Module 1 – phase 1 de la mise en œuvre : engagement
Objectifs du module :
Le présent module a pour but de soutenir une exploration initiale de la suite SMEA pour vous permettre de comprendre si elle répond aux besoins de votre organisation et les premières étapes de la préparation d’une mise en œuvre réussie. Avec ce module, vous :
- Examinerez en détail les outils de la suite SMEA d'interRAI.
- Déterminez les objectifs de votre organisation concernant la mise en œuvre de la suite SMEA.
- Apprendrez à créer une vision convaincante pour inspirer et guider le changement.
- Étudierez les rôles dans la mise en œuvre de la suite SMEA et apprendrez à créer une équipe de la mise en œuvre efficace.
- Découvrirez l'importance de la préparation à la mise en œuvre et apprendrez à l’évaluer pour votre organisation.
1.1 La suite SMEA d'interRAI
Il importe de comprendre la suite SMEA d'interRAI afin de pouvoir déterminer en connaissance de cause si ces outils conviennent ou non à votre organisation.
Il existe plusieurs outils différents dans la suite SMEA d'interRAI et chacun a ses propres fonctionnalités et ses propres utilisations.
Pour de plus amples informations sur la série Santé mentale des enfants et des adolescents d’interRAI, visitez www.interRAI.org.
- 1. L’outil Santé mentale des enfants et des adolescents – Dépistage
Un outil de sélection utilisé pour aider à la prise de décision et au triage. - 2. La SMEA
Une évaluation complète des besoins des enfants et des jeunes qui accèdent aux services de santé mentale. - 3. La SMEA-DD
Un outil conçu en fonction du même cadre que la SMEA mais qui est axé plus précisément sur les jeunes ayant une déficience développementale. - 4. Le complément pour adolescents
Un complément à la SMEA ou à la SMEA-DD axé sur les besoins des adolescents.
Faire correspondre les besoins de votre organisation aux évaluations de la série Santé mentale des enfants et des adolescents d’interRAI
Les questions directrices sur les diapositives suivantes vous aideront à envisager les besoins de votre organisation dans le contexte de ce que fournissent les outils interRAI.
Portée
Quelles décisions cliniques propres au client souhaitez-vous pouvoir prendre avec les renseignements que vous recueillez? Avez-vous besoin d’un bref examen des risques et des besoins aux fins du triage? Avez-vous besoin d’une évaluation complète des besoins? En règle générale, les organismes choisissent d'utiliser l’outil de dépistage de la SMEA pour l’admission/le dépistage initial, et la SMEA (ou la SMEA-DD) pour une évaluation complète aux fins de la planification du traitement et de la mesure des résultats. Cependant, certains organismes ont fait d’autres choix en fonction de leurs besoins opérationnels, par exemple en utilisant les outils complets (SMEA/SMEA-DD) à l'admission ou en utilisant l’outil de dépistage de la SMEA en tout temps. Réfléchissez aux besoins d'information de vos cliniciens et au compromis que vous souhaitez faire entre l'exhaustivité et le temps qu’il faut pour utiliser l'outil.
Population
Quelles sont les caractéristiques de la population que vous servez? Quelle est la catégorie d’âge des clients de votre organisation? Reçoivent-ils des services communautaires (ambulatoires) ou des services aux patients hospitalisés? Ont-ils des déficiences développementales? Lorsque vous consultez les informations sur interRAI.org, notez que les différents outils sont destinés à différentes catégories d'âge et à différentes populations et que certains outils ont différentes versions pour les patients hospitalisés et les services en milieu communautaire.
Format
Le processus de collecte des données d’interRAI est-il compatible avec vos ressources en personnel et vos ressources système? Votre personnel possède-t-il la formation clinique, l'expérience et la capacité nécessaires pour recueillir des renseignements d'évaluation à l'aide d'un format d'entrevue semi-structuré qui couvre un large éventail de points connus pour avoir des répercussions sur le fonctionnement des enfants et des jeunes? Avez-vous la capacité nécessaire pour obtenir un système électronique de collecte des données? Avez-vous l'intention de mettre en œuvre plus d'une évaluation de la série interRAI pour les enfants et les jeunes, et si oui, avez-vous un plan pour intégrer et agréger les données recueillies au moyen de chaque outil?
Aides à la prise de décisions
Les résultats fournis par les outils sont-ils compatibles avec vos besoins en information et vos ressources? Votre personnel clinique possède-t-il la capacité nécessaire pour utiliser des outils normalisés dans son travail quotidien, notamment en intégrant les résultats dans la planification des soins et le traitement fondé sur des données probantes? Disposez-vous de personnel qui possède une expertise en analyse des données pour gérer les données agrégées à des fins d'évaluation du programme et de production de rapports?
Pertinence du but
Les domaines au sein de chaque évaluation reflètent-ils le cadre clinique utilisé actuellement pour soutenir vos clients? Certaines évaluations sont-elles mieux adaptées à cet égard que d'autres (p. ex., la SMEA complet fournit-il des renseignements sur tous les domaines d'intérêt de votre organisation, alors que l’outil de dépistage de la SMEA n’en fournit que sur certains)? S'il manque quelque chose de pertinent pour votre organisation dans l'évaluation, les renseignements provenant de sources complémentaires (p. ex., des outils de collecte des données élaborés à l’interne) peuvent-ils combler la différence en imposant un fardeau minimal? Pour plus d’informations sur les domaines de la série interRAI pour les enfants et les jeunes, consultez le cadre des domaines du CPRI à l’annexe A ou interRAI.org.
Comprendre les principales fonctionnalités de la suite SMEA d'interRAI
interRAI fait référence au « système » de la suite SMEA pour refléter les multiples parties incluses dans une évaluation entièrement réalisée d’interRAI. Celles-ci sont :
- Un formulaire de collecte des données, c'est-à-dire l'évaluation elle-même
- Un manuel d’utilisation, nécessaire pour bien comprendre le formulaire de collecte des données
- Des « déclencheurs » intégrés pour différents algorithmes
- Des mesures du statut et des résultats
- Des guides d'analyse par domaine d'intervention ou GAD
Le CPRI a élaboré des guides d'analyse par domaine d'intervention pour les fournisseurs de soins (GAD pour les fournisseurs de services) supplémentaires
Certaines fonctionnalités clés des outils d’interRAI ne peuvent pas être modifiées sans réduire la validité et l'utilité de la suite SMEA d'interRAI. :
Fonctionnalité principale | Justification |
---|---|
Évaluation, pas questionnaire | iLes évaluations interRAI sont constituées d’éléments et de leurs définitions. Ces éléments ne sont pas conçus pour être des questions posées aux enfants, aux jeunes et à leurs familles; ils servent plutôt à fournir une structure à une évaluation clinique. |
Utilisation d’une approche à plusieurs sources lors de la réalisation des évaluations | Les outils interRAI sont conçus pour intégrer de multiples sources d’information. L'évaluation peut être réalisée sans la participation de l'enfant ou du jeune, mais plusieurs sources sont nécessaires pour assurer un examen complet des symptômes, des comportements et du fonctionnement actuels et passés. |
Accent mis sur 3 ou 7 jours pour beaucoup de points couverts par l'évaluation | sur les points où l’évaluation nécessite un compte rendu détaillé du comportement/fonctionnement récent du jeune, les périodes de rapport sont conçues délibérément pour être courtes. Il s’agit d’une approche fondée sur des données empiriques, conçue pour faciliter un rappel précis de la part des personnes qui communiquent l’information et pour que l’évaluation reste axée sur les besoins actuels du jeune. |
Utilisation de la « Date de référence de l’évaluation » | La date de référence de l’évaluation fixe les périodes de rapport propres au temps, ce qui permet de faire en sorte que l’évaluation fournisse un « instantané » cohérent des besoins du jeune. |
Pour en savoir plus sur l'utilisation des résultats (algorithmes, échelles et GAD) dans la pratique clinique, voir le Module 3 : Lancement et utilisation initiale, pages 64-70.
1.2 Comprendre les objectifs de votre organisation en matière de mise en œuvre
Pour bien commencer une initiative de mise en œuvre, il faut axer les activités sur les résultats souhaités de la mise en œuvre. Si votre examen de l’outil a confirmé que la suite SMEA répond aux besoins d’information de votre organisation, l’étape suivante consiste à déterminer explicitement les avantages attendus de son adoption dans la pratique clinique. Vous trouverez ci-dessous certains des objectifs les plus fréquemment cités par les organisations qui ont travaillé avec le CPRI pour mettre en œuvre ces outils. Lesquels vous intéressent et comment pouvez-vous utiliser ces connaissances pour guider votre organisation vers la réussite?
Améliorer le processus d’admission pour soutenir la gestion des listes d’attente et l’accès aux services
Normaliser les renseignements sur les clients dans tous les programmes et services
Fournir des données d’excellente qualité pour éclairer les décisions relatives à la planification organisationnelle
Soutenir les processus d’aiguillage externe
Soutenir une planification exhaustive des soins pour améliorer les résultats pour les clients
Soutenir l’échange de renseignements avec les partenaires
Fournir des données normalisées pour répondre aux besoins de la production de rapports
Assurer une surveillance intégrée des résultats aux fins de la prise des décisions en matière de traitement et des réunions sur les plans de soins
Fournir des données d’excellente qualité pour l’évaluation du programme
Feuille de travail : Commencez par sélectionner les outils adaptés aux besoins de votre organisation
Cette section vous donne l'occasion de réfléchir à ce que vous avez appris jusqu'à présent et à la façon dont vous pouvez l'appliquer à votre propre mise en œuvre de la suite SMEA d'interRAI. En examinant les invites, notez vos réponses et vos réflexions.
Section 1.1 : La suite SMEA d'interRAI
donne un aperçu des principales considérations lors de l’examen des évaluations. Maintenant que vous avez examiné cette section de la boîte à outils et les outils de la suite SMEA sur interRAI.org, il est temps de commencer à réfléchir aux besoins de votre organisation. Demandez-vous :
- Quel(s) outil(s) pourraient être les mieux adaptés à l’ensemble de l’organisation?
- Y a-t-il des considérations particulières pour votre service d’admission?
- Qu'en est-il des besoins propres à un programme?
La section Aperçu et contexte
résume quelques points clés sur la science de la mise en œuvre. Comment votre organisation intégrera-t-elle ces connaissances dans votre planification de la mise en œuvre? Par exemple, comment éviterez-vous d’adopter une approche trop axée sur l’établissement de lignes directrices et de politiques? Comment allez-vous vous assurer que votre organisation s’engage à réaliser un plan à long terme? Passez en revue les informations des pages 7 à 9 et prenez des notes.
1.3 Créer une vision pour la mise en œuvre d'interRAI
Une vision fait partie intégrante d’un effort de changement. Un énoncé de vision fournit une orientation et aide à motiver les personnes touchées par le changement à participer. Tenez compte des caractéristiques des visions efficaces ci-dessous pour créer la vôtre.
“…un énoncé de vision nous dit nous peint une œuvre convaincante d’un état futur souhaité. Cela peut donner envie à quiconque le lit, l'entend ou le voit de vouloir soutenir votre [organisation], travailler pour elle, lui faire un don ou en faire partie d'une autre manière. (Christina Drouin, Centre for Strategic Planning, 2001)”
Imaginable
Une vision présente une image de ce à quoi ressemblera l’avenir. La vision doit être claire, réalisable et réaliste.
Désirable
Le résultat de la vision être favorable aux intérêts à long terme des employés, des clients et des autres intervenants.
Réalisable
Une vision se compose d’objectifs réalistes et réalisables. Utilisez des objectifs SMART (spécifiques, mesurables, attribuables, réalistes et limités dans le temps).
Communicable
Une vision doit être suffisamment claire pour guider la prise de décisions, mais suffisamment succincte pour pouvoir être expliquée en moins de 5 minutes.
Ce qui fonctionne :
La meilleure façon d’amener les membres du personnel à « adopter » la mise en œuvre de la suite SMEA d'interRAI consiste à les motiver à vouloir le changement et à contribuer à réduire l’anxiété que leur cause le changement à venir.
Pour y parvenir, mettez l’accent sur les effets positifs qu’aura le changement sur la culture et sur la réussite de l’organisation.
Créer une vision efficace aide à créer un sentiment de « désir » chez les participants lors des premières étapes de la mise en œuvre.
Ce qui ne fonctionne pas :
Les visions trop analytiques ou fondées sur des données financières ne fonctionnent pas, mais celles qui sont vagues ou trop compliquées ne fonctionnent pas non plus.
Prenez garde de ne pas supposer qu'un plan linéaire, logique ou fondé sur le budget guidera de manière adéquate le comportement du personnel.
Par exemple …
« La série d'outils SMEA fournira à notre organisation une évaluation normalisée des besoins cliniques qui nous aidera à mieux comprendre les besoins et les forces des jeunes que nous soutenons. Ces outils nous permettront de surveiller l’impact de nos services grâce à des critères observables, limités dans le temps et fondés sur des données probantes. Les données de cette évaluation nous aideront également à :
- Mesurer l’amélioration chez les enfants et les jeunes que nous servons
- Comprendre qui sont ceux qui se présentent à nous pour mieux fournir des services appropriés
- Montrer l’efficacité des services que nous fournissons
- Veiller à ce que nous respections les exigences en matière de production de rapports. »
1.4 Rôles et responsabilités dans la mise en œuvre de la suite SMEA
L’expérience du CPRI dans le soutien à la mise en œuvre dans plusieurs organisations a confirmé des rôles qui améliorent régulièrement les chances de réussite de la mise en œuvre. La présente section décrit les rôles utiles. Remarque : Bon nombre de ces points sont abordés plus en détail plus loin dans la boîte à outils (p. ex., les besoins de formation).
Rôle et responsabilités | Temps nécessaire estimé | Ressources optimales | Exigences suggérées | Expérience recommandée |
---|---|---|---|---|
Champions de l’utilisation des outils Soutenir l’utilisation quotidienne des outils et favoriser l’adhésion du personnel et la résolution des problèmes. Les tâches courantes comprennent la mise en œuvre d'initiatives de mobilisation du personnel, la collaboration avec les évaluateurs et d'autres membres du personnel pour soutenir l'utilisation des données d’interRAI et la fourniture de mises à jour à la direction. Ce sont souvent des évaluateurs, des formateurs et des décideurs. | Soutien à la mise en œuvre et à l'utilisation des outils : 4 à 16 heures par semaine (selon les besoins de l'organisation). | Temps protégé à consacrer à la mise en œuvre et accès au personnel et à la direction. | Achèvement de la formation, pouvoir décisionnel pour planifier et mettre en œuvre des initiatives visant à améliorer la mobilisation du personnel. | Expérience clinique, expérience de la réalisation d'évaluations interRAI ou expérience de la supervision d'évaluateurs. |
Administrateur(s) du site Responsable de la gestion des comptes, du soutien logiciel et de l'analyse des données. Ses tâches courantes comprennent l'approbation de l'accès externe aux évaluations dans le logiciel, la gestion des comptes dans le logiciel, la gestion des évaluations dans le logiciel et l'analyse des données. Remarque : Le nombre de rôles d'administrateur de site peut varier en fonction de la taille de l'organisation, de la solution logicielle de la suite SMEA utilisée par votre organisation et des ressources de TI disponibles. | Formation initiale : 1 heure Fonctions d’administration du site : Le temps consacré chaque semaine variera en fonction du volume et du besoin des évaluateurs. | Accès à Internet, à l’ordinateur, au téléphone et au courriel. | Achèvement d'une formation liée aux tâches du rôle | Expérience du soutien de l'utilisation de systèmes électroniques (y compris le dépannage), de l'assurance de la qualité et de la gestion des données. |
Évaluateurs Réaliser les évaluations de la suite SMEA pour les clients. Les tâches courantes consistent entre autres à passer en revue plusieurs sources d'information (p. ex., examen des dossiers, entrevue avec la famille), à réaliser une version électronique de l'évaluation et à utiliser les résultats de l'évaluation pour la prise de décision clinique. Remarque : Il est fortement recommandé que les évaluateurs participent si possible aux activités d’une communauté de pratique (CDP) des évaluateurs. | Formation initiale : 1 à 3 jours de formation des évaluateurs selon l'instrument interRAI. Évaluation : 45 à 120 minutes pour réaliser une évaluation de la suite SMEA (selon l'outil utilisé et la complexité du cas). Autre : environ 2 heures par trimestre consacrées au développement des compétences grâce à la participation aux activités de la communauté de pratique. Environ 1 heure par trimestre consacrée au renforcement des compétences par la supervision ou au moyen d’une formation d’appoint. | Internet, ordinateur, téléphone et accès au manuel publié pour les instruments pertinents de la suite SMEA. | Réussite de la formation d’évaluateur et démonstration de la compétence. | Des compétences en informatique, un diplôme ou un grade axé sur l'enfance et la jeunesse et au moins 2 années d'expérience clinique de la prestation de services de santé mentale sont recommandés. |
Formateurs Former le personnel clinique à l’utilisation des outils interRAI. Les tâches courantes comprennent la fourniture d'une formation conformément aux exigences du programme d'études et la participation à une communauté de pratique des formateurs. Remarque : Il est fortement recommandé aux formateurs de participer si possible aux activités d’une communauté de pratiques des formateurs (CDP). | Formation des formateurs : 1 à 3 jours de formation des formateurs ,selon l'instrument interRAI. Prestation de la formation: 1 à 3 jours par séance de formation selon l'outil. Selon les besoins, le formateur peut également avoir besoin de planifier et d’offrir des séances d’appoint adaptées aux besoins de développement des compétences de l'organisation. Autre: environ 2 heures par trimestre pour le renforcement des compétences grâce à la participation aux activités de la communauté de pratique. | Matériel du programme de formation et tous les matériels des évaluateurs. | Réussir la formation d'évaluateur avant de participer à la formation des formateurs. Réussite de la formation des formateurs. | Exigences relatives aux évaluateurs. Il est recommandé d’avoir acquis une expérience pratique en réalisant les évaluations de la suite SMEA avec des enfants, des jeunes et des familles avant de dispenser une formation d'évaluateur. |
Leadership Fournit un soutien et une orientation pour l’utilisation des évaluations de la suite SMEA d'interRAI au sein de l’organisation. Les leaders doivent soutenir explicitement la mise en œuvre. | Examiner les mises à jour et assurer la liaison avec l'équipe de la mise en œuvre : 2 heures par mois | Temps à consacrer à l’examen de la mise en œuvre et à la prise de décision. | Au gré de l’organisation | Idéalement, certains membres de l’équipe de direction auront une formation clinique pour apporter une contribution clinique aux nouvelles décisions et aux nouveaux processus et pour mieux comprendre les questions ou les préoccupations d’ordre clinique. |
Autres membres du personnel clinique (c.-à-d. qui ne sont pas des évaluateurs) : Utiliser les résultats de l'évaluation interRAI pour élaborer des plans de soins des clients, effectuer des aiguillages et faciliter les décisions concernant le triage. | Formation : séance de 3 heures axée sur la compréhension de la manière d'utiliser les résultats d'évaluation dans la pratique clinique ou d’en discuter. | Accès aux évaluations interRAI réalisées et aux extrants. | Au gré de l’organisation | Au gré de l’organisation |
Créer votre meilleure équipe de la mise en œuvre
La réussite de la mise en œuvre dépend de l’efficacité de l’équipe de la mise en œuvre. Cette équipe planifie les détails de la mise en œuvre et aide à informer, préparer et soutenir toutes les personnes qui seront touchées par la mise en œuvre des outils de la suite SMEA d'interRAI. L'équipe s'assure que la mise en œuvre est bien définie et que les objectifs de chaque étape de la mise en œuvre sont atteints. Cette équipe doit être composée de personnes qui possèdent le temps et l’expertise nécessaires pour participer au travail en cours et relever les défis de la mise en œuvre.
La création d’une équipe de la mise en œuvre de la suite SMEA d'interRAI peut avoir lieu au niveau organisationnel ou régional (interorganisationnel). Que votre organisation entreprenne ce changement individuellement ou avec des partenaires, il importe que la stratégie de mise en œuvre soit fondée sur des principes d'inclusivité, de collaboration et de prise de décision partagée.
Lisez la suite pour plus de détails sur ce que fait une équipe de la mise en œuvre de la suite SMEA et savoir qui devrait faire partie de l'équipe et comment commencer.
Fonctions clés de l'équipe :
- S’efforcer d’harmoniser les initiatives tant à l’interne (par exemple avec le plan stratégique de l’organisation) qu’à l’externe (par exemple avec les objectifs d’un ministère ou d’un conseil scolaire).
- Viser à éliminer les obstacles et à interrompre les efforts inefficaces.
- S'appuyer sur les ressources et les forces actuelles de l'organisation (par exemple, les soutiens à l’encadrement, les processus, les procédures de collecte des données déjà en place).
- Faciliter la communication avec les intervenants. Ceci comprend, sans toutefois s'y limiter : les familles, les membres de la communauté, les responsables des politiques et les autres équipes de la mise en œuvre.
L’équipe de la mise en œuvre doit être composée d’au moins 3 à 5 membres ayant différents rôles. Les membres doivent avoir des compétences (p. ex., en leadership) et des connaissances (p. ex., être familiarisé avec la science de la mise en œuvre, connaître les efforts de mise en œuvre passés de l'organisation) pour assurer la mise en œuvre.
Lors de la planification de la composition de votre équipe de la mise en œuvre, tenez compte des éléments suivants :
Idéalement, une équipe de la mise en œuvre d’interRAI devrait comprendre des membres ayant :
- Un pouvoir décisionnel, par exemple les gestionnaires ou les responsables de discipline
- Un rôle actuel dans la prestation de soins directs
- Une expertise dans des domaines non cliniques connexes tels que l'assurance de la qualité, les technologies de l'information et la protection des renseignements personnels.
- Une expérience d'autres initiatives de mise en œuvre
- Une compréhension du climat et des nuances de l’organisation
- Et comprendre un représentant des jeunes et/ou des familles.
Envisagez également de faire partîciper les personnes qui :
- Expriment un intérêt pour la mise en œuvre d’interRAI ou se portent volontaires pour l’appuyer
- Ont de solides compétences en communication
- Sont en position de confiance ou d’autorité (des champions potentiels!)
- Ont une expérience de l’interaction avec différents intervenants qui seront touchés par la mise en œuvre des outils interRAI tels que les familles ou le conseil d'administration.
Liste de vérification : trois éléments à prendre en compte lors de la création de votre équipe de la mise en œuvre
1. Avez-vous les compétences et les connaissances nécessaires à la table?
- Compréhension des voies d’aiguillage et des objectifs du programme
- Compréhension des besoins d'information à des moments précis du service (tels que la prise de décision clinique, l'évaluation du programme, la production de rapports)
- Compréhension des besoins de technologie de l’information de l’organisation et de ses besoins/capacités en matière d’information électronique
- Compréhension des besoins des intervenants
- Compréhension des pressions en matière de formation, telles que les contraintes de planification
- Compréhension des exigences en matière de formation et des besoins opérationnels tels que les normes d'accréditation
- Compréhension des exigences organisationnelles en matière de données et expertise en analyse des données
2. Les rôles, responsabilités et tâches de l'équipe ont-ils été documentés?
- Les attentes générales des membres ont-elles été clarifiées? Par exemple, à quelle fréquence l’équipe se réunira-t-elle? Qui la présidera? Combien de temps durera l'adhésion?
- Des tâches bien précises ont-elles été déterminées? Exemples : coordination de la formation, garantie du respect de la législation sur la protection de la vie privée, intégration avec la politique organisationnelle, évaluation.
- A-t-on indiqué clairement quelles sont les tâches auxquelles il vaut mieux que l’ensemble de l’équipe de la mise en œuvre travaille et quelles sont celles qui conviennent mieux à un « groupe de travail »?
- Le rôle de chaque personne a-t-il été documenté et approuvé?
3. Votre plan peut-il être maintenu pendant la durée de l’effort de mise en œuvre?
- Sait-on que la mise en œuvre est un effort pluriannuel et que certains aspects de l'équipe peuvent changer (composition, fréquence des réunions), mais que l'engagement général à réaliser l'effort doit être maintenu?
- Avez-vous déterminé des mesures de soutien telles que le remplacement ou la réduction de la charge de travail clinique pour soutenir les membres du personnel qui participent au travail de l'équipe de la mise en œuvre ou des groupes de travail?
Ces mesures de soutien ont-elles été documentées? - Existe-t-il un plan pour réévaluer régulièrement les rôles, les responsabilités, les tâches et la composition de l’équipe de la mise en œuvre? Par exemple, examen trimestriel ou annuel.
1.5 Préparation au changement
La préparation au changement est un élément essentiel à la réussite de la mise en œuvre. La préparation est un terme utilisé pour décrire l’état de préparation collective à l'adaptation au changement dans le contexte d'une organisation ou d'une équipe. La préparation au changement reflète un engagement commun à mettre en œuvre le changement et une croyance en la capacité de l'organisation à le faire.
La préparation comporte trois éléments principaux :
- Motivation pour adopter la nouvelle pratique
- Capacité générale – la capacité de changement générale de l’organisation, comme la disponibilité de l’expertise et une culture réceptive
- Capacité propre à l’intervention – les conditions humaines, techniques et physiques nécessaires à la mise en œuvre de la pratique
“L’incapacité à établir une préparation suffisante explique la moitié de tous les échecs des efforts de changement organisationnel à grande échelle. (Kotter, 1995)”
À faire : Auto-évaluation de l’état de préparation
Une mesure importante des premières étapes du lancement d’un effort de mise en œuvre d’interRAI consiste à réaliser l’auto-évaluation de l’état de préparation, qui se trouve à la page suivante.
Qu'est-ce que c'est?
Une série de questions conçues pour vous aider à comprendre la mesure dans laquelle votre organisation est prête à mettre en œuvre un ou plusieurs outils de la suite SMEA d'interRAI. Les questions de l’évaluation correspondent aux trois composantes de la préparation organisationnelle (motivation, capacité générale et capacité propre à l'intervention). Remarque : L’évaluation a été élaborée par le CPRI en fonction des résultats de recherche publiés, mais sa fiabilité ou sa validité n'a pas été vérifiée.Qui devrait l’effectuer?
L’évaluation peut être effectuée par un ou plusieurs membres du personnel de votre organisation. Si votre organisation a formé une équipe de la mise en œuvre d’interRAI, la coordination de la réalisation de l’évaluation constituerait un premier effort approprié pour un ou plusieurs membres de ce groupe.Pourquoi est-ce important?
Cette étape constituera la base de l’ensemble du processus de mise en œuvre. L’évaluation peut mettre en évidence des obstacles possibles et les points sur lesquels il y a des besoins particuliers et permettre de faire en sorte que les efforts soient axés sur les domaines prioritaires pour votre organisation. Cela vous donnera l’occasion d'apporter des modifications qui augmenteront considérablement les chances de réussite de vos efforts de mise en œuvre de la suite SMEA!
Auto-évaluation : votre organisation est-elle prête pour la mise en œuvre de la suite SMEA?
Répondez aux questions suivantes en utilisant les réponses proposées. Notez toutes les pensées et idées qui vous viennent à l’esprit au fur et à mesure. Consultez le guide pour interpréter et utiliser ces résultats à la page suivante.
Oui | Peut-être | Non | Motivation |
---|---|---|---|
Avez-vous clairement défini le besoin qui incite votre organisation à envisager de mettre en œuvre la suite SMEA? | |||
Si oui, comprenez-vous clairement comment vous vous attendez à ce que la suite SMEA réponde à ce besoin? | |||
Ce changement est-il une priorité pour votre organisation? | |||
Croit-on que ce changement est nécessaire et possible au sein de la direction? | |||
Croit-on que ce changement est nécessaire et possible au sein du personnel qui fournit des soins directement? | |||
Croit-on que ce changement est nécessaire et possible chez les intervenants? | |||
Comprenez-vous bien l’état final souhaité? (c'est-à-dire à quoi ressemblerait une mise en œuvre « réussie »?) | |||
Le personnel/les dirigeants pensent-ils que les outils de la suite SMEA constitueront une amélioration par rapport à l'état actuel ou à d'autres options? |
Oui | Peut-être | Non | Capacité générale |
---|---|---|---|
Les dirigeants ont-ils une expérience ou une connaissance des principes de gestion du changement? | |||
En général, votre culture organisationnelle actuelle est-elle axée sur l'acceptation du changement? | |||
De manière générale, diriez-vous que le personnel a actuellement la capacité d’apprendre une nouvelle façon de faire son travail? Certains facteurs qui peuvent vous amener à répondre « non » comprennent : un taux de stress et de surmenage élevé, une attitude négative envers le leadership, trop de changements récents qui ont entraîné une « lassitude face au changement ». | |||
De manière générale, diriez-vous que les dirigeants ont actuellement la capacité de diriger le personnel dans le cadre de cet effort de changement? Certains facteurs qui peuvent vous amener à répondre « non » comprennent : un taux de renouvellement élevé au sein de la direction, la réticence à faire participer le personnel à la prise de décision, un taux de stress et de surmenage élevé, une « lassitude face au changement ». | |||
Votre organisation dispose-t-elle actuellement de systèmes efficaces pour embaucher, former et maintenir en poste le personnel? | |||
Votre organisation dispose-t-elle actuellement d'une expertise et d'une capacité en matière de collecte, d'analyse et d'évaluation des données? |
Oui | Peut-être | Non | Capacité générale |
---|---|---|---|
Les dirigeants ont-ils une expérience ou une connaissance des principes de gestion du changement? | |||
En général, votre culture organisationnelle actuelle est-elle axée sur l'acceptation du changement? | |||
De manière générale, diriez-vous que le personnel a actuellement la capacité d’apprendre une nouvelle façon de faire son travail? Certains facteurs qui peuvent vous amener à répondre « non » comprennent : un taux de stress et de surmenage élevé, une attitude négative envers le leadership, trop de changements récents qui ont entraîné une « lassitude face au changement ». | |||
De manière générale, diriez-vous que les dirigeants ont actuellement la capacité de diriger le personnel dans le cadre de cet effort de changement? Certains facteurs qui peuvent vous amener à répondre « non » comprennent : un taux de renouvellement élevé au sein de la direction, la réticence à faire participer le personnel à la prise de décision, un taux de stress et de surmenage élevé, une « lassitude face au changement ». | |||
Votre organisation dispose-t-elle actuellement de systèmes efficaces pour embaucher, former et maintenir en poste le personnel? | |||
Votre organisation dispose-t-elle actuellement d'une expertise et d'une capacité en matière de collecte, d'analyse et d'évaluation des données? |
Oui | Peut-être | Non | Capacité propre à la SMEA |
---|---|---|---|
Votre organisation dispose-t-elle actuellement des ressources suivantes? | |||
Personnel qui assure la prestation de soins directs et qui répond aux critères auxquels il est recommandé que les évaluateurs de la SMEA satisfasse? (c'est-à-dire, au moins deux années d'expérience dans un rôle du domaine de la santé mentale des enfants/adolescents) | |||
Personnel qui assure la prestation de soins directs et qui a accès à des ordinateurs, à Internet et à un système électronique d'information sur les clients et qui sait les utiliser? | |||
Des systèmes de formation et de mentorat en place qui peuvent répondre aux besoins de formation et de compétences relativement à la suite SMEA (OU être adaptés pour y répondre)? | |||
Des politiques et procédures qui facilitent l'utilisation des évaluations de la suite SMEA, OU le désir d'adapter des politiques et des procédures pour faciliter l'utilisation du ou des nouveaux outils? | |||
Du personnel capable de promouvoir l’initiative ET un soutien organisationnel pour celui-ci, comme des remplaçants ou une réduction de la charge de travail clinique? | |||
Un consensus entre la direction et le personnel clinique et une vision commune de l’utilisation de la suite SMEA? |
Interprétation et utilisation des résultats de l'auto-évaluation de l'état de préparation
Une fois l'auto-évaluation de l'état de préparation terminée, ces renseignements peuvent être utilisés pour :
1. Déterminer l’état de préparation général de l’organisation pour la mise en œuvre de la suite SMEA
- Y a-t-il un nombre important de questions auxquelles la réponse est « Non »?
- Pour les réponses « Non », y a-t-il des mesures qui peuvent être mises en place dans le cadre de l'effort de mise en œuvre, ou s'agit-il de facteurs qui seraient difficiles à modifier (en particulier, les facteurs de la section « Capacité générale », tels qu’un taux élevé de renouvellement de la direction ou de surmenage du personnel)?
Il n’est pas rare de trouver des domaines dans lesquels l’organisation n’est pas préparée.
2. Déterminer les points forts et les besoins.
- Parmi les facteurs de préparation dont il a été déterminé qu’ils étaient présents, lesquels peuvent être mis à contribution à court terme pour lancer l'effort de mise en œuvre (comme la présence de champions, une vision commune) et pour soutenir les efforts de mise en œuvre (comme une infrastructure de formation solide, une expertise en matière d'analyse et d'évaluation des données)?
- Parmi les facteurs dont il a été déterminé qu’ils étaient « Peut-être » ou « Partiellement » en place, que peut-on faire pour que la réponse devienne « Oui »?
- Pour quels facteurs a-t-on déterminé qu’il y avait un besoin et comment les capacités peuvent-elles être renforcées dans ces domaines?
3. Définir des priorités et s’entendre sur l’état de préparation.
- Parmi les trois composantes de la préparation, y en a-t-il une pour laquelle le besoin est plus grand que pour les autres? Si tel est le cas, il pourrait être judicieux de concentrer les efforts sur ce point avant de poursuivre la mise en œuvre.
- Envisagez de partager un résumé global des résultats de l’évaluation de l’état de préparation avec le personnel et les intervenants pour les faire participer à la résolution des problèmes et à l’établissement des priorités.
Mini-scénario 1
L’équipe de la haute direction de l’organisation A (y compris le directeur général et les gestionnaires du programme clinique) s’est réunie pour discuter de l’utilisation des instruments de la suite SMEA. Au préalable, ils avaient examiné une trousse de mise en œuvre comprenant un échantillon des instruments de la suite SMEA, un modèle de rapport sur les résultats et des échantillons de ressources d'aide à la prise de décision clinique qui accompagnent les instruments. Les gestionnaires avaient déjà effectué l'auto-évaluation de l'état de préparation et les résultats étaient également inclus dans la trousse de préparation à la lecture. Les objectifs de cette réunion étaient :
- De passer en revue les facteurs de préparation de l’organisation
- De discuter des objectifs et de la vision de l’organisation
- De déterminer quels autres membres du personnel pourraient faire partie de l'équipe de la mise en œuvre
- De déterminer quels instruments de la suite SMEA, le cas échéant, seraient les mieux adaptés
L’organisation A est une organisation du domaine de la santé mentale des enfants qui prévoit mettre en œuvre la série d’outils SMEA. Sa clientèle est principalement composée d'enfants de moins de 12 ans atteints de problèmes de santé mentale, bien qu’elle ait récemment commencé à fournir également des services aux enfants ayant reçu un diagnostic d’autisme. La haute direction a réuni un petit groupe de gestionnaires de programme pour commencer le processus de détermination des prochaines étapes de la mise en œuvre de la suite SMEA.
Après avoir examiné les résultats de leur auto-évaluation de l’état de préparation, les membres de l’équipe ont reconnu la nécessité de ce changement et son statut prioritaire. Du point de vue des ressources, certains points forts et certaines préoccupations ont été cernés. L'organisation comptait plusieurs intervenants auprès des enfants et des jeunes et plusieurs travailleuses sociales et travailleurs sociaux qui étaient très aptes à devenir évaluateurs/formateurs, ainsi qu'un analyste des données pouvant assurer l'administration du site. Tout le personnel avait accès à la technologie requise.
Certains craignaient que certains membres du personnel clinique ne résistent au changement en raison de problèmes de charge de travail. L'équipe a convenu que la sélection des champions sera essentielle à la réussite.
L’équipe a déterminé en collaboration les objectifs de l’organisation A : normaliser les renseignements sur les clients, améliorer la gestion de l’établissement des priorités et des listes d’attente, utiliser des données probantes pour soutenir l’élaboration d’un plan de traitement et utiliser une évaluation normalisée pour fournir des données indispensables pour mieux comprendre les besoins des clients et répondre aux exigences en matière de production de rapports. Il a été convenu que ces objectifs allaient définir l’énoncé de la vision.
Dans un premier temps, l'équipe s'est concentrée sur la détermination des rôles et des responsabilités pour choisir les personnes qui devraient être invitées à faire partie de l'équipe de la mise en œuvre. Il a été déterminé que plusieurs membres du personnel étaient des champions potentiels. On s'est également demandé s'il serait utile de faire participer à la mise en œuvre les membres du personnel dont on s’attend à ce qu’ils soient plus résistants que les autres au changement afin de renforcer l'adhésion.
L'examen des outils a indiqué que les séries SMEA et SMEA-DD seraient adéquates compte tenu des changements survenus récemment dans l'orientation des services. Cependant, l'équipe a décidé d'attendre de tenir des discussions plus approfondies avec le groupe de la mise en œuvre en général après sa création pour assurer la participation du personnel clinique.
Réflexion sur le mini-scénario 1 : Questions d’orientation
- Dans quelle mesure l’organisation est-elle prête à aller de l’avant?
- Quel pourrait être le texte de l'énoncé de la vision?
- Quel risque pose le fait d’avoir un énoncé de la vision peu clair?
- Quelles sont les personnes qui conviendraient le mieux à l’équipe de la mise en œuvre : celles qui sont des champions naturels ou celles dont l'adhésion nécessitera des efforts?
- Qui est le mieux placé pour déterminer quels outils conviennent le mieux à une organisation?
- L'équipe a-t-elle reconnu adéquatement la nécessité de disposer de stratégies de gestion du changement?
Liste de vérification des actions de la phase 1
Déterminer sur quelles évaluations et quels programmes ou services de la suite SMEA l’effort de mise en œuvre sera axé
- Tenez compte des besoins de votre organisation : quels changements positifs espérez-vous que la mise en œuvre apportera?
- Consultez les renseignements sur la suite SMEA dans al présente boîte à outils et sur www.interRAI.org.
- Déterminez quels programmes ou services mettront en œuvre les évaluations.
Créer une équipe de la mise en œuvre de la suite SMEA
- Recrutez des personnes qui possèdent les compétences et les connaissances nécessaires à la mise en œuvre de la suite SMEA.
- Convenez des rôles, des responsabilités et des tâches de l'équipe de la mise en œuvre et documentez-les.
- Prenez des mesures pour faire en sorte que l'équipe de la mise en œuvre puisse fonctionner pendant toute la durée de l'effort de mise en œuvre, notamment en fournissant les ressources nécessaires et en planifiant pour assurer la durabilité.
- Créer des groupes de travail initiaux si nécessaire.
Créer une vision et sélectionner les champions du projet
- Sélectionnez et mobilisez les champions. Sélectionnez des personnes influentes et respectées qui croient en la valeur de l'effort de mise en œuvre.
- Élaborez une vision de la mise en œuvre qui peut inspirer le personnel et guider le changement dans votre organisation.
Comprendre la capacité actuelle de votre organisation pour la mise en œuvre de la suite SMEA
- Réalisez l'auto-évaluation de l'état de préparation pour avoir un aperçu des besoins et des forces actuels de votre organisation tandis que vous entreprenez cet effort de mise en œuvre à grande échelle.
- Utilisez les résultats pour définir les priorités des tâches de mise en œuvre et créez des plans pour améliorer les points les plus faibles et tirer parti des points forts.
- Déterminez si la mise en œuvre devrait être réalisée par étapes ou en une seule fois.
Notes en bas de page
- note de bas de page[2] Retour au paragraphe Pour plus d’informations sur les GAD pour les fournisseurs de services, communiquez avec le CPRI.