La Commission du code du bâtiment (CCB)

Aperçu

La Commission du code du bâtiment (CCB) règle les différends concernant :

• l’observation des exigences techniques du code du bâtiment dans un immeuble ou une structure
• les délais d’inspection des emplacements
• les délais de traitement des demandes de permis.

Les parties aux audiences de la CCB sont généralement les requérants (constructeurs, promoteurs, architectes, ingénieurs, etc.) et les intimés (chefs du service du bâtiment, inspecteurs en bâtiment, organismes inscrits d’exécution du code, représentants de la santé et autres particuliers ou organismes concernés).

Aux termes de la Loi sur le code du bâtiment, la Commission est autorisée à tenir des audiences et à rendre des décisions.

Pour consulter les décisions prises par la Commission du code du bâtiment, vous pouvez :

• vérifier la base de données de l’Institut canadien d’information juridique (CanLII)
• nous envoyer un courriel

Énoncé de mandat

Aux termes de l’article 24 de la Loi de 1992 sur le code du bâtiment, le mandat de la Commission du code du bâtiment consiste à tenir des audiences et à rendre des décisions afin de régler les différends qui touchent les parties et qui concernent la question de savoir si les exigences techniques du code du bâtiment sont suffisamment observées. En outre, la Commission tient des audiences et rend des décisions concernant les différends relatifs aux délais d’inspection des emplacements et aux délais de traitement des demandes de permis.

En général, les parties aux audiences de la Commission sont des constructeurs, des promoteurs, des architectes, des ingénieurs ou des propriétaires qui se présentent à titre de requérants, et des chefs de service municipal du bâtiment, des inspecteurs en bâtiment, des organismes inscrits d’exécution du code, des représentants de la santé ou d’autres organismes touchés qui se présentent à titre d’intimés.

Énoncé de mission

La Commission du code du bâtiment a pour mission de fournir un processus d’appel permettant de régler de façon équitable, impartiale et rapide les différends relatifs aux exigences techniques du code du bâtiment.

Les formulaires de demande

Suivez les étapes suivantes ci-dessous pour demander une audience

1. Envoyez un courriel à codeinfo@ontario.ca pour obtenir l’un des formulaires de demande d’audience à la CCB :
   • bâtiments/structures
   • délais prescrits pour les inspections
   • délais prescrits pour le traitement des demandes de permis
   • systèmes d’égouts
     
     Si vous avez besoin des formulaires dans un format substitut, veuillez l’indiquer dans votre courriel. Nous accuserons réception de votre demande dans les trois jours ouvrables et vous ferons parvenir les fichiers en format substitut dans les 15 jours ouvrables.
2. Faites 4 copies du formulaire rempli et réunir les documents justificatifs, à savoir :
   • 5 copies des documents justificatifs énumérés dans les formulaires de demande
   • 5 copies de la correspondance reçue du service du bâtiment de la municipalité, de l’office de protection de la nature, du bureau de santé ou du ministère des Affaires municipales concernant l’objet de la demande
   • le paiement des droits de demande (indiqués dans le formulaire de demande).
3. Postez l’original signé du formulaire accompagné des copies et des documents justificatifs à :
   
   Secrétaire, Commission du code du bâtiment Ministère des Affaires municipales et du Logement  
   Direction du renouvellement des services du bâtiment
   777, rue Bay, 12^e étage  
   Toronto (Ontario) M7A 2J3

Énoncé de recrutement

Les nominations à la Commission du code du bâtiment (la « Commission ») se font selon un processus compétitif fondé sur le mérite qui comprend les étapes suivantes :

1. Une offre d’emploi décrivant les divers aspects du poste de membre vacant à la Commission est affichée sur le site Web du Secrétariat des nominations pendant au moins 10 jours, sans compter les samedis, les dimanches et les jours fériés. L’offre d’emploi précise les compétences, les connaissances, l’expérience et les autres qualités qu’il faut posséder pour obtenir le poste.
   Le cadre de responsabilisation des membres de la Commission, qui précise les principales fonctions et qualités requises des membres de la Commission, se trouve sur la page Web de la Commission.
2. Quiconque souhaite se faire nommer à la Commission doit présenter sa demande au moyen du site Web du Secrétariat des nominations.
3. Le ministère des Affaires municipales et du Logement et le président de la Commission examinent les demandes reçues pendant la période d’affichage pour évaluer les qualités des candidats au poste selon les critères suivants :
   • l’expérience, les connaissances ou la formation liées aux domaines et aux questions juridiques traités par la Commission;
   • l’aptitude à élaborer des décisions impartiales;
   • l’aptitude à appliquer des pratiques et des procédures décisionnelles de rechange qui peuvent être prévues par les règles de la Commission.
4. Après avoir évalué les qualités des candidats, le président de la Commission décide s’il doit aviser le ministre qu’ils possèdent les qualités requises pour être nommés à la Commission.
5. Selon les recommandations du président de la Commission et les résultats de tout examen, le ministre présente une recommandation définitive de nomination au lieutenant-gouverneur en conseil, qui l’approuve par décret.

Politique Sur Les Normes De Service

1. Objet

1.1 La Commission du code du bâtiment (la « Commission ») s’engage à fournir un processus d’appel permettant de régler de façon équitable, impartiale et rapide les différends relatifs au code du bâtiment.

1.2 La politique sur les normes de service de la Commission comprend ses normes de service générales ainsi que ses politiques de traitement des plaintes et d’accessibilité.

2. Normes de service générales

2.1 En remplissant son mandat, la Commission s’efforce de respecter les normes de service qui suivent. En outre, elle se conforme aux normes de service à la clientèle du ministère des Affaires municipales et du Logement.

3. À l’égard des audiences tenues en application de l’alinéa 24 (1) a) de la Loi de 1992 sur le code du bâtiment relativement à la question de savoir si les exigences techniques du code du bâtiment son suffisamment observées :

3.1 La Commission accuse réception de la demande d’audience dans les cinq (5) jours ouvrables de sa réception.

3.2 L’audience se tient généralement dans les huit semaines de la réception en temps opportun de la documentation exigée des parties (c.-à-d une requête et une confirmation de différend complètes).

3.3 La Commission communique sa décision aux parties dans les quinze (15) jours ouvrables de la conclusion de l’audience.

3.4 L’audience se tient en français sur demande.

3.5 L’audience peut se tenir par conférence téléphonique sur demande.

4. À l’égard des audiences tenues en application de l’alinéa 24 (1) b) ou c) de la Loi de 1992 sur le code du bâtiment relativement aux délais de délivrance des permis de construire municipaux ou aux niveaux des services d’inspection des emplacements :

4.1 La Commission accuse réception de la requête complète et fournit la date de l’audience d’appel dans les deux (2) jours ouvrables si l’appel concerne un délai.

4.2 L’audience se tient dans les cinq (5) jours ouvrables de la réception de la requête complète.

4.3 La Commission communique sa décision aux parties dans les quinze (15) jours ouvrables de la conclusion de l’audience.

4.4 L’audience se tient en français sur demande.

4.5 L’audience peut se tenir par conférence téléphonique sur demande.

5. La politique sur les normes de service de la Commission n’a pas pour effet de porter atteinte aux processus ou aux recours prévus par la Loi sur l’ombudsman, ni au droit de demander la révision judiciaire d’une décision de la Commission

6. Objet

6.1 La Commission du code du bâtiment (la « Commission ») s’engage à fournir au public des services de la plus haute qualité. Elle s’engage aussi à régler toute plainte concernant ces services. La présente politique vise à établir une marche à suivre transparente et équitable pour répondre à de telles plaintes.

7. Portée

7.1 Le mécontentement à l’égard du résultat d’une requête présentée à la Commission ne constitue pas une « plainte » pour l’application de la présente politique. En outre, la procédure de plainte énoncée dans la présente politique ne doit pas être considérée comme un formulaire de demande de réexamen ou d’appel visant des décisions particulières de la Commission.

7.2 Les sujets des plaintes pouvant être traitées en application de la présente politique comprennent les politiques et les procédures de la Commission ou leur application à un cas particulier, la non-conformité aux normes de service, la conduite de membres ou d’employés de la Commission et la qualité de ses services.

7.3 Même si la présente politique prévoit une marche à suivre officielle pour présenter une plainte à la Commission, celle-ci prône le règlement à l’amiable de toute plainte directement avec elle et son personnel à n’importe quel moment, même pendant une audience.

8. Procédure de plainte

8.1 Toute plainte présentée à la Commission en application de la présente politique doit être écrite et doit être signée et datée par son auteur. Toute correspondance adressée à la Commission en application de la présente politique doit porter la mention « Personnel et confidentiel ».

8.2 La Commission tente de répondre à la plainte écrite dans les 15 jours ouvrables de sa réception. Si cela lui est impossible, elle en avise l’auteur de la plainte et lui indique le délai estimatif dans lequel elle prévoit pouvoir lui répondre.

8.3 Sous réserve de la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée, toute plainte présentée à la Commission est traitée comme confidentielle.

9. Présentation d’une plainte

9.1 Toute plainte concernant un employé de la Commission peut être communiquée directement à l’employé, à son superviseur ou au président de la Commission. Dans le premier cas, à défaut d’un règlement satisfaisant, la plainte doit être présentée au superviseur ou au président.

9.2 Toute plainte concernant un membre de la Commission doit être présentée au président de la Commission.

9.3 Toute plainte concernant le président de la Commission doit être présentée au ministre des Affaires municipales et du Logement.

9.4 Toute plainte concernant la non-conformité aux normes de service établies peut être présentée au coordonnateur de la Section de l’innovation dans le domaine de la construction ou au président de la Commission.

10. Coordonnées

10.1 Voici les coordonnées des principales personnes-ressources de la Commission :

Secrétaire, Commission du code du bâtiment  
Ministère des Affaires municipales et du Logement
777, rue Bay, 12^e étage  
Toronto (Ontario) M7A 2J3
416 585-6645

Coordonnatrice/Coordonnateur, Innovation dans le domaine de la construction  
Ministère des Affaires municipales et du Logement
777, rue Bay, 12^e étage  
Toronto (Ontario) M7A 2J3
416 585-6503

Directrice/Directeur, Renouvellement des services du bâtiment  
Ministère des Affaires municipales et du Logement
777, rue Bay, 12^e étage  
Toronto (Ontario) M7A 2J3
416 585-6656

Présidente/Président, Commission du code du bâtiment  
À l’attention du Ministère des Affaires municipales et du Logement
777, rue Bay, 12^e étage  
Toronto (Ontario) M7A 2J3
416 585-6503

Ministre des Affaires municipales et du Logement  
777, rue Bay, 17^e étage  
Toronto (Ontario) M7A 2J3
416 585-7000

La politique d’accessibilité de la Commission figure dans le présent document aux fins d’exhaustivité. Sa production n’est pas exigée par la Loi de 2009 sur la responsabilisation et la gouvernance des tribunaux décisionnels et les nominations à ces tribunaux.

11. Engagement à l’égard de l’accessibilité

11.1 La Commission du code du bâtiment (la « Commission ») favorise la pleine inclusion des personnes handicapées, comme le prévoit la Charte canadienne des droits et libertés, le Code des droits de la personne de l’Ontario, la Loi de 2001 sur les personnes handicapées de l’Ontario et la Loi de 2005 sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario (LAPHO).

11.2 La Commission s’engage à fournir des services de la plus haute qualité au public, y compris un milieu inclusif et accessible où tous les membres du public ont un accès égal à ses services et sont traités avec dignité et respect.

11.3 La Commission s’engage à fournir ses services conformément aux règlements d’application de la LAPHO intitulés Normes d’accessibilité pour les services à la clientèle et Normes d’accessibilité intégrées.

12. Portée

La Commission s’engage à fournir des adaptations à l’égard des besoins qui se rapportent à la race, à l’ascendance, au lieu d’origine, à la couleur, à l’origine ethnique, à la citoyenneté, à la croyance, au sexe (y compris la grossesse et l’identité de genre), à l’orientation sexuelle, à l’âge, à l’état matrimonial, à l’état familial ou à un handicap, sauf si elles causeraient un préjudice injustifié. Les handicaps comprennent les handicaps physiques, les déficiences sensorielles, les incapacités mentales et les handicaps invisibles comme les difficultés d’apprentissage et les sensibilités aux facteurs environnementaux.

13. Adresse de la Commission

13.1 Les audiences se tiennent généralement au 777, rue Bay, à Toronto. Le règlement intitulé Normes d’accessibilité pour les services à la clientèle s’applique aux bâtiments de la fonction publique de l’Ontario. La Commission s’efforce d’organiser les audiences dans des locaux convenables. La documentation affichée en ligne est disponible en format accessible et les autres documents de la Commission sont fournis en format accessible sur demande.

14. Principes

14.1 Les principes suivants guident la Commission dans ses efforts pour rendre ses processus accessibles :

14.1.1 Les services sont fournis de façon à respecter la dignité et l’indépendance des membres du public. La Commission mène ses processus décisionnels en temps opportun et avec équité, intégrité et respect.

14.1.1 La Commission fournit ses services de manière à favoriser l’accès physique et fonctionnel à ses processus ainsi que l’inclusion et la pleine participation des membres du public.

14.1.1 Toutes les personnes ont la même possibilité d’obtenir et d’utiliser les services de la Commission et d’en profiter. Au besoin, des adaptations individuelles sont prévues sauf si elles causeraient un préjudice injustifié. La Commission fournit des renseignements clairs, exacts, utiles et cohérents. En outre, elle communique avec toute personne handicapée en tenant compte de sa déficience.

15. Application de la politique

15.1 La présente politique s’applique aux bureaux publics, au personnel et aux membres de la Commission. Elle prévoit la même possibilité pour chacun, y compris les parties, les témoins et les représentants, de participer pleinement à tous les processus de la Commission, sauf si cela causerait un préjudice injustifié. Dans la présente politique, le terme « membre » désigne toute personne qui rend des décisions judiciaires à la Commission, y compris le président, les vice-présidents et les membres.

16. Mesures d’accessibilité prises par la Commission

La Commission prend les mesures suivantes pour créer un milieu accessible. Elles s’ajoutent aux adaptations qui peuvent être demandées dans chaque cas particulier.

16.1 Appareils et accessoires fonctionnels

16.1.1 La Commission tient compte du fait que certaines personnes doivent utiliser un appareil ou un accessoire fonctionnel. On recommande de communiquer avec le secrétaire de la Commission avant l’instance s’il faut prendre des arrangements spéciaux en vue de l’utilisation de l’appareil ou de l’accessoire pendant une audience de la Commission.

16.1.2 La Commission tient compte du fait que certaines personnes doivent utiliser un appareil ou un accessoire relativement à leurs besoins quotidiens, y compris ceux liés à la communication, à la mobilité, aux soins personnels et aux soins médicaux. La Commission s’efforce de s’adapter à ces services et à ces appareils, mais ne prend généralement pas de mesure pour les fournir.

16.2 Utilisation d’animaux d’assistance

16.2.2 La Commission tient aussi compte du fait que certaines personnes doivent utiliser un animal d’assistance pour participer à ses instances. On 6 de 8

16.3 Utilisation d’une personne de soutien

16.3.1 La Commission tient compte du fait que certaines personnes doivent utiliser les services d’une personne de soutien pour participer à ses instances. Elle veille à ce que les deux personnes puissent entrer dans les locaux ensemble et à ce que la personne handicapée ne soit pas empêchée d’avoir accès à sa personne de soutien.

16.4 Bureaux

16.4.1 Les bureaux de la Commission sont situés au 777, rue Bay, à Toronto. Les audiences se tiennent en général dans cet immeuble. Les portes principales et les ascenseurs de l’immeuble ainsi que les bureaux publics de la Commission sont accessibles pour les fauteuils roulants, les scooters et les autres appareils ou accessoires de mobilité.

16.5 Avis de perturbation temporaire

16.5.1 En cas d’interruption de la disponibilité d’une mesure d’accessibilité ou d’adaptation fournie par la Commission, celle-ci avise les parties touchées dès que possible.

16.6 Communications

16.6.1 La Commission communique avec les personnes handicapées en tenant compte de leur déficience. Plus précisément, son personnel et ses membres communiquent par des moyens permettant aux personnes handicapées de communiquer efficacement pour demander, recevoir et utiliser ses services.

16.62 Sur demande, la Commission fournit pendant ses audiences des services comme l’interprétation en American Sign Language et en langue des signes québécoise.

16.7 Demande d’adaptation

16.7.1 Toute demande de mesure d’adaptation doit être présentée au secrétaire de la Commission dès que possible avant l’instance de la Commission.

16.7.2 La Commission tient compte du fait qu’une adaptation peut devenir nécessaire à toute étape du processus. Si son personnel prend connaissance d’un problème d’adaptation, il s’efforce de fournir l’adaptation. Pendant une audience de la Commission, si une demande qui n’a pas été adressée auparavant à son secrétaire est présentée, le membre facilite les efforts déployés pour fournir l’adaptation.

16.8 Format des documents d’information

16.8.1 Les documents d’information, les formulaires et les avis au public de la Commission sont disponibles sous forme imprimée et sur sa page Web. Sur demande, les documents produits par la Commission sont fournis dans un format de remplacement pour répondre aux besoins liés à toute déficience. Sur demande, la Commission avise la personne du moment où elle recevra le document dans le format demandé. Les documents en ligne de la Commission sont affichés dans des formats accessibles, comme l’exige le règlement intitulé Normes d’accessibilité intégrées.

17. Formation

17.1 Une formation est fournie au personnel et aux membres pour qu’ils comprennent la présente politique et sachent comment prendre des mesures d’accessibilité et d’adaptation conformément à la politique et aux règlements intitulés Normes d’accessibilité pour les services à la clientèle et Normes d’accessibilité intégrées.

17.2 La Commission tient un dossier décrivant la formation sur l’accessibilité fournie au personnel et aux membres, y compris son contenu, les moments où elle a été fournie et les personnes qui l’ont suivie.

18. Présentation d’observations

18.1 Les commentaires et les observations sur les services de la Commission peuvent être adressés à son secrétaire. Ils peuvent être présentés par écrit, par téléphone ou par courriel.

19. Demandes d’accessibilité

19.1 La Commission organise ses audiences dans des locaux convenables et accessibles. Pour obtenir une adaptation en vue d’une audience ou tout autre service d’accessibilité, on recommande de communiquer avec le secrétaire de la Commission avant l’instance s’il faut prendre des arrangements spéciaux.

Coordonnées

À l’attention du secrétaire de la Commission du code du bâtiment
a/s Ministère des Affaires municipales et du Logement
777, rue Bay, 2^e étage  
Toronto ON M7A 2J3

Téléphone : 416 585-6645  
Télécopieur : 416-5857

Plan d’éthique

1. Objet

1.01 Le plan d’éthique (le « plan ») explique comment la Commission du code du bâtiment (la « Commission ») s’assure que ses membres comprennent leurs responsabilités éthiques aux termes :

1.1.1 du code de conduite de la Commission;

1.1.2 de la Loi de 2006 sur la fonction publique de l’Ontario (LFPO), en particulier ses parties IV (Respect de l’éthique) et V (Activités politiques), et de ses règlements, en particulier le Règl. de l’Ont. 381/07 sur les règles relatives aux conflits d’intérêts;

1.1.3 de toute autre règle précisée dans les directives du Conseil de gestion du gouvernement.

Ces règles sont appelées ci-dessous « lois, règlements et codes d’éthique ».

2.01 Le plan vise à faire en sorte que les membres de la Commission soient conscients de leurs obligations éthiques tout au long de leur mandat. Il énonce les obligations du membre à sa nomination, chaque année et à la fin de son mandat. Il énonce aussi certaines responsabilités additionnelles du président.

3.01 La Commission s’engage à observer les normes les plus élevées de conduite éthique dans ses travaux.

4.01 L’article 6 de la Loi de 2009 sur la responsabilisation et la gouvernance des tribunaux décisionnels et les nominations à ces tribunaux exige que la Commission établisse un plan d’éthique.

2. Application et portée

1.01 Le président de la Commission (le « président ») met en oeuvre le plan pour guider et informer les personnes nommées à la Commission, autant pendant leur mandat que par la suite.

2.01 Les renseignements mentionnés dans le plan qui concernent les exigences éthiques que les membres de la Commission devraient bien connaître comprennent ce qui suit :

2.2.1 les règles relatives aux conflits d’intérêts énoncées dans le Règl. de l’Ont. 381/07 pris en application de la LFPO (et, le cas échéant, dans le code de conduite de la Commission);

2.2.2 les règles relatives aux activités politiques énoncées à la partie V de la LFPO;

2.2.3 le rôle et les responsabilités du président à titre de responsable de l’éthique de la Commission;

2.2.4 le rôle et les responsabilités du membre, notamment celles d’aviser le responsable de l’éthique (le président) de tout problème et de se conformer aux directives données;

2.2.5 la marche à suivre pour aviser le responsable de l’éthique au besoin;

2.2.6 la conduite exigée du membre lorsqu’il s’acquitte de ses responsabilités liées aux décisions, telles qu’elles sont énoncées dans le code de conduite de la Commission, la LFPO et toute autre directive donnée par le Conseil de gestion du gouvernement;

2.2.7 les conséquences de la non-conformité à la LFPO et au code de conduite de la Commission.

3. À la nomination

Au moment de la nomination, dans le cadre de l’orientation du nouveau membre de la Commission, le président :

3.1 lui remet des copies des bulletins d’interprétation en vigueur que le commissaire aux conflits d’intérêts publie et qui concernent les droits et les responsabilités;

3.2 lui fournit un lien vers la LFPO et à son règlement d’application 381/07;

3.3.lui fournit un lien vers le site Web du commissaire aux conflits d’intérêts et l’enjoint de lire les documents d’interprétation concernant ses droits et ses responsabilités;

3.4 se rend disponible pour répondre aux questions sur les obligations éthiques;

3.5 lui fait signer une copie du code de conduite qui doit être versée aux dossiers de la Commission avec une déclaration indiquant qu’il comprend le code de conduite et la législation connexe et qu’il connaît ses obligations éthiques à titre de membre de la Commission.

4. Membres actuels

S’il ne l’a pas fait à la nomination, le président fournit au membre les documents et renseignements énumerés dans l’article 3 ci-dessus.

5. Une fois l’an

5.1 Une fois par exercice financier, avant la première assemblée générale semi-annuelle, le président distribue aux membres une note de service qui leur rappelle leurs obligations éthiques et les règles gouvernant les activités politiques, et y joint une autre copie du code de conduite et des articles pertinents de la LFPO et du Règlement de l’Ontario 381/07 ainsi qu’un lien menant au site Web du commissaire aux conflits d’intérêts.

5.2 Une fois par exercice financier, à la première assemblée générale semi-annuelle, le président tient une brève discussion sur le code de conduite, les autres obligations éthiques, et les règles gouvernant les activités politiques des membres. Les renseignements fournis à cette assemblée sont communiqués aux membres qui en sont absents.

5.3 À un moment approprié avant toute élection municipale, provinciale ou fédérale et dans toute autre circonstance appropriée, le président distribue aux membres une note de service énonçant les règles éthiques pertinentes et les invite à communiquer avec lui s’ils ont des questions.

6. À la fin du mandat

6.1 Le président remet au membre qui quitte la Commission une lettre résumant les obligations éthiques qui s’appliquent à lui après son mandat.

7. Résumé des obligations du président

7.1 Veiller à ce que chaque membre de la Commission soit informé de ses obligations éthiques à sa nomination, à la fin de son mandat et une fois l’an, selon la procédure énoncée ci-dessus.

7.2 Demander au commissaire aux conflits d’intérêts des précisions sur toute question concernant les lois, les règlements et les codes d’éthique à laquelle il n’a pas de réponse.

7.3 Dès leur réception, distribuer aux membres de la Commission les communications additionnelles sur les lignes directrices en matière d’éthique du ministère ou du commissaire aux conflits d’intérêts qui précisent ou modifient les obligations éthiques des membres.

7.4 Agit rapidement, selon ce qu’exigent les lois, les règlements ou les codes d’éthique, s’il apprend qu’un membre a manqué à ses obligations éthiques.

10. Examen

10.1 La Commission examine le présent plan au moins tous les trois ans.

Politique de consultation

1. Objet

1.1 La Commission du code du bâtiment (la « Commission ») consulte le public lorsqu’elle envisage d’apporter des modifications importantes à ses lignes directrices, à ses politiques et à ses procédures. La Commission s’engage à mener des consultations pertinentes lorsqu’elle envisage des modifications pouvant toucher ses intervenants, y compris les parties aux audiences dont elle a la responsabilité, ou toute autre partie touchée.

1.2 La consultation des parties touchées ne constitue pas une prise de décision partagée. Elle est un élément essentiel de l’approche que la Commission applique à l’examen et à l’amélioration de ses lignes directrices, de ses politiques et de ses procédures.

2. Application et portée

2.1 La présente politique s’applique, d’une part, à toute modification des lignes directrices, des politiques et des procédures de la Commission qui peut toucher de façon importante la conduite des activités de celle-ci et peut donc, de l’avis du président, avoir un effet important sur l’issue des instances pour les intervenants, les requérants, les autres parties touchées et les membres du public et, d’autre part, à toute autrequestion précisée par les règlements ou les directives du Conseil de gestion du gouvernement.

2.2 La présente politique ne s’applique pas à toute modification mineure visant à préciser les lignes directrices, les politiques et les procédures existantes, notamment une modification grammaticale, une mise à jour mineure découlant d’une modification de la législation ou de l’emplacement de la Commission ou une autre modification visant à faire en sorte que les lignes directrices, les politiques et les procédures de la Commission reflètent ses pratiques opérationnelles.

3. Mode d’application de la politique

3.1 Les modalités, la méthodologie et la durée des consultations sont déterminées par le président, qui collabore avec les membres et le personnel de la Commission pour établir le mode de consultation convenant le mieux aux modifications envisagées.

3.2 La Commission avise les intervenants lorsqu’elle examine les politiques et les procédures qui les touchent. L’avis énonce la modification proposée, les délais proposés et la méthode de consultation. En outre, la Commission affiche sur sa page Web un préavis décrivant la consultation et la marche à suivre pour présenter des observations.

3.3 Le processus d’avis et la liste des intervenants à aviser sont établis par le président selon la portée de l’examen.

3.4 Une fois la consultation terminée, la Commission étudie les observations reçues avant de prendre une décision sur les modifications pertinentes à apporter aux règles, aux politiques ou aux processus.

4. Examen

4.1 La Commission examine la présente politique au moins tous les trois ans.

Cadre de responsabilisation des membres

Énoncé des fonctions et des qualités requises des membres

Exigence des alinéas 7 (2) a) et b) de la Loi de 2009 sur la responsabilisation et la gouvernance des tribunaux décisionnels et les nominations à ces tribunaux

1. La Commission du code du bâtiment

La Commission du code du bâtiment (la « Commission ») est un tribunal d’origine législative qui exerce ses pouvoirs et ses fonctions conformément à la Loi de 1992 sur le code du bâtiment (la « Loi »). Elle fonctionne indépendamment du gouvernement de l’Ontario, mais lui rend des comptes par l’intermédiaire de son président, qui présente des rapports au ministre des Affaires municipales et du Logement. La Commission se conduit conformément aux principes de gestion du gouvernement de l’Ontario. Ces principes comprennent le comportement éthique, l’utilisation prudente, efficace et légale des ressources publiques, l’équité à l’égard du public, la fourniture à celui-ci de services de haute qualité, ainsi que l’ouverture et la transparence dans la mesure où la loi le permet.

2. Les membres de la Commission

2.1 Rôle

2.1.1 Le membre règle les différends opposant les parties qui comparaissent devant la Commission conformément à la Loi en tenant des audiences et en rendant des décisions. Il peut s’acquitter seul de cette tâche en tant qu’arbitre unique ou avec un comité, conformément au pouvoir légal énoncé dans la Loi et le code du bâtiment.

2.2 Fonctions principales

Le membre :

2.2.1 se prépare aux audiences, y participe et rend et rédige des décisions;

2.2.2 participe aux audiences et exécute les autres tâches assignées par le président conformément à la Loi et au code du bâtiment, dans les limites des politiques, des procédures et des règles de pratique élaborées par la Commission;

2.2.3 entend les observations et les éléments de preuve que les parties touchées par le différend présentent;

2.2.4 écoute activement pour comprendre les positions des parties et, au besoin, leur pose des questions afin de préciser ces positions et sa compréhension du différend;

2.2.5 rend les décisions nécessaires à la conduite, au contrôle et à la conclusion appropriés et rapides de l’audience;

2.2.6 examine et analyse en détail les éléments de preuve et les observations et participe à la prise de décisions fondées sur ceux-ci et sur l’application de la Loi et du code du bâtiment;

2.2.7 rédige et rend des décisions indépendantes et libres de toute influence extérieure;

2.2.8 rend des décisions en temps opportun, dans les délais établis par la Commission;

2.2.9 rend des décisions claires, bien rédigées, motivées et compréhensibles;

2.2.10 assiste et participe aux réunions de la Commission et, sur demande, participe aux groupes de travail liés aux travaux de la Commission;

2.2.11 observe les politiques et les pratiques énoncées par la Commission de manière à satisfaire aux exigences en matière de responsabilité financière et d’administration;

2.2.12 travaille de façon constructive et contribue à l’atmosphère de coopération de la Commission en partageant ses connaissances, son temps et son expérience avec les autres membres de la Commission;

2.2.13 maintient des rapports positifs, productifs et appropriés avec les parties qui comparaissent devant la Commission;

2.2.14 assure l’équité de l’accès, du traitement et du processus dans le cadre des pratiques relatives au règlement des différends et aux audiences;

2.2.15 tient compte des intérêts contradictoires et divergents tout en maintenant le décorum, l’équité du processus ainsi que le professionnalisme et le respect dans les relations entre les parties;

2.2.16 reconnaît et traite adéquatement les situations pouvant soulever une question de partialité ou de conflit d’intérêt conformément au code de conduite de la Commission.

2.3 Qualités requises

Le membre doit posséder les capacités, les compétences et les connaissances suivantes pour s’acquitter efficacement de ses responsabilités :

2.3.1 connaissance approfondie de la Loi et du code du bâtiment, compréhension du système de réglementation du bâtiment de la province ainsi que des lois et des processus juridiques connexes, ou capacité d’acquérir ces connaissances;

2.3.2 expérience et compétence pertinentes dans au moins un des domaines suivants : conception et normes relatives au bâtiment, génie, architecture, fabrication des matériaux de construction, normes applicables aux tests et au secteur;

2.3.3 compétence technique dans au moins un des domaines suivants : conception et génie des structures, conception architecturale, sciences et normes liées au bâtiment, conception mécanique, plomberie, systèmes d’égouts sur place, sécurité-incendie;

2.3.4 compréhension des règles de pratique de la Commission et des procédures connexes;

2.3.5 compréhension du contexte professionnel, institutionnel et communautaire dans lequel la Commission fonctionne;

2.3.6 compréhension du droit administratif et des principes d’équité et de justice naturelle;

2.3.7 aptitudes confirmées à l’analyse, à la conceptualisation, à la résolution de problème, à la prise de décision et à la rédaction;

2.3.8 capacité d’écouter et de communiquer clairement et efficacement;

2.3.9 capacité de formuler et de communiquer des décisions motivées;

2.3.10 impartialité et bon jugement pour évaluer équitablement les dossiers soulevant des questions liées à des éléments de preuve verbaux ou écrits contradictoires;

2.3.11 compétences organisationnelles pour gérer la charge de travail de la Commission;

2.3.12 confiance en soi, maîtrise de soi et sensibilité à l’égard des intérêts diversifiés des parties pour maintenir efficacement l’ordre dans les situations de confrontation et de stress;

2.3.13 engagement envers le respect de la diversité et le maintien de processus équitables et transparents qui satisfont à des normes professionnelles strictes;

2.3.14 disponibilité pour assister et participer aux audiences et volonté de le faire.

3. Les vice-présidents de la Commission

3.1 Rôle

3.1.1 En plus de régler les différends opposant les parties qui comparaissent devant la Commission conformément à la Loi en tenant des audiences et en rendant des décisions, le vice-président remplace le président en son absence ou à sa demande. On peut aussi demander au vice-président de diriger des initiatives de la Commission ou de présider des audiences pouvant être médiatisées et complexes.

3.2 Fonctions principales

En plus des tâches énoncées dans la description du poste du membre, le vice-président :

3.2.1 en l’absence du président, exerce les fonctions déléguées par celui-ci;

3.2.2 participe à des groupes de travail et à des projets spéciaux ou les dirige, et fait rapport au président à ces égards;

3.2.3 agit comme point de contact clé additionnel auprès des membres et du personnel de la Commission en l’absence du président et exerce les fonctions de celui-ci lorsqu’il n’est pas disponible, notamment assigner les requêtes, assurer la qualité des décisions et conseiller les membres et le personnel;

3.2.4 collabore avec le président pour élaborer et appliquer des processus et des pratiques qui appuient les activités de la Commission afin d’améliorer l’efficacité et l’efficience;

3.2.5 préside des audiences en l’absence du président;

3.2.6 exécute les autres tâches convenues avec le président ou déléguées par lui.

3.3 Qualités requises

En plus de celles du membre, le vice-président a les qualités requises suivantes :

3.3.1 aptitude au leadership pour superviser la mise en œuvre d’une vision stratégique en veillant à l’application de plans appropriés visant la prestation de services efficients, efficaces et de haute qualité;

3.3.2 aptitudes poussées au règlement de différend et à l’analyse pour régler des questions complexes;

3.3.3 aptitude à communiquer efficacement et entregent dans les rapports avec le personnel, les membres de la Commission, les intervenants et le public;

3.3.4 engagement envers le respect de la diversité et le maintien de processus équitables et transparents qui satisfont à des normes professionnelles strictes et au code de conduite de la Commission;

3.3.5 compréhension des valeurs du gouvernement et détermination à travailler conformément aux règles de responsabilisation des organismes du gouvernement;

3.3.6 connaissance des pratiques de gouvernance et engagement à leur égard;

3.3.7 engagement envers la protection de l’intérêt public dans les limites du mandat de la Commission.

4. Le président de la Commission

4.1 Rôle

4.1.1 Le président est chargé de l’orientation stratégique et du rendement généraux de la Commission. Il dirige la Commission de façon qu’elle fonctionne conformément à son mandat, tel qu’il est défini aux articles 23 et 24 de la Loi, et aux exigences de gouvernance et de responsabilisation approuvées du gouvernement.

4.2 Fonctions principales

En plus d’exercer les fonctions énoncées dans la description du poste du membre, le président :

4.2.1 représente la Commission et est la principale personne-ressource et le principal porte-parole dans les rapports avec le gouvernement;

4.2.2 tient le ministre informé des questions ou des événements qui intéressent ou pourraient raisonnablement intéresser le ministère dans l’exercice de ses fonctions;

4.2.3 veille à ce que les plans stratégiques soient prudents sur le plan financier et tiennent compte du mandat de la Commission, de la protection de l’intérêt public ainsi que de l’identification et de l’atténuation des risques;

4.2.4 dirige les affaires de la Commission dans les limites de son mandat, tel qu’il est défini par la Loi et le plan d’activités approuvé de la Commission;

4.2.5 élabore et tient à jour un protocole d’entente liant le ministre et la Commission et le signe au nom de celle-ci;

4.2.6 examine et approuve le plan d’activités et le rapport annuel de la Commission et les présente au ministre avec le contenu et dans les délais fixés par la directive intitulée Agency Establishment and Accountability Directive;

4.2.7 veille à ce que les membres de la Commission connaissent leurs obligations et à ce qu’ils agissent conformément au code de conduite et aux règles relatives aux conflits d’intérêts de la Commission;

4.2.8 exerce les fonctions de responsable de l’éthique pour la Commission et veille à ce que toute question relative à un conflit d’intérêts soit traitée conformément à la Loi de 2006 sur la fonction publique de l’Ontario;

4.2.9 avise le ministre de la vacance imminente de tout poste de membre nommé et recommande des nominations ou des reconductions de mandat qui respectent et appuient les principes d’équité, de diversité, de qualité, de mérite et de représentation régionale;

4.2.10 encadre et forme les vice-présidents et les membres;

4.2.11 veille à la mise en place d’un processus permettant de répondre aux plaintes du public et des clients de la Commission et de les régler;

4.2.12 veille à ce que les fonds publics soient utilisés aux fins prévues et conformément aux lois, aux règlements, aux directives et aux principes d’intégrité et d’honnêteté qui s’appliquent, et assure l’optimisation des ressources;

4.2.13 veille à l’élaboration d’un système efficace de mesure et de gestion du rendement permettant d’évaluer le rendement de la Commission;

4.2.14 prend des mesures pour organiser et préside des réunions avec les vice-présidents et les membres pour discuter des nouvelles questions, obtient des appuis à l’égard des modifications des politiques et des processus, participe au partage de la compétence professionnelle et au perfectionnement professionnel, et favorise la précision et la cohérence dans l’exercice de la prise de décision indépendante;

4.2.15 agit comme principal point de contact pour les membres et le personnel de la Commission à l’égard de questions comme l’assignation des requêtes, l’assurance de la qualité des décisions et la fourniture de conseils aux membres et au personnel;

4.2.16 supervise les processus et les procédures internes qui assurent l’efficience, la qualité et la rapidité du règlement des différends et de l’élaboration des décisions;

4.2.17 s’assure que les décisions soient efficaces et qu’elles précisent leurs motifs;

4.2.18 supervise les processus relatifs à la réglementation et aux décisions, y compris l’établissement efficient des dates d’audience;

4.2.19 supervise l’établissement par la Commission de politiques et de procédures qui respectent le cadre juridique, économique et politique du gouvernement;

4.2.20 sur demande, assiste aux réunions du Conseil des ministres, de ses comités ou de ceux de l’Assemblée législative ou y présente des exposés concernant les affaires de la Commission.

Qualités requises

En plus de celles du membre, le président a normalement les qualités requises suivantes :

4.2.21 expérience de leader ayant la capacité d’établir une orientation stratégique, de formuler une vision et d’agir pour la réaliser, et de superviser la mise en œuvre de plans et de stratégies visant la fourniture de services efficients, efficaces et de haute qualité;

4.2.22 compréhension approfondie du système de justice administrative, y compris les principes juridiques pertinents;

4.2.23 aptitudes supérieures au règlement de différend et à l’analyse pour régler des questions complexes;

4.2.24 aptitude à communiquer efficacement et entregent dans les rapports avec le personnel, les membres de la Commission, les intervenants et le public;

4.2.25 compréhension des valeurs du gouvernement et détermination à travailler en respectant la structure de responsabilisation des organismes du gouvernement;

4.2.26 compréhension des processus et des pratiques financiers et opérationnels exemplaires;

4.2.27 engagement envers la protection de l’intérêt public dans les limites du mandat de la Commission;

4.2.28 engagement envers le respect de la diversité et le maintien de processus équitables et transparents qui satisfont aux normes professionnelles les plus strictes du code de conduite de la Commission;

4.2.29 connaissance des bonnes pratiques de gouvernance et engagement à leur égard.

Code de conduite

Exigence de l’alinéa 7 (2) c) de la Loi de 2009 sur la responsabilisation et la gouvernance des tribunaux décisionnels et les nominations à ces tribunaux

5.Objet

5.1 Le présent code de conduite (le « code ») a pour objet de guider les membres de la Commission du code du bâtiment (la « Commission ») relativement aux normes de conduite appropriées. La Loi de 2009 sur la responsabilisation et la gouvernance des tribunaux décisionnels et les nominations à ces tribunaux

6. Application

6.1 Les règles du présent code (sauf indication contraire) s’appliquent à tout membre de la Commission, y compris le président, les vice-présidents et les membres. Aux fins de simplicité, le terme « membre » désigne toute personne qui rend des décisions.

6.2 Le code régit la conduite du membre à compter du début de son mandat, y compris ses responsabilités d’ancien membre après la fin du mandat.

7. Intention générale

7.1 Le code confirme la responsabilité fondamentale et primordiale qu’a tout membre de maintenir l’intégrité, la compétence et l’efficacité de la Commission dans son ensemble.

7.2 On s’attend à ce que la conduite du membre, que ce soit en public ou en privé, soit toujours compatible avec le poste occupé par un membre d’un organisme de décision quasi-judiciaire du gouvernement, et à ce qu’elle puisse résister à l’examen public le plus rigoureux.

7.3 Les règles du présent code visent à aider le membre en établissant des normes de conduite appropriées dans des circonstances normales. Toutefois, le code ne peut pas prévoir toutes les situations possibles où le membre peut être appelé à faire preuve de jugement quant à la norme de conduite appropriée. Dans certains cas, il faut adapter les règles selon que la norme de conduite est plus ou moins exigeante. Dans chaque cas, il revient au membre de choisir la norme appropriée et de se conduire de façon éthique et professionnelle. Le membre qui souhaite discuter d’une situation particulière peut le faire avec le président.

8. Examen et modification

8.1 On peut modifier le code à l’occasion pour tenir compte de l’évolution de l’expérience de la Commission. Celle-ci examine le code au moins aux trois ans.

9. Lien avec la législation

9.1 Le présent Code doit être interprété conjointement avec les dispositions de la Loi de 2006 sur la fonction publique de l’Ontario, L.O. 2006, chap. 35, ann. A (la « LFPO ») et du Règlement de l’Ontario 381/07 sur les règles relatives aux conflits d’intérêts. Tout membre de la Commission est assujetti aux dispositions de la LFPO et à certains de ses règlements d’application. La LFPO l’emporte sur toute disposition incompatible du présent code.

10. Principes

10.1 Équité : Le membre agit équitablement lorsqu’il tient une audience et rend une décision.

10.2 Transparence : Le membre s’assure que l’audience se tient de façon transparente et qu’elle est perçue comme étant équitable.

10.3 Compréhensibilité de l’instance : Le membre s’efforce raisonnablement de faire en sorte que l’audience soit accessible à toutes les parties et de la tenir de façon qu’elle soit comprise par toutes les parties.

10.4 Qualité et cohérence : Le membre se prépare de façon complète pour l’audience. Il maintient l’intégrité du processus d’audience.

10.5 Courtoisie : Le membre traite avec respect toute personne qui comparaît devant lui.

10.6 Intégrité : Le membre agit avec honnêteté et intégrité et se conduit de façon compatible avec la nature de ses responsabilités et le maintien de la confiance du public à l’égard de l’administration de la justice. Il favorise un milieu de travail coopératif et se conduit de façon à renforcer l’intégrité et le professionnalisme de la Commission. Il maintient le niveau de compétence et de connaissance nécessaire pour s’acquitter de ses obligations et de ses fonctions. Il se soucie de maintenir l’intégrité de la Commission lorsqu’il n’en est plus membre.

10.7 Impartialité : Le membre traite chaque audience et chaque question qui y est soulevée avec ouverture d’esprit. Au cours du processus de délibération qui suit l’audience, il fonde la décision de la Commission sur les observations et les éléments de preuve présentés à l’audience et sur son expérience et ses connaissances techniques liées au code du bâtiment. Il évite tout conflit d’intérêts.

11. Déroulement de l’audience

11.1 Le membre agit avec honnêteté et intégrité selon des normes d’éthique strictes.

11.2 Le membre traite chaque audience avec ouverture d’esprit à l’égard de la question.

11.3 Le membre écoute attentivement et respectueusement les opinions et les observations des parties et de leurs représentants.

11.4 Le membre fait preuve de respect à l’égard des parties, des représentants, des témoins et du processus d’audience par son comportement, son efficacité, son habillement et sa conduite tout au long de l’instance.

11.5 Le membre fait preuve d’un degré élevé de sensibilité à l’égard des questions touchant le sexe, la capacité, la race, la langue, la culture et la religion qui peuvent influer sur le déroulement de l’audience.

11.6 Le membre tient l’audience de manière ferme mais courtoise et exige lui-même un comportement courtois des participants. Il favorise le respect mutuel des participants. Il ne tolère pas les commentaires peu professionnels, sexistes, racistes, ethnocentriques ou religieux inopportuns, ni une conduite méprisante.

11.7 Le membre s’efforce de tenir l’audience promptement en évitant les délais inutiles tout en s’assurant que les parties ont la même possibilité de présenter leur cause.

11.8 Le membre tient l’audience de façon que les personnes qui comparaissent devant la Commission comprennent la procédure et les pratiques et puissent participer équitablement, qu’un professionnel les représente ou non.

11.9 Le membre ne peut communiquer directement ou indirectement avec une partie, un témoin ou un représentant au sujet d’une instance qu’en présence de toutes les parties et de leurs représentants. Cela ne l’empêche pas de faire preuve de courtoisie lorsqu’il rencontre une partie ou son représentant hors de la salle d’audience, pourvu qu’il se comporte de façon que les parties le considèrent comme étant impartial à l’égard de tous les participants et de tous les représentants.

12. Responsabilités liées aux décisions

12.1 Le membre rend chaque décision selon le fond du dossier, en se basant sur la loi, la preuve et les principes de justice naturelle. Il applique la loi à la preuve. L’éventualité de la désapprobation d’une personne, d’un établissement ou d’une collectivité ne doit pas l’empêcher de rendre la décision qu’il croit correcte en se fondant sur la loi et la preuve.

12.2 Le membre veille à ce que la décision soit rendue promptement. Il prépare les motifs écrits conformément aux lignes directrices établies par la Commission. Il s’efforce d’utiliser un langage clair et simple lorsqu’il rédige la décision.

12.3 Lorsqu’il exerce son pouvoir décisionnel indépendant, le membre tient compte de l’importance d’un processus cohérent et prévisible.

13. Explication des principes

13.1 Équité

13.1.1 La Commission a l’obligation d’agir équitablement. Au minimum, l’équité désigne le droit d’une personne à des avis appropriés, le droit de répondre et le droit à une occasion impartiale de présenter de l’information à la Commission.

13.1.2 Le membre a l’obligation d’observer les exigences relatives à l’équité procédurale et à la justice naturelle et d’agir de façon impartiale dans la conduite de l’instance, y compris les questions de droit ainsi que son attitude et son comportement.

13.1.3 L’obligation d’agir équitablement comprend celle de se conduire conformément aux principes et aux normes énoncées dans le présent code.

13.1.4 Le membre traite chaque personne avec dignité et respect et de façon à établir la confiance.

13.2 Compréhensibilité de l’instance

13.2.1 Le public a le droit d’obtenir des renseignements compréhensibles sur les services de la Commission. Peu de requérants qui comparaissent devant la Commission connaissent bien le processus, qu’ils soient représentés ou non. Ceux qui ne le sont pas ne doivent pas être indûment désavantagés lorsqu’ils participent à une instance.

13.2.2 Les processus de la Commission doivent être aussi informels que possible. Toutefois, il faut respecter les règles de procédure prévues par la Loi de 1992 sur le code du bâtiment et la Loi sur l’exercice des compétences légales.

13.2.3 Le membre tient compte de l’atmosphère de la salle et du confort général. Il minimise l’utilisation de termes juridiques ou techniques pouvant être considérés comme dépassant la portée de l’affaire traitée par la Commission.

13.3 

13.3.1 Le membre se prépare de façon complète pour l’audience et veille à ce qu’elle se tienne de manière ordonnée.

13.3.2 Le membre maintient l’intégrité du processus d’audience.

13.4 Transparence

13.4.1 La transparence des processus de la Commission favorise la confiance du public à l’égard du système et renforce celle de l’auteur de la demande d’audience à l’égard de l’issue de l’audience. Il ne suffit pas que le membre agisse équitablement; le requérant doit pouvoir constater lui-même que le processus est équitable. Des réunions tenues de façon transparente et ouverte confirment que l’ensemble du processus décisionnel est impartial et équitable.

13.5 Courtoisie

13.5.1 Le membre fait preuve de respect envers le demandeur, les représentants, les observateurs et les processus de la Commission par son comportement, son efficacité, son habillement et sa conduite au cours de l’audience. Il fait preuve d’un degré élevé de sensibilité à l’égard des questions touchant le sexe, l’âge, la capacité, la race, l’orientation sexuelle, l’état matrimonial, la langue, la culture et la religion.

13.6 Intégrité

13.6.1 La confiance du public à l’égard du système dépend de l’intégrité, de l’objectivité et de l’impartialité des membres. On s’attend donc à ce que le membre se conduise conformément aux normes d’éthique les plus strictes autant pendant les réunions qu’après. Les règles de comportement que le membre doit observer sont illustrées dans les éléments d’une conduite appropriée qui suivent.

Envers les autres membres

13.6.2 Le membre, par sa conduite, s’efforce de favoriser la coopération parmi les membres et avec le personnel de la Commission et du ministère des Affaires municipales et du Logement.

13.6.3 Pendant ses discussions et ses consultations avec les autres membres, le membre se conduit en respectant les points de vue et les opinions des collègues.

13.6.4 Le membre ne commente pas publiquement une décision d’un collègue ni la façon dont un autre membre s’est conduit pendant une audience.

Dans le cadre d’un comité d’audition

13.6.5 Lorsqu’il siège à un comité d’audition, le membre observe les politiques et les procédures de la Commission qui régissent les rôles que le président et les autres membres jouent pendant une audience.

13.6.6 Le membre d’un comité d’audition se rend disponible en temps opportun pour discuter, avec ses collègues siégeant au comité, de la conduite de l’instance et de la nature des questions à trancher. Le membre d’un comité d’audition à qui l’on remet l’ébauche d’une décision pour qu’il la commente répond dès que possible.

13.6.7 Le membre d’un comité d’audition qui, après des discussions et un examen approfondi, ne peut pas être d’accord avec la décision proposée par une majorité du comité prépare en temps opportun un avis de dissidence motivé.

Envers le président de la Commission

13.6.8 Sur demande, le membre se rend disponible en temps opportun pour rencontrer le président.

13.6.9 Le membre qui prend connaissance de la conduite d’un collègue pouvant menacer l’intégrité de la Commission ou de ses processus a l’obligation d’en aviser le président dès que possible.

13.6.10 En l’absence du président, le membre consulte un des vice-présidents.

Envers la Commission

13.6.11 Le membre est nommé à la Commission pour ses compétences spécialisées, l’éventail de ses connaissances techniques, sa compréhension des objectifs législatifs et sa connaissance des conséquences de ses décisions. En outre, il doit pouvoir exercer sa discrétion et son propre jugement et non seulement suivre des règles rigides.

13.6.12 Le membre maintient un niveau élevé de compétence en ce qui concerne l’élaboration de décisions, les questions procédurales et le droit touchant le domaine de spécialité de la Commission.

13.6.13 Le membre connaît les questions procédurales, les questions techniques traitées par la Commission ainsi que les politiques et les procédures de la Commission. Il prend des mesures pour se tenir au courant des nouvelles questions, des tendances et des règlements touchant les travaux de la Commission. Il peut le faire en suivant une formation sur les compétences relatives aux décisions, en participant à des séances de formation parrainées par la Commission et en suivant une formation sur les sujets appropriés.

13.6.14 Le membre collabore avec le président pour déterminer des domaines aux fins de son perfectionnement professionnel.

13.6.15 Le membre se rend disponible pour exercer les fonctions et participer aux activités qui lui sont assignées en plus des audiences, comme la formation des nouveaux membres et les réunions des comités.

13.6.16 Le membre ne doit pas se conduire de façon à exploiter sa position de pouvoir et de confiance.

13.6.17 Le membre ne doit pas communiquer avec les médias relativement aux décisions de la Commission.

13.6.18 Le membre à temps partiel qui exerce une autre profession, occupation ou activité commerciale s’efforce de ne pas laisser ces activités l’empêcher de s’acquitter de ses responsabilités de membre de la Commission. S’il s’est engagé à participer à une audience, il s’efforce raisonnablement de respecter son engagement.

Comparution devant la Commission

13.6.19 Le membre ne doit pas comparaître devant la Commission à titre de témoin expert ou de représentant d’une partie pendant qu’il est membre de la Commission. En outre, il ne doit pas fournir des éléments de preuve directement à la Commission.

Conduite après le mandat

13.6.20 Même après l’expiration de son mandat, le membre doit continuer d’observer les règles de conduite établies par la Commission afin de préserver l’intégrité de celle-ci.

13.6.21 L’ancien membre observe les règles de la Commission qui régissent sa conduite après son mandat. Il ne tire pas avantage de façon inappropriée de ce mandat et continue de s’acquitter de ses obligations de confidentialité après le mandat, sous réserve de toute exigence prévue par la loi.

13.6.22 Il est entendu que le membre est nommé pour un mandat limité. S’il exerce après son mandat des activités pouvant comprendre des comparutions devant la Commission, il agit prudemment en s’assurant que ces activités ne compromettent pas l’intégrité de la Commission et ne soulèvent pas de crainte de partialité.

13.6.23 Le membre observe les procédures établies pour la Commission et consulte le président afin d’obtenir des conseils sur la conduite appropriée après l’expiration de son mandat. Normalement, l’ancien membre ne peut comparaître devant la Commission à titre de représentant ou de consultant que si au moins trois mois se sont écoulés depuis l’expiration de son mandat.

13.7 Impartialité

13.7.1 L’équité exige que le membre soit impartial et indépendant de toute influence inappropriée. Pendant son mandat, il s’efforce de se conduire d’une manière qui serait perçue comme impartiale par un tiers objectif raisonnablement informé des faits.

13.7.2 Les principes de partialité et de conflit d’intérêts, quoique clairement liés, sont traités séparément. Le conflit d’intérêts se limite au conflit de nature financière, et tout cas de conflit d’intérêts non financier est traité comme une question de partialité.

Conflit d’intérêts

13.7.3 Il y a conflit d’intérêts si les intérêts privés ou personnels du membre l’emportent sur ses responsabilités de membre nommé ou concurrencent ces responsabilités.

13.7.4 Le membre observe les règles relatives aux conflits d’intérêts énoncées dans le Règlement de l’Ontario 381/07 pris en application de la LFPO.

13.7.5 Le membre avise le président de tout conflit d’intérêts effectif ou potentiel dès que possible.

13.7.6 À titre de responsable de l’éthique, le président veille à ce que toute question relative à un conflit d’intérêts soit traitée conformément à la LFPO.

Partialité et crainte de partialité

13.7.8 La partialité est l’absence de neutralité ou d’impartialité du décideur à l’égard de la question à trancher. Le décideur partial est prédisposé à rendre une décision en se fondant sur des considérations autres que les renseignements fournis. Toute affirmation d’une partie selon laquelle le décideur est partial peut constituer le motif d’une requête en révision judiciaire fondée sur la violation de ses droits de justice naturelle.

13.7.9 La crainte de partialité ressentie par un observateur raisonnable nuit autant au processus que la partialité effective. Par conséquent, en plus d’être impartial, le membre doit sembler l’être.

13.7.10 Lorsqu’une question de partialité est soulevée, le membre en avise le président dès que possible.

13.7.11 Il revient au président ou à son délégué de déterminer la meilleure façon de régler la situation. En se fondant sur les faits et les renseignements liés à la situation, le président recommande au membre la mesure à prendre, c.-à-d s’il doit ou non participer à l’audience.

14. Acceptation

14.1 Chaque membre observe le présent code de conduite et s’engage à satisfaire aux normes énoncées dans la législation, les politiques et les lignes directrices applicables. L’interprétation et l’exécution des règles relèvent du président. Il est entendu qu’en cas de manquement, le président peut recommander la non-reconduction du mandat ou la révocation de la nomination.

14.2 Le membre examine le code de conduite de la Commission et confirme son engagement et sa conformité à cet égard lorsqu’il est nommé et à chaque modification du code.

14.3 Le membre signe la déclaration des membres de la Commission pour confirmer qu’il a lu et compris le code de conduite et qu’il accepte de se conduire en conséquence.

Protocole d’entente

1. Préambule

1. Les organismes provinciaux fournissent des services importants et précieux à la population de l’Ontario. Dans le cadre de la prestation de ces services publics, les organismes provinciaux doivent rendre des comptes au gouvernement par l’entremise du ministre responsable.
2. Les organismes provinciaux doivent utiliser les ressources publiques de façon efficiente et efficace pour s’acquitter de leur mandat, tel qu’établi par leurs actes constitutifs respectifs et en accord avec les priorités clés du gouvernement provincial. Leurs activités sont guidées par les principes clés de la Directive sur les organismes et les nominations (ci-après la Directive).
3. Les parties du présent Protocole reconnaissent que l’organisme relève du gouvernement et qu’il est tenu de se conformer aux lois, aux directives, aux politiques et aux lignes directrices gouvernementales qui s’appliquent à l’organisme. De plus, l’organisme peut être tenu de veiller à ce que ses directives et politiques soient conformes à certaines directives, politiques et lignes directrices du gouvernement, y compris celles qui concernent les ressources humaines, et de tenir compte dans le même temps des obligations découlant des conventions et des négociations collectives.

2. Objectif

1. Les objets du présent Protocole sont les suivants :
   • Établir les rapports redditionnels entre le ministre des Affaires municipales et du Logement et le président de la Commission du code du bâtiment, et clarifier les rôles et les responsabilités du ministre, du président et du sous-ministre.
   • Établir les attentes relatives aux ententes concernant les activités, l’administration, les finances, la dotation en personnel, la vérification et la production de rapports entre la Commission du code du bâtiment et le ministère des Affaires municipales et du Logement à l’appui des obligations de rendre compte dans un cadre qui reconnaît que l’organisme provincial prend des décisions indépendantes.
2. Le présent Protocole est à lire en concordance avec la Loi de 1992 sur le code du bâtiment. Le présent Protocole ne vient ni affaiblir, ni modifier, ni limiter les pouvoirs de l’organisme conférés par la Loi de 1992 sur le code du bâtiment, et ne nuit pas à l’exercice des responsabilités que la Loi impose à ses parties. En cas de divergence entre le présent Protocole et toute loi ou tout règlement, la loi ou le règlement prévaut.
3. Le présent Protocole remplace le protocole d’entente entre les parties daté du 27 février 2024.

3. Définitions

Les définitions qui suivent s’appliquent au présent Protocole.

1. « Acte constitutif » désigne la Loi de 1992 sur le code du bâtiment par laquelle l’organisme a été institué.
2. « ATAGAA » désigne la Loi de 2009 sur la responsabilisation et la gouvernance des tribunaux décisionnels et les nominations à ces tribunaux, L.O. 2009, chap. 33, annexe 5 qui s’applique aux tribunaux décisionnels prescrits en vertu du Règlement de l’Ontario 126/10.
3. « Autres lois » désigne la Loi de 2005 sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario, la Loi de 2006 sur les archives publiques et la conservation des documents, la Loi sur le vérificateur général, la Loi sur les services en français et la Loi sur l’exercice des compétences légales.
4. « Cadre désigné » désigne le cadre désigné défini dans la Loi de 2014 sur la rémunération des cadres supérieurs du secteur parapublic, L.O. 2014.
5. « CFP » désigne la Commission de la fonction publique.
6. « CGG » désigne le Conseil de gestion du gouvernement.
7. « Consultant » désigne une personne ou une entité qui, en vertu d’une entente autre qu’une convention d’emploi, fournit des conseils d’expert ou stratégiques et des services connexes à des fins d’examen et de prise de décisions.
8. « CT/CGG » désigne l’ensemble du Conseil du Trésor et du Conseil de gestion du gouvernement;
9. « DGA » désigne le directeur général de l’administration et sous-ministre adjoint du ministère des Affaires municipales et du Logement.
10. « Directive » désigne la Directive sur les organismes et les nominations, émise par le Conseil de gestion du gouvernement.
11. « Directives gouvernementales applicables » désigne les directives, politiques, normes et lignes directrices du gouvernement qui s’appliquent au tribunal décisionnel.
12. « Exercice financier » désigne la période du 1^er avril au 31 mars.
13. « FPO » désigne la fonction publique de l’Ontario.
14. « Gouvernement » désigne le gouvernement de l’Ontario.
15. « LAIPVP » désigne la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée, L.R.O. 1990, chap. F. 31, dans sa version modifiée.
16. « LFPO » La Loi de 2006 sur la fonction publique de l’Ontario, L.O. 2006, chap. 35, annexe A, dans sa version modifiée.
17. « Loi » désigne la Loi de 1992 sur le code du bâtiment.
18. « Loi sur le Conseil exécutif » désigne la Loi sur le Conseil exécutif, L.R.O. 1990, chap. E. 25, dans sa version modifiée.
19. « Membre » désigne une personne désignée par le lieutenant-gouverneur en conseil à un poste de l’organisme et non une personne que l’organisme aurait embauchée ou nommée à un poste.
20. « Ministère » désigne le ministère des Affaires municipales et du Logement ou du successeur de ce ministère.
21. « Ministre » désigne le ministre des Affaires municipales et du Logement ou, le cas échéant, toute autre personne désignée ministre responsable de l’application du présent Protocole, conformément à la Loi sur le Conseil exécutif, L.R.O. 1990, chap. E. 25, dans sa version modifiée.
22. « Ministre des Finances » désigne le ministre des Finances ou, le cas échéant, toute autre personne désignée conformément à la Loi sur le Conseil exécutif.
23. « Organisme » ou « organisme provincial » désigne la Commission du code du bâtiment (la « CCB »).
24. « Plan d’affaires » désigne le plan d’affaires dont il est question à l’article 10.1 du présent Protocole.
25. « Président » désigne le président de la Commission du code du bâtiment.
26. « Président du Conseil du Trésor » désigne le président actuel du Conseil du Trésor ou, le cas échéant, toute autre personne désignée conformément à la Loi sur le Conseil exécutif.
27. « Protocole » désigne le présent protocole d’entente, signé par le ministre et le président.
28. « Rapport annuel » désigne le rapport annuel dont il est question à l’article 10.2 du présent Protocole.
29. « SCT » désigne le Secrétariat du Conseil du Trésor.
30. « Sous-ministre » désigne le sous-ministre du ministère des Affaires municipales et du Logement.
31. « Système d’intelligence artificielle » désigne un système automatisé qui, pour des objectifs explicites ou implicites, tire des conclusions, à partir des intrants qu’il reçoit, afin de générer des extrants comme des prévisions, du contenu, des recommandations ou des décisions qui peuvent influencer des environnements physiques ou virtuels.
32. « Vice-président » désigne un vice-président de la Commission du code du bâtiment.

Mandat et autorité légale de la Commission

1. L’autorité légale de la Commission du code du bâtiment est énoncée aux articles 23 et 24 de la Loi de 1992 sur le code du bâtiment.
2. L’organisme provincial est un tribunal décisionnel indépendant qui rend des décisions fondées sur la preuve présentée et les observations soumises par les parties, ainsi que sur son interprétation et sa détermination de la loi et de la jurisprudence pertinentes. En raison des fonctions qu’il exerce et des intérêts en jeu, et aussi parce que la Couronne peut comparaître devant lui en tant que partie, l’indépendance de l’organisme doit être garantie. Par indépendance, on entend l’indépendance de l’organisme et de ses membres dans la prise de décisions juridictionnelles.
3. Le mandat de l’organisme provincial est énoncé aux articles 23 et 24 de la Loi de 1992 sur le code du bâtiment, qui stipule que la Commission du code du bâtiment a pour mandat de régler les différends suivants :
   1. entre le demandeur d’un permis, le titulaire d’un permis ou la personne à qui un ordre a été donné et l’officier en chef du bâtiment, l’organisme agréé chargé de l’application du code ou un inspecteur concernant l’adéquation de la conformité aux exigences techniques du Code du bâtiment;
   2. entre le demandeur d’un permis et l’officier en chef du bâtiment sur le fait de savoir si l’officier s’est conformé aux paragraphes 8(2.2) ou (2.3) de la Loi de 1992 sur le code du bâtiment;
   3. entre le titulaire d’un permis et l’officier en chef du bâtiment, l’organisme agréé chargé de l’application du code ou un inspecteur sur le fait de savoir si les exigences du paragraphe 10.2(2) de la Loi de 1992 sur le code du bâtiment ont été respectées.
4. Dans l’exercice de son rôle, l’organisme cherche à favoriser des relations harmonieuses entre les titulaires de permis de construction, les demandeurs de permis de construction et les officiers du bâtiment en traitant les questions dont il est saisi de façon équitable, impartiale et rapide.

4. Type d’organisme, fonction et statut d’organisme public

1. L’organisme provincial est désigné comme un tribunal décisionnel, un organisme provincial qui n’est pas dirigé par un conseil en vertu de la Directive.
2. L’organisme provincial est prescrit à titre d’organisme public rattaché à la Commission conformément au Règlement de l’Ontario 146/10 en vertu de la LFPO.

5. Statut juridique et statut d’organisme de la couronne

1. L’organisme provincial est un organisme de la Couronne au sens de la Loi sur les organismes de la Couronne.
2. L’organisme provincial n’a pas la capacité, les droits, les pouvoirs et les privilèges d’une personne physique pour réaliser sa mission, sous réserve des restrictions imposées en vertu de la Loi de 1992 sur le code du bâtiment.

6. Principes directeurs

Les parties conviennent des principes suivants :

1. Reddition de comptes : Les organismes provinciaux fournissent des services publics et rendent des comptes au gouvernement par l’entremise du ministre responsable. Dans l’exécution de leur mandat, les organismes provinciaux établissent un équilibre entre la souplesse opérationnelle et la reddition de comptes du ministre à l’égard de l’organisme provincial au Conseil des ministres, à l’Assemblée législative et à la population de l’Ontario. La reddition de comptes du ministre à l’égard de chaque organisme provincial ne peut pas être déléguée.

   Chaque organisme provincial se conforme à toutes les lois applicables et aux directives et politiques de la FPO. De plus, les organismes peuvent être tenus de veiller à ce que leurs directives et politiques soient conformes à certaines directives, politiques et lignes directrices du gouvernement, y compris celles qui concernent les ressources humaines, et de tenir compte dans le même temps des obligations découlant des conventions et des négociations collectives. Cela comprend les lois et les directives applicables en matière d’approvisionnement.

2. Adaptation : Les organismes provinciaux harmonisent leur mandat et leurs activités avec les priorités et l’orientation du gouvernement. Une communication ouverte et cohérente entre les organismes provinciaux et leur ministère responsable permet de s’assurer que les priorités et l’orientation du gouvernement sont bien comprises et aide à gérer les risques ou les problèmes au fur et à mesure qu’ils se présentent. Les organismes provinciaux offrent un service public de haute qualité qui répond aux besoins de la population qu’ils desservent.
3. Efficacité : Les organismes provinciaux utilisent les ressources publiques de façon efficiente et efficace pour s’acquitter de leur mandat, tel qu’établi par leurs actes constitutifs respectifs. Ils fonctionnent de façon efficace sur le plan des coûts et cherchent à réaliser des gains d’efficience dans l’ensemble du processus de prestation et d’administration des services.
4. Durabilité : Les organismes provinciaux fonctionnent d’une façon assurant la viabilité de leur forme actuelle à long terme tout en offrant un service de haute qualité au public.
5. Transparence : Les bonnes pratiques de gouvernance et de reddition de comptes des organismes provinciaux sont complétées par le principe de transparence sous forme d’affichage public des documents de gouvernance et de reddition de comptes, y compris le plan d’activités, le rapport annuel, le protocole d’entente et l’information sur les dépenses.
6. La prise de décisions impartiales est une exigence primordiale.

7. Rapports redditionnels

7.1 Ministre

Le ministre doit rendre des comptes :

1. au Conseil des ministres et à l’Assemblée législative relativement à l’exécution du mandat de l’organisme et à sa conformité aux politiques du gouvernement, ainsi qu’à l’Assemblée législative relativement aux activités de l’organisme;
2. au Conseil du Trésor et au Conseil de gestion du gouvernement relativement au rendement de l’organisme et à sa conformité à l’orientation applicable du gouvernement, y compris les directives et les politiques opérationnelles, et doit leur apporter les réponses demandées;
3. au Conseil des ministres relativement au rendement de l’organisme et à sa conformité aux politiques opérationnelles et aux grandes orientations stratégiques du gouvernement.

7.2 Président

Le président doit rendre des comptes :

1. Au ministre relativement au rendement de l’organisme provincial dans l’exécution de son mandat, et à l’exécution des rôles et responsabilités confiés au président par l’acte constitutif de l’organisme et d’autres lois applicables, le présent Protocole, ainsi que les directives et politiques gouvernementales applicables;
2. au ministre, au besoin, relativement aux activités de l’organisme provincial;
3. au ministre, en temps opportun, au sujet de toute question qui touche ou qui pourrait raisonnablement toucher les responsabilités du ministre à l’égard de l’organisme;
4. au ministre pour confirmer que l’organisme respecte les lois, les directives du gouvernement et les politiques comptables, financières et ITI applicables.

7.3 Sous-ministre

Le sous-ministre relève du secrétaire du Conseil des ministres et est chargé d’appuyer le ministre dans la surveillance efficace des organismes provinciaux. Le sous-ministre rend compte de la prestation par le ministère de soutien administratif et organisationnel à l’organisme provincial et de l’exécution des rôles et des responsabilités que lui ont conférés le ministre, la Loi de 1992 sur le code du bâtiment, le présent Protocole et les directives et politiques applicables du gouvernement.

Le sous-ministre doit également attester au CT/CGG que l’organisme respecte les directives applicables, dans la mesure de ses connaissances et de ses capacités.

8. Rôles et responsabilités

8.1 Ministre

Le ministre a les responsabilités suivantes :

1. Rendre compte et répondre à l’Assemblée législative sur les affaires de l’Organisme.
2. Rendre compte et répondre au CT/CGG sur le rendement de l’organisme et sa conformité aux directives applicables ainsi qu’aux politiques opérationnelles et aux orientations stratégiques du gouvernement.
3. Rencontrer le président au moins une fois par trimestre pour discuter des nouveaux enjeux et des nouvelles possibilités, des risques élevés et des plans d’action de l’organisme ou du groupement, y compris l’orientation sur les mesures correctives, au besoin, ainsi que du plan d’affaires et des priorités en matière d’immobilisations de l’organisme ou du groupement.
   1. À titre de pratique exemplaire, les réunions doivent être trimestrielles. Le ministre peut déléguer certaines réunions à un ministre associé ou à un adjoint parlementaire. Le ministre doit rencontrer le président au moins deux fois par année.
   2. Si le ministre juge que l’organisme est à faible risque, il peut réduire le nombre de réunions à deux fois par année, au lieu d’une fois par trimestre.
4. Collaborer avec le président à l’élaboration de mesures et de mécanismes de rendement concernant l’organisme.
5. Examiner l’avis ou la recommandation du président sur les candidatures en vue d’une nomination à l’organisme provincial ou d’un renouvellement de mandat.
6. Recommander au Conseil des ministres et au lieutenant-gouverneur en conseil des nominations et des renouvellements de mandat à l’organisme, selon le processus de nomination à l’organisme établi par la loi ou par la Directive du CGG, après consultation du président/président exécutif et réception de sa recommandation.
7. Décider à tout moment de la nécessité d’effectuer l’examen ou la vérification de l’organisme, c’est-à-dire ordonner au président de procéder périodiquement à l’examen ou à la vérification de l’organisme et recommander au CT/CGG de procéder à des changements dans la gouvernance ou l’administration de l’organisme à l’issue de l’examen ou de la vérification.
8. Procéder à un examen de l’organisme, au moins une fois tous les 6 ans, et procéder à tout examen supplémentaire de l’organisme, conformément à l’ATAGAA et à la Directive, et faire des recommandations au CT/CGG, au besoin, une fois ces examens terminés.
9. Signer le Protocole pour qu’il entre en vigueur après sa signature par le président.
10. Recevoir le plan d’affaires annuel de l’organisme et approuver ou proposer des changements au plan au plus tard 30 jours civils après sa réception.
11. Veiller à ce que le plan d’activités de l’organisme soit rendu public au plus tard 30 jours civils après son approbation.
12. Recevoir le rapport annuel de l’organisme et l’approuver au plus tard 60 jours civils après sa réception par le ministère.
13. Veiller à ce que le rapport annuel soit déposé au plus tard 30 jours civils après son approbation, puis mis à la disposition du public.
14. Recommander au CT/CGG tout financement provincial à attribuer à l’organisme.
15. Lorsque le besoin se fait sentir, prendre des mesures ou ordonner à l’organisme de prendre des mesures correctives relativement à l’administration ou aux opérations de l’organisme.
16. Consulter, s’il y a lieu, le président (et d’autres personnes) s’il existe de nouvelles orientations d’importance ou que le gouvernement prévoit des modifications réglementaires ou législatives concernant l’organisme.
17. Recommander au CT/CGG l’application de la Directive en matière d’approvisionnement de la FPO.
18. Recommander au CT/CGG, le cas échéant, la fusion ou la dissolution de l’organisme ou encore une modification du mandat de l’organisme.
19. Recommander au CT/CGG les pouvoirs à accorder ou à retirer à l’organisme à l’occasion d’une modification du mandat de l’organisme.

8.2 Président

Les responsabilités du président sont les suivantes :

1. Assurer le leadership stratégique de l’organisme en établissant les buts, les objectifs, les processus et les orientations stratégiques de l’organisme dans le cadre de son mandat, tel que défini par l’acte constitutif de l’organisme.
2. Piloter les affaires de l’organisme aux fins de l’exécution de son mandat tel que défini par l’acte constitutif de l’organisme.
3. Assurer le respect des obligations légales ou découlant des politiques du CT/CGG.
4. Rendre compte au ministre, sur demande, des activités de l’organisme dans les délais convenus, notamment par une lettre annuelle pour confirmer que l’organisme respecte l’ensemble des lois, des directives et des politiques comptables, financières et ITI applicables.
5. Rencontrer le ministre au moins une fois par trimestre pour discuter des nouveaux enjeux et des nouvelles possibilités, des risques élevés et des plans d’action de l’organisme ou du groupement, y compris l’orientation sur les mesures correctives, au besoin, ainsi que du plan d’affaires et des priorités en matière d’immobilisations de l’organisme ou du groupement.
   1. À titre de pratique exemplaire, les réunions doivent être trimestrielles. Le ministre peut déléguer certaines réunions à un ministre associé ou à un adjoint parlementaire. Le ministre doit rencontrer le président au moins deux fois par année.
   2. Si le ministre juge que l’organisme est à faible risque, il peut réduire le nombre de réunions à deux fois par année, au lieu d’une fois par trimestre.
6. Communiquer en temps opportun avec le ministre relativement à toute question ou tout événement qui peut intéresser ou dont on peut raisonnablement penser qu’il intéressera le ministre dans l’exercice de ses responsabilités à l’égard de l’organisme.
7. Collaborer avec le ministre à l’élaboration de mesures et de mécanismes de rendement concernant l’organisme.
8. Utiliser la grille des compétences de l’organisme ou du groupement pour informer le ministre de toute lacune en matière de compétences et formuler des recommandations sur les stratégies de recrutement, les nominations ou les renouvellements de mandat, au besoin, y compris informer le ministre sur la présence et le rendement des personnes nommées.
9. Collaborer à tout examen ou vérification de l’organisme.
10. Demander une vérification externe des opérations financières ou des contrôles de gestion de l’organisme, aux frais de l’organisme, au besoin.
11. Informer le ministre et le sous-ministre, au moins une fois par année, des recommandations ou questions formulées à la suite de vérifications et auxquelles il n’a pas encore été donné suite.
12. Communiquer tous les rapports de mission de vérification (y compris ceux préparés par leur propre service de vérification interne et/ou ceux qui relèvent du président de l’organisme) à son ministre et sous-ministre respectif (et, sur demande, au président du Conseil du Trésor).
13. Demander au ministre d’établir l’orientation stratégique de l’organisme.
14. Veiller à la mise en œuvre de mesures qui appuient les buts, les objectifs et l’orientation stratégique de l’organisme, et diriger autrement les affaires de l’organisme aux fins de l’exécution de son mandat.
15. Demander au ministre d’établir l’orientation stratégique de l’organisme.
16. Élaborer un système de mesure du rendement pour l’organisme provincial, y compris des cibles, pour évaluer le rendement de l’organisme.
17. Surveiller et évaluer le rendement de l’organisme provincial, y compris le rendement des vice-présidents et des membres.
18. Déterminer les compétences, l’expérience et la capacité requises pour que l’organisme provincial s’acquitte de son mandat.
19. Collaborer avec le ministère pour superviser le recrutement des membres et formuler des recommandations au ministre sur les nominations et les renouvellements de mandat, selon le cas, conformément au processus de nomination aux tribunaux décisionnels établi par l’ATAGAA et par la Directive du CGG.
20. Préparer le rapport annuel de l’organisme aux fins de présentation au ministre ou au ministère dans les 90 jours civils suivant la fin de l’exercice de l’organisme provincial.
21. Prendre des décisions conformes au plan d’affaires approuvé pour l’organisme.
22. Signer le Protocole de l’organisme provincial.
23. Soumettre au ministre le plan d’affaires, le budget, le rapport annuel et les rapports financiers de l’organisme, conformément aux échéanciers précisés dans les directives applicables du gouvernement et dans le présent Protocole.
24. Veiller à ce que l’organisme s’acquitte de son mandat en respectant son budget approuvé et à ce que les fonds publics soient utilisés aux fins prévues avec intégrité et honnêteté.
25. Consulter le ministre à l’avance au sujet de toute activité pouvant avoir une incidence sur les politiques, les directives ou les procédures du gouvernement et du ministère, ou encore sur le mandat, les pouvoirs ou les responsabilités de l’organisme établis par l’acte constitutif de l’organisme.
26. Examiner et approuver le remboursement des indemnités journalières et frais de déplacement demandé par les membres.
27. Voir à ce que les systèmes de gestion en place soient appropriés (finances, technologie de l’information [y compris la cybersécurité], ressources humaines, approvisionnement et gestion des dossiers) pour veiller à l’administration efficace de l’organisme provincial.
28. Établir et mettre en œuvre la gestion des risques liés à l’intelligence artificielle (IA) conformément aux principes de la Directive sur l’utilisation responsable de l’intelligence artificielle et aux exigences de la section 6.3, en veillant à remplir le rôle décrit pour les « chefs d’un organisme provincial ou l’équivalent » dans la directive sur l’utilisation responsable de l’IA.
29. Veiller à ce qu’il y ait un système de gestion de la charge de travail rapide, efficace et efficient pour régler les différends.
30. Ordonner que des mesures correctives soient prises relativement aux activités de l’organisme provincial, au besoin.
31. Veiller à ce qu’un cadre approprié soit en place pour que les personnes nommées reçoivent une orientation et une formation adéquates en ce qui concerne les activités et les opérations de l’organisme et leurs responsabilités particulières.
32. Veiller à ce que le personnel de l’organisme provincial et les personnes nommées connaissent et respectent les directives gouvernementales applicables et toutes les lois applicables.
33. S’assurer qu’un processus est en place en vue de répondre aux plaintes du public et des clients de l’organisme provincial et de les régler.
34. Livrer efficacement les communications au public et entretenir de bonnes relations avec les intervenants pour l’organisme provincial ainsi que l’exige le Protocole de communications.
35. Reconnaître l’importance de promouvoir un milieu de travail équitable, inclusif, accessible, antiraciste et diversifié au sein de l’organisme et de soutenir un milieu de travail diversifié et inclusif au sein de l’organisme.
36. Veiller à ce que les membres connaissent les exigences de la LFPO à leur égard, notamment les règles de conduite éthiques et les règles sur les activités politiques qui en font partie.
37. Assumer le rôle de cadre supérieur en matière d’éthique auprès des fonctionnaires nommés par le gouvernement à l’organisme provincial, en faisant la promotion d’une conduite éthique et en veillant à ce que tous les membres de l’organisme connaissent les exigences éthiques de la LFPO et celles des règlements et des directives pris en vertu de cette loi, notamment en ce qui concerne les conflits d’intérêts, les activités politiques et la divulgation protégée d’actes répréhensibles.

8.3 Sous-ministre

Un délégué approuvé par le secrétaire du Conseil des ministres peut s’acquitter des responsabilités du sous-ministre.

Les responsabilités du sous-ministre sont les suivantes :

1. Conseiller et aider le ministre au sujet des responsabilités du ministre à l’égard de l’organisme provincial, notamment en informant le ministre de l’orientation stratégique, des politiques et des priorités qui relèvent du mandat de l’organisme provincial.
2. Conseiller le ministre sur les exigences de la Directive, en veillant à ce que les documents de gouvernance et de reddition de comptes respectent fidèlement les exigences de la Directive et d’autres directives qui s’appliquent à l’organisme provincial.
3. Attester au CT/CGG que l’organisme provincial se conforme aux obligations de rendre compte établies dans la Directive et les autres directives applicables, les politiques opérationnelles et les orientations stratégiques du gouvernement tirées de la lettre annuelle de conformité que le président de l’organisme adresse au ministre, dans la mesure de ses connaissances et de ses capacités.
4. Rendre compte et répondre, dans les délais prescrits, au SCT sur le suivi de la conformité.
5. Veiller à ce que le directeur général ou l’équivalent soit au courant des exigences administratives du gouvernement et s’y conforme.
6. Informer par écrit le directeur général ou l’équivalent des nouvelles directives du gouvernement et des exceptions ou exemptions qui visent, en tout ou en partie, les directives, les politiques du gouvernement ou les politiques administratives du ministère.
7. Veiller à la tenue de séances d’information et des consultations régulières entre le président et le ministre au moins une fois par trimestre, et entre le personnel du ministère et celui de l’organisme, au besoin.
8. Fournir des renseignements à l’appui et des renseignements généraux pour les réunions trimestrielles entre le ministre et le président.
9. Aider le ministre dans l’examen des cibles, des mesures et des résultats de l’organisme en matière de rendement.
10. Signer le Protocole de l’organisme, en reconnaissant ses responsabilités.
11. Lancer le processus d’examen de l’organisme selon les directives du ministre.
12. Collaborer aux examens de l’organisme en suivant les directives du ministre ou du CT/CGG.
13. Veiller à l’examen et à l’évaluation des plans d’affaires et des autres rapports de l’organisme.
14. Demander des renseignements et des données au besoin pour s’acquitter des obligations visées par la Directive.
15. Surveiller l’organisme au nom du ministre dans le respect des pouvoirs de l’organisme, déterminer les besoins en matière de mesures correctives et recommander au ministre des façons de résoudre les problèmes qui peuvent se présenter à l’occasion.
16. Transmettre régulièrement une rétroaction au ministre sur le rendement de l’organisme.
17. Appuyer les ministres et les bureaux des ministres dans la surveillance et le suivi des postes vacants (à venir et existants) aux conseils d’administration, en particulier lorsqu’il y a un nombre minimal de membres prévu par la loi et que le quorum doit être maintenu.
18. Recommander au ministre, au besoin, l’évaluation ou l’examen, y compris un examen axé sur le risque, de la Commission du code du bâtiment ou de l’un de ses programmes ou de changements apportés au cadre de gestion ou aux activités de la Commission du code du bâtiment.
19. Veiller à ce que le ministère et l’organisme provincial aient la capacité et les systèmes en place pour assurer la gestion des risques en continu, y compris la surveillance adéquate de l’organisme.
20. Veiller à ce que l’organisme dispose à la fois d’un cadre et d’un plan pour la gestion des risques qui conviennent aux risques auxquels l’organisme pourrait s’exposer dans l’atteinte de ses objectifs de programme ou de prestation de services.
21. Procéder en temps opportun à des examens axés sur les risques relativement à l’organisme provincial, à sa gestion ou à ses activités selon les directives du ministre ou du CT/CGG.
22. Soumettre au ministre, dans le cadre du processus annuel de planification, une évaluation des risques et un plan de gestion pour chaque catégorie de risque.
23. Consulter le président de l’organisme provincial, au besoin, sur des questions d’intérêt mutuel, notamment les services que fournit le ministère et la conformité aux directives et aux politiques du ministère.
24. Prendre les dispositions nécessaires pour fournir à l’organisme un soutien administratif, financier et autre, comme il est précisé dans le présent Protocole.

9. Cadre éthique

1. Les membres de l’organisme provincial qui sont nommés par le lieutenant-gouverneur en conseil sont assujettis aux dispositions sur les conflits d’intérêts, tant celles de la Directive que celles de la LFPO et de ses règlements.
2. Les membres n’utilisent pas à des fins personnelles les renseignements obtenus en devenant membre de l’organisme, par suite d’une nomination ou autrement. Le membre qui a des motifs raisonnables de penser qu’il est en conflit d’intérêts relativement à une affaire dont l’organisme ou un comité de l’organisme a été saisi divulgue la nature du conflit au président à la première occasion et s’abstient de participer à l’approfondissement de cette question. Le président doit faire consigner dans le procès-verbal de la réunion les conflits d’intérêts qui ont été déclarés.
3. Le président, à titre de cadre supérieur en matière d’éthique auprès de l’organisme provincial, voit à ce que les personnes nommées de l’organisme soient informées des règles d’éthique qui les visent, y compris les règles relatives aux conflits d’intérêts, aux activités politiques et à la divulgation protégée d’actes répréhensibles qui s’appliquent à l’organisme.
4. Le président veille à ce qu’un plan d’éthique soit élaboré pour l’organisme provincial et qu’il soit approuvé par le commissaire aux conflits d’intérêts.

10. Exigences en matière de production de rapports

10.1 Plan d’affaires

1. Le président veille à ce que le ministre reçoive chaque année, aux fins d’approbation, le plan d’affaires de l’organisme provincial qui porte au moins sur 3 exercices financiers à partir de l’exercice à venir, à moins qu’il n’en soit spécifié autrement par le CT/CGG. Le plan d’affaires annuel doit être conforme aux exigences énoncées dans la Directive et l’ATAGAA, y compris tout règlement connexe.
2. L’ébauche du plan d’affaires annuel doit être soumise au directeur général de l’administration du ministère ou à l’équivalent désigné au plus tard 90 jours civils avant le début de l’exercice financier de l’organisme provincial, et le plan d’affaires approuvé par le président doit être présenté au ministre pour approbation au plus tard 30 jours civils avant le début de l’exercice financier de l’organisme provincial.
3. Le président a la responsabilité de voir à ce que le plan d’affaires annuel de l’organisme soit muni d’un système de mesures du rendement et de rapports sur l’atteinte des objectifs énoncés dans le plan d’affaires annuel. Ce système doit comprendre des objectifs de rendement, la façon dont ils seront atteints, de même que des résultats et des échéanciers ciblés.
4. Le président veille à ce que le plan d’affaires comprenne un résumé des répercussions sur les RH, y compris le nombre actuel d’employés exprimé en équivalents temps plein et le nombre actuel de cadres supérieurs.
5. Le président veille à ce que le plan d’affaires comprenne une évaluation des risques et un plan de gestion des risques. Ainsi, le ministère peut étayer par des renseignements son plan d’évaluation des risques et de gestion des risques, conformément aux exigences de la Directive pour évaluer les risques, élaborer et tenir à jour les dossiers nécessaires et faire rapport au CT/CGG.
6. Le président veille à ce que le plan d’affaires comprenne un inventaire des cas d’utilisation de l’intelligence artificielle (IA) de l’organisme provincial, conformément aux exigences de la Directive sur l’utilisation responsable de l’IA.
7. Le président s’assure que les plans d’affaires qui sont publiés ne divulguent pas les renseignements suivants : renseignements personnels, renseignements de nature délicate sur l’emploi et les relations de travail, renseignements protégés par le secret professionnel, renseignements confidentiels du conseil des ministres, secrets commerciaux, renseignements pouvant porter atteinte aux intérêts financiers ou commerciaux de l’organisme sur le marché, renseignements pouvant constituer un risque pour la sécurité des installations ou des activités de l’organisme. Au besoin, ces renseignements confidentiels, inclus dans le plan d’affaires approuvé par le ministre, peuvent être caviardés dans la version publiée.
8. Le ministre examine le plan d’affaires annuel de l’organisme provincial et indique rapidement au président s’il est d’accord ou non avec les orientations proposées par l’organisme. Le ministre indique au président, s’il y a lieu, à quel endroit et de quelle façon le plan d’affaires de l’organisme dévie de la politique ou des priorités du gouvernement ou du ministère, et le président effectue les révisions nécessaires au plan de l’organisme. Les plans d’affaires ne doivent être considérés comme valides qu’une fois que le ministre responsable a approuvé le plan et que l’approbation a été donnée par écrit.
9. Le ministre approuvera le plan d’affaires ou proposera des changements audit plan au plus tard dans les 30 jours civils suivant la réception du rapport par le ministre. Dans certaines circonstances, l’approbation du ministre ne peut être accordée que pour certaines parties d’un plan d’affaires présenté par un organisme.
10. Les parties reconnaissent que le CT/CGG peut demander en tout temps au ministre de lui soumettre le plan d’affaires de l’organisme provincial, aux fins d’examen.
11. Le président veille à ce que le plan d’affaires approuvé par le ministre soit mis à la disposition du public dans un format accessible (pour se conformer à la Loi de 2005 sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario), dans les deux langues officielles (pour se conformer à la Loi sur les services en français), sur le site Web du gouvernement provincial au plus 30 jours civils après l’approbation du plan par le ministre.

10.2 Rapports annuels

1. Le président veille à ce que le ministère reçoive chaque année le rapport annuel de l’organisme. Le rapport annuel doit être conforme aux exigences énoncées dans la Directive.
2. Le président doit veiller à ce que le rapport annuel de l’organisme provincial soit préparé et soumis à l’approbation du ministre dans les 90 jours civils suivant la fin de l’exercice de l’organisme provincial.
3. Le président, par l’entremise du registraire ou l’équivalent, veille à ce que le rapport annuel soit préparé dans le format indiqué dans la Directive.
4. Le président veille à ce que le rapport annuel comprenne un résumé des répercussions sur les RH, y compris le nombre d’employés exprimé en équivalents temps plein et le nombre de cadres supérieurs.
5. Le président s’assure que les rapports annuels qui sont publiés ne divulguent pas les renseignements suivants : renseignements personnels, renseignements de nature délicate sur l’emploi et les relations de travail, renseignements protégés par le secret professionnel, renseignements confidentiels du Conseil des ministres, secrets commerciaux, renseignements pouvant porter atteinte aux intérêts financiers ou commerciaux de l’organisme provincial sur le marché, renseignements pouvant constituer un risque pour la sécurité des installations ou des activités de l’organisme provincial.
6. Le ministre reçoit et examine le rapport annuel de l’organisme provincial afin de confirmer qu’il respecte les exigences de la Directive, et l’approuve dans les 60 jours civils suivant la réception du rapport.
7. Le ministre présente le rapport à l’Assemblée législative au plus tard 30 jours civils après son approbation.
8. Le président, par l’entremise du registraire ou l’équivalent, veille à ce que le rapport annuel approuvé par le ministre soit publié dans un format accessible (pour se conformer à la Loi de 2005 sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario), dans les deux langues officielles (pour se conformer à la Loi sur les services en français), sur le site Web du gouvernement provincial après le dépôt du rapport à l’Assemblée législative et au plus tard 30 jours civils après l’approbation du rapport par le ministre.
9. Pour la distribution des rapports annuels, les formats et les canaux de distribution doivent être numériques, sauf indication contraire (directive, loi, etc.).

10.3 Ressources humaines et rémunération

1. L’organisme fournit des données sur l’effectif, la rémunération et les opérations conformément à la Politique opérationnelle de la Directive.
2. L’organisme rend compte des politiques de RH et de rémunération dans ses plans d’affaires et ses rapports annuels, conformément aux exigences de la Directive, de la Politique opérationnelle de la Directive et des articles 10.1 et 10.2 du présent Protocole.
3. L’organisme fournit toute autre donnée supplémentaire sur l’effectif, la rémunération et les opérations à la demande du SCT.

10.4 Autres rapports

Les responsabilités du président sont les suivantes :

1. Veiller à ce que tous les rapports et documents requis, y compris ceux énoncés dans la Directive et l’acte constitutif de l’organisme, soient soumis à l’examen et à l’approbation du ministre conformément aux délais prescrits.
2. Fournir, à la demande du ministre ou du sous-ministre, des données et autres renseignements précis qui peuvent être requis de temps à autre, sous réserve de toute restriction qui pourrait nuire à l’intégrité du processus d’arbitrage, d’évaluation, de prise de décisions ou d’enquête, ou entrer en conflit avec celui-ci, ou des droits des parties en matière de justice naturelle.

11. Exigences en matière d’affichage public

1. L’organisme provincial, par l’entremise du président, veille à ce que les documents de gouvernance approuvés suivants soient affichés dans un format accessible (conformément à la Loi de 2005 sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario), dans les deux langues officielles (conformément à la Loi sur les services en français), sur le site Web de [l’organisme provincial/ministère] au plus tard dans les délais prescrits :
   • Protocole d’entente – 30 jours civils après la signature par toutes les parties
   • Plan d’affaires annuel – dans les 30 jours civils suivant l’approbation du ministre
   • Rapport annuel – dans les 30 jours civils suivant l’approbation du ministre (mais après le dépôt du rapport à l’Assemblée législative).
2. Les documents de gouvernance qui sont affichés ne divulguent pas les renseignements suivants : renseignements personnels, renseignements de nature délicate sur l’emploi et les relations de travail, renseignements protégés par le secret professionnel, renseignements confidentiels du Conseil des ministres, secrets commerciaux, renseignements pouvant porter atteinte aux intérêts financiers ou commerciaux de l’organisme provincial sur le marché, renseignements pouvant constituer un risque pour la sécurité des installations ou des activités de l’organisme provincial.
3. L’organisme provincial s’assure, par l’entremise du président, que les dépenses déclarées par les personnes nommées et le personnel de la haute direction sont affichées sur le site Web de l’organisme ou du ministère, conformément à la Directive sur les frais de déplacement, de repas et d’accueil.
4. L’organisme provincial veille, par l’entremise du président, au respect de toute autre exigence applicable en matière d’affichage public.

12. Communications et gestion des enjeux

Les parties présentes reconnaissent que les renseignements sur les plans, les stratégies, les activités et l’administration de l’organisme provincial doivent être transmis en temps voulu au ministre, qui est quant à lui tenu de déposer certains rapports et de répondre à l’Assemblée législative sur les affaires de l’organisme. Les parties reconnaissent également qu’il est essentiel d’informer le président des initiatives et des orientations générales du gouvernement pouvant avoir une incidence sur le mandat et les fonctions de l’organisme provincial.

Le ministre et le président conviennent donc de ce qui suit :

1. Les « communications » ne comprennent pas la discussion ou l’échange d’information entre le personnel de l’organisme provincial et le ministre, le sous-ministre ou le personnel du ministère au sujet de cas particuliers qui ont fait, font ou feront l’objet d’une décision juridictionnelle ou réglementaire de la part de l’organisme provincial.
2. Les demandes de renseignements reçues par le bureau du ministre concernant un cas en cours à l’organisme provincial doivent être réacheminées à l’organisme provincial sans commentaire. Toute réponse donnée par le Bureau du ministre à la partie soumettant la demande doit indiquer que la demande a été transmise à l’organisme provincial et que le ministre ne peut commenter une procédure décisionnelle, une évaluation, une décision, une enquête ou une résolution.
3. Le président consulte le ministre pour discuter de tous les événements ou annonces prévus ou des questions, dont les litiges, qui intéresseront ou qu’il serait raisonnable de penser qu’ils intéressent le ministre dans l’exercice de ses responsabilités.
4. Le ministre consulte le président en temps opportun, s’il y a lieu, pour discuter des grandes initiatives stratégiques du gouvernement ou des mesures législatives envisagées par le gouvernement lorsque celles-ci peuvent avoir une incidence sur le mandat ou les fonctions de l’organisme provincial, ou qui peuvent avoir d’une autre façon des répercussions importantes sur l’organisme.
5. Le ministre informe le président, et le président consulte le ministre au sujet des stratégies de communication publique et des publications. Ils se tiennent mutuellement informés des résultats des consultations avec les intervenants et autres discussions publiques en ce qui a trait au mandat et aux fonctions de l’organisme.
6. Le ministre et le président se réunissent au moins une fois par trimestre pour discuter des nouveaux enjeux et des nouvelles possibilités, des risques élevés et des plans d’action de l’organisme ou du groupement, y compris l’orientation sur les mesures correctives, au besoin, ainsi que du plan d’affaires et des priorités en matière d’immobilisations de l’organisme ou du groupement.
   1. À titre de pratique exemplaire, les réunions doivent être trimestrielles. Le ministre peut déléguer certaines réunions à un ministre associé ou à un adjoint parlementaire. Le ministre doit rencontrer le président au moins deux fois par année.
   2. Si le ministre juge que l’organisme est à faible risque, il peut réduire le nombre de réunions à deux fois par année, au lieu d’une fois par trimestre.
7. L’organisme et le ministère respectent le Protocole de communications publiques établi à l’annexe 1 du présent Protocole pour la gestion de questions en cours, les communications publiques et la publicité payée.

13. Ententes administratives

13.1 Directives gouvernementales applicables

1. Le président s’assure que le fonctionnement de l’organisme respecte toutes les directives et politiques gouvernementales applicables. Cela comprend, sans toutefois s’y limiter, la liste des directives et des politiques qui se trouvent sur la page des directives et politiques du site InsideOPS.
2. Le ministère informe l’organisme des modifications ou des ajouts aux lois, directives, politiques et lignes directrices du gouvernement qui s’appliquent à l’organisme provincial. Il incombe cependant à l’organisme provincial de se conformer aux directives, politiques et lignes directrices auxquelles il est assujetti. Des renseignements sur l’orientation ministérielle sont disponibles sur la page des directives et politiques du site InsideOPS.
3. Approvisionnement : la Directive sur l’approvisionnement de la FPO s’applique intégralement.

13.2 Services de soutien administratif et de soutien organisationnel (le cas échéant)

1. Tous les organismes relèvent du gouvernement et sont tenus de se conformer aux lois, aux directives, aux politiques et aux lignes directrices gouvernementales qui s’appliquent auxdits organismes. De plus, les organismes peuvent être tenus de veiller à ce que leurs directives et politiques soient conformes à certaines directives, politiques et lignes directrices du gouvernement, y compris celles qui concernent les ressources humaines, et de tenir compte dans le même temps des obligations découlant des conventions et des négociations collectives.
2. Sous réserve des exigences législatives et des directives gouvernementales applicables, l’organisme peut établir ses propres politiques et lignes directrices en matière d’administration, de finances, d’approvisionnement, de ressources humaines et d’opérations, en faisant preuve d’un sens aigu des affaires et de souplesse opérationnelle.
3. Le sous-ministre doit fournir à l’organisme provincial les services de soutien administratif et organisationnel énumérés à l’annexe 2 du présent Protocole, et négocier des ententes avec Services communs de l’Ontario ou la Commission du Régime de retraite de l’Ontario au sujet de ces services, s’il y a lieu.
4. L’annexe 2 peut être examinée en tout temps à la demande de l’une ou l’autre des parties.
5. Le sous-ministre veille à ce que le soutien ou les services fournis à l’organisme provincial soient de la même qualité que ceux fournis aux divisions et aux directions du ministère.

13.3 Ententes conclues avec des tiers

L’approvisionnement requis pour appuyer les programmes et les services de l’organisme provincial sera effectué de façon claire, conformément aux politiques et aux directives applicables, y compris, sans toutefois s’y limiter, la Directive sur l’approvisionnement du CGG.

13.4 Services juridiques

Le procureur général a la responsabilité légale de conseiller le gouvernement sur les questions de droit.

La prestation de tous les conseils et services juridiques en matière civile aux ministères et à certains organismes a été confiée au ministère du Procureur général (MPG). Les services juridiques sont fournis conformément à la « Politique générale d’acquisition et d’utilisation de services juridiques » du MPG. Cette politique prévoit que le travail juridique effectué au nom du gouvernement par les ministères et les organismes désignés doit être réalisé par des avocats du gouvernement ou, dans certains cas précis, par des avocats du secteur privé dont les mandats ont été approuvés par le MPG. Le recours aux services d’un avocat du secteur privé peut être approuvé lorsque, par exemple, il existe un risque de conflit d’intérêts dans le cas où les avocats du MPG seraient tenus de fournir des services juridiques au ministère ou à l’organisme en question. De plus amples renseignements sur le recours à des services juridiques sont disponibles auprès des directeurs juridiques du ministère.

Les services juridiques externes sont acquis conformément à la Politique générale d’acquisition et d’utilisation de services juridiques du MPG.

13.5 Création, collecte, conservation et élimination de documents

1. Le président doit assurer l’instauration d’un système permettant la création, la collecte, la mise à jour et l’élimination des documents.
2. Le président voit à ce que l’organisme provincial se conforme à toutes les lois, directives et politiques gouvernementales en matière de gestion de l’information et des documents.
3. Le registraire ou l’équivalent voit à la protection les intérêts de l’organisme provincial, qu’ils soient juridiques, fiscaux ou autres, par la mise en œuvre de mesures raisonnables en vue d’assurer en permanence la viabilité, l’intégrité, la préservation et la sécurité de tous les documents officiels créés, commandés ou acquis par l’organisme. Ces documents regroupent entre autres les dossiers électroniques, dont les courriels, l’information affichée sur le ou les sites Web de l’organisme, les ensembles de données sur base de données et les documents stockés sur un ordinateur personnel ou un lecteur partagé.
4. Le président a la responsabilité de voir à la mise en œuvre de mesures obligeant les employés de l’organisme à produire des documents exhaustifs, précis et fiables qui étayent les transactions commerciales, les décisions, les événements, les politiques et les programmes d’importance.

5. Le président veille à ce que l’organisme provincial se conforme à la Directive sur la gestion et l’utilisation de l’information et de la technologie de l’information du CT/CGG, de même qu’au document intitulé Corporate Policy on Recordkeeping (politique générale de conservation des documents), s’il y a lieu.

   La Politique générale de conservation des documents du ministère des Services au public et aux entreprises et de l’Approvisionnement s’applique à tous les organismes consultatifs et décisionnels, ainsi qu’à tout autre organisme provincial assujetti, en vertu d’un protocole d’entente ou d’une annexe de celui-ci, à la Directive sur la gestion et l’utilisation de l’information et de la technologie de l’information du Conseil de gestion du gouvernement.

   La Loi de 2006 sur les archives publiques et la conservation de documents, L.O. 2006, chapitre 34, annexe A s’applique aux organismes prescrits à titre d’organismes publics dans le Règlement de l’Ontario 336/07. À ajouter le cas échéant :

6. Le président veille à ce que l’organisme provincial se conforme à la Loi de 2006 sur les archives publiques et la conservation de documents, L.O. 2006, chapitre 34, annexe A.

13.6 Cybersécurité

1. Les organismes sont responsables de la propriété et de la gestion des risques liés à la cybersécurité et des répercussions connexes au sein de leur organisation.
2. Les organismes doivent veiller à ce que des systèmes, des protocoles et des procédures adéquats soient établis et maintenus pour assurer la résilience, le rétablissement et la maturité en matière de cybersécurité.
3. Les pratiques et les protocoles d’un organisme en matière de cybersécurité doivent être examinés et mis à jour régulièrement pour tenir compte des menaces à la cybersécurité nouvelles et émergentes.
4. Les organismes doivent s’aligner sur toutes les politiques et normes applicables émises par la FPO, comme les Exigences générales en matière de sécurité du gouvernement de l’Ontario (NTI-GO 25.0) et toute autre exigence pertinente de la NTI-GO, la Politique générale relative à la classification de la sensibilité des renseignements, la Politique générale sur la cybersécurité et la gestion des cyberrisques, la Directive sur la gouvernance et la gestion des informations et ressources de données et la Directive sur la gouvernance et la gestion des TI.

13.7 Propriété intellectuelle

1. Le président a la responsabilité de voir à ce que les intérêts juridiques, financiers et autres du gouvernement en matière de propriété intellectuelle soient protégés dans chaque contrat liant l’organisme provincial à un tiers lorsqu’il y a création d’une propriété intellectuelle.

13.8 Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée

Dans le cas d’un organisme provincial ayant accès à des renseignements personnels sur la santé, il convient d’aborder les répercussions de la Loi sur la protection des renseignements personnels sur la santé dans le Protocole.

1. Le président et le ministre reconnaissent que l’organisme provincial est tenu de respecter les exigences de la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée (LAIPVP), en ce qui concerne la collecte, la conservation, la sécurité, l’utilisation, la distribution, la divulgation, la consultation et l’élimination des documents.
2. Aux fins de la LAIPVP, le ministre est désigné responsable de l’institution dans le Règlement de l’Ontario 460 au titre de la LAIPVP.
3. Le président doit s’assurer que le ministère est informé de toute demande de renseignements importante ou litigieuse en vertu de la LAIPVP.

13.9 Normes de service

1. L’organisme provincial établit des normes de service à la clientèle et des normes de qualité qui sont en accord avec les normes correspondantes du gouvernement, du ministère et de la fonction publique de l’Ontario.
2. Le président veille à ce que l’organisme provincial fournisse ses services selon une norme de qualité qui reflète les principes et les exigences de la directive sur les services de la FPO.
3. Le président veille à ce que l’organisme conçoive, offre et mette en œuvre ses services numériques, qu’ils soient conçus à l’interne ou achetés, qui reflètent les principes et les exigences énoncés dans la Directive sur les données et les services numériques, y compris la Norme des services numériques de l’Ontario.
4. L’organisme provincial établit un processus officiel pour répondre aux plaintes concernant la qualité des services qu’il fournit aux clients; ce processus est conforme aux normes de qualité des services du gouvernement. Le processus de l’organisme provincial pour répondre aux plaintes au sujet de la qualité des services est distinct de toute disposition législative concernant le réexamen, les appels, etc., des décisions juridictionnelles de l’organisme.
5. Le plan d’affaires annuel de l’organisme comprend des mesures de rendement et des cibles en matière de service aux clients ainsi que les réponses de l’organisme aux plaintes.

13.10 Diversité et inclusion

1. L’organisme provincial, par l’entremise du président, reconnaît l’importance de promouvoir un milieu de travail équitable, inclusif, accessible, antiraciste et diversifié au sein de l’organisme.
2. Le président appuie un milieu de travail diversifié et inclusif au sein de l’organisme en :
   1. Élaborant et encourageant des initiatives en matière de diversité et d’inclusion visant à promouvoir un environnement inclusif, exempt de discrimination et de harcèlement en milieu de travail;
   2. Adoptant un processus inclusif pour veiller à ce que toutes les voix soient entendues.
3. Le président veille à ce que le fonctionnement de l’organisme soit conforme au Code des droits de la personne, à la Loi de 2005 sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario, à la Loi sur les services en français et à la Loi sur l’équité salariale.

14. Ententes financières

14.1 Généralités

1. Toutes les procédures financières de l’organisme provincial doivent être conformes aux directives gouvernementales, aux politiques et aux procédures financières et administratives du ministère et de l’organisme.
2. Sur ordre du ministre des Finances ou du président du Conseil du Trésor et conformément à l’article 16.4 de la Loi sur l’administration financière, l’organisme provincial verse au Trésor toute somme que le ministre des Finances ou le président du Conseil du Trésor juge excédentaire par rapport à ses besoins.
3. En vertu de l’article 28 de la Loi sur l’administration financière, l’organisme ne peut souscrire d’arrangement financier ni d’engagement, de garantie, d’indemnité ou d’opération semblable qui pourrait augmenter, directement ou indirectement, la dette ou le passif éventuel du gouvernement sans l’approbation du ministre des Finances ou du président du Conseil du Trésor. L’organisme provincial doit obtenir l’approbation du ministre avant de solliciter l’approbation du ministre des Finances ou du président du Conseil du Trésor en vertu de la loi.
4. Les répartitions de charges de fonctionnement et d’immobilisations approuvées de l’organisme provincial peuvent être rajustées au cours d’un exercice donné si le Conseil des ministres ou le ministre ordonnent des restrictions budgétaires en cours d’exercice. L’organisme sera avisé des changements apportés à la répartition de ses charges, dès que raisonnablement possible. Lorsque l’organisme provincial doit réaffecter des ressources en raison du rajustement de la répartition de ses charges de fonctionnement ou d’immobilisations, il doit informer le ministère des changements et en discuter avec lui avant d’apporter de tels changements.
5. L’organisme fera rapport au SCT lorsqu’il aura demandé des conseils externes sur des questions :
   1. où l’efficacité des conseils dépend d’un traitement comptable particulier ou d’une présentation dans les états financiers;
   2. où le résultat ou les conséquences des conseils ont ou auront un effet important sur les états financiers; et
   3. pour lesquelles il existe un doute raisonnable quant à la pertinence du traitement comptable ou de la présentation connexe dans le cadre comptable pertinent.

14.2 Financement

• L’organisme provincial est financé à même le Trésor par le gouvernement de l’Ontario, conformément à un crédit autorisé par l’Assemblée législative, et est assujetti aux rajustements effectués par le ministre, le CT/CGG ou l’Assemblée législative.
• Le président prépare le budget des dépenses de l’organisme provincial à inclure dans le plan d’affaires du ministère aux fins de présentation à l’Assemblée législative. Le président fournit ce budget au ministre dans un délai suffisant pour que celui-ci puisse l’analyser et l’approuver.
• Le budget des dépenses que fournit le président peut être modifié au besoin après consultation du président, s’il y a lieu. Les parties reconnaissent que le CT/CGG a le pouvoir décisionnel final.
• Les procédures financières de l’organisme provincial doivent être conformes aux directives et lignes directrices du CT/CGG et du ministère des Finances, ainsi qu’à toute autre directive gouvernementale applicable.

14.3 Rapports financiers

Lorsqu’un organisme provincial est intégré aux finances provinciales, le président fournit, sur instruction du président du Conseil du Trésor ou du ministre des Finances, les renseignements financiers de l’organisme provincial aux fins de consolidation dans les Comptes publics.

Lorsque d’autres rapports financiers sont requis (p. ex., rapports d’exploitation mensuels, rapports trimestriels), ils doivent être précisés dans le Protocole.

1. Le président fournit au ministre les états financiers annuels et insère ceux-ci dans le rapport annuel de l’organisme provincial. Les états financiers sont présentés conformément aux instructions émises par la Division du contrôleur provincial.
2. L’organisme provincial soumet ses données salariales au ministère, conformément à la Loi de 1996 sur la divulgation des traitements dans le secteur public.

14.4 Statut fiscal : taxe de vente harmonisée (TVH)

L’article 14.4 doit demeurer dans le Protocole de l’organisme. Les ministères doivent communiquer avec le service de la taxe de vente du ministère des Finances pour obtenir de l’aide concernant l’ajout de nouveaux organismes à l’annexe A de l’Accord de réciprocité fiscale Canada-Ontario. Cette communication doit être établie le plus tôt possible après la création de l’organisme. L’ajout de nouveaux organismes à cette annexe leur permet de recouvrer entièrement la TVH payée ou payable par lesdits organismes en demandant le remboursement du gouvernement au titre de la TVH. Les organismes ou leurs ministères responsables peuvent communiquer avec la Direction des services juridiques du ministère des Finances ou le service de la politique fiscale du ministère des Finances.

Perception et versement de la TVH

1. À titre de fournisseur, l’organisme doit se conformer à son obligation imposée par la Loi sur la taxe d’accise de percevoir et de verser la TVH relative aux fournitures taxables qu’il effectue.

Paiement de la TVH

2. Il incombe à l’organisme de verser le paiement de la TVH, le cas échéant, conformément aux dispositions de la Loi sur la taxe d’accise (Canada).
3. L’organisme figure à l’annexe A de l’Accord de réciprocité fiscale Canada-Ontario et peut demander le remboursement du gouvernement au titre de la TVH à l’égard de toute TVH payée ou payable par l’organisme, sous réserve des restrictions précisées par Finances Canada.
4. L’organisme ne demande pas un remboursement du gouvernement au titre de la TVH payée ou payable par l’organisme pour laquelle il a demandé un remboursement, un crédit de taxe sur les intrants ou une autre remise en vertu de la Loi sur la taxe d’accise (Canada).
5. Il incombe à l’organisme de fournir au ministère des Finances ou à l’Agence du revenu du Canada, sur demande, tous les renseignements nécessaires pour déterminer le montant d’un remboursement du gouvernement au titre de la TVH.
6. Il incombe à l’organisme d’informer le ministère des Finances dans les 30 jours si son nom est changé, s’il fusionne avec un autre organisme, si son mandat ou ses principales activités sont considérablement modifiés, s’il subit une réorganisation importante ou s’il modifie sa structure juridique, et s’il cesse ses activités ou est dissous.

14.5 Biens immobiliers

1. Le président doit veiller à ce que le fonctionnement de l’organisme soit conforme à la Directive sur les biens immobiliers du CGG.
2. L’annexe B de la Directive sur les biens immobiliers énonce les Normes obligatoires et pratiques de planification concernant les locaux à bureaux qui doivent être respectées lors de l’acquisition de locaux à des fins d’utilisation des locaux et de programme.
3. Le président reconnaît que tous les baux conclus avec des organismes provinciaux sans autorité en matière immobilière sont administrés et contrôlés par le ministre de l’Infrastructure.
4. L’organisme harmonise les politiques de travail hybrides avec la FPO et détermine et évalue les possibilités d’optimisation des bureaux afin de réduire l’empreinte de l’immobilier de bureau et de trouver des moyens de diminuer les coûts.

15. Ententes de vérification et d’examen

15.1 Vérifications

1. La Commission du code du bâtiment est soumise à un examen périodique et à une vérification de l’optimisation des ressources par le vérificateur général de l’Ontario en vertu de la Loi sur le vérificateur général ou par la Division de la vérification interne de l’Ontario du Secrétariat du Conseil du Trésor.
2. Un organisme provincial peut demander ou doit accepter la prestation de services de vérification interne par la Division de la vérification interne de l’Ontario conformément à la Directive sur la vérification interne.
3. Indépendamment de toute vérification externe antérieure ou annuelle, le ministre ou le président peuvent ordonner en tout temps la vérification de l’organisme. Les résultats de cette vérification doivent être communiqués par le président au ministre conformément à l’article 8.2.
4. Un organisme provincial communique tous les rapports de mission de vérification (y compris ceux préparés par son propre service de vérification interne et/ou ceux qui relèvent du président de l’organisme) à son ministre et son sous-ministre respectifs (et, sur demande, au président du Conseil du Trésor). L’organisme provincial informe le ministre et le sous-ministre, au moins une fois par année, des recommandations ou questions auxquelles il n’a pas encore été donné suite.
5. Un organisme provincial communique son plan de vérification approuvé à son ministre et à son sous-ministre respectifs (et, sur demande, au président du Conseil du Trésor) afin de favoriser la compréhension des risques de l’organisme.
6. Le président peut demander une vérification externe des opérations financières ou des contrôles de gestion de l’organisme provincial, aux frais de l’organisme.

15.2 Autres examens

1. La Commission du code du bâtiment fait l’objet d’un examen périodique à la discrétion et sous la direction du CT/CGG ou du ministre. Cet examen peut porter sur des questions relatives à l’organisme provincial que le CT/CGG ou le ministre aura à trancher; il peut s’agir entre autres du mandat, des pouvoirs, de la structure de gouvernance ou encore des activités de l’organisme provincial, y compris les finances, les ressources humaines/relations de travail et les processus de l’organisme.
2. En demandant un examen périodique, le ministre ou le CT/CGG établissent le moment et l’entité responsable de l’examen, le rôle que prendront le président et le ministre à l’examen, ainsi que les autres parties qui participeront, le cas échéant.
3. L’examen du mandat de l’organisme provincial doit être effectué au moins une fois tous les 6 ans. Le prochain examen sera terminé d’ici 2028–2029.
4. Le ministre donne des directives à l’organisme provincial au moins une fois tous les 6 ans, conformément aux paragraphes 21(1) et (2) de l’ATAGAA. (Cet examen peut être structuré de sorte que l’obligation d’examen du mandat soit également remplie.)
5. Au cours d’un tel examen, le ministre consulte le président s’il y a lieu.
6. Le président doit collaborer à tout examen.
7. Dans le cas d’un examen entrepris sous la direction du ministre, celui-ci soumet au CT/CGG, pour examen, les recommandations de changement formulées à partir des résultats de cet examen de l’organisme provincial.

16. Dotation en personnel et nominations

16.1 Délégation du pouvoir de gestion des ressources humaines

1. Lorsque la CFP a délégué au sous-ministre, au président ou à la personne prescrite par le Règlement de l’Ontario 148/10 ses pouvoirs, fonctions et attributions en matière de gestion des ressources humaines, cette personne est tenue d’exercer ce pouvoir conformément à toutes lois, directives ou politiques pertinentes conformément au mandat de l’organisme provincial et dans les limites du pouvoir délégué.

16.2 Exigences en matière de dotation

1. Le ministère fournit à l’organisme provincial des services administratifs et une analyse de programme, au besoin, par l’entremise de la Division du bâtiment et de l’aménagement, dans une mesure suffisante pour assurer l’administration efficiente et efficace de l’organisme provincial.
2. La Division du bâtiment et de l’aménagement élabore des descriptions de poste pour le personnel qui fournit des services administratifs à l’organisme provincial [en consultation avec le président].
3. Les services de soutien administratif particuliers que le ministère doit fournir à l’organisme provincial sont indiqués à l’annexe 2 du présent Protocole.
4. Le ministère est chargé de fournir un soutien administratif au fonctionnement de l’organisme provincial, y compris la préparation des chèques et la tenue des documents financiers.
5. Des employés du ministère sont affectés à l’organisme provincial au besoin.

16.3 Cadres désignés

L’organisme verse une rémunération totale à ses cadres désignés conformément aux lois, directives, politiques et lignes directrices qui s’appliquent à l’organisme.

16.4 Nominations

1. Le président est nommé par le lieutenant-gouverneur en conseil sur recommandation du ministre en vertu du paragraphe 23(2) de la Loi de 1992 sur le code du bâtiment, 1 président et un ou plusieurs vice-présidents. Un président et un ou plusieurs vice-présidents de l’organisme provincial peuvent être nommés par le lieutenant-gouverneur en conseil sur recommandation du ministre en vertu du paragraphe 23(2) de la Loi de 1992 sur le code du bâtiment.
2. Les membres de l’organisme provincial sont nommés par le lieutenant-gouverneur en conseil sur recommandation du ministre en vertu du paragraphe 23(1) de la Loi de 1992 sur le code du bâtiment.
3. Les membres et les vice-présidents sont choisis au moyen d’un processus concurrentiel fondé sur le mérite qui évalue les candidats en fonction de leur expérience, de leurs connaissances ou de leur formation dans le domaine et sur les questions juridiques dont le tribunal est saisi, de leur aptitude à prendre des décisions impartiales, et de leur aptitude à appliquer les autres pratiques et procédures décisionnelles qui peuvent être énoncées dans les règles du tribunal.
4. Le président doit utiliser la grille des compétences de l’organisme ou du groupement pour informer le ministre de toute lacune en matière de compétences et formuler des recommandations sur les stratégies de recrutement, les nominations ou les renouvellements de mandat, au besoin, y compris informer le ministre sur la présence et le rendement des personnes nommées.
5. Conformément au paragraphe 14(4) de l’ATAGAA, il est interdit de nommer ou de renommer une personne à moins que le président, après avoir été consulté au sujet de son évaluation des qualifications de la personne en vertu de l’ATAGAA et, dans le cas d’un renouvellement de mandat, de l’exercice par le membre de ses fonctions au sein du tribunal, recommande sa nomination ou le renouvellement de son mandat.

16.5 Rémunération

1. La rémunération est fixée par le CT/CGG.
2. Les personnes nommées à temps plein et à temps partiel par l’organisme provincial sont rémunérées conformément aux taux indiqués à l’annexe B de la Directive.
3. Les organismes provinciaux, y compris les membres, doivent se conformer à la Directive du CGG sur les frais de déplacement, de repas et d’accueil. Les dépenses légitimes autorisées engagées dans le cadre des affaires du gouvernement sont remboursées. Les dépenses des membres en vertu de la Directive sont assujetties aux exigences de divulgation publique de l’information sur les dépenses.

17. Gestion des risques, protection et assurance en matière de responsabilité civile

17.1 Gestion des risques

Les ministres et les ministères doivent collaborer avec leurs organismes provinciaux pour assurer une gestion efficace des risques. Le ministère et l’organisme se réuniront pour discuter des risques élevés et des plans d’action de l’organisme, y compris l’orientation sur les mesures correctives.

Le président doit voir à l’élaboration et à la mise en place d’une stratégie de gestion des risques pour l’organisme provincial, qui respecte la Directive et la Directive sur la gestion globale des risques et le processus de gestion des risques de la FPO.

L’organisme provincial voit à gérer convenablement les risques auxquels il est exposé.

17.1.1 Gestion des risques liés à l’intelligence artificielle

Le président doit veiller à ce que la gestion des risques liés à l’IA soit entreprise conformément aux principes et aux exigences de la directive sur l’utilisation responsable de l’IA.

1. L’organisme met en œuvre la gestion des risques liés à l’IA conformément aux exigences énoncées à la section 6.3 de la Directive sur l’utilisation responsable de l’IA.
   1. L’organisme doit assurer la gestion des risques technologiques de manière documentée et appropriée.
   2. L’organisme détermine les menaces et les risques, en évalue l’incidence potentielle, la gravité et la probabilité, et documente les risques et les mesures prises pour y faire face.
2. L’organisme s’assure qu’il existe un processus opérationnel permettant aux cadres supérieurs responsables de documenter leurs efforts continus pour traiter (résoudre, atténuer ou accepter) les risques tout au long du cycle de vie de la technologie.
3. L’organisme publie une liste des cas d’utilisation de l’IA dans le cadre du plan d’affaires.
4. L’organisme fait un suivi et produit des rapports trimestriels sur les menaces liées aux TI, les risques et les vulnérabilités en lien avec la technologie, ainsi que sur les efforts de traitement des risques connexes. Cela comprend la production de rapports sur les cas d’utilisation de l’IA et la gestion des risques connexes.
5. L’organisme s’assure que les systèmes de TI peuvent répondre aux exigences de confidentialité, d’intégrité et de disponibilité de toute l’information et que les systèmes peuvent protéger ou éliminer adéquatement l’information selon son niveau de sensibilité.

17.2 Protection et assurance en matière de responsabilité civile

1. La Commission du code du bâtiment et les membres de la Commission du code du bâtiment sont couverts par le programme de protection de la province pour la responsabilité civile, les dommages matériels, les dommages personnels, les préjudices personnels (diffamation verbale ou écrite) et le préjudice lié à la publicité.

18. Conformité et mesures correctives

1. Une communication ouverte et cohérente entre les organismes provinciaux et leur ministère responsable permet de s’assurer que les priorités et l’orientation du gouvernement sont bien comprises et aide à gérer les risques ou les problèmes au fur et à mesure qu’ils se présentent.
2. Au cours du processus de surveillance, certaines situations peuvent apparaître et exiger des actions correctives. Les mesures correctives désignent les mesures prises pour remédier à la non-conformité à la présente directive. Les mesures correctives aident les organismes à produire les extrants ou les résultats souhaités et à respecter les modalités établies par la présente directive.
3. Si un ministère prend des mesures correctives, celles-ci doivent être progressives et proportionnelles au risque associé au degré de non-conformité. Le degré de mesures correctives ne devrait être augmenté que si l’organisme continue de ne pas respecter les modalités. Il est important que les ministères documentent toutes les mesures et qu’ils communiquent clairement et en temps opportun au président ou aux cadres supérieurs de l’organisme au sujet des mesures correctives possibles. Cela peut comprendre des lettres d’orientation du ministre responsable ou du président du Conseil du Trésor, au besoin.
4. Avant de prendre des mesures correctives plus sévères, les ministères doivent consulter le SCT et les avocats.

19. Date d’entrée en vigueur, durée et examen du Protocole

1. Le présent Protocole entre en vigueur à la date à laquelle il est signé par le ministre, à titre de dernière partie à apposer une signature (« date d’entrée en vigueur initiale »), et demeure en vigueur jusqu’à ce qu’il soit révoqué ou remplacé par un Protocole subséquent signé par les parties.
2. Une copie du présent Protocole signé et de tout Protocole subséquent est fournie au secrétaire du CT/CGG, au plus tard 7 jours civils après la signature.
3. En cas de changement de ministre, de sous-ministre ou de président de l’organisme provincial, la personne nouvellement nommée examine et signe le présent Protocole au plus tard 4 mois après la nouvelle nomination.
4. Sous réserve de toute autre entente écrite ou mise à jour, les parties conviennent que le présent Protocole conclu entre elles satisfera aux exigences de l’article 11 de l’ATAGAA.

Annexe 1 : Protocole de communications publiques

1. Objectif

   Le protocole de communications établit un cadre permettant au ministère et à l’organisme provincial de collaborer sur des occasions de communications publiques dirigées par l’organisme et d’établir un processus pour le traitement des demandes de renseignements liées à des cas particuliers ou à des audiences qui sont reçues par le Bureau du ministre et le ministère.

   Le protocole de communications s’applique à la fois à la mise en œuvre du mandat législatif de l’organisme provincial et à la promotion de son travail. Il permet également au ministre de rendre des comptes à l’Assemblée législative et au Cabinet.

2. Définitions
   1. « Communications publiques » désigne tout document communiqué au public, directement ou par l’entremise des médias, sous :
      • forme orale, comme un discours, une présentation publique ou une entrevue à diffuser
      • forme imprimée, comme un rapport papier
      • forme électronique, comme une publication sur un site Web
      • forme de publicité payée, comme une campagne numérique ou imprimée.
   2. Une « question litigieuse » est une question qui préoccupe ou qui pourrait raisonnablement préoccuper l’Assemblée législative ou le public, ou qui est susceptible de donner lieu à des demandes de renseignements s’adressant au ministre ou au gouvernement. Les questions litigieuses peuvent être soulevées par :
      • les membres de l’Assemblée législative
      • le public
      • les médias
      • les parties prenantes
      • les partenaires de prestation de services.
3. L’organisme provincial se conforme à la Directive sur l’identité visuelle du CT/CGG.
4. Le ministère et l’organisme provincial nomment des personnes pour agir comme « responsables » des communications publiques.
   • Le responsable ministériel est le [directeur des communications ou la personne désignée].
   • Le responsable de l’organisme est le [registraire ou l’équivalent ou le chef des communications/relations publiques].
5. Aux fins du présent protocole, les communications publiques sont divisées en 3 catégories :
   1. Réponses aux médias ou produits de communication liés aux affaires courantes de l’organisme provincial et à ses programmes qui n’ont aucune incidence directe sur le ministère ou le gouvernement.
      • Les réponses aux médias, les communiqués de presse ou d’autres produits de communication doivent être communiqués à un rythme approprié et opportun (c.-à-d. tous les jours) au responsable ministériel, qui les transmettra, au besoin, à d’autres personnes au sein du ministère.
      • Remarque : Les annonces liées au financement ne sont pas considérées comme des affaires courantes et doivent être portées à la catégorie B. Les questions litigieuses doivent être portées à la catégorie C.
   2. Des produits ou des plans de communication dans le cadre desquels des messages provinciaux ou ministériels sur les priorités du gouvernement amélioreraient la visibilité de l’organisme provincial ou du gouvernement, ou offriraient des possibilités d’annonces des administrations locales.
      • En ce qui concerne tous les éléments non litigieux qui pourraient susciter l’intérêt des médias, le responsable de l’organisme provincial informe le responsable ministériel des plans et produits de communication à venir au moins 3 semaines ouvrables à l’avance.
      • En ce qui concerne les éléments non litigieux qui offrent des occasions de faire passer un message au gouvernement ou qui concernent des annonces de financement, l’organisme doit également demander l’approbation des produits de communication 7 jours avant la date requise.
      • L’approbation finale est requise de la part du Bureau du ministre et est demandée par l’entremise du responsable ministériel. Si l’organisme provincial ne reçoit pas de commentaires ou d’approbation du bureau du ministre ou du responsable ministériel dans les 48 heures précédant la date d’émission de l’élément, l’organisme doit porter un suivi à un niveau supérieur, en indiquant qu’il procédera comme il se doit.
      • Les réponses aux médias non litigieuses doivent être communiquées à un rythme approprié et opportun (c.-à-d. tous les jours) au responsable ministériel, qui les transmettra à d’autres personnes au sein du ministère, au besoin. Les réponses aux médias litigieuses suivent le processus ci-dessous.
   3. Les questions litigieuses, les réponses aux médias et les communiqués de presse qui peuvent avoir des répercussions directes sur le ministère ou le gouvernement, ou qui sont susceptibles de donner lieu à des demandes de renseignements adressées au ministre ou au gouvernement.
      • Le responsable de l’organisme provincial avise immédiatement et simultanément le responsable ministériel et le bureau du ministre dès qu’il en prend connaissance. Le responsable ministériel peut également conseiller l’organisme sur les questions litigieuses qui nécessitent une attention particulière. L’organisme provincial fournit tous les renseignements généraux requis sur la question au responsable ministériel, qui prend les dispositions nécessaires pour préparer une note sur les questions litigieuses.
      • L’organisme provincial doit obtenir l’approbation du ministère avant de publier des réponses aux médias ou des communiqués de presse dans cette catégorie. Le responsable de l’organisme provincial fournit la réponse aux médias ou les communiqués de presse au responsable ministériel qui lancera le processus d’approbation au sein du ministère.
      • L’approbation finale des réponses aux médias et des communiqués de presse dans cette catégorie est requise de la part du Bureau du ministre.
6. Publicité
   • Pour répondre aux exigences à long terme de la planification de la publicité, l’organisme fournit au ministère son plan de marketing annuel 3 mois avant sa date de début (au cours de l’exercice financier de l’organisme).
   • L’organisme doit communiquer les notes de campagne au ministère au moins 2 semaines avant d’informer les partenaires créatifs/médias (de l’organisme). Le ministère doit veiller à l’harmonisation des objectifs et des messages de la campagne.
   • Le Bureau du ministre peut examiner le matériel de publicité et les campagnes publicitaires.
   • Les messages finaux et les éléments créatifs seront communiqués au ministère au moins 2 semaines avant la publication.
7. Dans le but de traiter des demandes de renseignements liées à un cas particulier ou à une audience :
   1. Les parties qui communiquent avec le bureau d’un ministre ou le ministère au sujet d’une enquête, d’une question ou d’une plainte concernant un cas particulier ou une audience devant l’organisme provincial sont renvoyées au registraire ou l’équivalent.
   2. Toute partie dont l’affaire a déjà été renvoyée à l’organisme provincial qui demande de discuter d’un cas particulier ou d’une audience avec le bureau du ministre ou avec le personnel du ministère est renvoyée au registraire ou l’équivalent. Le registraire ou l’équivalent veille à ce qu’une réponse appropriée soit communiquée à la partie. La réponse informe la partie de la nature indépendante de la relation de l’organisme provincial avec le ministère et le ministre.
   3. Les demandes d’information présentées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée (LAIPVP) reçues par le bureau du ministre ou le ministère seront renvoyées au registraire ou l’équivalent qui déterminera la réponse appropriée à chaque demande en consultation avec le président.
   4. Le ministère veille à ce que toutes les demandes de renseignements transmises par le bureau du ministre soient traitées conformément à la LAIPVP.
   5. L’organisme veille à ce que toutes les demandes de renseignements transmises par le bureau du ministre par l’entremise du ministère soient traitées conformément à la LAIPVP.

Annexe 2 : Services de soutien administratif ou organisationnel

Il convient d’ajouter une autre rubrique « Administration du programme » où les fonctions administratives de l’organisme provincial (comme l’établissement des horaires, les réservations, la gestion des dossiers et la liaison avec les clients) sont entièrement assumées par le personnel du ministère plutôt que par le personnel de l’organisme. Cette rubrique pourrait également couvrir la gestion administrative par le registraire ou l’équivalent, ce qui comprend la supervision et la formation du personnel, la gestion des cas, ainsi que l’élaboration et l’analyse des systèmes.

Le sous-ministre veille à ce que le ministère et la Division des services financiers aux entreprises fournissent les services de soutien administratif suivants à l’organisme provincial :

1. Administration financière : administration de la paye et des avantages sociaux, comptes créditeurs et conseils techniques, services d’achat, de courrier central et d’impression, et services consultatifs de dossiers et de formulaires
2. Services de ressources humaines : classification, conseils et consultation concernant les procédures de recrutement et les relations de travail, rédaction de descriptions de travail, orientation professionnelle et perfectionnement du personnel, et conseils et consultation concernant les initiatives ministérielles comme la santé et la sécurité au travail.
3. Des possibilités de formation en interne et des services de planification de carrière sont offerts au personnel de l’organisme; le ministère doit aider le registraire ou l’équivalent à s’assurer que ces services sont communiqués efficacement au personnel de l’organisme.
4. Services de technologie de l’information et de télécommunications : conseils, consultation et soutien
5. Vérification interne : vérification de la conformité financière, de la gestion, des ressources humaines et des systèmes d’information, examens opérationnels et enquêtes spéciales, au besoin
6. Services juridiques
7. Locaux : services de planification et de réinstallation des installations, y compris la conformité à la LAPHO et le renouvellement des baux
8. Services du programme sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée
9. Services de traduction et d’interprétation en français
10. Planification des activités
11. Mesure du rendement et évaluation du programme
12. Communications et marketing.

Dépenses

Renseignements sur les frais de déplacement, de repas et d’hébergement payés et réclamés chaque trimestre par les membres nommés de la Commission du Code du Bâtiment (CCB).

Liens connexes

Code du bâtiment de l’Ontario

Guide des processus et des procédures de la Commission du code du bâtiment

Rapport annuel de la Commission du code du bâtiment

Commission du code du bâtiment Plan d’activités 2024-2027