Préambule

Le ministre du Travail, de l’Immigration, de la Formation et du Développement des compétences (le ministre) est autorisé en vertu de l’article 22.5 de la Loi sur la santé et la sécurité au travail (LSST) à désigner une entité comme association pour la sécurité au travail (AST), clinique médicale ou centre de formation spécialisé dans les questions de santé et de sécurité au travail, si l’entité satisfait aux normes pour les entités désignées (les normes) établies par le ministre. Une entité désignée doit fonctionner conformément aux normes établies qui s’appliquent à elle, et conformément à toute autre directive émise en vertu de l’article 22.6 de la LSST.

Les normes pour les entités désignées, établies en vertu de l’article 22.5 de la LSST, peuvent être révisées ou modifiées par le ministre. Les normes énoncées dans le présent document s’appliquent à toutes les entités désignées qui exercent des activités en tant qu’AST, clinique médicale ou centre de formation. Elles entrent en vigueur le 1er décembre 2024 et remplacent toutes les versions antérieures. Ces normes restent en vigueur jusqu’à ce qu’elles soient modifiées, auquel cas il faudra se conformer aux normes modifiées.

Conformément à l’article 22.7 de la LSST, la directrice générale ou le directeur général de la prévention (DGP) a la responsabilité permanente de contrôler le fonctionnement de toutes les entités désignées, y compris celles qui fonctionnent à titre d’AST, de clinique médicale et de centre de formation et, à cet égard, la directrice générale ou le directeur général :

  • peut exiger d’une entité désignée qu’elle lui fournisse les renseignements, les dossiers ou les comptes exigés
  • peut procéder aux enquêtes et examens qu’elle ou il juge nécessaires
  • doit rendre compte au ministre de la conformité de toutes les entités désignées avec les normes établies en vertu de l’article 22.5 de la LSST et les directives données par le ministre ou la ou le DGP en vertu de l’article 22.6

Toutes les entités désignées doivent être informées que l’un des recours mentionnés au paragraphe 22.6 (3) de la LSST, notamment la réduction ou l’arrêt du financement de l’entité, peut être invoqué à la discrétion du ministre en cas de non-respect d’une norme ou d’une instruction écrite en vertu de l’article 22.6 de la LSST ou pour toute autre raison précisée dans la loi.

1. Gouvernance

    1. Chaque entité désignée doit se constituer et poursuivre ses activités en vertu de la Loi de 2010 sur les organisations sans but lucratif en tant que société sans but lucratif et sans capital social, et doit se conformer à toutes les lois applicables.
    2. Chaque entité désignée adopte ou modifie ses statuts constitutifs et règlements administratifs conformément à la Loi de 2010 sur les organisations sans but lucratif qui : 
       
      1. énonce l’ensemble des fonctions, devoirs et responsabilités des dirigeants
      2. exige que les membres du conseil d’administration de l’entité ne reçoivent aucune rémunération ou compensation de quelque source que ce soit en rapport avec l’entité désignée, sauf dans la mesure permise par l’article 1.6
      3. précise qu’à la dissolution de l’entité, tous les actifs restants, après paiement des dettes de l’entité, reviennent au ministère du Travail, de l’Immigration, de la Formation et du Développement des compétences (le ministère) qui les distribue ensuite à la Commission de la sécurité professionnelle et de l’assurance contre les accidents du travail (WSIB)
      4. assure la continuité de la gouvernance, tout en permettant le renouvellement du conseil d’administration de l’entité, sur la base de pratiques de gouvernance reconnues
    3. Chaque entité désignée doit prendre des mesures pour avoir un conseil d’administration qui :
      1. connaît les questions d’actualité en matière de santé et de sécurité au travail dans les lieux de travail de l’Ontario, en tenant compte des points de vue des travailleurs, du secteur et des groupes visés par l’équité (tels qu’ils sont définis dans le glossaire) ainsi que des aspects géographiques
      2. possède des compétences dans les domaines du droit, du contrôle de la gestion des finances et des ressources, de la comptabilité, de la gestion des risques et de la planification stratégique et opérationnelle
      3. d’une taille optimale pour assurer le fonctionnement efficace et efficient d’un conseil fondé sur des pratiques de gouvernance reconnues (environ 12 à 18 membres)
    4. En plus de la gouvernance décrite au point 1.3 ci-dessus, une clinique médicale désignée doit prendre des mesures pour avoir un conseil d’administration qui correspond à son statut d’organisme dispensant des services de consultation clinique, d’assistance technique et de diagnostic à ses clients dans tout l’Ontario, y compris les travailleurs, les comités mixtes sur la santé et la sécurité au travail, les syndicats, les employeurs, les professionnels de la santé, les groupes communautaires, les cliniques juridiques, les étudiants et les membres du public.employeurs, les professionnels de la santé, les groupes communautaires, les cliniques juridiques, les étudiants et les membres du public.
    5. En plus de la gouvernance définie au point 1.3 ci-dessus, un centre de formation désigné doit prendre des mesures pour avoir un conseil d’administration qui correspond à son statut d’organisme axé sur les travailleurs et qui répond aux besoins en matière de santé et de sécurité de ses clients travailleurs dans l’ensemble de la province.
    6. Chaque entité désignée doit avoir une politique régissant le remboursement des dépenses professionnelles de son conseil d’administration, conformément aux exigences obligatoires de la Directive applicable aux dépenses du secteur parapublic publiée le 1er janvier 2020, et telle qu’elle peut être modifiée de temps à autre. 
    7. Chaque entité désignée doit fonctionner conformément à ses règlements administratifs.
    8. Chaque entité désignée doit avoir des sous-comités de son conseil d’administration qui rendent compte directement au conseil et qui se consacrent aux fonctions de finance et(ou) de vérification et(ou) de ressources humaines (telles que définies dans le glossaire).
    9. Chaque entité désignée doit fournir régulièrement à la ou au DGP :
      1. une copie de ses statuts constitutifs, de ses règlements administratifs et de toute modification de ces statuts et règlements approuvée par le conseil d’administration
      2. une liste actualisée et un profil de tous les membres de son conseil d’administration, y compris leurs coordonnées
      3. la notification immédiate des postes vacants au sein du conseil d’administration
      4. des copies de l’ordre du jour de toutes les réunions du conseil d’administration, une semaine avant la réunion du conseil
    10. Chaque entité désignée doit mettre en œuvre une gouvernance efficace, démontrée conformément à un cadre de mesure et à des délais fixés par la ou le DGP de temps à autre.
    11. Chaque entité désignée doit mettre en œuvre des contrôles financiers, administratifs et opérationnels internes efficaces, comme démontré conformément à un cadre de mesure et à des délais fixés par la ou le DGP de temps à autre. La ou le DGP peut demander une vérification indépendante et(ou) tout autre mécanisme pour confirmer que des contrôles financiers, administratifs et opérationnels internes efficaces sont en place.
    12. Chaque entité désignée doit se conformer à une politique approuvée par la ou le DGP concernant le recrutement et la rémunération de son directeur général ou d’un poste équivalent. Pour améliorer la réputation de l’entité désignée en tant qu’employeur souscrivant au principe de l’égalité d’accès à l’emploi et en tant qu’employeur de choix, la politique doit exiger ce qui suit :
      1. des lignes directrices et des procédures de recrutement et de sélection concurrentielles qui garantissent un processus équitable, exempt de conflit d’intérêts, transparent et conçu pour apporter la preuve des compétences requises
      2. que les candidats, qu’ils appartiennent ou non à l’organisme, soient évalués par un jury de sélection composé de personnes informées des processus de recrutement efficaces et équitables
      3. que la ou le DGP, ou sa déléguée ou son délégué, doit être représenté au sein du jury de sélection constitué, en tant que membre à part entière du jury
      4. que la directrice générale ou le directeur général ou son équivalent soit sélectionné sur la base de preuves attestant des connaissances, des aptitudes, des compétences, de l’expérience et des qualifications nécessaires à la bonne exécution du travail et à la réalisation des buts et des objectifs de l’organisme
      5. que la fourchette minimale et maximale de la rémunération totale de la directrice générale ou du directeur général ou des postes équivalents de l’entité désignée, y compris les niveaux maximaux du salaire de base, des incitations, primes et avantages sociaux gagnés, doit être établie et fixée par la ou le DGP
      6. que les décisions relatives aux ajustements annuels des salaires de base de la directrice générale ou du directeur général ou des postes équivalents, ainsi que des incitations, primes et avantages gagnés, relèvent de la responsabilité du conseil d’administration de l’entité désignée, conformément à un processus de gestion du rendement formel et bien consigné, et sous réserve de ce qui suit :
        1. les ajustements annuels n’entraînent pas un dépassement des fourchettes maximales de rémunération fixées par la ou le DGP en vertu de la clause e)
        2. les augmentations fondées sur le rendement doivent être raisonnables, justifiables et appliquées conformément à une politique de rémunération fondée sur le rendement à l’échelle du système élaborée par la ou le DGP, dans l’esprit et l’intention de la Loi de 2014 sur la rémunération des cadres du secteur parapublicet du règlement pris en application de cette loi concernant les cadres de rémunération (406/18)
        3. les ajustements annuels doivent également être conformes à toute directive émise par le ministère en vertu de l’article 22.6 de la LSST sur les restrictions salariales, y compris celles concernant les augmentations du salaire de base et(ou) les incitations et primes gagnées, qui, à la discrétion du ministère, peuvent être éliminées ou limitées au cours d’une année donnée pour des raisons budgétaires ou d’abordabilité, ou pour des raisons de cohérence avec d’autres partenaires du système
    13. Chaque entité désignée doit fournir à la DGP ou au DGP une copie du contrat de travail actuel de sa directrice générale ou de son directeur général ou du titulaire d’un poste équivalent.
    14. Chaque entité désignée doit avoir mis en œuvre des politiques de recrutement et de gestion des conflits d’intérêts pour son organisation qui respectent les principes de transparence, d’ouverture, de responsabilité et d’intégrité orientant le recrutement et la gestion des conflits d’intérêts dans le secteur public, et doit fournir à la DGP ou au DGP une copie des politiques approuvées par son conseil d’administration.  

      Sans limiter la portée générale de ce qui précède, en ce qui concerne son conseil d’administration, la politique de l’entité désignée en matière de conflits d’intérêts doit préciser que :
      1. chaque directrice ou directeur est tenu de divulguer tout intérêt extérieur qui entre en conflit ou peut sembler entrer en conflit avec les intérêts de l’entité désignée
      2. aucune directrice ou aucun directeur ne peut agir au nom de l’entité désignée dans une affaire où elle ou il est ou semble être en situation de conflit d’intérêts
      3. aucune directrice ou aucun directeur ne peut utiliser sa position pour poursuivre ou promouvoir ses intérêts personnels ou ceux d’une personne avec laquelle elle ou il a un lien de dépendance (notamment, mais sans s’y limiter, un ami, un membre de la famille, un associé, une société ou une entreprise)
    15. En cas de dissolution d’une entité désignée, un représentant du ministère, choisi par la ou le DGP, participe à tous les aspects du processus de dissolution, y compris, mais sans s’y limiter, les exigences légales en matière de dissolution et la répartition de l’actif de l’entité conformément à la section 1.2 (c) des présentes normes.

2. Objectifs

    1. Conformément à son rôle de partenaire du système de santé et de sécurité au travail, chaque entité désignée doit harmoniser ses objectifs organisationnels avec la vision, les buts et les priorités de la stratégie ontarienne pour la santé et la sécurité au travail énoncées au paragraphe 22.3 (3) de la Loi sur la santé et la sécurité au travail. À cet égard, chaque entité désignée doit :
      1. soutenir la ou le DGP dans la mise en œuvre de la Stratégie ontarienne pour la santé et la sécurité au travail, conformément à l’article 22.3 de la LSST
      2. consulter les intervenants et participer, le cas échéant, à la planification intégrée et à la prestation de services, à l’analyse comparative, à la mesure et à l’évaluation des produits, des programmes et des services à l’échelle du système
      3. participer, le cas échéant, à la conception, à la mise au point, à la mise en œuvre et à la diffusion de produits, de services, de renseignements, de recherches et de pratiques exemplaires en matière de formation et d’éducation dans le domaine de la santé et de la sécurité au travail
    2. Chaque entité désignée doit afficher sur son site Web un plan stratégique à jour qui :
      1. est conforme à la stratégie ontarienne pour la santé et la sécurité au travail élaborée conformément à l’article 22.3 de la LSST et la soutient
      2. tient compte des priorités et des besoins de ses clients sur le lieu de travail
      3. met l’accent sur les ressources, les produits, les programmes et les services sur les lieux de travail de l’Ontario
      4. intègre des résultats explicites et des indicateurs clés de rendement pour mesurer la réalisation des buts applicables du système de santé et de sécurité au travail

3. Fonctions

    1. Chaque entité désignée doit :
      1. promouvoir la santé et la sécurité au travail et la prévention des accidents du travail et des maladies professionnelles
      2. harmoniser ses plans opérationnels et ses politiques avec la stratégie ontarienne pour la santé et la sécurité au travail énoncée au paragraphe 22.3 (3) de la Loi sur la santé et la sécurité au travail
      3. favoriser l’innovation en matière de santé et de sécurité au travail et réagir à l’évolution des besoins des employeurs et des travailleurs
      4. promouvoir la sensibilisation du public à la santé et à la sécurité au travail
      5. éduquer les employeurs, les travailleurs et les autres personnes de l’Ontario en matière de santé et de sécurité au travail et informer ses partenaires sur le lieu de travail des risques liés au lieu de travail et des moyens de les éliminer
      6. favoriser l’engagement des employeurs, des travailleurs et d’autres personnes en faveur de la santé et de la sécurité au travail, et promouvoir des systèmes de responsabilité interne efficaces sur les lieux de travail de l’Ontario
    2.  Outre les fonctions énoncées au point 3.1 ci-dessus, une entité désignée exerçant ses activités en tant qu’AST doit dispenser des programmes d’éducation et de formation innovants et donner des services de conseil et d’assistance technique afin de favoriser l’efficacité des programmes et systèmes de santé et de sécurité sur le lieu de travail parmi ses clients.
    3. Outre les fonctions énoncées au point 3.1 ci-dessus, une entité désignée exerçant ses activités en tant que centre de formation doit élaborer et dispenser des programmes d’éducation et de formation afin de favoriser l’efficacité des programmes et systèmes de santé et de sécurité parmi ses parties prenantes, ses mandants et ses clients.
    4. Outre les fonctions énoncées au point 3.1 ci-dessus, une entité désignée exerçant ses activités en tant que clinique médicale doit élaborer et dispenser des services et des programmes qui répondent aux besoins particuliers de ses clients en matière de services de santé au travail et d’information.

4. Opérations

    1. Chaque entité désignée soumet à la DGP ou au DGP un plan d’activités annuel et une demande de financement correspondante présentant ses plans opérationnels et financiers pour l’exercice à venir et pour autant d’années ultérieures que le ministère le demande. Ce plan d’activités est présenté sous une forme prescrite par la ou le DGP et dans les délais fixés par ce dernier. On y décrit tous les programmes et activités pour lesquels un financement est demandé, ainsi que les résultats mesurables du programme qui doivent être atteints avec le financement.
    2. Chaque entité désignée doit exécuter les programmes et les activités prévus dans son plan d’activités en gérant prudemment ses ressources et en se conformant strictement aux conditions énoncées dans l’entente de paiement de transfert conclue avec le ministère.  
    3. Chaque entité désignée doit immédiatement signaler au ministère tout changement ou développement potentiel susceptible de nuire à la réputation du ministère, du gouvernement ou de l’entité désignée, ou d’avoir des répercussions importantes sur les relations avec les clients, la réalisation des buts ou objectifs prévus, la gouvernance organisationnelle, les opérations, les finances ou la valeur de l’actif.
    4. Chaque entité désignée exerçant une activité commerciale qui n’est pas obligatoirement soumise à la Loi de 1997 sur la sécurité professionnelle et l’assurance contre les accidents du travail doit demander, en vertu de l’article 74 de cette loi, à être considérée par la WSIB comme un employeur de l’annexe 1 à l’égard de cette activité.
    5. Chaque entité désignée doit, dans un format prescrit par le ministère, divulguer chaque année à la DGP ou au DGP des renseignements sur la rémunération de son personnel de direction (tel que défini dans le glossaire), ou selon toute autre spécification de la ou du DGP.
    6. Chaque entité désignée doit contribuer aux mesures de contrainte et(ou) à la détermination et à l’établissement des gains d’efficacité requis ou jugés nécessaires par le ministère pour maintenir ou améliorer la prestation des produits, des programmes et des services aux lieux de travail de l’Ontario.
    7. Chaque entité désignée doit obtenir l’approbation écrite du ministère avant de conclure, de prolonger ou de modifier un bail, un contrat de location, une licence ou toute autre entente concernant un bien immobilier ou son occupation.

5. Responsabilisation du secteur public

    1. Chaque entité désignée doit se conformer à l’ensemble des politiques et directives indiquées par le ministre ou par la ou le DGP à des fins de responsabilisation ou afin de recevoir et de gérer les fonds provenant des paiements de transfert, ainsi qu’à l’ensemble des directives et politiques applicables du gouvernement de l’Ontario, dont :
      1. la Directive en matière d’approvisionnement dans le secteur parapublic émise par le Conseil de gestion du gouvernement le 1er janvier 2024, et telle qu’elle peut être modifiée de temps à autre
      2. la Directive applicable aux dépenses du secteur parapublic émise par le Conseil de gestion du gouvernement le 1er janvier 2020, et telle qu’elle peut être modifiée de temps à autre
      3. la Directive applicable aux avantages accessoires du secteur parapublic émise par le Conseil de gestion du gouvernement le 2 août 2011, et telle qu’elle peut être modifiée de temps à autre
      4. toute autre exigence à laquelle l’entité peut être tenue de se conformer de temps à autre pour assurer une gestion prudente des ressources ou pour répondre à un besoin de contrainte financière

Glossaire

Ces définitions s’appliquent aux normes pour les entités désignées seulement.

Sous-comité de vérification — sous-comité du conseil d’administration composé de certains ou de tous les membres du conseil et chargé de superviser les rapports financiers et les contrôles internes connexes, les risques, les vérificateurs indépendants et internes, ainsi que l’éthique et le respect des règles. Le rôle du sous-comité de vérification peut être assumé par un comité existant du conseil d’administration, à condition que des réunions régulières soient organisées pour définir la fonction du sous-comité de vérification et que des rapports réguliers soient présentés au conseil d’administration.

Point de référence — point de référence pour effectuer des mesures et évaluer le rendement.

Plan d’activités — document de gestion qui résume les objectifs opérationnels et financiers d’une organisation et les plans et budgets détaillés montrant comment les objectifs doivent être réalisés chaque année. Une fois approuvé par le ministère, le plan d’activités constitue un accord commercial entre le ministère et l’entité désignée.

Entité désignée — société désignée par le ministère conformément à l’article 22.5 de la LSST en tant qu’association pour la sécurité au travail, clinique médicale ou centre de formation spécialisé dans les questions de santé et de sécurité au travail.

Groupes visés par l’équité — populations historiquement mal desservies, sous-représentées ou plus vulnérables en raison d’un risque accru d’exposition aux dangers et(ou) d’autres barrières et inégalités systémiques. Ces groupes comprennent, entre autres, les personnes suivantes : les populations autochtones, les personnes racisées, les personnes handicapées, les femmes, les nouveaux immigrants et les travailleurs temporaires et étrangers.

Sous-comité des finances — sous-comité du conseil d’administration composé de certains ou de tous les membres du conseil et chargé d’élaborer et de surveiller des politiques financières, d’examiner les budgets consolidés et les états financiers, d’examiner la santé financière de l’ensemble de l’organisation, d’en assurer le suivi et de conseiller le conseil d’administration à ce sujet, ainsi que de faire des recommandations et donner des avis sur les mesures à prendre pour améliorer la situation. Le rôle du sous-comité des finances peut être assumé par un comité existant du conseil d’administration, à condition que des réunions régulières soient organisées pour définir la fonction du sous-comité des finances et que des rapports réguliers soient présentés au conseil d’administration.

But — état ou situation futur(e) souhaité(e).

Gouvernance — exercice de l’autorité, de la direction et du contrôle, et respect des obligations de rendre compte aux parties prenantes.

Sous-comité des ressources humaines (RH) — sous-comité du conseil d’administration composé de certains ou de tous les membres du conseil et chargé de superviser les politiques de RH de l’organisation, d’examiner la gestion des RH au sein de l’organisation, de faire des recommandations et donner des avis sur les stratégies, les risques, les initiatives et les politiques de gestion des RH de l’organisation et de rendre compte de ces recommandations et conseils au conseil d’administration. Le rôle du sous-comité des RH peut être assumé par un comité existant du conseil d’administration, à condition que des réunions régulières soient organisées pour définir la fonction du sous-comité des RH et que des rapports réguliers soient présentés au conseil d’administration.

Personnel de direction — employés de niveau de direction, notamment les dirigeants (par exemple, directeur général, directeur général de l’administration, directeur général des opérations), les présidents et les vice-présidents, les directeurs (notamment directeur administratif, directeur en chef), les chefs (notamment chef régional, chef des finances, chef) et tout autre poste ou fonction de direction, quel que soit le titre du poste ou de la fonction en question.

Mesure — évaluation de la qualité de la gestion d’une organisation et de la valeur qu’elle apporte aux clients et autres intervenants.

Objectif — cible ou jalon particulier pour promouvoir la réalisation d’un but précis à une date future donnée. Les objectifs répondent à la fois au « quoi » et au « quand » de manière quantitative.

Système de santé et de sécurité au travail — système d’organisations composé du ministère du Travail, de l’Immigration, de la Formation et du Développement des compétences, de la WSIB, des entités désignées et d’autres organismes et institutions ayant des responsabilités publiques en matière de santé et de sécurité au travail.

Intervenants — résultats mesurables des activités d’une organisation au cours d’une période donnée.

Parties prenantes — parties qui estiment avoir droit à l’attention, aux ressources et(ou) aux apports d’une organisation, ou qui sont concernées par les produits et(ou) les résultats d’une organisation. Cela inclut tous les groupes qui pensent pouvoir influencer les produits, les programmes et les services de l’organisation ou être touchés par eux.

Plan stratégique — document de gouvernance qui décrit l’objectif fondamental de l’organisation, ses valeurs et sa clientèle, évalue ses forces et ses faiblesses ainsi que les occasions à saisir et les menaces qui pèsent sur l’environnement, et communique l’orientation de l’organisation sous forme de buts et d’objectifs mesurables pour l’avenir. Il fournit un cadre pour la responsabilisation et la satisfaction des besoins des clients.

Partenaires du système — organismes qui composent le système de santé et de sécurité au travail.