend à ce que les organismes qui font partie du gouvernement de l’Ontario agissent dans l’intérêt de la population ontarienne en faisant preuve d’efficience et d’efficacité et en assurant le meilleur rapport qualité-prix pour les contribuables. Conformément à cette attente, l’orientation stratégique de la Commission est compatible avec les priorités suivantes du gouvernement :

Transparence responsabilisation

  • Respecter les directives et politiques gouvernementales applicables et assurer la transparence et la responsabilisation dans la reddition de comptes.
  • Respecter les normes et pratiques de comptabilité et donner suite aux conclusions des audits, le cas échéant.
  • Déterminer les aptitudes, les connaissances et l’expérience requises pour appuyer de façon efficace le rôle du conseil en matière de gouvernance de l’organisme et de responsabilisation.

Gestion des risques

  • Élaborer et mettre en œuvre un processus efficace visant à déceler, à évaluer et à atténuer les risques de l’organisme, notamment les impacts de la COVID‑19 et tout risque de situation d’urgence future.

Prestation numérique et service à la clientèle

  • Examiner et mettre en œuvre la numérisation aux fins de la prestation des services en ligne pour assurer le respect des normes de service à la clientèle.
  • Utiliser un éventail d’approches ou d’outils pour assurer la prestation des services dans toutes les situations, y compris adopter des modes de prestation qui ont évolué depuis la COVID‑19.

La Commission s’efforce d’offrir un processus non accusatoire, rapide et économique de règlement des différends relatifs au Code du bâtiment dans le cadre d’un système d’appel simplifié et accessible. En cohérence aux priorités du gouvernement, la Commission continue en outre de maintenir sa conformité à la Directive concernant les organismes et les nominations du Conseil de gestion du gouvernement, y compris en préparant et en publiant chaque année son plan d’activités et son rapport annuel. De plus, la Commission applique le processus de gestion et de déclaration des risques du gouvernement et continue à utiliser des outils de prestation des services en ligne pour accepter les requêtes et fixer les dates des audiences.

Compte tenu des priorités du gouvernement en matière de prestation numérique et de service à la clientèle, la Commission collaborera avec le ministère pour planifier la numérisation de ses requêtes et de son processus de paiement des droits ainsi que la tenue d’audiences hybrides.

Par ailleurs, la Commission a acquis la réputation d’un fournisseur de services efficace, utile et de qualité dans le secteur de la construction. Elle se heurte néanmoins à certaines difficultés. Pour les surmonter et améliorer son fonctionnement ainsi que les services qu’elle fournit à ses clients, la Commission entend poursuivre les initiatives suivantes :

Délai pour la tenue des audiences

Depuis mars 2020, la Commission offre ses services en ligne, y compris l’acceptation des requêtes électroniques et la tenue d’audiences à distance, afin de continuer de fournir des services en temps opportun aux parties et d’atteindre ses cibles de rendement.

Conformément à ses cibles de rendement, la Commission offre présentement une date d’audience dans les 30 jours ouvrables de la réception d’une requête dans 85 % des cas. Pour que la requête soit considérée comme complète, tous les documents exigés des deux parties au différend doivent avoir été reçus.

Le processus de la Commission exige la participation des parties au différend; par conséquent, sa capacité de tenir une audience dans un certain nombre de jours ouvrables dépend des réponses des parties qu’elle reçoit dans un délai donné. La Commission a donc décidé que ses mesures du rendement devraient permettre d’évaluer les aspects dont elle est responsable (c’est-à-dire la proposition d’une date d’audience) tout en faisant abstraction des aspects qui échappent à son contrôle (comme les envois de documents tardifs des parties et la non-disponibilité des parties).

La Commission continuera à évaluer ses processus actuels en cherchant des possibilités d’amélioration des délais avant les audiences, et surveillera les impacts éventuels au cours du prochain exercice.

Délai de communication de la décision écrite

Comme le mentionne le plan d’activités de 2022–2025, la Commission a poursuivi son projet pilote, lancé à l’automne 2020, en vue d’atteindre sa cible de rendement concernant la communication des décisions écrites en temps opportun.

Le libellé de la mesure du rendement de la Commission concernant la communication des décisions en temps opportun est : « Communiquer la décision aux parties dans les 15 jours ouvrables de la fin de l’audience dans 75 % des cas ». La Commission précise que la cible établie pour cette mesure du rendement a été atteinte dans 100 % des cas au cours de l’exercice 2021–2022.

La Commission a également établi une cible pour la mesure du rendement concernant la préparation et la finalisation en temps opportun des décisions écrites complètes, à savoir : « Rédiger la version écrite complète de la décision dans les six mois de la fin de l’audience dans 75 % des cas ». Cette cible de rendement n’a pas été atteinte au cours de l’exercice 2021–2022.

La Commission précise que pour les cibles de rendement relatives à la préparation et à la finalisation des décisions écrites complètes, les résultats dépendent largement des variations des ressources en personnel et du nombre de requêtes reçues et d’audiences tenues au cours de l’exercice.

La Commission continuera de surveiller ses mesures du rendement chaque année, ainsi que les facteurs pouvant influer sur les résultats.

Transparence et responsabilisation

Conformément à la priorité du gouvernement relative à l’amélioration de la transparence et de la responsabilisation, la Commission continue de respecter les exigences en matière de responsabilisation stipulées dans la Loi de 2009 sur la responsabilisation et la gouvernance des tribunaux décisionnels et les nominations à ces tribunaux. Cette loi oblige la Commission à réviser régulièrement ses documents à ce sujet et impose des obligations supplémentaires concernant le processus de recrutement de nouveaux membres. Comme l’exigent les règles énoncées dans la Loi, la Commission doit rédiger un énoncé de recrutement qui décrit la marche à suivre pour recruter un nouveau membre. Conformément à son énoncé de recrutement, la Commission a élaboré un appel de candidatures pour recruter de nouveaux membres. L’appel à candidatures actuel n’a pas encore été affiché.

Planification de la relève

Le 31 décembre 2022, la Commission comptait au total 14 membres à temps partiel, y compris le président et deux vice-présidents. Tous les membres sont nommés par le lieutenant-gouverneur en conseil par voie de décret. Conformément à la Directive concernant les organismes et les nominations du Conseil de gestion du gouvernement, les personnes nommées à la Commission peuvent cumuler plusieurs mandats et siéger pendant au plus 10 ans. La directive actuelle précise que le mandat initial est de deux ans. Sur recommandation du président, ce mandat initial peut être renouvelé une première fois pour trois ans, puis pour une période finale de cinq ans.

La planification de la relève demeure un enjeu lié aux nominations. Présentement, il est prévu que les mandats de tous les membres actuels expireront au cours de la période visée par le présent plan. Si un nombre important de membres souhaitent que leur mandat ne soit pas renouvelé ou s’ils n’obtiennent pas le renouvèlement, les risques liés à l’insuffisance du transfert de connaissance et à l’absence de certaines compétences techniques au sein des comités des audiences augmentera.

Pour atténuer ce problème, la Commission estime qu’idéalement, un tiers de ses membres seraient dans leur mandat initial de deux ans, un tiers dans leur deuxième mandat de trois ans et le troisième tiers dans leur mandat final de cinq ans. Cela permettrait à la Commission de maintenir un équilibre entre les nouveaux membres et les plus expérimentés.

Le président et le personnel de la Commission continuent d’élaborer un plan avec le Bureau du ministre et le Secrétariat des nominations afin d’obtenir la nomination de nouveaux membres plus souvent et en plus petits groupes pour éviter que leurs mandats expirent tous en même temps. Cette stratégie permettrait à la Commission d’améliorer la planification de la relève, de faire chevaucher les mandats (ce qui favorise le transfert des connaissances des anciens aux nouveaux membres), de maintenir un équilibre approprié dans la représentation des régions, de favoriser le mentorat des nouveaux membres, et de constituer et de maintenir une équipe possédant des compétences dans toutes les disciplines techniques (structure, sécurité incendie, plomberie, systèmes mécaniques, systèmes d’égouts sur place, etc.) du Code du bâtiment.

En outre, pour tenter de résoudre la question générale de la planification de la relève mentionnée précédemment, le président de la Commission continuera d’envisager soigneusement les recommandations à faire au sujet du renouvèlement du mandat des membres actuels. En conséquence, il n’a pas été recommandé de renouveler le mandat de tous les membres. Le président et le personnel de la Commission continueront également de collaborer avec le Secrétariat des nominations et le Bureau du ministre afin d’améliorer la composition de la Commission sur le plan de la représentation régionale.

Sondage annuel

La Commission entend poursuivre son sondage indépendant des parties aux audiences de règlement des différends, qui l’aide à déterminer le degré de satisfaction quant à la prestation de ses services.

Survol des principales activités

L’analyste des politiques et des programmes de la Commission est chargé de l’administration générale et de l’élaboration des politiques de la Commission, y compris la gestion des dossiers et les services fournis aux personnes qui souhaitent demander une audience à la Commission. L’analyste des politiques et des programmes collabore avec le ministère pour assurer la liaison avec le Bureau du ministre en ce qui concerne le processus de nomination, la gestion des questions d’intérêt, la planification des activités, la mesure du rendement, la surveillance des dépenses ainsi que le respect des exigences applicables au secteur des organismes et des directives du Conseil de gestion du gouvernement.

Du 1er avril 2022 au 31 décembre 2022, la Commission a reçu 13 nouvelles requêtes et a tenu 19 audiences. Après la fin d’une audience, les membres du comité délibèrent sur les éléments de preuve et rendent leur décision. La décision est ensuite communiquée aux parties à l’audience et la décision écrite complète est affichée par la suite sur le site Web juridique CanLII.

La Commission a reçu les nombres suivants de requêtes au cours de la période de cinq ans (comprenant la partie visée de 2022) indiquée ci-dessous :

Tableau 1
Exercicefootnote 1Type de requête : BâtimentType de requête : Système d’égouts sur placeType de requête : Délai prescrit (demande de permis)Type de requête : Délai prescrit (inspection de chantier)Nombre total de requêtesRenvois judiciairesNombre total d’audiencesfootnote 2
2018–20191752024029
2019–20203060036125footnote 4
2020–20211760023131
2021–20222740031018footnote 4
2022–2023footnote 31201013019

Réalisations

Au cours des dernières années, on a pris plusieurs mesures pour améliorer le rendement et la responsabilisation de la Commission, notamment l’ajout de cibles de rendement au processus de planification des activités du ministère et le suivi continu des mesures du rendement propres à la Commission, conformément à la priorité du gouvernement relative à l’amélioration du service à la clientèle.

La Commission sonde annuellement ses clients. Les sondages sont réalisés à la fin de l’exercice. Par conséquent, les résultats du sondage de l’exercice 2022–2023 ne seront reçus et compilés qu’à la fin d’avril 2023. Les résultats figurent dans le rapport annuel de la Commission.

En se basant sur le sondage annuel de la clientèle, la Commission fait état des réalisations suivantes pour 2021–2022 :

  • Elle a continué d’offrir un mécanisme d’appel équitable et rapide pour les différends portant sur des questions techniques et, cette fois encore, a évité toute demande de révision judiciaire en 2021–2022.
  • Elle a poursuivi sa pratique de sondage auprès des clients.
  • Selon les résultats du sondage des parties qui ont utilisé les services de la Commission pendant l’exercice 2021–2022 :
    • 92 % étaient d’avis que les processus et les procédures étaient clairs et faciles à comprendre
    • 100 % étaient d’avis que les membres avaient fait preuve d’un niveau d’expertise approprié pour traiter leur dossier
    • 100 % estimaient avoir été traités avec courtoisie tout au long du processus de requête
    • 100 % estimaient avoir été traités avec courtoisie pendant l’audience
    • 92 % étaient satisfaits de la qualité et de la cohérence globales des services fournis par la Commission

Autres réalisations en 2021–2022 :

  • Le président et le personnel de la Commission ont collaboré avec le Secrétariat des nominations et le Bureau du ministre pour traiter la nomination de deux nouveaux membres et le renouvèlement du mandat de neuf membres, conformément à la priorité du gouvernement relative au maintien des aptitudes, des connaissances et de l’expérience requises pour appuyer de façon efficace le rôle de la Commission en matière de gouvernance de l’organisme et de responsabilisation.
  • Pour fournir ses services, la Commission continue à accepter les requêtes électroniques et à tenir des audiences et des réunions à distance par téléphone ou vidéoconférence. Ces mesures sont compatibles avec la priorité que le gouvernement accorde à l’élargissement de la prestation numérique et du service à la clientèle.
  • Conformément à la priorité du gouvernement relative à l’amélioration de la transparence et de la responsabilisation, la Commission continue de respecter la Directive concernant les organismes et les nominations du Conseil de gestion du gouvernement :
    • elle a rédigé, achevé et présenté son plan d’activités triennal 2022–2025;
    • elle a achevé la préparation de son rapport annuel 2021–2022 et l’a approuvé dans le délai imparti.
  • Conformément à la priorité du gouvernement relative à la gestion du risque, la Commission continue de surveiller les risques, y compris de les déceler et de les évaluer, et de proposer des stratégies d’atténuation qui sont décrites dans le plan d’activités chaque année.
  • La Commission continue de se conformer à la Loi de 2009 sur la responsabilisation et la gouvernance des tribunaux décisionnels et les nominations à ces tribunaux.
  • Chaque semestre, la Commission tient normalement deux réunions rassemblant tous les membres. La Commission maintiendra cette pratique, car elle facilite l’examen et l’approbation des documents obligatoires en matière de responsabilisation, notamment le rapport annuel et le plan d’activités.

Ressources

Ressources humaines

Le 31 décembre 2022, la Commission comptait au total 14 membres à temps partiel, y compris le président et deux vice-présidents. Tous les membres sont nommés par décret pour des mandats totalisant jusqu’à 10 ans, conformément à Directive concernant les organismes et les nominations du Conseil de gestion du gouvernement. Le président et les vice-présidents sont responsables de la gouvernance de l’organisme et des relations avec le ministère.

Les divisions et directions suivantes du ministère et du gouvernement aident la Commission à observer la Directive concernant les organismes et les nominations :

  • la Direction du bâtiment et de l’aménagement de la Division de l’aménagement et de la croissance
  • la Direction des services généraux et la Direction de la planification et du contrôle financiers de la Division de la gestion des activités ministérielles
  • la Direction des services juridiques
  • le Groupement de l’information et de la technologie de l’information pour les services à la collectivité

Toutes les ressources humaines et financières de la Commission proviennent de la Direction du bâtiment et de l’aménagement du ministère.

Le personnel de soutien direct affecté à la Commission par le ministère comprend l’analyste des politiques et des programmes de la Commission, qui représente 1,0 équivalent temps plein (ETP).

La Commission ne dispose pas de son propre personnel, mais l’analyste des politiques et des programmes de la Commission est le membre du personnel du ministère qui est affecté au soutien de la Commission. Il est chargé de l’administration générale de la Commission. Cela comprend la gestion du processus de nomination, la gestion des questions d’intérêt, la planification des activités, les mesures du rendement, la surveillance des dépenses ainsi que le respect des exigences applicables au secteur des organismes et des directives du Conseil de gestion du gouvernement.

Comme le mentionnait le plan d’activités 2020–2023, le 1er octobre 2019, le personnel de soutien de la Commission est passé de 1,8 à 1,0 ETP. La Commission continue de surveiller les répercussions éventuelles.

Ressources financières

La Commission ne dispose pas de son propre budget. Elle est soutenue par le personnel du ministère. Ses dépenses de fonctionnement sont prélevées dans le budget du ministère.

Le budget et les prévisions de la période de planification de trois ans se fondent sur les nombres estimatifs de 35 requêtes et de 35 jours d’audience (extrapolation basée sur les données antérieures). En général, les dépenses réelles d’un exercice donné varient selon le nombre de requêtes, d’audiences, de réunions et de membres. Pendant l’exercice 2021–2022 et jusqu’à décembre 2022, la Commission a tenu toutes ses audiences et réunions virtuellement – il n’y a donc pas eu de frais de déplacement. Puisque la Commission passe à un modèle hybride comprenant la tenue en personne de certaines réunions, des frais de déplacement et d’audience sont prévus.

Le tableau suivant détaille les coûts liés au soutien de la Commission :

Tableau 2
DépenseChiffres réels 2021–2022footnote 5Chiffres réels provisoires 2022–2023footnote 3Budget 2023–2024Prévisions 2024–2025Prévisions 2025–2026
Rémunérations journalières des membres50 898 $37 724 $88 000 $88 000 $88 000 $
Dépenses des membres liées aux déplacements et aux audiences0 $0 $27 400 $28 200 $29 000 $
Autres coûts liés à l’administration18 046 $1 872 $21 800 $22 500 $23 200 $
Total partiel68 944 $footnote 639,596 $footnote 6137,200 $footnote 7138,700 $footnote 7140 200 $footnote 7
Équivalent temps plein (ETP)1,01,01,01,01,0

Coûts liés à l’ETP (salaire + avantages)

110 865 $84 129 $120 500 $125 400 $129 600 $
Total179 809 $123 725 $257 700 $264 100 $269 800 $

Remarque : Les chiffres étant arrondis, les totaux peuvent ne pas correspondre exactement.

Revenus

Depuis le 1er janvier 2014, des droits sont exigés pour le dépôt d’une requête devant la Commission (initialement, 170 $ par requête) et le montant de ces droits augmente annuellement en fonction de l’indice des prix à la consommation (IPC). En conséquence, les droits de dépôt sont passés à 198 00 $ le 1er janvier 2022.

Aux fins de l’estimation des revenus de 2023–2024, de 2024–2025 et de 2025–2026, on a présumé des hausses de l’IPC de 7 %, de 2 % et de 2 % respectivement, ce qui donne des droits de dépôt estimatifs de 212 00 $ à compter du 1er janvier 2023, de 216 00 $ à compter du 1er janvier 2024 et de 220 00 $ à compter du 1er janvier 2025.

Ces revenus s’inscrivent dans les revenus non fiscaux du ministère.

Le tableau ci-dessous fournit des détails sur les revenus associés aux requêtes déposées auprès de la Commission :

Tableau 3
DescriptionChiffres réels 2021–2022footnote 5
$
Chiffres réels provisoires 2022–2023footnote 3
$
Budget 2023–2024footnote 8
$
Prévisions 2024–2025footnote 8
$
Prévisions 2025–2026footnote 8
$
Revenus : droits de requête3 8794 1427 4207 5607 700
Total3 8794 1427 4207 5607 700

Plan de communication

La Commission communique avec les requérants effectifs et éventuels au moyen de publications, de formules et d’instructions appropriées qu’elle affiche sur sa page Web publique ou qu’elle envoie sur demande.

L’analyste des politiques et des programmes de la Commission répond aux demandes de renseignements communiquées par téléphone et par courriel.

Analyse du contexte

Fluctuation de la demande

La complexité croissante des requêtes et l’augmentation du nombre de requêtes portant sur plusieurs différends influeront sur la nécessité de nommer des membres possédant les compétences appropriées et pourraient avoir une incidence sur le soutien administratif dont la Commission a besoin. Il est primordial que la Commission ait un nombre suffisant de membres qualifiés pour lui permettre de continuer à fournir à la population ontarienne un service efficace et économique de règlement des différends.

La Commission continue de constater une augmentation du nombre de requêtes exigeant qu’elle examine et détermine sa compétence et son mandat relativement à des différends qui peuvent dépasser les exigences techniques du Code du bâtiment.

Compte tenu de la complexité croissante des requêtes et de l’augmentation du nombre de requêtes portant sur de multiples différends, la Commission constate que le temps nécessaire pour entendre et régler chaque affaire a également augmenté.

Répercussions financières

À titre de personnes nommées à temps partiel, les membres de la Commission reçoivent une rémunération journalière établie par le Conseil du Trésor et le Conseil de gestion du gouvernement. Cette rémunération est de 472 $ pour les membres, de 583 $ pour les vice-présidents et de 744 $ pour le président. Les membres de la Commission sont également remboursés pour les dépenses qu’ils engagent pour participer aux audiences de la Commission tenues à Toronto. Les coûts liés aux activités de la Commission, dont les coûts de fonctionnement et la rémunération journalière des membres, font partie du budget global du ministère. En raison de la COVID‑19 et des politiques de télétravail qui ont entrainé la tenue à distance des audiences, les frais de déplacement ont baissé considérablement.

Toute variation du nombre de requêtes présentées à la Commission ou de la complexité des différends aura également des répercussions directes sur la portion du budget du ministère qui appuie les activités de la Commission.

La Commission a adopté les recommandations relatives à la mesure du rendement établies en 2000 par la Commission de réforme du réseau d’organismes (la « Commission Guzzo »). Ces mesures sont l’équité, la rapidité, la qualité et la cohérence, la transparence, l’expertise et la courtoisie. Le tableau qui suit décrit les mesures du rendement, les cibles et les résultats de la Commission pour l’exercice précédent et les engagements pour 2023–2026.

Mesures et cibles de rendement

La Commission a adopté les recommandations relatives à la mesure du rendement établies en 2000 par la Commission de réforme du réseau d’organismes (la « Commission Guzzo »). Ces mesures sont :

  • l’équité
  • la rapidité
  • la qualité et la cohérence
  • la transparence
  • l’expertise
  • la courtoisie

Le tableau qui suit décrit les mesures du rendement, les cibles et les résultats de la Commission pour l’exercice précédent et les engagements pour 2023–2026.

Table 4 — Commission du code du bâtiment : Mesures du rendement
RésultatsMesuresCiblesSituation en 2021–2022Engagements pour 2023–2026

Équité (processus et procédures équitables et jugés équitables)

Les parties estiment que le processus a été mis en œuvre équitablement et avec impartialité.

La proportion des audiences menant à une révision judiciaire ne devrait pas dépasser 10 % par année.

Cible atteinte et dépassée. Aucune révision judiciaire pour l’exercice.

La proportion des audiences menant à une révision judiciaire ne devrait pas dépasser 10 % par année.

Rapidité (règlement rapide des différends portant sur des exigences techniques du Code)

a) Nombre de jours ouvrables entre la requête et l’offre de date d’audience

b) Communication de la décision en temps opportun

c) Préparation et finalisation en temps opportun de la décision écrite complète

d) Affichage en temps opportun de la décision écrite finale en ligne dans les 10 jours ouvrables de l’achèvement de la traduction en français

a) Proposer une date d’audience qui soit dans les 30 jours ouvrables de la réception de la requête complète dans 85 % des cas. Pour que la requête soit considérée comme complète, tous les documents exigés des deux parties au différend doivent avoir été reçus.

b) Communiquer la décision aux parties dans les 15 jours ouvrables de la fin de l’audience dans 75 % des cas.

c) Rédiger et finaliser la version écrite complète de la décision dans les six mois de la fin de l’audience dans 75 % des cas.

d) Afficher la décision écrite finale en ligne dans les 10 jours ouvrables de l’achèvement de la traduction en français dans 85 % des cas.

a) Non applicable.

En raison de la pandémie de COVID‑19, la Commission a décidé de suspendre cette mesure et de ne pas offrir des dates d’audience qui soient dans les 30 jours ouvrables de la réception de la requête complète afin de donner de la souplesse aux parties des différends et au personnel du ministère pendant la pandémie.

b) Cible atteinte et dépassée à 100.

c) Cible atteinte.

d) Cible atteinte.

a) Proposer une date d’audience qui soit dans les 30 jours ouvrables de la réception de la requête complète dans 85 % des cas. Pour que la requête soit considérée comme complète, tous les documents exigés des deux parties au différend doivent avoir été reçus.

b) Communiquer la décision aux parties dans les 15 jours ouvrables de la fin de l’audience dans 75 % des cas.

c) Rédiger et finaliser la version écrite complète de la décision dans les six mois de la fin de l’audience dans 75 % des cas.

d) Afficher la décision écrite finale en ligne dans les 10 jours ouvrables de l’achèvement de la traduction en français dans 85 % des cas.

Rapidité (règlement rapide des différends portant sur les délais prescrits)

a) Confirmation et communication de la date d’audience en temps opportun

b) Établissement de la date d’audience en temps opportun

c) Communication de la décision en temps opportun

d) Préparation et finalisation en temps opportun de la décision écrite complète

e) Affichage en temps opportun de la décision écrite finale en ligne dans les 10 jours ouvrables de l’achèvement de la traduction en français

a) Accuser réception de la requête complète et fournir la date d’audition de l’appel dans les deux jours ouvrables.

b) Entendre les appels visant la délivrance de permis de construire par une municipalité et le niveau de service des inspections dans les cinq jours ouvrables de la réception d’une requête complète.

c) Communiquer la décision dans les 15 jours ouvrables de la réception de la requête complète.

d) Rédiger et finaliser la version écrite complète de la décision dans les six mois de la fin de l’audience dans 75 % des cas.

e) Afficher la décision écrite finale en ligne dans les 10 jours ouvrables de l’achèvement de la traduction en français dans 85 % des cas.

a) Aucune requête reçue pendant l’exercice.

b) Aucune requête reçue pendant l’exercice.

c) Aucune requête reçue pendant l’exercice.

d) Aucune requête reçue pendant l’exercice.

e) Aucune requête reçue pendant l’exercice.

a) Accuser réception de la requête complète et fournir la date d’audition de l’appel dans les deux jours ouvrables.

b) Entendre les appels visant la délivrance de permis de construire par une municipalité et le niveau de service des inspections dans les cinq jours ouvrables de la réception d’une requête complète.

c) Communiquer la décision dans les 15 jours ouvrables de la réception de la requête complète.

d) Rédiger et finaliser la version écrite complète de la décision dans les six mois de la fin de l’audience dans 75 % des cas.

e) Afficher la décision écrite finale en ligne dans les 10 jours ouvrables de l’achèvement de la traduction en français dans 85 % des cas.

Qualité et cohérence (processus et procédures intègres et uniformes)

Les parties estiment que le processus de la Commission a été mené avec un haut niveau de qualité et de cohérence.

85 % des parties estiment que le processus avait un haut niveau de qualité et de cohérence.

Cible atteinte et dépassée à 92 %.

85 % des parties estiment que le processus avait un haut niveau de qualité et de cohérence.

Transparence (processus et procédures clairs et faciles à comprendre)

Les parties estiment que les processus et procédures de la Commission ont été clairement compris.

85 % des parties estiment que les processus et procédures sont clairs et faciles à comprendre.

Cible atteinte et dépassée à 92 %.

85 % des parties estiment que les processus et procédures sont clairs et faciles à comprendre.

Expertise (décisions judicieuses rendues par la Commission grâce aux compétences techniques de ses membres)

a) Les parties estiment que les membres de la Commission ont fait preuve d’un niveau approprié de connaissance et de compétence techniques.

b) Envoi au ministre en temps opportun d’un avis de l’expiration imminente du mandat d’un membre de la Commission.

a) 85 % des parties estiment que les membres étaient des experts du sujet traité à l’audience.

b) Donner un préavis au ministère quatre mois avant l’expiration du mandat d’un membre.

a) Cible atteinte et dépassée à 100.

b) Cible atteinte.

a) 85 % des parties estiment que les membres étaient des experts du sujet traité à l’audience.

b) Donner un préavis au ministère quatre mois avant l’expiration du mandat d’un membre.

Courtoisie (politesse et courtoisie envers toutes les parties)

Les parties estiment qu’elles ont été traitées avec courtoisie tout au long du processus de traitement de la requête et à l’audience.

85 % des parties interrogées estiment avoir été traitées avec courtoisie tout au long du traitement de la requête et à l’audience.

Cible atteinte et dépassée à 100 %.

85 % des parties estiment avoir été traitées avec courtoisie tout au long du traitement de la requête et à l’audience.

Évaluation des risques

Compte tenu des orientations stratégiques et des objectifs de la Commission, deux risques liés au rendement ont été relevés.

La Commission a établi des stratégies d’atténuation, y compris des plans provisoires, des mesures d’atténuation et une surveillance au besoin dans le cadre de protocoles de gestion prudente des risques. La Commission doit effectuer et prévoira la planification nécessaire pour traiter ces enjeux.

Voici la matrice des impacts et des probabilités qui a servi à l’évaluation :

Grille d’évaluation des risques
IncidenceProbabilité FaibleMrobabilité MoyenneProbabilité Élevée
ÉlevéeMesures d’atténuatioin et plans d’urgenceMesures d’atténuation et plans d’urgence; surveillance étroiteAdoption urgente de mesures correctives; surveillance rigoureuse
MoyenneTolérance; surveillanceMesures d’atténuation et plans d’urgenceMesures d’atténuation et plans d’urgence; surveillance étroite
FaibleTolérance; aucune mesureTolérance; surveillanceMesures d’atténuation et plans d’urgence

Risque numéro 1 : Manque de transfert des connaissances ou de planification de la relève ayant un impact sur la Commission

Problème

La planification de la relève demeure un enjeu important pour la Commission.

Dans le passé, le chevauchement insuffisant des mandats dont l’expiration était imminente et de celui des nouveaux membres a entrainé un fardeau disproportionné pour certains membres plus expérimentés. Les nouveaux membres ne connaissent pas bien les processus de la Commission. Dans l’idéal, au plus 33 % des membres devraient quitter la Commission chaque année. Cela permettrait de faciliter la transition et de maintenir des proportions équilibrées d’anciens et de nouveaux membres. La Commission a indiqué qu’elle souhaite voir un chevauchement accru des mandats des anciens et des nouveaux membres.

Probabilité : Faible

Le président et le personnel de la Commission continueront de collaborer avec le Bureau du ministre et le Secrétariat des nominations afin d’obtenir la nomination de nouveaux membres plus souvent et en plus petits groupes pour éviter l’expiration simultanée de nombreux mandats.

Pour atténuer ce problème, la Commission estime qu’idéalement, un tiers de ses membres seraient dans leur mandat initial de deux ans, un tiers dans leur deuxième mandat de trois ans et le troisième tiers dans leur mandat final de cinq ans. Cela permettrait à la Commission de maintenir un équilibre entre les nouveaux membres et les plus expérimentés.

L’étalement des mandats permettrait à la Commission d’assurer la transition avec les nouveaux membres et favoriserait le transfert des connaissances des membres expérimentés aux nouveaux membres. Avec le chevauchement des mandats, le risque sera considérablement réduit. Toutefois, la gravité du risque fluctuera selon la situation relative aux nominations et sera un enjeu permanent pour la Commission.

Impact : Moyen

Des changements importants et simultanés dans la composition de la Commission peuvent entrainer un fardeau disproportionné pour certains membres et rendre difficile la détermination de la composition appropriée d’un comité d’audition. Même si les nouveaux membres peuvent posséder une expérience technique, il faudrait idéalement les intégrer progressivement aux audiences pour leur permettre de se familiariser avec les processus de la Commission.

Tolérance et surveillance

Bien que la matrice de risques ci-dessus indique que la Commission peut tolérer et surveiller le risque, elle a l’intention de suivre la stratégie d’atténuation décrite ci-dessous. Ce risque sera permanent pour la Commission et la probabilité et l’impact varieront selon les circonstances au moment de l’évaluation du risque. Il semble prudent que la Commission continue de faire de son mieux pour atténuer le risque.

Atténuation

En tentant d’obtenir la nomination de nouveaux membres plus souvent et en plus petits groupes, le président, la Commission et le personnel du ministère s’efforcent de résoudre la question générale de la planification de la relève.

Cette stratégie permettra à la Commission d’améliorer la planification de la relève, de faire chevaucher les mandats (ce qui favoriserait le transfert des connaissances des anciens aux nouveaux membres), de maintenir un équilibre approprié dans la représentation des régions, de favoriser le mentorat des nouveaux membres, et de constituer et de maintenir une équipe possédant des compétences dans toutes les disciplines techniques (structure, sécurité incendie, plomberie, systèmes mécaniques, systèmes d’égouts sur place, etc.).

La Commission a produit une offre d’emploi afin de recruter de nouveaux membres. L’offre devrait être affichée au début de la nouvelle année.

Mesures d’atténuation et plans d’urgence

Le président de la Commission et le personnel du ministère continueront de donner la priorité au recrutement dans le cadre de leur collaboration avec le Bureau du ministre et le Secrétariat des nominations pour prévoir des périodes de chevauchement des mandats qui amélioreront la planification de la relève, permettront le transfert des connaissances des anciens aux nouveaux membres et favoriseront le mentorat des nouveaux membres.

Risque numéro 2 : Impact de la réduction des ressources en personnel sur la Commission et ses cibles de rendement

Problème

La Commission craint que les ressources en personnel actuelles influent sur sa capacité d’atteindre ses cibles de rendement.

Probabilité : Moyenne

La Commission croit que le niveau actuel des ressources en personnel pourrait nuire à sa capacité d’atteindre les cibles de rendement qu’elle a établies quant au traitement des requêtes, à l’établissement en temps opportun des dates des audiences et à la communication des décisions écrites complètes.

Impact : Moyen

L’industrie de la construction considère la Commission comme un moyen efficace et économique de résoudre les différends. La Commission craint que le soutien actuel en personnel fasse subir aux parties aux différends des retards dans le traitement des requêtes, la fixation des dates d’audience et la communication des décisions écrites complètes.

Tolérance et surveillance

La matrice des risques ci-dessus indique que la Commission devra élaborer des mesures d’atténuation et des plans provisoires qu’elle devra surveiller de près. Puisque ce risque est relativement nouveau, la Commission continuera de le surveiller. La Commission a l’intention de suivre la stratégie d’atténuation décrite ci-dessous.

Atténuation

Dans le cadre de sa stratégie d’atténuation, la Commission a lancé un projet pilote à l’automne 2020 afin de pouvoir atteindre sa cible de rendement relative à la communication de décisions écrites complètes en temps opportun. La Commission surveillera de près et examinera les résultats du projet pilote. Elle continuera également de collaborer avec le personnel pour élaborer des plans d’action visant à atténuer de son mieux les problèmes à mesure qu’ils se présentent, tout en surveillant étroitement les impacts éventuels sur les responsabilités attribuées à la Commission et sur ses mesures du rendement. Le président de la Commission collaborera avec le ministère pour résoudre tout problème qui se présentera.

Plan provisoire

La Commission continuera de traiter les requêtes, de tenir ses audiences et de rendre ses décisions écrites complètes le plus rapidement possible. La Commission note qu’elle n’a aucun contrôle sur l’effectif du personnel qui lui est affecté et qu’elle ne peut donc que présenter au ministère des recommandations sur les moyens possibles de régler le problème.