Aperçu et contexte
À propos de la présente boîte à outils
La présente boîte à outils a été créée par le CPRI pour résumer l'expertise accumulée après de nombreuses années passées à travailler en étroite collaboration avec les fournisseurs de services de santé mentale pour les enfants et les jeunes pour soutenir leur mise en œuvre de la suite SMEA d’interRAI. Nous avons aidé plus de 70 fournisseurs de services de l’Ontario qui utilisent notre programme de mise en œuvre fondé sur des données probantes.
La présente ressource autoguidée décrit notre approche en quatre étapes de la mise en œuvre de la suite SMEA, les enseignements tirés et les ressources élaborées en cours de route.
Les objectifs de la présente boîte à outils consistent entre autres à fournir :
- Un cadre utile pour guider les organisations qui offrent des services de santé mentale pour les enfants et les jeunes dans la mise en œuvre de la suite SMEA
- Un aperçu des éléments clés pertinents de la science de la mise en œuvre et des principes de gestion du changement
- Les enseignements tirés de plusieurs années d’expérience de la mise en œuvre de la suite SMEA
- Des ressources pratiques pour soutenir la planification et la mise en œuvre
Comment utiliser la présente boîte à outils
La présente boîte à outils couvre trois domaines de la mise en œuvre de la suite SMEA: le processus de mise en œuvre, la formation pour favoriser une utilisation efficace et l'utilisation des données de la suite SMEA pour éclairer la prise de décision clinique et organisationnelle. Dans la boîte à outils, vous trouverez :
De l’information pour éclairer et guider la prise de décision en matière de mise en œuvre
Des possibilités de remue-méninges et d’auto-évaluation
Des feuilles de travail de planification, des modèles et des liens vers d’autres ressources utiles
Des mini-scénarios et une « sagesse pratique » tirée de la vaste expérience acquise par le CPRI dans la mise en œuvre de la suite SMEA
Qui devrait utiliser la présente boîte à outils?
La présente boîte à outils est conçue pour être utilisée par le personnel des organisations qui travaillent avec des enfants et des jeunes et qui s’intéressent à la suite SMEA d’interRAI ou qui se sont engagés à la mettre en œuvre pour soutenir la prestation de services. Ceci comprend un large éventail de services tels que la santé mentale des enfants, les services de développement, les conseils scolaires, les hôpitaux, les agences de protection de l'enfance, etc.
Les leaders de la direction trouveront la boîte à outils utile pour déterminer si la suite SMEA répond ou non aux besoins de l'organisation, planifier la mise en œuvre et guider les activités de mise en œuvre.
Les leaders et les membres du personnel clinique qui contribuent aux efforts de mise en œuvre trouveront la boîte à outils utile pour guider les activités de mise en œuvre et aider les responsables de la mise en œuvre à éviter les pièges courants.
De plus, tout le personnel des organisations qui mettent en œuvre la suite peut bénéficier des différentes ressources fournies dans la présente boîte à outils.
La mise en œuvre et la suite SMEA
Pourquoi les pratiques exemplaires de la mise en œuvre sont-elles importantes?
Vous constaterez que les activités et les étapes décrites dans la présente boîte à outils sont fondées sur des données probantes concernant les pratiques exemplaires de la de mise en œuvre.
La recherche montre que sans stratégies de mise en œuvre fondées sur les pratiques exemplaires, les interventions dans les milieux des soins de santé mentale mettent environ 15 à 20 ans à devenir ne serait-ce que partiellement intégrés aux soins habituels.
Toutefois, avec l’utilisation des stratégies de mise en œuvre fondées sur les pratiques exemplaires, ce délai peut être réduit à 2 à 4 ans.
Alors que vous commencez à imaginer à quoi pourrait ressembler la mise en œuvre de la suite SMEA dans votre organisation, gardez les principes suivants à l'esprit :
- Employées seules, les lignes directrices et les politiques constituent des stratégies inefficaces pour réussir la mise en œuvre.
- Employée seule, la formation des praticiens est inefficace pour assurer la réussite de la mise en œuvre (si bien pensée ou exécutée qu’elle soit).
- Les stratégies de mise en œuvre à long terme et à plusieurs niveaux sont considérées comme la meilleure pratique pour réussir.
- Une mise en œuvre réussie est le meilleur moyen d’obtenir les résultats souhaités du programme ou de la pratique.
Quatre étapes/phases de la mise en œuvre
La mise en œuvre comprend quatre étapes qui se chevauchent. La pratique exemplaire consiste à considérer chacune de ces étapes individuellement pour réussir la mise en œuvre d’une pratique ou d’un programme. Cela facilite la planification, la gestion et l’élaboration de la pratique à mettre en œuvre.
Le CPRI a adapté ces étapes pour en faire un modèle de mise en œuvre de la suite SMEA d’interRAI dans lequel chaque phase du modèle correspond à l'une des quatre étapes de la science de la mise en œuvre :
Étape 4: Mise en œuvre complète
Caractérisée par la surveillance et la gestion des moteurs de la mise en œuvre, l’accent étant mis sur les repères de la fidélité et des résultats.
Étape 3: Mise en œuvre initiale
Nécessite un ajustement des moteurs de la mise en œuvre en fonction des besoins de l'organisation; mise en place de systèmes de données; lancement de cycles d'amélioration; et gestion du changement.
Étape 2: Installation
Nécessite l’acquisition des ressources nécessaires, la préparation du personnel au changement, ainsi que la détermination et la préparation des moteurs de la mise en œuvre.
Étape 1: Exploration
Consiste à évaluer dans quelle mesure la nouvelle pratique pourrait répondre aux besoins de l’organisation, à former une équipe de mise en œuvre et à réfléchir aux moteurs de la mise en œuvre – les facteurs dont on sait qu’ils sont liés à la réussite de la mise en œuvre (p. ex., leadership, formation, modifications du système).
Publications sur la mise en œuvre
Phase 4: Durabilité
L'accent est mis sur le maintien de l'adhésion, l'intégration de l'utilisation des outils dans les pratiques quotidiennes, le maintien de la disponibilité des ressources, ainsi que l'évaluation et la célébration des réussites..
Phase 3: Lancement et utilisation initiale
L'accent est mis sur le besoin de soutenir le personnel au fil de son apprentissage, de s'assurer que les outils sont utilisés en milieu clinique et de résoudre les problèmes si nécessaire..
Phase 2: Planification
L'accent est mis sur la mise en place d'un plan de mise en œuvre solide comprenant la planification des activités de leadership, la cartographie des processus, la gestion des risques, l'utilisation des données, la communication et la formation.
Phase 1: Engagement
L'accent est mis sur: la sélection des bons outils de la suite SMEA pour répondre aux objectifs et aux besoins de l'organisation; la création de l'équipe de mise en œuvre; l’évaluation de l'état de préparation.
Modèle adapté du CPRI
Principes clés du modèle de mise en œuvre de la suite SMEA du CPRI
Une conception fondée sur des données probantes et propre au contexte est essentielle pour assurer la crédibilité :
Le modèle de mise en œuvre du CPRI a été créé en appliquant les principes de la gestion du changement et de la science de la mise en œuvre à l’expérience unique de l’application d’un ou plusieurs outils de la suite SMEA d'interRAI à la pratique clinique dans le secteur de la santé mentale des enfants et des jeunes de l’Ontario.
L’intégration clinique est essentielle.
Le modèle reflète l'accent mis sur l'utilisation des outils de la suite SMEA soutenant avant tout le travail clinique. À chaque étape du développement de soutiens pour les organisations de mise en œuvre, nous nous sommes efforcés de rester concentrés sur la question : « Comment cela aide-t-il les enfants, les jeunes et les familles ? » Le modèle de mise en œuvre a été conçu pour garantir que les outils de la suite SMEA font partie intégrante de la fourniture de services cliniques plutôt qu'un module complémentaire prenant principalement en charge les besoins en matière de données et de rapports.
Les soutiens à l’évaluation et à la prise de décision fondée sur des données probantes sont importants :
Notre engagement envers une prise de décision fondée sur des données probantes se reflète dans ces ressources. L’un des principaux avantages de l’adoption des outils de la suite SMEA d'interRAI dans la pratique clinique est la façon dont ils favorisent la prise de décision fondée sur des données probantes pour les soins aux clients. Nous avons également créé des ressources pour aider les organisations à utiliser leurs données agrégées afin d’assurer le respect d'un engagement continu à offrir des services de qualité et à assurer la responsabilisation des programmes. Enfin, nous pensons que le processus de mise en œuvre lui-même doit être évalué.
La mise en œuvre n’est jamais « terminée » :
Les phases de la mise en œuvre ne se succèdent pas toujours de façon linéaire. Les changements dans la dotation, le financement ou la direction ou les pressions externes peuvent avoir des répercussions sur les plans les mieux élaborés. N’hésitez pas à revenir à une étape antérieure pour revoir les décisions précédentes dans le contexte actuel, puis continuez à progresser au fil des étapes. Même un changement organisationnel positif tel que l’ajout d’un nouveau programme ou d’un nouveau service peut justifier de revoir les activités de planification de la mise en œuvre pour faire en sorte que l’organisation reste sur la bonne voie.