Les collèges et les universités recueillent régulièrement des renseignements sur les inscriptions des étudiantes et étudiants, et les transmettent au gouvernement de l’Ontario. Avec ces renseignements, les établissements et le gouvernement planifient l’éducation postsecondaire et l’offrent à toute la population étudiante.
Le gouvernement attribue à chaque élève des paliers élémentaire et secondaire du système d’éducation ontarien un numéro unique appelé numéro d’immatriculation scolaire de l’Ontario (NISO ). Les collèges et les universités s’en servent pour suivre les inscriptions et présenter des rapports d’effectif au gouvernement de l’Ontario. Comme ce numéro est attribué de façon aléatoire, aucun renseignement personnel ne peut en être déduit. De plus, l’accès aux données du registre des NISO est régi par le ministère de l’Éducation et strictement réservé aux utilisateurs autorisés.
Si vous ne venez pas de l’Ontario, ou que vous êtes une étudiante étrangère ou adulte ou un étudiant étranger ou adulte, vous recevrez un numéro de votre établissement d’enseignement postsecondaire. Il n’y a aucuns frais à payer à votre établissement pour l’obtention ou la conservation d’un NISO .
De plus, les renseignements personnels indirectement recueillis par le Ministère sont protégés conformément à la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée.
Les renseignements personnels ne sont utilisés qu’en cas d’absolue nécessité. La plupart du temps, l’information permettant de vous identifier est supprimée des données avant leur intégration à une analyse statistique.
Bien que l’inscription de vos renseignements personnels dans votre demande suppose que vous consentez à ce que le collège ou l’université les transmette au gouvernement, vos renseignements et votre vie privée sont protégés conformément à la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée
Les données anonymisées pourraient être diffusées au sein du gouvernement de l’Ontario ou transmises à d’autres gouvernements, à des collèges, à des universités et à des chercheurs universitaires, par exemple au Conseil ontarien de la qualité de l’enseignement supérieur .
L’Ontario se sert des renseignements provenant des rapports d’effectif pour confirmer le financement des collèges et des universités, notamment les subventions des établissements et les bourses pour les étudiants. Il les utilise aussi dans sa planification.
Votre collège ou votre université s’appuie sur ces rapports pour planifier les programmes et les services requis sur le campus.
Les chercheurs analysent les statistiques pour dégager les tendances, en vue d’assurer une éducation de qualité à la population étudiante future.
Vos renseignements, joints aux données d’autres étudiantes et étudiants, aident l’Ontario à comprendre comment la population étudiante :
Avis de collecte indirecte de données sur l’effectif déclaré au ministère de l’Enseignement supérieur et de la Formation professionnelle par les collèges et universités de l’Ontario
septembre 2017
Le ministère de l’Enseignement supérieur et de la Formation professionnelle (le « Ministère » ou le « MESFP ») recueille des données sur l’effectif étudiant en Ontario, y compris des renseignements personnels, auprès des collèges et des universités de la province.
Plus précisément, le Ministère exige que les établissements suivants financés par les fonds publics :
les collèges d’arts appliqués et de technologie (ci-après les « collèges »)
les universités et les établissements universitaires (ci-après les « universités »)
produisent régulièrement au Ministère des rapports sur les effectifs.
L’effectif des programmes subventionnés des établissements fédérés et affiliés à des collèges ou à des universités peut être communiqué dans le cadre des rapports présentés par l’établissement principal auquel ils sont rattachés.
La liste des établissements devant produire des rapports se trouve dans la foire aux questions.
Les rapports réguliers sur l’effectif des établissements d’enseignement postsecondaire en Ontario constituent l’une des principales sources des données fournies au Ministère par les collèges et les universités financés par les fonds publics,
Le Ministère recueille les rapports réguliers sur l’effectif et l’obtention de diplômes des collèges et des universités, notamment dans les buts suivants : veiller à la bonne administration des mesures législatives régissant ses responsabilités et à sa conformité; planifier, attribuer et administrer les fonds publics destinés aux collèges, aux universités et aux autres établissements d’éducation et de formation postsecondaires; planifier ou offrir des programmes ou des services d’enseignement et de formation postsecondaires; attribuer des ressources à ces programmes, faire le suivi et les évaluer, ainsi que détecter et prévenir la fraude et l’obtention non autorisée de services; surveiller et évaluer la qualité, les résultats et la prestation de programmes et de services postsecondaires; mettre en œuvre la gestion du risque, la gestion des erreurs et des activités visant à améliorer la qualité des programmes et des services; planifier et effectuer des recherches et des analyses, y compris des études longitudinales et des activités statistiques, par ou pour le Ministère, à des fins liées à l’éducation et à la formation postsecondaires.
Les collèges, les universités et les établissements postsecondaires recueillent directement les renseignements sur l’effectif étudiant à leurs propres fins et constituent les sources officielles pour ces informations.
Les données sur l’effectif sont transmises au Ministère par les collèges et les universités, plutôt que d’être recueillies directement auprès des particuliers. Il s’agit donc d’une collecte « indirecte » de renseignements.
Collecte de renseignements personnels par le ministère de l’Enseignement supérieur et de la Formation professionnelle à partir des rapports sur l’effectif
Le Ministère recueille des données sur l’effectif étudiant auprès des collèges et des universités de l’Ontario, à des moments déterminés de l’année scolaire et au moyen du système de collecte de données sur l’effectif du Système de gestion de l’information financière du secteur postsecondaire.
Les rapports sur l’effectif transmis au Ministère par chaque collège et chaque université incluent des renseignements personnels au sens de la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée L.R.O. 1990, ch. F13(« LAIPVP »). Les renseignements personnels fournis, qui incluent le numéro d’immatriculation scolaire de l’Ontario (« NISO ») dans le cas des étudiants de niveau postsecondaire, sont protégés par le Ministère conformément à la LAIPVP .
La Loi sur le ministère de la Formation et des Collèges et Universités L.R.O. 1990, ch. M. 19 (la « Loi »)accorde au ministère de l’Enseignement supérieur et de la Formation professionnelle le pouvoir de recueillir, directement ou indirectement, et d’utiliser des renseignements personnels aux fins stipulées au paragraphe 15(1) de la Loi (figurant à la page 3).
Le Ministère recueille des données sur l’effectif étudiant et les caractéristiques auprès des collèges et des universités, y compris :
a) les titres de compétences visés par les étudiants (p. ex. , grades, diplômes, certificats et diplômes d’études supérieures);
b) les numéros d’immatriculation scolaire de l’Ontario et les numéros d’identification attribués par les établissements d’enseignement;
c) les données personnelles sur les étudiants (p. ex. , nom et prénom officiels, sexe et date de naissance);
d) les programmes auxquels les étudiants sont inscrits (p. ex. , arts et science, ingénierie, santé);
e) les renseignements sur les résultats scolaires, comme l’année d‘études et d’obtention du diplôme et les inscriptions à d’autres établissements d’enseignement;
f) les types d’étudiants inscrits dans les établissements d’enseignement postsecondaire de l’Ontario (p. ex. , citoyens canadiens et étudiants étrangers);
g) les données sur les caractéristiques des étudiants, telles que le sexe, la date de naissance, la langue parlée, la résidence permanente, le niveau des études actuelles et le statut d’étudiant à temps plein ou à temps partiel;
h) autres données pouvant être nécessaires à l’administration des politiques et des programmes postsecondaires.
Les exigences en matière de production de rapports sur l’effectif par les universités sont indiquées dans le Guide de répartition des subventions de fonctionnement de l’Ontario, et les éléments de données demandés sont précisés dans les lignes directrices relatives au Rapport des statistiques et des effectifs des universités du SGIF-SP , avec ses modifications successives.
Les exigences en matière de production de rapports sur l’effectif par les collèges sont indiquées dans les Rapports sur l’effectif et les diplômés et dans les lignes directrices relatives au Rapport des statistiques et des effectifs des collèges SGIF-SP (RSEC du SGIF-SP SGIF-SP), des documents qui peuvent faire l’objet de modifications de temps à autre.
Le Ministère exige que les rapports sur l’effectif fassent l’objet d’une vérification annuelle et se réserve le droit de vérifier tout renseignement fourni par un établissement.
Pour obtenir un exemplaire de ces documents, veuillez communiquer avec le directeur des finances et de la gestion de l’information du secteur postsecondaire du ministère de l’Enseignement supérieur et de la Formation professionnelle, au 900, rue Bay, 7e étage, Toronto, Ontario M7A 1L2, ou par téléphone au Tél. : 416 325-1952
Utilisation des renseignements recueillis par le ministère de l’Enseignement supérieur et de la Formation professionnelle
Le gouvernement de l’Ontario accorde des subventions aux universités et aux collèges pour appuyer la prestation d’un enseignement postsecondaire financé par les fonds publics en Ontario. Associées aux droits de scolarité versés par les étudiants, ces subventions, qui sont principalement calculées en fonction des effectifs, constituent une importante source grâce à laquelle les collèges et les universités assument les coûts des programmes postsecondaires, pour l’enseignement, la recherche, les services de soutien scolaire, les bibliothèques et l’administration. De plus, des subventions sont accordées afin de soutenir les objectifs de bon nombre de politiques et de programmes gouvernementaux.
Le Ministère exige des rapports sur les effectifs et l’obtention de diplômes pour assurer la bonne administration du système d’éducation postsecondaire public en Ontario. Des rapports réguliers portant sur les effectifs sont nécessaires pour administrer le financement gouvernemental du secteur postsecondaire, les programmes et les politiques ainsi que les activités de planification, d’évaluation et de surveillance.
Les données sur les effectifs sont utilisées pour déterminer l’admissibilité des étudiants et des établissements d’enseignement postsecondaire aux subventions. Les rapports de données sur l’effectif permettent au Ministère de déterminer le niveau, la durée et les critères d’admissibilité du financement public et la capacité totale de chaque établissement à satisfaire à la demande provinciale en matière d’inscription.
Divulgation des renseignements personnels recueillis par le ministère de l’Enseignement supérieur et de la Formation professionnelle
En vertu de l’alinéa e ) du paragraphe 42(1) de la LAIPVP , le ministre a le pouvoir de divulguer les renseignements personnels lorsque la loi l’exige :
Le ministre de l’Enseignement supérieur et de la Formation professionnelle et le ministre de l’Éducation peuvent divulguer et recueillir entre eux des renseignements personnels dans le but de valider les numéros d’immatriculation scolaire de l’Ontario.
Le ministre de l’Enseignement supérieur et de la Formation professionnelle et le ministre de l’Éducation, ainsi que d’autres ministres déterminés par les règlements de la Loi , peuvent divulguer et recueillir indirectement entre eux des renseignements personnels afin d’effectuer des recherches et des analyses, y compris des études longitudinales et des activités statistiques, concernant des sujets limités et prescrits sur l’enseignement et la formation postsecondaires.
Le ministre de l’Enseignement supérieur et de la Formation professionnelle, le ministre de l’Éducation et le gouvernement du Canada peuvent divulguer et recueillir indirectement des renseignements personnels entre eux dans le but de surveiller et d’évaluer la qualité, les résultats et la prestation des services et des programmes d’éducation et de formation postsecondaires qui sont financés, directement ou indirectement, en tout ou en partie, par le gouvernement du Canada et le Ministère afin d’assurer la reddition de comptes quant à l’utilisation des fonds publics et d’appuyer l’attribution continue de financement pour les programmes et les services.
Le Ministère peut communiquer les données recueillies auprès des collèges et des universités concernant l’effectif étudiant et l’obtention de diplômes, sur demande de Statistique Canada conformément à la Loi sur la statistique MESFP le pouvoir de divulguer des renseignements personnels conformément à l’alinéa 42(1)e ) de la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée SIEP ) de Statistique Canada au moyen de rapports centralisés au MESFP . Le MESFP recueille des éléments de données dont il a besoin en utilisant des définitions cohérentes avec le SIEP , lorsque cela est possible.
De plus, le ministre peut divulguer des renseignements personnels lorsque la personne concernée a identifié ces renseignements particuliers et a fourni son consentement à leur divulgation en vertu de l’alinéa b ) du paragraphe 42(1) de la LAIPVP .
Les étudiants qui ont fait une demande d’admission par l’entremise du Centre de demande d’admission aux universités de l’Ontario ont donné leur consentement écrit permettant au Ministère, aux universités et au Centre de communiquer les renseignements personnels contenus dans leur demande d’admission et fournis pour leur inscription.
Les étudiants qui ont fait une demande d’admission par l’entremise du Service d’admission des collèges de l’Ontario (SACO ) ont donné leur consentement écrit permettant au Ministère, aux universités et au SACO Centre de communiquer les renseignements personnels contenus dans leur demande d’admission et fournis pour leur inscription.
Le ministre ne recueillera, n’utilisera, ni ne divulguera aucun renseignement personnel autre que ceux raisonnablement nécessaires aux fins de la collecte. De plus, il prendra les mesures nécessaires pour assurer la protection des renseignements personnels contre la divulgation non essentielle, par exemple, en concluant une entente de partage de données avec les destinataires.
Le Ministère peut conclure une entente de partage de données avec des chercheurs externes pour appuyer ses activités de financement, de planification et de recherche. Les données doivent être partagées dans un format dépersonnalisé. Le processus utilisé pour le transfert, la préservation de l’anonymat et la destruction ultérieure de ces renseignements personnels doit être dans l’entente de partage de données conclue avec les chercheurs externes.
Fondement juridique de la collecte de rapports d’effectifs et de renseignements personnels
Les rapports sur les effectifs sont recueillis par le Ministère en vertu de la Loi et de la Loi de 2002 sur les collèges d’arts appliqués et de technologie de l’Ontario .
Le paragraphe 15(1) de la Loi confère au ministre le pouvoir de recueillir et d’utiliser, directement ou indirectement, les renseignements personnels à des fins particulières.
« 15. (1) Le ministre peut recueillir, directement ou indirectement, des renseignements personnels à des fins liées aux questions suivantes et les utiliser à ces fins :
1. L’application de la présente loi et des règlements, ainsi que des autres lois et règlements que leurs dispositions ou que le lieutenant-gouverneur en conseil lui confient en vertu de la Loi sur le Conseil exécutif
2. La mise en conformité avec les lois visées à la disposition 1 et les règlements et directives découlant de telles lois.
3. La planification, l’attribution et l’administration de fonds aux collèges, aux universités et aux autres établissements d’enseignement et de formation postsecondaires ainsi que la détection, la surveillance et la répression des cas où des fonds sont reçus ou utilisés sans autorisation.
4. La planification ou l’offre de programmes ou de services se rapportant à l’enseignement ou à la formation postsecondaire que le ministère fournit ou finance en tout ou en partie, l’affectation de ressources à ces programmes ou services, leur évaluation ou leur surveillance, ou la détection, la surveillance et la répression des fraudes liées à un tel financement et des cas où des services ou des avantages connexes sont reçus sans autorisation.
5. La surveillance et l’évaluation de la qualité, des résultats et de la prestation des programmes et services postsecondaires offerts par les collèges, les universités et les autres établissements d’enseignement et de formation postsecondaires à leurs étudiants, afin d’assurer une utilisation responsable des fonds publics et d’appuyer le maintien d’un financement efficient de tels établissements.
6. La mise en œuvre de la gestion des risques ou des erreurs ou d’activités visant à améliorer ou à maintenir la qualité des programmes et des services que le ministère fournit ou finance en tout ou en partie.
7. La poursuite d’activités de recherche et d’analyse, y compris des études longitudinales, et d’activités statistiques menées par le ministère ou pour son compte à des fins liées à l’enseignement et à la formation postsecondaires, notamment aux fins suivantes :
i. comprendre la transition des étudiants entre l’école secondaire et l’enseignement et la formation postsecondaires,
ii. comprendre la participation et les progrès des étudiants, leur mobilité et leurs résultats d’apprentissage et d’emploi,
iii. comprendre les liens entre les universités, les collèges, les écoles secondaires et les autres établissements d’enseignement et de formation prescrits par règlement,
iv comprendre les tendances en ce qui concerne les choix de programmes d’enseignement ou de formation postsecondaire faits par les étudiants,
v. comprendre les sources et les modes de financement dont disposent les étudiants, notamment l’aide et les soutiens financiers fournis par le gouvernement et les établissements d’enseignement et de formation postsecondaires,
vi. planifier une amélioration de l’accessibilité, notamment sur le plan financier, à l’enseignement et à la formation postsecondaires ainsi que de la qualité et de l’efficacité du secteur postsecondaire,
vii. cerner les conditions ou les obstacles qui nuisent à la participation des étudiants, à leurs progrès, à l’obtention de leur diplôme et à leur transition vers le marché du travail ou les possibilités d’études ou de formation postsecondaires futures,
viii. établir des indicateurs de rendement clés. »
En vertu du paragraphe 15(6) de la Loi , le ministre peut exiger que le Service d’admission des collèges de l’Ontario et le Centre de demande d’admission aux universités de l’Ontario lui divulguent les renseignements personnels qui sont raisonnablement nécessaires aux fins visées au paragraphe 15(1) de la même loi.
Fondement juridique pour la collecte, l’utilisation et la divulgation des numéros d’immatriculation scolaire de l’Ontario et des renseignements personnels associés
L’article 16 de la Loi traite de l’attribution, de la collecte, de l’utilisation et de la divulgation de renseignements personnels associés au NISO .
La Loi confère aux collèges et aux universitésfootnote 1 [1] NISO d’une personne, ou d’en exiger la production, à des fins liées à la prestation de services d’enseignement et de formation postsecondaires à cette personne (La Loi , paragraphe 16(6)).
La Loi stipule également que le ministre, les collèges et les universités1 peuvent recueillir, utiliser ou divulguer des NISO , ou en exiger la production, à des fins liées à l’administration, au financement ou à la planification de l’enseignement et de la formation postsecondaires ou à la recherche dans ce domaine et à des fins liées à la prestation d’une aide financière qui est accordée à la personne dans le cadre de l’enseignement et de la formation postsecondaires (La Loi , paragraphe 16(7)).
Enfin, la Loi autorise le ministre à recueillir des renseignements personnels, directement ou indirectement, et à les utiliser et les divulguer aux fins d’attribuer un NISO et de valider et mettre à jour les numéros et les renseignements personnels qui y sont associés (La Loi , paragraphe 16(1)). Les collèges et les universités ont le même pouvoir de par leur statut d’entités prescrites en vertu du paragraphe 266.2(2) de la Loi sur l’éducation
En vertu de paragraphe (266.3(2)), tous les collèges d’arts appliqués et de technologie et toutes les universités qui reçoivent régulièrement et de façon continue des fonds de fonctionnement du gouvernement de l’Ontario pour les services éducatifs postsecondaires ainsi que leurs collèges et universités affiliés et fédérés peuvent recueillir, utiliser et divulguer le NISO d’une personne, ou en exiger la production, à des fins liées à la prestation de services éducatifs à cette personne.
Le fait de recueillir, d’utiliser ou de divulguer le NISO d’une autre personne, ou d’en exiger la production, sauf en vertu de l’article 16 de la Loi , par la Loi sur l’Éducation
Sécurité et protection des renseignements personnels Le MESFP s’engage à protéger, de manière générale et particulière, la confidentialité des renseignements personnels compris dans les données sur l’effectif recueillies auprès des collèges et des universités.Loi , le ministre ne recueillera ni n’utilisera de renseignements personnels s’il existe d’autres renseignements permettant de parvenir aux mêmes fins. Le ministre ne recueillera pas et n’utilisera pas plus de renseignements personnels que ce qui est raisonnablement nécessaire pour réaliser les objectifs de la collecte et de l’utilisation.
En ce qui concerne les renseignements personnels recueillis, le Ministère est tenu de se conformer aux règlements sur la protection de la vie privée de la LAIPVP et prendre toutes les mesures nécessaires en ce sens, notamment la dépersonnalisation des données utilisées aux fins d’analyse et l’adoption de mesures physiques, techniques et administratives pour assurer la protection des renseignements personnels.
Les renseignements personnels contenus dans les rapports sur les effectifs sont recueillis par la Direction des finances et de la gestion de l’information du secteur postsecondaire du Ministère, qui est également le destinataire de ces rapports.
Seuls les fonctionnaires autorisés du ministère peuvent accéder aux données sur l’effectif contenues dans le système sécurisé des données sur les effectifs afin de s’acquitter de leurs responsabilités administratives. Seul un nombre restreint de fonctionnaires du ministère a accès aux renseignements personnels contenus dans les rapports sur l’effectif de chaque université et de chaque collège.
Conformément à la politique de conservation de documents du gouvernement de l’Ontario, le MESFP conserve des versions électroniques des données actuelles et historiques sur les effectifs et l’obtention de diplômes et adopte des mesures administratives, techniques et physiques pour prévenir l’accès, l’utilisation, la modification et la divulgation non autorisés des renseignements personnels.
Le Ministère exige que les données qui lui sont transmises contiennent les numéros d’identification des étudiants, des NISO exacts et valides et d’autres identifiants personnels restreints afin d’assurer l’exactitude des renseignements sur les étudiants et de pouvoir vérifier ces informations.
Le MESFP dispose d’un entrepôt de données à l’échelle du ministère permettant d’entreposer, d’utiliser et de produire des rapports sur les données provenant de plusieurs sources, y compris celles des systèmes de collecte de données sur les effectifs.
Les données recueillies sur l’effectif font l’objet d’un traitement de dépersonnalisation qui élimine les identifiants particuliers et les renseignements de nature délicate qui permettraient d’identifier un particulier. Elles sont ensuite conservées dans l’entrepôt de données du Ministère en vue de leur utilisation à des fins statistiques ou analytiques visant à appuyer l’élaboration de politiques gouvernementales, l’évaluation de programmes et les activités de financement et de planification pour le secteur postsecondaire.
Les données dépersonnalisées et anonymes sur les étudiants peuvent être communiquées à d’autres ministères et organismes du gouvernement de l’Ontario, aux universités et aux collèges d’arts appliqués et de technologie, aux conseils scolaires des écoles secondaires de l’Ontario, aux associations d’intervenants en matière d’éducation postsecondaire, au Conseil ontarien de la qualité de l’enseignement supérieur et à des chercheurs en milieu universitaire.
Le MESFP conserve les données sur l’effectif dans un environnement sécurisé. Les données peuvent être communiquées à l’intérieur du MESFP , à d’autres ministères du gouvernement de l’Ontario, à d’autres ordres de gouvernement, à des établissements postsecondaires et à des chercheurs externes. Le transfert s’effectue normalement dans un format dépersonnalisé, ce qui signifie que les données sont dépersonnalisées par l’élimination des identifiants et des renseignements de nature délicate qui pourraient mener à l’identification d’un particulier avant d’être utilisées à des fins statistiques ou analytiques visant à appuyer l’élaboration de politiques gouvernementales, l’évaluation de programmes et les activités de financement et de planification concernant le secteur postsecondaire.
Le MESFP entrepose les dossiers électroniques à l’externe dans le cadre de ses procédures de reprise en cas de sinistre.
Pour obtenir plus de renseignements, veuillez communiquer avec :
Directeur des finances et de la gestion de l’information du secteur postsecondairee étageTél. : 416 325-1952Téléc. :
Télécharger l’Avis de collecte indirecte de données sur l’effectif (PDF )104 Ko, pages : 10.
