Protocole d’entente de Recherche et innovation agricoles Ontario

Lisez le protocole d’entente (PE) entre RIAO et le ministre de l’Agriculture, de l’Alimentation et de l’Agroentreprise.

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Les signataires du présent protocole d’entente (PE) conviennent de ce qui suit :

1. Préambule

Les organismes provinciaux rendent des services importants et précieux à la population de l’Ontario. Dans le cadre de la prestation de ces services publics, les organismes provinciaux sont responsables à l’égard du gouvernement par l’intermédiaire du ministre responsable.
Les organismes provinciaux utilisent les ressources publiques de manière efficiente et efficace pour s’acquitter de leurs mandats, tels qu’ils sont établis par leurs actes constitutifs respectifs conformément aux principales priorités du gouvernement provincial. Leurs activités sont guidées par les principes clés de la Directive concernant les organismes et les nominations.
Les parties à ce présent protocole d’entente reconnaissent que l’organisme fait partie du gouvernement et doit se conformer à la législation, aux directives, aux politiques et aux lignes directrices gouvernementales qui lui sont applicables. De plus, les organismes peuvent également être tenus de s’assurer que leurs directives et politiques sont conformes à certaines directives, politiques et lignes directrices gouvernementales, notamment celles qui se rapportent aux ressources humaines, tout en tenant compte des obligations que leur imposent les conventions collectives et les négociations.

2. Objectif

Le présent PE vise les objectifs suivants :
- établir les rapports de responsabilité entre le ministre et le président de RIAO;
- préciser les rôles et responsabilités du ministre de l’Agriculture, de l’Alimentation et de l’Agroentreprise, du président de RIAO, du sous-ministre de l’Agriculture, de l’Alimentation et de l’Agroentreprise, du directeur général de RIAO et du conseil d’administration de RIAO;
- préciser les dispositions opérationnelles, administratives, financières, en matière de dotation en personnel, de vérification des comptes et de communication de l’information entre RIAO et le ministère de l’Agriculture, de l’Alimentation et de l’Agroentreprise (MAAAO).
Le présent PE doit être lu conjointement avec la Loi sur RIAO. Il est sans effet sur les pouvoirs accordés à RIAO par la Loi sur RIAO, ne les modifie pas et ne limite ni ces pouvoirs, ni les responsabilités des parties aux termes de la loi. En cas de divergence entre le présent PE et quelque loi ou règlement que ce soit, la loi ou le règlement prévaut.
Le présent PE remplace tout protocole d’entente antérieur établi entre les parties le 4 octobre 2021.

3. Définitions

Les définitions qui suivent s’appliquent au présent PE.

« acte constitutif » : la Loi sur RIAO qui constitue l’organisme;
« autres lois » : les lois, en plus de la Loi sur RIAO, qui sont citées dans le présent PE et ses annexes, et qui peuvent s’appliquer à RIAO (voir l’annexe G);
« cadre désigné » : un cadre désigné défini dans la Loi de 2014 sur la rémunération des cadres du secteur parapublic, L.O. 2014;
« CFP » : la Commission de la fonction publique;
« CGG » : le Conseil de gestion du gouvernement;
« conseil » : le conseil d’administration de Recherche et innovation agricoles Ontario;
« consultant » : une personne physique ou morale qui, en vertu d’une entente, autre qu’un contrat de travail, fournit des conseils d’expert ou des conseils stratégiques et des services connexes pour qu’ils soient pris en considération en vue de prendre une décision;
« contrôleur » de Recherche et innovation agricoles Ontario : le fonctionnaire qui occupe le poste de contrôleur au sein du ministère de l’Agriculture, de l’Alimentation et de l’Agroentreprise;
« CT/CGG » : le Conseil du trésor ou le Conseil de gestion du gouvernement;
« directeur général » : l’administrateur des activités et des affaires de RIAO nommé en vertu du paragraphe 9 (1) de la Loi sur RIAO;
« directives gouvernementales applicables » : les directives, politiques, normes et lignes directrices gouvernementales qui s’appliquent à l’organisme;
« DON » : la Directive concernant les organismes et les nominations publiée par le CGG;
« exercice » : la période comprise entre le 1^er avril et le 31 mars;
« FPO » : la fonction publique de l’Ontario;
« gouvernement » : le gouvernement de l’Ontario;
« LAIPVP » : la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée, L.R.O. 1990, chap. F. 31, dans sa version modifiée;
« LFPO » : la Loi de 2006 sur la fonction publique de l’Ontario, L.O. 2006, chap. 35, annexe A, dans sa version modifiée;
« Loi sur le Conseil exécutif » : la Loi sur le Conseil exécutif, L.R.O. 1990, chap. E. 25, dans sa version modifiée;
« Loi » ou « Loi sur RIAO » : Loi sur la société Recherche et innovation agricoles Ontario, L.R.O. 1990, chap. A. 13, dans sa version modifiée;
« membre » : personne nommée à l’organisme par le ministre de l’Agriculture, de l’Alimentation et de l’Agroentreprise, à l’exception des personnes employées ou nommées par l’organisme comme membre de son personnel;
« ministère » : le ministère de l’Agriculture, de l’Alimentation et de l’Agroentreprise ou tout successeur de ce ministère;
« ministre des Finances » : le ministre des Finances ou toute autre personne désignée selon les besoins en vertu de la Loi sur le Conseil exécutif;
« ministre » : le ministre de l’Agriculture, de l’Alimentation et de l’Agroentreprise ou toute autre personne qui peut avoir été désignée à l’occasion à titre de ministre responsable en ce qui a trait au présent PE en vertu de la Loi sur le Conseil exécutif, L.R.O. 1990, chap. E. 25, dans sa version modifiée;
« organisme » ou « organisme provincial » : Recherche et innovation agricoles Ontario ou RIAO;
« parties » : les personnes qui ont des droits et responsabilités aux termes du présent PE, notamment le ministre et le sous-ministre du MAAAO, et le président de RIAO;
« PE » : le présent protocole d’entente signé par le ministre, le sous-ministre, le président et le directeur général;
« plan d’activités » : le plan d’activités annuel mentionné à l’article 10.1 du présent PE;
« président du Conseil du Trésor » : le président du Conseil du Trésor ou toute personne désignée selon les besoins en vertu de la Loi sur le Conseil exécutif;
« président » : le président de Recherche et innovation agricoles Ontario;
« rapport annuel » : le rapport annuel mentionné à l’article 10.2 du présent PE;
« RIAO » : Recherche et innovation agricoles Ontario;
« SCT » : le Secrétariat du Conseil du Trésor;
« secrétariat de RIAO » : les employés ou les agents du ministère sélectionnés par le directeur général pour soutenir RIAO;
« sous-ministre » : le sous-ministre du ministère de l’Agriculture, de l’Alimentation et de l’Agroentreprise;
« système d’intelligence artificielle » : un système automatisé qui, pour des objectifs explicites ou implicites, fait des déductions à partir d’entrées qu’il reçoit afin de générer des résultats tels que des prévisions, des contenus, des recommandations ou des décisions qui peuvent influer sur des environnements physiques ou virtuels;
« vice-président » : le vice-président de RIAO nommé conformément au paragraphe 2 (3) de la Loi sur RIAO.

4. Pouvoirs légaux et mandat de l’organisme

Les pouvoirs légaux et le mandat de RIAO sont énoncés dans la Loi sur RIAO. RIAO a pour mission :

de conseiller le ministre sur la recherche et l’innovation en matière d’agriculture et d’alimentation, notamment sur des questions comme le matériel et la technologie, la médecine vétérinaire et les besoins des collectivités rurales en ce qui a trait aux rapports entre ces questions et l’agriculture et l’alimentation;
d’établir des programmes de recherche et d’innovation en matière d’agriculture et d’alimentation, notamment sur des questions comme le matériel et la technologie, la médecine vétérinaire et les besoins des collectivités rurales en ce qui a trait aux rapports entre ces questions et l’agriculture et l’alimentation, ainsi que d’appuyer et de mettre en œuvre de tels programmes;
de consulter des spécialistes universitaires et des experts en recherche, des producteurs, des transformateurs, des membres de l’industrie et d’autres organisations des secteurs de l’agriculture et de l’alimentation afin de déterminer les besoins de recherche émergents et de promouvoir et de coordonner la recherche;
d’établir et de renforcer des relations qui rehaussent la recherche et l’innovation en matière d’agriculture et d’alimentation, notamment pour renforcer la recherche et l’innovation sur des questions comme le matériel et la technologie, la médecine vétérinaire et les besoins des collectivités rurales en ce qui a trait aux rapports entre ces questions et l’agriculture et l’alimentation;
de susciter de l’intérêt pour la recherche pour stimuler l’innovation et la commercialisation en matière d’agriculture et d’alimentation, notamment sur des questions comme le matériel et la technologie, la médecine vétérinaire et les besoins des collectivités rurales en ce qui a trait aux rapports entre ces questions et l’agriculture et l’alimentation;
d’encourager et de faciliter l’application et le transfert des connaissances en matière d’agriculture et d’alimentation, notamment sur des questions comme le matériel et la technologie, la médecine vétérinaire et les besoins des collectivités rurales en ce qui a trait aux rapports entre ces questions et l’agriculture et l’alimentation.

5. Type d’organisme, fonctions et statut d’organisme public

RIAO est considéré comme un organisme provincial régi par un conseil d’administration ayant une fonction de service opérationnel en vertu de la DON.
RIAO est désigné comme un organisme public rattaché à la Commission conformément au Règlement de l’Ontario 146/10 pris en vertu de la Loi de 2006 sur la fonction publique de l’Ontario.

6. Statut de personnalité morale et d’organisme de la Couronne

RIAO est un organisme de la Couronne au sens de la Loi sur les organismes de la Couronne, L.R.O. 1990, chap. C. 48.
RIAO a la capacité ainsi que les droits, pouvoirs et privilèges d’une personne physique pour réaliser sa mission, sous réserve des restrictions qui lui sont imposées par la Loi sur RIAO et ses règlements.

7. Principes directeurs

Les parties conviennent des principes suivants :

Responsabilisation : Les organismes provinciaux fournissent des services publics et doivent rendre des comptes au gouvernement par l’entremise du ministre responsable. Lorsqu’ils s’acquittent de leur mandat, les organismes provinciaux concilient la souplesse opérationnelle et la nécessité pour leur ministre de rendre des comptes au Cabinet, à l’Assemblée législative et à la population de l’Ontario. La responsabilité du ministre vis-à-vis de chaque organisme provincial ne peut être déléguée.

Chaque organisme provincial se conforme à toutes les lois applicables ainsi qu’aux directives et aux politiques de la FPO. De plus, les organismes veillent à ce que leurs directives et politiques soient conformes à certaines directives, politiques et lignes directrices gouvernementales, notamment celles qui se rapportent aux ressources humaines, tout en tenant compte des obligations que leur imposent les conventions collectives et la négociation. Cela comprend les lois et les directives applicables relatives à l’approvisionnement.
Réceptivité : Les organismes provinciaux adaptent leur mandat et leurs activités aux priorités et à l’orientation du gouvernement. Une communication ouverte et uniforme entre les organismes provinciaux et leur ministère responsable contribue à faire en sorte que les priorités et l’orientation du gouvernement soient clairement comprises et aide à gérer les risques ou les problèmes à mesure qu’ils surviennent. Les organismes provinciaux offrent un service public d’excellente qualité qui répond aux besoins de la population qu’ils servent.
Efficience : Les organismes provinciaux utilisent les ressources publiques de manière efficiente et efficace pour s’acquitter de leurs mandats, tels qu’ils sont établis par leurs actes constitutifs respectifs. Ils exercent leurs activités de manière rentable et recherchent des gains d’efficacité dans l’ensemble de leur prestation de services et de leur administration.
Durabilité : Les organismes provinciaux exercent leurs activités de manière à ce que leur forme actuelle soit viable à long terme tout en offrant un service d’excellente qualité au public.
Transparence : La bonne gouvernance et les pratiques de responsabilisation des organismes provinciaux sont complétées par la transparence assurée par la publication des documents sur la gouvernance et la responsabilisation, y compris le plan d’activités, le rapport annuel, le PE et les renseignements sur les dépenses.

8. Rapports de responsabilité

8.1 Ministre

Le ministre doit :

rendre compte au Conseil des ministres et à l’Assemblée législative de l’accomplissement du mandat de RIAO et de la conformité de ce dernier aux politiques gouvernementales et répondre des activités de RIAO auprès de l’Assemblée législative;
attester, rendre compte et répondre auprès du Conseil du Trésor ou du Conseil de gestion du gouvernement du rendement de RIAO et du respect par celui-ci de l’orientation du gouvernement, y compris des directives et des politiques opérationnelles applicables;
rendre compte au Conseil des ministres du rendement de l’organisme et du respect par celui-ci des politiques opérationnelles du gouvernement et de l’orientation générale de ses politiques.

8.2 Président

Le président, agissant au nom du conseil d’administration, doit :

rendre compte au ministre du rendement de l’organisme dans l’exécution de son mandat ainsi que dans la mise en œuvre des rôles et des responsabilités que lui confèrent la Loi sur RIAO, le présent PE, ainsi que les directives et les politiques applicables du CT/CGG, de la CFP et du gouvernement;
rendre compte au ministre, sur demande, des activités de l’organisme;
assurer une diffusion rapide des communications avec le ministre concernant toute question qui a une incidence ou qui est raisonnablement susceptible d’avoir une incidence sur les responsabilités du ministre à l’égard de l’organisme;
rendre compte au ministre pour confirmer le respect par l’organisme de la législation, des directives gouvernementales et des politiques applicables en matière de comptabilité, de finances et de technologies de l’information.

8.3 Conseil d’administration

Le conseil d’administration de RIAO doit rendre compte, par l’intermédiaire du président, au ministre de la surveillance et de la gouvernance de l’organisme, définir les buts, les objectifs et l’orientation stratégique de l’organisme présentés dans la lettre d’orientation annuelle, et s’acquitter des rôles et responsabilités qui lui sont assignés par la Loi sur RIAO, le présent PE, ainsi que les directives et les politiques applicables du CT/CGG, de la CFP et du gouvernement.

8.4 Sous-ministre

Le sous-ministre est subordonné au secrétaire du Conseil des ministres et est chargé d’aider le ministre à exercer une surveillance efficace des organismes provinciaux. Le sous-ministre doit rendre compte du rendement du ministère en ce qui a trait au soutien administratif et organisationnel fourni à l’organisme ainsi qu’à l’exécution des rôles et responsabilités qui lui sont attribués par le ministre, le présent PE, ainsi que les directives et les politiques applicables du CT/CGG, de la CFP et du gouvernement.

Le sous-ministre doit également attester au CT/CGG que l’organisme se conforme aux directives applicables du CT/CGG, au meilleur de ses connaissances et de sa capacité.

8.5 Directeur général

Le directeur général est nommé par la Commission de la fonction publique, conformément à la partie III de la Loi de 2006 sur la fonction publique de l’Ontario.

En vertu de la Loi sur RIAO, le directeur général est responsable devant le ministre de la gestion et de l’administration de l’organisme, de la supervision du personnel de l’organisme et de l’exécution des rôles et responsabilités qui lui sont conférés par le conseil d’administration, la Loi sur RIAO, le présent PE et les directives du gouvernement.

Le directeur général travaille pour appliquer la politique et les décisions opérationnelles et rend compte des résultats du rendement de l’organisme au conseil d’administration, par l’intermédiaire du président.

9. Rôles et responsabilités

9.1 Ministre

Le ministre assume les responsabilités suivantes :

Rendre compte et se porter garant auprès de l’Assemblée législative des activités de l’organisme.
Rendre compte et se porter garant auprès du CT/CGG du rendement de l’organisme et de sa conformité aux directives applicables du CT/CGG, aux politiques opérationnelles et aux orientations politiques du gouvernement.
Rencontrer le président au moins une fois par trimestre, ou conformément au calendrier approuvé par le CT/CGG, pour discuter des priorités du gouvernement et du ministère pour l’organisme; du rendement de l’organisme, du conseil, du président et du directeur général; des nouveaux enjeux et des nouvelles possibilités; des risques élevés et des plans d’action de l’organisme, y compris l’orientation sur les mesures correctives, au besoin; et du plan d’activités et des priorités en matière d’immobilisations de l’organisme.
1. Idéalement, les réunions ont lieu tous les trimestres. Le ministre peut déléguer certaines des réunions à un ministre associé ou à un adjoint parlementaire. Le ministre est tenu de rencontrer le président au moins deux fois par année, une réunion étant centrée sur le rendement de l’organisme, du conseil, du président et du directeur général.
2. Si le ministre estime que l’organisme présente un risque faible, il peut réduire le nombre de réunions à deux fois par an, au lieu d’une fois par trimestre, une réunion étant centrée sur le rendement de l’organisme, du conseil, du président et du directeur général.
Informer le président des priorités et des orientations politiques générales du gouvernement pour l’organisme, et définir les attentes pour l’organisme dans la lettre d’orientation annuelle.
Élaborer, en concertation avec le président, des indicateurs et des mécanismes appropriés quant aux résultats de l’organisme.
Prendre connaissance des conseils ou des recommandations du président concernant les candidats à une nomination ou au renouvellement de leur nomination au sein du conseil.
Formuler des recommandations relativement aux nominations et aux reconductions de mandat à l’organisme, conformément au processus de nomination de l’organisme établi par la législation ou le CGG dans le cadre de la DON.
Déterminer, en tout temps, la nécessité d’un examen ou d’une vérification de l’organisme, mandater le président à entreprendre des examens ou des vérifications périodiques de l’organisme et recommander au CT/CGG des modifications à la gouvernance ou à l’administration de l’organisme à l’issue de cet examen ou de cette vérification.
Signer le PE en vigueur après sa signature par le président.
Recevoir et approuver le plan d’activités annuel de l’organisme ou proposer des changements au plan au plus tard 30 jours civils après sa réception.
S’assurer que le plan d’activités de l’organisme est accessible au public au plus tard 30 jours civils après son approbation.
Recevoir et approuver le rapport annuel de l’organisme au plus tard 60 jours civils après sa réception par le ministère de la part de l’organisme.
S’assurer que le rapport annuel est déposé au plus tard 30 jours civils après son approbation et sa mise à la disposition du public.
Faire des recommandations au CT/CGG au sujet de tout financement provincial à allouer à l’organisme.
Si cela est nécessaire ou justifié, prendre des mesures ou ordonner à l’organisme de prendre des mesures correctives à l’égard de son administration ou de ses activités.
Consulter, le cas échéant, le président (et d’autres personnes) sur les nouvelles orientations importantes ou lorsque le gouvernement envisage des modifications réglementaires ou législatives concernant l’organisme.
Recommander au CT/CGG l’application de la Directive sur l’approvisionnement pour la fonction publique de l’Ontario.
Recommander au CT/CGG, s’il y a lieu, la fusion, une modification du mandat ou la dissolution de l’organisme.
Recommander au CT/CGG les pouvoirs à accorder à l’organisme, ou à révoquer, lorsqu’une modification de son mandat est proposée.
Prescrire des règlements tel qu’indiqué à l’article 15 de la Loi sur RIAO.
Approuver les règlements administratifs élaborés par RIAO tel qu’indiqué au paragraphe 2.1 de la Loi sur RIAO.

9.2 Président

Le président assume les responsabilités ci-dessous pour soutenir le conseil d’administration :

Assurer la direction du conseil d’administration de l’organisme et s’assurer que le conseil assume ses responsabilités fiduciaires en ce qui concerne les décisions relatives à l’organisme.
Assurer la direction stratégique de l’organisme en collaborant avec le conseil d’administration pour définir les buts, les objectifs et les orientations stratégiques précisés dans la lettre d’orientation annuelle.
Veiller à la conformité aux obligations législatives et de la politique du CT/CGG.
Rendre compte au ministre, à sa demande, des activités de l’organisme dans les délais convenus, et lui confirmer notamment chaque année par une lettre que l’organisme se conforme à l’ensemble de la législation, des directives applicables et des politiques en matière de comptabilité, de finances et de technologies de l’information.
Rencontrer le ministre au moins une fois par trimestre, ou conformément au calendrier approuvé par le CT/CGG, pour discuter des priorités du gouvernement et du ministère pour l’organisme; du rendement de l’organisme, du conseil et du directeur général; des nouveaux enjeux et des nouvelles possibilités; des risques élevés et des plans d’action de l’organisme, y compris l’orientation sur les mesures correctives, au besoin; et du plan d’activités et des priorités en matière d’immobilisations de l’organisme.
1. Idéalement, les réunions ont lieu tous les trimestres. Le ministre peut déléguer certaines des réunions à un ministre associé ou à un adjoint parlementaire. Le ministre est tenu de rencontrer le président au moins deux fois par année, une réunion étant centrée sur le rendement de l’organisme, du conseil, du président et du directeur général.
2. Si le ministre estime que l’organisme présente un risque faible, il peut réduire le nombre de réunions à deux fois par an, au lieu d’une fois par trimestre, une réunion étant centrée sur le rendement de l’organisme, du conseil, du président et du directeur général.
Assurer des communications rapides avec le ministre au sujet des questions ou des événements le concernant ou raisonnablement susceptibles de le concerner dans l’exercice de ses responsabilités à l’égard de l’organisme.
S’assurer que l’organisme respecte les priorités et les attentes du gouvernement figurant dans la lettre d’orientation annuelle et atteint ses principales mesures de rendement.
Informer le ministre des progrès accomplis dans la réalisation des priorités du gouvernement et des orientations politiques générales de l’organisme, décrites dans la lettre d’orientation annuelle.
Élaborer, en concertation avec le ministre, des indicateurs et des mécanismes appropriés quant aux résultats de l’organisme.
Utiliser la matrice des compétences de l’organisme pour informer le ministre de toute lacune en matière de compétences au sein du conseil et donner des recommandations sur les stratégies de recrutement, les nominations ou les renouvellements de mandat au besoin, y compris en conseillant le ministre sur la présence et le rendement des personnes nommées.
Collaborer à tout examen ou toute vérification de l’organisme ordonnés par le ministre ou le CT/CGG.
Demander au ministre de fournir des orientations stratégiques à l’organisme.
Signer le PE de l’organisme au nom du conseil d’administration, avec le directeur général ou son équivalent.
Présenter au ministre la note d’attestation et le rapport annuel ou la note d’attestation de l’organisme au nom du conseil, en respectant les délais précisés dans les directives gouvernementales applicables et le présent PE.
Veiller à ce que l’organisme accomplisse son mandat sans dépasser l’enveloppe budgétaire approuvée et employer les fonds publics aux fins prévues, en faisant preuve d’intégrité et d’honnêteté.
Consulter le ministre à l’avance concernant toute activité pouvant avoir une incidence sur les politiques, les directives ou les procédures du gouvernement et du ministère, ou sur le mandat, les pouvoirs ou les responsabilités de l’organisme, tels qu’ils sont énoncés dans l’acte constitutif de l’organisme.
Présider les réunions du conseil et gérer son ordre du jour.
Veiller à ce que les membres du conseil soient informés de leurs responsabilités en vertu de la LFPO, en matière d’éthique, notamment en ce qui concerne les règles relatives à l’activité politique.
Assumer le rôle de responsable de l’éthique pour les membres du conseil de RIAO, promouvoir une conduite conforme à l’éthique et s’assurer que tous les membres de l’organisme connaissent bien les exigences en matière d’éthique de la LFPO et des règlements et directives pris en vertu de cette loi, notamment en ce qui concerne les conflits d’intérêts, les activités politiques et le processus de divulgation d’actes répréhensibles.
En collaboration avec le directeur général, examiner les demandes d’indemnités journalières et les frais de déplacement des membres du conseil et s’assurer qu’elles sont présentées au ministère aux fins d’approbation.
En collaboration avec le président, établir et mettre en œuvre une gestion des risques liés à l’intelligence artificielle (IA) conformément aux principes de la Directive sur l’utilisation responsable de l’intelligence artificielle et aux exigences de l’article 6.3, en veillant à ce qu’ils assument le rôle décrit pour les « responsables d’organisme provincial ou l’équivalent » dans la Directive sur l’utilisation responsable de l’intelligence artificielle.

9.3 Conseil d’administration

Le conseil d’administration assume les responsabilités suivantes :

Travailler pour réaliser la mission de RIAO et observer les exigences énoncées dans la Loi sur RIAO.
Superviser les affaires de l’organisme provincial.
S’assurer que l’organisme est régi de manière efficace et efficiente et qu’il utilise les fonds publics avec intégrité et honnêteté, et uniquement pour les activités de l’organisme sur la base du principe de l’optimisation, et dans le respect de la législation en vigueur, ainsi que des directives et politiques applicables du CT/CGG.
S’assurer que l’organisme respecte les priorités et les attentes du gouvernement figurant dans la lettre d’orientation annuelle pour l’établissement de ses buts, objectifs et orientations stratégiques.
Établir des mesures du rendement, des objectifs et des systèmes de gestion solides, et contrôler et évaluer les mesures du rendement, les objectifs et les systèmes de gestion de l’organisme.
Diriger les affaires de l’organisme en respectant les priorités et les attentes du gouvernement figurant dans la lettre d’orientation annuelle, comme indiqué dans son plan d’activités approuvé, tel que décrit à l’article 10.1 du présent PE, et les paramètres politiques établis et communiqués par écrit par le ministre.
Examiner et approuver les plans d’activités de l’organisme aux fins de soumission au ministre dans les délais fixés par la DON.
Diriger la préparation des rapports annuels de l’organisme, et les approuver, pour les présenter au ministre aux fins d’approbation dans les délais fixés par la DON ou l’acte constitutif de l’organisme, selon le cas.
Approuver les rapports et les analyses de l’organisme qui peuvent être demandés par le ministre selon les besoins pour être soumis au ministre dans les délais convenus.
Prendre des décisions conformes au plan d’activités approuvé de l’organisme et veiller à ce qu’il fonctionne dans les limites de son allocation budgétaire.
S’assurer que l’organisme est géré de manière efficace et efficiente, conformément aux pratiques commerciales et financières reconnues, ainsi qu’aux directives et politiques applicables (notamment les politiques liées à la comptabilité, aux finances et à l’intelligence artificielle).
Créer des comités du conseil ou des mécanismes de contrôle nécessaires pour conseiller le conseil sur l’efficacité des procédures de gestion, de gouvernance ou de responsabilité de l’organisme.
Approuver en temps utile le PE de l’organisme, ainsi que toute modification du PE, sous réserve de l’approbation du CT/CGG en temps utile, et autoriser le président à signer le PE, ou toute modification de celui-ci, au nom de l’organisme.
Diriger l’élaboration d’un cadre et d’un plan de gestion des risques appropriés et organiser, selon les besoins, des examens et des vérifications de l’organisme fondés sur les risques.
Le cas échéant, veiller à ce que les règles relatives aux conflits d’intérêts que l’organisme est tenu de respecter, énoncées dans le Règlement de l’Ontario 381/07 pris en application de la LFPO (ou approuvées et publiées par le commissaire à l’intégrité sur le site Web du commissaire), soient en place pour les membres du conseil et les employés de l’organisme.
Diriger des mesures correctives sur le fonctionnement ou les opérations de l’organisme, si nécessaire.
Coopérer et partager toute information pertinente dans le cadre des examens périodiques ou fondés sur les risques demandés par le ministre ou le CT/CGG.
Consulter, le cas échéant, les intervenants sur les buts, les objectifs et les orientations stratégiques de l’organisme.
Conseiller le gouvernement, par l’intermédiaire du ministre, sur les questions relevant du mandat et des activités de l’organisme ou ayant une incidence sur ceux-ci.

9.4 Sous-ministre

Le sous-ministre assume les responsabilités suivantes :

Donner des conseils au ministre et l’aider à surveiller RIAO, y compris informer le ministre de l’orientation politique, des politiques et priorités pertinentes pour le mandat de l’organisme.
Conseiller le ministre sur les exigences de la DON en s’assurant que les documents de gouvernance et de responsabilisation respectent précisément les exigences de la DON et des autres directives qui s’appliquent à RIAO.
Attester au CT/CGG du respect par l’organisme provincial des obligations en matière de reddition de compte énoncées dans la DON et d’autres directives applicables du CT/CGG, les politiques opérationnelles et les orientations politiques du gouvernement en fonction de la lettre de conformité annuelle du président de l’organisme au ministre au mieux de ses connaissances et de sa capacité.
Faire rapport, dans les délais prescrits, au SCT du suivi de la conformité.
Informer le directeur général ou son équivalent par écrit des nouvelles directives gouvernementales et de toute exception ou exemption (totale ou partielle) des directives du CT/CGG, des politiques gouvernementales ou des politiques administratives du ministère.
Faciliter au moins une fois par trimestre, ou conformément au calendrier approuvé par le CT/CGG, des rencontres d’information ou de consultation entre le président et le ministre, et entre le personnel du ministère et celui de l’organisme, au besoin.
Rencontrer le directeur général de l’organisme ou son équivalent au moins une fois par trimestre, ou conformément au calendrier approuvé par le CT/CGG, sur des sujets d’importance mutuelle, y compris les questions et possibilités émergentes, les priorités du gouvernement et les progrès réalisés par rapport à la lettre d’orientation annuelle, les plans d’activité et les résultats de l’organisme, ainsi que les risques élevés et les plans d’action de l’organisme.
Rencontrer le directeur général de l’organisme régulièrement et selon les besoins pour discuter des exceptions au certificat d’assurance et des cas de fraude, ainsi que des plans d’action correspondants.
Aider le ministre à examiner les objectifs et mesures de rendement et les résultats de l’organisme.
Signer le PE de l’organisme, de même que le ministre.
Procéder à un examen de l’organisme selon les directives du ministre.
Collaborer à tout examen de l’organisme ordonné par le ministre ou le CT/CGG.
S’assurer de l’examen et de l’évaluation du plan d’activités de l’organisme et d’autres rapports.
Demander les renseignements et les données nécessaires pour s’acquitter des obligations découlant de la DON.
Surveiller l’organisme au nom du ministre tout en respectant le pouvoir de l’organisme et déterminer les besoins de mesures correctives lorsque cela est justifié et recommander au ministre des moyens de résoudre tout problème qui pourrait se poser de temps à autre.
Fournir régulièrement une rétroaction au ministre sur le rendement de l’organisme.
Aider les ministres et les bureaux des ministres à effectuer la surveillance et le suivi des postes vacants à venir et existants au sein des conseils d’administration, en particulier lorsqu’il existe un nombre minimum de membres prévu par la loi et pour maintenir le quorum.
Recommander au besoin au ministre l’évaluation ou l’examen, y compris un examen des risques, de RIAO ou de n’importe lequel de ses programmes, ou des modifications à apporter à son cadre de gestion ou à ses activités.
S’assurer que le ministère et l’organisme détiennent la capacité et les systèmes en place en matière de gestion permanente du risque, comportant une supervision appropriée de l’organisme.
Veiller à ce que l’organisme dispose d’un cadre et d’un plan appropriés de gestion des risques pour gérer ceux auxquels il peut être exposé en poursuivant les objectifs liés à ses programmes ou à la prestation de ses services.
Procéder rapidement aux examens des risques de RIAO, de sa direction ou de ses activités que peuvent ordonner le ministre ou le CT/CGG.
Soumettre au ministre dans le cadre du processus de planification annuelle, une évaluation et un plan de gestion des risques pour chaque catégorie de risques et pour chaque secteur d’activité.
Prendre les dispositions nécessaires pour apporter à RIAO un soutien administratif, financier et d’autre nature, tel qu’il est décrit dans le présent PE.
Assumer le rôle de responsable de l’éthique pour les fonctionnaires, y compris le directeur général et le personnel du gouvernement faisant partie du secrétariat de RIAO. Promouvoir une conduite conforme à l’éthique et s’assurer que tous les membres du conseil d’administration et du personnel du secrétariat de RIAO connaissent bien les exigences en matière d’éthique de la LFPO et des règlements et directives pris en vertu de cette loi, notamment en ce qui concerne les conflits d’intérêts, les activités politiques et le processus de divulgation d’actes répréhensibles.
Veiller à ce que le directeur général ou son équivalent s’acquitte des responsabilités qui lui incombent en vertu du présent PE et de la DON.
Examiner chaque année le rendement du directeur général en consultation avec le président et le conseil d’administration.
Consulter le directeur général, au besoin, sur des questions d’intérêt mutuel, notamment les services que fournit le ministère et la conformité aux directives du CT/CGG et aux politiques du ministère.
Travailler avec le directeur général pour résoudre tout problème qui pourrait se poser.

9.5 Directeur général

Le directeur général assume les responsabilités suivantes :

Rendre des comptes au ministre, par l’intermédiaire du président et du conseil d’administration, sur la gestion et la supervision des affaires de RIAO.
Rendre des comptes au sous-ministre en tant que fonctionnaire nommé directeur général pour être l’administrateur des activités et des affaires de RIAO.
Gérer les activités opérationnelles, financières, analytiques et administratives quotidiennes de l’organisme conformément au mandat de l’organisme, aux directives et aux politiques gouvernementales, aux pratiques commerciales et financières reconnues et au présent PE.
Aider le président et le conseil à s’acquitter de leurs responsabilités, notamment en conformité avec toutes les lois, directives, politiques, procédures et lignes directrices applicables.
S’assurer que l’organisme provincial répond aux exigences de la DON, donner des conseils au président sur les exigences de la DON et la conformité de l’organisme à celle-ci, ainsi que sur d’autres directives et politiques du CT/CGG et du gouvernement, et sur les règlements administratifs et les politiques de l’organisme, notamment en attestant annuellement au président la conformité de l’organisme aux exigences obligatoires.
Attester de la conformité de l’organisme aux directives et aux politiques applicables et aider le conseil d’administration à fournir la déclaration de conformité de l’organisme.
Tenir le président et le conseil informés de la mise en œuvre de la politique et des activités de l’organisme.
Tenir le ministre et le président informés sur les questions ou les événements qui peuvent intéresser le ministre, le sous-ministre et le président dans l’exercice de leurs responsabilités.
Rencontrer le sous-ministre, ou un remplaçant approuvé, au moins une fois par trimestre, ou conformément au calendrier approuvé par le CT/CGG, concernant des sujets d’importance mutuelle, notamment les questions et possibilités émergentes, les exceptions au certificat d’assurance et les cas de fraude, les priorités du gouvernement et les progrès réalisés par rapport à la lettre d’orientation annuelle, les plans d’activité et les résultats de l’organisme, ainsi que les risques élevés de l’organisme, le plan d’action et les conseils concernant les mesures correctives nécessaires.
Rencontrer le sous-ministre ou un remplaçant approuvé régulièrement et selon les besoins pour discuter des exceptions au certificat d’assurance et des cas de fraude, et de leurs plans d’action connexes.
Traduire les buts, objectifs et orientations stratégiques du conseil qui figurent dans la lettre d’orientation annuelle en plans et en activités opérationnels conformément au plan d’activités approuvé de l’organisme.
Surveiller le rendement de l’organisme en cours d’exercice et rendre compte des résultats au président.
Effectuer en temps voulu des évaluations des risques touchant la gestion et les activités de l’organisme.
Collaborer aux examens périodiques pouvant être ordonnés par le ministre ou le CT/CGG.
Signer le PE de l’organisme, de même que le président.
Préparer le rapport annuel et le plan d’activités de l’organisme aux fins d’approbation par le conseil.
Demander que les opérations financières ou les contrôles de gestion de l’organisme soient soumis à une vérification externe, aux frais de l’organisme, si nécessaire.
Informer le ministre et le sous-ministre, au moins une fois par an, des recommandations ou questions en suspens concernant les vérifications.
Communiquer tous les rapports de mission de vérification (y compris ceux préparés par sa propre fonction de vérification interne ou ceux présentés au président de l’organisme) à son ministre et sous-ministre respectif, et au président du Conseil du Trésor, sur demande.
Assurer la direction et la gestion du secrétariat de RIAO, y compris la gestion des ressources financières et humaines, conformément au plan d’activités approuvé, aux pratiques et normes commerciales et financières reconnues, à l’acte constitutif de l’organisme et aux directives du gouvernement.
Établir et appliquer un plan et un cadre de gestion des risques ainsi qu’un cadre de gestion financière pour l’organisme, conformément aux directives, politiques et lignes directrices applicables en matière de fonction du contrôleur du ministre des Finances/Conseil du Trésor, et appliquer les politiques et les procédures de manière à ce que les fonds publics soient utilisés avec intégrité et honnêteté.
Veiller à ce que l’organisme possède la capacité ainsi qu’un cadre efficace de supervision pour surveiller sa gestion et ses activités.
Obtenir, au besoin, du soutien et des conseils du ministère sur les questions de gestion de l’organisme.
Veiller à ce que les systèmes de gestion appropriés soient en place (gestion financière, technologie de l’information [y compris la cybersécurité], ressources humaines, approvisionnement) pour l’administration efficace de l’organisme.
Établir et appliquer un système pour conserver les documents de l’organisme et pour mettre ces documents à la disposition du public, au besoin, et assurer leur conformité à la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée et à la Loi sur les Archives publiques et la conservation des documents, le cas échéant.
En collaboration avec le président, examiner les demandes d’indemnités journalières et les frais de déplacement des membres du conseil et s’assurer qu’elles sont présentées au ministère aux fins d’approbation.
En collaboration avec le président, établir et mettre en œuvre une gestion des risques liés à l’IA conformément aux principes de la Directive sur l’utilisation responsable de l’intelligence artificielle et aux exigences de l’article 6.3, en veillant à ce qu’ils assument le rôle décrit pour les « responsables d’organisme provincial ou l’équivalent » dans la Directive sur l’utilisation responsable de l’IA.
Assurer l’efficacité des communications publiques et des relations de l’organisme, comme l’exige le protocole des communications.
Reconnaître l’importance de promouvoir un milieu de travail équitable, inclusif, accessible, antiraciste et diversifié au sein de l’organisme, et de favoriser la création d’un milieu de travail diversifié et inclusif au sein de l’organisme.
Approuver les activités opérationnelles pour l’organisme en lien avec la gestion immobilière et la gestion des biens.
Superviser et promouvoir l’utilisation de l’infrastructure de recherche de RIAO en tant que plateforme pour la recherche et l’innovation, l’application et le transfert des connaissances, le développement et le déploiement de technologies, et la commercialisation.
Maintenir ou renforcer la capacité de recherche en réparant et en renouvelant l’infrastructure d’une manière qui est rentable et respectueuse de l’environnement, tout en démontrant une valeur économique pour le gouvernement.
Mettre en œuvre des systèmes, des processus et des stratégies visant à contrôler et à gérer de façon efficace et efficiente les fonds de terre et les bâtiments de RIAO, de manière à maximiser leur durée de vie utile au profit de l’industrie, du secteur universitaire et des consommateurs.
Surveiller l’engagement de l’industrie relativement aux fonds de terre et bâtiments de RIAO.

10. Cadre éthique

Les membres du conseil qui sont nommés par le ministre sont assujettis aux dispositions relatives aux conflits d’intérêts de la DON et de la LFPO et de ses règlements.

Le président est le responsable de l’éthique pour le conseil d’administration. Les membres du conseil ne peuvent pas utiliser de renseignements obtenus en raison de leur nomination à titre de membre du conseil pour leur profit ou avantage personnel. Un membre qui a des motifs raisonnables de croire qu’il se trouve en situation de conflit d’intérêts dans une question dont est saisi le conseil ou un comité de celui-ci doit, à la première occasion, divulguer au président la nature de ce conflit et s’abstenir de continuer à participer à l’étude de cette question. Le président doit faire inscrire dans le procès-verbal de la réunion du conseil tout conflit d’intérêts déclaré.

Le sous-ministre est le responsable de l’éthique pour le secrétariat de RIAO. Il doit s’assurer que les membres du personnel de l’organisme sont informés des règles d’éthique auxquelles ils sont assujettis, notamment en ce qui a trait aux règles sur les conflits d’intérêts, les activités politiques et la divulgation protégée d’actes répréhensibles qui s’appliquent à l’organisme.

11. Obligations en matière de production de rapports

11.1 Plan d’activités

Conformément à l’article 9.1 de la Loi sur RIAO, le directeur général prépare pour la société un plan d’activités annuel, qu’il remet au ministre et met à la disposition du public. Le directeur général veille à ce que le ministre reçoive chaque année le plan d’activités de l’organisme couvrant au moins trois (3) exercices à compter de l’exercice financier à venir, sauf indication contraire du CT/CGG, aux fins d’approbation par le ministre. Le plan d’activités annuel doit être conforme aux exigences énoncées dans la DON.
L’ébauche de plan d’activités doit être présentée au président ou à son équivalent désigné au plus tard 90 jours civils avant le début de l’exercice financier de l’organisme, et le plan d’activités approuvé par le conseil doit être présenté au ministre aux fins d’approbation au plus tard 30 jours civils avant le début de l’exercice financier de l’organisme provincial.
Le directeur général veille à ce que le plan d’activités démontre que l’organisme a l’intention de respecter les priorités gouvernementales définies dans la lettre d’orientation annuelle. Lors de la soumission du plan d’activités au ministre aux fins d’approbation, une note d’attestation du président de l’organisme doit également être présentée pour détailler la manière dont l’organisme prévoit réaliser chaque priorité du gouvernement.
Le directeur général s’assure que le plan d’activités de l’organisme comprend un mécanisme permettant de mesurer le rendement et rend compte de la réalisation des objectifs énoncés dans ce plan. Le mécanisme doit inclure des objectifs de rendement, la description de la façon dont ces objectifs seront atteints, les résultats visés, ainsi qu’un échéancier.
Le directeur général s’assure que le plan d’activités comprend un résumé des conséquences sur les RH, notamment le nombre actuel d’employés exprimé en équivalents temps plein et le nombre actuel de cadres.
Le directeur général s’assure que le plan d’activités comprend une évaluation des risques et un plan de gestion des risques. Cela aidera le ministère à élaborer son évaluation des risques et un plan de gestion des risques conformément aux exigences de la DON pour évaluer les risques, créer et tenir les dossiers requis et rendre compte au CT/CGG.
Le directeur général s’assure que le plan d’activités comprend un inventaire des cas d’utilisation par l’organisme provincial de l’IA conformément aux exigences de la Directive sur l’utilisation responsable de l’intelligence artificielle.
Le directeur général s’assure que les plans d’activités faisant l’objet d’un affichage public ne divulguent pas de renseignements personnels, de renseignements de nature délicate touchant à l’emploi et aux relations de travail, de renseignements protégés par le secret professionnel des avocats, de renseignements confidentiels du conseil des ministres, de secrets industriels, de renseignements qui pourraient porter préjudice aux intérêts financiers ou commerciaux de l’organisme sur le marché, ou de renseignements qui pourraient présenter un risque pour la sécurité des installations ou des activités de l’organisme. Si nécessaire, cette information confidentielle, dont le plan d’activités approuvé par le ministre, peut être caviardée dans la version faisant l’objet d’un affichage public.
Le ministre prend connaissance du plan d’activités annuel de l’organisme et indique promptement au directeur général s’il est d’accord ou non avec les orientations proposées dans le plan. Au besoin, le ministre peut indiquer au président à quels endroits et en quoi le plan de l’organisme diffère des politiques ou des priorités du gouvernement ou du ministère, et le directeur général, au nom du conseil d’administration, révise alors le plan de l’organisme en conséquence. Les plans d’activités doivent être considérés comme valides seulement lorsque le ministre responsable les a approuvés et que cette approbation a été exprimée par écrit.
Le ministre approuve le plan d’activités ou propose des modifications au plus tard 30 jours civils après la réception par le ministre du rapport. Dans certaines circonstances, l’approbation du ministre peut être donnée seulement à certaines parties d’un plan d’activités présenté par un organisme.
De plus, les parties reconnaissent que le CT/CGG peut en tout temps demander au ministre de lui présenter le plan d’activités de l’organisme aux fins d’examen.
Le directeur général s’assure que le plan d’activités approuvé par le ministre est mis à la disposition du public dans un format accessible (pour se conformer à la Loi de 2005 sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario), dans les deux langues officielles (pour se conformer à la Loi sur les services en français), sur le site Web [de l’organisme provincial/du ministère] au plus tard 30 jours civils après l’approbation du plan par le ministre.

11.2 Rapports annuels

Le président s’assure que le ministère reçoit tous les ans le rapport annuel de l’organisme. Le rapport annuel doit être conforme aux exigences énoncées dans la Directive concernant les organismes et les nominations.
Le rapport annuel doit être soumis au ministère au plus tard 120 jours civils après la fin de l’exercice de l’organisme provincial, ou, au plus tard 90 jours civils après la réception par l’organisme provincial des états financiers vérifiés (si le vérificateur général est le vérificateur désigné).
Le président s’assure que le rapport annuel comprend un résumé des conséquences sur les RH, notamment le nombre d’employés exprimé en équivalents temps plein et le nombre de cadres.
Le président s’assure que les rapports annuels faisant l’objet d’un affichage public ne divulguent pas de renseignements personnels, de renseignements de nature délicate touchant à l’emploi et aux relations de travail, de renseignements protégés par le secret professionnel des avocats, de renseignements confidentiels du conseil des ministres, de secrets industriels, de renseignements qui pourraient porter préjudice aux intérêts financiers ou commerciaux de l’organisme sur le marché, ou de renseignements qui pourraient présenter un risque pour la sécurité des installations ou des activités de l’organisme.
Le président veille à ce que le plan d’activités démontre comment l’organisme a respecté les attentes et les priorités gouvernementales définies dans la lettre d’orientation annuelle. Lors de la soumission du rapport annuel au ministre aux fins d’approbation, une note d’attestation du président de l’organisme doit également être présentée pour détailler la manière dont l’organisme a réalisé chaque priorité du gouvernement.
Le ministre approuve le rapport annuel au plus tard 60 jours civils à compter de la réception du rapport par le ministère et le dépose devant l’Assemblée législative au plus tard 30 jours civils à compter de son approbation.
Le président, par l’intermédiaire du directeur général, s’assure que le rapport annuel approuvé par le ministre est affiché publiquement dans un format accessible (pour se conformer à la Loi de 2005 sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario), dans les deux langues officielles (pour se conformer à la Loi sur les services en français), sur le site Web [de l’organisme provincial/du gouvernement] au plus tard 30 jours civils après l’approbation du rapport par le ministre.
Sauf indication contraire (par exemple, aux termes d’une directive ou d’une loi), des canaux de diffusion et des formats numériques doivent être utilisés pour la diffusion des rapports annuels.

11.3 Ressources humaines et rémunération

Le directeur général s’assure que l’organisme fournit des données sur l’effectif, la rémunération et les opérations comme prévu dans la politique opérationnelle de la DON.
Le directeur général s’assure aussi que l’organisme rend compte des politiques de ressources humaines et de rémunération dans ses plans d’activités et ses rapports annuels, conformément aux exigences de la DON, de la politique opérationnelle de la DON et des articles 10.1 et 10.2 du présent PE.
Le directeur général veille également à ce que l’organisme fournisse les autres données supplémentaires relatives aux effectifs, à la rémunération et aux opérations demandées par le SCT.

11.4 Autres rapports

Le président et le directeur général assument les responsabilités suivantes :

Veiller à ce que les autres rapports et documents prévus dans la DON soient soumis à l’examen et à l’approbation du ministre dans les délais prescrits.
Fournir des données particulières et divers renseignements, à la demande du ministre ou du sous-ministre, qui peuvent être requis selon les besoins aux fins de l’administration du ministère.
Fournir au ministre les renseignements dont celui-ci a besoin de temps à autre, au moment et de la manière dont le précise le ministre, relativement aux affaires financières de RIAO et concernant des sujets comme l’agriculture, l’alimentation, la recherche, l’innovation, l’application et le transfert de connaissances ainsi que la commercialisation de la recherche.

12. Obligations d’affichage à l’intention du public

Le président, au nom du conseil d’administration, et par l’intermédiaire du directeur général, s’assure que les documents de gouvernance approuvés ci-dessous sont affichés dans un format accessible (pour se conformer à la Loi de 2005 sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario), dans les deux langues officielles (pour se conformer à la Loi sur les services en français), sur le site Web [de l’organisme provincial/du ministère] au plus tard dans les délais prescrits :
- Protocole d’entente – 30 jours civils après la signature par toutes les parties
- Lettre d’orientation annuelle – pas plus tard que le plan d’activités annuel correspondant
- Plan d’activités annuel – 30 jours civils après l’approbation par le ministre
- Rapport annuel – 30 jours civils après l’approbation par le ministre (le rapport doit d’abord être déposé à l’Assemblée législative)
Les documents de gouvernance publiés ne doivent pas divulguer les éléments suivants : renseignements personnels, renseignements sensibles sur l’emploi et les relations de travail, renseignements protégés par le secret professionnel de l’avocat, renseignements confidentiels du Conseil des ministres, secrets industriels ou renseignements scientifiques, renseignements dont la divulgation porterait préjudice aux intérêts financiers ou commerciaux de l’organisme provincial sur le marché, et renseignements qui, autrement, constitueraient un risque pour la sécurité des installations ou des activités de l’organisme.
Le président, au nom du conseil d’administration, et par l’intermédiaire du directeur général, veille à ce que les renseignements relatifs aux dépenses des personnes nommées à l’organisme et de la haute direction soient publiés sur le site Web de l’organisme ou du ministère, conformément aux exigences de la Directive sur les frais de déplacement, de repas et d’accueil.
Le président, au nom du conseil d’administration, et par l’intermédiaire du directeur général, veille à ce que toutes les autres exigences applicables en matière d’affichage public soient respectées.

13. Gestion des communications et des problèmes

Les parties au présent PE reconnaissent que l’échange, en temps opportun, de renseignements sur les plans, les stratégies, les activités et l’administration de l’organisme joue un rôle essentiel en permettant au ministre de s’acquitter de ses responsabilités pour rendre compte et répondre des activités de l’organisme à l’Assemblée législative. Les parties reconnaissent également qu’il est essentiel que le président, au nom du conseil d’administration, soit tenu informé des initiatives et des orientations politiques générales du gouvernement susceptibles d’avoir une incidence sur le mandat et les fonctions de l’organisme.

Le ministre, le directeur général et le président au nom du conseil d’administration conviennent, par conséquent, de ce qui suit :

Le président, et le directeur général si nécessaire, consultent le ministre en temps opportun sur l’ensemble des annonces, des événements et des enjeux prévus, y compris les questions litigieuses, qui concernent ou dont on peut raisonnablement croire qu’ils concernent le ministre dans l’exercice de ses responsabilités.
Au besoin, le ministre consulte sans délai le président, et le directeur général si nécessaire, au sujet des initiatives stratégiques générales du gouvernement ou des lois envisagées par celui-ci qui sont susceptibles d’avoir une incidence sur le pouvoir juridique ou les fonctions de l’organisme, ou qui auront d’une façon ou d’une autre une incidence importante sur l’organisme.
Le ministre informe le président, et le directeur général si nécessaire, et le président consulte le ministre au sujet des stratégies de communication publique et des publications. Ils se tiennent informés des résultats des consultations et discussions avec les intervenants et avec le public qui concernent le mandat et les fonctions de l’organisme.
Le ministre et le président se rencontrent au moins une fois par trimestre, ou conformément au calendrier approuvé par le CT/CGG, pour discuter des priorités du gouvernement et du ministère pour l’organisme; du rendement de l’organisme, du conseil, du président et du directeur général; des nouveaux enjeux et des nouvelles possibilités; des risques élevés et des plans d’action de l’organisme, y compris l’orientation sur les mesures correctives, au besoin; et du plan d’activités et des priorités en matière d’immobilisations de l’organisme.
1. Idéalement, les réunions ont lieu tous les trimestres. Le ministre peut déléguer certaines des réunions à un ministre associé ou à un adjoint parlementaire. Le ministre est tenu de rencontrer le président au moins deux fois par année, une réunion étant centrée sur le rendement de l’organisme, du conseil, du président et du directeur général.
2. Si le ministre estime que l’organisme présente un risque faible, il peut réduire le nombre de réunions à deux fois par an, au lieu d’une fois par trimestre, une réunion étant centrée sur le rendement de l’organisme, du conseil, du président et du directeur général.
Le sous-ministre et le directeur général ou son équivalent se rencontrent au moins une fois par trimestre, ou conformément au calendrier approuvé par le CT/CGG, pour discuter de sujets d’importance mutuelle, notamment les questions et possibilités émergentes; les priorités du gouvernement et les progrès réalisés par rapport à la lettre d’orientation annuelle; le plan d’activité et les résultats de l’organisme; ainsi que les risques élevés de l’organisme, le plan d’action et les conseils concernant les mesures correctives nécessaires.
1. Le sous-ministre et le directeur général ou son équivalent s’informent et se conseillent mutuellement en temps utile sur les questions importantes ayant une incidence sur la gestion ou les activités de l’organisme.
L’organisme et le ministère se conforment au protocole de communications publiques qui se trouve à l’annexe 1 du présent PE pour la gestion continue des questions, les communications publiques et la publicité payante.

14. Ententes administratives

14.1 Directives gouvernementales applicables

Le président, au nom du conseil d’administration, et par l’intermédiaire du directeur général, est chargé de veiller à ce que l’organisme exerce ses activités conformément à l’ensemble des directives et politiques applicables du gouvernement, notamment celles qui sont émises par le CT/CGG, la CFP, le SCT et le ministère des Finances, et conformément à l’orientation ministérielle applicable. Il s’agit notamment de la liste de directives et de politiques qui se trouve à la page des directives et politiques du site InsideOPS.
Le sous-ministre informe l’organisme des modifications ou des ajouts concernant les lois, les directives, les politiques et les lignes directrices gouvernementales qui s’appliquent à l’organisme, mais il incombe à l’organisme de respecter toutes les lois, les directives, politiques et lignes directrices gouvernementales auxquelles il est assujetti. L’information sur l’orientation générale se trouve à la page des directives et politiques du site InsideOPS.
Tous les organismes font partie du gouvernement et doivent se conformer à la législation, aux directives, aux politiques et aux lignes directrices gouvernementales qui leur sont applicables. De plus, les organismes peuvent également être tenus de s’assurer que leurs directives et politiques sont conformes à certaines directives, politiques et lignes directrices gouvernementales, notamment celles qui se rapportent aux ressources humaines, tout en tenant compte des obligations que leur imposent les conventions collectives et les négociations.
La Directive sur l’approvisionnement pour la FPO s’applique intégralement. La Directive sur l’approvisionnement en matière de publicité, de relations publiques et avec les médias et de services de création et de communications s’applique intégralement.
L’organisme doit respecter l’orientation générale, notamment la Directive sur l’obligation de rendre compte en matière de paiements de transfert et la Politique opérationnelle en matière de paiements de transfert, ainsi que les directives et politiques liées aux finances ou à la comptabilité.
Le directeur général est chargé de veiller à ce que des attentes claires soient établies relativement aux bénéficiaires de paiements de transfert et d’exercer une diligence efficace lors de la rédaction et de la surveillance des contrats de paiement de transfert, afin de garantir la fourniture des services publics, le respect des engagements et la mise en place de contrôles adéquats pour garantir une utilisation prudente de l’argent des contribuables.

14.2 Services de soutien administratif et organisationnel (le cas échéant)

Tous les organismes font partie du gouvernement et doivent se conformer à la législation, aux directives, aux politiques et aux lignes directrices gouvernementales qui leur sont applicables. De plus, les organismes peuvent également être tenus de s’assurer que leurs directives et politiques sont conformes à certaines directives, politiques et lignes directrices gouvernementales, notamment celles qui se rapportent aux ressources humaines, tout en tenant compte des obligations que leur imposent les conventions collectives et les négociations.
Sous réserve des exigences au titre de la loi et des directives gouvernementales applicables, l’organisme peut établir ses propres politiques et lignes directrices en matière d’administration, de finances, d’approvisionnement, de ressources humaines et opérationnelles, en faisant preuve d’un sens aigu des affaires et d’une grande souplesse opérationnelle.
Il incombe au sous-ministre de fournir à l’organisme les services de soutien administratif et organisationnel et, au besoin, de négocier avec les Services communs de l’Ontario au sujet de ces services.
Le sous-ministre s’assure que le soutien ou les services fournis à l’organisme sont de la même qualité que ceux qui sont fournis aux divisions et aux directions du ministère.

14.3 Ententes avec des tierces parties

Recherche et innovation agricoles Ontario est signataire de l’Alliance pour l’innovation agroalimentaire en Ontario, une entente de cinq ans conclue entre le gouvernement de l’Ontario et l’Université de Guelph visant à soutenir la recherche et l’innovation en agroalimentaire. RIAO est signataire, car l’Alliance prévoit l’exploitation et l’entretien du réseau ontarien qui compte 13 centres de recherches, dont RIAO, un organisme de la province, est propriétaire. D’une durée de 5 ans, cette entente de 343 millions de dollars financera la recherche axée sur la salubrité des aliments et le bien-être des animaux, et favorisera le développement d’une main-d’œuvre hautement qualifiée dont découleront davantage de possibilités de croissance économique pour le secteur agroalimentaire.

14.4 Services juridiques

RIAO a besoin de services juridiques. Ces services doivent être fournis conformément à la politique opérationnelle en matière d’acquisition et d’utilisation de services juridiques du ministère du Procureur général par les avocats de la Direction des services juridiques du ministère et par l’intermédiaire des conseillers juridiques fournis par Infrastructure Ontario.
RIAO peut demander des services juridiques extérieurs si l’organisme a besoin d’une expertise que le ministère du Procureur général ne peut pas lui fournir ou si le recours aux services de jurisconsultes de la Couronne pouvait susciter une forme ou une autre de conflit d’intérêts. Les services juridiques extérieurs sont acquis conformément à la politique opérationnelle en matière d’acquisition et d’utilisation de services juridiques du ministère du Procureur général.

14.5 Création, collecte, tenue et élimination de documents

Le président, au nom du conseil d’administration, et par l’intermédiaire du directeur général, doit veiller à ce qu’il existe un système pour créer, collecter, tenir et éliminer les documents.
Il incombe au directeur général de veiller à ce que l’organisme provincial se conforme à toutes les lois, directives et politiques en matière de gestion de l’information et de dossiers.
Le directeur général et le conseil d’administration doivent protéger les intérêts juridiques, fiscaux et autres de RIAO en adoptant des mesures raisonnables qui permettent d’assurer la viabilité, l’intégrité, la conservation et la sécurité continues de tous les dossiers officiels créés, commandés ou acquis par RIAO. Cela comprend notamment tous les documents électroniques, comme les courriels, les renseignements publiés sur le ou les sites Web de RIAO, les ensembles de données de bases de données ainsi que tous les documents stockés sur les ordinateurs personnels et les disques partagés.
Le directeur général doit veiller à la mise en œuvre de mesures qui exigent que le secrétariat de RIAO crée des dossiers complets, exacts et fiables qui documentent et appuient les transactions d’affaires importantes, les décisions, les événements, les politiques et les programmes. Le directeur général s’assure que RIAO respecte la Loi de 2006 sur les Archives publiques et la conservation des documents, L.O. 2006, chapitre 34, annexe A, la Directive sur la gouvernance et la gestion des informations et ressources de données, ainsi que la politique du ministère sur la conservation des documents, l’accès à l’information et la protection de la vie privée.
Le directeur général doit veiller à la mise en œuvre de mesures qui exigent que les employés de l’organisme créent des dossiers complets, exacts et fiables qui documentent et appuient les transactions d’affaires importantes, les décisions, les événements, les politiques et les programmes.
Le directeur général est chargé de s’assurer que l’organisme respecte la Loi de 2006 sur les Archives publiques et la conservation des documents, L.O. 2006, chap. 34, annexe A.

14.6 Cybersécurité

Les organismes sont responsables de la gestion des risques pour la cybersécurité et des répercussions associées au sein de leur organisation et doivent rendre des comptes à ce sujet.
Les organismes doivent s’assurer que des systèmes, des protocoles et des procédures adéquats sont établis et maintenus pour assurer la cyberrésilience, le rétablissement et la maturité.
Les pratiques et protocoles de cybersécurité d’un organisme doivent être régulièrement examinés et mis à jour pour faire face aux menaces nouvelles et émergentes pour la cybersécurité.
Les organismes doivent se conformer à toutes les politiques et normes applicables prises par la FPO, telles que les Normes en matière d’information et de technologie du gouvernement de l’Ontario (NIT-GO) 25.0 et toute autre norme NIT-GO pertinente, la politique générale relative à la classification de la sensibilité des renseignements, la politique générale sur la cybersécurité et la gestion des cyberrisques, la Directive sur la gouvernance et la gestion des informations et ressources de données, la Directive sur la gouvernance et la gestion des ressources d’information.

14.7 Propriété intellectuelle

Le président, au nom du conseil d’administration, et par l’intermédiaire du directeur général, doit veiller à ce que les intérêts juridiques, financiers et autres du gouvernement en matière de propriété intellectuelle soient protégés dans tout contrat incluant la création de propriété intellectuelle que l’organisme peut conclure avec une tierce partie.
Conformément à l’article 13 de la Loi sur RIAO, sous réserve de l’approbation du directeur général et des lois ou directives gouvernementales applicables, RIAO peut conclure des ententes concernant la propriété intellectuelle, faire usage ou faire en sorte qu’il soit fait usage d’une propriété intellectuelle, recourir à une propriété intellectuelle, procéder à l’acquisition, notamment par achat, d’une propriété intellectuelle, procéder à la disposition ou à la cession d’une propriété intellectuelle, ou accorder ou posséder une propriété intellectuelle.

14.8 Accès à l’information et protection de la vie privée

Toutes les parties citées dans le présent PE reconnaissent que RIAO est lié par les exigences énoncées dans la LAIPVP quant à la collecte, à la conservation, à la sécurité, à l’utilisation, à la distribution, à la divulgation, à la correction et à l’élimination des documents.
Le ministre est le responsable de l’institution aux fins de la LAIPVP.

14.9 Normes de service

RIAO doit fixer des normes relatives au service à la clientèle et à la qualité conformes aux normes pertinentes établies par le gouvernement, le ministère et la fonction publique de l’Ontario.
Le directeur général veille à ce que l’organisme dispense ses services selon une norme de qualité qui tient compte des principes et des exigences de la Directive sur les services de la FPO.
Le directeur général s’assure que l’organisme conçoit, fournit et met en œuvre ses services numériques, qu’ils soient conçus à l’interne ou à l’externe, de manière à tenir compte des principes et des exigences prévus dans la Directive sur les données et les services numériques, y compris la Norme des services numériques de l’Ontario.
D’ici la fin de 2025, RIAO élaborera une procédure formelle de réponse aux plaintes portant sur la qualité des services reçus par ses clients, en conformité avec les normes de qualité des services du gouvernement.
Le plan d’activités annuel de l’organisme comprend des mesures et des cibles de rendement pour les services à la clientèle et pour la réponse de l’organisme aux plaintes.

14.10 Diversité et inclusion

RIAO, par l’intermédiaire du président au nom du conseil d’administration, reconnaît l’importance de favoriser la création d’un milieu de travail équitable, inclusif, accessible, antiraciste et diversifié au sein de l’organisme.
Le président, au nom du conseil d’administration, doit favoriser un milieu de travail diversifié et inclusif au sein de l’organisme en :
1. élaborant et en encourageant les initiatives de diversité et d’inclusion pour promouvoir la création d’un environnement inclusif exempt de discrimination et de harcèlement en milieu de travail;
2. adoptant un processus inclusif pour s’assurer que les perspectives diverses et les groupes sous-représentés soient entendus pour éclairer les politiques et la prise de décision.
Le président, au nom du conseil d’administration, est chargé de veiller à ce que l’organisme exerce ses activités conformément au Code des droits de la personne, à la Loi de 2005 sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario, à la Loi sur les services en français et à la Loi sur l’équité salariale.

15. Arrangements financiers

15.1 Dispositions générales

Toutes les procédures financières de l’organisme doivent être conformes aux directives gouvernementales applicables et aux politiques et procédures financières et administratives du ministère.
Conformément à l’article 3.4 de la Loi sur RIAO, malgré la partie I de la Loi sur l’administration financière, les recettes et actifs de RIAO ne font pas partie du Trésor et servent à réaliser la mission de RIAO.
Conformément à l’article 3.5 de la Loi sur RIAO, sauf avec l’approbation du directeur général, la société ne contracte aucune obligation ni ne fait aucune dépense qui n’est pas prévue dans son budget.
Au titre de l’article 28 de la Loi sur l’administration financière, il est interdit à l’organisme de souscrire un arrangement financier, un engagement financier, une garantie, un remboursement ou une opération semblable qui augmenteraient, directement ou non, la dette ou la dette éventuelle du gouvernement de l’Ontario sans avoir obtenu l’approbation écrite du ministre des Finances ou du président du Conseil du Trésor. L’organisme obtient le consentement du ministre avant de présenter une demande d’approbation statutaire au ministre des Finances ou au Conseil du Trésor.
Les affectations de fonctionnement et de capital approuvées de l’organisme provincial peuvent être ajustées au cours d’un exercice donné si des restrictions d’ordre fiscal pour l’exercice en cours ont été prescrites par le Conseil des ministres ou le ministre. Un avis de modifications de ses affectations sera transmis à l’organisme dans un délai raisonnable. Dans le cas où l’organisme devrait réaffecter des ressources en raison des réajustements de ses affectations en matière de fonctionnement ou de capital, il doit en informer le ministère et en discuter avant d’apporter ces changements.
L’organisme relève du SCT lorsqu’il a demandé des conseils externes sur des questions pour lesquelles : (i) l’efficacité du conseil dépend d’un traitement comptable ou d’une présentation dans les états financiers particuliers; (ii) le résultat ou les conséquences du conseil ont ou auront un effet important sur les états financiers; et (iii) il pourrait y avoir un doute raisonnable quant à l’adéquation du traitement comptable ou de la présentation en vertu du référentiel comptable applicable.
Il incombe au directeur général de fournir au ministère la documentation nécessaire pour justifier les dépenses de l’organisme.

15.2 Financement

L’organisme provincial tient un compte bancaire en son nom propre et gère ses activités financières, y compris le crédit-bail, les investissements et la gestion des liquidités, conformément aux orientations politiques de l’Office ontarien de financement.
Le ministère finance l’organisme au moyen d’un paiement de transfert. Il convient de noter que cette forme de financement ne signifie pas que les règles de responsabilité pour les paiements de transfert sont appliquées. Il est entendu que la Directive sur l’obligation de rendre compte en matière de paiements de transfert ne s’applique pas au financement des organismes provinciaux par le biais du compte de paiement de transfert.
L’organisme est partiellement financé par le gouvernement de l’Ontario, à même le Trésor autorisé par l’Assemblée législative, et est sujet à des ajustements effectués par le ministre, le CT/CGG ou l’Assemblée législative.
Conformément à l’article 3.4 de la Loi sur RIAO, les recettes et actifs de l’organisme ne font pas partie du Trésor et servent à réaliser la mission de l’organisme.
Le directeur général prépare des estimations des dépenses de l’organisme pour les inclure dans le processus de planification opérationnelle du ministère aux fins de présentation à l’Assemblée législative. Le président remet ces estimations au ministre suffisamment à l’avance pour que celui-ci puisse les analyser et les approuver.
Au besoin, les estimations fournies par le directeur général peuvent être modifiées, après consultation du président. Les parties reconnaissent que le CT/CGG détient le pouvoir final en matière de prise de décision.
Les procédures financières de l’organisme doivent être conformes aux directives et lignes directrices du CT/CGG et du ministère des Finances et aux autres directives applicables du gouvernement.
L’organisme a la capacité ainsi que les droits, pouvoirs et privilèges d’une personne physique, conformément à l’article 3.1 de la Loi sur RIAO, pour réaliser sa mission, ce qui inclut le fait de conclure des accords de financement ou de recevoir un financement avec l’approbation du directeur général.

15.3 Rapports financiers

Le président, au nom du conseil d’administration, et par l’intermédiaire du directeur général, fournit au ministre des états financiers annuels vérifiés et les inclut dans le rapport annuel de l’organisme. Les états financiers sont présentés dans un format conforme aux politiques comptables de la province publiées par la Division du contrôleur provincial.
L’organisme transmet ses renseignements sur les salaires au ministère, conformément à la Loi de 1996 sur la divulgation des traitements dans le secteur public.

15.4 Régime fiscal : taxe de vente harmonisée (TVH)

Perception et versement de la TVH

Il incombe à l’organisme de se conformer à ses obligations de fournisseur au titre de la Loi sur la taxe d’accise fédérale de percevoir et de verser la TVH sur ses fournitures taxables.

Paiement de la TVH

L’organisme est responsable du paiement de la TVH, le cas échéant, conformément à la Loi sur la taxe d’accise du Canada.

Recouvrement de la TVH

L’organisme figure à l’annexe « A » de l’Accord de réciprocité fiscale entre le Canada et l’Ontario et a le droit de demander des remboursements de TVH du gouvernement à l’égard de toute TVH payée ou payable par l’organisme, sous réserve des restrictions précisées par le ministère des Finances Canada.
L’organisme ne réclame pas de remboursement de TVH du gouvernement à l’égard de la taxe pour laquelle elle a demandé un remboursement, un crédit de taxe sur les intrants ou un autre remboursement en vertu de la Loi sur la taxe d’accise (Canada).
Il incombe à l’organisme de fournir au ministère des Finances ou à l’Agence du revenu du Canada, sur demande, tous les renseignements nécessaires pour déterminer le montant d’un remboursement de la TVH au gouvernement.
Il incombe à l’organisme d’informer le ministère des Finances dans les 30 jours en cas de changement de nom, de fusion avec un autre organisme, de modification importante de son mandat ou de ses principales activités, de réorganisation importante ou de modification de sa structure juridique, ainsi qu’en cas de cessation d’activité ou de dissolution.

15.5 Biens immobiliers

Les responsabilités de RIAO à l’égard des biens immobiliers sont énoncées dans l’article 4 de la Loi sur RIAO. RIAO a le pouvoir d’acquérir, de contrôler et de détenir un bien, d’en être propriétaire, d’en disposer ou de prendre toute autre mesure à son égard conformément à la Loi sur RIAO. RIAO a le pouvoir de prendre des décisions relativement aux biens avec l’approbation du directeur général de RIAO.
Le président, au nom du conseil d’administration, et par l’intermédiaire du directeur général, est chargé de veiller à ce que l’organisme exerce ses activités conformément à la Directive sur les biens immobiliers du CGG.
L’annexe B de la Directive sur les biens immobiliers établit les normes obligatoires relatives aux locaux à bureaux et les pratiques de planification des locaux à bureaux qui doivent être respectées lors de l’acquisition d’espace aux fins de son utilisation comme locaux et pour les programmes.
L’organisme harmonise les politiques de travail en mode hybride avec la FPO et détermine et évalue les possibilités d’optimisation de la gestion des locaux afin de réduire l’empreinte des locaux et de trouver des réductions de coûts.

16. Dispositions en matière de vérification et d’examen

16.1 Vérifications

RIAO est assujetti à un examen périodique et à une vérification de l’optimisation des ressources menés par le vérificateur général de l’Ontario en vertu de la Loi sur le vérificateur général ou par la Division de la vérification interne de l’Ontario (DVIO) du Secrétariat du Conseil du Trésor.
RIAO peut demander ou doit accepter la prestation de services de vérification interne assurée par la Division de la vérification interne de l’Ontario conformément à la Directive sur les vérifications internes.
Sans égard à une vérification externe antérieure ou annuelle, le ministre ou le président, au nom du conseil d’administration, peut en tout temps exiger que l’organisme fasse l’objet d’une vérification. Le président doit communiquer les résultats de cette vérification au ministre, conformément à l’article 8.2.
RIAO partage tous les rapports de mission (y compris ceux qui sont préparés par sa propre fonction de vérification interne ou ceux qui sont transmis au président de l’organisme) avec son ministre et son sous-ministre respectif (et, sur demande, avec le président du Conseil du Trésor). L’organisme informe également le ministre et le sous-ministre respectif une fois par année concernant toute recommandation ou question en suspens.
RIAO partage son plan de vérification approuvé avec son ministre et son sous-ministre respectif (et, sur demande, avec le président du Conseil du Trésor) afin de favoriser la compréhension des risques de l’organisme.
Le président, au nom du conseil d’administration, peut demander que les opérations financières ou les contrôles de gestion de l’organisme soient soumis à une vérification externe, aux frais de l’organisme.

16.2 Autres examens

RIAO peut faire l’objet d’examens périodiques, à l’appréciation et sous la direction du CT/CGG ou du ministre. L’examen peut porter sur des questions relatives à l’organisme, déterminées par le CT/CGG ou le ministre; il peut s’agir entre autres du mandat, des pouvoirs, de la structure de gouvernance ou encore des activités de l’organisme, comme les finances, les ressources humaines et relations de travail, ainsi que les processus de l’organisme.
En demandant un examen périodique, le ministre ou le CT/CGG décideront du moment de l’examen et de la personne responsable de la réalisation de cet examen, des rôles du président, du conseil d’administration et du ministre ainsi que du mode de participation d’autres parties éventuelles.
Un examen du mandat de l’organisme provincial est réalisé au moins une fois tous les six ans. La date du prochain examen sera déterminée par le SCT.
Le ministre consulte au besoin le président, au nom du conseil d’administration, au cours de cet examen.
RIAO coopérera à tout examen.
Dans le cas d’un examen demandé par le ministre, celui-ci doit remettre au CT/CGG ses recommandations de modifications aux fins d’étude élaborées en se fondant sur les résultats de l’examen de l’organisme.

17. Dotation en personnel et nominations

17.1 Délégation de pouvoir pour la gestion des ressources humaines

Lorsque la CFP délègue ses pouvoirs, fonctions et responsabilités en matière de gestion des ressources humaines au sous-ministre, au directeur général et au contrôleur, cette personne doit exercer ces attributions conformément aux lois, aux directives ou aux politiques pertinentes et au mandat de RIAO, et selon les paramètres des pouvoirs délégués.

17.2 Exigences en matière de dotation en personnel

Le personnel de RIAO est composé de personnes employées aux termes de la partie III de la Loi de 2006 sur la fonction publique de l’Ontario.
L’organisme, dans ses rapports avec le personnel employé conformément à la partie III de la Loi de 2006 sur la fonction publique de l’Ontario, est assujetti aux directives du CGG sur les ressources humaines et aux directives de la Commission de la fonction publique en vertu de la LFPO.
L’organisme fournit au SCT des données sur l’effectif, la rémunération et les opérations comme prévu dans la politique opérationnelle de la DON.
Le directeur général est nommé par la Commission de la fonction publique, conformément à la partie III de la Loi de 2006 sur la fonction publique de l’Ontario, en tant que directeur général pour être administrateur des activités et des affaires de RIAO.
Le contrôleur est nommé par la Commission de la fonction publique, conformément à la partie III de la Loi de 2006 sur la fonction publique de l’Ontario, et rend des comptes à RIAO par l’intermédiaire du directeur général.

17.3 Cadres désignés

L’organisme doit fournir une rémunération totale à ses cadres désignés, y compris au directeur général, conformément à la législation et aux directives, politiques et lignes directrices qui s’y appliquent.

17.4 Nominations

Conformément au paragraphe 2(2) de la Loi sur RIAO, le conseil d’administration se compose d’au moins 7 membres et d’au plus 15 membres nommés par le ministre. Les membres nommés aux termes du paragraphe 2(2) le sont pour un mandat d’une durée d’au plus trois ans, mais leur mandat est renouvelable trois fois au maximum.
Le ministre choisit le président et le vice-président de RIAO parmi les membres nommés conformément au paragraphe 2(3).
Le nombre de membres au sein du conseil d’administration est de 15 au maximum et de 7 au minimum, comme énoncé dans la Loi sur RIAO.
Le président doit utiliser la matrice des compétences et la stratégie de recrutement de l’organisme pour informer le ministre de toute lacune en matière de compétences au sein du conseil et fournir des recommandations sur les nominations ou les renouvellements de mandat, y compris en conseillant le ministre sur la présence et le rendement des personnes nommées.

17.5 Rémunération

Les membres du conseil d’administration de RIAO reçoivent la rémunération et les indemnités que fixe le lieutenant-gouverneur en conseil.
Les indemnités quotidiennes et les frais de déplacement des membres désignés sont fixés par décret. Ces sommes leur sont versées en contrepartie de leur présence aux réunions prévues. Ces indemnités sont conformes aux directives du Conseil du Trésor à l’intention des organismes, des conseils et des commissions et sont déboursées à même les fonds du ministère. Le président reçoit une indemnité quotidienne de 221 $ et les membres reçoivent chacun une indemnité quotidienne de 168 $.
RIAO, dont les membres du conseil, doivent se conformer à la Directive sur les frais de déplacement, de repas et d’accueil du CGG. Les frais dûment autorisés engagés pour faciliter la conduite des affaires du gouvernement sont remboursés. Les frais des membres du conseil aux termes de la directive font l’objet d’obligations de divulgation.

18. Gestion des risques, protection en matière de responsabilité et assurances

18.1 Gestion du risque

Les ministres et les ministères doivent collaborer avec les organismes provinciaux dont ils sont responsables pour assurer une gestion efficace des risques et rendre des comptes à ce sujet. Le ministère et l’organisme se réunissent pour discuter des risques élevés et des plans d’action, y compris l’orientation sur les mesures correctives.

Il incombe au président, au nom du conseil d’administration, de veiller à l’élaboration d’une stratégie de gestion des risques pour l’organisme, conforme à la DON ainsi qu’à la Directive sur la gestion globale des risques et au processus de gestion des risques de la FPO.

L’organisme doit s’assurer que les risques auxquels il est exposé sont gérés de manière appropriée.

18.1.1 Gestion des risques liés à l’IA

Le président, au nom du conseil d’administration, et par l’intermédiaire du directeur général, doit s’assurer que la gestion des risques liés à l’IA est entreprise et cadre avec les principes et les exigences de la Directive sur l’utilisation responsable de l’IA.

L’organisme met en œuvre la gestion des risques liés à l’IA conformément aux exigences énoncées à l’article 6.3 de la Directive sur l’utilisation responsable de l’IA.
1. L’organisme assure la gestion des risques technologiques d’une manière documentée et appropriée.
2. L’organisme détermine les menaces et les risques, évalue leurs conséquences potentielles, leur gravité et leur probabilité, et documente les risques et les mesures prises pour y répondre.
L’organisme s’assure qu’un processus opérationnel existe pour que les cadres responsables documentent leurs efforts actuels pour traiter (résoudre, atténuer ou accepter) les risques tout au long du cycle de vie de la technologie.
L’organisme publie une liste des cas d’utilisation de l’IA dans le cadre du plan d’activités.
L’organisme fait le suivi et rend compte tous les trimestres des menaces sur les TI et des risques et vulnérabilités de la technologie, ainsi que des efforts de traitement des risques associés. Il s’agit de rendre compte des cas d’utilisation de l’IA et de la gestion des risques associés.
L’organisme s’assure que les systèmes informatiques peuvent satisfaire les exigences de confidentialité, d’intégrité et de disponibilité de toute l’information et que les systèmes peuvent protéger ou éliminer adéquatement l’information en fonction de son niveau de sensibilité.

18.2 Protection en matière de responsabilité et assurances

La responsabilité est traitée dans les articles 13.1, 13.2 et 13.3 de la Loi sur RIAO.
RIAO est protégée par le Programme de responsabilité civile – dossiers généraux et circulation routière (PRC-DGCR) du gouvernement de l’Ontario contre les réclamations de tiers pour blessures corporelles, préjudices personnels, dommages aux biens et préjudices imputables à la publicité.

19. Conformité et mesures correctives

Une communication ouverte et uniforme entre les organismes provinciaux et leur ministère responsable contribue à faire en sorte que les priorités et l’orientation du gouvernement soient clairement comprises et aide à gérer les risques ou les problèmes à mesure qu’ils surviennent.
Au cours de la surveillance, des situations qui nécessitent des mesures correctives peuvent survenir. Les mesures correctives sont les mesures prises pour remédier à la non-conformité à la présente directive. Les mesures correctives aident les organismes à produire les extrants ou les résultats souhaités et à respecter les modalités établies par la présente directive.
Si un ministère prend des mesures correctives, celles-ci doivent être de nature progressive et proportionnelle au risque associé au degré de non-conformité. Le degré de mesure corrective ne doit être augmenté que si la non-conformité de l’organisme persiste. Il importe que les ministères documentent toutes les mesures prises et fournissent en temps opportun des communications claires au président ou aux cadres supérieurs de l’organisme concernant les mesures correctives potentielles. Ces communications peuvent comprendre des lettres de directives du ministre responsable ou du président du Conseil du Trésor, au besoin.
Avant de prendre des mesures correctives plus sévères, les ministères doivent consulter le SCT et un avocat.

20. Date d’entrée en vigueur, durée et examen périodique du PE

Le présent PE entre en vigueur à la date de sa signature par le ministre en tant que dernière partie à l’exécuter (« date d’entrée en vigueur d’origine ») et reste en vigueur jusqu’à ce qu’il soit résilié ou remplacé par un nouveau PE signé par les parties.
Une copie signée du PE ou de tout PE subséquent doit être transmise au secrétaire du Conseil du Trésor ou au Conseil de gestion du gouvernement, au plus tard sept jours civils après sa signature.
Si un nouveau ministre, sous-ministre, président ou directeur général (ou son équivalent) d’un organisme provincial régi par un conseil d’administration entre en fonction, la nouvelle personne nommée doit examiner et signer le présent PE au plus tard dans les quatre mois suivant la nouvelle nomination.

21. Signatures

Version originale signée par :

L’honorable Trevor Jones, ministre de l’Agriculture, de l’Alimentation et de l’Agroentreprise, le 6 août 2025.

Nevin McDougall, président, Recherche et innovation agricoles Ontario (RIAO), le 30 juillet 2025.

John M. Kelly, sous-ministre, ministère de l’Agriculture, de l’Alimentation et de l’Agroentreprise, le 29 juillet 2025.

Greg Wootton, directeur général, RIAO, le 30 juillet 2025.

22. Annexe 1 : Protocole de communications publiques (modèle et exigences minimales)

Objectif

Le protocole de communication établit un cadre de collaboration entre le ministère et RIAO sur les possibilités de communication publique menées par RIAO.

Le protocole de communications s’applique à la fois à la mise en place du mandat de RIAO prévu par la loi et à la promotion du travail qu’il accomplit. Il soutiendra également le ministre dans son obligation de rendre compte à l’Assemblée législative et au Conseil des ministres pour les mêmes motifs.

Définitions

« communications publiques » : tout élément communiqué au public, directement ou par l’entremise des médias, sous les formes suivantes :
- orale, par exemple un discours, une présentation publique ou une interview qui sera diffusée;
- imprimée, comme un rapport sur support papier;
- sous forme électronique, comme l’affichage sur un site Web;
- la publicité payée, comme une campagne numérique ou imprimée.
« question litigieuse » : une affaire qui est, ou dont on peut raisonnablement s’attendre à ce qu’elle soit, sujette à discussion au sein de l’Assemblée législative ou auprès du public, ou qui sera vraisemblablement source de questions adressées au ministre ou au gouvernement. Une question litigieuse peut être soulevée par :
- des membres de l’Assemblée législative;
- des membres du public;
- les médias;
- des intervenants;
- les partenaires en prestation de services.
L’organisme se conforme à la directive sur l’identification visuelle du CT/CGG.
Le ministère et l’organisme nomment des personnes « responsables » des communications publiques.
- Le responsable ministériel est le directeur des communications.
- Le responsable pour l’organisme est le directeur général.
Dans le cadre de ce protocole, les communications publiques sont réparties en trois catégories :
- Réponses aux médias ou communiqués de presse liés aux activités quotidiennes de l’organisme et à ses programmes qui n’ont pas de répercussions directes pour le ministère ou le gouvernement ou qui ne peuvent pas être considérés comme une priorité du gouvernement.
  - Les réponses proposées aux médias, les communiqués de presse ou d’autres produits de communication doivent être communiqués au responsable de manière appropriée et opportune (par exemple, tous les jours), qui les transmettra s’il y a lieu à d’autres personnes du ministère.
  - Remarque : Les annonces relatives au financement ne sont pas considérées comme des activités courantes et doivent être mises dans la catégorie B. Les éléments litigieux doivent être mis dans la catégorie C.
- Produits et plans de communication, contenu de médias numériques et sociaux où les messages provinciaux ou ministériels sur les priorités du gouvernement permettant de rehausser la visibilité de l’organisme ou du gouvernement, ou de procurer à un gouvernement local des occasions de faire des annonces.
  - En ce qui concerne tous les éléments non litigieux qui pourraient susciter l’intérêt des médias, le responsable pour l’organisme informe le responsable ministériel des plans et produits de communication à venir au minimum trois (3) jours à l’avance.
  - En ce qui concerne les éléments non litigieux qui offrent des occasions de faire passer un message au gouvernement ou qui concernent des annonces de financement, l’organisme doit également demander l’approbation des communications sept (7) jours avant la date requise.
  - L’approbation définitive doit être accordée par le Bureau du ministre et sera transmise par l’entremise du responsable ministériel. Si l’organisme ne reçoit pas les commentaires ou l’approbation du Bureau du ministre ou du responsable ministériel dans les quarante-huit (48) heures suivant la date à laquelle l’élément doit être publié, l’organisme doit organiser un suivi, en notant qu’il procédera en conséquence.
  - Les réponses aux médias non litigieuses doivent être communiquées au responsable ministériel de manière appropriée et opportune (par exemple, tous les jours), qui les transmettra s’il y a lieu à d’autres personnes du ministère. Les réponses aux médias litigieuses suivent le processus prévu ci-dessous.
- En ce qui concerne les questions litigieuses, les réponses aux médias et les communiqués pouvant avoir une incidence directe sur le ministère ou le gouvernement, ou qui sont susceptibles de conduire à des demandes de renseignements auprès du ministre ou du gouvernement de l’Ontario.
  - Le responsable pour l’organisme avisera immédiatement son homologue ministériel dès qu’il sera au courant de la question et avisera simultanément le Bureau du ministre. Le responsable ministériel peut aussi aviser l’organisme de questions litigieuses qui nécessitent son attention. L’organisme fournira toute l’information contextuelle requise sur la question au responsable ministériel, qui veillera à ce qu’une note sur la question litigieuse soit rédigée.
  - L’organisme doit obtenir l’approbation du ministère avant de diffuser les réponses aux médias ou les communiqués de presse appartenant à cette catégorie. Le responsable pour l’organisme fournira les réponses aux médias ou les communiqués de presse au responsable ministériel qui amorcera le processus d’approbation au ministère.
  - L’approbation finale pour la diffusion des réponses aux médias et des communiqués de presse appartenant à cette catégorie doit être fournie par le Bureau du ministre.
Publicité
- Pour répondre aux exigences à long terme de la planification de la publicité, l’organisme remet au ministère son plan de marketing annuel trois (3) mois avant la date de début de la campagne (au cours de l’exercice financier de l’organisme).
- L’organisme communique les documents des campagnes au ministère au moins deux (2) semaines avant d’informer les partenaires créatifs ou des médias de l’organisme. Le ministère doit s’assurer du respect des objectifs et des messages de la campagne.
- Le Bureau du ministre du ministère pourra examiner le matériel publicitaire et les campagnes.
- Les messages et les créations finales doivent être communiqués au ministère au moins deux (2) semaines avant le lancement de la campagne publicitaire.

23. Annexe 2 : Services de soutien administratif ou organisationnel

La liste suivante contient des exemples de services de soutien fournis par le gouvernement de l’Ontario, le directeur général et le secrétariat de RIAO.

Administration et gestion financières, incluant sans s’y limiter, des rapports financiers internes et externes, y compris les états financiers vérifiés, les rapports complets de consolidation, des analyses, des avis sur les comptes créditeurs, débiteurs et des conseils techniques, les achats, le service central du courrier, le paiement des impôts et dépenses connexes, et la gestion des dossiers.
Logistique et coordination de toutes les réunions de RIAO et liaison avec les membres du conseil d’administration.
Surveillance des ententes de financement, des programmes de recherche, de la gouvernance, de la production des rapports internes, des immobilisations corporelles et de l’infrastructure de RIAO.
Aide à la préparation du PE, du plan d’activités, du rapport annuel de RIAO et d’autres rapports, selon les besoins.
Services d’informatique et de télécommunications : conseils, consultation et soutien.
Vérification interne : vérifications de la conformité financière, de la gestion, des ressources humaines et des systèmes d’information, examens opérationnels et enquêtes spéciales, selon les besoins.
Services juridiques, notamment les services en lien avec la gestion des locataires et des biens.
Relations avec les intervenants, notamment les activités d’engagement et les communications.
Planification des activités.
Mesure du rendement et évaluation de programmes.
Communications et marketing.
Surveillance et gestion de tous les biens et actifs liés aux stations de recherche de RIAO.
Services du programme d’accès à l’information.
Services en français, services de traduction et d’interprétation.

Mis à jour : 09 septembre 2025

Date de publication : 03 août 2022